procedimiento para el control de productos

MUNICIPIO DE TITIRIBÍ

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORMES

Código: MEJ-PR-01

Versión: 01

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Elaboró: Asesora y Sec. De Gobierno

Revisó: Coordinador de Calidad

Aprobó: Alcalde

Fecha: Junio de 2015 Fecha: Fecha:

1. OBJETIVO: Establecer los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento a los productos y/o servicios no conformes registrados dentro del Sistema de Gestión de Calidad del Municipio de Titiribí. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación del producto o servicio no conforme y finaliza con la definición de acciones para impedir su uso o aplicación. 3. RESPONSABLE: Es responsabilidad de los líderes de los procesos y del coordinador de calidad, el cumplimiento y la adecuada aplicación de este procedimiento. 4. TERMINOS Y DEFINICIONES: 4.1. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 4.2. Producto o Servicio: Resultado de un proceso o conjunto de procesos 4.3. Producto o Servicio No Conforme: Es todo producto o servicio prestado por

la Administración Central a sus clientes cuyo resultado no cumplen con las disposiciones planificadas y/o con los requisitos establecidos por las partes.

4.4. Liberación del servicio: Autorización para entregar el servicio que cumple

los requisitos al cliente para proseguir a la siguiente actividad del proceso 4.5. Concesión: Autorización para liberar un servicio que no cumple con los

requisitos 4.6. Corrección: Indica la acción a tomar para eliminar una no conformidad

detectada que puede ser por el servicio no conforme 4.7. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.



Código: MEJ-PR-01

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Nota-1: “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. Nota-2: La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal. Nota-3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. Nota-4: Los requisitos para la realización del producto o la prestación de un servicio se refieren, pero necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una disposición legal. Nota-5: Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento. Nota-6: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. 5. CONTENIDO:

Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1

Identificar y Registrar el Producto o Servicio No Conforme: Cuando un servidor público detecta un producto o servicio no conforme que puede provenir de la prestación del servicio, resultado de las auditorias internas o externas o de las PQRS recibidas, se asegura de informar al líder de proceso y a su jefe inmediato para su conocimiento y análisis: lo registra en el formato MEJ-FR-01 “Registro de productos o servicios no conformes”

Servidor público

MEJ-FR-01 Registro de Productos o Servicios No Conformes



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Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

2

Tomar la acción inmediata: Una vez detectado el producto o servicio no conforme se toma la acción inmediata más conveniente. Entre las acciones a tomar puede estar: la corrección del servicio. Dicha acción inmediata se registra en el formato MEJ-FR-01 “Registro de productos o servicios no conformes”

Líder del Proceso

MEJ-FR-01 Registro de Productos o Servicios No Conformes

3

Analizar si requiere acción correctiva: se analiza si requiere reportar una no conformidad y definir una acción correctiva, de acuerdo a la gravedad o impacto o servicio no conforme identificado, para lo cual aplica el procedimiento MEJ -PR-05 “Toma de acciones correctivas”, registrando la acción en el formato

Líder del Proceso

MEJ-FR-10 Registro de Acciones

Correctivas

4

5. Consolidar Productos o Servicios No Conformes: El Líder del Proceso envía mensualmente copia del MEJ -FR-01 “Registro de Productos o Servicios No Conformes” consolidado del respectivo proceso coordinador de calidad, y estos a su vez revisan el correcto diligenciamiento del formato y lo archivan

Líder del Proceso y Coordinador de

calidad

MEJ -FR-01 Registro de Productos o Servicios No Conformes

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

MEJ -PR-05 Procedimiento para las acciones correctivas MEJ -FR-10 Registro de Acciones Correctivas MEJ -FR-01 Registro de productos o servicios no conformes



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7. REGISTROS:

Código Nombre Responsable Lugar de

Almacena/ Recuperación Protección

Tiempo de Retención

Disposición Final

MEJ-FR-01

Registro de Productos y Servicios No Conformes, y

anexos

Líder del Proceso

Oficina de los Responsables y Coordinador de

Calidad

Carpeta de Productos y Servicios No Conformes,

Proceso,

Archivadores y carpetas de

uso exclusivo de los

responsables

Según definición de

tabla de retención

documental

Según definición de

tabla de retención

documental

8. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión Fecha de

Aprobación Descripción del Cambio

No aplica para esta versión

9. LISTADO DE ANEXOS: Anexo No.1: MEJ-FR-01 Registro Productos o Servicios no Conformes.

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