01 procedimiento para mesa de control

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Procedimiento para Mesa de Control Fecha de Elaboración Fecha de Revisión No. Revisión Clave de Registro No. pág.

Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 1-7

TABLA DE CONTENIDO

A) Propósito: Realizar un despacho de nuestras unidades foráneas, que cumpla con las expectativas de tiempo, calidad y seguridad en el transporte de mercancías para nuestros Clientes, que al mismo tiempo salvaguarde la integridad física de nuestro personal y mantenga la capacidad de nuestra flota, garantizando además el control administrativo de documentos y equipo propiedad de la compañía

B) Alcance: Este procedimiento se aplica a todas las personas involucradas con el transporte de la mercancía, desde quienes venden el servicio de acuerdo a la disponibilidad, pasando por quienes los programan, asignan, despachan y dan seguimiento, terminando con quienes se aseguran y revisan el cumplimiento de los compromisos pactados y el estado final de la documentación y equipo de la compañía, por lo que se involucra internamente a las áreas de: Atención al Cliente, Gerencia de Operaciones, Jefes de Operadores, Trafico Foraneo, Servicio Médico, Recursos Humanos Regional, Despacho Central y Monitoreo, Gerencia Regional, Servicios de Mantenimiento, Seguridad y Mesa de Control, y de manera externa a Clientes y Autoridades

C) Responsables del proceso: Atención al Cliente Gerente de Operaciones Jefe de Operadores Trafico Foraneo Servicio Medico Recursos Humanos Regional Monitoreo Gerencia Regional Despacho Central y Monitoreo Seguridad Patrimonial Mesa de Control

D) Sistemas, herramientas y equipo requerido: Acceso a Sistema REBE Carta de Instrucciones Sistematizada (de acuerdo a información en Orden de Venta) Servicio Medico Personal, equipo y lugares adecuados para la revisión medica Formato para revisión medica Sellos de Cumplimiento o NO de papelería de viaje Checklist de seguimiento a actividades de asignación de viaje Sistemas Satelitales Sistemas computacionales para manejo de la información satelital

E) Condiciones: La aparición de irregularidades en cualquier paso de este procedimiento debería de

detener el proceso La inexistencia de alguna de las herramientas puede detener la viabilidad o agilidad del

proceso

Elaboró Revisó AutorizóSebastián Abreu Octavio Espinoza

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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 2-7

F) Definiciones: Control Administrativo: Conocimiento exacto de la ubicación y estado de la

documentación y equipo propiedad de la empresa

Pasos Básicos: Actividades básicas para lograr el despacho seguro, manteniendo el control administrativo en todo momento

o Programación: Ligar una Unidad a una solicitud de un viaje, verificando la

disponibilidad de los recursos para confirmar la cita y acordarla con el Cliente Orden de Venta: Detalle del servicio de traslado de mercancía vendido a un Cliente,

necesario para girar las Instrucciones de viaje

Disponibilidad: De acuerdo a los carros y Operadores que se encuentran en las Bases, en ruta o llegando, se toma en cuenta cuales pueden ser programados para mover mercancía.

o Asignación: Asignar viaje a una Unidad, verificando que la misma y el Operador

cumplan con los requisitos necesarios de acuerdo a la programación Viajes: Trayectos en los que se transportara la mercancía de un cliente, que puede tener

diferentes características, urgente, normal, y clasificándose de acuerdo a su tipo de carga, ruta a seguir y el tiempo de entrega

Operador: Profesional entrenado en el manejo de tracto-camión y carga pesada, en carretera, capaz de trasladar la mercancía de acuerdo a su categoría y clasificación

Unidad: Se refiere el tracto-camión en buenas condiciones, que conducido por un Operador pueda ser capaz de remolcar la mercancía hasta el destino final con el Cliente

o Documentación: Revisión, generación y entrega de documentación necesaria

para el viaje Aceptación de Responsabilidades: Formato de compromiso que firma el Operador

aceptando que debe de guardar las Políticas y Procedimientos de la compañía para salvaguardar su vida, la mercancía y el equipo.

Licencia Federal: Documento oficial con el que debe de contar el Operador, el cual lo acredita como tal, con el aval de las autoridades de la SCT

Fianza: Pedimento de importación temporal que ampara la internación del equipo por tiempo determinado, cuando este NO es nacional

Tarjeta de Circulación: Documento que avala la legalidad del equipo, cuando este en nacional

Póliza de Seguro: Documento que avala la vigencia de cobertura de la compañía aseguradora sobre el camión, con un Operador que pertenezca a la empresa y que cuente con su Licencia Federal

Verificación Ecología: Documento que avala el estado físico del camión, con respecto a la emisión de gases, necesario para la circulación.

Carta de Instrucciones: Formato que contiene las Instrucciones específicas de cada viaje, especificando el que, a donde, cuando y como se debe de hacer el viaje, al igual que la papelería que debe manejar para el proceso de cobranza.

Orden de diésel: Recibo donde se asienta la cantidad de diésel que se requiere para el viaje

Póliza de Cheque: Documento donde se realiza la comparativa de lo necesario para el viaje y que le fue entregado al Operador.

Recepcion de documentos de viaje


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 3-7

Personal de Mesa de Control recibe documentos por ventanilla , y deberá validar los documentos completos de la manera sig.:

Finaliza Viaje en base Monterrey Revisa documentos de las unidades (tracto y remolque) que estén completos en una carpeta.

Póliza de seguro Tarjeta de C de Tracto Fianza de Remolque Tarjeta de Circulación de Remolque Verificion actualizada de tracto Copia de inspeccion físico mecánica de remolque y/o dolly En caso de no contar con los documentos se amonestara al

operador para que recupere sus documentos a traves de un correo dirigido a sus líderes de cada región C.C. a Gerencias Regionales

Control de RemolquesDefinición:

Es la administración y control del inventario detallado de remolques FMCH de otras compañías transportadoras que se encuentran en tránsito en nuestros patios o instalaciones de clientes.

Tendra como responsabilidad el manejo oportuno en entradas y salidas de remolques en el sistema garantizando la información actualizada dia a dia

Estatus Situación específica y particular del remolque que surge a partir de

los diferentes eventos generados durante la realización de un servicio.

Fianzas y tarjetas de circulaciónDefinición:

Fianza: Pedimento de importación temporal. Documento oficial que ampara el permiso de internación temporal de los remolques por un tiempo determinado.

Tarjeta de Circulación: Documento que avala la legalidad del remolque, esto aplica solo para remolques nacionales.

La diferencia entre ambas es que la fianza es solo para remolques americanos y la tarjeta de circulación es solo para remolques nacionales.

Identificación


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 4-7

El objetivo es garantizar el control administrativo del pedimento de importación temporal de remolques (fianza) dada la importancia y repercusiones legales y económicas que pueden representar, así como también el control de las tarjetas de circulación.

Internaciones y Retornos Internación: Permiso legal de un remolque americano para circular

en territorio nacional. Retorno: 30 Días después de la fecha de internación. Vigencias y Sanciones Vigencia: es de 30 días posteriores a la fecha de internación. Sanciones: En caso de no cumplir con el período establecido, entra

en un segundo periodo por otros 30 días. Se tiene que notificar a la garita aduanal para notificar su retorno, en caso contrario la emisión de fianzas queda suspendida hasta retornarla.

Intercambios Definición

Es la revisión del remolque a la entrada o salida de las instalaciones en al área denominada como “aduana“. Permite tener el control de la identificación y atención de los daños y/o faltantes a los remolques a cargo de FMCH.

Revisa formato interno Formato para realizar el intercambio, se revisan luces, accesorios,

llantas, etc. por ambos lados, inferior y superior, se utiliza para identificar y controlar los daños de un remolque, plana, pipa o tanque. Permite ubicar responsabilidades.

Revisa formato Interno Instructivo para la inspección de remolques, define la

responsabilidad del inspector de intercambio de quien los revisa tanto física como mecánicamente al entrar o salir de FMCH para dar también cumplimiento con el manifiesto electrónico.

Cambia estatus de remolques y tracto en sistemas

Mesa de control al recibir los documentos de las unidades deber hacer el cambio de estatus en sistema para garantizar la correcta ubicación de cada unidad móvil de FMCH.

Sera absoluta responsabilidad de Mesa de Control la ubicación de documentos de los documentos de cada unidad durante sus estancia en su base de Trabajo.


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 5-7

Tendra a cargo la investigacion de cambio de remolques durante su viaje , es decir si dejo caja cargada en otro cliente y toma caja vacía.

Tendra bajo su responsabilidad generar el cambio en estatus de sistema

Cada miembro de la Mesa de Control tendrá su clave de usuario individual en el sistema y se entiende que no deberá prestar esa clave de identificación o esta será responsable del mal uso si diera el caso

Proceso cambio de estatus en viajes foráneos

Paso 1 Paso 2

Paso 3 Paso 4

Paso 5 Paso 6


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 6-7

Paso 7 Paso 8

Paso 9


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 7-7

Proceso cambio de estatus en viajes Locales

Paso 1 Paso 2

Paso 3 Paso 4

Paso 5 Paso 5

Inspeccion de Vigilancia Elaboró Revisó Autorizó

Sebastián Abreu Octavio Espinoza

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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 8-7

Mesa de Control cada unidad que reciba deberá solicitar al operador su inspeccion de vigilancia de tracto y remolques

Si el operdor no tiene la inspeccion este deberá acudir a vigilancia para obtenerla y entregar junto con sus documentos de viaje y unidades a Mesa de Control

Cada Miembro de Mesa de Control tendrá obligación de revisar las anotaciones de vigilancia en cada inspeccion y asignar según corresponda la inspeccion de vigilancia

Si alguna unidad presenta danos que identifica en la inspeccion, Mesa de Control asignará en este orden

Danos en estructura de remolque o tracto (falta de llantas , refacciones, Colisiones Visibles ) a:

Gerente de Mantenimiento : este deberá indagar hasta el final el origen de los danos ocasionados y donde se originaron

Gerente de Mantenimiento : tendrá obligación de liberar la unidad ante Mesa de Control en un lapso no mayor a 6 horas durante el descanso del operador de unidad denominada TN

Mesa de Control solo se limitara a dar recepción de documentos de evidencias de entrega con cliente

No podra por ningún motivo asignar recibo de valores hasta no dejar en claro el origen de los danos reportados en la inspección

Falta de Documentos de Tracto y/o Remolques ( Fianzas,TC.Placas Engomados) :

Tendra la obligación de notificar por escrito del ingreso de la unidad sin documentos al Gerente de Terminal

Gerente de Terminal o a quien asigne tendrá la obligación de notificar a la terminal de origen de ese viaje que no permitirá la entrega de recibo de valores de esa unidad

Gerente de Terminal deberá notificar el resultado de sus investigacion sobre la falta de documentacion en un lapzo no mayor de 6 horas

Mesa de Control revisa evidencias de entrega con cliente

El sistema registra el orden de las evidencias que debemos recuperar de cada cliente (anexo pantalla)

Si los documentos están correctos solo prepara para entregar a través de correspondencia interna a cobranzas

Por ningún motivo deberá entregar documentos a cobranza sin la correspondencia interna (sistema)

Si existe alguna duda podra consultar con personal de cobranzas para poyo en duda de documentos

En caso de no contar son todas sus evidencia por ningún motivo estarán facultados para autorizar la entrega de recibo de valores

Cada miembro de la mesa de control deberá preparara a traves de correspondencia en sistema la entrega a cobranza , esto al finalizar


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 9-7

su turno, por ningún motivo podra dejar pendiente la entrega de evidencias a cobranza.Cómete terrible falta al proceso en caso de dejar algo pendiente , sin enviar a cobranza debido a que si ya se emitió el recibo de valores, es porque toda esta bien y deberá enviar a cobranza.

Al finalizar esta parte del procesos continuara

Recepcion de Documentos y gastos de maniobras

Cuando corresponde la recepcion de documentos de remolques que se quedaron con cliente pendientes de su descarga, deberá quitar al operador el dinero para pago de maniobras, de lo contario no podra emitir recibo de valores.

Sera responsabilidad de los miembros de mesa de control la recepcion de evidencias que tiene los maniobristas asignados por clientes en Wal Mart y/o Soriana.

Deberan establecer contacto directo con maniobristas para la recuperacion de evidencias de inmediato para que esto no genere retrasos en el retorno de evidencias de clientes como: Colgate, Tissue,etc.

Cualquier retraso generado por la correcta entrega de evidencias por parte de los maniobristas será estricta responsabilidad de los miembros de mesa de control de manera compartid, es decir todos serán sancionados de igual manera.

Cuando detecten la autorización de maniobras adicionales en clientes como Pepsico por mencionar a alguno deberán solicitar al operador el comprobante de maniobras, de lo contrario o deberá emitir recibo de valores y deberá contactar al responsable de trafico y/o cobranzas de la terminal que genero el despacho de esos viajes

Viajes de retorno con devoluciones

Cada ves que mesa de control recibe un viaje de retorno con devoluciones , deberá poner especial atencion en la manera de canalizar la correcta entrega de evidencias a personal de devoluciones y elabora bitácora de viajes acumulados

Tendra que elaborar un formato de entrega - recepción con personal de devoluciones e incluir a personal de cobranzas , estos últimos deberán firmar de recepcion de documentos y mercancias físicamente

Tendra obligación los miembros de mesa de control de notificar a vigilancia y responsables de patio y/o remolques que aseguren las medidas de seguridad correspondientes a través de cadenas de acero y candados para evitar robos de mercancias

Envía a escanear documentos para resguardo de información

Como una medida estricta de seguridad se tendrán archivos internos

Mesa de control será responsable de adminsitrar de manera correcta la información

Termina Proceso de recepcion de documentos y emite recibo de valores


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 10-7

Cuando mesa de Control termina y valida la documentacion de evidencias de entrega con cliente , autoriza y emite recibo de valores y esto libera al operador a partir de ese momento de cualquier responsabilidad al operador

Cajas para entregas posteriores con cita de clientes

Mesa de control no podra tomar decisiones sobre quitar la caja al camión de carretera hasta no solicitar autorización en este orden de importancia :

1. Atencion a Clientes responsable de la cuenta2. Despacho Central 3. Jefe de Trafico Foraneo4. Jefe de Trafico Local 5. Gerente de Terminal

Mesa de Control enviara correo de grupo pero dirigido a los jefes de trafico local y foráneo notificando del compromiso de entrega de ese remolque.Siempre que logre la autorización de quitar la caja al operador de carretera, deberá asegurarse que recibieron los Jefes de Trafico Locales y/o Jefes de Operadores los compromisos establecidos con quien autorizó quitar la caja.

Cada Jefe de Trafico involucrado en esta correo deber enviar respuesta notificando de recibido y enterado.

Despues de enviar correo de notificación de estos viajes que quitamos los remolques será absoluta responsabilidad de:

1. Jefes de Trafico Local2. Jefes de Trafico de Carretera 3. Gerente de Terminal

Finaliza Procesos de Recepcion de Documentos y entrega recibo de valores para Jefe de Trafico

Enterara relación de unidades en el transcurso de su turno que han sido exitosos en la entrega de documentos y evidencias a jefe de trafico en turno , este ultimo podra considerar esta unidad para asignacion de viaje y cumplimiento de programa diario


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 11-7

Prepara final de sus turno para correcta entrega de documentos

Deberá notificar a traves de correo la liberación de unidades que si cumplen con el requisito de asignacion de un nuevo viaje

Cada miembro de Mesa de Control deberá entregar a cobranza a traves de correspondencia interna los talones que están "OK" y no representan riesgo para presentar a cobro con cliente

Deberá entregar su turno a cada Jefe de Trafico en Turno y notificar de las incidencias de la jornada a traves de un correo electronico

CC a:

1. Trafico Monterrey2. Despacho Monterrey3. Gerente de Terminal4. Gerente Regional

Deberá entregar su turno a cada Jefe de Trafico en Turno y notificar

a traves de una bitácora de turno de las incidencias de la jornada a traves de un correo electronico, con copia a los involucrados:

Gerente Regional Gerente de Terminal Jefe de Trafico Foraneo Jefes de Trafico Local Jefes de Operadores Despachadores

Posiciona Documentos de entrega:

Utilizar como muestra la grafica los documentos físicos a entregar a cada uno de los responsable de dar seguimiento a las entregas

Deberá entregar en cada posición el resultado de su gestión para que lo releve el siguiente turno de Control


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Junio / 17 / 2013 Junio / 17 / 2013 1 PO-001DS 12-7

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01 procedimiento para mesa de control

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