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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NUCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS EN FUNCION DE OPTIMIZAR LA GESTION EN LA ALCALDA DEL
MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO
Autor: Vsquez Jos. C.I: 18.097.478
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Trujillo, Marzo 2010
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NUCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS EN FUNCION DE OPTIMIZAR LA GESTION EN LA ALCALDA DEL
MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO
Autor: Vsquez Jos. C.I: 18.097.478
Tutor: Prof. Valera Jos L.
Trabajo Especial de Grado presentado ante la Universidad de Los Andes para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica.
Trujillo, Marzo 2010
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AGRADECIMIENTO
A Dios Todopoderoso por todo lo bueno que ha puesto en mi camino, por su luz e infinita bondad, al iluminarme el sendero y proporcionarme la
alegra de culminar mi carrera.
A la Virgen del Carmen por proteger mi camino con su manto sagrado. A mis padres, Mara Adelina y Ramn; quienes en todo momento han estado a mi lado dndome su apoyo y estimulo para salir adelante; que con
su bondad, amor y esfuerzo han guiado mi vida iluminndome al sendero
hacia mi propio encuentro, LOS AMO.
A mis hermanos, Yusmari, Nelson, Rodolfo y Lus Enrique; por su apoyo y compaerismo, les dedico mi triunfo y les agradezco todo el amor y
cario que me han brindado, junto a ustedes descubr el sentido de la vida.
LOS QUIERO MUCHO.
A mi novia Olimpia; fuente de estimulo y cario que de una u otra manera est pendiente de brindarme su apoyo, confianza y amor en todo
instante. TE AMO.
A mis tos Enma y Mauro; por brindarme siempre su confianza, cario, amistad y por ser tan especiales e incondicionales en todos los momentos
que los he necesitado, gracias y que Dios les de lo ms hermoso que se
merecen. LOS QUIERO.
A mis primos; Anibal, Mariela, Yohana, Marielba, Margarita, Yoleida, Yolanda, Arelis y a todos aquellos que por motivos de espacio no nombro,
por ser fuente de estimulo y cario que me impulsaron hacia el logro de mi
meta.
A mis amigos y compaeros; en particular Idemarys, Vctor, Erika, Eveln, Miguel, Robert y Danny, con quienes comparto una amistad,
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confianza en momentos difciles y agradables de mi vida. DIOS LOS BENDIGA.
A mi abuela Patrocinia (+); aunque tu no ests fsicamente siempre te recordar y que Dios te tenga en el reino de los cielos. TE QUIERO MUCHO.
Jos
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DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso y a la Santsima Virgen, por ser mis guas espirituales, por cuidar y proteger cada paso de mi vida.
A mis padres y hermanos, que con su cario y enseanza hoy tengo este gran logro, siempre los llevar en mi corazn.
A mis compaeros y amigos, fueron muchos los recuerdos gratos que compart con ustedes, muchas gracias.
A mi tutor acadmico, por la colaboracin y atencin prestada en la elaboracin de esta tesis.
A los profesores Mary, Ligia, Yanceth, Marily, Zaira y todos los que de alguna u otra forma colaboraron a lo largo de mi carrera.
A la Ilustre Universidad de Los Andes (NURR), por ser la institucin en donde he aprendido muchas situaciones esenciales para mi desarrollo.
A todos los dems familiares y amigos, que de alguna u otra manera siempre me apoyaron y creyeron en mi.
A todos MUCHAS GRACIAS!
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Jos
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NDICE GENERAL Pg.
ACTA DE VEREDICTO ....................................................................................i DEDICATORIA ................................................................................................ ii AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv NDICE GENERAL ..........................................................................................v NDICE DE FIGURAS.................................................................................... vii NDICE DE CUADROS................................................................................. viii NDICE DE TABLAS ...................................................................................... ix NDICE DE GRFICOS ...................................................................................x RESUMEN ................................................................................................. .xi INTRODUCCIN ............................................................................................ 1 CAPTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema..................................................................... 3 Formulacin del Problema........................................................................ 6 Sistematizacin del Problema .................................................................. 6 Objetivos de la Investigacin .................................................................... 7
Objetivo General ................................................................................ 7 Objetivo Especficos........................................................................... 7
Justificacin de la Investigacin ............................................................... 7 Delimitacin de la Investigacin ............................................................... 8
CAPTULO II. MARCO TERICO Antecedentes de la Investigacin ............................................................. 9 Bases Tericas....................................................................................... 11 Definicin de Trminos Bsicos ............................................................. 36 Mapa de Variables.................................................................................. 38
CAPTULO III. MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin.............................................................................. 39 Diseo de Investigacin ......................................................................... 40 Poblacin y Muestra ............................................................................... 40 Tcnica e Instrumento de Recoleccin de Informacin .......................... 41 Validez.................................................................................................... 41 Presentacin y Anlisis de los Resultados ............................................. 42
CAPTULO IV: ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS Anlisis e Interpretacin de los Resultados.......................................... 43 CAPTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones .......................................................................................... 57 Recomendaciones .................................................................................. 60
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CAPTULO VI. PROPUESTA Propsito de la propuesta..................................................................... 62 Estructura de la propuesta ................................................................... 62
Presentacin del manual.............................................................. 63 ndice ........................................................................................... 64 Objetivo........................................................................................ 65 Introduccin ................................................................................. 66 Instrucciones para su uso ............................................................ 67 Glosario de trminos .................................................................... 68 Base legal .................................................................................... 69 Parmetros .................................................................................. 70 Compromiso del gasto ................................................................. 74 Elaboracin de la Orden de pago ................................................ 75 Realizacin del pago.................................................................... 76 Procedimiento general de la gestin del gasto en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo ............................................... 70
Unidades involucradas ........................................................ 77 Formatos emitidos ............................................................... 77 Actividades del procedimiento general de la gestin del gasto en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo........... 78 Flujograma........................................................................... 80 Simbologa utilizada ............................................................ 83 Formularios.......................................................................... 84
BIBLIOGRAFA ............................................................................................ 88 ANEXOS Solicitud de validacin ............................................................................ 91 Constancias de validacin ...................................................................... 92 Instrumento de recoleccin de datos ...................................................... 95
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NDICE DE FIGURAS
Figuras. Pg. 1 Procedimientos generales del control de los gastos........................30 2 Mtodos de valorizacin del inventario.............................................27 3 Mapa de variables ............................................................................38
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NDICE DE CUADROS
Cuadros. Pg. 1 Mapa de variables ............................................................................38 2 Baremo de interpretacin de la media aritmtica .............................43
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NDICE DE TABLAS
Tablas. Pg. 1 Media aritmtica de los tipos de controles aplicados a los gastos....44 2 Media aritmtica de los principios bsicos del control de gastos......46 3 Media aritmtica de los momentos del control presupuestario de
gastos.............................................................................................. 48 4 Media aritmtica de los puntos clave del control de los gastos ........50 5 Media aritmtica de las normas que rigen el control de los gastos . 52 6 Media aritmtica de los procedimientos implcitos en el control de los
gastos...............................................................................................54
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NDICE DE GRFICOS Grficos Pg.
1 Media aritmtica de los tipos de controles aplicados a los gastos....45 2 Media aritmtica de los principios bsicos del control de gastos......47 3 Media aritmtica de los momentos del control presupuestario de
gastos.............................................................................................. 49 4 Media aritmtica de los puntos clave del control de los gastos ........51 5 Media aritmtica de las normas que rigen el control de los gastos . 53 6 Media aritmtica de los procedimientos implcitos en el control de los
gastos.............................................................................................. 55
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NUCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS
EN FUNCION DE OPTIMIZAR LA GESTION EN LA ALCALDA DEL MUNICIPIO URDANETA ESTADO TRUJILLO
Autor: Vsquez Jos. Tutor: Prof. Valera Jos L.
Ao: 2010
RESUMEN
Los gastos de las alcaldas requieren de la implantacin de un control interno eficaz y eficiente que permita la ejecucin de las actividades con la mayor transparencia posible. El objetivo general de esta investigacin fue proponer un manual de procedimientos para el control de los gastos en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo. Para ello se llev a cabo un estudio en la modalidad proyectiva, con diseo de campo no experimental. La poblacin estuvo conformada por el Personal que labora en la Direccin de Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio Urdaneta del estado Trujillo; siendo en total once (11) personas. Se utilizaron datos recopilados a travs de un cuestionario, validado utilizando el procedimiento de validacin de contenido. Los resultados permitieron concluir que en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; el control de los gastos se fundamenta en procedimientos especficos que son ejecutados en funcin de la intervencin material del pago de los gastos, los cuales carecen de una fiscalizacin previa de los mismos. Sin embargo, actualmente no existe un manual que de forma clara y sencilla muestre tales procedimientos, es por ello, que se propone de forma clara y sencilla un manual
Palabras clave: Control, Gastos, Control de Gastos, Normas y
procedimientos, Manual de normas y procedimientos, Alcalda.
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INTRODUCCIN
La gestin pblica venezolana trata de ejecut una serie de acciones
para mantener el control de los gastos, los cuales bajo un concepto amplio se
relacionan con el empleo de recursos monetarios para lograr su finalidad. En
consecuencia, el control de los gastos se centra en un mejor
aprovechamiento de los recursos limitados; pues este permite detectar
desviaciones y corregirlas, de manera que los planes y objetivos
determinados por la entidad sean llevados a cabo.
Desde el contexto del Poder Pblico Municipal, el cual est
representado por la gestin de las Alcaldas; el control de los gastos depende
de la existencia de un manual de Normas y Procedimientos, pues ste es
considerado un requisito de suma importancia, en vista que establece una
gua de trabajo, oficial y racional, para guiar las actividades y formas de
actuar de las personas involucradas.
En este sentido, la implantacin de un manual de normas y
procedimientos vinculados al control de los gastos en una Alcalda, sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo, lo que conlleva a la
planificacin, la cual amerita cumplir ciertos procedimientos enlazados de
manera coherente y secuencial para el logro de una meta propuesta.
As, desde el punto de vista de la Alcalda del municipio Urdaneta
estado Trujillo; un manual de normas y procedimientos para el control de los
gastos, sera el documento que contendra la descripcin de actividades que
deben seguirse en la realizacin de sus funciones y las normas son las
reglas a seguir para la ejecucin de los procedimientos.
Debido a la importancia que tiene el control de los gastos en la
Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo, surge esta investigacin,
cuyo objetivo general es proponer un manual de normas y procedimientos.
Para describir las actividades desarrolladas en el presente estudio, se hizo
necesaria la estructuracin del proyecto en captulos. En este caso, se
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presenta el captulo I, denominado el problema donde se expresa claramente
el planteamiento del problema, el cual conduce a estudiar las normas,
procedimientos y tcnicas vinculadas, as como su formulacin, los objetivos
de la investigacin, subdivididos en general y especficos; la justificacin y
delimitacin de la investigacin.
En el captulo II, se presentan los antecedentes del estudio, las bases
tericas que lo sustentan tales como: gastos, control de los gastos,
principios que rigen el control de los gastos, manual, manual de normas y
procedimientos, entre otros; as como la definicin de trminos bsicos y el
mapa de variables.
El captulo III, seala la metodologa que se emple en la
investigacin: el tipo y diseo que se utiliz, la poblacin, la tcnica e
instrumento de recoleccin de informacin, la validez del instrumento y la
presentacin y anlisis de los resultados.
Captulo IV, incluye la presentacin y anlisis de los resultados
obtenidos mediante la aplicacin del instrumento. Captulo V: En el se dio a conocer las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigacin.
Captulo VI se disea el sistema de acumulacin de costos. Finalmente, se
presenta la bibliografa empleada en la investigacin.
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CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En Venezuela, la gestin pblica como rgano representante del
gobierno nacional, tiene a su cargo la justa ejecucin de los gastos, los
cuales son partidas utilizadas para describir las obligaciones que surgen en
la gestin pblica por concepto de: personal, materiales y suministros,
servicios no personales, activos reales, activos financieros, servicios de la
deuda, transferencias y donaciones. Sin embargo, los efectos de la crisis
econmica que ha venido padeciendo el pas, ha contribuido entre otras
cosas, a la disminucin de la calidad de los servicios pblicos y por ende, al
incremento de los gastos de estos servicios.
La gestin pblica se ha visto afectada por la ausencia de la bsqueda
constante de medios que le permitan ejecutar las tareas encomendadas de
forma idnea. Asimismo, el uso de medios inadecuados, impide el alcance
eficaz y eficiente de los objetivos propuestos. Actualmente, est conformada
por tres Poderes: Poder Nacional, Estadal y Municipal, esto trae como
consecuencia la generacin de ajustes en las instituciones que representa al
Estado, as como tambin ha generado cambios en el estilo de gestin
pblica como tal. En el caso municipal, la gestin es ejecutada por las
Alcaldas, las cuales deben disear los objetivos junto con los lineamientos
necesarios para controlar eficazmente sus gastos.
Dentro de su jurisdiccin, las Alcaldas deben considerar lo establecido
en la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal (2006) y en la Ley Orgnica
de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
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Fiscal (2001), instrumentos jurdicos que las obliga a seguir una serie de
normas y aplicar un conjunto de procedimientos para lograr un adecuado
control de los gastos. Por tanto, deben implantar medios necesarios para
lograr una ejecucin de los gastos, que les permita cubrir las necesidades y
demandas bsicas de los habitantes de cada municipio.
No obstante, de acuerdo a la Red Inter-Municipal de Ayuda Urbana
(2002), para las Alcaldas lo ms difcil no ha sido el actuar
administrativamente bien, sino el cumplir con las normas establecidas y
aplicar los procedimientos necesarios para ejecutar eficientemente sus
actividades, incluyendo el control de los gastos. Partiendo de ello, la
actuacin de las Alcaldas, viene desplegada de aspectos tericos-prcticos,
que conllevan a que su personal pueda captar los conocimientos que en
circunstancias determinadas, requieren para ejercer las funciones que se les
haya sido impuesta.
Las Alcaldas para ejercer el pleno control de sus gastos, tienen la
necesidad de utilizar manuales de procedimientos, los cuales contienen la
descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por el personal
responsable y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son
cumplidas. Tales manuales renen normas internas, procedimientos,
reglamentos, directrices y formatos que deben seguirse en funcin de
objetivos que se hayan planteado para los mismos.
Tomando el criterio de Catacora (1997), se puede decir, que los
manuales de procedimientos son fundamentales en la gestin de una
Alcalda, pues sin ellos se desaprovechan recursos, tanto financieros como
humanos. En general, estos manuales les permite mantener un control sobre
los gastos, en funcin de reglas claras y especficas, asimismo les permite
hacer correcciones en caso de ser necesario sobre los controles aplicados.
Desde el mbito de la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo,
el desarrollo de las actividades implcitas en el control de los gastos y la
calidad de los servicios prestados, debe fundamentarse en la documentacin
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de normas y procedimientos, que el personal debe ejecutar para la
culminacin de sus tareas en general; esto impulsa a contar con manuales,
que les permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones en las
asignaciones y actividades encomendadas, originalmente a la alcalda como
tal.
Sin embargo, segn conversaciones establecidas con el personal que
labora en la Hacienda Municipal de la Alcalda del municipio Urdaneta estado
Trujillo; a travs de una entrevista exploratoria, se detectaron algunas
deficiencias en cuanto al control de los gastos y que se han sido recabadas
de conversaciones y visitas a la mencionada alcalda. Se evidenci la
inadecuada distribucin de las labores de control, as como un ineficiente
control sobre cada una de las actividades relacionadas a los gastos.
Asimismo, se observa la inexistencia de un sistema de normas que
resguarde los registros e informes vinculados a los gastos incurridos, aunado
al hecho, que se ha utilizado dinero en otras partidas que no haban sido
presupuestadas como gastos. Esto puede deberse principalmente a que en
la alcalda no existe un manual de normas y procedimientos que les permita
ejecutar internamente un control adecuado de los gastos y a su vez, lo haga
ms fuerte y se centre en el acceso limitado de los registros, separacin de
funciones y autorizacin de transacciones.
En caso de que la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo, no
establezca un manual actualizado y adecuado de procedimientos en funcin
del control de los gastos, se advierte la limitacin de conocimientos que
ayuden la ejecucin de las actividades, procedimientos y controles.
Asimismo, el personal que ejecuta las labores de los gastos, no estarn
preparados para tomar las responsabilidades que esto acarrea, ms an no
podrn competir con la capacidad que otras Alcaldas del estado Trujillo,
puedan adquirir, respecto al uso de los manuales de normas y
procedimientos y a la actualizacin del conocimiento respecto al control de
los gastos.
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Para evitar, el pronstico expresado es importante contar dentro de la
Alcalda con un rea especializada en el estudio de actividades y
procedimientos de las partidas de los gastos. De cualquier manera, se
manifiesta la necesidad de elaborar una gua sobre las actividades a
ejecutar, las normas y procedimientos a cumplir, como consecuencia lgica
de intentar un adecuado control de la diversidad de actividades que con
relacin a los gastos se ejecutan.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los
proyectos inmediatos que se deben emprender en esta alcalda es la
elaboracin de un manual de procedimientos, que permita optimizar los
procesos administrativos, ejecutar las actividades a seguir y las funciones
necesarias para el desarrollo seguro y preparacin eficiente del control de los
gastos. Debido a ello, surge la necesidad de llevar a cabo la presente
investigacin, la cual se orienta mediante las siguientes interrogantes:
Formulacin del Problema
Cules seran los elementos de un manual de procedimientos para el
control de los gastos en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo?
Sistematizacin del Problema
De esta interrogante se desprenden las siguientes:
Cul es la situacin actual del control de los gastos en la Alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo?
Qu normas rigen el control de los gastos en la Alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo?
Cules son los procedimientos que estn implcitos en el control de
los gastos en la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo?
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Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Proponer un manual de procedimientos para el control de los gastos
en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del municipio Urdaneta
estado Trujillo.
Objetivos Especficos
Describir la situacin actual del control de los gastos en la Alcalda
del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Identificar las normas que rigen el control de los gastos en la Alcalda
del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Identificar los procedimientos implcitos en el control de los gastos en
la Alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo.
Justificacin de la Investigacin
La Contadura Pblica est surgiendo como uno de los paradigmas
dentro de la Gestin Pblica en el nuevo milenio, convirtindose en una
disciplina prctica que ayuda a mejorar el ejercicio del control pblico, a
travs del establecimiento de manuales de normas y procedimientos.
Tericamente, este estudio se llev a cabo segn criterios de autores que
hacen mencin al tema en estudio y que generan un conocimiento contable
profundizado en la situacin existente actual.
Desde el punto de vista metodolgico, para el alcance de los objetivos
propuestos en la investigacin, se desarroll un tipo de investigacin
proyectiva con diseo de campo no experimental basada en tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos, utilizndose como tcnica para la
recoleccin de datos la encuesta y como instrumento un cuestionario, el cual
permitir obtener la informacin referente al control de gastos a fin de
proponer un manual de procedimientos en la alcalda del municipio Urdaneta
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estado Trujillo; lo que hace del estudio un sustento metodolgico para futuras
investigaciones relacionadas al tema.
Desde el punto de vista prctico, es importante destacar que la
realizacin de esta investigacin logr mejorar una situacin existente sobre
el control de los gastos en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo,
lo cual servir adems para hacer recomendaciones encaminadas a hacer
nfasis en el seguimiento de un conjunto de normas y procedimientos.
Asimismo, ser una oportunidad para examinar las posturas tericas de los
autores entorno a la temtica y de esa manera poder deslindar las reglas o
normas que definirn el control eficiente y eficaz de los gastos.
Delimitacin de la Investigacin
La investigacin se realiz para proponer un manual de
procedimientos para el control de los gastos en funcin de optimizar la
gestin en la alcalda del municipio Urdaneta estado Trujillo; por lo que est
enmarcada en la lnea de investigacin de Principios y Normas de
Contabilidad y Sistemas y Procedimientos Contables del Departamento de
Ciencias Econmicas, Administrativas y Contables del Ncleo Universitario
Rafael Rangel de la Universidad de Los Andes, referida a la naturaleza de
la contadura, sus normas, su actuacin, el significado de la informacin
contables y financiera y los principios de contabilidad, incluyendo tambin el
anlisis, el diseo e implementacin de sistemas y procedimientos contables.
La investigacin se ejecut en la alcalda del municipio Urdaneta
estado Trujillo, especficamente en el Departamento de la Hacienda
Municipal de la mencionada alcalda, tomando como base informacin
relevante al ao 2009.
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CAPTULO II
MARCO TERICO
El marco terico es un elemento por medio del cual se apoya
tericamente el estudio, su importancia se hace visible en el conjunto de
proposiciones referidas al problema de investigacin tomadas de una o ms
teoras existentes sobre el campo donde ste se ubica, con las
modificaciones que el investigador est en condiciones o capacidad de
introducirles.
Antecedentes de la Investigacin
Los antecedentes de investigacin son estudios relacionados con el
tema de investigacin y si bien no pueden utilizarse como indicios de lo que
se podra encontrar debido a que pertenecen a otro contexto, pueden
proporcionar al investigador ideas acerca de cmo abordar el tema, los
posibles enfoques y guiarlo hacia la bibliografa.
Uzctegui (2006), en su trabajo titulado Manual de procedimientos administrativos para la optimizacin de la planificacin presupuestaria en la
alcalda del municipio Pampn estado Trujillo, tuvo como finalidad proponer un manual de procedimientos administrativos que optimicen la planificacin
presupuestaria en la alcalda del municipio Pampn del estado Trujillo. Para
ello llev a cabo un estudio en la modalidad de proyecto factible con un nivel
de investigacin descriptiva y diseo campo, igualmente utiliz datos
recopilados a travs de las tcnicas de revisin documental y aplic un
cuestionario a doce (12) funcionarios adscritos a los departamentos de
administracin, presupuestos, hacienda pblica municipal de la Alcalda de
Pampn. De los resultados se recomend implementar el manual de
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procedimientos administrativos de manera que facilite la participacin de los
empleados adscritos a la alcalda de Pampn; revisar y mejorar cada uno de
los procesos en la etapa de la planificacin presupuestaria para evitar que se
siga ignorando la necesidad de darle solucin a los problemas propios de la
alcalda que de una u otra manera disminuyen la satisfaccin laboral.
El trabajo anterior fue tomado como antecedente a la investigacin,
por cuanto contribuye efectivamente a la misma. Este hace mencin a los
manuales de procedimientos administrativos para la optimizacin de la
planificacin presupuestaria, el cual se relaciona a los gastos, lo que brinda
un sustento terico y a su vez, proporciona una idea de la metodologa clave
a seguir para el desarrollo del estudio.
Fernndez (2006), elabor un trabajo de grado titulado Control Interno
en la Direccin: Administracin y Finanzas de la Alcalda del municipio
Trujillo, con el objetivo general de evaluar el sistema de control interno
aplicado en la Direccin de Administracin y Finanzas de la Alcalda del
municipio Trujillo. Para ello, desarroll una investigacin de tipo descriptiva
basada en un diseo de capo, la poblacin estuvo conformada por la
totalidad del personal adscrito a la Direccin de Administracin Finanzas de
la Alcalda en estudio. El instrumento utilizado fue un cuestionario, del cual
sus resultados permitieron concluir que existen debilidades en el sistema de
control interno aplicado, por lo que se recomend desarrollar un plan que
permita implantar un proceso efectivo de control interno, permitiendo as su
utilizacin durante los planes y programas que conlleven a la solucin de
problemas existentes.
El trabajo anterior sirve de gua en el desarrollo del presente proyecto,
ste orienta el desenlace de tpicos tericos sobre el control interno el cual
se aplica a los gastos y aporta aspectos importantes relacionados a la
metodologa seguida para el alcance de los objetivos propuestos.
Caridad (2005), con su trabajo de investigacin titulado Propuesta de normas y procedimientos de gestin de cobro para el departamento de
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repuestos de la empresa VALCAR, C.A, tuvo como objetivo realizar una
propuesta a partir de un diagnstico el proceso actual de la gestin de cobro
en el departamento de repuesto de la empresa VALCAR, C.A. Utiliz el tipo
de investigacin proyecto factible, y dentro de esta modalidad, un diseo de
campo. La poblacin estuvo conformada por seis (6) trabajadores de la
empresa que realizan las funciones de crdito y cobranza. Para la obtencin
de los datos utiliz un cuestionario cuyos tems estaban elaborados en
relacin directa con las variables del estudio. Concluy la necesidad de
implementar normas y procedimientos que ayuden ala empresa en su normal
funcionamiento y en sus operaciones y la realizacin de sus actividades,
logrando as el xito de sus gestin, recomendndose poner en marcha la
propuesta en este trabajo, a fin que ejerzan un control ms efectivo en el
departamento de repuestos lo que repercutira en el desarrollo de sus
actividades.
El trabajo anterior fue tomado como antecedente a la investigacin,
pues hace mencin a normas y procedimientos, las cuales se relaciona a los
gastos, lo que brinda un sustento terico y a su vez, proporciona una idea de
la metodologa clave a seguir para el desarrollo del estudio.
Bases Tericas
La bases tericas tienen como funcin definir el significado de los
trminos (lenguaje tcnico) que van a emplearse con mayor frecuencia y
sobre los cuales convergen las fases del conocimiento cientfico(observacin,
descripcin, explicacin y prediccin).Con base en la teora presentada y el
enfoque individual del investigador, estas definen y delimitan
conceptualmente los trminos que pueden aparecer involucradas en las
variables de investigacin,(sntomas y causas del problema), en los
planteados. A continuacin se desarrollan los conceptos y teoras que
fundamentan este proyecto de investigacin:
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Los gastos
Segn Aguirre (1997), los gastos son los pagos que hace una
empresa para funcionar y que no tienen que ver con el proceso productivo o
el objeto social de la misma. Por ejemplo, papelera, sueldos de los
empleados de la administracin y ventas, servicios pblicos de la oficina.
Para Rodrguez (2002), representan el conjunto de desembolsos que debe
realizar una entidad a consecuencia directa o indirecta del ejercicio de sus
actividades empresariales.
Desde el punto de vista del sector pblico, segn la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE) (2005), los gastos son las erogaciones en dinero
que ejecuta el Estado en virtud de una ley para cumplir sus fines, en vista
que el nivel de gasto pblico general y los programas de gastos concretos
que determinan este nivel de gasto, suscitan diversas cuestiones de
eficiencia y equidad. Tomando en consideracin en qu se gasta en el
sector pblico, se han determinado dos clasificaciones: gastos corrientes, de
capital y aplicaciones financieras.
El gasto corriente, es una erogacin que realiza el sector pblico y que
no tiene como contrapartida la creacin de un activo, sino que constituye un
acto de consumo. Esto es, los gastos que se destinan a la contratacin de los
recursos humanos y a la compra de los bienes y servicios necesarios para el
desarrollo propio de las funciones administrativas.
El gasto de inversin pblica o de formacin de capital pblico (segn
el Reglamento nmero 1 de la LOAFSP), son los realizados con cargo a los
crditos presupuestarios previstos en las diferentes categoras programticas
del respectivo presupuesto, dirigidos a la creacin o aumento de la formacin
bruta de capital, directa o indirecta, de conformidad con las normas e
instrucciones tcnicas que dicte la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE). El gasto dedicado a la inversin es el gasto dedicado a la
adquisicin de bienes que no son de consumo final, bienes de capital que
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sirven para producir otros bienes. Tambin existe la siguiente divisin de los
gastos segn la ONAPRE (2005):
1.- Gastos de personal
Incluye remuneraciones por sueldos, salarios y otras retribuciones, as
como compensaciones segn las escalas, primas, complementos,
aguinaldos, utilidades, aportes patronales, obvenciones, subvenciones,
prestaciones sociales, otras indemnizaciones y cualquier otra remuneracin o
beneficio correspondiente a trabajadores del sector pblico, de conformidad
con el ordenamiento jurdico y convenciones colectivas de trabajo.
Igualmente incluye las remuneraciones de los funcionarios electos de los
rganos legislativos, nacional, estadal y municipal; y del personal militar.
2.- Materiales y suministros
Aquellos que renen una o ms de las siguientes condiciones: a)
tienen un perodo corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de un
ao, b) pierden sus caractersticas de identidad por el uso, y c) materiales
que no cumplan con las caractersticas anteriores, pero su costo unitario es
relativamente bajo. El corto uso significa: a) desaparicin por su primer uso.
b) rpido desgaste o deterioro y c) prdida posterior, frecuente o inevitable.
Se incluyen los materiales y suministros y las maquinarias y equipos
que se adquieran para la venta por las instituciones que realizan acciones de
comercializacin. El impuesto al valor agregado aplicable a la adquisicin de
materiales y suministros, se imputa por la genrica 4.03.17.00.00 "Impuesto
al valor agregado".
3.- Servicios no personales
Servicios prestados por personas jurdicas, tanto para realizar
acciones jurdicas, administrativas o de ndole similar, como para mantener
los bienes de la institucin en condiciones normales de funcionamiento.
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Incluye alquileres de inmuebles y equipos; servicios bsicos; servicios de
transporte y almacenaje; servicio de informacin, impresin y relaciones
pblicas; primas y otros gastos de seguro y comisiones; viticos y pasajes;
servicios profesionales y tcnicos; conservacin y reparaciones menores de
maquinarias y equipos; conservacin y reparaciones menores de inmuebles;
construcciones temporales; servicios de construccin de edificaciones para la
venta y otros servicios.
4.- Activos reales
Comprende los gastos por compra de maquinarias y equipos nuevos y
sus adiciones y reparaciones mayores realizados por los organismos con
terceros. Incluye, de igual modo, las construcciones, adiciones y
reparaciones mayores de edificaciones y obras de infraestructura de dominio
pblico y privado que realiza el Estado mediante terceros, as como los
semovientes, activos intangibles y otro tipo de activos reales que rena como
mnimo las siguientes caractersticas:
Largo uso y duracin. Son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el ao.
Son de carcter permanente. En este sentido, las maquinarias y equipos son de naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma
continua, por un largo tiempo, sin perder sus caractersticas ni
deteriorar perceptiblemente su estado.
Alto costo. Son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita considerarlos como bienes nacionales o activos fijos. Las
construcciones del dominio pblico y privado que se incluyen en esta
partida contemplan adems, las conservaciones, ampliaciones,
mejoras y reparaciones mayores que aumentan el valor de las
construcciones y prolongan notablemente su vida til.
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5.- Activos financieros
Aportes de capital que realicen los organismos del sector pblico a
otros entes del mismo sector, al sector privado o al sector externo, que no
suponen la contraprestacin de bienes o servicios y cuyos importes no son
reintegrables por los beneficiarios, por lo que se constituyen en un aumento
del patrimonio del organismo que los recibe. Se incluye adems la
adquisicin de ttulos, valores, concesin de prstamos, aumento de activos
financieros y la variacin por aumento de inventarios.
6.- Servicios de la deuda
Amortizacin, intereses y otros gastos financieros originados en
operaciones reguladas por la Ley Orgnica de la Administracin Financiera
del Sector Pblico en el Ttulo III del Sistema de Crdito Pblico, sean estas
de corto y largo plazo. Comprende tambin el pago de otras obligaciones
financieras que no representan deuda pblica y la disminucin de otros
pasivos financieros contrados por el sector pblico.
7.- Transferencias y donaciones
Aportaciones que realicen los organismos del sector pblico a otros
entes pblicos, al sector privado, o al sector externo y que no suponen
contraprestacin de bienes o servicios y cuyos importes no sern
reintegrados por los beneficiarios. Incluye las transferencias al exterior para
organismos pblicos o privados, que por acuerdos genera una
contraprestacin.
La Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico
(LOAFSP) (2004), artculo 32 establece que los crditos presupuestarios
expresarn los gastos que se estime han de causarse en el ejercicio, se
traduzcan o no en salidas de fondos del Tesoro. En efecto, el control de los
gastos no debe enfocarse a la disminucin de los mismos, sino ms bien a
un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta
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perspectiva, el control de los gastos resulta bien sea en mayores o en
menores desembolsos.
Control de gastos
De acuerdo a Rodrguez (2000), la accin de control determina la
seleccin de pautas que deben seguir los participantes de menor nivel para
la toma de decisiones, as como el establecimiento de polticas para poner en
prctica de operacin fijados por la direccin superior. As mismo para
Gmez (2002), el control es considerado como la ltima etapa del proceso
administrativo, normalmente la planeacin y el control estn relacionados;
incluso algunos autores consideran que el control es parte de la planeacin.
La funcin de control se relaciona estrechamente con las funciones
administrativas de planeacin, organizacin y direccin. El hecho que se
hayan elaborado planes de accin, organizado e integrado los recursos de
una organizacin, no garantiza que hayan de alcanzarse necesariamente los
resultados deseados, ya que pueden presentarse desviaciones entre lo
obtenido y lo planeado. El control se ocupa de detectar las desviaciones y
corregirlas, de manera que los planes y objetivos sean llevados acabo.
Rodrguez (2002), expresa que el control de gastos debe concentrarse
sobre la relacin entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos
desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por
consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las
actividades operacionales que sean esenciales para su logro.
Haciendo mencin a los gastos de las municipalidades, la Ley
Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP)
(2004), seala que estos requieren de la implantacin de un sistema de
control interno eficaz y eficiente que permita la ejecucin de las actividades
con la mayor transparencia posible y de esta manera lograr el cumplimiento
de las metas fijadas en el Plan Operativo Anual.
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Desde este punto de vista, el control de gastos es toda actividad
ejercida por rgano competente para verificar, de acuerdo a las disposiciones
legales, el correcto manejo de los ingresos, gastos y bienes que posea el
organismo, funcionario o particular a quien se haya encomendado su gestin,
administracin, recaudacin o transferencia.
Controles inherentes a los gastos
Los gastos pblicos, requieren segn la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) (2004), artculo 135
de tres tipos de controles: control interno, control previo y control posterior.
El Control Interno, es toda actividad ejercida por rgano competente para verificar, de acuerdo a las disposiciones legales, el correcto manejo de
los ingresos, gastos y bienes que posea el organismo, funcionario o particular
a quien se haya encomendado su gestin, administracin, recaudacin o
transferencia. Es ejercido por todos y cada funcionario que integra la
administracin activa. El control interno de gastos debe ligarse con firmeza
con: 1) las futuras metas y las operaciones planificadas y 2) las
responsabilidades organizacionales. La esencia del control de gastos es el
concepto de un estndar; esto es, el importe mximo de un gasto bajo un
grupo dado de condiciones.
El Control Interno Previo, es aquella accin preventiva que permite revisar el acto sujeto al control antes de que cause efecto, con el propsito
de verificar la legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad de las
operaciones y actividades bajo su responsabilidad. Cada unidad ejecutora es
responsable de ejercerlo y luego es pasado por la unidad de trmites
administrativo para su final aprobacin.
El Control Posterior, es el examen de las cuentas que rinden los funcionarios y las entidades obligadas a ello, con base en los comprobantes
y relaciones de documentos que reflejan las operaciones realizadas, para
verificar su conformidad, sinceridad y legalidad. Es ejercido por los rganos
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de control fiscal, es decir la Unidad de Auditora Interna y la Contralora
Municipal existente en cada Alcalda. Esta se crea como consecuencia de la
separacin de las funciones de control interno y externo siendo su principal
funcin la de realizar un servicio de examen posterior, pero inmediato, sobre
la marcha de las operaciones administrativas y financieras de cada ente u
rgano adscrito al ejecutivo municipal, la cual debe estar desvinculada de las
operaciones sujetas a su control.
Principios bsicos del control de gastos
Asimismo, la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) (2004), artculo 136 como principios bsicos del control de
gastos los siguientes:
Vigilar la correcta administracin del Patrimonio Pblico, es el objetivo bsico elemental primario de la funcin de control, velar porque la
administracin del patrimonio pblico se haga de acuerdo con la ley y
adems sea til y conveniente al inters pblico.
Asegurar las labores de administracin de los recursos, bienes y fondos pblicos, dentro de un estado de derecho debe asegurarse el cumplimiento de la normativa existente aplicando en forma amplia, no
solo lo indicado en las leyes, el principio de legalidad sino lo existente
en normas de carcter reglamentario, manuales, instrucciones y
lineamientos que crea una relacin estrecha entre el control jurdico
(cumplimiento de la norma) y el control de gestin en cuanto al
cumplimiento de objetivos, metas y volmenes.
El respeto de los principios de probidad administrativa y pblica, la funcin pblica no puede ser fuente de enriquecimiento indebido sino
que se debe actuar con rectitud y moralidad lo que permitir como
resultado, ejercer el control basado en dos principios: Objetividad e
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Imparcialidad, para merecer el respeto de la colectividad y tener
autoridad y jerarqua en las decisiones.
Momentos del control de gastos
Una vez establecida la programacin de la ejecucin fsica financiera
de gastos, en las entidades pblicas; de acuerdo a la Ley Orgnica de
Planificacin (2001), se prosigue a los tres momentos del control de gastos,
los cuales son los siguientes:
1.- El compromiso de los gastos: se verifica en la unidad ejecutora lo siguiente:
Partida de gastos en el presupuesto vigente. Disponibilidad presupuestaria para los gastos. Precios justos y razonables. Garantas suficientes en el caso de contratacin de obras o servicios. Suficiencia documentaria (Normas y Procedimientos). Autorizacin legal para los gastos.
2.- Los gastos causados: se hace exigible una obligacin de pago con terceros, ya sea por la recepcin de bienes o servicios, por disposiciones de
carcter contractual, o por haber cumplido con las condiciones para realizar
un gasto sin contraprestacin.
3.- El Pago: se extingue la obligacin con terceros. Se registrar como pago: a) La emisin de un cheque a su legtimo beneficiario, o los documentos
que certifiquen que el pago se ha formalizado.
b) Los documentos aceptados como rendicin de cuenta por rdenes de
pago giradas en calidad de avance. Tesorera, deber verificar lo
siguiente:
Imputacin presupuestaria de los gastos. Ordenacin de pago.
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Puntos clave del control de gastos
En el control de los gastos, segn la Red Inter-Municipal de Ayuda Urbana (2002), existen tres (3) puntos clave como son:
Plan Operativo Anual Control Presupuestario Manual de Normas y Procedimientos
1.- El Plan Operativo Anual (POA), es el conjunto orgnico y sistematizado de los proyectos, objetivos y actividades que deben ejecutar las unidades
administrativas de la institucin, con una asignacin presupuestaria para
enfrentar los problemas diagnosticados, mejorar un servicio o implantar algo
nuevo. De acuerdo a la Ley Orgnica de Planificacin (2001), artculo 50:
Cada uno de los rganos y entes de la administracin pblica deben elaborar su respectivo plan operativo, donde se concreten los programas, proyectos y acciones a desarrollar en el ao fiscal correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Operativo Anual Nacional.
Segn la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001):
Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin:10. La falta de planificacin, as como el incumplimiento injustificado de las metas sealadas en los correspondientes programas o proyectos.
La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico
(2004), en su artculo 165, determina que si de la evaluacin de los
resultados fsicos de la ejecucin presupuestaria se evidenciare
incumplimiento injustificado de las metas y objetivos programados, la Oficina
Nacional de Presupuesto informar dicha situacin a la mxima autoridad del
ente u organismo.
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2.- El Control Presupuestario, es el conjunto de actividades que se
emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en un perodo
determinado para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean
necesarias. Es el seguimiento sistemtico de los resultados obtenidos, en
comparacin con los que se han presupuestado, con el objeto de establecer
correctivos en caso de observarse discrepancia. Dentro del control
presupuestario se haya tres sub-controles siguientes:
1.- Control de legalidad. Consiste en la verificacin de la legalidad
presupuestaria, es decir de la disponibilidad de los crditos presupuestarios e
imputacin respectiva.
2.- Control Fsico. Es el conjunto de actividades destinadas a verificar que se han cumplido las condiciones previstas de oportunidad, cantidad,
calidad, tanto en la realizacin de las acciones, volmenes de trabajo y
metas, con la disponibilidad de los recursos humanos, materiales y de
servicios de terceros.
3.- Control Financiero. Es el conjunto de actividades destinadas a
verificar el cumplimiento en los trminos monetarios previstos, tanto de las
acciones, volmenes de trabajo y metas, como de los resultados esperados
en los diferentes estados financieros.
3.- El manual de normas y procedimientos, es uno de los puntos clave para
implantar un adecuado sistema de control interno, en vista que toda
actividad, para su ejecucin, requiere de una planificacin y para realizar una
planificacin amerita cumplir ciertos pasos o procedimientos que vallan
enlazados de manera coherente y secuencial para el logro de una meta.
De acuerdo a Rodrguez (2000), el manual de procedimientos y
normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir
por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
Es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la
estructura organizacional de la institucin, ya que elaborar uno solo en forma
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general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea
la organizacin.
Segn Romero (1989), en los manuales de normas y procedimientos
se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta
realizando o no adecuadamente.
En el caso de las entidades pblicas, Uzctegui (2006) manifiesta que
toda actividad para su ejecucin, requiere de una planificacin y para realizar
una planificacin amerita cumplir ciertos pasos o procedimientos que vallan
enlazados de manera coherente y secuencial para el logro de una meta. De
all que el primer paso a ejecutar para el control de gastos debe ser la
elaboracin de un manual de normas y procedimientos. As, un manual de
normas y procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ms de ellas y las normas son las reglas a
seguir para la ejecucin de los procedimientos.
Uzctegui (2006), expresa que el manual de normas y procedimientos
desde el punto de vista pblico, incluye adems de los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participacin, informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), seala en el artculo 36, que cada
entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas
dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de
procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems
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instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de
control interno.
Asimismo, en el artculo 92, menciona que las mximas autoridades,
los niveles directivos y gerenciales, adems de estar sujetos a las
responsabilidades definidas, comprometen su responsabilidad administrativa
cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos, mtodos y
dems instrumentos que constituyan el sistema de control interno, o no lo
implanten, o cuando no acaten las recomendaciones que contengan los
informes de auditora o de cualquier actividad de control fiscal externo.
Entre los beneficios atribuibles a los manuales de normas y
procedimientos se tienen:
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institucin, los puestos o unidades administrativas que
intervienen y los formatos a utilizar para la realizacin de las
actividades.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigencia.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones. Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento
Elementos de un manual de normas y procedimientos
Los elementos que ms interesan dentro de los elementos de un
manual son aquellos que sern objeto de consulta y que se encontrarn
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ubicados en lo que se denomina cuerpo Principal como: funciones, normas,
instrucciones, procedimientos, normas, entre otros, dependiendo de los
temas.
Segn Gmez (2002), una de las actividades de mayor trascendencia
de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos
administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para empresas y/o
nuevas actividades que encare una empresa constituida. Siendo entonces el
contenido y estructura de un manual de normas y procedimientos el
siguiente:
1.- Identificacin: Este documento debe incorporar la siguiente informacin: logotipo de la organizacin, nombre oficial de la organizacin,
denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma, lugar y fecha de elaboracin, nmero de
revisin (en su caso), unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o
autorizacin, clave de la forma. En primer termino, las siglas de la
organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde
se utiliza la forma y, por ultimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el
nmero debe colocarse un guin o diagonal. 2.- ndice o Contenido: Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. 3.- Prlogo y/o introduccin: Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y
actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas
comprendidas en el manual.
4.- Objetivos de los procedimientos: Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las
labores de auditora; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control
interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
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el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar
la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
5.- reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos: Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de
aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y
procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
6.- Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
7.- Normas: En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos
generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en
los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse
en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: 9 Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no
incurra en fallas.
9 Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
9 Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.
8.- Concepto (s): Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de
especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su
significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.
9.- Procedimiento (descripcin de las operaciones): Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que
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se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo,
dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo
mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que
tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada
dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones
para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias
opciones en una misma operacin.
10.- Formulario de impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros
indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden
adicionar instructivos para su llenado.
11.- Diagramas de flujo: Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del
equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable
el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.
12.- Glosario de trminos: Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
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Normas que regulan el control de los gastos
De acuerdo a la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), el control interno
es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas,
as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u
organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover
la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin,
objetivos y metas.
Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de
control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines
del ente. En efecto, cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco
de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica,
las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de
rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el
funcionamiento del sistema de control interno.
1.- Normas sobre la adquisicin de los servicios
La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), establece que el sistema de
control interno que se implante, deber garantizar que antes de proceder a la
adquisicin de servicios, o a la elaboracin de otros contratos que impliquen
compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de
los requisitos siguientes:
1. Que el gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida del
presupuesto o, en su caso, a crditos adicionales.
2. Que exista disponibilidad presupuestaria.
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3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para
responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista.
4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones
establecidas en otras Leyes.
5. Que se hubiere cumplido con los trminos de la Ley de Licitaciones, en los
casos que sea necesario, y las dems Leyes que sean aplicables.
2.- Normas para la realizacin de pagos
Asimismo, segn la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), deber
garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se
aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables.
2. Que estn debidamente imputados a crditos del presupuesto o a crditos
adicionales legalmente acordados.
3. Que exista disponibilidad presupuestaria.
4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o
avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
5. Que correspondan a crditos efectivos de sus titulares.
Procedimientos aplicados para el control de los gastos
De acuerdo a Rodrguez (2002), un adecuado control de los gastos en
el sector pblico, amerita la aplicacin de diversos procedimientos, entre los
cuales se destacan:
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1.- Fiscalizacin previa
Consiste en analizar los gastos antes de que el rgano competente los
apruebe, para verificar la legalidad aplicable al caso. Se hace comprobando
los siguientes puntos:
Que la obligacin o gasto se genera por un rgano competente. Que hay crdito suficiente y adecuado a la naturaleza del gasto. Que constan los informes preceptivos que deban figurar en cada
expediente.
2.- Intervencin formal del pago
Su finalidad es verificar que las propuestas de pagos proceden de
gastos ya fiscalizados y que queda acreditada la legitimidad y el derecho del
acreedor o destinatario del pago.
3.- Intervencin material del pago
Comprueba que el instrumento usado para realizar el pago (cheque o
transferencia) contiene todos los datos del legtimo acreedor, y que el pago
se hace por la misma cantidad que figura en la propuesta.
4.- Control financiero
Se ejerce sobre gastos ya ejecutados por algunos rganos de gestin,
con tcnicas de auditora que buscan comprobar la legalidad de las
actuaciones ya realizadas y la eficacia y eficiencia de la gestin.
5.- Anlisis y evaluacin de la Cuenta General
Este anlisis se ejecuta sobre la cuenta presentada por el Ejecutivo y
representativa de la forma en que se han ejecutado los Presupuestos durante
el ejercicio econmico.
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6.- Auditoras e informes
Informes puntuales hechos sobre caractersticas concretas de la
actuacin econmico-financiera de los entes administrativos. As, este
procedimiento se efecta bsicamente sobre los resultados de la gestin
hecha por la Administracin que se plasman en la Cuenta General del
ejercicio.
En fin, un esquema del modelo procedimientos aplicados al control de
los gastos sera el siguiente:
Figura 1. Procedimientos generales del control de los gastos.
Fuente: Rodrguez (2002:32)
Manuales como instrumentos de control de gastos
Catacora (1997); afirma que los manuales son por excelencia los
documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para
comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.
Consiste en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos
identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Se
consideran un requisito de suma importancia, la existencia de manuales,
pues la verdadera orientacin consiste en establecer una gua de trabajo,
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oficial y racional, formalizando la aprobacin del conjunto de instrumentos
administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un
manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea
diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que
generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo
consideran innecesario.
Para Gmez (2002), los manuales constituyen una de las
herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un
instrumento de comunicacin. Entre las ventajas de la disposicin y uso de
los manuales se resaltan las siguientes:
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado
sera difcil reunir.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisin cules
son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que
se presentan.
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Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los
objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin
de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas
se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de
utilizar manuales diferentes, existen diferentes tipos de manuales, que
satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales
como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades
que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los
procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas. En
este sentido, se haya diversas tipologas de manuales, siendo de mayor
importancia para el estudio, los manuales agrupados segn su contenido.
Desde el enfoque de Catacora (1997), stos se refieren al contenido
del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo se
ubican los manuales de normas y procedimientos, las cuales expresan
analticamente los procedimientos administrativos a travs de los cuales se
canaliza la actividad operativa del organismo. La implementacin de este
manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas
y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Por ende,
dentro de esta tipologa de manuales se ubican los de normas y
procedimientos.
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Municipio Urdaneta
Segn la Alcalda del municipio Urdaneta (2009), el municipio
Urdaneta es un pueblo cordillereo ubicado en la zona alta del estado
Trujillo. Urdaneta formaba parte de los siete distritos que integraban a Trujillo
y que luego de la nueva estructura geopoltica no sufri modificacin alguna
de sus lmites. En 1891 deja de ser Distrito Araujo con capital en Jaj y pasa
a llevar el nombre de Urdaneta, en memoria del prcer zuliano, retornando la
capital a La Quebrada. Esta instancia, llevaba el nombre de Consejo
Municipal, integrado por siete concejales, quienes elegan de su seno al
Presidente, situacin que queda abolida en 1990 cuando aparece la figura
del Alcalde.
El municipio Urdaneta es un pueblo netamente agricultor y est
integrado por seis parroquias: Cabimb, Jaj, La Mesa de Esnujaque,
Santiago, Tuame y La Quebrada, siendo esta ltima la sede del poder
municipal. La Quebrada, fundada en 1560 y expir en 1657. Para ese ao se
haba agrupado el pueblo de San Roque en el valle de La Quebrada, estando
agrupada y administrada por curas doctrinarios para los indios recin
convertidos. Es la capital del municipio. Su iglesia es hermosa y sencilla,
ejemplo de arte colonial. Con sus cuatrocientos aos de existencia, ofrece a
quienes lo visitan una amalgama de recuerdos y vivencias que se reflejan al
pasear por sus calles y compartir con sus habitantes. Se encuentra a 1.450
m.s.n.m.. Sus fiestas patronales se celebran del 12 al 16 de agosto en honor
a San Roque.
Alcalda del municipio Urdaneta
De acuerdo al portal de la Alcalda del municipio Urdaneta del estado Trujillo (2009), esta forma parte de lo que se conoce como Organizacin del
Poder Municipal pasando esto a ser uno de los Organismos de Gobierno y
administracin de esta rama del poder pblico. Se expresa a travs del
despacho del Alcalde por conformidad al artculo 51-52 y 53 de la Ley
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Orgnica de Rgimen Municipal, Gaceta Oficial N 4.019 Decreto N 1.297.
Igualmente este rgano de poder pblico tiene rango constitucional en
conformidad con lo previsto en el captulo IV, ttulo IV de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial N 36.860, al momento
de la definicin concerniente del poder pblico por mandato de la Ley
Suprema, artculo 174 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela Gaceta Oficial N 36.860.
Como rgano del Poder Pblico y atendiendo al principio de la
distribucin orgnica de funciones previstas en los artculos 136-137 y 138 de
la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, ella tiene funciones
y atribuciones especficas perfectamente diferenciadas no solamente de las
ramas estadales y nacionales de actividad pblica, sino del otro organismo
del poder local que se conoce como funciones o competencias, estn
previstas en el captulo II del ttulo VI artculo 74 de la Ley Orgnica de
Rgimen Municipal.
Funciones de la Alcalda del municipio Urdaneta
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal,
la Alcalda se encarga de:
Dirigir la Administracin Municipal. Ejecutar, Dirigir e Inspeccionar los servicios y Obras Municipales. Dictar reglamentos, Decretos, Resoluciones y dems actos
Administrativos de la Entidad.
Suscribir los contratos que celebre la Entidad y disponer gastos y ordenar pagos, conforme a lo que establezcan las ordenanzas.
Estimular la colaboracin y solidaridad de los vecinos para la mejor convivencia de la comunidad.
Presentar al consejo o Cabildo, en el mes siguiente a la finalizacin de cada ao de su periodo legal, la memoria y cuenta de su gestin.
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Cumplir y hacer cumplir las ordenanzas y dems instrumentos jurdicos.
Ejercer las funciones de inspeccin y fiscalizacin de acuerdo con lo dispuesto en leyes y ordenanzas.
Conceder ayudas y otorgar becas, pensiones y jubilaciones de acuerdo con las leyes y ordenanzas.
Misin
Dirigir y ejercer el Gobierno Municipal cumpliendo con las leyes a fin
de contribuir con el desarrollo socio-econmico, mejorando as la calidad de
vida de la Comunidad; por medio de la administracin efectiva de los
recursos recibidos por el Gobierno Nacional.
Visin
Prestar un servicio a la comunidad integral y eficiente cuya calidad sea comparable a la de las dems Alcaldas del Pas, minimizando los problemas
del municipio con el propsito de proyectarse como modelo a seguir.
La Alcalda del municipio Urdaneta, est conformada por seis (6)
Direcciones: Direccin de ingeniera, Direccin Interinstitucional, Direccin
de Recursos Humanos, Direccin de Registro Civil, Direccin Municipal de
Proteccin Civil y Administracin de Desastre y la Direccin de Hacienda,
siendo esta ltima, mbito importante dentro del desarrollo de la
investigacin.
Direccin de Hacienda
La Direccin de Hacienda de la Alcalda del municipio Urdaneta, tiene
por objetivo principal asegurar la formulacin, ejecucin y control del plan
operativo y del presupuesto de la Direccin de Recursos Humanos en
concordancia con la orientacin estratgica de la Alcalda. Entre sus
funciones se destacan:
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Coordina la formulacin y control del Plan Operativo Anual y del Presupuesto de Gastos del Programa 06 y Sector 14 de la Alcalda, de
la Direccin de Recursos Humanos y lo consolida para su
presentacin.
Coordina y consolida el informe trimestral de ejecucin fsica y financiera de la Direccin de Recursos Humanos de acuerdo a las
normas y lineamientos establecidos.
Coordina y consolida la informacin para la conformacin de la Memoria y Cuenta Anual de la Direccin de Recursos Humanos de
acuerdo a las normas y lineamientos establecidos.
Planifica, coordina y controla el suministro de materiales y servicios requeridos por la Direccin de Recursos Humanos, y asegura la
disponibilidad necesaria para el pago de remuneraciones y beneficios
a todos los trabajadores y personal pasivo.
Coordina y consolida los informes de gestin de la Direccin de Recursos Humanos.
Participa y ejecuta proyectos especiales asignados por el Director de Recursos Humanos.
Informa al Director de Recursos Humanos, sobre el desarrollo de las actividades de Planificacin y Control de Gestin.
Asesora a Institutos Autnomos Municipales y otras Dependencias del Ejecutivo y del Legislativo Municipal en materia de formulacin
presupuestaria de gastos de personal, control de ejecucin,
imputaciones, clculos.
Definicin de Trminos Bsicos
Control: Es la ltima etapa del proceso administrativo Gmez (2002).
Control Interno: Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos, que en forma coordinada se adopten en un negocio para
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salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su informacin,
promover eficiencia y provocar adherencia a las polticas prescritas por la
administracin. Aguirre (1997)
Gastos: Representan la totalidad de los rubros o renglones en los que se consumen los distintos recursos provenientes de diversas fuentes de
financiamiento del presupuesto, durante la ejecucin del mismo durante un
perodo determinado. Aguirre (1997).
Manuales: Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Gmez (2002).
Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ms de ellas. Uzctegui (2006).
Normas: Son las reglas a seguir para la ejecucin de los procedimientos. Uzctegui (2006).
Procedimientos: Son aquellas que establecen el orden cronolgico y la secuencia de efectividades que deben seguirse en la realizacin de un
trabajo repetitivo. Gmez (2002).
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CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
El fin esencial de este captulo es el de situar en el campo de
investigacin los mtodos e instrumentos que se utilizaron en la investigacin
planteada. Al respecto Mndez (2001:123), expresa que debe responderse
al nivel de profundidad a que se quiere llegar en el conocimiento propuesto,
al mtodo y a las tcnicas que han de utilizarse en la recoleccin de la
informacin.
Tipo de Investigacin
El tipo de estudio permite conocer el grado de profundidad con que se
aborda un objeto o fenmeno. En este caso, la investigacin corresponde a
una investigacin proyectiva, la cual segn Hurtado (2008), consiste en la
elaboracin de una propuesta, un plan, un programa o un modelo, como
solucin a un problema o necesidad de tipo prctico, ya sea de un grupo
social, o de una institucin, o de una regin geogrfica, en un rea particular
del conocimiento, a partir de un diagnstico preciso de las necesidades del
momento, los procesos explicativos o generadores involucrados y de las
tendencias futuras, es decir, con base en los resultados de un proceso
investigativo.
Se considera proyectiva, porque a partir del estudio descriptivo se
identificaron necesidades y se defini el evento a modificar. En funcin de
esta informacin, el investigador propuso un manual de procedimientos para
el control de los gastos en funcin de optimizar la gestin en la alcalda del
municipio Urdaneta estado Trujillo.
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Diseo de Investigacin
De acuerd