procedimiento entrada y salida de documentaciÓn · asimismo se contempla el registro de documentos...

PROCEDIMIENTO ENTRADA

Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN

MESA DE ENTRADAS GENERAL

COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA – ORGANIZACIÓN Y MÉTODO

AÑO 2015

Colegio de Escribanos de la Prov. de Bs. As. - Dirección de Informática

2 Procedimiento de Entrada y Salida de documentación.

OBJETIVO............................................................................................................................................. 3

ALCANCE ............................................................................................................................................. 3

GENERALIDADES ................................................................................................................................ 3

SECTORES INVOLUCRADOS ............................................................................................................... 3

1.- RECEPCIÓN Y ENVIO DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN ............................................ 5

2.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN MESA DE ENTRADAS GENERAL .................................... 7

3.- INGRESOS EN TRAMITEX .............................................................................................................. 8

4.- TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS JUDICIALES ............................................................................ 9

5.- RECEPCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN RECIBIDA EN MESA DE ENTRADAS ............... 9

6.- ARMADO DE REMITOS POR MESA DE ENTRADAS GENERAL ................................................... 11

7.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN UN SECTOR DE COLEGIO ............................................ 12

8.- ENVIOS DESDE UN SECTOR DE COLEGIO ................................................................................. 13

9.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN RECIBIDA POR SECTOR EXPEDICIÓN Y PERSONAL DE INTENDENCIA.................................................................................................................................... 15

10.- CONTROL DE DOCUMENTACIÓN A DISTRIBUIR POR SECTOR EXPEDICIÓN E INTENDENCIA ........................................................................................................................................................... 15

11.- ARMADO DE REMITOS POR SECTOR EXPEDICIÓN - INTENDENCIA ....................................... 17

12.- ENVIOS A PARTICULARES – ORGANISMOS EXTERNOS .......................................................... 18

13.-RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN DELEGACIONES .......................................................... 19

14.- DEVOLUCIONES A MESA DE ENTRADAS Y REENVIOS ............................................................ 20

15.- CONTROL DE RECHAZOS DIARIOS EN MESA DE ENTRADAS Y SECTOR EXPEDICIONES ..... 21



APLICACIÓN WEB - PROCEDIMIENTO ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN

OBJETIVO Establecer el procedimiento donde se definan los roles y responsabilidades para la entrada y

salida de documentación, donde intervienen la Mesa de Entradas general y el sector

Expedición en la recepción y reenvío de la misma hacia cada destino según corresponda, como

así también el registro de documentación recibida y entregada por cada sector sin pase por

Mesa de Entrada general y el sector Expedición.

ALCANCE Desde que recibe o genera documentación en una Delegación a remitir a Colegio, se recibe

esta u otra documentación de un particular en Mesa de Entradas general y se envía al sector

de Colegio u Organismo externo según corresponda, hasta los envíos de documentación que

un sector realiza hacia una Delegación, donde el sector Expedición funciona como

intermediario.

Asimismo se contempla el registro de documentos que un sector recibe sin pase por Mesa de

Entradas general, como así también el despacho de documentos que realiza directamente

desde el sector a un empleado, proveedor, organismo externo, etc. del cual requiere dejar

registro en el sistema.

GENERALIDADES La Mesa de Entrada General centralizará la recepción de toda documentación que ingrese al

Colegio y se encargará de la remisión al destinatario. Toda documentación que egrese del

Colegio será remitida a través de Expedición.

El remitente registrará los envíos en la aplicación web de Entrada y Salida de documentación y

generará los remitos correspondientes.

Los envíos de documentación desde las distintas Delegaciones del Colegio de Escribanos de la

Prov. de Bs. As. hacia Sede Central se realizarán por medio de bolsines en los días

establecidos en cada Delegación. Cuando requiera remitir algo de tipo urgente podrá utilizarse

el correo postal o servicio de remis.

SECTORES INVOLUCRADOS

• Delegaciones;



• Mesa de Entradas general y Expediciones;

• Sectores de Colegio.



PROCEDIMIENTO

1.- RECEPCIÓN Y ENVIO DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN Delegación: recibe documentación de particulares y notarios para enviar a un sector del

Colegio, a otra Delegación u otros Organismos, y documentación de la cual se pretende dejar

registro en el sistema pero que, por el momento, no está definido su envío hacia ninguno de

los anteriores. Estampa sello con fecha de entrada y/o entrega copia de la documentación al

remitente, según corresponda.

Asimismo genera documentación como resultado de la operatoria diaria de la Delegación con

igual destino.

a) CARGA DE ÍTEMS

Delegación: ingresa a la aplicación con su usuario y contraseña. (VER MANUAL DE

USUARIO - ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 1.- INGRESO EN LA APLICACIÓN).

Realiza la carga de cada documento en la aplicación a través de la opción Ítems,

Cargar ítems (VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN,

2.- CARGA DE UN ÍTEM).

Cuando se trate de documentación referida a Testamentos, Reintegros (odontológicos

y de clínica médica) y facturas de Regularización Dominial, podrá realizarse la carga

agrupándolos en un ítem. En el detalle deberá consignar la descripción de lo que

contiene dicho ítem; por ejemplo, “se incluyen trámites de testamentos del Nº xx al Nº

xx”.

Para la documentación referida a Reintegros ver instructivo N° 20.- Conformación del

expediente de reintegros de atención de la salud en el sitio web del Colegio, Acceso

restringido, Recursos, Normativa Interna.

Cuando se trate de documentos recibidos en la Delegación de los cuales se pretende

dejar registro en el sistema pero que, por el momento, no está definido su envío al

Colegio u otra Delegación, el destino será “No Aplica”. Este ítem toma

automáticamente el estado Recepcionado y puede ser consultado por dicho estado en



cualquier momento para cambiar su destino, en caso de querer incluirlo en un futuro

envío.

Asimismo, cuando se trate de documentos que la Delegación entrega a un tercero en

mano del cual pretende dejar registro en el sistema, el Destino se completa con la

opción “Retira Particular”. El ítem tomará automáticamente el estado Recepcionado y

se podrá consultar por dicho estado.

Hasta tanto un ítem no sea incluido en un Remito, podrá consultarse, editarse y

eliminarse. Una vez incluido, sólo podrá visualizar el detalle del ítem y sus

movimientos. En caso de que requiera volver a editarlo o eliminarlo, mediante la opción

Agregar/Eliminar ítem cuando se genera el Remito o se consulta, podrá destildarlo

para volver a tenerlo disponible para su edición o eliminación, siempre que el Remito

se encuentre en estado Pendiente de envío.

Adicionalmente, un ítem podrá ser eliminado cuando se encuentre en estado

rechazado, siempre que se trate de un ítem creado por el sector en el que opera. Esta

opción puede ser utilizada para eliminar algún ítem cuya carga se encuentre duplicada

o se haya realizado su envío por error.

b) GENERACIÓN DE REMITOS

Delegación: confecciona el Remito cuando prepara el bolsín o sobre para el envío

postal. (VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 4.-

GENERAR UN REMITO).

Verifica que todos aquellos ítems tildados para incluir en el Remito estén físicamente

para efectuar el despacho de los mismos.

En caso de ser preciso podrá, a través de la opción de Agregar/Eliminar ítem, hacer las

modificaciones que considere, o bien seleccionar la opción Anular o Salir.

Envía el Remito y a partir de ese momento el destinatario ya lo tiene disponible para su

recepción. En caso de que haya confirmado el envío del Remito (Remito en estado

Enviado) y quiera agregar documentación al bolsín, genera un nuevo Remito con las

mismas características.



Prepara el bolsín con toda la documentación incluida en un Remito y envía el bolsín a

la Mesa de Entradas de Sede Central en los días establecidos.

Las Oficinas delegadas y sus correspondientes Delegaciones cabeceras, podrán optar

por cambiar el destino del Remito cuando requieran enviar documentación a Sede

Central con previo pase por su Delegación cabecera u Oficina delegada. Una vez que el

destino definido de ese Remito reciba dicha documentación, podrá incluirla en sus

Remitos con destino Mesa de Entradas sin necesidad de volver a cargarla.

2.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN MESA DE ENTRADAS GENERAL Mesa de Entradas general: recibe documentación de distintos orígenes tal como se detalla a

continuación.

i. DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIONES

Mesa de Entradas general: recibe los bolsines provenientes de las delegaciones del Colegio

de Escribanos.

ii. DOCUMENTACIÓN DE PARTICULARES POR CORREO POSTAL

Mesa de Entradas general: recibe documentación de correo postal Oca, Correo Andreani y

Correo Argentino.

Firma la planilla del correo donde se detalla la cantidad de sobres recibidos prestando

conformidad al momento de la recepción.

Mesa de Entradas general: realiza la carga en la aplicación de cada documento al igual que

en 1.- RECEPCIÓN Y ENVIO DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN, a) CARGA DE ÍTEMS.

iii. RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN POR VENTANILLA:

Mesa de Entradas general: recibe documentación de particulares que se presentan de forma

presencial en la Mesa de Entradas general. Estampa sello con fecha de entrada y entrega



copia de la documentación al remitente, en caso de corresponder. La documentación, en

algunos casos, da inicio a un trámite especial.

Realiza la carga en la aplicación siguiendo el mismo procedimiento que en 1.- RECEPCIÓN Y

ENVIO DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN, a) CARGA DE ÍTEMS.

iv. RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES Y TRÁMITES ESPECIALES:

Mesa de Entradas general: recibe documentación, por correo o de forma presencial que,

además de cargar en el sistema siguiendo el procedimiento definido en 1.- RECEPCIÓN Y

ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN, a) CARGA DE ÍTEMS, da inicio a un trámite

en el sistema de trámites y expedientes Tramitex referido a lo siguiente:

• Registros de aspirantes.

• Pedidos de adscripción.

• Pedidos de titularidad.

• Inscripción de matrículas: los aspirantes a Notarios realizan el pago de un

timbrado en Caja y acercan a la Mesa de Entradas general, un comprobante de pago y

toda la documentación necesaria para la inscripción.

• Cancelación de matrícula.

• Denuncias.

• Expedientes provenientes del Ministerio de Justicia: solicitudes de titularidad.

• Notas del Registro Automotor: trámite de verificación de 08.

v. RECEPCIÓN DE OFICIOS JUDICIALES:

Mesa de Entradas general: recibe oficios judiciales que, además de cargar en el sistema

como se define en 1.- RECEPCIÓN Y ENVIO DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN, a)

CARGA DE ÍTEMS, son registrados en el sistema de documentos judiciales para su

tratamiento habitual. Ver instructivo N° 22.- Recepción y respuesta de Oficios Judiciales en el

sitio web del Colegio, acceso restringido, Recursos, Normativa Interna.

3.- INGRESOS EN TRAMITEX Mesa de Entradas general: ingresa y da seguimiento en el sistema Tramitex a aquellos

trámites especiales y los expedientes que haya recibido en 2.- RECEPCIÓN DE



DOCUMENTACIÓN EN MESA DE ENTRADA GENERAL, iv. RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES Y

TRÁMITES ESPECIALES.

Registra los siguientes datos: tipo de trámite, iniciador, N° de expediente externo, sector que

ingresa, selecciona tipo de trámites, forma de presentación del trámite, consigna los datos

principales en la carátula, próximo pase, observaciones y actualiza los datos ingresados.

Realiza el remito correspondiente, uno por sector, selecciona los trámites o expedientes a

incluir, da de alta, indica la cantidad de fojas y actualiza. El sistema genera un número de

remito en estado enviado.

4.- TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS JUDICIALES Mesa de Entradas general: ingresa el documento judicial en el sistema de Oficios Judiciales y

genera número de documento judicial. Escanea el oficio, asigna nombre que comience con el

número de docjud y, a continuación, otro dato que lo haga único (fecha, hora).

Asocia en el sistema el archivo escaneado al documento judicial. Graba el docjud y genera el

estado ingresado en Mesa de Entradas. Da pase a la Asesoría Legal.

5.- RECEPCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN RECIBIDA EN MESA DE ENTRADAS Mesa de Entradas general: recibe un bolsín o sobre por correo postal, proveniente de alguna

Delegación y verifica Código de referencia para iniciar la recepción en la aplicación. (VER

MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 5.- CONSULTAR UN REMITO,

b) RECIBIR REMITO).

Verifica que lo recibido coincida con lo detallado. Para el caso de un bolsín, extrae cada

documento o sobre del interior del bolsín, controla a través del tipo de documentación y detalle

consignado en el sistema, que el mismo se encuentre dentro del remito confeccionado por la

Delegación para ese bolsín.

Todos los ítems recibidos quedarán disponibles para ser incluidos en un Remito con origen

Mesa de Entradas general.

DE LA RECEPCIÓN EN MESA DE ENTRADAS:

Mesa de Entradas general: recibe un ítem bajo las siguientes tres situaciones:



1. Cuando el ítem figure en el Remito, se encuentre entre lo recibido físicamente y

corresponda al sector definido como Destino por la Delegación.


no corresponda al sector definido por la Delegación. En este caso Mesa de

Entradas general procede a la edición del ítem como se indica en DE LA

EDICIÓN DE UN ÍTEM EN MESA DE ENTRADAS.

3. Cuando el ítem figure en el Remito y no se encuentre entre lo recibido

físicamente. En este caso la Mesa de Entradas general recibe por error, debe

proceder a la edición del ítem como se indica en DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM

EN MESA DE ENTRADAS.

Tanto para el caso de documentación recibida por bolsín como para la documentación

recibida por correo postal proveniente de Delegaciones, si detecta que un documento

recibido no está contenido en un Remito, solicita al remitente que genere dicho Remito

para posibilitar la recepción del mismo a través de la aplicación.

DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN MESA DE ENTRADAS:

Mesa de Entradas General: procede a la edición en las siguientes ocasiones:

1. Cuando recibe un ítem y observa que el destino del mismo está mal consignado

por la Delegación.

2. Cuando recibe un ítem que figura en el Remito pero no fue recibido físicamente

y recibió en el sistema por error. En este caso, cuando edite el Destino

seleccionará a la Delegación y consignará en la observación que el ítem se

recibió en el sistema por error sin recibir el físico correspondiente, para que el

sector Expedición y la Delegación identifiquen y comprendan la situación con

mayor facilidad.

3. Cuando verifique la existencia de ítems rechazados por los sectores (ítems que

no han recibido o que no corresponde al sector y corresponde reenviarlos

según corresponda).

Ingresa a la opción Consulta ítem, busca por estado Recepcionado, filtra por Origen y

Destino, en caso de contar con dicha información o deja sin completar.

Selecciona la opción de edición sobre el ítem que corresponda, selecciona el destino

correcto. Automáticamente, el origen pasa a ser el sector Mesa de Entradas general y



el ítem queda en estado Pendiente de envío, disponible para incluir en un Remito con

destino un sector del Colegio o Expedición para los casos que el nuevo destino sea una

Delegación.

DEL RECHAZO EN MESA DE ENTRADAS:

Mesa de Entradas General: rechaza un ítem bajo las siguientes condiciones

1. Cuando el ítem figure en el Remito y no se encuentre en el bolsín con el resto

de la documentación recibida o no coincida con lo recibido por correo postal.

Consigna en el campo Observaciones que el mismo no fue recibido.

Estos ítems rechazados por Mesa de Entradas general quedarán disponibles para que

cada Delegación los envíe a continuación según corresponda.

6.- ARMADO DE REMITOS POR MESA DE ENTRADAS GENERAL Mesa de Entradas general: genera un Remito por destinatario, una vez que recopila la

documentación a remitir a cada sector del Colegio o al sector Expediciones, para los casos de

envíos hacia fuera del Colegio. (VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE

DOCUMENTACIÓN, 4.- GENERAR UN REMITO).


modificaciones que considere, Anular o Salir.

Envía el Remito y a partir de ese momento cada destinatario ya lo tiene disponible para su

recepción. En caso de que haya confirmado el envío del Remito (Remito en estado Enviado) y

quiera agregar documentación para ese destino, genera un nuevo Remito de las mismas

características.

Para la documentación que un sector rechace e indique remitir nuevamente a una Delegación,

o para los casos que una Delegación envíe hacia Mesa de Entradas con destino otra

Delegación, el destino del Remito será el sector Expedición.

Entrega la documentación al personal de Intendencia para que entregue a los sectores, según

corresponda.

Personal de Intendencia: hace entrega de la documentación a cada sector, según

corresponda.



Sectores de Colegio: recibe la documentación proveniente de las Delegaciones del Colegio y

de otros particulares.

7.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN UN SECTOR DE COLEGIO Sector del Colegio: recibe la documentación e ingresa en la aplicación para iniciar la recepción.

(VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 5.- CONSULTAR UN

REMITO, b) RECIBIE REMITO).

Busca el Remito que desea recibir y verifica que lo recibido coincida con lo detallado. Desde

esta opción puede visualizar un Remito o recibirlo.

DE LA RECEPCIÓN EN UN SECTOR:

Sector del Colegio: recibe un ítem bajo las siguientes tres situaciones:


corresponda al sector.


no corresponda al sector. En este caso el sector recibe por error y debe

proceder como se indica en DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN UN SECTOR.


físicamente. En este caso el sector recibe por error, debe proceder como se

indica en DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN UN SECTOR.

Si detecta que un documento recibido no está contenido en un Remito, solicita al

remitente que genere dicho Remito para posibilitar la recepción del mismo a través de

la aplicación.

DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN UN SECTOR:

Sector del Colegio: edita un ítem bajo las siguientes condiciones:

1. Cuando el ítem figure en el Remito, se encuentre entre lo recibido físicamente,

no corresponda al sector y se haya recibido por error.

2. Cuando el ítem figure en el Remito, no se encuentre entre lo recibido

físicamente y se haya recibido por error. En este caso, cuando edite el Destino

seleccionará a la Mesa de Entradas general y consignará en la observación

que el ítem se recibió en el sistema por error sin recibir el físico



correspondiente, para que el sector Mesa de Entradas general identifique y

comprenda la situación con mayor facilidad.

Ingresa a la opción Consulta ítem, busca por estado Recepcionado y selecciona en

Destino el sector en el que opera.

Selecciona la opción de edición sobre el ítem que corresponda, observa que el destino

ahora sea el sector Mesa de Entradas general. Automáticamente, el origen pasa a ser

el sector en el cual opera y el ítem queda en estado Pendiente de envío, disponible

para incluir en un Remito con destino Mesa de Entradas general.

DEL RECHAZO EN UN SECTOR:

Sector del Colegio: rechaza un ítem bajo las siguientes dos situaciones:

1. Cuando el ítem figure en el Remito y no se encuentre entre los documentos

recibidos, rechaza y consigna en el campo Observaciones que el mismo no fue

recibido.

2. Cuando el ítem figure en el Remito y no corresponda al sector, rechaza en el

sistema y entrega la documentación al personal de Intendencia.

Estos ítems rechazados quedarán disponibles para que el sector Mesa de Entradas

general los visualice y reenvíe según corresponda.

8.- ENVIOS DESDE UN SECTOR DE COLEGIO Sector del Colegio: prepara la documentación a remitir a una Delegación, un particular u otros

Organismos externos.

Realiza la carga en la aplicación para dejar constancia de cada envío, como se indica en 1.-

RECEPCIÓN Y ENVIÓ DE DOCUMENTACIÓN DESDE DELEGACIÓN, a) CARGA DE ÍTEMS.

Adicionalmente realiza la carga de aquellos documentos de los cuales pretenda dejar registro

en el sistema, que haya recibido directamente sin pase por Mesa de Entradas General, ya sea

por cuestiones operativas propias del área o por recepción fuera del horario de atención al

público de Mesa de Entradas General; el Destino será “No Aplica”. Este ítem toma

automáticamente el estado Recepcionado y puede ser consultado por dicho estado en

cualquier momento para cambiar su destino, en caso de querer incluirlo en un futuro envío.



Asimismo, cuando se trate de documentos que el sector entrega a un tercero en mano (sin

pasar por Expedición) del cual pretende dejar registro en el sistema, el Destino se completa

con la opción “Retira Particular”. El ítem tomará automáticamente el estado Recepcionado y se

podrá consultar por dicho estado.

Cuando se trate de envíos que involucran grandes volúmenes de documentación, como por

ejemplo el caso de envío de recibos de sueldos correspondientes al sector Jubilaciones y

Pensiones, la carga de la documentación deberá realizarse de la siguiente manera:

• Cuando el envío se haga a través de la Delegación (bolsín), realiza la carga

agrupando los documentos o trámites en un sólo ítem, es decir cargará un ítem

por Delegación y consignará en el detalle la descripción de lo que contiene

dicho ítem; por ejemplo, “se incluyen x cantidad de recibos de sueldos,

correspondientes a…”.

• Cuando el envío se haga a través de Correo Oca Simple, sin la intervención de

la Delegación, carga un ítem que incluya todo aquello que se remite por este

medio y consigna en el detalle lo que incluye dicho ítem.

• Cuando el envío se realice por Correo Oca - Certificada, la carga deberá

realizarse de forma individual (un ítem por destinatario) para que a la hora de

su envío, el sector Expedición pueda consignar el Código de referencia (código

de barras de cada envío postal) y para que al momento de recibir el acuse de

recibo, pueda identificarse con el ítem rápidamente.

Deja disponible para que retire el personal de Intendencia y entregue al sector Expedición.

Confecciona el Remito como se indica en 1.- RECEPCIÓN Y ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN

DESDE DELEGACIÓN, b) GENERACIÓN DE REMITOS. Los remitos que confecciona un sector son

recibidos por Mesa de Entradas General (para los casos de devolución de documentos

correspondientes a otros destinos) o el sector Expedición.

Cuando se trate de documentación a ser entregada por Intendencia, sin pase por el sector

Expedición, deberá especificarse durante la confección del Remito completando el campo

“Enviado Por” con la opción Vía Intendencia. Dicha selección no implica que el destino del

Remito continúe siendo el sector Expedición con la salvedad de que podrán ser fácilmente

identificados y recepcionados por personal de Intendencia.



El personal de Intendencia retira la documentación, entrega al sector Expedición y retiene

aquella cuyo destino sea un organismo externo al que habitualmente realice las entregas en

mano o con un servicio de mensajería.

9.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN RECIBIDA POR SECTOR EXPEDICIÓN Y PERSONAL DE INTENDENCIA Sector Expedición: recibe documentación de un sector que corresponde remitir a una

Delegación, un particular u Organismo externo.

Personal de Intendencia: recibe documentación de un sector para su entrega. Los Remitos a

recibir serán aquellos para los cuales la forma de envío definida sea Vía Intendencia.

Ingresa en la aplicación para iniciar la recepción. (VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y

SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 5.- CONSULTAR UN REMITO, b) RECIBIR REMITO).

10.- CONTROL DE DOCUMENTACIÓN A DISTRIBUIR POR SECTOR EXPEDICIÓN E INTENDENCIA Sector Expedición – Personal de Intendencia: verifica que lo recibido coincida con lo detallado.

Controla a través del tipo de documentación y detalle consignado en el sistema que el mismo

se encuentre dentro del remito confeccionado por el sector.

Todos los ítems recibidos quedarán disponibles para ser incluidos en un Remito con destino

una Delegación, un particular u Organismo externo.

DE LA RECEPCIÓN EN SECTOR EXPEDICIÓN – INTENDENCIA:

Sector Expedición – Personal de Intendencia: recibe un ítem bajo las siguientes tres

situaciones:


corresponda al Destino definido por el Origen.


no corresponda al destino definido por el Origen. En este caso el sector

Expedición – Personal de Intendencia procede a la edición del ítem como se

indica en DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN SECTOR EXPEDICIÓN – INTENDENCIA.


físicamente. En este caso el sector Expedición – Personal de Intendencia



recibe por error, debe proceder a la edición del ítem como se indica en DE LA

EDICIÓN DE UN ÍTEM EN SECTOR EXPEDICIÓN – INTENDENCIA.

En caso de que detecte que un documento recibido no está contenido en un Remito,

solicita al remitente que genere dicho Remito para posibilitar la recepción del mismo a

través de la aplicación.

DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN SECTOR EXPEDICIÓN – INTENDENCIA:

Sector Expedición – Personal de Intendencia: procede a la edición en las siguientes

ocasiones:

1. Cuando recibe un ítem y observa que el destino del mismo está mal consignado

por el sector. Previamente consulta al sector si está de acuerdo con la

modificación.

2. Cuando recibe en el sistema un ítem que figura en el Remito pero no fue

recibido físicamente, por lo tanto, recibió por error. En este caso, cuando edite

el Destino seleccionará al sector que originó el documento y consignará en la

observación que el ítem se recibió en el sistema por error sin recibir el físico

correspondiente, para que el sector lo identifique y comprenda la situación con

mayor facilidad.

3. Cuando verifique la existencia de ítems rechazados por las Delegaciones o

Mesa de Entradas general (ítems que no hayan recibido físicamente).



Selecciona la opción de edición sobre el ítem que corresponda e ingresa el destino

correcto. Automáticamente, el origen pasa a ser el sector Expedición y el ítem queda en

estado Pendiente de envío, disponible para incluir en un Remito con destino una

Delegación, un particular, un Organismo Externo o Mesa de Entradas general para los

casos que el nuevo destino sea un sector del Colegio (para los casos en que un sector

reclame un documento que se encuentre en Expedición - Intendencia y finalmente no

quiera remitirlo).

DEL RECHAZO EN SECTOR EXPEDICIÓN - INTENDENCIA:



Sector Expedición – Personal de Intendencia: rechaza un ítem bajo las siguientes

condiciones:

1. Cuando el ítem figure en el Remito y no se haya recibido físicamente. Consigna

en el campo Observaciones que el mismo no fue recibido.

Estos ítems rechazados por el sector Expedición - Intendencia quedarán disponibles

para que cada sector los incluya en fututos envíos.

Organiza la documentación en estantes por Delegación hasta el momento de la confección del

remito, armado de bolsín y despacho de sobres.

11.- ARMADO DE REMITOS POR SECTOR EXPEDICIÓN - INTENDENCIA Sector Expedición – Personal de Intendencia: genera un remito por destinatario, una vez que

recopila la documentación a remitir a cada destino. (VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y

SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 4.- GENERAR UN REMITO).

Verifica que todos aquellos ítems tildados para incluir en el Remito estén físicamente en cada

bolsín o en un sobre para realizar su despacho.


modificaciones que considere, Anular o Salir.

Envía el Remito y a partir de ese momento cada destinatario ya lo tiene disponible para su

recepción. En caso de que haya confirmado el envío del Remito (Remito en estado Enviado) y

quiera agregar documentación para ese destino, genera un nuevo Remito de las mismas

características (puede utilizar el mismo número de bolsín).

Controla, utilizando el filtro de prioridad, que entre los documentos pendientes de incluir en un

Remito no existan ítems cargados con prioridad alta. De ser así, se comunica con el sector

origen de dicha carga para notificar que este documento no se incluye en el envío del día y

acuerda su inclusión en un futuro despacho o su envío por otro medio.

Para la documentación que el sector Expedición - Intendencia remita nuevamente a un sector

del Colegio ya sea que el documento se recibió en Expedición y finalmente el sector no quiere

que sea remitido, o que el sector Expedición - Intendencia lo haya recibido erróneamente en la



aplicación ya que no se encuentra físicamente, prosigue como se detalla en 10.- CONTROL DE

DOCUMENTACIÓN A DISTRIBUIR POR SECTOR EXPEDICIÓN E INTENDENCIA - DE LA EDICIÓN DE

UN ÍTEM EN SECTOR EXPEDICIÓN - INTENDENCIA.

Entrega la documentación al servicio de correo responsable de la distribución.

La documentación a distribuir por Personal de Intendencia será entregada en mano a quien

corresponda o a través de un servicio de mensajería. Entrega junto a la documentación el

Remito impreso para que sea firmado por el destinatario en conformidad de la recepción.

Con el Remito firmado por el destinatario marca la recepción en el sistema. (VER MANUAL DE

USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 6.- PARTICULARIDADES DE ENVÍOS A

EXTERNOS).

Esto último debe ser realizado en la aplicación dado que el destinatario, en estos casos, no

posee acceso al sistema y, de lo contrario, el ítem permanecería en estado Enviado.

Archiva o entrega al sector remitente.

12.- ENVIOS A PARTICULARES – ORGANISMOS EXTERNOS Sector Expedición: cuando la documentación haya sido remitida con destino distinto a una

Delegación, se darán las siguientes situaciones:

• Documentación remitida por Correo OCA Simple, Correo Andreani Simple, Correo

Argentino Simple: no se recibe en ningún caso aviso de retorno por lo cual, los

documentos automáticamente tomarán estado Recepcionado.

• Documentación remitida por Correo OCA Certificada, Correo Andreani Certificada,

Correo Argentino Certificada, Intendencia, Remis: los documentos permanecen en

estado Enviado hasta tanto se reciba el aviso de retorno o Remito firmado. Cuando

reciba dicho aviso o Remito, se pueden dar las siguientes situaciones:

o Recepcionado: si el aviso de retorno o Remito confirma la recepción, cambia el

ítem a estado recepcionado y coloca en la observación que la documentación

se recibió por Nº xx de aviso de retorno o Remito Nº xx con fecha dd/mm/aaaa.

o Rechazado: si el aviso de retorno o Remito indica que la documentación no fue

recibida por el destinatario por algún motivo, rechaza el ítem e ingresa en la

observación que la documentación no se recibió debido al motivo indicado en

el acuse Nº xx o Remito Nº xx de fecha dd/mm/aaaa. Al rechazarse el ítem, el



sector que lo haya cargado lo tendrá nuevamente disponible para ser incluido

en un nuevo Remito.

13.-RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN DELEGACIONES Delegaciones del Colegio: recibe un bolsín o sobres de distintos proveedores de correo, con la

documentación proveniente de los sectores del Colegio e ingresa en la aplicación para iniciar

la recepción. VER MANUAL DE USUARIO – ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN, 5.-

CONSULTAR UN REMITO, b) RECIBIR REMITO).

Busca el Remito que desea recibir y verifica que lo recibido coincida con lo detallado. Para el

caso de un bolsín, extrae cada documento o sobre del interior del bolsín, controla a través del

tipo de documentación y detalle consignado en el sistema, que el mismo se encuentre dentro

del remito confeccionado por el sector Expedición para ese bolsín.

DE LA RECEPCIÓN EN UNA DELEGACIÓN:

Delegaciones del Colegio: recibe un ítem bajo las siguientes tres situaciones:


corresponda a la Delegación.


no corresponda a la Delegación. En este caso la Delegación recibe para poder

editarlo como se indica en DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN UNA DELEGACIÓN y

luego poder incluirlo en un Remito.


físicamente. En este caso el sector recibe por error, debe proceder como se

indica en DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN UNA DELEGACIÓN.

Si detecta que un documento recibido no está contenido en un Remito, solicita al

remitente que genere dicho Remito para posibilitar la recepción del mismo a través de

la aplicación.

DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN UNA DELEGACIÓN:

Delegaciones del Colegio: edita un ítem bajo las siguientes condiciones:

1. Cuando el ítem figure en el Remito, se encuentre entre lo recibido físicamente,

no corresponda a la Delegación y se haya recibido por error. Consigna en la



observación que el ítem se recibió por error ya que no corresponde a la

Delegación.

2. Cuando el ítem figure en el Remito, no se encuentre entre lo recibido

físicamente y se haya recibido por error. Consigna en la observación que el

ítem se recibió por error sin recibir el físico correspondiente, para que el sector

Mesa de Entradas general comprenda la situación con mayor facilidad y

comunique al sector Expedición para que revise el caso.



Selecciona la opción de edición sobre el ítem que corresponda, modifica el campo

Destino por otra Delegación, un sector del Colegio u Organismos externos, en caso de

que conozca el destino de aquella documentación o por Mesa de Entradas general, en

caso de que desconozca a quien corresponda. Automáticamente, el origen pasa a ser

la Delegación en la cual opera y el ítem queda en estado Pendiente de envío,

disponible para incluir en un Remito con destino Mesa de Entradas general.

DEL RECHAZO EN UNA DELEGACIÓN:

Delegaciones del Colegio: rechaza un ítem en el siguiente caso:

1. Cuando el ítem figure en el Remito y no se encuentre entre los documentos

recibidos, rechaza y consigna en el campo Observaciones que el mismo no fue

recibido en la Delegación.

Estos ítems rechazados quedarán disponibles para que el sector Expedición los

visualice y reenvíe según corresponda.

14.- DEVOLUCIONES A MESA DE ENTRADAS Y REENVIOS Mesa de Entradas general: recibe la documentación que haya sido rechazada por los sectores

y aquella recibida por error que es devuelta para que se entregue a quien corresponda.

Ingresa en la aplicación con su usuario y contraseña y procede según lo definido en 5.-

RECEPCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN, DE LA EDICIÓN DE UN ÍTEM EN MESA DE

ENTRADAS.



Los ítems editados toman el estado Pendiente de envío y podrán incluirse en futuros envíos.

Cuando un Remito confeccionado por un sector contenga ítems no remitidos físicamente por

un sector hacia Mesa de Entradas, esta última rechazará el ítem y completará la observación

indicando que la documentación no fue recibida para su re direccionamiento. Este ítem

rechazado quedará disponible para que el sector lo incluya en un fututo Remito.

Cuando un sector rechace un documento e indique remitir a una Delegación, cuando Mesa de

Entradas desconozca el destino correcto de la misma, o para los casos en que una Delegación

envía a Mesa de Entradas con destino otra Delegación, el destino del Remito será el sector

Expediciones.

15.- CONTROL DE RECHAZOS DIARIOS EN MESA DE ENTRADAS Y SECTOR EXPEDICIONES Mesa de Entradas general/Sector Expediciones: al final de cada día, ingresa a la aplicación y

revisa a través de la Consulta ítem, filtrando por estado Rechazado. Asimismo, podrán entrar a

consultar todos los ítems independientemente del estado, origen y destino.

Verifica aquello que las Delegaciones o sectores hayan rechazado y el motivo de cada uno de

ellos para asegurarse de que no queden documentos pendientes y diferencias entre el envío y

la recepción. Si al final del día no recibe la documentación rechazada por un sector realiza el

reclamo de la misma.

procedimiento entrada y salida de documentaciÓn · asimismo se contempla el registro de documentos...

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