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MANUAL LOGÍSTICA

CIRCUITO DE ANTICIPO DE CLIENTES

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INDICE 1. Pedido de ventas....................................................................................................................................... 3 2. Anticipo ....................................................................................................................................................... 8 3. Facturación del anticipo........................................................................................................................ 12 4. Entrega y salida de pedido de ventas................................................................................................ 13 5. Facturación pedido de ventas ............................................................................................................. 19

SSAAPP 1. Pedido de ventas Para realizar el circuito de anticipo, realizaremos el pedido de ventas, que se realizará de la misma manera que hemos visto en el Manual de Pedidos de ventas, con la única diferencia que tenemos que introducir el anticipo. En primer lugar vamos a ver el camino que tenemos que seguir para realizar un pedido de ventas por el menú de usuario: Logística→ Circuito general →Circuito de Ventas →Pedido →Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística→ Comercial →Ventas →Pedido →Crear. También podemos entrar con el código de transacción VA01. 1. En la pantalla de “Crear pedido de cliente: Acceso”, es necesario rellenar

todos los campos obligatorios para su tratamiento.

(?) Campo que es obligatorio

rellenar. En la parte superior de la pantalla tenemos un icono Crear con referencia que nos permiten crear un pedido de

cliente referenciado a:

- un pedido - un pedido abierto - una factura • Clase de pedido: clasificación que distingue distintas clases de documentos

de ventas.

La clase de documento de ventas determina la secuencia de las imágenes que se deben visualizar. Un contrato marco tiene una imagen de acceso distinta que la de un pedido estándar. En un contrato marco el sistema requiere la entrada de determinados datos, como por ejemplo, la cantidad prevista y las indicaciones de las fechas que definen el periodo de validez del contrato. Nos posicionamos en este campo, pinchamos el cuadro , y de la lista que aparece seleccionamos el tipo de pedido.


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SSAAPP Indicar el Área de ventas a la que pertenece el pedido, opcionalmente se puede indicar después de introducir los datos en las posiciones: • Organización ventas: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para

seleccionar una organización de ventas de la lista. • Canal distribución: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para

seleccionar un canal de distribución de la lista. • Sector: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar un

sector de la lista. • Oficina de ventas: Esta se puede modificar en la cabecera del documento de

ventas.

Pulse enter o haga clic en el icono 2. En la pantalla de “Crear pedido estándar: Resumen”, tenemos los siguientes

campos para su tratamiento.

(x) Los campos en gris no se pueden modificar. • Solicitante: Cliente que ha

pedido la mercancía o la prestación de servicios. El

Si no se acuerda de código del Solicitante, pulsando la tecla de función F4 (o pulsando sobre ), puede realizarse una búsqueda a través de alguno de los “Id matchcodes”.

Una manera sencilla de buscar el código de los clientes es a través del Id matchcodes “Deudores general”, pulsar dos clics sobre el campo y el sistema mostrará su correspondiente pantalla. Rellenamos el campo en el que tengamos alguna información.



SSAAPP Una vez rellenado el campo, se selecciona el cliente deseado y pulsar INTRO √ o pulsamos doble clic sobre el cliente.

• Fecha pedido de compras: Fecha impresa en el pedido de compras. Esta

fecha puede ser, p. ej., la fecha en la cual el cliente ha creado su pedido de compras. Introduzca la fecha del pedido de compras

• (?)Cond pago: Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago

Pulsando la tecla de función F4 (o pulsando sobre ) aparece la lista de las definidas en el sistema. Es obligatorio introducir una condición de pago por normativa.

• Material: Código de los artículos solicitados.

Pulsando la tecla de función F4 (o pulsando sobre ), puede realizarse una búsqueda a través de alguno de los “Id matchcodes”.

Podemos cambiar los campos de búsqueda que aparecen, pinchando en otra pestaña Una manera sencilla de buscar el código de los materiales es a través del Id matchcode “MATERIAL POR DENOMINACION”, pulsamos dos clics sobre el campo y el sistema mostrará su correspondiente pantalla donde deberemos rellenar el campo “Texto breve material” o bien podemos rellenar el campo “Material”, con el código del mismo. En el caso de que no recordáramos del nombre del material o del código del mismo, podemos valernos del juego de los asteriscos, que consiste en lo siguiente: por ejemplo nos hemos olvidado del código del material, pero nos acordamos de cómo empieza o como acaba, en tal caso pondríamos la parte que nos acordáramos y el resto se sustituye por un asterisco (*), es como si



SSAAPP fuera un comodín, de tal forma el sistema te busca todos aquellos materiales cuyo código empiece o acabe tal como le has definido. Actuaríamos del mismo modo si no nos acordáramos del nombre. Una vez rellenado el campo, se selecciona el cliente deseado y pulsar INTRO √ o pulsamos doble clic sobre el material.

• Cantidad de pedido: Cantidad de pedido de cada uno de los artículos

solicitados.

Nos ponemos en este campo e introducimos la cantidad de pedido. • Precio: introducimos el precio de venta del material. Pulse enter. El sistema solicita que se le indiquen las funciones de los interlocutores comerciales.

Rellene los campos obligatorios. Si no recuerda los códigos pinche el cuadro para obtener más información. Una vez introducidos los datos pulse enter. Si necesitamos incluir más interlocutores por que se haya realizado una venta en común, iremos al menú: Pasar a → Cabecera → Interlocutor.

Tenemos que indicar en el pedido que tiene un anticipo. Para ello una vez completadas las condiciones de precio en cada posición seleccionaremos Pasar a / Cabecera / Condiciones



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Vamos al último campo y añadimos la condición AZWR Anticipo/Compensac En el campo importe introducimos el montante del anticipo sin IVA, EN SIGNO NEGATIVO en el caso de que el pedido tenga varias posiciones dividirá el importe en función del precio de cada una de ellas.

Para terminar pinchamos el icono para volver a la pantalla anterior. 3. Rellenados los campos, pulsar “GRABAR” o seguir el acceso vía menús

“DOC.VENTA → GRABAR¨. Si aparece el mensaje de “El documento aún está incompleto”, se debe pulsar “TRATAR DATOS”. Tras esta acción, el sistema visualizará la pantalla “protocolo de documentos incompletos”. Marcar los datos incompletos y pulsar “TRATAR DATOS”. Una vez cumplimentados cada uno de los puntos incompletos que aparecen en la lista, se puede grabar el pedido. Saldrá el mensaje de documento completo.

4. Nos aparecerá un mensaje indicando que el pedido ha sido grabado y un

número de pedido.



SSAAPP 2. Anticipo A continuación introducimos el anticipo en el sistema. Para ello vamos al menú de usuario: Logística→ Circuito general →Circuito de Ventas →Pedido →Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística→ Comercial →Ventas →Pedido →Crear. También podemos entrar con el código de transacción VA01. 1. En la pantalla de “Crear pedido de cliente: Acceso”, es necesario rellenar

todos los campos obligatorios para su tratamiento.

(?) Campo que es obligatorio

rellenar. • Clase de

pedido: clasificación

que distingue distintas clases

tos ventas.

de documende

a clase de doc

Lumento de ventas determina la secuencia de las imágenes que se deben

visualizar. Un contrato marco tiene una imagen de acceso distinta que la de un pedido estándar. En un contrato marco el sistema requiere la entrada de determinados datos, como por ejemplo, la cantidad prevista y las indicaciones de las fechas que definen el periodo de validez del contrato. Nos posicionamos en este campo, pinchamos el cuadro , y de la lista que aparece seleccionamos el tipo de pedido:

ZFA Sol anticipo Indicar el Área de ventas a la que pertenece el pedido: • Organización ventas: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para

seleccionar una organización de ventas de la lista. • Canal distribución: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para

seleccionar un canal de distribución de la lista.



SSAAPP • Sector: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar un

sector de la lista. • Oficina de ventas: Esta se puede modificar en la cabecera del documento de

ventas.

Pulse enter o haga clic en el icono El sistema le solicita que le indique el pedido al que está referenciado este anticipo.

En el campo pedido introducimos el número del pedido de ventas que hemos creado antes con la condición del anticipo. Una vez introducido el número del pedido pinchamos el icono 2. En la pantalla de “Crear pedido estándar: Resumen”, tenemos los siguientes

campos para su tratamiento.



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(x) Los campos en gris no se pueden modificar.

En la pantalla le aparecen los datos del anticipo que indicó en el pedido de ventas anterior. Pinche el icono grabar. El sistema le indicará que faltan datos

Pinchamos el icono



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Hacemos clic en el dato que falta para marcarlo y pinchamos el icono

El dato que faltaba por tratar es el motivo de pedido. Nos situamos en este campo y seleccionamos el motivo de pedido

ANT Anticipo

Una vez introducido pinchamos el icono para volver a la pantalla anterior

donde pinchamos el icono grabar A pie de pantalla le indica que el anticipo se ha grabado.



SSAAPP 3. Facturación del anticipo Para facturar el anticipo, vamos al menú de usuario: Logística → Circuito general →Circuito de Ventas →Facturación → Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística → Comercial → Facturación→Factura → Crear. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VF01 1. Pantalla “Crear factura”

A. Datos por defecto • Fecha factura: Fecha en la que se efectúa la facturación y se contabiliza en

contabilidad. Introducimos la fecha de la factura. B. Documentos a procesar • Documento: Clave numérica que identifica la entrega a facturar. Introducimos

el nº de la entrega.

Pinchamos el icono Ejecutar



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Seleccionamos el icono para grabar la factura Aparecerá un mensaje al pie de la pantalla indicando que la factura se ha grabado. 4. Entrega y salida de pedido de ventas El siguiente paso es realizar la entrega y la salida de la mercancía. Para realizar la entrega vamos al menú de usuario: Logística→ Circuito general →Circuito de Ventas →Entrega →Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística → Comercial →Expedición y transporte→Entrega de salida→Crear→Documento individual→con referencia a orden del clte. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VL01N



SSAAPP 1. Pantalla “Crear suministro”

(?) Campo que es obligatorio rellenar. • Puesto de expedición: Lugar en el que se tratan las entregas. Una vez en este campo pinchamos , nos aparece la lista de los puestos de expedición que podemos seleccionar.

A. Datos de pedido • Pedido: Número del pedido de cliente que desea utilizar como base para la

entrega. Introducimos el nº del pedido.



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Si no lo recordamos pinchamos , nos saldrá un cuadro de diálogo (podemos introducir, por ejemplo la organización de ventas para filtrar los datos que aparecerán en la lista), pulsamos enter para pasarlo, de la lista que nos aparece, seleccionamos un pedido. Podemos cambiar los campos de

ulse enter para pasar a la pantalla “entrega crear: resumen”.

. Pantalla “Entrega Crear: Resumen”

búsqueda que aparecen, pinchando en una pestaña diferente de búsqueda.

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al mcía realS : En este campo deberá introducirse la fecha en la que se quiere contabilizar la salida del almacén. En caso de no indicarse nada, el sistema tomará la fecha del día. Antes de grabar la entrega tenemos que asignarle al material su número de serie. Esto lo realizaremos únicamente en el caso de que hubiésemos realizado un pedido de máquinas, o de algún material de hostelería o repuestos que tengan



SSAAPP asignación de nº de serie. Para ello seleccionamos la posición haciendo un clic en el cuadro en gris de su izquierda y vamos al menú: Detalles → Número de serie.

En este cuadro de diálogo introducimos el número de serie de la máquina. Si no lo sabemos, podemos localizarlo si pinchamos el icono.

Una vez seleccionado el número de serie pulsamos enter y el sistema nos devuelve a la pantalla entrega crear. Una vez introducidos los datos, podemos grabar la entrega haciendo clic en el

icono Este proceso sólo generaría sólo la entrega. Para contabilizar la salida de mercancías pinchamos el icono . La salida de mercancías se puede contabilizar en la entrega o posteriormente. En el caso de que no se realizase en la entrega la podemos generar de la siguiente manera. Para crear una salida de mercancías seguimos la siguiente ruta en el menú de usuario: Logística→ Circuito general →Circuito de Ventas →Salida mercancía →Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística → Comercial →Expedición y transporte→Entrega de salida→Modificar→Documento individual. A esta pantalla también podemos acceder a través del código de transacción: VL02N 1. Pantalla “Modificar entrega”.

• Entrega: Número

que identifica unívocamente la entrega.

Hacemos clic en , aparece un cuadro de



SSAAPP diálogo, pulsamos enter para pasarlo. Ahora vemos una lista de entregas de la que seleccionamos una, pinchando dos veces sobre ella.

En el caso de que el número de serie no se haya indicado en la entrega tendrá que indicarse aquí. Ahora el sistema ha vuelto a la primera pantalla donde en el campo de entrega aparece el número de la entrega que hemos seleccionado. Solo queda por tanto contabilizar la salida de la mercancía pinchando el icono Aparecerá un mensaje a pie de pantalla indicando que se ha contabilizado. Salida de mercancías colectiva En el caso de que en vez de realizar una salida de mercancías unitaria quiera hacer la salida de un grupo de máquinas el procedimiento sería a través del menú de usuario: Logística→ Circuito general →Circuito de Ventas →Entrega →Pool de entregas. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística →Comercial →Expedición y transporte→Entrega de salida→Crear→Tratamiento colectivo de documentos pronto a envío→Pedidos de cliente También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VL10A 1. Pantalla “Pedido de cliente,visual.rápida”



SSAAPP • Puesto de expedición: Lugar en el que se tratan las entregas. Pinchamos en

, de la lista seleccionamos un puesto de expedición. Una vez seleccionado el puesto de expedición, pinchamos el icono

2. Pantalla “Operaciones pronto envío: pedidos de cliente, visual. rápida”

Marcamos el pedido del que vamos a crear la entrega:

Una vez marcado el pedido, pinchamos el icono y el sistema nos mostrará la pantalla de creación de la entrega:

• Entrega: Número que identifica unívocamente la entrega.



SSAAPP Si pincha el cuadro , el sistema le indica los rangos entre los que debe estar el número. El número de la entrega lo asigna automáticamente el sistema. Antes de grabar la entrega tenemos que asignarle al material su número de serie. Esto lo realizaremos únicamente en el caso de que hubiésemos realizado un pedido de máquinas, o de algún material de hostelería o repuestos que tengan asignación de nº de serie. Para ello seleccionamos la posición haciendo un clic en el cuadro en gris de su izquierda y vamos al menú: Detalles → Número de serie.

En este cuadro de diálogo introducimos el número de serie de la máquina. Si no lo sabemos, podemos localizarlo si pinchamos el icono. Una vez seleccionado el número

de serie pulsamos enter y el sistema nos devuelve a la pantalla entrega crear. Una vez introducidos los datos, podemos grabar la entrega haciendo clic en el

icono Este p cero so sólo generaría sólo la entrega. Para contabilizar la salida de mercancías pinchamos el icono . 5. Facturación pedido de ventas

ara facturar el pedido de ventas que contiene la condición de anticipo, vamos al Pmenú de usuario: Logística → Circuito general →Circuito de Ventas →Facturación → Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística → Comercial → Facturación→Factura → Crear. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VF01



SSAAPP 1. Pantalla “Crear factura”



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dicamos la fecha de la factura y en el campo documento introducimos el

. Pantalla “Tratar pool de facturación”

sta pantalla actúa como

or ejemplo introduciendo

ambién podemos introducir el código del solicitante (cliente) y nos mo

Innúmero de la entrega del pedido de ventas que contiene la condición del anticipo.

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Eun match-code. Introduciéndole una serie de datos elabora una lista que contenga dichos datos. Plos datos de organización, el sistema nos seleccionará los documentos creados para esa organización. Tstrará todas las facturas

pendientes para ese solicitante.

SSAAPP Volvemos a la pantalla “Tratar pool de facturación”.

o pulse la tecla F8)Una vez introducidos los datos, haga clic en el icono ( 3.Pantalla “Tratar pool de facturación”

n esta pantalla aparecen todas las facturas seleccionadas. Para desmarcarlas

Epinchamos en la parte superior izquierda de la pantalla . Una vez hemos marcado la factura o facturas, cuando esté marcada, pinchamos en el icono Simulación : 4.Pantalla “Factura Simular: Resumen posiciones de factura”



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En esta pantalla vemos los datos de la factura. Podemos consultar los interlocutores involucrados en la venta, para ello vamos al menú Pasar a →cabecera →interlocutor cabec. También podemos modificar los precios en caso de que fuera necesario pinchando el icono Condiciones .

Volvemos hacia atrás pinchando el icono y regresaremos a la pantalla inicial de Crear factura:



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Pinchamos el icono Ejecutar



SSAAPP La factura tomará el anticipo del pedido y NO será necesario introducirlo manualmente

Pinchamos el icono grabar . A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que el documento se ha grabado y su número.



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