PRESENTACION OFERTAS POR WEB

INSTRUCTIVO PROVEEDORES

OBJETIVO

Capacitar a los proveedores del comercio sobre el nuevo sistema de cotización web con el fin de que usen únicamente este medio para presentar sus ofertas.

MENSAJE

El sistema de cotización web es el único medio que deben utilizar los proveedores para realizar sus oferta, ya que éste garantiza transparencia, seguridad y confiabilidad en el proceso de compras.

OFERTAS POR WEB

Es el nuevo Sistema que utilizarán los proveedores de Bienes, Obras y Servicios de Riopaila Castilla S.A para presentar sus ofertas o cotizaciones.

Con este nuevo sistema los proveedores tendrán acceso a las peticiones de oferta a través de la web. Solo se tendrán en cuenta las cotizaciones diligenciadas por este medio.

BENEFICIOS DEL SISTEMATransparencia en el proceso de cotización

para compras de Bienes y Servicios, asegurando confidencialidad en los precios y condiciones, hasta el momento del cargue automático a SAP.

Asegurar el correcto, completo y oportuno diligenciamiento de las Ofertas de los Proveedores.

Método de fácil uso que evita la intervención humana y garantiza cero errores en el cargue de las ofertas a SAP

PRESENTACIÓN OFERTAS POR WEB1.ENVIO

PETICIONES DE OFERTA

2.ACCESO A LA WEB

DE RIOPAILA CASTILLA

3. DESCARGUE PETOF Y ANEXOS

4. PRESENTACIÓN OFERTAS

5.URNA VIRTUAL

6. REGISTRO

EN SAP

ENVIO PETICIONES DE OFERTA

Cada hora el sistema enviará automáticamente las peticiones de oferta con los anexos electrónicos a la web y al e-mail registrado en compras. Solo se debe responder la oferta por la web.

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ACCESO A LA WEBSe puede acceder a la urna directamente mediante el link http://www.riopaila.com/index.php?option=com_content&view=article&id=87&Itemid=97 ó realizando los siguiente pasos:

1. Ingrese a la página www.riopailacastilla.com

2. De click en Proveedores

3. Ingrese a Proveedores de Comercio

4. De click en Sistema de Cotización

ACCESO A LA WEB5. Para ingresar, digite su nombre de usuario y contraseña, que le será enviada a su e-mail. los cuales serán inicialmente su número de Nit, sin el dígito de verificación.

No olvide dar click en la cuadricula de aceptación de términos y condiciones.

6. Por su seguridad, realice el cambio de su contraseña e ingrese de nuevo al sistema. La contraseña debe ser alfanumérica, debe tener mínimo 6 dígitos, entrega mayúsculas, números y minúsculas.

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1. DESCARGUE PETICION DE OFERTA Y ANEXOSAntes de comenzar a diligenciar su oferta, revise las especificaciones y condiciones de la Petición de oferta, incluyendo los anexos tales como planos, fichas técnicas, etc, necesarios para su correcta cotización.

1. Click en Descargar 2. De click en los archivos adjuntos

para visualizarlos o guardarlos sin modificar su nombre.

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PRESENTACION OFERTAS1-Para descargar

Peticiones de oferta y archivos

adjuntos

3- Para diligenciar

ofertas en línea

4- Para registrar ofertas desde

Excel

2- Para adjuntar archivos

RECOMENDACIONES IMPORTANTES Antes de diligenciar sus ofertas, verifique si estas contienen

archivos adjuntos, porque son información que debe tener en cuenta en su cotización.

Si requiere adjuntar a su oferta algún archivo relevante, debe cargarlo antes de guardar y enviar la oferta.

Es obligatorio diligenciar la fecha de vigencia de precios, la moneda en que se cotiza, las condiciones de pago y el nombre de quien cotiza.

Si no desea o no puede participar, diligencie la oferta dejando los campos de precio y tiempo de entrega en blanco e indicando en las notas del proveedor las razones por las que no presenta oferta

2. PRESENTACION ARCHIVOS ADJUNTOSSi requiere presentar anexos para complementar su propuesta, éstos deben ser cargados antes de registrarla, porque luego no podrá adjuntarlos, dado que su oferta queda concluída.

1. Click en cargar

2. Click en examinar

3. Seleccione el archivo en su computador

4. Click en abrir

5. Click en subir

VOLVER6. Verifique este

mensaje

3. PRESENTACIÓN OFERTAS

A través de la web es posible hacer cotizaciones en línea o en Excel.

Presentación Ofertas

3. En línea

4. Desde Excel

3. COTIZACIONES EN LÍNEA

1. Click en Diligenciar

2. Tenga en cuenta Información importante

Fecha límite para participar en esta oferta (Ver urna virtual).

3. Diligencie la información Obligatoria encerrada en los

recuadros4. Ingrese el precio y la fecha

de entrega

Nota: Solo debe diligenciar el precio y el tiempo de entrega frente a cada marca. Si el bien o servicio no la tiene debe indicar el precio en la descripción. Adicionalmente, si no cuenta con lo solicitado en la petición debe dejar el espacio en blanco e indicar las alternativas en las observaciones del proveedor.

5. Agregue las observaciones del proveedor (Si lo requiere o si no cuenta con lo solicitado.)

6. Click en volver, guardar o en guardar y enviar.

Se devuelve al menú principal sin guardar los datos

Guarda pero no envía la oferta

Guarda y envía la oferta

4. COTIZACIONES DESDE EXCEL

1. Diligencie el formato descargado en Excel, teniendo en cuenta las

recomendaciones dadas para cotizar en línea. Guardar sin modificar el nombre

original

2. Ingrese a Cargar y adjunte el formato

diligenciado

Nota: Asegúrese de que el número de la petof a cargar sea igual al # de

documento

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ERRORES FRECUENTES EN EL DILIGENCIAMIENTO

Si ha cometido un error en el diligenciamiento de la oferta, el sistema le informará antes de guardar la información.

URNA VIRTUAL

Las Ofertas de los Proveedores se almacenan en la urna hasta su vencimiento, sin

que a éstas tengan acceso

personas diferentes al Proveedor

Solo se pueden

registrar las ofertas antes

del cierre.

PETICIONES CON FECHA DE CIERRE

REGISTRO EN SAP

Cada media hora serán cargadas las ofertas al sistema, por tal motivo es importante la agilidad en su respuesta para que su oferta sea tenida en cuenta a la hora de la compra.Los proveedores que no respondieron recibirán un mensaje lamentando que no haya usado la oportunidad brindada.

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Utilizamos la tecnología para garantizarles la transparencia y seguridad en el proceso de compra, asegurando confidencialidad en los precios, hasta el momento del cierre de la invitación a cotizar.