manual ushay - ofertas - consultoría lista corta - proveedores
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MANUAL DE USUARIO
1
Contenido
1. Presentación .............................................................................................................. 2
2. Descripción del proceso............................................................................................ 2
2.1. Crear Oferta ........................................................................................................ 3
2.2 Formulario de la Oferta ....................................................................................... 9
2.1.1. Situación Financiera ................................................................................. 10
2.1.2. Oferta Económica ..................................................................................... 12
2.1.3. Plan de Trabajo: Enfoque, Alcance Y Metodología ................................. 16
2.1.4. Experiencia del Oferente .......................................................................... 22
2.1.5. Equipos e Instrumentos Disponibles ........................................................ 25
2.2 Compromiso de Participacion ........................................................................... 30
2.1.6. Personal Técnico ....................................................................................... 30
2.2. Generar Oferta .................................................................................................. 36
2.3. Anexos .............................................................................................................. 39
2.3.1. Archivos ............................................................................................................ 39
3. Utilitarios del Aplicativo ........................................................................................ 41
3.1. Inicio ................................................................................................................. 41
3.2. Ayuda ................................................................................................................ 42
3.3. Listado de Oferente ........................................................................................... 42
3.4. Lista de Ofertas ................................................................................................. 42
3.5. Resumen del Pliego .......................................................................................... 43
3.6. Vista previa de la oferta .................................................................................... 43
3.7. Vista previa del cronograma ............................................................................. 43
3.8. Vista previa del pliego ...................................................................................... 44
3.9. Archivos anexos ................................................................................................ 44
3.10. Guardar Oferta .................................................................................................. 44
3.11. Subir Oferta ....................................................................................................... 45
4. Subida de la oferta USHAY al SOCE ..................................................................... 46
2
1. Presentación
El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer la funcionalidad
del aplicativo “Modulo Facilitador USHAY” para la elaboración de ofertas.
2. Descripción del proceso
Una vez que el oferente ha ingresado los “Datos del Oferente” en el módulo de
ofertas del aplicativo USHAY, podrá iniciar con la elaboración de su(s) oferta(s) para
el(los) procedimiento(s) en los que esté interesado, para ello deberá ingresar a la
sección “Ofertas” que se encuentra en la pantalla de inicio del aplicativo USHAY
(Módulo Facilitador de Contratación). Imagen 2.1
Imagen 2.1
3
2.1. Crear Oferta
Ingrese a la sección “Ofertas” del módulo USHAY donde encontrará la siguiente
pantalla. Imagen 2.2
Imagen 2.2
El módulo presenta la información general registrada previamente por oferente,
junto con las siguientes opciones:
Nueva oferta:
Permite crear y adjuntar el(los) archivo(s) del pliego que será ofertado
Ofertas: Permite visualizar las ofertas creadas
Editar: Permite editar los “Datos del Oferente”
Eliminar: Permite eliminar el oferente creado
Para crear por primera vez una oferta, debe dar clic en el botón “Nueva Oferta”, a
continuación el aplicativo solicita la siguiente información: Imagen 2.3
4
Imagen 2.3
Forma de Ofertar: Corresponde a la modalidad en la que los oferentes
participan en el procedimiento de contratación como persona natural,
persona jurídica o compromiso de asociación o consorcio. Este campo no es
editable, captura la información registrada en “Datos del Oferente”.
Descripción: Permite el ingreso del “nombre” con el que el oferente
identifica la oferta.
Pliego: Permite cargar el o los archivos que contienen el pliego del
procedimiento, previamente descargados del Sistema Oficial de Contratación
del Estado -SOCE
Para cargar el pliego, debe dar clic en el botón “Examinar” de esta sección. Imagen
2.4
5
Imagen 2.4
Una vez seleccionado el archivo que contiene el pliego del procedimiento, debe dar
clic en el botón “Subir Archivo”, para iniciar la carga del pliego. Imagen 2.5
Imagen 2.5
6
Si el pliego del procedimiento consta de dos o más partes se deberán cargar todos los
archivos que lo conformen. A continuación podrá ver los archivos cargados. Imagen
2.6
Imagen 2.6
Finalizada la carga del (los) archivo(s) que contiene el pliego del procedimiento, de
clic en el botón “Consolidar” para completar la carga del pliego en el aplicativo.
Imagen 2.7
Imagen 2.7
7
A continuación, de clic en el botón “Regresar” para vizualizar la oferta creada.
Imagen 2.8
Imagen 2.8
El Módulo Facilitador de Contratación USHAY, presenta los datos generales de la
oferta. Imagen 2.9
Imagen 2.9
8
Así mismo, el USHAY presenta las siguientes opciones:
Editar Permite ingresar al módulo de edición de la oferta
Eliminar Permite eliminar la oferta creada
En consecuencia, para iniciar con la edición de la oferta, de clic en el botón
“Editar”, y el aplicativo presentará la pantalla correspondiente a los “Datos del
Procedimiento”. Imagen 2.10
Imagen 2.10
Se debe destacar que los datos presentados en esta sección no son editables,
constituyen información general del procedimieto de contratación sobre el cual se
desea ofertar.
9
2.2 Formulario de la Oferta
Para ingresar a esta sección deberá dar clic en el botón “Formulario de Oferta”.
Imagen 2.11
Imagen 2.11
El aplicativo solicita la siguiente información: Imagen 2.12
10
Imagen 2.12
2.1.1. Situación Financiera
En esta sección se debe registrar la información financiera del oferente, junto con
los documentos de respaldo. Imagen 2.13
Imagen 2.13
El aplicativo presenta las siguientes opciones:
Ayuda Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo
Editar Permite ingresar la información financiera del oferente
11
Hacer click en el botón “Editar” y a continuación ingresar la información solicitada y
los documentos adjuntos que evidencien el cumpliento del requisito. La situación
financiera del oferente se demostrará con la presentación del formulario de
declaración de impuesto a la renta del ejercicio fiscal inmediato anterior que fue
entregada al Servicio de Rentas Internas SRI y/o con la información requerida por la
entidad contratante. Imagen 2.14
Imagen 2.14
Para enlazar el archivo adjunto correspondiente es necesario, en primera instancia,
cargar el archivo en la sección “Anexos” (ver sección “Anexos” del presente
manual). Imagen 2.15
Imagen 2.15
12
Finalizado el registro de información de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.16
Imagen 2.16
Para registrar la información financiera de todos los indicadores requeridos por la
entidad contratante, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección.
Imagen 2.17
Imagen 2.17
2.1.2. Oferta Económica
En esta sección se debe registrar los costos directos e indirectos de la oferta. Imagen
2.18
13
Imagen 2.18
El aplicativo presenta las siguientes opciones:
Ayuda Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo
Editar Permite ingresar la información financiera del oferente
Eliminar
Permite eliminar el costo directo o indirecto creado por el oferente
Hacer clic en el botón “Editar” y a continuación ingresar la información solicitada.
Imagen 2.19
14
Imagen 2.19
Finalizado el registro de información de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.20
Imagen 2.20
Para registrar la información de todos los costos directos e indirectos requeridos por
la entidad contratante, debe repetir el procedimiento ilustrado en esta sección.
Si el oferente tiene costos que no están determinados en este formulario, deberá dar
clic en el botón “Agregar”. Imagen 2.21
15
Imagen 2.21
A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde ingresará el tipo de costo en la
oferta económica, el nombre del rubro y el valor. Finalizado el registro de
información de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.22
Imagen 2.22
16
El nuevo costo se verá reflejado en la lista de costos directos e indirectos del
formulario y se sumará al valor total. Imagen 2.23
Imagen 2.23
2.1.3. Plan de Trabajo: Enfoque, Alcance Y Metodología
Esta etapa está formada por las siguientes secciones: Imagen 2.24
a. Desarrollo de actividades, acciones y productos
b. Enfoque, alcance y metodología de trabajo
c. Organigrama funcional del servicio propuesto
d. Programa o programas de actividades, asignación de profesionales y tiempos.
17
Imagen 2.24
18
A) DESARROLLO DE ACTIVIDADES, ACCIONES, PRODUCTOS
Imagen 2.25
En el campo actividades describirá todas las acciones que realizará para cumplir
con lo solicitado por la entidad contratante. Imagen 2.26
Imagen 2.26
Para ingresar los productos que la entidad solicitó en los pliegos el oferente
deberá dar clic en el botón “Agregar”. Imagen 2.27
19
Imagen 2.27
A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde ingresará la descripción y la
fecha de entrega del producto. Imagen 2.28
Imagen 2.28
Finalizado el registro de información de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.29
Imagen 2.29
20
Para ingresar todos los productos que formarán parte de la oferta, debe repetir el
procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.30
Imagen 2.30
B) ENFOQUE, ALCANCE Y METODOLOGÍA DEL TRABAJO
Tal como se ve en la siguiente pantalla, el oferente deberá detallar el enfoque, el
alcance y la metodología de trabajo que utilizará para cumplir con lo solicitado en
los pliegos del proceso de contratación. Imagen 2.31
Imagen 2.31
21
C) ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL SERVICIO PROPUESTO
En esta sección el oferente deberá enlazar un archivo que contenga el Organigrama
del Servicio Propuesto y que será previamente cargado en la sección “Anexos”. (ver
sección “Anexos” del presente manual). Imagen 2.32
C
Imagen 2.32
D) PROGRAMA O PROGRAMAS DE ACTIVIDADES, ASIGNACIÓN DE
PROFESIONALES Y TIEMPOS
En esta sección se agregarán los siguientes campos:
- Número
- Nombre de la Actividad
- Personal Asignado
- Duración
- Fecha de Inicio
- Fecha de Finalización
- Para ingresar esta información deberá dar clic en el botón “Agregar”. Imagen
2.33
Imagen 2.33
22
A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde irá definiendo cada uno de los
campos solicitados. Finalizado el registro de información de clic en el botón
“Guardar”. Imagen 2.34
Imagen 2.34
Para ingresar todas las actividades y la asignación de profesionales y tiempos que
formarán parte de la oferta, debe repetir el procedimiento ilustrado en esta sección.
2.1.4. Experiencia del Oferente
En esta sección ingrese la información relacionada con la experiencia general y
específica, para ello de clic en el botón “Agregar”. Imagen 2.35
Imagen 2.35
23
En Experiencia del Oferente se deberá registrar la siguiente información:
Tipo: General o Específica.
Imagen 2.36
Contratante
Objeto del Contrato
Valor del Contrato
Fecha de recepción
Archivos: Documentos que permitirán verificar la experiencia ingresada por el
oferente, estos deberán ser cargados previamente en la sección de Anexos.
Imagen 2.37
Imagen 2.37
24
Ingresada la información correspondiente a la Experiencia del Oferente de clic en
“Guardar”. Imagen 2.38
Imagen 2.38
Se visualizará la información registrada. Imagen 2.39
Imagen 2.39
Si se requiere editar o eliminar la información de la experiencia ingresada se lo
puede realizar a través de las opciones ubicadas en la parte lateral derecha. Imagen
2.40
25
Imagen 2.40
2.1.5. Equipos e Instrumentos Disponibles
En esta sección ingrese la información relacionada con los equipos e instrumentos
con los que cuenta el oferente. Se debe tomar en cuenta que este formulario será
llenado sólo si la entidad contratante lo solicitó, para ello de clic en el botón
“Agregar”. Imagen 2.41
Imagen 2.41
26
A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde irá definiendo cada uno de
los campos solicitados. Imagen 2.42
Imagen 2.42
Ingresada la información correspondiente de clic en “Guardar”. Imagen 2.43
Imagen 2.43
Para ingresar todos los productos que formarán parte de la oferta, debe repetir el
procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.44
Imagen 2.44
27
Una vez ingresada toda la información solicitada en la sección “Formulario de
Oferta”, de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.45
Imagen 2.45
Para verificar si toda la información ha sido ingresada correctamente deberá dar clic
en el botón “Validar”. Imagen 2.46
Imagen 2.46
28
El sistema validará si la información ingresada tienes errores o está incompleta, y
presenta, de ser el caso, un listado de los campos a validar. Imagen 2.47
Imagen 2.47
Una vez que todos los errores fueron corregidos y los datos se ingresaron
correctamente, el sistema despliega la siguiente pantalla; de esta manera permitirá
continuar con el siguiente paso. Imagen 2.48
Imagen 2.48
Para imprimir la carátula de la Oferta Económica que deberá enviar el oferente,
debe dar clic en “Imprimir Sobre No. 2 Oferta Económica”. Imagen 2.49
29
Imagen 2.49
Al momento de dar clic en “Imprimir Sobre No. 2 Oferta Económica” se le
reflejará la siguiente pantalla donde debe imprimir la hoja. Imagen 2.50
Imagen 2.50
30
2.2 Compromiso de Participacion
Para ingresar a esta sección de clic en el botón “Compromiso de Participación”.
Imagen 2.51
Imagen 2.51
En esta sección deberá ingresar los datos del personal técnico que participará en el
proyecto para lo cual aparecerá la siguiente pantalla: Imagen 2.52
Imagen 2.52
2.1.6. Personal Técnico
El aplicativo presenta los siguientes botones:
Imprimir: Permite imprimir el “Formulario de compromiso de
asociación o consorcio”
Agregar: Permite registrar los miembros del personal técnico
Validar: Valida la información registrad en el aplicativo
Editar:
Permite ingresar la información general del personal
técnico
31
Calendario:
Permite el ingreso de fechas de una determinada
actividad al sistema
Experiencia
profesional:
Permite el ingreso de la experiencia profesional, para
cada uno de los miembros del personal técnico
Eliminar: Permite eliminar el oferente creado
Haga click en el botón “Agregar” e ingrese la información solicitada por el
aplicativo. Imagen 2.53
Imagen 2.53
32
Finalizado el registro de información de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.54
Imagen 2.54
Para el registro de cada miembro que conforma el “Personal Técnico”, debe replicar
el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.55
Imagen 2.55
33
A continuación, se debe registrar la experiencia profesional de cada uno de los
miembros del personal técnico, para lo cual debe dar clic en el botón “Experiencia
Profesional”. Imagen 2.56
Imagen 2.56
Ejecutada la acción anterior, el sistema despliega la siguiente pantalla: Imagen 2.57
Imagen 2.57
En esta pantalla haga clic en el botón “Agregar”. Imagen 2.58
Imagen 2.58
34
Ingrese la información solicitada por el sistema. Imagen 2.59
Imagen 2.59
Finalizado el registro de información de clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.60
Imagen 2.60
35
A continuación los datos han sido grabados. Imagen 2.61
Imagen 2.61
Para el registro de la experiencia de cada miembro que conforma el “Personal
Técnico”, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección.
Una vez registrada la información respectiva, se procede a validar dicha información,
para lo cual se debe dar clic sobre el botón “Validar”. Imagen 2.62
Imagen 2.62
36
El sistema validará si la información ingresada tienes errores o está incompleta, y
presenta, de ser el caso, un listado de los campos a validar. Imagen 2.63
Imagen 2.63
Recuerde que, los formularios de compromiso de participación del personal deben ser
impresos y firmados. De ser necesario añadir documentos, podrán subirse en la
seccion “Anexos” del menú principal. Para imprimir los formularios de compromiso
de participación del personal de clic en el botón “Imprimir”.
2.2. Generar Oferta
Para ingresar a esta sección de clic en el botón “Generar Oferta”. Imagen 2.64
Imagen 2.64
En esta sección deberá detallar el plazo de entrega, las garantías superiores que el
oferente presentará en su oferta y las observaciones que considere necesarias.
En esta etapa se generará la oferta elaborada por el proveedor. Imagen 2.65
37
Imagen 2.65
El aplicativo presenta los siguientes botones:
Ayuda: Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo
Generar Oferta:
Esta opción permite generar el archivo que contiene la
oferta para el procedimiento de contratación
seleccionado
Firma Electrónica: En esta opción el oferente procederá a firmar
electrónicamente la oferta
Una vez que toda la información haya sido ingresada, deberá dar clic en el botón
“Generar Oferta”. Imagen 2.66
38
Imagen 2.66
Para firmar electrónicamente la oferta deberá dar clic en el botón “Firma
Electrónica”. Imagen 2.67
Imagen 2.67
39
En esta opción el oferente o su representante legal procederán a firmar
electrónicamente la oferta generada. Por el momento no se encuentra activa esta
funcionalidad y la entrega de la oferta podrá imprimirla y entregarla físicamente.
2.3. Anexos
Para ingresar en esta etapa del proceso deberá dar clic en el botón “Archivos”.
Imagen 2.68
Imagen 2.68
2.3.1. Archivos
Esta sección del sistema permite cargar los archivos y/o documentos que forman
parte de la oferta, y que deben estar a disposición de la entidad contratante para la
calificación.
Para cargar los anexos, se debe hacer clic en el botón “Nuevo”. Imagen 2.69
Imagen 2.69
40
Una vez ejecutada la acción descrita, el sistema solicita la siguiente información:
Descripción: Se debe ingresar una breve descripción del archivo
Archivo: Permite cargar el archivo que se ingresará en el sistema Imagen 2.70
Imagen 2.70
Una vez ingresada la información requerida por el USHAY, se debe dar clic en el
botón “Guardar”, para gravar la información en el sistema. Imagen 2.71
Imagen 2.71
Para cargar archivos adicionales, se deberá repetir el procedimiento descrito en esta
sección.
Al hacer clic en el botón “Regresar”, el sistema retorna a la pantalla “Archivos
Oferta” y permite visualizar los archivos cargados. Imagen 2.72
41
Imagen 2.72
El aplicativo presenta los siguientes botones:
Editar: Permite ingresar la información general del personal técnico
Descargar: Permite descargar el archivo para su visualización
Eliminar: Permite eliminar el oferente creado
3. Utilitarios del Aplicativo
Cuando el oferente ha generado la oferta, para ello en la parte superior del módulo
USHAY podrá observar los siguientes utilitarios:
3.1. Inicio
Esta opción permite volver a la pantalla de inicio. Imagen 3.1
Imagen 3.1
42
3.2. Ayuda
En caso de solicitar ayuda técnica o requiera acceder a un informe de los Logs del
Sistema acceda a este utilitario. Imagen 3.2
Imagen 3.2
3.3. Listado de Oferente Esta opción le permite visualizar los Oferentes que se encuentran registrados en el
aplicativo USHAY. Imagen 3.3
Imagen 3.3
3.4. Lista de Ofertas
Esta opción permite visualizar todas las Ofertas que han sido creadas en el módulo
USHAY. Imagen 3.4
Imagen 3.4
43
3.5. Resumen del Pliego
Permite visualizar información general del pliego del procedimiento en el cual se
desea participar, puede utilizar la opción Resumen Pliego. Imagen 3.5
Imagen 3.5
3.6. Vista previa de la oferta
Para realizar una vista previa de la oferta antes de proceder con la impresión del
mismo, es posible que acceda al documento dando clic sobre el icono: Imagen 3.6
Imagen 3.6
3.7. Vista previa del cronograma
Para visualizar información de las fechas y horas en las cuales se ejecutará cada una
de las etapas del proceso de contratación en el cual desea participar puede hacerlo a
través de la opción Vista Previa del Cronograma. Imagen 3.7
Imagen 3.7
44
3.8. Vista previa del pliego
Para realizar una vista previa del pliego elaborado por la entidad contratante, debe
dar clic sobre el icono.
Imagen 3.8
3.9. Archivos anexos
Esta opción permite visualizar los archivos que fueron publicados conjuntamente con
los pliegos tales como: Resolución de inicio y aprobación de Pliegos, certificación
presupuestaria, entre otros. Imagen 3.9
Imagen 3.9
3.10. Guardar Oferta Esta opción permite guardar la oferta elaborada en el Módulo Ushay. Imagen 3.10
Imagen 3.10
45
3.11. Subir Oferta Esta opción se utiliza para subir una oferta que ya ha sido elaborada y validada por el
Módulo USHAY. Para acceder a esta opción realice los siguientes pasos:
Acceda a la pantalla de Oferentes (esta pantalla se presenta cuando accede al
módulo USHAY. Imagen 3.11
Imagen 3.11
En la barra de utilitarios podrá visualizar la opción “Subir Oferta”. Imagen 3.12
Imagen 3.12
De clic en “Examinar” y ubique la oferta que se encuentra almacenada en su
computador de clic en “Subir Archivo” y posteriormente en “Consolidar archivo(s)”
el módulo presentará un mensaje indicando que la oferta se ha subido
correctamente. Imagen 3.13
46
Imagen 3.13
4. Subida de la oferta USHAY al SOCE
Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web
www.sercop.gob.ec. Imagen 4.1
Imagen 4.1
En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar
al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opción “SOCE – Sistema Oficial de
Contratación del Estado”. Imagen 4.2
47
Imagen 4.2
A continuación, deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego
de registrar estos datos haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 4.3
Imagen 4.3
48
Para ingresar a una de las invitaciones de los procesos de Contratación, haga clic en
el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de
ejemplo. Imagen 4.4
Imagen 4.4
Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción,
Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 4.5
Imagen 4.5
49
Si se encuentra en curso el envío de ofertas, de clic en “Entregar oferta”. Imagen
4.6.
Imagen 4.6
Aparecerá la siguiente pantalla. Imagen 4.7
Imagen 4.7
50
A continuación, de clic en “Examinar”. Imagen 4.8
Imagen 4.8
Seleccione el archivo, y de clic en “Abrir”. Imagen 4.9
Imagen 4.9
51
Ahora deberá dar clic en “Subir archivos”. Imagen 4.10
Imagen 4.10
Aparecerá un mensaje indicando que el archivo se ha subido. Imagen 4.11
Imagen 4.11
52
Una vez, que le apareció el mensaje, deberá dar clic en “Procesar archivos”.
Imagen 4.12
Imagen 4.12
Aparecerá la siguiente pantalla, y usted habrá finalizado él envió de su oferta a
través del SOCE. Imagen 4.13
Imagen 4.13