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MANUAL DE CALIDAD

SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO: VIGENTE A PARTIR DE: VERSIÓN No.MANUAL DE LA CALIDAD MN-1 7 de Julio de 2016 21

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Neil BravoProfesional Universitario

Juan Carlos ThomasJefe Oficina Asesora de Planeación

José Alejandro Herrera LozanoSecretario Distrital de Hacienda (E)

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta gerencial quepermite de una manera metodológica documentar, estandarizar ycontrolar los procesos y servicios de la Secretaría Distrital de Hacienda, asícomo su uso y aplicación, estructurando un mecanismo de mejoracontinua que garantiza la adecuación al cambio y genera culturaorganizacional.

El Manual de la Calidad es base de la estructura que guía laimplementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad enla Secretaría Distrital de Hacienda, especificando las funciones del sistemaen la gestión organizacional, reflejando la forma de aplicación de lasnormas NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, en el desarrollo de susactividades, adecuándola a su tamaño, complejidad y cultura, buscandoestablecer con claridad el mapa sistémico e interrelación de los procesos,clientes, productos, condicionantes de calidad y producto no conforme.

MENU

1. LA ENTIDAD

2. OBJETO Y ALCANCE

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

6. GESTIÓN DE RECURSOS

7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

HACER CLICK SOBRE EL CAPÍTULO QUE DESEA CONSULTAR

1.4 MISIÓN Y VISIÓN

1.5 HISTORIA

1.6 UBICACIÓN

1.7 SERVICIOS

1.1 PRESENTACIÓN SDH

1.2 REGIMEN APLICABLE

1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D.C.

MENU DE CALIDAD

1. LA ENTIDAD

VOLVER A1. LA ENTIDAD

La Secretaría Distrital de Hacienda, es cabeza del Sector Hacienda, el cual está conformado porla Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y el Fondo de Prestaciones Económicas,Cesantías y Pensiones - FONCEP, como entidades adscritas y la Lotería de Bogotá, como entidadvinculada.

La Secretaría Distrital de Hacienda tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecucióny seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para laoperación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas dedesarrollo económico, social y de obras públicas.

1.1 PRESENTACIÓN SDH

1.2 RÉGIMEN APLICABLE

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 322 de la Constitución Política, la ciudad de Bogotá,Capital de la República y del departamento de Cundinamarca, se organiza como Distrito Capital y goza deautonomía para la gestión de sus intereses, dentro de los límites de la Constitución y la ley.

Régimen aplicable. El Distrito Capital como entidad territorial está sujeto al régimen político,administrativo y fiscal que para él se establece expresamente la Constitución y las leyes especiales. Enausencia de las normas anteriores, se somete a las disposiciones constitucionales y legales vigentes paralos municipios.

Objeto. El estatuto político, administrativo y fiscal tiene por objeto dotar al Distrito Capital de losinstrumentos que le permitan cumplir las funciones y prestar los servicios a su cargo: promover eldesarrollo integral de su territorio y contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.

Derechos y obligaciones. El Distrito Capital goza de los derechos y tiene las obligaciones que para éldeterminen expresamente la Constitución y la ley.

Constitución Política de 1991. Artículo 322, Modificado por el Acto Legislativo 01 de 2000.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125


1.2 RÉGIMEN APLICABLE

Autoridades. El Gobierno y la Administración del Distrito Capital están a cargo de:• El Concejo Distrital.• El Alcalde Mayor.• Las Juntas Administradoras Locales.• Los Alcaldes y demás autoridades locales.• Las entidades que el Concejo, a iniciativa del Alcalde Mayor, cree y organice.• Son organismos de control fiscal, disciplinario y de control ciudadano: la Personería Distrital, la

Contraloría Distrital y Veeduría Distrital, quienes ejercen competencias fijadas en la Constitución, lasleyes y los acuerdos.

Participación comunitaria y veeduría ciudadana. Las autoridades distritales promoverán la organizaciónde los habitantes y comunidades del distrito y estimularán la creación de las asociaciones profesionales,culturales, cívicas, populares, comunitarias y juveniles que sirvan de mecanismo de representación en lasdistintas instancias de participación, concertación y vigilancia de la gestión distrital y local.

De conformidad con lo que disponga la ley, el Concejo dictará las normas necesarias para asegurar lavigencia de las instituciones y mecanismos de participación ciudadana y comunitaria y estimular yfortalecer los procedimientos que garanticen la veeduría ciudadana frente a la gestión y la contrataciónadministrativa.


1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

DISTRITO CAPITAL

Según el artículo 54 del Decreto - Ley 1421 de 1993 “por el cual se dicta el régimen especial para Bogotá”y el Acuerdo 257 de 2006, el Distrito Capital está estructurado por tres sectores: Sector Central, SectorDescentralizado y Sector Localidades.

Sector Central

• El Despacho del Alcalde o Alcaldesa Mayor;• Los Consejos Superiores de la Administración Distrital;• Las Secretarías de Despacho,• Los Departamentos Administrativos y• Las Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica.


Decreto 1421 de 1993 Nivel NacionalAcuerdo 257 de 2006 - Consulta de la Norma



1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

DISTRITO CAPITAL

Sector Descentralizado

• Establecimientos Públicos;• Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica;• Empresas Industriales y Comerciales del Estado;• Empresas Sociales del Estado;• Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales;• Sociedades de Economía Mixta;• Sociedades entre entidades públicas;• Entidades Descentralizadas Indirectas e• Entes universitarios autónomos

Sector Localidades

• Las Juntas Administradoras Locales y los alcaldes o alcaldesas Locales.


Decreto 1421 de 1993 Nivel NacionalAcuerdo 257 de 2006 - Consulta de la Norma



1.4 MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN

Orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación yprogramación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes yprogramas de desarrollo económico, social y de obras públicas.

VISIÓN

En el 2016 Bogotá contará con una Secretaría Distrital de Hacienda garante de la financiación de lasinversiones de la ciudad, que administra y gestiona nuevos recursos, a través de un modelo sostenible ytransparente; que promueve la participación ciudadana y la eficiencia en la orientación del gasto público.


1.5 HISTORIA

Mediante ordenanza del 2 de junio de 1863 se crea la Tesorería del Distrito cuyo objetivo principalera la administración de las rentas del Distrito. Posteriormente, mediante la ordenanza número 27del 25 de abril de 1912 se reglamenta la Hacienda Municipal con el nombre de Fisco Municipal, lacual se divide en Bienes del Municipio y Tesoro del Municipio, quedando como único ordenador elAlcalde con función que no puede delegar, para lo cual remitirá oportunamente al Tesorero cadacarta de aviso de los giros que debe realizar.

Posteriormente y por medio de diversos acuerdos la Secretaría de Hacienda adquirió la estructuraque tiene hoy en día. Adquirió la responsabilidad de ser recaudador y pagador del Distrito, asícomo las funciones encargadas con la elaboración del Presupuesto, la coordinación en materia decrédito público, la formulación, coordinación y ejecución de políticas en materia pensional,obligaciones contingentes, tributaria, fiscal, contable y de tesorería.

En la actualidad las funciones hacendarías se cumplen en las siguientes direcciones y oficinasmisionales: Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB,, Dirección Distrital de Tesorería,Dirección Distrital de Contabilidad, Dirección Distrital de Presupuesto, Oficina de Análisis y Controlde Riesgo, Dirección Distrital de Crédito Público, Dirección de Estadísticas y Estudios Fiscales y laSubdirección de Proyectos Especiales; tres direcciones de apoyo (Dirección de Sistemas einformática, Dirección Jurídica y Dirección de Gestión Corporativa) y las Oficinas Asesora dePlaneación y de Control Interno Disciplinario *


*Decreto 499 de 2009


1.6 UBICACIÓN


SUPERCADES

Américas Estación de Transmilenio Portal de las AméricasCarrera 86 No. 43-55 Sur

Suba Calle 148 No. 103B-95

Bosa Calle 57 R Sur No. 72D-12

20 de Julio Cra. 5A No. 30 D 20 Sur

Calle 13, Movilidad y Hábitat Calle 13 No. 37-35

Centro Administrativo Distrital - CAD

Carrera 30 No. 25-90

1.6 UBICACIÓN


CADES

Santa Lucia Avenida Caracas Nº 42-00 Sur

Servita Calle 165 No. 7 - 52

Candelaria la Nueva Calle 60 A Sur No. 20 - 80

Fontibón Dig. 16 No. 104 - 51 Centro Comercial Portal de la Sabana

Toberín Carrera 21 No. 169-62 Local 118.

Bogotá en Movimiento Punto móvil para la atención directa en localidades

1.6 UBICACIÓN


Puntos de contacto de atención no presencial

Línea 195

Página Web www.shd.gov.co

Correo electrónico [email protected]

Oficina de Defensoría del ciudadano Cra. 30 No. 25-90 Primer Piso Teléfono: 3385138- 3385111

Correo electrónico: [email protected]

http://www.shd.gov.co/

mailto: [email protected]

mailto:[email protected]

1.6 UBICACIÓN


PUNTOS DE CONTACTO SERVICIOS SDH

Administración de Ingresos Tributarios – Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá Av Calle. 17 No. 65 B 95

Oficina de Ejecuciones Fiscales – Dirección Distrital de Tesorería Calle 54 #14 - 65

Gestión Integral de Tesorería - Dirección Distrital de Tesorería

CAD Carrera 30 No. 25-90

Piso 1

Gestión Contable Distrital - Dirección Distrital de Contabilidad Piso 10

Gestión Presupuestal Distrital – Dirección Distrital de Presupuesto Piso 6

Fortalecimiento de la Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes - Oficina Asesora de Análisis y Control del Riesgo

Piso 4

Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas -Subdirección de Proyectos Especiales

Piso 2 - Supercade

Gestión y Administración de la Deuda – Dirección Distrital de Crédito Público

Piso 3

1.7 SERVICIOS


Administración de Ingresos Tributarios (CPS-02)

Gestión Integral de Tesorería (CPS-04)

Gestión Contable Distrital (CPS-05)

Gestión Presupuestal Distrital(CPS-06)

Fortalecimiento de la Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes (CPS-07)

Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas (CPS-08)

Gestión y Administración de la Deuda Pública y Cooperación (CPS-09)

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPS-02.pdf







2. OBJETO Y ALCANCE

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD

MENU DE CALIDAD

2.1 OBJETO

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD

El presente manual contiene la descripción del Sistema de Gestión de la Calidadde la Secretaria Distrital de Hacienda de acuerdo con los lineamientosestablecidos en las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y tiene por objetodescribir las disposiciones aplicables adoptadas para:

•Posibilitar que los usuarios obtengan un alto grado de satisfacción por losestándares de calidad de los servicios en términos de las características decalidad establecidas en las caracterizaciones de servicio y de proceso.•Obtener y asegurar la calidad de los servicios establecidos en las normas queregulan las actividades que le son propias.•Demostrar su capacidad para prestar servicios que cumplan los requisitoslegales.•Describir las disposiciones generales para asegurar la calidad en sus servicios,así como las actividades para asegurar la mejora continua.

Es una herramienta de consulta para todos los servidores de la SDH paraconocer y comprender cómo se da cumplimiento a los requisitos de las normasde calidad aplicadas en la entidad.

VOLVER AOBJETO Y ALCANCE

2.2 ALCANCE

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADEl alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital deHacienda cubre los procesos estratégicos, servicios misionales, procesos deapoyo y procesos de evaluación relacionados en el Mapa de Procesos.

SERVICIOSlos servicios misionales:Administración de Ingresos TributariosGestión Integral de TesoreríaGestión Contable DistritalGestión Presupuestal DistritalFortalecimiento de la Gestión del Riesgo Financiero y Obligaciones ContingentesAdministración de Entidades Liquidadas y/o SuprimidasGestión y Administración de la Deuda Pública y de la Cooperación


Numeral 7.3 Diseño y desarrollo

Administración de Ingresos Tributarios

La Dirección Distrital de Impuestos en coordinación con el Despacho del Secretario y laparticipación del Departamento Administrativo de Planeación Distrital-DAPD y la UnidadAdministrativa Especial de Catastro Distrital desarrollan las políticas impartidas por elConsejo Distrital de Política Económica y Fiscal-CONFIS máximo organismo rector delmanejo financiero para el Distrito y el Concejo Distrital.

Lo anterior, teniendo en cuenta que los aspectos de la Administración de los Tributos,relacionados con la gestión, recaudación, fiscalización, determinación, discusión,devolución y cobro de los tributos distritales, están definidos por normas Nacionales yDistritales.

Por lo anterior, el alcance de este manual no cubre las instancias de diseño por serprocesos que traspasan las fronteras de control de la Secretaría Distrital de Hacienda.

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición

En el capitulo 6. Control del Producto y/o Servicio No Conforme de cada una de lascaracterizaciones de los servicios se identifican las características de calidad querequieren ser verificadas y se establece que el seguimiento de estas características norequiere el uso de ningún dispositivo físico de medición que requiera ser calibrado

2.3 EXCLUSIONES

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD


2.4 NORMATIVIDAD

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD

• Ley 872 del 30 de diciembre de 2003. Por la cual se crea el sistema degestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otrasentidades prestados de servicios.

• Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión pública.

• Decreto 4485 DE 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de laNorma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

• Acuerdo 122 del 28 de junio de 2004, Adopta para el Distrito Capital elSistema de Gestión de Calidad.

• Decreto Distrital 387 diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta elAcuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C, el Sistema de Gestión de laCalidad.

• Directiva 004 de 2005. Direccionamiento para la implementación delSistema de Gestión de la Calidad en el Distrito Capital.

• Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se adoptó el Modelo Estándar deControl Interno (MECI), para el Estado colombiano,

• Decreto 943 DE 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de ControlInterno (MECI)


2.4 NORMATIVIDAD

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD

NORMATIVIDAD GENERAL• Norma NTC GP1000:2009 “Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.• Norma NTC-ISO 9000:2008 “Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y

Vocabulario”.• Norma NTC-ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos”.

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA• Decreto 600 del 22-12-2014 – “Por el cual se establece la planta de cargos de la

Secretaría Distrital de Hacienda”• Decreto 601 del 22-12-2014.- "Por el cual se modifica la estructura interna y

funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, y se dictan otras disposiciones"• Resolución 1584 del 06-12-2002 “Por medio de la cual se crea el Comité de

Calidad de la Secretaria de Hacienda”.


3. TERMINOS Y DEFINICIONES

3.1 GLOSARIO DE TERMINOS

Para el presente manual se utilizarán los siguientes términos y definiciones, los demás términos se encuentran contenidos enla NTC-ISO 9000:2000 y los aplicados en el título 3 de la Norma de Calidad de la Gestión Pública NTC GP 1000:2009:

• Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.

• Caracterización: Es la descripción general de cada uno de los procesos y servicios presentes en el mapa de procesos y dejaclaro el objetivo, alcance, actividades, indicadores y responsables en la gestión del mismo.

• Cliente/usuario: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Los clientes/usuarios se clasifican eninternos conformados por los servidores de la entidad y externos conformados por la sociedad en su conjunto.

• Mapa de procesos: Describe gráficamente los niveles de procesos y servicios en la entidad, clasificándolos en: estratégicos,misionales, de apoyo, de evaluación. Refleja sus respectivas interrelaciones.

• Parte interesada: Organización, persona o grupo de personas que tienen un interés en el desempeño de una entidad.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transformanelementos de entrada en resultados.

• SIG: Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.

MENU DE CALIDAD

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MENU DE CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL


El Sistema de Gestión de la Calidad en la Secretaría Distrital de Hacienda establece los procesos y serviciosque han sido documentados, implementados y mejorados continuamente, de acuerdo con los requisitosde la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 y la Norma Técnica InternacionalISO 9001:2008.

La entidad demuestra la eficiencia, eficacia y efectividad de su gestión, con el cumplimiento de losrequisitos del SGC evidenciados así:

Determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cuales se encuentrandocumentados en el Mapa de Procesos, agrupados en: Procesos Estratégicos, Servicios Misionales,Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación.

El control y operación de los procesos se realiza por medio de:• Revisiones por la alta dirección• Auditorías internas y externas del SGC• Encuestas de satisfacción del cliente o usuario• Tratamiento de quejas y reclamos• Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas o de mejora• Tratamiento para el control del servicio• Análisis de los indicadores de gestión

VOLVER A4. SGC


VOLVER A4. SGC

ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS TRIBUTARIOS CPS - 02

GESTIÓN INTEGRAL DE TESORERÍA CPS - 04

GESTIÓN CONTABLE DISTRITAL CPS - 05

GESTIÓN PRESUPUESTAL DISTRITAL CPS - 06

FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE RIESGO FINANCIERO Y OBLIGACIONES CONTINGENTES

CPS - 07

ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES LIQUIDADAS O SUPRIMIDAS

CPS - 08

Servicios Misionales

Procesos Estratégicos

Procesos de Apoyo

Procesos de Evaluación

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SIG

CPR-01

PROVISIÓN DE PERSONAL.CPR-02

MEJORAMIENTO CONTINUOCPR-06

MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZOCPR-30

ASESORÍA JURÍDICA CPR-35

CONTRATACIÓNCPR-37

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOCPR-71

CONSTRUCCIÓN O MANTENIMIENTO DE SOLUCIONES DE SOFTWARE

CPR-44

PLANEACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN CPR-58

MAPA DE PROCESOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

Ciudadanos – Contribuyentes – Entidades –Inversionistas

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA Y DE COOPERACIÓN

CPS - 09

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE LA ENTIDAD Y EL CAD

CPR-42

DEFENSA JURÍDICACPR-36

GESTIÓN DE BIENESCPR-40

SERVICIOS Y SOPORTE EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

CPR-65

GESTIÓN DOCUMENTAL

CPR-43

GESTIÓN AMBIENTALCPR-77

PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y CIERRE DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

CPR-41

COMUNICACIÓN PUBLICA SDHCPR-68

DESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

CPR-78

GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA CPR-46

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

CPR-56

ANÁLISIS DE HACIENDA PÚBLICA SOBRE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA SECTORIAL E IMPACTO DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS

CPR-80

EDUCACION TRIBUTARIA Y SERVICIO

CPR-18

ADMINISTRACIÓN DE LAS CTAS CTES BANCOS

Y CONTRIBUYENTES CPR-19

ASESORIA JURÍDICO TRIBUTARIA

CPR-28

NOTIFICACIONCPR-26

DETERMINACIÓN DE OBLIGACIONES

CPR-69

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

TRIBUTARIACPR-39

EXTINCIÓN DE OBLIGACIONES Y

DEVOLUCIONES DE SALDOS A FAVOR CPR-

23

GESTIÓN MASIVACPR-87

PLANEACIÓN E INTELIGENCIA TRIBUTARIA

CPR-86

COBRO COACTIVOCPR-51

RECAUDO, REGISTRO Y LEGALIZACIÓN DE

INGRESOSCPR-14

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS A CARGO DEL TESORO DISTRITAL

CPR-82

INVERSIONESCPR-13

REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN DE LAS

OPERACIONES DE LA TESORERÍA DISTRITAL

CPR-74ASESORÍA Y

ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO DEL PAC

CPR-12 HOMEBANKING CPR-81

GESTION DE PAGOS CPR-09

BACKOFFICECPR-83

RENDIMIENTOS FINANCIEROS

CPR-84

GESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTIGENTES

CPR-34

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL CPR-

10

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES

EINFORMES COMPLEMENTARIOS A

CARGO DE LA SDHCPR-53

GESTIÓN DE RIESGO FINANCIERO

CPR-47

EJECUCIÓN,SEGUIMIENTO Y CIERRE

PRESUPUESTALCPR-11

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES DE BOGOTA D.C.DEL SECTOR PUBLICO

DISTRITAL Y DEL GOBIERNO GEN

CPR-54

ASESORÍA Y CAPACITACIÓN TÉCNICA

DE PRESUPUESTOCPR-64

ASISTENCIA TECNICACPR-55

ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLEES Y DERECHOS FIDUCIARIOS RECIBIDOS EN

DACIÓN DE PAGO Y/O CESIÓNCPR-70

ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES LIQUIDADAS O SUPRIMIDAS

CPR-52

ADMINISTRACIÓN DE LA DEUDA,SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN DE OPERACIONES DE BANCA MULTILATERAL Y

COOPERACIÓNCPR-15

GESTION DE OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO

CPR-63

GESTIÓN ADMINSITRATIVA DE TALENTO HUMANO

CPR-85

Ciudadanos – Contribuyentes – Entidades –Inversionistas

ATENCIÓN AL CIUDADANOCPR-89

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERACIONAL,DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

CPR-76







http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-01.pdf
























































4.2 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

4.2.1 GENERALIDADES

4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

El Sistema de Gestión de la Calidad de la SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDAse encuentra documentado de la siguiente forma:

Declaración de las Políticas y Objetivos de CalidadManual de CalidadCaracterización de los ServiciosCaracterización de los ProcesosProcedimientosInstructivos, Guías, Manuales y ProtocolosAyudas en Línea de los Sistemas de InformaciónFormatos y registros

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4.2 GESTION DOCUMENTAL

Sistema de Gestión de la Calidad - SGC

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/documentos.asp

4.2 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

4.2.1 GENERALIDADES




Este manual explica como opera el Sistema de Gestión de la Calidad en laSecretaria Distrital de Hacienda, así como las políticas generales que rigen laorganización. Explica también la manera en que se da cumplimiento a cada unode lo requisitos de las Normas GP 1000:2009 e ISO 9001:2008 aplicables.

El propósito que persigue este manual es:

Como referencia de actuación para todos los servidores de la Secretaria Distritalde Hacienda .

Como documento de presentación ante las entidades públicas y privadas,contribuyentes y ciudadanos.

Como guía para los auditores, funcionarios y personas que estén interesadas enconocer cómo opera el Sistema de Gestión de la Calidad de la SecretariaDistrital de Hacienda.

Sistema de Gestión de la Calidad - SGCVOLVER A




4.2.1 GENERALIDADES




La Secretaría Distrital de Hacienda ha definido y difunde permanentemente las instruccionesnecesarias para asegurar que todas las actividades referentes a la calidad de los servicios objeto deeste manual están cubiertas por los correspondientes documentos, incluyendo las indicacionesnecesarias para su adecuada ejecución, de manera que se puedan interpretar y ejecutar a todos losniveles de la organización, los documentos se consultan a través de la red salvo las restricciones queexisten para los documentos controlados.

Estas instrucciones son aplicables a todo documento que exprese la realización de tareas queinciden en la calidad de los servicios y tienen por objeto describir los pasos para controlar laactualización de la documentación, su revisión, aprobación, difusión y publicación.

El proceso Control de la Documentación del Sistema Integrado de Gestión CPR-01 y suprocedimiento asociado 01-P-01 “Construcción, administración y control de la documentación delSistema de Gestión de la Calidad” , describen las directrices para el control de la documentación.

Por regla General la documentación del SGC está disponible en la página Intranet, excepto losidentificados con contenido de alta confidencialidad, que son distribuidos como COPIACONTROLADA.

En las caracterizaciones de proceso se encuentran relacionados los documentos de origen externoque son utilizados. Estos documentos son controlados por los responsables de cada uno de losprocesos.



http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01


http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp


4.2.1 GENERALIDADES




“La SDH establece y mantiene registros de calidad con el objetivo de proporcionarevidencia de la conformidad con los requisitos establecidos en la NTC GP 1000: 2009 ydemás normas, procesos, procedimientos u otros documentos asociados al SGC, asícomo la operación eficaz, eficiente y efectiva del mismo”.En los procedimientos y Tablas de Retención documental TRD se establecen cuales

son los registros que se generan y se controlan de acuerdo con lo establecido en elproceso Gestión Documental CPR-43 y sus procedimientos asociados, el cualestablece los controles para el adecuado almacenamiento, recuperación, protección ydisposición final de los registros durante la implementación del Sistema de Gestión deCalidad.






5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

5.4 PLANIFICACIÓN

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

MENU DE CALIDAD





5.4 PLANIFICACIÓN

La alta dirección de la Secretaría Distrital de Hacienda está comprometida con el desarrollo,implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad mediante:

La comunicación de la organización con los usuarios para satisfacer los requisitos legales yreglamentarios de los servicios;

• El establecimiento de la política de la calidad;

• El establecimiento de los objetivos de calidad;

• La realización de las revisión por la dirección, y

• El aseguramiento de la disponibilidad de recursos.

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5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN


Los requisitos del servicio son genéricos y aplican a todos los usuarios de la Secretaría deHacienda que son los identificados en el capitulo 2 de las Caracterizaciones de Servicio.

La alta dirección a través del Comité de Dirección comunica a todos los directores la importanciade cumplir con los requisitos legales e internos y éstos a su vez mediante reuniones internas locomunican al interior de sus procesos.






5.4 PLANIFICACIÓN



La alta dirección de la Secretaría de Hacienda en cabeza del Secretario de Hacienda hadeclarado su compromiso con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión deCalidad.

La Política Específica de Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda es:

“Garantizar la sostenibilidad financiera del Distrito Capital para contribuir con eldesarrollo de la ciudad, generando confianza en los ciudadanos y demás partesinteresadas, mediante el compromiso, efectividad, y mejoramiento continuo denuestros servicios y procesos, en el marco de mejores prácticas, orientados a laapropiada gestión de los recursos, bajo el principio de austeridad, eficiencia, eficacia yefectividad.”.

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5.4 PLANIFICACIÓN



5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDADLos objetivos generales de calidad son establecidos siguiendo las pautas de la política de calidad,siendo mesurables y coherentes con ésta.

Los objetivos de calidad, son comunicados y la medición de su cumplimiento se garantiza medianteel despliegue de los indicadores establecidos en el Plan Estratégico y en los procesos. Se tienendefinidas metas que permiten establecer las desviaciones y son revisadas y analizados por cada unode los responsables de los procesos en los intervalos definidos en el proceso de Planeación,Seguimiento y Evaluación de la Gestión CPR-58 y en las caracterizaciones de servicios y procesos.

Cuando el logro de los objetivos de calidad no se alcanza, se generan acciones de mejoramiento ysu estado se reporta posteriormente a la alta dirección.

5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADLa Secretaría de Hacienda cuenta con el proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de laGestión CPR-58, el cual se busca garantizar el desarrollo de los planes institucionales de tal maneraque se continué cumpliendo con altos estándares de desempeño en estrecha relación con la misióny bajo un enfoque de trabajo armónico para el logro de la visión.

La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, en cuanto a definición de procesos se realizamediante su identificación y el establecimiento de las secuencias e interacciones entre los mismos.Los métodos de control se encuentran definidos en las caracterizaciones de los servicios, procesos yprocedimientos, siendo éstos los documentos que reflejan la planificación del SGC.

VOLVER A


http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/calidad.asp







5.4 PLANIFICACIÓN



5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDADLa estructura orgánica y funcional de la SDH se encuentra establecida en el Decreto 601 del 22 dediciembre de 2014, en cumplimiento del decreto ley 785 de 2005, reglamentario de la ley 909 de 2004que regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública.

En el Manual de Funciones se establecen las funciones genéricas por tipo de cargo.

Las responsabilidades y autoridades específicas se encuentran definidas en cada uno de losprocedimientos, en los que se incluye un flujograma funcional que permite visualizar la participación delos cargos en las actividades y la toma de decisiones. A través de este manual están descritasigualmente responsabilidades de calidad adicionales.

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓNLa alta dirección ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante delSistema de Gestión de la Calidad. En la Resolución N° 1584 del 6 de diciembre de 2002 se establece laautoridad necesaria para cumplir las funciones allí descritas.

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNALa alta dirección propicia herramientas de comunicación interna adecuados para garantizar la eficaciadel Sistema de Gestión de la Calidad, como la página intranet del Sistema de Gestión de la Calidad, endonde se comunica la política de calidad, objetivos y documentos del SGC.

Se cuenta además con instrumentos internos de comunicación como los comités de calidad, boletines,correo interno (Outlook), carteleras virtuales, el hacendario y los mecanismos formales establecidos através de los registros de calidad.

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5.4 PLANIFICACIÓN



5.6.1 GENERALIDADESTeniendo en cuenta que las necesidades de gestión Interna de la Secretaría de Hacienda y losrequisitos reglamentarios se modifican de acuerdo con los cambios de políticas fiscales y tributarias,la alta dirección realiza por lo menos una revisión formal del Sistema de Gestión de Calidad duranteel año, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua de dicho sistema.

Esta revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuarcambios en el S.G.C. incluyendo la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad.

5.6.2 INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓNLa información de entrada para la revisión por la dirección incluye, de acuerdo con la NTCGP1000:2009:

a) Los resultados de auditorías al Sistema Integrado de Gestión,b) La retroalimentación del cliente (destinatarios, usuarios, beneficiarios y partes interesadas,c) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio,d) El estado de las acciones correctivas y preventivas y de Mejora,e) Las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección,f) Los cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión,g) Las recomendaciones para la mejora, yh) Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad,Política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión – SIG

j) Desempeño de los Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión

06-P-05 Revisión gerencial al SistemaIntegrado de Gestión

VOLVER A








5.4 PLANIFICACIÓN



5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓNDe esta revisión se derivan los informes y actas que reflejan el análisis de la información y accionesgeneradas, contempladas en el procedimiento 06-P-05, el cual establece que los resultados de larevisión gerencial al Sistema de la Calidad por la Dirección deben incluir todas las decisiones yacciones relacionadas con:

a)la mejora de la eficacia eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad;b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente,c) las necesidades de recursos,d) la fijación de compromisos

El seguimiento a los compromisos se efectúa en el formato 06-f-09, el cual se reportatrimestralmente adjunto al informe de Gestión.

06-P-05 Revisión gerencial al SistemaIntegrado de Gestión

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6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

6.2 TALENTO HUMANO

6.3 INFRAESTRUCTURA

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

MENU DE CALIDAD

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

6.2 TALENTO HUMANO

VOLVER A6. GESTIÓN DE

RECURSOS

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOSLa Secretaría cuenta con instrumentos de planificación presupuestal que garantizan la apropiación de los recursosfinancieros necesarios para implementar, mantener y mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, asícomo para aumentar la satisfacción de los usuarios. Las directrices relativas a la disponibilidad de los recursosfinancieros se encuentra en el proceso de Programación, Ejecución y cierre del Presupuesto de Gastos eInversiones de la SDH - CPR-41.

6.2 TALENTO HUMANOEn la SDH todo el personal que ejecuta procesos y procedimientos relacionados con la calidad de losservicios tiene la competencia adecuada sobre la base de la educación, formación, habilidades, yexperiencia apropiadas.

Las competencias son definidas por los directores y se encuentran documentadas en el manual defunciones previo estudio o análisis realizado por la Dirección de Gestión Corporativa. Procesos Provisiónde personal CPR-02, Desarrollo y Gestión del Talento Humano CPR 78

La competencia de los particulares que se contratan para realizar trabajos que afecten la calidad delservicio, se establece en los términos de referencia, la entidad se asegura que estos, al igual que losservidores públicos, sean conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómocontribuyen al logro de los objetivos de la calidad. Procedimiento Contratación 37-P-01 .

Durante el proceso Provisión de personal CPR-02 se verifica que los candidatos cumplan con losrequisitos definidos en el perfil del cargo, la evaluación del desempeño, evaluación de habilidades ynecesidades Institucionales son fuente para la elaboración del plan de capacitación con el cual se buscadesarrollar las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de calidad establecidos. ProcesoDesarrollo y Gestión del Talento Humano CPR-78

La SDH cuenta con instrumentos que a través de la Subdirección de Talento Humano aseguran que elpersonal sea consiente de la pertinencia e importancia de sus actividades, y su contribución al logro delos objetivos de calidad. Este aseguramiento se logra mediante los programas de Inducción general yespecífica definidas en el proceso de Provisión de personal CPR-02 .






6.3 INFRAESTRUCTURA

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

6.3 INFRAESTRUCTURAEl mantenimiento de edificios, espacios de trabajo, servicios de comunicaciones, seguridad ycorrespondencia se contemplan en el proceso de Administración de servicios de la entidad y el CADCPR-42.

Las metodologías, controles, pruebas y validaciones para garantizar que los aplicativos de Sistemasmantienen la confiabilidad y disponibilidad de la información tributaria, pensional, financiera yadministrativa, se desarrolla a través de los procesos CPR–44 Construcción o mantenimiento desoluciones de software, CPR-46 Gestión de la infraestructura tecnológica, CPR-65 Gestión deServicios de TIC; igualmente las modificaciones que deben hacerse a los aplicativos por requerimientosde normatividad y/o usuario, que posibilitan la disponibilidad y confiabilidad de la informaciónhacendaria están contempladas en dicho proceso.

6.4 AMBIENTE DE TRABAJOLa SDH tiene programas enfocados a controlar aspectos que inciden en el mejoramiento de lascondiciones laborales mediante el proceso de Desarrollo y Gestión del Talento Humano CPR-78 de talmanera que la prevención de accidentes, enfermedades laborales y las condiciones ambientales noafecten la prestación de los servicios.


VOLVER A6. GESTIÓN DE

RECURSOS







7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

MENU DE CALIDAD

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

VOLVER A7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Durante la planificación de la prestación del servicio, la SDH determina los siguientes aspectos:

• Los objetivos de calidad y los requisitos para cada uno de los servicios relacionados en lasCaracterizaciones del Servicio

• La identificación de los procesos necesarios para la prestación de los servicios y la secuencia einteracción de cada uno de estos procesos.

• La documentación necesaria para apoyar la prestación del servicio.• La identificación de los recursos requeridos para cada uno de los procesos, los cuales se determinan

en el capitulo 6 Planeación de Recursos de las Caracterizaciones de Proceso

7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIOLa Secretaría Distrital de Hacienda ha determinado en la Caracterizaciones de Proceso, los procesos,procedimientos, requisitos legales y características de calidad, aplicables a cada uno de los servicios yprocesos, de tal manera que se garantice a los usuarios un alto grado de satisfacción por los serviciosrecibidos.

7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIOLos requisitos asociados al servicio están definidos en la normatividad legal asociada a cada uno delos procesos que conforman los servicios. En este sentido, la revisión de los requisitos estárelacionada con la correcta interpretación de los requisitos que constituyen el marco jurídico de cadauno de los servicios y sus procesos asociados.

Con este fin, se dispone de los procesos de Asesoría Jurídica CPR-35 que aplica para todos losservicios y Asesoría y Discusión Jurídico Tributaria CPR-28 el cual es específico para el servicio deGestión Tributaria. Y el proceso CPR-70 Administración de bienes muebles y derechos fiduciariosrecibidos en dación de pago y/o cesión de bienes, específico para el tratamiento que se debe dar alos bienes recibidos producto de obligaciones tributarias. Los procedimientos asociados a estosprocesos generan los registros que evidencian esta actividad.








7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

La Secretaría de Hacienda ha determinado e implementado disposiciones eficaces para la comunicacióncon los usuarios, estas disposiciones se relacionan en la siguiente tabla:


ASPECTO

SERVICIO

La

información

sobre el

servicio

Las consultas o atención de

solicitudes, incluyendo las

modificaciones

La retroalimentación de los

contribuyentes, entidades y

ciudadanos, incluyendo sus

quejas y reclamos

Servicio de Administración de ingresos

TributariosVer proceso de Educación Tributaria y servicio

(CPR-18)

Proceso de Atención al Ciudadano

CPR-89,

Proceso de Defensa Jurídica CPR-

36

Servicio de Gestión Integral de

Tesorería

Ver página

internet,

atención

telefónica y

personalizada

Ver proceso

(CPR -09)

Atención telefónica y

personalizada

Ver proceso (CPR -09)

Servicio de Gestión Contable Distrital Ver proceso (Asistencia Técnica CPR-55)

Servicio de Gestión Presupuestal

DistritalVer proceso (CPR -64) Proceso de Atención al Ciudadano

CPR-89,


36

Servicio de Fortalecimiento de la

Gestión de Riesgo Financiero y

Obligaciones ContingentesVer procesos (CPR-34 y CPR- 47 )

Gestión y Administración de la Deuda Ver procesos (CPR – 15 y CPR - 63)


CPR-89,


36

Servicio de Administración de

Entidades Liquidadas y/o SuprimidasVer proceso (CPR -52)


CPR-89,


36





















7.4.1 PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOSLa Secretaría Distrital de Hacienda asegura que los servicios y productos suministrados cumplen losrequisitos de calidad especificados en los contratos de adquisición de los mismos, donde losencargados de ejercer esta inspección y verificación son los interventores. El tipo y alcance delcontrol aplicado al contratista y al producto o servicio contratado depende del impacto de estos en laposterior prestación de los servicios. Ver Contratación CPR-37.

La Secretaría Distrital de Hacienda evalúa a sus posibles proveedores a través de las disposicionesestablecidas en el registro único de proveedores que administran las cámaras de comercio, yselecciona los contratistas en función de su capacidad para suministrar productos y servicios deacuerdo con los requisitos definidos por la organización. Estos requisitos están definidos en eldocumento de términos de referencia que establece la Secretaría de Hacienda. Igualmente en estostérminos de referencia se establecen los criterios para la selección. Los registros de los resultados dela selección y de cualquier acción necesaria que se deriven de las mismas son mantenidos deacuerdo con lo establecido en el proceso de Gestión Documental CPR-43. La reevaluación de losproveedores se realiza teniendo en cuenta aquellos que ejecutan procesos que afectan directamentela prestación del servicio y que están identificados en cada una de las caracterizaciones de losservicios.


7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

EXCLUIDO




7.4.1 PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOSEl tipo y alcance del control aplicado al contratista y al producto o servicio contratado depende delimpacto de estos en la posterior prestación de los servicios. Contratación CPR-37

La SHD evalúa a sus posibles proveedores a través de las disposiciones establecidas en el registroúnico de proveedores que administran las cámaras de comercio, y selecciona los contratistas enfunción de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitosdefinidos por la organización.

La reevaluación de los proveedores se realiza teniendo en cuenta aquellos que ejecutan procesosque afectan directamente la prestación del servicio y que están identificados en cada una de lascaracterizaciones de los servicios

Mediante el proceso de Contratación CPR-37 la Secretaría Distrital de Hacienda ha establecido eimplementado actividades para el control de la ejecución de lo contratado.

7.4.2 INFORMACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOSEn el documento de términos de referencia se definen los requisitos del producto o servicio acontratar.

La Secretaría Distrital de Hacienda asegura la adecuación de los requisitos de contrataciónespecificados antes de comunicárselos a los proponentes o contratistas mediante las disposicionesestablecidas en el procedimiento asociado al proceso de Contratación CPR-37







7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOSMediante el proceso de Contratación CPR-37., la Secretaría Distrital de Hacienda, ha establecido eimplementado actividades para el control de la ejecución de lo contratado, ya sea el suministro deproductos, o la prestación de un servicio, el cual está orientado a verificar el cumplimiento de losrequisitos establecidos en el contrato.

Cuando la Secretaría Distrital de Hacienda o sus clientes quieren llevar a cabo la verificación en lasinstalaciones del contratista, la Secretaría establece en la información del contrato las disposiciones parala verificación pretendida.


7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIOLa SDH ha planificado y lleva a cabo la prestación de los servicios bajo condiciones controladas, lascuales son:• La disponibilidad de información que describe las características del servicio. Caracterizaciones del

Servicio . En estas caracterizaciones de servicio están relacionadas las caracterizaciones de losprocesos que incluyen la identificación de su producto o resultado y sus características.

• La disponibilidad de procedimientos e instrucciones de trabajo que están identificados en cadauna de las caracterizaciones del proceso asociados al servicio respectivo,

• El uso apropiado de herramientas tecnológicas que es gestionado mediante los procesos deConstrucción o Mantenimiento de Soluciones de Software CPR-44 y Gestión de la InfraestructuraTecnológica CPR-46.

• La implementación del seguimiento y la medición que se ha definido mediante el proceso deMejoramiento Continuo CPR-06,

• La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega definidas en elcapitulo “Puntos de Control y Control de Servicio No Conforme” de cada una de lasCaracterizaciones del Servicio .




7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La Secretaría de Hacienda valida sus procesos para garantizar que el resultado de estos cumplanlos requisitos legales e internos definidos mediante las siguientes acciones:

• Asegurando la participación de personal competente en los procesos.• Garantizando la confiabilidad del hardware y software• Garantizando que los procedimientos reflejan las necesidades y prácticas necesarias para

alcanzar los resultados esperados.• Cada vez que se implementen nuevos servicios o cambios relevantes se revalidan los aspectos

anteriormente descritos.

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDADLa Secretaria Distrital de Hacienda identifica el producto y/o servicio, a través de los registrosestablecidos en los procedimientos que se encuentran descritos en la Caracterizaciones delServicio y de Proceso.La Secretaria Distrital de Hacienda identifica el estado del producto y/o servicio, con respecto a losrequisitos de seguimiento y medición a través de toda la realización del producto o la prestacióndel servicio.

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTETodos los documentos entregados por los contribuyentes y entidades son conservados conformea lo dispuesto en el proceso de Gestión Documental CPR-43 y al proceso de Gestión de laInfraestructura Tecnológica CPR-46, en este último se dan los lineamientos para conservar copiasde seguridad de la información.Adicionalmente, existen disposiciones reglamentarias en relación con la confidencialidad de lainformación que permite salvaguardar la privacidad de información.







7.5.5 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOEn las Caracterizaciones del Servicio se han definido los productos que están orientados a los usuarios.

Estos productos están relacionados con documentos e información que están protegidos mediante elcumplimiento de las disposiciones de Gestión Documental CPR-43 y al proceso de Gestión de laInfraestructura Tecnológica CPR-46.



7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

EXCLUIDO





8.1 GENERALIDADES

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

8.5 MEJORA

MENU DE CALIDAD

8.1 GENERALIDADES

8.1 GENERALIDADESLa Secretaría de Hacienda ha planificado e implantado los procesos de seguimiento, medición, análisis ymejora necesarios para:

• Demostrar la conformidad del servicio,• Asegurar la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y• Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.Esto comprende la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y elalcance de su utilización. Como herramientas generales para el seguimiento de los procesos y el análisisde los mismos cuando se presentan problemas, se utilizan los gráficos de tendencia y el análisis decausa efecto.

8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTEComo una de las medidas de desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, la SHD realiza elseguimiento de la información relativa a la percepción del contribuyente, entidad o ciudadano conrespecto al cumplimiento de los requisitos y características del servicio por parte de la organización.

Una vez obtenidos los resultados de estas encuestas la Secretaría de Hacienda ha previsto el uso yanálisis de esta información, como insumo para el procedimiento de Acción Correctiva, Preventiva yde mejora 06-P-02 incluido en el proceso de Mejoramiento Continuo CPR-06.

El proceso de Atención al Ciudadano CPR-89 también permite identificar la percepción que tienen losusuarios en relación con el servicio, a través de la información que se obtiene por medio de lassugerencias, la cual es utilizada como insumo de entrada al proceso de Mejoramiento Continuo CPR-06


VOLVER A8. MEDICIÓN,

ANÁLISIS Y MEJORA






8.2.2 AUDITORÍA INTERNALa SDH lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas, para determinar si el Sistema deGestión de la Calidad:

• Es conforme con las disposiciones establecidas, con los requisitos de las Normas NTGP 1000 eISO 9001 y con los requisitos establecidos en la documentación del Sistema de Gestión de laCalidad, y

• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Ver procedimiento Auditoria Interna de Calidad 71-P-04.

La SDH planifica un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importanciade los procesos y las áreas por auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se handefinido los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. Laselección de los auditores y la realización de las auditorías aseguran la objetividad e imparcialidaddel proceso de auditoría.

Ver proceso Mejoramiento Continuo CPR-06 Evaluación del Sistema Integral de Control InternoCPR 71 y los procedimientos Programa Anual de Auditoria 71-P-01 , Auditoria Interna de Calidad71-P-04

En el procedimiento Auditoria Interna de Calidad se encuentran definidas las responsabilidades,requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar los resultados y paramantener los registros relacionados con el procedimiento.

Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe delos resultados de la verificación las cuales están establecidas en el procedimiento de AcciónCorrectiva, preventiva y de mejora 06-P-02 .

8.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE


ANÁLISIS Y MEJORA








8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOSPara monitorear, hacer seguimiento y realizar la medición de los procesos del Sistema de Gestión deCalidad, la Secretaría de Hacienda ha definido objetivos e indicadores, los cuales permitenevidenciar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Estos indicadoresse encuentran en las respectivas Caracterizaciones de Servicio o procesos.

Cuando no se alcancen los resultados planificados, se llevan a cabo correcciones y accionescorrectivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del servicio.

Ver proceso Mejoramiento Continuo CPR-06.

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOLa Secretaría de Hacienda mide y hace seguimiento de las características del servicio para verificarque se cumplen los requisitos del mismo.

Caracterizaciones de Servicio

Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.

La liberación de la prestación del servicio no se lleva a cabo hasta que se hayan completadosatisfactoriamente las disposiciones planificadas , a menos que sean aprobadas de otra manera poruna autoridad pertinente y cuando corresponda, por el cliente.


ANÁLISIS Y MEJORA




8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMECuando se realiza seguimiento al servicio, la SDH se asegura que el servicio que no sea conforme con losrequisitos, se identifica y se controla, para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, lasresponsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme, estándefinidos en numeral 6 de los documentos de Caracterizaciones de Servicio.

Mediante el procedimiento de Control del Producto y/o Servicio No Conforme 06-P-04, se identificanlas actividades necesarias para realizar seguimiento al producto no conforme. Para la Dirección Distritalde Impuestos se cuenta con el instructivo 06-I-03 para realizar el control del producto no conforme.

8.4 ANÁLISIS DE DATOSLa SDH determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad, la eficacia, laeficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse lamejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto incluye el resultado delseguimiento y medición, y de otras fuentes pertinentes. Ver Mejoramiento Continuo CPR-06 y elprocedimiento de Acción Correctiva, Acción Preventiva y de mejora 06-P-02

El análisis de datos proporciona información sobre:• La satisfacción de los clientes (contribuyentes, entidades y ciudadanos),• La conformidad con los requisitos del servicio,• Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las oportunidades para

llevar a cabo acciones preventivas, y• Los contratistas

8.4 ANÁLISIS DE DATOS


ANÁLISIS Y MEJORA







8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUALa Secretaría de Hacienda mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidadmediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de lasauditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora y la revisión porla dirección.

Ver proceso de Mejoramiento Continuo CPR-06

8.5.2 ACCIÓN PREVENTIVA CORRECTIVA O DE MEJORALa Secretaría de Hacienda establece y ejecuta las acciones necesarias para eliminar las causas delas no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas sonapropiadas a los efectos y magnitud de las no conformidades encontradas. En el procedimiento deAcción Correctiva, preventiva y de mejora 06-P-02 se establecen las disposiciones relativas a:

• Revisión de las no conformidades (incluyendo las quejas de los contribuyentes, entidades yciudadanos),

• Determinación de las causas de las no conformidades,• Evaluación de la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades

vuelvan a ocurrir,• Determinación e implementación de las acciones necesarias para mitigar o eliminar las no

conformidades detectadas,• Registro de los resultados de las acciones tomadas, y• Revisión de las acciones correctivas tomadas.


ANÁLISIS Y MEJORA




RESUMEN DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 N.A.

2

En 4.1 se adicionó un párrafo relacionado con los procesos contratados en la prestación de los servicios.

En el capitulo 4.2.2 se estableció que la identificación de los documentos externos se hace en las caracterizaciones de procesos. Igualmente se

incluyó en el numeral una condición relacionada con el control del documento Manual específico de Descripciones y Funciones

En el numeral 5.4.1 se referenció el proceso de Dirección CPR-58.

En el numeral5.5.1. “Responsabilidad y Autoridad”, se sustituyó el decreto 277 de 1999 por el decreto Distrital 333 del 30 de septiembre de 2003 en

el que se establece la estructura orgánica y funciones por dependencia de la Secretaría de Hacienda.

En la tabla del numeral 7.2.3. “Comunicación con el cliente” se adiciono para el caso de Gestión de Pagos la alternativa “Internet”. Igualmente se

adicionó en la tabla relacionada en este numeral los procesos de Atención de Acciones de Tutelas CPR-27 y Representación Judicial CPR-36.

Se sustituyó el organigrama del anexo 1 por uno que cumple con las disposiciones del decreto Distrital 333.

3Se cambió el nombre de Secretario Técnico por Oficina Asesora de Planeación.

Se especifico que el Distrito Capital esta estructurado por dos sectores en el numeral 1.3.

4

Se cambio el nombre del Proceso de Dirección CPR-58 por Dirección, Planificación y Control Estratégico.

Se especifico la secuencia e interrelación de los procesos en el numeral 4.1.2

Se incluyo el proceso de Formulación y ejecución de Proyectos de inversión en los procesos de Dirección, Planificación y Control Estratégico, y se

saco del proceso de Análisis y mejora.

5

Se sustituyó la misión y visión de acuerdo al resultado del proceso de Dirección, Planeación y Control Estratégico.

En 4.2.1. Se sustituyó declaración política y objetivos de la calidad por declaración política y objetivos, ya que estos últimos incluyen lo relacionado

con la calidad.

En 5.3.1 y 5.4.1 se estableció que los objetivos de calidad están descritos en el documento de Planeación Estratégica de la Organización y que son

controlados mediante indicadores definidos en el plan estratégico y en las caracterizaciones de los servicios y proceso.

En 5.4. Adicionó una descripción en relación con el concepto de armonización.

6

Se incluyeron las referencias documentales del Servicio de Gestión Contable Distrital, y sus vínculos con el Sistema de Gestión de

En todo el manual de calidad se particulariza y sustituye la palabra “organización” por “Secretaria Distrital de Hacienda”.

En la sección 1.3 y de conformidad con el art. 54 de Decreto Nacional 1421 de 1993, la estructura administrativa del distrito capital se presenta

compuesta por tres (3) sectores. Igualmente, se eliminaron los cuadros que desagregaban la composición interna de cada sector.

En la sección 1.5 Ubicación, se incluyen los puntos de servicio y/o contacto a través de los cuales la entidad atiende a los usuarios de los servicios

objeto de este manual de calidad.

Se actualizaron los nombres de los procesos y procedimientos.

Se excluyó la referencia al proceso “Saneamiento y Respuesta a Solicitudes de Información Tributaria CPR-17 por haberse dado de baja.

Se actualizaron los capítulos 2. OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL, y capitulo 3. GLOSARIO DE TERMINOS, incluyendo las abreviaturas relativas

al servicio de Gestión Contable Distrital, y se cambio el nombre del capitulo 3.

En el capitulo 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN, se incluyo la definición de la actual política de calidad (ver numeral 5.3).

En la sección 7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD, se incluyeron las referencias al servicio de GESTION CONTABLE DISTRITAL

En la sección 6.3.1 Hardware y software, se eliminó la referencia al proceso CPR-45 Mantenimiento de Software, ya que se fusiono en el CPR-46.

Se modificó el anexo 2. ”MAPA DE PROCESO NIVEL 1”.

Se modificó la versión del formato 01-F04 a versión 2.

MENU DE CALIDAD

RESUMEN DE CAMBIOS


7

Aunque en el control de cambios de la versión 6 se indica que “se eliminó la referencia al proceso CPR-45 Construcción o Mantenimiento de

Soluciones de Software, ya que se fusionó en el CPR-, por omisión involuntaria continuaba apareciendo la referencia al CPR-45 en el literal C,

numeral 7.5.1 Control de del Servicio, en tal sentido se procedió a su corrección.

8

Se incluyeron las referencias documentales del Servicio de “Gestión Presupuestal Distrital, Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes

y Administración de Entidades Liquidadas” y sus vínculos con el Sistema de Gestión de la Calidad.

En todo el manual de calidad se sustituyen los nombres de:

Gestión de Pagos por Gestión Integral de Tesorería

Sustanciación, liquidación y reconocimiento de pensión y prestaciones económicas por Gestión de Prestaciones Económicas.

Desarrollo de personal por Calidad de vida laboral.

Capacitación por Formulación y Ejecución Planes y Programas de Mejoramiento de la Calidad de Vida Laboral.

Salud Ocupacional y Bienestar de Personal por Formulación y Ejecución Planes y Programas de Mejoramiento de la Calidad de Vida Laboral.

Seguimiento de Quejas y Reclamos por Sistema de Quejas y soluciones de usuarios.

Administración de servicios de por Administración de servicios de y el CAD.

Elaboración, recepción y distribución de documentos por Administración Documental.

Se unificaron: Auditoria de Calidad, Análisis y Mejora y Seguimiento y Medición de Procesos y Servicios, quedaron consolidados en un proceso

que se llama Mejoramiento Continuo.

Cambio la codificación de los procedimientos de: (Acción Correctiva 08-P-01 por 06-P-02 y Acción Preventiva 08-P-01 por 06-P-03).

Se incluyo el proceso de Investigaciones Disciplinarias

Se actualizó la normatividad con la cual se establece la estructura organizacional para la Secretaria Distrital de Hacienda . Cambió el Decreto 333 de

30 de septiembre de 2003 por Decreto 109 del 17 de marzo de 2006.

Se actualizó el capítulo 3. GLOSARIO DE TERMINOS, incluyendo las abreviaturas relativas al los servicios: “Gestión Presupuestal Distrital, Gestión

de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes y Administración de Entidades Liquidadas”.

Se modificó el anexo 1. ”Organigrama de ”.

Se modificó el anexo 2. ”MAPA DE PROCESO NIVEL 0 y .

9

Se actualizo la información del numeral 1.8.1, con respecto a los puntos de información del servicio de Administración de Ingresos Tributarios.

Se corrigió la redacción del numeral 2.2

Se corrigió la redacción y se actualizo la información del numeral 5.5.1, con respecto a la modificación del decreto 333 del 30 de septiembre de 2003,

por el 545 del 29 de diciembre de 2006.

Se quitaron palabras que se quedaron de la revisión pasada que no aplican.

Se modifico el organigrama

Se cambio Secretaria de Hacienda por Secretaria Distrital de Hacienda.

Se elimino el servicio de “Atención al Pensionado” en los capítulos (1.7, 1.8.1, 1.9, 2.1, 2.2, 2.3.1.2, 3.2, 4.1.2, 4.1.5, 7.1, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3.

10

Se realizaron los ajustes pertinentes al direccionamiento estratégico, relacionados con y los Objetivos de Calidad, Misión y Visión, acordes con la

armonización con el Plan Estratégico 2008 – 2012 “Cada peso cuenta para construir ciudad”.

Adicionalmente, se ajustaron las direcciones de los puntos de atención.

Por último, se amplió el alcance para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en 1000:2004.

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RESUMEN DE CAMBIOS


11 Se modifica la presentación del Manual de la Calidad en formato power point, con el fin de hacer un documento más interactivo

12Se efectúa una actualización que por su dinámica han cambiado , como la política, nombres en algunos procesos, información general, organigrama,

y algunos aspectos reglamentarios, se dejan las normas para consultar con el hipervínculo.

13

Se incluye un nuevo servicio el CPS -009 de Crédito Público. ,

Se modifica la descripción de los puntos de atención

Se modifica el alcance

Se modifica el mapa de procesos

Se actualiza la política de Calidad.

Se rediseña el manual , manejando una estructura acorde con los numerales de la NORMA NTCGP 1000 -2009

14

Se modifica el numeral 2.3 Exclusiones

Se modifica el numeral 5.3 Política de calidad.

Se .modifica el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo

Se modifica el numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento, y medición

De acuerdo con el manual de estilo de comunicaciones se actualizan los logos , en la presentación no se cambia la versión

15


Se modifica la Misión y Visión

Se modifica el mapa de procesos ,

Se incluyen el CPR-70, CPR-71, CPR-76 y el CPR-77,

Se actualizan los nombres de los procesos CPR-02, CPR- 65

16

Se actualiza la información de acuerdo con el procedimiento 06-p-02, el cual unifica los nombres de acción preventiva, correctiva y de mejora,

eliminando el procedimiento 06-p-03,

Se elimina el numeral 8,5,3 y se unifica el numeral 8,5,2

Se modifica el mapa de procesos y se incluye el proceso DESARROLLO Y GESTION DEL TALENTO HUMANO CPR-78

17

Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo en cuenta que el proceso CPR-38 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA se da de baja.

Se realizó ajuste de los links de los diferentes documentos al aplicativo del Sistema de Gestión de la Calidad.

(http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/documentos.asp)

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RESUMEN DE CAMBIOS


18Se incluye en el numeral 1,8 UBICACIÓN la sede de la Oficina de Ejecuciones Fiscales – Dirección Distrital de Tesorería.

Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo en cuenta que el proceso CPR-04 CALIDAD DE VIDA LABORAL se da de baja.

19Modificación del capítulo 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO: Se retira de la descripción el procedimiento Diseño y Desarrollo de Políticas 06-P-07,

teniendo en cuenta que este documento se da de baja del Sistema de Gestión de la Calidad

20Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo en cuenta que se crea el proceso CPR-80 Análisis de hacienda pública sobre la actividad económica

sectorial e impacto de las políticas públicas

21

Se modifica el numeral 2.3 Exclusiones


Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo el Decreto 601de 2014.

Se realizó ajuste de los links de los diferentes documentos al aplicativo del Sistema de Gestión de la Calidad.

(http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp).

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