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ASAMBLEA GENERAL PROPIETARIOS

MARZO 24 DE 2018

INFORME DE GESTIÓNOCTUBRE – DICIEMBRE 2017

Administración y Consejo

www.tierragrataesmeraldal.com [email protected] 24 de marzo de 2018 2

INFORME DE GESTIÓN

Equipo de Trabajo

COMITÉ DE CONVIVENCIA▪ Mabel Amparo Ortega

▪ Elvira Beltrán

▪ María Victoria Osorio

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓNPrincipales

▪ Diego Alejandro Castro – Presidente

▪ William Fabian Arias – Secretario

▪ Juan E. Mora

Suplentes

▪ Sergio Gómez

▪ Fernando Palomino

▪ José Franklin Díaz

ADMINISTRACIÓNTMG SERVICIOS S.A.S.

▪ Andrea C. Perdomo C.

▪ José Y. Roa R.

TERCEROSContabilidad

▪ Juliana Andrea Serna (hasta dic)

▪ Karen Andrea Moyano (desde enero)

Revisoría Fiscal

▪ Alberto Jaramillo Villegas


INFORME DE GESTIÓN

Empresas Outsourcing

COVITECSeguridad y Vigilancia

▪ Antonio Hernández

▪ Sergio Álvarez

▪ Jhon Freddy Guarín

▪ Gilberto Andica

▪ Freddy Hernández

OTROSESTILO INGENIERÍA Mantenimiento Ascensores

D&SAM Mantenimiento Bombas

DIEGO ALVAREZ Mantenimiento Zonas Verdes

CARLOS BOTERO Mantenimiento Eléctrico

FUMIPLAGAS EXPRESS Fumigación y Control Plagas

UNO-AAseo

▪ Mariluz Valencia

▪ Alberto Ruiz

▪ Alexander Ruiz


REGISTRO COPROPIEDAD

Notaría Veinticinco de Medellín

Escritura No. 6,662 del 14/12/2015

▪ Constitución Inicial Torres 1 y 2

▪ Reglamento de Propiedad Horizontal


▪ Adición Torre 3


▪ Adición Torre 4

INFORME DE GESTIÓN

Situación Jurídica y Tributaria

ARTÍCULO 33 LEY 675 DE 2001 – Sin ánimo de lucroLa persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin

ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto y su domicilio será el

municipio o distrito donde este se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos

nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias

de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986.

INFORMACIÓN EXÓGENAResolución DIAN 11429 del 31/10/2011

REPRESENTACIÓN LEGALRegistrada en Alcaldía de EnvigadoResolución 4,836 del 18/08/2016

▪ Registro Personería Jurídica

Resolución 6,918 del 06/10/2017

▪ Representación Legal:

o TMG Servicios S.A.S.

o Principal: Andrea C. Perdomo C.

o Suplente: José Y. Roa R.


✓Planeación Financiera

✓Facturación y Cartera

✓Gestión Contable

✓Gestión con Proveedores

✓Gestión con la Constructora

✓Comunicaciones

✓Consejo y Asamblea

✓Comité de Convivencia

Gestión

Administrativa

✓Gestión de Mantenimiento Equipos y Zonas Comunes

✓Administración de Zonas comunes

✓Propuestas de Inversión y Dotación

✓Gestión de Compras e Inversiones

Gestión de Activos ✓Representación Legal

✓Ley 675 de 2001

✓Código de Policía

✓Gestión Cartera

✓Gestión Ambiental

Cumplimiento SG-SST

Gestión

Legal

INFORME DE GESTIÓN

Procesos


INFORME DE GESTIÓN

Objetivos 2017

Se inició con la administración a partir del 01 de octubre de 2017, según acta de nombramiento del consejo

de administración con fecha 20/09/2017. A partir de esa fecha, los objetivos planteados para el 2017 fueron:

TOMAR LA REPRESENTACIÓN LEGAL DE LA COPROPIEDAD

• Actualizar Personería Jurídica

• Actual registros en la DIAN, Bancos y con los proveedores y demás partes interesadas

CORREGIR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA COPROPIEDAD

• Corregir el déficit presupuestal

• Aclarar los estados de cuenta con los propietarios y constructora

• Cubrir las deudas pendientes con proveedores

• Aclarar las diferencias en la contabilidad

• Mejorar el recaudo de cartera y errores en imputación de cuotas de administración

SEGURIDAD, CONVIVENCIA Y COMUNICACIÓN

• Mejorar la situación de seguridad y vigilancia de la copropiedad

• Iniciar la compra de dotaciones necesarias para la unidad

• Generar información oportuna y confiable a los propietarios

• Apoyo en situaciones de convivencia


INFORME DE GESTIÓN

Objetivos 2017 – Situación Financiera

➢ Corregir el déficit presupuestal✓ Con base en la información contable inicial a 30/09/2017 se hizo un diagnóstico de la situación

financiera de la copropiedad, haciendo necesario convocar a una asamblea extraordinaria, la cual

se realizó el 03/11/2017 con el objetivo de ajustar el presupuesto y aprobar una cuota extraordinaria

para cubrir el déficit existente. La asamblea se realizó exitosamente.

➢ Aclarar los estados de cuenta con los propietarios y constructora✓ Se corrigieron los estados de cuenta de 57 apartamentos (el 30% del total), teniendo que revisar en

detalle toda su historia de facturación y pagos, encontrándose un total de 43 errores.

✓ Se tenía una cartera de aproximadamente 36 MCOP, que representaba a sept 2017 un 140% de los

ingresos por cuotas de administración. Se identificó que los principales problemas eran errores en los

estados de cuenta (pagos mal aplicados, facturación errada, falta de gestión de cobro y desorden en

los estados de cuenta de la administración, facturación y contabilidad). Se hizo una revisión histórica

de cada uno de los inmuebles y con cada propietario se aclaró su estado de cuenta, logrando aclarar

el 100% de los errores y sobre todo, mejorando la cartera, la cual, al 23 de marzo de 2018 es de 22

MCOP (55% de la cuota), con una tendencia a la baja.

✓ También se llegó a acuerdos importantes con la constructora para facilitar la conciliación de cuentas

de los apartamentos a cargo y evitar que los nuevos propietarios recibieran deudas.


INFORME DE GESTIÓN


➢ Cubrir las deudas pendientes con proveedores✓ Se tenían deudas con prácticamente todos los proveedores, con problemas graves con varios de ellos:

• EPM: el 01/10/2017 Se recibió una deuda de 18,683,402 con fecha de pago para el 06/10/2016 y

orden de suspensión si no se pagaba. En bancos (incluyendo fondo de reserva) sólo habían

4,789,689. Se debió hacer un acuerdo de pago en 2 cuotas.

• COTRASER: se recibió una cartera de 49,245,732 correspondiente a 4 meses. Debido a las quejas

de propietarios y residentes, y a los constantes problemas de seguridad que se habían

evidenciado, se acordó con esta empresa terminar el contrato y hacer un acuerdo de pago por

la deuda con corte al 03/11/2017 que ascendía a un total de 50,099,826 en 6 cuotas mensuales de

8,944,112 entre noviembre 2017 y abril 2018. Este acuerdo implicó aceptar el pago de intereses

del 2%. Este acuerdo se ha venido cumpliendo satisfactoriamente gracias al cobro de la cuota

extra y a la mejora en la cartera.

• Otros Proveedores a quienes debíamos 3 y 4 facturas eran: UNO-A (aseo), ESTILO INGENIERÍA

(mantenimiento ascensores), JULIANA SERNA (Contabilidad), SAC DISTRIBUIDORA (implementos

aseo)

✓ Con corte a 31 de diciembre de 2017 no se tenía ningún compromiso vencido, se pagan

oportunamente las deudas antes de su vencimiento y se aprovecha un descuento por pronto pago

del 2% sobre la factura de COVITEC.


INFORME DE GESTIÓN


➢ Aclarar las diferencias en la contabilidad✓ Se solicitó al Revisor Fiscal acompañamiento para aclarar las diferencias encontradas en los estados

de cuenta de los apartamentos y las cuentas por pagar a varios proveedores, más otros errores en la

imputación de gastos. Se hizo una auditoría a todo el año 2017, a pesar de que la gestión tanto de la

revisoría fiscal como la de esta administración empezaron en septiembre y octubre de 2017

respectivamente. Como resultado de esta auditoría, la contabilidad ya refleja fielmente la situación

financiera de la copropiedad y no se tienen diferencias ni reclamos por los estados de cuenta con los

copropietarios.

➢ Mejorar el recaudo de cartera y errores en imputación de cuotas de administración✓ Se implementó un sistema de facturación que permitía dar información más clara a los copropietarios

✓ Se aclaró el 75% de las consignaciones pendientes por identificar, revisando detalladamente el origen y responsable de esas consignaciones (aún quedan algunas pendientes)

✓ Se separó la deuda de los apartamentos entre lo que correspondía a la constructora (hasta el día

antes a la entrega) y a los propietarios (desde el día de la entrega)

✓ Se habilitó un sistema de recaudo por PSE para recaudar sin costo desde cualquier entidad financiera.

También se gestionó con BBVA una tarjeta de recaudo para quienes desean pagar en efectivo en

oficina. Con esto, desde octubre se logran identificar el 100% de los ingresos sin dejar cuentas pendientes por identificar.

✓ Se realizó gestión de cobro persuasiva quienes debían 3 o más cuotas.


INFORME DE GESTIÓN


CARTERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017

CUOTAS VENCIDAS

SALDO A FAVOR

TOTAL CARTERA

32,325,644

396,526

31,932,118

Política de Cobro:0 – 2 Cuota: Nota en la Factura

2 – 3 Cuotas: Cobro Coactivo

3 o más: Cobro Pre-Jurídico

Intereses de Mora: 2% sobre el capital

Descuentos Pronto Pago: 2% sobre

cuota del mes si paga hasta el día 10

Orden Aplicación Pagos:

• Intereses

• Cuota Extra

• Capital


INFORME DE GESTIÓN

Objetivos 2017 – Seguridad, Convivencia y Comunicación

➢ Mejorar la situación de seguridad y vigilancia de la copropiedad✓ Al recibir la administración se tuvo conocimiento de que con Cotraser se habían tenido varios

incidentes de robo a copropietarios y daños en los bienes a varios residentes. Durante las primeras 2

semanas a nuestro cargo, se tuvieron 5 incidentes de robo; adicionalmente se recibían muchas quejas de residentes acerca de los procedimientos de la anterior empresa de vigilancia. Por ello, junto con el

consejo de administración se decidió cambiar la empresa de vigilancia.

✓ Se realizó un proceso de selección durante el primer mes con el objetivo de contratar una empresa de

reconocida trayectoria, que cumpliera con los requisitos de la Superintendencia de Vigilancia y

Seguridad y que nos ofreciera una opción de re-inversión para dotación tecnológica si se hacía un

contrato a largo plazo.

✓ Como resultado de este proceso, se seleccionó a COVITEC para iniciar a partir del 03/11/2017 y por 4 años el servicio con Portero y Rondero ,ambos sin armas, con una reinversión que nos permitió instalar,

sin costo para la copropiedad, una primer parte del sistema CCTV con 21 cámaras, DVR, Monitor y UPS, los cuales pasarán a ser parte de la copropiedad al terminar el contrato.

✓ Adicionalmente, como parte del acuerdo con COVITEC, nos otorgaron un 2% sobre el valor de la

factura mensual si pagamos hasta el día 10 de cada mes, lo cual hemos venido tomando desde el

mes de diciembre, lo cual nos ha generado un ahorro acumulado de aproximadamente 1,450,000

✓ En las reuniones periódicas con la constructora se refuerzan los temas de seguridad conjunta con la obra, y desde noviembre, no se ha tenido conocimiento de nuevos problemas de seguridad.


INFORME DE GESTIÓN


➢ Iniciar la compra de dotaciones y mejoras necesarias para la unidad✓ Compra de Espejos cóncavos para los parqueaderos, lo cual mejora las condiciones de seguridad

para vehículos y peatones

✓ Se compraron 12 canecas de basura para los puntos fijos de los ascensores con el logo de Tierra Grata Esmeraldal

✓ Se compró un Horno Microondas para servicio del personal de Covitec y UNO-A que prestan sus servicios en la unidad, donde podrán calentar sus alimentos

✓ Se cambiaron las basureras para los excrementos de mascotas. Se plantea dotar de unas en acero inoxidable cuando entreguen las zonas comunes

✓ Se realizaron contratos con D&SAM para los mantenimientos del sistema hidráulico y con FumiPlagasExpress para la fumigación de la copropiedad

✓ Se ha realizado oportunamente el mantenimiento de los ascensores

✓ Se ha monitoreado y realizado la recarga a los extintores de la unidad (63 en total)

✓ Se han realizado las reparaciones eléctricas necesarias de las luminarias LED que han fallado y de las lámparas en parqueaderos, llevando un control de los puntos donde se han cambiado para poder

validar su vida útil

✓ Se ha realizado el mantenimiento de las zonas verdes

✓ Se realizan seguimientos diarios al personal de UNO-A y COVITEC para validar el cumplimiento de los protocolos de servicio

✓ Se aumentó una persona de UNO-A para atender Torre 3


INFORME DE GESTIÓN


➢ Generar información oportuna y confiable a los propietarios✓ Se han generado 21 comunicados de interés a propietarios y residentes✓ Se han atendido 227 solicitudes tipo PQRS

✓ Se han enviado 51 Paz y Salvos a petición de propietarios

✓ Se han realizado 37 endosos del seguro de la copropiedad a los propietarios, para eliminar el cobro doble de este seguro en sus créditos hipotecarios

✓ Se acordó con Claro la instalación de su servicio a partir de Enero 2018✓ A marzo 2018 Se han realizado 16 reuniones con la constructora (dirección de obra y área financiera)

para realizar acuerdos en pro de la mejora de la unidad.

✓ Se habilitaron los correos [email protected] y [email protected]

✓ Sin costo adicional para la unidad, la administración adquirió el dominio tierragrataesmeraldal.com donde se ha dispuesto información de interés para propietarios y residentes, como por ejemplo:

✓ Cartelera Virtual, donde se publican los mismos comunicados de los ascensores

✓ Botón de Pagos PSE para acceder a la plataforma de pagos desde cualquier entidad financiera

✓ Repositorios de Información (estados financieros, comunicados, documentos legales, etc)

✓ Calendario de Actividades, donde se pueden consultar todas las actividades que se están

desarrollando en la unidad

✓ Consulta de Cuotas de Administración

✓ Descarga de Documentos Legales (Reglamento P.H., Procedimientos, etc)

✓ Próximamente: Estados de Cuenta y Paz y Salvos en línea, reserva Zonas Comunes y más

mailto:[email protected]



INFORME DE GESTIÓN


Algunas opciones para los usuarios:

➢ Pagos Online por PSE desde cualquier Banco en Colombia

➢ Normas y Regulaciones

✓ Ley 675 de 2001

✓ Reglamento P.H.

✓ Reglamento Mudanzas

✓ Propuestas Manual de

Convivencia

➢ Propietarios

✓ Coeficientes y Cuotas de

Administración

✓ Asambleas

➢ PQRS

➢ Cartelera Virtual

➢ Eventos y Actividades (Calendario)

➢ Opina


INFORME DE GESTIÓN


➢ Apoyo en situaciones de convivencia➢ Junto con el Comité de Convivencia y el Consejo de Administración se ha mediado en atender 17

casos, de los cuales uno de ellos llevó a imponer sanciones por el Código de Policía y a que un inquilino dejara la unidad por situaciones de convivencia que venían afectando a varios residentes.

➢ El Comité de Convivencia elaboró una propuesta de Manual de Convivencia en la cual se dictan las normas al interior de la unidad y se proponen sanciones por su incumplimiento. Este manual se pondrá a

consideración de la Asamblea de Propietarios.

➢ Se han realizado 6 reuniones con el Comité de Convivencia y 10 con el Consejo de Administración, con quienes se tiene comunicación permanente para apoyar la gestión administrativa.

➢ Se han realizado dos reuniones con la inspección de policía para revisar la forma de aplicar el Nuevo

Código de Policía, en la cual han participado miembros del consejo y comité de convivencia.


INFORME DE GESTIÓN

Objetivos 2018

Teniendo ya saneada la contabilidad y la situación económica de la copropiedad, para el 2018 se plantean

los siguientes objetivos

• Recibo de Obra (Zonas Comunes y Esenciales) a la constructora (con Interventoría Técnica,

Asesoría Jurídica y Equipo de Recibo de Obra)

• Incluir en la gestión a Torre 4 y Zonas Comunes (a partir en Julio 2018)

• Mejorar la cartera (adelantar el cobro persuasivo y reducir la cartera vencida)

• Mejorar temas de convivencia (implementar manual de convivencia, gestionar multas y

sanciones con el consejo de administración)

• Realizar las dotaciones necesarias para el embellecimiento y confort de la unidad

• Implementar servicios en línea a través de la página web: consulta estados de cuenta, paz y

salvos, reserva zonas comunes, PQRS, clasificados y anuncios

Total Management Group Servicios S.A.S.

+57 3153857907

[email protected]

www.tierragrataesmeraldal.com

Construyamos juntos un mejor lugar para vivir

Durante el periodo Octubre 2017 a Marzo 2018 la

Administración y el Consejo de Administración hantrabajado en pro de conseguir resultados positivos

para los propietarios y residentes del Conjunto

Residencial Tierra Grata El Esmeraldal, que

contribuyan a su bienestar y al cuidado de su

patrimonio, haciendo un uso responsable y

eficiente de los recursos.

Agradecemos su confianza y esperamos continuar

prestándoles un servicio cada vez mejor.


http://www.tierragrataesmeraldal.com/

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