Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20123810400001Fecha: 08-11-2012

*20123810400001*

Bogotá, D.C.

DoctoraNATALIA DE LA VEGA SINISTERRAGerente Fondo de Vigilancia y Seguridad Bogotá D.C.Calle 12 No. 7-14Teléfono 2973220Ciudad

Asunto: Consulta –Obligación de presentar Informe de gestión a su retiro del cargo por parte de un Asesor de Gerencia-Control Interno del FVSRad. 2012624032955-2, 20126240371952, 2012624038526-2

Apreciada Doctora Natalia:

Recibida con los radicados relacionados en el asunto la consulta presentada por Usted ante este Despacho y la Alcaldía Mayor, esta Oficina Asesora, en ejercicio de la función del literal a) del artículo 8 del Decreto Distrital 539 de 2006i, emite el concepto requerido en los siguientes términos:

I. Antecedentes

En el caso concreto se cuestiona sobre si un Asesor de Gerencia-Control Interno del FVS está obligado a presentar el informe de gestión contenido en la ley 951 de 2005 y/o a completar el informe que entregó, toda vez que no señaló información de importancia para la Oficina de Control Interno de esa Entidad.

II. Marco Jurídico

NORMATIVIDAD NACIONAL

Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

“Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.”

Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario.

“ARTÍCULO 22. GARANTÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. El sujeto disciplinable, para salvaguardar la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o función, ejercerá los derechos, cumplirá los deberes, respetará las prohibiciones y estará sometido al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política y en las leyes.

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20123810400001Fecha: 08-11-2012

*20123810400001*

ARTÍCULO 23. LA FALTA DISCIPLINARIA. Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este código que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento.

ARTÍCULO 25. DESTINATARIOS DE LA LEY DISCIPLINARIA. Son destinatarios de la ley disciplinaria los servidores públicos aunque se encuentren retirados del servicio y los particulares contemplados en el artículo 53 del Libro Tercero de este código.Los indígenas que administren recursos del Estado serán disciplinados conforme a este Código.

Para los efectos de esta ley y en concordancia con el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, son servidores públicos disciplinables, los gerentes de cooperativas, fundaciones, corporaciones y asociaciones que se creen y organicen por el Estado o con su participación mayoritaria.

ARTÍCULO 27. ACCIÓN Y OMISIÓN. Las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cum-plimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por extralimitación de sus funciones.Cuando se tiene el deber jurídico de impedir un resultado, no evitarlo, pudiendo hacerlo, equivale a produ-cirlo.

ARTÍCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarán a este código.2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes.10. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados.

ARTÍCULO 35. PROHIBICIONES. <Ver Notas del Editor> A todo servidor público le está prohibido:1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitu -ción, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20123810400001Fecha: 08-11-2012

*20123810400001*

acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funcio-nes, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.

7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

24. Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución.”

Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

Ley 951 de 2005, Por la cual se crea el acta de informe de gestión.

“Artículo 1º. La presente ley tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer la obligación para que los servidores públi-cos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y repre-sentantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al sepa-rarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan le -galmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos fi-nancieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Artículo 2°. La presente ley es aplicable a todas las Ramas del Poder Público, a saber: Legislativa, Ejecu-tiva y Judicial en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titula-res y representantes legales, así como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado.”

NORMATIVIDAD DISTRITAL

DIRECTIVA 007 DE 2006

“2. RESPONSABLES DE ENTREGAR EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN EN EL DISTRITO CAPI-TAL.

Están obligados a presentar este informe, los siguientes servidores públicos, cuando se retiren por cual-quier causa o sean ratificados en sus cargos:

a. Los Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos y Gerente de la UESP, en su calidad de titulares de los mismos.

b. Los Directores o Gerentes de las entidades descentralizadas en calidad de representantes legales de las mismas.

c. Los alcaldes locales del Distrito Capital.

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20123810400001Fecha: 08-11-2012

*20123810400001*

d. Los Servidores Públicos del nivel directivo en los que el respectivo titular o representante legal considere debe recaer esta obligación, lo cual deberá ser comunicado a la correspondiente Oficina de Control Interno, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la entidad, indicando básicamente sus nombres, atribu -ciones y responsabilidades.

A partir de la publicación de esta Directiva en el Registro Distrital, los actuales titulares y representantes le -gales tendrán un plazo de 15 días para presentar a las Oficinas de Control Interno la comunicación a que se refiere este literal.

Con el propósito de dar cumplimiento a lo señalado en este numeral, los servidores públicos obligados de-berán mantener actualizados sus registros, controles y la documentación que sea necesaria relacionada con su gestión.

También están obligados a entregar el acta de informe de Gestión, los Curadores Urbanos y los demás particulares que cumplen funciones públicas.”

Resolución 040 de 2012 –Manual de Funciones y competencia laborales del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

III. Análisis del caso

INFORME DE GESTIÓN. SERVIDORES PÚBLICOS OBLIGADOS.

De conformidad con lo dispuesto en la ley 951 de 2005, están obligados a presentar el Informe de Gestión a quienes los sustituyan en sus funciones: los servidores públicos que ostenten la calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración.

De igual manera, la Directiva 007 de 2006, al establecer los responsables de entregar el acta de informe de gestión en el Distrito Capital señala que ellos son: i) Los Secretarios de Despacho, Directores de Depar-tamentos Administrativos y Gerente de la UESP, en su calidad de titulares de los mismos, ii) Los Directores o Gerentes de las entidades descentralizadas en calidad de representantes legales de las mismas, iii) Los alcaldes locales del Distrito Capital, iv) Los Servidores Públicos del nivel directivo en los que el res-pectivo titular o representante legal considere debe recaer esta obligación, lo cual deberá ser comuni-cado a la correspondiente Oficina de Control Interno, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la entidad, indicando básicamente sus nombres, atribuciones y responsabilidades, v) los Curadores Urbanos y los demás particulares que cumplen funciones públicas.”

MANUAL DE FUNCIONES FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD. NIVEL DEL CARGO ASESOR DE GERENCIA-CONTROL INTERNO. INFORME DE GESTIÓN.

Teniendo en cuenta lo señalado en la Resolución 040 de 2012 –Manual de Funciones del Fondo de Vigilancia y Seguridad, el cargo Asesor de Gerencia-Control Interno, código 105, grado 01, es del nivel Asesor, por lo tanto no tiene la responsabilidad de entregar a quien lo sustituya en sus funciones el acta de informe de gestión contemplado en la ley 951 de 2005 y la Directiva 007 de 2006.

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20123810400001Fecha: 08-11-2012

*20123810400001*

ACTUACIONES A DELANTAR CUANDO UN SERVIDOR PÚBLICO NO ENTREGA DEBIDAMENTE EL CARGO

La ley disciplinaria dispone que los servidores públicos aunque se encuentren retirados del servicio son sujetos disciplinables, las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por extralimitación de sus funciones.

La precitada ley preceptúa los deberes y prohibiciones de los servidores públicos. Así mismo, en el Manual de Funciones se establecen el propósito principal, funciones esenciales, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias del cargo.

Al retiro del cargo un servidor público debe diligenciar un documento mediante el cual deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo, al superior inmediato o a quien éste designe.

Esta actividad se debe realizar en la dependencia en donde se encontraba laborando el funcionario retira-do, encargado o comisionado y utilizando, si así se encuentra previsto, el formato de entrega de puesto de funcionarios No-Directivos.

Para la entrega del cargo o puesto por parte de un servidor público deben tenerse en cuenta los siguientes ítems:

Inventario Documental. En el acta se dejará constancia de la entrega de los documentos tanto en medio impreso como magnético, así como el estado de las tareas asignadas.Inventario Devolutivo de Bienes. Se deja constancia de la entrega o no de los elementos devolutivos a cargo y para ello se usarán los formatos y procedimientos establecidos para tal fin por la Entidad.Entrega de otros documentos. Tales como papeles de trabajo, material de consulta, archivos en medio magnéticos, copias de seguridad, etc.

Si un servidor público no realizó entrega formal de todos los asuntos, documentos, bienes etc., que tenía a su cargo, dicha entrega deberá ser solicitada por su Superior. En caso que el funcionario retirado no entre -gue la información solicitada, el superior, deberá dar traslado a las Entidades correspondientes con el fin que se sancionen las faltas disciplinarias a que haya lugar.

III. CONCLUSIÓN

El cargo Asesor de Gerencia-Control Interno, código 105, grado 01, es del nivel Asesor, por lo tanto no tiene la responsabilidad de entregar a quien lo sustituya en sus funciones el acta de informe de gestión contemplada en la ley 951 de 2005 y la Directiva 007 de 2006.

No obstante lo anterior, es deber todo servidor público que se retire del cargo, cualquiera que sea la causal del retiro, informar el estado de los asuntos asignados, so pena de incurrir en falta disciplinaria por violación a los deberes y prohibiciones de los servidores públicos.

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20123810400001Fecha: 08-11-2012

*20123810400001*

Finalmente, en atención a la consulta del asunto es necesario precisar que de acuerdo con el artículo 28 de la Ley 1437 de 2012, la respuesta ofrecida no compromete la responsabilidad de este Oficina ni será de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Cualquier información adicional, con gusto estaremos dispuestos a suministrarla.

Cordialmente,

ROSA MARÍA MARTÍNEZ GONZÁLEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Hadit Lorena Enciso Galindo Contratista -OAJU Revisó: Jenner Alonso Tobar

i “Por el cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dic-tan otras disposiciones”