presentación informe de gestión sep-25-07-v2...r e a liz a d o e l s e g u im ie n to y e v a lu a...

Ida Amira Ruíz de Castillo

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNODIRECCIÓN DE CONTROL INTERNOINFORME EJECUTIVO DE GESTIÓNINFORME EJECUTIVO DE GESTIÓNADMINISTRATIVA Y OPERACIONALADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

PERIODO 06 DE JULIO AL 25 DE SEPTIEMBRE DE 2007PERIODO 06 DE JULIO AL 25 DE SEPTIEMBRE DE 2007

INDICE

1

1. Rol de la Dirección.

2. Esquema de Trabajo.

3. Avances Plan de Acción – 2007.3.1 Valoración del Riesgo.3.2 Evaluación y Seguimiento.3.3 Acompañamiento y Asesoría.3.4 Fomento de la Cultura del Autocontrol.3.5 Relación con Entes Externos.3.6 Gestión Administrativa.

4. Avance de la Ejecución Presupuestal.4.1 Gastos de Funcionamiento.4.2 Proyectos de Inversión.

5. Conclusiones y Recomendaciones.


DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNODIRECCIÓN DE CONTROL INTERNOINFORME EJECUTIVO DE GESTIÓNINFORME EJECUTIVO DE GESTIÓNADMINISTRATIVA Y OPERACIONALADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

PERIODO 06 DE JULIO AL 25 DE SEPTIEMBRE DE 2007PERIODO 06 DE JULIO AL 25 DE SEPTIEMBRE DE 2007

FUNCIONES:

- Valoración del Riesgo.- Evaluación y Seguimiento.- Acompañamiento y Asesoría.- Fomento de la Cultura del Autocontrol.- Relación con Entes Externos.

1. ROL DE LA DIRECCIÓN

2


2. ESQUEMA DE TRABAJO

DIRECTORAIda Amira Ruiz de Castillo

SECRETARIA EJECUTIVAGloria Marina Arango (Despacho-

Adtivo.)Lucero Potes (Jurídico-Archivo-Caja

Menor-Adtivo.)

APOYO TECNICOLiliana Rodríguez, Nober Moreno, SocorroValdés (Gestión Documental – Banco de

Proyectos), Elizabeth Chacón G.,(Hernándo Rojas), Dennis Ortiz, Alejandra

M. Delgado, Johanna Bolaños, LeiraRamírez, Hernán Vidales, Oscar F. García,Aldemar Hernández (Comunicaciones).

APOYO JURIDICOManuel José Noriega, NilsonA. Filigrana, Mónica Perlaza,

Erika J. Aguilar, Paola A.Mossos

APOYO ADMINISTRATIVO

Hernándo Rojas (Financiero), Jorge C.Figueroa (Austeridad en el Gasto-

Consolidación Contratación), Jhon J.Alvarez (Soporte Técnico), Rodrigo

Mejía (Seguimiento Interno).

MENSAJEROWalter Alfredo Perea

3


3. AVANCES PLAN DE ACCION - 2007

3.1 VALORACIÓN DEL RIESGO

4

No. ACTIVIDADES AVANCES PORCENTAJE DE EJECUCIÓN

1

Establecer ACCIONES EFECTIVAS, REPRESENTADAS EN ACTIVIDADES DE CONTROL, acordadas entre los responsables de

las áreas o procesos y las oficinas de

Control Interno.

Se presentaron las observaciones de orden legal en comunicado del 16 de agosto de 2007 dirigido al Señor Alcalde, respecto del Proyecto de Decreto No.

411.2.0.0442 de julio de 2007, “Por el cual se efectúa un traslado en el presupuesto

de gastos de la vigencia fiscal 2007”, donde se evalu aron los aspectos que pudieran representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales con

miras a establecer acciones efectivas, evitando riesgos tanto de orden patrimonial como de orden jurídico.

100%

2

Desarrollar un PR OCESO PERMANENTE E INTERACTIVO ENTRE LA ALTA DIRECCIÓN Y LA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO, EVALUANDO LOS ASPECTOS TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS QUE PUEDAN REPRESENTAR AMENAZA para el logro de los Objetivos Institucionales

de la Administración Central del

Mun icipio de Santiago de Cali.

Se emitió la Circular del 18 de septiembre de 2007 al Nivel Directivo, recordando la responsabilidad de la Alta Dirección respecto a la Implementación y Administraci ón

de los Riesgos en la Administración Central del Municipio d e Santiago de Cali y se

solicitó la relación de los contratos y actividades que se han ejecutado y que están en ejecución sobre éste tema.

10%


3.2 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

5



1 Realizar dos (2) evaluaciones al SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE.

La primera evaluación se encuentra en la etapa de ejecución y tiene previsto la entrega del informe final para el 31 de octubre de 2007. 50%

2 Realizar un (1) seguimiento al

proceso de RECAUDO EN EL IMPUESTO PREDIAL.

Este seguimiento se encuentra en la fase de planeación y tiene previsto la entrega del

avance del informe para el 31 de octubre de 2007. 30%

3

Realizar el seguimiento y Evaluación al ESTADO ACTUAL DE LA ADECUACIÓN FÍSICA Y EL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENC IAS de la Administración Central del

Municipio de Santiago de Cali.

Realizado el seguimiento y evaluación a las diecisiete (17) dependencias, se obtuvo

como resultado general que:

! EN CUANTO A LA ADECUACIÓN FÍSICA: Revisados veintisiete (27) ítems que perm iten evaluar el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad industrial, salud

ocupacional y normas técnicas colombianas, en quince (15) de los veintisiete (27)

ítems, en más del 50% de los diferentes puntos de las dependencias, cumplen lo mencionado.

! EN CUANTO A FUNCIONAMIENTO: Inspeccionados nueve (9) ítems que permiten evaluar el cumplimiento de algunos artículos de la Constitución Política Colombiana, la

Ley Antitrámites, y en general las normas que tiene que ver con la atención al público, prestac ión del servicio y seguridad para los usuarios, en siete (7) de los nueve (9)

ítems, en más del 50% de los diferentes puntos de las dependencias, cumplen lo

mencionado. ! EN CUANTO A LA IMAGEN CORPORATIVA: Revisados dieciocho (18) ítems que

permiten evaluar el cumplimiento de las normas de que tiene que ver con presencia en el medio electrónico institucional, los equipos de cómputo, los medios de difusión

masiva y gestión documental, en doce (12) de los dieciocho (18) ítems, en más del 50%

de los diferentes p untos de las dependencias, cumplen lo mencionado.

90%

4

Realizar una (1) evaluación al CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS EN MATERIA DE DERECHO DE AUTOR SOBRE SOFTWARE en la Administración

Central Municipal.

Este seguimiento se encuentra en la fase de ejecución y tiene previsto la entrega del

avance del informe para el 18 de octubre de 2007.

30%

5

Realizar el SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES EJECUTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI, PARA GARANTIZAR LA ADECUADA Y EFECTIVA PARTICIPACIÓN DE LA MUJER en

los niveles decisorios de la Función

Pública.

Este seguimiento se encuentra en la etapa de ejecución y tiene previsto la entrega del

informe final para el 28 de septiembre de 2007.

60%


6




6

Realizar el seguimiento y

Evaluación al ESTADO ACTUAL DE LA ADECUACIÓN FÍSICA Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS C.A.L.I.(s) del Municipio de Santiago de Cali.

Ejecutado el seguimiento y evaluaci ón a veintidós (22) C.A.L.I.(s), se logró como

resultado general que:

! EN CUANTO A LA ADECUACIÓN FÍSICA: Revisados veintisiete (27) ítems que permiten

evaluar el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad industrial, salud ocupacional y normas técni cas colombianas, en diecinueve (19) de los veintisiete (27) ítems, no se cumple lo

mencionado en más del 50% de los C.A.L.I. (s) , mostrando dificultades como son la falta de rejas de protección, señales de peligro, aberturas en el techo y pisos despegados e n áreas de

circulación común sin la adecuada señalización, para advertir a los usuarios y servidores públicos

del peligro a que se pueden ver expuestos; no exis ten salidas de emergencia ; no se cumple con la disposición de las herramientas necesarias para c ubrir casos de emergencia, como son tomas

de agua, manguera, camilla, teléfono de lucha contra incendios, botiquín de primeros auxilios y

algunos casos el extintor que poseen se encuentra en un sitio totalmente inadecuado, igualmente se evidenció que los e xtintores se encuentran con recarga vencida desde 1.996, 1.998 , mayo de

1.999 y en mal estado ; no existe personal debidamente entrenado ni capacitado para prestar un auxilio efectivo y rápido a los usuarios y funcionarios del CALI en casos de emergencia; n o se

existen señales de Advertencia, Prohibición, Obligación y de Salvamento necesarias para una

adecuada seguridad del personal; los funcionarios no realizan separación de residuos sólidos en la fuente, no conocen el Plan de Gestión Integral de Resid uos S ólidos, PGIRS ; no se utilizan

bolsas en los recipientes existentes y desconocen el programa que ha adelantado el Municipio

con respecto a la recolección selectiva de residuos sólidos separados desde la fuente; se evidencia la falta de un Plan de Emergencia s y Contingencias, los funcionarios no tienen

conocimiento sobre la existencia de dicho plan, a pesar del peligro que representa el mal estado en que se encuentran las instalaciones de algunos de los C .A.L.I.(s) ; se evidencia equipo

mobiliario en mal estad o: sillas sin espaldar, sin brazos, sin rodachines, escritorios viejos e

inadecuados, ambiente de suciedad, puestos de trabajo diseñados sin tener en cuenta los criterios de ergonomía; se evidencian debilidades como la ausencia de mantenimiento a los aires

acondicionados los cuales se encuentran fuera de servicio, falta de iluminación y ventilación en

los puestos de trabajo y corredores, se observan lámparas en mal estado y carencia de bombillas, ambiente de trabajo en condiciones ambientales inapropiadas, se controla el reflejo del

sol con papeles en las ventanas y se encuentran ventiladores en mal estado; no existe una demarcación y señalización que le permita al usuario conocer por donde entrar y por donde salir

del edificio. ! EN CUANTO A FUNCIONAMIENTO: Inspeccionados nueve (9) ítems que permiten

evaluar el cumplimiento de algunos artículos de la Constitución Política Colombiana, la

Ley Antitrámites, y en general las normas que tiene que ver con la atención al público, prestación del servicio y seguridad para los usuarios, en siete (7) de los nueve (9)

ítems, se cumple lo mencionado en más del 50% de los C.A.L.I. (s) ! EN CUANTO A LA IMAGEN CORPORATIVA: Revisados dieciocho (18) ítems que

permiten evaluar el cumplimiento de las normas de que tiene que ver con presencia en el medio electrónico institucional, los equipos de cómputo, los medios de difusión

masiva y gestión documental, en diecinueve (19) de los dieciocho (18) ítems, no se

cumple lo mencionado en más del 50% de los C.A.L.I. (s)

90%


7




7

Realizar AUDITORIA DE LAS CUENTAS GENERALES DEL CAMPEONATO MUNDIAL DE PATINAJE AÑO 2007 efectuado en el


Esta evaluación se encuentra en la fase de planeación y tiene previsto la entrega del informe final para el 30 de noviembre de 2007.

20%

8

Realizar el SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN CELEBRADA POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD, EN CUMPLIMIENTO DE LOS PROYECTOS DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LOS VENDEDORES AMBULANTES entre los años 2004 y 2007.

Esta evaluación se encuentra en la fase de planeación y tiene previsto la entrega del informe final para el 16 de octubre de 2007.

20%

9

Realizar el SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA SEC RETARÍA DE SALUD PÚBLICA.

El 18 de Julio de 2007, en el auditorio de la Secretaría de Salud Pública Municipal de Cali, se socializó ante el Secretario de Salud Pública y su equipo de trabajo, el resultado

del seguimiento y evaluación realizado por la Comis ión de la Dirección de Control Interno, tanto al Plan de Mejoramiento como a la Contratación.

100%

10

Realizar el SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN.

El 16 de Julio de 2007, en sala de juntas de la Secretaría de Educación, se socializó

ante el Secretario de Educación y su equipo de trabajo, el resultado del seguimiento y

evaluación realizado por la Comisión de la Dirección de Control Interno, tanto al Plan de Mejoramiento como a la Contratación.

100%

11

Realizar el SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL CONSUMO DE COMBUSTIBLE en la

Administración Central Municipal.

Se realizó el levantam iento de información y se efectuó un muestreo para verificar el Consumo de Combustible en la Administración Central del Municipio de Santia go de

Cali, que en el tema de la Austeridad en el Gasto está contemplado y de igual forma por la Ley de Garantías. Resultado de este seguimiento y evaluación se emitió un

comunicado a la Dirección de Desarrollo Administrativo con copia al Señor Alcalde,

dándoles a conocer la NO EVIDENCIA de controles que permitan verificar en éste caso las autorizaciones para consumo de combustible versus lo aprovisionado.

100%

12

Realizar el SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO EN EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN CON CORTE TRIMESTRAL DEL FORMATO ÚNICO TERRITORIAL – FUT, por

parte de la A dministración Central

del Municipio de Santiago de Cali a la Contaduría General de la

Nación.

Se encuentra en la etapa de planeación y se tiene previsto entregar el informe final el 15 de dicie mbre de 2007.

5%


8




13

Realizar el CONTROL BÁSICO AL CUMPLIMIENTO DEL SICE Y EL PLAN DE COMPRAS en la Administración Central del


! Realizado el Control Básico al Cumplimiento del SICE se emitió la Circular del 1 4 de septiembre de 2007 recordando el cumplimiento a la publicación en el Portal de

Contratación.

! Efectuado el seguimiento al cumplimiento con la publicación por las Dependencias del Plan de Compras en la página Web, se e ncontró que las dependencias que CUMPLEN son:

1. Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad

2. Secretaría de Vivienda Social 3. Secretaría de Salud

4. Secretaría del Deporte y Recreación 5. Secretaría General

6. Dirección de Control Interno

! Y que med iante Circular No. 4123.0.22.051 del 17 de septiembre de 2007 se les solicitó a las dependencias que NO CUMPLEN la publicación en la página Web del Plan de Compras, las cuales son las siguientes:

1. Departamento Administrativo de Planeación

2. Departam ento Administrativo de Hacienda 3. Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente

4. Secretaría de Educación

5. Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social 6. Secretaría de Cultura y Turismo

7. Secretaría de Tránsito y Tran sporte 8. Dirección Jurídica

9. Dirección de Desarrollo Administrativo

11. Dirección de Control Disciplinario

50%

14

Realizar dos (2) EVALUACIONES A LOS PLANES DE ACCIÓN de

las dieciséis (16) dependencias de

la Administración Central Municipal.

Se enc uentra en la etapa de planeación y se tiene previsto a octubre 31 de 2007 la

entrega del informe de evaluación del primer semestre. 5%

15

Realizar un (1) SEGUIMIENTO A LA CONCERTACIÓN DE ACUERDOS DE GESTIÓN (LEY 909 DE 2004) en las dieciséis (16)

dependen cias de la

Administración Central Municipal.

Se encuentra en la etapa de planeación y se tiene previsto a octubre 31 de 2007 entrega del informe de seguimiento.

5%

16

Realizar el SEGUIMIENTO A LA ACTUALIZACIÓN DE LOS CONTENIDOS DEL SISTEMA GENERAL DE INFO RMACIÓN ADMINISTRATIVA DEL SECTOR PÚBLICO – SUIP, por parte de la

Administración C entral del Municipio de Santiago de Cali.

Se encuentra en la etapa de planeación y se tiene previsto entregar el informe final el 15

de diciembre de 2007.

5%


9



No. ACTIVIDADES AVANCES PORCENTAJE

DE EJECUCIÓN

17

Realizar el SEGUIMIENTO A LA

GESTIÓN REALIZADA POR LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MUNICIPAL EN CUANTO A LOS

DERECHOS DE PETICIÓN presentados por los ciudadanos

durante el año 2007.

! Según la información reportada en el Sistema de Q@P como “Solicitudes Pendientes” se efectuó el seguimiento con corte a Agosto 15 de 2007 , para evaluar la oportunidad

en la respuesta dada por las dependencias según sea el caso, a los Derechos de

Petición radicados en la Oficina de Atención Ciudadana – Q@P y Línea 195, se encontró que: La dependencia con mayor número de solicitudes p endientes es la

Dirección de Desarrollo Administrativo con un total de setecientas sesenta y dos (762); seguida por la Secretaría de Educación con un total de quinientas tres (503), lo anterior

teniendo en cuenta que todas las dependencias presentan solici tudes pendientes

vencidas.

! Está Dirección emitió la Circular del 21 de septiembre de 2007 , mediante la cual se solicita a las dependencias de la Administración Central Municipal, informar respecto de

las fechas de contestación de los Derechos de Petición que la Oficina de Atención Ciudadana reportó como “Solicitudes Pendientes” por contestar.

50%


3.3 ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA

10 3. AVANCES PLAN DE ACCION - 2007


1

ACOMPAÑAR a la Secretaría de Educación en el SEGUIMIENTO AL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.

Se generó la comunicación No. 4123.0.14.10.422 del 19 de septiembre de 2007 solicitando a la depen dencia nos confirme la fecha en que se llevará a cabo la mesa de trabajo.

10%

2 Realizar las RECOMENDACIONES pertinentes para el correcto funcionamiento del COMITÉ DE ÉTICA.

Se ha realizado el acompañamiento y asesoría al Comité de Ética en las dos (2) re uniones que hasta la fecha se han efectuado, generando el compromiso conjunto con el Director de Control Disciplinario de buscar un espacio con el Señor Alcalde para la modificación del Decreto del C omité de Ética y el Apoyo para Impulsar y Divulgar los Pr incipios y Valores Éticos en la Administración Central Municipal.

100%

3

ACOMPAÑAR Y ASESORAR EN EL TEMA JURÍDICO en los PROCESOS LICITATORIOS Y DE CONTRATACIÓN DIRECTA, a las dependencias que lo soliciten.

Se ha realizado acompañamiento y asesoría en alg unos procesos licitatorios y de contratación directa a la Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad, Desarrollo Territorial y Bienestar Social, Secretaría de Educación y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.

100%

4

ACOMPAÑAR Y ASESORAR a las dependencias en la elaboración del PLAN DE MEJORAMIENTO a los hallazgos encontr ados por la Contraloría General de Santiago de Cali.

Se socializó el informe final de Auditoría “Evaluación a la rendición de la cuenta del Municipio de Santiago de Cali -vigencia 2006” expedido por la Contraloría General, con los Secretarios de Despacho y Directores de Departamentos Administrativos , y se acompañó y asesoró en la elaboración del Plan de Mejoramiento a los hallazgos detectados en la Auditoría. Se acompañó y asesoró al Señor Alcalde en lo referente a la consulta, estudio, y presentación de informe de la “Directiva 0015 -2005 de la Procuraduría General de la Nación”, Tema: “Ejercicio de Control Preventivo en relación con la eficiente prestación de los Servicios Públicos Domiciliarios, y el Derecho a Gozar de un Ambiente Sano”, responsabilidad que fue reasignada al Departamento Administrativo de Planeación del Municipio de Santiago de Cali.

100%

5 ACOMPAÑAR Y ASESORAR AL CONSEJO DE GOBIERNO realizando las recome ndaciones pertinentes.

Se realizaron las siguientes recomendaciones: ! Emitir instrucciones a las dependencias con relación al cuidado en la Ejecución

Presupuestal 2007, en razón de las consecuencias del recorte presupuestal y del riesgo a que nos sometemos en bajar de categoría con consecuencias sobre disminución de las transferencias Ley 715 de 2001, que equivale al riesgo de menor cobertura en Salud y Educación.

! Sugerencias para el Consejo de Gobierno con una agenda pre establecida que permita hacerle segu imiento a los compromisos.

! Sugerencia para tratar temas en el Consejo de Gobierno como: Recuperación y Tarifa del Basuro de Navarro, Alcance del Aplazamiento en el Presupuesto de la presente vigencia, Estado Actual de los Contratos suspendidos, Estado Actu al del Proyecto de Presupuesto vigencia 2008, Fijar una directriz para continuar con la Implementación de los Sistemas de Gestión de la Calidad y MECI, Llevar un Registro de las Actas del Consejo de Gobierno y apr obarlas en la reunión siguiente, e i mplemen tar un mecanismo de seguimiento a los compromisos y tareas de cada Consejo de Gobierno.

100%


11




DE EJECUCIÓN

6

Realizar el CONTROL PREVIO A LOS PROCESOS LICITATORIOS EN LAS DIECISÉIS (16) DEPENDENCIAS de la Administraci ón Central que reporten dichos procesos

a esta Dirección.

! SECRETARÍA DE GOBIERNO, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD:

1. Licitación Pública SGCS -4161 -06- 2007 para la compra de mínimo 17 camionetas y 5 automóviles con

destino a la Policía Metropolitana de Santiago de Cali.

2. Licitación Pública Nº SGCS -4161 - 06-2007 cuyo objeto consiste en adquirir por lo menos diecisiete (17) camionetas doble cabina 4x4 (tipo I) y como mínimo cinco (5) automóviles (tipo II).

3. Contratación Directa Nº SGCS -4161 -007 -2007 cuyo objeto co nsiste en adquirir por lo menos 35

motocicletas con un cilindraje de 120 a 130 CC. 4. Contratación Directa No. SGCS -4161 -008 -2007 cuyo objeto consiste en adquirir una buseta para

mínimo 26 pasajeros que será entregada en comodato a la Fuerza Aérea Colombia na.

5. Observaciones a los Pretérminos de Referencia de la Compra aproximada de equipos de cómputo e impresión en la Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad del Municipio de Santiago de Cali.

! SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA Y VALORIZACIÓN: 1. Licita ción Pública 4151 -CM - 03-2007 de la Secretaría de Infraestructura y Valorización Municipal para la

interventoria técnica – administrativa y contable con control de calidad para el mantenimiento de vías en

el sector urbano del Municipio de Santiago de Cali ( seis (6) grupos). 2. Licitación Pública 4151 -LP -06 -2007 de la Secretaría de Infraestructura y Valorización Municipal para la

construcción de cuatro (4) puentes peatonales a desnivel en el Municipio Santiago de Cali.

3. Licitación Pública 4151 -LP -07 -2007 de la Secretaría de Infraestructura y Valorización Municipal para la pavimentación de la avenida 15 oeste desde el colegio la Presentación hasta el sector Puente Azul

(etapa i) - Barrio Alto Aguacatal - Comuna 1 - del Municipio Santiago de Cali.

4. Licitació n Pública 4151 -CM - 03-2007 de la Secretaría de Infraestructura y Valorización Municipal para la interventoria técnica – administrativa y contable con control de calidad para el mantenimiento de vías en

el sector urbano del Municipio de Santiago de Cali (sei s (6) grupos).

5. Licitación Pública 4151 -LP -05 -2007 de la Secretaría de Infraestructura y Valorización Municipal para la construccion de tres (3) puentes peatonales a desnivel en el Municipio Santiago de Cali. (03) grupos.

6. Observaciones Prepliegos LIC ITACION PÚBLICA 4151 - LP-08 -2007, Servicios de Construcción,

Reparación y Mantenimiento, Pavimentación de Vías Urbanas en el Municipio de Santiago de Cali. 7. Observaciones Prepliegos LICITACION PÚBLICA 4151 -CM -01 -2007 , Interventoria Técnica,

Administrativa , y Contable con Control de Calidad para la Pavimentación de Vías en el Sector Urbano del

Municipio de Santiago de Cali. 8. Observaciones PREPLIEGO LICITACION PÚBLICA 4151 -CM -03 -2007 Interventoria Técnica,

Administrativa, y Contable con Control de Calidad para la Pavimentación de Vías en el Sector Urbano del

Municipio de Santiago de Cali. 9. Observaciones a los Pretérminos de “Demolición y Construcción de la Estación de Policía del Barrio

Alameda” CONTRATACION DIRECTA No. 4161.07.2007.

10. Observaciones a los Pliegos Definitivos 4151 - LP-02 -2007 cuyo objeto consiste en: “Mantenimiento de vías en el sector urbano del Municipio de Santiago de Cali. Seis (6) grupos”.

11. Observaciones al Pliego Definitivo de Condiciones de la Licitación Pública No. 4151 -LP -009 -2007, cuyo objeto consiste en el “Mantenimiento de vías en el sector rural del Municipio de Santiago de Cali”.

! DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: 1. Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones para Contratar la Reparación de Cielos Falsos

en los Pisos 14, 15 y 16 más Puntos Fijos de Ascensores Públicos en la Torre de la Alcaldía CAM.

2. Observaciones a la Contratación Directa DDA 002 de 2007 Estudio de Vulnerabilidad Sísmica y de Reforzamiento Estructural de la Torre Alcaldía del Complejo CAM y el Edificio Fuente de Versalles.

! DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE HACIENDA MUNICIPAL: 1. Contratación de la Interventoria Técnica, Operativa y Jurídica de la Modernización y Optimización de

la Gestión Tributaria del Municipio de Santiago de Cali, (DAHM – 10 – 2007).

100%


12




7

Asesorar a la Direcci ón de Desarrollo Administrativo en el EMPALME DE LA ENTREGA DEL MODELO GERENCIAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y MECI en la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.

Se realizaron siete (7) reuniones con el equ ipo asignado por la Dirección de Desarrollo Administrativo, en las cuales se capacitó en : ! Conceptos básicos del Modelo Gerencial de la Administración Central del

Municipio de Santiago de Cali. (articula los dos sistemas o normas técnicas): 1. Marco Legal d el SCI y del SGC – Actos Administrativos Generados. 2. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004. 3. Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005. 4. Correspondencia entre las dos Normas Técnicas. 5. Productos de acuerdo al c umplimiento de las Normas Técnicas.

! Mapa de Procesos : 1. Construcción Macroprocesos Estratégicos. 2. Construcción Macroprocesos Misionales. 3. Construcción Macroprocesos de Apoyo.

! Presentación y explicación de los formatos establecidos en la Metodología Institucional para la modelación de los Macroprocesos, Procesos y Subprocesos: Formato 10 - Integración Grupo de Trabajo Modelación Procesos - Área Organizacional. Formato 11 - Modelación Subproceso. Formato 12 - Identificación de Subprocesos. Formato 13 - Tablero de Indicadores de Gestión. Formato 14 - Identificación de Recursos. Formato 15 - Normograma. Formato 16 - Determinación de Productos, Clientes y/o Grupos de Interés - Procesos / Subprocesos. Formato 17 - Determinación Insumos y Proveedores - Proceso s / Subprocesos. Formato 18 - Diseño de Procedimiento Formato 19 - Plan de Control. Formato 20 - Informe Procesos / Subprocesos Grupos de Interés Internos y Externos. Formato 21 - Diseño Flujograma .

100%

8

ACOMPAÑ AR Y ASESORAR AL COMITÉ DE ARCHIVO de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.

Se acompañó en la única reunión que hasta la fecha se ha convocado, donde se recomendó enviar la agenda previa de las reuniones para que el Comité fuera documentado y así, poder sacar provecho de las mismas.

100%

9

ACOMPAÑAR Y ASESORAR AL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL, de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali , el cual es coordinado por la Dirección Jurídica.

A la fecha se ha asistido, acompañado y asesorado en diez (10) reuniones, donde se realizó entre otras la siguiente recomendación: Para los procesos o solicitudes de conciliación extrajudicial, debe tenerse en cuenta el material probatorio existente en el expediente o que aporta el solicitante de la conciliación, haciendo una valoración por parte del apoderado asignado, a efectos de que el Comité de Conciliación cuente con herramientas para tomar las decisiones.

100%


3.4 FOMENTO CULTURA DEL AUTOCONTROL

3.5 RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS


1

APOYAR AL COMITÉ DE SEGUIMIENTO DEL PACTO POR LA TRANSPARENCIA , para que la entrega de la información y

soportes de los compromisos adquiridos

por el Alcalde se an oportunos.

Se emitió la comunicación No. 4123.014.011.434 del 19 de septiembre de 2007 dirigida a la Asesora General del Despacho del Alcalde, solicitando la información

sobre los compromisos adquiridos en el Pacto por la Transparencia firmado en éste

año.

10%

2

Facilitar los requerimientos de los ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO y la COORDINACIÓN DE LOS INFORMES de la Administración

Central del Municipio de Santiago de Cali.

! Consolidación mensual de los contratos (Austeridad en el Gasto) por dependencias de la Ad ministración Central Municipal en los Formatos F28 y F28A de la

Contraloría para la firma del Señor Alcalde.

! Se emitió la Circular No. 4123.0.22. 048 del 14 de agosto de 2007 , para los

Secretarios de Despacho y Directores de Departamento Administrativo, con motivo del Informe No. 1100.12.39.07.0550 de julio 17 de la Contraloría General de

Santiago de Cali, sobre presuntos hallazgos det ectados en la auditoría

gubernamental.

! Se coordinaron y consolidaron los Planes de Mejoramiento propuestos por las dependencias involucradas, para presentar el Plan Mejoramiento Institucional a la

Contraloría General de Santiago de Cali, previa firma del Señor Alcalde.

100%



DE EJECUCIÓN

1

Realiz ar el PLAN DE MEDIOS QUE PERMITA DINAMIZAR LA CULTURA

DE CONTROL en la Administración

Central del Municipio de Santiago de Cali .

Se levantó la información utilizando como una de las fuentes al Departamento Administrativo de la Función Pública , se esta docu mentando y se tiene previsto

entregar el 15 de octub re de 2007. 10%


3.6 GESTIÓNADMINISTRATIVA



1 Coordinar y elaborar el PLAN DE ACCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO.

Se reformuló el Plan de Acción existente, haciendo énfa sis en el Rol de Acompañamiento y Evaluador Independiente de la Gestión Institucional, en

activi dades a desarrollar para el perí odo comprendido entre el 06 de julio y el 31 de

diciembre de 2007. Además se elaboró el Cronograma de Actividades del mismo que permitiera realizar el seguimiento y evaluación al cumplimiento de dicho Plan.

100%

2

Evaluar la GESTIÓN REALIZADA POR LA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO , de acuerdo con el Plan de

Acción establecido.

Se estableció realizar diez (10) Mesas de Trabajo Juríd icas los jueves cada quince días con los abogados de la Dirección , con el fin de realizar el análisis necesario

para el desarrollo de la gestión de é sta Dirección, y nueve (9) reuniones del Comité Técnico con todos los funcionarios de la dependencia los ju eves cada quince días,

con el fin de evaluar las actividades que se tiene previsto ejecutar según el Plan de

Acción y de acuerdo con el Cronograma establecido. De éstas reuniones a la fecha se han efectuado un total de siete (7), en las que entre otros tex tos se ha analizado

la Ley 962 de 2005 de Antitrámites, el impacto que generará la Ley 1150 de 2007 en materia de C ontratación Estatal y temas específicos relacionados con algunas

Licitaciones.

37%

3

Elaborar y gestionar la inclusión en el

banco de proyec tos, de los PROYECTOS DE INVERSIÓN de la dependencia y

actualizarlos en el aplicativo de

seguimiento a la ejecución .

Manejar el PRESUPUESTO (SFGT - SAP)

de la Dirección de Control Interno.

Esta dependencia emitió el comunicado No. 4123.0.14.10.347 del 22 de agosto de

2007 al Departamento Administrativo de Hacienda solicitando efectuar el traslado de recursos del proyecto de inversión para la implementación de Gestión de la Calidad

y MECI, a la Dirección de Desarrollo Administrativo por un total de $822 .́49 5.261, y

de acuerdo con la respuesta a este requerimiento por parte del Departamento Administrativo de Hacienda radicada en este Despacho el 21 de septiembre de

2007, el CONFIS determinó trasladar a la misma los recursos existentes, quedando pendiente por esta Dirección tramitar ante Planeación el formato de modificación

presupuestal y realizar los ajustes en el Banco de Proyectos.

50%

4

Realizar los ACTOS ADMINISTRATIVOS NECESARIOS

que permitan realizar una gestión ACORDE CON LAS RESPONSABILIDADES de Dire cción.

Se elaboró el Proyecto de Acuerdo para modificar el Acuerdo No. 0152 de 2005, que

creó la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad como la encargada de la

Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Est ándar de Control Interno – MECI.

Se elaboró el Proyecto de Modificación al Decreto 411.20.0484 de Agosto 21 de 2007, mediante el cual se trasladan a la Dirección de Desarrollo Administrativo las

funciones para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, adicion ando las funciones de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

100%


4.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

15 4. AVANCES EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

CANTIDAD NUMERO DISPONIBILIDAD PEDIDO NOMBRE NIT VR.CONTRATO VR.EJECUTADO SALDO PENDIENTE NIVEL DE EJECUCIÓN OBSERVACIONES

300.000.000

1 1 4500014137 Jhoana Bolaños Belacazar 29181271 17.000.000$ 10.200.000$ 6.800.000$ 60%

2 2 4500014140 Erika Johanna Aguilar 29180314 22.000.000$ 13.200.000$ 8.800.000$ 60%

3 3 4500014143 Dennis Ortiz Noreña 16679047 17.000.000$ 10.200.000$ 6.800.000$ 60%

4 4 4500014144 Leira Giselle Ramirez Godoy 38554754 17.000.000$ 10.200.000$ 6.800.000$ 60%

5 5 4500014161 Jhon Jairo Alvarez Pardo 16736479 13.000.000$ 7.800.000$ 5.200.000$ 60%

6 7 4500014149 Oscar Fernando Garcia Saavedra 94455397 17.000.000$ 10.200.000$ 6.800.000$ 60%

7 6 4500014185 Silvia Elena Gonzalez 31912739 18.000.000$ 12.000.000$ 6.000.000$ 67%

TERMINACIÓN Y

LIQUIDACIÓN

ANTICIPADA POR

MUTUO ACUERDO

8 10 4500014226 Aldemar Hernandez Gonzalez 944000560 20.900.000$ 13.200.000$ 7.700.000$ 63%

9 11 4500014239 Alejandra Maria Delgado Torres 66907390 16.150.000$ 9.350.000$ 6.800.000$ 58%

10 8 4500014222 Jorge Carlos Figueroa Ortiz 166644397 22.000.000$ 13.200.000$ 8.800.000$ 60%

11 13 4500014248 Manuel Jose Noriega Santamaria 167455963 20.900.000$ 13.200.000$ 7.700.000$ 63%

12 12 4500014225 Nilson Armando Filigrana Villegas 146072011 20.900.000$ 13.200.000$ 7.700.000$ 63%

13 9 4500014242 Hernan Dario Vidales Chica 169323034 16.150.000$ 9.350.000$ 6.800.000$ 58%

14 14 4500014379 Walter Alfredo Perea Gomez 16657834 9.000.000$ 6.000.000$ 3.000.000$ 67%

15 15 4500014901 Rodrigo Mejia Gonzalez 16657834 17.600.000$ 8.800.000$ 8.800.000$ 50%

16 25 4500016959 Monica Perlaza * 34605175 11.500.000$ 2.300.000$ 9.200.000$ 20%

17 26 4500017458 Paola Andrea Mossos Cadavid * 29112943 8.050.000$ -$ 8.050.000$ 0,00%

TOTALES $ 284.150.000 $ 162.400.000 $ 121.750.000 57%

3700001667

CONTRATOS POR GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

* Contrato suscrito dentro del período (Julio 01 a Septiembre 30 de 2007), los demás fueron celebrados antes del periodo del señor Alcalde, Dr. Ramiro Tafur Reyes.


4.1 PROYECTOS DE INVERSIÓN

16 4. AVANCES EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

CANTIDAD NUMERO DISPONIBILIDAD PEDIDO NOMBRE NIT VR.CONTRATO VR.EJECUTADO SALDO NIVEL DE EJECUCIÓN OBSERVACIONES

577.504.739$

1 18 4500015624 Althviz y Cia.Consultores 830063645-1 42.999.999$ 42.999.999$ -$ 100%EJECUTADO Y

LIQUIDADO

2 19 4500015186 Althviz y Cia.Consultores 830063645-1 43.000.000$ 27.949.999$ 15.050.001$ 65%

TERMINACIÓN Y

LIQUIDACIÓN POR

MUTUO ACUERDO

3 SIN NÚMERO 4500015254 Fundación de Apoyo a la Univalle 800187151-9 230.000.000$ -$ 230.000.000$ 0%

TRASLADADO A LA

DIRECCIÓN DE

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

4 20 4500015263 Cardozo Montealegre Fabio Ariel 16.697.057 40.000.000$ 20.000.000$ 20.000.000$ 50%

TRASLADADO A LA

DIRECCIÓN DE

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

5 17 4500015264 Maximino Mafla Arango 3.021.944 40.000.000$ 20.000.000$ 20.000.000$ 50%

TRASLADADO A LA

DIRECCIÓN DE

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

6 22 4500015361 Juán Manuel Barreto Gonzalez 14.965.709 20.000.000$ 10.000.000$ 10.000.000$ 50%

TRASLADADO A LA

DIRECCIÓN DE

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

7 24 4500015383 Vásquez Castro Orlando 8.248.133 43.000.000$ -$ 43.000.000$ 0%

TERMINACIÓN POR

MUTUO ACUERDO

(No se ejecutó)

8 23 4500015384 Silvia Elena González 31.912.739 42.000.000$ 24.000.000$ 18.000.000$ 57%

TRASLADADO A LA

DIRECCIÓN DE

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

9 21 3600000764 4500015266 Metálicas JEP S.A. 890323667-8 41.964.740$ 41.964.740$ -$ 100%EJECUTADO Y

LIQUIDADO

10 16 3600000766 4500015411 Redsol 16287861-1 34.540.000$ 34.540.000$ -$ 100%EJECUTADO Y

LIQUIDADO

TOTALES $ 577.504.739 $ 221.454.738 $ 356.050.001 38%

NOTA: Contratos celebrados antes del período del señor Alcalde, Dr. Ramiro Tafur Reyes.

3500005013

CONTRATOS POR PROYECTOS DE INVERSIÓN


5. CONCLUSIONESY RECOMENDACIONES

17

Durante el seguimiento y evaluación efectuado a la Adecuación Física yFuncionamiento tanto de las Dependencias como de los C.A.L.I.(s), se concluye queexiste insuficiencia en el mantenimiento de los establecimientos de trabajo y delmobiliario, así como también se evidencia la falta de señales de prevención en lossitios que se encuentran en mal estado, igualmente carencia de espacio para laatención al público y en general se presentan debilidades referentes al cumplimientode las normas de higiene, seguridad y salud ocupacional. Asimismo del resultadoobtenido en dicha evaluación se puede observar la falencia del establecimiento depolíticas en cuanto a la Imagen Corporativa tanto documental como física.

Se recomienda establecer las políticas en cuanto a la Imagen Corporativa tantodocumental como física y las demás que garanticen el correcto funcionamiento en laAdministración Central del Municipio de Santiago de Cali.

Se recomienda que cualquier construcción y/o modificación que se realice en lasedificaciones y/o establecimientos de trabajo en la Administración Central delMunicipio de Santiago de Cali, cuente con el concepto de la autoridad competentesobre lo pertinente al cumplimiento de las normas de higiene, seguridad industrial ysalud ocupacional, e igualmente atemperarse a lo normado por la Ley 361 de 1997 y suDecreto Reglamentario 1538 de Mayo 17 de 2005, que establece las condicionesnecesarias para la accesibilidad a los espacios de uso público y a edificios abiertos alpúblico.


18

Se recomienda a la Alta Dirección evaluar tanto los aspectos internos como externospara identificar los riesgos de los procesos de los cuales son responsables y querepresenten amenaza para el logro de los objetivos organizacionales.

Resultado del seguimiento y evaluación al cumplimiento en los planes demejoramiento de la Secretaría de Educación y Secretaría de Salud Pública, suscritoscon la Contraloría General de la República, se concluye que de los cuarenta y siete (47)hallazgos evaluados a la Secretaría de Educación solamente le quedan pendientescatorce (14) por cumplir y en la Secretaría de Salud de los seis (6) hallazgos le quedanpendientes cuatro (4) por efectuar, los cuales en su mayoría están en un 80% decumplimiento.

En cuanto a la continuación del Proceso de Implementación de los Sistemas deGestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno – MECI en laAdministración Central Municipal, se recomienda al Representante de la Alta Dirección,al Comité Coordinador (Consejo de Gobierno) y al Equipo Técnico de la Calidad llevar acabo las responsabilidades que le fueron encomendadas para éste fin, teniendo encuenta que la fecha límite establecida por el Departamento Administrativo de laFunción Pública, para dicha implementación es el 8 de diciembre de 2008.



19

Se recomienda a las dependencias de la Administración Central Municipal, reportaroportunamente los Procesos Licitatorios a ésta Dirección, con el fin de poder llevar acabo el Control Previo.

Con el fin de ser el facilitador en los requerimientos que los órganos de control lehacen a la Administración Central Municipal, ésta Dirección recomienda que lainformación que se solicite para la consolidación de los Informes que sean para lafirma del señor Alcalde, se reporten de manera oportuna y cumpliendo con los criteriosestablecidos, teniendo en cuenta que debe existir un responsable en cada dependenciaque se apersone de dicha entrega.


presentación informe de gestión sep-25-07-v2...r e a liz a d o e l s e g u im ie n to y e v a lu a...

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