Planificador de Ventas WhitePaper Febrero de 2007

Planificador de ventas | WhitePaper | 2

Contenidos 1. Propósito _____________________________________________ 3

2. Introducción ___________________________________________ 4

3. Configurar la planificación ___________________________________ 5

3.1. Tareas y workflow _____________________________________________ 5

3.1.1. Calendario laboral _____________________________________________________ 6

3.1.2. Definición de tareas ____________________________________________________ 6

3.2. Tareas con duración variable _______________________________________ 7

3.2.1. Compras ___________________________________________________________ 7

3.2.2. Producción _________________________________________________________ 7

3.2.3. Envíos ____________________________________________________________ 8

4. Planificación ___________________________________________ 9

4.1. Planificación de un pedido ________________________________________ 9

4.2. El planificador _______________________________________________ 11

4.2.1. Dos tipos de planificador ________________________________________________ 12

4.2.2. Herramientas _______________________________________________________ 12

4.2.3. Funcionalidad ______________________________________________________ 13

Planificador de ventas | WhitePaper | 3

1. Propósito Dentro de PrefSuite, PrefGest ofrece esta herramienta que permite planificar todas las tareas relacionadas con la fabricación de ventanas para poder cumplir con las fechas de entrega acordadas con el cliente.

Este documento explica cómo configurar PrefGest para hacer funcionar y obtener el máximo rendimiento de dicha herramienta, permitiendo distribuir las tareas de oficina técnica, producción, expediciones y montaje en función de las necesidades de la empresa.

Deben leer este documento aquellas personas de oficina técnica encargadas de la planificación y organización de las tareas de la empresa relacionadas con la venta, desde la creación de presupuestos y pedidos hasta el montaje de las ventanas en obra. Además, los jefes de los departamentos de ventas, producción, expediciones y montaje también encontrarán útil la información que contiene el documento.

Planificador de ventas | WhitePaper | 4

2. Introducción El planificador es una herramienta que visualmente nos permite conocer el calendario de entregas de los pedidos de ventas. Además, permite ciertas funcionalidades que ayudarán a organizar dicho calendario para ajustar y distribuir la carga de trabajo de la manera que resulte óptima para la empresa.

En el planificador podremos, también, conocer información derivada de cada pedido como, por ejemplo, el área de envío a la que pertenece, si está retrasado o no, si es urgente o si tiene pedidos de compras asociados.

Finalmente, presenta un sistema de auditoría mediante el cual se puede controlar quién ha hecho cada cambio y cuándo fue realizado.

Figura 1. Planificador de ventas

Planificador de ventas | WhitePaper | 5

3. Configurar la planificación Quizás el planificador sea la herramienta que más configuraciones previas necesita para su uso. Aunque el planificador en sí es sencillo de usar y no conlleva demasiadas complicaciones, debemos preparar nuestra base de datos adecuadamente para poder utilizar la planificación de forma correcta en PrefGest. Por ello, y tal y como el título de esta sección indica, explicaremos aquí cómo configurar cada una de las secciones que intervienen en la planificación antes de explicar el uso del planificador.

3.1. Tareas y workflow Una planificación implica que el proceso (en este caso, vender ventanas) tiene una serie de estados consecutivos y ordenados en el tiempo (esto es lo que conoce con el término ingles workflow). En cada estado se realiza una tarea.

PrefSuite entiende que el único estado cuya fecha de realización es fija e inamovible y, por tanto, sirve como referencia es el de la entrega del pedido al cliente final. Así que el cálculo de la planificación se realizará en función de la fecha de entrega acordada con el cliente, quedando ésta como referencia.

Para configurar las tareas que intervienen en el proceso, debemos ir al menú Archivo y seleccionar Opciones. Una vez seleccionadas, abriremos la carpeta Programa y seleccionaremos la opción Planificación.

Figura 2. Configuración de las tareas de planificación

Planificador de ventas | WhitePaper | 6

3.1.1. Calendario laboral Se puede definir en PrefGest el calendario laboral de la empresa. Su funcionamiento queda más allá del ámbito de este capítulo aunque hay que reseñar algunos aspectos.

En el calendario se definen los días festivos y laborables de la empresa año a año. Esta información será utilizada posteriormente para determinar la planificación.

Para configurar los días laborables y festivos, se pulsará el botón Calendario laboral.

3.1.2. Definición de tareas PrefGest establece unos estados o tareas por defecto que siempre se dan en el proceso. El comienzo de cada tarea viene marcado por una fecha inicial y su finalización por la fecha inicial del siguiente estado. Estos estados son los siguientes:

- Validación de pedidos – Comienza con la Fecha de confirmación del pedido y es el tiempo para validar pedidos en la oficina técnica. Tras confirmarse el pedido, su validación puede durar un cierto tiempo. Este tiempo es constante y se define una única vez en las opciones del Planificador.

- Tiempo de seguridad – Una vez se ha validado el pedido, éste se marca como preparado para producción. Entonces comienza un plazo o tiempo de seguridad que se puede dejar para permitir al cliente modificaciones de última hora. Éste tiempo es constante y se define una única vez en las opciones del Planificador.

- Compra de materiales – Una vez ha trascurrido el tiempo de seguridad, se realizan las compras. Para fabricar los pedidos, algunos materiales pueden estar marcados para comprarse bajo demanda, así que hará falta un tiempo para disponer éstos. Este tiempo será el mayor indicado en los datos de compra para cada material bajo de manda como “Tiempo planificador”. Así pues, tiene una duración variable.

- Producción – Cuando dispongamos de todos los materiales necesarios, podrá comenzar la producción del pedido. El comienzo de este estado lo marca la fecha de entrada en taller. Su duración también es variable y vendrá marcada por los distintos tipos de producción a los que pertenezcan las ventanas del pedido. El mayor de ellos marcará la duración final.

- Preparación de envíos – Este estado es el siguiente a producción y comienza, pues, cuando el pedido tenga marcada la fecha de salida de taller. En él se preparan las ventanas en el almacén de producto terminado para ser enviadas. Su duración es constante y se define también en las opciones.

- Envío – Las ventanas preparadas se cargarán en los camiones de reparto y comenzará el envío, marcando así la fecha de envío. La duración de esta tarea es variable y depende de las áreas de envío que se hayan definido en PrefGest. Cada una de ellas tiene un tiempo de envío asociado que se definirá en función de la distancia y del territorio que incluyan.

- Montaje – Una vez se hayan entregado las ventanas en obra queda pendiente su montaje. Esta tarea comienza una vez marcada la fecha de entrega del pedido y concluye con la fecha de montaje.

Tareas adicionales Además de todas estas tareas, el usuario puede definir nuevos estados que se adapten al proceso o workflow de su empresa. Para ello, simplemente habrá que pulsar el botón Añadir de la parte superior y definir el nombre de la tarea, su duración y una posible descripción.

Planificador de ventas | WhitePaper | 7

También podremos eliminar tareas de usuario en cualquier momento.

Figura 3. Definición y organización de tareas

3.2. Tareas con duración variable Como hemos comentado con anterioridad, existen varias tareas que tienen una duración variable, que se calculará en función del pedido. Éstas son Compras, Producción y Envíos.

3.2.1. Compras Tal y como se ha explicado con anterioridad, el tiempo de compras dependerá en cada pedido de los materiales bajo demanda necesarios para la fabricación de sus ventanas.

Para determinar la duración de las compras, se obtendrá el valor máximo de todos los tiempos de planificador de todas las referencias que se hayan de pedir bajo demanda. Si se han generado las necesidades de material, se usarán éstas para buscar las referencias usadas en el pedido. Si no, PrefGest usará el desglose de materiales de las ventanas del pedido.

Para definir los tiempos de planificador, en días, y qué materiales son bajo demanda se usará la aplicación de Materiales, dentro del grupo Artículos en PrefGest

3.2.2. Producción La definición de los tiempos de producción es, quizás, la más compleja de todas ellas. La duración de la tarea de producción depende de los distintos tipos de producción implicados en las ventanas que aparezcan en el pedido.

Planificador de ventas | WhitePaper | 8

Para definir un tiempo de producción nos dirigiremos al menú Varios, submenú Producción y seleccionaremos la opción Tipos de producción. Una vez seleccionada aparecerá un diálogo donde podremos editar los tipos de producción.

Una de las características de los tipos de producción es el Tiempo de producción estimado. Este valor, en días, indica una estimación de lo que suele tardar en producirse una única ventana de ese tipo de producción con la carga habitual que tiene el taller.

Es decir, no define el tiempo que está fabricándose una ventana, si no el tiempo que trascurre desde que un hipotético pedido con una ventana de ese tipo está listo para producción, con las compras hechas, etc. y la salida de taller de ese pedido.

Así pues, se trata de un valor estadístico que no tiene en cuenta la carga real de producción de ese momento, si no que se basa en una estimación histórica en función del trabajo diario del taller.

3.2.3. Envíos Finalmente, el tiempo de duración de la tarea de envío depende del área de envío a la que esté destinado el pedido. Para definir los tiempos de entrega debemos abrir el diálogo que se encuentra en la opción Áreas de envío del menú Varios de PrefGest.

Se usará para cada pedido el tiempo de entrega del área de envío asociada a la dirección de entrega del mismo. Si no hubiese un área definida, el tiempo de entrega sería cero.

Planificador de ventas | WhitePaper | 9

4. Planificación El objetivo final de configurar todos estos parámetros que hemos mencionado anteriormente es el de poder usar la planificación y, finalmente, el planificador.

La planificación hay que tenerla en cuenta en dos etapas, la planificación de un pedido simple, que se realiza individualmente en cada documento de ventas, y la planificación de entregas o envíos global, que se lleva a cabo mediante el planificador y en la que se tiene una visión global de todos los pedidos implicados en el rango de fechas que elijamos.

4.1. Planificación de un pedido Para planificar un pedido, la única condición necesaria es que éste tenga fecha de entrega prevista. A partir de dicha fecha se calculará toda la planificación del pedido, teniendo en cuenta las duraciones establecidas y calculadas para cada tarea.

Una vez creado un pedido, en la solapa Visor encontraremos que existe una pestaña llamada Planificación. Si accedemos a dicha pestaña, veremos un listado con las tareas que habíamos definido anteriormente y con las duraciones que no necesitan ser calculadas.

Figura 4. Planificación de un pedido

Si apretamos el botón Calcular, PrefGest determinará las duraciones de las tareas con duración variable y establecerá una fecha prevista para cada tarea en función de esas duraciones y de los festivos que hayamos definido en el calendario laboral.

Posteriormente, cuando la tarea se realice y su fecha real quede marcada, ésta aparecerá en la columna destinada a tal propósito.

Si cambia la fecha de entrega, pulsaremos de nuevo sobre Calcular para obtener la nueva planificación. Si cambiamos la cantidad u ordenación de las tareas y queremos aplicarlas a pedidos anteriores, podremos hacerlo pulsando el botón Actualizar.

Tareas retrasadas Si cuando cargamos el pedido, alguna de las fechas previstas es anterior o igual a hoy y, además, no existe fecha real para dicha tarea, la línea aparecerá marcada en rojo, avisándonos así de que hay un retraso en alguna de las tareas.

Planificador de ventas | WhitePaper | 10

Pedidos urgentes Al calcular la planificación puede ocurrir que a partir de la fecha de entrega establecida y con las duraciones que se han calculado, no sea posible hacer todas las tareas entre la fecha actual y dicha fecha de entrega.

En ese caso, PrefGest avisará con un mensaje, indicando que, si queremos mantener esa planificación, el pedido se marcará como urgente.

Figura 5. Pedidos urgentes

Si seleccionamos la opción No, PrefGest calculará automáticamente la primera fecha de entrega posible a partir de la fecha actual con las duraciones determinadas.

Entregas en festivos PrefGest permite establecer como fecha de entrega un festivo. Sin embargo, en ese caso, se mostrará un mensaje que advertirá de que la planificación no podrá ser calculada.

Figura 6. Entregas en festivos

Días de envío Al cambiar de fecha de entrega también se tendrá en cuenta si el área de envío asociada a la dirección de entrega del pedido tiene como día de la semana de entrega el seleccionado. Si no es así, avisará con un mensaje, dejando a elección del usuario si mantener dicha fecha o no.

Planificador de ventas | WhitePaper | 11

Figura 7. Días de envío

4.2. El planificador Evidentemente, la planificación de pedidos de forma individual pierde su sentido si no tenemos una visión global de todos los pedidos en curso.

El planificador es la herramienta que nos da esa visión. Nos muestra en una pantalla en forma de calendario todos los pedidos que tengan fecha de entrega establecida, ordenados en el día que les corresponde.

Además, se muestra bastante información acerca de cada pedido que puede ser de gran utilidad, al poder determinar de un vistazo la situación concreta de cada pedido y, con un simple doble clic, poder acceder al pedido en cuestión rápidamente.

Planificador de ventas | WhitePaper | 12

Figura 8. Planificador con leyenda

4.2.1. Dos tipos de planificador Existen en PrefGest dos planificadores. El de ventas y el de envíos. Las explicaciones de este documento se centran principalmente en el de ventas, que se encuentra en el panel de Aplicaciones, en el grupo Ventas y la aplicación Presupuesto, Albaranes y Facturas. Una vez seleccionada, abajo podremos seleccionar la pestaña del planificador.

Pero además, como se explica en el documento sobre Expediciones, existe otro planificador asociado a los envíos que permite gestionar la organización de los pedidos en función de criterios logísticos.

4.2.2. Herramientas La primera posibilidad que nos ofrece el planificador es la de seleccionar el rango de fechas que queremos ver. Se introducirán la fecha inicial y la fecha final y, pulsando sobre el botón Aplicar, se actualizará el planificador con todos los pedidos.

Una vez mostrados los pedidos que nos interesan podremos comenzar a trabajar con el planificador. Para comprender el significado de cada casilla y cada color del planificador está la leyenda. Pulsando sobre el botón Leyenda, dispondremos de la información necesaria para distinguir los días festivos de los laborables, reconocer de un vistazo las áreas de envío y ver el estado de cada pedido.

Planificador de ventas | WhitePaper | 13

Un signo de admiración rojo indicará que el pedido es urgente. Un reloj indicará retraso en la entrega. Una marca roja sobre una casilla significa que el pedido ya ha sido entregado. El candado indica que la fecha está bloqueada.

Además, aparece un resumen con la información del pedido y un botón con Opciones que incluyen cambiar el pedido de fecha y ver los cambios de fecha que el pedido ha sufrido hasta el momento.

Finalmente, si seleccionamos varios pedidos, podremos ver un resumen de la selección en el recuadro con el mismo título y mostrar un resumen de detalles sobre los mismos. Pulsando sobre Detalles, aparecerá un diálogo agrupado por clientes.

4.2.3. Funcionalidad En el planificador podemos mover los pedidos de una fecha a otra. Realizar un movimiento de pedido implica recalcular su planificación, ya que se está cambiando la fecha de entrega del mismo.

Para mover el pedido podemos optar por varias opciones: pinchar, arrastrar y soltar el pedido en la nueva fecha, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido y seleccionar Mover pedido o pulsar el botón de Opciones y seleccionar igualmente Mover pedido. En estas dos últimas opciones aparecerá un calendario para seleccionar la nueva fecha.

Al recalcular la planificación se tendrán en cuenta todos los parámetros citados anteriormente: que la fecha no sea un festivo, en cuyo caso nos preguntará si deseamos dejarlo de todas maneras pese a que no se pueda calcular la producción; que con la nueva fecha no se pueda cumplir la planificación, con lo que PrefGest preguntará si deseamos mantener la fecha y marcar el pedido como urgente; y si el área de envío de ese pedido tiene asociado como día de entrega el día de la semana seleccionado.

Bloqueo de fechas Otra característica del planificador es que permite bloquear fechas. Una fecha bloqueada no permite mover pedidos de o a esa fecha. Para bloquear una fecha simplemente hay que pulsar con el botón derecho sobre ella. Aparecerá un menú donde podremos seleccionar si queremos bloquear o desbloquear la fecha.

Para seleccionar un conjunto de fechas, podemos pinchar sobre la primera columna, en el indicador de número de semana y realizar la misma operación.

Auditoría Todos los movimientos de pedidos que se hagan desde el planificador quedan automáticamente registrados. Al mover un pedido y, en el caso que fuera necesario, responder a todas las preguntas, aparecerá una nueva ventana donde se nos pedirá que rellenemos el motivo del cambio. Así quedará registrado el cambio con la fecha, el autor y el motivo.

Para ver los movimientos o cambios de fecha de entrega que ha sufrido un pedido se puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido o pulsar en Opciones y seleccionar la opción Movimientos del pedido.

En el diálogo que se muestra se leerá la información de los cambios que ha habido y cual era la fecha anterior de entrega.

Planificador de ventas | WhitePaper | 14

Compras Uno de los aspectos importantes para calcular la planificación son las compras asociadas al pedido. Como hemos visto con anterioridad, el mayor tiempo de planificador de los materiales bajo demanda será el que marque la duración de esta tarea. El planificador nos permite conocer el estado de los pedidos de compra asociados a cada pedido de ventas. Cuando un pedido de ventas tiene compras asociados, su número aparecerá en cursiva.

Si esto es así, seleccionado ese pedido veremos en la parte inferior los pedidos de compra asociados, que podremos abrir con un doble clic sobre ellos, y se marcarán en rojo las fechas de entrega asociadas a los pedidos de compra. Así, podremos ver de un vistazo si las compras llegarán con tiempo suficiente.

Información derivada El planificador muestra para cada pedido una información asociada entre paréntesis al lado del número de pedido. Por defecto, ese valor son las horas de mano de obra asociada al pedido, lo que permite, gracias a los sumatorios, repartir mejor las cargas para producción.