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Administración ElectrónicaPortal DPT y Herramientas Colaborativas

F/. 16-nov-10

Formación Portal DPT y Herramientas Colaborativas

Administración Electrónica

� Introducción � Correo� Agenda� Libreta de direcciones

INDICE

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� Lotus Notes Sametime� Lotus Notes Traveler



Introducción. El Portal de Diputación Provincial de Teruel

Acceso: https://236ws.dpteruel.es/wps/portal

A través de un buscador. Teclear “Portal DP Teruel” en el buscador

Resultado de la

1

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Resultado de la búsqueda

(aparece el 1º)

Hacer clic sobre el link que aparece en

pantalla

3



Introducción. El Portal de Diputación Provincial de Teruel

Acceso a las Herramientas Colaborativas y AplicacionesAcceso a las Herramientas

Colaborativas y Aplicaciones

Acceso a las Herramientas Colaborativas y Aplicaciones

Sedes electrónicas de las Comarcas y Ayuntamientos

de la Provincia

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Acceso a los trámites y servicios (Sede Electrónica

DPT)

Portal de Ayuda

Plataforma Tele-Formación



Introducción. Sede Electrónica. Ciudadanos

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https://236ws.dpteruel.es/tramitar/dpteruel/ciudadanos



Introducción. Sede Electrónica. Profesionales y Empresas

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https://236ws.dpteruel.es/tramitar/dpteruel/profesionalesyempresas



Introducción. Sede Electrónica. Entidades Locales

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https://236ws.dpteruel.es/tramitar/dpteruel/entidadeslocales



Introducción. Relación de las Sedes Electrónicas de la Provincia

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Introducción. Portal con material de ayuda

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No se pude mostrar la imagen vinculada. Puede que se haya movido, cambiado de nombre o eliminado el archivo. Compruebe que el v ínculo señala al archivo y ubicaciones correctos.



Introducción. Portal con material de ayuda http://moodle.dpteruel.es/

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Introducción. Acceso al Portal de DPT

HACIENDO CLICSOBRE ELBOTÓN INICIAR

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Tecleando el ID de usuario y contraseña,

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Haciendo clic en “Iniciarsesión” se abrirá unasesión nueva quesolicitará ID de usuarioy contraseña

Tecleando el ID de usuario y contraseña,haciendo clic en el botón “iniciar sesión”

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1

2

3


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1 Logueado como Demo Pruebas, dentro del PORTAL

Para ver esta pantalla del portal se debe hacer clic

en el botón Iniciar o Bienvenido2

3 Activado botones en cabecera del Portal con los

servicios disponibles al usuario logueado




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Dentro del botón Iniciar (con un clic), se despliega el presente menú de selección que no permitiráacceder a:

• Correo y agenda: Correo, Agenda, Libreta Direcciones y

• Aplicaciones: (Lotus Sametime de mensajería instantanea)

• Aplicaciones Admtvas: SICAL, Registro, P.M.H., Inventario y patrimonio, Genoma,Multimunicipio y Administración Electrónica




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Correo Dentro del botón Iniciar (conun clic), se despliega elpresente menú de selección.

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Seleccionar Correo y agenda (clic deratón) y cargará la pantalla que semuestra a continuación



Correo. Pantalla principal.

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Atención a esta pestaña lateral, porque despliega la barralateral todas la opciones de correo.



Correo. Pantalla principal.

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Correo. Crear y enviar un mensaje .

1. Pulsar el botón Crear de la barra superior.

2. Emerge una venta como la que se muestra en la parte inferior.

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Correo. Crear y enviar un mensaje . Para: Destinatario de correo, si está en la “agenda de direcciones” pulsar en el link [para] para acceder a la

lista de direcciones de correo

Cc: Con copia a otros destinatarios del correo, pulsar el link [cc] para acceder a la lista de direcciones

Cco: Mismo que anterior pero oculta a los demás el destinatario del mensaje

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Correo. Crear y enviar un mensaje .

Busca al destinatario de correo en la libreta de direcciones. (comprobar nombres)

El correo está preparado para enviarse, pulsar “Enviar”

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Correo. Recibir mensajes.

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Correo. Gestión de mensajes. Responder

Responder• Sólo con historial. Responde al remitente y adjunta todo el historial del mensaje

Responder a todos: mismas opciones que en Responder pero enviando la respuesta al remitente del mensaje, y al resto de los interesados

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Actualizar

Crear• un nuevo mensaje e-mail• Un nuevo mensaje de aviso de llamada• Una carpeta nueva, para organizar la bandeja de entrada de correo

• Sólo con historial. Responde al remitente y adjunta todo el historial del mensaje• Con historial y anexos, mismo que el anterior, pero incluye los archivos anexos al mensaje de respuesta• Responder, envía el mensaje de respuesta sin historia ni anexos.• Con historial al estilo de internet. Antepone a cada línea el símbolo “>” que es el modo de respuesta

convencional cuando se adjunta el mensaje escrito por el remitente



Correo. Gestión de mensajes. Responder y Organizar

Remitir. Funciona igual que Responderpero con la característica que borra alremitente del mensaje y todos losinteresados (si los hubiera) permitiendoenviar el mensaje a otro destinatario odestinatarios.

Marca Rápida. Pone una “bandera

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Carpeta. Reorganiza el correoen un árbol de carpetas similara la estructura de directorios yarchivos del explorador dewindows.

Archivar. Dependiendo de laconfiguración guarda loselementos de correo en unservidor o en un ordenadorpersonal, de tal forma quequedan salvaguardados en otrofichero distinto al de trabajo.

Marca Rápida. Pone una “banderaverde” en el correo (prioridad normal)

Agregar o editar marca. Permite elegirla prioridad o cambiar la marca rápida.Incluso admite avisos emergentes comorecordatorio de tareas a realizar.

Eliminar marca borra la marca deprioridad.

Nuevo mensaje de seguimiento.Genera un aviso con recordatorio visibleen la vista de seguimiento.



Correo. Seguimiento. Organizar mensajes

Seguimiento.• Tipo de prioridad (urgente/normal/baja)• Mensaje de seguimiento o asunto• Fecha, hora y activar alarma

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Alarma.

Mensaje emergente que lanzala alarma de seguimiento



Correo. Vista de seguimiento. Organizar mensajes

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Marcar como.



Correo. Otras opciones.

Preferencias. Va a permitir configurar el comportamiento del Correo yAgenda.

Ausente de la oficina… formulario especial que avisa de ausencias en laoficina.

Reglas de mensaje. Ayudan a organizar los mensaje de correo electrónico(entrantes) de forma automática.

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Correo. Otras opciones. Preferencias y configuración

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Correo. Otras opciones. Preferencias y configurazión

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Correo. Otras opciones. Preferencias y configuración

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Correo. Otras opciones. Preferencias y Configuración

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Correo. Otras opciones. Preferencias

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Correo. Otras opciones. Preferencias y Configuración

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Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina

Fechas.

Se indica la fecha desalida y regreso de laoficina.

Activar el agente deausencia.

Activar disponibilidad

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Activar disponibilidadpara estar en reunioneso no.

Asunto que se mostraráen la agenda

Lleva desde el correoasuntos a la agenda.




Notificación estándar.

Se especifica elcontenido de lanotificación:

• Incluir o no lafecha de regresoen el asunto

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• Incluir un textoadicional en lanotificación




Notificaciónalternativa.

Enviar notificación a laspersonas especificadasa independencia de laestándar

• Destinatario delmensaje

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mensaje

• Asunto.

• Texto adicional




Exclusiones.

No respuestaautomática a mensajesprocedentes dedirecciones email(activar)

• Indicarprocedencia del

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procedencia delmensaje.

• Asunto contienecualquiera deestas frases.




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Agenda. Crear un cita

TIPOS DE CITA:

• Reunión. Esta tarea permite programar citas, describiendo el asunto, fecha de inicio, hora,duración, aviso, ubicación / localización, sala recurso, asistentes. Tiene la posibilidad de marcar laagenda de los asistentes o mostrar si estos están libre o no. También permite configurar la citaperiódicamente si esta se repite en el tiempo.

• Cita. Con menos información que la anterior ya que no tiene la posibilidad de reservar salas nirecursos su utilización es para reuniones fuera del centro de trabajo / oficina

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• Actividad para días completos. Con menos campos que las anteriores, sólo permite el asunto,día, aviso antes del comienzo de la actividad y ubicación.

• Aniversario. Misma información que la anterior pero queda marcada en la agenda comoaniversario y no como actividad

• Recordatorio. Misma que el anterior, activa un recordatorio en la agenda.

Cuando se inicia una Reunión (Cita) los asistentes reciben la convocatoria de la misma y permitiráaceptarla o no.Dentro de la Reunión podremos ver la relación de personas que hayan aceptado, rechazado laconvocatoria o estén pendientes de respuesta.



Agenda. Crear un cita. Reunión

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Agenda. Crear un cita. Cita.

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Agenda. Crear un cita. Actividad para días completos.

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Agenda. Crear un cita. Aniversario y recordatorio

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Agenda. Gestión de tareas

RECEPCION DE AVISOS.

Se reciben avisos dentro de la vista todos los documentos que se encuentra dentro de CORREO

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Agenda. Gestión de tareas

Envío de aviso de reunión

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Agenda. Tareas pendientes

Avisos de reuniones pendientes.

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Agenda. Gestión de reuniones

Admite convocatorias desde fuera del entorno de la oficina. Por ejemplo: desde outlook de microsoft,interpreta la convocatoria de tarea y pide confirmación igual que si hubiera sido mandada desde dentro delsistema Lotus. Por lo tanto es un sistema abierto

Para gestionar un reunión accederemos a la Agenda, seleccionamos la reunión que queremos revisar ydesde la “pestaña” planificación veremos el estado de lo invitados

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El invitadoestá enconflictocon otrareunión



Agenda. Configuración

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Correo y Agenda. Relación de iconos Mensaje no leído

Mensaje al que se ha respondido

Mensaje que se ha remitido

Mensaje que se ha respondido y remitido

Mensaje cuyo único destinatario es usted

Mensaje enviado a usted y a pocas personas más

Mensaje enviado a usted y a muchas personas más

Mensaje que el remitente considera de mucha importancia

Mensaje que ha marcado para su seguimiento con mucha prioridad

Mensaje que ha marcado para su seguimiento con prioridad normal

Mensaje que ha marcado para su seguimiento con prioridad baja

Mensaje que incluye uno o varios anexos

Mensaje que ha enviado

Mensaje o invitación a una reunión que ha guardado como borrador

El estado de conexión de la persona es Disponible

El estado de conexión de la persona es Ausente

El estado de conexión de la persona es En una reunión

El estado de conexión de la persona es No molestar

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El estado de conexión de la persona es No molestar

Nueva invitación a una reunión o asignación de tarea

Invitación a una reunión que ha aceptado

Invitación a una reunión que ha aceptado provisionalmente

Aviso de replanificación de reunión o tarea

Aviso de actualización de información de reunión o tarea

Mensaje de recordatorio o aviso de confirmación de reunión o tarea

Aviso de cancelación de reunión o tarea

La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido aceptada o aceptada

provisionalmente.

La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido declinada

La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido contrapropuesta

Aviso de comentarios para una invitación a una reunión o asignación de tarea que envió

Entrada de agenda de tipo cita

Entrada de agenda de tipo actividad para días completos

Entrada de agenda de tipo aniversario

Entrada de agenda de tipo recordatorio

Entrada de agenda privada

Asignación de tarea de grupo

Tarea de mucha prioridad

Tarea de prioridad normal

Tarea de prioridad baja

Tarea finalizada




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Libreta de direcciones

En la libreta de direcciones almacenaremos la relación de contactos más usados de tal forma que notengamos que volver a teclearlos cada vez que enviemos un correo electrónico

Botón de Crear. Desde aquí creamos los contactos nuevos y los grupos

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Nos muestra la relación de contactos por nombres pero podemoscambiar la vista para organizarlos por:

• Correo electrónico• Empresa (es un campo más en el contacto)

Botón de Crear. Desde aquí creamos los contactos nuevos y los gruposde contactos



Libreta de direcciones

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Libreta de direcciones. GruposCreación de unGRUPO decontactos

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Pulsando el botónmiembros semuestra una listade contactos paraañadir al grupo




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Acceso a la herramienta

Lotus Sametime. Reuniones electrónicas

http://sametime.dpteruel.es

Con IBM(R) Lotus(R) Sametime(R), va a permitir reuniones electrónicas sin desplazamiento alguno. Se podrán hacer las siguientes operaciones:

• Editar archivos compartidos, presentar demostraciones y compartir la pantalla del ordenador con otros

• Agregar archivos archivos durante una reunión, para que cualquiera pueda acceder a ellos.

• Utilizar herramientas de anotaciones para dibujar en la pizarra para sesiones de recogida de ideas en

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• Utilizar herramientas de anotaciones para dibujar en la pizarra para sesiones de recogida de ideas en grupo y para resaltar puntos importantes durante la presentación de diapositivas

• Enviar páginas Web y preguntas de sondeo a los participantes en las reuniones

• Comunicación con audio, vídeo y servicios de teléfono integrados del equipo, de forma que pueda saber con quién está hablando

• Grabar la reunión para que puedan verla después otras personas.



Lotus Sametime. Reuniones electrónicas

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Hay que “loguearse” con elusuario y contraseña que nosproporciana DPT

Asistir a una reunión. Unirse a una reunión ya encurso o crear un nueva al instante.

Planificar una reunión. Se deja programada lareunión para unirnos a ella en el perñiodo de tiempoplanificado.



Lotus Sametime. Asistir a una Reunión

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Reunión de Prueba:

Haciendo clic en el botón “Asistir a una reunión”mostrará una nueva ventana con un menú paragestionar las reuniónes.

Seleccionaremos Reunión de prueba para verlas funcionalidades de Lotus Sametime.

Debemos pulsar el botón “Probar mi navegador”para entrar en la reunión.



Lotus Sametime. Asistir a una Reunión

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Está realizando comprobaciones para unirnos ala reunión. Esta operación puede durar unosminutos.



Lotus Sametime.

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Lotus Sametime.

El presentador de la reunión ve 4 pestañas

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Bienvenido. Muestra información sobre lareunión.

Diapositivas - Para cambiar la navegación dediapositivas y trabajar con herramientas deanotaciones.

Pantalla compartida - Inicia las herramientas decompartición.

Pizarra – Todos los presentadores puedendibujar, utilizando sus herramientas deanotaciones.



Lotus Sametime.

Compartir Pantalla.

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2

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Toda la pantalla, sólo un marco o una aplicación que está corriendo en el ordenador

3

Dejar de compartir

Cambiar a compartir otro elemento

Permitir a otros controlar la pantalla

Reclamar el control de la pantalla



Lotus Sametime.

Cualquier presentador puede utilizar la pizarra paradibujar con las herramientas de anotaciones.

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dibujar con las herramientas de anotaciones.

Haga clic en la ficha Pizarra para utilizarla, cuando:

• Quiera dibujar una ilustración separada u otrarepresentación gráfica mediante lasherramientas de anotaciones.

• Quiera permitir a todos los presentadores querealicen anotaciones, por ejemplo, en unasesión de recogida de ideas.



Lotus Sametime.

Ventana de participantes:

En ella se muestran todos los asistentes a la reunión.

• Ajustar volumen

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• Ajustar volumen

• Silenciar el micrófono

• Desactivar silencio del micrófono

• Controles de audio

• El combo mostrar filtra los asistentesconectados a la reunión.

• Invitar a una reunión

• Manos Levantadas. La 1ª es para levantar lamano y la otra para bajarla

• Mensaje de estado del asistente



Lotus Sametime.

Invitar asistentes a una reunión:

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Los asistentes tienen que estardentro del directorio de contactosy estar dentro del sistema LotusNotes.



Lotus Sametime.

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Conversación en Grupo

Se realiza una comunicación “chat” entre todoslos asistentes a la reunión.



Lotus Sametime.

Sondeo de preguntas

Se realiza una comunicación “chat” entre todoslos asistentes a la reunión.

• Nuevo sondeo

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Lotus Sametime.

Respuestas individuales del sondeo

Gráfica de barras con la estadística del sondeo.

Respuestas de cada uno de los encuestados

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El primer icono mostrará la respuesta de estapregunta a todos los participantes de la reunión.

El segundo muestra todas las respuestas.



Lotus Sametime.

Páginas Web.

Teclear la dirección URL dentro de Nueva página Web.

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Teclear la dirección URL dentro de Nueva página Web.

El primer botón, hace una vista previa de la página Web.

El segundo botón envía la dirección url a cada uno de losasistentes.

El tercer y último botón cierra la página Web enviada a losasistentes.




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Lotus Notes Traveler

El software Lotus Notes Traveler de IBM proporciona asistencia móvil a los usuarios de Lotus Notes de IBMy Lotus iNotes de IBM. Provee un duplicado automático y en tiempo real del correo electrónico (incluyendoarchivos adjuntos), calendario, directorio telefónico, diario y lista de tareas del servidor Lotus Domino®.

• El correo electrónico nuevo se sincroniza automáticamente con Windows Mobile® de unsmartphone y las actualizaciones realizadas al teléfono, como cambios en entradas del calendario,se sincronizan con el servidor tan pronto como haya una conexión de red disponible. El cliente LotusNotes Traveler brinda una interfaz simple y fácil de usar, con una mínima cantidad deconfiguraciones. Se puede personalizar la cantidad de datos que deseas sincronizar con el aparatopara optimizar el uso de su memoria.

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• Crea, envía, responde y reenvía correo electrónico desde el dispositivo.

• Envía elementos adjuntos, como archivos e imágenes y organiza mensajes en carpetas.

• Guarda información de personas de la lista de contactos.

• Usa el calendario para programar y hacer un seguimiento de reuniones, citas, eventos del día,recordatorios y anuncios de eventos.

• Usa la lista de tareas para organizar y programar asuntos de negocios y personales.

• Escribe y guarda información o ideas en tu computadora portátil, redacta documentos antes deenviarlos.

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