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Implementación y manejo de lasPólizas Dinámicas en Aspel-COI 7.0PólizasDinámicasEn Aspel-COI 7.0

Lic. Luis Aceves

Pólizas Dinámicas

Página 2Tlatlaya Num.9, Despacho 208 Centro Urbano, Cuautitlán Izcalli, Edo de México

Índice1 Administrador de hojas de cálculo......................................................................................... 32 Pólizas dinámicas.................................................................................................................. 4

2.1 Etiquetas. ................................................................................................................................... 42.2 Manejando pólizas dinámicas con Aspel-COI 7.0. ..................................................................... 10

2.3 Tipos de pólizas dinámicas......................................................................................................... 11

2.4 Creación de pólizas a partir de uno o más CFDIs mediante pólizas dinámicas.......................... 15

3 Depósito de documentos. ................................................................................................... 223.1 Consulta........................................................................................................................................ 173.1 Configuración. ...........................................................................................................................23

Pólizas Dinámicas


1 Administrador de hojas de cálculo.Ruta: Reportes / Administrador de hojas de cálculo.

El administrador de hojas de cálculo es el módulo de Aspel-COI para gestionar las plantillas enformato XLS (Excel) que intercambian directamente información con el sistema. Es decir, gracias a estasplantillas es posible extraer o introducir de manera fácil y rápida información a Aspel-COI. El módulo vienecon varias hojas de cálculo por default, pero es posible diseñar o personalizar plantillas de este tipo yagregarlas al administrador.

Las hojas de cálculo se clasifican en: Financieras, fiscales y pólizas dinámicas. Éstas últimas son elenfoque principal del presente curso. Los archivos predeterminados XLS de las pólizas dinámicas quecontiene este módulo se encuentran dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC), en la ruta:Sistemas Aspel\COI7\Plantillas\Póliza Dinámica CFDI.

Una póliza dinámica se genera a partir de una plantilla la cual, a su vez, debe estar contenida en eladministrador de hojas de cálculo.

Pero:

¿Qué es y para qué sirve una póliza dinámica?

En los siguientes temas se estudiará a detalle esta nueva función (R5) del sistema Aspel-COI.

Pólizas Dinámicas


2 Pólizas dinámicasLas pólizas dinámicas es una función exclusiva de Aspel-COI, que permite generar de manera

automática un asiento contable (póliza) con únicamente cargar al sistema el o los archivos XML de losComprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que se desean contabilizar.

Con ello, y siguiendo el formato de la plantilla XLS indicada en el tema anterior, Aspel-COI inserta lascuentas contables que se van a registrar en la póliza, el número de la factura y el RFC entre otros datosque extrae automáticamente del archivo XML; Además de manera simultánea se relacionan los foliosfiscales del CFDI y los montos totales de acuerdo a los requisitos para la contabilidad electrónica.2.1 Etiquetas.

La generación automática de un asiento contable por medio de la plantilla de una póliza dinámicafunciona mediante etiquetas que extraen la información del archivo XML.

Las etiquetas son variables que son identificadas mediante palabras que se encuentran entre lossignos “menor que” y “mayor que” (<>) las cuales son asemejadas por el sistema para que éste coloque lainformación que extrae del XML con la etiqueta, en el campo en donde ésta se encuentra.

En la hoja número dos de cualquier plantilla de póliza dinámica que vienen en el sistema de manerapredeterminada, se encuentra el listado de las etiquetas que se pueden utilizar en la misma u otrasplantillas, así como su respectiva descripción y el atributo en el XML de donde se extrae la información.

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El listado de etiquetas que extraen información del XML y se pueden utilizar en las plantillas de las pólizasdinámicas es el siguiente:

A. Para conceptos (cabecera y partidas).

Etiqueta para la plantilla Descripción Atributo en el CFDI (XML)<SERIE> Serie del control interno. <serie><FOLIO> Folio del control interno. <folio><FECHA> Fecha de expedición. <fecha><RFC_EMISOR> RFC del emisor del comprobante. <Emisor>,<rfc><NOMBRE_EMISOR> Nombre, denominación o razón

social del emisor del comprobante.<Emisor>,<nombre>

<RFC_RECEPTOR> RFC del receptor del comprobante. <Receptor>,<rfc><NOMBRE_RECEPTOR> Nombre, denominación o razón

social del receptor delcomprobante.

<Receptor>, <nombre>

<TASA_IVA_TRAS> Tasa del IVA trasladado. <Traslado>,<impuesto>IVA,<tasa>

<TASA_IEPS_TRAS> Tasa del IEPS trasladado. <Traslado>,<impuesto>IEPS,<tasa>

B. Para montos (debe y haber).

Etiqueta para la plantilla Descripción Atributo en el CFDI (XML)<SUBTOTAL> Subtotal, suma de los importes

antes de descuentos eimpuestos.

<Subtotal>

<DESCUENTO> Total de descuentos. <Descuento><IMPORTEANTESIMPUESTOS> Es la diferencia de los atributos -

<Subtotal> menos <Descuento>.<IVA_TRAS> Importe del IVA trasladado. <Traslado>, <impuesto> IVA,

<importe><IEPS_TRAS> Importe del IEPS trasladado. <Traslado>, <impuesto> IEPS

<importe><IVA_RET> Importe del IVA retenido. <Retencion>, <impuesto>

IVA, <importe><ISR_RET> Importe del ISR retenido. <Retencion>, <impuesto>

ISR, <importe><TOTAL_IMPTO_TRAS_LOC> Importe del atributo Total de los

impuestos locales trasladados,del Complemento de impuestoslocales.

<TOTAL_IMPTO_RET_LOC> Importe del atributo Total de losimpuestos locales retenidos, delComplemento de impuestoslocales.

<TotaldeTraslados>

<TotaldeRetenciones>

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Etiquetas para CFDI de nóminaEtiqueta para la plantilla Descripción Atributo en el CFDI

(XML)<IMPORTEPERCEPCION_nnn> Importe total de las Percepciones asociadas a

un "Tipo de percepción" según la clave delcatálogo del SAT.Donde "nnn" corresponde a la clave del tipode percepción.Por ejemplo <IMPORTEPERCEPCION_001>corresponde a "001. Sueldo, Salarios, Rayas yJornales"

<IMPORTEDEDUCCION_nnn> Importe total de las Deducciones asociadosun "Tipo de deducción" según la clave delcatálogo del SAT.Donde "nnn" corresponde a la clave del tipode deducción.Por ejemplo <IMPORTEDEDUCCION_001>corresponde a "001. Seguridad Social"

<PERCEPCION_GRAVADA_nnn> Importe gravado de las Percepcionesasociadas a un "Tipo de percepción" según laclave del catálogo del SAT.Donde "nnn" corresponde a la clave del tipode percepción.

<Complemento>,<Nomina>,<Percepciones>,<Percepcion>,<ImporteGravado><TipoPercepcion=nnn>

<PERCEPCION_EXENTA_nnn> Importe exento de las Percepcionesasociadas a un "Tipo de percepción" según laclave del catálogo del SAT.Donde "nnn" corresponde a la clave del tipode percepción.

<Complemento>,<Nomina>,<Percepciones>,<Percepcion>,<ImporteExento><TipoPercepcion=nnn>

<DEDUCCION_GRAVADA_nnn> Importe gravado de las Deduccionesasociadas a un "Tipo de deducción" según laclave del catálogo del SAT.Donde "nnn" corresponde a la clave del tipode deducción.

<Complemento>,<Nomina>,<Deducciones>,<Deduccion>,<ImporteGravado><TipoDeduccion=nnn>

<DEDUCCION_EXENTA_nnn> Importe exento de las Deducciones asociadasa un "Tipo de deducción" según la clave delcatálogo del SAT.Donde "nnn" corresponde a la clave del tipode deducción.

<Complemento>,<Nomina>,<Deducciones>,<Deduccion>,<ImporteExento><TipoDeduccion=nnn>

También existen etiquetas que no extraen información de los archivos XML pero de igual manera sonútiles en las plantillas, ya que colocan información almacenada en la base de datos de Aspel-COI:

Etiqueta para la plantilla Descripción

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<CONCEPTO_POL> Se utiliza solo en la definición del concepto de partidas,replica el concepto definido en la cabecera de la póliza

<CTA_RECEPTOR> Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar laCuenta contable asociada al RFC del receptor delcomprobante

<CTA_EMISOR> Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar laCuenta contable asociada al RFC del emisor delcomprobante

<CTA_TERCERO> Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar laCuenta contable del tercero, es decir, la asociada al RFCque es distinto al definido en parámetros del sistema

<TERCERO_CONTRAPARTIDA> Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar laCuenta contable definida en el campo "Contrapartidamás común" en Datos fiscales del tercero.

FIN_PARTIDAS Etiqueta que se utiliza para delimitar la definición de laspartidas de la póliza. Cualquier dato que se coloque pordebajo de la fila en que se encuentre ubicada, seráignorado al generar la póliza dinámica.

Adicional a esto, también es posible calcular un porcentaje a las etiquetas para los montos en los cargosy/o abonos. La operación se expresa como: <etiqueta>(N%), donde N es un valor de 0 a 100.Ejemplos:<SUBTOTAL>(10%)<TOTAL>(65.35%)

Además, el usuario podrá especificar o definir otras etiquetas para la elaboración de la póliza dinámica. La estructura de ladefinición es la siguiente:

Nombre_Etiqueta =[NODO1.NODO2.NODO3.NODOn].[ATRIBUTO_A_PROPONER](ATR_COND1=VALOR1, ATR_COND2=VALOR2, ... ,ATR_CONDn=VALORn)

Dónde:

NODO1 es el nodo padre

NODO2 es hijo de NODO1

NODO3 es hijo de NODO2 y así sucesivamente

NODOn es hijo de NODOn-1

ATRIBUTO_A_PROPONER es un atributo del NODOn y es valor que sustituirá la etiqueta

Para identificar a un nodo en específico se podrá realizar por medio del valor de sus atributos:

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ATR_COND1 es un atributo de NODOn, cuyo valor debe coincidir con VALOR1

ATR_COND2 es un atributo de NODOn, cuyo valor debe coincidir con VALOR2 y así sucesivamente.

Por ejemplo: En el supuesto caso que el usuario desee que en la póliza se muestre el nombre del producto debe colocar laetiqueta <DESCRIP_PRODUCTO> en la celda correspondiente de la partida.

Y dentro del archivo PlantillaPolizaXML.ini agregar la siguiente línea:

DESCRIP_PRODUCTO=[Comprobante.Concepto s.Concepto].[descripcion]

Póliza dinámica de nómina.

El sistema validará del XML si contiene el nodo <cfdi:Complemento><nomina:Nomina> para poder realizar la póliza.

Se agregan dos etiquetas fijas a la plantilla de Excel:

<CTA_CUADRE>: Esta etiqueta propondrá la cuenta de cuadre configurada en parámetros del sistema.

<MONTO_CUADRA_POLIZA>: Esta etiqueta propondrá el monto para cuadrar la póliza.

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En esta nueva póliza dinámica también es posible manejar etiquetas dinámicas para llamar la información que se requiera,siguiendo la misma estructura de los nodos

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2.2 Manejando pólizas dinámicas con Aspel-COI 7.0.La creación automática de asientos contables a través de las pólizas dinámicas se hace en únicamente

estos pasos:

1. Conocer e identificar la póliza dinámica que se utilizará.2. Crear la póliza a partir de uno o más CFDI’s.3. ¡Listo! Las capturas de operaciones serán más fáciles que nunca

Pero previamente a estos pasos, y por única ocasión, se debe analizar y/o personalizar el o los archivoXLS que se utilizaran de manera cotidiana en la generación automática de asientos contables.

Por ejemplo, la plantilla de la póliza dinámica “Venta a crédito” por default es la siguiente:

Es un asiento contable muy básico en donde se pueden apreciar las etiquetas que extraerán lainformación del archivo XML, las cuentas fijas que siempre se utilizarán en este tipo de asientos contables(una venta a crédito), el tipo de póliza y el concepto de la misma, así como la instrucción “FIN_PARTIDAS”sin la cual el sistema no detectaría hasta qué parte de la hoja se encuentran las partidas de la póliza.

Si se utiliza esta plantilla, el sistema creará una póliza con lo siguiente:

a) En el campo “concepto de póliza” el sistema colocará la frase “VENTA F-” seguido de la serie yfolio de la factura correspondiente al CFDI con un guion medio entre estas, así como también elnombre del receptor de la factura, en este caso (una venta a crédito), el cliente.Estos datos se obtienen con la instrucción:

VENTA F- <SERIE>-<FOLIO> /<NOMBRE_RECEPTOR>

b) El sistema colocará un cargo por el total de la factura a la cuenta contable que tenga asignadoel RFC del receptor del XML. En caso de que no se tenga asignado el RFC a una cuenta, elsistema no sugerirá cuenta alguna, pero se podrá capturar en la póliza generada.Estos datos se obtienen con la instrucción:

<CTA_RECEPTOR> <TOTAL>

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c) También el sistema colocará un abono por el importe antes de impuestos, a la cuenta de ventas4100-001-000. Si el número de la cuenta contable que se utiliza para ventas es diferente sepuede indicar en esta celda.El valor del importe antes de impuestos se obtiene con la etiqueta:

<IMPORTEANTESIMPUESTOS>

d) Por último, colocará un abono a la cuenta número 2181-001-000 que corresponde al IVAtrasladado, por el monto del IVA registrado en el XML. De igual manera si el número de cuentautilizado para el IVA es distinto, éste se puede indicar en esta celda.El valor del importe del IVA se obtiene con la instrucción:

<IVA_TRAS>

2.3 Tipos de pólizas dinámicas.A continuación, se estudiarán de manera más general las diferentes plantillas de pólizas dinámicas que

vienen preinstaladas en el sistema Aspel-COI, las cuales cuentan con los siguientes elementos:

a) Cabecera del documento

Tipo de póliza. (2 caracteres) debe comenzar en la primera columna de la tercera fila. El concepto de la póliza. (120 caracteres) debe de ir en la segunda columna y tercera fila a

continuación del tipo de póliza.

b) Partidas

1. Número de cuenta. Hasta 29 caracteres si están con un formato establecido tomando encuenta la distribución de niveles de la empresa donde se vaya a contabilizar la póliza.

2. Departamento. Hasta 3 caracteres numéricos, si no se captura el departamento se entenderáque la cuenta no es departamental.

3. Concepto del movimiento. Hasta 120 caracteres, este campo puede estar vacío.4. Debe. Es de tipo numérico sin formato de moneda.5. Haber. Es de tipo numérico sin formato de moneda.6. Centro de Costo. Indica el número de centro de costo.7. Proyecto. Es el número de proyecto.

c) Etiquetas.

2.3.1 Cobro a clientes.

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2.3.2 Pago a proveedores.

2.3.3 Provisión compras inventario.

2.3.4 Provisión de gastos.

Tlatlaya Num.9, Despacho 208 Centro Urbano, Cuautitlán Izcalli, Edo de México

Pólizas Dinámicas2.3.5 Provisión de gastos por honorarios.

2.3.6 Venta a crédito.2.3.6.1 Venta a crédito una factura.

2.3.6.2 Venta a crédito varias facturas.


Pólizas Dinámicas2.4 Creación de pólizas a partir de uno o más CFDIs mediante pólizas dinámicas.Una vez que se generaron y/o personalizaron las plantillas correspondientes de las pólizas dinámicas,

se procede a la generación automática del asiento contable; para ello es necesario ingresar al módulo dealta de pólizas:

Archivo / Pólizas / Pólizas

Y posteriormente dar clic en el botón agregar:

De esta manera el sistema abrirá el módulo para capturar una nueva póliza:

En la barra superior de este módulo, se encuentra el botón “Genera póliza dinámica” el cual alpresionarlo arroja la siguiente ventana:


Pólizas DinámicasY es aquí en donde se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar el o los XML que el sistema considerará para la generación automática del asientocontable.

Esto se puede hacer desde el explorador de Windows con el botón:

O bien desde el depósito de documentos con el botón:

Los CFDIs que se carguen, aparecerán en la lista superior de la ventana de la siguientemanera:

Si se tiene activado el parámetro “Indicar la categoría de un archivo” después de seleccionarel XML, se mostrará la ventana de Información para los documentos seleccionados donde seasignará una categoría al archivo.


Pólizas Dinámicas2. Posteriormente se debe seleccionar qué plantilla se va a utilizar para extraer la información

del o los XMLs seleccionados y generar el asiento contable. Para ello la seleccionamos de la lista“Póliza dinámica”:

En esta lista aparecerán aquellas hojas de cálculo que se hayan agregado previamente aladministrador de hojas de cálculo, como tipo “Póliza dinámica”.

3. Finalmente se debe seleccionar el desglose del asiento contable, el cual puede ser:

Por comprobante.De acuerdo a la plantilla seleccionada se generarán N partidas por cada XML

seleccionado. Por ejemplo si la plantilla contiene 3 partidas y seleccionamos 4 XMLs, segenerará una póliza con 12 partidas.


Pólizas Dinámicas Concentrado.

De acuerdo a la plantilla seleccionada se generarán N partidas, en las cuales seconcentrarán los montos de todos los XML seleccionados. Por ejemplo si la plantillacontiene 3 partidas y seleccionamos 4 XML, se generará una póliza con 3 partidas cuyomonto es el acumulado de los 4 XML.

Adicionalmente también se deben tomar en cuenta estas consideraciones a la hora de generarautomáticamente los asientos contables:

Si la cuenta de la partida tiene asignado un RFC este se propone en la captura de informaciónadicional de la partida (por ejemplo forma de pago), sino se propone el último RFC utilizado en casode existir.


Pólizas Dinámicas Si no hubiese un RFC utilizado, entonces se propondrá el RFC del CFDI diferente al RFC de

parámetros del sistema.

Independientemente del RFC que se proponga siempre se verificará si el RFC se encuentra en elCatálogo de RFC de terceros, en caso de que no exista en el catálogo el sistema lo dará de alta demanera automática bajo las siguientes condiciones:

Si el comprobante es de tipo ingreso y el RFC de COI es el RFCEMISOR del comprobante,entonces se agrega un CLIENTE.

CFDI Agregado a la Póliza:


Pólizas DinámicasRFC que se agrega al catálogo de terceros:

Si el comprobante es de tipo ingreso y el RFC de COI es el RFCRECEPTOR delcomprobante, entonces se agrega un PROVEEDOR.

Este proceso (el alta de RFC del CFDI en terceros) solo aplica para comprobantes tipo ingreso, si esegreso o traslado no aplica.

Si el RFC receptor es el genérico para extranjeros (XEXX010101000) o genérico nacional(XAXX010101000), este proceso no procede porque no se cuenta con la información de ID fiscal.Sólo se da de alta RFC de comprobantes nacionales.


Pólizas Dinámicas En caso de asociar un XML en donde el RFC tanto emisor como receptor no coincidan con el RFC

registrado en parámetros del sistema, el sistema arrojará la siguiente advertencia:

Únicamente para considerar que estamos asociando un XML que no pertenece a la empresa queestamos contabilizando y descartar posibles errores.

De manera resumida, para que todo el proceso llamado “Pólizas dinámicas” funcione correctamente, sedeben considerar todos y cada uno de estos puntos:

1. Se debe tener agregado al cliente o proveedor al catálogo de terceros.2. Se debe tener agregada la cuenta contable del cliente o proveedor en el catálogo de

cuentas.3. Se debe tener asociado el RFC correspondiente a la cuenta contable del cliente o proveedor.4. Se deben asignar correctamente las cuentas contables o etiquetas a la plantilla XLS de la

póliza dinámica.5. Se debe agregar al administrador de hojas de cálculo las plantillas personalizadas de pólizas

dinámicas.6. Se deben configurar correctamente las propiedades “Captura de comprobantes” y “Captura

de forma de pago” de las cuentas contables para que en el proceso de póliza dinámica seasignen al asiento contable dichos datos también de manera automática.


Pólizas Dinámicas3 Depósito de documentos.3.1 Consulta

Ruta: Archivo/Validador CFDI y documentos asociados/consulta

El depósito de documentos es la consulta de todos los archivos que han sido asociados a las pólizas.Específicamente se agregan automáticamente y se visualizan los XML o comprobantes fiscales digitalescon los que se han generado las pólizas dinámicas.

Esta consulta también permite validar los documentos enlistados en ella. Entre las opciones másimportantes que se pueden realizar en esta consulta, están:

Realizar la Validación de uno o varios CFDIs. Consultar un Reporte de los archivos validados. Consultar el Estatus de los archivos Validados (Pendiente, No válidos, válidos). Consultar los archivos que se encuentran en el depósito (Asociados y No Asociados). Añadir más archivos al depósito. Consultar el Detalle de un archivo (ya sea asociado a un registro o no asociado).


Pólizas Dinámicas3.1 Configuración.Ruta: Archivo/Validador CFDI y documentos asociados/Configuración.

Esta ventana permite definir la carpeta principal que se utilizará como Depósito para los documentos, asícomo definir los parámetros generales del módulo de asociación de documentos.

Las opciones de configuración son las siguientes: Depósito. Configuración General. Servicios de Validación. Categorías.

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