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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICASUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓNSUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DEBIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
POLÍTICAS DE DESARROLLO DECOLECCIONES: PROPUESTA PARA ELCENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE LA
PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR
T E S I N A
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN BIBLIOTECONOMÍA
PRESENTA:
ALEJANDRO VERDUZCO LÓPEZ
ASESOR: Mtro. Antonio Cobos Flores
MÉXICO, D. F. 2015
Tabla de contenido
Capítulo I. La Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) y su Centro de Documentación (CEDOC)......................................................................................................1
1.1 La Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO)...............................................1
1.1.2 Misión, Visión y Objetivos.............................................................................................2
1.1.3 Revista del Consumidor................................................................................................3
1.1.4 Importancia de la protección de los consumidores...................................................4
1.2 El Centro de Documentación (CEDOC) de la PROFECO...........................................4
1.2.1 Servicios..........................................................................................................................5
1.2.2 Colecciones....................................................................................................................6
1.2.3 Usuarios..........................................................................................................................6
1.2.4 Personal..........................................................................................................................7
1.2.4.1 Propuesta de organigrama para el CEDOC............................................................8
Capítulo II. El desarrollo de colecciones en los Centros de Documentación..................9
2.1. Concepto de Centro de Documentación......................................................................9
2.1.1 Objetivos y funciones del Centro de Documentación.............................................11
2.1.2 Servicios del Centro de Documentación..................................................................13
2.1.3 Usuarios del Centro de Documentación...................................................................14
2.2 Desarrollo de colecciones..............................................................................................15
2.2.1 Aspectos Internos y Externos.....................................................................................20
2.3 Selección..........................................................................................................................22
2.3.1 Criterios de selección..................................................................................................23
2.4 Adquisición.......................................................................................................................26
2.4.1 Tipos de adquisición....................................................................................................27
2.5 Evaluación........................................................................................................................30
2.6 Descarte...........................................................................................................................32
2.6.1 Criterios de descarte...................................................................................................34
2.6.2 El proceso de descarte...............................................................................................36
Capítulo 3. Propuesta de políticas de desarrollo de colecciones para el CEDOC de la PROFECO..............................................................................................................................38
3.1 Introduccion......................................................................................................................38
3.2 Creacion de un comité bibliotecario del CEDOC........................................................39
3.3 Selección.........................................................................................................................40
3.3.1 Criterios de selección..................................................................................................40
3.3.2 Características Físicas................................................................................................42
3.3.3 Publicaciones periódicas............................................................................................43
3.3.4 Materiales audiovisuales:............................................................................................43
3.3.5 Otros tipos de materiales:...........................................................................................44
3.3.6 Otras consideraciones..................................................................................................44
3.3.7 Fuentes para la selección...........................................................................................44
3.4 Adquisicion.......................................................................................................................45
3.4.1 Compra..........................................................................................................................45
3.4.2 Donación.......................................................................................................................46
3.4.3 Canje.............................................................................................................................47
3.5 Políticas de descarte.......................................................................................................47
3.6 Políticas de evaluación...................................................................................................48
3.6.1 Indicadores para la evaluación..................................................................................49
3.6.2 Otros factores a considerar en la evaluación del acervo........................................53
Conclusiones...........................................................................................................................55
Bibliografía..............................................................................................................................57
Prefacio
Se tomó la decisión de escoger este tema, debido a la gran necesidad que existeen el país de poner énfasis en el desarrollo de colecciones, dado que es de vitalimportancia para lograr un equilibrio de las colecciones en un acervo y porconsiguiente, conseguir la optimización de espacios, costos y tiempos dentro decualquier unidad de información.
Tomando en cuenta que el desarrollo de colecciones es un conjunto de procesos,es necesario describirlos de manera muy clara y especifica. Para lograrlo, esnecesario crear políticas que respondan a las necesidades de cada institución, porello, estas políticas de desarrollo de colecciones son distintas en cada institución,aunque los criterios sean los mismos de manera estandarizada, ya que obedecena las características propias de la institución en las que se implementan.
Diversas unidades de información de nuestro país se han encargado de llevar acabo actividades que de manera integral moldean sus actividades bibliotecariascomo los procesos técnicos, automatización y el desarrollo de colecciones. Estoúltimo, toma especial importancia dado el hecho de que se requiere de unbibliotecario profesional, ya que este, contará con los conocimientos necesariospara la elaboración, implementación y posterior evaluación del proceso dedesarrollo de colecciones, de este modo, lograr un verdadero impulso en diversossectores de la unidad de información.
Las políticas de desarrollo de colecciones reflejan una mejoría en campos como:el presupuesto asignado a la biblioteca, el espacio en estantería, el tiempo deadquisición, la selección de los materiales, el descarte de los materiales que así lorequieran, entre otros.
Diversas instituciones pueden incluso no percatarse de la importancia de estapolíticas, siendo por ello que sus acervos están muy alejados de conservar unequilibrio , entendiéndose por equilibrio , el balance en las colecciones conforme alos diferentes tipos de materiales ya sean libros, obras de consulta, etc.Hoy en día dentro del desarrollo de colecciones existen diferentes herramientas,instrumentos que permiten llevar a cabo esta labor a través de un procesoplanificado y, correctamente implementado dada las circunstancias en las que seencuentre la biblioteca y la institución.
Es por ello que este trabajo se enfocará en la creación de un conjunto de políticasde desarrollo de colecciones para una institución que no cuenta con ellas y hamanifestado su interés en tenerlas e implementarlas para lograr una mejoría en sucentro de documentación.
Introducción
Las políticas de desarrollo de colecciones se deben elaborar con respecto a lasnecesidades y características de la unidad de información y la institución a la quepertenece, para que al momento de implementarlas cumplan con su finalidad.
Desde el proceso de selección hasta el de descarte, deben estar contemplados enun compendio de políticas que permitan la optimización de dichos procesos,además de su evaluación para poder, posteriormente, realizar las correccionespertinentes que den un cambio positivo a toda la unidad de información.
Los acervos deben tener un equilibrio en los materiales que lo componen y estosolo se puede lograr mediante la evaluación de todos los procesos teniendo unamedida de comparación pertinente. Esta es otra parte fundamental del desarrollode colecciones.
La institución seleccionada para realizar el presente trabajo es el Centro deDocumentación de la Procuraduría Federal del Consumidor. El CEDOC de laPROFECO, no cuenta con políticas de desarrollo de colecciones, por dichasituación, el presente trabajo cobra importancia, tanto para la institución comopara el ámbito bibliotecario, pues representa un avance en la profesionalizacióndel campo.
Es por ello que, previo a la realización del presente trabajo, se realizaron variasvisitas a la institución para determinar las necesidades de la misma y así, lograrque las políticas de desarrollo de colecciones que se propondrán esténcompletamente adecuadas y empaten en su totalidad con las necesidades de lamisma.
El CEDOC de la PROFECO, es el encargado de proporcionar materiales einformación para la creación de la Revista del Consumidor, y la implementación depolíticas de desarrollo de colecciones reflejará una mejoría en el procesodocumental del cual procede la elaboración de dicha revista.
Los beneficios del desarrollo de colecciones se ven reflejados en varios aspectosde la biblioteca y por ende, de la institución, logrando un equilibrio en los acervosentre otros aspectos necesarios para poder llegar a la satisfacción de necesidadesde usuario.
Capítulo I. La Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) y suCentro de Documentación (CEDOC)
1.1 La Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO)
En 1976 se promulgó la Ley Federal de Protección al Consumidor (LFPC) y surgióla PROFECO como la institución encargada de defender los derechos de losconsumidores, prevenir abusos y garantizar relaciones de consumo justas. Méxicose convirtió en el primer país latinoamericano en crear una procuraduría y elsegundo con una ley en la materia.
El 5 de febrero de ese año, la LFPC enriquece los derechos sociales del pueblomexicano, que por primera vez establece derechos para la población consumidoray crea un organismo especializado en la procuración de justicia en la esfera delconsumo. Nacen así el Instituto Nacional del Consumidor y la ProcuraduríaFederal del Consumidor, se desempeña como organismo descentralizado deservicio social, personalidad jurídica y patrimonio propio con funciones deautoridad administrativa encargada de promover y proteger los intereses delpúblico consumidor. 1 La institución contaba ya en 1982 con 32 oficinas en lasprincipales ciudades del país. Para eliminar omisiones e imprecisiones, la Ley hasido objeto de diversas reformas.
México es el segundo país latinoamericano con una LFPC y el primero en crearuna Procuraduría. La experiencia mexicana es importante, especialmente para lospaíses que empiezan a trabajar en la protección de los derechos de losconsumidores. A partir del 7 de enero de 1982, el Artículo 29 bis permite a laPROFECO regular los sistemas de comercialización utilizados en el mercadonacional.
Desde el 7 de febrero de 1985, la Ley regula la competencia, naturaleza jurídica yatribuciones de la PROFECO; incluye nuevas definiciones, denominaciones einformación de bienes y servicios, facultades de la entonces Secretaría deComercio y Fomento Industrial, y se refiere a la información comercial queostentan productos o etiquetas, ventas al consumidor, promociones y ofertas,atribuciones del Procurador Federal del Consumidor, entre otras.
El 4 de enero de 1989, algunos artículos de la Ley confieren a la PROFECO laatribución y facultad de sancionar, y de recibir denuncias por violación de precios.
1 PROFECO. “Quiénes Somos”. [En línea]. 21 de Agosto de 2013. [Consultado: 30 de septiembre de 2013]. Disponible en internet: http://www.profeco.gob.mx/n_institucion/q_somos.asp.
1
El 6 de febrero de 1991, el Reglamento de la propia Ley establece las bases deorganización y funcionamiento de la PROFECO; en consecuencia, fortalece losmecanismos de defensa de los derechos e intereses de la población consumidora.Con la alineación y adscripción orgánica de las unidades administrativas de laPROFECO, desde el 7 de febrero de 1991 el acceso a los servicios es más fácilpara la población y existe una mejor organización y distribución del trabajo.
El 24 de diciembre de 1992, un cambio sustancial en materia de protección a losconsumidores fusiona el Instituto Nacional del Consumidor (INCO) y la PROFECOpara integrar funciones como el trámite y conciliación de quejas y denuncias, laemisión de resoluciones administrativas, el registro de contratos de adhesión, laprotección técnico-jurídica a los consumidores, la verificación y vigilancia deNormas Oficiales Mexicanas, pesas y medidas, instructivos y garantías; lasupervisión de precios oficialmente autorizados, establecidos o concertados, lasacciones de grupo, la disposición de publicidad correctiva; la organización ycapacitación de los consumidores y la educación para el consumo.
En 1994, la LFPC vuelve a ser objeto de ajuste al adicionársele diversasdisposiciones. Se reforma la Procuraduría y se dispone que las delegacionescuenten con facultades amplias y suficientes para hacer expeditos los programasde trabajo desconcentrados.2
1.1.2 Misión, Visión y Objetivos
- Misión
Promover y proteger los derechos del consumidor, fomentar el consumo inteligentey procurar la equidad y seguridad jurídica en las relaciones entre proveedores yconsumidores. 3
- Visión
Ser una institución efectiva en la promoción de una cultura de consumo inteligentey en la aplicación de la ley.4
2 PROFECO. “Revista del consumidor: Historia”. [En línea]. 21 de Agosto de 2013. [Consultado: 30 de septiembre de 2013]. Disponible en internet: http://revistadelconsumidor.gob.mx/?page_id=297
3 Ibídem.
4 Ibíd.
2
3
- Objetivos:
Proteger los derechos del consumidor. Promover los derechos del consumidor. Fomentar una cultura de consumo inteligente. Procurar la equidad en las relaciones de consumo. Procurar la seguridad jurídica en las relaciones de consumo. Incrementar la eficiencia del desempeño institucional.5
1.1.3 Revista del Consumidor
La Revista del Consumidor nació en noviembre de 1976, justo en el mismo año enque surgió la LFPC y los organismos que se encargarían de hacerla realidad: laProcuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) y el Instituto Nacional delConsumidor (INCO). La necesidad de contar con un órgano informativo confiableresultaba imperiosa en un momento especialmente difícil para los consumidoresmexicanos, quienes se encontraban de pronto con una serie de derechos queapenas comenzaban a comprender.
En ese momento, la idea de crear un medio de comunicación impreso resultó detanto interés para los ciudadanos que la revista se convirtió en el vehículo másinmediato y efectivo para hacerles llegar información que, aunque conocida, noestaba al alcance de la mayoría del público.
Se leía en el primer número: “En la medida en que prácticamente todos somosconsumidores de bienes y servicios, la Revista del Consumidor aspira a alcanzaruna difusión altamente masiva. La información veraz, completa, seria (técnica ycientíficamente fundamentada), así como la orientación manejada en un lenguajeclaro, directo, conciso, y la aportación de nuestras recomendaciones, inspira ennosotros un sentimiento de profundo y auténtico servicio social y representa uncompromiso editorial en el cual pondremos nuestro mejor empeño”.La Revista del Consumidor asumió el compromiso de informar verazmente paraconseguir elevar la calidad de los distintos productos y servicios.
Durante los últimos años, la Revista del Consumidor ha experimentado una seriede cambios en su imagen con la intención de ser más atractiva, pero sobre todoútil para los consumidores.6
5 Ibíd.
4
1.1.4 Importancia de la protección de los consumidores
En México, el tema de la protección del consumidor toma especial importancia araíz de diversos factores, entre ellos, la diferencia entre la inflación y el salariomínimo, la globalización, el alza a los productos de la canasta básica, entre otros,solo por mencionar algunos.
Es por ello que, vigilar que lo que el consumidor invierte en bienes o servicios,debe ser protegido por una institución dedicada exclusivamente a ello, con lo queel dinero que se invierte por parte del consumidor, este bajo control y de estemodo se active la economía del país.En los casos en los que el consumidor, se ve defraudado o decepcionado porquien proporciona un bien o servicio, este deja de comprar y con lo cual, esteproducto que pierde un cliente, deja de inyectar dinero, tanto para el productor ycomercializador, como para el país que recibe la parte proporcional en impuestos,es por ello que defender y proteger el gasto que realiza un consumidor es de vitalimportancia, no solo para la economía del propio consumidor, sino que, a unaescala mayor, también afecta a la economía del país.
1.2 El Centro de Documentación (CEDOC) de la PROFECO
En 1979, en lo que fuera el Instituto Nacional del Consumidor (INCO), surgió laprimera área dedicada a la organización de servicios documentales sobreconsumo, el Centro de Documentación e Información sobre Consumo (CEDIC)que posteriormente quedó únicamente con el nombre de Centro deDocumentación (CEDOC) de la PROFECO. Lo complementaron materiales dehemeroteca y videoteca, donde el público en general podía consultar documentos,libros, publicaciones periódicas como diarios, revistas y audiovisuales.
INCO y PROFECO se fusionaron en 1993, por lo que durante este proceso elcentro de documentación modificó sus funciones, prestando el servicio de consultade la Revista del Consumidor y funciones de PROFECO en general.
En el 2002 se inicia el proyecto y los trabajos necesarios para el nuevo centro dedocumentación, concluyendo a principios de 2003. Se iniciaron las funciones delCEDOC con servicio al público en general, especializado en materia de derechosen protección al consumidor y educación para el consumo inteligente. Además concomputadoras para realizar consultas en la red, navegando en la página dePROFECO.
6 PROFECO. “Sobre la revista”. [En línea]. © 2013. [Consultado: 2 de Octubre de 2013]. Disponible en internet: http://revistadelconsumidor.gob.mx/?page_id=748
5
En julio de 2004 se publico el Reglamento de la PROFECO en el Diario Oficial dela Federación, en donde indica que una de las atribuciones para el CoordinadorGeneral de Planeación fue la promoción y coordinación del Centro deDocumentación. Esto, en el artículo 14 Fracción VII que a la letra dice: Promover ycoordinar la integración del acervo bibliográfico y hemerográfico de laProcuraduría. Posteriormente, en el Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federaldel Consumidor, dado a conocer en el Diario Oficial de la Federación el día 10 dejulio de 2006, forma parte de la Dirección General de Planeación y Evaluación,como se estipula en el artículo 17 Fracción IV, donde se menciona como unaatribución de la Dirección General de Planeación y Evaluación.
1.2.1 Servicios
Los servicios con los que cuenta el CEDOC, están orientados a satisfacer lasnecesidades de información de una comunidad muy variable como es la queasiste al mismo. Estos servicios, se enlistan a continuación:
Consulta especializada en materia de consumo. Información sobre mejores prácticas internacionales de consumo. Atención y orientación en la localización de información. Servicio de internet. Préstamo a domicilio del material bibliográfico al personal que labora
en la Institución. Préstamo inter-bibliotecario con instituciones con las que se tiene
convenio.
Se celebran convenios de préstamos interbibliotecarios y se regula de acuerdo alo estipulado en el Código de préstamo interbibliotecario de la Asociación deBibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación (ABIESI).
-Actualmente, existen convenios con:• Biblioteca de la Fundación Javier Barrios Sierra, A.C.• Centro de Documentación «Paulo Freire»• Biblioteca de la Dirección General de Televisión Educativa.• Biblioteca «Alicia Kuri de Elías» de la Universidad de la
Comunicación.• Biblioteca de la Escuela Bancaria y Comercial.
Además, el CEDOC apoya a sus usuarios con orientación en temas concernientesa la Revista del Consumidor y la PROFECO:
Información institucional. Distribución gratuita de material elaborado por PROFECO.
6
Venta de la Revista del Consumidor de números atrasados a partir
del año 2003 a la fecha. Orientación a los usuarios para realizar la suscripción a la Revista del
Consumidor a través del sistema Profeco-Multip@gos.
1.2.2 Colecciones
El acervo bibliográfico del CEDOC está constituido principalmente por textosrelacionados a la materia de consumo. Además cuenta con temas relacionados alconsumo, así como de administración, derecho, psicología, diccionarios, cocina,nutrición, mercadotecnia, informática, economía, finanzas y publicidad.
El acervo bibliográfico del Centro está formado actualmente por:
1800 libros 438 números de la Revista del Consumidor 8 enciclopedias
1.2.3 Usuarios
Dadas las temáticas del acervo del CEDOC de la PROFECO, es natural que ladiversidad de usuarios sea extensa, ya que se presentan desde jóvenes y niños,atraídos por las tecnologías para la elaboración de productos como gel fijadorpara el cabello, hasta amas de casa buscando tecnologías para recetas decocina, además de otros usuarios que buscan artículos acerca del análisis dediversos productos tales como frutas y verduras, otros alimentos,electrodomésticos, computadoras, cámaras digitales.
Es por eso que los usuarios en este centro de documentación no se centran en ungrupo específico ni de edades, ni de niveles de lectura, por lo que los usuariosque visitan este centro de documentación, son tan diversos como los materialesque este alberga.
Cabe aclarar que, además de los usuarios como tal, hay instituciones que utilizana la Revista del Consumidor, creada en el CEDOC, para sus acervos y usosdiversos por parte de su público, estos son:
Bibliotecas Otros Centros de Documentación e Información Centros de Investigación. Instituciones de enseñanza. Empresas, industrias.
7
1.2.4 Personal
En el CEDOC de la PROFECO, laboran un total de 3 personas, quienes tienen asu cargo las diversas actividades que se realizan dentro de este, ellas son:
La directora del centro, quien cuenta con una licenciatura en contaduría
pública. La encargada del área de consulta, quien es un asistente ejecutivo con
bachillerato tecnológico en administración. La responsable de las actividades de organización técnica, quien es una
secretaria ejecutiva bilingüe y con estudios como técnico en administración.
8
1.2.4.1 Propuesta de organigrama para el CEDOC7
7 VERDUZCO LÓPEZ, Alejandro. Propuesta de organigrama para el CEDOC. México: 2015.
9
Directora general de planeacióny evaluación
Lic. Emerit Sekely del Rivero
Directora de normatividad yconsulta
Lic. Liliana Ulloa Aguilera
Procuradora
Lorena Martínez Rodríguez
Encargada del CEDOC
Lic. Edna Gpe. Rojo Segura
Personal
Adriana Lucía Zermeño Padilla
Personal
Ricarda Margarita TorresRoldán
Capítulo II. El desarrollo de colecciones en los Centros deDocumentación
2.1. Concepto de Centro de Documentación
“La norma UNE 50/113 de conceptos fundamentales de documentación einformación define Centro de documentación como:Organismo que desarrolla tareas de documentación y de manejo y difusión deinformación en diversos grados. Según su volumen y características, se llamantambién “unidades”, “departamentos”, “servicios”, etc.
Para Álvarez-Ossorio el centro de documentación (o información) es el elementointermedio necesario para reunir toda la información disponible, en el tema de suinterés, organizarla, tratarla y suministrarla a sus usuarios en forma directamenteutilizable. En el centro de documentación se realizan todas las tareas de la cadenadocumental: seleccionar, recoger, analizar, almacenar, recuperar y difundir lainformación. Un centro de documentación debe hacer frente básicamente a trestipos de tareas:
- Recibir y almacenar fuentes de información, y analizarlas.- Difundir esta información entre sus usuarios, previamente transformada.- Suministrar los documentos concretos que el usuario pida.”8
Un Centro de Documentación es aquel que examina y evalúa minuciosamente lasfuentes primarias y secundarias de información técnica y científica, tales comodocumentos comerciales, históricos entre otros. Su función primordial es la detransformar fuentes primarias de información científica y técnica en productos quesean utilizados directamente por los diversos usuarios de los centros dedocumentación. Gracias a sus funciones de selección, tratamiento y difusión de lainformación, estos centros, deben actuar de intermediarios entre los conocimientosy el cliente real o potencial que lo solicite, pero contando siempre con la presenciay participación directa o indirecta del usuario para facilitarle el acceso a ladiversidad documental. Todo ello, analizando la información, generalizando olimitando campos informativos, y, adaptando las fuentes documentales a lasnecesidades del usuario, para difundir referencias documentales presentadassobre un soporte documental, ya sea, en forma escrita, audiovisual o electrónica.9
8CASTILLO, Lourdes. Los centros de documentación. [En línea]. Universitat de Valencia: 2004-2005.[Consultado: 23 de Agosto de 2014]. Disponible en internet: <http://www.uv.es/macas/T1.pdf>
10
Los centros de documentación no son autónomos, ya que siempre dependen deun organismo que les indica su acción a seguir por medio de la misión, visión yobjetivos de la misma institución. Estos organismos pueden ser de diversasvertientes, desde centros de investigación hasta instituciones gubernamentales.Estos centros son esenciales para la difusión de información porque:
Poseen un conocimiento muy claro de sus usuarios y conocen sus
necesidades. Facilitan el acceso a todo el acervo y colecciones. Brindan todos los medios informativos que solicite el usuario para realizar
su trabajo preparándole el camino a seguir para obtener su objetivo. Resuelven problemas concretos. Brindan los mismos documentos o su reproducción. Agrupan la información pertinente y cualitativamente.
La organización de un Centro de Documentación posee tres departamentosfundamentales en su estructura, estas pueden variar en cada centro, sin embargo,y de manera general, pueden dividirse en:
División de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del
Centro de Documentación (adquisiciones, catalogación,almacenamiento, conservación).
División de Documentación: es la encargada de procesar las
informaciones recopiladas o por propia iniciativa, previendo losrequisitos nacionales o a largo plazo de documentación einformación científica y técnica.
División de publicación: permite agrupar, editar y reproducir por
impresión, fotocopia, duplicación u otros procedimientos, cualquiernúmero de copias que serán facilitadas a los científicos o divulgadas
9BERNALES E., Emilio A. Los centros de documentación. [En línea]. Universidad de Costa Rica: 2012. [Consultado: 23 de Diciembre de 2013]. Disponible en internet: http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&ved=0CFYQFjAF&url=http%3A%2F%2Fwww.hcentroamerica.fcs.ucr.ac.cr%2FContenidos%2Fhca%2Fcong%2Fmesas%2Fcong6%2Fdocs%2FCentDoc%2Febern.doc&ei=4EvYUpL0JcvesAT2j4LgDQ&usg=AFQjCNEIK3M1oK4G2fG48YEocIuljjuiew&sig2=TQDnjAzF-d2Z3G3TS4cKJQ&bvm=bv.59568121,d.b2I
11
a través del país y cambiadas con centros extranjeros dedocumentación.10
2.1.1 Objetivos y funciones del Centro de Documentación
Es importante mencionar que, los objetivos de un centro de documentación, vande la mano de los de la institución a la que pertenece dicho centro. Sin embargo,de manera global, un centro de documentación debe responder a necesidadesgenerales de los usuarios a los que atiende. Por ello, a continuación se presentauna breve lista de los principales objetivos de los centros de documentación engeneral:
Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en
particular y bien definida. Analizar y evaluar la información investigada o recopilada. Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos
y revisiones. Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio de
servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.
Las funciones fundamentales se organizan en forma de cadena. Los elementosque conforman esta cadena son de gran importancia para el desarrollo de todoCentro de Documentación, ya que brinda información a los usuarios que lanecesiten (análisis, selección y difusión documental).
Selección Documental: consiste en escoger entre los documentos que se
producen mundialmente (publicado o inédito), aquellos que cubran elcampo definido por el Centro, Servicio o Sistema Documental y que por suutilidad merezcan registrarse en el fondo. Para proceder a esta selección seprecisa dirigirse a fuentes de información internas o externas al CentroDocumental o Bibliográfico. En este punto, es de vital importancia losprocesos de selección y adquisición de los documentos.
Tratamiento documental: comprende el conjunto de operaciones realizadas
por el documentalista con el fin de transformar las informaciones contenidasen los documentos. Esta transformación y tratamiento de los documentosse fundamenta en una serie de procedimientos de elaboración documentalque sirven para identificar un documento y su contenido de los otrosexistentes en la colección documental y de este modo permitir la búsquedade la información seleccionada.
10 Ibídem
12
Análisis documental: es el conjunto de operaciones que tienden a
representar el contenido de un documento de una forma distinta a laoriginal. Provoca la elaboración de un documento secundario. Lasoperaciones de análisis las dividiremos en cuatro grupos: descripciónbibliográfica, catalogación, indización y resumen.
Búsqueda documental: una vez analizados los documentos con el fin de
disponer de la información contenida en ellos, éstos se organizan en lamemoria documental a partir de la cual se llevarán a cabo losprocedimientos de búsqueda o recuperación de la información elaborada.
Difusión documental: son los procedimientos y métodos para llevar a cabo
la difusión general o específica de documentos, pertenecen a la última fasede la cadena documental y también a la que más concretamente respondeal interés del usuario.
Difusión general: consiste en la distribución global de la información a un
conjunto de personas interesadas. Se efectúa en diversas formas debido aque está basada en una simple distribución de la información recopilada.
Difusión bibliográfica: es la distribución de la información profundamente
tratada y elaborada por el sistema. El tipo de información que estos centrosprocuran son informaciones que conforman: nombres de autores, título deldocumento o su traducción, datos bibliográficos del documento y su lugarde edición, un resumen corto o largo, palabras claves que caracterizan elcontenido del documento. Y se difunden mediante: boletines de resúmenes,boletines bibliográficos, boletines de índices y búsquedas bibliográficasretrospectivas.
Difusión Selectiva de la Información (DSI): distribución parcial de la
información preparada para cada necesidad de un usuario o grupos deusuarios. Consiste en difundir periódicamente las referencias bibliográficasa los usuarios que previamente definieron su perfil de interés.11
2.1.2 Servicios del Centro de Documentación
Siendo el Centro de Documentación, la unidad de información que realizaprocesos minuciosos de documentación, sus servicios son muy similares a los deuna biblioteca. Desde el préstamo en sala, la reprografía, el préstamo a domicilio,
11Ibíd.
13
etc. El Centro de Documentación debe además proporcionar serviciosespecializados que ayuden a satisfacer las necesidades de información de sususuarios.
Los Centros de Documentación ofrecen los servicios de responder a preguntas enforma particular a científicos e investigadores. Sin embargo, existen tres serviciosdenominados “bajo pedido” que son considerados los más importantes en lospaíses desarrollados. Estos son:
Compilación de bibliografía: ayuda al usuario a conocer lo que ha sido
publicado en cualquier parte del mundo sobre el tema investigado.
Suministro de documentos: se preocupa para que el investigador obtenga
una micropelícula o microficha, fotocopia, ejemplar impreso de cualquierdocumento publicado, científico o técnico que puede usar para realizar suinvestigación.
Traducción de información: ayuda al usuario a comprender la información
científica-técnica cuando la misma esté publicada en otro idioma que nopueda entender. Además de estos servicios, también existen otros talescomo: Servicios de Biblioteca y Fondo Documental, Servicios de ConsultasTécnicas, Servicios de Información de Referencia y Servicios de Catálogos.
En la actualidad existen Centros de Documentación capacitados para responder apreguntas, ya sea por teléfono, cartas, correo electrónico, entre otros medios decomunicación, según lo solicite el usuario, y así, proporcionar cualquierinformación que tenga relación con publicaciones o información pública decarácter general, hasta científico y técnico que esté al alcance del propio centro.
14
2.1.3 Usuarios del Centro de Documentación
Según el diccionario de López Yepes, un usuario se define como: “Persona queutiliza una unidad de información, para obtener los datos, información y/odocumentación que necesite.”12
Por otra parte, el diccionario del archivo-bibliotecario, define al usuario,simplemente como: “Persona que utiliza los fondos y servicios de un centrodocumental.”13 Para Martínez de Sousa, en su diccionario de bibliología, el usuarioes: “persona que utiliza los servicios que puede prestar una biblioteca, centro dedocumentación o archivo.”14
De este modo, en conjunto con las características de los centros dedocumentación, se pueden enlistar los usuarios del centro de documentación de lasiguiente manera:
Científicos e investigadores: Personajes que realizan o colaboran en la
creación de proyectos y su desarrollo, con el fin de encontrar conocimientoo esclarecer hechos y relaciones. El campo de trabajo de este tipo deusuarios, es tan amplio como el conocimiento humano, inclusive lodesconocido.
Profesores: Personas dedicadas a la enseñanza, ya sea general o
especializada. Este tipo de usuario tiene por objetivo, encontrarconocimiento para compartirlo con su alumnado.
Técnicos: Son quienes poseen conocimientos o habilidades especializadas
en relación a una ciencia o una actividad determinada. Son el tipo deusuarios que buscan acrecentar sus conocimientos para poder llevar a cabolas actividades relativas a su campo.
12López Yepes, Op. Cit., pp. 535
13 GARCÍA EJARQUE, Luis. Diccionario del archivero-bibliotecario: Terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales. España: Ediciones Trea, 2000. pp. 436.
14 MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. 3ª ed. España: Ediciones Trea, 2004. pp. 865
15
Administrativos: Personas dedicadas las tareas administrativas de una
empresa o institución. Buscan conseguir información que les ayude enestas tareas dentro de sus lugares de trabajo (Principalmente paraincrementar la eficiencia en procesos o tareas).
Estudiantes: Personajes dedicados al aprendizaje de las ramas del
conocimiento humano, dependiendo de su nivel, este aprendizaje puede sergeneral o específico. Estos usuarios, buscan acrecentar sus conocimientospara facilitar su aprendizaje, además de cumplir con tareas escolares.15
Sin embargo, se debe saber que los usuarios que asistan al Centro deDocumentación, son tan diversos como las tematicas que en el se manejen, asi que,el pasado criterio para englobar a los usuarios puede no corresponder con la realidadde un determinado centro, dadas sus caracteristicas propias, o dadas lascircunstancias del mismo.
2.2 Desarrollo de colecciones
La función primordial de cualquier unidad de información, es la de proveer lainformación requerida por sus usuarios, en el momento preciso. Un elemento desuma importancia para poder ofrecer esta información, es justamente la colección.Al referirse a la colección, se incluyen todos los documentos que forman parte dela misma, en cualquier formato o soporte, y que contienen información susceptiblede ser registrada, recuperada y ofrecida a un usuario.
Por otra parte, cuando se habla de desarrollo de colecciones, se hace referencia aun proceso de análisis, evaluación y planificación para formar, reformar y/oincrementar una colección dentro de la unidad de información, centro dedocumentación, una página web o cualquier institución que provea servicios deinformación.16
15JARAMILLO GÓNZALEZ, Leidy Johana. Los centros de documentación en ciencia y tecnología como portales de conocimiento. [En línea]. Asociación colombiana de bibliotecologos y documentalistas: 2006. [Consultado: 21 de Diciembre de 2013]. Disponible en internet: http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=14&ved=0CEMQFjADOAo&url=http%3A%2F%2Fascolbi.org%2Feventos%2Fcongreso_2006%2Fdocumentos%2FAscolbi_Congreso_2006_Ponencia_Leidy_Johana_Jaramillo.pdf&ei=FlfYUrz_KpHpkQfP4oGgBg&usg=AFQjCNHCZHYY641sbqjzFpBEAtT0UKqxuw&sig2=CUV4tddYlyxKMMuNzCyYtg&bvm=bv.59568121,d.eW0
16
Antes profundizar en el análisis del concepto de desarrollo de colecciones demanera más particular, es necesario contextualizarlo históricamente, con lafinalidad de conocer de manera general, de donde proviene dicho concepto,algunos de los elementos que lo componen y la importancia del mismo.Es de vital importancia, entonces, comenzar a examinar desde el inicio de lahistoria, ya que desde aquel tiempo, existió la necesidad de compilar y resguardarlos documentos que dan fe de la memoria de la humanidad. Las distintascivilizaciones crearon recintos donde poder acumular y proteger sus escritos,naciendo así grandes bibliotecas como las de Alejandría o la de Nínive porejemplo. En esos tiempos, la mejor colección era la más extensa y las bibliotecasse tomaban como depósitos, mientras que los bibliotecarios como recolectores.
Para 1920, en las bibliotecas de Estados Unidos de América, surgen los conceptosde selección y adquisición, dando aquí un cambio radical a la idea que se tenía enépocas anteriores de la biblioteca y bibliotecario, comenzando aquí a gestarse elconcepto de desarrollo de colecciones, mismo que tardo cerca de medio siglo enconocerse como tal.
Hacia 1930 y, extendiéndose hasta 1960, existió una crisis presupuestaria en lamayor parte de las bibliotecas alrededor del mundo, además de un cambio ensoportes y tecnologías de información, aunado a un aumento de la producciónbibliográfica, lo que desembocó en una preocupación por parte de losbibliotecarios en lo que respecta al crecimiento de las colecciones y sumantenimiento.
En la década que comprende el periodo entre 1950 y 1960, dos estudiosos deltema, Louis Wilson y Maurice Tauber, trabajaron en los principios en los quedebería basarse la biblioteca universitaria y la biblioteca escolar para la seleccióny adquisición de documentos, dado el hecho de que estas dos, consolidan la basede la educación y la formación sólida de los individuos.
Es entonces que se empieza a manejar las palabras desarrollo de coleccionescomo una sustitución del concepto de selección, este último, como una manera degeneralizar al proceso de desarrollar una colección, basándose en las prioridadesinstitucionales.
16 TALAVERA IBARRA, Ana María. Desarrollo de colecciones en bibliotecas universitarias: revisandoCosnpectus. En: Jornadas Nacionales de Bibliotecas Universitarias [en línea]. (Trujillo, Perú 26-27 deagosto de 2005), 2ed. Perú: Pontificia Universidad Católica del Perú, 2005. [Consultado: 19 de noviembre de 2014], pp. 1. Disponible en internet: <eprints.rclis.org/9166/1/talavera_conspectus.pdf>
17
Es hasta 1970 que, en las escuelas universitarias y bibliotecas profesionales deEstados Unidos, se da lugar al término desarrollo de colecciones, mismo que tomasu carácter de formal en documentos de la ALA con fundamentación en losmanuales de Evans (de 1979 al 2005).17
Tras el bosquejo histórico del desarrollo de colecciones y para continuar con suestudio, es necesario además, ubicarlo dentro del contexto al cual pertenece. Eltérmino desarrollo de colecciones comenzó a utilizarse a fines de los años setentaen los Estados Unidos de Norteamérica. Su uso se fue generalizando durante ladécada de los ochenta hasta establecerse en los años noventa con lascaracterísticas que hoy conocemos.18
La importancia del desarrollo de colecciones, radica en los beneficios que acarreael hecho de una institución establezca políticas al respecto. Si se toman en cuentalos elementos que abarca el desarrollo de colecciones (los cuales se encuentranexaminados más adelante en este mismo apartado), la unidad de información severá favorecida en un crecimiento pertinente de los acervos, una mayorsatisfacción de necesidades de información, un uso acertado del presupuesto,maximización de espacios, entre otros. Las políticas de desarrollo de colecciones, se han convertido en el marco dentrodel cual se interrelacionan las diferentes funciones y actividades que se llevan acabo dentro de la unidad de información, se definen y analizan los factoresinternos y externos que inciden en el desempeño de la unidad de información, loque finalmente permitirá diseñar una estrategia, según la cual, la institucióndesarrollara o modificara sus colecciones, aunado a la adquisición de fondos, laparticipación en programas de adquisición cooperativa y el acceso a servicioscomplementarios.19
Para un mayor entendimiento del desarrollo de colecciones, se explicará acontinuación, su concepto y aspectos, de este modo, se vinculará su importanciacon su aplicación en las unidades de información.El desarrollo de colecciones es el proceso de identificar las fortalezas ydebilidades de la colección de documentos de una unidad de información entérminos de necesidades de usuarios y recursos de la comunidad, además
17 DÍAZ JATUF, Julio. ¿Desarrollar o gestionar colecciones en bibliotecas?: abordaje terminológico. [En línea]. Córdoba, Argentina: Universidad de Buenos Aires, 2011. [Consultado: 16 de agosto de 2014]. Disponible en internet: < http://eprints.rclis.org/15969/1/ABC%202011.pdf>.
18 NEGRETE GUTIERREZ, Ma. Del Carmen (coord.). Primer seminario internacional sobre desarrollode colecciones. México: UNAM, 1998. pp. 94.
18
intentando corregir las debilidades existentes. Esto requiere de una constanteexaminación y evaluación de los recursos de la unidad de información, de unconstante estudio tanto de los cambios en las necesidades de los usuarios ycambios en la comunidad a la que atiende en general la unidad de información dela que se esté hablando.
Evans, en el 2005, define al desarrollo de colecciones como: El proceso de hacerfrente a las necesidades de información de las personas (una población delservicio) de un modo rápido y económico, usando los recursos informativos que seposee localmente, así como las de otras organizaciones. El proceso de desarrollode Colecciones, es el que identifica las fortalezas y debilidades de las coleccionesde materiales de una biblioteca en términos de patrones de necesidades y losrecursos de la comunidad, e intentando corregir las debilidades existentes, siexiste alguna.” 20
A pesar de que el concepto de desarrollo de colecciones y el de gestión decolecciones, se ha utilizado de manera indistinta en diversas ocasiones, laactividad del desarrollo de colecciones implica además, aspectos de crecimientotales como la actualización del acervo, el crecimiento de la estantería, así como laselección y adquisición de documentos. Es por esto mismo que, se manejará elconcepto de desarrollo de colecciones que acuñó Evans, dado que este, está másorientado a la satisfacción de necesidades de información.
Existen tres aspectos que se dan en el desarrollo de cualquier colección:
a) Planificación. b) Toma de decisiones.c) Evaluación de resultados.
19 NEGRETE GUTIERREZ, Ma. Del Carmen. El impacto del cambio en el desarrollo de colecciones en bibliotecas universitarias. [En línea]. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1999. [Consultado: 19 de Noviembre de 2014]. pp. 1. Disponible en internet: < https://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&uact=8&ved=0CDcQFjAE&url=http%3A%2F%2Fibersid.eu%2Fojs%2Findex.php%2Fscire%2Farticle%2Fdownload%2F1106%2F1088&ei=qeJsVLh7j6fIBI_NgIAB&usg=AFQjCNFHyz7EZRKH0kaWPd9HIhPVP-qFfA&bvm=bv.80120444,d.aWw >
20 EVANS, G. Edward. Developing library collections. Estados Unidos: Libraries Unlimited, 1979. pp.28
19
Para lograr la primera etapa la cual es la planificación, es necesario que lainstitución a la que pertenezca la unidad de información, tenga bien definido suobjetivo misión y visión, esto logrará que nuestra planificación vaya de la manocon estos. 21
Tras haber realizado una planificación correcta, se puede entonces tomar lasdecisiones necesarias para cumplir con los objetivos de la institución y finalmenteevaluar los resultados para así saber lo que se hizo correcta o incorrectamente, yasí, realizar acciones ya sean preventivas o correctivas para el mejoramiento delas colecciones dentro de la unidad de información y finalmente, lograr lasatisfacción de necesidades de los usuarios.
El proceso de desarrollo de colecciones está compuesto de seis elementos que serelacionan de manera interactiva y secuencial, los cuales son:
1.- Análisis de la comunidad (Usuarios): Se dirige a los usuarios reales de launidad, para conocer de mejor manera las necesidades reales del usuario yplanificar el crecimiento de los acervos, servicios, recursos, etc., con base ennecesidades reales de la comunidad de usuarios en específico.De este análisis, se puede obtener datos tales como: entorno social, político,cultural y económico de la comunidad, el conocimiento de la biblioteca y susservicios por parte de los usuarios, identificar carencias en los acervos y servicios.Esto será parte vital para conformar políticas de desarrollo de colecciones, dadoque se contará con información adecuada para realizar planificaciones necesariasa lo largo de este proceso.
2.- Políticas de desarrollo de las colecciones: El desarrollo de colecciones, comoya se explicó, es el proceso mediante el cual, se detectaran las fortalezas ydebilidades de una colección, para, posteriormente poder corregir las debilidades.Las políticas de desarrollo de colecciones, serán entonces una serie deestrategias planteadas con el objetivo de facilitar la realización del proceso dedesarrollo de colecciones, además de uniformar las acciones a realizar para llevara cabo sus distintos procedimientos.
3.- Selección de documentos (Toma de decisiones): En esta parte del proceso dedesarrollo de colecciones, tras las evaluaciones necesarias, se tendrá elconocimiento necesario para poder elegir los documentos pertinentes a agregar auna colección del acervo, esto, directamente concerniente con las necesidadesreales de la comunidad de usuarios de la unidad de información.
21 Ibídem.
20
4.- Adquisición de los documentos (Conocimiento de los proveedores): En estepunto, se obtienen los documentos previamente seleccionados, por lo cual, sevuelve particularmente trascendental, conocer las fuentes de las cuales se podránconseguir dichos documentos, además de canales y costos. 5.-Exclusion de documentos no imprescindibles (Descarte): Existe un momento enel que un documento que forma parte del acervo de una unidad de información,deja de ser útil para la comunidad que asiste a dicha unidad, o su uso, deja de serfrecuente desencadenado en su total desuso. En pocas palabras, dichodocumento, no cumple con las expectativas, ni de la unidad de información ni delusuario, por lo cual, se procede a su retiro del acervo. Esto no quiere decir quedicho documento se deseche, ni que la colección disminuya su tamaño. Suobjetivo en realidad es el de sanear las colecciones, en aras de lograr altos nivelesde actualidad y calidad en la información que se pone a disposición de losusuarios.
6.- Evaluación: La evaluación de los resultados, nos llevara a conocer lasfortalezas y debilidades presentadas ante la decisión tomada y aplicada en unprocedimiento dado, llevándonos a analizar las acciones correctivas o preventivasa realizar para corregir o eliminar un problema derivado de la decisión tomada yaplicada, o en su defecto, si las decisiones tomadas y aplicadas fueron lasindicadas, continuar con el plan de trabajo. 22
2.2.1 Aspectos Internos y Externos
Además de los elementos ya mencionados anteriormente, se deben de tomar encuenta dos clases de particularidades que influirán de manera profunda en eldesarrollo de colecciones: los aspectos internos y externos.
Hablando de los aspectos internos, se tiene la misión de la institución, elpresupuesto con el que se cuenta, el personal responsable de dicha tarea y laspolíticas de la institución.
La misión es el marco para las políticas de desarrollo de colecciones, actúa
como una guía para el trabajo a realizar.
El presupuesto es la versión monetaria del plan de acciones a seguir, y
afecta directamente a la distribución de recursos.
22 PADORNO, Silvia. Desarrollo de colecciones y bibliotecas escolares. Buenos Aires: Alfagrama, 2009. pp. 16
21
El personal responsable es de quien o quienes dependen la organización y
la persecución de los objetivos propuestos, así que pasan a ser una piezafundamental de nuestro proceso en total, cabe decir que, debido a la fuerteresponsabilidad que este proceso acarrea y la basta cantidad deconocimientos requeridos, el personal profesional es el ideal para estepuesto, ya que reúne el perfil que se necesita para un correcto desarrollo decolecciones.
Las políticas de la institución son las normas que rigen todo el proceso,
estas, generalmente se desprenden de la experiencia y tienen comomargen los estándares y las características propias de la unidad deinformación y su comunidad.
Los aspectos externos, son los que están compuestos de un estudio decomunidad, la evaluación de la colección, la cooperación bibliotecaria así como laselección y la adquisición.
El estudio de comunidad es el que se hace sobre toda persona o grupo de
personas que hace uso de los recursos y servicios de la unidad deinformación para satisfacer sus necesidades de información (usuario(s)),para así, evaluar los servicios de la unidad de información, conocer susnecesidades y de este modo desarrollar tanto a la misma unidad como, enel presente caso, para crear una propuesta de desarrollo de colecciones ypara detectar problemas y así, corregirlos.
La evaluación de la colección, es la detección de las fortalezas y
debilidades de las colecciones y la unidad de información en general, es elanálisis de calidad y por tanto, punto de quiebre para realizar cambios, yasean correctivos o preventivos, así como conocer lo que realizamoscorrectamente y seguir en esa pauta.
La cooperación bibliotecaria, determinará los documentos que no tenemos
en nuestra Unidad de Información, podremos proporcionar a nuestrousuario, sin la necesidad de adquirirlos, sino más bien, solicitándolos a otraunidad que pueda proporcionarlos.
La selección y la adquisición de documentos, son dos procesos que en
conjunto, determinaran los documentos nuevos que ingresaran a losacervos, y de ellos dependerá además, la velocidad con la que crezcan lascolecciones y serán entonces, factor determinante para el desarrollo de lasmismas.
22
2.3 Selección
Posterior al listado y análisis de los elementos y aspectos del desarrollo decolecciones, es momento de describir uno de los procesos que forman partefundamental del propio desarrollo de colecciones, el cual es la selección.
Según López Yepes, la selección es un proceso mediante el cual se decidirá quedocumentos se deben añadir a la colección de una unidad de información. Surge araíz del creciente número de publicaciones y su diversidad en formatos ycontenidos, influyendo además, las necesidades de información de los usuarios.
La selección es un proceso técnico, complejo, y debe ser llevado a cabo por elbibliotecario profesional, que es quien conoce la colección y quien definiráentonces, basado en estos conocimientos, las políticas de selección que deberánllevarse a cabo.23
El diccionario de la ALA, define a la selección como el “acto de decidir losdocumentos específicos que deben añadirse a una colección bibliográfica.”24
Según Bonk, La selección es el procedimiento mediante el cual se decidirá quedocumentos se adquirirán en un proceso posterior. Elegir los documentos quecompondrán los acervos y las colecciones de la unidad de información, requierede un personal profesional con gran dedicación y capacidad de reflexión, ademásde grandes conocimientos en el área para la cual serán seleccionados losdocumentos.
Existen dos acercamientos para llevar a cabo esta selección, uno es elacercamiento pasivo, el cual se refiere a que todo usuario sea aceptado unaunidad de información y que utilice los documentos que ya tenemos,seleccionando cualquier documento en este caso. El otro acercamiento es elacercamiento activo el cual, quiere decir que, además de comprar documentos de
23 LÓPEZ YEPES, José. Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación: H-Z. Madrid, España: Síntesis, 2004. pp. 425.
24YOUNG, Heartsill. Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información. EUA: The American Library Association, 1983. pp. 308
23
todas las materias, se adquieran documentos acorde a las que tienen mayor usopor los usuarios de una unidad de información.25
El proceso de selección de documentos tiene dos principales vertientes, una, el deque la unidad de información debe responder a las necesidades de informaciónanticipándose a la demanda y la otra que implica tanto proveer documentos comotomar en cuenta la demanda.
Además de todo lo anterior, “la realización de selección de los documentos exigeel conocimiento de la existencia, filosofía y funcionamiento de los principalesmotores de búsqueda de Internet y de bases de datos accesibles en línea,conocer acerca de la elaboración de páginas y/o manuales de ayuda y todosaquellos instrumentos que contribuyan a acercar la información al usuario yminimizar las barreras existentes entre la información y la posible satisfacción dela necesidad informativa. El trabajador de la información debe dominar elfuncionamiento de los distintos servicios de Internet (chat, correo electrónico,foros, entre otros) y sobretodo cuándo y cómo debe utilizar cada uno de estasherramientas informáticas.”26
2.3.1 Criterios de selección.
Existen discernimientos básicos que se deben tener siempre presentes almomento de llevar a cabo el proceso de selección de documentos, ya que de ellosdependerá el equilibrio y correcto crecimiento de la unidad de información.
Primero, seleccionar los documentos correctos para los usuarios de la unidad deinformación, esto implica que bibliotecario tiene la responsabilidad de seleccionarlos documentos para toda la comunidad de la unidad de información.
La no discriminación es otro juicio fundamental, ya que nuestro público serávariado en todo aspecto posible, por tanto, estos documentos deben de atenderlas necesidades de todo usuario posible.
El siguiente razonamiento que se debe tomar en cuenta es el de que todacolección de una unidad de información se debe construir acorde a un plan biendefinido y siguiendo la misión, visión y objetivo de la institución.
25 BONK, Wallace John. Building Library Collections. Londres: The Scarecrow Press, 1979. pp. 4-14
26 Santovenia, Guillama y Santiesteban. Algunas reflexiones en torno a nuevas concepciones relacionadas con el desarrollo de colecciones en las bibliotecas especializadas. Ciencias de la información, 38 (1-2): pp. 28-29. Abril-Agosto 2007.
24
Un criterio más que se debe de tomar en cuenta es que la demanda es el factorque gobierna la selección, ya que lo fundamental en cualquier colección, es lasatisfacción de las necesidades de información.
Un razonamiento más al que debe de responder la selección, es el hecho de quelos documentos adquiridos deben de tener altos estándares de calidad encontenido, expresión y formato, y una vez más, recae una importanteresponsabilidad sobre el bibliotecario de selección. Además la calidad de losdocumentos, debe estar relacionada a otros dos estándares básicos, el propósito yla necesidad, ya que los usuarios, lógicamente utilizarán los documentos querespondan mejor al impulso que los llevó a solicitar un documento.
Otro juicio es el de que la colección debe ser inclusiva y contener cualquierdocumento que contribuyan a los propósitos de la institución y de la unidad deinformación, ya que, de ello dependerá que la colección pueda o no cumplir supropósito.
Y por último, el más importante de los criterios es el de, conocer a la comunidad,ya que de ello depende que conozcamos dos principales tipos de información, lainformación General y replicar a toda la comunidad, y en segundo aspecto losintereses de lectura específicos y necesidades de un grupo particular de nuestracomunidad. 27
Entonces se pueden dividir los criterios de selección en:
1.- Conocimientos de la comunidad en general, tanto de sus características comode sus intereses.
2.- Estar familiarizado con las materias de interés actual.
3.- Representar en la colección todas las materias aplicables a esta situación.
4.- Proveer grupos organizados cuyas actividades de intereses pueden estarrelacionados a los documentos.
5.- Incluir tanto los rectores potenciales reales: satisfacer las demandas existentesy anticiparse a las que sugieren los eventos, las condiciones del incremento en eluso.
6.- Evitar la selección de documentos no demandados.
27 Ibid.
25
7.- Seleccionar algunos libros de valor permanente sin importar su uso potencial.
9.- Practicar la imparcialidad en la selección.
10.- Proveer dentro de lo posible documentos para el uso de usuariosespecializados en las materias que conciernen a una unidad de información.
11.- Se debe de intentar llegar a tener la mejor colección, no una grande ycompleta, esto se refiere a que debemos seleccionar sólo los mejores documentosde cada autor, sin importar que seleccionemos sólo un volumen de una coleccióncompleta el mismo autor.
12.- Es preferible un libro inferior que será leído, a uno superior que no lo será.Para ayudar al bibliotecario de selección a llevar a cabo su trabajo de una maneracorrecta, se pueden tomar algunos recursos para auxiliarse. De manera breve sepueden mencionar:
Recursos actuales de libros impresos. Catálogos, volantes y anuncios. Recursos de revisión actuales. Bibliografías nacionales. “Best Sellers” y listas de recomendaciones. Bibliografías por materia. Publicaciones seriadas. Internet. 28
Una selección concienzuda del documento requiere además de criterios muyespecíficos para cada título, tales como: 29
Autoridad (reputación del autor). Rigor científico, exactitud, calidad y objetividad. Amenidad de estilo y vocabulario adecuado. Comprensión y profundidad de tratamiento. Inclusión en bibliografías especializadas. Costo en relación con el uso potencial. Calidad del formato. Presentación en distintos formatos.
28 Evans, Op. Cit., pp. 146-147.
29 Padorno, Op. Cit., pp. 45.
26
Tomando en cuenta todos estos juicios y auxiliares, podremos realizar un procesode selección que en verdad alimente la colección y posteriormente, ya adquiridoslos documentos, dicha colección tenga un equilibrio, dado que finalmente, es loque se persigue al instituir políticas de desarrollo de colecciones.
2.4 Adquisición
Posterior a la realización del proceso de selección, es momento de desprendersehacia la adquisición del documento elegido, para ello, es necesario conocer elproceso de dicha acción.
La adquisición, es el proceso de localizar y obtener todos los tipos de documentosbibliográficos, después de haber sido seleccionados para la colección de la unidadde información. Se ha definido la adquisición por diversos autores, por ejemplo,Magrill, Corbin y Evans, lo abordan de la siguiente manera:30
- Es el proceso de identificar lo que la unidad de información debe adquirir,determinando como y de quien se puede obtener y obtenerlo en de hecho.31
- El trabajo de adquisiciones envuelve, la localización y la adquisición deobjetos identificados como apropiados para la colección.32
Muchas personas asumen que el trabajo de selección y adquisición son lo mismo,sin embargo esta aseveración está alejada de la verdad. Habiendo explicado en lasección anterior lo que es el proceso de selección, notaremos que aunque estánmuy vinculadas, no son lo mismo.
La responsabilidad del proceso de adquisición recae en realizar el número deactividades relacionadas a asegurar que los documentos que llegan a la unidad deinformación, lo hagan lo más pronto posible y con el menor costo que se puedaaplicar.
30 WILKINSON, Frances C. and LEWIS, Linda K. The complete guide to acquisitions management. Westport, EUA: Libraries Unlimited, 2003. pp. 1.
31 MAGRILL, Rose Mary y CORBIN, John Boyd. Acquisitions management and collections development in libraries. 2da ed. Chicago, EUA: American Library Association, 1989. pp. vii.
32 EVANS, G. Edward. Developing library and information center collections. Estados Unidos: Libraries Unlimited, 2000. pp. 313
27
El proceso de adquisición comienza con la búsqueda del documento quepreviamente se seleccionó en el proceso anterior, para que, una vez localizado, sedetermine si se comprará directamente con la editorial o se requerirán los serviciosde un proveedor, aunque lo anterior, represente un costo mayor.
Ya localizado y decidido donde se adquirirá el documento, se procede a realizar latransacción que desencadenara en la recepción del documento en la unidad deinformación, sin embargo, este proceso conlleva una serie de acciones a realizarpor parte del bibliotecario de adquisición. Es por ello que las actividades realizadasen el proceso de adquisición tienen una importancia vital en todo el proceso dedesarrollo de colecciones. Tanto en este proceso, como en el de selección, estotalmente necesaria la intervención de un bibliotecario profesional, ya que él tienelos conocimientos necesarios tanto de necesidades de información como del mudoeditorial para realizar estas acciones en tiempo y forma.33
La adquisición, como un proceso del desarrollo de colecciones, cobra enormeimportancia, desde el momento en el que, de este, desprende el crecimiento delas colecciones y por ende, el acervo de la unidad de información, y aunado a uncorrecto proceso de selección, dicho acervo y en general las colecciones, creceránde manera equilibrada y obedeciendo, primeramente, a las necesidades reales deinformación de los usuarios, además de a las políticas, misión, visión y objetivosde la institución.
Si bien, el proceso de selección y el de adquisición son dos partes distintas deldesarrollo de colecciones, están estrechamente ligadas, desde el hecho que, si nose realiza correctamente el proceso de selección, el documento que se adquiera,será el incorrecto para la unidad de información, y finalmente, no cumplirá sucometido, mientras que, si no se lleva a cabo de manera correcta el proceso deadquisición, el de selección, no habrá tenido sentido alguno. Es un hecho que si laselección no es la adecuada, la adquisición será entonces equivoca, sin embargo,la adquisición es la parte complementaria del trabajo de selección, por lo cual si nose logra correctamente, o no se logra del todo, el proceso global (desarrollo decolecciones) estará inconcluso.
2.4.1 Tipos de adquisición
Para conocer más a fondo el proceso de adquisición, es necesario saber queexisten diversas maneras de obtener los documentos, normalmente existen cuatroformas para ingresar el documento a la biblioteca: compra, donación, canje ydepósito legal, éste último utilizado normalmente por la Biblioteca y Hemeroteca
33 Evans, Op. Cit., pp. 196-202.
28
Nacional; los procedimientos utilizados para llevar a cabo dicha actividad debenser lógicos y sencillos, y que permitan a su vez, adquirir el documento en el menortiempo posible con el menor costo. Analizando de manera general los tipos deadquisición, se puede esbozar de la siguiente manera:34
A) Compra: Es la forma en la cual, la unidad de información adquiere losdocumentos realizando un gasto y aplicando una parte del presupuestototal que tiene la misma. Para ello se deben seguir pautas para garantizarque lo que se compra, es lo más económico para la unidad de información,ya que, un mismo documento, puede presentar diversos costos en diversasmaneras de distribución. También se debe tomar en cuenta el tiempo delque disponemos para realizar la compra, de ello dependerá el lapso quetendremos para localizar y adquirir el documento solicitado.
B) Canje: Es la acción de intercambiar un documento en el acervo de la unidadde información, por otro de una unidad distinta, para lo cual, es necesarioverificar las existencias de documentos y la lista de necesidades. Entonces,y tras un proceso de descarte (mismo que se explicara más adelante),podremos tomar los documentos que tenemos para sacar de nuestracolección e intercambiarlos por documentos que se enviaran por parte de launidad de información con la que tengamos un convenio para realizar estaacción. Existen dos tipos principales de canje, los de documentos que ya nose quieren en la colección de la unidad de información y los de documentosduplicados en la misma.
C) Donación: Los documentos de nuestro acervo se pueden adquirir ademáspor donaciones o regalos de personajes externos a la unidad deinformación, sin embargo, se deben tener los mismos criterios que en laselección y compra para aceptar dichos documentos. Solo un porcentajemenor de las donaciones se agregaran a la colección, ya que solo esteporcentaje mínimo es el que representara un valor real para el desarrollo denuestra colección, evitando ocupar espacio en las estanterías y sobre todo,la adquisición de un documento que no satisficiera las necesidades deinformación de nuestros usuarios.
D) Depósito legal: Una fuente importante de donativos para algunasbibliotecas, es el depósito legal, por concepto del derecho de autor. Sinembargo, muy pocas unidades de información pueden formar parte de este
34 ALMANZA MORALES, José Luis. El proceso de selección y adquisición de material bibliográfico. [En línea]. México: UNAM, [Consultado: 25 de noviembre de 2014]. Disponible en: <http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volVI1/seleccion.html>
29
tipo de adquisición, dado que, en la mayor parte de los casos, estebeneficio, únicamente es para las bibliotecas nacionales.35
Normalmente las unidades de información de diferentes instituciones, ante lanecesidad de optimizar los recursos humanos, bibliográficos y principalmente loseconómicos, tienden a agruparse para adquirir su material documental dandocomo resultado tres tipos de sistemas de adquisición: centralizado,descentralizado y mixto.
El sistema centralizado, como su nombre lo dice, se caracteriza por
concentrar todas las actividades de adquisición de material bibliográfico enun organismo central.
El sistema descentralizado se caracteriza porque cada unidad de
información realiza sus trámites de adquisición documental, sin laintervención o injerencia de un organismo central.
El sistema mixto, consiste en que cada unidad de información ordena y
recibe directamente el material bibliográfico, ejerciendo su propiopresupuesto, aun cuando la tramitación y aprobación del pago se realiza através del órgano central; en otras palabras, este sistema trata de conjuntarlas ventajas de los sistemas centralizados y descentralizados, además detransformar sus desventajas en ventajas.36
En lo que se refiere al tipo de proveedores para adquirir el material documental,podemos decir que existen dos tipos: las editoriales y los distribuidores. Laseditoriales son las empresas que normalmente fijan los precios de venta de sudocumento dentro del marco editorial, mientras que los distribuidores secaracterizan por ser los intermediarios entre la editorial y la biblioteca. Por loseñalado anteriormente es indispensable saber con exactitud qué ventajas ofrecencada uno de estos proveedores, es decir, quién ofrece mayores porcentajes dedescuento y rapidez en la entrega del documento.37
Es importante resaltar que, debido a la importancia y trascendencia que envuelvenlos procesos de selección y adquisición de los documentos en la unidad deinformación, en suma con la complejidad de dichos procesos, estos, no se pueden
35 PEÑALOSA, Fernando. La selección y adquisición de libros: Manual para bibliotecas. Washintong, EUA: Unión Panamericana, 1961. pp. 145.
36 Ibídem.
37 Ibíd.
30
ni se deben dejar a cargo de personal no profesional, ya que no cuenta con losconocimientos ni habilidades necesarias para desarrollar y aplicar políticasconvenientes para el correcto desarrollo de la unidad de información, siendo devital importancia, que la responsabilidad de estos procesos recaiga en personalprofesional bibliotecario.
2.5 Evaluación
La evaluación constante de los resultados obtenidos en cualquier proceso, lleva aresultados que nos arrojaran de manera objetiva, las fortalezas y debilidades de laaplicación de acciones o planes de acción completos, lo cual desencadenará en lavaloración de nuevas acciones correctivas o preventivas a realizar para corregirdebilidades, mientras que demostrará, en el debido caso, que acciones se estánrealizando correctamente dentro de un plan acción.
Tomando al desarrollo de colecciones como el plan de acción a realizar dentro dela unidad de información para lograr el equilibrio en las colecciones del acervo, laevaluación cobra especial importancia, ya que expondrá precisamente, lasfortalezas y debilidades de la colección de la cual se esté hablando, dándole elcarácter de punto de partida para realizar acciones correctivas o preventivas endeterminados procesos. Evaluar, es un proceso sistémico para determinar, hastaqué punto se alcanzan los objetivos ya establecidos.
La evaluación prevé la necesidad de obtener datos para compararlos,interpretarlos y tomar decisiones. Evaluar es el proceso de delinear, obtener yproporcionar información útil para definir alternativamente de decisión. Es un pasoimportante en el proceso administrativo que consiste en comprar la ejecución conlos objetivos de la organización, con el fin de determinar:
a) Si se ha dado algún cambio en la ejecución en un periodo de tiempodeterminado.
b) Dado el caso, si el cambio es en la dirección deseada.c) Siendo así, hasta qué punto.
En teoría la evaluación es simple: por una parte necesitan tener objetivos claros yespecíficos y por otro lado se requiere de instrumentos de medición que seanfáciles de aplicar y a la vez adecuados al propósito. Sin embargo, en la práctica, laevaluación es un proceso difícil y complicado, ya que en el caso concreto de lasunidades de información, se observa que muchas de ellas no tienen objetivosclaramente definidos que permitan medirlos y encontrar el criterio para evaluarlos.Los expertos recomiendan que antes de evaluar cualquier servicio, se deben tener
31
en mente los objetivos del mismo. Los objetivos, para que sean útiles necesitanser evaluados y el proceso evaluativo necesita a su vez objetivos como criterios. 38
Así, se puede deducir que la selección requiere de objetivos ya establecidos, yaque los servicios y colecciones necesitan estos, para tener un margen contra elcual poder medir y así realizar la evaluación.
Aunque ya se mencionó en apartados anteriores la importancia de la evaluaciónes necesario recalcar esta parte del proceso de desarrollo de colecciones, ya quede que ella depende, el localizar las fortalezas y debilidades de toda la coleccióncomo tal y existen muchos métodos para realizarla.
Se debe evaluar, básicamente por tres motivos:
1. Para demostrar en qué medida se están alcanzando los objetivosestablecidos y el porqué de estos niveles.
2. Para extraer con exactitud, los datos para poder demostrar un grado deaprovechamiento de los recursos con los que cuenta la institución y asíintentar maximizar el rendimiento de los mismos.
3. Para tomar las decisiones correctas en los momentos debidos.
Los métodos, a pesar de ser variados, se dividen en: cuantitativos (tamaño ycrecimiento) y cualitativos (a juicio de especialistas con un análisis de uso real).Los resultados de la evaluación son comparados y analizados, buscando obtenerconclusiones objetivas para ser utilizadas en las políticas de desarrollo decolecciones.39
El primer método que se describirá, es el enfoque orientado a los documentos, elcual consiste en evaluar las características de la colección y los documentos quelo componen: sean éstos su tamaño y alcance, o exhaustividad y adecuación. Eneste tipo de enfoque se puede poner como ejemplo, el modelo impresionista elcual consiste en un juicio experto proveniente de un experto con grupos deprofesionales, los cuales son muy útiles para evaluar un segmento de la colección.
38 BIBLARZ, Dora y LADRÓN DE GUEVARA COX, Helen. La evaluación de colecciones: un enfoque internacional. En: PRIMER SEMINARIO INTENACIONAL SOBRE DESARROLLO DE COLECCIONES (1998, México). CUIB 1998. pp. 129-131.
39 CARVALHO DE MIRANDA, Ana Cláudia. Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas especializadas. João Pessoa.17 (1): pp. 91. Enero-Abril 2007.
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Como ejemplo tenemos el análisis citas, el cual consiste en, seleccionar aquellascitas bibliográficas que figuran trabajos académicos, artículos de revistas otrabajos investigación y contrastarlas con las colecciones evaluar.
Otro enfoque para la evaluación es el centrado en el uso, el cual considera elcomportamiento de la colección. Para este enfoque tenemos por ejemplo laevaluación funcional, lo cual consiste a los monitorear funciones, medirsatisfacción de usuarios, medir uso y disponibilidad de documentos, utilización deinstalaciones y equipos.
Por último se tiene la evaluación funcional, la cual consiste en la exactarecolección e interrelación de datos para de este modo, poder calcular elrendimiento de recursos, productos y servicios.
Los criterios para llevar a cabo las evaluaciones, son normalmente divididos en:
Efectividad: se mide que tanto un servicio, satisface las demandas de los
usuarios.
Costo-Efectividad: se mide la eficacia en cuanto al costo de las colecciones
y servicios, contra la satisfacción de necesidades de los usuarios. Costo-Beneficio: se mide la justificación en costo de un servicio o colección,
contra los beneficios derivados de estos.40
De la evaluación, derivaran las futuras acciones a realizarse en toda la unidad deinformación en general. Ya sea la corrección de algún desperfecto, el refuerzo dealguna debilidad, o el cambio total de algún aspecto, hasta el seguimiento dealgún programa, es la evaluación previa la que dictará el camino a seguir.
2.6 Descarte
La evaluación de las colecciones y del acervo en general, arrojará datos muyprecisos que tienen que ver con fortalezas y debilidades en la unidad deinformación. Centrándose en las debilidades, existe una gran posibilidad delocalizar documentos en las colecciones que han dejado de ser útiles para lacomunidad de usuarios de la unidad de información, que su información ha dejadode ser actual, o que ya no es consultado con frecuencia por los usuarios, entreotros problemas. Es entonces, que se debe proceder a realizar un proceso dedescarte.“El descarte bibliográfico consiste en la evaluación crítica de la colección con elpropósito de retirar los libros que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por
40Asociación mexicana de bibliotecarios, A.C., Op. Cit., pp. 282
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agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una función de utilidadpara los usuarios de la unidad de información. La finalidad del proceso dedescarte radica en alcanzar una fase de consolidación del acervo, en la búsquedade estrechar su pertinencia con las demandas de lectura formativa, informativa yde recreación de su comunidad, retirando lo que ya no es de utilidad para permitirsu crecimiento y renovación con la llegada de nuevos títulos.”41
Se puede abordar al concepto de descarte como la remoción oficial de títulos deuna colección de una unidad de información, como resultado de un proceso deevaluación de dicha colección.42
El termino descarte, se utiliza para referirse a la remoción sistemática devolúmenes no vitales del área de colecciones a la que tienen acceso los usuariosen general. La remoción de estos documentos, puede resultar en la reubicación deuna colección a otra (por ejemplo, del área de referencia, a la de consulta), en lareubicación en una colección secundaria, tal como un almacenamiento en unsótano o bodega, o en la supresión de dicho documento del acervo.
El personal profesional de la biblioteca, tiene un papel primordial en la realizacióndel descarte, desde la elaboración del plan del mismo, hasta la ejecuciónpropiamente, ya que el bibliotecario profesional cuenta con los conocimientosnecesarios acerca de una colección bien desarrollada y útil, además de lamaximización de espacios y equipos, por mínimos que estos sean.43
Primordialmente, es necesario realizar un proceso de descarte para tener lascondiciones óptimas para manejar un crecimiento rápido en las colecciones,
41Red Estatal de Bibliotecas Públicas de Jalisco. El descarte bibliográfico. [En línea]. CONACULTA: 2007. [Consultado: 20 de Diciembre de 2013]. Disponible en internet: <http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0CDQQFjAB&url=http%3A%2F%2Freb.jalisco.gob.mx%2FPDF%2FManualDescartes%2FManualdescarte.pdf&ei=5q3UUtn7JsjlsATGhoDwDg&usg=AFQjCNHudwVooTrCdhFb3yZRyz07lLtV1w&sig2=fif6UMHWNGp-60NObuUmuA&bvm=bv.59378465,d.b2I>
42 R. GABRIEL, Michael. Collection development and collection evaluation. Lanham, Londres: The scarecrow press, 1995. pp. 404.
43 FUTAS, Elizabeth. Library acquisition policies and procedures. 2a ed. Arizona, EUA: The Oryx Press, 1984. pp. 15.
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además de la carencia de espacio cuando esta se presenta y el costo elevado querepresenta el mantenimiento de documentos en estanterías abiertas.44
Antes de implementar un programa de descarte, el personal de desarrollo decolecciones, deberá realizar una revisión de las políticas de descarte y losobjetivos del centro de documentación. Esta revisión deberá incluir un análisis dela situación actual del personal, consideración de acercamientos alternativos, lafactibilidad del programa de descarte en términos de las operaciones de otrasunidades de información, el interés del usuario y cooperación en tal proyecto, lostipos de documentos colectados y el costo.
Algunos de los datos para el programa, deberán proceder de proyectos deevaluación de colecciones que el personal de selección y otros, realicen demanera regular.45
2.6.1 Criterios de descarte
La necesidad de remover un documento de una colección o del acervo,intercambiarlo o donarlo, es diferente entre todas las unidades de información.Mientras que un documento puede resultar de lo más útil y pertinente para unaunidad de información, en otra, podría ser un documento de muy poco uso,susceptible de ser intercambiado por otro con otra unidad de información, o,mientras que un documento está muy dañado para continuar en el acervo de unaunidad de información, en otra, se requerirá restaurar el documento en vez deintercambiarlo o quitarlo de la colección o acervo. A pesar de estas diferencias, sinembargo, los criterios de descarte son muy parecidos entre las diversas unidadesde información existentes, haciendo fácilmente comparables los de una unidad yotra.
“Una vez establecida la necesidad, se definirán los criterios de elección para llevara cabo dicho proceso (El de descarte). Estos pueden ser de contenido o físicos, enambos casos se sugiere aplicar los criterios que a continuación se presentan, cabeprecisar que éstos pueden ser flexibles, en cuanto a la función que cumple cadaobra en el conjunto de la colección. Los más comunes son:
44 J. SLOTE, Stanley. Weeding library collections: Library weeding methods. Colorado, EUA: Libraries unlimited, 1989. pp. 5.
45 EVANS, G. Edward and ZARNOSKY SAPONARO, Margaret. Developing library and information center collections. 5a ed. Westport, EUA: Libraries Unlimited, 2005. pp. 296
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Obsoleto o desactualizado: Obras cuyo contenido ha perdido vigencia y que
han dejado de tener una utilidad actual. Es indispensable considerar que laobsolescencia no tiene que ver necesariamente con la cantidad de años enuso, sino básicamente con la actualización y vigencia de su contenido.
Obras estadísticas desactualizadas. Se remiten al archivo de
Concentración, ya que sus datos estarán superados.
Textos de uso personalizado. Por lo general son obras con fines didácticos
diseñadas para uso individual, a través de cuestionarios o ejercicios, por loque se prestan a ser resueltos por los usuarios en el texto mismo. Cuandoesto sucede indebidamente, los documentos pierden su utilidad.
Mal uso: documentos mutilados, desencuadernados, rayados, sucios y
estropeados por el uso inadecuado, y cuya reparación resulte imposible. Deterioro por agentes naturales: Documentos dañados por agentes
ambientales o por el transcurso del tiempo (hongos, humedad, papel ácido,apolillados, etc.
Exceso de ejemplares: Los que exceden de un número adecuado a las
necesidades informativas de la dependencia o entidad.
Impresión deficiente: Los que tienen errores de edición o de tipografía y que
impida su lectura continua y que se remitieron al Archivo.
Engargolados: Documentos que se encuentran ajustados por anillos o
espirales y se trata de reproducciones de libros o artículos.
Folletos, Trípticos. Contienen información de ocasión, efímera o
propagandística.
Publicaciones periódicas sueltas. La importancia de las publicaciones
periódicas radica en su actualidad y en la unidad temática que vagenerando a lo largo de su existencia. Los números sueltos y atrasados no
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representan la importancia del conjunto secuencial de los fascículos uoficial específica para el descarte bibliográfico definitivo.”46
2.6.2 El proceso de descarte.
Para descartar cualquier documento en la unidad de información, se deben seguirciertas pautas, aunque estas mismas, pueden variar de una unidad a otra. Sinembargo, para facilitar el trabajo del bibliotecario de descarte, se debe tomar encuenta lo siguiente:
Solicitar, mediante oficio (de ser necesario), el apoyo de personal profesionalcapacitado, ya sea entre el personal de la propia unidad de información o, inclusosolicitar a otras instituciones, asesoría al respecto.
Aprovechar la confrontación acervo-catalogo como una actividad que ayudará amantener un orden correcto en general de la unidad de información, estofavorecerá al correcto inicio del proceso de descarte.
Es altamente recomendable, designar personal profesional al cargo de concretarlos pasos de este proceso, el cual, deberá tomar las medidas necesarias pararealizarlo de la mejor manera posible.
Prever la documentación, papelería, necesaria (formatos, de fichas de descartey/o reubicación, relación de libros de descarte, reubicación, oficios, remisionescajas en buen estado, limpias y de tamaño uniforme para la conservación ytransportación del documento bibliográfico) y un equipo de cómputo para elaborarlos listados, hacer correcciones y guardar la información que se genere.
Acondicionar y reservar un lugar específico para la reubicación de losdocumentos, si así fuere el caso, controlando aspectos como humedad ytemperatura.
Este análisis previo al inicio del proceso de descarte, propiciará las condicionespertinentes para realizarlo, para ello, se pueden seguir los siguientes pasos,
46Archivo General de la Nación. Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. [En línea]. México: Dirección del Sistema Nacional de Archivos, 2008. [Consultado: 20 de Diciembre de 2013]. Disponible en internet: <http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&ved=0CEQQFjAD&url=http%3A%2F%2Fwww.agn.gob.mx%2Fmenuprincipal%2Farchivistica%2Fpdf%2Fguia_descarte.pdf&ei=5q3UUtn7JsjlsATGhoDwDg&usg=AFQjCNFw2LE_uEVtddcy7rOlJZ_DVnBxIA&sig2=X5atC_lIJruTGLMo1Wfs1A>
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aclarando que no son mandatorios, dado que cada unidad de información tienepolíticas y procesos distintos. Sin embargo, es recomendable tomar en cuenta losiguiente:
Evaluar las colecciones que componen el acervo, esto con la finalidad dereconocer documentos que efectivamente sean considerados para el descarte yasí continuar con el proceso.
Es conveniente marcar de algún modo, sin dañar, el documento susceptible a serdescartado.
Posteriormente, proceder a gestionar la autorización del descarte con lasinstancias necesarias dentro de la institución a la cual pertenece la unidad deinformación en la que se realice este proceso.
En el caso de que se autorice el descarte de un documento, se puede proceder aretirarlo de la estantería para continuar con el trabajo, ya sea de reubicación, odescarte definitivo. Para esto, se debe agrupar y cuantificar el documento dedescarte, esto para evitar errores.
Si es oportuno, se deberá elaborar un acta de baja definitiva para los documentosque así lo requieran, dando así, un marco completo de transparencia y coherenciaal proceso que se realizó con los documentos a descartar.
Por último, dar de baja del o los catálogos el documento que se descartó oreubico, esto con la finalidad de evitar errores en la estantería, así como conflictosposteriores que se pudieran presentar.47
La correcta aplicación del proceso de descarte, garantizará la salud de lascolecciones en el acervo de la unidad de información, logrando maximizarespacios, reducir costos y sobre todo, mantener la pertinencia y relevancia de lainformación que se tiene a resguardo en la unidad, manteniendo favorablementelos documentos.
47 Red estatal de bibliotecas públicas de Jalisco. Op. Cit.
38
Capítulo 3. Propuesta de políticas de desarrollo de colecciones para elCEDOC de la PROFECO
3.1 Introduccion.
La presente propuesta de desarrollo de colecciones, persigue cumplir con lamisión y visión del CEDOC de la PROFECO. Tiene como propósito garantizar yestablecer un plan de trabajo que ayude al crecimiento organizado y justificado delas colecciones, siempre observando las necesidades de información de lacomunidad de usuarios.
El propósito de las políticas de desarrollo de colecciones es establecer una guíapara la toma de decisiones para la conformación de las colecciones bibliográficas,en este caso, del CEDOC, estableciendo directrices para los procesos deselección, adquisición, evaluación y descarte del material bibliográfico.
3.1.1 Objetivos.
En el apartado anterior, se hizo mención de la intención que persigue elestablecimiento de una política de desarrollo de colecciones en el CEDOC. Losobjetivos, se pueden enlistar de manera particular de la siguiente forma:
1. Contar con la colección básica suficiente en calidad y cantidad parasatisfacer las necesidades de información de los usuarios en general delCEDOC.
2. Buscar un equilibrio entre recursos de información tanto físicos comoelectrónicos para tener a la mano, los documentos en el soporte que mejorconvenga al usuario.
3. Establecer los vínculos necesarios para acceder a aquellos documentosfísicos o electrónicos que por su especificidad o costo no puedan seradquiridos por el CEDOC.
4. Cumplir en su totalidad la ley de Derecho de Autor, aplicando una políticade uso de la información con fines de investigación.
5. Incluir documentos en todos los soportes que sean consideradosimportantes para el centro y que correspondan a las necesidades de losusuarios.
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6. Realizar el descarte de documentos que actualmente requiere el centro,además de indicar las pautas para próximas ocasiones que se susciten.
3.2 Creacion de un comité bibliotecario del CEDOC.
Para llevar a cabo la toma de decisiones con respecto al desarrollo de coleccionesen el CEDOC, se propone la creación de un comité bibliotecario conformado por:
La directora o director de normatividad y consulta.
La encargada o encargado del CEDOC.
El personal bibliotecario (sea este o no profesional).
Se deberá, en medida de lo posible, contar con uno o más bibliotecarios
profesionales para poder así, tener la opinión de un experto en el tema.Esto logrará que las decisiones tomadas, tengan mayor posibilidad de tenerel resultado esperado tras su aplicación.
Para llevar a cabo esta toma de decisiones, el comité bibliotecario contara con lassiguientes funciones:
Proponer cambios en el funcionamiento actual de los procedimientos,
administrativos relacionados con el funcionamiento del CEDOC.
Establecer las directrices para definir la bibliografía básica, esquemas de
acción y procedimientos para la actualización de las colecciones.
Analizar las sugerencias hechas por los usuarios y tomar decisión al
respecto.
Fijar las políticas de asignación presupuestal para la inversión en material
bibliográfico.
Organizar los procesos de evaluación que realice periódicamente el
CEDOC, de acuerdo con las propuestas presentadas por la dirección.
Hacer el seguimiento al desarrollo de los programas implementados tanto
en el CEDOC como los que ponga en marcha la PROFECO y afecten alcentro, además y sobre todo, de la calidad de los servicios prestados.
Decidir sobre las compras del material bibliográfico que conforma el
CEDOC.
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Autorizar el descarte del material bibliográfico, según sea necesario.
El presente documento, lo aplicará y supervisará en el ámbito de su
competencia el comité bibliotecario, ademas de vigilar el cumplimiento delas instrucciones generales señaladas en el presente documento.
Será responsabilidad del personal bibliotecario del CEDOC y de sus
usuarios, el uso adecuado del acervo y de las fuentes de informaciónadquiridas por el mismo.
Serán responsables de gestionar las solicitudes de adquisición de los
documentos en lo genral, el comité bibliotecario. Ademas, seráresponsabilidad del mismo, la selección de los acervos idóneos basándoseen el acervo total y a las necesidades de los usuarios, sin perder de vista elpresente documento.
Estas politicas de desarrollo de colecciones, propiciarán que el personal
bibliotecario del CEDOC realice actividades de evaluación de losdocumentos adquiridos por el mismo, así como su análisis para elmejoramiento en general de la unidad.
3.3 Selección.
Para cumplir con los objetivos del presente documento, se hará a continuación, unlistado y breve explicación del proceso de selección a seguir en el CEDOC. Estoslineamientos facilitaran la labor del comité bibliotecario en la resolución del esteproceso.
3.3.1 Criterios de selección.
A continuación se hace mención de las pautas a seguir para realizar la selecciónde los documentos que serán susceptibles de adquirir y así, agregar al acervo delCEDOC. Los criterios generales a tener en cuenta en la selección serán:
a) Contenido temático. Se buscaran documentos que cumplan con losrequerimientos informativos de la comunidad de usuarios.
b) Previsión de uso. Se deberá analizar a profundidad, si un documento tendráun uso real por parte de la comunidad, una vez adquirido.
41
c) Adecuación de la colección. Coherencia y lugar que ocuparía en lacolección actualmente existente y/o si completa colecciones. Los materialesdeberán estar relacionados a los objetivos del CEDOC.
d) Calidad de la edición. Siempre se deberá buscar la eficacia del contenido,promoviendo sobre todo, la calidad sobre la cantidad.
e) Prestigio del autor y responsables de la obra. Se tendrán en cuentaprimordialmente a los autores y editoriales más reconocidos.
f) Lengua de publicación. Se preferirá la lengua materna, por sobre laslenguas extranjeras.
g) Formato. Se perseguirá mantener el equilibrio entre documentoselectrónicos y físicos. Sin embargo, si un material se encuentra solo en unformato, y se considera de vital importancia para el acervo, este se deberáadquirir, siempre observando la satisfacción de necesidades de informaciónde los usuarios. Las determinaciones en cuanto al formato en que deberánadquirirse los documentos, dependerán del uso que se prevea para losmismos.
h) Costo de procesamiento o mantenimiento. Se tomaran en consideración loscostos, tanto de adquisición y proceso técnico, como los que conllevemantener al documento seleccionado, tomando en cuenta que,dependiendo su formato, pueden tener algún costo de manutención.
i) Numero de volúmenes a adquirir. Las determinaciones en cuanto al númerode copias que deberán adquirirse dependerán del uso de los materiales
j) Limitaciones presupuestarias. Será de vital importancia tomar en cuenta elpresupuesto con el que se cuenta para realizar adquisiciones dedocumentos.
3.3.2 Características Físicas.
Habiendo descrito las principales características que deberán presentar losdocumentos que sean susceptibles a su selección, será necesario además, tomaren cuenta las características físicas propias del documento. Estas, se describen acontinuación:
42
1) Formato: deberán seleccionarse de preferencia obras cuyo formatogarantice la mayor durabilidad y resistencia al uso que se le dará en elcentro.
2) Idioma: será preferible la adquisición de obras escritas en su idiomaoriginal, siempre y cuando, no exista el documento en otro idioma, y estedocumento, sea de vital importancia para el acervo. En caso contrariodeberá preferirse la traducción que ofrezca una mayor utilidad.
3) Costo: el costo inicial de una obra es con frecuencia inferior al de sumantenimiento; los materiales que puedan ser adquiridos gratuitamente,deberán ser sometidos al proceso de selección para incluirse en el acervo,ya que el centro tiene limitaciones de presupuesto, personal, espacio yequipo.
4) Diversidad: es preferible contar con dos o más obras sobre un mismo tema,que duplicar o multiplicar los ejemplares de un mismo título. En ningún casodeberán adquirirse por compra más de dos ejemplares de una misma obrapara un solo proyecto.
Se dará tratamiento de duplicados a las impresiones sucesivas de una misma obray a las llamadas ediciones en que no varía la fecha del registro de derecho deautor.
Se comprarán y aceptarán materiales adicionales de un título cuando:
Las estadísticas de circulación indiquen un uso elevado. Las necesidades específicas justifiquen la compra de más de un ejemplar
del título. El presupuesto disponible lo permita.
3.3.3 Publicaciones periódicas.
Para este tipo de publicaciones, ademas de las consideraciones ya explicadas, seenlistan a continuación, juicios particulares para el tratamiento oportuno de lasmismas.
El criterio principal es la relevancia de la publicación para los propósitos deinvestigación. Los criterios específicos para la selección de un título individual son:
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Acceso a su contenido a través de índices y resúmenes. Número de títulos que se reciben actualmente sobre esa materia. Número de títulos requeridos en el campo de interés. Costo de la suscripción en relación a su posible uso. Deberá hacerse un esfuerzo especial por suscribirse a revistas que tengan
por lo menos un año de existencia.
Al solicitar una suscripción se adquiere el compromiso de mantenerlaindefinidamente. En el caso de la cancelación de alguna de ellas deber hacerse enacuerdo con el comité bibliotecario y notificarse al resto de la comunidad para la queese título pudiera ser de interés.
3.3.4 Materiales audiovisuales:
Dado que los materiales audiovisuales pueden resultar demasiado caros esnecesario hacer un esfuerzo especial a fin de adquirir el mejor material disponible.Los materiales deberán ser examinados antes de su compra; cuando la revisiónprevia no sea posible, deberá recurrirse a las guías disponibles para este propósito.
Los criterios específicos para la selección de material audiovisual son:
Contenido. Al igual que los documentos bibliograficos, el contenido de los
documentos audivisuales debe ser afin a los objetivos del CEDOC. Nivel de tratamiento. Se dará prioridad a publicaciones serias y de
autoridades reconocidas. Calidad Técnica. Los documentos en esta sección, deberán tener una calidad
minima para facilitar su manipulacion y entendimiento. Se evitara agregar alacervo materiales cuya calidad deficiente, haga dificil o suponga una limitantepara su reproducción, según sea el medio del mismo.
Costo. Se buscará reducir al maximo el costo de este tipo de materiales,
buscando la opcion mas economica del mismo, evitando que ello merme sucalidad.
Disponibilidad del equipo necesario para su uso. No se debera adquirir
materiales para los cuales, no se cuente con el equipo necesario para sureprodución (Blueray, DVD, casettes, microfilms, etc.)
3.3.5 Otros tipos de materiales:
Ademas de los materiales ya mencionados a lo largo de los apartados anteriores,deberán tomarse en consideracion otros tipos que pudieran ser de gran utilidad paralos usuarios del centro, tales como:
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Colección Especial. Se colocarán en colección especial aquellos materiales
que por su formato, edad, rareza y otras características merezcan un manejoespecial.
Manuscritos. Cartas, papeles y documentos sueltos. Libros irreemplazables o disponibles excepcionalmente. Ediciones numeradas y limitadas. Libros de importancia estética. Mapas y Atlas. Deberán adquirirse tomando en consideración las funciones
de referencia que van a adquirir.
3.3.6 Otras consideraciones.
El centro, deberá disponer de varios ejemplares de los documentos más utilizados,así como facilitar al máximo el acceso a los recursos electrónicos.
Se tendrán en cuenta diferentes tipos de soportes, especialmente edicioneselectrónicas.
Deberán escogerse aquellos soportes o plataformas que generen una mayoreconomía de escala en función de los usuarios.
3.3.7 Fuentes para la selección.
Para auxiliar en la tarea de selección de los materiales a adquirir para el acervo,será necesario tomar en cuenta las siguientes proposiciones de fuentes queproporcionan opciones reales para la posterior adquisición.
Propuestas del CEDOC (a través del comité bibliotecario). Sugerencias de los usuarios. Bibliografías nacionales y comerciales. Bibliografías especializadas. Bibliografías críticas. Publicidad de editores y libreros. Catálogos de libreros locales, nacionales y extranjeros. Catálogo de librerías de segunda mano.
3.4 Adquisicion.
Posterior al proceso de selección, se continuará con el de adquisición. En esta partedel desarrollo de coleccioes, se hará la obtención de los nuevos documentos queformaran parte del acervo. El comité bibliotecario definirá si los docuementos
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seleccionados son o no, suceptibles de ser adquiridos, dadas las circustancias queprevalezcan en el centro.
Deberá evitarse la adquisicion de un documento, si el mismo:
Tiene un costo excesivo. Si no se tiene espacio en estanterias (en este caso, se deberá adquirir dicho
material en su versión electrónica, en el caso de que no exista versiónelectrónica de dicho documento se buscará una alternativa que cumpla conlas características del primero).
Si el documento presenta daños. Si el documento no es de relevancia para los usuarios del centro.
El comité deberá analizar otras limitantes que pudieran presentar los documentospreviamente seleccionados y que se busca adquirir.
Las formas de adquisición, son: Compra, canje y donación. En el CEDOC, no existeadquisición por depósito legal. Los lineamientos para la adquisicion de los nuevosdocumentos son los siguientes:
3.4.1 Compra.
Uno de los principales métodos para la adquisición de materiales, es la compra,por lo cual se debe tomar en cuenta para agregar materiales al acervo delCEDOC. Es necesario un consenso del comité bibliotecario para llevar a cabocualquier método de adquisición. Para la compra, se deberán observar lossiguientes lineamientos:
Se comprarán los documentos que hayan sido evaluados y autorizados por el
comité bibliotecario. Solo se comprarán documentos que sean de vital importancia para el acervo
del CEDOC. En el caso de recibir propuestas por parte de los usuarios, estas seran
valuadas por el comité bibliotecario, bajo los lineamientos del presenteapartado.
Se evitará comprar documentos con un costo excesivo. Se deberá evitar comprar documentos cuyo costo exceda al presupuesto de
adquisiciones o que pueda representar un endeudamiento para el CEDOC.
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3.4.2 Donación.
Será el principal medio para adquirir los documentos, dadas las circustancias que sepresentan desde la creación del CEDOC. Para ello, deberán tomarse en cuenta lassiguientes consideraciones:
Las donaciones serán evaluadas con los criterios generales de selección y
compra. Se aceptarán donaciones siempre y cuando el CEDOC pueda disponer de
éstas libremente. Las donaciones de documentos que ya existan en la colección, deberán
rechazarse si no existe la necesidad de tener volúmenes extra de los queya se tengan en el acervo.
Las donaciones de materiales que impliquen un costo de algún tipo,
deberán ser rechazadas. No se aceptarán donaciones de materiales que no estén en buenas
condiciones. El comité bibliotecario tiene la facultad de rechazar un documento, si se
considera que este no es apto para formar parte del acervo del centro. Seráobligacion del comité, informar al donante, la causa o motivo del rechazo delmaterial.
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3.4.3 Canje.
La segunda vía con mayor uso para la obtencion de documentos en el CEDOC, seráel canje. Para realizar este proceso, el comité bibliotecario, deberá tomar en cuentapor primera instancia, a las instituciones con las que se tiene ya un convenioestablecido, para posteriormente, de ser necesario, establecer nuevos tratados conotros organismos que pudieran ayudar a mejorar el acervo del centro, y donderecíprocamente el CEDOC pueda aportar, todo esto en un marco de utilidad ypertinencia para ambas instituciones.
Para saber que documentos son pertinentes de canje, deberán primero, haber sidosujetos al proceso de descarte. En el mismo, y dadas las caracteristicas deldocumento, se conocerá que materiales se pondrán en una lista de canjes, mismaque será dada a conocer por el CEDOC a las instituciones con las que se tengaconvenio, por medio de un boletín a publicar periodicamente. La persona designadapara dicha tarea, la periodicidad del boletín, así como su forma y contenido, seránevaluadas e implementadas por el comité bibliotecario.
Los criterios para aceptar un documento por canje, serán los mismos a seguir que enlos procesos de compra y donación.
Las solicitudes para compra, canje o donación podrán hacerse en forma impresa oelectrónica.
3.5 Políticas de descarte
De ser necesario, se deberá poner práctica un proceso de descarte. Esto con el finde incrementar la eficiencia en el manejo del propio acervo, así como asegurar lapertinencia y utilidad de los documentos que se tienen. Para ello, se deberánobservar las siguientes pautas:
La directora o director de normatividad y consulta, tomará la decisión final
del descarte de materiales, basado en las recomendaciones del comitébibliotecario completo.
El personal del CEDOC descartará todo documento que presente daños
excesivos y que pueda ser totalmente inutilizado por un usuario si dichodocumento es prestado.
Será suceptible de descarte, todo documento cuyo uso sea nulo en el
ultimo año. Se deberá dar prioridad de mantenerse en estantería abierta aaquellos documentos de mayor uso.
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Se podrá descartar todo documento que ha sido reemplazado o actualizado
por suplementos más recientes, por volúmenes encuadernados o por laobra completa en vez de hojas sueltas.
El personal del CEDOC podrá descartar ediciones anteriores que han sido
reemplazadas. No obstante, de tratarse de algún autor ampliamente citadopor los usuarios, el centro podrá conservar dichas ediciones anteriores si elespacio lo permite, con el fin de facilitar la investigación.
Será prioridad descartar hojas sueltas, fotocopias, y en general,
documentos no actualizados para evitar que los usuarios lo utiliceninadecuadamente o no les sea util. No obstante, de determinarse que dichomaterial debe conservarse, el mismo será identificado como tal para evitarel uso indebido del mismo.
Se deberá analizar a conciencia por parte del comité bibliotecario, el descarte dedocumentos, ya que de ello dependerá que estos, sean almacenados o canjeados.
El material descartado, dependiendo de su utilidad, podrá ser almacenado en elarea previamente dispuesta para dicho proposito. Esto con la finaldad de contarcon este documento, previendo su posible uso.
En el caso de ser un material que no presente daños, y este pueda ser de utilidadpara otra insittución, se deberá buscar primeramente el canje, sobre elalmacenaje.
En el caso de documentos, cuyos daños impliquen un costo excesivo, o vuelvaninutil dicho documento, podra procederse a su eliminacion del acervo,excluyendolo de canje o de almacenaje.
3.6 Políticas de evaluación.
Será de vital importancia para el personal del CEDOC y el comité bibliotecario,conocer el estado del acervo del centro en todo momento. Se harán un conjuntode estudios y operaciones pertinentes para comprobar hasta qué punto, lascolecciones del acervo, responden a las necesidades de los usuarios, sin perderde vista la misión y objetivo del centro. Es por ello que se necesitará de unaevaluación, la cual, arrojará fortalezas y debilidades, así como la forma cualitativay cuantitativa en que el centro cumple o no con su finalidad, para lo cual seenlistan las siguientes pautas a observar.
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Los enfoques de la evaluación del acervo del CEDOC serán:
- Centrado en el análisis: características del acervo. - Centrado en los usuarios: comportamiento del acervo.
Se puede evaluar el acervo completo del CEDOC, o evaluar por materias, etc.
La finalidad de la evaluación del acervo, a pesar de que se ha mencionado enrepetidas ocasiones, se puede dividir en:
Orientar u optimizar el gasto en adquisiciones. Optimizar la gestión la colección. Maximizar el uso de espacios. Aumentar la satisfacción de necesidades de información del usuario
mediante la adecuación de los productos y servicios ofrecidos por elCEDOC.
3.6.1 Indicadores para la evaluación.
El objetivo principal de los indicadores es la evaluación eficaz de las unidades deinformación y sus servicios, así como la valoración de la eficacia de los recursosasignados.
Al tratarse de una herramienta de planificación y control de la unidad deinformación, los indicadores deben facilitar el control en los procesos y servir debase para facilitar la comunicación entre el personal de la unidad de información,los organismos implicados y los usuarios.
El comité bibliotecario del CEDOC, deberá decidir que indicadores son los idóneospara cada situación. Esta decisión se debe tomar considerando la misión,objetivos generales y objetivos específicos del centro.
La evaluación se llevará al cabo en cinco fases, que deberán realizarseperiódicamente:
1. Determinar la parte del acervo a evaluar, así como los indicadores que vana aplicarse sobre el mismo: se evaluará en función de diversos aspectos comoáreas temáticas, tipo de materiales, tipo de fondo, etc. En esta fase se decidiránlos aspectos a evaluar, así como los indicadores que se utilizarán en dichaevaluación. 2. Recabo de datos: el CEDOC deberá realizar de manera periódicarecopilaciones de datos para la elaboración de estadísticas que faciliten la primera
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fase. Dicha recopilación requiere tanto de la iniciativa directa del personal delcentro, como de la propia participación del usuario.
3. Proceso de los datos: con los datos recabados, se miden los indicadoresseleccionados previamente, los cuales arrojarán información acerca delrendimiento y la eficacia de la colección de la cual se esté tratando. Losindicadores deberán ser revisados constantemente en cuanto a su utilidad serefiere en posteriores evaluaciones.
Se podrán aplicar diferentes indicadores en la evaluación de las colecciones delCEDOC, tales como:
a. Basados en el estudio de la colección:
Nombre del indicador Concepto Forma de aplicación
Cuota de renovación
Porcentaje de documentosincorporados a la colecciónen el último año. Permiteestimar la actualidad de laoferta documental de labiblioteca.
Nº total dedocumentos dados dealta en el año * 100 /nº total dedocumentos
Fluctuación del fondo
Promedio de incremento odecremento del fondo quecompone la colección conrespecto al año anterior
(Nº total dedocumentos añoactual – nº total dedocumentos añoanterior)*100 / nº totalde documentos
Excluidos del préstamoPorcentaje de documentosNO disponibles en régimende préstamo
Nº de documentos nodisponibles * 100 / Nºtotal de documentos
Nº de documentos enestantería abierta
Número de documentos enestantería abierta conrespecto al total de lacolección
Nº de documentos enestantería abierta / nºtotal de documentos
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Nº de documentos enestantería cerrada
Número de documentos enestantería cerrada conrespecto al total de lacolección
Nº de documentos enestantería cerrada / nºtotal de documentos
Porcentaje de adquisicionespor tipo de material
Número de documentos enadquiridos de cada tipo dematerial documental
Nº de documentosadquiridos de un tipode material / nº totalde documentos de untipo de material
Porcentaje de adquisicionespor materias
Número de documentosadquiridos de acuerdo a lasdistintas materias querecoge la biblioteca
Nº de documentosadquiridos de unamateria / nº total dedocumentos de unamateria
Índice de crecimiento de lacolección.
Porcentaje de incremento ydescarte sobre el total defondos
(Documentos nuevosrecibidos –documentosdescartados) * 100 /Fondos
b. Basados en el uso de la colección:
Nombre del indicador Concepto Forma de aplicación
Uso de la colección (Usoabsoluto)
Cociente entre el númerode usos de losdocumentos en undeterminado período detiempo y el número total dedocumentos de lacolección.
Nº de documentosutilizados / nº dedocumentos total dela colección
Uso relativo (por materias) Relación entre laproporción de circulaciónen una materia, su
Nº de documentosutilizados de unamateria determinada /
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proporción de ingresosanuales y la proporción depresupuesto anualinvertido en dicha materia.Análisis detallado del usode la colección pormaterias, con el objeto dedetectar puntos fuertes ydébiles de la misma y ladeterminación de accionesencaminadas al desarrolloóptimo de la colección dedichas áreas.
nº de documentostotal de documentosde dicha materia
Tasa de rotación Promedio de veces que undocumentos ha sidoprestado durante un año
Nº de documentosprestados al año / nºde documentosdisponibles
Tasa de ausencia Porcentaje de documentosprestadossimultáneamente
Nº de documentosprestadossimultáneamente deuna temática * 100 /nº total dedocumentos
Documentos no prestados Porcentaje de documentosNO prestados durante elaño
Nº de documentos noprestados durante elaño * 100 / nº total dedocumentos
Volumen de préstamo Evaluar la utilización totalde la colección
Nº de préstamosregistrados / nº totalde documentos en lacolección
Préstamo/Habitante Evaluar el uso de lascolecciones por lapoblación a servir
Nº total de préstamosen un año / Nº dehabitantes a servir
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Documentos en préstamo/habitante
Evaluar el uso total de lacolección por la poblacióna la que se sirve
Nº de documentos enpréstamo / Nº dehabitantes a servir
Total de consultas en sala Porcentaje de consultasatendidas en sala sobre eltotal de los fondos
Documentos paraconsulta en sala *100 / total de fondos
Consultas en sala por áreatemática
Porcentaje de consultasatendidas en cada áreatemática sobre el total delos fondos
Documentos paraconsulta en sala decada área temática *100 / total de fondos
Préstamo interbibliotecario Número de peticiones depréstamo interbibliotecariopor usuario
Número de peticionesde préstamointerbibliotecario / nºde usuarios
c. Cualitativos:
Nombre del indicador Concepto
Valoración profesional /Opinión de los expertos
Porcentaje de títulos recogidos en la lista de unexperto o en una bibliografía que la bibliotecaposee
Contraste con bibliografíasespecializadas
Porcentaje de títulos recogidos en algunabibliografía especializada disponible en labiblioteca
Satisfacción del usuario Evaluar el grado de satisfacción de los usuarioscon la colección
Estadísticas de desideratas osugerencias bibliográficas
Estudiar las sugerencias y las quejas de losusuarios relativas a los servicios bibliotecarios,detectando áreas de mejora y estableciendoprioridades de cara a emprender medidas
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correctoras.
4. Análisis de la evaluación realizada: se analiza y compara la informaciónobtenida en cada uno de los indicadores para establecer fortalezas ydebilidades de la colección. Los datos obtenidos deberán interpretarse demanera minuciosa, buscando de manera objetiva las causas yexplicaciones que justifiquen los datos arrojados.
5. Toma de decisiones: teniendo como base la información obtenida mediantelos indicadores, se pasará a la fase de acción en la que se replanteen,conserven o cambien de dirección las decisiones a tomar.
3.6.2 Otros factores a considerar en la evaluación del acervo.
Además de las consideraciones ya mencionadas y descritas, es necesario aplicarotros criterios que cada individuo que labore en el CEDOC, o forme parte delcomité bibliotecario del mismo, deberá tomar en cuenta al momento de realizarevaluaciones de las colecciones del acervo. Estos criterios, aún y cuando sevaloren de una manera subjetiva, deberán aplicarse con la mayor objetividadposible, lo anterior, con la finalidad de no quebrantar los objetivos de las políticasde desarrollo de colecciones, ni contraponerse con la misión, visión y objetivos dela PREFECO y el CEDOC.
Los factores adicionales a tomar en cuenta en la evaluación, son:
Actualidad del documento: deberá ser objeto de análisis la fecha de registro delderecho de autor para juzgar sobre la actualidad de las obras.Autoridad: se deberá dar prioridad a los documentos cuya autoridad seareconocida.
Los catálogos y las listas, enviados por proveedores deberán ser analizadosminuciosamente por el comité bibliotecario. En todos los casos, será preferenteadquirir fuentes primarias sobre las secundarias; en los casos en que no seaposible la adquisición de las fuentes primarias, deberá darse prioridad a obrasbasadas en estas.
Imparcialidad: Ninguna obra deberá ser excluida debido a la historia, raza, credo,filiación política, orientación social o escuela económica del autor, editor opatrocinador de la obra.
En temas controversiales, el CEDOC estará obligado a proporcionar la mejorliteratura posible, por medio de la cual pueda representar todos los puntos de vistaque tengan que ver con el mismo asunto.
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Utilidad: deberá darse prioridad a los documentos fundamentales e indispensablessobre los que son secundarios o meramente útiles. Se le dará prioridad a las obrassusceptibles de satisfacer necesidades actuales, por encima de las que pudieransatisfacer necesidades futuras o potenciales.
Debe eliminarse todo documento cuyo contenido, limitaciones y organización, lohaga inútil en relación con las materias sobre las cuales debe construirse el acervodel CEDOC.
El contenido parcial de la obra puede justificar su admisión, a pesar de suslimitaciones, siempre y cuando dicho contenido no sea accesible por otros medios(por ejemplo la aceptación de fotocopias).La evaluación del acervo, se realizará en el periodo que el comité bibliotecarioconsidere pertinente, siendo este no mayor a un año.
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Conclusiones.
En México, aún existe una gran cantidad de unidades de información que carecende algun manual, programa o políticas de desarrollo de colecciones. Esto hallevado a la reduccion en la eficacia de dichas unidades, dado el hecho de que, afalta de una politica para seleccionar, adquirir, descartar y evaluar documentos deun acervo, se tendrá por consiguiente, una serie importante de carencias ydebilidades en colecciones dentro del acervo de una unidad de información. Loanterior, conyeva la mayor parte del tiempo a la no satisfacción de necesidades deinformación de los usuarios de la unidad en la que se presenta dicha problemática.
La manera de obtener colecciones equilibradas en el acervo de una unidad deinformación, es la implementación de políticas de desarrollo de colecciones queobserven siempre la misión, visión y objetivos, tanto de la unidad de información,como de la institucion a la cual pertenezca dicha unidad. Es necesario que estaspolíticas sean realizadas por un profesional de la información, esto con el fin degarantizar que dicho proceso, se lleve a cabo con el respaldo de los conocimientosnecesarios de un experto en la materia, evitando así, resultados no deseados, oinlcuso, un manual de politicas que no se apegue a las necesidades reales de launidad de informacion para la cual es creado.
Debe hacerse incapie en la necesidad de contar en las unidades de informacioncon personal bibliotecario profesional, ya que la carencia del mismo es la queocasiona, en la mayor parte de los casos, la falta de conocimiento de herramientasy procesos de los cuales carece dicha unidad, lo que desencadena en la noexplotación de todo el potencial de la misma y por consiguiente, existirá unasatisfaccion baja o nula de necesidades de información.
Es necesario, además, que presonal biliotecario profesional que llevará a caboalgun cambio en una determinada unidad de información, conozca a profundidadtodas las caracteristicas de la misma ya que, de ello dependerá casi en sutotalidad que la propuesta final que se presente a la institución para suimplementación, este apegada a la realidad de la unidad de información para lacual se esta elaborando, y aunado a ello, seconsiga el crecimiento equilibrado delas colecciones del acervo de dicha unidad.
Para conseguir dichos conocimientos, será necesario, por parte del profesionalbibliotecario, numerosas visitas a la unidad de información que será la destinatariadel trabajo a realizar, ademas de entrevistas con los usuarios de dicha unidad, elpersonal que labore en la misma, así como directivos o personal involucrado en latoma de desiciones en la mencionada unidad o cuya ingerencia directa o indirecta,afecte al funcionamiento de la misma. Todo lo anterior, se podrá, y en algunoscasos, inclusive será necesario acompañar de estudios de mayor profundidad, enel caso de que las visitas y entrevistas, dejen dudas o vacíos en la informaciónobtenida y requerida para la realización de un trabajo de esta indole.
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En el caso del CEDOC de la PROFECO, la necesidad de implementar politicas dedesarrollo de colecciones, se hizo evidente desde las primeras visitas al mismo.Las entrevistas con el personal bibliotecario y algunos usuarios, denotaron queexiste una gran cantidad material en el centro que tiene poco o nulo uso, mientrasque existen otros documentos que, por sus condiciones, se convierten enimposibles de consultar, evidenciando así la necesidad de procesos de descarte,así como reacomodos de estanterías y adquisición de nuevos materiales.
La implementación de políticas de desarrollo de colecciones busca sanear variasdebilidades dentro del CEDOC, todo siempre con la finalidad de conseguir lasatisfaccion de las necesidades de los usuarios.
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