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POLICÍA NACIONALGESTION DOCUMENTAL

INTENDENTE ELIBERTO HERNANDEZ ANGULOJefe Grupo Gestión Documental

Bogotá, Diciembre de 2013

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• Objetivo: Implementar procedimientos que describen los lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se establecen parámetros para el control de temperatura y humedad relativa en las instalaciones policiales donde reposan los documentos institucionales, así como el tratamiento de los factores externos como son la luz, polvo, agentes biológicos que ejercen una acción negativa sobre la conservación del acervo documental.

• Alcance: Adoptar los parámetros necesarios que permitan garantizar la conservación de los archivos en la Policía Nacional, mediante la implementación de herramientas que control del deterioró de los mismos por causa de la temperatura y humedad relativa suscitada en los cambios climáticos presentes en la geografía Colombiana y demás agentes internos y externos que puedan afectar la información producida por la institución.

GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL

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La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propósito de establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, teniendo como ámbito de aplicación a la administración pública en sus diferentes niveles.

Las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la emisión de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de preservar la documentación. Aunque para algunos la conservación es un proceso aislado, los esfuerzos del Archivo General de la Nación por rescatar la importancia de la conservación como elemento de la función archivística, han dado frutos. Sin embargo, aún falta trabajo por desarrollar, ya que todavía existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los conocimientos básicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes beneficios para los documentos.

ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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El Archivo General de la Policía Nacional, ha buscado la manera de brindar asesoría a todas las unidades policiales, con el fin de ayudar a conservar de manera adecuada sus archivos. Una parte importante de esos archivos lo constituyen todos aquellos documentos susceptibles de ser declarados como bienes de interés institucional.

Nuestra institución logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina y legado cultural mediante procesos de apropiación y sentido de pertenencia. Es necesario cultivar una conciencia institucional para preservar la información.

Una forma importante de conservar el pasado es precisamente a través de los documentos que consignan el devenir histórico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias policiales y se constituyen en un valor histórico de referencia material y tecnológica. Por eso la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital.

ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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Para implementar medidas de conservación preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un programa integral de conservación, que debe contemplar la orientación, planeación y diseño de estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservación del material que custodia y/o produce cada unidad.

Para llevar a cabo este propósito en lo que concierne a los bienes documentales, es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente en la aplicación de las estrategias para su desarrollo y así lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio del cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la unidad, los compañeros y la institución a la cual estamos vinculados.

ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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DIAGNÓSTICO INTEGRAL

La evaluación de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento y control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones de las instituciones.

La falta de organización así como las deficiencias en las áreas de depósito y la carencia de sistemas de protección, tanto en los archivos de Gestión como en los Centrales e Históricos, propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnóstico integral. Este será la base a partir de la cual se formulen las medidas de conservación preventiva que deben aplicarse en los archivos.

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EI DIAGNÓSTICO GARANTIZA

Una visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo pues contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización.

Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus especificidades pues se evalúa el estado de conservación por medio del deterioro presente en los documentos.

Permite la formulación de programas de conservación preventiva, dirigidos a la corrección, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores involucrados, priorizando los relevantes.

Facilita los procesos de gestión documental que deben formular los archivos atendiendo a los principios rectores de la archivística de procedencia y orden natural, y al ciclo vital de los documentos.

Contribuye en la planificación dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas, permite proyectar presupuestos para la adquisición de materiales e insumos y tomar los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta física basados en la determinación de necesidades precisas.

Posibilita la prestación de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la entidad en general.

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El Sistema Integrado de Conservación (SIC), contemplado dentro de la ley 594 de 2000, en el capítulo XI, se define como el "Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final". La implementación del SIC es obligatoria en aquellas entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas.

Un Sistema Integrado de Conservación pretende integrar las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología que pueda ser aplicada a cualquier documentación, desde su producción hasta su disposición final.

EI SIC no puede depender únicamente del responsable de archivo o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde jefes de Gestión Documental, Comandantes de Regionales, Departamentos, Metropolitanas y Directores; y mantener constantemente un proceso de sensibilización a todo nivel, para concientizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de la institución.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)

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ESTRATEGIAS O PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN

Se formulan con el propósito de desarrollar soluciones integrales de conservación, contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicación debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo.

En términos generales los programas de conservación consisten en:

Sensibilización del personal.Migración de la información a otros soportes (tanto para documentos en papel, como electrónicos).Monitoreo y control ambiental y biológico Limpieza de áreas y documentos Uso y manipulación (materiales, métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento) Inspección y mantenimiento de instalaciones Prevención y atención de emergencias.

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SENSIBILIZACIÓN DEL PERSONAL

A través de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoración de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservación y organización de los archivos.

Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los archivos y a sus usuarios. Se hará especial énfasis en las diferentes instancias en las que se establecen y aplican los Programas de Gestión Documental y también en las que involucran préstamo, consulta y reprografía, ya que en todas ellas está involucrada la manipulación de la documentación.

Esta sensibilización se puede lograr a través de la programación de capacitaciones para los funcionarios, actividades lúdicas o incluso resultan de gran utilidad manuales didácticos y cartillas.

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LIMPIEZA DE ÁREAS Y DOCUMENTOS

La limpieza de áreas y documentos es una de las principales estrategias a desarrollar en materia de conservación preventiva.

Evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes, cajas y documentos y en control de factores que pueden ocasionar la aparición de contaminantes de tipo biológico.

La limpieza debe ser permanente y periódica. Específicamente para las áreas de depósito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en húmedo por lo menos una vez al mes y debe registrarse en formatos diseñados con el fin de hacer seguimiento y control del programa de limpieza.

Un buen programa de limpieza puede ser la fórmula más eficaz para prevenir problemas de deterioro en la documentación

EI objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las áreas de depósito y manejo documental.

La limpieza de áreas y depósitos no se debe hacer con productos que aporten humedad a los ambientes

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ELIMINACIÓN DEL POLVO

El polvo que ingresa a los depósitos de archivo y se almacena sobre estanterías, cajas, carpetas y documentos, guarda una estrecha relación con agentes biológicos entre los que se encuentran ácaros, esporas de hongos y bacterias generan manchas de diversos colores y degradación de fibras, cargas y encolantes , componentes principales del papel.

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PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depósitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal sepa cómo actuar en caso de desastre.

Se debe prever la actuación en tres instancias: prevención (antes), preparación (durante) y respuesta (después) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la protección del personal y del acervo documental.

Artículo 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la edificación .

Artículo 3: Prevención: Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias.

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los archivos deberán contar con suficientes extintores (preferiblemente de agente extintor limpio ó CO2 y no de agua ya que el daño del agua sobre las tintas solubles es irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio ó CO2 podrá tratarse en procesos de conservación una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depósito.

donde se ubicaran en el edificio, deberán tenerse en cuenta las siguientes pautas:

La distribución deberá ser uniforme.

Deberán ser visibles fácilmente a todas las personas.

Los lugares deberán ser de fácil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o equipos.

Deberán ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.

Deberán ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

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APOYO A LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA

EI objetivo es normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde su misma producción, a través de las oficinas de Radicación y Correspondencia de las unidades. De esta manera, el programa está dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la unidad. Se requiere la aplicación del Manual de Correspondencia (MACO) que establece las pautas que deberán ser cumplidas por todas las áreas, en los siguientes aspectos:

Normalización en la producción de tipos documentales: márgenes, uso de papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH ≥ 7), gramaje de mínimo 75 g/m², fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura e impresión. Controlar y restringir el uso de material metálico, perforación, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales.En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena). Usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo de correspondencia externa.

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LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN

Es importante tener presente que desde el punto de vista archivístico no existe mejor organización que la creación de los documentos estrictamente necesarios.

“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados"1. En esta fase se desarrollan los procesos de producción, recepción, distribución y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro del Programa de Gestión Documental existe el proceso de conservación, es desde la misma producción cuando se deben aplicar principios de conservación preventiva para lograr una adecuada preservación del acervo documental.

Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicación de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estén al día y cumpliendo con ellas. Juegan aquí un papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad.

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CARPETA COLGANTE PARA ARCHIVO DE GESTIÓN

Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad máxima recomendada para la unidad de conservación. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad máxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deberá excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorándose rápidamente. Las carpetas no deberán cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como "método de prevención" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta está diseñada para mantenerse cerrada.

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A propósito de la foliación, la documentación debe foliarse en lápiz de mina blanda, previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que garantizará que la documentación no se pierda, por el contrario ocasionará una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliación múltiple.

En los archivos de gestión, toda la documentación debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo que facilitará la recuperación de la información y futuras transferencias. Es importante recalcar que la ordenación debe ser descendente (el documento más reciente deberá ser el último dentro de la carpeta), de manera que se respete el principio de orden original.

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Deberá proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporáneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retención estipulado en la respectiva Tabla de Retención Documental; esto puede generar múltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baños, cafeterías y corredores entre otros

La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformación, manchas, rasgaduras y otros problemas. Cuando se producen rasgaduras en los folios que presenten el riesgo de pérdida total o parcial de la documentación puede implementarse el uso de pequeños puentes en forma de corbatín, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada "cinta mágica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes)

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TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRALLa transferencia primaria al Archivo Central, no debería constituir una dificultad para un archivo de gestión bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservación básicas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituir el material metálico por plástico o sencillamente retirarlo, llevar un inventario actualizado, hacer la foliación cada vez que se ingresa un documento al expediente, el primer paso será revisar la documentación y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips metálicos, revisar que este ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deberá foliarse de acuerdo con la normatividad vigente, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas, deben ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requiera re almacenar una vez hayan llegado al Archivo Central. NOTA: no es función de la persona responsable del archivo central, la preparación de la documentación para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el archivo de gestión, por esto la recomendación de implementar medidas de conservación todos los días de cada ciclo y en especial del primero (gestión), cobra mayor importancia en la medida en que facilitará el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no deberá recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron previamente.

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En este espacio solo deberá estar ubicada la estantería, cajas y carpetas que contengan la documentación. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biológicos.

Así mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulación, control y prevención, de nada servirá que se cumplan las especificaciones técnicas de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentación y el edificio mismo terminaran deteriorándose rápidamente.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentación. Esta última siempre deberá realizarse en seco. La limpieza de espacios debe programarse periódicamente para el depósito y para la estantería (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora.

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PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentación con el fin de protegerla. Algunas de estas normas son:

No mojar los dedos con saliva para pasar las páginas.

Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y mono gafas)

Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depósitos.

Controlar el préstamo de documentos y llevar un estricto control de quién los consultan.

Lavarse las manos después de consultar.

No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el almacenamiento de la documentación.

Es importante anotar, para una correcta conservación, deberán aplicarse desde el momento del trámite, durante la consulta, en el paso por el archivo central.

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MONITOREO Y CONTROL AMBIENTAL Y BIOLÓGICO

Para lograr una buena conservación, es necesario controlar de manera permanente las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminantes atmosféricos), en particular en áreas de depósito documental, consulta, limpieza y procesos técnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biológicos. Una vez se evalúen las condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climático dentro y fuera del archivo, será necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (según el caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatización, anjeos y filtros de polvo, entre otros.

Es necesario recordar que NO siempre podrá lograrse que los archivos cuenten con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se deberá controlar más que el lograr la temperatura y la humedad relativa ideales, los niveles de fluctuación, que no deberán exceder los 4°C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tenderá siempre amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuación mayor a la ya indicada, producirá cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte.

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UTILIZACIÓN DE TERMOHIGRÓMETROS

El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia en la preservación de los acervos documentales que son conservados en los archivos de la Institución, teniendo en cuenta que la incorrecta medición de estas variables contribuye al deterioro de los mismos, en este sentido tener en cuenta que el calor acelera el deterioro mientras que la humedad relativa fomenta las reacciones químicas, que combinadas con la alta temperatura, estimulan el crecimiento de agentes nocivos como hongos e insectos; de igual forma una humedad relativa extremadamente baja, puede conducir a la desecación y fragilidad de ciertos componentes en los soportes documentales.

Por lo anterior, es de suma importancia mantener condiciones ambientales estables dentro de los rangos recomendados, los cuales deberán mantenerse durante las 24 horas de los 365 días al año. Una de las condiciones que debe mantenerse controlada es el sistema de climatización (aire acondicionado, extractores y/o ventiladores); este control permitirá la disminución en los costos generados por la reparación de la documentación que pueda deteriorarse.

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NOTA: Para realizar el monitoreo en el cumplimiento del programa de conservación preventiva, se encuentra asociado en la Suite Visión Empresarial el FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL.

NOTA 2. El control de la temperatura debe ser responsabilidad de una persona específica en el área de almacenamiento, así mismo se deberá capacitar a un suplente para que cubra sus ausencias laborales.

NOTA 3. A todo el personal Responsable de los Archivos de Gestión de las Estaciones, Oficinas Asesoras y Grupos de la Plana Mayor de la Policía Metropolitana de Bogotá se les recomienda observar La Guía de Conservación Preventiva y uso del Termo higrómetros para los Archivos de la Policía Nacional que se encuentra en la Suite Visión Empresarial, Código: 1GD-GU-0001 , Fecha: 27-08-2013 , Versión 1.

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“Mi Policía y Yo Con Un Mismo Corazón”

INTENDENTE. ELIBERTO HERNANDEZ ANGULOJefe Grupo Gestión Documental MEBOG

mebog. guged@policia.gov.coTeléfono: 3166713212

SI. CEBALLOS VALDES WILLIAMAnalista Proceso de Gestión Documental