Planificación Estratégica

5 de febrero de 2007

David Haddock-DomínguezOficial de Reinversión Comunitaria

Scotiabank de Puerto Rico

Objetivos del Curso

Presentar componentes básicos en la preparación de un plan estratégico.

Explicar el método SWOT y llevar a cabo un ejercicio de práctica.

Explicar cómo nos ayudan las metas, objetivos y estrategias a dirigir

nuestras labores.

Presentar y trabajar con los componentes necesarios al preparar un plan de

trabajo.

Los Diferentes Planes

Territoriales

Organizacionales(Estratégicos)

Operacionales(Proyectos, Programas)

Estrategia

Arte o ciencia de ser general

Los generales: Dirigen ejércitos Conquistan terrenos Protegen ciudades Utilizan y administran recursos y suministros

Estrategia

Los medios para utilizar

los recursos de la

organización para lograr

los objetivos y las metas de

prioridad para intervenir en

asuntos críticos

Planificación Estratégica

Proceso por el cual una organización, empresa o entidad

visualiza su futuro y desarrolla los procedimientos y las

operaciones necesarias para alcanzar ese futuro

Presente¿Qué se quiere lograr?

¿Cómo se quiere lograr?Futuro Deseado

Implicaciones de la Planificación Estratégica

En ocasiones un plan estratégico implica decisiones sobre: Visión, Misión, Metas de la organización

Mercado (a quién se quiere servir)

Función de la organización en la comunidad

Tipo de programa, servicios y productos que se quieren ofrecer

Recursos necesarios para el éxito (personas, fondos, experiencia,

contacto, facilidades)

Cómo se pueden combinar los recursos, programas y contactos para

alcanzar la misión de la organización

Planes Estratégicos para el Desarrollo Comunitario

Tienen un propósito y encomienda sobre la comunidad

Las acciones e iniciativas vienen principalmente del tercer sector

Los actores deben responder y representar la comunidad

Mejorar la calidad de vida

Proceso de Planificación Estratégica

¿Dónde estamos?

•Cuestionarse hacia

donde queremos ir

•Identificar qué tenemos

y qué queremos

•Fortalezas

•Debilidades

•Oportunidades

•Riesgos

Situación Estratégica

¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo llegamos?

•Programas

•Actividades

•Servicios

•Asignación de recursos

humanos

•Itinerario

•Monitoreo

•Misión

•Metas

•Objetivos

•Estratégicas

•Areas de Enfoques

•Clientela

•Asuntos críticos

Operaciones EstratégicasDirección Estratégica

¿Dónde Estamos?

Conlleva revisitar la misión

Analizar qué nos ha funcionado

y qué no (y porqué)

Reconocer lo que tenemos y

queremos alcanzar

Llevar a cabo un análisis de

SWOT

¿Qué se discute para saber Dónde Estamos?

Variables Internas

Aquellas cosas sobre las cuales

la organización tienen control

directo o puede hacer algo sobre

el particular

Variables Externas

Circunstancias sobre las cuales

la organización NO tiene

injerencia directa

Método SWOT

Ambiente Interno

Fortalezas (strenghts)

Debilidades (weakness)

Ambiente Externo

Oportunidades (opportunies)

Riesgos / amenazas (threats)

Método utilizado en la planificación estratégica que analiza el ambiente interno y externo

Método SWOTVariables Internas

FortalezasFortalezas

Características positivas y

sólidas de la organización que

contribuyen al cumplimiento de

la misión

Cualidades que ponen a la

institución en ventaja

competitiva

DebilidadesDebilidades

Características que limitan a la

organización para realizar su

misión

Se deben pensar de manera que

se reduzcan al mínimo para

eliminar o mitigar las fallas,

debilidades o puntos a mejorar

Método SWOTVariables Externas

OportunidadesOportunidades

Factores del contexto externo o

cambios que pueden representar

oportunidades para la

organización

Si el factor, cambio, variable,

etc. es positivo representará una

oportunidad

Riesgos / AmenazasRiesgos / Amenazas

Factores del contexto externo o

cambios que pueden representar

una amenaza para la

organización

Si el factor, cambio, variable,

etc. es negativo representará un

riesgo

Variables

Internas Estructura organizacional

Administración (finanzas, recursos

humanos, certificaciones)

Junta de Directores, Comités,

Juntas Asesoras

Facilidades y equipo

Población a la que sirven

Programas y proyectos

Alianzas

Externas

Tendencias poblacionales o

socioeconómicas

Localización y características

geográficas

Ingresos de los participantes

Asuntos críticos de la

comunidad inmediata

Fuentes de fondos

Legislaciones

¿Cómo hacemos el Análisis?

Discusiones en grupo

Se establecen los temas a discutir y se entran en ellos

Debe ser dirigido por un tercero

Se debe evitar acusar y echar culpas

Entrevistas – es una método más confidencial, pero conlleva preparación de un

instrumento estructurado

Grupos Focales

Son muy productivos si tienen un buen conductor

No todos participan del grupo focal

Se deben nominar personas que sean representativas de todo los ámbitos de acción

Ejercicio de PrácticaSWOT

Fortalezas Debilidades Oportunidades Riesgos/Amenazas

¿Cuáles son las fortalezas más importantes de nuestra organización?

1.2.3.

¿Cuáles son las debilidades que más limitan a la organización de funcionar al máximo?1.2.3.

¿Cuáles son las oportunidades de las cuales estamosaprovechándonos al máximo?1.2.3.

¿Cuáles son las tres tendencias o amenazas que más ejercen un impacto negativo en la organización actualmente?1.2.3.

¿Cuáles son las fortalezas más importantes de nuestro personal?1.2.3.

¿Cuáles son las debilidades que más limitan a nuestro personal y otros recursos humanos de lograr el óptimo de su potencial?1.2.3.

¿Cuáles son las oportunidades de las cuales no

estamos sacando provecho?1.2.3.

¿Cuáles son las trestendencias o amenazas que más pudieran tener un impacto negativo en la organización en el futuro? 1.2.3.

¿Qué cambios debemos hacer para enriquecer / mejorar nuestrasfortalezas?1.2.3.

¿Cuáles son los cambios que tendrían el mejor impacto en mitigar las debilidades?1.2.3.

¿Qué cambios debería hacer la organización para maximizar las oportunidades? 1.2.3.

¿Qué cambios debería hacer la organización para reducir al mínimo los riesgos?1.2.3.

Dirección Estratégica¿Hacia Dónde Vamos?

Se define a partir de: Valores Visión Misión Metas Objetivos

Valores

Visión

MISIÓN

METAS

Áreas Programáticas

OBJETIVOS

ACTIVIDADES

Jerarquía de Componentes

Visión

Misión

Provee un entendimiento de lo que quiere ser la organización basado en los valores

Es un planteamiento de la razón de ser de la organización, que contiene su propósito y función que lleva a cabo

La Misión debe:•Contener el resultado final que la organización quiere lograr•Ser una frase u oración•Se puede revisitar•Si es alcanzable puede variar

Ejemplo de Misión

Misión de la Fundación Comunitaria de Puerto Rico

Desarrollar las capacidades en las comunidades en

Puerto Rico para que logren su transformación social y

autosuficiencia económica, estimulando la inversión en

las comunidades y maximizando el impacto y

rendimiento de cada contribución

MetasJerarquía de Componentes

Las metas son expresiones generales sobre lo que la organización quiere lograr

para cumplir con su misión

Proporcionan un sentido de dirección (evita confusiones y permite reaccionar con un

sentido claro de lo que se quiere lograr cuando ocurren cambios)

Permiten enfocar esfuerzos (compromiso en la utilización de los recursos limitados)

Guían nuestros planes y decisiones (las acciones se pueden mirar a la luz de las metas)

Sirven para evaluar avance (son un marco de referencia)

Ejemplo de Metas

Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas

Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños

Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar

EstrategiasJerarquía de Componentes

Corresponden a cada una de las metas; son frases que recogen los métodos o las formas en que las metas se van a ir alcanzando

Buscan entender y resolver temas específicos

Es importante que estas estrategias busquen lidiar con las situaciones internas y externas que rodean la organización

Ejemplo de Estrategias

Meta: Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas

Estrategias

Generar más ingresos de los programas

Ampliar las campañas anuales de donativos individuales

Aumentar los donativos de corporaciones

Identificar nuevas fuentes de fondos Identificar donantes potenciales

Meta: Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar

Estrategias

Aumentar el presupuesto del programa de niños

Incorporar en el programa juegos de mesa que estimulen el pensamiento estratégico

Extender el horario de participación Formar equipos y participar en

competencias nacionales Incorporar a los padres en los

talleres de resolución de conflictos

ObjetivosJerarquía de Componentes

Es la expresión de un logro

deseado y mesurable

Debe expresar lo que la

organización quiere lograr, para

quién y cuándo

Debe relacionarse con el logro

esperado de la comunidad

Deber ser compatible con la

misión y metas

Deber ser claro y preciso

Identificar a las

personas/clientes a beneficiarse

Identificar el grado de cambio

que se quiere lograr

Determinar el tiempo

Ejemplo de un Objetivo

Meta: Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños

Estrategias Establecer un centro de empleo Aumentar el fondo de préstamos Ofrecer servicios de intermediación financiera

ObjetivoObjetivo Para el 2006 haber ofrecido 15 préstamos de aproximadamente $15,000 en Para el 2006 haber ofrecido 15 préstamos de aproximadamente $15,000 en

los municipios X, Y, Z para comerciantes con necesidad de capital los municipios X, Y, Z para comerciantes con necesidad de capital operacional.operacional.

Actividad Preparar y someter solicitud de fondos al Departamento del Tesoro de Estados

Unidos para diciembre 2004.

Ejercicio de PrácticaDiseñar Metas, Estrategias y Objetivos

A practicar en grupos....

Operaciones Estrategicas¿Cómo llegamos?

Definiendo las actividades

Estableciendo los cambios a los programas, administrativos,

institucionales

Agrupando las metas por áreas de enfoques

Motivando al empleado

Diseñando un instrumento de implantación claro, sencillo y fácil de

utilizar (tiempo, responsables, logros)

Plan EstratégicoEjemplo

1. Administración

2. Programas

3. Alianzas

4. Finanzas

Misión

Valores

Metas Areas de Enfoque Estrategias

Plan de TrabajoEjemplo

ActividadesActividades FechaFecha ResponsableResponsable

1.1 12/07 Directora Ejecutiva

1.2

1.3

1.4

1.5

1. Administración

Medidas de Exito

Resultados o Impacto Se refiere a lo que los programas generan o

producen Deben ser recopilados periódicamente

Logros Determina qué se alcanzó con respecto a lo

planificado

Presupuesto vs. Costos

El presupuesto es la proyección de ingresos y gastos de la organización en términos de cuánto cuesta los programas y de dónde proviene el dinero. El presupuesto se puede modificar durante la implantación de los programas.

Los costos se refieren al estimado y cotización de la cantidad que se debe incurrir o gastar para administrar y operar.

Fondos

Dinero comprometido con el cual podemos contar No se deben definir metas ni objetivos si no se

tienen los fondos comprometidos o por lo menos las fuentes posibles de fondos

INFORMACIÓN COMO FUENTEINFORMACIÓN COMO FUENTEDE CONOCIMIENTODE CONOCIMIENTO

• Base de datos

• Publicaciones

• La Comunidad

• Centros de Información

Tipos de Información

Primaria

Ventajas Es pertinente Disponible en el formato

necesario Actualizada

Desventajas Consume tiempo Costosa

Secundaria

Ventajas Fácil de obtener Ahorra tiempo y dinero Credibilidad

Desventajas Puede ser obsoleta Sesgo por método Tiene un formato establecido

Tipos de InformaciónEjemplos

Fuentes Primarias

Entrevistas Cuestionario Grupos Focales

Fuentes Secundarias

Directorios Estudios/Tesis Revistas/Periódicos Publicaciones Estadísticas

Censo 2000

Edad Sexo Ingreso familiar Número de personas en el

grupo familiar Hogares Viviendas (ocupadas, rentadas)

Otros datos

Sector Censal

Barrios

Municipios

Puerto Rico

Censo Económico

Comercio al por mayor Comercio al detal Sector de servicios Manufactura Construcción Agricultura

Tipo y número de establecimientos

Ventas anuales Nómina annual Número de empleados

¿Cómo buscar en el Internet?

www.yahoo.com

www.google.com

www.lycos.com

www.altavista.com

Agencias Federalesen el Internet

Department of Commerce – Economic Development

Administration Com de Comercio: www.doc.gov/eda

Housing and Urban Development (HUD): www.hud.gov

US Department of Agriculture: www.usda.gov

Federal Agencies Directory: www.lib.lsu.edu

Otros Sites de Internet

UPR Mayagüez: www.uprm.edu

Oficina del Censo: www.censo.gobierno.pr

Small Business Administration: www.sba.gov

Negociado del Censo: www.census.gov

Página de las Agencias del Gobierno de PR: www.dtop.gobierno.pr

Periódicos Online

El Vocero www.vocero.com

Primera Hora www.primerahora.com

La Estrella de Puerto Rico www.estrellapr.com

El Nuevo Día www.endi.com

¡¡¡Ahora Sí!!!