plan gestion proceso transferencia v 1.0

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1 INTRODUCCION 1.1 PROPOSITO Este documento contiene el Plan de Transferencia y Transición, el cual se desarrolla dentro del alcance de la Línea de Servicios asociados a los procesos de Transferencia y Transición del operador del Outsourcing dentro del marco del contrato de operación del outsourcing tecnológico de la SNR (Actualmente Contrato No. 453 de 2012). Este plan es una guía a seguir para la Transferencia y Transición de las lineas de servicios a ser entregadas a un Operador Nuevo del outsourcing tecnológico, de tal forma que le permita a la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) contar con una operación de sus servicios de manera ininterrumpida durante los tres meses de su ejecución paralela a la operación del servicio. Este documento es una versión preliminar y puede tener cambios o modificaciones de acuerdo a la planificación de actividades que se desarrolle con el Nuevo Operador de los servicios. Dichas modificaciones pueden corresponder a actividades, entregables, documentos u otros que se requieran contemplar para garantizar la continuidad en las operaciones de la SNR con el Nuevo Operador. 1.2 AUDIENCIA Este documento está dirigido al equipo de proyecto del Operador Actual (ETB), del Nuevo Operador que asigne la SNR y la SNR con el fin de dar a conocer actividades y alcance de la Transferencia y Transición para servir de consulta y como guía para la ejecución y control de esta línea de servicio del Contrato No. 453 de 2012. 1.3 REFERENCIA CONTRACTUAL

1. El Contrato Actual de la operación del outsourcing tecnológico de la oficina SNR: Contrato No. 453 de 2012 suscrito entre la SNR y la ETB con Supervisión de la Jefe de la Oficina de Informática de la SNR.

1.4 GLOSARIO

ANS. Acuerdos de Niveles de Servicio. Acuerdos entre las partes para fijar el nivel de calidad del servicio

DCA. Data Center Alterno. Centro de datos alterno, donde se encuentra la infraestructura que soporta el SIR en caso de una contingencia o desastre.

DCP. Data Center Principal. Centro de datos principal, donde se encuentra la infraestructura que soporta SIR, Correo y Portal en producción.

DRP. Disaster Recovery Plan. Plan de recuperación de desastres.

Matriz RACI. Es una herramienta útil para la asignación de responsabilidades en la gestión de proyectos.

R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización.

A Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él.

C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el

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trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).

I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.

Operador Actual. Empresa responsable de la administración, gestión y operación de la plataforma tecnológica actual y operador del Outsourcing de los servicios en la SNR. Actualmente, es la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB mediante contrato base de operación No. 453 de 2012.

Operador Nuevo. Empresa responsable de la ejecución del nuevo contrato para el Outsourcing de la plataforma tecnológica en la SNR dentro del marco del BPO.

SNR. Superintendencia de Notariado y Registro, entidad a la cual se le presta el servicio del outsourcing operativo.

SIR. Sistema de Información Registral.

BPO. (Bussines Process Outsourcing) Proceso de Tercerización del Negocio. 2 CONTEXTO DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA Y TRANSICIÓN

2.1 ALCANCE El alcance de esta línea es la trasferencia del conocimiento del modelo de gestión del servicio de la operación del outsourcing en la SNR por parte del Operador Actual ETB, de tal forma que permita a la SNR realizar un cambio de operación de su Plataforma tecnológica y de gestión de operación hacia un modelo, aprovechando el conocimiento y experiencia del Operador Actual, la correcta y completa transferencia y transición de los mismos a la empresa proveedora que va a gestionar y ejecutar el outsourcing de operación sin impactar la prestación de sus servicios de la Entidad y garantizar que el Operador reciba el conocimiento de la operación actual. Adicionalmente, el alcance de la línea contempla la actividad traspaso de la operación de la plataforma de la SNR, lo cual implica el cierre y entrega del Operador Actual de la responsabilidad de la prestación del servicio al Operador Nuevo que asigne la SNR. El desarrollo del alcance contempla actividades relacionadas con:

Transferencia de conocimiento.

Transferencia de políticas, procesos, procedimientos y plantillas.

Transferencia de recursos (ETB realiza transferencia de los recursos a su cargo de propiedad de la SNR).

Transición de los servicios de outsoursing el operador actual al nuevo operador asignado.

Entrega de la operación del outsourcing.

Las actividades de Transferencia y Transición se desarrollan sobre las siguientes líneas de servicio:

Servicios e Infraestructura de Conectividad.

Servicios e Infraestructura del Datacenter Principal.

Servicios e Infraestructura del Datacenter Alterno

Servicios e infraestructura para la administración, soporte y mantenimiento del sistema de información registral – SIR.

Servicios e infraestructura para la mesa de ayuda integrada.

Servicios, infraestructura, procedimientos para la gerencia y administración del proyecto y para la gestión del conocimiento de los procesos involucrados en el contrato No. 453 de 2012.

Servicios e infraestructura para el hosting, la administración, soporte, actualización y mantenimiento del web site o portal de SNR.

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Servicios e infraestructura para el hosting, la administración y soporte del correo electrónico corporativo de la SNR.

La ejecución del plan de la línea de transferencia y transición está contemplada realizarse en los últimos tres meses de ejecución dentro del marco del Contrato Actual de la operación del outosurcing tecnológico de la SNR. La ETB debe generar los mecanismos para una adecuada transferencia y transición al nuevo operador, entendidos estos como los procedimientos o actividades pertinentes para su ejecución; incluyendo los refuerzos de capacitación a su equipo de trabajo sobre la operación en la SNR con el fin de disponer de los recursos necesarios requeridos por cada línea de servicio, tanto para las actividades de transferencia y transición como para la operación del servicio, y así garantizar a la SNR la continuidad de la operación y el cumplimiento de los requerimientos técnicos, de experiencia, formación y personal necesarios para cumplir con los compromisos y alcances del contrato No. 453 de 2012.

2.2 PREMISAS

A continuación se lista una serie de consideraciones a tener en cuenta para la ejecución de esta línea de servicio:

Las actividades definidas para esta lìnea de servicio deben estar contenidas dentro de un Cronograma de Transferencia y Transición que permita su planeación, el control y seguimiento de la ejecución de línea, asi como la asignación de los recursos requeridos dentro de los tiempos enmarcados de acuerdo con la directriz de la SNR de realizar el proceso de transferencia y transición en tres (3) meses.

Cualquier retraso en la ejecución de las tareas definidas en los cronogramas y procedimientos establecidos para la transferencia y para las etapas de migración y estabilización serán evaluadas por parte de los comités definidos (ETB, SNR y el Operador Nuevo) y deberán establecerse acciones que permitan cumplir con los objetivos de la línea.

El cumplimiento de las actividades y entregables con la calidad y en los tiempos estimados será responsabilidad del equipo que se conformará entre ETB, el Operador Nuevo y la SNR de acuerdo a la definición de roles y responsabilidades que se establezcan en este plan. Si alguna actividad no queda precisada en este cronograma y durante las actividades de transición se requiere su ejecución y se encuentra dentro del alcance del contrato 453, debe ser responsabilidad de quien entrega hacer la respectiva transferencia aún sobrepasando los 3 meses de plazo definidos, enmarcado dentro del plazo de ejecución del contrato 453 de 2012.

Los tiempos y actividades definidas en el cronograma, pueden ser ajustados de acuerdo a la estrategia que se acuerde entre ETB, el Operador Nuevo y la SNR, teniendo como referencia los tiempos y compromisos contractuales.

El tiempo de estabilización de los canales dependerá de la estrategia del Operador Nuevo, dado que éste puede continuar con los actuales proveedores de última milla o puede migrar a otros.

La aprobación del cumplimiento del proceso de transferencia y transición será dada por SNR y/o la supervisoria asignada por SNR, con la aceptación del Operador Nuevo y de ETB., cualquier diferencia serán tratados en los comités definidos para la línea y acuerdos con los compromisos contractuales.

Una vez SNR cuente con un Operador Nuevo y antes de dar inicio al proceso de transferencia y transición, se debe revisar entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR) el diagrama de etapas del proceso de transferencia y transición y ajustar según se estime conveniente, para incluir

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mejoras en la interrelación y facilitar el seguimiento y control de las actividades definidas en el plan de transferencia y transición, mejora que en ningún caso podrán demandar recursos que vayan más allá de los suministrados dentro del alcance del contrato y siempre y cuando no sea en detrimento de la operación.

Una vez SNR cuente con un Operador Nuevo y se de inicio al proceso de transferencia y transición, se deben priorizar las actividades relacionadas con la línea de la operación SIR, incluyendo las migraciones de Folio a SIR y el desarrollo de nuevos requerimientos.

Durante el proceso de transferencia y transición, los ANS que se aplicarán tanto a ETB como al Operador Nuevo, serán los definidos en cada contrato que le corresponda a cada operador.

Los medios externos (discos duros con puerto USB) necesarios para los backup que serán utilizados por el Operador Nuevo serán provistos por la SNR.

Los backups para la etapa de pruebas se entregarán tantas veces como sean requeridos, de acuerdo a los tiempos y formatos establecidos a continuación:

SIR: Incluye base datos, OID, fuentes y ejecutables. o Formato: Actualmente se entrega en formato (EXT3, NTF). Si el formato

solicitado es diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR). - BASE DE DATOS: Exp full backup EXPDP o datapump. Efectuado en paralelo

a 16 procesos, FULL EXPORT. - OID: LDAP, Archivo texto. - FUENTES : *.java y toda la estructura de los fuentes. - EJECUTABLES: *.jar y *.ear - SIR Desplegado: Copia tar.gz de la carpeta /jboss-4.04GA/ - Copia

comprimida. o Tiempos: 8 días calendario a partir de la entrega del medio (Disco Duro) por

parte de la SNR a la ETB.

Portal: o Formato: Actualmente se entrega en formato (EXT3,NTF). Si el formato solicitado

es diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR). - BASE DE DATOS - EJECUTABLES - FUENTES

o Tiempos: 8 días calendario a partir de la entrega del medio (Disco Duro) por parte de la SNR a la ETB.

Correo: o Formato: Actualmente se entrega en formato NTFS. Si el formato solicitado es

diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR). - BASE DE DATOS DE LA CUENTAS DE CORREO: PST


Mesa de ayuda ofimática: o Formato: Este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).

- BASE DE DATOS o Tiempos: 3 días calendario a partir de la entrega del medio (Disco Duro) por

parte de la SNR a la ETB.

Mesa de ayuda funcional: o Formato: Se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).

- BASE DE DATOS o Tiempos: 3 días calendario a partir de la entrega del medio (Disco Duro)

KM: (Incluye base de datos) o Formato: Actualmente se entrega en formato EXT3. Si el formato solicitado es

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diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR). - BASE DE DATOS


Estos backups deben entregarse por parte de la ETB junto con el procedimiento de restauración (incluido el detalle de la plataforma de hardware y software) y logs generados por cada backup, que le permita al nuevo operador, realizar esta actividad sin contratiempos. Y en general los contemplados para las aplicaciones y datos que se encuentran dentro del alcance del contrato del contrato de operación del outsoursing de la plataforma (actualmente contrato nro 453 de 2012).

En caso que la SNR requiera un backup de carácter urgente, la ETB debe utilizar sus procedimientos de entrega de backup prioritario, con el fin de agilizar los tiempos para su generación de acuerdo con la solicitud expresa de la entidad. El disco duro será provisto por la SNR para la toma de dicho Backup.

Los backups para el proceso de Puesta en Operación y Estabilización serán definidos entre las partes (ETB, Nuevo Operador y SNR), teniendo en cuenta la criticidad de esta actividad.

Durante la fase de Transición (implementación de servicios) que realice el Nuevo Operador en la plataforma dispuesta para ello, ETB brindará apoyo para resolver las dudas e inquietudes que le surjan y requiera el Operador Nuevo sobre la operación del outsourcing Actual. Adicionalmente sicronizarán las partes involucradas (ETB, Operador Nuevo y SNR) las labores conjuntas para la Puesta en Operación de la nueva plataforma.

Las actividades de apoyo de ETB relacionadas con actividades de transferencia de conocimiento implican la socialización del funcionamiento de las Líneas de Servicio, la documentación y entregables de cada una de ellas y en general las contempladas en el alcance del contrato 453 de 2012. Estas actividades deben estar detalladas en el cronograma de Transferencia y Transición y estar respaldadas por listas de chequeo que permitan controlar el avance punto a punto de las actividades.

Para la transferencia y transición al Operador Nuevo, éste debe ejecutar tantas pruebas como sean necesarias por línea de servicio, para poder garantizar que el servicio continuará. En caso de necesitarse más iteraciones de pruebas, estas deberán programarse conjuntamente.

ETB debe entregar por cada línea de servicio del contrato 453 de 2012 un plan de pruebas funcionales, técnicas y de integridad, que se ejecutan actualmente, como referencia para el Operador Nuevo, el cual puede ajustarlo de acuerdo a las necesidades de implementación en la nueva plataforma que designe para ello durante la fase de transferencia y transición.

En aras de capacitar al Operador Nuevo en el proceso de migración de una ORIP manual la ETB deberá permitir que el Operador Nuevo asista a la migración de una oficina que hubiera sido programada por la SNR dentro del período de transición del contrato.

Se deben contemplar ventanas de tiempo para realizar los procesos de cargue de información en las diferentes bases de datos e inicio de operación con la nueva plataforma que designe el nuevo operador, realizando las respectivas campañas de socialización por parte del nuevo operador.

ETB recomienda que la actividad Puesta en Operación y Estabilización que da inicio a la operación con el nuevo operador y cierre de la operación con ETB, se ejecute en un fin de semana preferiblemente con un día festivo; en cualquier caso, este tiempo para migrar a la

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nueva plataforma se deberá definir con la SNR conjuntamente.

Las tareas asociadas con la Puesta en Operación con el Operador Nuevo y que involucren cambios en la operación actual deben ser programadas y siguiendo el proceso de control de cambios establecido entre las partes (ETB, Operador Nuevo, SNR).

Para la migración de los servicios de conectividad por parte del nuevo operador, ETB realizará de manera remota los cambios de configuración que se requieran, y es responsabilidad del nuevo operador contar con personal en sitio y asumir los costos asociados.

El cronograma debe contemplar de manera explícita las actividades de Puesta en Operación y Estabilización como divulgación, entrega definitiva de cada base de datos y/o aplicación, etc. teniendo en cuenta su criticidad para la prestación de los servicios en y de la SNR, con listas de chequeo y de revisión de puntos de control y planes de acción definidos por cada línea de servicio con responsables (ETB, Nuevo Operador y SNR).

ETB, SNR y el Nuevo Operador deberan asignar personal idóneo para suministrar y recibir la información relacionada con la socialización y transferencia de conocimiento inherente a cada línea de servicio del proceso de Trasferencia en mención.

Toda la documentacion, entregables y productos que hagan parte del proceso de transferencia deben estar debidamente actualizados, completos y que correspondan con la operación actual del Outsourcing de tecnológico. Esta información debe estar disponible oportunamente para la consulta del grupo de trabajo de esta línea de servicio.

2.3 RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA LINEA 2.3.1 ETB ETB suministrará los siguientes recursos :

Tabla 1 Recursos, roles y responsabilidades de ETB

Línea Recurso Rol Responsabilidades

Todas las líneas

Supervisor del Contrato

Supervisor del Contrato

Participar en los Comités de Seguimiento y de Puesta en Operación y estabilización.

Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de todas las líneas

Planear, proponer y coordinar acciones para lograr el cumplimiento del cronograma y de compromisos del contrato.

Todas las líneas

Gerente de la PMO Gerente de la PMO

Liderar y coordinar las reuniones de seguimiento de los comités y presentar los informes de avance y de resultados de la línea.

Planear, proponer y coordinar acciones para lograr el cumplimiento del cronograma y de compromisos del

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Línea Recurso Rol Responsabilidades

contrato.

Definir estrategias que faciliten la entrega al Operador Nuevo

Participar en los Comités de Seguimiento y de Puesta en Operación y estabilización.

Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de todas las líneas

Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de KM y PMO y en general de todas las líneas.

Encargo de entregar, validar y socializar los productos de la línea de trasferencia y transición.

Conectividad Ingeniero de proyectos

Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la línea

Ingeniero residente Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la línea.

Ingeniero de proyectos

Analista Análisis de requerimientos del nuevo operador asociado con la conectividad.

Ingeniero de aprovisionamiento

Configurador Realizar los cambios en la configuración en los equipos de ETB requeridos para la migración temporal del nuevo operador.

Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de conectividad

Participar en los Comités de Seguimiento.

Participar en el Comité de Puesta en Operación y estabilización cuando sea requerido.

Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de conectividad.

DCP Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la línea



Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de DCP



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de DCP.

DCA Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la línea



Líder de DRP Capacitador Socializar y transferir el conocimiento

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asociado DRP

Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de DCA



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de DCA

SIR Ingeniero Líder de desarrollo

Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la línea.

Ingeniero (Coordinador Mesa de Ayuda)

Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea

Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de SIR



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de SIR

Mesa de Ayuda

Ingeniero (Coordinador Mesa de Ayuda)

Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea.

Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de Mesa de Ayuda.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de Mesa de Ayuda.

Portal Ingeniero Líder Portal Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea.

Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea.


Analistas Análisis de requerimientos del nuevo operador asociado con el Portal



Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de Portal.



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Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de Portal.

Correo Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea.

Ingeniero líder Soporte Funcional Correo

Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea.


Analistas Análisis de requerimientos del nuevo operador asociado con el Correo



Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de Correo.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de ETB de la línea de Correo.

KM PMO Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la Línea.

2.3.2 SNR De parte de la SNR, los recursos asignados serán:

Tabla 2 Recursos, roles y responsabilidades de SNR

Línea Recursos Rol Responsabilidades

Conectividad Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea de conectividad



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea de conectividad.

DCP Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea DCP.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea DCP.

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DCA Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea DCA.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea DCA.

SIR Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea SIR.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea SIR.

Portal Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea Portal.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea Portal.

Correo Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea Correo.



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea Correo.

KM y PMO Líder de la línea Líder de la línea Responsable de la ejecución del proceso de transferencia en la línea KM y PMO



Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de la línea KM y PMO.

Proceso de transferencia

Líder de la línea Líder de la línea Participar en los Comités de Seguimiento.


Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad de SNR de todas las líneas.

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Todas las líneas

Líder general del proyecto

Líder de la línea Participar en los Comités de Seguimiento.



Todas las líneas

Supervisor del contrato

Supervisor del contrato




2.3.3 INTERVENTORIAS De igual manera en caso de existir interventorías a los contratos del Proceso de Outsourcing operativo de los servicios tecnológicos de la SNR , estas deberán ser parte del grupo de trabajo de la línea así:

Tabla 3 Recursos, roles y responsabilidades de Interventoría


Interventoría Operador Nuevo

Gerente interventoría Operador Nuevo

Gerente Interventoría Operador Nuevo

Responsable de supervisar y asegurar la ejecución del proceso de transferencia en toda las líneas

Participar en los Comités de Seguimiento y en el Comité de Puesta en Operación y estabilización

Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad del Operador Nuevo

Sugerir o proponer mejoras a las actividades definidas para la línea

Generar informes relacionados con ejecución de actividades

Líderes de las líneas


Responsables de supervisar las actividades relacionadas con transferencia para cada una de las líneas.



Interventoría Operador Actual

Gerente interventoría Operador Actual

Gerente Interventoría Operador Actual

Responsable de supervisar y asegurar la ejecución del proceso de transferencia en toda las líneas

Participar en los Comités de Seguimiento y en el Comité de Puesta en Operación y estabilización

Asegurar el cumplimiento de las actividades de responsabilidad del Operador Actual

Asegurar la continuidad de la operación y

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prestación de servicios de la SNR en la plataforma Actual





Responsables de supervisar las actividades relacionadas con transferencia para cada una de las líneas.



2.4 COMITES De igual forma se establecen los siguientes comités como órganos de seguimiento, control y de autoridad durante la ejecución de esta línea de servicio:

2.4.1 COMITÉ DE SEGUIMIENTO AL PROCESO DE TRANSFERENCIA Y TRANSICIÓN

Revisar el avance y ejecución del plan de la línea de transferencia y transición para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la línea con la calidad y en los tiempos acordados.

Funciones:

Verificar el cumplimiento de compromisos adquiridos por los integrantes durante la semana y control sobre la gestión de riesgos.

Proponer acciones preventivas y correctivas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la línea con la calidad y en los tiempos acordados.

Registrar y socializar lecciones aprendidas durante la ejecución de las actividades

Revisar y actualizar el plan de transferencia de ser requerido.

Realizar la propuesta y aprobación de control de cambios requerido por el proyecto.

Presentar al Comité Directivo del Contrato los informes, alertas o situaciones críticas que requieren o afecten el servicio de la entidad y requieran intervención de toma de decisiones.

Frecuencia: Semanal Agenda: Debe ser propuesta por el Gerente de proyecto ETB teniendo en cuenta los compromisos y actividades del cronograma. Acta: El gerente del proyecto ETB se encargará de elaborar y socializar las actas de compromisos y de avance del comité. Participantes: ETB: Uno o dos Líderes de línea Gerente de la PMO SNR: Líderes de Transferencia Líder general del proyecto

Uno o dos Líderes de línea

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Líder de KMO Interventoría Operación Actual:

Gerente de la interventoría del contrato 453 de 2012. Interventoría del Contrato del Nuevo Operador: Gerente de la interventoría del Contrato del nuevo operador Nuevo Operador: Uno o dos Líderes de línea Gerente de PMO 2.4.2 COMITÉ DE PUESTA EN OPERACIÓN Y ESTABILIZACIÓN Coordinar la ejecución de las actividades necesarias para el traspaso de la operación del outsoursing en la SNR del Operador Actual al Nuevo Operador garantizando la continuidad de los servicios prestados por la Entidad Funciones:

Dar prioridad, coordinar y disponer la ejecución de las actividades de traspaso de la operación.

Autorizar acciones correctivas y preventivas que faciliten el cambio de operador del Outsourcing.

Tomar decisiones de manera oportuna y eficiente que conlleven a una correcta prestación del servicio sobre la plataforma de la SNR.

Llegar a acuerdos que beneficien la prestación del servicio en la Entidad.

Autorizar cambios prioritarios, modificaciones a la planeación, marcha atrás de la operación y aspectos que afecten la ejecución del plan del proceso de transferencia.

Disponer y hacer cumplir las acciones para contar con información sobre personal, logística, descripción de los sistemas entre otros necesarios para el análisis de las situaciones presentadas.

Establecer y mantener lazos de comunicación entre las partes.

Tomar decisiones en situaciones críticas durante las cuales se deben llevar a cabo actividades de mitigación, evaluación, respuesta, reconstrucción y control, con la ejecución de los planes de emergencia con el fin de disponer de la prestación de los servicios con los niveles de calidad y ANSs establecidos.

Realizar la propuesta y aprobación de control de cambios requerido por el proyecto.

Presentar al Comité Directivo del Contrato los informes, alertas o situaciones críticas que requieren o afecten el servicio de la entidad y requieran intervención de toma de decisiones.

Frecuencia: De acuerdo a la necesidad. Agenda: Debe ser propuesta por el Gerente de proyecto ETB teniendo en cuenta los compromisos y actividades del cronograma en el marco del Contrato No. 453 de 2012. Acta: El gerente del proyecto ETB se encargará de elaborar y socializar las actas de compromisos y de avance del comité. Participantes:

ETB: Líderes de la línea de acuerdo a necesidad Gerente de Proyecto Administrador del contrato SNR: Líderes de la línea de acuerdo a necesidad

Líder de transferencia Líder general del proyecto Director de Desarrollo Registral

Supervisor del Contrato Outsourcing Jefe de la Oficina de Informática

Interventoría 453: Gerente de la interventoría del contrato 453

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Líderes de la línea de acuerdo a necesidad Interventoría Contrato Nuevo Operador: Gerente de la interventoría del contrato nuevo operador

Líderes de la línea de acuerdo a necesidad Nuevo Operador: Gerente de Proyecto

Líderes de la línea de acuerdo a necesidad 2.5 ESCALAMIENTO La siguiente figura ilustra el nivel des escalamiento a utilizar en el proceso de transferencia y transición al nuevo operador que designe la SNR para realizar la operación del outsourcing tecnológico de la SNR.

Ilustración 1 Nivel de escalamiento

El propósito del proceso de escalamiento es asegurar que los asuntos y problemas sean apropiadamente manejados y resueltos de una manera eficiente y con prontitud.

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A continuación se describe el procedimiento formal de escalada de incidencias:

a. El primer nivel de escalado para un miembro del equipo de trabajo de ETB, SNR y Nuevo Operador serán sus Gerentes de Proyectos respectivos.

Si la incidencia no pudiera resolverse, el Gerente de proyecto de cualquiera de las partes lo comunicaría a los otros Gerentes de proyecto si es necesario.

b. Finalmente, si el asunto no es resuelto o cae fuera de la autoridad de los gerentes de proyectos, se recurriría al Comité de Seguimiento al Proceso de Transferencia y al Comité de Puesta en Operación y Estabilización.

2.6 DIRECTORIO En el caso de requerir información por parte de ETB y SNR existirán los siguientes canales según el tema:

Tabla 4 Lista de correos electrónicos de SNR y ETB

Línea SNR ETB

Servicios e Infraestructura de

Conectividad

Martha Milena Rueda [email protected]

Guillermo Sandoval [email protected] Diana Marcela Guaman Pardo [email protected] Rodrigo Orozco [email protected]


Datacenter Principal.

Mario Perdomo [email protected]

Luis Eduardo Muñoz [email protected]


DataCenter Alterno

Mario Perdomo [email protected]

Luis Eduardo Muñoz [email protected]

Servicios e infraestructura para

la administración, soporte y

mantenimiento del sistema de

información registral

Yamile moreno [email protected] Mónica Galvis [email protected]

Fernando Padilla [email protected]


la mesa de ayuda integrada –

Funcional

Dora Pachon [email protected]

Edgar Hoyos [email protected]


la mesa de ayuda integrada –

Ofimática

Oscar Corredor [email protected]

Mauricio Pinzón [email protected]

Servicios, infraestructura,

procedimientos para la

gerencia y administración del

proyecto y para la gestión del

conocimiento de los procesos

involucrados en el contrato

Leyla Guzmán leyla.guzman @supernotariado.gov.co

Dany Liliana Agón [email protected]


el hosting, la administración,

soporte, actualización y

mantenimiento del web site o

Nelson Rodriguez Nope [email protected] Lina Flórez [email protected]

Cristian Peñate [email protected]

mailto:[email protected]



















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Línea SNR ETB

portal de SNR


el hosting, la administración y

soporte del correo electrónico

corporativo

Nelson Rodriguez Nope [email protected] Lina Flórez [email protected]

Cristian Peñate [email protected]

2.7 COMUNICACIONES E INFORMES Los informes, reportes y toda la documentación que se generen como parte de la Línea de Transferencia y Transición deben ser centralizados en el repositorio del proyecto siendo controlados y distribuidos de acuerdo a las políticas de la base de conocimiento del proyecto. 2.7.1 NIVELES DE COMUNICACION En el caso de requerir información por parte de ETB y SNR, se tendrá en cuenta que los líderes de cada líneas y para todos los casos se deberá copiar a:

Gerente de PMO de ETB: [email protected] Supervisior de ETB: [email protected] SNR Líder Transferencia: [email protected] Líder General: [email protected] Supervisor de Contrato: [email protected]

2.7.2 INFORME SEMANAL DE SEGUIMIENTO

Este informe presentado por la ETB tiene como objetivo el presentar el avance y actividades desarrolladas durante la ejecución del plan de transferencia, los avances conseguidos en la semana, los hitos cumplidos, los hitos a cumplir, con el fin de facilitar la comparación con el cronograma propuesto, poder controlar su ejecución y contar con los elementos necesarios que permitan detectar desfases en su desarrollo y tomar las medidas necesarias para su ajuste. Se presenta un formato de informe que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo formato informe semanal.xls

2.7.3 MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE ENTREGABLES Este matriz presentada por ETB tiene como objetivo el comunicar el cumplimiento de entrega de los documentos o productos entregables planteados en el plan de transferencia con el fin de facilitar la comparación con lo propuesto, poder controlar su ejecución y tomar las medidas necesarias para su ajuste. Ver formato matriz entregables.xls





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2.7.4 LECCIONES APRENDIDAS Este ítem tiene como objetivo el compartir los aprendizajes proactivamente durante las reuniones, por lo que se documentará qué pasó, qué consecuencias provocó la situación, cómo se resolvió y qué se haría de diferente después de esta experiencia. Este informe será resultado de la ejecución del comité semanal. Se presenta un formato de informe que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación del plan preliminar de transición. Ver formato lecciones aprendidas.xls

2.7.5 ACTAS La actas tienen como objetivo formalizar acuerdos alcanzados después de cada reunión de trabajo. Se presenta un formato de informe que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación del plan preliminar de transición. Ver formato acta seguimiento a contratos.doc 2.8 MATRIZ RACI De manera general para las fases, la matriz RACI se muestra a continuación:

Tabla 5 Matriz RACI

FASE GENERAL ETB SNR NUEVO

OPERADOR

Socialización y transferencia de conocimiento R A, C I

Implementación C A,C,I R

Puesta en operación (entrega) R A,C,I I

Puesta en operación (recibe) C A,C,I R 3 ETAPAS DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA Y TRANSICION El siguiente diagrama representa las etapas del proceso de Trasferencia y Transición.

Ilustración 2 Diagrama General del Proceso de Transferencia

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0. Planeación. Consiste en estructurar el Plan de la línea de los servicios asociados a los procesos de transferencia y transición del operador del Outsourcing. En esta etapa se formaliza y se aprueba el Plan Preliminar de esta línea y se continúa con la preparación de los requisitos para el proceso de transferencia y transición. Incluye la entrega de los productos y documentos actualizados que forman parte del alcance del contrato y durante su ejecución.

1. Ajustes al Plan. Actividades relacionadas con el ajuste a la planeación de la línea de Transferencia Y Transición del Operador del Outsourcing, entre ETB, Nuevo Operador y SNR, partiendo del plan preliminar definido por ETB y SNR en la etapa anterior. En esta etapa se formaliza el Plan de Transferencia y Transición, para su ejecución, seguimiento y control.

2. Socialización y Transferencia de Conocimiento. Etapa en la cual se realiza la transferencia de conocimiento de la operación actual y del contexto de la prestación de servicios que son alcance del contrato 453 de 2012 al Nuevo Operador. Incluye la entrega al Nuevo Operador de los productos y documentos relacionados con este proceso de transferencia y los especificados en la matriz de entregables.

3. Implementación. Período durante el cual el Nuevo Operador implementa el nuevo modelo de servicios apoyándose en el conocimiento de ETB de la operación actual y su plataforma y de acuerdo con los nuevos lineamientos de SNR dentro del marco del contrato BPO de operación, además de su propuesta metodológica, conocimiento y experiencia. Durante este período debe tener disponibilidad de tiempo para asesorar al Nuevo Operador en la plataforma actual, planear los procesos de entrega de operación de la plataforma y pruebas requeridas por SNR y el nuevo Operador.

4. Puesta en Operación y Estabilización. Etapa que permite el cierre de operaciones del Actual

Operador e inicio del Nuevo Operador con el nuevo modelo de servicios BPO en la SNR. Esta etapa por su criticidad, requiere de la participación activa de la alta dirección de la ETB, Nuevo Operador y SNR.

El detalle de actividades de esta etapa, debe contemplar de manera explícita las actividades de Puesta en Operación y Estabilización tales como divulgación, etc. teniendo en cuenta su criticidad para la prestación de los servicios en y de la SNR, con listas de chequeo, planes de marcha atrás y de revisión de puntos de control y planes de acción definidos por cada línea de servicio con responsables (ETB, Nuevo Operador y SNR).

ETB debe garantizar la entrega de la información de su operación y es responsable de los niveles de completitud y veracidad. (Backups, manuales y códigos fuentes, etc.)

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Cada una de estas etapas deberá tener un acta de cierre que evidencia el cumplimiento de ETB y aprobación por parte de la SNR (Supervisor del Contrato no. 453 de 2012). 3.1 PLANEACIÓN Esta etapa es de preparación de la línea de servicio del Proceso de Trasferencia y se estructura a partir del alcance de la línea consignado en el Contrato 453 de 2012 y en las sesiones de trabajo conjuntas entre la ETB y SNR. Como resultado de esta etapa se consigue un plan preliminar que está conformado por los siguientes documentos:

Plan de Transferencia y Transición

Cronograma

Matriz de Entregables por cada línea de servicio

Matriz de Riesgos y Planes de Acción

Plan Preliminar. Busca detallar y completar el plan preliminar para la ejecución de esta línea de servicios del Proceso de Trasferencia y conseguir cumplir los compromisos y alcance del contrato 453 de 2012, y ser soporte para la preparación del nuevo modelo de servicio dentro del alcance del nuevo contrato de operación BPO operacional en la SNR.

Preparación. En este período ETB debe avanzar en el desarrollo del plan de transferencia teniendo en cuenta la preparación de la documentación, recursos, transferencia de conocimiento y procedimientos para la entrega a Nuevo Operador. Esta actividad es de ETB y SNR exclusivamente y permite la compilación del todo el material e información actualizada para la transferencia de la operación actual al nuevo operador. Se presenta el plan de transferencia que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo Plan de socialización y transferencia.doc El presente plan se debe ajustar en la etapa de “Ajuste del Plan” que incluya:

o La definición de la plataforma tecnológica por parte del nuevo operador para el desarrollo de las actividades (plataforma tecnológica, logística para las sesiones de trabajo y responsables).

o Planear, organizar y estructurar las jornadas de socialización de las Líneas de Servicio para hacer la transferencia de conocimiento al nuevo operador y recursos para su desarrollo.

o Presentar cada uno de los entregables por Línea de Servicio: backups, manuales, requerimientos, documentación técnica y demás que se hayan establecido dentro del alcance del contrato 453 de 2012 (por ETB), teniendo en cuenta la verificación de estos por los Líderes de Línea de la SNR.

ETB debe presentar el plan de socialización y transferencia a la SNR.

3.2 AJUSTE AL PLAN Una vez SNR asigne y cuente con un Nuevo Operador, se debe dar inicio a las actividades de Transferencia y Transición, las cuales comienzan con el ajuste al plan de Transferencia y Transición entre ETB, Nuevo Operador y SNR. Esta etapa finaliza con la aprobación del plan de Transferencia y Transición por parte de la SNR y aceptación del Nuevo Operador y ETB. De igual forma debe existir aprobación por parte de la Interventoría.

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Es importante que al comienzo de esta etapa, se realice la presentación del equipo de trabajo de cada una de las partes, los cuales deben asumir sus roles y responsabilidades definidos de acuerdo a las exigencias de cada línea de servicio. En este punto se debe detallar cada una de las etapas dentro del cronograma, teniendo en cuenta las actividades que el Nuevo Operador requiere contemplar para la implementación y operación de los servicios de operación del Outsourcing. 3.3 SOCIALIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

De conformidad con las actividades previstas en el cronograma se realiza la transferencia de conocimiento, en estas sesiones estará presente el personal dispuesto por SNR y por el Nuevo Operador. Adicionalmente, para esta actividad la ETB ha desarrollado un plan de socialización y transferencia que servirá de base el desarrollo de la temática y de las actividades propuestas en el cronograma. Además de la entrega de la información al Operador Nuevo, para lo cual se deben realizar actas de entrega y recibo de los productos (entregables, documentación, etc.) de las líneas de servicio por parte de la SNR.

El contenido del plan de socialización contiene dos enfoques principales:

1. Contextualización de la Prestación de los Servicios Actuales: - Definición detallada del modelo de gestión y gobierno del servicio.

Ilustración 3 Modelo general del servicio

2. Modelo de funcionamiento de cada una de las líneas

Modelo del Operación de servicio de la línea ( Técnico y Funcional) Tematica Infraestructura línea Inventario y Socialización de Documentación, Formatos y entregables

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Agenda visita a campo en caso de necesidad Agenda de plan de socialización

3.4. IMPLEMENTACION

Durante este período el Nuevo Operador implementa el nuevo modelo de servicios apoyándose en el conocimiento de ETB de la operación actual y su plataforma y de acuerdo con los nuevos lineamientos de SNR dentro del marco del contrato BPO de operación, además de su propuesta metodológica, conocimiento y experiencia. Para esta etapa cuenta con acompañamiento y apoyo de ETB para brindar información relacionada con la operación actual.

Aprovisionamiento: Se refieren a actividades del nuevo operador donde se adquiere la nueva plataforma para la operación. Las actividades de esta fase serán definidas y planeadas por el nuevo operador.

Alistamiento: Actividades previas a ejecutar la implementación y como su nombre lo indica alista lo necesario para la siguiente etapa. En esta fase de parte de ETB corresponde a la toma y entrega de los backups.

Implementación de los conocimientos adquiridos: Una vez finalizadas las acciones contempladas como socialización y transferencia, el nuevo operador liderará, la implementación de los conocimientos adquiridos, mediante el desarrollo de las actividades de instalación, configuración, pruebas y puesta en funcionamiento. En este contexto y exclusivamente dentro del plazo de ejecución del contrato ETB brindará la suficiente colaboración para resolver las dudas e inquietudes que le surjan al nuevo operador en desarrollo de esta fase con respecto a la solución actual o recursos de la SNR de la plataforma del outsourcing.

3.5 PUESTA EN OPERACIÓN Y ESTABILIZACION

Etapa que permite el cierre de operaciones del Actual Operador e inicio del Nuevo Operador con el nuevo modelo de servicios BPO en la SNR. Esta etapa por su criticidad, requiere de la participación activa de la alta dirección de la ETB, Nuevo Operador y SNR. El detalle de actividades de esta etapa, debe contemplar de manera explícita las actividades de Puesta en Operación y Estabilización como divulgación, etc. teniendo en cuenta su criticidad para la prestación de los servicios en y de la SNR, con listas de chequeo, planes de marcha atrás y de revisión de puntos de control y planes de acción definidos por cada línea de servicio con responsables (ETB, Nuevo Operador y SNR). Debe existir aprobación por parte de la Interventoría de la culminación de esta fase, cuando el nuevo operador se encuentre en capacidad de operar el (los) servicios de las diferentes líneas definidas en el alcance contractual del Outsourcing operativo. Esta etapa contempla el funcionamiento de un Comité de puesta en operación, que garantice a la SNR la continuidad de la prestación de los servicios, con poder de decisión en el caso de fallas o inconvenientes.

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4 CRONOGRAMA

Ver anexo Cronograma transferencia nuevo operador V 1.0.mpp

5 DOCUMENTACION A ENTREGAR La información mínima a entregar se encuentra relacionada en el anexo “Entregables”, la cual corresponde a lo contractualmente establecido, esta deberá ser revisada por SNR, quien podrá solicitar mayor detalle.

La Información entregada debe estar debidamente actualizada y debe corresponder a la que se encuentre en producción al momento de la entrega. Se presenta un formato de informe que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo Matriz Entregables.xls 6 RIESGOS Se presenta un formato de informe que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo plan de riesgos del proceso transferencia V 1.0.doc.

7 ANEXOS

Formato de Informes semanales Formato de Matriz de entregables Formato de Lecciones aprendidas Formato de Actas Plan de gestión de riesgos Plan de socialización y transferencia de conocimiento Cronograma transferencia

plan gestion proceso transferencia v 1.0

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