plan de modernización en el ayuntamiento de los realejos

PLANIFICACIÓN DE PROCESOS E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA. EJEMPLOS PRÁCTICOSPLANIFICACIÓN DE PROCESOS E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA. EJEMPLOS PRÁCTICOS

Ayuntamiento de la Villa de los Realejos

PLAN DE MODERNIZACIÓN

Jornadas de Innovación y Tecnologías en la Villa de la Orotava

Villa de la Orotava – 10 al 14 de mayo de 2010

Héctor Hernández Hernández

Funcionario – Informático

Ayto. de la Villa de los Realejos

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Plan de Modernización del Plan de Modernización del Ayuntamiento de Los RealejosAyuntamiento de Los Realejos

I Jornadas de Innovación y Tecnologías en la Villa de la OrotavaVilla de la Orotava – 10 al 14 de mayo de 2010









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INDICEINDICE

• Compartir, reutilizar y colaborar…• Antecedentes• Plan de Modernización• Fases• Acciones• Oportunidades de mejora/acciones

pendientes









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COMPARTIR ES NECESARIOCOMPARTIR ES NECESARIO









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CONSIDERACIONES PREVIASCONSIDERACIONES PREVIAS

No es intención de esta ponencia el mostrar a otras Corporaciones Locales como deben poner en marcha un proceso de modernización de la Gestión Municipal ni que este sea un modelo a seguir por otras Administraciones.

Tan solo pretendo exponer cual ha sido la experiencia del Ayuntamiento de los Realejos en este sentido que, en determinados aspectos, podrían llegar a ser de interés común para aprender de nuestros errores y de los aciertos de los demás.









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CONSIDERACIONES PREVIASCONSIDERACIONES PREVIAS

Todo análisis de necesidades parte de ser autocríticos y detectar cuales son las principales debilidades de mi

organización que repercuten negativamente en los servicios que

se prestan al ciudadano.









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ANTECEDENTESANTECEDENTES

• Desde el año 2006 el Ayuntamiento de los Realejos se ha marcado, entre sus objetivos prioritarios, el Modernizar la Gestión Municipal, contribuyendo a la difusión de las Nuevas Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones en su ámbito de actuación para integrarse, cada día más, en la denominada Sociedad de la Información (SI).

• Se ha pretendido adaptar su forma de interactuar con el ciudadano a las exigencias propias del Siglo XXI, todo ello motivado en una necesidad de mejorar la prestación de servicios al ciudadano en términos de Satisfacción, Calidad e Innovación, reforzando, significativamente, la Imagen, la Transparencia y la Eficacia.









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ANTECEDENTESANTECEDENTES

• Así pues, para poder acometer este proceso de modernización administrativa el Ayuntamiento de Los Realejos puso en marcha el Plan de Modernización Administrativa para el periodo 2007/2009 cuyo objetivo principal era elaborar, en un plazo de 3 años (2007-2009) una Plataforma Multicanal de Atención al Ciudadano.

• El Plan de Modernización Administrativa creo un marco para una serie de actuaciones que fueron plasmadas y concretadas mediante la elaboración de proyectos-programas que han sido presentados ante distintas Administraciones Públicas con la pretensión de que sean parcialmente subvencionadas al amparo de las distintas iniciativas que han ido surgiendo.









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Punto de Partida. Análisis Previo

(Estudio DAFO:

Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)

PLAN DE MODERNIZACIÓNPLAN DE MODERNIZACIÓN









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Debilidades de mi Organización

Muchos aplicativos informáticos que no comparten la misma base de datos (Dato universal) lo que supone que la misma información se transcribe en varias fases del procedimiento administrativo.

Dispersión de datosLa tramitación de los distintos expedientes y/o prestación

de los servicios al ciudadano presentan un tiempo de respuesta excesivamente alto.

Tiempos de respuesta

Sobre todo en el uso de aplicativos informáticos de complejidad media/alta, lo que se traduce en un manejo inadecuado de la información y el consiguiente aumento de los márgenes de error.

Baja Cualificación del personal

Creación de unidades especializados en la atención al ciudadano. Necesidad de contar con más personal técnico-informático.

Estructura organizativa inadecuadaEscasa o nula planificación de

procedimientos. Necesidad de definir reglamentos de funcionamiento

Procedimientos










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Amenazas

Modernizar la Gestión municipal como paso ineludible. El ciudadano cada día demandará más calidad en los servicios que se le prestan y más facilidades para sus gestiones administrativas.

Atraso Tecnológico

Por pérdida poblacional, por llevanza de la gestión tributaria mediante “métodos tradicionales”,..

Merma de ingresos

Ley para el acceso electrónico de los ciudadanos a las AA.PP.: Las Administraciones Públicas estarán obligadas por Ley a facilitar información y la realización de trámites por internet, móviles, televisión o cualquier otro medio disponible en el futuro

Obligaciones Legales

Uso excesivo del papel. Expedientes voluminosos. Extravío de documentación

Acumulación de “papel”

Mala imagen de la Administración frente al ciudadano

Administración obsoleta










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Fortalezas

Apoyo incondicional del Grupo de Gobierno a las iniciativas de modernización propuestas por los técnicos. Muchas iniciativas emanan de los propios Concejales. Existe una concejalía Delegada de “Nuevas Tecnologías”

Predisposición Política

Actualmente los equipos informáticos con los que cuenta el Ayuntamiento son de última Generación. Proceso de renovación constante en los últimos dos años.

Sistemas informáticos y ofimáticos modernos

Equipo humano joven que apuesta por procesos de modernización en la gestión municipal y que se involucra en el proceso de cambio.

Equipo humano

El Ayuntamiento de Los Realejos presenta una situación financiera saneada que le permite habilitar los créditos necesarios para dar cobertura a las inversiones en nuevas tecnologías (Hardware y software) y a la formación.

Situación financiera saneada










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Oportunidades

Plan “eEurope2005, una Sociedad de Información (SI) para todos”

Subvenciones del Estado para proyectos de modernización administrativa local

“Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas”










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DESARROLLO TECNOLÓGICO

Uso de Bases de datos relacionales. Principio de “Unidad de datos”

Programas específicos para cada necesidad. Universalidad en los flujos de entrada y salida.

SOFTWARE HARDWARE

Equipos Ofimáticos y Red de datos

Renovación constante del “parque informático

¡¡MODERNIZAR NO ES SOLO INFORMATIZAR!!

Objetivo propuesto

¡¡INFORMATIZAR EL CAOS GENERARÁ UN CAOS MAYOR!!

SIMPLIFICAR PROCEDIMIENTOS

-Depurar circuitos procedimentales y normas

- Normalizar impresos

- Uso Plantillas

FORMACIÓN

Formación específica y continua en:

- Nuevos aplicativos ofimáticos

- Nuevos procedimientos

Acometer un reto de esta naturaleza debe, necesariamente, dilatarse en el tiempo para que la Organización pueda resolver los “efectos colaterales” de este proceso de cambio tecnológico y organizativo La planificación es Esencial.










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• El Plan de Modernización Administrativa gira en torno a tres ejes de actuación:

• Eje 1: Punto de Información y Atención al Ciudadano:• Creación de una zona donde todo vecino pueda dirigirse y recabar

toda la información que pueda ser de su interés, pedir licencias, presentar solicitudes, conocer su situación tributaria, etc. evitándole desplazamientos y trámites innecesarios.

• Creación de un punto de Atención Telefónica de ámbito municipal (010) comprendiendo tres grandes servicios:– Facilitar información a los ciudadanos– Gestionar trámites– Servir de cauce para sus ruegos, quejas y sugerencias

• Articular una plataforma Web para que el ciudadano pueda realizar sus gestiones municipales a través de Internet o cualquier otro medio de comunicación e intercambio de información, como pueda ser la telefonía móvil.









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• Eje 2: Creación de una red de oficinas descentralizadas de Atención al Ciudadano permitiendo la descentralización administrativa y el acercamiento de las nuevas tecnologías a los ciudadanos.

• Eje 3: Creación de una Intranet Corporativa que facilite y promueva la interoperatividad entre las distintas áreas del propio ayuntamiento.









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FASESFASES

• El proyecto para la creación de una Plataforma Multicanal de Atención al Ciudadano que contempla el Plan se estructuró en torno a 3 grandes fases que se desarrollarían en el período 2007-2009: (ampliación 2010)

• 1ª Fase: PIAC:• Creación del Punto de Información y Atención al Ciudadano.• Modernización de los Sistemas Informáticos.

• 2ª Fase: PIAC Y RE@LRED• Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención

Telefónica 010.• Creación de una red de oficinas.• Creación de una Intranet Corporativa.

• 3ª Fase: INTRANET• Construcción de plataforma Web.









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ACCIONESACCIONES

1.Creación del Punto de Información y Atención al Ciudadano (PIAC).

2.Modernización de los Sistemas Informáticos.

3.Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica Municipal (010)

4.Creación de una red de oficinas descentralizadas

5.Creación de una Intranet Corporativa 6.Construcción de una plataforma Web









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ACCIONESACCIONES

Creación del Punto de Información y Atención al Ciudadano (PIAC).









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ACCIONESACCIONES










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ACCIONESACCIONES










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ACCIONESACCIONES

Modernización de los Sistemas Informáticos.– Virtualización de servicios

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PowerEdge 2950

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PowerEdge 2950

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PowerEdge 2950

PowerEdge 1950

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RS232C Console Port

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C lear

Major

Minor

w w w . a p c . c o m

ESC

Environmental

Po we r

Lo g

ManagementSystem

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PowerConnect52243

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23PWR

DIAG

RPSFDX

LNK/ACT

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LNK/ACT1000=GREEN 10/100=ORANGE

1000=GREEN 10/100=ORANGE

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PowerConnect52243

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23PWR

DIAG

RPSFDX

LNK/ACT

FDX

LNK/ACT1000=GREEN 10/100=ORANGE

1000=GREEN 10/100=ORANGE

Sistema SAN

ESX (III)

ESX (II)

ESX (I)

VirtualCenter & vRanger

KVM teclado, ratón y pantallaPantalla TFTKit de teclado, ratón

Panel de parcheo

Conmutador Ethernet

Conmutador Ethernet

Conmutador FC

Conmutador FC

Sensor ambiental

Servidor de SMS









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ACCIONESACCIONES

Modernización de los Sistemas Informáticos.– Sala de Prensa









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ACCIONESACCIONES

Modernización de los Sistemas Informáticos.– Equipos para las asociaciones de vecinos

– Armarios tecnológicos









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ACCIONESACCIONES

Modernización de los Sistemas Informáticos.– Red troncal de telecomunicaciones– Red Tetra para la Policía Local









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ACCIONESACCIONES

Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica Municipal (010)– Protocolos de atención telefónica– Consulta del estado de la factura









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ACCIONESACCIONES

Puesta en funcionamiento del Servicio de Atención Telefónica Municipal (010)









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ACCIONESACCIONES

Creación de una red de oficinas descentralizadas









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ACCIONESACCIONES

Creación de una Intranet Corporativa – Portal del empleado– Portal de tramitación– CAU– Plataforma para envío de SMS– Correo electrónico









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ACCIONESACCIONES

Construcción de una plataforma Web

• Imagen corporativa y presencia en Internet

• Tablón de anuncios mantenido por todos los centros gestores

• Pasarela de pago

• Gestión de subvenciones









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COLABORACIÓN INTERADMINISTRATIVACOLABORACIÓN INTERADMINISTRATIVA

• Plataforma de contratación del Estado• Sistemas de compras centralizadas• Junta de Andalucía• Gobierno de Canarias - FNMT

Red SARA

La Red de las Administraciones Públicas









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OPORTUNIDADES DE MEJORA/ACCIONES PENDIENTESOPORTUNIDADES DE MEJORA/ACCIONES PENDIENTES

• Corto plazo (3 meses)– Integración de los nuevos cuatro puestos de trabajo dentro del

gestor de colas del PIAC– Uso normalizado de protocolos de atención telefónica por

todos los centros gestores y así facilitar la mayor información posible al ciudadano en el 010

– Puesta en funcionamiento del nuevo sitio Web corporativo– Puesta en funcionamiento de la intranet corporativa – Migración de los servicios de correo, gestión tributaria, padrón

a la nueva plataforma de servicios virtualizados.– Plataforma de teleformación

• Curso de Ley 11-2007 de Administración Electrónica• Curso de Ley orgánica de protección de datos• Curso de Factura electrónica• Curso de Dirección integrada de proyectos

– Mejora de Procesos según EVAM• Carta de Servicios del PIAC









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• Medio plazo (6 meses)– Alojamiento de nuevos sitios web con información

municipal en el CPD municipal– Habilitar el acceso a ciertos trámites a través del

010– Estudio e implementación de más tramites en la

plataforma e-admin.









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• Largo plazo (12 meses)– Aumento de número de tramites con posibilidad de ser

consultados a través del 010 – Integración plena de todos los aplicativos corporativos

en la intranet– Ejecución de proyecto “Plan director de seguridad

informática”.– Plataforma de servidores para dar soporte a la e-admin– Replica del CPD en el edificio de la Policía– Apertura de una nueva oficina descentralizada: Toscal-

Longuera









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… cuando la Administración pide a gritos un Plan de Modernización …

GRACIAS

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