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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2020

PABLO ANDRÉS GARCÉS VÁSQUEZ Contralora Municipal de Envigado

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción………………………………………………………………………… 3

1. Misión……………………………………………………………………………. 5

2. Alcance………………………………………………………………………….. 5

3. Objetivos del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano…………… 5

3.1. Objetivo general……………………………………………………….. 5

3.2. Objetivos específicos………………………………………………….. 5

4. Contexto estratégico………………………………………………………. 6

5. Componente 1: Gestión de riesgos de corrupción……………….......... 6

5.1. Política de Administración de riesgos……………………………… 6

5.2. Soporte metodológico…………………………………………………. 7

5.3. Metodología de evaluación del riesgo en la Contraloría

Municipal de Envigado………………………………………………....9

5.4. Identificación o actualización del contexto estratégico……………. 9

5.5. Identificación del riesgo………………………………………………...9

5.6. Comunicación de riesgos por procesos……………………………...10

5.7. Mapa de riesgos por procesos………………………………………..10

6. Componente 2: Racionalización de trámites………………………………… 24

7. Componente 3: Rendición de cuenta………………………………………….27

8. Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano…….. 32

9. Componente 5: Mecanismos para la transparencia y

acceso a la información…………………………………………………………34

10. Componente 6: Iniciativas adicionales……………………………………....36

11. Seguimiento y monitoreo, control y evaluación……………………………..37

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Envigado dando cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, que señala: “dada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano...”, formuló para la vigencia 2020, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano teniendo como referente para la construcción de este documento, el Decreto 2641 de 2012, el Conpes 3654 de 2010 y los lineamientos de la segunda versión de la guía Estrategias emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. Así mismo, se contempló para la elaboración de este plan, las disposiciones legales asociadas a la promoción de la participación ciudadana, la atención de las peticiones, quejas, denuncias, consultas y reclamos presentados por los ciudadanos, así como lo indicado en el Decreto 1499 de 2017 “por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de la Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”. En ese orden de ideas, el plan incluye seis componentes que son: Mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos. Para este

componente se incluye el mapa de riesgos de corrupción de la Entidad y los diseñados para cada proceso misional y administrativo. Los anteriores, se encuentran estrechamente relacionados con la función constitucional y legal de la Contraloría Municipal de Envigado, que no es otra cosa que ejercer la vigilancia en la gestión fiscal de sus sujetos de control, actuación que va alineado al propósito de la Ley Anticorrupción.

Racionalización de trámites. Este componente señala las acciones establecidas por la Contraloría para cumplir con los requisitos constitucionales y legales frente a garantizar la atención ciudadana, específicamente la que concierne a resolver de fondo aquellos derechos de petición, las quejas, las denuncias y las consultas que son competencia de la entidad, y aquellas que no tienen una connotación fiscal o asociada a las tareas propias del ente de control, realizar los respectivos traslados sin que ello afecte o vulnere el derecho

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fundamental que tiene toda persona cuando presente sus requerimientos a las autoridades del Estado.

Rendición de cuentas. Con relación a este componente, se busca en el plan

afianzar la relación Estado – ciudadano, a través de la presentación y explicación de los resultados de la gestión de la Contraloría Municipal de Envigado a la ciudadanía, organizaciones sociales, entidades del orden municipal y aquellas que vigilan la gestión de la entidad fiscal.

Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. La Contraloría Municipal

de Envigado bajo la premisa que el ciudadano es vital en su función misional, pues de manera permanente aporta desde el control social y la participación en los asuntos que contribuyen a la eficacia y eficiencia de la función pública, está comprometido a través del presente plan en continuar con su política de brindar un servicio que cumpla con lo estipulado en el marco legal, pero además, que le permita fortalecer los instrumentos que contribuyen a que los procesos internos y externos de la Entidad sean oportunos, pertinentes, transparentes y que de manera indistinta, aporten a la mejora continua de nuestro sistema de gestión de calidad.

Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Este componente indica a

la ciudadanía los lineamientos, políticas y acciones que establece para mejorar la calidad en la atención ciudadana y la habilitación de los canales para que la misma, acceda a la información que garantiza la transparencia del ejercicio de lo público y permite promocionar el cuidado de los bienes públicos a través de actividades que acerquen a las personas a la Entidad.

Iniciativas adicionales. Con respecto a este componente, la Contraloría

Municipal busca que el control fiscal sea incluyente, generando condiciones bajo las cuales la ciudadanía ejerza su derecho a participar y que este derecho no se vea limitado o accionado para ello. Desde ese punto de vista, el ente de control plantea acciones de formación, capacitación y orientación que le permita llegar a la escuela, a las organizaciones de la sociedad civil y a la comunidad en general sobre el derecho de realizar el análisis de las políticas públicas, los planes, programas o proyectos objeto de un control social.

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1. MISIÓN La Contraloría Municipal de Envigado, tiene como Misión ejercer la vigilancia de la gestión fiscal y ambiental de los sujetos de control y de los particulares que administren recursos públicos con integridad, respeto y objetividad, apoyada en los principios definidos por la Constitución y la Ley.

2. ALCANCE El “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2020” aplica para todos los funcionarios de la Contraloría Municipal, que hacen parte de los procesos a nivel estratégico, misionales y de apoyo. 3. OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO 3.1. OBJETIVO GENERAL Poner en conocimiento las acciones o actividades que adelantará Contraloría Municipal durante la vigencia, las cuales están encaminadas a prevenir y mitigar los de corrupción, así como promover la transparencia, la rendición de la cuenta y la participación ciudadana. 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer e implementar el Plan Anticorrupción de la Entidad como herramienta de tipo preventivo para el control de la gestión a través del cumplimiento de cada uno de sus componentes que los conforman. Definir acciones o actividades en cada uno de los componentes del plan, con el fin de que contribuyan a combatir la corrupción mediante diferentes mecanismos que permitan la prevención, control y seguimiento. Realizar seguimiento y control a lo establecido en el Plan Anticorrupción con el fin de velar que lo expuesto se cumpla conforme a lo establecido y permita la medición, control y monitoreo de los riesgos de corrupción identificados por la Contraloría Municipal de Envigado en cada uno de sus procesos y procedimientos.

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4. CONTEXTO ESTRATÉGICO

Panorama sobre posibles hechos susceptibles de corrupción o de actos de corrupción:

Atención inoportuna a las denuncias ciudadanas.

Aceptación por parte de los funcionarios de obsequios, regalos, gratificaciones, entre otros, que puedan comprometer la equidad o independencia de sus actuaciones.

Dilatación de los procesos con el fin de obtener la caducidad o la prescripción de los mismos.

Compromisos políticos.

Vínculos de amistad o enemistad grave.

Intereses personales.

Publicación de información denominada por la Entidad como clasificada y reservada.

Vicios en la contratación pública determinada en la Entidad Fiscal. 5. COMPONENTE 1: GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Dentro de este componente se aplican los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción al interior de la Contraloría Municipal de Envigado y la elaboración de mecanismos para prevenirlos y/o evitarlos de acuerdo con la metodología aprobada por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

5.1. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

La política de administración del riesgo de la Contraloría Municipal de Envigado, tiene como propósito fortalecer los mecanismos de prevención de actos de corrupción que se puedan presentar, para ello se identificarán los posibles riesgos

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y se realizará su seguimiento y control. En ese sentido, se han definido las siguientes estrategias: Los líderes responsables de los procesos deberán en el desarrollo de los mismos, identificar los riesgos de corrupción, definir su tratamiento, estableciendo respectivos controles y seguimientos, y socializarlos con el fin de mitigarlos. El Comité de Dirección a través del proceso de comunicación organizacional y pública, establecerá los mecanismos para que al interior de la entidad se identifiquen y detecten los posibles riesgos de corrupción y a su vez dará a conocer a los ciudadanos el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se establecerán mecanismos de seguimiento y control que permitan identificar el grado de aplicación de la matriz de riesgos de corrupción en los procesos misionales y de apoyo que se adelantan en la Contraloría. 5.2. SOPORTE METODOLÓGICO El soporte metodológico de la Administración del Riesgo está sujeto a las directrices y orientaciones establecidas en Modelo Integrado de Planeación y Gestión, MIPG, el cual articula los sistemas de gestión y control interno, de acuerdo con los lineamientos dados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, además de todas aquellas normas y estándares internacionales, los lineamientos de la estrategia de construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y lo dispuesto en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. Responsabilidad y Compromiso frente al riesgo:

ROL FUNCIÓN

Línea Estratégica – Alta Dirección y Comité Institucional de Control Interno (Decreto 648 de 2017)

Definir la política de administración del riesgo.

Aplicar los lineamientos para la implementación de los riesgos de corrupción en todos los niveles de organización.

Promover y cumplir los estándares de conducta e integridad del servidor público.

Realizar seguimiento y análisis periódico a los riesgos institucionales.

- Primera Línea - Líderes de proceso

Asegurar que se identifiquen los riesgos y controles de procesos, proyectos y productos a cargo, en

8

cada vigencia.

Realizar seguimiento y análisis a los controles de los riesgos según la periodicidad establecida y reportar al Comité de Institucional de Control Interno para que se tomen las medidas que sean necesarias.

Actualizar el mapa de riesgos cuando la administración de los mismos lo requiera.

-Segunda Línea Comité de Dirección y Líderes de otros sistemas de gestión

Líderes de proceso

Hacer seguimiento y reportar al Sistema de Gestión Integral de la Entidad, los avances y evidencias de la gestión de los riesgos a cargo del proceso asociado.

Aplicar lo estándares de conducta e integridad en sus funciones. Comité de Dirección

Asesorar en la identificación de los riesgos institucionales.

Acompañar y orientar a los procesos sobre la metodología para la identificación, análisis, calificación y valoración del riesgo.

Consolidar el Mapa de Riesgos Institucional para el seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

Liderar la elaboración y consolidación con cada líder de proceso los mapas de riesgos.

Informar sobre la incidencia de los riesgos en el logro de los objetivos propuestos por la Entidad.

Monitorear cambios en el riesgo legal, regulatorio y de cumplimiento.

- Tercera línea Oficina de Control Interno

Asesorar en la identificación y administración de los riesgos institucionales.

Revisar la efectividad y la aplicación de controles,

9

planes de contingencia y actividades a riesgos claves de la Entidad.

Realizar seguimiento a los mapas de riesgos.

5.3. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DEL RIESGO EN LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO El ente de control fiscal cuenta con un Sistema de Gestión Integral – SGI, en el cual se tiene establecido un procedimiento bajo el formato DO-P-003 Gestión del Riesgo versión 3, dicho procedimiento describe el objetivo, alcance, descripción de actividades, responsables, los documentos y registros asociados. Adicionalmente, cuenta con el mapa de riesgos por cada uno de los procesos que hacen parte del sistema, el cual permite el monitoreo y control por parte de los líderes de los procesos. 5.4. IDENTIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO Para la identificación y actualización de la gestión del riesgo el Ente Control se apoya del procedimiento DO-P-001 Direccionamiento Organizacional versión 4. En la aplicación del mismo, se utiliza la matriz DOFA, herramienta que permite el análisis y la identificación de cambios que puedan generar riesgos en los procesos y que directa o indirectamente afecte los objetivos propuestos por la organización. 5.5. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO La identificación del riesgo se realiza determinando las causas y efectos, con base en los factores internos y externos analizados por el ente de control, en cada uno de sus procesos a través del formato DO-F-022 Gestión del Riesgo versión 10, donde se tiene contemplado las siguientes variables, causas, riesgo, consecuencia, análisis del riesgo – inherente – residual (probabilidad, impacto, zona de riesgo, controles), acciones asociadas al control (acciones – registros), fecha, monitoreo y revisión e indicador. Estás variables permiten el análisis e impacto del riesgo y su ubicación en la matriz para realizar los respectivos controles y seguimientos.

10

5.6. COMUNICACIÓN DE RIESGOS POR PROCESOS Para asegurar que los funcionarios de la Contraloría Municipal, conozcan e interioricen la política de administración de riesgos, la dirección administrativa incluirá para su comprensión, en la jornada de inducción y reinducción que se programen. La difusión de la política estará a cargo de la líder de comunicaciones, a través de los diferentes medios internos de comunicaciones con los que cuenta la Entidad. 5.7. MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS El mapa de riesgos de corrupción de la Contraloría Municipal de Envigado, se estructuró desde la perspectiva de mapa de procesos que se estableció en su Sistema de Gestión Integral – SGI y este se trabajó con todo el personal desde los diferentes niveles jerárquicos de la organización. A continuación, se presenta el mapa de riesgos de corrupción.

12

Fecha elaboración: 25/10/2019

Fecha aprobación: 8/11/2019

No.

FACTOR DE

RIESGO (Qué

puede ocurrir y

cómo puede

ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA

OCURRENCIA DEL

RIESGO

CAUSAS DE LA

OCURRENCIA DEL

RIESGO

MÉTODO DE CONTROL

EXISTENTE (Si no existe método

de control registre NE)

IMPACTO OCURRENCIA CONTROLNIVEL DEL

RIESGOACCIONES DE TRATAMIENTO

Insuficiencia de

personal.

Acuerdo Municipal de Planta de

Cargos. Resolución de funciones y

responsabilidades. Redistribución

internamente de las funciones de

acuerdo con las necesidades del

servicio (Función asignada al

Contralor)

5 1 1 5 Mantener el control existente

Limitaciones

tecnológicas

Convenio interadministrativo con el

Municipio de Envigado, Uso de

software de la AGR.


Personal

incompetente

Acuerdo Municipal de Planta de

Cargos. Procedimiento de Gestión

del Talento Humano GA-P-005.


Ausencia y

desactualización de

procesos y

procedimientos

Procesos y procedimientos

documentados en SGI. Cada

procedimiento tiene un item que

obliga a su revisión y actualización

por lo menos una vez al año.


Falta de

compromiso de la

alta dirección

Manual de Gestión. Funciones del

Comité de Dirección. Apropiación en

el presupuesto de los recursos

destinados para el SGI.


Clima

organizacional

desfavorable

Encuesta de conocimiento

organizacional, Plan Anual de

Bienestar Laboral, Plan de

Capacitación, Evaluación de

competencias y habilidades GA-F-

016 . Operatividad del Comité de

Convivencia. Plan de acción a partir

de los resultados de la Evaluación.


Falta de

seguimiento y

control al Plan

Estratégico

Inistitucional del

cuatrienio

Reuniones periodicas del Comité de

Dirección donde se le realiza

seguimiento. Informe de actividades

consolidadas. Informe de Gestión

Anual. Rendición de cuentas.

Seguimiento y evaluación de los

proyectos estratégicos.


Personal

Incompetente

Evaluaciones que apliquen.

Plan de capacitación anual.3 1 1 3 Mantener el control existente

Ausencia de

metodología para la

actualización de las

normas legales

aplicables y su falta

de aplicación.

Normatividad vigente, Normograma

DO-D-001 - y COLA GA-F-0243 1 1 3 Mantener el control existente

Ausencia de

soporte tecnológico

y de información

(Internet.)

Consulta de la normatividad a través

de internet (Fuentes oficiales) y

verificación con las herramientas

internas.


Inadecuada

formulación del Plan

Aplicación de la ley 1474 de 2011 en

lo referente al plan estratégico.

Proceso de elección del Contralor en

el Concejo Municipal incluye la

presentación de un Plan de gestión.

Elaboración de un adecuado y real

diagnóstico de la Entidad. La

formulación del Plan deberá

realizarse con un grupo

interdisciplinario que tenga

conocimiento de la Misión y de la

Entidad.


Limitacion de

recursos

Apropiación presupuestal para

ejecutar el plan. Seguimiento al

cumplimiento de los límites

establecidos en las Leyes 617 de

2000 y 1416 de 2010. Convenio

Interadministrativo con el Municipio

de Envigado.

5 3 1 15

Mantener los controles

existentes y continuidad del

Convenio Interadministrativo.

No efectuar la

revisión del SGC o

efectuarla sin el

cumplimiento de los

requisitos

Procedimiento de revisión del SGC

DO-P-002. Plan del sistema de

gestión de la calidad DO-F-021.


3Incumplimiento del

Plan Estratégico.

Mala gestión.No

conformidad Auditorías

internas y externas.

Errores en la toma de

decisiones. Sanciones

administrativas y

dispilinarias.

GESTIÓN DEL RIESGO

Código: DO-F-022

Versión: 010

2

Desconocimiento

de la función

constitucional y

legal para el

ejercicio del control

fiscal

Sanción Disciplinaria,

Pecuniaria, Fiscal,

Administrativa.

Insatisfacción de los

clientes. Deterioro de la

imagen. Mala calificación

de la gestión.Productos

no conformes

Aprobado por: COMITÉ DE DIRECCIÓN

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

Proceso o subproceso: DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL

Elaborado por: COMITÉ DE DIRECCIÓN

1

Incumplimiento de

la Misión y Visión

Sanción Disciplinaria,

Pecuniaria, Fiscal,

Administrativa.

Insatisfacción de los

clientes. Deterioro de la

imagen. Mala calificación

de la gestión.

13



No.

FACTOR DE RIESGO (Qué

puede ocurrir y cómo

puede ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA

OCURRENCIA DEL RIESGO

CAUSAS DE LA


MÉTODO DE CONTROL

EXISTENTE (Si no existe

método de control registre NE)

IMPACTO OCURRENCIA CONTROLNIVEL DEL

RIESGOACCIONES DE TRATAMIENTO

Deficiencias en los equipos de

comunicación e

infraestructura de hardware y

de software.

Incluir en el plan de

mantenimiento, los equipos del

área. Incluir en el Plan Anual de

Adquisiciones las necesidades

tecnológicas del área. Convenios

interadministrativos para suplir lo

que no pueda ser cubierto por la

Entidad.


Los líderes de los procesos

no entreguen de manera

oportuna la información para

su publicación.

Politicas de Operación.

Monitoreo de la Página web por

parte del Profesional

Especializado.

Dupla para el monitoreo y

publicación en la Pagina Web

(Jefe de Participación Ciudadana).

Política de comunicaciones.

Canales de comunicación

organizacional interna.


Carga Laboral

Desconcetración de las funciones

asociadas a la publicación en

Profesional Especializado.


Falta de un claro

direccionamiento.

Seguimiento a las directrices

dadas por el Comité de Dirección

y Seguimiento al Plan Estratégico

Institucional. La lider del proceso

de comunicaciones hará parte del

Comité de Dirección.Plan de

Comunicaciones. Plan de acción

Gobierno Digital.


Ausencia de una política de

comunicación.Plan de comunicaciones 3 1 1 3 Mantener el control existente

No estén definidos los

mecanismos de comunicaciónPlan de comunicaciones 3 1 1 3 Mantener el control existente

No aplicar el diagnostico y

plan de cumplimiento de la

Ley de transparencia y la

política de gobierno digital

Capacitación en Ley de

Transparencia y política de

Gobierno digital. Seguimiento al

Plan.


Inadecuada aplicación de las

políticas de comunicación. Evaluación del Plan de

Comunicaciones


No acceder a los diferentes

recursos y medios de

comunicación.

Seguimiento y verificación de los

datos estadisticos que arrojan las

redes sociales.


Fallas en el Sistema Gestión

Transparente

Contratación del Sistema de

Gestión Documental por parte de

la CME - Soporte por el

proveedor.

Contingencia : Radicación

Manual.


Ausencia y desactualización

de procesos y procedimientos

Procesos y procedimientos

documentados en SGI. Cada

procedimiento tiene un item que

obliga a su revisión y

actualización por lo menos una

vez al año.


Falta de seguimiento y

evaluación a la atención al

usuario en recpeción.

Presentación de informe anual

sobre la atención al usuario. 1 1 1 1 Mantener el control existente

Respuesta oportuna al usuario Relación de los documentos

radicados en Gestión Documental5 1 1 5 Mantener el control existente

Presentación de reclamos o

quejas por parte del usuario

Trámite de peticiones, quejas,

denuncias y/o consultas en la

Oficina de Participación

Ciudadana o en Control Interno

Disciplinario


Archivos desactualizados

Revisión y organización de los

archivos en las difrentes áreas de

la Entidad, de conformidad con las

disposiciones legales que orientan

el tema de la gestión documental


Proceso o subproceso: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

GESTIÓN DEL RIESGO

Código: DO-F-022

Versión: 010

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

No cumplir con las normas de

transparencia y gobierno digital.

Violar el principio de tranparencia y

publicidad.

Deterioro de la imagen institucional.

Sanciones administrativas y

disciplinarias.

Obstaculizar la labor de control social.

Baja presencia en medios de

comunicación externos en la

difusión de los proyectos y

gestiones de la entidad.

3

Elaborado por: Jefe de Oficina de Participación Ciudadana


No comunicar de manera

oportuna y adecuada el

acontecer institucional.

Pérdida de credibilidad institucional

con la comunidad.

Bajo conocimiento del quehacer de la

Entidad.

No generar relaciones con la

comunidad.

Obstaculizar el control social.

Falta de transparencia.

1

Ausencia de una estratégia

de comunicación

organizacional

Que los funcionarios pierdan su

interés en la información que genera

la entidad a través de la gestión que

realiza la oficina de comunicaciones.

Mala imagen de la oficina de

comunicaciones.

Filtrar o entregar información que no

deba ser de comocimiento público o

que no esté lista para su publicación.

2

Sanción Disciplinaria y Administrativa.

Insatisfacción de los clientes.

Deterioro de la imagen. Mala

calificación de la gestión.

No ingresar al Sistema

Gestión Transparente -

Gestión Documental el recibo

y envío de documentos

4Pérdida o extravío de registros

o correspondencia

5

14



No.



puede ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA


CAUSAS DE LA


MÉTODO DE CONTROL EXISTENTE (Si

no existe método de control registre

NE)

IMPACTO OCURRENCIA CONTROLNIVEL DE

RIESGO

ACCIÓN DE

TRATAMIENTO

Perfiles de los cargos que no

definen las competencias

requeridas para el

desempeño de la función.

Procedimiento GA-P-005 establece la

definición de competencia e incluye el

formato GA-F-015 con las competencias

requeridas. Ley 909 de 2004 define las

estructura de requisitos para los perfiles de

los cargos. Acuerdo de la planta de cargos.

Manual de Funciones.

5 1 1 5Mantener el control

existente

Elección de funcionarios no

competentes por parte de la

alta dirección

Acuerdo de la planta de cargos y actividad

Nº04 del procedimiento GA-P-005

(Preselección de hojas de vida)


existente

Falsedad de documentación

presentada por el candidato

elegido

En los casos de provision de empleos por

parte de la CNSC (carrera administrativa)

se hace la verificación de requisitos de la

totalidad de la lista de elegibles preliminar.

Ingreso de la totalidad de las hojas de vida

y documentos soporte (experiencia laboral

y estudios) en el SIGEP, donde puede

realizarse verificación.


existente

2

Capacitación no dirigida hacia

las necesidades de

competencia de los servidores

públicos

Retrasos en la ejecución de

los procesos. No desarrollo de

los conocimientos requeridos

frente al perfil de los

funcionarios

Inadecuada identificación de

las necesidades de

capacitación. Inadecuada

selección del personal y

destinación de las

capacitaciones, al no

encontrarse orientadas a la

profesion y funciones de los

cargos.

Encuesta para medir el conocimiento

organizacional MC-F-001 incluye una

pregunta sobre las necesidades de

capacitación. La actividad Nº 2 de la

Descripción de atividades del GA-P-005

incluye los medios para la identificación de

necesidades de capacitación. Indicadores

de cobertura y eficiencia.


existente.

3

Falta de retroalimentación de

las capacitaciones recibidas

por los funcionarios

Pérdida de conocimiento

adquirido. Producto no

conforme en los servicos.

Reprocesos. Sobre costos

Alta carga laboral. Omisión

en los deberes establecidos

en la comisión de servicios.

El procedimiento GA-P-005 contempla en

las politicas de operación y en una de las

actividades del procedimiento, la puesta a

disposicion en el SGC a los demas

funcionarios de las memorias o en su

defecto un informe sobre lo tratado en la

capacitación. En la resolución que se

confiere la comisión de servicios se

establece la obligación de entregar las

memorias y un informe sobre la comisión.


existente

Inexactitud en la liquidación de

la nómina

Falta de Revisión. Errores de

digitación. No ingreso de

novedades.

Se realiza una prerevisión a la liquidación

de la nomina de la quincena,

posteriormente se genera una prenomina la

cual es motivo de una revisión final por

parte de contabilidad, para proceder a

liquidar la nomina definitiva.

3 1 1 3

Incumplimiento en la fechas

de pago de nómina

Demoras en la entrega de la

nomina al tesorero.

Se tiene desde la Dirección Administrativa

una Circular que reglamenta, las fechas

limite para la radicación de las novedades

de nómina, adicionalmente en la guía de

nomina GA-G-003, se tiene establecido los

plazos estipulados para el trámite de

liquidación de la nómina, en concordancia

con los procedimientos de contabilidad y

tesorería GA-P-002 y GA-P-003.

3 1 1 3


1

Funcionarios no

competentes para los

diferentes cargos de la

Contraloría Municipal.

Sanciones disciplinarias,

fiscales, administrativas y

demandas, Errores en la

prestacion del servicio y en la

ejecución de los procesos,

deterioro de la imagen

Código: DO-F-022

Versión: 010

Proceso o subproceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Elaborado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

GESTIÓN DEL RIESGO

Mantener los

controles existente4

Retrazos e inconsistencias

con el pago de la nòmina

15

Falencias en la supervisión

Cumplimiento de la normativida legal. Ley

1474 de 2011. Y el seguimiento que se

realiza por medio de los informes de

supervisión, Formato GA-F-017, cada que

se presenta un pago.

3 1 1 3

Errores en la información

suministrada al proveedor.

El manual de contratación contempla en su

etapa de planeación todo lo relacionado

con necesidades, carateristicas técnicas y

especificaciones, lo cual queda plasmado

en los estudios previos y la ficha técnica

que se realiza para aquellos bienes o

servicios que por su especialidad lo

requieren. Se realiza verificación de

requisitos técnicos, habilitantes y de la

propuesta económica.

3 1 1 3

Selección de proveedores no

adecuados

Procedimientos de acuerdo con los

lineamientos de colombia compra eficiente

y Manual de Contratación.

3 1 1 3

6Entrega del bien o servicio por

fuera del tiempo requerido

Retrasos en la prestación del

servicio. Reprocesos internos.

Problemas internos del

proveedor (bajo inventario,

transporte, administrativos)

Formato GA-F-017 (bienes),En el Informe

de supervisión, se controla el recibo de

bienes y servicios en el item de

puntualidad.


existente

7Infraestructura inadecuada

para la prestación del servicio


servicio. Reprocesos internos. Ausencia de mantenimiento

Plan anual de adquisiciones (GA-G-

001).Convenio de beneficios con la

administración municipal y Guía de

mantenimiento (GA-G-002)


existente

Proyección del IPC por

debajo del real emitido por el

Banco de la República.

Estimar la proyeccción del IPC realizando

un seguimiento a la ejecución de la

vigencia y la tendencia macroeconómica.

3 1 1 3 Mantener el control

existente

Omitir el control al

presupuesto despúes de

conocida la inflación real.

Se hace seguimiento mensual en comité

de dirección a la ejecución del ppto. 5 1 1 5

Mantener el control

existente.

9

Tomar decisiones

equivocadas frente a la

información de la ejecución

presupuestal


penales, fiscales, pecuniarias

y administrativas. Demandas.

Retrazo en la prestación de

los servicios.

No consulta de la información

pptal para la toma de

decisiones

Se tiene establecido que en la reunión

mensual del comité de dirección se hace el

seguimiento a la ejecución pptal.


existente.

Desconocimiento del manejo

contable público por el

funcionario responsable

El perfil del profesional encargado de la

Contabilidad de la Entidad, es Contador

con experiencia profesional. Al profesional

responsable de la contabilidad se le realiza

inducción, reinducción y capacitación

especifica.


existente

Errores en la parametrización

de interfaces del software o

de digitación

Se realiza mensualmente conciliación de

cuentas contables con otras áreas, tal

como se encuentra descrito en el

procedimiento GA-P-002


existente

11

Incumplimiento en la

presentación de la información

contable

Sanciones disciplinarias y

administrativas sancionatorias

Descuido en la fechas de

presentación de informes

Cumplimiento de lo establecido en el

procedimiento GA-P-002 y de los tèrminos

establecidos por la AGR Y CGN, para la

rendición de la cuenta.


existente

Omisión del funcionario

Oportuna supervisión del contrato (GA-F-

017, factura, pago parafiscales).

Procedimineto de la gestión Contable

GA-P-002 y cierre mensual de tesorería.


existente

Iliquidez de la Contraloría

Oportuna elaboración de la Cuenta de

Cobro al Municipio (tiempos establecidos

en la resolución) y seguimiento a la cuenta

hasta el pago.


existente

Falta de control del

funcionario.

Diligenciar oportunamente el formato GA-F-

030.

Información digitalizada y copias de

seguridad de los datos.

1 1 1 1

Hurto o perdida Información digitalizada y copia de

seguridad de los datos.1 1 1 1

Deficiencias en la etapa de

planeación y selección del

contratista.

El manual de contratación contempla en su

etapa de planeación todo lo relacionado

con necesidades, carateristicas técnicas y

especificaciones, lo cual queda plasmado

en los estudios previos y la ficha técnica

que se realiza para aquellos bienes o

servicios que por su especialidad lo

requieren. Se realiza verificación de

requisitos técnicos, habilitantes y de la

propuesta económica.


existente

Falencias en la supervisión

Cumplimiento de la normativida legal. Ley

1474 de 2011. Y el seguimiento que se

realiza por medio de los informes de

supervisión, Formato GA-F-017, cada que

se presenta un pago.


existente

15

No vinvulavion y

desvinculacion en la ARL a

los contratistas

Contratista Inactivo y/o

inexistente en ARL por parte

de la Contraloria

Falla en la comunicación con

el area encargada

Formato GA-F-062 control de documentos

en contratacion directa5 1 1 1

Mantener el control

existente

16

No validacion de Incapacidad

por parte de la EPS en el

proceso de trasncripcion

No pago de la incapacidad

Consultar con profesionales

de EPS diferentes, a la

afiliada del funcionario.

Circular infomativa del proceso de

trasncripcion de incapacidades5 3 3 3

Mantener el control

existente

Mantener el control

existente

Expedientes incompletos.

Sanciones disciplinarias.

Perdida de unidades

documentales13

Mantener el control

existente

5

12

8Inadecuada planeación de los

ingresos y gastos

Necesidades insatisfechas.

Reprocesos internos.


servicio.

Pago no oportuno a

proveedores

10Errores en el registro de la

información contable


fiscales, pecuniarias y

administrativas. Reprocesos

internos.

Demandas, deterioro de la

imagen de la Contraloría,

proveedores insatisfechos.

Incumplimiento del Objeto

Contractual14

No satisfacer la necesidad

planteada por la Contraloría.

Incurrir en sobre costos. Inicio

de procesos legales que se

derivan del incumplimiento del

objeto contractual.

Compra de bienes o servicios

y/o contratos que no cumplen

los requisitos especificados


servicio. Reprocesos internos.

16



No.

FACTOR DE RIESGO

(Qué puede ocurrir y

cómo puede ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA


CAUSAS DE LA


MÉTODO DE CONTROL

EXISTENTE (Si no existe método

de control registre NE)

IMPACTO OCURRENCIA CONTROLNIVEL DE

RIESGO

ACCIÓN DE

TRATAMIENTO

Ausencia temporal o definitiva

de funcionarios asignados en

el PGA

Seguimiento semestral al

cumplimiento del PGA por parte del

Comité de Dirección. Ajustes al

PGA y reasignación de funciones.

3 1 1 3Mantener el

control existente.

Inadecuado direccionamiento

en la ejecución del PGA,

priorizando otras actividades

de la entidad.

Seguimiento semestral al

cumplimiento del PGA por parte del

Comité de Dirección. Informe de

actividades consolidadas.

Seguimiento a los planes de acción

y al plan estratégico.

3 1 1 3Mantener el

control existente.

Atención de solicitudes

externas para realizar

auditorías no programadas y

en su defecto suspender

alguna que ya exista

Comité de Dirección: Ajustes al

PGA para atender las PQDC

trasladadas al proceso auditor.

3 1 1 3Mantener el

control existente

El tiempo asignado en el

encargo de auditoría no fue

suficiente.

Es discrecional del comité de

dirección, autorizar las prórrogas

solicitadas por los funcionarios que

integran los diferentes grupos de

auditoría, facultad que se encuentra

registrada en el procedimiento. Al

momento de elaborar el encargo

analizar la complejidad del alcance

de la auditoria.

3 1 1 3Mantener el

control existente

Asignación de otras

actividades diferentes a los

funcionarios que están

desarrollando la auditoría.

Reasignación de funciones. Control

por parte del coordinador de la

auditoria y por el subcontralor, para

lo cual se solicitan modificaciones

justificadas al cronograma de

auditoria.

3 3 1 9Mantener el

control existente

Extravío de los documentos

que hacen parte de los

informes de auditoría.

Listado maestro de control de

registros DO-F-005 describe las

disposiciones de control de los

documentos generados en el

proceso.

5 1 1 5Mantener el

control existente

Inexperiencia del funcionario

responsable

Perfiles y competencias de los

funcionarios responsables definidos

en el Manual de Funciones de la

Contraloría Municipal. Actividades de

inducción y reinducción definida en

el procedimiento de talento humano.

COLA

5 1 1 5Mantener el

control existente

Asignación de otras

actividades diferentes a los

funcionarios responsables de

elaborar los informes.

Función asignada al Auditor Fiscal y

Seguimiento del cumplimiento por el

Subcontralor. (cumplimiento del

calendario de obligaciones legales y

administrativas- COLA).

3 1 1 3Mantener el

control existente

2

No entrega oportuna

de los informes del

proceso a los sujetos

de control

Insatisfacción del sujeto de control.

Deterioro de la imagen de la

Contraloría. Sanciones administrativas

y disciplinarias.


3

No entrega oportuna o

insuficiencia de los

informes del proceso a

los organismos de

control de superior

jerarquía.

Obtaculizar el proceso auditor de la

AGR. Sanciones disciplinarias y

pecuniarias.

Proceso o subproceso: CONTROL FISCAL

Elaborado por: SUB-CONTRALOR

GESTIÓN DEL RIESGO

Código: DO-F-022

Versión: 010

Producto no conforme, Mala gestión y

sanciones administrativas y

disciplinarias.

1

Incumplimiento del

Plan General de

Auditoría

17

Inexperiencia del auditor

Perfiles y competencias de los

auditores descritos en el acuerdo

que contiene la planta de cargos de

la Contraloría Municipal. Actividades

de inducción y reinducción

contempladas en el procedimiento

de talento humano. Conformación de

equipos auditores interdisciplinarios

y que se combinen los auditores con

experiencia con quienes no la

tienen.

3 3 1 9Mantener el

control existente

Ofrecimiento de dádivas o

pagos a los funcionarios para

impedir visitas de

seguimiento, evaluación y/o

control.

Cumplimiento del código de ética de

la Contraloría Municipal. Actividades

de divulgación del código de ética y

buen gobierno, las cuales se

encuentran definidas en el proceso

de Talento Humano. Definición de la

Politica de Administración de Riesgo

de Corrupción. Adecuada

remuneración salarial e incentivos.

5 1 1 5Mantener el

control existente

Amenazas encaminadas a

impedir cualquier tipo de

visitas de seguimiento,

evaluación y/o control.

Dar reporte a las autoridades

competentes. Cuando se detecte

esta acción soportar y realizar el

respectivo proceso administrativo

sancionatorio, definido en la ley.

5 1 1 5Mantener el

control existente

Obstaculización,

ocultamiento o falsedad de la

información suministrada por

el sujeto de control.

Dar reporte a las autoridades

competentes. Cuando se detecte

esta acción soportar y realizar el

respectivo proceso administrativo

sancionatorio.

5 1 1 5Mantener el

control existente

Omisión por parte del grupo

auditor de los requerimientos

establecidos en el encargo.

Socialización y verificación en mesa

de trabajo del alcance de la auditoria

previo envio al sujeto de control.

Realización de Mesa de trabajo.

Elaboración y revisión del Plan y

Programa de Auditoria.

3 1 1 3Mantener el

control existente

5

No entrega o entrega

inoportuna de los

Informes Macro

Sanciones pecuniarias y sanciones

disciplinarias. Retrasos para el

ejercicio del control político por parte

del Concejo Municipal. Retrasos para

la toma de decisiones por parte de los

sujetos de control.

Ausencia temporal o definitiva

de alguno de los funcionarios

responsables de la

elaboración de los informes

macro.

Existe una figura de dupla para

reemplazar la ausencia temporal de

un funcionario. Existencia de guias

en el control macro que describen la

manera como se lleva a cabo cada

informe.

3 1 1 3Mantener el

control existente

6

Inconsistencias en la

información contenida

en el Informe Fiscal y

Financiero. (Ausencia

o calculo inadecuado

de algunos de los

factores contemplados

en el articulo 41 de la

Ley 42 del 93.) Al igual

que para el Informe

Ambiental.

Sanciones pecuniarias y sanciones

disciplinarias. Errores en la toma de

decisiones por parte del concejo

municipal en el ejercicio del control

político. Errores en la toma de

decisiones por parte de los sujetos de

control.

Inconsistencias en los

informes presupuestal y

análisis a los Estados

Contables, de cada vigencia.

Guia para la elaboración del informe

fiscal y financiero CM-G-0023 1 1 3

Mantener el

control existente

4

Incumplimiento de lo

establecido en el

encargo de la

auditoría, respecto del

objetivo y el alcance.

Reprocesos en la elaboración de los

informes. Retrazos en la prestación del

servicio.

18



No.



puede ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA


CAUSAS DE LA OCURRENCIA DEL

RIESGO

MÉTODO DE CONTROL EXISTENTE (Si no

existe método de control registre NE)IMPACTO OCURRENCIA CONTROL

NIVEL DE

RIESGO

ACCIÓN DE

TRATAMIENTO

Falta de idoneidad del funcionario

responsable.

Manual de funciones con perfiles adecuado

con requisitos de formación y experiencia

relacionada con sus funciones. Capacitación

con fines de actualización, inducción y

reinducción. Informe de Actividades

consolidadas.

5 3 1 15

Mantener el control

existente. Realizar una

vez al año auditoria de

Control Interno.

Actuación del funcionario con

temeridad o mala fe.

Segunda instancia del superior jerarquico.

Cumplimiento del codigo de ética. Polticas

de operación del proceso. Proceso

Disciplinario Interno.


existente

Extravío de documentos que pueden

ser fundamentales al momento de

emitir tomar decisión de fondo. (Ej:

una prueba recaudada).

El area de responsabilidad se encuentra

dotada con un archivador con cerradura con

acceso restringido, únicamente para el

contralor auxiliar fiscal. Copias de seguridad,

que incluye la digitalización de los

expedientes.


existente

Carga Laboral

Priorización en el trámite de los procesos de

responsabilidad fiscal, frente a las demás

actividades asignadas al funcionario

competente. Planes temporales de

contingencia con funcionarios del área

misional

Mantener el control

existente

Falta de idoneidad del funcionario

responsable.

Manual de funciones con perfiles adecuado

con requisitos de formación y experiencia

relacionada con sus funciones. Capacitación

con fines de actualización, inducción y

reinducción. Informe de Actividades

consolidadas.

Mantener el control

existente

Actuación del funcionario con

temeridad o mala fe.

Segunda instancia del superior jerarquico.

Cumplimiento del codigo de ética y de buen

gobierno. Proceso Disciplinario Interno.

Políticas de Operación.


existente

Falta de gestión del funcionario para

adelantar el proceso.

Políticas de Operación. Procedimientos

actualizados con la norma. Informe de

actividades Consolidadas. Auditoria de

Control Interno.


existente

Falta de defensa técnica del presunto

responsable fiscal

Dentro de las politicas de operación del

procedimiento de resposabilidad fiscal se

tiene establecido la desiganción de abogado

de oficio al presunto responsable.


existente

Notificación inoportuna del proceso

El procedimiento RF-P-001 contempla en las

politicas de operación el sistema de

notificación personal y por aviso, previsto

para las actuaciones administrativas en la

Ley 1437 de 2011 (artículo 106 Ley 1474 de

2011)


existente

5 1 1 5

3Prescripción y Caducidad

de la acción fiscal.

Sanciones Disciplinarias.

Violación del debido proceso.

Vencimiento de términos.


Contraloría.

Aprobado por: COMITÉ DE DIRECCION

1Incongruencia del acto

administrativo


Nulidad del acto administrativo.


Contraloría. Demandas.

Inactividad procesal.2


Violación del debido proceso.

Vencimiento de términos.


Contraloría.

Código: DO-F-022

Versión: 010

Proceso o subproceso: RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA.

Elaborado por:CONTRALOR AUXILIAR FISCAL

GESTIÓN DEL RIESGO

19



No.



puede ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA

OCURRENCIA DEL

RIESGO

CAUSAS DE LA


MÉTODO DE CONTROL EXISTENTE (Si no

existe método de control registre NE)IMPACTO OCURRENCIA CONTROL

NIVEL DE

RIESGOACCIÓN DE TRATAMIENTO

Omisión por parte del


El procedimiento MC-P-001, establece el periodo

dentro del cual debe hacerse este informe

ejecutivo anual al DAFP en el formato establecido

por dicha entidad y el informe de evaluación y

seguimiento al sistema de control interno

mediante el formato establecido por el DAFP.

COLA. Rendición a la AGR.


Falta de Conocimiento del


El Manual de funciones contempla el cargo de

asesor de control interno asignado las funciones

establecidas por la Ley 87 de 1993 y sus decretos

reglamentarios y normatividad aplicable. Políticas

de Operación.


Omisión por parte del


El procedimiento MC-P-001 incluye la "Tabla de

Referencia Cruzada MECI vs S.G.C" que incluye

todos los modulos, elementos, componente y el

eje transversal del modelo"


Falta de Conocimiento

El Manual de funciones contempla el cargo de

asesor de control interno asignado las funciones

establecidas por la Ley 87 de 1993 y sus decretos

reglamentarios y normatividad aplicable. Políticas

de Operación.


Carga laboral.

Por medio del sistema MEJORAMISO se genera

la notificación a los funcionarios del plan anual de

auditoria. Manual de funciones donde se establece

una función generica para todos los funcionarios

"Realizar todas las actividades tendientes al

mantenimiento y mejora continua del S.G.C." y

"La realización de auditorias internas de calidad

para las cuales ha sido designado". La

designación de los equipos auditores se realiza

considerando la carga laboral.


Insuficientes auditores internos

de calidad certificados.

Elaborar plan de auditorias de acuerdo con la

disponibilidad de los Auditores Internos. El Ente

de control, capacitó a la totalidad del personal en

auditorias internas de calidad.

3 3 1 9

Mantener el control existente.

Brindar capacitación a tres (3)

personal que hacen parte de la

planta de cargos del Ente de

contro, para que sean

certificación como auditores

internos.

Omisión por parte de los

funcionarios responsable



auditoria y de la auditoria asignada a cada auditor.


Carga laboral.



auditoria, las auditorias asignadas y los

pendientes. La designación de los equipos

auditores se realiza considerando la carga laboral.


Fallas en el software

MEJORAMISO

Contrato con el proveedor que incluye tener una

copia de seguridad. 3 1 1 3 Mantener el control existente

5

Incumplimiento de lo

establecido en el plan de la

auditoría, respecto del

objetivo, el alcance y los

criterios de la auditoría

Reprocesos en la

elaboración de informes y

error en la toma de

decisiones para el

mejoramiento del S.G.I.,

no conformidad menor.

Falta de Conocimiento

En el procedimiento MC-P-002, condiciones

generales en el numeral 8.1.4 se establecen las

competencias para los auditores internos de

calidad. Actualización en la nueva versión de las

normas de calidad.


6

No entrega oportuna de los

informes de indicadores del

S.G.I de los procesos al

Comité de Dirección.

Reproceso en la

elaboración de informes y

error en la toma de

decisiones para el S.G.I.

No conformidad menor

Omisión por parte de los

funcionarios responsables de

presentar los indicadores.

Está establecido en el Procedimiento de Análisis

de Datos que se presentan estos informes al

Comité de Dirección. Control Interno establece las

fechas de presentación de estos informes.


4

No entrega oportuna de los

informes de auditoria interna

al S.G.I a los lideres de los

procesos y al comité de

dirección.

Insatisfacción del cliente

interno, retraso en la toma

de decisiones para el

mejoramiento, no

conformidad menor.

2

Insuficiente cobertura del

informe frente a los modulos,

componentes y el eje

transversal del sistema de

control interno

Sanción administrativa y

reprocesos.

3Incumplimiento del plan de

auditorias internas

Procedimiento interno

disciplinario. No

conformidad menor. No

revisar los controles

preventivos que requieren

los procesos, que buscan

mitigar el riesgo. Afecta la

toma de decisiones de la

dirección.

Versión: 010

Código: DO-F-022


1

Retraso en la aplicación del

módulo de evaluación y

seguimiento del sistema de

control Interno o en la entrega

del informe ejecutivo anual de

C.I.

Sanción disciplinaria y

administrativa. No se mide

la eficacia del Sistema de

Control Interno y por ende

pueden darse

desviaciones en los

procesos.

Proceso o subproceso: MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

Elaborado por: ASESOR DE CONTROL INTERNO Y

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

GESTIÓN DEL RIESGO

20

Código: DO-F-022

Versión: 010



No.


puede ocurrir y cómo puede

ocurrir)

CONSECUENCIAS DE LA


CAUSAS DE LA OCURRENCIA

DEL RIESGO

MÉTODO DE CONTROL EXISTENTE (Si no existe

método de control registre NE)IMPACTO OCURRENCIA CONTROL NIVEL DE RIESGO ACCIÓN DE TRATAMIENTO

Desconocimiento por parte del

funcionario responsable.

Se cuenta con dos (2) funcionarios para la ejecución del

procedimiento, donde su formación corresponde al área de

las ciencias sociales, que garantizan la atención

adecuada a los usuarios y para los requerimientos

allegados a la entidad. Adicional a ello, cuentan con el

apoyo de profesionales de la rama del derecho a fin de

garantizar el cumplimiento de los términos legales para

dar respuesta y la competencia para atenderlos.


Desconocimiento por parte del

funcionario del procedimiento.

Se realiza reinducción cada dos años, se capacita a los

funcionarios en lo relacionado con el procedimiento, a

partir de las necesidades manifestadas. Adicional a ello,

cuentan con el apoyo de diferentes profesionales del area

de control micro a fin de garantizar la pertinencia en la

respuesta cuando requiere conocimientos especializados.



responsable.

Capacitación en la normatividad aplicables. Politicas de

Operación. Acompañamieto técnico.5 1 1 5 Mantener el control existente


responsable.

Informe consolidado de actividades a control interno.

Seguimiento de los objetivos estratégicos en el Comité de

Dirección. Inclusión de la actividad en el plan de acción y

su respectivo seguimiento.


Falta de recursos

Hacer uso de las capacitaciones gratuitas (ESAP).

Establecimiento de alianzas estrategicas con otras

Entidades del orden municipal y departamental.


4

Capacitación a la ciudadania que

no llena las expectativas

esperadas


Contraloría. Insatisfacción de

los clientes. Reprocesos.

Limitación del impacto hacia la

comunidad

Inadecuada selección de los

facilitadores

El Procedimiento PC-P-002 establece que la Contraloría

define los criterios para la selección de los facilitadores.

Existe la encuesta PC-F-006 donde se evalua el evento de

capacitación.


5

Baja asistencia de la ciudadanía

a las capacitaciones de

participación ciudadana

Reprocesos. Limitación del

impacto hacia la comunidad

Pocos o inadecuados

mecanismos de convocatoria

El Procedimiento PC-P-002 establece que la Contraloría

define los mecanismos de convocatoria a utilizar antes de

la capacitación, los cuales se realizaran a traves de

medios escritos, pagina web, base de datos de

comunidad en general y redes sociales.

3 1 1 3

Mantener el control existente. En

las últimas capacitaciones

realizadas y las convocatorias

realizadas por la Contraloria a la

comunidad se incremento el nivel

de asistencia y se ha mantenido

en el tiempo.

No ingreso de la información de

forma oportuna

Políticas de operación. Seguimiento por parte de Control

Interno 3 3 1 9

Fallas en el SistemaPlan de contingencia: Otros medios de radicación, copias

de seguridad3 1 1 3

Carga Laboral Sistema de Duplas establecido en el Manual de funciones 3 1 1 3

6

Desactualización de la

información en el software de las

PQDC

Insatisfacción del cliente.

Incumplimiento de la Ley de

Transparencia y de la Política

de Gobierno Digital. Sanciones

adminsitrativas y Disciplinarias

Mantener el control existente

3

No efectuar las capacitaciones a

la ciudadania de acuerdo al plan

de acción



los clientes. Reprocesos.

Limitación del impacto hacia la

comunidad

2Respuesta no pertinente a la

P,Q,D,C.



los clientes. Reprocesos


responsable.

Mantener el procedimiento actualizado. Políticas de

operación donde se definen términos para dar respuesta

de fondo y para el traslado. Seguimiento semestral por

control interno.

GESTIÓN DEL RIESGO


1No dar respuesta oportuna y de

fondo a las PQDC


pecuniarias, judiciales y

administrativas. Insatisfacción

de los clientes. Deterioro de la

imagen de la contraloria.

Proceso o subproceso: PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Elaborado por: JEFE DE OFICINA DE PARTICIPACION CIUDADANA

1 5 Mantener el control existente5 1

21

Código: DO-F-022

Versión: 004

Fecha elaboración:

Fecha aprobación:

PR

OB

AB

ILID

AD

IMP

AC

TO

ZO

NA

DE

RIE

SG

O

PR

OB

AB

ILID

AD

IMP

AC

TO

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NA

DE

RIE

SG

O

PE

RIO

DO

DE

EJE

CU

CIÓ

N

AC

CIO

NE

S

RE

GIS

TR

O


Desconocimiento de las

implicaciones legales y con

otros órganos de control.

Direccionamiento de los

requisitos y requerimientos

de la compra o servicio.

COMPRAS Y

CONTRATACIÓN:

Favorabilidad en la

selección de los

proveedores.

Deficiente

prestación de

bien o servicio.

Contratistas no

idoneos. Posible

detrimento

patrimonial.

RA

RA

VE

Z

MA

YO

R

BA

JA

PR

EV

EN

TIV

O

RA

RA

VE

Z

MO

DE

RA

DO

3

Ca

da

ve

z q

ue

se

re

alice

ind

ucció

n o

re

-in

du

ccio

n

Socialización del Código de

Ética, Socialización del Manual

de Contratación,

desconcentración de funciones

para operar la contratación (la

etapa precontractual es

aprobada por un Comité de

Contratación)

Control de

asistencia, correo

electrónico, boletín

interno, SGI, Portal

Web. Un

a v

ez a

l a

ño

Verificar que no se

haya materiralizado

algun riesgo, verificar

que los controles

sean los adecuados,

actualizar los

controles a partir de

la identificación de la

presencia de hechos

significativos que

afecten el riesgo.

Líd

ere

s d

e lo

s p

roce

so

s

Cumplimiento de la acción

Minimo realizar una auditoria en el año al

proceso de Contratación.

Falta de controles e

insuficiencia en la definición

de soportes, que garanticen

la transparencia y

trazabilidad de la

información.

TESORERÍA: Mal pago

Posible

detrimento

patrimonial,

sancion

disciplinaria,

insatisfacción

del proveedor

RA

RA

VE

Z

MA

YO

R

BA

JA

PR

EV

EN

TIV

O

RA

RA

VE

Z

MO

DE

RA

DO

3

Un

a v

ez a

l a

ño

Políticas de operación. Sistema

de información financiero

integrado. Conciliaciones

Bancarias. Conciliaciones

contables mensuales (entre

tesoreria, presupuesto y

contabilidad).

Acta de comité de

dirección,

procedimiento

actualizado, base

de datos del

sistema de

informacion

financiero.

Un

a v

ez a

l a

ño Auditoria interna de

calidad o de control

interno. Revisión del

procedimiento y los

controles existentes.

Auditoria de la AGR. Líd

er

de

l p

roce

so

Cumplimiento

Intereses particulares y

políticos.

Falta de verificación de

requisitos.

TALENTO HUMANO:

Falsedad en los

documentos para el

cumplimiento de

algún requisitos de

vinculación.

Sanción

disciplinaria,

sanción penal,

falta de

idoneidad

RA

RA

VE

Z

MA

YO

R

BA

JA

PR

EV

EN

TIV

O

RA

RA

VE

Z

MO

DE

RA

DO

3

Ca

da

ve

z q

ue

se

pre

se

nte

un

a

vin

cu

lació

n Verificación de los documentos

allegados a la Contraloria en

relación con los requisitos del

cargo.

Formatos de

verificación de

requisitos.

Ca

da

ve

z q

ue

se

pre

se

nte

un

a

vin

cu

lació

n Revisión por parte de

la Dirección

Administrativa y visto

bueno por parte del

Contralor

Dir

ecció

n

Ad

min

istr

ativa

Cumplimiento: numero de verificaciones /

numero de vinculaciones

GE

ST

IÓN

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Proceso o subproceso:DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL - PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO

Elaborado por: COMITÉ DE DIRECCION


GESTIÓN DEL RIESGO

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION

FE

CH

A

AC

CIO

NE

S

RE

SP

ON

SA

BL

ES

CO

NT

RO

LE

S

RIESGO RESIDUAL ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL

VALORACION DEL RIESGO

MONITOREO Y REVISIÓN

IND

ICA

DO

R

RIESGO INHERENTE

ANALISIS DE RIESGO

CO

NS

EC

UE

NC

IA

RIE

SG

O

CA

US

AS

PR

OC

ES

O

22/10/2018

29/10/2018

22

Programas bienestar laboral y de

capacitación elaborados

encaminados a satisfacer las

necesadades de la Entidad y de

los funcionarios

Informe de

evaluación, listas de

asistencia.

Aprobación en


Co

mité

de

Dir

ecció

n

Salarios acordes con la

profesionalización de los

funcionarios fiscales

Acuerdo de

aprobación de la

planta, acuerdo de

aprobacion del

incremento.

Verificación del

ingreso de la

novedad al sistema

de nomina y recursos

humanos

Dir

ecció

n

Ad

min

istr

ativa

Trámitar oportunamente el

Proceso Disciplinario Interno,

derivados de las quejas

relacionadas con los

funcionarios de la Contraloría

La queja con el

respectivo traslado

al funcionario

competente, el

proceso.

Ca

da

ve

z q

ue

se

pre

se

nte

un

pro

ce

so

Segunda instancia

Co

ntr

alo

r

Cumplimiento

Capacitar y orientar a la

ciudadanía sobre cómo utilizar

adecuadamente los

mecanismos de participación

ciudadana.

Capacitar y formar a la

ciudadanía sobre la razón de ser

de la Contraloría Municipal de

Envigado

Sanción

disciplinaria y

deterioro de la

imagen

institucional.

CO

NT

RO

L F

ISC

AL

Poco sentido de pertenencia

de los funcionarios .


Desconocimiento de las

implicaciones legales y con

otros órganos de control.

Mala remuneración y de

estimulación al personal.

Sobornos, tráfico de

influencias o dádivas

ofrecidas a los

funcionarios que se

encuentren realizando

ejercicios de control ya

sea por parte de los

Sujetos de Control o

de particulares que

estén inmersos en

alguna situación

irregular.

Intereses Personales.

Intereses Políticos.

Intereses Económicos.

Definir o modificar el

PGA excluyendo

algunos sujetos de

control por intereses

personales.

PA

RT

ICIP

AC

IÓN

CIU

DA

DA

NA

Intereses Personales.

Intereses Políticos.

Intereses Económicos. MA

YO

R

Recibir presión de los

líderes comunitarios y

veedores ciudadanos

para obtener

respuestas de sus

trámites acorde a sus

necesidades ya sea

de tipo personal o

que beneficien a un

grupo en particular. RA

RA

VE

Z

MO

DE

RA

DO

Cumplimiento, cobertura de los sujetos

de control, del presupuesto y de la

contratación

Sanción

disciplinaria,

sanción penal,

deterioro de la

imagen

institucional.

RA

RA

VE

Z

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R

BA

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TIV

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ño

Cumplimiento y Encuesta de satisfacción

RA

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MO

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RA

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MA

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R

Sanción

disciplinaria y

penal, deterioro

de la imagen

institucional.

RA

RA

VE

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JA

PR

EV

EN

TIV

O

Cumplimiento y Encuesta de satisfacción

RA

RA

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art

icip

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iud

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an

aListas de

asistencia,

memorias de las

capacitaciones,

certificaciones,

convocatorias y

difusión de las

capacitaciones

Se

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cu

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ble

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roce

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to

Seguimiento al plan

de acción, informe de

actividades

consolidadas,

seguimiento por

parte del Comité de

Dirección.

Je

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ficin

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ad

an

a

3

Co

mité

de

Dir

ecció

n

3

PGA aprobado por el Comité de

Dirección y publicarlo en el portal

web, metodología de elaboración

del PGA. Matriz de riesgo fiscal.

Evaluación y

seguimiento en el

cumplimiento del

PGA por parte del


An

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pru

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GA

Acta del Comité de

Dirección donde se

aprueba,

documentación de

las entradas del

PGA

Se

me

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23

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AL

ISIS

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EJ

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A

Poco sentido de pertenencia

de los funcionarios.


No ejercer las

actividades asociadas

al proceso, con el fin

de permitir la

manipulación de la

información.

Sanción

disciplinaria,

sanción

administrativa. RA

RA

VE

Z

MO

DE

RA

DO

BA

JA

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EV

EN

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pro

ce

dim

ien

to

Cumplimiento de los controles

definidos en el Proceso.

Seguimiento por parte del

Comité de dirección y del

procedimiento de revisión por la

dirección de los resultados del

procedimiento.

Capacitación al funcionario

responsable.

Actas de Comité de

Dirección, informe

de revisión por la

Dirección, los

procedimientos,

memorias de

capacitacion.

De

acu

erd

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la

pro

gra

ma

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activid

ad

es Informes de las

auditorias realizadas

a los procedimientos,

informe consolidado

de actividades,

informes de ley

Co

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tern

o y

Co

mité

de

Dir

ecció

n

Cumplimiento

GE

ST

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DE

CO

NT

RO

L

DIS

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LIN

AR

IO IN

TE

RN

O

Debilidad en la formación

ética y profesional, falta de

transparencia y moralidad.

Soborno, tráfico de

influencia o dadivas al

funcionario instructor

del proceso

disciplinario

Sanción

disciplinaria y

penal, deterioro

de la imagen

institucional.

RA

RA

VE

Z

CA

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ST

RO

FIC

O

MO

DE

RA

DA

PR

EV

EN

TIV

O

RA

RA

VE

Z

MA

YO

R

4

Pe

rma

ne

nte

Actuar con imparcialidad,

asegurando y garantizando los

derechos de los sujetos

disciplinables. Recordar 2 veces

en el año la lectura y aplicación

de las politicas contempladas en

los codigos de etica y buen

gobierno a todos los funcionarios

de la Contraloria.

correo electronico,

registro de

inducción y

reinducción.

Un

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ño

Aplicación de

encuestas

Co

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Cumplimiento

CO

MU

NIC

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OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

Intereses particulares y

políticos.

No publicar los

informes y resultados

de la gestión fiscal

Obstaculización

del control social

por parte de las

organizaciones

legamente

constituidas,

Sanción

disciplinaria y

deterioro de la

imagen

institucional.

RA

RA

VE

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MO

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BA

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PR

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TIV

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RA

RA

VE

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MO

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3P

erm

an

en

te

Seguimiento por parte de la

Profesional Especializada de la

publicación de la información en

el portal web, en los encargos de

auditoria dejar instrucción a los

auditores para velar por el

cumplimiento de la publicación

del informe definitivo en el portal

del Ente de Control.

Encargos de

auditoria,

publicaciones en el

portal web

Un

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l a

ño

Seguimento por parte

de Control Interno

Co

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tern

o

Cumplimiento

RE

SP

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BIL

IDA

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AL

Debilidad en la formación

ética y profesional, falta de

transparencia y moralidad.

Sanción

disciplinaria y

penal, deterioro

de la imagen

institucional.

MO

DE

RA

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Verificacion de las

copias de seguridad,

verificación de que

los folios de los

expedientes estén

completos

Cumplimiento

MA

YO

R

4

Falta de control sobre los

expedientes y permitir la

manipulación de los mismos

por parte de personas

ajenas al proceso y no

guardar la reserva legal de

los procesos

Pérdida o extracción

de folios de

expedientes de

responsabilidad fiscal

o jurisdicción coactiva

RA

RA

VE

Z

Controlar y verificar el contenido

de los expedientes cuando se

faciliten para expedición de

copias y verificar la existencia del

total de los expedientes

tramitados en el proceso.

Digitalizacion de los expedientes

que se encuentran en proceso,

instalaciones con medidas

mínimas de seguridad.

4

Sobornos, tráfico de

influencias por parte

de los presuntos

responsables

fiscales, para que no

se adelante el trámite,

que se lleve de forma

lenta e irregular o para

que se falle en favor

del presunto

responsable fiscal.

RA

RA

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Cumplimiento del Código de

Ética, políticas de operación.Procedimiento

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Auditorías internas y

externas

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Cumplimiento

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Copias de

seguridad, medios

magnéticos

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O

24

6. COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES La Contraloría Municipal de Envigado frente a este componente, cuenta con un Sistema de Gestión Integral – SGI, del cual se deriva el proceso de participación ciudadana compuesto por dos procedimientos. El primero de ellos, está asociado al trámite de peticiones, quejas, denuncias y consultas; el segundo, hace alusión al tema de capacitación ciudadana en el control social. Frente al procedimiento para el trámite de peticiones, quejas, denuncias y consultas - PQDC, el Órgano de Control de conformidad con las disposiciones constitucionales y legales, ha llevado a cabo ajustes y modificaciones orientados a garantizar una atención adecuada al ciudadano, el cual se refleja en los tiempos de respuesta fijados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, las modalidades de atención definidas no solo en el procedimiento, sino también en la guía para el trámite de PQDC y en la carta de trato digno al ciudadano, ambos elementos alojados en la página web de la entidad www.contraloriaenvigado.gov.co. De igual forma, la Contraloría cuenta en el portal virtual con un aplicativo que puede identificarse como PQRS y que le permite a los ciudadanos radicar sus requerimientos, evitando con ello su desplazamiento a las instalaciones de la Entidad. En este punto, la Contraloría Municipal solo cuenta con este servicio que acorde con el componente N°2, contribuye a optimizar y automatizar los trámites existentes, acercando al ciudadano al servicio que presta la entidad mediante la modernización de su procedimiento. Así mismo, las acciones de racionalización implementadas por el órgano de control través de la Oficina de Participación Ciudadana están fundamentadas en reducir costos, tiempos, documentos, pasos, procesos y procedimientos. Este último asunto, también se encuentra soportado en los esquemas no presenciales, los cuales son: el correo electrónico [email protected], el telefónico PBX 3394050 y la página web antes descrita en este componente.

Simplificación de requisitos: Actualmente, la Contraloría Municipal de Envigado en su procedimiento para el trámite de PQDC no exige nada adicional a lo explicado en el artículo 16 de la Ley 1437 de 2011 para la presentación de las distintas modalidades de derechos de petición por parte de la ciudadanía. En caso contrario, la Contraloría no da lugar a rechazar la radicación de la misma, de

http://www.contraloriaenvigado.gov.co/

mailto:[email protected]

25

conformidad con el parágrafo 2° del artículo 16 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015. Estas actuaciones establecidas por el Órgano de Control Fiscal permiten que los ciudadanos y/o usuarios no tengan que hacer esfuerzos innecesarios para ejercer este derecho constitucional. En el caso de los requerimientos (peticiones) anónimos, la Contraloría tiene habilitados los canales para que este tipo de ciudadanos presenten sus derechos de petición sin restricciones, y aunque este derecho reduce la cantidad de información por parte del solicitante, lo anterior, no implica el rechazo de la misma al considerarse incompletas, puede de hacerse se estaría incurriendo en un incumplimiento de conformidad con lo explicado en los artículos 15 y 17 de la Ley 1437 de 2011.

Esquemas no presenciales: La Contraloría Municipal de Envigado tiene habilitado varios canales que garantizan que el ciudadano pueda realizar la presentación de sus requerimientos sin la necesidad de desplazarse a las instalaciones de la Entidad, si así lo desea. En este caso particular, la Oficina de Participación Ciudadana además de acoger lo señalado en la Ley 1437 de 2011, específicamente en lo que hace referencia al trámite de las PQDC, también tiene establecido en su procedimiento, los pasos para llevar a cabo la atención a las peticiones verbales, habilitando para ello los siguientes canales:

Vía Telefónica: 339 40 50

Correo electrónico: [email protected]

Atención presencial (instalaciones de la CME): Calle 38 A Sur N°43-36, Sector Guanteros – Envigado.

Página web: www.contraloriaenvigado.gov.co - PQRS La habilitación de dichos canales se encuentra soportado en el artículo 2.2.3.12.3 del Decreto 1166 de 2016 por el cual se adiciona el capítulo 12 Titulo 3 de la Parte 2 del Libro d del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector



26

NºNOMBRE DEL TRÁMITE,

PROCESO O PROCEDIMIENTO

TIPO DE

REACIONALIZACIÓN

ACCIÓN ESPECIFICA DE

RACIONALIZACIÓN SITUACIÓN ACTUAL

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA

REALIZADA AL TRÁMITE, PROCESO

O PROCEDIMIENTO

BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD DEPENDENCIA

RESPONSABLE

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1.Atención de peticiones

ciudadanas Tecnológica

Continuar con el proceso

de actualización del

aplicativo "Gestión

Transparente - Módulo

PQDC", en virtud de la

Ley y la política de

gobierno digital

El aplicativo se encuentra

actualizado, acorde con lo

indicado en las leyes 1437

de 2011, 1757 de 2015;

artículo 2.2.3.12.3 del

Decreto 1166 de 2016 por

el cual se adiciona el

capítulo 12 Titulo 3 de la

Parte 2 del Libro d del

Decreto 1069 de 2015,

Decreto Único

Reglamentario del Sector

Justicia y del Derecho.

Realizar todas las mejoras que

se identifiquen como necesarias

para un mejor funcionamiento del

aplicativo y para brindar mejor

servicio a la ciudadanía.

Las mejoras representan para el

ciudadano la posibilidad de contar con un

aplicativo que le garanticen un

comunicación permanente con el ente de

control y aceeder a respuestas que

resuelvan de fondo sus inquietudes o en

se defecto, le orienten acerca de las

compentencias de otras entidades para

responder los requerimientos interpuestos

por ellos.

Oficina de

Partacipación

Ciudadana

Abril de 2

020

Dic

iem

bre

de 2

020

30%

# de solicitudes

tramitadas sobre #

de solicitudes

radicadas a través

de Gestión

Transparente

2. Atención de peticiones

ciudadanas Administrativo

Actualizar el

procedimiento para el

trámite de peticiones,

quejas, denuncias y/o

consultas, de

conformidad con las

disposiciones legales y

las políticas emitidas

para garantizar la

atención adecuada a

este tipo de

requerimientos

instaurados por la

ciudadanía,

organizaciones de la

sociedad civil y

autoridades

El procedimiento

registrado en el Sistema

Gestión Integral - SGI - de

la Contraloría Municipal de

Envigado se encuentra

actualizado de

conformidad con la leyes y

normas que regulen la

atención de PQDC

Actualizar el procedimiento de

atención a las PQDC de la

Contraloría Municipal que

garantice una adecuada atención

al ciudadano y de paso se

cumpla con las indicaciones de

Ley que eviten el vencimiento de

términos para resolver de fondo

los requerimientos (PQDC),

radicados en la Entidad.

El beneficio de esta acción se traduce en

una satisfacción positiva del cliente -

comunidad frente a la atención brindada

por la Contraloría Municipal de Envigado,

específicamente lo relacionado con el

trámite de peticiones, quejas, denuncias

y consultas.

Oficina de

Partacipación

Ciudadana

Abril de 2

020

Dic

iem

bre

de 2

020

30%

# de ciudadanos

satisfecchos con

el servicio # el

total de solicitudes

tramitadas

3.Atención de peticiones

ciudadanas Tecnológica

Diligenciar en línea los

formatos para el

tratamiento y

recibimientos de las

"PQRS" y utilizar los

mecanismos del

sistema para el

seguimiento de los

requerimientos. Su

estado y respuesta.

Uso de la herramienta

"PQRS" del Sistema

Gestión Transparente para

que el usuario pueda

realizar el seguimiento al

requerimiento

Nutrir el Sistema Gestión

Transparente, específicamente el

trámite de "PQRS" con

información relacionada con

aquellos procesos auditores que

se desarrollen en la Entidad,

como producto de las quejas y

denuncias, radicadas por los

usuarios. Esta información debe

estar soportada en virtud de lo

establecido en los artículos 69 y

70 de la Ley 1757 de 2015.

Garantizar sin violar el debido proceso, el

acceso a la información al usuario donde

pueda verificar el estado del

requerimiento, especialmente los

relacionados con quejas y denuncias que

ameriten un ejercicio de control fiscal. Oficina de

Partacipación

Ciudadana

Enero

30 d

e 2

020

Dic

iem

bre

31 d

e 2

020

40%

# total de las

denuncias

ameritaron un

ejercicio auditor

sobre # total de

requerimientos

FEC HA D E

R EA LIZA C

IÓN

PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de peticiones presentadas verbalmente; las leyes 1437 de 2011 y 1757 de 2015.

Optimización y automatización del servicio: Frente a este punto, el Órgano de Control cuenta con un software denominado Gestión Transparente. Mediante este sistema, se tiene establecido el aplicativo para el trámite de PQDC, el cual al ser usado por el ciudadano o por la Entidad para la radicación de los requerimientos ciudadanos, este arroja un código numérico que le permite a ambas partes, realizar el seguimiento y control frente al tratamiento de las solicitudes y adelantar las actualizaciones de la gestión adelanta por la Contraloría. Como se puede ver, respecto del servicio de atención de peticiones, la Contraloría Municipal garantiza el menor costo para los ciudadanos, la mayor cantidad posible de canales de recepción y un espacio permanente de orientación y colaboración liderado por la Oficina de Participación Ciudadana; necesariamente, todos estos elementos buscan garantizar un mayor nivel de acercamiento entre la entidad y la ciudadanía, al tiempo que persiguen lograr un mayor nivel de eficiencia en la prestación del servicio.

27

7. COMPONENTE 3: RENDICIÓN DE CUENTAS

En virtud de las leyes 1712 de 2014, 1757 de 2015 y 489 de 1998; así como lo establecido en el documento Conpes 3654 de 2010, en el Manual Único de Rendición de Cuentas, entre otros soportes legales y normativos, la Contraloría Municipal de Envigado tiene establecido en el presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2020, los siguientes parámetros de rendición de cuentas de cara a la ciudadanía y de las demás partes interesadas en acceder al derecho de la información pública. Es importante indicar que si bien la Entidad cumple con los principales lineamientos de las disposiciones legales, también tiene clara la responsabilidad de afianzar la relación Estado – ciudadano mediante la publicación permanente de los resultados de su gestión traducidos en el cumplimiento de las tareas misionales (auditorías fiscales, promoción a la participación ciudadana, procesos de formación y capacitación; apoyo técnico y acompañamiento a las veedurías ciudadanas, instancias de participación y atención de las PQDC), las administrativas (resoluciones, planes, proyectos estratégicos, TICS, entre otros) y las de Control Interno. A continuación, se describen las siguientes acciones orientadas a la Rendición de Cuentas que garantizan que la ciudadanía acceda a la información relacionada con la gestión institucional: Publicación de Información Permanente (Comunicación Proactiva)

A la luz de la Ley 1712 de 2014 o Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, la Contraloría Municipal de Envigado tiene establecido la publicación de las actuaciones y gestiones relacionadas con las funciones propias de la Entidad, así como la puesta en conocimiento, y para acceso de los ciudadanos, los respectivos informes que dan cuenta de:

La ejecución del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

El trámite de peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias

La publicación semestral de los resultados de gestión de la Entidad

El informe financiero de la Entidad

Los informes semestrales de la Oficina de Control Interno

28

Así mismo, el Ente de Control publica la información que evidencia la labor misional desarrollada ésta a través de:

Auditorías Fiscales acorde con su modalidad

Beneficios del Control Fiscal

Proceso de Responsabilidad Fiscal

Proceso de Participación Ciudadana

Eventos y actividades de promoción a la participación ciudadana

Noticias institucionales

Gestión Transparente -PQRS

La publicación permanente de la citada información como parte de la estrategia de rendición de cuentas, se hace mediante la página web institucional www.contraloriaenvigado.gov.co y a través de las redes sociales institucionales Facebook, (Contraloria Envigado), Twitter (@contraloriaenv), Instagram (contraloria_envigado) y canal de YouTube (Contraloría Municipal de Envigado). Estas herramientas virtuales son esenciales para el ejercicio de una comunicación unidireccional o proactiva, toda vez que las mismas permiten que el ciudadano, usuarios de los servicios de la Contraloría y demás partes interesadas, se conviertan en frecuentes consultores y receptores de la información pública, que como resultado de ello, surjan inquietudes y observaciones que pueden evidenciarse mediante la formulación de requerimientos, sugerencias y aclaraciones frente al actuar misional y administrativo del Órgano de Control. Rendición de Cuentas ante las autoridades competentes y ciudadanía Informar a la ciudadanía no sólo es un deber legal que la Contraloría tiene contemplado llevar a cabo a través de diferentes medios institucionales y externos, sino que dentro del ordenamiento jurídico colombiano, las Entidades del Estado tienen la obligación de rendir cuentas a aquellas autoridades que ejercen el control político o que tienen como función vigilar su gestión, que en el caso particular de este Organismo de Control, está en manos de la Auditoría General de la República.


29

Así las cosas, este Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2020, relaciona las actividades que desarrolla como parte de la estrategia de rendición de cuentas:

Rendición de Cuentas a la Auditoría General de la República – AGR - Esta rendición de cuentas que se lleva a cabo de manera anual, tiene como objetivo presentar en la plataforma SIA Misional de la Auditoría (http://misional.auditoria.gov.co/), los resultados de la gestión misional y administrativa de la Entidad que corresponde al año cumplido de actividades. Una vez rendida la información correspondiente, esta es analizada por la Entidad Nacional y basada en ello, programa una auditoría en la que un equipo interdisciplinario de profesionales, se encarga de la verificación de los soportes de la información rendida en la mencionada plataforma virtual. Los resultados de este ejercicio auditor son presentados en un informe, que previo a su aprobación final por parte del grupo auditor, es remitido a la Contraloría para ser revisado, y si es el caso, realizar las respectivas controversias de los resultados. Finalizada esta etapa, la Auditoría General de la República presenta el informe definitivo para conocimiento de la Entidad Fiscal y de la ciudadanía.

Rendición de Cuentas al Concejo Municipal de Envigado Frente a esta actividad, la cual hace parte de las obligaciones legales de la Contraloría Municipal de Envigado, tiene como objetivo presentarle al Honorable Concejo Municipal, los resultados de la gestión de cada vigencia. Este ejercicio se hace por solicitud expresa de esta Corporación Municipal que dentro de sus funciones, tiene la responsabilidad de ejercer el control político. Este tipo de rendición sirve de insumo para que los Honorables Concejales Municipales de Envigado, formulen inquietudes o peticiones precisas sobre el actuar de la Contraloría asociada a la función de ejercer la vigilancia de la gestión fiscal y ambiental de los sujetos de control y de los particulares que administren recursos públicos. Así mismo, les permite realizar seguimientos a los planes, programas y proyectos de la Administración Municipal.

30

Adicional a ello y para garantizar la transparencia del ejercicio, la información reportada ante el Concejo Municipal es publicado para acceso a la ciudadanía en la página institucional de la Contraloría. Rendición de Cuentas a la Ciudadanía (Audiencia Pública) La rendición de cuentas realizada a través de una audiencia pública, es un derecho que le permite a la ciudadanía vigilar a la Contraloría frente a su quehacer misional y administrativo. La transmisión de esta información debe entregarse de una manera comprensible y de interés para ella. La publicación de la información relacionada con la gestión del Ente de Control, permite entre otros aspectos, la interlocución y el dialogo con la ciudadanía partícipe de este ejercicio, y a la Entidad, la recepción de aquellas inquietudes y observaciones tendientes a la mejora continua de su función constitucional y legal. Igualmente, este ejercicio permite contribuir al desarrollo de los principios constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia, imparcialidad y participación ciudadana en el manejo de los recursos públicos. En virtud de lo anterior y a efectos de cumplir con el proceso de rendición de cuentas, correspondiente a la vigencia 2020, la Contraloría Municipal de Envigado llevará a cabo tareas fundamentadas en la metodología planteada por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, en la versión 2 del Manual Único de Rendición de Cuentas – MURC, específicamente lo concerniente a los lineamientos para la Rama Ejecutiva, nivel de consolidación. Para el desarrollo y control adecuado de este ejercicio, la Entidad desarrollará diferentes actividades en las 5 etapas: el aprestamiento, el diseño, la preparación/capacitación, la ejecución y el seguimiento y evaluación. Estas etapas se desarrollan internamente a través de un cronograma de trabajo que determina las actividades, fechas y responsables de su ejecución. Una vez se elabore y posteriormente se ponga en conocimiento el Plan Estratégico Institucional 2020-2021, se construirá las etapas de la rendición de cuentas, las cuales serán puestas en conocimiento a la ciudadanía, a las autoridades competentes y a la comunidad en general.

31

Responsables de liderar la rendición de cuentas en la Contraloría

Dentro de la organización, se reconoce que la Alta Dirección es la que asume la responsabilidad y el liderazgo del proceso de rendición de cuentas, en cabeza del contralor municipal de Envigado, y vinculan en el desarrollo de cada etapa a la oficina de participación ciudadana y a la persona encargada del proceso de comunicación organizacional e informativa de la Entidad. Los resultados visibilizados en la rendición de cuentas están relacionados con la gestión del Órgano de Control, teniendo como elementos los procesos de control fiscal (control macro y micro), responsabilidad fiscal, participación ciudadana, gestión administrativa y control interno, los cuales a su vez, están asociados al cumplimiento de los objetivos y líneas contempladas en el Plan Estratégico Institucional, que para esta ocasión y en concordancia con lo señalado en el Acto Legislativo 04 de 2019, frente a la elección de los contralores territoriales, será por un periodo de dos años (2020-2021).

Divulgación de la estrategia de rendición de cuentas de la Contraloría

La Contraloría Municipal de Envigado habilitará en la página web www.contraloriaenvigado.gov.co en el sitio “participación ciudadana”, el enlace para que la ciudadanía y las demás partes interesadas consulten la información relacionada con la estrategia y la fecha en que se llevará a cabo la rendición de cuentas. Así mismo, el documento que da cuenta de la gestión del Órgano de Control Fiscal y el formato para las preguntas. En cuanto a la promoción y difusión de la publicación y del formato de preguntas, este se realizará por medio de la página web, redes sociales, boletines de prensa, envío de correo a la base de datos relacionados con las veedurías ciudadanas, juntas de acción comunal, instancias de participación, autoridades competentes, entre otros. De igual manera, se utilizarán las redes sociales de Facebook, Instagram y twitter para invitar a los seguidores y/o usuarios a consultar dicho material, como los demás canales habilitados para este fin (correo electrónico, comunicaciones escritas, afiches publicados en puntos de la ciudad y boletines de prensa). Es importante precisar que además de invitarse a la ciudadanía y a las organizaciones sociales, fundamentales en este ejercicio participativo, también se incluyen en esta convocatoria, a las autoridades municipales, instancias del orden municipal y departamental como son la Red de Veedurías del municipio de


32

Envigado, la Red Institucional de Apoyo al Control Social del departamento de Antioquia y a la Comisión Regional de Moralización de Antioquia.

Evaluación y seguimiento de la estrategia de rendición de cuentas La evaluación y seguimiento de la estrategia de rendición de cuentas de la AGR para la vigencia 2020 estará a cargo de la Alta Dirección y de la Oficina de Control Interno, previo informe presentado por la Oficina de Participación Ciudadana.

En ese orden de ideas, el Órgano de Control en aras de garantizar la transparencia de lo público, el control social de los ciudadanos y su participación, tiene definido las siguientes fases para la realización de la audiencia pública de rendición de cuentas en la presente vigencia:

ELEMENTO ETAPAS RESPONSABLES FECHA DE INICIO FECHA FINALIZACIÓN

Diseño y aprobación de la

estrategía de rendición de

cuentas


Ciudadana Comité de

Dirección

Mayo de 2020 Junio de 2020

Solicitud de la información a las

áreas responsables de apoyar

la rendición de cuentas

Comité de Dirección y Oficina

de Participación Ciudadana Noviembre de 2020 Diciembre de 2020

Organización de la audiencia

principal y eventos adicionales

Comité de Dirección y Oficina

de Participación Ciudadana Octubre de 2020 Noviembre de 2020

Interacción con la Ciudadanía Comité de Dirección y Oficina

de Participación Ciudadana noviembre de 2020 Diciembre de 2020

Audiencia Pública de Rendición

de Cuentas


Ciudadana Noviembre de 2020 Diciembre de 2020

EVALUACIÓN Evaluación y Seguimiento Oficina Asesora de Control

Interno y Comité de Dirección Febrero de 2021 Febrero de 2020

INFORMACIÓN

DIÁLOGO

CRONOGRAMA RENDICIÓN DE CUENTAS

8. COMPONENTE 4: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL

CIUDADANO Basado en los ajustes realizados a los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, que incluye la racionalización de los trámites, entendidos estos como el tratamiento a las peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias, PQDC

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allegadas a la Contraloría y remetidas a la Oficina de Participación Ciudadana, se presentan las acciones que se han de adoptar con el fin de buscar un mayor acercamiento con la ciudadanía y ofrecer una oportuna atención a los requerimientos. La estrategia de racionalización y simplificación del servicio de atención a las peticiones de la ciudadanía, contemplada en el presente “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” tiene como propósito el de facilitar el acceso al único servicio con el que cuenta la Entidad como es el trámite de peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias, PQDC, y el de brindar los diferentes medios idóneos que les permita mantener una comunicación continua con el Órgano de Control, partiendo de sus necesidades y del interés de ejercer un control social. En ese sentido, el presente documento indica a las partes interesadas de la Entidad, las principales acciones que dan cuenta de la racionalización del trámite de PQDC, así como la atención a los ciudadanos que requieren de un tratamiento distinto a lo anteriormente citado, y que implica solo la orientación y atención inmediata.

Por lo anterior, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano tiene como tarea final, frente al servicio de atención de las peticiones y/o requerimientos los siguientes aspectos:

Atención de peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias en línea (PQDC)

La Contraloría Municipal de Envigado con el fin de prestar un mejor servicio a la ciudadanía, tiene habilitado en su página web www.contraloriaenvigado.gov.co, el link “PQDC”, el cual le permite a las veedurías ciudadanas, a las organizaciones sociales civiles, comunitarias; a las autoridades y a la comunidad en general, ejercer su derecho a presentar a la Entidad, sus peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias, según lo dictado en los artículos 14, 15, 16 y 17 de la Ley 1437 de 2011.

Así mismo, este servicio cuenta con una guía de orientación para que los usuarios puedan de manera fácil, ágil y comprensible, realizar el paso a paso para la radicación de sus requerimientos. En el documento denominado “Guía para la radicación de PQDC”, al cual pueden acceder dando link a https://bit.ly/2TJwVMU,


https://bit.ly/2TJwVMU

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se encuentran las instrucciones suficientes para lograr con éxito el trámite correspondiente.

Adicional a ello, el uso de esta herramienta tecnológica y de comunicación con el ciudadano, está articulada con el cumplimiento de los preceptos, disposiciones legales y procedimientos internos que garantizan una respuesta de interés general o particular, de acuerdo con las necesidades de las partes interesadas. Atención ciudadana no presencial: La Contraloría Municipal de Envigado ha establecido distintos canales de comunicación que permiten que el ciudadano sea por medio escrito o verbal presente sus peticiones, sin que ello implique la presencia del ciudadano y sin que la Entidad se niegue a realizar el trámite pertinente de acuerdo con su función y alcance. Para estos aspectos citados, la entidad cuenta con una línea PBX 339 4050 y el correo institucional [email protected], los cuales pueden ser utilizados por las partes interesadas para las peticiones verbales o escritas, que en este caso, pueden ser también anónimas sin datos de contacto o con datos de contacto de correo electrónico, de teléfono, entre otros. 9. COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO

A LA INFORMACIÓN

Basado en la estrategia de elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y en la importancia de garantizar de una manera transparente el acceso de la información a la ciudadanía y demás partes interesadas, la Contraloría Municipal de Envigado ha venido fortaleciendo los mecanismos para la transparencia y acceso de la información, sustentado en documentación y acciones que evidencian la gestión misional, administrativa y organizacional. Esta comunicación proactiva se centra en: la publicación de la información básica de la Entidad, en la normatividad asociada a la función misional y constitucional que permite la consulta permanente por parte de los servidores públicos y de la ciudadanía en general; las notificaciones y acciones emprendidas desde la Oficina de Participación Ciudadana y la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal, los resultados del control fiscal (control macro y control micro), la rendición en línea de los sujetos vigilados y el servicio para el trámite de peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias.


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Igualmente, dentro del Plan se tiene establecido la divulgación y promoción de los diferentes sistemas de información con los que cuenta la entidad para que las organizaciones sociales y la comunidad en general accedan a la gestión adelantada por el Órgano de Control. Las acciones en mención, además de generar una cultura de transparencia, conllevan igualmente, al cumplimiento de la ley y sus instrumentos orientados a la puesta en marcha de estrategias de lucha contra la corrupción y del ejercicio de publicar los resultados de la gestión pública. Por lo anterior, se propone la siguiente estrategia:

SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META PRODUCTO RESPONSABLE FECHA

PROGRAMADA

Lineamientos de

Transparencia Activa

Revisar y actualizar la publicación

mínima en la página web, requerida por

la Ley Transparencia y del Derecho de

Acceso a la Información Pública

Nacional.

Cumplir con los requisitos que

sobre la materia se

encuentran en la Ley 1712 de

2014.

Comunicaciones y

Profesional

Especializada

Trimestralmente

Lineamientos de

Transparencia Pasiva

Responder las solicitudes de acceso a

la información en los términos

establecidos en la Ley.

Cumplir con los

requerimientos y términos

establecidos en la Ley 1712

de 2014, Ley 1755 de 2015 y

Ley 1437 de 2011,

relacionado con la atención a

los derechos de petición.


Ciudadana Permanente

Elaboración de los

instrumentos de Gestión

de la Información

Publicar el inventario de los activos de

información de la Contraloría con el

índice de información clasificada y

reservada.

Cumplir con los requisitos que

sobre la materia se

encuentran en la Ley 1712 de

2014.

Dirección Administrativa

y Área Jurídica Semestral

Atender a la población con

discapacidad en el primer piso de la

Contraloría con el fin de mejorar la

accesibilidad de las mismas.

Garantizar la buena atención a

la población en situación de

discapacidad.


CiudadanaPermanente

Ajustar la pagina web institucional para

la población con discapacidad auditiva

para que pueda aceder a la información

pública.

Mejorar el acceso a la página

web para la población con

dispacacidad auditiva.

Profesional

Especializada y Oficina

de Participación

Ciudadana

Noviembre de 2020

Críterios Diferencial de

Accesibilidad

PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA TRANSPARENCIA ACCESO A LA INFORMACIÓN

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10. COMPONENTE 6: INICIATIVAS ADICIONALES Con el ánimo de contribuir al fortalecimiento de las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, la Contraloría Municipal de Envigado en este plan establece las siguientes iniciativas adicionales como valor agregado a la intencionalidad de generar la cultura anticorrupción dentro y fuera de la Entidad.

SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO RESPONSABLE FECHA DE

INICIO

Fortalecimiento de la Escuela de Formación en Control

Fiscal.

Creación de acto

administrativo de la

Contraloría que respalda la

constitución de la Escuela

Comité de Dirección Marzo de 2020

Continuar con el proceso de investigación con la

Universidad EAFIT que permita orientar el seguimiento

y vigilancia desde la óptica del control fiscal, a las

Políticas Públicas implementadas en el Municipio de

Envigado y que son objeto de control social de las

veedurías ciudadanas.

Febrero de 2020

Determinar acompañamiento y fortalecimiento de

procesos de veedurias a politricas publicas del

Municipios: Poblacionales- territoriales o sectoriales.

Abril de 2020

Capacitar a la ciudadanía y organizaciones sociales

(veedurías ciudadanas) en temas que contribuyen al

control social, al cuidado de lo público y a generar una

cultura de la legalidad.

Marzo de 2020

Brindar asesoría y asistencia técnica a las veedurías

ciudadanas inscritas ante la Personería Municipal de

Envigado y el RUES.

Permanente

Promover la función de las JAC para realizar el ejercicio

del control social y veeduría ciudadana, de acuerdo con

su competencia legal y normativa acción que se

evidenciará en el fortalecimiento del control social a la

gestión pública.

Abril de 2020

Seguimiento y retroalimentación a las acciones con

énfasis en la participación de las Instituciones

Educativas, hacia la construcción de una cultura de la

legalidad y del cuidado de los bienes comunes.

Marzo de 2020

Encuentro con docentes y directivos docentes para

orientacion de acciones de acompañamiento de cara al

cumplimiento del artículo 79 de la Ley 1474 de 2011.

Mayo de 2020

Artículacion con la Direccion de calidad e inspeccion y

vigilancia de la Secertaría de Educación y Cultura de

Envigado, para la orientacion de acciones de

acompañamiento en el fortalecimiento del Proyecto

Educativo Institucional -PEI de las Instituciones

Educativas oficiales y formación docente.

Febrero de 2020

Generar la cultura del

cuidado de lo público en las

instituciones educativas

oficiales, en virtud del artículo

79 de la Ley 1474 de 2011

INICIATIVAS ADICIONALES

Cumplimiento del artículo

121 de la Ley 1474 de 2011

Oficina de

Participación

Ciudadana y

Subcontraloria

Fortalecimiento del control

social en las organizaciones

sociales y la ciudadaníaOTRAS INICIATIVAS

Oficina de

Participación

Ciudadana

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11. SEGUIMIENTO Y MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN De conformidad con lo establecido en la Guía: “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y las disposiciones legales que rigen la materia, le corresponde a la Oficina Asesora de Control Interno de la Entidad fiscal, adelantar la verificación de la elaboración y publicación del Plan y de igual manera, efectuar el seguimiento y el control a la implementación y los avances de las actividades consignadas en el presente documento. En ese sentido, se establecen las fechas de seguimientos y publicación así:

Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de mayo.

Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de septiembre.

Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de enero.

plan anticorrupciÓn y de atenciÓn al ciudadano …€¦ · se modifica el decreto 1083 de 2015,...

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