p.i. gestión doc (2do sem)

PROYECTO INTEGRADORPROYECTO INTEGRADORSEGUNDO SEMESTRESEGUNDO SEMESTRE

Gestión DocumentalGestión Documental

Facultad de Ciencias Administrativas y AfinesFacultad de Ciencias Administrativas y Afines

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

El proyecto integrador busca de manera clara y concisa la integración del conocimiento de diferentes materias que se aborden en cada nivel, este proceso pretende generar en el

educando las competencias necesarias para cada nivel académico que le permitan el ejercicio de ellas en el campo

laboral y personal, cada vez que culmine un nivel semestral, su interacción y su aplicabilidad se acercará a alcanzar sus propios objetivos en pro de cumplir con su

proyecto de vida académica y abrirá puertas para su continuidad académica en otros niveles.

OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS Consolidar el proyecto integrador para la cohorte que inicia

en cada período académico.

Implementar de manera paulatina cada período académico el proyecto integrador hasta su cobertura total en todos los semestres del programa.

Generar conciencia colectiva en la importancia y aplicación del proyecto.

Integrar las competencias de las materias del semestre entre sí para la generación de resultados medibles, en común, por el cuerpo docente.

Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias en la Gestión Documental.

Evaluar los resultados del proyecto mediante competencias.

Proporcionar al educando conocimientos que le permitan salidas laborales en cada semestre.

JUSTIFICACIONJUSTIFICACIONPara cada semestre se presenta un desarrollo específico en

competencias, para que una vez finalizado este nivel, el educando tenga la oportunidad de desempeño laboral en concordancia a su preparación educativa. Para ello en cada período académico se realizará énfasis de preparación en temas de conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo la oportunidad de desempeño y, sobre todo, en busca de contribuir mediante la formación a que los educandos puedan desempeñarse en áreas del sector productivo en la medida que esté cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de tener que esperar a finalizar su carrera para poderse desempeñar laboralmente.

METODOLOGIAMETODOLOGIA• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la

formación específica de las asignaturas, de esta manera cada materia abarcará la aplicación directa al microcurrículo, las materias integradas impartirán los saberes requeridos para el desarrollo de capacidades, destrezas y habilidades de los estudiantes en la aplicabilidad de Gestión Documental.

• En el microcurriculo de las materias afines al área de conocimiento se realizará la aplicación del tema para permitir integrar los saberes con el saber hacer. Para la correcta aplicación de los saberes los microcurrículos integrarán un capítulo, para desarrollo en el trascurso del período académico, de Gestión Documental, la temática a seguir se encuentra plasmada en CONTENIDO PARA SEGUNDO SEMESTRE.

METODOLOGIAMETODOLOGIA• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cada materia

realizará la impartición de temas específicos de manera consecutiva.

• Cada materia integrada aplicará las técnicas de archivo y se realizará entrega de producto final, se solicitarán avances para comprobar la evolución de los estudiantes y será calificable dentro de los 10%.

• Se deberá llevar su ficha técnicaficha técnica del archivo físico y digital (archivos en (archivos en sitio WEB), sitio WEB), ambos deben coincidir con la información archivada.

• La entrega del producto final (archivo físico y digital) será evaluado en conjunto por los docentes y será calificado como el examen final (20%).

PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para

sustentar de la siguiente manera:

• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Ficha Técnica en cada carpetaTécnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.

• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando un creando o utilizando un sitio en la WEBsitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.

MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE

(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)

TEMATEMA

Metod. de la Investigación

Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología,

Materias Integradas, Producto Final)

Pens. Lógico II Competencias a desarrollar

Distribución y Merchandising

1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica

Contabilidad II3. Organización Física

Legislación Comercial4. Programa de Gestión

Documental

Producto y Precio5. Requisitos de un SGD,

6. Implementación del SGD

Pro

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ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE

(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)TEMATEMA


Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología, Materias

Integradas, Producto Final)


Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica

Legislación Laboral 3. Organización Física

Teoría Organizacional4. Programa de Gestión

Documental

Legislación en Salud y S.S.5. Requisitos de un SGD, 6. Implementación del SGD

MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE

(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)

TEMATEMA


Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología,

Materias Integradas, Producto Final)


Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos

y Ficha Técnica

Contabilidad II 3. Organización Física

Teoría Organizacional4. Programa de Gestión

Documental

MERCADOS5. Requisitos de un SGD,


Pro

ceso

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Con

tabi

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Contabilidad II 3. Organización Física

Legislación Laboral4. Programa de Gestión

Documental

Principios de Administración5. Requisitos de un SGD, 6. Implementación del

SGD

MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre

Pro

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Contabilidad I 3. Organización Física

Régimen de Importaciones4. Programa de Gestión

Documental

Régimen de Importaciones5. Requisitos de un SGD,









Contabilidad I 3. Organización Física

Régimen de Importaciones4. Programa de Gestión

Documental

Régimen de Importaciones5. Requisitos de un SGD, 6. Implementación del

SGD

1. CONCEPTUALIZACIÓN

DOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de

información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.

Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO

Documento que presentaresultados obtenidos o proporciona evidencia

de Actividadesdesempeñadas

LO PRINCIPAL

Garantizar:

Fácil acceso a los registros Preservación adecuada (Orden - Ambiente)

Verificables No manipulables

CONTROL DE LOS REGISTROS

PARÁMETROSPARÁMETROS

RESPONSABLE DE ARCHIVAR

Persona asignada para archivar .

(Quién los archiva?)

IDENTIFICACIÓN Por tipo de

registro / área / proyecto / servicio

(Cómo los archivo?)

RECUPERACIÓN

Quiénes tienen acceso. Cuáles

no tienen acceso (Quién los consulta?)

CÓMO RECUPERAR

Alfabético / cronológico / código

/ consecutivo (Cómo los consulto?)

ALMACENAMIENTO

Sitio específico donde se va a

guardar (Dónde los archivo?)

TIPO DE REGISTRO

Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo

los registro?)

TIEMPO DE RETENCIÓN

Archivo activo:

período/año / eventos (Cuánto los

archivo?)

Por tablas de retención

documental

DISPOSICIÓN Qué hacer con el

documento después del período de

conservación.

CON

TRO

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GIS

TRO

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DE

LOS

REG

ISTR

OS

a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN

b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS

c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO DE

REVISIÓN

d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A

INTERESADOS

f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS

g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E

IDENTIFICARLOS

1. Quién1. Quién debe aprobar los

documentos?

2. Cuándo2. Cuándo se deben revisar y actualizar

los documentos?

3. Quién3. Quién debe aprobar las

modificaciones?

4. Cómo4. Cómo se identifica la vigencia de los

documentos?

5. Cómo5. Cómo se identifican los cambios en los documentos?

6. Quién6. Quién debe tener los

documentos vigentes?

7. Cuáles7. Cuáles son los documentos

vigentes?

8. Cómo8. Cómo hacemos

legibles los documentos?

9. Cómo9. Cómo se identifican los documentos?

10. Cómo10. Cómo se identifican los documentos externos?

11. Quién11. Quién debe tener los

documentos externos vigentes?

12. Qué12. Qué debemos hacer con los documentos obsoletos?

13. Cómo13. Cómo se identifican los documentos obsoletos?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación

1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse2. Quién debe aplicarlos

3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,

establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de

una manera eficaz, eficiente y uniforme.

ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los

documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta

Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.

Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.

Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones

documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .

Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.

Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital

•Permite gestionar de manera óptima los documentos

•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital

•Permite determinar el período de manejo del documento

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES

PROYECTO INTEGRADOR

INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CODIGO:

El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)

Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)

Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA



PROYECTO INTEGRADOR

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Nombre Estudiante:

Programa:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓN

MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL



PROYECTO INTEGRADOR


ALMACENAMIENTO:

El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.

Ejemplo:

Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).

Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo)Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.

El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.

Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

ESTADO:

El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.

Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre Estudiante:

Programa:






PROYECTO INTEGRADOR


RECUPERACIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).

DISPOSICIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.

Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre Estudiante:

Programa:




p.i. gestión doc (2do sem)

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