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Clave: 1810-003-003

ÍNDICE

Página

1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 5

6 Descripción de actividades 9

7 Diagrama de flujo 17

8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 20

Anexos

Anexo 1. Remisión de pedido

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Procedimiento para la recepción de bienes de uso terapéutico y no terapéutico de Licitación Nacional

1. Base normativa Artículo 69, fracción I y II del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social. Numeral 8.1, 8.1.1, 8.1.1.3 y 8.1.1.3.1 del Manual de Organización de la Dirección de Administración, clave 1000-002-001. Numeral 8.2 de la Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 1000-001-008.

2. Objetivo

Establecer las políticas y actividades para que conforme a las buenas prácticas de almacenamiento, se realice la recepción, acomodo, guarda, custodia y conservación de los bienes de consumo que adquiere nivel central, con la finalidad de verificar que estos cumplan con las especificaciones establecidas. 3. Ámbito de aplicación El presente procedimiento se aplica para el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), adscrito a la Coordinación de Control de Abasto.

4. Políticas

4.1 El Responsable del Área de Suministro de Nivel Central (Almacén de Programas Especiales y Red Fría - Almacén Central) deberá asegurar que la recepción, acomodo, guarda, custodia y conservación se realice conforme a las buenas prácticas de almacenamiento, se lleve a cabo un control eficiente de caducidades e inventario de los bienes de consumo conforme a lo dispuesto en el presente procedimiento y demás disposiciones que se emitan en la materia.

4.2 El Responsable del Área de Suministro deberá difundir el presente procedimiento al personal adscrito al Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), para su conocimiento y cumplimiento de las políticas y actividades contenidas en el mismo.

4.3 El Responsable de Mesa de Altas del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) será el encargado de revisar la documentación técnica y legal que le entreguen los proveedores y en caso de tener duda con esta, deberá solicitar el apoyo al Responsable Sanitario.

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4.4 Será responsabilidad del personal del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) que cualquier recepción de bienes de consumo esté debidamente documentada y cotejada físicamente en el momento de su recepción. 4.5 Será responsabilidad del personal del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) que una vez cumplidos los requisitos establecidos en el presente procedimiento y en las “Remisiones de Pedido”, éstas sean selladas el mismo día que se reciben los bienes de consumo. 4.6 El Responsable de Mesa de Altas verificará que las “Remisiones de Pedido”, ostenten invariablemente los sellos oficiales de: aprobado de control de calidad y de recibido del almacén, el sello con número de alta asignado por el SAI o folio manual, fecha y firma del Responsable del Área de Suministro de Nivel Central a fin de que se otorguen los sellos de alta en tiempo y forma para su registro contable e inventario. 4.7 El Responsable Sanitario deberá supervisar conjuntamente con el Responsable de Control de Calidad del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), los bienes de consumo que ingresen al almacén.

4.8 Será competencia del Responsable Sanitario del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) aprobar o rechazar los bienes de consumo.

4.9 Será responsabilidad del personal adscrito al Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) que el acomodo de los bienes de consumo se realice por orden secuencial, por grupo de suministro, insumo, lote y número de partida, según sea el caso, acorde al Catálogo Operativo de Artículos, establecido en el Sistema de Abasto Institucional; utilizando el sistema de primero en vencer-primero en salir (PVPS) o primeras caducidades-primeras en salir (PCPS), registrando la posición conforme al almacenamiento en racks o estantes, para facilitar rápidamente su ubicación.

4.10 El Responsable del Área de Suministro (Almacén de Programas Especiales y Red Fría - Almacén Central), deberá vigilar que los bienes de consumo que requieran refrigeración o congelación se acomoden de inmediato en las cámaras de refrigeración o congelación, según corresponda, para evitar alteraciones del insumo. Asimismo deberá contar como respaldo, con una “Bitácora” de registro de temperatura con los siguientes parámetros:

Condiciones de Almacenamiento

Temperatura

Congelación -15° C a -25° C

Refrigeración +2° C a +8° C

Fresco y seco 15° C a 25° C

no más de 65% H. R. Temperatura

ambiente 15° C a 30° C

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4.11 El Responsable del Grupo de Suministro del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), conjuntamente con el Responsable de la Oficina de Suministro y Tráfico, el Responsable del Área de Suministro de Nivel Central y el Responsable Sanitario deberán asegurar que se cuente con áreas de almacenamiento especial para la guarda de bienes de consumo de costo elevado, en su caso, controlados y de fácil sustracción, así como un área de cuarentena. 4.12 El Responsable de la Oficina de Suministro y Tráfico del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) deberá indicar y proporcionar con oportunidad, la disponibilidad de las áreas para el almacenamiento de los bienes de consumo que ingresen al almacén. 4.13 La entrada en vigor del presente documento, actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para recepción de bienes de uso terapéutico y no terapéutico en licitación nacional”, con clave 1482-003-009 y fecha de registro 25 de noviembre de 2005.

4.14 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás disposiciones aplicables al respecto. 5. Definiciones 5.1 almacén / unidad de almacenamiento: Área donde se reciben, acomodan, controlan,

custodian, y despachan bienes de uso terapéutico y no terapéutico, dentro de la circunscripción administrativa que le corresponda.

5.2 almacén de programas especiales y red fría (almacén central): Unidad de almacenamiento adscrita a la Coordinación de Control de Abasto de Nivel Central utilizada para productos que corresponden a programas especiales, desastres naturales, contingencias entre otros, para dar atención a los almacenes delegacionales a nivel nacional.

5.3 alta de almacén: Es el trámite por el cual se da entrada oficial a los bienes de consumo terapéutico y bienes de uso no terapéutico en el almacén, otorgando en la Remisión de Pedido que debe ostentar inviablemente los sellos oficiales de: aprobado de control de calidad y de recibido del almacén, el sello con número de alta asignado por el SAI o folio manual, fecha y firma del Responsable del Área de Suministro de Nivel Central.

5.4 artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes Nacionales.

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5.5 bienes de consumo: Todos aquellos artículos que por su utilización en el desarrollo de las actividades se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico.

5.6 biológicos: Conforme al artículo 229 de la Ley General de Salud, los productos de origen biológico o substancias análogas semisintéticas, se clasifican en:

I. Toxoides, vacuna y preparaciones bacterianas de uso parenteral; II. Vacunas virales de uso oral o parenteral; III. Sueros y antitoxinas de origen animal; IV. Hemoderivados; V. Vacunas y preparaciones microbianas para uso oral; VI. Materiales biológicos para diagnóstico que se administran al paciente; VII. Antibióticos; VIII. Hormonas macromoleculares y enzimas, y IX. Las demás que determine la Secretaría de Salud. 5.7 caducidad: Fecha impresa en el marbete de los insumos para la salud, que indica el fin

del periodo de vida útil.

5.8 carta compromiso: Es el documento presentado por el proveedor mediante el cual se compromete por escrito a realizar el canje de bienes de consumo terapéutico y bienes de uso no terapéutico entregados con caducidad menor a la establecida en el contrato, conforme a la normatividad vigente.

5.9 carta de distribuidor autorizado: Es el documento presentado por el proveedor mediante el cual el fabricante de los bienes de consumo terapéutico y bienes de uso no terapéutico autoriza a uno o varios proveedores la distribución de los bienes que fabrica.

5.10 carta de garantía: Es el documento presentado por el proveedor (fabricante o distribuidor) mediante la cual garantiza que los bienes de consumo terapéutico y bienes de uso no terapéutico cumplen con las especificaciones contratadas y contra vicios ocultos.

5.11 catálogo general de artículos: Es una relación detallada de claves con descripciones y tipos de presentación, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de inversión).

5.12 clave del artículo: Es la expresión codificada que consta de 14 dígitos, y es asignada a

cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación.

5.13 contrato abierto: Es el definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

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5.14 contrato programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en fechas preestablecidas.

5.15 cuarentena: Es la retención temporal de los bienes de consumo terapéutico y bienes

de uso no terapéutico (productos terminados), o materiales de envase y embalaje, con el fin de verificar que se encuentran dentro de las especificaciones y regulaciones específicas.

5.16 existencia: Cantidad física de los bienes que se tienen en disponibilidad inmediata para

su uso, distribución, suministro, abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.

5.17 FEUM: Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos.

5.18 fecha de fabricación: Fecha en la cual fue fabricado el bien de consumo terapéutico o

el bien de uso no terapéutico (producto terminado) contenido en el envase. 5.19 grupo de suministro: Es una clasificación que permite el control de los bienes en las

diferentes fases del proceso del abastecimiento. 5.20 insumos para la salud: Son los medicamentos, substancias psicotrópicas,

estupefacientes, las materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración, así como los equipos médicos, prótesis, ortésis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y productos higiénicos.

a. Equipo médico: Los aparatos, accesorios e instrumental para uso específico,

destinados a la atención médica, quirúrgica o a procedimientos de exploración, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de pacientes, así como aquellos para efectuar actividades de investigación biomédica; Prótesis, órtesis y ayudas funcionales: aquellos dispositivos destinados a sustituir o complementar una función, un órgano o un tejido del cuerpo humano.

b. Agentes de diagnóstico: Todos los insumos incluyendo antígenos, anticuerpos,

calibradores, verificadores, reactivos, equipos de reactivos, medios de cultivo y de contraste y cualquier otro similar que pueda utilizarse como auxiliar de otros procedimientos clínicos o paraclínicos.

c. Insumos de uso odontológico: Todas las substancias o materiales empleados para

la atención de la salud dental.

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d. Materiales quirúrgicos y de curación: Los dispositivos o materiales que adicionados o no de antisépticos o germicidas se utilizan en la práctica quirúrgica o en el tratamiento de las soluciones de continuidad, lesiones de la piel o sus anexos.

e. Productos higiénicos: Los materiales y substancias que se apliquen en la superficie

de la piel o cavidades corporales y que tengan acción farmacológica o preventiva. 5.21 meta: Expresión cuantificada del objetivo a lograr por el área responsable de la acción

a la que se refiere, en un espacio y tiempo determinado, con los recursos necesarios, que deberá ser compatible con el objetivo y permitir la medición del grado de realización de la meta prevista.

5.22 nivel de calidad aceptable (NCA): Especificación de calidad que fija el porcentaje máximo de productos defectuosos tolerados; cuyo propósito es generar un plan de muestreo que permita facilitar la toma de decisiones con respecto a un lote de un producto; es un valor designado en porciento defectivo (o defectos por cada cien unidades), que el usuario indica que podrá aceptar. Los planes de muestreo que se proporcionan en él se han arreglado de tal forma que la probabilidad de aceptación para un determinado valor de NCA, dependerá del tamaño de la muestra.

5.23 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo específico del gasto.

5.24 registro contable: Es la afectación o asiento que se realiza en libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

5.25 responsable sanitario: Es el profesionista facultado por la COFEPRIS conforme las

disposiciones establecidas en la Ley General de Salud, para supervisar las buenas prácticas de almacenamiento, distribución y manejo de los insumos para la salud.

5.26 S.A.I.: Sistema de Abasto Institucional.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del Procedimiento para la recepción de bienes de uso terapéutico y no terapéutico de Licitación Nacional

Responsable de Mesa de Altas

1. Recibe y revisa, los documentos técnicos (certificado analítico, carta garantía y carta compromiso de canje) y legales (contrato, registro sanitario, etc.), que le presenta el proveedor, conforme al contrato adjudicado y formalizado; verifica que estén completos y que correspondan a los bienes de consumo contratados, según lo siguiente:

Bienes de consumo terapéutico

Bienes de uso No terapéutico

Contrato

Contrato

Remisión de pedido 1810-009-001 (clave a 14 dígitos)


Registro sanitario vigente

-------

Certificado analítico por lote, en inglés y traducido al idioma español

Informe de resultados de calidad (cuando aplique)

Carta compromiso de canje por clave y lote, en papel membretado y firma original del Representante Legal (cuando aplique).

Carta compromiso de canje por clave y lote, en papel membretado y firma original del Representante Legal (cuando aplique).

Carta garantía (contra vicios ocultos, defectos, etc.), en papel membretado y firma original del Representante Legal.

Carta garantía (contra vicios ocultos, defectos, etc.), en papel membretado y firma original del Representante Legal.

Carta de distribuidor autorizado especificando clave, lote y caducidad (cuando aplique)

Carta de distribuidor autorizado especificando clave, lote y caducidad (cuando aplique)

Documentos técnicos y legales


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NOTA 1: La “Remisión de pedido” deberá contener los datos completos de los insumos que se están entregando; para las Vacunas con Diluyente (BCG, Doble Viral, Triple Viral), la remisión, además deberá contener los siguientes datos:

Lote liofilizado Caducidad Lote Diluyente Cantidad

NOTA 2: Para el caso de la Vacuna Antipoliomielitis, la “Remisión de pedido” además de lote y caducidad marcada en el envase, deberá indicar la fecha de descongelación del producto, este dato permite determinar la vida útil real, la cual es de 6 meses contados a partir de la fecha de descongelación.

2. Turna al Responsable de Control de Calidad la siguiente documentación:

Bienes de consumo terapéutico

Bienes de uso No terapéutico




___________________

Certificado analítico en inglés y traducido por lote al idioma español


1810-009-001 (anexo 1) Registro sanitario vigente Certificado analítico o Informe de resultados de calidad

Responsable de Control de Calidad

3. Recibe los documentos técnicos y legales

(”Remisión de pedido clave 1810-009-001 (anexo 1), Registro sanitario, Certificado analítico o Informe de resultados de calidad) y verifica en la página de intranet http://intsp1:55554/cocti/default.aspx, conforme a los datos contenidos en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), la clave y el lote, para descartar, si el bien de consumo esta boletinado.

1810-009-001 (anexo 1) Documentos técnicos y legales

Si esta boletinado

Continúa en la actividad 13.

http://intsp1:55554/cocti/default.aspx


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No esta boletinado


4. Identifica en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), si son bienes de uso no terapéutico o bienes de uso terapéutico de red de frío y determina la prioridad de estos últimos para su recepción, aprobación y almacenamiento inmediato.

1810-009-001 (anexo 1)

5. Revisa y verifica conforme a la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) que los bienes de consumo descritos cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas en el contrato, Normas Oficiales Mexicanas, FEUM y/o Normas Mexicanas según sea el caso.

BIENES DE USO NO TERAPEUTICO


1810-009-001 (anexo 1) Contrato Normas Oficiales Mexicanas y/o Normas Mexicanas

BIENES DE USO TERAPEUTICO DE RED FRIA

6. Verifica temperatura en la cabina antes de abrir la caja refrigerada del vehículo y registra en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) la hora, la temperatura en grados Celsius (°C), empresa transportista y placas del vehículo.

1810-009-001 (anexo 1)

7. Verifica si la temperatura se encuentra en el intervalo especificado que está impreso en los marbetes de los bienes terapéuticos.

Condiciones Temperatura Congelación -15° C a -25° C Refrigeración +2° C a +8° C Fresco y seco 15° C a 25° C

Temperatura ambiente 15° C a 30° C

8. Indica al operador del vehículo que abra la caja refrigerada y le entregue los monitores de temperatura; lee los monitores de temperatura del proveedor y comprueba que se cumpla con la temperatura especificada.


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9. Imprime las gráficas, tabla de datos y estadística y le entrega una copia de las gráficas al proveedor.

Impresión de Graficas Tabla de datos Estadística

La temperatura NO CUMPLE el intervalo especificado en los marbetes

10. Reprograma el monitor de temperatura, lo enciende y coloca en el lugar que inicialmente estaba.


La temperatura CUMPLE con la especificada en los marbetes

11. Regresa el (los) monitor (es) de temperatura al proveedor.

12. Realiza muestreo por atributos y conforme a la inspección determina si cumple con el Nivel de Calidad Aceptable (NCA), coteja los bienes de consumo conforme a los documentos técnicos y legales, basándose en las especificaciones técnicas solicitadas en las “Bases de licitación” y en el “Contrato”, conforme a lo siguiente:

Bienes de consumo

terapéutico, conforme al Certificado Analítico,

Registro sanitario, Remisión y Contrato

Bienes de uso No terapéutico,

conforme al Informe de resultados, Remisión y

Contrato Clave a 14 dígitos Clave a 14 dígitos

Descripción/Presentación Descripción/Presentación

Lote, Marca y Procedencia

Lote, Marca y Procedencia

Fecha de fabricación Fecha de fabricación

Fecha de caducidad Fecha de vencimiento

Cantidad por envase/embalaje

Cantidad por envase/embalaje

Registro Sanitario, vigencia, descripción,

Documentos técnicos y legales Bases de licitación Contrato


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presentación y periodo de vida útil (conforme al marbete del bien de consumo terapéutico)

_______________

Certificado analítico que contenga lote, caducidad y que el periodo de fecha de fabricación-fecha de caducidad corresponda a la vida útil autorizada en el Registro Sanitario


Temperatura de conservación (°C)

Instrucciones de conservación

Etiquetado conforme al Contrato, NOM y FEUM (según aplique)

Etiquetado conforme al Contrato, NOM (según aplique)

NOTA: En caso de requerirse tarimas para la descarga del vehículo, se debe realizar la solicitud de apoyo de forma coordinada con el Responsable de Grupo de Suministro para que se facilite la maniobra y se realice la inspección de los bienes de consumo, así como la descarga del vehículo.



RECHAZO DE BIENES DE CONSUMO

13. Regresa al proveedor los bienes de consumo y sella con la leyenda de RECHAZADO la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1).

1810-009-001 (anexo 1)

14. Anota nombre, matrícula, fecha, hora y el motivo de rechazo en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y entrega copia al proveedor, anexando graficas fuera del intervalo de temperatura establecida en los marbetes (cuando aplique).

15. Informa el motivo de rechazo, al

Responsable del Área de Suministro de Nivel Central, entrega el original de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) al proveedor y turna una copia con el sello de RECHAZADO al

Original y copia del 1810-009-001 (anexo 1) Graficas fuera de intervalo Original y 2 copias de la 1810-009-001 (anexo 1)


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Responsable de Mesa de Altas, quien firma de recibido en otra copia.

NOTA: Se debe indicar al Proveedor que los números de lotes rechazados, por razones obvias, ya no se volverán a recibir.


APROBACION DE LOS BIENES DE CONSUMO

16. Recibe, sella con la leyenda de

APROBADO con fecha, nombre, matrícula, firma y anota hora de término de la inspección en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y turna al Responsable de la Oficina de Suministro y Tráfico para recibir al proveedor los bienes de consumo.

1810-009-001 (anexo 1)

Responsable de la Oficina de Suministro y Tráfico

17. Turna original y ocho copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), al Responsable de Grupo de Suministro que corresponda.

Original y ocho copias del 1810-009-001 (anexo 1)

Responsable de Grupo de Suministro

18. Recibe el original y ocho copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y verifica conforme a la Remisión que los bienes de consumo sean entregados en empaques colectivos o secundarios, identificados con:

Nombre del fabricante y distribuidor Clave del artículo a 14 dígitos

(grupo, genérico, específico, diferenciador y variante)

Descripción Número de lote Fecha de caducidad Cantidad por caja y/o embalaje Temperatura de conservación (°c)

Original y ocho copias del 1810-009-001 (anexo 1)

19. Sella de RECIBIDO el original de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) con la fecha, nombre (de quien recibió), matrícula y firma autógrafa.

Original de la 1810-009-001 (anexo 1)


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20. Coloca sello y firma de RECIBIDO con la misma fecha del sello de APROBADO de Control de Calidad en las ocho copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), entrega una copia al proveedor y recaba su firma en otra copia para archivo.

Ocho copias de la 1810-009-001 (anexo 1)

21. Turna al Responsable de la Mesa de Altas el mismo día de la recepción, el original y seis copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y recaba firma de entrega de los documentos en “Libreta de control”.

Original y seis copias de la 1810-009-001 (anexo 1) Libreta de control


22. Descarga toda la información en una “Base de datos”, según corresponda para bienes de consumo registrando:

No. de Contrato Proveedor (Fabricante o Distribuidor) Fecha de recepción Clave a 14 dígitos Producto

Descripción corta del SAI Marca comercial

Lote (s), marca y procedencia Fecha de caducidad Temperatura de Conservación (°C) Cantidad

Base de datos

23. Regresa al Responsable de Mesa de Altas la siguiente documentación que fue turnada para la inspección de los bienes de consumo terapéutico y bienes de uso no terapéutico:

Bienes de consumo

terapéutico Bienes de uso No terapéutico


-------

Certificado analítico (por lote)


Registro sanitario vigente Certificado analítico (por lote) Informe de resultados de calidad


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24. Acomoda y clasifica los bienes de consumo en las líneas de almacenamiento en orden secuencial conforme al “Catálogo Operativo de Artículos” y a lo dispuesto en la “Norma que establece las disposiciones generales para la administración y operación de almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social”, vigente.

Catálogo Operativo de Artículos Norma que establece las disposiciones generales para la administración y operación de almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social 1000-001-007

25. Registra los datos de la copia de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) en la base de datos de entradas y anota la línea de almacenamiento y posición en el rack o estante, para facilitar rápidamente su ubicación.

Copia de la 1810-009-001 (anexo 1)


26. Recibe original y seis copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y asigna número de alta correspondiente a través del Sistema de Abasto Institucional (S.A.I.) de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para expedir altas en el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central)”, clave 1810-003-004.

Original y seis copias de la 1810-009-001 (anexo 1) S.A.I Procedimiento para expedir altas en el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central, clave 1810-003-004

Fin del Procedimiento

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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la recepción de bienes de uso terapéutico y no terapéutico de Licitación Nacional

Informe de resultados de

calidad

Certificado analítico

Registro sanitarioEstadistica

Tabla de datos

1CGráficas

Normas oficiales y/o Normas Mexicanas

Contrato


calidad

Certificado analítico

Contrato

Bases de licitación

Documentostécnicos y legales

1810-009-001(anexo 1)

1810-009-001(anexo 1)

1810-009-001(anexo 1)

Registro sanitario

1810-009-001(anexo 1)

Documentos técnicos y

legales

INICIO

RESPONSABLE DE MESA DE ALTAS

Recibe y revisa, los documentos técnicos y legales que le presenta el proveedor, conforme al contrato adjudicado y formalizado; verifica que estén completos y que correspondan a los bienes de consumo contratados.

NOTA 1 y NOTA 2

1

¿Esta boletinado?

No esta boletinado

Identifica en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), si son bienes de consumo terapéutico de red de frío y determina la prioridad de estos para su recepción y almacenamiento inmediato.

Si esta boletinado

4

a

Turna al Responsable de Control de Calidad la siguiente documentación:

Para bienes de consumo terapéutico (Remisión de pedido, clave 1810-009-001, Registro sanitario, Certificado analítico)

Para bienes de uso no terapéutico (Remisión de pedido, clave 1810-009-001 e Informe de resultados de calidad

2

Verifica si la temperatura se encuentra en el intervalo especificado, conforme a la temperatura especificada en los marbetes de los bienes de uso terapéutico.

7

Indica al operador del vehículo que abra la caja refrigerada y le entregue los monitores de temperatura; lee los monitores de temperatura del proveedor y comprueba que se cumpla con la temperatura especificada.

8

a

GráficasImprime gráficas, tabla de datos y estadística y le entrega una copia de las gráficas al proveedor.

9

Regresa el monitor de temperatura al proveedor.

11

Recibe la documentación técnica y legal y verifica en la página de intranet http://intsp1:55554/cocti/default.aspx, conforme a los datos contenidos en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), la clave y el lote, para descartar, si el bien de consumo esta boletinado.

3

RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD

Revisa y verifica conforme a la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) que los bienes de consumo descritos cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas.

5

1810-009-001(anexo 1)

¿Son bienes de red fría?

Si

Verifica temperatura en la cabina antes de abrir la caja refrigerada del vehículo y registra en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) la hora y la temperatura en grados centígrados (°C).

No

6

12

¿La temperatura cumple con el intervalo?

Si

NoReprograma el monitor de temperatura, lo enciende y coloca en el lugar que inicialmente estaba.

10

No

13

Realiza muestreo por atributos y conforme a la inspección determina si cumple con el NCA, coteja los bienes de consumo conforme a la documentación legal y técnica, basándose en las especificaciones técnicas solicitadas en las “Bases de licitación” y en el “Contrato”. NOTA

12

5

Proveedor

16

A

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1C1810-009-001

(anexo 1)

1810-009-001(anexo 1)

1O-8C1810-009-001

(anexo 1)

1810-009-001(anexo 1)

1O-8C1810-009-001

(anexo 1)

1810-009-001(anexo 1)

Graficas fuera de intervalo

1C1810-009-001

(anexo 1)

1810-009-001(anexo 1)

A

Recibe, sella con la leyenda de APROBADO con fecha, nombre, matrícula, firma y anota hora de término de la inspección en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y turna al Responsable de la Oficina Operativa.

16

Regresa al proveedor los bienes de consumo y sella con la leyenda de RECHAZADO la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1).

13

Turna original y ocho copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), al Responsable de Grupo de Suministro que corresponda.

17

Anota nombre, matrícula, fecha, hora y el motivo de rechazo en la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y entrega copia al proveedor, anexando graficas fuera del intervalo de temperatura establecida en los marbetes. NOTA

RESPONSABLE DE LA OFICINA DE SUMINISTRO Y TRÁFICO

Recibe el original y 8 copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y verifica que los bienes de consumo sean entregados en empaques colectivos o secundarios, identificados con: Nombre del fabricante y distribuidor, Clave del artículo a 14 dígitos, (grupo, genérico, específico, diferenciador y variante), Descripción, Número de lote, Fecha de caducidad, Cantidad por caja y/o embalaje y Temperatura de conservación.

18

19

RESPONSABLE DE GRUPO DE SUMINISTRO

B

Sella de RECIBIDO el original de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) con la fecha, nombre (de quien recibió), matrícula y firma autógrafa.

8C1810-009-001

(anexo 1)

20Coloca sello y firma de RECIBIDO con la misma fecha del sello de APROBADO de Control de Calidad en las ocho copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1), entrega una copia al proveedor y recaba su firma en otra copia para archivo.

10

Proveedor

Proveedor

1810-009-001(anexo 1)

Informa el motivo de rechazo, al Responsable del Área de Suministro de Nivel Central, entrega el original de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) al proveedor y turna una copia con el sello de RECHAZADO al Responsable de Mesa de Altas.

NOTA

12

14

15

¿Los bienes de consumo se rechazan o aprueban?

Aprueban

Rechazan


de 20 Clave: 1810-003-003

Libreta de control

1C1810-009-001

(anexo 1)

1O-6C1810-009-002

(anexo 1)S.A.I

Catálogo Operativo

de artículos

Base de datos


calidadCertificado

analitico

Registro sanitario

FIN

Regresa la documentación que fue turnada para la inspección de los bienes de consumo terapéutico y bienes de uso no terapéutico: Registro sanitario vigente, certificado analítico (por lote) e Informe de resultados de calidad.

B

Acomoda y clasifica los bienes de consumo en las líneas de almacenamiento en orden secuencial conforme al “Catálogo Operativo de Artículos” y a la “Norma” 1000-001-007.

Norma que establece las disposiciones generales para la administración y operación de almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social,

clave 1000-001-007

22

23

1O-6C1810-009-001

(anexo 1)

Turna al Responsable de la Mesa de Altas el mismo día de la recepción, el original y 6 copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y recaba firma de entrega de los documentos en libreta de control.

21

Recibe original y seis copias de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) y asigna número de alta correspondiente a través del S.A.I. de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para expedir altas en el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (almacén central)”.

26 Procedimiento para expedir altas en el Almacén de

Programas Especiales y Red Fría (almacén central), clave

1810-003-004

RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD

Descarga la información en una “Base de datos”, registrando: No. de Contrato, Proveedor (Fabricante o Distribuidor), Fecha de recepción, Clave a 14 dígitos, Producto, Descripción corta del SAI, Marca comercial, Lote (s), marca y procedencia, Fecha de caducidad, Temperatura de Conservación y Cantidad.

24

Registra los datos de la Copia de la “Remisión de pedido”, clave 1810-009-001 (anexo 1) en la base de datos de entradas y anota la línea de almacenamiento y posición en el rack o estante.

25

RESPONSABLE DE MESA DE ALTAS

RESPONSABLE DE GRUPO DE SUMINISTRO

Fin del procedimiento

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la recepción de bienes de uso terapéutico y no terapéutico de Licitación Nacional

Página 20 de 20 Clave: 1810-003-003

Clave Título del documento Observaciones

1810-009-001

Remisión de Pedido

Anexo 1

de 7

Clave: 1810-003-003

ANEXO 1 “Remisión de pedido”

1810-009-001

de 7 Clave: 1810-003-003

Remisión de Pedido para Bienes de consumo terapéutico (Vacunas con diluyente)

REMISION DE PEDIDO

COORDINACION DECONTROL DE ABASTO

RENG CANTIDAD UNIDAD P.U.U. CLAVE IMPORTE

000 000 0000 00 00 -$

MARCAPROCEDENCIA

LOTE

LIOFILIZADOCADUCIDAD

LOTE

DILUYENTECADUCIDAD CANTIDAD

16 % I.V.A. -$

TOTAL

-$

ALTA

DESCRIPCION

FECHA DE REMISIÓN LICITACION Y/O ADJUDICACION DIRECTA No.

CONTRATO No.

DATOS COMPLETOS DEL PROVEEDOR LUGAR FECHA DEL PEDIDO

PLAZO DE ENTREGA1 / 1

LUGAR DE ENTREGA:

R.F.C. RAMO IMSS GRUPO

IMPORTE

DATOS COMPLEMENTARIOSCLASIFICACION PRESUPUESTAL

No. DE PROVEEDOR

09 80 01 15 90

PR. C CIR CIRC. LOC INM TS E R.

000

U CTA.

Clave del formato: 1810-009-001

2

12

4

33

53

63

73

133

83

93 103

113

12

14

15

17

16

188

198

208

218

228 238 248

27258

258 268

29258 302

58

31258 322

58

28258

Sello Control de Calidad

APROBADO

Sello del Almacén RECIBIDO

Sello con Número de Alta

de 7 Clave: 1810-003-003

ANEXO 1 “Remisión de pedido para Bienes de Consumo Terapéutico (Vacunas con diluyente)”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Documentar la entrega de bienes terapéuticos (biológicos) que realiza el proveedor, recepción y alta en el almacén.

GENERADO POR: Proveedor.

No. DATO ANOTAR 1 Contrato No. Número de contrato.

2 Fecha de remisión Fecha (día, mes y año) de elaboración de la Remisión de pedido.

3 Expediente Número de expediente de compra (Licitación).

4 Datos del proveedor Nombre completo y razón social del proveedor que entrega los bienes de consumo.

5 Lugar Ciudad de México

6 Fecha del pedido Fecha de formalización del contrato.

7 Plazo de entrega Fecha límite de entrega de los bienes de consumo por parte del proveedor.

8 Hoja___de____ Número consecutivo de hojas de que conste la remisión.

9 R.F.C. Registro Federal de Contribuyentes incluyendo homoclave del proveedor otorgado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

10 Ramo Anotar 124.

11 I.M.S.S. Registro Patronal Número completo del registro patronal otorgado por el IMSS.

12 Grupo Grupo de suministro al que corresponden los bienes de consumo a entregar por el proveedor.

13 Lugar de entrega Nombre y dirección completos de la unidad almacenaría donde entrega los bienes de consumo el proveedor.

14 Reng. Número de renglón asignado al artículo en el anexo del contrato de la relación de bienes adjudicados.

15 Cantidad Cantidad total de artículos entregados por el proveedor.

16 Unidad Unidad de presentación del bien de consumo entregado por el proveedor conforme al Catálogo Operativo de Artículos del S.A.I.

de 7 Clave: 1810-003-003

ANEXO 1 “Remisión de pedido para Bienes de Consumo Terapéutico (Vacunas con diluyente)”

INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 17 P.U.U. Precio unitario uniforme de compra.

18 Clave del artículo Clave completa del artículo (14 dígitos) grupo, genérico, especifico, diferenciador y variante.

19 Descripción del artículo Descripción completa del artículo entregado por el proveedor conforme al Catálogo Operativo de Artículos del S.A.I.

20 Marca Marca Comercial del artículo.

21 Procedencia País de Origen del artículo.

22 Lote de liofilizado Para vacunas que tienen 2 componentes, se debe anotar el número de lote del liofilizado.

23 Caducidad Fecha impresa en el marbete del liofilizado, que indica el fin del periodo de vida útil.

24 Lote del diluyente Para vacunas que tienen 2 componentes, se debe anotar el número de lote del diluyente.

25 Caducidad Fecha impresa en el marbete del diluyente, que indica el fin del periodo de vida útil.

26 Cantidad Cantidad por lote.

27 Importe Importe de los bienes; es el resultado de multiplicar la cantidad de artículos por el precio unitario uniforme de compra.

28 16% I.V.A. Se suma el 16% del importe de los bienes, el cual corresponde al impuesto del valor agregado (I.V.A.)

29 Importe Importe con letra que indica el importe total de los bienes de consumo que incluye I.V.A.

30 Total Es el monto total de los bienes de consumo.

31 No. de proveedor Número del proveedor asignado por el IMSS.

32 Clave presupuestal Codificación completa del Almacén que recibe los bienes de consumo.

de 7 Clave: 1810-003-003

Remisión de Pedido para Bienes de consumo no terapéutico

RENG CANTIDAD UNIDAD P.U.U. CLAVE DESCRIPCION IMPORTE

000 000 0000 00 00 -$

MARCAPROCEDENCIA

LOTE CADUCIDAD CANTIDAD

16 % I.V.A. -$

TOTAL

-$

ALTA

REMISION DE PEDIDO

COORDINACION DECONTROL DE ABASTO

FECHA DE REMISIÓN LICITACION Y/O ADJUDICACION DIRECTA No.

CONTRATO No.

LUGAR FECHA DEL PEDIDO

PLAZO DE ENTREGA1 / 1

LUGAR DE ENTREGA:

R.F.C. RAMO IMSS GRUPO

IMPORTE

DATOS COMPLEMENTARIOSCLASIFICACION PRESUPUESTAL

No. DE PROVEEDOR

09 80 01 15 90

PR. C CIR CIRC. LOC INM TS E R. CTA

0

U PAR PRE PRESP

00

13

23

33

43

53

63

73

83

133 93 10

3

113

144

123

153 163 173

193 183

25

229 239 249

27 28

29 306

Clave del formato: 1810-009-001

203 21

269

Sello Control de Calidad

APROBADO

Sello del Almacén RECIBIDO

Sello con

Número de Alta

de 7 Clave: 1810-003-003

ANEXO 1 “Remisión de pedido para Bienes de consumo no terapéutico”

INSTRUCTIVO DE LLENADO OBJETIVO: Documentar la entrega de bienes no terapéuticos que realiza el proveedor, recepción y alta en el almacén. GENERADO POR: Proveedor.

No. DATO

ANOTAR 1 Contrato No. Número de contrato.

2 Fecha de remisión Fecha (día, mes y año) de elaboración de la Remisión de pedido.

3 Expediente Número de expediente de compra (Licitación)

4 Datos del proveedor Nombre completo y razón social del proveedor que entrega los bienes de consumo.

5 Lugar México, D. F.

6 Fecha de pedido Fecha de formalización del contrato.

7 Plazo de entrega Fecha límite de entrega de los bienes de consumo por parte del proveedor.

8 Hoja___de____ Número consecutivo de hojas de que conste la remisión.

9 R.F.C. Registro Federal de Contribuyentes incluyendo homoclave del proveedor otorgado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

10 Ramo Anotar 124.

11 I.M.S.S. Registro Patronal Número completo del registro patronal otorgado por el IMSS.

12 Grupo Grupo de suministro al que corresponden los bienes de consumo a entregar por el proveedor.

13 Lugar de entrega Nombre y dirección completos de la unidad almacenaría donde entrega los bienes de consumo el proveedor.

14 Reng. Número de renglón o partida asignado al artículo en el anexo del contrato de la relación de bienes adjudicados.

de 7 Clave: 1810-003-003

ANEXO 1 “Remisión de pedido para Bienes de consumo no terapéutico”

INSTRUCTIVO DE LLENADO No.

DATO ANOTAR

15 Cantidad Cantidad total de artículos entregados por el proveedor.

16 Unidad Unidad de presentación del bien de consumo entregado por el proveedor conforme al Catálogo Operativo de Artículos del S.A.I.

17 P.U.U. Precio unitario uniforme de compra.

18 Clave del artículo Clave completa del artículo (14 dígitos) grupo, genérico, especifico, diferenciador y variante.

19 Descripción del artículo Descripción completa del artículo entregado por el proveedor conforme al Catálogo Operativo de Artículos del S.A.I.

20 Marca Marca Comercial del artículo.

21 Procedencia País de Origen del artículo.

22 Lote Número de lote del bien de consumo.

23 Caducidad Fecha impresa en el envase primario que indica el fin del periodo de vida útil.

24 Cantidad Cantidad por lote.

25 Importe Importe de los bienes; es el resultado de multiplicar la cantidad de artículos por el precio unitario uniforme de compra.

26 16% I.V.A. Es el 16% del importe de los bienes, el cual corresponde al impuesto del valor agregado (I.V.A.).

27 Importe Importe con letra que indica el importe total de los bienes de consumo que incluye I.V.A.

28 Total Es el monto total de los bienes de consumo.

29 No. de proveedor Número de proveedor asignado por el IMSS.

30 Clave presupuestal Codificación completa del Almacén que recibe los bienes de consumo.

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