perfil cargo administrativo

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Regional Norte de Santander

GESTION DOCUMENTALCódigo: -MA-AM- 1-01-01Versión:01

PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Vigente desde:28/09/2009

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Nombre del cargo: Auxiliar Operativo

Ocupación Mensajero interno

Departamento Centro De Administración Documental

Fecha Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el OrganigramaGrupo EjecutivoGrupo ProfesionalGrupo Técnico y TecnologicoGrupo Administrativo

X Grupo Operativo

Numero de personas a cargo: Ninguno

Mision del cargo:

Contribuir en el desarrollo de las actividades de todas las dependencias a través

de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la

información externa.






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FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO INTERNO

HABILIDADES CONOCIMIENTOSPROCESOS FUNCIONES DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOS

REQUERIDAS NECESARIOS

Distribución 1. Recoger información del Agilidad. .de Información casillero y relacionarla en planillaInterna de control de mensajería interna Creatividad.

para firma del usuario a la entregade la información. Discreción.

2. Entregar la documentación en Buena Memoria.las diferentes dependencias yrecoger firma de control de Capacidad deentrega. establecer

prioridades3. Realizar reportes y controles dela información que se distribuye. Cooperación4. controlar la documentación que llega a porterias para radicación respectiva en el C.A.D. 5. Distribuir y controlar la prensa que llega a la institución

Resultados esperados:

1. Información muy oportuna en cada dependencia. 2. Entrega segura de documentos. 3. Confiabilidad en el trasporte de la información a entregar. 4. Mucha Discreción con la información






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DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO

FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para

el correcto desempeño del cargo.

x Bachillerato superior, Media vocacionalEstudios técnicos posteriores a secundaria: ¿Cuál?Tecnologías. ¿Cual?Profesional. ¿Cuál?Posgrado. ¿Cuál?

Observaciones:

Se requiere personal con excelente estado físico y buenas condiciones de salud, Su actividad exige levantar y llevar cajas y paquetes de peso considerable.

Idiomas: Inglés Otro __________________

Conocimientos en informáticx Procesador de palabras Graficadoresx Hoja de cálculo Programaciónx Correo electrónico Mantenimiento

Bases de datos






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EXPERIENCIA REQUERIDA mensajero interno

Entre 0 y un año X Entre uno y dos Entre dos y tres Más de tres años

OBSEVACIONES:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________

Firma






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ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL CARGO

AUXILIAR OPERATIVO I

1. Relacionar información del casillero en planilla “Control de Mensajería

interna” (Fecha, recorrido, dependencia, tipo de documento destinatario.)

2. Entregar la documentación en las diferentes dependencias y recoger firma de control de entrega.

3. Realizar reportes y controles de la información que se distribuye.

4. Controlar la documentación que llega a porterías para radicación respectiva en el Centro de Administración Documental.

5. Distribuir y controlar la prensa que llega a la institución.

6. Las demás asignadas por el jefe inmediato






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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL NORTE DE SANTANDER

TITULO DEL CARGOAUXILIAR DE ARCHIVO

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Resguardar documentos, expedientes y demás informac ión de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

· Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material. · Recibe el material para archivar. · Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la

normativa vigente. · Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos. · Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. · Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos. · Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos. · Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas. · Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro

en términos claves. · Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de

la dirección o coordinación. · Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y

expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos. · Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas. · Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. · Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. · Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. · Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Código: -MA-AM- 1-01-02



GESTION DOCUMENTAL Versión:01



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1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES:Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS:El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes, profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:El cargo mantiene relaciones frecuentes con el públ ico en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buen a habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO:El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.

RIESGO:El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisiónmanual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIÓN:Bachiller, más curso de archivo de seis (6) meses d e duración.

Código: -MA-AM- 1-01-02



GESTION DOCUMENTAL Versión:01



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EXPERIENCIA:Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y de oficina.

B) EDUCACIÓN:Educación Básica, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:CONOCIMIENTOS EN:Técnicas y procedimientos de archivo.Técnicas y procedimientos de oficina.Mecanografía.

HABILIDAD PARA:Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.Seguir instrucciones orales y escritas.Clasificar documentos, expedientes y otros.

DESTREZAS EN:Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.El manejo de archivo.






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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:Archivo.Atención al público.Relaciones humanas.Entrenamiento en el sistema de su unidad.

IISERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Ocupación: Mensajero externoGRUPO APOYO ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PERFIL DE CARGO ADMINISTRATIVO

Nombre del cargo: Auxiliar

Nombre del cargo: Auxiliar Operativo

Ocupación Mensajero Externo

Departamento Centro De Administración Documental

Fecha Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el OrganigramaGrupo EjecutivoGrupo ProfesionalGrupo Técnico y TecnologicoGrupo Administrativo

X Grupo Operativo

Fecha: Ago 25 / 2009






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Nivel en el Organigrama

Número de personas a cargo: NingunoHABILIDADES CONOCIMIENTOS

PROCESOS FUNCIONES DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOSREQUERIDAS NECESARIOS

Distribución 1. Entregar y recoger la Agilidad. Conocimiento de lade Información documentación en las diferentes nomenclatura de laexterna entidades y llevar control diario en Creatividad. ciudad para

Planilla.Misión del cargo

Discreción.direcciones

Contribuir en el2. Revisar y recoger diariamentela información que llega al Buena Memoria.

desarrollo de Apartado Aéreo de la Institución las actividades de todaslas Capacidad de

3. Realizar las diferentes establecerdependencias diligencias de afiliación y pagos de prioridadesa través

de lanómina, pensiones, subsidios, Cooperación

distribución oportuna deautoliquidaciones, consignaciones

la información interna y de la entrega efectiva de la información externa






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FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO

bancarias, cobro de cheques para Relacionescartera, recolección de extractos Interpersonalesbancarios.

4. Relacionar toda diligencia enPlanilla de Mensajería para controldel CAD

Resultados esperados:

1. Garantizar entrega segura y oportuna de toda clase de documentación. 2. Confiabilidad en el trasporte de la información a entregar.x 3. Mucha discreción con la información.

DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO

FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeño del cargo.

x Bachillerato superior, Media vocacional

Estudios técnicos posteriores a secundaria: ¿Cuál?

Tecnologías. ¿Cual?

Profesional. ¿Cuál?

Posgrado. ¿Cuál?

Observaciones:

Preferiblemente se prefiere la persona que sabe conducir motocicleta, tiene pase y posee el medio de transporte. Se requiere conocimiento de nomenclatura de la ciudad.

Idiomas: Inglés Otro _Españo_________________l

Conocimientos en informáticx Procesador de palabras Graficadoresx Hoja de cálculo Programación

Correo electrónico MantenimientoBases de datos






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EXPERIENCIA REQUERIDA: mensajero externo

Entre 0 y un año x Entre uno y dos Entre dos y tres Más de tres años

OBSEVACIONES:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________Firma

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO

1. Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades y llevar control diario en Planilla.

2. Revisar y recoger diariamente la información que llega al Apartado Aéreo de la Institución.

3. Realizar las diferentes diligencias de afiliación y pagos de nómina, pensiones, subsidios, autoliquidaciones, consignaciones bancarias, cobro de cheques para cartera, recolección de extractos bancarios.

4. Relacionar toda diligencia en Planilla de Mensajería para control del Centro de Administración Documental

5. Las demás funciones asignadas por el jefe o autorid ad competente.

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