pasos de archivo
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Pasos de archivo
CONTROL CRUZADOEntre la correspondencia comercial que se debe archivar hay documentos en los cuales se tratan dos o más temas en su texto, lo cual dificulta hasta cierto punto la labor de archivar, porque cada asunto debe quedar en su respectiva carpeta para facilitar su consulta oportuna.
Para estos casos se hará uso del Control Cruzado, que es un formato empleado para dejar constancia en una carpeta de que en otra hay una comunicación que trata un tema relacionado con ese asunto, pero que debido a su contenido múltiple el original ha sido archivado en otra.
Con el Control Cruzado se podrá en un futuro solucionar el problema de archivo de cartas que contienen varios temas en su texto.
1) Forma impresa: Tienen dos partes fundamentales, Una para registro y resumen y la segunda para orientar la consulta del original.
2) Diligenciamiento: Para su diligenciamiento deberán seguirse las siguientes instrucciones:
En el renglón que dice: "Para carpeta de", se escribe el título de la carpeta en la cual se va a colocar la Hoja de Control Cruzado.
En el renglón "No" se escribe el número que corresponda al código del tema, si el archivo por asuntos es numérico.
El cuadro que identifica el "documento", tiene las siguientes casillas: "clase" "fecha" "numero".
"Resumen". En esta parte se escribe una síntesis, o el párrafo en el cual se trata lo relacionado con el tema que se identifica en la carpeta.
"Consúltese". Aquí se indica la segunda parte del control cruzado, ósea, lo relacionado con la guía de consulta del documento original que dio lugar a ésta.
En el renglón "En la carpeta de" se escribe el nombre en la cual se archivó el documento original.
• En el renglón "No " se escribe la codificación que tiene el documento original.
Codificación
Es el proceso por el cual la información de una fuente es convertida en símbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la aplicación de las reglas de un código.
Codificación Efectiva
Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturados es llamado codificación (que no debe ser confundida con la codificación de programa).
Objetivos
A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con tapicería personalizada necesita asignar un número de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el nombre y la dirección del cliente, pero el gerente del taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quién es el cliente. Por consecuencia, se asigna un número arbitrario al trabajo. El número puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la sección siguiente:
Códigos de Secuencia Simple
El código de secuencia simple es un número que es asignado a algo que necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relación con los datos mismos. Este es un número de fácil referencia para que la compañía pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es más eficiente teclear el trabajo “5676” en vez de esa mecedora café y negro con asiento de cuero para el Sr. Arturo Cárdenas.
Los códigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos.
Códigos de Derivación AlfabéticaHay veces en que no es deseable usar códigos en
secuencia. El caso mas obvio es cuando no se desea que alguien que lea el código se imagine que tantos números han sido asignados. Otra situación en donde los códigos en secuencia pueden no ser útiles es cuando se desea un código más complejo para evitar errores costosos, un posible error podría ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Código de Derivación Alfabética, es un enfoque usado comúnmente para identificar un número de cuenta.
Como Clasificar la Información
La codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qué partes de un plan de seguro médico tiene un empleado o mostrar cuál estudiante ha terminado los requerimientos básicos de sus cursos.
Códigos de Clasificación
Los códigos de clasificación, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen características especiales de otro. Los códigos de Clasificación pueden consistir de una sola letra o número. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso.
Códigos de secuencia en bloque
Anteriormente tratamos los códigos en secuencia. El Código de secuencia en bloque es una extensión del código de secuencia, las principales categorías de software son hojas de cálculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación. A estos le son asignados números secuenciales en los siguientes “bloques” o Rangos : hojas de cálculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja del código de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de acuerdo con características comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad de la asignación del siguiente numero disponible.
Códigos de Cifrado:Tal vez el método de codificación más simple es la sustitución directa de una letra por otra, un número por otro o una letra por un número. Un tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de asociación de letras.
COMO EXPONER LA INFORMACIÓN:
A veces es deseable revelar información mediante un código, En una tienda de ropa, la información acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada artículo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la mercancía.
Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo. Para el observador casual o cliente, la descripción del concepto parece ser un número largo. Sin Embargo, para los vendedores el número está compuesto de unos cuantos números más pequeños, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres dígitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los últimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un código de subconjunto de dígitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase
Códigos Nomónicos
Un Nemónico, es una ayuda para la memoria. cualquier código que ayude a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde como usar la información, puede ser considerado un nemónico, usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente.
Solicitud de Acción AdecuadaLos códigos son necesarios frecuentemente para dar
instrucciones a la computadora o al tomador de decisiones sobre la acción a tomar. A esos códigos se les menciona generalmente como “códigos de función” y toman la forma, por lo general, de código de secuencia o nemónicos.
Código de Función
Las funciones que desean el analista o programador que ejecuta la computadora con los datos son capturadas en códigos de función. Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.
Lineamientos Generales para la CodificaciónEn las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos de códigos para capturar y almacenar datos. A continuación examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un sistema de codificación.
Sea Conciso, los códigos deben ser concisos. Los códigos excesivamente largos significan más tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los códigos largos también significan que el almacenamiento de información de una base de datos requerirá más memoria.
REVISION DE DOCUMENTOSEs organizar y clasificar los documentos de un archivo para saber a que corresponden.
Los documentos antes de de entregarlos o guardarlos hay que revisarles la ortografía en qué estado se encuentran y que sección corresponden, cuando un documento está en mal estado se lleva a restauración de documentos es en donde se encargaran de repararlo a hacer uno nuevo.
En una empresa los documentos van a un archivo; cumpliendo con las fases y una de ellas es que estén revisados u ordenados. Ellos tienen un tiempo de vida. Cuando se cumple este ciclo, las personas encargadas deben de asegurarse de que se pueden reutilizar o desechar.
Hay una serie de documentos que hay que separarlos por tamaño, tiempo, calidad y tema para que lleguen al archivo.
Los documentos se organizan por su nombre los cuales son circulares, informes, cartas, memorando actas entre otros.
Distribución De DocumentosEl envío de documentos puede resultar un
proceso lento y frustrante, especialmente cuando no sabe si ha llegado el documento a su destino. Si comparte sus documentos con una o con varias personas, puede estar seguro de que el proceso se realizará con total normalidad para que todos puedan trabajar sin sufrir ningún retraso. Si desea trabajar de forma más eficaz y más rentable compartiendo sus documentos, ahora puede hacerlo.
Distribución VirtualDistribución y difusión de los documentos Todos los documentos son ubicados en la red para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser modificados sin la autorización del líder de proceso, del proceso de Calidad y/o de la Dirección General. Las copias de documentos que se distribuyan con carácter de “Copia Controlada” deben llevar el respectivo sello en todas sus páginas y se le debe escribir al lado del sello, el número de copia controlada que corresponde. Cada copia controlada, debe ser relacionada en el formato F02S4 “Listado de Distribución de Documentos” con el nombre del poseedor de cada copia, la fecha de entrega y la firma del mismo.
El proceso de Gestión de Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. Los documentos externos requeridos para la operación de los procesos deben ser utilizados estrictamente por las personas que los requieren, bajo la responsabilidad del líder del proceso.
Este servicio permite un considerable ahorro de costos, tanto en tiempo de trabajo como en consumibles (papel, impresión, sobres, sellos), en espacio destinado a archivo, en distribución y en seguridad.
APLICACIÓN
Resúmenes de Cuentas Corrientes y Cajas de Ahorros.
Resúmenes de Tarjeta de Crédito de Clientes.
Liquidaciones de Comercios (Tarjetas de Crédito).
Resúmenes de Cuentas Productores de Seguros.
Estados de Comisiones de Ejecutivos de Cuentas.
Facturas emitidas para clientes.
Órdenes de pago emitidas para proveedores.
BENEFICIOS
Reducción de Costos
Ahorro de papel, gastos de envío y de almacenamiento físico.
Simplifica tareas administrativas.
Ahorro medioambiental.
Agilidad en la tramitación.
Integración a Sitio Web de la empresa
Evita errores derivados de la introducción manual de datos.
Incremento de Productividad.
Mejora de Servicios al cliente interno y externo.
Automatización de Procesos.
Integración a aplicaciones de gestión existentes en la empresa.
Disponibilidad de acceso 24 x 7.
Acceso instantáneo y simultáneo por varios sectores (CallCenters, Facturación,)
Agilidad en la disponibilidad de la información.
Disponibilidad de datos en formato XML.
NOTA
El proceso de distribución de documentos ha sido objeto de una enorme revolución tecnológica en los últimos años que ha permitido alcanzar grandes mejoras en la logística documental. El concepto de "correo virtual" ha ido reemplazando en forma permanente al concepto de "correo" tradicional, no solo por la necesidad de disposición inmediata de información, sino también por la necesidad de reducir los costos vinculados.
PREPARACIÓN DE LEGAJOS
Legajos:
Conjunto de papeles, generalmente atados, por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo asunto.
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos.
Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella.
IDENTIFICACION DE LOS LEGAJOS
Identificación de la empresa.
Nombre de la dependencia a la cual pertenece.
Título para el archivo.
Código de la serie.
Nombre de la serie y subserie.
Año al cual pertenecen los documentos
Verificar la ordenación correcta
(numérica, cronológica o alfabética) de los documentos.
Retirar todas las copias, duplicados, borradores y los documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente.
Retirar de los legajos clips, grapas, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que deterioren la conservación de los documentos dentro de sus respectivos legajos.
Verificar que la documentación a transferir cumplió su utilidad en el archivo de gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.
Una vez organizadas las unidades de conservación (cajas de archivo), presentadas y evaluadas nuestro trabajo procedimos a ubicar las unidades de conservación (cajas) en el archivo central.
Preparación de carpetas fólderes y
documentos¿Qué son las carpetas
Las carpetas son una de las principales partes visibles de la aplicación, donde existe una jerarquía de Carpetas, en donde las mismas son organizadas a través de una estructura de árbol, en las que quedarán separadas las carpetas donde se guardarán los datos de configuración y las de operación en lugares accesibles. Es importante elegir iconos representativos para las carpetas más importantes de la aplicación, Las carpetas se crean de modo que puedan ser definidas de distintos tipos.
Tipos de CarpetasCarpeta de documentos
Una carpeta de tipo documento es aquella que tiene asociado un formulario, previamente creado en la carpeta de Formas. Esta carpeta sirve para almacenar documentos basados en el forma elegido. Un ejemplo de carpeta de documento es la carpeta de casos, en donde se pueden ver, crear, modificar, eliminar documentos de la estructura que mantiene el forma cases.
Carpetas vínculo
Una carpeta de tipo link es aquella que tiene asociada una url en la que se puede definir si esta se mostrará en una nueva ventana o en la misma de Gestar.
Carpeta virtual
Una carpeta de tipo virtual es aquella que tiene asociada otra carpeta que pertenezca a Gestar. Un ejemplo de carpeta virtual sería crear una carpeta en nuestra aplicación que esté asociada a la organización de documentos.
Portafolio
Los portafolios son técnicas aplicables en la enseñanza en donde el estudiante realiza reflexiones personales. Elabora registros de su propio aprendizaje, existe libertad para seleccionar el trabajo que desea incluir. Ofrece información objetiva sobre los avances de su proceso de aprendizaje, deja huella de lo que el estudiante realiza.
Organización de documentos
La Organización Archivística consiste en dar un orden lógico a los documentos generados en las transacciones diarias de las empresas a nivel Histórico teniendo en cuenta unos grupos de series y de subseries que permiten identificar y clasificar la información de tal manera que sea de óptima administración y control, igualmente para que el acceso y la disponibilidad sea instantánea y segura.
Ordenación de carpetas
La "Administración de Documentos" es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.
La ordenación
Es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Los documentos los podemos organizar por:
v Orden cronológico, alfabético y numéricov Por grupos de documentos
INSTALACIÓN DE DOCUMENTOSPara archivar las carpetas suspendidas se
utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos.
Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.
MANUAL DE ARCHIVO
Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.
RESTAURACION DE DOCUMENTOS
La restauración de documentos se realiza de forma manual en prácticamente todo el proceso El proceso normal tiene varias fases:v Se realiza una ficha técnica del
documento, así como un reportaje gráfico en distintos soportes, según casos (diapositivas, negativos, digital, video,)
v Se procede al análisis de los materiales, (papel, tintas, pigmentos) determinando su estado de pH, solubilidad, pérdidas.
v Se desmontan las obras libros, legados en caso necesario, paginando si es preciso y elaborando una relación del orden de cuadernillos para su posterior montaje.
v Se procede a la limpieza mecánica, brochas de pelo fino, bisturís, gomas de borrar, borradoras eléctricas
v La limpieza acuosa se realiza mediante inmersión en H2O y jabones neutros o ligeramente alcalinos, según se precise, o con alcoholes dependiendo del tipo de tintas.
v En el proceso anterior se utilizan fungicidas o desinfectantes, en caso necesario, para su desinfección y desinfección.
v También se procede a la desacidificación, en caso necesario, en el último baño.
v La reintegración de las zonas perdidas se realizan manual o mecánicamente, según las exigencias de los documentos a tratar (volumen, tipo de soporte...). Seguidamente se procede a su consolidación
v La laminación, igualmente, se realiza de las dos formas, dependiendo de los mismos aspectos. En el caso manual se emplea tisú y adhesivo de pH neutro y totalmente reversible en H2O y en el caso mecánico se utiliza "filmoplast" Papel Japón pH neutro, adhesivo neutro, elástico resistente al envejecimiento y no amarillea.
Tipos de restauración
RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL
El papel es el soporte más utilizado en nuestra historia cultural y uno de los más frágiles y que mayores problemas de conservación y restauración presenta.
La gran diversidad de papeles y medios utilizados para transmitir información sobre ellos hace imprescindible un profundo estudio de la naturaleza de cada documento y de las causas y efectos de la degradación que presente.
Los tratamientos que se aplican comprenden la limpieza, alisado, eliminación de manchas y elementos extraños, lavado, desacidificación, reintegración, consolidación y laminación.
RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS SOBRE
PERGAMINOEl pergamino es un material muy especial, que ha sido ampliamente utilizado para la difusión de textos e imágenes. Los tratamientos de conservación y restauración aplicados son específicos para este soporte y comprenden la limpieza, hidratación, alisado, unión de roturas y reintegración de faltas.
RESTAURACIÓN DE ENCUADERNACIONES
Reproducimos los estilos artísticos y técnicas tradicionales de encuadernación para la recuperación de encuadernaciones con tapas de madera o cartón, revestidas con piel, pergamino, tela o papel. Fabricamos o encargamos papeles jaspeados adecuados a la época de cada libro. Incluimos materiales de calidad de archivo y fácilmente reversibles aplicados mediante técnicas no agresivas para el original.
RESTAURACIÓN DE OBRA DE ARTE SOBRE
PAPELTaller especializado en la restauración de obra de arte cuyo soporte sea papel o cartón. Realizamos la restauración de grabados, acuarelas, guaches, pasteles, dibujos a tinta, lápiz, carboncillo u otro medio. Los tratamientos comprenden la limpieza, eliminación de cintas adhesivas, alisado, eliminación de pliegues y arrugas; unión de roturas y desgarros, reintegración del soporte, consolidación, desacidificación, laminación manual y mecánica y reintegración cromática.
También realizamos trabajos de conservación y preservación como el montaje sobre cartón de conservación; encapsulado con material inerte; realización de contenedores a medida con materiales de calidad de conservación y de soportes para exhibición.
evidencias
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Control cruzado
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Codificación de documentos
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REVISION DE DOCUMENTOS
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PREPARACIÓN DE LEGAJOS
Preparación de carpetas fólderes y
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Organización de documentos
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RESTAURACION DE DOCUMENTOS
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