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PASANTÌA EN EMPRESA DE GESTION DE PROYECTOS Y COORDINACION

DE PROYECTOS

AUTOR

ESTEFANÍA AMÓRTEGUI GUZMÁN

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTÁ

2015

PASANTÌA EN EMPRESA DE GESTION DE PROYECTOS Y COORDINACION

DE PROYECTOS

ESTEFANÍA AMÓRTEGUI GUZMÁN

Código 20121079025

Cédula de ciudadanía 1.031.156.137

Trabajo de grado en la modalidad de pasantía para optar al título de Tecnólogo en

Construcciones Civiles

Ingeniero Héctor Alfonso Pinzón López

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTÁ

2015

Nota de aceptación:

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Firma del presidente del jurado

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Firma del Jurado

___________________________________

Firma del jurado

Bogotá D.C. Julio de 2015

AGRADECIMIENTOS

A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y a los docentes que conforman el proyecto curricular de Tecnología en Construcciones Civiles, por su enorme aporte en conocimientos y experiencias que como estudiante me han permitido desarrollar un exitoso proyecto de grado y enaltecer el nombre de nuestra institución.

A la empresa y a los funcionarios que hacen parte de i0-INGENIERIA LTDA, por brindarme la oportunidad de aprendizaje y desempeño en el campo de la Ingeniería Civil, y además por cada uno de los conocimientos transmitidos durante esta etapa de pasantía.

A mis seres queridos que me rodean y apoyan durante este proceso de academia, brindándome su colaboración incondicional y desinteresada en cada una de las situaciones que lo he requerido, aportando así a la ejecución de mi proyecto de vida.

.…

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 6

1. TÍTULO DEL PROYECTO .................................................................................. 7

2. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA..................................... 7

3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................. 8

4. OBJETIVOS ........................................................................................................ 9

5. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................. 9

5.1 MARCO DE ANTECEDENTES .................................................................................................... 10

5.1 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................. 11

5.2.1 Factores jurídicos .................................................................................................... 11

5.2.2 Factores técnicos ..................................................................................................... 11

5.2.3 Factores económicos............................................................................................... 13

5.3 MARCO CONTEXTUAL.............................................................................................................. 14

5.3.1 Identificación de la empresa ................................................................................... 14

5.3.2 Área donde se desarrolló la pasantía ...................................................................... 15

5.3.3 Tutores de pasantía ................................................................................................ 15

6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA .................................................................. 16

6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES SEMANALES ........................................................................... 21

6.2 RESULTADOS OBTENIDOS ....................................................................................................... 29

7. ANEXOS ........................................................................................................... 31

8. CONCLUSIONES ............................................................................................. 36

INTRODUCCIÓN

El presente proyecto de grado ha sido desarrollado con el fin de evaluar las

condiciones actuales de la empresa i0-INGENIERIA LTDA en el área de gestión

de proyectos, permitiendo identificar el proceso que se lleva a cabo para la

selección de procesos de licitación en los cuales hay interés de participar y así

mismo se encuentra una alta viabilidad de obtención del contrato. De igual forma

en este proceso también debe identificarse cuál es la actividad crítica al momento

de realizar la propuesta con el fin de mitigar el gasto de recurso como tiempo y

personal. Teniendo en cuenta lo anterior se evidenció que en la empresa no existe

un procedimiento definido para dicho aspecto, puesto que en la actualidad, el

proceso de preselección de procesos de licitación pública, se realiza bajo

parámetros aleatorios o el empirismo de quien realice dicho proceso, mas no en

un procedimiento que haga parte integral de la empresa.

En consecuencia a la situación identificada anteriormente, se procedió a

implementar el proceso de viabilización de propuestas con el uso de un formato

previamente parametrizado con las condiciones actuales de la empresa, que tiene

como fin optimizar y asegurar la viabilidad en dicho proceso de contratación,

además de permitir a personas ajenas, integrarse rápidamente al modelo de la

empresa, en casos como consorcios y demás.

Para lo anterior se desarrolló un formato en el cual la persona interesada en saber

si I0-INGENIERIA LTDA se encuentra apta para participar en un proceso de

licitación específico, puede ingresar los datos básicos del proceso en curso y así

determinar cuál es el porcentaje de viabilidad en participar. En consecuencia la

empresa y cualquiera de sus empleados estará en capacidad de determinar en

qué procesos es oportuno participar.

1. TÍTULO DEL PROYECTO

IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCESO DE VIABILIZACIÓN DE PROCESOS DE

CONTRATACIÓN EN I0-INGENIERIA LTDA.

2. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

En la actualidad las empresas dedicadas a la ejecución de obras civiles, deben

destinar gran parte de sus recursos a la gestión de nuevos proyectos que se

ajusten a sus capacidades técnicas y financieras, y que a su vez les permitan

crecer de manera organizacional aportando experiencia y recursos económicos,

con la ejecución de los mismos.

Sin embargo, estos procesos de gestión de proyectos no representan en la

totalidad de los casos una ganancia para la empresa, pues en el mercado hay

bastante demanda de profesionales que de igual forma están interesados y en la

misma capacidad de ejecución que la organización propia; por lo cual la rivalidad

por adquirir nuevos proyectos, se vuelve un proceso competitivo y bastante

preciso para cada uno de los proponentes.

En consecuencia cada empresa debe estar en la capacidad de ofertar lo mejor de

sus recursos disponibles, si pretende obtener nuevos proyectos.

Por lo tanto este proceso implica una gran inversión en recurso humano y en

recursos materiales para llevarse a cabo en su totalidad. No obstante en el caso

de la empresa i0-INGENIERIA LTDA se ha presentado el caso de la NO

presentación de propuestas a causa de no contar con ciertos recursos en un

último momento, o de no haberse realizado una revisión previa del proceso en el

cual se pretendía participar, aun cuando ya han invertido recursos en la misma.

Para ello se pretende que la empresa cuente con un formato previamente

parametrizado con datos como: experiencia, indicadores económicos,

características jurídicas, disponibilidad de profesionales, capacidad residual y

criterios de desempate. Lo anterior con el fin de poder realizar una correcta

previabilización de los procesos de contratación en los cuales se desea participar,

y así mismo asegurar un alto porcentaje de obtención del contrato.

3. JUSTIFICACIÓN

El presente proyecto de grado se realiza a causa de encontrar la necesidad por

parte de la empresa i0-INGENIERIA, de definir un proceso para la preselección de

las procesos de licitación pública en los cuales va a decidir participar, puesto que

en la medida que este se implemente de forma correcta se logrará una

significativa optimización en la inversión en recursos y personal para lograr los

resultados requeridos.

Por otra parte, el presente proyecto también representa un avance para la

academia y para los futuros profesionales en el área de la ingeniería civil, puesto

que el área administrativa de las obras civiles no cuenta con un espacio

académico profundo y por esta razón los estudiantes no tienen conocimiento de

los procesos que deben llevarse a cabo previos a la obtención de un contrato, lo

cual también es muy importante para un profesional de nuestra rama.

Así mismo, representa una gran importancia para la sociedad puesto que el

correcto funcionamiento de los procesos de contratación y los procesos de

administración de bienes públicos, se ven reflejados en beneficios para el

aprovechamiento de la sociedad en general.

4. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Encontrar un proceso o adecuación que permita optimizar los

recursos que posee i0-INGENIERIA LTDA para la presentación de

sus propuestas de licitación, a partir de un formato que permite

realizar una correcta preselección de propuestas a presentar para

procesos de licitación pública, y de esta forma asegurar un alto

porcentaje de probabilidad en la obtención del contrato.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Mejorar la eficiencia en los procesos de i0-INGENIERIA LTDA

Asegurar que en el futuro se presentarán propuestas con la calidad

suficiente para adquirir nuevos proyectos.

Estar en capacidad de enfrentarse a nuevos requerimientos de

licitación, sin ver afectado el rendimiento de la empresa.

Permitir a otras empresas, establecer parámetros para posibles

conformaciones de Consorcios o modelos de contratantes similares.

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO DE ANTECEDENTES:

Desde mitades del siglo XX, el auge de la construcción y el desarrollo económico

del país, ha traído consigo la necesidad de solicitar la ejecución de obras civiles a

todos los profesionales en el área, de manera equitativa y justa. Para ello el

gobierno Colombiano ha implementado ciertas normativas y conductos regulares

en los procesos de contratación.

Para este fin, el gobierno Colombiano y en general la contratación estatal se

encuentra regida por la Ley 80 del 28 de Octubre de 1993, que define las reglas y

disposiciones que deban tener las entidades públicas con todos sus procesos de

requerimientos de servicios, compras, etc. Y para lo cual debe realizarse un

proceso de selección justo y transparente en el que pueda participar cualquier

entidad que se encuentre capacitada para hacerlo.

De este modo, la contratación estatal se encuentra especialmente diseñada para

buscar el cumplimiento y la realización de obras y servicios que puedan ser útiles

para la comunidad en general, teniendo como premisa el disfrute y bien común.

Sin embargo los episodios relacionados con corrupción y malos manejos de los

bienes públicos han desencadenado en la necesidad de reforzar y redefinir la

legislación que rige a la contratación estatal, creando nuevos parámetros que

permitan la correcta ejecución de los recursos públicos y además la calidad de las

obras que se van a ejecutar.

La nueva legislación es regulada por la Entidad “Colombia Compra eficiente” por

medio del Decreto 1510 de 2013, que actualmente no solo incluye las capacidades

financieras sino también las jurídicas, técnicas, humanas etc, y a su vez ha

permitido la unificación de procesos para todas las empresas.

Con la empresa i0-INGENIERIA LTDA, se han evidenciado varias modificaciones

en el departamento de gestión de proyectos que es el encargado de los procesos

de licitación y ejecución de nuevos contratos. Este se ha encontrado a cargo del

ingeniero civil Juan Carlos Caicedo desde el año 2009, periodo en el cual se han

implementado formatos de control llamados “Relación de ofertas”, “Listas de

chequeo”, “Experiencia i0-INGENIERIA LTDA”, “Proyectos”, pero ninguno de ellos

se ha relacionado con la previabilización de los procesos de licitación en los

cuales se desea participar.

En la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, también se han adelantado

investigaciones al respecto, por parte del estudiante Camilo Andrés Rodríguez

Bayona en el año 2011, quién en su proyecto de grado presentó un modelo que

mejoraría el rendimiento de la empresa en la cual él se encontraba vinculado,

desarrollando la misma labor de gestión de proyectos.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

Para el desarrollo de una propuesta de licitación en el campo de la ingeniería civil,

es indispensable estar habilitado en distintos factores como jurídico, económico,

técnico, etc. Teniendo en cuenta que lo anterior determinará el orden de

escogencia del adjudicatario del proceso y por tanto representa el porcentaje de

viabilidad en la obtención de un nuevo contrato.

5.2.1 FACTORES JURÍDICOS: Dentro de estos, se encuentran todos los temas

relacionados con la situación legal de la empresa, que debe encontrarse en total

transparencia y a la vez soportarse mediante los siguientes aspectos:

REPRESENTANTE LEGAL: Persona apoderada por la empresa para tomar

cualquier decisión y además llevar la responsabilidad de los actos en los cuales se

incluya la empresa. De igual forma en los temas relacionados con las propuestas

de licitación, el representante legal es quien autoriza los documentos a presentar y

a su vez se hace cargo de las implicaciones que ello traiga consigo.

COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN: Todas y cada una de las empresas

contratantes con el Estado, deben hacer un compromiso suscrito por el

representante legal, en el cual está estipulado no pertenecer a actos corruptos,

teniendo en cuenta que en la actualidad se pretende mitigar a toda costa los actos

que perjudiquen a la comunidad o al buen desarrollo de las obras, por el mal uso

del bien público.

ANTECEDENTES: Las entidades correspondientes al control de antecedentes de

personas jurídicas o naturales, como son la Personería, Contraloría y

Procuraduría, emiten multas o sanciones en caso de incurrir en alguna falta grave.

Dichos dictámenes son archivados en el historial de antecedentes del

Representante Legal o de cualquier persona en general, y este puede ser un

factor inhabilitante para una propuesta de licitación pública. Por lo anterior se debe

tener especial cuidado en verificar este aspecto para cada uno de los

profesionales que hagan parte de la propuesta.

RUT: Registro único tributario, es un documento que permite evidenciar la

actividad económica a la cual está dedicada la empresa y así mismo clasificarla

según sus características financieras.

RUP: Registro único de proponentes, identifica todas y cada una de las

características de la empresa y las obras ejecutadas por la misma. Es de carácter

obligatorio incluirlo en una propuesta de licitación, puesto que a partir de ella es

que se puede verificar la veracidad de los datos incluidos en el documento

licitatorio.

CONSORCIO: Tipo de asociación que puede hacerse entre dos o más personas

jurídicas o naturales para la ejecución de una obra civil, en la cual cada una aporta

sus características y responsabilidades, para le presentación de la propuesta y en

consecuencia para la ejecución del contrato.

SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES: Es una obligación por

parte del Representante legal de cada empresa, hacer este tipo de aportes a cada

uno de sus empleados y a sí mismo, relacionados con EPS, Caja de

compensación, ARL, Sena, ICBF etc.

MIPYME: Se considera así a las micro, pequeñas y medianas empresas, que

cuentan con capital y personal reducido. Según el artículo 33 del Decreto 1510 de

2013, este representa un factor de desempate al momento de adjudicar un

contrato, y beneficia a quien posea una micro, pequeña o mediana empresa.

APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL: Este factor se aplica cuando una empresa

declara que el cien por ciento de sus bienes y personal es de origen nacional, y

teniendo en cuenta el anterior decreto, este también es clasificado como un factor

de desempate, por tanto a quien lo certifique, se le da prioridad al momento de

adjudicar un contrato.

5.2.2 FACTORES TÉCNICOS:

CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACIÓN: Está relacionado con la

experiencia, la formación y las condiciones que tiene la empresa para asumir un

nuevo contrato. Se puede verificar a partir de la cantidad de contratos suscritos en

el Registro único de proponentes del contratista, el personal calificado y

relacionado con la ingeniería civil que se encuentre laborando actualmente para la

empresa y adicional a esto los contratos que se encuentren en ejecución. A partir

de lo anterior, se clasifica a los proponentes y se determina quienes se encuentran

en capacidad de participar.

PROFESIONALES DISPONIBLES: Para cada propuesta, dependiendo de la

entidad o el proceso solicitante, deben ofertarse profesionales que estén

capacitados para ejecutar las acciones propias de la obra. Lo anterior con el fin de

garantizar que al momento de ser adjudicado se cuente con la capacidad de

ejecución del contrato para el cual se aplica.

EXPERIENCIA ACREDITADA: Este factor está relacionado con el número y el

objeto de las obras que han sido ejecutadas por la empresa y que sirven como

base para la ejecución de una nueva que tenga relación con las anteriores.

FACTORES ADICIONALES: Las entidades del Estado pueden solicitar a las

empresas factores adicionales para su contratación, como ambientales, sociales,

técnicos, etc.

5.2.3 FACTORES ECONÓMICOS:

OFERTA ECONÓMICA: Es un formato que reúne los valores ofrecidos por cada

empresa para la ejecución del contrato. Dentro de ella se incluyen los valores

unitarios de las actividades y los porcentajes de AIU. A partir de este valor

ofrecido, y después de encontrarse habilitado en los demás aspectos, se

determina el orden de elegibilidad de los proponentes.

APUS: Los análisis de precios unitarios corresponden al precio ofertado por la

empresa para cada una de las actividades que componen una obra. Dentro de

este, se incluyen los costos relacionados con materiales, transportes, mano de

obra, maquinaria y equipo, etc. De cada una de las actividades necesarias para

llevar a cabo una obra. Dentro de los análisis de precios unitarios también se

evalúan los posibles rendimientos que tendrán los trabajadores y se puede

hacer una estimación de la duración de la obra.

AIU: Es el porcentaje de Administración, Imprevistos y Utilidad que se debe

estipular para cada presupuesto de obra. Dentro de el, se incluyen los costos

que debe asumir la empresa en términos de salarios a los profesionales,

posibles eventos que no estaban previstos para la ejecución de la obra y

puedan afectar y un porcentaje de ganancia que verá el contratista después de

llevar a feliz termino su contrato.

5.3 MARCO CONTEXTUAL

5.3.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

NOMBRE

I0-INGENIERIA LTDA

CONTACTO

Sede Administrativa: Calle 140 # 10 A – 4 Of 505

Teléfono: 4028215

ACTIVIDAD

La empresa i0-INGENIERIA LTDA identificada con NIT 900058868-8 ha ejecutado

proyectos de obra pública en la consultoría, estudios, diseños, interventorias y

construcción de obras de ingeniería civil, ambiental y urbanismo, desde el año

2005. Actualmente la compañía viene implementando un sistema de Gestión de

Calidad y se proyecta a exportar sus servicios a los mercados de Perú y Panamá.

5.3.2 ÁREA EN DONDE SE DESARROLLÓ LA PASANTÍA

GESTIÓN DE PROYECTOS

El área de gestión de proyectos se encuentra especialmente destinada a la

búsqueda y obtención de nuevos contratos para la empresa a partir de

presentación de propuestas en procesos de licitación. Así mismo este

departamento no solo se encarga de la presentación del documento de propuesta

sino también de todos los procesos legales que ello traiga consigo, es decir, los

instrumentos que sean necesarios en el período de evaluación por parte de las

entidades, para poder obtener el contrato.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO

Permitir el avance profesional, administrativo y financiero de la empresa a

partir de la obtención de nuevos contratos.

Dar un posicionamiento a la empresa frente a otras entidades que se

encuentran en búsqueda de ejecutores de contratos.

Identificar las características de la empresa que deben mejorarse o

reforzarse para la presentación de propuestas.

Propiciar las negociaciones e intercambios de servicios con entidades

estatales.

Asegurar a la sociedad una ejecución correcta y transparente de cualquier

obra civil que le sea adjudicada.

5.3.3 NOMBRE DEL TUTOR ACADÉMICO

Ing. Héctor Alfonso Pinzón López

NOMBRE DEL TUTOR EMPRESARIAL

Ing. Juan Carlos Caicedo Reyes

ENTIDAD

CONTRATANTEPROCESO No.

PRESUPUESTO

OFICIAL

VALOR EN

SMMLV

PLAZO DE

EJECUCIÓN

CONSECUTIVO

PROPUESTAFORMA DE ENTREGA

NOMBRE DEL

PROPONENTE (si es

consorcio nombrar

porcentajes de

participación)

LÍMITE DE DISTRIBUCIÓN INTERNA

LÍMITE DE EVALUACIÓN INTERNA (FECHA DE

ENVÍO)

FECHA DE CIERRE DEL PROCESO

SI NO

SI NO

SI NO

NOTA: ANTES DE LISTAR DOCUMENTOS Y DISTRIBUIR TAREAS, DEBEN VERIFICARSE EL

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS NO DOCUMENTALES.

NO

¿SE CUMPLE?

NO

Paz y salvo de municipios donde se va a entregar la propuesta NO

¿SE VERIFICÓ EL

NO

NO

REQUISITOS NO DOCUMENTALES

NO

Balance general comparativo

Aval o abono de la propuesta por parte de un ingeniero civil

Registro de Identificación Triburaria (RIT)

Certificado SICE

Certificado de la personeria de Bogotá

Certificado MIPYME

Registro de precios en el SICE (CUBS), especificar los items a agregar en observaciones especiales

NO

DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO

RESPONSABLE

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Declaración de renta

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA PROPUESTA

CRONOGRAMA DE ENTREGAOBJETO

NO

NO

Índice o contenido

Carta de presentación de la propuesta u oferta

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas

Registro mercantil para personas naturales

Garantía de seriedad de la propuesta u oferta

NO

NO

¿SE EXIGE EL DOCUMENTO?

NO

Declaración juramentada de pagos a seguridad social y aportes parafiscales para persona natural

Compromiso anticorrupción

Registro Único de Proponentes (RUP), clasificaciones

Certificado expedido por la entidad contratante de la visita de obra, o en su defecto, autocertificación

de visita de obra

NO

Verificación del tiempo minimo de constitución y el plazo mínimo después de terminado el contrato,

para personas jurídicas.

Verificación del tiempo de constitución, número de participantes, exigencia de representante legal

suplente del documento de constitución de consorcio o unión temporal

Verificación de vigencia de certificado de existencia y representación legal y RUP

NO

NO

Registro Único Tributario (RUT)

NO

Cédulas de ciudadanía, Tarjetas profesionales, y COPNIA (no superior a 6 meses) del proponente

Certificado de responsabilidad fiscal (Contraloría), no superior al siguiente boletín

NO

DOCUMENTOS DE CARÁCTER JURÍDICO

Numeral indicado en

el pliego de

OBSERVACIONES ESPECIALES

(Anexos/Formatos/Adjuntos)RESPONSABLE

NOMBRE DEL DOCUMENTO ¿SE CUENTA CON EL DOCUMENTO?

¿SE CUENTA CON EL DOCUMENTO?

Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría), no superior a 3 meses

RESPONSABLE

Formato Único de hoja de vida, diligenciado mediante formato hecho por el Departamento

Administrativo de la Función Pública NO

OBSERVACIONES ESPECIALES

(Anexos/Formatos/Adjuntos)

Numeral indicado en

el pliego de

Documento de constitución de consorcio o unión temporal

¿SE EXIGE EL DOCUMENTO?

Certificación de pagos de seguridad social y aportes parafiscales para personas jurídicas

Certificado de antecedentes judiciales (DAS), no superior a 1 año

Fotocopia de la libreta militar (para menores de 50 años)

Numeral indicado en

el pliego de OBSERVACIONES ESPECIALES

6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA EN I0- INGENIERIA LTDA

Durante mi proceso de pasantía en la empresa i0-INGENIERA LTDA, desarrollé

las siguientes actividades en el área de gestión de proyectos:

1. Apropiación de pliegos de condiciones y requerimientos por las distintas

entidades públicas capacitadas para contratar.

2. Apropiación de los formatos que utiliza la empresa para hacer lista de chequeo

de los documentos necesarios para determinada licitación. En la siguiente figura

se observa el formato utilizado para tal fin, llamado “Verificación de documentos”.

FIGURA 1. Formato Verificación de documentos

ID # PROCESO PARTICIPACIÓN ACORDADA (%) ADMISIBLEORDEN DE

ELEGIBILIDADOBSERVACIONES

RELACIÓN DE OFERTAS

En el cual se hace seguimiento de requerimientos como:

Carta de presentación de la propuesta

Documentos del representante legal

Compromiso anticorrupción

RUT

RUP

Documentos consorciales

Certificados de antecedentes

Certificación de Mipymes

Balance general

Estado de resultados del año anterior

Documentos del contador

Experiencia del proponente a partir de certificaciones

Profesionales para ofrecer en la propuesta

Documentos de capacidad residual

Oferta económica

Análisis de precios unitarios

Requisitos adicionales, entre otros.

3. También se hizo uso del formato relacionado a continuación, para hacer un

control diario de las ofertas que se encuentran viabilizadas para presentarse

FIGURA 2. Formato de relación de ofertas

En dicho formato se registraban datos relevantes para el control de propuestas

como:

Entidad contratante

Número de proceso

Fecha de apertura del proceso

Fecha de cierre

Monto del contrato

Porcentaje de participación

Objeto del contrato

Estado del proceso

Observaciones

Su control debía realizarse diariamente, verificando las próximas propuestas a

entregar, el estado de las propuestas entregadas y adicionalmente agregando las

propuestas que ya se encontraban viabilizadas para presentar en el futuro. De

esta forma la empresa tendrá un control estricto de las tareas ya ejecutadas y las

tareas pendientes.

4. Implementación del formato de Viabilización de ofertas

FIGURA 3. Formato de viabilización de ofertas

ENTIDAD CONTRATANTE OBJETO ESTADOMANIFESTACIÓN

DE INTERÉSFECHA APERTURA FECHA CIERRE ENLACE

Gobernación Boyacá

Prestación de servicios de consultoría al departamento

de Boyacá para el desarrollo de la etapa dos del

proyecto ¿saneamiento y formalización de la

propiedad rural en las zonas de formalización masiva

uno y dos del municipio de Ramiriqui departamento de

Boyacá¿

BORRADOR

/INACTIVONO 28/07/2014 04/08/2014

http://www.setcon.com.co/receppets

eg.php?ramdon=sp4xQccM687447xl

3AKhCJdOEpL

Aeronautica Civil

Contratar la construcción del cerramiento del

aeropuerto Guillermo León Valencia de la ciudad de

Popayán

CONVOCADO NO 22/08/2014 10/09/2014


eg.php?ramdon=9rqBxMLic726495Dz

Wlcv8JxOLES

Alcaldía de Medellín

Construcción del sistema de alcantaril lado de agua

residual domestica de la zona central del

corregimiento Santa Elena

CONVOCADO NO 29/08/2014 22/09/2014


eg.php?ramdon=ojicq9Lic733261RBe

DbNBZDpCO2

Alcaldía Barrios Unidos

Realizar las obras civiles necesarias para el

mejoramiento, mantenimiento y equipamiento de

andenes, parques y escenarios deportivos de la

Localidad de Barrios Unidos

CONVOCADO NO 01/09/2014 17/09/2014


eg.php?ramdon=6ACZUDLic730773KF

2E3RxSBB1vI

Alcaldía de Medellín

Ejecución de obras de control de erosión y socavación

en la quebrada ana díaz carrera 94 con la calle 34ª,

comuna 13

BORRADOR NO 04/09/2014 18/09/2014


eg.php?ramdon=rhJp4ELic733268xAy

sUGnkzmwUT

InviasCONSTRUCCIÓN DE ESTACIONES DE PEAJE EN LA RED

NACIONAL DE CARRETERAS GRUPO 2CONVOCADO NO 01/09/2014 16/09/2014


eg.php?ramdon=lOqN6CLic73408235

ICi3YM580WW

Instituto departamental de

Deportes de Antioquia

Construcción de obras varias en los Centros de

Desarrollo Deportivo de la Subregión de UrabáCONVOCADO NO 01/09/2014 12/09/2014


eg.php?ramdon=Et4SD9Lic73422524

v6PiNevP2H5

Fondo Pasivo Social de

Ferrocarriles Nacionales de

Colombia

REALIZAR AVALÚO COMERCIAL Y/O CORPORATIVO A

VEINTICUATRO (24) INMUEBLES; REALIZAR

LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO PLANIMÉTRICO

GEORREFERENCIADO Y PROYECCIÓN DE ESCRITURA

ACLARATORIA DE UN PREDIO EN POPAYAN - CAUCA,

INICIO DE PROCESOS DE PERTENENCIA Y/O ACCIONES

JUDICIALES A OCHENTA Y CUATRO (84) INMUEBLES

RECIBIDOS POR EL FPS DE FERROCARRILES NACIONALES

DE COLOMBIA COMO POSESIONES Y REALIZAR

SANEAMIENTO JURÍDICO Y CATASTRAL DE INMUEBLES

UBICADOS EN LA CIUDAD DE CALI, YOLOMBO Y BOGOTA

D.C.

CONVOCADO NO 02/09/2014 10/09/2014


eg.php?ramdon=TiaSHNcM704264Sv

MuQaHQQbtul

PREVIABILIZADO

En el presente formato se incluyen los aspectos que pueden revisarse a partir del

pliego o prepliego de condiciones, y establece parámetros para decidir si es viable

o no participar en el.

Los datos que se consignan son:

Entidad contratante

Objeto del contrato

Proceso de contratación

Manifestación de interés en participar dependiendo el tipo de proceso.

Fecha de apertura

Fecha de cierre

Enlace a la página del SECOP

Forma de pago

Experiencia requerida

Después de esto, será posible para el usuario determinar a partir de los aspectos

relacionados, cuál será la actividad crítica en cada propuesta y si grado de

viabilidad para ejecutar por la empresa, bien sea en nombre propio o conformando

un consorcio.

En primer lugar se verifica que el proceso de contratación requiera o no una

manifestación de interés en participar, pues de ser así debe hacerse la gestión

pertinente para hacer parte de la lista de proponentes escogidos para participar en

el proceso de licitación.

Seguido de esto debe hacerse control en las fechas relevantes del proceso

(Apertura, visitas de oba, cierre) con el objeto de programar su realización y

entrega oportuna, o así mismo decidir si los tiempos ya no son suficientes para la

realización de un producto de calidad.

Por otra parte se realiza la verificación de cumplimiento en indicadores

económicos y experiencia requerida, a partir de la base de datos que posee la

empresa y sus respectivos documentos probatorios. En caso de no cumplirse con

la experiencia, se procede a hacer el análisis de la posibilidad de conformación de

un consorcio.

En un último lugar se procede a analizar la forma de pago del contrato y

dependiendo de su monto y la capacidad económica actual de la empresa, se

decide si es o no viable participar en dicho proceso.

5. Manejo del portal del SECOP para búsqueda de nuevos contratos.

El Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP, permite a cualquier

usuario realizar búsquedas de nuevos procesos de contratación correspondientes

a cualquier entidad pública que se encuentre registrada en el, permitiendo al

usuario filtrarlos por aspectos como:

Entidad contratante

Objeto del contrato

Número del contrato

Fecha

Cuantía

Estado del proceso

FIGURA 3. Portal de búsqueda de contratos SECOP

Sin embargo, a pesar de que las búsquedas se pueden realizar sin ningún

inconveniente a partir del SECOP, la empresa cuenta con un servicio llamado

SETCON, que reenvia los nuevos procesos de contratación al correo

[email protected], a partir de el cual se filtran internamente los contratos

con el uso del formato de Viabilización.

6. Elaboración de propuestas

Para la elaboración de propuestas de licitación en la empresa i0-INGENIERIA

LTDA, realicé las siguientes actividades, procurando mantener el proceso

establecido para lograr resultados de calidad:

a. Viabilización de ofertas a partir de información suministrada por el portal de

contratación SECOP Y SETCON, con el uso del formato “Viabilización de ofertas”.

b. Control de las ofertas, con el uso del formato de “Relación de ofertas”, que es

alimentado a partir de los procesos viabilizados en el correo destinado para tal fin.

c. Lectura y apropiación del pliego de condiciones del proceso correspondiente, en

el cual se hace inventario de los documentos requeridos por la entidad y se

relacionan en el formato de “Verificación de documentos”, para su posterior

realización.

d. Realización de separadores de la propuesta a partir del formato de “Verificación

de documentos”, a partir de los cuales se empieza a realizar el documento físico.

e. Recolección y realización de cada uno de los documentos que se requieren por

la entidad con el uso del formato “Verificación de documentos”, a partir de los

cuales se alimenta el documento.

f. Verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos de la entidad.

g. Verificación del cumplimiento en requisitos que otorguen puntaje adicional en la

calificación de la propuesta.

h. Gestión y control en la entrega del documento en los tiempos adecuados.

6.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES SEAMANALES

En el siguiente formato se hace una relación de las actividades desarrolladas en la

pasantía durante cada una de las semanas que hicieron parte de ella, haciendo

énfasis en las actividades realizadas, cosas aprendidas y conocimientos previos

que debió aplicar en cada una.

mailto:[email protected]

FORMATO DE CONTROL SEMANAL

Semana Horario Intensidad

horaria Actividades realizadas ¿Qué aprendí?

¿Qué cosas de la academia me han servido?

Agosto 28 - Agosto 29

12:00 – 18:00

12

*Proceso de inducción a la empresa. *Estudio de documentos y licitaciones previamente realizadas. *Revisión de licitaciones actualmente disponibles.

* Historia, procesos y gestión de proyectos de la empresa. *Partes básicas de una licitación. *Portal de licitaciones www.contratos.gov.co

*Conocimientos previos sobre importancia y modalidades de contratación. *Conocimiento sobre el proceso previo a una obra civil

Septiembre 1 - Septiembre 5

12:00 – 18:00

30

*Elaboración de listas de chequeo sobre documentos solicitados para tres licitaciones. (Alcaldía Manizales, FOPAE, jardín Botánico). *Elaboración de formatos para la conformación del documento de licitación. *Solicitud de garantía de seriedad de las propuestas (Pólizas) *Culminación y elaboración de los documentos definitivos para los proyectos nombrados anteriormente. *Proceso de radicación del documento correspondiente al Jardín Botánico.

*Utilización de formatos para la construcción y el seguimiento de un proceso de licitación. *Realización y/u obtención de los documentos necesarios para demostrar la habilitación de la empresa en dichos procesos. *Forma de presentación definitiva de un documento de licitación. *Adquisición de documentos importantes en entidades del estado (Certificado de existencia y representación legal- Cámara y Comercio Bogotá) *Forma de ejecución de una audiencia de cierre de proceso de licitación.

*Manejo de softwares indispensables para las actividades asignadas. * Conocimientos previos sobre documentos necesarios por una empresa dedicada a la ejecución de obras civiles.

Septiembre 8 – Septiembre 12

12:00 – 18:00

30

*Estudio del pliego de peticiones correspondiente a procesos de contratación de: Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Alcaldía de Medellín, y Alcaldía de Manizales. * Elaboración de lista de chequeo de documentos necesarios para la presentación de licitación remitida a la Alcaldía de Manizales, Alcaldía de Medellín y CAR. *Elaboración y obtención de documentos necesarios para la licitación correspondiente.

*Interpretación de un pliego de peticiones generado por una entidad para el proceso de licitación y contratación de la obra correspondiente. *Repaso sobre la temática requerida para la obra y lo aprendido en la Academia. *Análisis de precios unitarios con relación a la propuesta económica del oferente.

* Conocimientos previos sobre documentos necesarios por una empresa dedicada a la ejecución de obras civiles. * Conocimientos previos sobre procesos constructivos para edificaciones *Conocimientos previos sobre Análisis de precios unitarios.

Septiembre 15 – Septiembre

19

12:00 – 18:00

30

*Seguimiento de proyectos que puedan ser viables para licitar. *Clasificación y reorganización de insumos de la empresa (Contratos), en medio magnético. *Clasificación y reorganización de insumos de la empresa (Contratos), en medio físico. *Proceso de radicar documento de manifestación de interés de participar en un proceso de contratación relacionado con la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca.

*Manejo del seguimiento de proyectos al interior de la empresa. *Obras ejecutadas por la empresa *Documentos posteriores a una obra civil *Codificación de contratos, interna y externa.

*Manejo de softwares indispensables para las actividades asignadas. *Conocimiento previo sobre entidades contratantes. *Conocimiento previo sobre actividades generales de la ingeniería civil.

Septiembre 22 – Septiembre

26

12:00 – 18:00

30

*Seguimiento de proyectos que puedan ser viables para licitar. *Clasificación y reorganización de insumos de la empresa (Contratos), en medio físico y magnético. *Estudio del pliego de peticiones correspondiente a procesos de

*Interpretación de un pliego de peticiones generado por una entidad para el proceso de licitación y contratación de la obra correspondiente. *Repaso sobre la temática requerida para la obra y lo

* Conocimientos previos sobre documentos necesarios por una empresa dedicada a la ejecución de obras civiles. * Conocimientos previos sobre procesos constructivos para edificaciones *Conocimientos previos sobre Análisis de precios unitarios.

contratación de: Alcaldía Local de Teusaquillo, Aeronáutica civil, y Alcaldía de Ciudad Bolívar. * Elaboración de lista de chequeo de documentos necesarios para la presentación de licitación remitida a la Alcaldía Local de Teusaquillo, Aeronáutica civil, y Alcaldía de Ciudad Bolívar. *Elaboración y obtención de documentos necesarios para la licitación correspondiente.

aprendido en la Academia. *Análisis de precios unitarios con relación a la propuesta económica del oferente. *Manejo del seguimiento de proyectos al interior de la empresa.

Septiembre 29 – Octubre 3

12:00 – 18:00

30

*Estudio del pliego de peticiones correspondiente a procesos de contratación de: Unidad Especial de Restitución de Tierras, Fuerzas militares y Aeronáutica Civil. * Elaboración de lista de chequeo de documentos necesarios para la presentación de licitación remitida a Unidad Especial de Restitución de Tierras, Fuerzas militares y Aeronáutica Civil. *Elaboración y obtención de documentos necesarios para la licitación correspondiente. *Verificación de la experiencia requerida para el proceso de contratación de Fuerzas Militares, a partir de la lectura del RUP de la empresa. *Seguimiento de proyectos que puedan ser viables para licitar.

*Interpretación de un pliego de peticiones generado por una entidad para el proceso de licitación y contratación de la obra correspondiente. *Realización y/u obtención de los documentos necesarios para demostrar la habilitación de la empresa en dichos procesos. *Forma de presentación definitiva de un documento de licitación.

*Manejo de softwares indispensables para las actividades asignadas. * Conocimientos previos sobre documentos necesarios por una empresa dedicada a la ejecución de obras civiles. *Conocimiento previo sobre actividades generales de la ingeniería civil.

Octubre 6 – Octubre 10

12:00 – 18:00

30 *Estudio del pliego de peticiones correspondiente a procesos de

*Interpretación de un pliego de peticiones generado por una

*Manejo de softwares indispensables para las actividades asignadas.

contratación de: Fopae * Elaboración de lista de chequeo de documentos necesarios para la presentación de licitación remitida a Fopae *Elaboración y obtención de documentos necesarios para la licitación correspondiente. *Verificación de la experiencia requerida para el proceso de contratación de Fopae, a partir de la lectura del RUP de la empresa. *Seguimiento de proyectos que puedan ser viables para licitar.

entidad para el proceso de licitación y contratación de la obra correspondiente. *Realización y/u obtención de los documentos necesarios para demostrar la habilitación de la empresa en dichos procesos. *Forma de presentación definitiva de un documento de licitación.

* Conocimientos previos sobre documentos necesarios por una empresa dedicada a la ejecución de obras civiles. *Conocimiento previo sobre actividades generales de la ingeniería civil.


12:00 – 18:00

24

*Estudio del pliego de peticiones correspondiente a procesos de contratación de: IDRD *Asistencia a audiencias de cierre en el IDRD. *Elaboración y obtención de documentos necesarios para la licitación correspondiente. *Verificación de la experiencia requerida para el proceso de contratación de Fopae, a partir de la lectura del RUP de la empresa. *Seguimiento de proyectos que puedan ser viables para licitar.

*Interpretación de un pliego de peticiones generado por una entidad para el proceso de licitación y contratación de la obra correspondiente. *Realización y/u obtención de los documentos necesarios para demostrar la habilitación de la empresa en dichos procesos. *Forma de presentación definitiva de un documento de licitación.



12:00 – 18:00

30

* Revisión de propuestas de otros proponentes para el proceso del FOPAE, con el fin de verificar que se encuentren habilitados para tal contrato. *Elaboración y obtención de

*Interpretación de un pliego de peticiones generado por una entidad para el proceso de licitación y contratación de la obra correspondiente. *Realización y/u obtención de los


documentos necesarios para la licitación correspondiente. *Seguimiento de proyectos que puedan ser viables para licitar.

documentos necesarios para demostrar la habilitación de la empresa en dichos procesos. *Procedimiento a seguir en el tiempo de traslado en un proceso de licitación.


12:00 – 18:00

30

*Control en la documentación necesaria para la presentación de propuestas. *Seguimiento de proyectos que pueden ser viables para licitar.



Noviembre 4 – Noviembre 5

12:00 – 18:00

12 * Elaboración y culminación de las propuestas de licitación que se encuentran pendientes.

*Forma de presentación de definitiva de una propuesta de licitación.



12:00 – 18:00

30

*Elaboración de listas de chequeo sobre documentos solicitados para tres licitaciones. Alcaldía de Medellín, IDRD. *Elaboración de formatos para la conformación del documento de licitación. *Solicitud de garantía de seriedad de las propuestas (Pólizas) *Culminación y elaboración de los documentos definitivos para los proyectos nombrados anteriormente. *Proceso de radicación del documento correspondiente al IDRD.



Noviembre 17 – 12:00 – 30 *Proceso de seguimiento a las *Manejo del seguimiento de *Manejo de softwares indispensables para

Noviembre 21 18:00 propuestas de otros proponentes en procesos con el IDU y la UMV. *Seguimiento de otros procesos de contratación viables para licitar

proyectos al interior de la empresa. *Obras ejecutadas por la empresa *Documentos posteriores a una obra civil *Codificación de contratos, interna y externa. * Procedimiento para hacer seguimiento a otros proponentes

las actividades asignadas. *Conocimiento previo sobre entidades contratantes. *Conocimiento previo sobre actividades generales de la ingeniería civil.


12:00 – 18:00

30

* Obtención del contrato 435 de 2014 con la Unidad de Mantenimiento vial *Seguimiento de otros procesos de contratación viables para licitar

*Manejo del seguimiento de proyectos al interior de la empresa. *Obras ejecutadas por la empresa *Documentos posteriores a una obra civil *Codificación de contratos, interna y externa. * Procedimiento para hacer seguimiento a otros proponentes


Diciembre 1 – Diciembre 5

12:00 – 18:00

30

*Obtención del contrato IDU 1809 e IDU 1834, con el Instituto de Desarrollo Urbano de Bogotá. *Desarrollo de la propuesta de licitación para la Alcaldía Local de San Cristóbal, en la cual se debe presentar propuesta económica mas acertada a la media aritmética. *Seguimiento de otros procesos de contratación viables para licitar

*Manejo del seguimiento de proyectos al interior de la empresa. *Obras ejecutadas por la empresa *Documentos posteriores a una obra civil *Codificación de contratos, interna y externa. * Procedimiento al momento de obtener un contrato.



12:00 – 18:00

24

*Seguimiento de otros procesos de contratación viables para licitar * Elaboración listas de chequeo para proceso de contratación en Cartagena de Indias.

*Manejo del seguimiento de proyectos al interior de la empresa. *Obras ejecutadas por la empresa *Documentos posteriores a una obra civil *Codificación de contratos, interna y externa. * Procedimiento al momento de


obtener un contrato.


12:00 – 18:00

30

*Obtención del contrato 162 de 2014 con la Alcaldía Local de San Cristóbal. *Seguimiento de otros procesos de contratación viables para licitar. *Elaboración documento de licitación para Cartagena de Indias, que incluye APUS, Programación, metodologías, etc.

*Manejo del seguimiento de proyectos al interior de la empresa. *Obras ejecutadas por la empresa *Documentos posteriores a una obra civil *Codificación de contratos, interna y externa. * Procedimiento al momento de obtener un contrato.


6.2 RESULTADOS OBTENIDOS:

Durante el periodo comprendido entre el 28 de Agosto de 2014 y el 22 de

Diciembre de 2015 la empresa i0-INGENIERIA LTDA obtuvo los siguientes

contratos a partir del departamento de Gestión de Proyectos:

IDU 1809 DE 2014 “REVISIÓN Y AJUSTES DE ESTUDIOS Y DISEÑOS, Y

CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS NECESARIAS PARA LA

INSTALACIÓN DE UN PASO PEATONAL PROVISIONAL, UTILIZANDO

TRAMOS DE ESTRUCTURA METÁLICA DE UN PUENTE PEATONAL

PROTOTIPO, SOBRE LA QUEBRADA LA TROMPETA EN LA CALLE 76

SUR CON CARRERA 15C, EN LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLÍVAR, EN

BOGOTÁ, D.C.”

Entidad contratante: Instituto de Desarrollo Urbano

Enlace del contrato:

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=

14-11-3034196.

IDU 1834 DE 2014 “REVISIÓN Y AJUSTES DE ESTUDIOS Y DISEÑOS, Y

CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS NECESARIAS PARA LA

INSTALACIÓN DE UN PASO PEATONAL PROVISIONAL, UTILIZANDO

TRAMOS DE ESTRUCTURA METÁLICA DE UN PUENTE PEATONAL

PROTOTIPO, SOBRE LA QUEBRADA LA TROMPETA EN LA CALLE 76

SUR CON CARRERA 15C, EN LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLÍVAR, EN

BOGOTÁ, D.C.”

Entidad contratante: Instituto de Desarrollo Urbano



14-11-3086143

UMV 435 DE 2014 “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PARA LA MITIGACIÓN

DE RIESGOS POR PROCESOS DE REMOCIÓN EN MASA EN SAN

VICENTE S.O. SITIO 16, EN LA LOCALIDAD DE SAN CRISTÓBAL, DE

ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN LOS

ESTUDIOS Y DISEÑOS EJECUTADOS POR LA UAERMV EN LA CIUDAD

DE BOGOTÁ D. C”

Entidad contratante: Unidad de Mantenimiento vial



14-1-126308

FONDO DE DESARROLLO LOCAL DE SAN CRISTÓBAL “CONTRATAR

BAJO LA MODALIDAD DE PRECIOS UNITARIOS FIJOS SIN FORMULA

DE REAJUSTE LAS OBRAS DE MANTENIMIENTO Y/O REMODELACION

DE LOS PARQUES VECINALES Y DE BOLSILLO, Y LA ADECUACIÓN Y

DOTACIÓN DE BIOPARQUES UBICADOS EN LA LOCALIDAD DE SAN

CRISTOBAL”

Entidad contratante: Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal



14-1-129965

7. ANEXOS

A continuación se relacionan los documentos requeridos por la Universidad

Distrital para la ejecución del proyecto de grado con modalidad de pasantías:

Formato de aprobación por parte del Consejo curricular

Formato de aprobación de cambio de tutor por parte del Consejo Curricular

Acta de inicio

Acta de finalización

Acta de sustentación

8. CONCLUSIONES

A partir de este proyecto de grado se pudo fortalecer la capacidad de

gestión de proyectos de la empresa i0-INGENIERIA LTDA, permitiendo con

el desarrollo de este, mejorar la eficiencia en sus procesos y así mismo la

optimización de sus recursos materiales, económicos y humanos,

generando ganancias para ella.

La empresa se encuentra en capacidad de enfrentarse a nuevos procesos

de licitación si verse afectado su rendimiento.

Se observa la posibilidad de presentar mas propuestas, teniendo en cuenta

la evidente mejora en la eficiencia.

Es importante incluir o hacer un énfasis mas profundo en la parte

administrativa de la ingeniería civil, desde la época de formación del

profesional, para generar conciencia de la posibilidad de una nueva

empresa.

Una correcta y transparente presentación de propuestas, en donde se ha

tenido un especial ciudado con los documentos presentados es esencial

para asegurar un alto porcentaje de obtención del contrato.

BIBLIOGRAFÍA

GOBIERNO NACIONAL DE COLOMBIA. Decreto 1510 de 2013. 1 ed.

2013.

GOBIERNO NACIONAL DE COLOMBIA. Ley 80 de 1993. 3 ed. 2009.

PORTAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS,

www.colobiacompraeficiente.com. Consultada el 24 de Noviembre de

2014.

RODRÍGUEZ BAYONA, Camilo Andrés. Optimización de recursos

para la elaboración de licitaciones. Bogotá. Universidad Distrital

Francisco José de Caldas. 2011.

http://www.colobiacompraeficiente.com/

pasantÌa en empresa de gestion de proyectos y coordinacion de...

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