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Área de Aplicación: Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados Departamento de Almacén General

Entra en vigor: 01 de Diciembre de 2004 Modificación

Manual de Políticas y Procedimientos

Para la Operación del Almacén General

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL CLAVE: ALMACEN



Índice

CAPÍTULO PÁGINA I. Presentación 1 II. Objetivo 2 III. Alcance 2 IV. Base Legal 3 V. Políticas 5 VI. Procedimientos 14 VII. Diagramas de Flujo 50 VIII. Guía Contable 69 IX. Anexos 71



Entra en vigor: 01 de Diciembre de 2004 Modificación Hoja 1 de 71


I. Presentación

El presente Manual establece la normatividad para el adecuado control en el Almacén

General de las existencias, recepción y suministros a las distintas áreas de la Institución

de artículos de papelería y escritorio; artículos consumibles de cómputo y bienes muebles.

Por ello, es obligación de los Titulares de las diferentes Áreas de la Institución mantenerlo

en custodia para su consulta y darlo a conocer a todo el personal de su Área.




II. Objetivo

Establecer la normatividad para la administración y el control de las existencias y suministro oportuno a las áreas de la Institución de sus requerimientos de material de escritorio, papelería y otros que forman parte del grupo de bienes muebles.

III. Alcance

El ámbito de aplicación del presente Manual es en la Dirección de Administración:

Subdirección de Recursos Materiales Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo

Gerencia de Mantenimiento y Servicios Generales

Departamento Administrativo de Control de Inventarios y Departamento

Administrativo de Almacén General.



IV. Base Legal

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

• Ley General de Bienes Nacionales.

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su

Reglamento.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público y su Reglamento.

• Ley de Planeación

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los

Servidores Públicos.

• Ley Orgánica del Banco Nacional del Ejército, Fuerza aérea y

Armada, S.N.C. y su Reglamento.

• Los Tratados y Acuerdos Interinstitucionales celebrados entre el

Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y uno o varios Sujetos

de Derecho Internacional Público, en materia de Adquisiciones y

Servicios del Sector Público.




• Código Fiscal de la Federación y su Reglamento.

• Código de Comercio.

• Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento.

• Código Civil Federal.

• Código Civil para el Distrito Federal y sus Correlativos en Entidades

Federativas.

• Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal

2003.

• Manual de Políticas y Procedimientos para el Ejercicio del Gasto en

la Administración Pública Federal, emitida por la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público.

• Normas a que se sujetará la Administración de los Bienens Muebles

y Manejo de Almacenes publicado en el Diario Oficial de la

Federación el 03 de septiembre del 2003.

No obstante las disposiciones legales señaladas, se deberán tomar en consideración todas y cada una de las reformas a las mismas que vayan siendo publicadas en el Diario Oficial de la Federación o en las Gacetas Oficiales de las Entidades Federativas y Municipios.




V. Políticas

I. Generales 1. El personal de la Dirección de Administración, involucrado en la administración y el

control del Almacén General, se debe apegar a las políticas y procedimientos del presente Manual.

2. Todos los supuestos no previstos en el presente Manual, respecto a la

administración y el control del Almacén General serán resueltos por la Dirección General.

3. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios es el único órgano

facultado para aprobar el Programa Anual de Adquisiciones y en base a éste la calendarización del suministro al Almacén General por los Proveedores que se hayan apegado a las normas fijadas por este mismo órgano.

4. Queda estrictamente prohibido que tanto los artículos de oficina como los bienes

muebles adquiridos sean entregados directamente por el Proveedor al Usuario, salvo cuando así convenga a los intereses de la Institución, previa autorización del Director General o el Director de Administración.

5. El horario del Almacén General será de 8:00 a 13:00 hrs. para la atención y

recepción a los Proveedores de toda clase de artículos y entrega de facturas, así como para la atención a las diferentes Áreas del Corporativo. De 13:00 a 16:00 hrs. Se realizará en el Almacén General el de registro de salidas en el Sistema Institucional y demás actividades inherentes a sus funciones administrativas.

6. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Venta de Bienes

Adjudicados y Activo Fijo: a) Elaborar el Programa Anual de Necesidades para el Almacén, con base en

las requisiciones anuales de artículos de oficina, papelería y consumibles de cómputo que cada Dirección o Subdirección de Oficinas Corporativas, Sucursal y/o Módulo, envíe durante el mes de octubre de cada año.




b) Apoyar con base al Programa Anual de Necesidades Calendarizado la

elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, para satisfacer mensualmente el abastecimiento de papelería, útiles de escritorio, etc., de todas las áreas de la Institución.

7. El Jefe de Departamento del Almacén General debe supervisar el registro en el

Sistema Institucional de las entradas de todo bien que ingrese al Almacén General, especificando los datos contenidos en las facturas originales, así como las salidas y su destino.

8. El Departamento de Almacén General deberá realizar en forma anual, un

levantamiento del inventario físico, mismo que deberá de confrontar con el reporte del sistema y las existencias físicas.

9. La Subdirección de Recursos Materiales debe solicitar al Órgano Interno de

Control que nombre un representante para que intervenga en el levantamiento anual del Inventario del Almacén General.

10. No se surtirán pedidos durante el levantamiento del inventario, únicamente se

suministrará a las Áreas que lo soliciten en forma extraordinaria, únicamente los consumibles para impresoras (tonner, inyectores de tinta), mediante el formato de Solicitud de Requisición Extraordinaria.

II. Específicas 11. Las Direcciones, Subdirecciones de Área, Sucursales (Metropolitanas y Foráneas)

y Módulos de IITV, deberán enviar por valija o por intranet al Almacén General el formato de Requisición Bimestral de Papelería durante los últimos cinco días hábiles de cada bimestre programado en el Calendario Anual, esta deberá estar firmada por el titular del Área o validada por el Usuario a través de intranet.

12. El Almacén General ministrará bimestralmente a las Sucursales, Módulos de IITV

y Áreas de Oficinas Corporativas sus requerimientos de papelería, consumibles y artículos de escritorio conforme al Calendario Anual de Entrega.




13. El Almacén General deberá surtir de acuerdo a la unidad de medida de los

artículos las cantidades mínimas que se señalan:

Unidad de Medida del Artículo Cantidad Mínima a Surtir Un Millar 1/2 Millar Un Ciento Un Ciento Una Caja Una Caja Paquetes, juegos y/o blocks Unidad o piezas individuales Métricas, peso o volumen Metro, litro, galón Formas Impresas (formas de depósitos, ahorro, solicitud de crédito, etc.)

50 ejemplares

14. Sólo se surtirán Facturas en blanco de Banjercito, S.N.C. a la Dirección de

Contabilidad y a las Sucursales que facturen servicios. Invariablemente la solicitud deberá ser mediante oficio firmado por el Director del Área, Subdirector o Gerente de la Sucursal, dirigido al Director de Administración.

III Responsabilidades 15. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Venta de Bienes

Adjudicados y Activo Fijo: a) Presentar a la Dirección de Administración y a la Subdirección de Recursos

Materiales las cantidades a reflejar en la Cédula de Amortización mensual y remitirla mediante oficio a la Dirección de Contabilidad para que se realicen las aplicaciones contables que correspondan a cada uno de los centros de costos.

b) Supervisar, la entrega de artículos promocionales, uniformes y obsequios,

de acuerdo a las listas de distribución proporcionadas por la Dirección General o la Dirección de Administración.

c) Solicitar a la Gerencia de Adquisiciones la información de las

contrataciones de renta de equipos (máquinas de fotocopiado o de microfilmación), que de acuerdo al contrato requieran el uso de consumibles para su funcionamiento (tonner, inyectores de tinta, etc.).




16. Es responsabilidad del Jefe de Departamento del Almacén General: a) Mantener una reserva de papelería y formatos en un 15% del total de la

demanda anual, como un stock mínimo.

b) Elaborar, la primera quincena del mes de octubre, un calendario anual de entrega bimestral de papelería a las áreas de la Institución y hacerlo del conocimiento de las mismas.

c) Supervisar que las ministraciones a las Áreas se realicen con puntualidad

de acuerdo a los requerimientos bimestrales solicitados de papelería y conforme al calendario anual.

d) Supervisar que la recepción de los artículos solicitados al Proveedor, se

ajuste a las especificaciones y cantidades requeridas, de conformidad al contrato con el anexo de las entregas mensuales o de la orden de compra.

e) Verificar que la factura nota de remisión cumpla con los requisitos fiscales

establecidos en la Ley de Impuestos Sobre la Renta: descripción, cantidad y precio de los bienes que se adquirieron, sello y firma de recibido, así como supervisar el registro en el sistema de las entradas recibidas durante el día.

f) Solicitar la conformidad por escrito de los bienes revisados por el Área

Solicitante, cuando estos sean de fabricación especial o se consideren de características especiales.

g) Solicitar a la Dirección de Informática que valide la entrega con las

especificaciones técnicas, en el caso de equipos de cómputo, de conformidad con el contrato correspondiente.

h) Ministrar papel Bond o cualquier otro material que se emplee en la

imprenta, a fin de que elabore los formatos, cartas, carteles, trípticos, etc., y cuyo valor agregado se registrará en el sistema del Almacén General de acuerdo al recibo de entrega de la Imprenta.

i) Informar al Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados,

cuando reciban un bien en el Almacén General, a fin de que se dé de alta en el inventario, se proceda a su etiquetación y se entregue a su destinatario final.




j) Indicar en el formato de Orden de Salida que el Destinatario cuenta con 20

días naturales para hacer cualquier aclaración sobre la ministración que le ha sido enviada, de no ser así se tendrá como aceptada, esta misma se registrará al final del día en el sistema de salidas del Almacén General.

k) Verificar que el Formato de Solicitud de Requisición Extraordinaria

contenga la firma del Director de Área, Subdirector o Gerente de Área, así como el visto bueno del Director de Administración, Subdirector de Recursos Materiales o la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

l) Verificar que los importes y características asentados en la factura sean los

estipulados en la orden de compra. m) No permitir el acceso a las instalaciones del Almacén a personas ajenas. n) Verificar el registro de entradas y salidas en el sistema Institucional.

o) Realizar la Conciliación de las cuentas y auxiliares correspondientes a papelería, artículos de limpieza, cheques de caja y formas impresas en la Cédula de Amortización mensual, que deberá remitir a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo para su autorización y remisión a la Gerencia de Control Presupuestal y a la Subdirección de Planeación Estratégica, a fin de que se realicen las aplicaciones correspondientes.

p) Supervisar que la requisición de consumo de papelería, consumibles de

cómputo y formatos, sean firmados por el Almacenista que los surta, y que se capturen continuamente por centro de costos con la asignación del folio consecutivo por parte del sistema.

q) Verificar que las puertas de acceso al Almacén permanezcan cerradas

mientras no se estén recibiendo o entregando bienes. r) Supervisar que toda mercancía que entre al Almacén sea contada,

revisada y almacenada adecuadamente.




s) Verificar que el material de compra directa que llegue al Almacén sea

entregado al área solicitante una vez efectuado su registro. t) Consultar a la Dirección de Administración, cuando un área requiera de

manera urgente papelería de su requisición correspondiente, a fin de que autorice su entrega a cuenta de su ministración bimestral.

u) Supervisar que en todo momento se mantenga en orden, limpia y con las

medidas de seguridad requeridas el área del Almacén General. v) Supervisar que el personal bajo sus órdenes cumpla con las funciones que

tienen asignadas. w) Revisar cada seis meses las formas impresas, verificando las que no

tengan movimiento y reportarlo a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, para su aclaración con el área usuaria.

x) Solicitar al Órgano Interno de Control que nombre un representante para el

acto de la destrucción de los formatos obsoletos, levantando el acta correspondiente.

y) Llevar el seguimiento y control de Inventario de Costos de los formatos

impresos en la Imprenta de la Institución y reflejarlo mensualmente en la Cédula de Amortización.

z) Dotar de los cartuchos y tonner de impresora y fax solamente a cambio de

la unidad vacía o consumida. aa) Proporcionar los artículos de escritorio como perforadoras, engrapadoras,

foliadoras, etc. (enseres menores), a cambio del mismo artículo, siempre y cuando se encuentren en total estado de inutilidad.

bb) Informar por escrito la relación de los desechos a la Gerencia de

Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, para que de acuerdo a la normatividad proceda a realizar la enajenación o destrucción de los desechos.




17. Es responsabilidad del Analista del Almacén: a) Registrar en el Sistema Institucional y llevar el control de las salidas, por

centro de costos. b) Cuantificar periódicamente las existencias, de acuerdo al sistema. c) Elabora la Cédula de Amortización mensual, de acuerdo a los registros de

salida por los respectivos centros de costos. d) Recibe, verifica, relaciona y envía a cada Sucursal, las chequeras

personalizadas surtidas por el proveedor. 18. Es responsabilidad del Técnico Especializado: a) Registrar en el sistema y llevar el control de la mercancía recibida en el

Almacén General con base en sus respectivas facturas. b) Dar seguimiento al trámite de facturas de proveedores para su pago. c) Atender los requerimientos de cheques de caja por parte del Corporativo o

Sucursales, llevando el registro y alta correspondiente en el sistema para su uso.

d) Mantener el control de los expedientes y el archivo del Almacén. 19. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado Encargado de la Recepción de

Mobiliario y Equipo: a) Recibir el mobiliario y equipo de cómputo, así como verificar que

corresponda con la descripción de las tarjetas informativas, de acuerdo a los contratos u órdenes de compra y notificar al Departamento de Control de Inventarios de su recepción para que procedan a efectuar el alta en el inventario correspondiente.

b) Coordinar con el Departamento de Control de Inventarios el registro y

entrega de los bienes de acuerdo a las tarjetas informativas.




20 Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención del Corporativo: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a las Áreas del

Corporativo registradas en los centros de costos, mediante suministro bimestral o por requisición extraordinaria.

b) Recibir de los Proveedores, los artículos de oficina y consumibles de

cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General.

21. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención de las Sucursales

Metropolitanas: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a las Sucursales

Metropolitanas registradas por centro de costos, mediante suministro bimestral o por requisición extraordinaria.

b) Recibir de los Proveedores así como de la Imprenta de la Institución, los

artículos de oficina, formatos y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General.

22. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención de las Sucursales

Foráneas: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a las Sucursales

Foráneas registradas por centros de costos, mediante suministro bimestral o por requisición extraordinaria.

b) Recibir de los Proveedores y de la Imprenta de la Institución, los artículos

de oficina, formatos y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General.




23. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención de los Módulos de

IITV: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a los Módulos de

IITV y Consulados registrados por centros de costos, mediante calendario bimestral enviado por la Dirección de Servicios Bancarios Fronterizos o por requisición extraordinaria.

b) Recibir de los Proveedores y de la Imprenta de la Institución, los artículos

de oficina, formatos y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General.




VI. Procedimientos

PÁGINA PROCESO: ALMACEN-01 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SUMINISTRO AL ALMACÉN GENERAL DE MATERIALES, PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE OFICINA, LIMPIEZA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO. 15 - 17 PROCESO: ALMACEN-02 REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS 18 - 19 PROCESO: ALMACEN-03 SUMINISTRO BIMESTRAL DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA. 20 - 23 PROCESO: ALMACEN-04 ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN MENSUAL. 24 - 25 PROCESO: ALMACEN-05 ELABORACIÓN DE LA AMORTIZACIÓN. 26 - 27 PROCESO: ALMACEN-06 SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO. 28 - 32 PROCESO: ALMACEN-07 REQUISICIÓN DE FORMAS IMPRESAS. 33 - 34 PROCESO: ALMACEN-08 ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES. 35 - 36 PROCESO: ALMACEN-09 SUMINISTRO DE CHEQUERAS PERSONALIZADAS/NUEVAS. 37 - 41 PROCESO: ALMACEN-10 SUMINISTRO DE CHEQUES DE CAJA. 42 - 44 PROCESO: ALMACEN-11 REQUERIMIENTOS POR COMPRA DIRECTA. 45 - 47 PROCESO: ALMACEN-12 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO ANUAL. 48 - 49




PROCESO: ALMACEN-01 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SUMINISTRO

AL ALMACÉN GENERAL DE MATERIALES, PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE OFICINA, LIMPIEZA Y CONSUMIBLES DE COMPUTO.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Revisa existencias al término del año y apoyándose

en los requerimientos anuales de todas y cada una de las Áreas, Sucursales y Módulos determina la cantidad necesaria para el siguiente ejercicio de papelería, artículos de oficina, limpieza y consumibles de cómputo, estimando siempre un stock mínimo del 15%.

Nota: Cada una de las diferentes Áreas, Sucursales y

Módulos, debe hacer llegar su requerimiento entre los días 15 de octubre y el 15 de noviembre; en caso de no recibirlos, el Jefe de Departamento del Almacén General acude al archivo histórico para determinar las cantidades de artículos de papelería que se requerirán en promedio.

2. Elabora proyecto de Plan de Abastecimiento Anual

incluyendo el calendario de entregas y lo turna a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo a través de medio magnético o intranet.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 3. Verifica y valida el Plan de Abastecimiento Anual, así

como el calendario anual de entregas y lo turna al Subdirector de Recursos Materiales.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Subdirector de Recursos Materiales 4. Recibe y procede al trámite de licitación pública para

realizar la compra correspondiente (ver Manual de Políticas y Procedimientos de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y la Prestación de Servicios), entregando al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo copia de las órdenes de compra y/o contratos de los proveedores ganadores.

Nota: En caso de adjudicaciones directas, a la orden

de compra deberá anexar documentos donde conste la autorización para realizar las adquisiciones de que se trate, cuando rebase los montos autorizados.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 5. Revisa la copia de la orden de compra, carta de

pedido y/o contrato y la turna al Jefe del Departamento de Almacén General para su seguimiento.

Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 6. Revisa que la mercancía entregada por el Proveedor

sea la indicada en la factura y con las especificaciones mencionadas; si es necesario por la naturaleza de la mercancía, solicita validación técnica del área responsable.

Nota: En el caso de la recepción de equipo de

cómputo, solicita a la Dirección de Informática un representante que dé su visto bueno sobre las condiciones y características de los equipos conforme a lo solicitado por los usuarios.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 7. Revisa factura cotejando que contenga los requisitos

fiscales correspondientes, fecha actual y que los artículos facturados correspondan a los asentados en la orden de compra o pedido, así como que los importes sean correctos.

8. Recibe de conformidad, asienta sellos de recibido y

la firma respectiva, validando la factura. Técnico Especializado 9. Elabora oficio de envío de la factura original para

llevar a cabo el trámite de revisión y lo turna al Jefe de Departamento del Almacén General para su verificación.

Jefe del Departamento de Almacén General 10. Recibe el oficio junto con la factura original, valida los

conceptos fiscales y firma de Vo.Bo. para realizar el trámite de pago.

Técnico Especializado 11. Registra en el Sistema Institucional las entradas

recibidas en el día por medio de licitación, correspondientes a los productos de papelería en general y consumibles de equipo de cómputo que sean amortizables, señalando claramente las especificaciones. Archiva copia de la factura.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 12. Revisa factura, corrobora que esté debidamente

requisitada, rubrica el oficio y lo turna para su aprobación y trámite al Subdirector de Recursos Materiales.

TERMINA PROCEDIMIENTO




PROCESO: ALMACEN-02 REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS. RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Remite a los encargados del registro de las entradas

y salidas del almacén, las facturas para las entradas y/o las requisiciones para las salidas para que realicen la operación.

Registro de Entrada. Técnico Especializado Encargado de Registro de Entradas 2. Verifica contra la Cédula de Entrega Anual

Calendarizada y copia de la factura, todos los elementos que va a dar de alta en el sistema.

3. Ingresa al Sistema

Institucional de entradas y salidas, captura los siguientes datos: Fecha. Artículo. Cantidad. Unidad de medida. No. de factura. Precio unitario.

4. Imprime los registros realizados una vez que ha

cotejado los valores del sistema contra la factura y los remite al Jefe de Departamento del Almacén General para su visto bueno.

Jefe de Departamento de Almacén General 5. Verifica y firma de Vo. Bo. Da instrucciones al

Técnico Especializado para que realice la aplicación contable en el sistema.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Técnico Especializado Encargado de Registro de Entradas 6. Realiza la aplicación contable en el sistema. TERMINA PROCEDIMIENTO Registro de Salida Analista Encargado de Registro de Salidas 7. Verifica que la requisición contenga las firmas

autorizadas, descripción y cantidades. Nota: Si se trata de una requisición extraordinaria,

verifica las firmas del Director del Área, Vo.Bo. del Director de Administración, Subdirector de Recursos Materiales y/o Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, así como nombre y firma de quien recibe los artículos.

8. Ingresa al Sistema Institucional de inventarios. 9. Registra el movimiento de salida (cargo) de los

artículos para las diferentes áreas de la Institución y realiza en el sistema la aplicación del cargo o consumo total de las requisiciones al centro de costos correspondiente.

10. Sella la requisición con la leyenda “Capturado”. 11. Emite Reporte del registro y la anexa como soporte

de la operación. 12. Valida la requisición contra el reporte y la aplicación

contable en el sistema. TERMINA PROCESO




PROCESO: ALMACEN-03 SUMINISTRO BIMESTRAL DE PAPELERÍA Y

ARTÍCULOS DE OFICINA. RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Recibe requisición bimestral de papelería de las

Direcciones de Área de Oficinas Corporativas, Sucursales Metropolitanas y Foráneas y de los Módulos IITV.

2. Revisa las existencias en el Almacén y procede a

programar las ministraciones, así como la cantidad de acuerdo a las existencias, conforme a grupos establecidos de Sucursales y Direcciones de Área de Oficinas Corporativas, en caso de ser necesario.

3. Elabora con base en los requerimientos: a) Si se trata de Formas Impresas:

• Solicita directamente a la Imprenta de la Institución, las formas requeridas, presentando muestra y especificando la cantidad.

b) Si se trata de otros bienes:

• Solicitud de compra de los consumibles originados por equipos nuevos y que no estaban contemplados dentro del Programa Anual o bien de papelería y/o artículos de oficina por consumos extraordinarios, mediante oficio dirigido al Subdirector de Recursos Materiales, con rúbrica del Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

4. Obtiene copias del acuse de recibo y las archiva para

control interno (en caso de Áreas del Corporativo).




RESPONSABLE ACTIVIDAD Entrega a las Áreas del CorporativoJefe de Departamento de Almacén General 5. Recibe oficio de solicitud enviado por las Direcciones

del Corporativo, Sucursales y Módulos IITV y lo remite al personal del Almacén General para su atención.

Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 6. Surte lo requerido en el oficio de solicitud,

empaqueta y prepara acuse de recibido. 7. Notifica a las Áreas del Corporativo para que pasen a

recoger su material al Almacén General. 8. Entrega la papelería requerida a las Áreas del

Corporativo solicitando la firma de recibido. Jefe del Departamento de Almacén General 9. Da instrucciones para el registro de la salida. TERMINA PROCEDIMIENTO Entrega a Sucursales Foráneas y Módulos de IITV Sucursales Auxiliar Especializado de Almacén General 10. En base a la solicitud bimestral de papelería

autorizada por el Gerente de cada Sucursal, surte y anota en el mismo documento las cantidades surtidas, imprimiendo en el anverso la leyenda: “NO DEBE REMITIR ACUSE DE RECIBO SOBRE ESTOS PRODUCTOS, CUENTA USTED CON 20 DÍAS HÁBILES PARA HACER CUALQUIER RECLAMO O ACLARACIÓN”.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Módulos de IITV Auxiliar Especializado de Almacén General 11. Elabora la relación de los artículos a enviar, en base

al calendario anual proporcionado por la Dirección de Servicios Bancarios Fronterizos y la anexa en la caja para su envío a los Módulos.

12. Elabora la guía de embarque de la mensajería

correspondiente, especificando el remitente y el destinatario, fecha, cantidad de cajas, valor asegurado, número de contrato y descripción de la mercancía enviada.

13. Entrega la Guía de Embarque al Encargado de

Correspondencia. Encargado de Correspondencia 14. Recibe la Guía de Embarque, la revisa antes de ser

enviada, firma de revisado y realiza el pesaje del embarque.

15. Custodia el embarque hasta su entrega a la Empresa

de Paquetería. Auxiliar Especializado de Almacén General 16. Archiva acuse de la Guía de Embarque firmada por

la Empresa de Paquetería, anexando una relación de los artículos enviados.

Jefe de Departamento de Almacén General 17. Da instrucciones para el registro de las salidas. TERMINA PROCEDIMIENTO




RESPONSABLE ACTIVIDAD Requerimientos Extraordinarios Usuario en Oficinas Corporativas 18. Presenta, en el Almacén General, el formato de

Solicitud de Requisición Extraordinaria debidamente requisitado.

Nota: La Requisición Extraordinaria aplica para

requisiciones urgentes y/o fuera de programa, la solicitud de debe estar firmada por el Director/Subdirector de Área y debidamente autorizada con la firma del Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo y/o Subdirector de Recursos Materiales.

Jefe de Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 19. Suministra al usuario los artículos incluidos en

Solicitud de Requisición Extraordinaria, debidamente requisitada y avalada, solicitándole la entrega del cartucho vacío (para el caso de tonner) y su firma al momento de la entrega.

Jefe de Departamento de Almacén General 20. Da instrucciones para el registro de las salidas en el

sistema.





PROCESO: ALMACEN-04 ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN MENSUAL. RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Concilia, a final de cada mes, las cifras reales en

Moneda Nacional del Sistema del Almacén contra valor en Moneda Nacional del Sistema de Contabilidad.

Si existen diferencias 2. Envía oficio notificando a la Gerencia de

Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo sobre la existencia de diferencias.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 3. Recibe oficio en el que se le informa de la diferencia

existente y da parte a la Dirección de Administración, así como a la Subdirección de Recursos Materiales.

Director de Administración 4. Informa a la Dirección General sobre la diferencia

reportada para que se levante el acta correspondiente y decida si se informa al Órgano Interno de Control.

TERMINA PROCEDIMIENTO Si no existen diferencias Jefe de Departamento de Almacén General 5. Envía la Conciliación al Gerente de Administración y

Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 6. Verifica la Conciliación y firma de Vo.Bo.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 7. Entrega la Conciliación al Director de Administración

con copia para el Titular del Área de Responsabilidades y Quejas, para el Subdirector de Recursos Materiales y para la Gerencia de Control Presupuestal.

Jefe de Departamento de Almacén General 8. Archiva acuse de recibido. TERMINA PROCEDIMIENTO




PROCESO: ALMACEN-05 ELABORACIÓN DE LA CÉDULA DE AMORTIZACIÓN. RESPONSABLE ACTIVIDAD Analista Encargado de Registro de Salidas 1. Obtiene del Sistema Institucional, al cierre de cada

mes, el Reporte de Consumos por Centro de Costo y lo turna al Jefe de Departamento del Almacén General.

Jefe de Departamento del Almacén General 2. Revisa la información del Reporte con los cargos

correspondientes a cada Centro de Costo, firma dando su visto bueno y da instrucciones para la elaboración del oficio de presentación de la Cédula de Amortización.

Analista Encargado de Registro de Salidas 3. Elabora Oficio de presentación adjuntando la Cédula

de Amortización y lo turna al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 4. Recibe oficio, lo rubrica y lo remite a la Dirección de

Administración. Director de Administración 5. Verifica la información, firma el oficio y lo devuelve al

Almacén General para su distribución. Jefe de Departamento del Almacén General 6. Lo entrega a la Dirección de Planeación Estratégica y

Financiera para definir cómo se procederá en su aplicación.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento del Almacén General 7. Una vez definida la aplicación, procede a la

distribución como sigue: Un juego para la Dirección de Planeación

Estratégica. Un juego para la Dirección de Contabilidad. Un juego para la Gerencia de Control Presupuestal

para que realice la aplicación contable. Un juego para el archivo del Almacén General.





PROCESO: ALMACEN-06 SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD Subdirector de Recursos Materiales 1. Realiza la compra de mobiliario y/o equipo de

cómputo, de acuerdo a las necesidades de las Áreas y Sucursales, ya sea mediante Licitación Pública, Invitación Restringida o Adjudicación Directa (ver Manual de Políticas y Procedimientos de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y la Prestación de Servicios).

2. Envía al Gerente de Administración y Venta de

Bienes Adjudicados y Activo Fijo, copia del contrato o pedido de adquisición de mobiliario y/o equipo de cómputo, indicando las áreas a los que les será asignado.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 3. Revisa y turna con instrucciones al Jefe de

Departamento de Almacén General. Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 4. Recibe del Proveedor, conforme a lo establecido en

la orden de compra o contrato correspondiente, mobiliario y/o equipos de cómputo, checa contra la factura que se ajusten a las especificaciones requeridas y a las muestras cotizadas, verificando también que su estado físico sea el adecuado.

Jefe de Departamento de Almacén General 5. Solicita vía telefónica al Director del Área

Responsable, envíe personal para que revise y valide los bienes que se están recibiendo.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Personal del Área Responsable 6. Acude al Almacén General, revisa cada uno de los

bienes, los valida y firma de Vo. Bo. en la orden de remisión y/o factura.

Jefe de Departamento de Almacén General 7. Revisa y valida el contenido de la orden de remisión

y/o factura por cantidad o tipo de mobiliario y/o equipos, así como por números de serie valor del bien o bienes y a qué Sucursal o Área se destina.

Si existen errores 8. Devuelve la remisión o factura al Proveedor, para que

sea corregida y se abstiene de recibir los bienes, previa notificación al Área responsable.

Si no existen errores 9. Solicita al personal del Área de Control de Inventarios

y Bienes Adjudicados para que procedan a inventariar, adhiriendo etiquetas con código de barras.

Oficinas Corporativas Personal del Área de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados 10. Procede a inventariar, adhiriendo etiquetas con

código de barras. Auxiliar Especializado del Almacén General 11. Elabora formato de Salida del Almacén.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento del Almacén General 12. Firma el Formato de Vo.Bo. y turna copia del

documento para que el Jefe de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados realice el registro de asignación del bien en el sistema.

Auxiliar Especializado del Almacén General 13. Entrega bienes a los Usuarios, recabando en el

formato de Salida del Almacén la firma del Usuario o del responsable en el Área solicitante.

14. Registra en el Sistema Institucional las salidas

realizadas durante el día. Sucursales (Metropolitanas o Foráneas) y Módulos

de IITV Jefe de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados 15. Alimenta base de datos del inventario de las

Sucursales y/o Módulos, de acuerdo al acuse de recibido.

16. Elabora oficio de envío dirigido al Titular de la

Sucursal y/o Módulo, anexando la relación del Inventario y formato de Tarjeta de Resguardo Económico.

17. Elabora oficio para la Gerencia de Archivo y

Correspondencia, solicitando el envío del mobiliario y/o equipo en el caso de Sucursales, tanto Metropolitanas como Foráneas y/o Módulos.

18. Turna ambos oficios con los anexos al Gerente de

Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 19. Revisa los oficios y la relación del Inventario de cada

Área y/o Sucursal, de no tener observaciones los firma y turna al Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados y Gerencia de Archivo y Correspondencia para su trámite.

Gerente de Archivo y Correspondencia 20. Recibe el oficio, acusa de recibido y acude al

Almacén General para la recepción del mobiliario y/o equipos de cómputo que serán enviados.

Personal Operativo del Almacén General 21. Empacan, flejan, elaboran Orden de Salida del

Almacén para su entrega al Archivo. Jefe de Departamento de Almacén General 22. Supervisa la entrega del mobiliario y/o equipo, para la

Sucursal o Módulo que corresponda y anexa el formato de Salida del Almacén.

23. Solicita al Jefe de Departamento de Transportes, en

el caso de Sucursales Metropolitanas, designe chofer y transporte para la entrega del mobiliario y/o equipo de cómputo.

Gerente de Archivo y Correspondencia 24. Ordena se pese y contabilice el número de paquetes

que serán enviados a Sucursales Foráneas o Módulos, quedando el mobiliario y/o equipos en el área de recepción del Almacén para su entrega al servicio de mensajería, llenando la guía correspondiente con sus costos.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Transportes 25. Ordena el traslado del mobiliario y/o equipo a las

Sucursales Metropolitanas y sella el acuse del Almacén General.

Jefe de Departamento de Almacén General 26. Recibe acuse de recepción por parte de las

Gerencias de Sucursal o Módulos, para su archivo y control.





PROCESO: ALMACEN-07 REQUISICIÓN DE FORMAS IMPRESAS. RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Revisa, en base a los requerimientos de las Áreas,

las existencias y determina la cantidad que se requiera para completar el suministro de formas impresas, indicando en una muestra la cantidad a imprimir.

2. Remite la muestra a la Imprenta de la Institución

solicitando la impresión de los formatos requeridos. 3. Recibe los formatos procedentes de la Imprenta,

verifica que vengan cotizados los impresos y con las especificaciones del tipo y cantidad de papel empleado.

4. Asienta en el documento “Relación de papelería

impresa que se envía al Almacén General”, fecha y firma de recibido en la copia, misma que guarda en el archivo del Almacén General, el original lo devuelve a la Imprenta.

Técnico Especializado del Almacén General 5. Registra en el sistema de control de costos de la

Imprenta la entrada de formatos y actualiza reporte de existencias y costos.

Verificación de Formas Obsoletas Jefe de Departamento de Almacén General 6. Verifica e identifica, en forma semestral, las formas

impresas que ya no tengan uso, reportándolo a la Dirección/Subdirección usuaria, confirmando con ella si es obsoleta, de ser así notifica al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 7. Elabora oficio para el Director de Administración,

solicitando autorización y proceder a la destrucción de las formas obsoletas.

Director de Administración 8. Revisa el oficio para autorizar, o no, la destrucción de

las formas obsoletas. No autoriza la destrucción 9. Notifica al Gerente de Administración y Venta de

Bienes Adjudicados y Activo Fijo. Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 10. Notifica al Jefe de Departamento de Almacén

General para que dé instrucciones para mantener la custodia de las formas en el Almacén General.

TERMINA PROCEDIMIENTO Si autoriza la destrucciónJefe de Departamento del Almacén General 11. Coordina con el Órgano Interno de Control y el

Archivo la fecha y hora de la destrucción de las formas.

Acto de destrucción 12. Levanta acta de constancia de la destrucción de las

formas y recaba firmas de los representantes del Órgano Interno de Control y del Archivo. Posteriormente da instrucciones para dar de baja en el sistema.

Analista Encargado de Registro de Bajas 13. Da de baja las formas en el sistema con el acta de

destrucción. TERMINA PROCEDIMIENTO




PROCESO: ALMACEN-08 ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES. RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 1. Recibe orden de compra de artículos promocionales

de parte de la Subdirección de Recursos Materiales, previa autorización de la Dirección de Administración.

2. Envía al Departamento del Almacén General orden

de compra de artículos promocionales, a fin de que verifique su recepción.

Jefe de Departamento de Almacén General 3. Recibe artículos promocionales verificando además,

que la orden de compra coincida con los datos asentados en la factura y ésta última cuente con todos los requisitos de Ley, firmándola para su pago.

4. Envía la factura a la Subdirección de Recursos

Materiales para su pago al proveedor. Subdirector de Recursos Materiales 5. Recibe factura de artículos promocionales, la revisa y

procede a realizar el trámite para el pago al Proveedor.

Jefe de Departamento de Almacén General 6. Elabora el cuadro de distribución de los artículos

promocionales para las Áreas del Corporativo, Sucursales y Módulos y espera el visto bueno de la Dirección General y/o de la Dirección de Administración.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 7. Resguarda los productos mientras la Dirección de

Administración y/o la Subdirección de Recursos Materiales y/o la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, gire la orden por escrito, para que haga entrega a las áreas que correspondan.

Analista del Almacén General 8. Captura el registro de entrada y salida en el Sistema

Institucional, a fin de hacer los cargos por centro de costos.

Jefe de Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 9. Entrega artículos promocionales al usuario, previa

orden firmada por la Dirección General y/o Dirección de Administración, recabando acuse de recibo.

Usuario 10. Firma el recibo para hacer constar la recepción. Jefe de Departamento de Almacén General 11. Archiva recibo para posteriores consultas. TERMINA PROCEDIMIENTO




PROCESO: ALMACEN-09

SUMINISTRO DE CHEQUERAS PERSONALIZADAS / NUEVAS.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Nota: En las Sucursales que no cuenten con Gerente

asignado, las actividades de este proceso designadas al Gerente, serán realizadas por el Encargado de la Sucursal.

Gerente de Sucursal 1. Ingresa al Sistema Institucional, para realizar la

Solicitud de Chequeras, personalizadas, en base a las solicitudes de los clientes, o nuevas por apertura de cuenta.

2. Ingresa al Menú Principal, teclea la opción 2, se

despliega el Menú de Plataforma Cuenta de Cheques y Ahorros.

3. Pantalla No. 1 Teclea la Opción 38.- Solicitud de Chequeras,

cuando es Chequeras Personalizadas o la opción 41.- Solicitud de Chequeras Nuevas, en la siguiente pantalla teclea el número de cuenta de cheque del cliente.




RESPONSABLE ACTIVIDAD

BANCO NACIONAL DEL EJERCITO, S.N.C. 0000008 18/07/2000 MATRIZ 09:21:06

SISTEM08 **** CUENTAS DE CHEQUES Y AHORROS **** Sesión: 1 P l a t a f o r m a

1 .- Alta de Cuentas 18 .- Carga masiva Cheques de Caja 2 .- Modificación de Cuentas 19 .- Actualiz. masiva chq. de Caja 3 .- Cierre de cuentas 20 .- LLave Única Relacionada a Ctas 4 .- Entrega de chequeras 21 .- Cambio de Ejecutivo de Cuentas 5 .- Control del ciclo de chequeras 22 .- Consulta Cuenta Antigua 6 .- Mantenimiento de Alertos 24 .- Protestos a Solicitud 7 .- Mant. Número de Libretas Ahorro 25 .- Asignación de Sobres a una Cta 8 .- Colocación de condición 26 .- Cheques de Caja del E.M.P. 9 .- Eliminación de condición 28 .- Emisión de estado de cuenta 10 .- Bloqueo de fondos 29 .- Emisión de saldos de cuentas 11 .- Desbloqueo de fondos 30 .- Emisión contrato ahorros 12 .- Consulta de saldo 32 .- Entrega chequeras al cliente 13 .- Consulta de chequeras 33 .- Emisión contratos de ahorro 14 .- Consulta de condiciones 34 .- Activa Cheques en Stock 15 .- Asociación de Cuentas 35 .- Inventario de Chequeras 16 .- Modif. Mov. Pendient.Ahorro 36 .- Contrato de Preestablecidos 17 .- Mantenimiento cheques de Caja 38 .- Solicitud de Chequeras Seleccione la Opción: 38


ISTEM08 **** CUENTAS DE CHEQUES Y AHORROS **** Sesión: 1 P l a t a f o r m a 39.- Listado de Sol. de Chequeras 40.- Asignación Tarjeta cta. de cheques 41.- Solicitud de Chequeras Nuevas Seleccione la Opción: 41




RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Sucursal 4. Pantalla No. 2 Se despliega la siguiente pantalla, y captura el

número de cuenta de cheques.


SISTEM08 **** CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS **** Sesión: 1 Solicitud de Chequeras

Ubicación: 1 ______________ Detalle: 1 _______________ AGENCIA CUENTA AGENCIA CUENTA

Chequeras Nuevas Gerente de Sucursal 5. Pantalla No. 3 Captura en la pantalla los datos solicitados en ella, al

termino presiona la tecla Intro.


SISTEM08 *** CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS **** Sesión: 1 Solicitud de Chequeras

Estatus. . . . . : 0 1.- Captado 2.- Enviado 3.- Recibido Cantidad de Chequeras......: 001 Estilo. . . . . .: 1 1.- Personal Folio inicial de cheque . . .: 0000001 2.- Draft CUENTA NUEVA

< INTRO > PARA CONFIRMAR SOLICITUD F05./INTRO - Adiciona

RESPONSABLE ACTIVIDAD




Chequera Personalizadas Gerente de Sucursal 6. Pantalla No. 4 Captura los datos del cliente en la siguiente pantalla:

MATRIZ 09:23:25 **** CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS ****

Sucursal : 001 Solicitud de Chequeras Cuenta : 1-111111-1 XXXXXX XXXXXX XXXXXX Estatus..: 0 1.- Captado 2.- Enviado RFC DE LA CUENTA..........: 3.- Recibido

TITULO O GRADO............: NOMBRE....................:

Cantidad de Chequeras.....: 000 Estilo...: 0 1.- Personal 2.- Draft Folio inicial de Cheque...: 0000201

SALDO DISPONIBLE .- .00 SALDO PROMEDIO ...- .00

F05./INTRO - Adiciona

7. Teclea Intro al terminar de capturar y el sistema en

automático retiene en memoria para que posteriormente pueda generar el archivo plano.

Gerente de Servicios 8. Recibe diariamente después de las 16:30 hrs.

archivo plano generado por el Área de Centro de Cómputo.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Servicios 9. Envía por Internet al Proveedor la información

recibida en el archivo plano, solicitando la elaboración de las chequeras requeridas por la Sucursal vía Sistema.

Nota: El Proveedor entrega en un plazo de 48 hrs. la

dotación de chequeras directamente al Almacén General.

Jefe de Departamento de Almacén General/ Analista del Almacén 1General 10. Recibe chequeras personalizadas verificando contra

listado que tengan las especificaciones, número de chequeras y nombre de las Sucursales solicitantes.

11. Envía por valija el oficio a las Sucursales. Nota: El Departamento de Archivo y

Correspondencia sella la relación de envíos, la cual sirve como acuse.

12. Archiva acuse para control interno. TERMINA PROCEDIMIENTO




PROCESO: ALMACEN-10 SUMINISTRO DE CHEQUES DE CAJA. RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Determina en base a los programas anuales de

abastecimiento de la Dirección de Contabilidad, Subdirección de Recursos Humanos y de las Sucursales, la cantidad de Cheques de Caja que se requieran para el suministro de todo el ejercicio.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 2. Recibe el requerimiento y turna por medio magnético

o intranet al Subdirector de Recursos Materiales para su trámite por medio de licitación pública nacional.

3. Recibe la orden de compra y/o contrato de licitación

pública y la turna al Jefe de Departamento de Almacén General, a fin de que verifique su recepción.

Jefe de Departamento de Almacén General 4. Revisa las especificaciones del contrato de compra

de los Cheques de Caja solicitados, para darle seguimiento a la ministración por parte de la empresa, además solicita el visto bueno del Director de Operaciones Bancarias sobre el diseño, calidad y seguridad de los cheques.

5. Recibe en forma mensual la dotación de cheques de

caja estipulada en el contrato, revisa que la cantidad y folio sean correctos.

6. Registra en su base de datos los folios recibidos y

surtidos para efectos de control.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Técnico Especializado del Almacén General 7. Elabora oficio dirigido al Departamento de

Guardavalores en el que le remite, para su custodia, los Cheques de Caja con los números de folio que correspondan, turna el oficio al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 8. Revisa el oficio, lo firma y envía al Departamento de

Guardavalores, anexándole mediante relación los Cheques de Caja con número de folio que serán custodiados.

Dirección de Contabilidad/ Subdirección de Recursos Humanos/ Gerentes de Sucursal 9. Solicitan a la Dirección de Administración y/o

Subdirección de Recursos Materiales y/o Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo y/o Jefe de Departamento de Almacén General por medio de oficio la cantidad que necesitan, firmando el Titular del Área o el Gerente de Sucursal correspondiente.

Técnico Especializado del Almacén General 10. Elabora formato de Solicitud de Entrega de Cheques

de Caja en el que solicita al Departamento de Guardavalores la cantidad de Cheques de Caja requeridos, anotando número de folios, Área o Sucursal solicitante y cantidad entregada.

Jefe de Departamento de Almacén General 11. Firma el formato de Solicitud de Entrega de Cheques

de Caja dando su visto bueno.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Técnico Especializado del Almacén General 12. Recaba la firma del Gerente de Administración y

Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. 13. Recibe del Departamento de Guardavalores los

cheques de caja solicitados. 14. Dota conforme a la solicitud de los usuarios, por

medio de oficio, especificando los folios; turna copia a la Gerencia de Operación y Control de Captación de la Dirección de Operaciones Bancarias para dar de alta en el Módulo de Cheques de Caja y activación de los mismos.

Analista Encargado de Registro de Salidas 15. Descarga el movimiento en el sistema institucional,

archiva acuse y movimiento como control. Gerencia de Operación y Control de Captación 16. Recibe copia y conforme a las solicitudes de las

Áreas y/o Sucursales y activa los cheques de caja. TERMINA PROCEDIMIENTO




PROCESO: ALMACEN-11 REQUERIMIENTOS POR COMPRA DIRECTA. RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 1. Solicita mediante tarjeta informativa a la Gerencia de

Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, el material de los equipos nuevos que se compraron en forma extraordinaria y por tanto no están contemplados dentro del Programa Anual de Adquisiciones (Consumibles: tonner, cintas, cartuchos para impresoras; Bienes muebles de Activo Fijo: máquinas de escribir, etc.).

Usuario 2. Elabora requerimiento extraordinario a la Gerencia

de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, fundamentando las razones de su petición.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 3. Recibe la tarjeta informativa y los requerimientos

solicitados por el Almacén General y/o Usuario, turna al Subdirector de Recursos Materiales.

Subdirector de Recursos Materiales 4. Elabora orden de compra de los artículos solicitados

y envía una copia al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 5. Turna la orden de compra al Jefe de Departamento

de Almacén General para la recepción de los bienes solicitados.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 6. Recibe el material solicitado cotejando contra orden

de compra, verifica si los datos fiscales de la factura son correctos, así como las cantidades, fechas e importes.

7. Informa al Área solicitante y/o áreas técnicas

involucradas para su visto bueno y aprobación. 8. Elabora Orden de Salida y recaba firma del Usuario. 9. Retiene factura original y la turna al Gerente de

Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo para su revisión y trámite.

Técnico Especializado del Almacén General 10. Captura en el Sistema Institucional la entrada de los

artículos. 11. Solicita al personal del Área de Control de Inventarios

y Bienes Adjudicados, para que procedan a inventariar adhiriendo etiquetas con código de barras en los artículos que así lo requieran.

Nota: Solo en el caso de que la compra

extraordinaria haya sido de bienes muebles de activo fijo y estos tengan un costo de adquisición igual o mayor a 15 Salarios Mínimos vigentes en el Distrito Federal.

Jefe de Departamento de Almacén General 12. Informa al Jefe de Departamento de Control de

Inventarios y Bienes Adjudicados del mobiliario y/o equipo recibido, para que proceda a dar de alta en sistema los bienes recibidos.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Personal del Área de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados 13. Procede a inventariar, adhiriendo etiquetas con

código de barras e informa al Jefe de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados proporcionando número de inventario, marca, número de serie y modelo.

Jefe de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados 14. Da de alta en la base de datos del inventario, con el

número de control de inventario y características proporcionadas por su personal.

Jefe de Departamento de Almacén General 15. Recibe formato de Salida del Almacén, elaborado por

el Auxiliar Especializado, y lo turna para firma del Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

16. Entrega bienes a Usuarios, recabando firma en el

formato de Salida del Almacén, a nivel mando medio o superior; de no firmar el Usuario, no se entregarán los bienes.

17. Entrega copia del formato firmado por el Usuario al

Jefe de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados.





PROCESO: ALMACEN-12 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO ANUAL. RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 1. Elabora oficio, solicitando al Órgano Interno de

Control designe personal para que asista al levantamiento del Inventario Anual, indicando la fecha en que se realizará, turna el oficio al Director de Administración para su visto bueno.

Director de Administración 2. Recibe el oficio, lo revisa, lo firma confirmando su

envío al Órgano Interno de Control. Titular del Órgano Interno de Control 3. Recibe y designa en su caso al personal que asistirá

en la fecha señalada al levantamiento del Inventario del Almacén.

Jefe de Departamento de Almacén General 4. Recibe copia del oficio y ordena se impriman desde

el Sistema Institucional los reportes de existencias en la fecha misma del levantamiento del inventario.

Nota: El plazo máximo para registrar entradas y

salidas del Almacén en el sistema, será hasta un día antes de iniciar el inventario físico que se levante.

5. Ordena al personal del Almacén General que realicen

el conteo y firmen de realizado. Personal Operativo del Almacén General 6. Realizan el conteo físico de los diferentes artículos

del Almacén, asentando su firma.




RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Departamento de Almacén General 7. Supervisa todos los conteos realizados y firma los

reportes. 8. Asienta en papeles de trabajo las cantidades que

deben existir según los reportes, según sistema y según conteo físico, con los siguientes datos:

• Fecha y hora del conteo. • Nombre y firma de la persona que realizó el

conteo. • Nombre y firma del Jefe de Departamento de

Almacén General, quien supervisa el evento. 9. Elabora un comparativo entre la existencia física y la

existencia en el sistema según los reportes.

No encuentra diferencias en el conteo 10. Firma el documento y recaba la firma de los

asistentes al levantamiento, turna inventario firmado al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.


Si encuentra diferencias en el conteo

Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo 11. Notifica por escrito, al Director de Administración. Nota: En función del tipo de diferencias, el Director

de Administración dará instrucciones para realizar las aclaraciones.





VII. Diagramas de Flujo

PÁGINA

PROCESO:

ALMACEN-01 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SUMINISTRO AL ALMACÉN GENERAL DE MATERIALES, PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE OFICINA, LIMPIEZA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO.

51 - 52

PROCESO: ALMACEN-02 REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS

53

PROCESO: ALMACEN-03 SUMINISTRO BIMESTRAL DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA.

54 - 55

PROCESO: ALMACEN-04 ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN MENSUAL.

56

PROCESO: ALMACEN-05 ELABORACIÓN DE LA AMORTIZACIÓN.

57

PROCESO: ALMACEN-06 SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO.

58 - 60

PROCESO: ALMACEN-07 REQUISICIÓN DE FORMAS IMPRESAS.

61

PROCESO: ALMACEN-08 ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES.

62

PROCESO: ALMACEN-09 SUMINISTRO DE CHEQUERAS PERSONALIZADAS/NUEVAS.

63

PROCESO: ALMACEN-10 SUMINISTRO DECHEQUES DE CAJA

64 - 65

PROCESO: ALMACEN-11 REQUERIMIENTOS POR COMPRA DIRECTA.

66 - 67

PROCESO: ALMACEN-12 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO ANUAL.

68


PROCESO: ALMACEN-01DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SUMINISTROS AL ALMACÉN GENERAL DE MATERIALES, PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE OFICINA, LIMPIEZA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO .

Jefe de Departamento de Almacén General

Hoja 51 de 71

Gerente de Administración y Venta de Bienes

Adjudicados y Activo Fijo

01 de Diciembre de 2004


Gerencia de Administración y Venta de BienesAdjudicados y Activo Fijo Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados Departamento de Almacén General

INICIO

1

2

3

Revisa existencias al término del año y apoyandose en los requerimientos anuales de todas y cada una de las Áreas, Suc. Módulos.

4

5

7

Elabora proyecto de Plan de Abastecimiento Anual y el Calendario de entregas turna a la Gerencia de Admon. y Vta. de Bienes Adj.

Nota: Cada una de las diferentes Áreas, Sucursales y Módulos, debe hacer llegar su requerimiento entre los días 15 de octubre y el 15 de noviembre, en caso de no recibirlos, el Jefe de Departemento del Almacén General acude al historico.

Verifica y valida el Plan de Abastecimiento Anual y Calendario Anual de entregas, rubrica de Vo.Bo. y turna Sub. Rec. Materiales.

Subdirector de Recursos Materiales

6

Recibe y procede al trámite para realizar la compra correspondiente.

Nota: Tratándose de adjudicaciones directas, a la orden de compra deberá anexar documentos donde conste la autorización para realizar las adquisiciones de que se trate, cuando rebase los montos autorizados.

Revisa copia de la orden de compra y/o contrato y la turna al Jefe de Departamento de Almacén General para su seguimiento.

Jefe de Depto. de Alamcén General /Analista /Técnico

Especializado /Auxiliar Especializado

Revisa que la mercancía entregada por el Proveedor sea la indicada en la factura y con las especificaciones mencionadas.

Revisa factura cotejando que tenga los requisitos fiscales.

Recibe de conformidad, asienta sellos de recibido y la firma respectiva, validando la factura.

8

a

En caso de equipo de cómputo, Solicita a la Dirección de Informática un representante para que dé su visto bueno.

Técnico Especializado

Hoja 52 de 71

Gerente de Administración y Venta de Bienes

Adjudicados y Activo Fijo


MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL CLAVE: ALMACÉN


9

11

Elabora oficio de envío de la Factura original para llevar a cabo el trámite de revisión al Gerente de A.V.B.A.A.F.

10

Registra en el Sist. Inst. las entradas recibidas en el día por medio de licitación.

Jefe de Departamento de Almacén

12

Recibe el oficio junto con la factura original, valida los conceptos fiscales y firma de Vo. Bo. para realizar el trámite de pago.

Revisa factura, corrobra que esté debidamente requisitada, rubrica el oficio y lo turna para su aprobación y tramite.

a

FIN

PROCESO: ALMACEN-02REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS.


Hoja 53 de 71




INICIO

1

2

3Remite a los encargados del registro de entradas y salidas del almacén, el oficio con factura para las entradas y/o la requisición para salidas.

45

7

8

Ingresa al Sistema Institucional de entradas y salidas.

Verifica y firma de Vo. Bo. y da instrucciones al Técnico Especializado para que realice la aplicación contable en el sistema.

Técnico Especializado Encargado de Registro de

Entradas

6

Verifica contra la Cédula de Entrega Anual Calendarizada y copia de la factura, todos los elementos que va dar de alta en el sistema.

Realiza la aplicación contable en el sistema.

Verifica que la requisición contenga las firmas autorizadas, Descripción y Cantidades.

Ingresa al Sistema Institucional de inventarios.

Registra el mov. de salida (cargo) de los artículos para las diferentes áreas de la Inst. y realiza en el sist. la aplicac. del cargo.

Sella la requisición con la leyenda "Capturado".

9

Imprime los registros realizados una vez cotejado los valores del sistema contra la factura y los remite al Jefe de Depto de Almacén Gral.

Registro de Entrada.

Analista Encargado de Registro de Salidas

10

Emite reporte del registro y la anexa como soporte de la operación.

11

El registro es de Entrada.

Nota: Si se trata de una requisición extraordinaria, verifica las firmas del Director del Área Vo.Bo. del Director de Administración, Subdirector de Recursos Materiales y/o Gerente de Administración de Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, así como nombre y firma de quien recibe los articulos.

Valida la requisición contra el reporte y la aplicación contable en el sistema.

12

FIN

PROCESO: ALMACEN-03SUMINISTRO BIMESTRAL DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA.


Hoja 54 de 71




INICIO

1

2

3

Recibe requisición bimestral de papelería de las Dir. de Área de Oficinas Corporativas, Sucursales y Modulos de IITV.

4

5

7

8

Elabora con base en los requerimientos:

Recibe oficio de solicitud enviado por las Dir. del Corporativo, Sucursales Metropolitanas y Foraneas y Módulos de IITV.

Jefe de Depto. de Almacén General/Analista/Técnico

Especializado/Auxiliar Especializado

6

Revisa existencias en el almacén, programa ministraciones así como la cantidad a ministrar de acuerdo a existencias.

Surte lo requerido en el oficio de solicitud, empaquetada y prepara acuse de recibo.

Notifica a las Áreas del Corporativo para que pasen a recoger su material al Almacén General

Entrega la papelería requerida a las Áreas del Corporativo solicitando la firma de recibido.

Da instrucciones para el registro de la salida.

Surte y anota en la solicitud bimestral autorizada las cantidades surtidas.

9

Obtiene acuse de recibo en copias y las archiva para control interno.

Auxiliar Especializado de Almacén General

10

Elabora la relación de los artículos a envíar, en base al calendario anual proporcionado por la Dir. Serv. Bancarios Fronterizos.

11

Elabora la guía de embarque de la mensajería corresp. especificando el remitente y el destinatario .

12

a) Si se trata de Formas Impresas:Solicita directamente a la Imprenta de la Institución, las formas requeridas, presentando muestra y especificando la cantidad.b) Si se trata de otros bienes:Solicitud de compra de los consumibles originados por equipos nuevos y que no estaban contemplados dentro del programa anual o bien de papelería y/o artículos de oficina por consumos extraordinarios, mediante oficio dirigido al Subdirector de Recursos Materiales, con rúbrica del Gerente de A.V.B.A.A.F.

8

FIN

Entrega a Sucursales Foráneas Módulos

Sucursales

Módulos

a

Entrega a Áreas del Corporativo

En el anverso de la Solicitud imprime la leyenda: "NO DEBE REMITIR ACUSE DE RECIBO SOBRE ESTOS PRODUCTOS, CUENTA USTED CON 20 DÍAS HÁBILES PARA HACER CUALQUIER RECLAMO O ACLARACIÓN"

Entrega la guía de embarque al Encargado de Correspondencia.

13

Encargado de Correspondencia

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14

15

18

Recibe la Guía de Embarque, la revisa antes de ser envíada, firma de revisado, y realiza el pesaje del embarque.

19

20

17

8

Presenta el formato de Solicitud de Requisición Extraordinaria debidamente requisitado.

Da instrucciones para el registro de las salidas.

Jefe de Depto. de Almacén General/Analista/Técnico Especializado/

Auxiliar Especializado

16

Custodia el embarque hasta su entrega a la Empresa de Paquetería.

Archiva acuse de la Guía de Embarque firmada por la Empresa de Paquetería, anexando una relación de los art. envíados.

Da instrucciones para el registro de las salidas.

Suministra al usuario los articulos incluidos en la Solicitud de Requisición Extraordinaria debidamente requisitada y avalada.

Auxiliar Especializado de Almacén General

FIN

a

Usuario en Oficinas Corporativos

Requerimientos Extraordinarios


La Requisición Extraordinaria aplica para requisiciones urgentes y/o fuera de programa, la solicitud debe estar firmada por el Director/Subdirector de Área y debidamente autorizada con la firma del Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo y/o Subdirector de Recursos Materiales.

FIN

PROCESO: ALMACEN-04ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN MENSUAL.


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INICIO

1

2

3

Concilia a final de cada mes las cifras reales del Almacén en M.N. contra valor en M.N. del sistema contable.

4

5

7Entrega la Conciliación al Dir. de Admon con copia para el Titular de Responsab.y Quejas para el Subdir. Rec. Mat. y Gcia. de Control Pres.

Archiva acuse de recibido.

Gerente de Admón. y Vta. de Bienes Adjudicados y Activo Fijo

6

Envía oficio notificando a la Gcia. de A.V.B.A.A.F.

Recibe oficio en el que informa de la diferencia existencia, da parte a la Dir. de Admón. y a la Subdir. Rec. Materiales.

Envía la conciliación al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados.

Informa a la Dir. General de la diferencia reportada para que se levante el acta corresp. y decida si se informa al Org. de Control Interno.

Verifica la Conciliación y firma de Vo. Bo.

8

FIN

Existen diferencias

sí

No

Dirección de Administración

FIN

PROCESO: ALMACEN-05ELABORACIÓN DE LA CÉDULA DE AMORTIZACIÓN .

Analista Encargado de Registro de Salidas

Hoja 57 de 71




INICIO

1 2

3

Obtienedel Sistema Institucional, al cierre de cada mes, el Reporte de Consumos por Centro de Costo.

4

5

6

Revisa la Inf. del Reporte con los cargos corresp. a cada Centro de Costo, firma dando su visto bueno e instruc. para elabor. del oficio.

Elabora Oficio de Presentación de la Cédula de Armortización y lo turna al Gerente de Admon y Vta de Bienes Adj. y Activo Fijo.

Verifica la información, firma el oficio y lo devuelve al Almacén General para su distribución.

Recibe oficio, lo rubrica y lo remite a la Dir. de Administración.

Lo entrega a la Dir. de Planeación Estratégica para definir cómo se procederá en su aplicación.

FIN

Jefe de Departamento del Almacén General

Gerente de Admón. y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo

Director de Administración

7

Una vez definida la aplicación, procede a la distribución.

- Un juego Dir. Planeación estratégica.

- Un juego Gcia. de Control Pres.

- Un juego Dir. Contabilidad.- Un juego Archivo General

Contrato u Orden de Compra

Copia del pedido de adquisición

PROCESO: ALMACEN-06SUMINISTRO DE MIBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL ALMACÉN GENERALCLAVE: ALMACEN

Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo Departamento de Control de Inventarios y Bienes AdjudicadosDepartamento de Almacén General HOJA 58 DE 71



Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados

y Activo Fijo

Inicio

Envía al Gerente de A.V.B.A.A.F. copia del contrato o pedido.

2

Revisa y turna con instrucciones al Jefe de Depto. del Almacén General.

3

Recibe del Proveedor, verifica con la factura

4

Solucita al Área Responsable revise y valide los bienes que se reciben.

Devuelve la remisión o factura al Proveedor y no recibe los bienes.

5

7

1/2

Revisa y valida el contenido de la orden de remisión y/o factura

8


Realiza la compra de acuerdo a las necesidades de las Áreas, Suc. y Módulos.

1

Jefe de Depto. de Almacén General/

Analista/ Tec. Esp./ Aux. Esp.

Revisa c/u de los bienes y firma de Vo.Bo. en la orden de remisión y/o factura.

6

Personal del Área Responsable

¿Existen errores? No

Sí

FIN

Jefe de Departamento del Almacén General

Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo Departamento de control de Inventarios y Bienes AdjudicadosDepartamento de Almacén General HOJA 59 DE 71

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL

Solicita al personal del Área de Control de Inventarios y B.A. hagan inventario y etiqueten.

1/2

9

Realiza el inventario y adhiere etiquetas con el código de barras.

10

Entrega los bienes a los Usuarios, recabando firma de recibido en formato de salida.

13

Elabora oficio para la Gcia. de Archivo y Correspondencia solicitando envío de miviliario y/o equipo.

17

Turna Oficio con los anexos al Gte. A.V.B.A..A.F.

18

CLAVE: ALMACEN


Personal de Control de Inventarios y

Bienes Adjudicados

Elabora formato de salida del Almacén General

11

Auxiliar Especializado del Almacén Ganeral

Firma de Vo.Bo. y lo turna para que se realice el registro de asignación.

12

Jefe de Depto. del Almacén General

Auxiliar Especializado del Almacén Ganeral

Registra en el Sistema Institucional las salidas efectuadas durante el día.

14Oficinas Corporativas

Alimenta la base de datos de las Suc. y Mód. de acuerdo al acuse recibido.

15

Jefe de Depto. de Control de Inventarios y Bienes

Adjudicados

Sucursales Metropolitáneas o

Foráneas y Módulos

Elabora oficio dirigido al Titular de la Suc. o Mód. anexando relación del Inventario y Tarjeta de Resguardo Económico.

16

2/3

Gte. de Admon. y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo

Jefe de Depto. de Almacén

General



Revisa el oficio y lo turna al Depto. de Control de Inventarios y B.A. y a la Gcia. de Archivo y Correspondencia.

19

Jefe de Departamento de Transportes

Supervisa la entrega de mobiliario y/o equipo y anexa el acuse de recibido al formato de salida.

22

Recibe oficio y acude a Almacén para recepción de mobiliario y/o equipo.

20

Recibe acuse de recepción por parte de las Gerencias de Suc. y Mod. para su archivo y control.

FIN

Empacan, flejan y elaboran Orden de Salida del Almacén.

21

Ordena el traslado del moviliario y/o equipo

25

26


2/3

Gerencte de Archivo y Correspondencia

Personal Operativo del Almacén General

Solicita al Jefe de Depto. del Transportes designe cho0fer y transporte para la entrega.

23

Gerente de Archivo y

Correspondencia

Ordena se pesen y cuenten paquetes que serán enviados.

24

Jefe de Depto. de Almacén General

PROCESO: ALMACEN-07REQUISICIÓN DE FORMAS IMPRESAS.






y Activo Fijo

Inicio

Remite muestra a la Imprenta de la Institución solicitando la impresión.

2

Verifica e identifica formas obsoleta y notifica al Gte. A.V.B.A.A.F.

6

Revisa el oficio que solicita la destrucción de las formas.

8 Coordina con el O.I.C. y el Depto. de Archivo la destrucción de las formas.

Da de baja las formas en el Sistema con el Acta de destrucción.

11

9

Notifica al Gte. de A.V.B.A.A.F

13


Revisa existencias y determina la cantidad que se requiera para completar el suministro de formas.

1


¿Autoriza la destrucción?

No

Sí

FIN

Recibe los formatos procedentes de la Imprenta, verifica que vengan cotizados .

3

Asienta fecha y firma de recibido en la copia que devuelve a la Imprenta.

4

Registra en el Sistema la entrada de formatos y actualiza reporte de existencias y costos.

5

Verificación de Formas Obsoletas

Gte. de A.V.B.A.A.F.

10

Notifica al Jefe de Depto del Almacén General para que de instrucciones para la custodia de las formas.

FIN

Acto de Destrucción

Levanta el Acta de constancia de destrucción y da instrucciones para su baja en el sistema.

12

Analista Encargado del

Registro de BajasTec. Esp.Almacén Gral.

Elabora oficio para la Dir. de Admon. solicitando la destrucción de formas .

7

Factura

Recibo

Orden de Compra

Orden de Compra

Factura

PROCESO: ALMACEN-08ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES.




Usuario


y Activo Fijo

Inicio

Envía la orden al Jefe de Departamento del Almacén General para su recepción.

2

Recibe artículos promocionales.

3

Envía la factura a la Subdirección de Recursos Materiales para su pago al Proveedor.

4

Firma el recibo.

5

Recibe factura y procede a realizar el trámite de pago.

10


Recibe orden de compre de artículos promocionales.

1

FIN

7

Resguarda productos mientras espera orden de entrega.

Entrega artículos promocionales al Usuario.

9


6

Elabora cuadro de distribución de los artículos promocionales.

Captura el registro de entrada y salida en el sistema Institucional.

8

Analista del Almacén Gral.

Personal del Almacén Gral.

Jefe de Depto. de Almacén Gral.

Archiva recibo para posteriores consultas.

11

PROCESO: ALMACEN-09SUMINISTRO DE CHEQUERAS PERSONALIZADAS / NUEVAS .

Gerente de Sucursal

Hoja 63 de 71



Gerencia de Administración y Venta de BienesAdjudicados y Activo FijoDepartamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados Departamento de Almacén General

INICIO

1

2

3

4

5

6

FIN

Gerente de Servicios

Ingresa al Sistema, para realizar la

Solicitud de Chequeras,

personalizadas.

Ingresa al Menú Principal, teclea la

opción 2 y despliega Plataforma Cta de Cheques y Ahorro.

Teclea Opción 38.-Sol. de Chequeras

ó 41.-Sol. de Chequeras

Nuevas.

Despliega la siguiente pantalla, y captura el número

de cuenta de cheques.

Captura en la pantalla los datos solicitados en ella, al termino presiona

la tecla Intro.

Chequeras Nuevas

Captura los datos del cliente.

Teclea Intro, al terminar de capturar

y el sist. en automático retiene

en memoria.

7

Recibe archivo plano generado por el área de Centro de

Computo.

8

Chequera Personalizada

Envía por Internet al Proveedor la

información del archivo plano.

9Nota: El proveedor entrega en un plazo de 48 hrs. la dotación de chequeras directamente al Almacén General.


10

11

12

Archiva acuse para control interno.

Envía oficio a las Sucursales.

Recibe chequeras personalizadas verificando contra listado que tengan especif. No.de chequera y Suc.

PROCESO: ALMACEN-10SUMINISTRO DE CHEQUES DE CAJA .

Jefe Departamento de Almacén General

Hoja 64 de 71




INICIO

1 2

3

Gerente de A.V.B.A.A.F.

7

8

Recibe la orden de compra y/o contrato de licitación pública y la turna al Jefe de Depto de Almacén General.

Recibe requerimiento y turna con oficio al Subdirector de Recursos Materiales para su aprobación y tramite.

Determina con los programas anuales de abastecimiento de la Dir. de Cont., Subdir. R.H. y Suc. la cantidad de cheques de caja a.

Técnico Especializado del Almacén General

Elabora oficio al Depto de Gaurdavalores en el que le remite para su custodia los Cheques de Caja con los No. de folio que correspondan.

Revisa el oficio, firma y envía al Depto de Guardavalores, anexando mediante relación los Cheques de Caja.

a

4

5

6

Revisa las especificaciones del contrato de compra de los Cheques de Caja solicitados.

Recibe la dotación de cheques de caja estipulada en el contrato, revisa la cantidad y folio que sean correcto.

Registra en su base de datos los folios recibidos para su control.

9

Solicitan mediante ofgicio la cantidad que necesitan, firmando el Tit. del Área o Gte. de Suc. correspondiente.

Dir. Contabilidad/Subdir. R.H./Gcia.

Suc.

10

Elabora formatode Solicitud de Entrega de Cheques de Caja en el que solicita la cantidad de cheques requeridos.

11

Firma el formato de Solicitud de Entrega de Cheques de Caja de Vo.Bo.



13

14

12

Recibe del Departamento de Guardavalores los cheques de caja solicitados.

Dota conforme a la solicitud de los usuarios, por medio de oficio, especificando los folios .

Recaba la firma del Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

Hoja 65 de 71




15

FIN

16

Descarga el movimiento en el sistema institucional, archiva acuse y movimiento como control.

Analista Encargado de

Riesgo de Salidas

Recibe copia y conforme a las solicitudes de las Áreas y/o Sucursales desbloquea los cheques de caja.

a

Gerencia de Operación y Control de Captación

PROCESO: ALMACEN-11REQUERIMIENTOS POR COMPRA DIRECTA.


Hoja 66 de 71




INICIO

1

2

3

4

5

6

Gerente de Admón. y Venta de Bienes Adj. y Activo Fijo

7

8


Elabora Orden de Salida y recaba firma del Usuario.

Elabora orden de compra de los artículos solicitados y envía una copia al Gerente de Admon y Vta de Bienes Adj. y Activo Fijo.

Elabora requerimiento extraordinario a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adj. y Activo Fijo.

Solicita el material de los equipos que se compraron en forma extraordinaria.

Turna la orden de compra al Jefe de Depto de Almacén General para la recepción de los bienes solicitados.

Recibe el material solicitado cotejando contra orden de compra, verifica si los datos fiscales de la factura son correctos.

Informa al área solicitante y/o áreas técnicas involucradas para su Vo. Bo. y aprobación.

Recibe la tarjeta informativa y los requerimientos solicitados por el Almacén General y/o Usuario.

a

Usuario

9

Retiene factura original y la turna al Gerente de Admon y Vta de Bienes Adj. y Activo Fijo para su revisión y tramite.

10

Captura en el Sistema Institucional la entrada de los artículos

11Solicita al personal de Control de Inventarios y Bienes Adj.para que procedan a inventariar adhiriendo etiquetas con código de barras.

Nota: Solo en el caso de que la compra extraordinaria haya sido de bienes muebles de activo fijo y estos tengan un costo de adquisición igual o mayor a 15 Salarios Mínimos vigentes en el Distrito Federal.


Personal del Área de Control de Inventarios y

Bienes Adjudicados

Hoja 67 de 71




15

FIN

16

12


13 14Da de alta en la base de datos del inventario, con el No. de control de inventario y caract. proporcionadas por su personal.

Procede a inventariar, adhiriendo etiquetas con código de barras proporcionando número de inventario, marca, No de serie y modelo.

Informa al Jefe de Depto de Ctrol de Inventarios y Bienes Adj. del Mobiliario y/o equipo recibo, para dar de alta en el sistema.

Recibe formato de Salida del Almacén y lo turna para firmar del Gte. A.V.B.A.A.F.


Entrega bienes a Usuarios, recabando firma de Salida de Almacén a nivel mando medio o superior.

a

Jefe de Departamento de Control de Inventarios y

Bienes Adjudicados

17Entrega copia del formato firmado por el Usuario al Jefe de Departamento de Ctrol de Inventarios y Bienes Adjudicados.

PROCESO: ALMACEN-12LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO ANUAL.

Hoja 68 de 71




INICIO

1

2

3

4

5

6

Gerente de Admón. y Venta de Bienes Adj. y Activo Fijo

7

8

Jefe de Departamento

de Almacén General

Asienta en papeles de trabajo las cantidades que deben existir según los reportes, sistemas y conteo fisico .

Recibe copia del oficio y ordena e imprime los reportes de existencias en la fecha misma del levantamiento del inventario.

Recibe el oficio, lo revisa, lo firma confirmando su envío al Órgano de Control Interno.

Elabora oficio, solicitando al Órgano Interno de Control designe personal el levantamiento del inventario anual.

Ordena al personal del Almacén General que realicen el conteo y firmen de realizado.

Realiza el conteo fisico de los diferentes artículos del Almacén, asentando su firma.

Supervisa todos los conteos realizados y firma los reportes.

Recibe y designa al personal que asistirá en la fecha señalada al levantamiento del Inventario del Almacén.


9

Elabora un comparativo entre la existencia fisica y la existencia en el sistema según los reportes.

11

Notifica por escrito, al Director de Administración.

Titular del Órgano Interno de Control

Nota: El plazo máximo para registrar entradas y salidas del Almacén en el sistema, será hasta un día antes de iniciar el inventario fisico del mes en que se levante.

Personal Operativo del Almacén General

Nota: En función del tipo de diferencias, el Dir. de Admon dará instrucciones para realizar las aclaraciones.

FIN ¿Encuentra diferencias?

10

Recaba firmas y lo turna al Gte. A.V.B.A.A.F. No

Sí

FIN



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VIII. Guía Contable

-- 1 -- POR EL REGISTRO DE LA PROVISIÓN POR LAS ADQUISICIONES DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA, ESCRITORIO, CONSUMIBLES DE CÓMPUTO, BIENES MUEBLES, ETC. CUENTA CONCEPTO CARGO ABONO 1801 90 02 00 00 0000 (1) Mob. y equipo/otros/otros en tránsito XXX 1905 00 00 00 00 0000 (2) Gastos anticipados XXX 2311 90 00 00 00 0107 Acreedores diversos/otros/ pago a proveedores XXX 2503 90 00 00 00 0047 Prov. para oblig. diversas/otras prov./ pago a proveedores XXX

-- 2 -- POR EL REGISTRO DE LAS ADQUISICIONES CON PAGO DIRECTO POR LA COMPRA DE PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE ESCRITORIO, CONSUMIBLES DE CÓMPUTO, BIENES MUEBLES, ETC. 1801 90 02 00 00 0000 (1) Mob. y equipo/otros/otros en tránsito XXX 1905 00 00 00 00 0000 (2) Gastos anticipados XXX 2301 00 00 00 00 0001 Cheques de caja/Moneda Nacional XXX 2101 00 00 00 00 0000 (3) Cuentas de cheques XXX 1103 15 05 00 21 0001 Bancos/Cta. única Banco de México/ por compensación SPEUA XXX 2102 00 00 00 32 0000 Cuentas de ahorro/particulares XXX



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-- 3 -- POR EL PAGO AL PROVEEDOR POR LAS ADQUISICIONES EFECTUADAS CUENTA CONCEPTO CARGO ABONO 2311 90 00 00 00 0107 Acreedores diversos /otros/ pago a proveedores XXX 2503 90 00 00 00 0047 Prov. para oblig. diversas/otras prov./ pago a proveedores XXX 2301 00 00 00 00 0001 Cheques de caja/Moneda Nacional XXX 2101 00 00 00 00 0000 (3) Cuentas de cheques XXX 1103 15 05 00 21 0001 Bancos/Cta. única Banco de México/ por compensación SPEUA XXX 2102 00 00 00 32 0000 Cuentas de ahorro/particulares XXX

-- 4 -- POR EL REGISTRO A LA CUENTA FINAL POR EL SUMINISTRO A LAS DISTINTAS ÁREAS Y SUCURSALES DE LA INSTITUCIÓN 5111 00 00 00 00 0000(4) Otros gastos de operación y administración XXX 5110 02 00 00 00 0001 Gastos de promoción/Artículos promocionales XXX 1801 00 00 00 00 0000 (1) Mobiliario y equipo de oficina XXX 1801 90 02 00 00 0000 (1) Mobiliario y equipo/otros/ otros en tránsito XXX 1905 00 00 00 00 0000(2) Gastos anticipados XXX (1) Se afectará el auxiliar que corresponda de acuerdo al tipo de bien. (2) Se afectará la subcuenta que corresponda de acuerdo al tipo de artículo. (3) Se afectará la subcuenta y auxiliar que corresponda de acuerdo al producto de cheques. (4) Se afectará la subcuenta y auxiliar que corresponda de acuerdo al gasto de que se trate.



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IX. Anexos

ANEXO-01 REQUISICIÓN BIMESTRAL DE PAPELERÍA. ANEXO-02 REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA AL ALMACÉN. ANEXO-03 CALENDARIO ANUAL DE ENTREGA DE

PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ARTÍCULOS DE ESCRITORIO A CADA UNA DE LAS ÁREAS DE LA INSTITUCIÓN.

ANEXO-04 CALENDARIO ANUAL DE ENTREGA DE

PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ARTÍCULOS DE ESCRITORIO A CADA UNA DE LAS SUCURSALES METROPOLITANAS DE LA INSTITUCIÓN.

ANEXO-05 CALENDARIO ANUAL DE ENTREGA DE

PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ARTÍCULOS DE ESCRITORIO A CADA UNA DE LAS SUCURSALES FORÁNEAS DE LA INSTITUCIÓN.



Manual de Políticas y Procedimientos Para la Operación del Almacén General

Este Instructivo ha sido leído por: Nombre Fecha Firma

Supervisó: Gerente de Sucursal o Área

Supervisó: Subdirector de Área

Firma: Firma:


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