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PIMISYS UNIÓN ALMACÉN

Sistema de Información para el Control de Inventarios

Manual de Usuario

Edición 2007

Tabla de Contenido

ii

TABLA DE CONTENIDO

COPYRIGHT................................................................................................................1

PIMISYS UNIÓN ALMACEN .......................................................................................2

Licencia ......................................................................................................................3

Ventana Principal PIMISYS UNION ALMACEN.........................................................5

Acerca de....................................................................................................................6

Convenciones Utilizadas...........................................................................................7 Windows ..................................................................................................................7 Notación.................................................................................................................12 Convenciones de procedimiento .........................................................................13 Convenciones sobre el teclado............................................................................14 Convenciones sobre el ratón (Mouse).................................................................15

Almacén....................................................................................................................16 Artículos ................................................................................................................16

Buscar Artículos................................................................................................21 Modificar Artículos ............................................................................................24 Eliminar Artículos..............................................................................................27 Resumen del Artículo........................................................................................28 Recodificar un artículo......................................................................................30 Kárdex por Artículo ...........................................................................................32

Ordenes .................................................................................................................34 Buscar Órdenes.................................................................................................37 Modificar Órdenes .............................................................................................40 Eliminar Órdenes...............................................................................................41 Anular Ordenes..................................................................................................42 Imprimir Órdenes...............................................................................................43

Documentos ..........................................................................................................45 Buscar Documentos..........................................................................................48 Modificar Documentos ......................................................................................51 Eliminar Documentos........................................................................................52 Anular Documentos...........................................................................................53 Imprimir Documentos........................................................................................54

Reasignación de Artículos ...................................................................................56 Buscar Reasignaciones de artículos................................................................58 Modificar Reasignaciones de artículos............................................................61 Eliminar Reasignación de artículos .................................................................62 Imprimir Reasignaciones de Artículos.............................................................63

Conexión/Desconexión Base de Datos ...............................................................65

Reportes ...................................................................................................................66 Existencias ............................................................................................................66 Reporte Kárdex .....................................................................................................68 Asignación de Artículos .......................................................................................70 Stocks ....................................................................................................................72

Tabla de Contenido

iii

Impresión de Documentos................................................................................74 Reporte Balance General ..................................................................................76

CRAC .....................................................................................................................78

Administración ..............................................................................................90

Datos Básicos ...............................................................................................90

Datos Básicos Simples..................................................................................90 Modificar un dato básico ...............................................................................91 Eliminar un dato básico .................................................................................92

Datos Básicos Estructurados ..............................................................................93 Terceros.................................................................................................................94

Buscar Terceros ................................................................................................98 Modificación de los datos de un Tercero.......................................................102 Eliminación de un Tercero..............................................................................103 Anexo a Terceros ............................................................................................104 Buscar Anexo a Terceros................................................................................108

Compañías...........................................................................................................111 Buscar Compañía ............................................................................................112 Modificación de una Compañía ......................................................................115 Eliminación de una Compañía........................................................................116

Plan Único de Cuentas (P.U.C.)..........................................................................117 Búsqueda de Cuentas Contables ...................................................................121 Modificación de un Plan de Cuentas..............................................................124 Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas...........................................125 Recodificación Cuenta ....................................................................................126 Plan de Cuentas Básico Predefinido..............................................................128

Tipos de Documento...........................................................................................130 Buscar Tipos de Documentos ........................................................................133 Modificar Tipos de Documento.......................................................................135 Eliminar Tipos de Documentos ......................................................................137 Índices de Ajustes por Inflación.....................................................................139 Eliminación o modificación de un Índice de Ajuste por Inflación................140

Asientos Contables.............................................................................................141 Buscar Asientos Contables ............................................................................143 Modificar Asientos Contables ........................................................................145 Eliminar Asientos Contables ..........................................................................146

Parámetros Trabajo para el Usuario ..................................................................147 Configuración .....................................................................................................148 Documentación de los objetos de la base de datos.........................................150 Usuarios ..............................................................................................................152

Búsqueda de un Usuario .............................................................................157 Modificación de un Usuario.........................................................................160 Borrado de un Usuario.................................................................................161

Grupos de Usuarios ........................................................................................162 Modificación de un Grupo de Usuarios ......................................................164 Borrado de un Grupo de Usuarios ..............................................................165

Cambio de Clave..............................................................................................168

Auditoria ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

Tabla de Contenido

iv

Borrado del registro de auditoría .................... ¡Error! Marcador no definido. Procesos..............................................................................................................173

Reconstrucción de Acumulados ....................................................................173 Ajuste por Inflación .........................................................................................174 Proceso Depreciación .....................................................................................176 Inicialización de Período.................................................................................177

Varios......................................................................................................................179 Emisión de reporte..............................................................................................179 Explicación Pantalla de Reporte ........................................................................181 Búsqueda de Centros de Costos .......................................................................182 Funciones y Operaciones del Evaluador de Formulas.....................................185 Edición de formulas............................................................................................187 Recursos Adicionales.........................................................................................194 Configuración de Impresoras.............................................................................197

Glosario ............................................................................................................201

Índice ................................................................................................................205

PIMISYS UNIÓN ALMACÉN 2007

1

COPYRIGHT

2007 PIMISYS E.U Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma. Esta obra es propiedad intelectual de PIMISYS


2

PIMISYS UNIÓN ALMACEN

Sistema de Información para el

Control de Inventarios

PIMISYS UNION ALMACEN- Sistema de información para el Control de Inventarios: es un sistema parametrizable, flexible e interactivo, que tiene como objetivo principal el control y seguimiento de cada uno de los activos de la compañía, permitiendo realizar una evaluación permanente y confiable que servirá de base para mejorar la eficiencia de la administración.

PIMISYS UNION ALMACEN se amolda a los requerimientos de la empresa, ya que ofrece gran flexibilidad para el registro de los movimientos (bajas, consumos, devoluciones, disminuciones, entradas, incrementos y salidas del almacén) que se pueden realizar con sus activos. Además, permite la clasificación de los artículos por familias (categorización contable) y la posibilidad de manejar artículos con números de serie para su control individual.

Este módulo permite generar automáticamente la contabilización de los movimientos realizados en el sistema de almacén.


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Licencia

La Versión de Demostración de PIMISYS tiene algunas limitaciones, las cuales se podrán solucionar licenciando el producto.

Para licenciarlo debe llamar a los teléfonos de soporte de PIMISYS o hacer el respectivo registro en línea.

¿Cómo Licenciar el producto? En caso de que el sistema le pida el número de la Licencia del Sistema, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione Licencia del menú Ayuda

2. Aparecerá el cuadro de Diálogo Información de la Licencia

3. Digite el Nombre de la Entidad y el NIT

4. Puede realizar una de las siguientes opciones:


4

Registro en línea: con esta opción la aplicación se conecta a la página de PIMISYS y hace el registro automáticamente

Grabar: con esta opción puede realizar una llamada a los teléfonos de soporte que ofrece PIMISYS.

5. Si hace clic en el botón Grabar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

6. El número que aparece en el cuadro Clave debe dictárselo al personal de soporte de PIMISYS, para que le proporcionen el Número de Autorización en caso de que no lo tenga.

7. En la Caja de Texto Nº de Autorización digite el número de Autorización que fue suministrado por el personal de soporte.

8. Haga clic en el botón Aceptar.


5

Ventana Principal PIMISYS UNION ALMACEN Para que los usuarios tengan mayor accesibilidad, PIMISYS UNION ALMACEN maneja una ventana principal que le brinda comodidad al usuario.

La ventana principal se encuentra dividida en las siguientes partes:

Barra de título: contiene el nombre de la aplicación, el Sistema Manejador de Bases de Datos que se utiliza y el nombre del usuario que ha iniciado sesión.

Barra de Menús: los diferentes menús que contiene la aplicación.

Barra de herramientas: iconos de acceso rápido a las funciones más importantes de la aplicación.

Área de trabajo: área donde se mostrarán los diferentes formularios.

Barra de estado: se muestran mensajes dependiendo de las operaciones que realice, el nombre de la compañía que esta utilizando el software y el año en que esta trabajando.


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Acerca de Muestra la información del producto PIMISYS como el nombre del producto, nombre de la compañía dueña del producto, el nombre de la compañía que se encuentra autorizada para utilizar la aplicación, la versión, la fecha de actualización y los derechos de autor.

Para observar esta información realice los siguientes pasos:

1. Elija Acerca de... del menú Ayuda.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de PIMISYS (NOMBRE APLICACIÓN)

3. A continuación se explica la descripción de esta ventana


7

Convenciones Utilizadas_________________________________

Windows Breve descripción de Microsoft® Windows Para los nuevos usuarios de Windows, esta sección ofrece una descripción general de las operaciones que se pueden realizar dentro de este entorno gráfico. Windows está diseñado para facilitar el uso de su computadora. Este entorno nos ayuda a tratar todo el trabajo cotidiano que se lleva a cabo con un computador. Microsoft® Windows proporciona una interfaz que tiene elementos en común para diferentes programas de aplicación, tanto en la forma de compartir los datos como en la forma en que se controla su operación. Uso de las ventanas en las Aplicaciones PIMISYS Al igual que cualquier otra aplicación basada en Windows, Las Aplicaciones PIMISYS tienen una ventana principal del programa que visualiza el nombre de las aplicaciones "PIMISYS", en la barra de título. Esta ventana puede ser maximizada para que ocupe toda la pantalla, restaurada para que ocupe parte de la pantalla, o minimizada a un icono que se sitúa en la parte inferior de la pantalla.

Para ampliar una ventana y hacer que ocupe toda la pantalla debe dar doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Maximizar.

Para reducir una ventana a un icono debe hacer clic en el botón Minimizar.

Para restaurar una ventana a su tamaño anterior, debe hacer doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Restaurar.

Para cerrar una ventana debe hacer clic en el botón Uso de los menús En las Aplicaciones PIMISYS, los menús y las opciones funcionan de acuerdo con los convenios en Microsoft® Windows. Los nombres de los menús aparecen en la barra de menús que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para elegir un menú debe hacer clic sobre él, de esta forma se expandirá y seguidamente puede hacer clic en la opción deseada. La siguiente ilustración muestra el menú Ventana abierto desde la barra de menús de la Aplicación PIMISYS


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Algunas opciones disponen de una combinación de tecla rápida listada a la derecha del nombre de la orden. Después de que se haya familiarizado con los menús y submenús, estas teclas rápidas pueden ahorrarle mucho tiempo. Todos los menús tienen sus equivalentes de teclado. Para seleccionar un elemento de un menú, debe pulsar la tecla Alt y la tecla correspondiente al carácter subrayado en el nombre del menú (p.e. Administración). Cuando el nombre de un elemento del menú aparece atenuado, no es aplicable a la situación actual, y por tanto, no está disponible. Cuando el nombre de un menú va seguido por una flecha, indica que es un submenú y cuando se elija aparecerá otro menú de opciones. Por ejemplo, cuando se selecciona el submenú Seguridad del menú Administración, aparecerá una lista con más opciones. Para definir la Seguridad es posible elegir entre Grupos, Usuarios y Cambio de Clave. Para cerrar un menú sin elegir ninguna elemento, haga clic en el nombre del menú de nuevo, o pulse Esc.

Uso de los Cuadros de diálogo Un cuadro de diálogo es una ventana que ofrece con frecuencia información y que siempre requiere una respuesta del usuario. Un cuadro de diálogo puede mostrar en pantalla solo un mensaje de estado, esperando hasta que seleccione Aceptar, o puede pedirle que especifique algún tipo de información.

Los cuadros de diálogo pueden contener varios campos de información, tal como se describe a continuación. Para seleccionar un campo dentro de un cuadro de diálogo, siga estos pasos:


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1. Haga clic sobre el campo deseado.

2. Pulse Alt+X donde X es la letra subrayada en el nombre del campo. Utilice el tabulador para pasar de un campo del cuadro de diálogo a otro. Utilice Shift +Tab para volver al campo anterior.

Botones de Comando. Un botón de comando indica al cuadro de diálogo que realice una acción concreta. Nos referiremos a los botones de comando de la siguiente

manera: Aceptar. Cuadro de Texto. Un cuadro de texto le permite escribir una línea de texto, como por ejemplo una fecha. En determinadas ocasiones un cuadro de texto contiene texto por defecto (que puede aparecer resaltado). Para introducir un texto diferente, simplemente escriba el nuevo texto, el cual reemplazará al anterior de forma automática. Para realizar cambios menores en un texto por defecto, pulse la tecla de flecha izquierda y corrija el texto utilizando la Barra Espaciadora o Suprimir y las teclas de Flecha.

Casilla de lista. Una casilla de lista le ofrece una lista de opciones. Si la lista contiene más opciones de las que puede mostrar en pantalla, la casilla tendrá una barra de desplazamiento. Para seleccionar una opción, siga estos pasos:

1. Haga doble clic sobre la opción.

2. Utilice las teclas de Flecha para seleccionar la opción, y luego, pulse Enter.

Casilla de lista editable Una casilla de lista editable le ofrece la posibilidad de ingresar datos dentro de ella o de buscar la información que desea ingresar haciendo clic en el botón que aparece al lado derecho de la casilla.

Para ingresar información en una casilla de lista editable, siga estos pasos:

1. Haga clic sobre la casilla.


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2. Utilice la tecla Tab para desplazarse entre casillas, y luego, pulse Enter para editar.

Lista desplegable. Los cuadros de diálogo utilizan listas desplegables cuando no disponen de espacio suficiente para mostrar una casilla de lista. La figura muestra un ejemplo de un cuadro de Diálogo con una lista desplegable. Para desplegar una lista debe proceder de la siguiente manera:

1. Haga clic sobre la flecha con la punta hacia abajo en el lado izquierdo de la lista.

2. Seleccione la lista desplegable y luego pulse las teclas Alt+Flecha hacia abajo.

Botón de opciones. Cuando las opciones de las que dispone se excluyen mutuamente, es decir, cuando solo puede seleccionar una opción, éstas se agrupan en botones de opciones. Los botones de opciones aparecen como círculos seguidos de texto. Una opción en cada grupo (la opción seleccionada en ese momento) posee un círculo oscuro. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación actual y no se pueden seleccionar.

Para seleccionar un botón de opciones:

1. Haga clic sobre el botón de opciones.

2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada con el nombre de la opción. Si el nombre de la opción no posee una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que una de las opciones se encuentre rodeada por una línea de puntos. Utilice las teclas de flechas para desplazar el círculo oscuro a la opción deseada.


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Casilla de activación. Las opciones que se pueden activar y desactivar de forma individual aparecen en pantalla como casillas de activación. Si la casilla de activación está vacía, la opción está desactivada; mientras que una X en la casilla de activación indica que está seleccionada. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación y, por lo tanto, no se pueden seleccionar.

Para seleccionar o cancelar una casilla de activación:

1. Haga clic sobre la casilla de activación.

2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada del nombre de la casilla de activación. Si esta no tiene una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que la opción esté rodeada de una línea de puntos y, luego, pulse la Barra Espaciadora.


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Notación

Los términos importantes (donde fueron definidos por primera vez) aparecen escritos en Negrita - cursiva.

Los nombres de los recuadros aparecerán en Negrita.

Los botones se encuentran ilustrados con un gráfico alusivo a la orden seguido de su nombre respectivo en negrita. Por ejemplo, para referirnos al botón Aceptar se

hará de la siguiente manera: Aceptar

Algunos formularios contienen carpetas, folders o pestañas para su mejor manejo y entendimiento. Para trasladarse de una Carpeta a otra dentro del mismo formulario, basta con hacer clic en un separador que se encuentre desactivado.

Nota: Un separador que se encuentre activado, tendrá su nombre en Negrita, y un separador que se encuentre desactivado, tendrá su nombre en letra normal.


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Convenciones de procedimiento

Los procedimientos que debe seguir se ofrecen en listas numeradas (1,2, etc.)

La palabra elegir se emplea para indicar que se debe ejecutar una orden de un menú o de un cuadro de diálogo.

La palabra seleccionar se emplea para destacar los campos o el texto en una lista, para seleccionar las opciones y barras de menú, y para seleccionar las opciones de un cuadro de diálogo.

El botón Limpiar, limpia todas las cajas de texto, cuadros de lista, cuadrículas de datos, etc., con el fin de permitir realizar otra operación. Al hacer clic sobre este botón no borrará la información de la base de datos, únicamente la limpia de la pantalla.

En todos los cuadros de diálogo, podrá utilizar la tecla Tab para desplazarse a través de los diferentes cuadros de texto o las diferentes opciones que se encuentren en el cuadro de diálogo.


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Convenciones sobre el teclado

Los nombres de las teclas se encuentran en Negrita - Cursiva, por ejemplo, Tab y Mayús.

El signo más (+) existente entre los nombres de las teclas significa que se debe pulsar las teclas simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Mayús+Barra Espaciadora" significa que debe mantener pulsada la tecla Mayús y pulsar la tecla Barra Espaciadora.

Una coma entre dos teclas significa que deben pulsarse consecutivamente, no simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Alt, T, X significa que se debe pulsar y soltar cada tecla consecutivamente y en ese orden. "Pulse Alt+W,L significa que se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y W y luego la tecla L.

Puede elegir las órdenes de un menú con el teclado. Pulse la tecla Alt para activar la barra de menús y seguidamente pulse las teclas que correspondan a la letra subrayada del nombre del menú y del nombre de la orden. Para algunas órdenes también puede pulsar la combinación de teclas indicada junto a ellas.

Para más aclaración de estos conceptos refiérase al manual de Microsoft ® Windows ver. 95 o posterior.


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Convenciones sobre el ratón (Mouse)

Si dispone de un ratón o Mouse con varios botones, revise que este configurado el botón izquierdo del ratón como botón principal.

Hacer clic significa señalar un objeto y a continuación pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón. Por ejemplo, "Haga clic en el botón Aceptar".

Hacer doble clic significa pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón dos veces. Por ejemplo "Haga doble clic en el cuadro del menú control del formulario Compañías".

Uso del ratón (Mouse) El ratón controla un símbolo que se visualiza en la pantalla denominado el puntero. El puntero se mueve deslizando el ratón sobre una superficie lisa en la dirección en la que se desea desplazarlo. Si se encuentra fuera de la superficie de desplazamiento del ratón, puede levantarlo y ponerlo sobre la superficie de nuevo. El puntero se desplaza mejor cuando el ratón está colocado sobre la superficie plana. El desplazamiento del puntero del ratón sobre la pantalla no afecta al documento; simplemente indica una posición en la pantalla. Cuando se pulsa el botón del ratón, ocurre una acción en la posición del puntero. Cuando el puntero del ratón pasa por diferentes partes de las ventanas de las Aplicaciones PIMISYS, cambia su apariencia indicando la acción que se puede realizar con él en ese punto. Este puntero Aparece cuando señala

La barra de menús y la barra de herramientas para elegir una orden o un botón, la barra de título para desplazar la ventana, o las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un documento

I El texto en un cuadro de texto o el texto en una celda en presentación Hoja de datos. Cuando se hace clic en el texto, aparece una barra intermitente vertical denominada punto de inserción o cursor.

El límite de una fila o columna para cambiar la anchura de la columna o la altura de la fila.

Las casillas del grillado sobre las cuales se puede ejecutar una acción


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Almacén________________________________________

Artículos

Contiene la información básica de cada uno de los artículos de la empresa. Pasos para la definición de un artículo:

1. Elija Artículos del Menú Almacén o bien haga clic en el botón Artículos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + A.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Artículos.


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El cual tiene cinco pestañas: Datos Generales, Adicional, Proveedores, Kárdex y Grupos.

Datos Generales: Contiene la información básica acerca del artículo. Se encuentran datos como código, nombre, tipo de artículo, unidad de medida, código de barras, valor de IVA, vida útil, código placa, valor de rescate y código rápido del artículo.

Adicional: Contiene la información adicional acerca del artículo. Se encuentra la descripción del artículo, el tope mínimo y máximo del artículo.

Proveedores: Contiene información acerca del proveedor del artículo. Se encuentran datos como identificación del proveedor, nombre del proveedor, referencia del artículo y valor del artículo.

Kárdex: información acerca de los movimientos que se han realizado sobre el artículo. Se encuentran datos como tipo de documento, número de documento, fecha del documento, detalle del documento, cantidad artículos del movimiento, valor unidad del movimiento, total movimiento, saldo de artículos después del movimiento, valor de cada artículo después del movimiento, valor total después del movimiento y tipo de movimiento del documento.

Grupos: contiene los nombres de los grupos contables en los que puede clasificar los artículos.

Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. En el cuadro Código digite el código del artículo siguiendo el formato especificado. Por ejemplo el código del artículo esferos azules es 80001 de donde 8 es el código del GRUPO

0001 es el código del ARTÍCULO


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Nota:

El formato especificado anteriormente, varia, según la estructura del inventario que usted utilice. Ver configuración.

Desde Enero de 2006 entro en vigencia para las empresas del estado utilizar como estructura de Inventario los códigos CUBS (Catálogo Único de Bienes y Servicios)

4. Puede asignarle un Código Rápido para hacer más fácil la búsqueda por artículo.

5. En el cuadro Nombre digite el nombre del artículo.

6. Marque la casilla Control Unitario si desea que el artículo se identifique como único.

7. Seleccione el tipo de artículo a crear.

8. En el cuadro Código de Barras digite el código de barras que identificará al artículo.

9. Seleccione la Unidad de medida en que será manejado el artículo.

10. En el cuadro Valor de IVA digite el porcentaje del IVA que aplicará por defecto para el artículo.

Nota: Si el artículo es de control unitario al guardarlo el sistema le asignará un Código de Activo.

11. En el cuadro Código Placa digite el código de placa o serial del artículo.

12. En el cuadro Vida útil digite el número de periodos que tendrá el artículo para depreciarse.

13. Seleccione si el número de periodos elegido son años o meses.

14. En el cuadro Valor de Rescate puede digitar el valor que se espera recuperar al final de la depreciación del artículo.

Nota: En la parte inferior del cuadro de dialogo encontrará un árbol de expansión de los artículos, donde se muestra la estructura completa del inventario; en el momento en que usted se encuentre creando un nuevo artículo este árbol le ayudará como herramienta de ubicación.

Haciendo clic derecho sobre el árbol de expansión puede realizar algunas operaciones básicas.


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15. Trasládese a la pestaña Adicional, dónde puede digitar la descripción del artículo si lo desea.

16. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar el grupo al cual pertenece el artículo, haciendo clic en el cuadro de selección .

17. Haga clic en el botón Grabar.


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NOTA:

Los artículos se pueden modificar, eliminar o buscar.

Puede recodificar un artículo o mover la información a otro.

Cada uno de los artículos tiene la opción de observar un resumen anual sobre su manejo general.

Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar.


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Buscar Artículos Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del artículo sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes:

Nombre: Digite el nombre del artículo si lo recuerda. Código: Digite el código del artículo que desea buscar si lo recuerda. Código Rápido: Digite el Codigo Rápido del artículo.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:

Para el nombre: si no recuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P.ej: A*

Para el código y el código rápido: Si no recuerda del código completo, escriba el número seguido por un asterisco. P ej: 1*

Si digita la primera letra del nombre del artículo o el primer número del código, el sistema buscará todos los nombres o códigos de los artículos que empiecen por esa letra o número.


22

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo

el botón Buscar Ahora.

En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda.


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Con los resultados que se muestran puede:

Cargar los datos al cuadro de diálogo de Artículos, haciendo clic en el botón

Seleccionar.

Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar.

Limpiar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar.


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Modificar Artículos

Una vez haya creado uno o varios artículos, usted puede modificar la información referente al artículo.

Para modificar un artículo debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Código digite el código del artículo siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada artículo hasta que el árbol se haya expandido al artículo que desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón

Buscar.

4. En la pestaña Datos Generales puede modificar el nombre, código rápido, tipo de artículo, unidad de medida, código de barras, valor de IVA, código de placas, vida útil y el valor de rescate del artículo.

Nota: Si el artículo seleccionado es de control unitario muestra el código de activo asignado.

5. En la pestaña Adicional puede modificar la descripción del artículo. Además, si el artículo no es de control unitario puede asignarle el tope mínimo y máximo del artículo.


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6. En el cuadro Mínimo digite la cantidad mínima del artículo que debe existir en el almacén.

7. En el cuadro Máximo digite la cantidad máxima del artículo que debe existir en el almacén.

8. La pestaña Proveedores se activa si el artículo seleccionado no es de control unitario. En esta puede agregar información de los posibles proveedores del artículo.

9. En la columna NIT/C.C puede digitar la identificación del proveedor del artículo

o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

Nota: Si el tercero o proveedor no existe puede crearlo haciendo clic en el icono Terceros.

10. La columna Nombre Tercero muestra el nombre del tercero o proveedor seleccionado.

11. En la columna Referencia puede digitar la referencia que usa el proveedor para el artículo.

12. En la columna Valor puede digitar el valor con que el proveedor vende el artículo.

13. En la pestaña Kárdex podrá ver los movimientos del artículo en un rango de fecha.


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Nota: Haciendo clic en el botón Imprimir podrá ver el reporte de los movimientos del artículo.

14. En la pestaña Grupos podrá seleccionar los grupos a los que pertenece el artículo.



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Eliminar Artículos Para eliminar un artículo debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Código digite el código del artículo siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada artículo hasta que el árbol se haya expandido al

artículo que desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Haga clic en el botón Borrar.

5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del artículo.

6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo.


28

Resumen del Artículo Muestra un resumen de los movimientos del artículo seleccionado mensualmente. Para obtener un resumen del artículo debe proceder de la siguiente manera:


2. Aparecerá el cuadro de diálogo Artículos ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. Sitúese en el Árbol de Expansión.

4. Seleccione el artículo del cual quiere obtener un resumen.

5. Haga clic derecho del Mouse, y elija la opción Resumen.


29

6. Inmediatamente aparecerá un cuadro de dialogo denominado Resumen del artículo: XXX (XXX se refiere al nombre del artículo que eligió para obtener el resumen), en donde se mostrará el movimiento del artículo mensualmente.


30

Recodificar un artículo

Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de un artículo a otro. Para recodificar un artículo debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Código digite el código del artículo que desea recodificar o si lo

prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Haga clic en el icono .

5. Aparecerá el cuadro de dialogo Cambio de Código de Artículo.


31

6. En el cuadro información Actual aparece el código y nombre del artículo, al cual le va a modificar el Código.

7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar al artículo.

8. Haga clic en el botón Grabar si desea guardar los cambios realizados.

9. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para la confirmación de la recodificación del artículo.

10. Haga clic en Sí para recodificarlo.


32

Kárdex por Artículo

Para crear el reporte de Kárdex por artículo debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Código digite el código del artículo siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada artículo hasta que el árbol se haya expandido al

artículo que le desea ver los movimientos o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Trasládese a la pestaña Kárdex.


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5. En el cuadro de texto Desde el digite la fecha a partir de la cual desea ver los movimientos del artículo. Ver Formato Fecha

6. En el cuadro de texto Hasta el digite la fecha final con la que se buscarán los movimientos para el reporte. Ver Formato Fecha

7. A continuación visualizará en la cuadrícula de datos los movimientos realizados al artículo.

8. Haga clic en el botón Imprimir.

9. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), formato si se encuentra activo y haga clic en el

botón Ejecutar. El reporte se verá así:

EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES


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Ordenes

Son los documentos que se utilizan para solicitar artículos.

Pasos para crear una orden:

1. Elija Órdenes del Menú Almacén.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Órdenes.

3. Seleccione el Tipo de orden que va crear (estos son definidos por el usuario en Datos básicos simples).

4. En el cuadro Número digite el número de la orden correspondiente al tipo seleccionado.

5. En el cuadro Fecha digite la fecha de la orden. Ver Formato Fecha

6. En el cuadro Número de Cotización digite el número de la cotización en que se basa la orden.

7. Seleccione la ciudad en donde se realiza la orden.

8. En el cuadro Tercero digite el NIT/C.C del proveedor relacionado o si lo prefiere

haga clic en el botón Buscar para localizar los datos del proveedor.

9. En el cuadro Referencia digite la referencia de la orden.

10. En el cuadro Fecha Despacho digite la fecha de despacho de los artículos. Ver Formato Fecha

11. En el cuadro Condiciones de Pago digite las condiciones de pago establecidas.

12. En el cuadro Observaciones digite las observaciones que desea hacer de la orden.


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13. En el cuadro Centro de Costo digite el centro de costo a utilizar en el documento

o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar para localizar el centro de costo.

Nota: En el cuadro de la parte inferior del cuadro de diálogo se muestra la ubicación del centro de costo seleccionado.

14. Trasládese a la pestaña Detalle y a continuación ingrese la información solicitada en la cuadrícula de datos.

15. En Artículo digite el código del artículo que va a incluir en la orden.

16. En Art. Ráp puede digitar el código rápido del artículo, si así lo prefiere.

17. Si no recuerda el código del artículo a incluir en el documento debe hacer clic en

el Botón Buscar.

18. En Cantidad digite la cantidad de artículos a incluir en la orden.

19. En Valor Unidad digite el valor unitario del artículo.

20. En Valor IVA digite el valor del IVA incluido del artículo.

21. En % IVA digite el porcentaje del IVA incluido del artículo.

22. En Total Mov. podrá visualizar el valor total del movimiento.

23. En Detalle digite la descripción general del movimiento.

24. En Referencia digite la referencia del artículo.

25. El cuadro de texto Total IVA Incluido muestra el valor total del IVA incluido de los movimientos de la orden.

26. El cuadro de texto Total de Movimientos muestra el valor total de los movimientos de la orden.


36

Nota:

Puede agregar la cantidad de movimientos que desee o requiera repitiendo los pasos del 15 al 26 anteriormente descritos.

Si desea modificar un movimiento, ubíquelo dentro de la cuadrícula de datos y modifique los datos que considere adecuados.

Haciendo clic derecho sobre la cuadrícula de datos podrá ver las opciones de vista de la cuadrícula.

Puede Eliminar movimientos de la orden.

27. Haga clic en el botón Grabar para finalizar. Nota:

Puede Buscar, Modificar, Eliminar, anular e Imprimir las órdenes.



37

Buscar Órdenes Seleccione el tipo de orden que desea buscar, luego localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.

Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del documento sobre el cual esta buscando información.


Fecha: Digite la fecha de la orden. Ver Formato Fecha

Tercero: Digite el nombre del proveedor relacionado.

NIT/C.C: Digite el número de identificación del proveedor relacionado.

Valor: Digite el valor total de los movimientos de la orden. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:

Para el tercero: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: AR*

Para el NIT/C.C: Si no recuerda el número de identificación completo, escriba el número seguido por un asterisco. P e: 1*

Si digita la primera letra del nombre del tercero o el primer número del NIT/C.C el sistema buscará todas las órdenes que empiecen por esa letra o número.


38

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar haciendo clic

en el botón Buscar Ahora.



39


Cargar los datos al cuadro de diálogo de Órdenes, haciendo clic en el botón Seleccionar.


Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar.


40

Modificar Órdenes

Una vez creada una o varias ordenes, usted puede modificar la información referente a la orden.

Para modificar una orden debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de orden al cual pertenece la orden que desea modificar (estos son definidos por el usuario en Datos básicos simples).

4. En el cuadro de texto Número digite el número de la orden que desea modificar o

si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

5. En la pestaña Datos generales puede modificar la fecha, el número de cotización, la ciudad, el tercero, la referencia, fecha de despacho, condiciones de pago, observaciones y centro de costo.

6. En la pestaña Detalle puede modificar el valor unidad, Valor IVA o el % IVA, detalle y la referencia de cada artículo o movimiento de la orden.



41

Eliminar Órdenes

Para eliminar una orden debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de orden al cual pertenece la orden que va a eliminar (estos son definidos por el usuario en Datos básicos simples).

4. En el cuadro Número digite el número de la orden que desea eliminar o si lo



6. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de la orden.



42

Anular Ordenes Si desea anular una orden debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de orden al cual pertenece la orden que desea anular (estos son definidos por el usuario en Datos básicos simples).

4. En el cuadro Número digite el número de la orden que desea anular o si lo prefiere

haga clic en el botón Buscar.

5. En la pestaña Datos Generales seleccione la casilla Anulado.


7. Aparecerá el siguiente mensaje para que confirme si realmente desea anularla.

8. Haga clic en SI para anularla.


43

Imprimir Órdenes

Para imprimir una orden debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de orden al cual pertenece la orden que desea imprimir (estos son definidos por el usuario en Datos básicos simples).

4. En el cuadro Número digite el número de la orden que desea imprimir o si lo



6. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino

(pantalla, archivo o impresora), formato y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


44



45

Documentos

Permite crear los documentos de almacén generados por los movimientos de entrada, salida, baja, disminución, consumo, devoluciones e incrementos de artículos que se realizan en la empresa.

Pasos para crear un documento:

1. Elija Documentos del Menú Almacén o bien haga clic en el botón Documentos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + D.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentos.

3. Seleccione el Tipo de documento que desea crear (estos son definidos por el usuario en Tipos de documento).


46

4. En el cuadro de texto Número digite el número del documento correspondiente al tipo seleccionado.

5. En el cuadro de texto Fecha digite la fecha del documento. Ver Formato Fecha

6. En el cuadro de texto Referencia digite la referencia del documento.

7. Si el tipo de documento seleccionado permite incluir tercero, aparecerá el cuadro Tercero donde debe digitar el NIT/C.C del tercero relacionado o si lo prefiere

haga clic en el botón Buscar.

8. En el cuadro Centro de Costo digite el centro de costo a utilizar en el documento

o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. Nota: En a parte inferior del cuadro de diálogo Documentos se muestra la ubicación del centro de costo seleccionado.

9. Trasládese a la pestaña Detalle y a continuación ingrese la información solicitada en la cuadrícula de datos.

10. En Artículo digite el código del artículo que desea incluir en el documento.

11. Si el artículo a incluir en el documento es de control unitario digite el código de identificación único del artículo.

12. En Art. Ráp puede digitar el código rápido del artículo.

13. Si no recuerda el código del artículo a incluir en el documento puede hacer clic en

el Botón Buscar.

14. En la columna Cantidad digite la cantidad de artículos a incluir en el documento.

15. En la columna Valor Unidad digite el valor unitario neto del artículo.


47

16. En la columna Valor IVA digite el valor del IVA incluido del artículo.

17. En la columna % IVA digite el porcentaje del IVA incluido del artículo.

18. En la columna Total Mov. podrá visualizar el valor total del movimiento.

19. En la columna Detalle digite la descripción general del movimiento.

20. En la columna Días de Uso digite el número de días que ya se ha depreciado el artículo.

21. En la columna Centro digite el centro de costo involucrado en el movimiento.

22. Seleccione el concepto al cual desea elaborarle el movimiento.

23. El cuadro Cantidad de Artículos muestra la cantidad total de artículos a incluir en el documento.

24. El cuadro Total IVA Incluido muestra el valor total del IVA incluido de los movimientos del documento.

25. El cuadro Total de Movimientos muestra el valor total de los movimientos del documento.

Nota:

Haciendo clic en el botón Órdenes podrá buscar una orden de almacén que no este asignada para realizar sobre la base de ella el documento. Tenga en cuenta que el tipo de documento seleccionado debe ser de movimiento de entrada.

Puede agregar la cantidad de movimientos que desee o requiera repitiendo los pasos del 11 al 26 anteriormente descritos.

Si desea modificar un movimiento, ubíquelo en la cuadrícula de datos y modifique los datos que considere adecuados.

Haciendo clic derecho sobre la cuadrícula de datos podrá ver las opciones de vista de la cuadrícula.

Puede Eliminar movimientos del documento.

26. Haga clic en el botón Grabar para finalizar. Nota:

Puede Buscar, Modificar, Eliminar, anular e Imprimir los documentos.



48

Buscar Documentos Seleccione el tipo de documento que desea buscar, luego localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.

Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del documento sobre el cual esta buscando información.

Si el tipo de documento requiere tercero, los datos que puede suministrar son los siguientes:

Número: Digite el número del documento que desea buscar si lo recuerda.

Tercero: Digite el nombre del tercero relacionado.

NIT/C.C: Digite el número de identificación del tercero relacionado.

Fecha: Digite la fecha del documento.

Concepto: Digite la descripción del documento.

Número Documento Contable: digite el número del documento contable asociado al documento que desea buscar.

Si el tipo de documento no requiere tercero, los datos que puede suministrar son los siguientes:

Número: Digite el número del documento que desea buscar si lo recuerda.

Fecha: Digite la fecha del documento.

Concepto: Digite la descripción del documento.


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Número Documento Contable: digite el número del documento contable asociado al documento que desea buscar.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el tercero: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: equi* El mismo criterio aplica para el concepto. Para el código: Si no recuerda el código completo, escriba el número seguido por un asterisco. P e: 1* El mismo criterio aplica para NIT/C.C y el número documento contable.

Si digita la primera letra del nombre del tercero, del concepto o el primer número del documento contable el sistema buscará todo los documentos que empiecen por esa letra o número.

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo el

botón Buscar Ahora.


50



- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Documentos, haciendo clic en el botón

Seleccionar.

- Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar.

- Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar.


51

Modificar Documentos

Una vez haya creado uno o varios documentos, usted puede modificar la información referente al documento. Para modificar un documento debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de documento al cual pertenece el documento que va a modificar (estos son definidos por el usuario en Tipos de documento).

4. En el cuadro Número digite el número del documento que desea modificar o si lo


5. En la pestaña Datos generales puede modificar la fecha, el concepto, la referencia, el tercero y el centro de costo.

6. En la pestaña Detalle puede modificar el detalle, el centro de costo y concepto de cada artículo o movimiento.



52

Eliminar Documentos

Para eliminar un documento debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de documento al cual pertenece el documento que desea eliminar (estos son definidos por el usuario en Tipos de documento).

4. En el cuadro Número digite el número del documento que desea eliminar o si lo



6. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del documento.

.

7. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo


53

Anular Documentos Si desea anular un documento debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de documento al cual pertenece el documento que desea anular (estos son definidos por el usuario en Tipos de documento).

4. En el cuadro Número digite el número del documento que desea anular o si lo


5. En la pestaña Datos Generales seleccione la casilla Anulado.


7. Aparecerá el siguiente mensaje para que confirme si realmente desea anularlo.

8. Haga clic en SI para anularla.


54

Imprimir Documentos

Para imprimir un documento debe proceder de la siguiente manera:



3. Seleccione el Tipo de documento al cual pertenece el documento que desea imprimir (estos son definidos por el usuario en Tipos de documento).

4. En el cuadro Número digite el número del documento que desea imprimir o si lo




botón Ejecutar. El reporte se verá así:


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56

Reasignación de Artículos

Permite trasladar artículos de un tercero a otro, internamente se realiza el proceso de devolución y luego el de salida de bodega. Pasos para reasignación de artículos:

1. Elija Reasignación de artículos del Menú Almacén o presione la combinación de teclas Ctrl + R.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reasignación de artículos.

3. En el cuadro Número digite el número de la reasignación.

4. En el cuadro Tercero quien entrega digite el NIT/C.C. del tercero que entrega

el(los) artículo(s) o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar respectivo.


57

5. En el cuadro Tercero quien recibe digite el NIT/C.C. del tercero que recibe el(los)

artículo(s) o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar respectivo.

6. En el cuadro Fecha Final digite la fecha hasta la cual desea hacer las devoluciones del tercero.

7. Marque en la segunda columna de la cuadrícula de datos el artículo del tercero que desea reasignar.

Nota: Haga clic derecho sobre la cuadrícula para ver las opciones de vista de la cuadrícula.


Nota:

Puede Buscar, Modificar, Eliminar e Imprimir una reasignación de artículos.



58

Buscar Reasignaciones de artículos Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.

Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la reasignación de artículo sobre el cual esta buscando información.


NIT/C.C Entrega: Digite la identificación del tercero que entrega si lo recuerda.

NIT/C.C Recibe: Digite la identificación del tercero que recibe si lo recuerda.

Fecha: Digite la fecha de la reasignación si la recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el NIT/C.C. Entrega: Si no recuerda del número de identificación completo, escriba el número seguido por un asterisco. P e: 5*

El mismo criterio aplica para el NIT/C.C. Recibe.

Si digita el primer número del NIT/C:C Entrega o NIT/C.C Recibe, el sistema buscará todo los NIT/C.C de las reasignaciones de artículos que empiecen por ese número.


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60

En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede:

Cargar los datos al cuadro de diálogo de Reasignación de artículos, haciendo clic

en el botón Seleccionar.




61

Modificar Reasignaciones de artículos

Una vez creada una o varias reasignaciones de artículos, usted puede modificar la información referente a la reasignación. Para modificar una reasignación debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Número digite el número de la reasignación que desea modificar o si

lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Puede modificar el Tercero quien recibe



62

Eliminar Reasignación de artículos

Para eliminar una reasignación de artículos debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Número digite el número de la reasignación que desea eliminar o si



5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de la reasignación.



63

Imprimir Reasignaciones de Artículos

Permite ver los documentos que internamente se generan en el almacén por la reasignación de artículos. Los documentos generados son: reasignación de artículos y devoluciones.

Para imprimir una reasignación de artículos debe proceder de la siguiente manera:



3. En el cuadro Número digite el número de la reasignación que desea imprimir o si




botón Ejecutar.

6. El reporte muestra los dos (2) documentos generados por la reasignación de artículos. El documento de asignación de artículos se verá así:


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El documento de devoluciones se verá así:



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Conexión/Desconexión Base de Datos_____________________

Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con las diferentes bases de datos que posea en la Red, o cambiar el usuario con que se esté trabajando. Para conectarse a una base de datos:

1. Haga clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Si usted ya se encuentra conectado a una Base de Datos, elija el botón Si del Cuadro de diálogo de desconexión en el que se pregunta si se desea desconectar de la base de datos actual.

2. Vuelva a hacer clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Aparecerá la ventana de Conexión a la Base de Datos.

3. Haga clic en el cuadro de texto Servidor y a continuación digite el nombre del nuevo servidor.

4. Haga clic en el cuadro de texto Usuario y a continuación digite el nombre del nuevo usuario o cuenta.

5. Haga clic en el cuadro de texto Clave y a continuación digite la clave de usuario.

6. Haga clic en el botón Aceptar. Nota: Si está utilizando como base de datos Microsoft Access, puede hacer doble clic en el gráfico de este cuadro para reparar y comprimir la base de datos.


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Reportes________________________________________

Existencias

Permite ver el listado de artículos que tienen existencias en la bodega, producción o en la entidad. Pasos para realizar el reporte de Existencias:

1. Elija Existencias del Menú Reportes o bien haga clic en el botón Existencias de la barra de herramientas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte - Existencias.

3. Seleccione el Nivel al que desea ver el inventario (Grupo o Subgrupo).


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4. En el cuadro Código Inicial digite el código del artículo o grupo a partir del cual desea generar el inventario.

5. En el cuadro Código Final digite el código del artículo o grupo hasta el cual desea

generar el inventario o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

6. En el cuadro Fecha digite la fecha para la cual desea generar el inventario.

7. Digite la Fecha de Impresión del reporte, si no se encuentra conforme con la que se muestra puede cambiarla. Ver Formato Fecha

8. Seleccione de la lista desplegable Saldos de (Bodega, Entidad o Producción) la opción deseada para ver las existencias de los artículos por ubicación.

9. En el cuadro Opciones Adicionales marque la casilla Comparativo, si desea generar un inventario comparativo. Luego en el cuadro de texto Fecha a Comparar digite la fecha contra la que desea comparar el inventario.

10. Seleccione la moneda en que desea generar el inventario. Si selecciona una moneda diferente a pesos deberá digitar la tasa de cambio para la moneda seleccionada.



(pantalla, archivo o impresora), formato y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


Nota: Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar.


68

Reporte Kárdex

Muestra los movimientos de los artículos en un rango de fecha determinado. Pasos para realizar el reporte de Kárdex:

1. Elija Kárdex del Menú Reportes o bien haga clic en el botón Kárdex de la barra de herramientas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte - Kárdex.

3. En el cuadro Rango de Artículos campo de texto Incial digite el código del primer

artículo o grupo a incluir en el reporte o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. En el cuadro Rango de Artículos campo de texto Código Final digite el código del último artículo o grupo a incluir en el reporte o si lo prefiere haga clic en el botón

Buscar.


69

5. En el cuadro Fecha Inicial digite la fecha inicial a partir de la cual desea ver los movimientos de los artículos. Ver Formato Fecha

6. En el cuadro Rango de Fechas campo de texto Final digite la fecha final hasta la cual se buscarán los movimientos para el reporte. Ver Formato Fecha

7. En el campo fecha de impresión digite la fecha de impresión del reporte si no se encuentra conforme con la que se muestra. Ver Formato Fecha

8. Seleccione la Moneda en que desea generar el reporte. Si selecciona una moneda diferente a pesos debe digitar la tasa de cambio para la moneda seleccionada.


10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), formato si se encuentra activo y luego haga clic en

el botón Ejecutar. El reporte se verá así:




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Asignación de Artículos

Muestra el listado de artículos asignados a un tercero en particular. Pasos para realizar el reporte de Asignación de Artículos:

1. Elija Asignación de Artículos del Menú Reportes o bien haga clic en el botón

Asignación de Artículos de la barra de herramientas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte – Asignación de Artículos.

3. En el cuadro Tercero digite el NIT/CC del tercero del cual se reportarán la(s)

asignación(es) de artículo(s) o si prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Seleccione los tipos de artículos que desea ver en el reporte marcando la casilla respectiva (Consumo, Devolutivo, Inmueble, Inventario, propiedad planta y equipo).


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5. En el cuadro Fecha Final digite la fecha final hasta donde se buscarán las asignaciones de artículos. Ver Formato Fecha

6. Digite la Fecha de Impresión del reporte si no se encuentra conforme con la que se muestra. Ver Formato Fecha


8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) formato si se encuentra activo y luego haga clic en





72

Stocks

Permite ver que artículos están por debajo o por encima del tope mínimo o máximo establecido. Pasos para realizar el reporte de Stocks de Artículos:

1. Elija Stocks del Menú Reportes.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte – Stocks de Artículos.

3. En el cuadro Rango de Artículos campo Incial digite el código del primer artículo

o grupo a incluir en el reporte o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. En el cuadro Rango de Artículos campo Final digite el código del último artículo o

grupo a incluir en el reporte o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

5. Digite la Fecha de Impresión del reporte si no se encuentra conforme con la que se muestra. Ver Formato Fecha


7. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), formato si se encuentra activo y luego haga clic en



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Nota: Para limpiar el cuadro de diálogo haga clic en el botón Limpiar.


74

Impresión de Documentos Pasos para realizar el reporte de Impresión de documentos:

1. Elija Impresión de documentos del Menú Reportes.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Impresión de documentos.

3. Seleccione el Tipo de Documento a imprimir.

4. Seleccione el tipo de búsqueda para el reporte de impresión de documentos (Buscar por fechas o Buscar por Números).

5. Si marcó Buscar por Fechas, digite el rango de fechas del cual desea imprimir los documentos.

6. Si marcó Buscar por Números, digite los números Inicial y final de los documentos que desea imprimir.



(pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


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Reporte Balance General Es un estado financiero que permite reflejar la situación del Almacén de la Empresa en un período determinado de tiempo. Permite obtener los saldos iniciales, finales y los movimientos de entradas y salidas de los artículos. Para generar un reporte de Balance General debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Balance General del Menú Reportes.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte – Balance General.

3. En Parámetros del Reporte seleccione el tipo de saldos (Bodega, Entidad o

Producción) para generar el balance de los artículos por ubicación.

4. Seleccione el Nivel al que desea ver el balance (Grupo o Subgrupo).

5. En el cuadro Rango de fechas digite la Fecha Inicial, es decir la fecha a partir de la cual desea ver los movimientos de los artículos. Ver Formato Fecha

6. En el cuadro Fecha Final digite la fecha final hasta la cual se buscarán los movimientos para la generación del reporte de los movimientos de los artículos. Ver Formato Fecha


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7. En el cuadro Rango de Artículos digite el código Incial del artículo o grupo a

partir del cual desea generar el balance o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

8. En el cuadro Final digite el código del artículo o grupo hasta el cual desea

generar el balance o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

9. Digite la fecha de impresión del reporte si no se encuentra conforme con la que se muestra. Ver Formato Fecha

10. Marque Listar Control Unitario si desea listar de forma detallada los artículos de control unitario.

11. Seleccione la moneda en que desea generar el balance. Si selecciona una moneda diferente a pesos deberá digitar la Tasa de Cambio para la moneda seleccionada.


13. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), formato si se encuentra activo y luego haga clic

en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:




78

CRAC Las Aplicaciones PIMISYS están diseñadas de tal forma que se podrán realizar nuevos Reportes/Consultas de acuerdo a los requerimientos, mediante herramientas que accedan su base de datos (MS-ACCESS vía ODBC) Consultas CRAC (Consultas y Reportes Asistidos por Computador) Las Aplicaciones PIMISYS le permiten consultar toda la información que se encuentra en las tablas de su sistema. Para hacer una consulta CRAC debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes,

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Edición y Administración

3. Si hace clic en el botón Consultas CRAC, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consultas CRAC. Este tiene seis pestañas: Datos Generales, Diseño, Criterio, Avanzadas, Seguridad, Automatización. Por defecto, el cuadro de diálogo se carga con la pestaña Datos Generales.

5. Digite el nombre que utilizará para identificar la consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción.


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6. Digite el título que utilizará en el momento de obtener los resultados de la consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción.

7. Elija la carpeta dentro de la base de datos en la cual ubicará la consulta. Por defecto las consultas se ubicarán en la carpeta raíz (\). Utilice el botón Abrir Carpeta del lado derecho del campo de texto para buscar una carpeta ya existente o crear una nueva.

8. Trasládese a la pestaña Diseño, encontrará en la parte superior el campo donde se incluirá la lista de elementos disponibles para la consulta CRAC.

9. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de diálogo Selección de Tablas y Objetos, Marque la casilla de verificación de las tablas y/o objetos

que desea incluir dentro de la consulta CRAC y luego haga clic en el botón Aceptar. Marque la casilla de verificación Ver las tablas y objetos de todas las aplicaciones, si desea que la columna agrupe los resultados de la consulta de acuerdo a la lista de la consulta actual.


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10. A continuación aparecerá la pestaña Diseño con los objetos seleccionados.

11. En la pestaña Diseño marque la casilla de verificación de las tablas o campos de tablas que desea agregar a la lista de las columnas de la consulta.


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Si desea ver los valores almacenados en la base de datos del elemento

seleccionado haga clic en el botón Ver datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Visualización de información del Campo

Si desea eliminar una tabla de la lista de elementos disponibles, seleccione la

casilla de verificación del elemento y haga clic en el botón Quitar.


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Haga clic en el botón Incluir selección, para incluir los elementos seleccionados a la lista de las columnas de la consulta.

Usted puede configurar la salida del reporte utilizando los campos Título, Ancho, Justificación, Orden y Tipo de total que aparecen en la cuadrícula de datos donde se encuentran incluidos en columnas los campos de la consulta CRAC; para esto, debe hacer clic en cada una de las celdas que desea configurar.

Título: Digite el título que identificará a cada uno de los campos en el reporte.


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Ancho: Ingrese la amplitud de la columna para cada uno de los campos del reporte (Debe tener en cuenta que la amplitud esta dada en posiciones de carácter)

Justificación: Seleccione de la lista desplegable la posición en que desea ubicar los datos con respecto a la columna, las opciones son: izquierda, derecha, centrado.

Orden: Seleccione de la lista desplegable el orden en que desea que aparezcan los datos (ascendente o descendente).

Tipo de total: Seleccione de la lista desplegable la opción que mas se ajuste a la información de la columna, las opciones son: Ninguno, Suma, Cantidad, Promedio, Máximo, Mínimo.

Para establecer el orden en que se presentarán los campos en el reporte, usted debe ubicar el puntero del Mouse en el campo que desea mover y

luego dar clic en el botón que se ajuste a su necesidad Mover

Izquierda, Mover Derecha, Quitar.

12. En la pestaña Criterios, se deben establecer las condiciones de selección de la

consulta. Marque la casilla de verificación Mostrar todas las condiciones, incluyendo las que relacionan las tablas entre si que fueron calculadas automáticamente, si desea listar todas las condiciones.

Las condiciones de selección de consulta se establecen utilizando un grillado que contiene las siguientes columnas: Primer Campo, Condición, Segundo Campo, Valor(es) y Pregunta al usuario.


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PASOS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES DE LA CONSULTA CRAC:

Elija en la columna Primer Campo el campo o los campos que desea condicionar (uno a la vez), luego en la columna Condición elija la condición que desee de la lista desplegable de condiciones (es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o igual que, es menor que, es menor o igual que, es cómo, no es cómo, comienza por, no comienza por, termina con, no termina con, contiene, no contiene), en la siguiente columna Segundo Campo elija el campo, el valor o el valor solicitado al usuario, con el cual se establecerá la relación de condición con respecto al Primer Campo. Si la selección en el Segundo Campo es `Valor´, entonces se activará la columna Valor(es) en donde usted deberá ingresar el dato correspondiente; Si la selección en el Segundo Campo es `Valor solicitado al usuario´, entonces se activará la columna Pregunta al usuario en donde usted deberá ingresar el valor con el cual quiere condicionar dicho campo.

Repita el proceso anterior para cada una de las condiciones a establecer en la Consulta CRAC.


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Elija deshacer del menú emergente de la cuadrícula de datos Condiciones de selección de la consulta para el caso en que se encuentre editando una fila de condiciones y usted desee deshacer las condiciones seleccionadas.

Elija Eliminar del menú emergente de la cuadrícula de datos condiciones de selección de la consulta para el caso en se haya registrado el total de condiciones en una fila y usted desee eliminar esta condición. Recuerde que si elije Eliminar deberá seleccionar la fila haciendo clic en la primera columna que


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corresponde al número de la condición y luego deberá dar clic derecho para que aparezca el menú emergente con la condición Eliminar activa.

13. En la pestaña Avanzadas, usted tendrá la oportunidad de definir si desea que la consulta aparezca como una opción en el menú Reportes\ Consultas CRAC de las aplicaciones, si es así, marque la casilla de verificación que indica esta acción y a continuación en el campo de texto indicado digite el texto que aparecerá dentro del menú.


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Determine en que aplicaciones estará disponible la consulta seleccionando en el menú desplegable la opción deseada.

En algunas situaciones, la consulta podría tomar más tiempo del esperado. Por lo tanto, podrá especificar el tiempo máximo (en segundos) que se debe esperar por los resultados, ingresando el valor respectivo en el cuadro de texto indicado para esta acción. Si desea asumir el valor por defecto, especifique cero `0´.

Usted podrá visualizar la sentencia SQL que se utilizará para la obtención de resultados de la Consulta CRAC haciendo clic en el botón Ver SQL.

14. En la pestaña Seguridad usted define los grupos de usuarios que tendrán acceso para utilizar la consulta. Para lo cual, usted tiene 2 opciones:

Opción 1: Todos los grupos de usuario Opción 2: Sólo los grupos de usuarios seleccionados en la siguiente lista.

Si elije la segunda opción, a continuación marque la(s) casilla(s) de verificación con el o los grupos de usuario(s) seleccionados.


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15. En la pestaña Automatización usted especificará el destino por defecto para los

resultados de la consulta seleccionando de la lista desplegable una de las siguientes opciones: Sin especificar. se solicitará al usuario el destino, Pantalla, Impresora o Archivo.

16. Para terminar haga clic en el botón Grabar.


89

Notas:

Para Exportar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Exportar y luego seleccione la carpeta donde desea guardarla.

Para Importar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Importar y luego seleccione la carpeta donde se encuentra ubicado el archivo *.cra.

Si usted tiene datos incompletos en la Pestaña Criterios (Condiciones de selección de la consulta) entonces el proceso Grabar no se realizará hasta que no se complete la información.

Para ampliar el espacio de las columnas de una cuadrícula de datos y visualizar mejor el contenido de las celdas, ubique el cursor en medio de los campos y teniendo el clic sostenido arrastre hacia el lado que desea ampliar la columna.

El botón Buscar permite listar en pantalla la lista de consultas CRAC que se encuentren en el sistema.


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Administración__________________________________

Datos Básicos

Datos Básicos Simples Este modulo permite crear, Modificar o Eliminar

1. Elija Datos Básicos del menú Administración.

2. Aparecerá un menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga

clic en el icono Datos Básicos

3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que necesita de la lista desplegable Temas.

5. Haga clic en el botón limpiar para agregar un nuevo dato.

6. En el cuadro Información, elija el nombre, digite el código (en el caso de estar disponible) y si lo desea ingrese alguna observación en la caja de texto Otros.



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Modificar un dato básico


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere

haga clic en el icono Datos Básicos.

3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea modificar, de la lista desplegable Temas.

5. En el cuadro información, modifique el nombre o las observaciones.



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Eliminar un dato básico


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere

haga clic el icono Datos Básicos.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea eliminar, de la lista desplegable Temas.


6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación de los datos, haciendo clic en el botón Sí.

Nota: Debe verificar que el dato básico que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar ese dato básico.


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Datos Básicos Estructurados


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Estructurados, o haga

un clic en el icono Datos Básicos Estructurados.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema de la lista desplegable Temas.

5. En el cuadro Información, digite el nombre, el código y si lo desea alguna observación en la caja de texto Otros.


Nota: Para Modificar o Eliminar un Dato Básico estructurado debe proceder de la misma forma que se sigue para modificar o eliminar un dato básico simple.

Puede seleccionar la información básica desde la rama de expansión que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo.


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Terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar la información de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.) Para ingresar un tercero al sistema debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Terceros del menú Administración o de un clic en el icono Terceros.

2. Presione la combinación de teclas Ctrl + T para omitir el paso anterior.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros.

4. En la caja de texto Identificación, ingrese el NIT o Cédula del tercero, también puede asignarle un Código Rápido al tercero que se va a ingresar.

5. Puede complementar los datos del tercero ingresando: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Dirección, Teléfono, Ciudad, Fax, Lugar de expedición de la cédula y sí desea agregue observaciones por cada tercero.

6. Si necesita agregar más datos, debe desplazarse a la pestañas Otros Datos, Tipos o Datos Anexos.


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7. En la pestaña Otros Datos seleccione el tipo de sociedad y la calificación comercial y el Tipo de Régimen de las listas desplegables de los cuadros que llevan el mismo nombre.

8. Ingrese el NIT/CC relacionado, cargo que ocupa, dirección de correo electrónico y sitio en internet, la fecha de ingreso, el número de la libreta militar y el número de la matrícula profesional (Todos los datos anteriores son opcionales)

8. Para registrar el tipo de tercero debe desplazarse a la pestaña Tipos.

9. En la pestaña Tipos seleccione el tipo de tercero en la lista que aparece en el cuadro de diálogo haciendo clic en el cuadro de selección de cada opción.


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10. En la pestaña Datos Anexos puede ingresar información adicional al Tercero. Recuerde que las opciones encontradas allí corresponden a los campos creados en el cuadro de diálogo Anexos a Terceros.

11. Para finalizar haga clic en el botón Grabar.


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Nota: Puede Buscar, Modificar Eliminar un Tercero o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web.

Puede borrar los datos del cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar,


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Buscar Terceros

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de dialogo de Terceros, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Tercero sobre el cual esta buscando información.


Nombre: digite el nombre del tercero si lo recuerda.

Nit/C.C: digite el número del Nit o Cédula de Ciudadanía

Primer Apellido: digite el primer apellido del tercero

Segundo Apellido: digite el primer apellido del tercero

Primer Nombre: digite el primer nombre del tercero

Segundo Nombre: digite el segundo nombre del tercero

Dirección: digite la dirección del tercero. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS*


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La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en los campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre o Dirección. Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.e: *ZAF*


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Si usted digita el primer número del Nit el sistema buscará todo los Nit de los terceros que empiecen por ese número.




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Cargar los datos al cuadro de diálogo de Terceros, haciendo clic en el botón

Seleccionar.




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Modificación de los datos de un Tercero

Para modificar los datos de un tercero debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Terceros del menú Administración ó de un clic en el icono Terceros


3. Digite el Nit o Cédula del tercero que desea modificar, si no los recuerda recurra al

método de Buscar Tercero.

4. Haga clic en los campos que desea modificar la información e ingrese los nuevos datos.


Nota Si desea modificar el Número de identificación del Tercero, haga clic en el botón

Editar. Aparecerá un Cuadro de dialogo, denominado Cambio de NIT/CC.

En el cuadro Información Actual, se mostrará automáticamente el código y nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el Número.

En el cuadro Nueva Información debe digitar el nuevo Código que le va a asignar a la cuenta.

Luego de Finalizar la modificación haga clic en el botón Grabar.


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Eliminación de un Tercero

1. Elija Terceros del menú Administración.


3. Digite el Nit o Cédula del Tercero que desea modificar, si no lo recuerda recurra a

la opción Buscar Tercero


5. Aparece un cuadro de dialogo de confirmación

Nota: Debe verificar que el Tercero que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la Aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar el Tercero.


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Anexo a Terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar información complementaria de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.) Para ingresar un Anexo a Terceros al sistema debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Anexo a Terceros del menú Administración

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexo a Terceros.

3. En la caja de texto Nombre del cuadro Identificación, digite el nombre que identificará el campo en la tabla Terceros del sistema según el siguiente formato: T03NOMBREANEXOTERCERO,

Donde NOMBREANEXOATERCERO corresponde al nombre que identificará la columna en la Tabla T03TERCEROS del sistema. Pej: Se requiere agregar como Anexo a Terceros el Tipo de sangre que tiene una Persona, entonces teniendo en cuenta el formato indicado se identificará el nombre del campo como T03GRUPOSANGUINEO.


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4. En la caja de texto Descripción digite la descripción del anexo a terceros que esta creando.

5. En la caja de texto Etiqueta digite la etiqueta que tendrá el anexo a tercero en el cuadro de dialogo Terceros (Pestaña Datos Anexos)

6. Seleccione de la lista desplegable Tipo de Dato una de las siguientes opciones: Booleano, Número Décimal, Número Entero, Fecha, Lista o Texto, según el tipo de dato que requiera. Si usted selecciono Tipo de Dato: Booleano entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

Valor por Defecto: Marque SI o NO dependiendo la opción que desee aparecerá por defecto en el cuadro de dialogo Terceros (Pestaña Datos Anexos)

Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero.

Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Decimal entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:


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Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros.

Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros.

Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros.

Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros


Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Entero entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:


Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros.

Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros.



Si usted selecciono Tipo de Dato: Fecha entonces aparecerá en el cuadro de dialogo el campo requerido, el cual debe seleccionar si desea que sea obligatorio el diligenciamiento.

Valor Mínimo: Digite el intervalo inicial de fecha, utilice el formato de fecha que tendrá el anexo a tercero.

Valor Máximo: Digite el intervalo final de fecha, utilice el formato de fecha que tendrá el anexo a tercero.

Valor por Defecto: Digite la fecha por defecto que tendrá el anexo a terceros.


Si usted selecciono Tipo de Dato: Lista entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:


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Luego debe trasladarse a la pestaña Valores e ingresar en la cuadrícula de datos todas las opciones que desea desplegar en la lista.

Pej: Código Nombre Pre (Predefinido)

01 A+

02 A- … 03 0-

Si usted selecciono Tipo de Dato: Texto entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:



7. Haga clic en el botón Grabar Nota:

También puede Buscar un Anexo a Terceros.


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Buscar Anexo a Terceros

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de dialogo de Anexo a Terceros, posteriormente se abrirá el cuadro de diálogo Búsqueda de Anexo a Terceros en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Anexo a Tercero sobre el cual esta buscando información.


Nombre: digite el nombre del anexo a tercero si lo recuerda.

Etiqueta: digite la etiqueta del anexo a tercero si lo recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: T03COD*


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Nota: La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en el campo Etiqueta.

Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.ej: *COD*




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Cargar los datos al cuadro de diálogo de Anexo a Terceros, haciendo clic

en el botón Seleccionar.




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Compañías Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con una o varias Compañías, a las cuales se les va a manejar la información. Para definir una Compañía debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Compañía del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías.

3. Digite el código, el Nit y el tipo de compañía. (Estos dos datos son requisitos importantes para el manejo de la información de la Compañía que está ingresando).

4. Ingrese el nombre, la sigla, la dirección, el teléfono, el fax, la dirección del correo electrónico, el sitio web en internet (URL) y las observaciones. Es importante llenar estos datos, por que en el momento de Emitir un Reporte, este saldrá con estos datos, los cuales se mostrarán en forma de Membrete.

5. En la caja de texto Año Inicial, digite el año en el cual empezó a trabajar con esta Compañía.

Nota: También puede Buscar, Modificar o Eliminar una Compañía o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web.


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Buscar Compañía

Para buscar una compañía, debe hacer clic en el botón Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Búsqueda de Compañías en el cual usted puede digitar los datos de la compañía para hacer una búsqueda.

Como criterios de búsqueda se encuentra el Nombre, Nit, código, dirección y teléfono. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: ALEJO* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1


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Por ejemplo si recuerda el nombre de la Compañía pero no el código o algún otro dato, digite el nombre de la Compañía en la caja de texto Nombre. De igual forma puede escribir la letra inicial del nombre y las Aplicaciones PIMISYS buscarán todas las Compañías que tengan esa letra inicial.

Luego haga clic en el botón Buscar Ahora para ejecutar la orden de búsqueda


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Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




115

Modificación de una Compañía Para modificar los datos de alguna compañía debe seguir los siguientes pasos:



3. Elija la compañía digitando en la caja de texto Código, el código de la Compañía

que desea modificar si no lo recuerda de un clic en el botón Buscar Compañía.

4. Haga clic en el campo que desea modificar información, y escriba los nuevos datos.



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Eliminación de una Compañía



3. Elija la Compañía que desea Eliminar, digitando el código de la misma en el

cuadro de texto código o de un clic en el icono Buscar Compañía.


5. Aparece un cuadro de dialogo de confirmación

Nota: Al eliminar una Compañía debe cerciorarse de que no tenga información asociada.


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Plan de Cuentas

Plan Único de Cuentas (P.U.C.)

El Plan Único de Cuentas, es la herramienta más necesaria y esencial para llevar una Contabilidad de manera organizada. El PUC, busca uniformidad en el registro de Operaciones económicas, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Elaboración de un Plan de Cuentas

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl+ P.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas

Aquí encontrará cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Grupos y Ajustes por Inflación.

Datos Generales: Corresponde a la información básica acerca de la nueva cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido, nombre, naturaleza, moneda, cuenta de ajuste y código alterno.

Dinámica: Permite describir ampliamente la dinámica o comportamiento de la clase, grupo o cuenta que este señalada en el árbol de expansión.

Grupos: Corresponde a la Información acerca del grupo al cual es miembro la cuenta.


118

Ajustes por inflación: Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación.

Por defecto quedara ubicado en la carpeta Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado. Por ejemplo el código de Caja es 11050501; de donde

1 es el código de ACTIVO 11 es el código de DISPONIBLE 1105 es el código de CAJA 110505 es el código de CAJA GENERAL 11050501 es el código de CAJA (la cual es una cuenta de último nivel).

Nota El formato especificado anteriormente, varia, según el tipo de Plan de Cuentas que usted utilice.

4. Asígnele un Código Rápido a la Cuenta que esta creando.

5. Digite el nombre de la Cuenta en el cuadro de texto Nombre.

6. Seleccione la naturaleza de la Cuenta (Débito o Crédito).

7. Si la cuenta maneja Terceros, active el cuadro de Selección Terceros.

8. Si la cuenta maneja Centros de Costos, active el cuadro de Selección Centros de Costos.

9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable; En caso de que la opción seleccionada sea distinta de pesos es necesario insertar el código de la Cuenta de Ajuste teniendo como referencia el formato de dicha Cuenta; si no se acuerda lo puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.

10. Si lo desea, puede Insertar el código alterno. Nota Cuando este creando una nueva cuenta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, usted encontrará un árbol de expansión de las cuentas, el cual le ayudará como guía en la ubicación de las mismas.

Haciendo clic derecho sobre el árbol de expansión puede realizar algunas operaciones básicas.


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11. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la Cuenta si lo desea.

12. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar los grupos a los cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección .


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13. Trasládese a la pestaña Ajustes por Inflación, donde puede especificar si la cuenta maneja o no ajustes por inflación activando o desactivando la casilla que lo indica; luego proceda a ingresar los códigos de la cuenta de cruce y la cuenta de aplicación. Si no se acuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.

14. Haga clic en el botón Grabar. Notas:

El Plan de Cuentas se puede modificar o eliminar.

Usted también puede usar el Plan de Cuentas Básico Predefinido por el sistema, sin necesidad de que se ponga a la tarea de digitar todas las cuentas.

Puede recodificar una cuenta o mover la información a otra.

Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen anual sobre su manejo general.



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Búsqueda de Cuentas Contables Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información.


Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda.

Código o Código Rápido de la Cuenta. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:

Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS*

Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1

Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el primer número del código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que empiecen por esa letra o número.


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123


Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas Contables, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




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Modificación de un Plan de Cuentas

Una vez haya creado una o varias Cuentas, usted puede modificar la información referente a cada Cuenta.

Para modificar una Cuenta debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta que desea modificar, o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la

cuenta que usted desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Efectúe los cambios en cada una de las carpetas.

5. Haga clic en el botón Grabar correspondiente a cada carpeta.


125

Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas

Para eliminar una Cuenta siga los siguientes pasos:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas.


3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido

a la cuenta que usted desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.



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Recodificación Cuenta Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de una cuenta a otra. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl + P.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas

3. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta.

4. Haga clic en el icono .

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta contable

6. En el cuadro información Actual aparece el nombre de la Cuenta, a la cual le

va a modificar el número que la identifica.


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7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta.

8. Para finalizar debe hacer clic en el botón grabar si desea Guardar los cambios realizados.


128

Plan de Cuentas Básico Predefinido

Para establecer un Plan de cuentas debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas.


3. Sitúese en el árbol de expansión de Cuentas.

4. Haga clic derecho en el botón del Mouse, le aparecerá un menú en donde encontrará la opción Plan de Cuentas Básico... (Así como se muestra en la imagen)

5. Luego de Seleccionar Plan de Cuentas Básico aparecerá un cuadro de diálogo llamado Plan Único de Cuentas (PUC)


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6. Si desea agregar una cuenta debe seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.

7. Aparecerá una ventana que anuncia que se está copiando las Cuentas

8. Luego de que termina de copiar las cuentas, aparecerá un cuadro de diálogo, en donde le anuncia el número total de cuentas que se copiaron.

9. Si desea agregar otras cuentas, debe seguir los pasos explicados anteriormente.

10. Si desea buscar una cuenta, la cual desea agregar haga clic en el botón Buscar.

11. Si desea salir de la ventana haga clic en el botón Salir.


130

Tipos de Documento

Permite definir los diferentes tipos de documentos.

Pasos para definir un tipo de documento:

1. Elija Tipos de Documento del Menú Administración o bien haga clic en el botón

Tipos de documento de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + E.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Tipos de Documento.


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3. En el cuadro Código digite el código del tipo de documento que desea crear.

4. En el cuadro Nombre digite el nombre del tipo de documento que desea crear.

5. Marque la casilla Incluir terceros si desea que el tipo de documento requiera un tercero.

6. Si marcó Incluir terceros seleccione el Tipo de Tercero.

7. Marque la casilla Permitir captura de artículos con control unitario si desea que en tipo de documento permita capturar artículos de control unitario.

8. Seleccione el Tipo de documento contable asociado, el cual se refiere al documento contable en el que se guardará la contabilización del documento de almacén.

9. Seleccione el tipo de movimiento.

10. Si el tipo de movimiento seleccionado es Devolución al almacén podrá digitar el Número de días para continuar la depreciación luego de la devolución.

11. Si el tipo de movimiento seleccionado es Salidas del almacén (producción) podrá seleccionar el tipo de devolución asociada a este tipo de documento.

12. En tipo de Reporte asociado seleccione el formato de impresión para este tipo de documento. Recuerde que los tipos de reportes asociados se crean utilizando la herramienta Pimisys Report Editor.

13. En el cuadro Observaciones digite las observaciones que desee hacerle al tipo de documento.

14. Haga clic en el botón Grabar para finalizar.


132

Notas:

Puede Buscar, Modificar y Eliminar los tipos de documento.



133

Buscar Tipos de Documentos

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.

Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del tipo de documento sobre el cual esta buscando información.

El dato que puede suministrar es el Nombre, aquí debe digitar el nombre del tipo de documento si lo recuerda.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:

Para el Nombre: Si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P ej: ent*

Si digita la primera letra del nombre, el sistema buscará todo los nombres de los tipos de documento que empiecen por esa letra.


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Cargar los datos al cuadro de diálogo de Tipos de documento, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




135

Modificar Tipos de Documento

Una vez creado uno o varios tipos de documento, usted puede modificar la información referente al tipo de documento.

Para modificar un tipo de documento debe proceder de la siguiente manera:





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3. En el cuadro Código digite el código del tipo de documento que desea modificar o

si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Efectúe los cambios que desea.



137

Eliminar Tipos de Documentos

Para eliminar un tipo de documento debe proceder de la siguiente manera:





138

3. En el cuadro Código digite el código del tipo de documento que desea eliminar o si



5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de la orden.



139

Índices de Ajustes por Inflación Para cargar o añadir un índice de ajuste por inflación, se debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Índices de Ajustes por Inflación del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Índices de Ajuste.

3. Digite los índices de ajuste para los meses del año, haciendo clic en cada casilla.


Nota: Los ajustes por Inflación se pueden Modificar o Eliminar.


140

Eliminación o modificación de un Índice de Ajuste por Inflación 1. Elija Índices de Ajuste por Inflación del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Índices de Ajuste por inflación.

3. Si desea modificarlo, cambie los índices de ajuste haciendo clic en cada casilla que

pertenece a los meses del año; y luego haga clic en el botón Grabar.

4. Si desea eliminarlo, haga clic en el botón Borrar.

5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del dato, haga clic en el botón Sí.

Nota Asegúrese que al eliminar un índice de ajuste por inflación, no tenga asociada ya información.


141

Asientos Contables Permite realizar la parametrización de los asientos contables de almacén.

Pasos para definir un asiento contable:

1. Elija Asientos Contables del Menú Administración o bien haga clic en el botón

Asientos Contables de la barra de herramientas.

2.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Asientos Contables.


142

4. Seleccione el Tipo de Documento o Proceso al cual desea elaborarle el asiento contable.

5. Seleccione el Grupo de Artículos el cual desea elaborarle el asiento contable.

6. Seleccione el Concepto por el cual desea elaborar el asiento contable.

7. En la columna Cuenta digite las cuentas contables que van a ser afectadas, si desea aplicar una fórmula haga clic en el botón Fórmula.

8. En la columna Centro puede digitar el centros de costos que interviene en la afectación contable, si desea aplicar una fórmula haga clic en el botón Fórmula.

9. En la columna NIT/CC puede digitar la identificación del Tercero que interviene en la afectación contable, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Fórmula.

10. En la columna Referencia puede digitar la Referencia, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Fórmula.

11. En la columna Detalle puede digitar el concepto, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Fórmula.

12. En la columna Valor base puede digitar el valor base del movimiento, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Fórmula.

13. En la columna Débito digite el valor que va a ser registrado en el Debe, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Fórmula.

14. En la columna Crédito digite el valor que va a ser registrado en el Haber, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Fórmula.

15. Haga clic en el botón Grabar para finalizar. Notas:

Puede ver las opciones cuadrícula de la lista de movimientos del asiento contable.

Puede Buscar, Modificar y Eliminar los asientos contables.



143

Buscar Asientos Contables Seleccione el tipo de documento o proceso, luego localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.

Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo que tiene como título "Búsqueda de asientos contables para el proceso Xxxxx"; donde Xxxxx corresponde al tipo de documento o proceso seleccionado previamente.

Asientos contables no contiene parámetros de búsqueda , ejecute la orden de buscar

oprimiendo el botón Buscar Ahora.


144



Cargar los datos al cuadro de diálogo de Asientos Contables, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




145

Modificar Asientos Contables

Para modificar los asientos contables debe proceder de la siguiente manera:




3. Seleccione el Tipo de Documento o Proceso al cual desea modificarle el asiento contable.

4. Seleccione el Grupo de Artículos del cual desea modificar el asiento contable o si


5. Seleccione el Concepto al cual desea modificarle el asiento contable.

6. Efectúe los cambios.



146

Eliminar Asientos Contables

Para modificar los asientos contables debe proceder de la siguiente manera:




3. Seleccione el Tipo de Documento o Proceso al cual desea eliminarle el asiento contable.

4. Seleccione el Grupo de Artículos del cual desea eliminar el asiento contable o si lo


5. Seleccione el Concepto al cual desea eliminar el asiento contable.


7. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del asiento contable.



147

Parámetros Trabajo para el Usuario

Las aplicaciones PIMISYS le permiten definir los parámetros con los cuales puede trabajar un usuario determinado, en este caso el objetivo principal es elegir con que compañía y en que fecha se va a trabajar. Para definir los parámetros de trabajo para el usuario debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Parámetros de Trabajo para el Usuario del menú Administración

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de trabajo del Usuario

3. Elija la compañía de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros, (El sistema le permite seleccionar con que Compañía desea trabajar).

4. Digite la fecha de trabajo. Las aplicaciones PIMISYS le permiten trabajar con distintas fechas; aún si digita una fecha anterior o posterior a la actual, el sistema carga la configuración para esa fecha ó bien puede activarla para que el sistema cargue la fecha actual.

5. Active o desactive la casilla Mostrar esta ventana después de conectarse para que cada vez que inicie sesión se le pregunten los parámetros de Trabajo.



148

Configuración Al crear una compañía, el sistema asume una configuración por defecto, la cual usted podrá definir de acuerdo a sus necesidades. Para definir una configuración, debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Configuración del menú Administración o bien haga clic en el botón Configuración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración.

3. Ahora haga doble clic en la configuración que desea definir. Para esto, debe abrir el árbol de expansión hasta que aparezcan los parámetros del último nivel, en los cuales se podrá definir la configuración deseada haciendo clic sobre cualquiera de estas opciones.

4. Escoja la configuración que desea de la lista desplegable, de la casilla de lista o edite los datos en la casilla editable que aparece en el cuadro de Valores, en la parte inferior del cuadro de diálogo de configuración.


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5. Por último haga clic en el botón Grabar.


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Documentación de los objetos de la base de datos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de documentar los objetos de la base de datos, puesto que las tablas y sus campos ya están creados. Para esto debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Documentación de los Objetos de la Base de Datos del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentación de los Objetos de la Base de Datos.

3. Seleccione la tabla de la lista desplegable Nombre de la tabla en la carpeta Tablas de la Base de Datos

4. Digite la descripción de la tabla (sí desea modificarla o complementarla) en el cuadro de texto Descripción.

5. Seleccione la Carpeta Campos de la Tabla.

6. En el cuadro de texto Campo aparecerá el nombre del primer campo de la tabla.

7. Digite la Descripción del campo (Si desea modificarla o complementarla)


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8. Para acceder a los demás campos de la tabla, selecciónelos en la tabla que aparece en la parte inferior de la ventana.



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Seguridad

Usuarios Definición de usuarios: Las Aplicaciones UNION PIMISYS le brindan la posibilidad de definir diferentes tipos de usuarios que puedan trabajar con el sistema, mediante la creación, Modificacion o eliminación de Usuarios (cuentas de usuario, claves de acceso, descripciones y permisos).

1. Seleccione Seguridad en el menú Administración, aparecerá otro menú de opciones del cual debe elegir Usuarios.

2. Presione la combinación de teclas Ctrl + U para omitir el paso anterior.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios.

4. En la pestaña Datos Generales se encuentra el cuadro Identificación, digite el nombre de la cuenta con el que desee identificar al nuevo usuario. Si el usuario ya existe, se traerán todos sus datos. En la caja de texto Nombre Largo registre en sentido más amplio el nombre del usuario (Nombre completo del usuario).


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5. Utilice la caja de texto Descripción para explicar ampliamente la(s) características del nuevo usuario.

6. Haga clic en la caja de texto Clave y digite la clave de acceso para ese usuario; en la caja de texto Repetir Clave, vuelva a digitar la clave del usuario. Los caracteres de la clave no se mostraran en pantalla por seguridad, cuando usted digite la clave sólo se verá asteriscos (*)

7. En la pestaña Miembro de los Grupos encontrará dos opciones de selección que muestran los grupos de usuarios: Mostrar todos los grupos y Mostrar únicamente los grupos marcados. Usted debe seleccionar en el cuadro de selección los grupos a los cuales pertenecerá el nuevo usuario.


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8. En la pestaña Tipos. Marque los tipos de usuarios en los que desea incluir el Usuario.

9. En la pestaña Avanzadas, marque el cuadro de selección El usuario es administrador de la base de datos y podrá crear o eliminar usuarios si el nuevo usuario tendrá estos privilegios.

10. En el cuadro Política de Caducidad de la Clave puede escoger entre tres opciones la duración de la Clave: La clave nunca caduca, La clave caduca de acuerdo al parámetro definido en la configuración general del Sistema o la Clave caduca en el tiempo definido por el administrador de Sistema.


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11. En cuadro Fecha de la última modificación de la clave encuentra la información de la última fecha de actualización de la clave.

12. Aparece seleccionado el cuadro de selección El usuario deberá cambiar la clave la próxima vez que se conecte a la Base de Datos como política de seguridad que permita asegurar al Nuevo Usuario que la clave es de conocimiento personal.

13. En la pestaña Políticas de Activación encuentra el cuadro Política de desactivación del usuario, Usted debe definir estas políticas según las siguientes opciones de selección: La usuario no se desactiva automáticamente, El usuario se desactiva automáticamente en la fecha especificada a continuación y la opción del cuadro de selección: El usuario se encuentra actualmente desactivado.

14. En la pestaña Compañías defina si el usuario tendrá acceso a todas las compañías; si no es así, entonces haga clic en la opción el usuario tendrá acceso a las siguientes compañías y luego marque los cuadros de selección de las compañías a las que tendrá acceso.


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15. Haga clic en el botón Grabar. Nota: puede Buscar, Modificar o Eliminar un Usuario.


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Búsqueda de un Usuario

Localice el icono Buscar en el cuadro de Usuarios, posteriormente encontrara un cuadro de diálogo en donde usted suministrará los datos que conoce acerca del Usuario sobre el cual esta buscando información

Los datos que debe suministrar son los siguientes:

Nombre: digite el nombre del usuario

Descripción: digite la descripción del usuario.

Nombre Largo: digite el nombre completo del usuario La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre, escriba las palabras seguidas por asterisco "*". P e: PRUEBA* Para la descripción: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1 En la caja de texto Nombre debe digitar el Nombre si lo recuerda o también puede ejecutar la búsqueda por la descripción. Si usted digita la primera letra del Nombre el sistema buscará todo los Nombres de los Usuarios que empiecen por esa letra.


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Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón

Seleccionar.




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Modificación de un Usuario

1. Seleccione Seguridad en el menú Administración

2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la combinación de teclas Ctrl+U

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios.

4. Digite el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre o haga clic en el botón

Buscar para seleccionar un usuario.

5. Digite los nuevos datos del usuario.



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Borrado de un Usuario Para eliminar un usuario creado con anterioridad siga los siguientes pasos:

1. Elija Seguridad en el menú Administración

2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la combinación de teclas Ctrl+U

3. Haga clic en el botón Buscar, a continuación le aparecerán todos los usuarios, seleccione el que desee, haciendo doble clic sobre él o si lo prefiere escriba el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre


5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación, haga clic en el botón Sí

Nota: Al borrar un usuario se eliminará toda la información correspondiente al usuario.

Este botón tiene una acción diferente a la del botón Limpiar, el cual sólo limpia los datos en pantalla, pero no los elimina definitivamente de la base de datos.


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Grupos de Usuarios Definición de grupos de usuarios y permisos Para definir grupos de usuarios debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Seguridad del menú Administración. En el nuevo menú de opciones debe elegir Grupos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios.

3. En la pestaña Datos Generales escriba el nombre y la descripción del Grupo de usuarios.

4. Sitúese en la tabla Módulos, dónde encontrará todos los módulos que conforman el sistema con sus descripciones. Seleccione las operaciones que se podrán realizar (P. e.: Eliminar, Modificar, Adicionar, etc.) en cada módulo haciendo clic en el cuadro de selección .


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6. En la pestaña Usuarios, puede ver la Lista de Usuarios que han sido incluidos al grupo.

Nota: Los Grupos de Usuarios se pueden Modificar o Borrar.


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Modificación de un Grupo de Usuarios

1. Elija Seguridad en el menú Administración. Luego en el nuevo menú de opciones seleccione Grupos.


3. Haga clic en el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana:

4. Digite el nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de

usuarios a modificar, haciendo doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado.

6. Digite los nuevos datos del grupo de usuarios o modifique los permisos de los módulos que sean necesarios.



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Borrado de un Grupo de Usuarios Para eliminar un grupo de usuarios debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Seguridad del menú Administración. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Grupos.


3. Digite en nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar, y le aparecerá la ventana de Búsqueda de Grupos de Usuarios.


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4. Haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de usuarios a borrar o eliminar, haciendo

doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar.


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5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado.

6. Seleccione los datos que quiere borrar.

7. Verifique que los datos del grupo que seleccionó son los que quiere borrar.


9. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del grupo


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Cambio de Clave Las Aplicaciones PIMISYS le ofrece la posibilidad de cambiar la clave, para realizar este procedimiento a cabo debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Seguridad del menú Administración.

2. Aparecerá un nuevo menú donde debe escoger la opción Cambio de Clave

3. A continuación aparecerá un cuadro de diálogo Cambio de Clave.

4. En la caja de texto Nombre o Cuenta, aparecerá automáticamente el nombre.

5. En la caja de texto Nueva Clave, digite la clave nueva.

6. En la caja de texto Repetir Nueva Clave, vuelva a digitar la clave nueva.

7. Haga clic en el Botón Grabar.

Nota: Para mayor seguridad, en el momento de digitar usted la clave, aparecerán asteriscos.


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Auditoria Las aplicaciones PIMISYS le brindan la posibilidad de realizar auditorias de control sobre las operaciones realizadas en la base de datos. Una vez en auditorias podrá:

Hacer búsquedas de todas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo determinado o hasta la fecha actual.

Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas a una tabla específica.

Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas en todas las tablas excepto en la seleccionada.

Determinar qué operaciones ha realizado un usuario.

Especificar qué tipo de operaciones se desea buscar. En cada una de las operaciones anteriormente mencionadas se genera un cuadro de Resultado de la Búsqueda en el cual se encuentra una columna denominada Descripción de la operación. Este cuadro contiene un texto que describe cada operación que se haya realizado. Búsqueda de todas las operaciones realizadas en LAS APLICACIONES UNION PIMISYS en un período de tiempo

1. Elija Auditoría del menú Administración.

2. Ingrese el intervalo de tiempo a Auditar, digitando la fecha inicial y la fecha final. Ver Formato fecha (sí desea observar todas las operaciones realizadas, sólo digite la fecha final)

3. Seleccione de la lista desplegable la Tabla a la cual desea realizar la auditoría y a continuación marque la casilla de verificación Buscar solo en esta?. Nota: Si desea realizar una Auditoria a todas las tablas, entonces omita el paso 3.

4. Seleccione de la lista desplegable el nombre del usuario, si desea hacer una auditoria sobre un usuario específico.

5. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente, si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto.

6. En el campo Computador, ingrese el nombre de la máquina sobre la cual desea realizar la auditoria.

7. En el campo Descripción, digite la descripción del registro de auditoría que desea buscar.

8. Haga clic en el botón Auditar.


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9. Aparece un cuadro de diálogo con los Resultados de la Auditoría. Por ejemplo qué tipo de operaciones han realizado cada usuario indicando la fecha, la hora, en qué tabla han trabajado y el tipo de operación y el número de operaciones auditadas

10. Si hace clic en cada uno de los resultados de la auditoría, podrá ver una descripción detallada de la misma.


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Nota: Con los Resultados de la Auditoría puede realizar las siguientes acciones:

El botón Imprimir, imprime el resultado de la búsqueda.

El botón Exportar, envía el resultado a un archivo plano específico.

El botón Borrar, elimina los registros de auditoría obtenidos.

El botón Copiar, copia la selección a un texto.

¿Cómo buscar operaciones realizadas en una tabla específica?

Realizar auditorias a las tablas de la Base de Datos es muy importante ya que permite observar el historial de todos los movimientos realizados por los usuarios ejerciendo así un control sobre las operaciones realizadas.


2. En el cuadro de diálogo Auditoría, digite el intervalo de fechas para la auditoría.

3. Seleccione de la lista desplegable la Tabla a la cual desea realizar la auditoría.

4. Seleccione el cuadro de verificación Buscar solo en esta.? Nota: Desmarque el cuadro de verificación Buscar solo en esta.? sólo si desea buscar en todas las tablas menos en la seleccionada.

5. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente, si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto.

6. Haga clic en el botón Auditar. El resultado aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría.

¿Cómo saber qué operaciones ha realizado un usuario específico?


2. Seleccione de lista despegable Usuario, el nombre del usuario sobre el cual desea realizar la auditoria.

3. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que usted desee saber que haya realizado el usuario (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente. Si no escoge ninguna operación, las aplicaciones Unión Pimisys le mostrarán todas las operaciones realizadas.


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Borrado del registro de auditoría Desde el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría se pueden eliminar registros de operaciones realizadas, de acuerdo al criterio de Auditoria utilizado. Pasos para eliminar un registro de operaciones de Auditoria:


2. Determine el criterio de Auditoria (diferentes opciones existentes para realizar una auditoría), el cual se empleará para eliminar los registros.


4. Seleccione el registro de operaciones realizadas que desea borrar.


6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del dato, haciendo clic en el botón Sí.

Nota: Este procedimiento elimina TODO el registro de las operaciones que se hayan realizado de acuerdo con el criterio de Auditoria que se haya especificado. En caso de eliminar todo el registro se creará un registro con una única entrada especificando que se ha eliminado todo el registro de auditoría, este registro contiene la siguiente descripción: Se elimino todo el registro de auditoría.


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Procesos

Reconstrucción de Acumulados Reconstrucción de Acumulados

Para realizar una reconstrucción de acumulados debe realizar los siguientes pasos.

1. Elija Reconstrucción de Acumulados del menú Procesos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reconstrucción de Acumulados.


4. Aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

5. Haga clic en Si para realizar la reconstrucción de acumulados.

6. Aparecerá la siguiente ventana:


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Ajuste por Inflación

Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación. Existe inflación cuando hay un gran incremento del nivel general de precios y los salarios pierden su poder adquisitivo. Para realizar un ajuste por inflación debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Ajustes por Inflación del menú Procesos, o bien haga clic en el botón Ajustes por Inflación.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Proceso de Ajustes por Inflación.

3. Seleccione el mes a procesar.


5. Al terminar el proceso aparecerá el siguiente mensaje:

Notas:

Si no se ha especificado el factor de ajuste para el mes seleccionado aparecerá el siguiente mensaje:


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Haga clic en No para cancelar el proceso, es recomendable que especifique el factor y vuelva a realizar el proceso. Ver Indices de Ajuste por Inflación.


176

Proceso Depreciación La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada período fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal. Para realizar el proceso de depreciación debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Depreciación del menú Procesos, o bien haga clic en el botón Depreciación.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Proceso de Depreciación.

3. Seleccione el mes a procesar.


5. Al terminar el proceso aparecerá el siguiente mensaje:



177

Inicialización de Período

Para iniciar un periodo, PIMISYS UNION ALMACEN le ofrece la opción de Inicializar un periodo copiando la información de los asientos contables y los saldos de los artículos del año inmediatamente anterior.

Para Inicializar un Período debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Inicialización de Período del menú Procesos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Inicialización de Período.

3. Si desea inicializar un período, debe hacer clic en el botón Inicializar, en donde se copiará la información de los asientos contables del año inmediatamente anterior.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe confirmar la inicialización de los asientos contables.


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5. Si desea continuar, haga clic en Sí.


7. Si desea determinar los saldos de los artículos para el periodo que se está inicializando con base en los saldos del periodo anterior, debe hacer clic en el

botón Saldos.

8. Aparecerá un cuadro de dialogo donde debe confirmar la inicialización de saldos.

9. Si desea continuar, haga clic en Sí.



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Varios

Emisión de reporte

Este cuadro de diálogo le permite seleccionar la forma en que se emita el reporte: ya sea por pantalla, por impresora o como un archivo.

Al emitir el reporte le aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes, pero no todas las veces aparecerá de la misma manera, si no que tendrá apariencias distintas en algunos casos. Por ejemplo:

•••• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un documento (Por ejemplo: Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, transferencias, etc.) , en donde debe elegir el destino.

•••• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un reporte (Por ejemplo: Disponibilidades, anular disponibilidades etc.), en donde debe elegir el destino y el formato deseado.


180

•••• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un reporte (Por ejemplo: El reporte del Libro de Bancos, de Libros Auxiliares, etc.), en donde debe elegir el destino, el archivo a donde quiere llevarlo y el formato deseado.

•••• Por ultimo, haga clic en el boton Ejecutar para ver el informe. Nota: Las casillas de Formato y Archivo se activaran solo cuando usted seleccione Archivo de la casilla de Lista Destino.

El botón Configurar presenta una ayuda para configurar su impresora.

Si hace clic en el botón podrá ver la configuración sugerida de la impresora, para la cual fue diseñado el reporte.


181

Explicación Pantalla de Reporte La explicación de los botones de estos reportes en pantalla es:

Primera Página

Página Anterior

Página Siguiente

Última Página

Cancelar Lectura de Registros

Imprimir Reporte

Configurar Impresora

Exportar Reporte con destino a alguna Aplicación (Acrobat, Excel, Word, Crystal Reports, etc.)

Zoom del Reporte

Buscar información en el Reporte

Agrupar Datos del Informe


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Búsqueda de Centros de Costos Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Centro de Costo sobre el cual esta buscando información.


Nombre: Digite el Nombre del Centro de Costo si lo recuerda.

Código: Digite el Código asignado al Centro de Costo si lo recuerda.

¿Último Nivel?: Digite S para traer los Centros de Costo que sean de último nivel ó N en caso contrario.

Si usted digita la primera letra del Nombre del Centro de Costo o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de los Centros de Costo que empiecen por esa letra o número. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1


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Cargar los datos al cuadro de diálogo de Centros de Costos, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




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Funciones y Operaciones del Evaluador de Fórmulas Las siguientes funciones y operaciones, son las que usted puede utilizar cuando va a generar una fórmula en el Editor de Fórmulas: [ ] : Se utiliza para llamar funciones ( ) : Se utiliza para agrupar operaciones : Se utiliza para separar parámetros

•••• Operaciones matemáticas + Sumar - Restar * Multiplicar / Dividir ^ Exponenciación \ División entera

•••• Operaciones booleanas < Menor que > Mayor que = igual ! Negación & and | or

•••• Las siguientes son las funciones básicas de cada sistema: SI[pregunta : valor_por_cierto : valor_por_falso] REDONDEAR[valor (: número_digitos)] ABS[valor] VALOR_MAXIMO[valorA : valorB] VALOR_MINIMO[valorA : valorB] ENTERO[valor] <- parte entera de un número (si es negativo, devuelve el número entero menor) MULTIPLOSUPERIOR [valorA : potencia10] TRUNCAR[valor] <- parte entera de un número YEAR[fecha] AHORA[ ]


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INCFECHA[fecha : número_dias_inc : tipo_año] 1 Años de 360 días [sin] Años de 365 días CIFRAENLETRAS [valor] DIFFECHAS[tipo_comparación : FechaA : FechaB] 0 Años 1 Cuartos 2 Meses 3 Día del año 4 Días 5 Día de la semana 6 Semana 7 Hora 8 Minutos 9 Segundos 10 Meses de 30 días 11 Días en años de 360 días TIEMPO_LABORADO[FechaIni : FechaFin] SUMA_CONCEPTOS[FechaIni : FechaFin : -1 : CodigoGrupo]. VALOR_RETENCION[ValorBuscado : CodTipoReten : TipoValor] 1 Porcentaje 2 Valor


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Edición de fórmulas Este modulo de Edición de Fórmulas, le permite configurar cada una de las fórmulas a sus necesidades. Para inicializar el editor de fórmulas debe oprimir el botón de edición de fórmulas en el cuadro de diálogo en donde se encuentre ubicado. Existen varias ventanas, dependiendo de la fórmula a utilizar. Las ventanas que se muestran son las siguientes:

a. Para generar una fórmula de una Cuenta, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En la caja de texto Variables disponibles, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la caja de texto Cuenta Contable, puede seleccionar la cuenta a la cual se le aplicará la fórmula (se mostrará un árbol de expansión de la ubicación de la cuenta). Si no se acuerda del número de la cuenta contable puede hacer clic en el botón Buscar.

En la parte superior derecha de la ventana de edición de fórmulas para cuenta, encontrará mas ítems que podrá utilizar.

b. Para generar una fórmula de un Centro de Costos, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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En la caja de texto Variables disponibles, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la caja de texto Centro de Costos, puede seleccionar el Centro de Costo al cual se le aplicará la fórmula. Si no se acuerda del número del Centro de Costos puede hacer clic en el botón Buscar.

c. Para generar una fórmula de un Nit o Cédula, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En la caja de texto Variables disponibles, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido.


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En la caja de texto Tercero, puede seleccionar el Tercero al cual se le aplicara la fórmula. Si no se acuerda del Tercero puede hacer clic en el botón Buscar.

d. Para generar una fórmula de una Referencia, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


e. Para generar una fórmula del Detalle, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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f. Para generar una fórmula del Valor Base, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


g. Para generar una fórmula del Débito, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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h. Para generar una fórmula del Crédito, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En la caja de texto Variables disponibles, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. Para generar una fórmula del Valor, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Nota: En las ventanas Edición de Fórmula para Referencia, Detalle, Débito, Crédito y Valor simplemente tendrá que seleccionar la fórmula o constantes que desee colocar y


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si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana.

Funciones y operaciones del Evaluador de Fórmulas

i. Para generar una fórmula del Valor del Concepto, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En la caja de texto Variables disponibles, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana.


j. Para generar una fórmula del Titulo del Concepto, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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En la caja de texto Variables disponibles, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana.



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Recursos Adicionales

�� Al hacer clic en el botón Llamar, que aparece al final de la caja de texto teléfono, aparecerá el cuadro de diálogo Llamando... en el cual se tratará de hacer conexión con el Tercero, la Compañía o el empleado que se esta creando en el sistema.

�� Al hacer clic en el botón que aparece al final de la caja de texto fax, aparecerá el cuadro de diálogo Enviando un Fax en el cual se indicará que se va a enviar un fax al Tercero, la Compañía o el empleado que sé esta creando.

a) Haga clic en el botón Enviar Fax y enviará el fax deseado a dicho Tercero, la compañía o el empleado.


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b) Luego de hacer clic en el botón Enviar Fax aparecerán unos cuadros de diálogo de Windows, en los cuales usted podrá elegir el tipo de servicio que desea utilizar para el envío y la ubicación del documento o archivo que desea enviar.

�� Al hacer clic en el botón que aparece al final de la caja de texto Email, aparecerá el cuadro de diálogo Enviando Correo Electrónico... en el cual se indicará que se va a enviar un mensaje a la Compañía, Tercero o el empleado.

a) Haga clic en el botón Enviar Correo y enviará el mensaje deseado a dicho Tercero, Compañía o el empleado.

b) Luego de hacer clic en el botón Enviar Correo aparecerán unos cuadros de diálogo de Windows, en los cuales usted podrá elegir el tipo de servicio que desea utilizar para el envío y mostrar la ubicación del mensaje o archivo que desea enviar.

�� Al hacer clic en el botón que aparece al final del cuadro de texto Sitio en Internet (URL), aparecerá el cuadro de diálogo Visitando Sitio en Internet... en el cual se indicará como acceder al home page.

a) Haga clic en el botón Ir a URL y accederá el home page.


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197

Configuración de Impresoras ¿Cómo cambiar las opciones de impresoras y especificar la impresora predeterminada? Las Aplicaciones PIMISYS le permiten configurar una impresora antes de imprimir. Esto incluye seleccionar una impresora (muy útil si ha instalado varias) y cambiar las opciones de impresión. Para cambiar impresoras o especificaciones, siga estos pasos:

1. Desde el cuadro de diálogo Emisión de Reportes elija Configurar.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

3. Si fuera necesario, seleccione del cuadro Impresora en la casilla de lista desplegable Nombre una Impresora.

4. Haga clic en el botón para cambiar las especificaciones de impresión. Aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:


198

5. En la Carpeta Papel, seleccione el Tamaño del Papel, su Orientación y el Origen del Papel de acuerdo a sus necesidades.


199

6. En la Carpeta Gráficos, seleccione la Resolución, es decir la resolución deseada para las imágenes gráficas.

Seleccione el tipo de Interpolado. Haga clic en:

•••• Ninguno: Si no desea que haya tramado.

•••• Fino: Si el valor de resolución es 200 ppp o inferior.

•••• Grueso: Si el valor de resolución es 300 ppp o superior.

•••• Líneas: Si los gráficos incluyen bordes bien definidos entre las sombras negras, blancas y grises.

•••• Difusión de errores: Para imprimir fotografías o imágenes que no tienen bordes nítidos y bien definidos.

7. Especifique la oscuridad con la que desea imprimir los gráficos en el documento.


200

8. En la Carpeta Opciones de Dispositivo, seleccione la Calidad de Impresión.

6. Los Cuadros de diálogo Imprimir varían según la impresora que tenga instalada. Consulte el manual de su impresora para obtener información sobre las opciones de impresora.

7. Al finalizar la Configuración de la Impresora, haga clic en el botón Aceptar.


201

Glosario

A

Ajuste por inflación: Procedimiento utilizado para reflejar en la contablidad los efectos en la pérdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria y los efectos de la inflación

Asiento contable: Es la anotación de un hecho económico en el libro Diario, en la cual la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos

Auditoria: Actividad que consiste en ejercer la función de revisión de las operaciones que realizan los usuarios.

B

Baja de bienes: Es el proceso mediante el cual la Administración decide retirar definitivamente un bien mueble del patrimonio de la empresa. La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargue de los registros contables ydel inventario, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso; según el hecho que lo originó.

Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se consumen a su primer uso, o que por su naturaleza, con el uso continuado se extinguen o desaparecen como Unidad o materia, o por que se incorporan a otros bienes como parte integrante de los mismos.

Bienes devolutivos: Son aquellos bienes que a pesar de su uso se conservan en servicio aunque por el paso del tiempo se deterioren.

Bienes inmuebles: Son aquellos que no se pueden trasladar de un lugar a otro sin que sufran detrimento, o por que siendo muebles están adheridos al suelo o empotrados en la pared.


202

C

Código Placa: Código de identificación físico de un artículo dentro del Almacén.

CUBS: Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común, o uso en obras que el Estado puede adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso; y clasificados en códigos que permiten una única identificación para cada uno de ellos.

D

Depreciación: Reconocimento racional y sistematico del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva de la empresa.

E

Empresa: Agente económico o unidad autónoma de control y decisión que al utilizar insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o en otros insumos.

Existencias: Conjunto de materias primas, materiales, suministros, productos en proceso de fabricación, productos terminados, mercancias en deposito o consignadas en poder de terceros, al término de un período contable.

I

Inventario: Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título, con la intención de ser comercializados y destinados a la transformación o consumidos en el proceso de producción o de prestación de servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público.

IVA: Impuestos al valor agregado - IVA. Valor generado en la comercialización de bienes o prestación de servicios gravados, o el valor descontable por la adquisición de bienes o servicios gravados, de acuerdo con las normas fiscales vigentes. Por tratarse de una cuenta corriente, puede generar un saldo a favor o a cargo del ente público, producto de las diferentes transacciones realizadas.

K

Kárdex: Registro del movimiento de mercancía en el inventario (Entadas y Salidas de Almacén)

L

Licencia: Derecho que adquiere una empresa para explotar un invento, una marca o una tecnología determinada.

Glosario

203

M

Moneda: Signo representativo del precio de las cosas. 2. Conjunto de signos representativos del dinero circulante en cada país. 3. Dinero metálico acuñado por la autoridad monetaria. 4. Unidad monetaria que se usa en un país.

S

Stock: Acumulación de bienes o inventario de mercancías.

V

Valor de Rescate: Valor que se espera recuperar al final de la depreciación del artículo.

Vida útil: Lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo.


205

Índice A

Acerca de............................................................7

Ajuste por Inflación ........................................168

Anexo a Terceros............................................104

Anular Documentos..........................................56

Anular Ordenes ................................................45

Artículos .............................18, 26, 29, 30, 32, 34

Asientos Contables .................139, 142, 144, 145

Auditoria.........................................................165

B

Base de Datos

Documentación..........................................148

Buscar

Artículos ......................................................23

Asientos Contables.....................................142

Buscar Ordenes ...........................................40

Centro de Costos .......................................176

Compañia...................................................113

Cuentas contables......................................122

Documentos .................................................51

Ordenes........................................................40

Reasignaciones de artículos ........................61

Terceros .......................................................99

TIpos de Documento ..................................133

Usuarios ....................................................154

Buscar Anexo a Terceros................................109

C

Cambiar

Clave..........................................................164

Compañía

Buscar compañia .......................................113

Compañia...................................................111

Eliminación de una compañia ...................117

Modificacion de una compañia................. 116

Conexión/Desconexión de la Base de Datos ... 67

Configuración................................................ 146

Impresoras ................................................ 191

Convenios

Notación...................................................... 14

Procedimiento............................................. 15

Ratón........................................................... 17

Teclado ....................................................... 16

Windows........................................................ 8

COPYRIGHT ..................................................... 2

CRAC............................................................... 79

D

Datos Básicos

Estructurados.............................................. 94

Simples.............................................91, 93, 94

Documentación base de datos ....................... 148

Documentos ..............................47, 51, 54, 55, 56

E

Edición de formulas....................................... 181

Eliminación

Artículos...................................................... 29

Asientos Contables.................................... 145

Compañia.................................................. 117

Cuenta del Plan de cuentas....................... 126

Dato Básico ................................................ 94

Documentos ................................................ 55

Eliminación o modificación de un Indice de

Ajuste por Inflación.............................. 139

Grupo de usuarios .................................... 162

Ordenes....................................................... 44

Reasignación de artículos........................... 65

Tercero...................................................... 104


206

Tipos de Documentos.................................137

Usuario ......................................................158

Emisión de reporte .........................................172

Explicación Pantalla Reportes .......................175

F

Formulas

Edición de Formulas..................................181

Funciones y Operaciones ..........................179

G

Grupos

Usuarios ....................................................159

I Imprimir

Documentos .................................................58

Ordenes........................................................46

Reasignaciones de Artículos........................66

Indices de Ajustes por Inflación .....................138

Inicialización de Período ...............................170

Introducción .......................................................3

K

Kárdex por Artículo..........................................34

L

Licencia ..............................................................4

M

Modificación

Artículos ......................................................26

Asientos Contables.....................................144

Compañia...................................................116

Dato básico..................................................93

Documentos .................................................54

Grupo de usuarios .....................................161

Ordenes........................................................43

Plan de cuentas contables .........................125

Reasignaciones de artículos ........................64

Tercero ......................................................103

Tipos de Documento ..................................135

Usuario ......................................................157

O

Ordenes.....................................36, 43, 44, 45, 46

P

Parámetros del trabajo del usuario............... 146

Plan de Cuentas

Contables ...........117, 122, 125, 126, 127, 129

Proceso Depreciación ................................... 170

R

Reasignación de Artículos ........59, 61, 64, 65, 66

Recodificar un artículo .................................... 32

Reconstrucción de Acumulados ..................... 167

Recursos adicionales ..................................... 188

Reporte Asignación de Artículos ..................... 72

Reporte Balance General ................................ 77

Reporte Existencias ......................................... 69

Reporte Impresión de Documentos.................. 76

Reporte Kárdex................................................ 70

Resumen del Artículo....................................... 30

S

Stocks............................................................... 74

T

Terceros........................................................... 95

Buscar Terceros.......................................... 99

Eliminar Terceros ..................................... 104

Modificar Terceros ................................... 103

Terceros ...................................................... 95

Tipos de Documento ...............130, 133, 135, 137

U

UNION ALMACEN............................................ 1

Uso del ratón - mouse...................................... 17

Uso del teclado ................................................ 16

Usuarios .........................149, 154, 157, 158, 159

V

Ventana Principal PIMISYS UNION ALMACEN

...................................................................... 6

W

Windows ............................................................ 8

pimisys uniÓn almacÉn union almacen.pdf · 2007. 2. 7. · pimisys uniÓn almacÉn 2007 2 pimisys...

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