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8/8/2019 PAQUETE CONTABLE

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Paquete Contable SistematizadoUNIDAD 1: Teora General de losProceso de Informacin1.1 APORTES SEMNTICOSLas sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creacin de nuevas palabras, estas se acumulan durantesucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que slo es manejado por los especialistas.De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto sonespecialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semntica diferente a los dems.La Teora de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semntica cientfica de

utilizacin universal.1.1.1 SistemasEs un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todounitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo fsico(objetos), sino ms bien al funcional. De este modo, las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por elsistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.1.1.2 EntradasLas entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacin. Lasentradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.Las Entradas Pueden Ser En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio est relacionado en formadirecta. Aleatorias: es decir, al azar, donde el termino azar se utiliza en el sentido estadstico. Las entradas aleatoriasrepresentan entradas potenciales para un sistema. Retroaccin: es la reintroduccin de una parte de las salidas del sistema en s mismo.1.1.3 ProcesoEl proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una mquina, un individuo, una computadora,un producto qumico, una tarea realizada por un miembro de la organizacin, etc.En la transformacin de entradas en salidas debemos saber siempre como se efecta esa transformacin. Confrecuencia el procesador puede ser diseado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina caja blanca".No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradasse transforman en salidas, porque esta transformacin es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas osu combinacin en diferentes rdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso lafuncin de proceso se denomina una caja negra.1.1.4 Caja NegraLa caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen alsistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas corresponden determinadas salidas y con ello poderinducir, presumiendo que a determinados estmulos, las variables funcionarn en cierto sentido.1.1.5 Salidas

Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estaspueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento delsistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema.Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesar para convertirla en otra salida, repitindoseeste ciclo indefinidamente.1.1.6 RelacionesLas relaciones son los enlaces que vinculan entre s a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.Podemos clasificarlas en: Simbiticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puedesubdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parsito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); ybipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si. Sinrgica: es una relacin que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta til, ya que su desempeomejora sustancialmente al desempeo del sistema. Sinergia significa accin combinada. Sin embargo, para la teora delos sistemas el trmino significa algo ms que el esfuerzo cooperativo.En las relaciones sinrgicas la accin cooperativa de subsistemas semiindependientes, tomados en forma conjunta,

origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente. Superflua: son las que repiten otras relaciones. La razn de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relacionessuperfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estasrelaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.1.1.7 AtributosLos atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Pueden ser definidores oconcomitantes. Los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sera designada o definida tal comose le hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ningunadiferencia con respecto al uso del trmino que describe la unidad.


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1.1.8 ContextoUn sistema siempre estar relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema,pero que influyen decididamente a ste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporcin, influye sobre elcontexto; se trata de una relacin mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teora de los Sistemas como en el mtodo cientfico, existe un concepto que es comn a ambos: el foco deatencin, el elemento que se asla para estudiar.El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atencin que se fije; ese foco de atencin, en trminos desistemas, se llama lmite de inters; para determinar este lmite se consideraran dos etapas por separado:

La determinacin del contexto de inters: se suele representar como un crculo que encierra al sistema y que dejaafuera del lmite de inters a la parte del contexto que no interesa al analista. La determinacin del alcance del lmite de inters entre el contexto y el sistema: es lo que hace a las relaciones entre elcontexto y los sistemas y viceversa. Es posible que slo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habr unlmite de inters relacional.Determinar el lmite de inters es fundamental para marcar el foco de anlisis, puesto que slo ser considerado lo quequede dentro de ese lmite. Entre el sistema y el contexto, determinado con un lmite de inters, existen infinitasrelaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al anlisis, o aquellas que probabilsticamentepresentan las mejores caractersticas de prediccin cientfica.1.1.9 RangoEn el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definicin de rangorelativo. Esto producira una jerarquizacin de las distintas estructuras en funcin de su grado de complejidad.Cada rango o jerarqua marca con luminosidad una dimensin que acta como un indicador claro de las diferencias queexisten entre los subsistemas respectivos.Esta concepcin denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no puedenaplicarse los mismos modelos, ni mtodos anlogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodolgicas y cientficas.Para aplicar el concepto de rango, el foco de atencin debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y asu nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango; refirindonos a los rangos, hay que establecer losdistintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento comn o en funcinde un mtodo lgico de deteccin.El concepto de rango indica la jerarqua de los respectivos subsistemas entre s y su nivel de relacin con el sistemamayor.1.1.10 SubsistemasEn la misma definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que elmismo esta formado por partes o cosas que forman el todo.Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso seran subsistemas del sistema de definicin), yaque conforman un todo en s mismos y estos seran de un rango inferior al del sistema que componen.Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denominamacrosistema.

1.1.11 VariablesCada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la accin, interaccin yreaccin de distintos elementos que deben necesariamente conocerse.Dado que dicho proceso es dinmico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentrode los sistemas y subsistemas.Pero no todo es tan fcil como parece a simple vista, ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sinoque, por el contrario, segn el proceso y las caractersticas del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro delmismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.1.1.12 ParmetroUno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parmetro, que es cuando una variable no tienecambios ante alguna circunstancia especfica, no quiere decir que la variable es esttica ni mucho menos, ya que slopermanece inactiva o esttica frente a una situacin determinada.1.1.13 OperadoresOtro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las dems y logran influir decisivamente enel proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actan como lderes de las restantes

y por consiguiente son privilegiadas respecto a las dems variables. Cabe aqu una aclaracin: las restantes variables nosolamente son influidas por los operadores, sino que tambin son influenciadas por el resto de las variables y estastienen tambin influencia sobre los operadores.1.1.14 RetroalimentacinLa retroalimentacin se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto,vuelven a ingresar al sistema como recursos o informacin.La retroalimentacin permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correccin con base a lainformacin retroalimentada.1.1.15 Feed-Forward o Alimentacin DelanteraEs una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que elmismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no sernconsecuencia de las entradas sino de los procesos mismos que componen al sistema.


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1.1.16 Homeostasis y EntropaLa homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptacin al contexto. Es el nivelde adaptacin permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinmica. Los sistemas altamentehomeostticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambosactan como condicionantes del nivel de evolucin.La entropa de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamientodel mismo. Los sistemas altamente entrpicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su procesosistmico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisin, reelaboracin y cambiopermanente, para evitar su desaparicin a travs del tiempo.

En un sistema cerrado la entropa siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biolgicos o sociales,la entropa puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropa negativa, es decir, un proceso de organizacinms completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos losrecursos utilizados para reducir el proceso de entropa se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes semantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropa y aun desarrollarse hacia estados de ordeny de organizacin creciente.1.1.17 PermeabilidadLa permeabilidad de un sistema mide la interaccin que este recibe del medio, se dice que a mayor o menorpermeabilidad del sistema el mismo ser mas o menos abierto.Los sistemas que tienen mucha relacin con el medio en el cul se desarrollan son sistemas altamente permeables,estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos.Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.1.1.18 Integracin e IndependenciaSe denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido encualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los dems subsistemas y hasta en el sistema mismo.Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en l, no afecta a otros sistemas.1.1.19 Centralizacin y DescentralizacinUn sistema se dice centralizado cuando tiene un ncleo que comanda a todos los dems, y estos dependen para suactivacin del primero, ya que por s solos no son capaces de generar ningn proceso.Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el ncleo de comando y decisin est formado porvarios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemasque actan de reserva y que slo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debera actuar en dicho caso.Los sistemas centralizados se controlan ms fcilmente que los descentralizados, son ms sumisos, requieren menosrecursos, pero son ms lentos en su adaptacin al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen unamayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y mtodos de coordinaciny de control ms elaborados y complejos.1.1.20 AdaptabilidadEs la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una caracterstica de acuerdo a

las modificaciones que sufre el contexto.Esto se logra a travs de un mecanismo de adaptacin que permita responder a los cambios internos y externos a travsdel tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que sedesarrolla.1.1.21 MantenibilidadEs la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismode mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas estn balanceados y que el sistema total se mantiene enequilibrio con su medio.1.1.22 EstabilidadUn sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a travs del flujo continuo de materiales, energa einformacin. La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajo demanera efectiva (mantenibilidad).1.1.23 ArmonaEs la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto.Un sistema altamente armnico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o caractersticas en la

medida que el medio se lo exige y es esttico cuando el medio tambin lo es.1.1.24 Optimizacin y Sub-OptimizacinOptimizacin es modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos; suboptimizacin en cambio es el procesoinverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistematiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos oeliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros ms importantes.1.1.25 xitoEl xito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos; la falta de xito exige una revisin delsistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema deforma tal que se puedan alcanzar los objetivos determinados.


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1.2 APORTES METODOLGICOS1.2.1 Jerarqua de los Sistemas

Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kennet Boulding proporciona una clasificacin til de lossistemas donde establece los siguientesniveles jerrquicos: Primer nivel, estructura esttica: se le puede llamar nivel de los marcos de referencia. Segundo nivel, sistema dinmico simple: considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominarreloj de trabajo. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema ciberntico: el sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

Cuarto nivel, sistema abierto o autoestructurado: en este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede deconsiderarse nivel de clula. Quinto nivel, gentico-social: est caracterizado por las plantas. Sexto nivel, sistema animal: se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleolgico y su autoconciencia. Sptimo nivel, sistema humano: es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidadpara utilizar el lenguaje y smbolos. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas: constituye el siguiente nivel, y considera elcontenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripcin de imgenesen registros histricos, sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesa y la compleja gama de emociones humanas. Noveno nivel, sistemas trascendentales: completan los niveles de clasificacin: estos son los ltimos y absolutos, losineludibles y desconocidos, los cuales tambin presentan estructuras sistemticas e interrelaciones.1.2.2 Teora Analgica o Modelo de Isomorfismo SistmicoEste modelo busca integrar las relaciones entre fenmenos de las distintas ciencias. La deteccin de estos fenmenospermite el armado de modelos de aplicacin para distintas reas de las ciencias.Esto, que se repite en forma permanente, exige un anlisis iterativo que respondea la idea de modularidad que la teora de los sistemas desarrolla en sus contenidos.Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximacin metodolgica, a la vez que facilitar la identificacin de loselementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunvoca entre las distintas ciencias.Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudesestructurales.Estos elementos son la esencia de la aplicacin del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principiosque rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrnsecamente son diferentes, en algunos aspectos registranefectos que pueden necesitar un mismo procedimiento.1.2.3 Modelo Procesal o del Sistema Adaptativo ComplejoEste modelo implica por asociacin la aplicacin previa del modelo del rango; dado que las organizaciones seencuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolicin de los modelos existentes tanto dentro de la sociologa comodentro de la administracin, Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos: Aquellos de extraccin y origen mecnico, a los que denomina modelo de equilibrio. Aquellos de extraccin y origen biolgico, a los que llama modelos organsmicos u homeostticos.

El modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder organizacin al desplazarsehacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel mnimo dentro de perturbacionesrelativamente estrechas. Los modelos homeostticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel deorganizacin dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o desistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la elaboracin o la evolucin de la organizacin;como veremos se benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas.Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan por suspropiedades morfognicas, es decir que en lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanentetransformacin estructural. Este proceso de transformacin estructural permanente, constituye el pre-requisito para quelos sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razn de supervivencia.

1.3 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMASUna organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interactainfluyndose mutuamente.Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una

determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursosen pos de ciertos valores comunes.

1.3.1 Subsistemas que Forman la Empresa Subsistema psicosocial: est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por laconducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia. Subsistema tcnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicasusadas para la transformacin de insumos en productos. Subsistema administrativo: relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes deintegracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.


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1.4 METODOLOGA DE APLICACIN DE LA T.G.S., PARA EL ANLISIS Y DISEO DE SISTEMASDesde el punto de vista de la administracin, est compuesta de las siguientes etapas: Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen,objetivo y trayectoria. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean losefectos pero no las causas. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters del estudio a realizar, la metodologa a seguir, losrecursos materiales y humanos que necesitar, el tiempo que insumir el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa seconoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la metodologa.

Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al sistema en estudio, como as tambin toda lainformacin que hace al lmite de inters. Diagnstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio; eficacia es cuando el sistema logra losobjetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relacin costo beneficio positiva. Si un sistema eseficaz pero no eficiente el analista deber cambiar los mtodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista debercambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista slo podr optimizarlo. Diseo: el analista disea el nuevo sistema. Se puede destacar: Diseo global: en el se determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un clculo de costos yenumera los procedimientos. El diseo global debe ser presentado para su aprobacin y luego se continua con elsiguiente paso. Diseo detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseo global, yformula la estructura de organizacin que se aplicar sobre dichos procedimientos. Implementacin: la implementacin del sistema diseado significa llevar a la prctica al mismo, esta puesta en marchapuede hacerse de tres formas: Global. En fases. En paralelo. Seguimiento y control: el analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las accionescorrectivas que considere necesarias para ajustar el problema.1.5 EL SISTEMA DE CONTROLUn sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para susupervivencia. Una de sus caracter sticas es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rpidos comopara satisfacer los requisitos para cada funcin del control.1.5.1 Elementos Bsicos Una variable; que es el elemento que se desea controlar. Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable. Los medios motores a travs de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas. Fuente de energ a, que entrega la energ a necesaria para cualquier tipo de actividad. La retroalimentacin que a travs de la comunicacin del estado de la variable por los sensores, logra llevar a cabo las

acciones correctivas.1.5.2 Mtodo de ControlEs una alternativa para reducir la cantidad de informacin recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentarsu contenido informativo. Las tres formas bsicas de implementar el mtodo de control son: Reporte de variacin: esta forma de variacin requiere que los datos que representan los hechos reales seancomparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variacin secontrola luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento,es que nicamente se informa a quin toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modosignificativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias. Decisiones Programadas: otra aplicacin de sistema de control implica el desarrollo y la implantacin de decisionesprogramadas. Una parte apreciable de las decisiones de carcter tcnico y una parte pequea de las decisiones tcticasabarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseando el sistema de informacin de manera que ejecute esas decisionesde rutina, el analista proporciona a los administradores ms tiempo para dedicarse a otras decisiones menosestructuradas. Si se procura que el sistema vigile las rdenes pendientes y se programa las decisiones de culespedidos necesitan mayor atencin, se lograr un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.

Notificacin automtica: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general deinformacin puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado. Las notificaciones automticasse hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o noemprender alguna accin.1.5.3 El Sistema de Control en las Organizaciones EAABEl control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organizacin, planificacin, coordinacin y direccin, son losrestantes), los cuales son muy dif ciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el procesoadministrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas estn ligadosintrincadamente, la relacin entre la planificacin y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y ademsnormas, ante las cuales se contrastan y evalan acciones.Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organizacin, estn siendocomplementadas tal como se las hab a previsto.


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UNIDAD 3: Sistematizacin de EmpresasProceso de Informacin3.1 QU ES LA SISTEMATIZACINLa sistematizacin es un proceso de recuperacin, tematizacin y apropiacin de una prctica formativa determinada,que al relacionar sistmica e histricamente sus componentes terico-prcticos, permite a los sujetos comprender yexplicar los contextos, sentido, fundamentos, lgicas y aspectos problemticos que presenta la experiencia, con el fin detransformar y cualificar la comprensin, experimentacin y expresin de las propuestas educativas de carctercomunitario.3.1.1 Qu no es una Sistematizacin?

Escribir o describir una prctica, recopilar una informacin sobre una prctica, ordenar una informacincronolgicamente, elaborar un informe sntesis de una prctica sobre lo que se hizo, enunciar los problemas o aciertosde una prctica, y la evaluacin de una prctica. Los anteriores son aspectos que usualmente se definen comosistematizacin, pero que no corresponden a los planteamientos tericos construidos en estos procesos desistematizacin.3.2 COMO SURGE LA SISTEMATIZACINSegn Alfredo Ghiso, la sistematizacin de prcticas surge en Amrica Latina en los aos 70 en contextos de crisis delos sectores populares y de fragmentacin de iniciativas sociales, donde no est resuelto el problema de la relacinteora practica; contexto desde el que se exige propuestas superadoras y transformadoras del conocimiento tanto en laproduccin como en la difusin de las prcticas sociales.

Asumen este reto las Organizaciones no gubernamentales a la vez que estn comprometidas con la reconstruccin delos movimientos sociales, es por ello que la sistematizacin surge como un esfuerzo consciente de capturar lossignificados de la accin y sus efectos, lo cual implica lecturas organizadas de las experiencias, teorizacin ycuestionamientos contextulizados de la praxis social con el propsito de comunicar el conocimiento producido. Estosinicios reconocen cuatro acuerdos bsicos en la sistematizacin: A toda sistematizacin le antecede una prctica, todo sujeto es sujeto de conocimiento y posee percepciones y saberacumulado que enriquece la prctica. El proceso de sistematizacin es un proceso de interlocucin entre sujetos, donde se negocian discursos, teoras yconstrucciones culturales. En un proceso de sistematizacin en el que interesa tanto el proceso como el producto. A mediados de los 90 la sistematizacin ingresa a las Universidades como una opcin frente a los debates por aclararlos fundamentos pedaggicos, epistemolgicos y polticos de la Educacin Popular; ingreso que adems, est influidopor la reorganizacin del rea social y econmica en un marco globalizado, lo cual exige cambios de pensamiento en lossujetos.3.3 CUL ES EL OBJETO DE LA SISTEMATIZACINCuando se habla de sistematizacin, la referencia se hace a sistematizacin de prcticas ya sean de intervencin o deinvestigacin. Se definen tres caractersticas de las prcticas: Practica entendida como actividad intencionada, sustentada en el conocimiento previo y que plantea objetivos detransformacin. Son acciones desarrolladas por sujetos que tienen una visin del mundo y a partir de ah identifican

problemas y sobre ellos actan. La persona parte de la situacin sobre la cual esta interviniendo y que esta conociendo,es decir, la accin modifica la situacin a la vez que lo modifica a si mismo, profundizando tanto sobre el conocimientode la situacin como de si mismo. Las prcticas son acciones de sujetos con diversas vivencias, intereses, visiones, formas de intervenir e interpretarlas. Son importantes tambin algunos componentes que se sealan de las prcticas, desde los que se pueden develaraspectos para la sistematizacin: Sujetos: son las diferentes personas que experimentan la practica con contextos: como los lugares territoriales yespacio temporales donde se desarrolla la practica o es influida de una u otra manera. Intencionalidad, sentidos, intereses o motivaciones que orientan las prcticas; consiste en el para qu de estas. Referentes (conceptuales, polticos, culturales) que orientan, retroalimentan o condicionan las prcticas sociales. Contenidos, es la informacin que circula en una prctica, los cdigos, mensajes, las emociones o sentimientos quetienen los sujetos, incidiendo en las relaciones y dinmicas de la practica. Resultados o productos que se producen desde la prctica, son los cambios, las transformaciones de las condicionessociales o de los sujetos y sus relaciones.Si bien la sistematizacin se hace de las prcticas, es conveniente anotar que metodolgicamente la sistematizacin se

desarrolla desde una pregunta eje, es decir, desde un aspecto que se considere relevante para la comprensin de lapractica. Aunque el ideal sea la compresin de la totalidad de la prctica, por razones metodolgicas y de rigurosidad enel proceso, se recomienda definir un aspecto central y reconstruir la practica a partir de l.Segn Luz Elena Jimnez, en la sistematizacin de prcticas se puede hacer nfasis en contenidos de la prctica,enfoques, mtodos, metodologas, tcnicas, instrumentos, estrategias de las practicas, formas de trabajo, modosorganizacionales, dinmicas de interaccin. Se pueden distinguir adems otros nfasis: Sujetos: participacin, liderazgos, actitudes, roles. Visiones comprensivas, vivencias de la praxis interactiva. Obtencin y generacin de informacin. Fortalezas o aciertos. Dificultades o fracasos. Aspiraciones y logros. Antecedentes, contextualizacin y evolucin de prcticas.


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La definicin de uno de estos nfasis o de otros, debe corresponder con los intereses del grupo que sistematiza yconstituyen los ejes centrales de los objetivos del proyecto. Cuando creamos tener todas las respuestas nos cambiarontodas las preguntas.3.4 SISTEMATIZACIN Y CORRIENTES TERICASTodo lo planteado en el punto anterior se vincula estrechamente con el tema de la relacin entre sistematizacin y teora.Esta relacin tiene dificultades de diverso tipo y nivel, la ms profunda de las cuales se deriva nada menos que de lacontradiccin dialctica entre teora y prctica. Encontrar la sntesis entre estos dos polos es una tarea compleja, que hamotivado profundas discusiones a lo largo de toda la historia de la filosofa y la ciencia.Es esta tarea precisamente, la que deben abordar e intentar resolver los sistematizadores: cmo relacionar

creativamente la teora y la prctica?, cmo usar la teora para comprender mejor la realidad y actuar sobre ella?,cmo enriquecer a la teora desde los conocimientos que se obtienen en la prctica?, cmo evitar caer enreduccionismo y aplicaciones mecnicas de todo tipo? Son preguntas para las cuales no tenemos respuestas definitivas,sino aproximaciones que hay que seguir trabajando. Por lo dems, pensamos que las respuestas sern siempreprovisionales y transitorias, dado que estarn al servicio de la prctica de sistematizacin y tendrn el sentido de facilitarla relacin con la teora en experiencias de sistematizacin concretas.Nuestras bsquedas se han orientado de manera central, hacia tratar de comprender cmo operan mentalmente losprofesionales de la accin, aquellos que pretendemos que mediante la sistematizacin, se conviertan enprcticosreflexivos.En este campo, los aportes de la corriente de pensamiento sobre el conocimiento prctico nos han sido muyiluminadores.De acuerdo a esta corriente, la prctica siempre lleva implcitas determinadas concepciones tericas: la teora est en laprctica y se expresa en ella, dndole sentido y significado a lo que hace el profesional. Este relaciona y confrontapermanentemente lo que hace y los resultados obtenidos, con lo que se ha planteado como lo deseable y posible dealcanzar, desde los conocimientos con que cuenta.Sin embargo, estos conocimientos que estn en la prctica, tienen caractersticas distintas a los conocimientosestrictamente tericos. En primer lugar, el profesional de la accin, recurre a la teora en tanto que le sirve paracomprender mejor una situacin y actuar de manera ms adecuada. En esa medida, la validez de los conocimientos estdeterminada por su xito en el enfrentamiento de situaciones, por su capacidad de orientar acciones que permitan ellogro de los objetivos propuestos. Es por ello que s caracteriza a este tipo de conocimientos como situacionales, adiferencia de la teora, que es ms bien universalizarte (busca dar explicaciones generales sobre los fenmenos de larealidad).En estrecha vinculacin con lo anterior, el profesional de la accin recurre a la teora segn las necesidades que laprctica le va planteando. Es as que puede usar fragmentos de conocimientos que le son relevantes para comprendermejor una situacin y actuar sobre ella, sin preocuparse mayormente de la consistencia terica interna del edificio deconocimientos que va construyendo.En sntesis, el conocimiento prctico o teora no formal se caracteriza por ser situacional y estar orientado a la accin.Est constituido por el conjunto de conocimientos de los que el profesional dispone o a los que recurre para informar yorientar su intervencin.

Pensar en la sistematizacin a la luz de estos planteamientos nos ha llevado a formularnos varios retos y temas dereflexin.En primer lugar, buscamos que los profesionales realicen procesos de reflexin en y sobre la accin, superando latendencia a la repeticin mecnica de procedimientos que antes dieron buen resultado, o a culpar a factores externospor los posibles fracasos. El reto estriba en orientarlos y motivarlos para que cuestionen permanentemente su prctica ypara que expliciten los conocimientos que la sustentaron y que se produjeron durante su desarrollo. Ello permitir queestos conocimientos sean confrontables, debatibles, acumulables y, en esa medida, que puedan dialogar con elconocimiento estrictamente terico, enriquecindolo y alimentndose de sus avances.Sin embargo, la medida en que asumimos que la relacin de los profesionales de la accin con el conocimiento tericoest fuertemente condicionada por la utilidad de ste para la prctica, reafirmamos que no es objetivo de lasistematizacin producir directamente teora. Los conocimientos generados son, por definicin situacionales yparticulares, pero su formalizacin permite que dialoguen con las diversas corrientes tericas a cuyos fragmentos se harecurrido para comprender la realidad sobre la que se interviene.En trminos metodolgicos, la relacin entre teora y sistematizacin se va dando mediante sucesivas aproximaciones.Un primer paso consiste en la explicitacin de la teora que est en la prctica: de los supuestos que sustentan y

explican la propuesta de intervencin.En segundo lugar, se da cuenta de los cambios en esos supuestos, provocados por la prctica. Es en este momento quelos sistematizadores deben descubrir y explicitar la manera en que los conceptos tericos inmersos en su prctica hanido evolucionando. Todo cambio en la prctica expresa cambios en el conocimiento sobre la realidad, aunque ello nosiempre es consciente para los actores.El tercer momento consiste en el dilogo entre estos conocimientos nuevos y el contexto terico vigente. Es aqu dondela prctica confronta y es confrontada por la teora, abriendo la posibilidad de una retroalimentacin mutua.Esta secuencia se va repitiendo a lo largo del proceso de sistematizacin, dando lugar a elaboraciones conceptualescada vez ms acabadas y precisas, y a recursos reiterados a la teora.


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3.4.1 Formacin en SistematizacinEl tema de cmo ensear a sistematizar conlleva retos de gran envergadura. Por una parte, se trata de un ejercicionovedoso para la gran mayora de los profesionales de la accin, que no estn acostumbrados a explicitar y hacerconscientes los procesos mentales que normalmente realizan en su prctica.De otro lado, la incomprensin sobre las exigencias que la sistematizacin plantea para llegar a buen trmino, hace quecasi nunca se le dedique el tiempo y recursos necesarios. Los sistematizadores casi deben realizarla en su tiempolibre, y slo tras varios fracasos se acepta la necesidad de contar con una formacin especfica para lograrlo.Pero una vez que ello se ha obtenido, el problema no est solucionado en la medida que no hemos resueltocompletamente cmo ensear a producir conocimientos y, menos an, cmo hacerlo en y desde la prctica. La

enseanza de la investigacin (en tanto ejercicio de produccin de conocimientos), que fue nuestro referente inicial, dejamucho que desear, adems de no adecuarse suficientemente a esta forma particular de hacerlo.Una primera pista que hemos explorado, y que se ha demostrado vlida, es que slo se aprende a sistematizarhacindolo. Pero ello tampoco resuelve del todo el problema, porque haber realizado un proceso de sistematizacin nogarantiza an que la persona se haya apropiado de un concepto y un mtodo que le permita seguir hacindolo msadelante. Para ello es necesario que el proceso de formacin en la accin incluya la explicacin continua de los procesosde pensamiento que se van desarrollando, su sentido y su utilidad, por lo tanto esto debera formar parte integral de losprocesos de capacitacin en sistematizacin.Una segunda pista muy interesante, nos la dio Manuel Canales, quien plantea la necesidad de activar al observador, dehacer que el sujeto (individual o colectivo) se perciba a s mismo en tanto actor, que empiece a mirar y a criticar lo quehace y el ambiente en que se mueve, que cuestione y critique tanto sus objetivos como las estrategias que ha empleadopara alcanzarlos y, en esa medida, sea capaz de replantearlos.Pensamos que la propuesta del TPS (de mtodo y de formacin en sistematizacin) de alguna manera, ha apostado alograr que ello suceda. La reconstruccin de la experiencia y de su contexto contribuye a que el profesional extraiga desu interior lo vivido, que lo convierta en un relato y lo pueda observar y criticar. El anlisis de la experiencia se sustenta yorienta por su cuestionamiento mediante la formulacin de preguntas y la interpretacin, las conclusiones del proceso desistematizacin llevan a definir una nueva intervencin, explcitamente sustentada en los nuevos conocimientos.Sin embargo, es necesario que estas apuestas sean confrontadas ms rigurosamente con la prctica de formacin ensistematizacin, para obtener nuevas lecciones y aprendizajes que contribuyan a facilitar estos procesos.3.5 CALES SON LOS ENFOQUES DE LA SISTEMATIZACIN?Los enfoques constituyen los respaldos epistemolgicos de la sistematizacin, entre los cuales encontramos lossiguientes: Histrico - Dialctico: las experiencias hacen parte de una prctica social e histrica, dinmica, compleja ycontradictoria, que puede leerse y comprenderse de manera dialctica en tanto son ricas y contradictoras.Practicas que estn en relacin con otras similares en contextos que permiten explicarlas. Dialgico e Interactivo: experiencias como espacios de interaccin, comunicacin y relacin, que se pueden leer desdeel lenguaje y desde las relaciones contextualizadas. Desde este enfoque se construyen conocimientos a partir dereferentes externos e internos que permiten tematizar problemas que se dan en las prcticas sociales. Deconstructivo: la sistematizacin como una intervencin que permite entrar en la voz, en la autoconciencia de lo

institucional y los imaginarios, y en los campos institucionalizados donde se ejerce poder. Se construye conocimiento alreconocer las huellas que deja la accin y los orgenes de la misma. Reflexividad y construccin de la experiencia humana: asumen la implcita epistemologa de la prctica, basada en laobservacin y el anlisis de los problemas que no tiene cabida en cuerpos tericos aprendidos o aplicados. Lasistematizacin se vincula a la resolucin de problemas permitiendo hacer frente a desafos del contexto. Hermenutico: la sistematizacin es una labor interpretativa de los sujetos de la prctica, develando intencionalidades,sentidos y dinmicas, para reconstruir las relaciones entre sujetos sociales de la prctica y dar cuenta de la densidadcultural de la experiencia.Como en las sistematizaciones se presentan hbridos de las teoras y enfoques, es importante conocer cuales son lossoportes epistemolgicos de los procesos de sistematizacin, pues eso da unos nfasis al proceso y privilegia unosasuntos; adems porque directamente con el enfoque corresponde el mtodo o el proceso metodolgico para reconstruirlas practicas y producir conocimiento. Otro de los enfoques de la sistematizacin que combina varios referentes es el Histrico Hermenutico: un enfoque quedesde una perspectiva comprensiva privilegia la comprensin, significatividad y la relevancia cultural de los sujetos y susprcticas. Pretende comprender los significados, sentidos, acciones y discursos de los sujetos para entender las lgicas

e interpretaciones de las relaciones sociales en las prcticas. Tericamente la Fenomenolgica y el interaccionismosimblico referencia este enfoque histrico hermenutico.3.6 COM ES EL PROCESO DE LA SISTEMATIZACIN?El eje central de la sistematizacin es el presente: la mirada retrospectiva y el esfuerzo de sistematizacin se hacendesde nuestro hoy: a partir de los problemas, los interrogantes, los desafos y cuestionamientos, las necesidades ycontradicciones que se tienen en el momento actual y con una visin prospectiva.Ellos constituyen el punto de partida de la sistematizacin y son prioritariamente los aspectos que deben ser clarificadospor ella. Por tal razn, una prctica se sistematiza durante el proceso de desarrollo. Una vez finalizada; nunca sesistematiza la prctica que no sea en desarrollo o proyectos a futuro. Esta es una de las condiciones de lasistematizacin.


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El proceso metodolgico de la sistematizacin en tanto proceso de investigacin, podramos referenciar con algunosmomentos que desde su secuencia seran: Describirlas. Problematizarlas. Traducirlas.3.7 QUINES SISTEMATIZAN LAS PRCTICAS?En trminos generales pueden considerarse tres modalidades de sistematizacin segn los sujetos que la realizan: Personas que participan o participaron de la prctica; quienes se formulan preguntas y estn interesados encomprender y mejorar la prctica.

Un equipo de sujetos que participaron de la practica con personas externas que asesoran, apoyan o facilitan elproceso. Unas personas externas contratadas o interesadas en sistematizar una prctica concreta; en este caso quienesvivenciaron la practica actan como informantes y pueden apoyar los contactos con personas claves para lareconstruccin de la prctica.La segunda modalidad que se presenta, sujetos que vivenciaron la practica con apoyo de persona externa, es la ideal enlos procesos de sistematizacin a los sujetos, y les permite repensarse en relacin con su prctica, se presenta comouna caracterstica esencial de la sistematizacin; adems, el papel del agente externo aporta a la produccin deconocimiento histrico y sistemtico, con niveles de rigurosidad metodolgica en el proceso, especialmente cuando sereconstruyen practicas comunitarias con lderes populares donde sus acciones se fundamentan desde el sentido comnen la mayora de los casos.3.8 MTODOS QUE SE PUEDEN EMPLEAR EN LA SISTEMATIZACINLos mtodos que se empleen en la sistematizacin deben ir en correspondencia con el enfoque definido.En el taller permanente de sistematizacin del Per, se plantea su mtodo de trabajo desde un enfoque hermenutico apartir de cinco momentos del proceso metodolgico: Unificacin de criterios: se abordan las concepciones de sistematizacin y los intereses del equipo sistematizador,como tambin lo que se espera lograr con el proceso. Es el poner en comn lo que se va a realizar, las implicacionesque ello conlleva y los productos y utilidades de la misma sistematizacin de prcticas. Definicin de la imagen objeto de la sistematizacin: es la definicin de que se va a sistematizar, lo cual implica unprimer ordenamiento de la informacin.El producto de este momento es el diseo del proyecto de sistematizacin, para lo cual es importante identificar fuentesde informacin y precisar la pregunta eje del proceso. El proyecto focaliza en tanto define objetivos, plantea acuerdosmetodolgicos y con el plan operativo define recursos y compromisos. Reconstruccin de la experiencia: constituye una segunda mirada a la prctica, es donde se describe ordenadamentelo sucedido en la prctica pero desde el eje de conocimiento definido, desde la pregunta orientadora de lasistematizacin. Anlisis e interpretacin de lo sucedido en la experiencia para comprenderlo: este momento implica la produccin deconocimiento a partir de la experiencia, exige descomponer y recomponer los elementos de la prctica y sus relacionespara comprender la totalidad de la experiencia. La sistematizacin produce lecciones y aprendizajes desde y para la

prctica. Comunicacin de nuevos conocimientos producidos: implica dar a conocer la sistematizacin, presentarla a otraspersonas para que la valoren o la comenten; lo usual es un texto escrito que se puede complementar con videos ycartillas entre otros.


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UNIDAD 2: Paquete Contable TNSProceso de Informacin2.1 INSTALACIN DEL SISTEMA2.1.1 ObjetoEste programa de computadora le permite la contabilizacin de las operaciones que realiza una empresa dedicada acualquier tipo de actividad, generando los reportes necesarios para soportar la contabilidad de la misma.2.1.2 Requisitos del HardwareMicrocomputadora con procesador 80486 compatible IBM, con Mb de RAM o ms, 1 driver de alta densidad, disco duro

de 80 MB o ms, impresora compatible de 80 columnas (con 132 columnas se obtiene reportes adicionales).2.1.3 Instalacin en Disco DuroEl sistema requiere tener las siguientes especificaciones en los archivos de configuracin del sistema operativo. Archivo CONFIG.SYS FILES = 95BUFFERS = 30 Archivo AUTOEXEC.BAT SET CLIPPER = F95Si los archivos CONFIG.SYS y AUTOEXEC.BAT se modificaron, se debe apagar y encender el equipo antes decontinuar para que el sistema operativo tome los nuevos parmetros. Los siguientes pasos se requieren para instalar elprograma en un disco duro: (despus de cada comando se debe presionar ENTER). Inserte el disquete del programa en la unidad correspondiente, ubicndose en ella:C:\>A: Instalar el programa al disco duro:

A:\>INSTALAR

Cuando se obtiene una red con servidor dedicado:A:\>INSTARED S:Donde S representa la unidad del disco duro del servidor de archivos para las terminales. Cuando se pasa de un sistemamonousuario a multiusuario, se deben borrar los archivos CONTROL.DBF y USU.INS del subdirectorio TNS antes deinstalar. Ejecutar el programa:

A:\>C:C:\>CD \TNSC:\TNS\>TNSC equivale a S para el caso de la red.

Al ejecutarlo por primera vez se presentan las siguientes opciones: Activar licencia Usar como Demostracin Como Comprar Uso de la Llave

La segunda opcin permite usar el programa con las restricciones de demostracin, se puede operar as mientras seactiva la licencia, y la tercera opcin dice donde puede comunicarse para comprar el programa.Para continuar con el proceso de instalacin se escoge la primera opcin. Se anota el S/N de instalacin y se procede apedir las claves del proveedor para activar la licencia. Cuando se posee llave fsica se debe instalar en el puerto paralelodel equipo; se escoge la opcin uso de llave respondiendo Si.

Retirar el disco del drive A.2.1.4 Arrancando el SistemaIniciamos dando la orden para ejecutar el programa:C:> [CD \TNS]C:\TNS>[TNS]Nota: entre los smbolos [...] se indicaran las instrucciones o datos a teclear. El programa hace la presentacin, muestraun pensamiento y pregunta: Cdigo de acceso [Tns] [Enter].La clave de acceso es la entregada por el distribuidor del programa para evitar manipulacin de los datos por terceros.Esta clave no ser visible al teclearla.

Seguidamente el sistema muestra la ultima empresa seleccionada. Con la opcinAbrir se entra a esta empresa. Con la opcin Lista de Empresas se puede seleccionar otra empresa, con la teclatabulador o con la barra espaciadora, se presenta un men para reorganizar o reparar las bases de datos de la empresaen caso de una salida brusca del sistema (fallas de corriente) que hallan afectado a estas.2.2 CONTABILIDAD2.2.1 Organizacin de la InformacinLos datos del proceso contable se dividen en dos grupos: Datos Maestros: son el plan de cuentas, el listado de terceros y el listado de bancos. Datos de Movimientos: contienen los comprobantes y sus asientos agrupados en periodos o meses.El primer paso a dar es la configuracin del plan de cuentas, por ser el eje sobre el cual gira toda la informacincontable. El sistema se entrega con el Plan nico de


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Cuentas (PUC), pero cada empresa debe adaptarlo a sus necesidades quitndole aquellas cuentas que no se utilizan ycreando los auxiliares propios de la empresa.2.2.2 Modificando el Plan de CuentasSe selecciona la opcin: [ARCHIVOS] (para seleccionar una opcin en un mense utilizan las flechas y para desplazarse hasta la opcin y luego se teclea [ENTER]). Despus se despliega el men dearchivos:Cuentas.Terceros.Bancos.

C. Costos.Empresas.

Artculos.Tablas.Contactos.Periodo.Finalizar.Se selecciona (utilice flechas y [ENTER]): [CUENTAS].

Aparece el listado del Plan de Cuentas. Con las teclas de flechas arriba y abajo se puede recorrer el listado.CODIGOBASE DE DATOS DEL PLAN DE CUENTASNOMBRE DE LA CUENTA TIPOAJUSTE x INFLDEBITA A1111105110505110510110510.011110111005111005.01112012010112010.01131305

ACTIV

DISPONIBLECAJACAJA GENERALCAJE MENORCaja MenorBANCOSMONEDA NACIONALBanco CafeteroCUENTA DE AHORROCORPORACION DE AHORRO Y VIVIENDAConaviDEUDORESCLIENTESF1 Help | Ins: Inserta Del: borra Modif. Tab: selec F5/F6: Cod/AlfabTambin podemos ejecutar las operaciones que se ofrecen en la parte inferior, las cuales son tpicas para todas las

bases de datos:Ins: inserta una nueva cuenta a la base de datos.Del: borra la cuenta donde esta posicionado el cursor.:: O Enter: modifica la cuenta donde esta el cursor. : o Tab: cuando esta solicitando un cdigo de cuenta.F5: hace que se presente el listado de ordenado por cdigos.F6: ordena el listado en forma alfabtica.Esc: sale de la base de datos t retorna al men anterior.Si el listado esta ordenado alfabticamente (F6) se puede teclear el nombre de la cuenta, o las primeras letras delnombre de la cuenta y el cursor avanzara hasta esta cuenta. Tambin se puede teclear solo la letra inicial y Enter parasituarse en un determinado rango de cuentas. Anlogamente, si se tiene el listado ordenado por cdigo (F5), al teclear elcdigo de la cuenta se avanza hasta la cuenta respectiva.


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Por ahora, adicionemos o insertemos la cuenta auxiliar de Caja Mayor para lo cual se presiona la tecla [Ins] y tecleamoslos correspondientes datos.DATOS DE LA CUENTACODIGO 110505.01 AuxiliarNOMBRE DE LA CUENTA Caja MayorCUENTA MAYOR CAJA GENERALLa cuenta se subdivide en terceros (SI/NO).Con ajustes por Inflac Debita a:

Acredita a:

Las cuentas se dividen en dos grupos: cuentas mayores y cuentas auxiliares. Las cuentas mayores agrupan otrassubcuentas o auxiliares, pueden contener hasta 10 dgitos sin punto en el cdigo. Las cuentas auxiliares se distinguenpor tener un punto en el cdigo y pueden tener hasta 4 dgitos despus del punto; sobre estas cuentas se hacen losasientos contables. Se acostumbra aunque es opcional, escribir los nombres de las cuentas mayores en mayscula y delos auxiliares en minscula.Definir que una cuenta se subdivide en terceros se usa para indicar que este auxiliar maneja terceros. Especificando unaS en este campo hace que se lleve un auxiliar por cada tercero que tenga movimiento en esta cuenta. Con esto se lograque el Plan de Cuentas sea condensado y fcil de llevar ya que no se necesita crear una cuenta auxiliar por cadatercero.Si la cuenta se ajusta por inflacin es necesario digitar a que cuenta de ajustes debita o acredita.Utilizando la tecla espaciadora sobre el Plan de Cuentas se pueden digitar los saldos iniciales para cada cuenta auxiliarporque en las cuentas mayores es calculado y tambin, se visualizan los movimientos resumidos en dbitos y crditospor periodo. Para las entidades oficiales se debe digitar el saldo inicial global y el saldo inicial corriente, el saldo inicial nocorriente es calculado.Una vez se dan todos los datos se retornar al listado. A manera de practica adicione otra cuenta para lo cual debepresionar la tecla [Ins] nuevamente y luego llenar los datos correspondientes.Para modificar los datos de una cuenta basta con presionarse con las flechas de movimiento del cursor y presionarENTER. Cuando desee borrar una cuenta presione (DEL) y confirma con (Si).Si ya ha actualizado la base de datos o ha consultado lo que desea, puede volver al men anterior con la tecla de Esc.Esta tecla es importante ya que permite cancelar procesos para devolver el programa cuando se comete algn error.2.2.3 Modificando la Base de TercerosDel men de archivos se selecciona terceros. Aparece en pantalla un listado de la base de datos con las indicacionescorrespondientes en la parte inferior, las cuales son anlogas a las instrucciones de cuentas.CODIGO NOMBRE TELFONO001002000

AJESUS CONTRERAS

JOSE PEREZVARIOSVENDEDOR A5752222575777705751999Los terceros son aquellas personas o entidades con las cuales tiene relacin la empresa. Se utiliza para consultas nocontables, tales como transacciones que se han tenido con otra empresa a travs de una cuenta con compras o ventas.Se presiona la tecla Ins (o insert) para adicionar o crear un tercero:DATOS DEL TERCEROCdigo: 039 EDGAR LEAL GELVEZNIT: 13470591 4Direccin: Av. Libertadores # 4N 59 C2 Telfono: 5752221Ciudad: CUCUTA

Observaciones:Observ. CarteraRepres. LegalTipo de tercero Cliente X VendedoresProveedor X del clienteVendedorClasificacinMximo crdito 0 Fact. AutomticaUltima actualizacin 30/06/04 ZonaEl cdigo es un consecutivo y en la parte inferior de la pantalla se visualiza el ultimo cdigo creado. El NIT es un campode carcter obligatorio. La zona es un identificador que permite clasificar a los clientes y es til para listados de cartera opor vendedor cuando tiene asociada una zona.


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Se debe colocar una X para sealar si el tercero es un cliente, proveedor o vendedor. Los tipos de terceros no sonexcluyentes. Esto lo tiene en cuenta el sistema para generar relaciones de cartera o cuentas por pagar. Los vendedoresque atienden al cliente se digitan para cuando se lista para los clientes un determinado vendedor.El mximo crdito se usa para control, en el momento en que se sobrepase sale un aumento notificndolo. Laclasificacin son 3 caracteres para crear grupos de terceros por cualquier concepto que se establezca. As, unos clientespueden serB1, B2 y M1, M2, para buenos y morosos. Al generar listados de cartera se pueden imprimir solo los M1 o los M, etc.Facturacin automtica sin saldo en Factura: son campos propios de empresas que facturan servicios en lotes. Permitea partir de una factura modelo llamada COPIA, crear facturas para aquellos terceros que tengan una F o letras para los

que tengan L en este campo.Estando en el listado de terceros usando la barra espaciadora, se tienen tres opciones: Movimiento CXC/CxP. Cuentas de Fact Contab. Cuentas del tercero.Movimiento CXC/CxP: muestra para el tercero en cartera el valor total de la facturas de vena pendientes y el valor totlade las NC (notas crdito) si tuvo devoluciones. En CxP el valor total de las facturas de compras pendientes y el valortotal de las ND (notas dbito) si tuvo devoluciones.Cuentas de Fact Contab: la cuenta auxiliar de contabilidad se refiere al auxiliar que se afecta cuando se hace losmovimientos del tercero en cartera (clientes) o cuentas por pagar (proveedores). Anlogamente, la cuenta de R. fuentese afecta cuando el cliente hace retencin en la fuente (cartera) o cuando se le hace retencin a un proveedor.INFORMACIN CONTABLECLIENTE: Auxiliar Deudores 130505.01

Auxiliar R. Fuente Ventas 135515.01Auxiliar R. Fuente ServiciosPROVEEDOR: Auxiliar Proveedores 220501.01

Auxiliar R. Fuente Compras 236540.01Auxiliar R. Fuente ServiciosEstas cuentas las utiliza el sistema junto con las de configuracin de contabilidad para generar los comprobantes defacturacin, cartera y cuentas por pagar.Cuentas del tercero: saldos iniciales por tercero para las cuentas que utilizan tercero.Es importante anotar que las teclas de edicin: flechas, insert, delete, home y end, funcionan para modificar los datos dela pantalla tal como se trabaja con un procesador de palabras. Si no desea llenar o modificar un dato se tecleasimplemente ENTER. Ahora, a manera de ejercicio actualice los datos de un tercero. Nos posicionamos con las flechasen el tercero y damos ENTER para modificar los datos respectivos.2.2.4 Modificando la Base de BancosDel men de archivos se selecciona Bancos. Aparece en pantalla un listado de la base de datos, con las indicacionescorrespondientes en la parte inferior, las cuales son anlogas a las instrucciones de cuentas. Cada banco tiene lasiguiente informacin:

DATOS DEL BANCOCdigo: 01 NOMBRE BANCAFECUENTA CONTABILIDAD 111005.01Banco CafeteroFILA VALOR : 4 COLUMNA VALOR : 53FILA NOMBRE : 5 COLUMNA NOMBRE : 18FILA 1 VR. LETRAS: 7 COLUMNA 1 VR. LETRAS: 16FILA 2 VR. LETRAS: 7 ANCHO CHEQUE : 55FILA CIUDAD : 10 COLUMNA CIUDAD : 10FILA FECHA M D : 10 COLUMNA FECHA M D : 17FILA FECHA AO : 10 COLUMNA AO : 30COLUMNA FECHA DD :COLUMNA FECHA MM :FILA N CHEQUE : 3 COLUMNA N CHEQUE : 53El cdigo es un consecutivo de bancos por lo cual se puede tener varios formatos de cheque para un mismo banco, la

cuenta de contabilidad es el auxiliar respectivo del banco. Los datos de coordenadas de fila columna, corresponden ala posicin de cada campo en el cheque.2.2.5 Modificando TablasModificando la Tabla de RetencionesDel men de archivos se selecciona tablas retenciones. Aparece en pantalla la tabla correspondiente para suactualizacin. Cada tipo o concepto tiene la cuenta mayor asociada, descripcin, y el porcentaje de retencin.Modificando la Tabla de Ajustes por InflacinDel men de archivos se selecciona tablas ajustes. Aparece en pantalla la tabla de PAAG para su actualizacin,siendo los valores en porcentaje.Modificando la Base de Datos de ZonaDel men de archivos se selecciona tablas zonas. Aparece en pantalla la tabla correspondiente para suactualizacin. Sirven para referenciar un cliente geogrficamente.


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2.2.6 Registrando los Asientos ContablesLos asientos contables se agrupan en comprobantes. Un comprobante puede contener los asientos de: Una transaccin (egreso, recibo de caja o nota contable). Las transacciones de un da. Las transacciones de varios das.En los primeros casos, el sistema coloca la fecha del comprobante como la fecha de los asientos. En el tercer caso no sele coloca fecha al comprobante, para que el sistema pregunte la fecha de cada asiento. Se selecciona la opcin:contabilidad y se despliega el siguiente men:Comprobantes.

Asentar pendiente.Recalcular periodo.

Actualizar saldos.Especiales.Haciendo un ComprobanteVamos a registrar la siguiente transaccin: se hace un pago de $15.000 de arriendo con cheque del banco cafetero.Seleccionamos comprobantes y aparece el listado de comprobantes:COMPROBANTES DE CONTABILIDADNMERO FECHA TOTAL DEBITOS TOTAL CREDITOS ASENTADO

AJU001CAR005CEO001CEO002CEO003CIE001VEO00131/01/0405/01/0401/01/0405/01/0401/04/0431/01/0410/05/0415.000125.000150.00050.00037.745.911200.000

200.00015.000125.000150.00050.00037.745.911200.000200.000XXXXXXX

Presionamos (Insert) y completamos la siguiente informacin:COMPROBANTECE0004 PAGO ARRIENDO MES ENERO/97 FECHA 01/01/97TOTALES DEBITOS 150.000.00 CREDITOS 150.000.00

ASENTADOAsientos del ComprobanteCUENTA NOMBRE CUENTA VALOR Cr/Db11005.01512010.01Banco CafeteroC.C Bolivar local b-16a


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150.000.00150.000.00CDEl formato de fecha usado en todo el sistema es da/mes/ao. Para digitar cada asiento se presiona (insert) en la tablainferior y se teclea la siguiente informacin:DATOS DEL ASIENTOCODIGO CUENTA 111005.01NOMBRE CUENTA Banco cafetero

MONEDA NACIONALVALOR 150.000.00 C Db/Cr DOCUMENTO CH-253326TERCERO 005 ARRENDADORA SU VIVIENDA LTDA.CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97.Para insertar el segundo asiento se presiona igualmente (insert):DATOS DEL ASIENTOCODIGO CUENTA 512010.01NOMBRE CUENTA C.C Bolivar Local B-16AOFICINAVALOR 150.000.00 D Db/Cr DOCUMENTO CH-253326TERCERO 005 ARRENDADORA SU VIVIENDA LTDA.CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97El tipo de documento puede ser cheque, RC (recibo de caja) etc.Cuando se esta tecleando un cdigo de cuenta se puede presionar la combinacin

ALT-T y aparece el listado de cuentas. Una vez ubicada la cuenta se presiona(Tab) y el sistema coloca automticamente el cdigo de la cuenta en el asiento.Observe que al presionar Alt-T aparecen todas las opciones de insertar, Borrar y modificar en la parte inferior, luego si noexiste una cuenta se puede insertar en ese momento.Lo anterior tambin aplica al campo de Tercero, que es la persona con quien se realiz la relacin comercial. Con Alt-Vse puede llamar al listado de terceros y sobre este seleccionar, modificar o insertar.Con F1 se obtiene el listado de estas macros de llamadas a diferentes listados yprocesos:

Alt + T: CuentasAlt + E: Centros de CostoAlt + V: TercerosAlt + C: CalculadoraAlt + M: Artculos Alt + B: BodegasAlt + F: Facturas de Cartera

Alt + R: RetencionesAlt +Z: Archivo de reportesF9 : Fecha - HoraF11 : Ultimo reporte en pantallaCH : Cheque FC: FacturaCP : Cheque Posfechado EF: EfectivoPara salirse del computador se presiona Esc.En la parte inferior del listado de comprobantes se observa disponibles: F2:

Asentar, F3: Reservar, F4: Cambiar nmero. Si un comprobante est Asentado, queda registrado en los auxiliares ymayores. Se puede reservar un comprobante para modificarlo y asentarlo nuevamente.Para imprimir el comprobante se presiona la barra espaciadora, estando en el listado de comprobantes, y el sistemapregunta: como desea imprimir el comprobante:Comprobante EgresoRecibo de CajaNota de Contabilidad

Comprobante ContabilidadCopiar a Periodo 99Copiar del Periodo 99En el anexo se tienen listados de cada uno de los formatos. Copiar a periodo 99 se usa cuando el contenido de uncomprobante de un periodo se repite en otro perodo, en lugar de ponernos a teclear todo de nuevo lo copiamos alperodo 99 y luego lo recuperamos con la opcin copiar del perodo 99 en el perodo deseado.2.2.7 Operaciones de Actualizacin y RecalculoCambiar Periodo de TrabajoEl sistema le permite trabajar con 12 perodos (enero-diciembre) y el perodo 13 para cierres. Ud puede cambiarse a unperodo con (archivos-perodo). Usar el perodo 13 tiene la ventaja de que en el mes 12 el total de crditos y dbitos nose ve alterado por el cierre del ejercicio y se puede imprimir el ganancias y prdidas del mes 12, an despus del cierredel ejercicio.


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Asentar PendientesPermite asentar automticamente o llevar a libros aquellos comprobantes pendientes de asentar.Recalcular PeriodoEsta opcin permite recalcular el perodo actual de trabajo. El sistema hace ceros a crditos - dbitos y luego reasientacada uno de los comprobantes.

Actualizar SaldosEl sistema permite hacer cambios en cualquier perodo, pero dado que esto debe modificar los saldos de los perodossiguientes debe ejecutarse esta opcin para que el sistema actualice los saldos entre los 13 perodos y mayorice elperodo inicial (perodo 00).

EspecialesSaldos Iniciales

Ajustes por InflacinTrasl. Saldos Contab.Cierre Ao FiscalCambiar Cd. CuentaPresupuestoConsolidar Empresas Saldos Iniciales: permite dar entrada a los saldos iniciales de contabilidad. Si se modifica algn valor en los saldosiniciales se deben actualizar saldos. Ajustes por Inflacin: genera un comprobante con los clculos de ajustes por inflacin. Para generarlo se debe tenerpresente: Que en el plan de cuentas estn marcadas cuales cuentas se ajustan. Que en la tabla del PAAG est el valor de cada mes. Las cuentas marcadas con ajustes por inflacin deben tener saldo al final del mes anterior al ajuste. Traslados Saldos Contables: cada ao fiscal se considera como una empresa; situados en la empresa del ao actual,coloca como saldos iniciales de las cuentas, los saldos finales del ao anterior y actualiza el Plan de Cuentas en elevento de que se hallan creado nuevas cuentas. Cierre Ao Fiscal: genera comprobante de cierre con los saldos de las cuentas de resultado (egresos e ingresos) y lacuenta de ganancias y prdidas. Se debe ubicar en el mes 13 para generar este comprobante, el cual se puedecomplementar manualmente antes, de asentarlo. Si se desea hacer de nuevoel cierre basta con reservar el comprobante, borrarlo y generarlo nuevamente. Cambiar Cdigo Cuenta: Permite cambiar un cdigo del plan de cuentas y actualizar todos los movimientos en queinterviene. Presupuesto: permite planear o estimar el flujo de dinero en los diferentes perodos del ao. Consolidar Empresas: se usa cuando se manejan sucursales de un negocio y se necesitan los informes financierosconsolidados. Para lo cual se crea una empresa donde va a quedar la informacin unida de todas las sucursales y enesta opcin se le va dando el cdigo de todas las empresas sucursales que se desean consolidar.2.2.8 Imprimiendo Reporte de Contabilidad

Cuando deseamos tener un reporte impreso, seleccionamos del men PRINCIPALImprimir-Contabilidad. Se despliega el men:Listado de Cuentas libro DiarioLibros AuxiliaresComprobante por DaInformes FinancierosListado de tercerosCertificados de RetencinNumerar Hojas para libros

Alinear Impresora Ctrl+EnterEn los listados siempre se presenta la opcin de enviarlos a impresora o de listarlos por pantalla. Adicional a esto, esbueno saber que el ltimo reporte impreso queda grabado en un archivo de formato estndar, el cual puede ser abiertocon cualquier editor. El archivo por defecto se llama RESULTA.U01, queda grabado en la carpeta TNS, su nombre yubicacin puede ser modificados presionando la combinacin de teclas Alt+Z.Cuando aparece la pregunta libro Oficial, si se coloca una X, no se imprime el membrete de la empresa, por que se

entiende que se usarn hojas registradas en la Cmara de Comercio previamente membreteadas y numeradas. A continuacin se hace una descripcin breve de cada listado, sin embargo en los ejemplos del anexo se puedeobservar el contenido de cada listado con ms detalle. Listado de cuentas: genera un listado con el plan de cuentas. Libro diario: tambin llamado caja diario, lista los crditos y dbitos de las cuentas mayores por d a para un rango defechas. Libros auxiliares: presenta las siguientes opciones:

Libro auxiliar: lista para cada cuenta o rango de cuentas, los asientos en un rango de per odos detallando fechas,comprobante, documento, detalle y tercero dependiendo de la configuracin de la cuenta, los valores dbitos, crditos ysaldo.

Libro auxiliar de tercero: lista para cada tercero o rango de terceros los asientos en un rango de per odos detallandofechas, comprobante, documento, detalle crditos y saldo.


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Comprobante de diario: similar al libro diario genera el movimiento diario por cuenta pero a nivel de auxiliares. Movimiento de un tercero: lista para cada tercero seleccionado los asientos con la fecha, comprobante, documento,concepto, valor y nmero de cuenta en el rango de perodos seleccionados. Movimiento de un documento: lista para cada documento seleccionado los asientos con la fecha, comprobante,documento, concepto, valor y nmero de cuenta en el rango de perodos seleccionados. Movimiento diario de cuentas: lista el saldo anterior, movimiento del da de crditos y dbitos y nuevo saldo para unconjunto de cuentas seleccionadas; se usa cuando se desea hacer un seguimiento diario de ciertas cuentas tales comocaja, bancos o ventas. Movimiento total por terceros: lista en que comprobantes hay asientos que tengan que ver con ese tercero.

Comprobante por da: genera un listado por da de los comprobantes generados. Detalla los asientos de cadacomprobante. Informes financieros: presenta las siguientes opciones: Balance de saldos iniciales: lista el balance de comprobacin del perodo inicial. Sirve como reporte de chequeo de lossaldos iniciales digitados. Balance de comprobacin: genera un listado con saldo anterior, crditos, dbitos del perodo y nuevo saldo de lascuentas a nivel de auxiliares. Mayor y balances: genera un listado con saldo anterior, crditos, dbitos del perodo y nuevo saldo de las cuentas anivel de mayores. En la opcin(configuracin-contabilidad-datos generales) se puede configurar la longitud de la cuenta mayor para generar el reporte a4 o 6 dgitos. Balance general: genera el balance de la empresa hasta el perodo en uso sin cdigos de cuentas. Este es un informegerencial. Estado de ganancias y prdidas: genera el estado de ganancias y prdidas de la empresa hasta el perodo en uso. Balance de saldos corrientes: para las entidades oficiales genera el balance de saldos corrientes y no corrientes. Saldos de operaciones recprocas: informe para la Contadura General de laNacin. Ejecucin presupuestal: permite controlar los gastos con respecto a lo planeado en el presupuesto mensual yacumulado para cada cuenta, detallando la diferencia entre lo ejecutado y lo planeado. Listado de terceros: lista la base de datos de terceros. Todos o dependiendo del tipo de tercero. Certificados de retencin: despliega el siguiente men:CERTIFICADOS DE RETENCIN - ANUALTOTAL RETENIDO POR CONCEPTO EN UN PERIODO O EL AOTOTAL POR CONCEPTO TERCERO - ANUALDETALLE DE RETENCIONES EN UN PERIODO O EL AOLISTA DE TERCEROS CON CERTIFICADOS. Certificados de retencin: genera para cada tercero que se le practic retencin, el certificado correspondiente. Total retenido por concepto: por cada tipo de retencin lista los totales por concepto en un periodo determinado o todoel ao.

Total por concepto tercero: para cada tipo de retencin lista los terceros y el total retenido en el ao. Detalles de retenciones: detalla las retenciones practicadas a cada tercero en un determinado periodo o en el ao. Lista de terceros con certificados: lista los terceros a los cuales se les expide certificado. Numerar hojas para libros: permite armar los libros que deben ser registrados en la cmara de comercio.La opcin [Alinear] le indica al sistema que inicie a imprimir en la posicin actual de la hoja. Si no se alinea cuando sevalla a imprimir queda una hoja en blanco. Hay que tener en cuenta que si un listado o cualquier reporte llega solo a lamitad de la hoja, el programa automticamente completa la hoja para iniciar un nuevo reporte, excepto si la impresora hasido apagada, en cuyo caso se debe llevar al inicio de la nueva hoja y alinear.2.3 FACTURACIN E INVENTARIOEl mdulo de facturacin cumple la funcin de kardex, elaboracin de cotizaciones y generacin de facturas de venta. Seintegra con contabilidad, cartera y cuentas por pagar, generando los comprobantes de contabilidad de las transaccionesy actualizando las cuentas por cobrar y por pagar.

Antes de empezar a facturar es necesario alimentar la base de datos de terceros, grupos de artculos, artculos, la tablade bodegas, a travs de la opcin [Archivos] del men principal, de forma similar a como se describi en contabilidad sehace la edicin. Por lo que slo describiremos el significado de los datos a alimentar.

2.3.1 Alimentacin de Datos NecesariosLos Grupos y Subgrupos. [Archivo Artculos Grupos Art]Permite agrupar los artculos por lneas. Para el caso de empresas que facturen servicios en la base de datos deartculos, se crean todos los conceptos con cdigo de grupo 00. TNS considera el grupo 00 como servicios, para loscuales no verifica existencia al momento de facturar ni al momento de registrar las compras. El formato de entrada parael grupo de artculos es 99.99, lo que limita a 100 el nmero de grupos y a 100 el nmero de subgrupos por grupo.Utilizando la opcin [configurar facturacin datos generales de facturacin - utiliza subgrupos] se indica si los artculosmanejan subgrupos. En caso de especificar N solo se solicita el grupo al crear un artculo.Bodegas [ Archivos Artculos Bodegas]Permite crear hasta 10 bodegas para las cuales se lleva kardex por separado; consta de un cdigo de dos caracteresalfa numricos y un nombre de 20 letras.


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Con la opcin [configurar facturacin datos generales de facturacin mostrar existencias de la bodega], es posibleconfigurar la bodega por defecto para la vista de artculos.

Artculos [Archivos Artculos Artculos]A continuacin se describe en detalle cada uno de los campos que constituyen la definicin de un artculo: Cdigo: el cdigo del artculo est compuesto por el grupo, subgrupo y la referencia as: 2 dgitos para el grupo, 2dgitos para el subgrupo y 6 dgitos para la referencia. Cuando se ha especificado N en la opcin [Configurar Facturacin Datos Generales de Facturacin - Utiliza subgrupos] el cdigo del artculo se compone: 2 dgitos para elgrupo y 9 para la referencia. Descripcin: descripcin del artculo. Tiene una longitud de 40 caracteres, los cuales pueden ser escritos

indiferentemente en mayscula o minscula. Se recomienda escribirlo en mayscula ya que los reportes son impresosen letra condensada y en minscula se dificulta su lectura. Unidad: permite especificar unidad al detal y la unidad al mayor. En caso de especificar las dos unidades se debeespecificar el nmero de unidades al detal que representa la unidad al mayor. (Ej. Una docena de pilas. Unidad al detal:UND. Unidad al mayor: DOCENA. Factor: 12). Factor: nmero de unidades al detal que representa la unidad al mayor. Peso: peso de la unidad menor expresada en Kgs. El peso se considera junto con la descripcin y la unidad depresentacin como las caractersticas del artculo, y es til para que se calcule el peso total de los artculos relacionadosen una serie de facturas, para la carga de camiones de despacho. Precio: permite mantener tres precios (de venta) para cada tipo de unidad (al detal y al mayor). No es obligatorioespecificar precios al ingresar los artculos ya que cuando se factura el sistema solicita el precio de venta , pero serecomienda escribirlo como medida de control al vender. Existe un listado de elementos de inventario donde serelacionan los tres precios, el costo, IVA y la existencia. IVA: porcentaje de IVA. til a la hora de facturar ya que lo propone al incluir artculos a una factura ahorrando tiempoen la digitacin. Utilidad en unidad menor: al especificar porcentaje en utilidad menor, TNS calcula el precio de venta a partir del costodel artculo siguiendo la siguiente formulacin:Precio = Costo / ( 1 utilidad)Donde costo es el valor ms alto entre el costo promedio y el ltimo costo de compra. Esto permite manteneractualizados los precios de venta. El precio de venta es actualizado en el momento de asentar una compra y cuando sehace el cierre mensual al recalcular. Utilidad en unidad mayor: especifica porcentaje de utilidad sobre el precio de venta para las ventas en unidad al mayor. Existencia mnima y existencia mxima: al especificar valores en los campos existencia mnima y existencia mxima,hace que el sistema advierta cuando la existencia del artculo este fuera de este rango. Fecha de actualizacin: (DD/MM/AA). Se usa como un control para indicar cuando se realiz el ltimo cambiosignificativo en los datos del artculo, como precio de venta, la descripcin u otro importante campo. Es de libre uso parael operador del sistema. Factor global sobre unidad menor: especifica el factor por el cual se debe multiplicar la unidad menor para convertir lasexistencias del artculo a una unidad global.

Observaciones: para hacer aclaraciones adicionales sobre el artculo. Es opcional y de uso exclusivo para el usuariodel programa.Al terminar de digitar la informacin de un artculo nuevo se presenta en la pantalla de saldos iniciales por bodega. Enesta pantalla se especifican los saldos de inventario al iniciar ao al igual que el costo promedio por unidad. Paramodificar estos saldos se usa la opcin [Facturacin Especiales saldos iniciales] la cual es similar a la presentada alcrear un artculo.Con lo anterior vemos que pueden manejarse varios precios sugeridos de venta, o que este sea calculado como unporcentaje sobre el costo promedio. Las unidades pueden ser al mayor y / o al detal ej. pintura en galones y en litros, ylos reportes lo llevan a la unidad global que se requiera.

Al seleccionar [Movimientos Facturacin], el sistema presenta las siguientes opciones:VentasComprasRemisionesGenerar comprobanteEspeciales

Cotizaciones2.3.2 VentasAl seleccionar ventas se despliega:NMERO CLIENTE FACTURA TOTAL000001000002000003JOSE PEREZMARIBEL CARDENASDARIO RINCON16/09/9616/09/96


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26/10/96232.000.00103.500.000.00 Venta: corresponde al nmero de la factura de venta. Cliente: cdigo del cliente. Para consultar la lista de clientes se puede presionar Alt + V, buscar el cliente y presionar latecla TAB para seleccionarlo.El sistema pasa a la factura el cdigo del cliente, el nombre y el vendedor que lo atiende en caso de tenerlo especificadoen la tabla de terceros.

Vendedor: vendedor que atendi al cliente. Pasa automticamente al traer el cliente de la tabla de terceros.Cada venta contiene la siguiente informacin general:VENTA: 000001ESTADO: ASENTADACLIENTE: 002VENDEDOR:PEDIDO:FECHA ASENTADA: 27/09/04JOS PEREZFECHA DCTO: 16/09/04VALOR BASE: 200.000.00IVA: 32.000.00Paquete Contable SistematizadoUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Centro de Educacin a Distancia42IMP. CONSUMO 0.00NETO: 232.000.00OBSERVACIONES: R. FTE.TIPO PAGO: 4 (EF, CH, CP, CR) PAGO EN: 20 DASGenerales Artculos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisin Pedido: nmero de pedido. Fecha Dcto: fecha de la factura, debe estar en el formato DD/MM/AA. El ao de esta fecha debe corresponder con elao de la empresa en la que se esta trabajando; tambin el mes debe corresponder con el periodo de contabilidad perosolo para las facturas a crdito ya que el sistema genera automticamente documentos en cartera para estas facturas. Observaciones a la factura: es posible configurar la factura de venta para que se imprima con la observacin. R. Fte: si el valor de la factura excede de un tope establecido por la ley, las empresas de rgimen comn hacenretencin al pagar. Se especfica la retencin si se quiere discriminar este valor para que quede descontado y se obtieneas el neto a pagar. Tipo de pago: especifica la forma de pago as: contado, cheque, cheque postfechado, crdito. Para las facturas a

crdito el sistema genera automticamente documentos en cartera. Plazo: corresponde a los das de plazo para que el cliente pague la factura; solo para las ventas a crdito, para losdems casos es ignorado este dato.Existe la posibilidad de establecer polticas de descuentos dependiendo de los plazos de pago. Si a la factura se le digitael plazo, este valor es tenido en cuenta en cartera.Los campos VALOR BASE, IVA, NETO, ASENTADA Y FECHA ASENTADA, son actualizados por el sistema al digitarlos artculos y al asentar la factura.Una vez digitados los datos generales de la factura de venta, aparece en la parte inferior de la pantalla un menhorizontal con las siguientes opciones: Generales: da acceso nuevamente a los datos generales de la factura expuestos anteriormente.

Al igual que los comprobantes de contabilidad, una factura puede digitarse y luego asentarse la transaccin, para quetenga incidencia en el Kardex en este caso disminuyendo la cantidad de artculos que salen, y genera en cartera eldocumento cuando es a crdito. Si es necesario modificarla despus de asentada se usa la tecla F3 para reversarla.El sistema permite el manejo de remisiones. As, una mercanca pudo haberse despachado con una remisin la cual sedigita con el objeto de enviar la mercanca y descargar del inventario, posteriormente se introduce la factura con sus

costos aclarando a travs de la opcin remisiones, los nmeros de remisin a los cuales hace referencia esta factura.REMISIONES A FACTURARNMERO FECHA/ // /

Al digitar las remisiones de la factura, el sistema slo carga los valores a contabilidad y cartera, ms no descarga losartculos del inventario ya que estos fueron descontados al asentar la remisin.Si se colocan S en la opcin factura reemplaza a LT remisiones de (ConfigurarFacturacin configurar reportes), estos nmeros de remisin se toman como los documentos tipo LT a eliminar decartera cuando se factura; esto se usa ms en empresas de servicios.Imprimir hace la funcin de asentar la factura si aun no lo est y obtenerla impresa en papel en el formato seleccionado ysi queremos imprimir las facturas en formatos remisin escogemos la opcin Imp_Remisin.


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Al seleccionar artculos en la parte inferior se pueden insertar los artculos a facturar:DOCUMENTO 000001 CLIENTE: 002 NETO FACTURA $ 232.000.00DESCRIPCIN UNIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIALESTABILIZADOR 1 KVA NIRRONMULTITOMA SUPRESOR DE PICOS 6X1MESA PARA COMPUTADORUNUNUN

12180.000.010.000.0100.000.080.000.020.000.0100.000.0CDIGO 5. EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD

ALDonde cada artculo contiene la siguiente informacin:INFORMACIN DEL ARTCULO CDIGO : 05 EST1KV DESCRIPCIN : ESTABILIZADOR 1KVA NIKRONTIPO DE UNIDAD : D (DETAL / MAYOR) >> >> UNPRECIO DE LISTA : 80.000.00 DESCUENTO: 0 &PRECIO NETO : 80.220.00 RECARGO: 220.00VR PARCIAL : 80.220.00 CANTIDAD: 1.00I. CONSUMO : IVA: 16% BODEGA : AL Descripcin: se pregunta cuando: El cdigo de artculo es 00.00.000000. Se selecciona la opcin facturar en 3 renglones del Men: (configurar,Facturacin, datos generales de facturacin).

Al pasar por la descripcin del artculo aparece en la parte inferior de la ventana activa, la existencia actual y el ltimocosto. Tipo de unidad: una D para cuando se vende al Detal o una M para ventas al mayor. Al especificar tipo de unidadaparece en frente la unidad. Precio de lista: en este campo se trae el PRECIO 1 digitado en los datos del art culo, si se manejan ms precios y sedesea que traiga el PRECIO 2 o elPRECIO 3, esto se hace digitando F2 o F3 respectivamente en el campo. Si se desea aumentar o disminuir este precio

en un porcentaje y que no quede reflejado como un descuento o recargo, situados en el campo precio de lista tecleamos{* 1.1} donde 1.1 es el factor para incrementar en un 10%; tambin es posible especificar directamente el precio deventa. Descuento: porcentaje de descuento. Recargo: valor recargado al precio de venta, puede ser por fletes o cualquier otro concepto. Cantidad: cantidad a facturar. Si la opcin validar existencias del Men(Configurar, Facturacin, Datos generales de facturacin), est activada y la cantidad especificada es mayor que laexistencia actual, el sistema mostrar un mensaje dando aviso. Tambin sucede cuando la existencia despus dedescargar la cantidad especificada, es inferior a la existencia mnima. IVA: porcentaje de IVA a cargar a la factura. Bodega: bodega de la cual salen los artculos de despachar.2.3.3 Compras

Al seleccionar comprar se despliega:NMERO PROVEEDOR FACTURA TOTAL000001

000002000003DISTRIBUCIONES CUCUTALABORATORIOSDARIO RINCN16/09/0416/09/0426/10/04232.000.00103.500.000.00Cada compra contiene la siguiente informacin general:


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COMPRA: 000001ESTADO: ASENTADAPROVEEDOR: 002VENDEDOR:PEDIDO:FECHA ASENTADA: 27/09/04JOS PEREZFECHA DCTO: 16/09/04VALOR BASE: 200.000.00

IVA: 32.000.00IMP. CONSUMO 0.00NETO: 232.000.00OBSERVACIONES: R. FTE.TIPO PAGO: 4 (EF, CH, CP, CR) PAGO EN: 20 DASGenerales Artculos Asentar Imprimir Remisiones Imp_RemisinEl tipo de pago puede ser: Efectivo 1 Cheque 2Cheque Posfechado 3 Crdito 4Si a la factura se le digita el plazo, este valor es tenido en cuenta en Cuentas por pagar.Una factura se digita y se asienta para que tenga incidencia en el Kardex, en este caso aumentando la cantidad deartculos que entran y calculando el nuevo costo promedio, si es necesario modificarla despus de asentada se usa latecla F3 para reservarla.Imprimir asienta la factura (si as se configura) e imprime la factura. Si queremos imprimir la factura en formato remisinescogemos la opcin Imp_Remisin.El sistema permite el manejo de remisiones. As, una mercanca pudo haberse recibido con una remisin, la cual sedigita al sistema con el objeto de tener la mercanca para facturar, posteriormente se digita la factura con su costosaclarando a travs de la opcin Remisiones, los nmeros de remisin a los cuales hace referencia esta factura.REMISIONES A FACTURARNMERO FECHA/ // /

Al digitar las remisiones de la factura, el sistema slo cargar en pesos la factura en el Kardex. Cuando se presenta elcaso en que la cantidad de artculos facturados es mayor que los remisionados, se recomienda digitar dos facturas, unadonde se relaciona la remisin por la cantidad equivalente de artculos y la otra por el excedente.

Al seleccionar artculos en la parte inferior se pueden introducir los artculos de la factura:DOCUMENTO: 000001 PROVEEDOR: 002 NETO FACTURA: $ 232.000.00

ARTCULOS DE LA FACTURADECRIPCIN UNIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIALESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON

MU

LTITOMA SEPRESOR DE PICOS6X1MESA PARA COMPUTADORUNUNUN12180.000.0010.000.0100.000.080.000.020.000.0100.000.0

CDIGO 5. EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BODALDonde cada artculo contiene la siguiente informacin:INFORMACIN DEL ARTCULO CODIGO : 05. . EST1KV DESCRIPCIN : ESTABILIZADOR 1KVS NIKRONTIPO DE UNIDAD : D (DETAL/MAYOR) >> >> UN PRECIO DE LISTA : 80.000.00 DESCUENTO : 0%PRECIO NETO : 80.220.00 RECARGO : 220.00 VR. PARCIAL : 80.220.00 CANTIDAD : 1.00 I. CONSUMO : IVA : 16 %BODEGA : AL2.3.4 Remisiones

Al seleccionar remisiones se obtiene: Traslados: son movimientos internos de mercanca entre bodegas:NMERO BODEGA ORIGEN FECHAFACTURA


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Inventario fsico: cuando se desea partir de un inventario fsico, desde esta opcin se registra y se imprime el inventariofsico donde se determina la diferencia comparando la existencia real con la existencia actual.2.3.7 CotizacionesSe usa cuando se cotizan la misma descripcin de artculos que se facturan; permite incluir: nmero de cotizacin, fecha,persona natural o jurdica a quien se cotiza, atencin o referencia a la solicitud de cotizacin N, validez de la oferta,tiempo de entrega, sitio, forma de pago, observaciones,

paquete contable

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