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Informática III

Unidad 6

Software orientadoa la Gestión de RecursosFísicos y Financieros

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6 Software orientado a la Gestión de Recursos Físicos y Financieros

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 6. Software orientado a la Gestión de RecursosFísicos y Financieros.

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

ESTRATEGIA METODOLOGICAAlgunos Aplicativos de SoftwareTaller con Paquete ContableEjemplo de ContabilidadRevisión de conceptos.Asientos Contables para el EjemploRegistro de Asientos en el SoftwareTaller con Paquete de Inventario PermanenteIntercambio de datos entre módulos

EVALUACIÓN

BIBLIOGRAFÍA

* Conocer la lógica general de trabajo con una herramienta desoftware de apoyo contable, realizando algunos asientos básicos y gene-rando un balance de prueba, para contar con esto como herramientapara cuando se aborde el curso de contabilidad gubernamental.

* Hacer un ejercicio básico de gestión de inventario permanenteapoyado con un software, a fin de conocer la dinámica y posibilidades dedichas herramientas en el apoyo a la gestión administrativa pública.

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INTRODUCCIÓN

Dentro de esta denominación se pueden incluir muchos aplicativos queapoyan las diversas tareas administrativas como se vio en el caso del SIIFy muchos otros que han tenido diversos desarrollos y finalidades depen-diendo de su origen. La mayor parte de aplicativos han surgido comopropuestas del sector privado para apoyar tareas de las empresas dedicho sector, pero que pueden aplicarse total o parcialmente a las orga-nizaciones de derecho público.

Si bien los programas más conocidos son los de llevar contabilidades, enel mercado existen paquetes orientados a apoyar las distintas tareas comonómina, cartera, inventario, entre otras. Es muy conocida la estructuramodular de dichos aplicativos, por ejemplo el SIIGO es un aplicativo deapoyo a la gestión empresarial desarrollado en Colombia y que ya seexporta a varios países latinoamericanos, consta de 15 módulos. Paraeste capítulo hemos escogido un software de origen español, dadas lasimplicaciones de costo de los otros programas, el hecho de haber recibi-do la autorización para su uso con fines educativos, la sencillez de su usoy la adaptabilidad para el caso público.

Solamente se mostrará como ejemplo de cómo se puede apoyar el tra-bajo contable y el de inventario, lo cual no implica que los demás desa-rrollos de software sean menos importantes. Además, es de anotar quela escogencia de uno u otro software para estudio, no implica que sea elmás usado o nó, sólo se ha pensado en el aspecto pedagógico, ya que lomas probable es que al abordar el trabajo público nos encontremos conotros programas diferentes, pero con la ventaja de conocer las posibili-dades que se espera que tengan.

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ESTRATEGIA METODOLOGICA

Como es común en Informática, la estrategia optima es la de apren-der haciendo. Para este capítulo es indispensable la práctica frente alcomputador apoyada con el seguimiento de la actividad planteada enel módulo. Se recomienda el trabajo en pares de estudiantes parapropiciar el trabajo colaborativo, pero se debe evitar la conformaciónde grupos ya que el rendimiento marginal es notoriamente decrecien-te en el aprendizaje, ya que se limita la práctica de alguno de losintegrantes.

Si en la Escuela se dispone de otro software que el docente consideremás ventajoso, ya sea por que ya lo conoce o por las característicasparticulares de dicho aplicativo, se puede reemplazar el programapero cumpliendo con un ejercicio similar, aplicando la nomenclaturadel Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), en conclusión, apun-tando a los objetivos planteados en este capítulo.

Como en la unidad no se pretende abordar un curso de contabilidad,se presentaran unos conceptos básicos como partida doble, natura-leza crédito o debito de las cuentas y causación, solo con el objeto dehacer lógico y significativo el ejercicio con el software. Sin embargo,en la parte de práctica se requiere un acompañamiento del docentede mínimo tres horas, el resto de trabajo será autónomo.

Lo que se espera del estudiante, es que termine el ejercicio planteadode introducir la información de los documentos contables y generarel balance de prueba en el programa de contabilidad, y que logrecrear en el programa de inventario los proveedores, productos y clien-tes, y registrar movimientos del inventario.

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Algunos Aplicativos de Software

Existen muchos aplicativos en el mercado orientadosa apoyar el trabajo administrativo y contable de lasorganizaciones. Por lo general satisfacen mejor lossectores privados que los públicos, dada la lógica delcliente para el cuál son construidos. No especificare-mos las ventajas y desventajas de cada uno por va-rios motivos: el primero, que podríamos estar ejer-ciendo un papel publicitario que no nos compete ninos conviene hacia algún producto en especial; elsegundo por que el desarrollo tecnológico en materiade software tiene a los productores de todos los pro-ductos en procesos de renovación continua y adap-tación a entornos multiusuario de trabajo en línea através de Internet, tercero por que el software quehoy sea líder en el mercado mañana ya no lo será.

En Colombia se considera que el mercado esta inun-dado de programas contables, por ser la primera ta-rea que hace un desarrollador novato de softwareluego de estudiar un lenguaje de programación, ten-gamos en cuenta que el desarrollo de tecnología enmateria de software en nuestro país se ha vuelto pro-lífico. Son muy conocidos, entre otros:

* SIIGO. Ha sido el más usado en Colombiaen los últimos 10 años.

* SEVEN. Con motor de base de datos sobreORACLE y pensado para trabajo online.

* MONICA* SAPIENS. Muy popular por su uso en el

SENA para enseñanza durante varios años.* ELISA

Otros aplicativos del mercado internacional son:

* CONTANET. Fuerte en la parte de soporte yenseñanza del manejo.

* SP CONTAPLUS. Conocido por sus posibili-dades online.

* CONTAWIN. Conocido por su integracióncon el Office.

* CONTACLIP. De fácil uso, pero para organi-zaciones pequeñas.

* BASTOS* GOLDEN* PCONTA* CCI* CCS

Unos más integrados que otros entre sus módulos,unos más compatibles con las herramientas de usogeneral (como Access, Excel, Outlook) que otros, Unoscon mejores estrategias de soporte y enseñanza queotros, unos mas integrados a Internet para trabajo enlínea desde cualquier lugar del mundo, pero todos enla competencia por ganar un mayor espacio en elmercado.

Por lo anterior, debemos evaluar cuidadosamenteantes de elegir el aplicativo que mejor se adapte a lasnecesidades y oportunidades de nuestra organizaciónpública, a las limitantes financieras, la cultura organi-zacional y la formación de nuestro recurso humano.

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Mal haríamos en adquirir un software extremadamen-te costoso con muchas posibilidades de trabajo onli-ne para un municipio aislado donde la única posibili-dad de comunicación con el mundo sea una líneatelefónica conmutada análoga, que frustre cualquierposibilidad de capacitación y soporte en línea. Tam-bién estaría mal invertir en un soft-ware relativamente económico, peroque no se adapte a las posibilidadesque ya se abren para la organización,o que simplemente haga lo mismoque ya podemos hacer con una he-rramienta como SIIF.

Taller con Paquete Contable

Busque en el CD-ROM de Funda-mentación el archivo Clip471.exe(\Informática\Contable\Clip471.exe)el cual le permitirá instalar el programa contable (pue-de hacerlo en el computador de su casa o en la salade cómputo de la Escuela), durante el proceso deinstalación conteste “y” a todas las preguntas res-pecto a la creación de directorios.

Lo mejor es crear un acceso directo desde el escrito-rio al programa C:\CONTACLI\CONTACLI.EXE y lue-go configurarle las propiedades de pantalla a dichoacceso directo para que le ejecute el aplicativo enpantalla completa y lograr así mejor visualización.

Después de instalarse el programa, podemos encon-trar en la carpeta C:\CONTACLI\ el ficheroCONTACLI.TXT el cual contiene el manual del usua-

rio. Además en el fichero CONTACLI.DOC están lasinstrucciones para convertir óptimamente el manuala Word. Si dispone de la facilidad de imprimir el ma-nual, le será de gran ayuda para seguir profundizandoen el manejo del programa.

Al intentar ingresar por primera vez posiblemente elprograma no inicie, pero en la segunda vez lo hará. Laprimer entrada es como aparece en la figura 6.1 yaque no hay en el momento ninguna empresa creadaa la cual hacerle contabilidad, tampoco se le ha defi-nido la estructura del PGCP. Eso será lo primero quehagamos.

Figura 6.1 Primer ingreso al programa.

Ingresemos Empresa No: 01, Nombre: EJERCICIOINFORMATICA, Ejercicio: (el año en que nos encon-tremos), En los niveles nos aparece por defecto laestructura del plan de cuentas privado español, el cualcambiaremos por nuestro Plan General de Contabili-dad Pública así:

Nivel 1 Clase 1 dígito.Nivel 2 Grupo 2 dígitos.Nivel 3 Cuenta 4 dígitos.Nivel 4 Subcuenta 6 dígitos.

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Puede usarse el nivel 6 de auxiliar con 8 o 9 dígitossegún se amerite, sin embargo en este ejemplo nousaremos las cuentas auxiliares y manejaremos lasoperaciones a nivel de subcuenta.

Todo programa de contabilidad debe lograr resumir,es decir consolidar en la cuenta los movimientos anivel se subcuenta, en el grupo los consolidados anivel de cuenta, y en la clase los consolidados a nivelde grupo. Igual si se trabaja con auxiliares. Esto des-de luego supone la capacidad de trabajar con nivelesde cuenta, en caso contrario el programa no sirve. Elprograma que estamos trabajando soporta hasta 8niveles con hasta 11 dígitos, lo cual siempre es sufi-ciente.

Así nos quedará la ventana de creación de empresa:

Figura 6.2. Creación de estructura del plan de cuen-tas

Los diarios 1 y 2 son una posibilidad para llevar lacontabilidad de una sucursal de la misma empresa(aunque tal caso se puede trabajar como otra em-presa) o para llevar una contabilidad paralela en otramoneda, por ejemplo.

La opción Modificar permite cambiar la informacióndigitada, mientras que la opción conforme dará porcreada la empresa. El programa le sugiere entoncesimportar el plan de cuentas, lo cual no se debe hacerpor que le importará el plan de cuentas español, y loque debemos hacer es ingresarle nuestro Plan Gene-ral de Contabilidad Pública.

Usando la opción Ficheros\Cuentas\Mantenimientoo simplemente pulsando la tecla F9 ingresará a laventana para la creación de cuentas. En esta sedará cuenta si creó los niveles de plan contable ade-cuadamente, cuando comience a digitar dichascuentas, se dará cuenta que al crear los niveles deClase, Grupo y Cuenta no le pedirá saldo inicial,solamente lo hará a nivel de subcuenta o si trabajacon auxiliares, a nivel de auxiliar.

Figura 6.3 Ventana para ingreso de primera cuenta.

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En algunos programas, en el mo-mento de creación de la cuenta sele agrega la naturaleza, es decir sies crédito o débito. En Contaclip sedebe tener en cuenta esto es elmomento de introducir el asiento.

Para agilizar el proceso de creaciónde cuentas en este software es me-jor digitar primero las auxiliares (ennuestro ejemplo las subcuentas),así el programa irá pidiendo consecutivamente lacuenta, grupo y clase si no estan ya creadas.

Si ha interrumpido el proceso de creación de cuen-tas, puede regresar a la ventana de creación de cuen-tas con la tecla F6.

Para modificar una cuenta ya creada, se debe estaren el plan de cuentas, localizar la cuenta y pulsar F2.

En todo caso F1 puede proporcionarle la ayuda queusted necesita. En la parte inferior de la figura 6.4 seven las funciones de las teclas.

Cuando usted, en la creación de cuentas, digita elcódigo de una cuenta que ya fue creada, el progra-ma le da un aviso mostrando el nombre de la cuenta.

Cuando crea cuentas del ultimo nivel (auxiliares o ennuestro ejemplo sub-cuentas) que correspondan alos grupos 4 o superior, el programa pregunta si vaagregar a la agenda el contacto, ello por que suponeque estamos ingresando auxiliares con los provee-dores o los clientes, para ir conformando un directo-rio con ellos. Debemos responderle en nuestro caso,siempre que No.

Figura 6.4 Modificación de una cuenta.

Si le faltaron algunas cuentas por añadir al plan con-table, puede hacerlo en el momento en que esté in-gresando los asientos, ya que si intentamos hacer unasiento en una cuenta inexistente el programa adver-tirá de ello y pasará a la ventana de añadir cuentas.Con el siguiente ejercicio, tal vez todo le será masclaro.

Ejemplo de Contabilidad

El presente ejercicio no tiene como fin abordar uncurso completo de contabilidad, sino por el contra-rio, traer un caso aplicado al sector público y con loselementos básicos para hacerlo entendible a quienno ha abordado un curso de contabilidad aún, con elúnico propósito de que manipule un programa deapoyo a la labor contable y pueda ver su utilidad.

En el municipio de El Rosal en un periodo se realiza-ron las siguientes operaciones:

1. [Enero 1] Se causa impuesto predial unifica-do por $ 800.000.000. Nota débito # 01.

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2. [Enero 2] Se contrató con un banco localun crédito de $ 100.000.000 que le fue desembolsa-do y abonado en su cuenta corriente. Le desconta-ron del mismo intereses del primer trimestre a unatasa del 15% nominal trimestre anticipado. Nota cré-dito # 02.3. [Enero 3] Se adquirió una retroexcavadoraa crédito por $ 150.000.000 a una empresa de régi-men común. IVA 16%. La retención en la fuente esdel 4 % y el impuesto de industria y comercio reteni-do del 1 por 1.000. Factura de venta # 01.4. [Enero 4] Un contratista presentó una cuen-ta de cobro # 01, por el aseo realizado a las oficinasmunicipales, por un valor de $ 500.000.5. [Enero 5] Se recauda impuesto predial uni-ficado por $ 180.000.000.6. [Enero 7] Se compra software por un valorde $ 1.200.000 del cual se espera recibir beneficiosdurante los próximos cuatro años. IVA 16%. Cheque# 01.7. [Enero 8] Se recibió de la Dirección Generaldel Tesoro por participación en los Ingresos Corrien-tes de la Nación la suma de $ 120.000.000.8. [Enero 9] Se canceló la retroexcavadora conel cheque # 02.9. [Enero 9] Se cancelaron servicios de ener-gía a CODENSA S.A. por $ 180.000 con el cheque# 03.10. [Enero 10] Se adquiere un computador por-tátil por $ 7.000.000. IVA 16%. Retención en la fuen-te 2%, RETEICA 2 x 1.000.11. [Enero 11] Un ciudadano demanda al muni-cipio por responsabilidad civil extra contractual alsufrir un accidente y se estima que el valor de la in-demnización es de $ 10.000.000.12. [Enero 11] El computador portátil es asig-nado y entregado a un funcionario.

Revisión de conceptos.Para abordar y entender el ejercicio, es necesario pri-mero conocer algunas nociones básicas de contabili-dad como:

Contabilidad Pública. Llamada también guberna-mental, es una variante de la contabilidad general quese caracteriza por una diferenciación en cuanto a losfines, respecto de la contabilidad del sector privado.“El privado esta animado por el afán de lucro, con excepcio-nes como las instituciones de beneficencia, y por lo tanto elplan contable debe apuntar a esa dirección. El sector públicono persigue una utilidad particular sino general o social, ellucro esta ausente dentro de sus objetivos. Aunque existenentidades estatales que operan de manera similar a las pri-vadas, aún generando utilidades, su finalidad sigue siendodiferente.”1

1 MENDOZA HERNANDEZ, José Francisco. Elementos de ContabilidadGubernamental – Teórico Prácticos. ESAP Publicaciones. Bogotá D.C.,1998. [Página 24].

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La Ecuación Contable o de Balance. Tanto en lacontabilidad pública como en la privada la ecuaciónque sirve de eje para el desarrollo contable es la rela-ción matemática expresada como:Ecuación simple.[ACTIVO] = [PASIVO] + [PATRIMONIO]

Ecuación Ampliada.[ACTIVO] + [GASTOS] + [COSTOS]= [PASIVO]+ [PATRIMONIO] + [INGRESOS]

Esta igualdad se debe conservar en cualquier momen-to del movimiento contable, para lo cual sedebe llevar adecuadamente la partida do-ble en la contabilización de los eventos cau-santes.

La Partida Doble. Las cuentas de contabilidad, co-nocidas como cuentas T por tener dos columnas deregistro: DEBE al lado derecho y HABER al lado iz-quierdo, permiten registrar los movimientoscontables de manera que se respete la parti-da doble. Quiere decir, que al registrar un mo-vimiento plenamente, la suma de las partidasdebitadas (colocadas al lado del debe) es iguala la suma de las partidas acreditadas (coloca-das al lado del haber). Para saber si frente aun evento contable, la cuenta se debe debi-tar o acreditar, depende de la naturaleza dedicha cuenta.

Estructura del Plan Contable. El Plan Ge-neral de Contabilidad Pública (PGCP), es eldocumento guía y norma para llevar la conta-

bilidad gubernamental. Lo puede descargar de la pá-gina Web de la Contaduría General de la Nación oadquirirlo en la Imprenta Nacional. En el PGCP seencuentra el catálogo general de cuentas con unanomenclatura de cinco niveles:CLASE. Identificada por el primer dígito.GRUPO. Identificado por los dos primeros dígitos, elde la clase y el propio.CUENTA. Identificada por cuatro dígitos: el de la cla-se, el del grupo y dos propios.SUBCUENTA. Agrega a la cuenta dos dígitos máspara completar seis.AUXILIAR. Agrega a la sub-cuenta entre dos y cua-tro dígitos para completar de ocho a diez. El númerode dígitos de la auxiliar depende del tamaño de la con-tabilidad de la organización, lo recomendado es tres.Ejemplo: Si una entidad asigna la cuenta Auxiliar11100501001 para el manejo de la cuenta corrienteen Bancolombia, se representaría así:

Hay diez clases de cuentas que se representan conlos dígitos 1 al 0, así:

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Naturaleza de las cuentas. “Las cuentas del activo se ini-cian en el Debe, aumentan con partidas en el Debe y dismi-nuyen con una partida en el Haber. Por eso afirmamos queel saldo normal de las cuentas de activo es Débito, no obstan-te la existencia de otras que aún siendo del activo tienensaldo crédito, como es el caso de las depreciaciones, provisio-nes, agotamientos y amortizaciones. Similar saldo y movi-miento tienen las cuentas de gastos y de costos (de ventas yproducción).

Las cuentas del pasivo, patrimonio, o de ingresos, se inicianen el Haber; aumentan con un registro en el Haber y dismi-nuyen con una suma en el Debe. El saldo normal de estascuentas es crédito.”2

Son normalmente de naturaleza débito las que se en-cuentran a la izquierda de la ecuación contable. Sonde naturaleza crédito las cuentas que se encuentrana la derecha de la ecuación contable. Las siguientes Tresumen esto con claridad:

El Principio de Causación. “Los hechos financieros,económicos y sociales deben registrarse en el momento en quesucedan, independientemente del instante en que se produzcala corriente de efectivo que se deriva de éstos.

El registro se efectuará cuando surjan los derechos y obliga-ciones o cuando la transacción u operación originada por elhecho incida en los resultados del período.”3

Lo anterior implica que si se pacta la negociación deun inmueble el día 3 y el pago se hace el día 15, en-tonces el 3 se hará asiento que incrementa (debita) elactivo fijo contra Cuentas Por Pagar (acredita), mien-

Ibidem. [Páginas 27 y 28].

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Plan Generalde Contabilidad Pública 2.001. Imprenta Nacional deColombia. [Página 24]

2

3

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tras que el 15 se hará un asiento en al que debitaCuentas Por Pagar y acredita Bancos.

Asientos Contables para el Ejemplo

Los siguientes son los asientos contables que se rea-lizarían para nuestro ejemplo. Si bien el programa per-mite ingresar los asientos sin que hayan sido escritosen borrador, la idea es que se tenga absoluta claridadde lo que estamos haciendo ya que aún no hemostomado un curso de contabilidad.

Este asiento es un ejemplo claro del principio de causación ya que se esta contabilizando el ingreso, por el solohecho de iniciarse el año fiscal, sin haberse recaudado el mismo.

Notemos además que las clases, grupos y cuentas se escriben en mayúscula, mientras que las sub-cuentas yauxiliares se escriben en minúsculas. Es simplemente una norma de orden no escrita, pero aceptada por loscontadores. Sin embargo, ello no es requisito para que el proceso este bien o mal, tampoco el software exigeni hace validación alguna al respecto. Sólo se busca darle una presentación al plan de cuentas que facilite sucomprensión.

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Note como otra norma generalmente aceptada es re-gistrar primero las cuentas que se debitan y al finallas que se acreditan, mas el no hacerlo, simplementerompe la etiqueta pero no afecta la validez del proce-dimiento.

Este asiento resulta particularmente complejo por los descuentos y retenciones que se practican. Las entida-des del Estado retienen parte del IVA (en este caso 75 %) que las empresas del régimen común le practican.Las retenciones son formas de recaudo de los impuestos que en este caso corresponden a IVA, renta eindustria y comercio.

Vemos también como la sub-cuenta 244505 es una de las excepciones del pasivo, ya que es de naturalezadébito. Verifique también como se cumple la partida doble.

Otro aspecto de notar es que en este caso se supuso que la maquinaria no entro en bodega sino que fuepuesta en funcionamiento en el momento de la compra, caso que resultaría poco típico pero si posible.

José Miguel Cubillos

Note

165501

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Vemos como en el momento del flujo de efectivo, es de-cir del recaudo del impuesto, no se afecta la cuenta deingreso, sino la de activos. El ingreso ya había sido cau-sado al comenzar el año fiscal.

Dadas las variaciones que suele tener el monto girado al municipio, se acostumbra a considerar que enel momento del giro se causó el ingreso.

José Miguel Cubillos

Note

197008

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Es de notar en esta operación, que ya se pagó la retroexcavadora pero no se han girado las retenciones.

Para facilitar el ejercicio se ha considerado el IVA en todos los casos de 16%. Las tasa de retención en la fuentey retención de ICA para este ejemplo son ficticias.

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* Ya tenemos terminada la prueba de escrito-rio del ejercicio, es hora de probar con el software.Primero, agregue al plan contable las cuentas nece-sarias para este ejercicio, apóyese en el PGCP y re-cuerde crear primero las sub-cuentas para mayor fa-cilidad.* Una vez creado el plan de cuentas, pasa-mos al registro de los asientos. Si nos faltó algunacuenta por crear no hay problema, ya que desde lasección de ingreso de asientos también lo pedemoshacer. Por el menú Diario – Mantenimiento ingresa-mos a registrar los asientos. Use solamente el Diario1.

Registro de Asientos en el Software

Comencemos con el primer registro del ejemplo. Estees muy sencillo ya que solo hay afectadas dos cuen-tas: una partida y una contrapartida. Al entrar al man-tenimiento del diario aparece el primer registro delasiento numerado como 1/1 y se sugiere la fecha deldía, podemos modificar dicha fecha de acuerdo conla realidad contable, en nuestro caso 1 de enero delaño en curso y luego [Enter].

Luego digitamos el código de la cuenta es decir laauxiliar a afectar (en nuestro caso la sub-cuenta

130507) luego de pulsar [Enter], el programa en se-guida mostrará la descripción de la cuenta y los sal-dos de esta.

El siguiente campo nos pide el documento que so-porta la operación, que puede ser una nota débito(ND###), nota crédito (NC###), recibo de caja(RC###), cuenta de cobro (CC###), supongamosque el documento que soporta nuestro movimientode causación del predial es el acuerdo de presupues-to anual. El campo de descripción nos sirve para acla-rar algo sobre el documento o sobre la operación.El ingresar la contrapartida (410507) tiene como ob-jeto que el programa pueda ayudarnos a cuadrar lacuenta automáticamente. El campo tipo “T” se refie-re a si la cuenta se va a debitar “D” o a acreditar “H”,en este caso vamos a incrementar la sub-cuenta “Pre-dial Unificado” que es de naturaleza Débito, por lotanto la letra a digitar es “D”. Luego digitamos el im-porte o monto por el cual se va a afectar la cuenta ypor último la confirmación.

El campo de confirmación no es un campo de datos,aquí simplemente el programa espera una manifesta-ción de conformidad con lo que se ha escrito [Enter],

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la instrucción de ajustar automáticamente la contra-partida “C”, la instrucción de recibir más asientos delmismo tipo “M” o de diferente tipo “V”. Si simple-mente confirmamos, el programa pasa a pedir el si-guiente registro del mismo asiento. Para el ejemplo,pulse la letra “C” de cuadrar contrapartida, luego [En-ter] y observará como el programa llena todos loscampos de la contrapartida y los saldos, mostrando“Descuadre = 0” y numerando el registro como ½(Primer movimiento, segundo registro). De todas for-mas usted debe confirmar los campos pulsando [En-ter]. El programa presentará una ventana con la liqui-dación de IVA mientras pregunta si la operación llevao no el impuesto, le decimos que no lleva IVA y con-firmamos el registro.

Digitemos ahora el segundo asiento, el programamuestra ahora el 2/1 segundo movimiento, primerregistro. Sugiere además la fecha y nombre de docu-mento del anterior registro. Introduzca el asiento deldía 3 de enero, ingresando primero la afectación a lacuenta 111001 con el documento “ND001”, contra-partida 220506, debitando por $ 85.000.000 y en elcampo de confirmación la letra “M” para indicarle queva a debitar otra cuenta nuevamente, es decir la cuen-ta 580501. Verá como el nuevo registro 2/2 aparececon el tipo de operación débito “D” nuevamente.Confirme los campos respectivos, llene el monto con$ 15.000.000 y en el campo de confirmación digite“V” la cual quiere decir que ingresará una operaciónde distinto tipo es decir crédito en la siguiente cuentaafectada. Para el registro 2/3 también lo puede hacerdigitando la letra “C” de cuadrar ya que se tiene defi-nida la contrapartida. Confirme los campos e ingreseel valor correspondiente $ 100.000.000, confirman-do la operación con dicho campo en blanco y pul-sando [Enter]. Igual que el caso anterior se le diceque no lleva IVA.

El ejercicio que debe hacer ahora es terminar de in-gresar todos los asientos del ejemplo. Recuerde quesi un asiento le queda mal ingresado puede usar lasteclas F2 Editar y F3 Eliminar, luego de las cuales de-berá especificarle al programa el asiento y el registro amodificar o borrar. Si durante el digitado de los regis-tros le aparece el mensaje que una cuenta no ha sidocreada, verifique primero si digito el numero de cuen-ta correctamente, si lo está entonces la cuenta no fuecreada y debe agregarla pulsando F4. Cuando termi-ne pulse [Esc] para salir del listado.

Ahora vaya al menú Balances / Sumas y saldos acumula-dos y podrá ver un balance en el cual si todo esta bienle dará sumas iguales de $ 1.513‘878.000. Ese balan-ce es llamado Balance de Prueba.

Taller con Paquete de Inventario Permanente

La gestión sistematizada de inventario es clave parauna adecuada planificación de los artículos y sus fa-milias. El control estadístico ayuda a minimizar los ni-veles de inventario con herramientas de previsión. Yla trazabilidad de lotes permite rastrear la genealogíay cumplir con las normas legales y con los estándaresISO 9000.La Gestión de Inventario incluye:* Gestión permanente de Inventario* Control estadístico de Inventario* Control de ubicaciones* Planificación de Necesidades de Distribución* Control de Lotes

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El software para la gestión de inventario viene inte-grado como uno de los módulos a secciones del soft-ware general de gestión, su uso siempre va afectandola contabilidad permanentemente, sin embargo enpequeñas organizaciones como una tienda comunal,cooperativa o droguería comunal; por ejemplo, nosencontramos con la sistematización del inventario perono de la contabilidad, incluso no se lleva el algunoscasos.

Localice el archivo womega.exe en el CD-ROM defundamentación o descárguelo de la páginawww.winomega.com el cual le permitirá instalar unprograma de gestión de inventario en ambiente Win-dows. Con este desarrollará un ejercicio de reconoci-miento del software y dela mecánica general deprocesar un inventariocon ayuda del computa-dor. Por ahora, instale elprograma e inicie la guíade primeros pasos comolo indica la figura 6.5., lacual le permitirá unaorientación mínima con elmismo.

Figura 6.5. Ventana de apoyo durante el primeringreso a Omega.

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Figura 6.6. Primer paso en Omega: Ingresar el nombre de la Empresa

Entre a la opción Ayuda – Registrarse como indica la figura 6.6., y escriba el nombre para la empresa,en nuestro caso puede ser “Ejercicio de Informática 3” como lo muestra la figura 6.7 y pulse [Enter].

Figura 6.7. Ingreso del nombre de la organización.

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Revise el sistema de menús disponible en la pantallaprincipal y al que aparece pulsando la tecla [Espacio]o el botón derecho del Mouse. Observe que las fun-ciones más usadas son accesibles también medianteuna combinación de teclas, para mayor agilidad.

A continuación entre en Facturación - Clientes - Impre-sión, acceda a la pestaña Textos, y rellene la 2ª, 3ª y4ª líneas con su domicilio, teléfono, telefax, direcciónde e-mail y la identificación fiscal (para los datos queno disponga, use ficticios por ahora ya que estamoses simulando. También puede agregar un slogan de laorganización, etc.). Eche un vistazo al resto de losparámetros disponibles, use el botón de ayuda en casode duda, y finalmente pulse el botón [Guardar] con elfin de que sus confi-guraciones se conser-ven en posterioressesiones. Véase la fi-gura 6.8. En este mo-mento no puede te-ner vista previa niimpresión por que nose ha generado algúndocumento.

Figura 6.8. Configura-ción de la impresiónde documentos.

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Inspeccione con detenimiento las diferentes páginasdisponibles en Configuración, modifique los valoresque considere adecuados, y no dude en consultar laayuda en caso de no tener claro alguno de los con-ceptos.

Dé de alta cinco de sus artículos, reales o ficticios,entrando sus datos en Ficheros - Artículos - Edición -Alta, y haga lo mismo con clientes y proveedores enlas secciones correspondientes que hallará en el mis-mo menú de la pantalla principal. Puede tomar comoproveedores entidades ficticias de compañeros decurso, y como clientes otros compañeros, e intentarregistrar las operaciones en los inventarios de cadauno. Más adelante ya verá que esas operaciones pue-den ser también realizadas sobre la marcha, mien-tras se emite un albarán o una factura, o cuando seregistra una entrada o una factura de proveedor.

Simule cinco operaciones de entrada de mercancíaen su almacén a través de Almacén - Entradas - Altas,para que disponga de existencias. Observe que allado de la casilla para entrar el código del artículoexiste un botón que le ayudará a localizarlo.A continuación obtenga un listado de su stock enAlmacén - Listados - Inventario para verificar la opera-ción. Pruebe también de obtener otro en Almacén -Listados - Entradas, donde se mostrará un detalle delos movimientos de entrada que registró.

Ahora que ya tiene género en su almacén, emita unanota de remisión o entrega (albarán) desde Almacén -Salidas - Altas - Albarán. Intente después el siguientepaso, convertir esa nota de entrega en factura desdeFacturación - Clientes - Albaranes, e imprima el nuevodocumento entrando en Facturación - Clientes - Impre-sión. No olvide consultar siempre la Ayuda disponibleen cada pantalla.

Albarán. Documento que suele acompañar a la mer-cancía al ser entregada, indicando su naturaleza y can-tidad, la fecha de la entrega y el nombre del compra-dor y del vendedor, y que acredita su recepcióncuando está conformado. Es una palabra desconoci-da en Latinoamérica. En Argentina y Uruguay se de-nomina Remito, en Chile Guía de Despacho, en Méxi-co Nota de Remisión y en Venezuela y Colombia Notao Comprobante de Entrega.

Saque un listado de la factura emitida en Facturación -Listados - Clientes. Vaya después a Facturación - Clientes- Cambios y modifique en la factura cualquier dato quele apetezca, la cantidad, el precio, el descuento, elvencimiento. Pulse el botón [Impresión] arriba en labarra de herramientas e imprima de nuevo la facturacon los cambios introducidos.

En este momento ya estará en condiciones de com-prender el mecanismo básico de funcionamiento delprograma. Existen más funciones, que podrá ver enlos diferentes menús presentes en muchas pantallas,como la posibilidad de obtener listados y gráficos di-versos, emitir presupuestos y recibos, calcular comi-siones para agentes comerciales, exportar su factura-ción a contabilidad, y otras cosas que irá descubriendopoco a poco.

Hay algo, sin embargo, en cuya importancia hay queinsistir. Como ya habrá visto, el programa dispone deuna ayuda completa y detallada, sensible al contextoen las pantallas más importantes mediante un botóncon un signo de interrogación, o bien pulsando la te-cla F1. Debería leerla totalmente antes de usar el pro-

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grama de modo habitual. No lo considere una pérdi-da de tiempo, pues con ello se evitará problemas ysacará un provecho mayor al software.

En la pantalla principal podrá abrir un libro, visibleabajo a mano derecha o en los botones de la barrade herramientas, con el contenido completo de laAyuda y una función de impresión por si desea tener-lo en papel. Cuenta también, al igual que la mayoríade aplicaciones del entorno Windows, con una fun-ción para buscar palabras clave, que en ciertos mo-mentos puede ser de gran utilidad. Y dispone de unasección con Preguntas y respuestas que se debería revi-sar de vez en cuando.

Intercambio de datos entre módulos

Lo óptimo es que al hacer una operación desde unmódulo de un paquete de apoyo a la gestión, se afec-ten automáticamente los otros módulos de formatransparente al usuario. Es esa una de las caracterís-ticas que se debe buscar en el momento de elegir elsoftware para la entidad, ya que implica economíaen los procesos, eficiencia y confiabilidad de los da-tos, también ayuda a dar transparencia al procesocontable y financiero.

Este software no realiza un proceso de actualizaciónen línea entre el módulo de inventario y el contableque vimos en la parte inicial del capítulo, lo cual cons-tituye una debilidad ya que trabaja un proceso frag-mentado del otro. Sin embargo, tiene un mecanismopara intercambiar la información con el programacontable, el cual se puede hacer periódicamente ocuando se considere necesario. Para ello hay que de-

finirle al programa de inventario cuales son las cuen-tas auxiliares a afectar en el programa contable porlos conceptos de: Ventas, Compras, Caja, IVA reper-cutido e IVA soportado. Vaya a la opción Facturación –Exportar y verifique los campos que se piden, inicial-mente sugiere el programa unas cuentas por defectocorrespondientes al plan de cuentas español, los cua-les debemos cambiar por las correspondientes en elPGCP. Véase la figura 6.9. WinOmega envía a contabi-lidad cada factura solamente una vez. Después deexportada se introduce una marca interna en el do-cumento, independientemente de cuál sea el progra-ma de contabilidad, con el fin de evitar que en suce-sivas operaciones se produzcan asientos repetidos.

Notemos además que las cuentas que permiten latransferencia resultan insuficientes para nuestro sis-tema contable, ya que no registran en la contabilidadlas cuentas auxiliares de los diversos productos co-mercializados, tampoco incluyen conceptos como elIVA retenido, IVA descontable, retención al impuestode Industria y Comercio ReteICA y retención en lafuente. El manejo de dichas cuentas es vital en la ac-tividad fiscal del Estado Colombiano como mecanis-mo de control de la evasión de impuestos.

Figura 4.9 Especificación de las cuentas contables parala transferencia de datos.

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Informática III

EVALUACIÓN

1. Elija 5 de sus compañeros y haga que ellos realicen una opera-ción completa de registro de una adquisición o venta de un producto enWinOmega. A partir de ello escriba acerca de las dificultades que se pre-sentan derivadas del programa y del estudiante.2. Justifique su posición de si el software de apoyo contable agilizao vuelve más complejo el uso del software. Si lo hace más ordenado yestricto o pone trabas a los procedimientos. Si facilita las cosas o al con-trario dificulta al exigir al funcionario capacitación en manejo de software, yagrega costos en equipos y licencias. Si es mejor generarle empleo a ungrupo de asistentes contables a pagar una suma considerable por la adqui-sición, mantenimiento, soporte y capacitación de un software.3. ¿Considera que cuando sea Administrador Público, necesitará deherramientas de tipo operacional como las vistas en este capítulo, o porser su trabajo de tipo gerencial no necesitará de ellas por no entrar dentrode su competencia?.4. Como gerente de una empresa industrial y comercial de su muni-cipio, que lleve su contabilidad de forma manual, muy bien organizada enlibros y archivadores, ¿tomaría la iniciativa para adoptar el uso de un soft-ware contable? Justifique.

Bibliografía

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