PAQUETE CONTABLE HELISA

NOTAS:1. PARA BORRAR. Se presiona F1 (contabilidad) modificar/rea afectar, enter, se

busca el tipo del documento, por ejemplo si es comprobante de egreso (CE), se ubica el número del documento y se teclea suprimir.

2. PARA MODIFICAR, se siguen los pasos como si se fuera a borrar pero se da enter y se modifica.

3. GUARDAR : Cuando se hace un registro que se utiliza frecuentemente se puede guardar con F8, y a sí mismo buscarlo, para eliminar los que no se usan se presiona suprimir, para guardar un registro se teclea insert y se digita el nombre del registro

4. VERIFICAR COMPRAS: F1 Elaborar informes con la tecla de flecha a la derecha, libros de movimiento, libro auxiliar con terceros, costo de ventas, compras. Por proveedor se saca CON TERCEROS.

5. BUSCAR: Con F8 en algunas funciones nos sirve para buscar.6. CUADRAR UN NÚMERO CONSECUTIVO, con F5 en documentos y/o formas,

se busca el tipo de documento, se modifica el número y enter.7. BUSCAR LAS CUENTAS POR COBRAR: con F4, informe cuentas por cobrar

con la tecla de flecha a la derecha, planilla para cobros y enter.8. BUSCAR LAS CUENTAS POR PAGAR: F5, informe cuentas por pagar con la

tecla de flecha a la derecha, estado de cuentas por pagar y enter. (movimiento por acreedores, SE SUBE CON LA FLECHA A ACREEDORES, con tab se busca la opción igual a y con tab se pasa a la siguiente opción, se digita el nombre del acreedor y enter.

9. Se debe discriminar los gastos del banco: 4 x 1000, IVA, y demás gastos como chequeras, intereses por mora, comisiones.

10. PARA VERIFICAR: F1 Elaborar informes (se escoge el informe q se desee)

a. ACTIVO: Todo lo que se tiene (1) 110505 Caja generalb. PASIVO: Todo lo que se debe (2) 220501 Proveedoresc. PATRIMONIO: Lo que queda (3) d. INGRESOS: facturas (4) 413537 Venta de prod alim iva 10%e. GASTOS: lo que sale (5) 529525 Elementos de aseo y cafeteriaf. COMPRAS. (6) 620501 Compras

11. PARA VER LA INFORMACIÓN: F1 Elaborar informes, Libros de movimiento, libro auxiliar, ACTIVO- Disponible – Caja Cheques.

12. PASAR A OTRO MES:F12 y enter.

13. REVISAR INVENTARIOS.F6 Informes De kardex, Informes principales, Estado general de inventario. F2 (Seleccionar Todos)

14. REVISAR VENTAS DEL MESF1 Elaborar informes, Libros principales, estado de resultados detallados.

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1. PROCESOS CONTABLES1.1. FACTURA DE COMPRA (FC)

CONCEPTO: COMPRA

Se deben registrar las siguientes cuentas:

620501 COMPRA DE MERCANCÍA A Se debe registrar en el debito el valor antes de IVA

620503 COMPRA EXENTA DE IVA

2408- IVA (Este valor se puede sacar automáticamente con la tecla i) En el caso de la compra el proveedor nos genera un IVA es decir que es un IVA deducible por lo tanto de debe registrar en el debito según la característica del producto, en alguna de las siguientes cuentas.

240802 IVA DEDUCIBLE 16%240803 IVA DEDUCIBLE 10%

421040 Descuentos Condicionados: cuanto se ha negociado verbalmente con el proveedor un descuento y éste no viene aplicando la factura, el descuentos se lleva a la 421040.

521025 Covinoc233595 Al Credito523550 Cuota carro Has $580.000236570 Rte Fuente233545 al crédito $ 574.200522010 Arriendo Apto233540 al crédito522095 Uriel Rodamiento233545 al credito523536 Al debito TELMEX:240802 IVA233550 Al crédito.523550 valor al crédito Rápidomicilios:236525 Rte fuente al crédito220501 al debito la diferencia

521560 impuesto de consumo cervezas236540 rete fuente y va al crédito (si cumple la base para descontar 663.000)

En la factura de compra se puede registrar de una vez la retención que se le debe descontar al proveedor si supera la base de $ 663.000 a la cuenta:

236540 RETENCIÓN EN LA FUENTE2

TARJETA DE CRÉDITO:21051501 Pago tarjeta de crédito debito al banco

220501- PROVEEDORES NACIONALES Se registra en el crédito el valor total de la factura incluyendo el IVA.

LOS VALORES DE DEBITO Y CRÉDITO DEBEN COINCIDIR, DE LO CONTRARIO EL DOCUMENTO ESTARÁ DESCUADRADO.

1.2 FACTURA DE VENTA ANULADACONCEPTO: ANULADA

En modificar/rea afectar asientos, se busca el número de la factura130505 suprimir2408--- se da enter, se digita anulado y se coloca el valor 04135--- se da enter, se digita anulado y se coloca el valor 0

Se debe registrar utilizando las siguientes cuentas

240801 IVA EN VALOR Y BEBEFICIARIO DEBE IR SIEMPRE ANULADA 413538 COMPRA SE REGISTRA ANULADO IGUAL QUE EN LA ANTERIOR.

1.3 RECIBO DE CAJA (RC)CONCEPTO: CANCELA FACT NO. Para registrar los pagos realizados por los clientes se bebe tener claro que régimen son o que retenciones aplican y dependiendo esto se utilizan las siguientes cuentas:

130505 se coloca el valor total que suman las fracturas al crédito, se puede colocar un mayor valor y descontar factura por factura con TAB, para poder realizar los ajustes.

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Inicialmente se debe registrar la cuenta en donde entro el pago puede ser11100501 BANCO DE BOGOTA110505 CAJA GENERA: Donde se registran todos los pagos que se realizaron

en es efectivo.2105 Tarjeta de crédito

De acuerdo al régimen del cliente se aplican las siguientes retenciones:

135515 - RETENCION EN LA FUENTE NOTA: Si se registro en la FACTURA DE VENTA NO SE DEBE REGISTRAR EN EL RECIBO DE CAJA PUES SE REALIZARIA DOBLE RETENCION. (Este valor se puede sacar automáticamente con la tecla R)

135517- IMPUESTO A LA S VENTAS RETENIDO-RET IVA-DESCUENTO 50%135518- IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO –RET ICA

El cliente aplica esta retención con alguno de los siguientes valores x mil

RET ICA X 100013,811,049,664,14

RC Para pasar de Caja Cheques a Banco y/o caja General:110506 abono y va al crédito el monto11----- Se coloca si ingresa a la caja general o banco.

1.4 COMPROBANTE DE EGRESO (CE)CONCEPTO: PAGO FACT NO.

1.4.1. PAGO A PROVEEDORESSe debe registrar el medio como se realizo el pago en el CREDITO utilizando alguna de las siguientes cuentas.

11100501 BANCO DE BOGOTA CREDITO110505 CAJA GENERA: Donde se registran todos los pagos que se realizaron en efectivo.

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Se registra la cuenta de PROVEEDORES en el DEBITO, esta cuenta esta ligada en el momento de realizar la factura de compra entonces cuando se registra el valor en el DEBITO se debe oprimir TAP para traer el valor total de la factura del proveedor, es decir el mismo valor registrado en la cuenta 220501 en el momento de realizar la FACTURA DE COMPRA.

220501 PROVEEDORES- NACIONALES –A DEBITO

Si se le aplico algún DESCUENTO que no se registro en la FACTURA DE COMPRA se registra en el momento de realizar el pago con la cuenta.

421040 DESCUENTOS CONCEDIDOS (dromayor) CRÉDITO

1.4.2PAGO SOICONCEPTO: PAGO APORTES (mes)

1. Se debe registrar el medio como se realizo el pago en el CREDITO utilizando alguna de sus las siguientes cuentas.

11100501 BANCO DE BOGOTA CREDITO110505 CAJA GENERA: Donde se registran todos los pagos que se realizaron en efectivo.

2. Se registra en el DEBITO teniendo en cuenta las siguientes cuentas:

El BENEFICIARIO debe ser la entidad a quien se le realiza el aporte.

Ejemplo:

CUENTA NOMBRE CTA

CONCEPTO BENEFICIARIO

DEBITOS CREDITOS

520569 APORTE A ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD

PAGO APORTES (mes)

CRUZ BLANCA

$

Los valores que se registran son los que están en el comprobante de pago del SOI.

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1.4.3PAGOS NOMINAS233525 honorarios se registra en el débito421040 otros descuentos, por ejemplo cuando se le entrega mercancía.11--- dependiendo si es sacar de la caja 110505 o del banco 11100501Con F8 se pueden ingresar las liquidaciones de nomina que están guardadas.52 son salarios25 0501 cuentas por pagar cada empleado tiene asignada una cuenta, por ejemplo 25050204 Uriel Jerez, a esta cuenta se abona el pago

1.4.4PAGO T.C.21051501 Tarjeta de crédito al debitoSale del banco 1100501

1.4.5 PAGO IMPUESTOS:

OJO IVA ÚNICAMENTE EN LA CUENTA 240801, LEONOR LO DEJA CUADRADO PARA LLEVARLO ÚNICAMENTE A ESA CUENTA.

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1.5. NOTAS DEBITO; SE EFECTÚA CUANDO BAYHA HACE UNA DEVOLUCIÓN A UN PROVEEDOR

Si se realizo alguna DEVOLUCIÓN se debe registrar al CRÉDITO con la cuenta

622501 DEVOLUCIONES EN COMPRA-A CRÉDITOCon i, se inserta automáticamente el IVA de la evolución IVA al crédito se busca el número de la factura a la cual pertenece esta nota debito.

El valor del IVA según su % en el DEBITO 240802 IVA DEDUCIBLE AL 16240813 en IVA DEDUCIBLE AL 10

1.6 CAJA MENOR C.M.CONCEPTO: según el gasto realizado. Como se observa en la siguiente pantallazo.

Iniciamos registrando todos los gastos realizados en la cuenta 5(GASTOS) en el DEBITO, estos gastos se deben registrar teniendo en cuenta la factura y el tipo de gasto que se realizo.

La cuentas que mas se tienen en cuenta para CAJA MENOR son las siguientes

DIVERSOS

SERVICIOS523510 servicios temporales (Carolina)

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Si se recibió pagos en efectivo de FACTURAS DE VENTA se debe registrar el RECIBO DE CAJA como ya se explico y los gastos se deben registran en la CAJA MENOR con la cuenta

110505 CAJA GENERAL CONCEPTO: RELACION GTOS FCT N.EN EL CREDITO.

1.7 NOTA CRÉDITO : SE LE HACE A LOS CLIENTESCONCEPTO: N.C. FACT NO.

Si se le va a girar a un cliente o a un proveedor se registra en el CREDITO en la cuenta correspondiente.417501 AL DEBITO el valor sin IVA

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El valor del IVA según su % en el DEBITO 240801 IVA GENERADO AL 16240810 |IVA GENERADO AL 10

130505 CLIENTE2205001 PROVEEDOR

1.8 CUADRAR PICOS: CC

529595 se lleva al crédito, según corresponda se busca el número del documento220501 se establece de que es el ajuste y con un CC 421040 descuentos especiales condicionadosLos gastos van al debitoPara los ajustes de 1 y -1 no va nada en debito ni crédito, se llevan con tab y se cruzan

1.9 PAGO DE IMPUESTOS:

RETE FUENTE236515 Honorarios a la Dian y al Debito236540 Compra236525 Servicios236530 arrendamientos11 Depende de donde salga la plata para pagar.

IND Y COMERCIO:

521505 ICA y los meses a q corresponde Secretaria de Hacienda135518 Al crédito el descuento11 Depende de donde salga la plata para pagar el saldo.

RETE ICA236801 RTE ICA Y EL PERIODO Secretaria de Hacienda al debito11 Depende de donde salga la plata para pagar.

IVA240801 Iva generado, el periodo a la Dian y al Debito11 Depende de donde salga la plata para pagar.

1.10 FACTURA DE VENTA (FB)

Para realizar una factura de venta se ingresa al programa (clave ADMINISTRADOR), se da ENTER

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se ubica FB y a continuación ENTER, automáticamente saldrá el número de la factura consecutiva y la fecha del día actual, se busca la razón social a quien se le va a facturar, se buscan los productos a facturar, se coloca la cantidad manualmente y el programa automáticamente genera los demás valores.

NOTAS:

1. si al facturar sale un aviso de deuda muy vencidas sólo se puede facturar al contado, se va retrocede hasta la página principal del programa se digita F4 , ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA, se selecciona el cliente y se aumentan los días de la tolerancia demora.

2. si al facturar sale un aviso de no tiene cupo de crédito sólo se puede facturar al contado, se va retrocede hasta la página principal del programa se digita F4 , ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA, se selecciona el cliente y se aumenta el cupo de crédito.

3. si al facturar no haya existencia de productos en bodega, éstos se deben ingresar se va retrocede hasta la página principal del programa se digita F6 , ADMINISTRACIÓN KARDEX, se selecciona ASENTAR EL KARDEX y se ingresan los productos de acuerdo a lo realizado en el cuadro de proveedores de Excel, tener en cuenta el valor real de compra.

EDISON: 310-5663858edison.helisa@gmail.com

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