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ORGANIZACIÓN Y METODOS

ESMERALDA GUAYARA MEDINA MARIA XIMENA CORTEZ

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA – IDEAD-

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

IBAGUÉ-TOLIMA 2012

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ORGANIZACIÓN Y METODOS

ESMERALDA GUAYARA MEDINA MARIA XIMENA CORTEZ

Profesor: Edgar Antonio Cortez

Tutor Pedagógico

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA – IDEAD-

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

IBAGUÉ-TOLIMA 2012

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PREGUNTAS GENERADORAS

Defina que es Organización.

La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. Así, podemos decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social.

Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o más personas; en el cual la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Cuáles son los principios de la organización.

División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario

para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.

Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

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En qué consiste la Organización y Métodos.

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los analistas de organización y métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo. Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son denegadas. Los estudios de organización y métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta industrial, comercial o de servicios. La asistencia y asesoría de organización y métodos a la dirección de la empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. siendo de esta forma: EXTERNAMENTE: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente característica: Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos o experiencias en otras empresas. Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada. INTERNAMENTE: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización y métodos, bajo las siguientes características: Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

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Cuáles son las funciones administrativas aplicadas a la organización y métodos.

Planeación Organización Mando Coordinación Control

En qué consiste un sistema de organización lineal

Este tipo de organización se constituye de la forma estructural más simple y es la más antigua: tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. Características 1. Autoridad lineal o única. La principal característica de la organización lineal es la autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados, como secuencia de inicio de la unidad de mando. Son las características típicas de las organizaciones militares. 2. Líneas formales de comunicación. La comunicación entre los órganos o cargos existentes en la organización es realizada únicamente a través de las líneas que existen en el organigrama. Todo órgano o cargo (con excepción de aquellos situados en la cúspide y de aquellos situados en la base de organigrama) posee dos terminales de comunicación: uno orientado al órgano superior, o sea el del mando y otro exclusivamente a sus subordinados. 3. Centralización de las decisiones. Como el terminal de la comunicación, sucede que la autoridad que comanda toda la organización centraliza los canales de comunicación y de responsabilidad en la cima del organigrama. 4. Aspecto piramidal. A medida que se asciende en la escala jerárquica disminuye el número de cargos u órganos. El resultado es que a medida que aumenta el nivel jerárquico, más aumenta la generalización, centralización y visión global de la organización. A medida que se desciende en el nivel jerárquico, más aumenta la especialización, la delimitación de las responsabilidades y la visión específica del cargo o función.

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Ventajas Es sencillo y claro. No hay conflicto de autoridad ni fugas de responsabilidad. Se facilita la rapidez de acción. Se crea una firme disciplina, cada jefe adquiere toda la autoridad ya que

para sus subordinados es el único que la posee. Es útil en la pequeña empresa. La autoridad lineal recibe el asesoramiento y servicio técnico de un

cuerpo especialista. Desventajas Se carece de especialización. No hay flexibilidad para futuras expansiones. Es muy difícil capacitar a un jefe en todos los aspectos que debe

coordinar. Se propicia la arbitrariedad de que el jefe observe toda la

responsabilidad de la autoridad. La autoridad lineal basada en el mando puede tornarse autocrática. La comunicación, por obedecer a la escala jerárquica, se vuelve

indirecta, lenta y está sujeta a intermediarios y distorsiones

En qué consiste un sistema de organización funcional. Funcional o de Taylor Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número de funciones. Ventajas: Mayor especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona. La división del trabajo es planeada. El trabajo manual se separa del intelectual. Disminuye la presión sobre un solo jefe.

Desventajas: Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad

Se viola el principio de unidad de mando.

Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.

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ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

Investigue en una empresa que tipo de sistema de organización aplican.

Empresa:STUDIO47

Descripción: fabrica y distribuidora de camisetas e-mail: studio47moda@gmail.com Dirección: cra. 4ª a bis # 29-39 Barrio / La Francia Teléfonos: 3214670793-3107956048 Ubicación: Ibagué –Tolima

Studio47 es una empresa de diseño ibaguereña dedicada a la creación,

fabricación y aplicación de estampados sobre camisetas, manejando una

distribución a nivel nacional; distribución que se opera atravez de la venta de

frakisias, su idea de negocio está basado en la venta de camisetas de

excelente presentación y calidad a través de un catálogo.

En esta microempresa notaremos que su carga laboral no es tan grande puesto

que está conformada tan solo por cuatro personas; quienes operan en

equipoen función de la empresa.

El gerente:

El auxiliar administrativo

El jefe de bodega y estampador

Y el vendedor

Al realizar nuestra visita a la fábrica, y una vez conocimos su técnica de

trabajo, determinamos que el sistema que en esta se aplica es sistema lineal

funcional.Puesto que conserva de la organización lineal la autoridad que se

transmite a través de un solo jefe. Y de la funcional, la especialización de cada

actividad en una función.