ORGANIZACIN Y METODOS OYM

ORGANIZACIN Y METODOS OYM

La Organizacin y Mtodos, es una funcin especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y rentabilidad de los procesos administrativos, as como el control dentro de una empresa, mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trmites y mtodos administrativos en vigor. Generalmente insiste ms en los mtodos que en la estructura organizacional.

IMPORTANCIA:Radica en que es una unidad a la que se le encomienda el estudio de los diferentes problemas administrativos, tratando de lograr una solucin adecuada y obtener la mxima eficiencia en todos los aspectos de la organizacin de la empresa.Trata de simplificar y reducir el costo de las operaciones, mediante el mejoramiento en los procedimientos, mtodos y sistemas, las comunicaciones, el control y la estructura orgnica.El conjunto de tcnicas de O & M se aplica con el propsito de lograr objetivos de mejoramiento empresarial debidamente identificados y definidos delo contrario no existira la razn de esta naturaleza en cualquier organizacin.

OBJETIVO GENERALContribuir al mejoramiento administrativo de la empresa asesorando a sus funcionarios y empleados en todos aquellos aspectos de organizacin y procedimientos que permitan elevar de manera sistemtica y permanente la eficiencia de las diferentes dependencias de la empresa.

OBJETIVOS ESPECFICOS

La exacta comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de la dependencia, contribuirn a que la unidad est al tanto de los movimientos y ejerza una coordinacin y control ms eficiente en el desarrollo de la empresa descubriendo anticipadamente hechos normas para facilitar su correccin oportuna y eliminar tambin su posible repeticin.Simplificar procesos y procedimientos administrativos de todo orden o eliminarlos cuando no implique una prdida o reducir de la eficiencia organizacional.Optimizar el recurso humano y limitarlo al estrictamente necesario y lograr minimizar los costos de operacin sin detrimento de la eficacia organizacional.

Asegurar y facilitar al personal de la unidad la ejecucin de las tareas encomendadas lo cual significa establecer entre empresa y empleados una relacin adecuada de cantidad y calidad de los servicios y prestaciones.

La correcta organizacin de los recursos materiales har que estos lleguen oportunamente a las operaciones y procedimientos.

Eliminar la duplicidad de labores.

Mejorar y tecnificar el control de las operaciones

FUNCIONES DE O & MFUNCIN GENERALAnalizar y estudiar la organizacin y mtodos de trabajo de las diferentes dependencias, unidades o subdivisiones con el fin de proponer, disear, implantar o actualizar los sistemas que permitan elevar su eficiencia para alcanzar los objetivos que se tengan establecidos, mediante el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros de que se disponga.

Simplificar trmites o eliminarlos para conseguir entre otras cosas una reduccin de la nmina sin perjudicar la capacidad operativa de la administracin de la empresa.Problemtica de las empresas con plantilla administrativa voluminosa. Se ha producido un aumento de personal en algunas empresas debido a la expansin fsica de las actividades de produccin y ventas por lo que necesita ms trmites administrativos e informacin de control para la direccin esto ha originado algunos problemas como:Los procesos administrativos cambian a menudo de manera imprevista para adaptarse a las exigencias que generan situaciones urgentes.

La aplicacin de soluciones incorrectas o problemas defectuosamente planteados.

Continuacin de las labores cuando estas han dejado de ser necesarias ocasionando el empleo de esfuerzo y gastos innecesarios.

Adquisicin de personal capacitado para el uso de las computadoras y dems equipos de alta tecnologa.

Hacer un estudio y un anlisis de la estructura general y de funcionamiento de toda la empresa, con el objetivo primordial de obtener a travs de ese anlisis un diagnstico que permita implantar, disea nuevos procedimientos que hagan de cada una de las actividades todo un complejo organizacional.FUNCIONES ESPECFICAS DE O&MFUNCION EN DIAGNOSTICO:

Elaborar o determinar un diagnostico o se deben diagnosticar los mtodos o sistemas administrativos y de informacin para poder mantener permanentemente actualizados los sistemas los mtodos, procedimientos dentro de una organizacin evitando la utilizacin de los sistemas obsoletos que tengan incidencia en todo el resto de la organizacin.La unidad de O&M acta en funcin de asesora, para poder alcanzar sus objetos, realizar sus funciones tiene que utilizar mecanismos, sistemas de investigacin para recabar la informacin necesaria para reducir la ineficiencia eliminar los errores, mejorar los sistemas implantados.Tambin debe estudiar la utilizacin adecuada de los espacios, a efectos de que se pueda distribuir en mejor forma el equipo, la maquinaria el personal de apoyo lo cual permite ejercer una mejor supervisin, ms seguridad laboral evitando accidentes.

Funcin de los especialistas en organizacin y mtodos:

Son asesores y consejeros de alta direccin, de los directivos funcionales.Por la misma naturaleza de funcin de asesora no tienen autoridad lineal o directa sobre ningn miembro de los departamentos en los que hacen sus investigaciones.

Entre los requisitos que deben llenar estn: Ser expertos en tcnicas modernas y observadores imparciales. Tcnicas que deben dominar los especialistas en organizacin y mtodosTcnicas relativas o mtodos administrativos maquinas o equipos. La investigacin de operaciones planificacin programacin elaboracin y evaluacin de proyectos y computacin etc. Tienen que ser observadores imparciales debido a que en O&M son libres e imparciales en relacin con los departamentos teniendo por ello autonoma para enjuiciar objetivamente cualquier situacin. Generalmente la alta gerencia, los ejecutivos a cargo de los niveles funcionales y los operativos dejan de percibir la necesidad de cambio sobre todo porque se familiarizan demasiado con su entorno.

Determinacin: actuar con decisin y seguridad.Perseverancia: No darse por vencido sino insistir hasta lograr el objetivo.Lgica : Actuar con razonamientoJuicio: tomar acciones o decisiones que no tiendan a perjudicar a ninguna de las partes involucradas.CUALIDADES DE UN ANALISTA O&MCUALIDADES DE UN ANALISTA O&MCreatividad: debe de ser creativo para poder jugar con las situaciones cuando se le presenten.

Presentacin: estar vestido de acuerdo al medio.Relaciones Humanas:Buenas relaciones interpersonales con el personal.Integridad: estar conformada por un sin nmero de elementos de ndole moral

DONDE UBICAR LA FUNCION O&M

En la medida que esta funcin constituye un instrumento de cambio y mejoramiento y aun cuando existen otro criterios y otras prcticas de ubicacin del Departamento de O&M se recomienda que se ubique en el nivel de asesora de la alta gerencia, porque se ha dicho anteriormente que la primera condicin operativa para garantizar el xito de esta funcin es el respaldo de la gerencia y de los niveles funcionales. Adems de ubicarla en niveles inferiores hay que cuidar el principio de separacin de funciones y se corre el riesgo de que la funcin no pueda cumplir su cometido. En la prctica se podra afirmar que el fracaso del desarrollo de la funcin.

En mltiples instituciones o empresas se debe fundamentalmente a la falta de respaldo y la mala ubicacin dentro de la estructura de la organizacin.OTRAS RAZONESAl depender de la jefatura mxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.La funcin aqu localizada podra obtener una visin ms amplia de la organizacin especialmente en trminos de la coordinacin que deben tener todas las actividades, lo que sirve para poder fijar con mucha precisin sus posibles reas de trabajo y lograr mejores resultados.Porque puede calcular con mayor certeza los posibles impactos que tendran sus recomendaciones de mejoramiento administrativo.

ESTRUTURA DE O&M

Depender de los recursos y de las actividades que realice la empresa.Usualmente deber contar con:Jefatura: planea, organiza, dirige, controla, coordina los recursos de la unidad.Analistas: efectan anlisis de diseo y elaboracin de manuales, formas y varias funciones ms inherentes a su cargo.Secretaria; apoyo en redaccin, mecanografa, archivo, etc.

DEFINICION DE FUNCIONES Y OBLIGACIONESUna vez establecidos los departamentos y los niveles jerrquicos se procede a la definicin de lo que se debe hacer cada unidad de trabajo.Puesto: Unidad de trabajo especifica e impersonal (puede haber un puesto de anlisis y 20 analistas) el cargo es funcional.

Anlisis de Puestos:

Consiste en reglas que se dan para separar los elementos del puesto y ordenarlos adecuadamente. Con la ayuda de las normas de la lgica y la gramtica. La tcnica se aplica con tres aspectos:Como obtener los datos de lo que constituye el puesto.Como ordenar dichos datos.Como consignar los mismos.

El anlisis comprende en:La descripcin del puesto: la determinacin de la tcnica de lo que el trabajador debe hacer, debe contener o identificarse (ttulo, ubicacin instrumentos jerarqua) la descripcin genrica (descripcin breve y precisa) y la descripcin especifica (detalle de la operacin, tiempo estimado) clasificando las operaciones como permanentes, peridicas y eventuales. Especificacin del puesto: enunciacin precisa de lo que el trabajador requiere para desempearlo con eficiencia. Debe incluir 4 puntos.Habilidad

Esfuerzo

Responsabilidad.

Condicin de trabajo.

El anlisis de puestos de altos ejecutivosCasi siempre se refiere a las labores y requisitos de una sola persona. A diferencia de los puestos ordinarios en los que un solo puesto puede ser ocupado por varias personas. En los puestos ordinarios se trata de adaptar el hombre al puesto, en el de altos ejecutivos solo se fija lo mnimo que se tiene que hacer con ese ejecutivo para satisfacer el puesto. Se espera que realice mas de lo esperado dentro de los objetivos y polticas de la empresa. Se da el sealamiento de sus responsabilidades ms que la descripcin de sus funciones.

PRINCIPALES TEMAS QUE DEBE COMPRENDER EL ANALISIS DE PUESTOS: Descripcin: ttulo, jerarqua, tramo de control( directo o indirecto) relaciones (internas y externas) funciones bsicas, responsabilidades, actividades que debe realizar, tiempos, resultados, fecha.

Especificacin; conocimientos, experiencias, autoridad (amplitud cantidad de decisiones, limites y tipos) creatividad, iniciativa, acceso a datos confidenciales.