ORGANIZACIÓN

INTELIGENTE

Visión vertical:

Análisis funcional

Es una forma de pensar en el diseño de trabajo en la que se enfatiza la división de tareas y la especialización.

Visión horizontal

• Análisis de procesos

Diseño de la organización

• Es el proceso de elegir una estructura de tareas,

responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las

organizaciones.

El organigrama

Es una representación gráfica de la estructura

organizativa de una organización. Es un instrumento de

análisis que permite visualizar en forma rápida los

órganos que componen la estructura, las relaciones

formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos.

Diseño de la organización

Estructuras organizacionales básicas:

• Lineal

• Poco jerarquizada

• Sin delimitar

Lineal o militar: • Consiste en una organización con gran

número de niveles jerárquicos.

Poco jerarquizada:

• Tiene pocos niveles jerárquicos y se basa en la

descentralización.

Sin delimitar:

• Es aquella que permite a la empresa crear vínculos con

los clientes, proveedores y/o competidores.

REALINEACIÓN DE

FUNCIONES

ENFOQUE BASADO EN

PROCESOS Es la necesidad del cliente y sus requisitos, para luego definir los

mejores procesos para llevar a cabo el producto o servicio que

busque la satisfacción del cliente, que se traduce en efectividad

para el cliente. (Riascos González, 2006)

La norma ISO 9000:2000, define el proceso como:

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultado. (Riascos González, 2006)

Características de una organización

basada en procesos

• Orientación hacia el cliente.

• Se incluye como estrategia de la empresa.

• La jefatura se reemplaza por el liderazgo.

• El siguiente paso en el proceso es el cliente.

• El trabajo se hace con equipos de alto desempeño.

• Se empodera el personal.

• Se trabaja con hechos y datos para la toma de

decisiones.

• Se genera un ambiente de mejoramiento continuo.

(Riascos González, 2006)

Los procesos en la organización:

(Riascos González, 2006)

Aspectos que debe tener un proceso:

• Se pueden describir las entradas y las salidas.

• El proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales.

• Se requiere hablar de metas y fines, en vez de acciones y medios.

• Un proceso responde a la pregunte: “QUE”, no al “COMO”.

• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.

• Tiene un responsable o dueño del proceso.

• Tienen limites bien definidas.

• Tiene procedimientos bien documentados. (Riascos González, 2006)

Comparación entre una estructura

funcional y un enfoque basado en

procesos Centrado en la estructura Centrado en el proceso

• Los empleados son el problema.

• Empleados

• Hacer mi trabajo.

• Comprender mi trabajo.

• Evaluar los individuos.

• Cambiar a la persona.

• Siempre se puede encontrar un

mejor empleado.

• Motivar a las personas.

• Controlar a los empleados.

• No confiar en nadie.

• ¿Quién cometió el error?

• Corregir errores

• El proceso en un problema.

• Personas.

• Ayudar a que se cumplan

objetivos.

• Saber que lugar ocupa mi trabajo

dentro de todo el proceso.

• Evaluar el proceso.

• Cambiar el proceso.

• Siempre se puede mejorar el

proceso.

• Eliminar barreras.

• Desarrollo de las personas.

• Todos estamos en esto.

conjuntamente.

• ¿Qué permitió que el error se

cometiera?.

• Orientado al cliente.

(Riascos González, 2006)

Visión Funcional

(Riascos González, 2006)

Visión por procesos

La norma ISO 9001, propone el siguiente esquema para visualizar los procesos que interactúan en la organización para lograr la mejora continua.

(Riascos González, 2006)

Vídeo

REINGENIERÍA DEL

TRABAJO

• «Reingeniería es la revisión

fundamental y el rediseño radical

de procesos para alcanzar mejoras

espectaculares en medidas críticas

y contemporáneas de rendimiento,

tales como costo, calidad, servicios

y rapidez.» (Hammer, 1994)

REINGENIERÍA O REDISEÑO DE

PROCESOS

• Las palabras claves son fundamental, radical, sustancial y procesos. El concepto más importante es el proceso de una empresa, el cual pude requerir en ocasiones de un rediseño considerable.

• El proceso de una empresa también puede concebirse como una serie de actividades por medio de las cuales los insumos son convertidos en productos (bienes o servicios). Aunque las tareas particulares son importantes, lo es más el interés en el objetivo general de producir eficaz y eficientemente los bienes y servicios que los clientes necesitan.

• Un proceso es una serie de actividades que transforman la realidad, agregándole valor.

El enfoque básico del proceso de reingeniería se

compone de cuatro elementos:

PREPARACIÓN

DEL CAMBIO

PLANEACIÓN

DEL CAMBIO

REDISEÑO EJECUCIÓN

Modelo de Reingeniería de Michael Hammer y

James Champy

• Defiende el cambio radical en los procesos de

valor agragado

• Destaca la importancia de las expectativas del

cliente como elemento impulsador

• Obtener apoyo ejecutivo se considera crítico

para el éxito

• Utiliza la visualización como la manera de ver lo

que se necesita que se haga, más bien que de

mejorar los procesos existentes.

• Utiliza equipos de reingenieria para examinar

procesos básicos

• Utiliza tecnología como capacitadora de

soluciones

• Los fundamentos de la solución incluyen

equipos de procesos de empleados facultados.

Reingeniería Dinámica Daniel Morris y Joel Brandon

1. Identificar los proyectos posibles

2. Conducir el análisis inicial del impacto

3. Seleccionar el esfuerzo y definir el alcance

4. Analizar la información básica del negocio y del proceso del trabajo

5. Definir alternativas, similar nuevos flujos y proceso de trabajo

6.Evaluar el impacto potencial de los costos y beneficios de cada alternativa

7.Seleccionar la mejor alternativa

8. Implementar la alternativa seleccionada

9. Actualizar la información y los modelos de la guía básica del posicionamiento

Reingeniería Raymond Manganelli y Mark Klein. Modelo

de Rapida RE

1, PREPARACIÓN

- Reconocer la necesidad

- Desarrollar consenso ejecutivo.

- Capacitar al equipo

- Planificar el cambio

2. IDENTIFICACIÓN

- Reconocer la necesidad

- Definir y medir rendimiento

- Definir entidades

- Modelar procesos

- Identificar actividades

- Entender modelo de proceso

- Correlacionar organización

- Correlacionar recursos

- Fijar prioridades de procesos

3. VISIÓN

- Entender estructura del proceso

- Entender flujo del proceso

- Identificar actividades de valor

- Referenciar rendimiento

- Determinar impulsores de rendimiento.

- Calcular oportunidad

- Visualizar el ideal (externo)

-Visualizar el ideal (interno)

- Integrar visiones

- Definir subdivisiones

Reingeniería Raymond Manganelli y Mark Klein. Modelo

de Rapida RE

4A. SOLUCIÓN DISEÑO TÉCNICO

- Modelar relaciones de entidades

- Reexaminar conexiones de los procesos.

- Instrumentar e informar

- Consolidar interfaces e información

- Redefinir alternativas

- Reubicar y reprogramar controles

- Modularizar

- Especificar implantación

- Aplicar tecnología

- Planificar implementación

4B. SOLUCIÓN DISEÑO SOCIAL

- Facultar a empleados que tienen contacto con clientes

- Identificar grupos de características de cargos

- Definir cargos / equipos

- Definir necesidades de destreza y personal

- Especificar la estructura gerencial

- Rediseñar fronteras organizacionales

- Especificar cambios de cargos

- Diseñar planes de carrera

- Diseñar programa de gestión del cambio

- Diseñar incentivos

- Planificar implementación

5. TRANSFORMACIÓN

- Completar diseño del sistema

- Ejecutar diseño técnico

- Desarrollar planes de prueba y de introducción

- Evaluar al personal

- Construir sistema

- Capacitar al personal

- Hacer prueba piloto del nuevo proceso

- Refinamiento y transición

- Mejora continua

QUE NO ES LA REINGENIERIA

• Reingenieria NO es downsizing. Esto significa reducir trabajo, recursos y gente para obtener una mejor posicion financiera en el corto plazo.

• Reingenieria NO es una mera reestructuracion o reorganizacion. Estas se basan en la reduccion de niveles jerarquicos y en la modificacion de ciertas areas de la empresa, pero aun cuando algunas de estas desaparezcan y otras nuevas se formen, se siguen conservando las viejas estructuras fragmentadas.

• Reingenieria NO es automatizacion. La tecnologia informatica juega un importante papel en el rediseno de procesos, pero no como un nuevo mecanismo para ejecutar un viejo proceso -en cuyo caso, se estaría sub-utilizando esta herramienta.

• Reingenieria NO es una “reingenieria de software”. No es una reconstruccion de sistemas informaticos obsoletos en otros más modernos y efectivos.

• Reingenieria NO es mejora continua. Esta filosofia se basa en mejorar dia a día un proceso establecido aplicando una filosofia de Calidad Total que se transmite a toda la organización. La reingenieria no implica realizar mejoras marginales, sino que pretende un “shock de cambio”.

COMUNICACIÓN EFICAZ

Comunicación

El verbo comunicar proviene de la voz latina

“comunicare”, puesta o poner común. En su

acepción más general, comunicación es acción y

efecto de hacer a otro, partícipe de lo que uno

tiene, descubrir, manifestar o hacer saber a uno

alguna cosa, consultar, conferir con otros un

asunto, tomando su parecer.

Es la trasmisión de la información, ideas,

emociones, habilidades, por medio del uso de

símbolos, palabras, cuadros, figuras, gráficas…”

(Ortiz, C., 1965).

Comunicación es toda la transmisión de

información con vistas a una respuesta que no

siempre implica una aceptación pasiva (L. José).

Proceso de comunicación

Eficacia

Se denomina eficaz a la cualidad que tiene una

determinada acción de alcanzar una meta que se

había propuesto por parte de alguien. El concepto

está íntimamente vinculado con la actividad

humana y la búsqueda de objetivos puntuales;

esto significa que en cualquier contexto en el que

se desarrolle el hombre la eficacia será un bien

valorable.

Eficaz tiene relación con la idea de efecto ya que

es un vínculo directo entre causa y efecto o

estímulo y efecto. A determinada acción le seguirá

siempre un resultado, es decir, un efecto. Cuando

ese efecto o resultado es el apropiado y el

buscado, la acción se transforma en una acción

eficaz.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto

construir un edificio en un mes y lo logramos.

Fuimos eficaces por cuanto alcanzamos la meta,

logramos lo que nos propusimos.

Eficiencia Relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los

logros conseguidos con el mismo. La eficiencia se da

cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo

objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos

con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo

se hacen 100 unidades de un determinado producto.

Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se

hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10

horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un

uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo

(hacer 100 o 120 productos).

Comunicación eficaz

Se llama comunicación eficaz a aquel proceso que se caracteriza por: a) Expresar lo que se quiere decir b) En forma clara y directa c) En el momento y lugar oportuno d) De una manera y adecuada

La comunicación es un proceso dinámico por que tanto el emisor (persona que expresa algo) como el receptor (persona que escucha) tienen un rol importante: el mensaje va y viene. En la comunicación efectiva, ese dinamismo no sufre de alteraciones, ni por el emisor, ni por el mensaje, ni por el receptor.

Comunicación organizacional

“Aquel flujo de datos que sirve a los procesos de

comunicación organizacional como comunicación

de la organización” (Thayer, 1968).

Aquellas interdependencias e interacciones que se

producen entre y dentro de los subsistemas, por

medio de la comunicación, y que sirven a los

propósitos de la organización” (Witkin y Stephes,

1972).

Características

• Ocurre en un sistema complejo y abierto que es

influenciado e influencia al medio ambiente.

• Implica mensajes, su flujo, su propósito, su

dirección y el medio empleado.

• Implica personas, sus actitudes, sus

sentimientos, sus relaciones y habilidades.

Comunicación Interna

Son todos los mensajes que se cursan dentro de

la vasta red de la estructura de la institución:

•Con motivo del ejercicio de los puestos.

•Para realizar funciones normales del organismo

de que se trata, o asumir tareas extraordinarias

relacionadas directa o indirectamente con la

marcha de las operaciones.

•El trasmisor y el emisor pertenecen al grupo de

trabajo de la propia institución.

Comunicación externa

Tiene lugar hacia fuera de la organización, en su

doble sentido de salida y recepción (es un sistema

dentro de otros sistemas). Se originan con motivo

de las operaciones normales de la misma

(correspondencia, documentación,

especificaciones, cotizaciones, etc.).

Medios Escritos - impresos

Audio medios desde la palabra hablada.

(audiolibros, la radio y todo el desarrollo

tecnológico en este campo).

Visuales

Audiovisuales

Multimedios

Medios de la Web 2.0 (pronto los de la 3.0)

Móviles

Masivos: medios informativos, publicitarios, de

propaganda, de entretenimiento, ya que todo

depende de la intención con la que les usemos.

Venden espacio, tiempo, presencia, etc. Incluyen:

Prensa, con todos sus suplementos y

publicaciones especiales.

Radio

Televisión

Cine

Revistas

Exterior (vallas, las cuales nacieron como medio

publicitario)

• Mailing personalizado

• Buzones/folletos

• Marketing telefónico

• Regalos Publicitarios

• P.L.V. Señalización y rótulos

• Ferias y Exposiciones

• Patrocinio, mecenazgo, marketing social

• Patrocinio deportivo

• Publicaciones de empresas

• Anuarios, guías y directorios

• Catálogos

• Juegos Promocionales

• Tarjetas de Fidelización

• Animación punto de venta

• Telegramas

• Fax

• Volantes

• Comunicaciones en las facturas, boletas, pagos, etc.

• Teléfono fijo y celular para otros tipos de comunicación.

• Pintura

• Fotografía

• Material en el punto de venta o de circulación: habladores, rótulos en pisos, paredes, espejos, puertas, animaciones, sonidos, vallas internas en almacenes, parqueaderos, etc.

• Informes de gestión, financieros, sociales

• Boletines, periódicos, revistas institucionales.

• Tele-revistas, programas de radio

• Eventos

• Internos

• Externos

• Reuniones (grupos primarios, trabajo en equipo).

• Ferias, muestras (comerciales, institucionales,

educativas).

• Conciertos. Conferencias, paneles, seminarios,

congresos, etc.

• Ponencia

• Discurso

• Cartas y memorandos, circulares, informes,

proyectos

• Carta o tarjetas masivas, individuales, ojala

siempre personalizadas

• Boletín de prensa (carpeta de prensa, dossier de

prensa)

• Rueda y conferencia de prensa

• Carteleras (físicas y virtuales)

• Presentaciones (ppt. Multimedios)

• Fondos para pantallas de computador

• Manuales – de inducción

– imagen corporativa

– protocolo

– otros manuales

• Directorio de la empresa

• Reunión mensual con el director

• Cara a cara o por tv, internet, móvil.

• Redes internas y externas

• Teleconferencias, videoconferencias

• Teatro corporativo

Sitios y redes abiertas y cerradas que dan origen a

comunidades virtuales que se comunican y

participan.

•Extranets

Conectada a redes definidas o abiertas y con la

posibilidad de conectarse externamente con los

diferentes públicos de la organización de manera

interactiva, dinámica y transaccional, sincrónica y

asincrónicamente. Puede hacerse también para la

comunicación entre personas.

• Intranets

• Son redes internas para facilitar la relación, la comunicación de

personas y datos, le gestión organizacional y la gestión del

conocimiento.

En estos sitios encontramos:

• Correo electrónico.

• Blogs – micromedios o micrositios personales, con

múltiples usos.

• Wikis

oPeriódicos

oTelevisión

oCine (por lo menos las películas y ahora con los teatros en casa, aumentan posibilidades)

• Radio – audio

• Revistas, magazines.

• Multimedia

• Videoconferencias desde cualquier lugar del mundo, para reuniones sincrónicas.

Hay empresas muy sofisticadas que han diseñado

sus salas de reuniones, de tal manera que

reuniones en dos lugares diferentes se vean, a

través de la pantalla, como un solo sitio.

Todos los medios de comunicación y muchos de

gestión de la organización. Hay espacio para

correspondencia, tarjetas, eventos, reuniones,

gestión del conocimiento, comercio, mercadeo,

actividades financieras y cada le encontramos

más posibilidades.

TIPS

Preguntas para la adecuada acción comunicativa

•¿Qué es lo que quiere comunicar?

•¿A quién?

•¿Cómo?

•¿Dónde?

•¿Cuándo?

•¿Por qué?

Bibliografía • Fernandez, Elena, Planificacion y gestion de medios publicitarios. Gestion de la

Comunicacion en las organizaciones. Editorial Ariel, 2004, Barcelona. Pp 366-394.

• Flores, Sergio; Orozco, Emiliano, Hacia una Comunicación administrativa integral, Editorial Trilla, 1973, México, pp 18-75.

• Goldhaber, Gerald, Comunicación Organizacional, 1. ¿Qué es la Comunicación Organizacional? Editorial Logos Consorcio Editorial, S.A., 1977, México, pp 20-27.

• Halliburton, E. (Noviembre de 2006). Manual para el análisis, evaluación y reingenieria de procesos en la administración pública. Buenos Aires, Argentina, Argentina.

• Riascos González, J. A. (2006). De la estructura por funciones al enfoque basado en procesos y a la visión sistématica de la organización. Revista Ciencias Estratégicas, 37-46.

• Rediseño de procesos o reingenieria. (s.f.). En El diseño organizacional (págs. 72-97).

• Ribeiro, Lair, La comunicación eficaz, Editorial Ediciones Urano, 2000, España.

• http://www.definicionabc.com/general/eficaz.php fecha de revisión 12 de febrero de 2016 a las 15:36 hrs.