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Proyecto realizado por estudiantes del UPTAEB, informacion en: www.jesusdugarte.comEste proyecto corresponde al Programa Nacional de Formación de Ciencias de la Información, Trayecto II, Periodo II, el cual tiene por objeto el estudio y la vinculación social del documento como objeto social capaz de satisfacer necesidades particulares de información de las personas o instituciones, sin embargo, la utilidad social del documento depende en gran medida de la posibilidad que pueda tener éste de ser accedido en el momento preciso de necesitarlo, todo lo cual transcurre en el día a día de las personas e instituciones. En consecuencia, desde el punto de vista conceptual aborda elementos vinculados con la Representación y Organización de la Información como subdisciplina de las Ciencias de la Información que estudia los métodos que posibilitan la Recuperación de la Información en colecciones o fondos documentales. El proyecto se llevó a cabo en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez del Instituto Nacional de Capacitación Educativa Social, INCES, estructuralmente está dividido en cuatro capítulos: El Capítulo I corresponde a la contextualización del proyecto, la identificación de problemas, el análisis de la situación que será objeto de la investigación y el enunciado del objetivo general y los objetivos específicos. El Capítulo II aborda la planificación del proyecto. El Capítulo III corresponde a las Conclusiones y Recomendaciones. El Capítulo IV describe el producto de información resultante de la ejecución del proyecto. Finalmente se ofrece la bibliografía de las fuentes de información consultadas presentadas en estilo A.P.A.TRANSCRIPT
Programa Nacional de Formación en Ciencias de la Información
Organización de la Serie Documental Correspondencias del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Jesús
“Gordo” Páez. Instituto Nacional De Capacitación Educativa (Enero – Noviembre 2015)
Autor: Dugarte, Jesús
Web: http://www.jesusdugarte.com/
Barquisimeto, Noviembre, 2015
i
INTRODUCCIÓN
En la actualidad el sistema educativo ha experimentado diversos
cambios principalmente en función de la sociedad, su desarrollo intelectual y
económico, realizando campañas de inclusión además de acercamientos
sociales a las comunidades del país, sobre todo a las que se encuentran en
los alrededores de la institución educativa, encaminado especialmente por la
Ley del Plan de la Patria 2013-2019. Cuyos objetivos son en si el bienestar
integral de la sociedad venezolana.
La universidad bajo este esquema o proyecto general de la nación
presenta un rol de suma importancia para el cumplimiento de los objetivos
contemplados de la ley anteriormente mencionada, creando así los
Programas Nacional de Formación desarrollando además los proyectos
socio-integradores donde se crea un acercamiento entre la institución y la
comunidad, donde se busca enfrentar problemáticas presentadas que solo
con apoyo calificado pueden solventarse efectivamente y dar soluciones
reales a la necesidades.
Este proyecto corresponde al Programa Nacional de Formación de
Ciencias de la Información, Trayecto II, Periodo II, el cual tiene por objeto el
estudio y la vinculación social del documento como objeto social capaz de
satisfacer necesidades particulares de información de las personas o
instituciones, sin embargo, la utilidad social del documento depende en gran
medida de la posibilidad que pueda tener éste de ser accedido en el
momento preciso de necesitarlo, todo lo cual transcurre en el día a día de las
personas e instituciones. En consecuencia, desde el punto de vista
conceptual aborda elementos vinculados con la Representación y
Organización de la Información como subdisciplina de las Ciencias de la
Información que estudia los métodos que posibilitan la Recuperación de la
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Información en colecciones o fondos documentales. El proyecto se llevó a
cabo en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez del Instituto Nacional de Capacitación
Educativa Social, INCES, estructuralmente está dividido en cuatro capítulos:
El Capítulo I corresponde a la contextualización del proyecto, la
identificación de problemas, el análisis de la situación que será objeto de la
investigación y el enunciado del objetivo general y los objetivos específicos.
El Capítulo II aborda la planificación del proyecto. El Capítulo III corresponde
a las Conclusiones y Recomendaciones. El Capítulo IV describe el producto
de información resultante de la ejecución del proyecto. Finalmente se ofrece
la bibliografía de las fuentes de información consultadas presentadas en
estilo A.P.A. y anexos.
iii
ÍNDICE GENERAL
PÁG.
DEDICATORIA II
RESUMEN ...................................................................................................... 6
CAPÍTULO I.................................................................................................... 7
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO .................................................................. 7
1. DESCRIPCIÓN DEL CONTEXTO................................................................. 7
1.1 CARACTERIZACIÓN DE LA COMUNIDAD ........................................ 7
1.2 NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN ............................................... 11
1.2 DESCRIPCIÓN DEL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL .................... 12
1.2.1 METODOLOGÍA .............................................................................. 13
1.2.1.1 SUJETOS DEL ESTUDIO ............................................................... 14
1.3.1.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
(DISEÑO Y VALIDEZ DE LOS INSTRUMENTOS) ...................................... 14
1.3.1.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN .............. 17
1.3.2 PROBLEMAS, NECESIDADES O INTERESES DEL CONTEXTO .... 19
1.3.2.1 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .................................................... 19
1.3.2.2 ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN SELECCIONADA ......................... 19
1.4 OBJETIVOS........................................................................................ 20
1.5 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO E IMPACTO SOCIAL .................... 20
CAPÍTULO II ................................................................................................. 28
iv
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ............................................................. 28
2.1 BENEFICIARIOS DEL PROYECTO ....................................................... 28
2.2 EL PRODUCTO ...................................................................................... 28
2.3 PRESUPUESTO ..................................................................................... 28
CAPÍTULO III ................................................................................................ 33
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................ 33
3.1 CONCLUSIONES ................................................................................... 33
3.2 RECOMENDACIONES ........................................................................... 34
CAPÍTULO IV ............................................................................................... 35
PRODUCTO O SERVICIO ........................................................................... 35
4. PROPUESTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................... 35
4.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ............................................................ 35
4.2 POBLACIÓN BENEFICIARIA ................................................................ 37
4.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ........................................................ 37
4.4 METODOLOGÍA ..................................................................................... 38
4.5 PLAN DE ACCIÓN ................................................................................. 39
4.6 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO .................................... 40
MANUAL DE BASE DE DATOS ........................................................................ 45
ANEXOS ....................................................................................................... 53
5
ÍNDICE DE CUADROS
Nro CUADRO PÁG.
CUADRO DE PRESUPUESTOS………………………………………..….29
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
.…………………………………..….¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
6
RESUMEN
Este proyecto corresponde al Programa Nacional de Formación de
Ciencias de la Información, Trayecto II, Periodo II, el cual tiene por objeto el
estudio y la vinculación social del documento como objeto social capaz de
satisfacer necesidades particulares de información de las personas o
instituciones, sin embargo, la utilidad social del documento depende en gran
medida de la posibilidad que pueda tener éste de ser accedido en el momento
preciso de necesitarlo, todo lo cual transcurre en el día a día de las personas e
instituciones. En consecuencia, desde el punto de vista conceptual aborda
elementos vinculados con la Representación y Organización de la Información
como subdisciplina de las Ciencias de la Información que estudia los métodos
que posibilitan la Recuperación de la Información en colecciones o fondos
documentales. El proyecto se llevó a cabo en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez del Instituto
Nacional de Capacitación Educativa Social, INCES, estructuralmente está
dividido en cuatro capítulos: El Capítulo I corresponde a la contextualización
del proyecto, la identificación de problemas, el análisis de la situación que será
objeto de la investigación y el enunciado del objetivo general y los objetivos
específicos. El Capítulo II aborda la planificación del proyecto. El Capítulo III
corresponde a las Conclusiones y Recomendaciones. El Capítulo IV describe el
producto de información resultante de la ejecución del proyecto. Finalmente se
ofrece la bibliografía de las fuentes de información consultadas presentadas en
estilo A.P.A.
Palabras Clave: Archivo, Serie Correspondencia; INCES; Representación y
Organización de la Información.
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CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El presente proyecto se llevó a cabo en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez del Instituto
Nacional de Capacitación Educativa Socialista (INCES), el objetivo se focalizó
en la identificación de las necesidades relacionadas con la Gestión Documental
en el mencionado departamento.
1. Descripción del Contexto
1.1 Caracterización de la Comunidad
La organización hace vida en el sector centro de Barquisimeto, cercano a
la plaza Bolívar y al casco histórico de la ciudad, espacio que ha pasado por
varias remodelaciones a lo largo de la historia, como en el caso del terremoto
de 1812, el cual devastó la ciudad. Entre muchas remodelaciones y cambios al
centro de Barquisimeto también destacan la modernización que se hizo en
1929 llevado a cabo por Eustoquio Gómez, mediante la cual se arreglaron las
calles, avenidas, además, se construyeron edificios que se observan hoy en
día.
Con el nuevo enfoque participativo (Educación Popular) y de pedagogía
crítica, se orientan los procesos formativos del INCES a los motores
productivos priorizados: Agrícola, Tecnología, Minería, Textil, Turismo,
Industria, Hidrocarburos, Construcción, Comunicaciones, a los ejes políticos
priorizados: trabajadores y trabajadoras del INCES, Promotores y Maestros
Técnicos Productivos (Facilitadores), participantes (sujetos de aprendizaje),
Base de Misiones, corredores estratégicos y a los sectores sociales
priorizados: mujeres, jóvenes, trabajadores (as) de empresas públicas y
privadas, privados (as) de libertad y sistema de orquestas.
La comunidad atendida en el Departamento de Comercio y Servicios del
Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, hace vida activa en el
Municipio Iribarren, haciéndolo desde tres (3) modalidades:
8
Particulares que solicitan cursos: quienes acuden al Centro para
inscribirse en el curso de su preferencia, en un 73% son jóvenes desempleados
o que acaban de terminar el bachillerato, en espera de cupo en la Universidad,
un 15% son personas adultas que requieren de la formación para su desarrollo
personal y profesional y un 12% por circunstancias sociales, que los motiva a
ellos o a sus familiares para que se formen en un determinado oficio.
Comunidades organizadas que solicitan cursos: los consejos comunales,
Bases de misiones, Comunas en construcción, son las principales
organizaciones que requieren formación para sus miembros, con la finalidad de
desarrollar integralmente sus comunidades. Los procesos formativos se
ejecutan directamente en la comunidad.
Empresas públicas y privadas que solicitan cursos: las empresas
públicas que requieren formación para sus trabajadores y trabajadoras
constituyen el Sistema Presidencial de empresas recuperadas, ocupadas,
nacionalizadas, creadas por el Estado venezolano y las empresas privadas
aliadas con el Estado (Sistema RONCA). En esta modalidad los procesos
formativos se llevan a cabo en las empresas (Escuela en la Fábrica),
atendiendo a su vez, mediante la metodología del punto y circulo, a las
comunidades aledañas de dichas empresas, incorporando miembros de dicha
comunidad en los cursos ejecutados en las empresas.
Historia de vida de la Organización
El Instituto Nacional de Capacitación Socialista es un organismo
autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito según gaceta
oficial N° 40.378, de fecha 25 de marzo de 2014, al Ministerio del Poder
Popular para el Proceso Social de Trabajo, creado por Ley el 22 de Agosto de
1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 bajo la denominación
de Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE). En el año 2003 de
acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.809 de fecha 03 de
Noviembre, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de
reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del país y al proceso de reconversión
industrial, proceso que enmarca posteriormente su concepción y visión dentro
9
del ámbito de un socialismo abierto y participativo. Es así como en el año 2008,
cambia su denominación a Instituto Nacional de Capacitación y Educación
Socialista (INCES). A continuación se hace una breve reseña histórica del
Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, adscrito a la Gerencia
Regional INCES Lara, donde, en su Departamento de Comercialización y
Servicios, se desarrolla el proyecto:
Para el año 1960 se construye un hotel en la carrera 19 con la calle 23 de
Barquisimeto, Estado Lara, en pleno centro de esta pujante ciudad. Este futuro
hotel era construido por una señora italiana y no culminó la obra por falta de
recursos, sin embargo funcionó algunos años con alquiler de habitaciones, por
lo cual nunca se le dio un nombre al hotel.
En el año 1964, el Concejo Municipal de Iribarren compra el hotel e instala
las oficinas administrativas, las otras dependencias siguen funcionando en el
Edificio la Francia.
En el año 1969 se inaugura el Palacio Municipal, donde las oficinas
administrativas que funcionaban en el antiguo hotel se mudan a esta nueva
sede del Concejo Municipal de Iribarren; poco a poco queda desolado el
edificio y es cuando el Instituto de Cooperación y Educación (INCE), gestiona
entre el año 1970 y 1974, la transferencia de esta infraestructura para instalar
un centro de formación comercial, lo cual se logra mediante un comodato
suscrito entre Concejo Municipal de Iribarren y el INCE. En virtud de que el
INCE generaba suficientes recursos por la producción de mano de obra
calificada para las empresas privadas, compra el Edificio al Concejo Municipal
de Iribarren.
Durante el año 1982, los propietarios del Hotel Príncipe solicitaron
comprar el edificio del Centro de Formación Comercial de Barquisimeto al
INCES y construir un proyecto denominado “Centro Polivalente” en la zona
industrial, donde hoy está ubicado el Centro de Formación Socialista José Pio
Tamayo, para que tuviera todas las áreas formativas en un solo lugar, esto no
se concretó.
El INCES remodela las aulas y laboratorios de computación. En la
esquina del edificio, siendo propiedad del INCES el espacio, durante muchos
años funcionó la Farmacia San Simón, luego este espacio fue la primera oficina
del personal jubilado INCE Lara.
10
En el año 1983 se construyó un anexo para el almacén de los materiales
necesarios para la formación comercial, conformada por cursos de contabilidad
básica, intermedia y superior, secretariado comercial, formación
mecanográfica, archivo, kárdex, almacén, técnicas secretariales, otros. Para la
época existía tal calidad en la formación que en contabilidad, se decía que “un
estudiante de contaduría o administración para poderse graduar en la
Universidad (UCLA), tenía que hacer cursos en el INCES”.
Los equipos para la formación comercial fueron pasando desde las
máquinas de escribir manuales, luego eléctricas, las de “bolitas”, las de
“Margaritas”, hasta las computadoras. Estos bienes obsoletos, fueron
acumulados y vendidos como chatarra.
Para la formación, el INCE contaba con programas sectoriales:
INSBANCA (Educación Bancaria), INCESEGUROS (Educación sobre seguros),
INCE TEXTIL, INCE AGRICOLA, INCE CONSTRUCCIÓN, INCE
PENITENCIARIO y en los Centros de Formación Industrial (oficios herrería,
electricidad, carpintería, otros) y Comercial.
En el año 1990, el Estado Venezolano crea Asociaciones Civiles, en el
marco de la descentralización, para que cada estado tuviera autonomía, así se
crea la Asociación Civil INCE Lara, adscrito al Ministerio de Educación, con
recursos propios generados a través de la recaudación de los aportes del 2%
de la nómina mensual de las empresas, el 0,5% de las utilidades o aguinaldos
de los trabajadores y un 20% del Estado; éste último, durante 30 años no se
ejecutó por ser suficientes los otros ingresos, es decir no hizo falta el aporte del
estado. Las formaciones se dictaban con el siguiente horario, rigurosamente:
desde las 7:00 a.m. hasta las 10:00 p.m.; los Aprendices duraban un año en
formación en aula y hasta dos años en la empresa. Los egresados salían con
conocimientos equivalentes a un técnico superior.
Muchas personalidades destacadas del Estado Lara, fueron estudiantes,
instructores del INCE y luego ocuparon cargos importantes como profesores y
autoridades de Universidades.
Desde sus inicios el logo del INCE era el de tres hombrecitos denominado
“Hombre en expansión” y los colores institucionales y de sus edificaciones eran
blanco y azul.
11
Para este entonces, la formación comercial tenía como requisito que el
estudiante tuviera sexto grado aprobado, luego fue modificándose, hasta el
tercer año de bachillerato.
En el año 2008, se modifica la Ley del INCE, con la finalidad de orientarle
al nuevo enfoque socialista, donde su denominación pasa a ser Instituto de
Capacitación y Educación Socialista (INCES), su logo es una estrella
denominado “Estrella de los 5 motores de la revolución” y sus colores
institucionales y de sus edificaciones eran blanco y rojo.
Durante este año se le asigna con el nombre de “Jesús Gordo Páez “ al
Centro de Formación Comercial Barquisimeto, llamándolo Centro de Formación
Socialista Jesús Gordo Páez, en honor a ese gran hombre revolucionario que
amó el arte desde su niñez y se destacó en la música, siguiendo los pasos del
gran Alí Primera. Este cantor nació en Carora, Estado Lara, el 20 de junio de
1952, hijo de Inés María Puerta y Ruperto del Rosario Páez, con el nombre de
Jesús María Páez Puerta: “El Gordo Páez”.
1.2 Naturaleza de la Organización
El INCES centra su naturaleza en desarrollar programas de formación
política, técnica y productiva, dirigidos al Pueblo, valorando el diálogo de
saberes en las diferentes áreas de conocimiento, contribuyendo al desarrollo
socioeconómico del país, en el marco de la construcción del modelo socialista.
Dirección: Ubicado en la calle 23 con carrera 19 de Barquisimeto, Parroquia
Catedral, Municipio Iribarren, Estado Lara.
Al darle una mirada a la historia venezolana, desde su economía agrícola
hasta la petrolera, destaca la cultura consumista (comprar y no producir). El
INCE se encargaba de producir mano de obra calificada para la empresa
privada, con la finalidad de ser explotada.
Esta situación se pretende cambiar, transformando al instituto desde lo
endógeno.
Este cambio se inicia con la inserción de la “S” de socialista al nombre del
instituto; ahora es INCES y su objeto es formar al individuo, desde lo humano,
para lograr el hombre y la mujer nueva que demanda la Ley del Plan de la
Patria Socialista 2013-2019. Se cuenta, para avanzar en ese cambio, con la
12
Ley del INCES, aprobada en noviembre de 2014, donde está contenido el Rol
protagónico y responsable del INCES en lo productivo.
El objetivo de la transformación institucional, se basa en el impacto,
participación e influencia del INCES en los sectores productivos priorizados del
país, asumiendo su rol de INCES Productivo en el Sector Agrícola, Tecnología,
Minería, Textil, Turismo, Industria, Hidrocarburos, Construcción,
Comunicaciones. Dirigiendo los procesos formativos, con enfoque productivo,
a los Entes Públicos y Privados y a las Comunidades.
La transformación hacia el INCES Productivo se logra mediante las
siguientes acciones: modificar la estructura organizativa y funcional del INCES,
construir, desde el enfoque de pedagogía crítica y educación popular, el
currículo formativo; con contenidos programáticos asociados a la realidad del
contexto de la zona o sector donde se desarrolla, aplicando la metodología de
Investigación, acción participacipante (Metodología I.A.P.).
Como resultado de esta transformación, se tiene que los procesos
formativos para la producción desembocan en el Encadenamiento Productivo,
como promotor de la revolución del conocimiento, en la búsqueda de la
transformación del ser humano alienado, en el nuevo ser social capaz de
transformar la realidad de nuestro país.
1.2 Descripción del Diagnóstico Situacional
Siempre, para la realización de un trabajo o bien sea un proyecto
caracterizado, principalmente, por ser de carácter científico, es de suma
importancia identificar y comprender las necesidades o deficiencias que existen
dentro del campo en que se está llevando a cabo el trabajo; en este sentido, el
diagnostico situacional arroja y describe cuáles son, específicamente, los
problemas que deben abordar dentro de la organización o comunidad. º,
describe el término Diagnóstico Situacional de esta manera:
Tiene mucho que ver con una corriente teórica denominada enfoque
situacional o contingencia, que es una corriente que parte del principio
según el cual la administración es relativa y situacional, es decir,
13
depende de las circunstancias ambientales y tecnológicas de la
organización”.
1.2.1 Metodología
Toda investigación de carácter científico bebe tener un basamento
teórico-práctico donde se especifiquen los procedimientos a seguir para cumplir
una meta, así como lo explican Taylor, S.J. y Bogdan, R (2006) “El término
metodología designa el modo en que enfocamos los problemas y buscamos las
respuestas”
Posterior al diagnóstico situacional se estudió la aplicación de diversas
metodologías de investigación, entre las cuales se consideró más viable para el
desarrollo del proyecto, el análisis descriptivo. Según Tamayo y Tamayo M.
(Pág. 35), en su libro Proceso de Investigación Científica, la investigación
descriptiva “comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la
naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se
hace sobre conclusiones dominantes o sobre grupo de personas, grupo o
cosas, se conduce o funciona en presente”.
Para la correcta realización metodológica del diagnóstico se emplea la
teoría referente a la investigación de campo, la cual se puede enfocar
perfectamente a este proyecto, así lo explica la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador en su trabajo analítico de la Metodología de la
Investigación (Upel, 2006):
“En el análisis sistemático de problemas de la realidad, con el
propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su
naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o
predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de
cualquiera de los paradigmas (…) de investigación conocidos (…)”,
(p.14).
En este particular, el presente proyecto se enfoca, de acuerdo al método
cualitativo de investigación, dentro de la investigación de campo de tipo
14
descriptiva, a su vez el proyecto se circunscribe al ámbito de la Organización
de las Colecciones, en este contexto, se da cumplimiento a los objetivos
planteados según la problemática analizada en el diagnóstico situacional.
1.2.1.1 Sujetos del Estudio
Para realizar la metodología correspondiente a este trabajo de
investigación se deben definir primeramente el o los sujetos de estudio para
realizar los instrumentos de recolección de datos correctos que puedan definir
las diferentes problemáticas.
Según Carvajal. G (2004) “Se denomina sujeto de estudio a una o varias
personas las cuales son el enfoque principal del proceso investigativo dentro
del ámbito cualitativo”
En el caso de este proyecto, los sujetos de estudio, son todos los
trabajadores que laboran y manejan la serie documental correspondencia en el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez.
1.3.1.2 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos (Diseño y
Validez de los Instrumentos)
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos son recursos que
utiliza el investigador para obtener información que lo ayude a acercarse a las
variables que presenta la investigación, además de localizar y evaluar el
conjunto de necesidades que pueden presentarse dentro de la organización y
abordarlas de una manera eficaz.
Para la realización de este proyecto se llevó a cabo una revisión previa de
fuentes de información que aportaron elementos de convicción, que permitieron
llevar adelante el desarrollo del mismo. Sobre este particular se recurrió, en
primer término, a la observación, la cual según Pinto y Tancara (2003) consiste:
Justamente, en observar, por lo tanto, es un procedimiento que se utiliza
para estudiar temas de gran importancia. Además, la observación se puede
presentar en dos tipos de investigación. Ellas son: la investigación
experimental y la investigación de campo. En la primera, la observación es
15
controlada y es realizada en un ambiente exprofesamente diseñado para
ello. En cambio, en la investigación de campo la observación se realiza en
un entorno natural.
Por otra parte Morán, (2008), afirma que la observación es por naturaleza una
experiencia sensorial que consiste en “captar información del medio externo,
teniendo un plan y un objetivo previamente estructurado”, esto con el “propósito
de realizar registros sistemáticos que nos permitan entender los fenómenos
estudiados”
La observación permitió al equipo de proyecto identificar visualmente la
situación del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez, desde la perspectiva de la Gestión
Documental; adicionalmente, y a objeto de registrar elementos característicos
de la problemática observada se construye un instrumento de recolección de
datos y se opta por la entrevista semiestructurada, también, se lleva a cabo un
registro fotográfico.
a) La Observación Directa: La observación directa va más allá de la
observación simple, ya que en ésta se analizan más detalladamente las
características de un objeto o sujeto que se llegue a predeterminar como un
objetivo de un estudio previo.
Según Wilson (2000)
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno,
hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.
La observación es un elemento fundamental de todo proceso
investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener mayor
número de datos (p. 156).
b) La Entrevista Semiestructurada: es un medio útil para el investigador
ya que ofrece la posibilidad de conocer información referente a la problemática
o a la situación que se presenta dentro de la organización, así como lo explica
Peláez (2010):
16
Se determina de antemano cual es la información relevante que se
quiere conseguir. Se hacen preguntas abiertas dando oportunidad a
recibir más matices de la respuesta, permite ir entrelazando temas,
pero requiere de una gran atención por parte del investigador para
poder encauzar y estirar los temas (Actitud de escucha).
La entrevista semiestructurada realizada a la Licenciada Noris Rodriguez,
coordinadora del Departamento de Comercio y Servicios y del Centro cuenta
con ocho preguntas (ver anexo 1), permitió enfocarse en las principales
problemáticas que presenta el Departamento de Comercio y Servicios del
Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, como área de trabajo y
los documentos del departamento.
En cuanto a la Validez del Instrumento, se tiene que: Para Ander – Egg (1995),
“La validez consiste en evidenciar la relación entre el contenido de las variables
y el marco teórico, con el instrumento” (p.273). En este estudio, el instrumento
utilizado fue la Entrevista Semiestructurada y se validó a través del juicio de un
experto en Ciencias de la Información y con especialistas en metodología,
dando como resultado un instrumento que cuenta con preguntas tácticas en la
búsqueda del resultado de esta investigación y que se aplica a una persona: la
Jefa del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez.
c) El Registro Fotográfico: Desde la invención de las cámaras, se toma en
consideración el potencial de las fotos para poder registrar lo ya visto en
cualquier tipo de observación y es precisamente, a partir de aquí, que surge el
registro fotográfico, el cual consiste en almacenar distintas fotos sobre algo
determinado para posteriormente analizarlas (ver anexo 2).
De acuerdo con Martínez. (2014). “El registro fotográfico es una colección de
imágenes que se suelen usar como un recurso visual para evidenciar uno o
varios hechos que van surgiendo a lo largo de una investigación”. Permitió
documentar la situación actual en la que se encuentran los documentos que
17
utilizan a diario el personal que labora en dicho centro, el archivo y su
infraestructura.
1.3.1.3 Análisis e Interpretación de la Información
La realización del diagnóstico situacional consistió en dirigirse al
departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez, para evidenciar la situación actual de las oficinas del
departamento y a través de la observación directa, se evidenció la inexistencia
de un archivo central del Departamento, no cuentan con equipos tecnológicos
que estén en óptimas condiciones y tampoco con material instructivo en la
mencionada área, al cual los trabajadores puedan recurrir en el caso de
necesitar una determinada información especializada; luego se realizó una
entrevista semiestructurada con preguntas abiertas a la Licenciada en
Administración Noris Rodríguez para profundizar más en la investigación.
Ampliando el análisis de la información, se describe que mediante la
observación, el grupo de proyecto logró apreciar las siguientes características
del área de trabajo:
En la oficina del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de
Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, se observaron los siguientes
asuntos o situaciones que influyen en los procesos que se llevan a cabo dentro
del departamento:
Se observó que el espacio está mal distribuido, principalmente, en el caso
de archivos verticales, los cuales están ubicados dentro de la oficina de una
manera poco práctica, los documentos desorganizados, propensos al extravío y
al deterioro, ausencia de un mueble o lugar adecuado para el archivo de la
correspondencia, además de falta de control de la misma, falta de equipos
tecnológicos actuales para un mejor desempeño, temperatura descontrolada
debido al mal funcionamiento de un equipo de aire acondicionado, además de
otros equipos tecnológicos defectuosos, falta de personal que labore en el sitio.
De acuerdo a lo observado, como aspecto positivo destaca que, se puede
inferir una mejor distribución del espacio donde funciona el departamento,
cuenta con un área extensa y se pueden atacar las necesidades de espacio,
18
mientras que como aspecto negativo, se puede mencionar que los mobiliarios
destinados al archivo no son los más idóneos para archivar los documentos,
que constituyen la misión del Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez.
Esta observación también permitió determinar el desorden de
documentos en los escritorios y gavetas, la dificultad para ubicar documentos y
el estatus del mismo, no dando respuesta oportuna al ser requerido por
usuarios internos o externos.
Además, de acuerdo a lo observado, como aspectos positivos destacan
que es posible mejorar la situación, mediante la organización, clasificación y
archivo de los documentos, además de la disposición del personal adscrito al
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez para implementar las mejoras, que mediante este
proyecto, se generarán. Como aspecto negativo, se puede mencionar que los
insumos y materiales necesarios para adecuar los archivos están limitados, ya
que el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez no cuenta con la disponibilidad presupuestaria
para la adquisición de los mismos.
Mediante la entrevista a la Jefa del Centro de Formación y del
departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez, Noris Rodriguez, se logró determinar que, ella como
coordinadora de la Unidad, sólo tenía acceso a las correspondencias a través
de la secretaria, lo cual significa que depende de esa persona para el manejo
adecuado de la información y dar repuestas oportunas a los usuarios (internos
y externos), además el recuperar la información urgente o el consultar un
documento en específico, se convierte en una verdadera odisea, ya que el
tiempo utilizado en realizar este procedimiento es significativamente extenso
debido a la mala organización e identificación de los archivos y expedientes.
Como aspecto negativo de esta situación se menciona que la Jefa del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez no tiene control sobre la correspondencia que entra, se
encuentra, se procesa y sale de su oficina. Como aspecto positivo, la jefa del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
19
Jesús “Gordo” Páez, tiene la disposición para la organización de la
Correspondencia, propuesto por el grupo de proyecto, para mejorar su gestión.
1.3.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto
Se ha determinado que los principales problemas que aquejan a la
organización son los siguientes:
Desorden de documentos en los escritorios y gavetas.
Dificultad para ubicar documentos y el estatus del mismo, no dando
respuesta oportuna al ser requerido por usuarios internos o externos.
Falta de identificación de los expedientes dentro de los archivos.
Necesidad de uso de las TIC´S para el manejo adecuado de la
información.
Necesidad de lineamientos adecuados para la organización del espacio
destinado al archivo.
1.3.2.1 Alternativas de Solución
Recopilada toda la información y aplicadas las técnicas e instrumentos en
el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez, los integrantes del proyecto y la tutora externa Noris
Rodríguez llegaron a la conclusión de que el Centro requiere organización de
Correspondencia en la oficina donde funciona el Departamento de Comercio y
servicios, debido a que no existe una gestión apropiada para la organización de
la misma; se pudo determinar que las alternativas de solución más viables, con
respecto al PNF en Ciencias de la Información, son:
1. Organizar la serie documental correspondencias.
2. Crear una Base de datos de la correspondencia.
1.3.2.2 Alternativa de Solución Seleccionada
Una vez analizadas las diversas alternativas de solución propuestas, el
grupo ha decidido que se realizará la organización de la serie documental
correspondencias, ya que la entidad no cuenta con este tipo de procedimientos,
que le facilite la ubicación de la serie documental, el procesamiento de la
información recibida, emanadas de personas externas a la misma,
20
principalmente, las comunidades que requieran formación en las diversas
temáticas manejadas por el Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez.
1.4 Objetivos
Objetivo General
Organizar la serie de correspondencia del Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, adscrito a la
Gerencia Regional INCES Lara, de Barquisimeto, Estado Lara.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual de la serie correspondencias en el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez.
2. Aplicar las técnicas archivísticas a la serie correspondencias.
3. Diseñar una base de datos para el control de la correspondencia del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez
4. Sensibilizar al personal mediante una charla sobre la organización de la
serie documental correspondencias para un mejor desempeño, esto como
servicio comunitario.
1.5 Justificación del Proyecto e Impacto Social
Producto de la investigación realizada en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, se detectó la
necesidad de organizar la correspondencia en el área administrativa de la
organización.
El proceso de investigación, llevó a los estudiantes de la UPTAEB, a
abarcar varios aspectos, los cuales se ven representados en los siguientes
puntos:
a) Desde el Punto de Vista Teórico y sus Aportes al Conocimiento
21
Desde el punto de vista teórico y basado en el ámbito en donde se
desarrolla este trabajo de investigación, se deben tener en cuenta diversos
aspectos teóricos referentes al área de ciencias de la información, por cuanto el
procesamiento de la serie documental correspondencias dará a los usuarios un
mejor manejo de la información que se encuentra en los documentos.
Martinez, D. (2001) lo describe de la siguiente manera. “Documento es todo
objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil de delimitar. El
origen etimológico de la palabra está en el término latino "docere", que significa
"enseñar".
Para realizar una gestión óptima se deben abordar, indudablemente, los
temas de control de los documentos y la importancia de estos procedimientos
archivísticos dentro de las funciones cotidianas en una entidad, así se explica
en la universidad de Sevilla, España. La organización y control de los
documentos desde el momento de su producción en las oficinas es condición
indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio
jurídico administrativo, como de elemento integrante del patrimonio
documental.
Según García, M. (2004). El Documento a todo objeto susceptible de
representar una manifestación del pensamiento, con prescindencia de la forma
en que esa representación se exterioriza.
Para efectos de esta investigación, basados en los autores anteriormente
citados se puede señalar que un documento es la prueba o testimonio material
de un hecho o acto; es la evidencia de lo ocurrido y el registro formal de un
acontecimiento, la importancia en cuanto a su organización y control es
verdaderamente significativa por cuanto representa un testimonio jurídico y
administrativo del ente.
El presente proyecto está enfocado, principalmente, a la atención de
solicitudes y comunicaciones externas e internas que se procesan con
regularidad dentro del centro de formación, específicamente en el
22
departamento de comercio y servicios, estas solicitudes o comunicaciones se
encuentran dentro de la serie documental correspondencia.
Según Pérez, M. (2000). Por correspondencia administrativa oficial
entendemos aquellos documentos epistolares que con carácter público o
privado, pero siempre con validez jurídica, se empleaban durante la tramitación
de los procedimientos administrativos o judiciales.
De acuerdo a López, A. (2006). La correspondencia es un elemento importante
en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir
documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes
ahorrando tiempo.
Según Faur y Duran (1990). La correspondencia expresa que es la actividad
relativa al intercambio de carta, papeles, esquelas, muestra, periódicos, bultos,
placas, cintas empresas. De que se vale un hombre para comunicarse por
escrito con sus semejantes.
Para proceder a una gestión confiable en cuanto a la correspondencia se
tienen que abrir procedimientos de organización, así como lo explica Heredia,
A.:
“Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con
otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la
fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica
sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los
expedientes, las series, etc.”
Se puede decir que la organización de la serie documental
correspondencias es la creación de relaciones según criterios anteriormente
establecidos que tiene como finalidad mejorar u optimizar los proceso de
entradas y salidas de documentos mejorando así el desempeño de la entidad,
además, la serie se puede gestionar de manera digital con una base de datos.
De acuerdo con Rodríguez, L. (2001) “Bases de datos referenciales: sus
registros no contienen el texto original sino tan sólo la información fundamental
23
para describir y permitir la localización de documentos impresos, sonoros,
iconográficos, audiovisuales o electrónicos. En estos sistemas de información
sólo se pueden obtener referencias sobre documentos que habrá que localizar
posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...)
b) Desde el Punto de Vista Teórico-Ámbito de Acción
El proyecto que se está llevando a cabo en el Departamento de Comercio
y Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, desde el
punto de vista técnico, permitirá al personal administrativo de esta entidad
conocer y mantener una óptima organización de las correspondencias
recibidas, conocer su ubicación física, su estatus o estado de procesamiento,
sus dificultades en su procesamiento, además permitirá agilizar la consulta de
documentos y datos al momento de ser requeridos, generando respuestas
oportunas a los usuarios internos y externos, lo que redundará,
indudablemente, en una mejor eficiencia en cuanto al tiempo de respuesta de
solicitudes logrando un mejor funcionamiento del Centro de Formación.
c) Desde la Razón Legal
Desde el punto de vista legal este proyecto busca afirmar las necesidades
de la organización de la serie documental correspondencias aplicadas,
siguiendo los lineamientos presentes en la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela (1999) y otras leyes vigentes. Además se destaca la
importancia de orientar e instruir a las personas del centro de formación
socialista “Jesus Gordo Páez”, acerca del tema ya descrito.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (1999), en su
Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la
tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de
información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo
económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía
nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará
recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de
acuerdo con la ley. El sector privado deberá aportar recursos para las mismas.
El Estado garantizará el cumplimiento de los principios éticos y legales que
24
deben regir las actividades de investigación científica, humanística y
tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar cumplimiento a
esta garantía.
La tecnología, el conocimiento y servicios de información son parte
fundamental del desarrollo de la nación. En el presente trabajo de investigación
se realizan labores en materia de tecnología, además de utilizar los
conocimientos adquiridos para el cumplimiento de los objetivos en beneficio de
las comunidades y de la organización misma.
De acuerdo al Artículo 108. Los medios de comunicación social, públicos
y privados, deben contribuir a la formación ciudadana. El Estado garantizará
servicios públicos de radio, televisión y redes de bibliotecas y de informática,
con el fin de permitir el acceso universal a la información. Los centros
educativos deben incorporar el conocimiento y aplicación de las nuevas
tecnologías, de sus innovaciones, según los requisitos que establezca la ley.
El INCES como centro de formación y educación incorpora conocimientos
y tecnologías actualizadas, así como métodos o procesos administrativos que
puedan beneficiar positivamente el desempeño y la calidad de los servicios que
ofrece a las comunidades y a toda la nación en general, en este caso, haciendo
énfasis en el Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez
Ley Plan de la Patria 2013-2019, en su artículo 1.5. Desarrollar nuestras
capacidades científico-tecnológicas vinculadas a las necesidades del pueblo.
Objetivos Estratégicos y Generales y en su artículo 1.5.1. Consolidar un estilo
científico, tecnológico e innovador de carácter transformador, diverso, creativo
y dinámico, garante de la independencia y la soberanía económica,
contribuyendo así a la construcción del Modelo Productivo Socialista, el
fortalecimiento de la Ética Socialista y la satisfacción efectiva de las
necesidades del pueblo venezolano.
Artículo 1.5.1.3. Fortalecer y orientar la actividad científica, tecnológica y
de innovación hacia el aprovechamiento efectivo de las potencialidades y
capacidades nacionales para el desarrollo sustentable y la satisfacción de las
25
necesidades sociales, orientando la investigación hacia áreas estratégicas
definidas como prioritarias para la solución de los problemas sociales.
Una de las características fundamentales del fortalecimiento de un país es
el conocimiento y la tecnología que van de la mano con la innovación, que
sirven para subsanar problemáticas en diferentes áreas, el presente trabajo
busca proponer innovación en cuanto a los procesos archivísticos de la serie
documental correspondencias.
En la ley de archivos nacionales (1945). En el artículo 3, la nación
propenderá a la mejor organización de todos los archivos del país, por medio
de los organismos y funcionarios competentes que al efecto se crearen en esta
Ley y en los Reglamentos que dictare el Ejecutivo Federal.
Los especialistas en información están en la capacidad de ordenar y
organizar archivos, además de crear nuevos procesos innovadores en la
administración, con el fin de mejorar el desempeño dentro de organismos
públicos, así como lo es el INCES Lara.
d) Desde el Contexto Participante-Comunidad
Este proyecto ayuda a los participantes a consolidar conocimientos en
diferentes áreas de la información, como por ejemplo: documentos,
organización, automatización de procesos, entre otros términos. También
conocen y palpan las situaciones de las instituciones públicas en materia de
documentación y archivos. Los participantes se constituyen en multiplicadores
en sus comunidades o sectores donde se desenvuelvan, de los conocimientos
adquiridos, de las vivencias y de las prácticas realizadas en las instituciones.
Por otro lado, es importante resaltar, que en este proyecto los
participantes pudieron brindar sus valiosos aportes, en pro de subsanar la
problemática documental y proponer mejoras a los procedimientos existentes
en el centro de formación; esto teniendo como principal referente la línea de
investigación organización del conocimiento perteneciente al segundo trayecto
26
del PNFCI, con ello se logra comprender la importancia de la ejecución de este
tipo de proyectos de cara a todos los aportes positivos que reciben los
trabajadores, no solo del departamento de comercio y servicios, sino también
los de otras áreas de la organización de forma indirecta.
e) Impacto social
La organización de la serie documental correspondencias del
Departamento de Comercio y Servicios genera un importante impacto social,
beneficiando a los usuarios internos y externos de sus servicios, ya que se
podrá brindar información verdadera, eficientemente, oportunamente,
mejorando los niveles de atención y de respuesta. Esto implica un mejor
funcionamiento del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de
Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, lo que se verá reflejado en las
comunidades de su ámbito de influencia, mejorando la imagen institucional del
INCES.
Esto causará exponencialmente un impacto positivo en toda la
organización, debido a la optimización de los tiempos de respuestas a las
solicitudes recibidas en el departamento de Comercio y Servicios mejorando,
de forma general, todo el trabajo administrativo ligado específicamente a esta
área.
f) Vinculación del Proyecto con Líneas de Investigación del
PNFCI
El proyecto que se lleva a cabo en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, rigiéndose
bajo la Línea de Investigación de Organización del Conocimiento del PNF en
Ciencias de la Información, insertado en el programa Clasificación Documental,
es un trabajo en el cual se desarrollaron diversos procesos archivísticos para la
organización de la serie documental correspondencias, además de una base
de datos para el control de documentos.
27
Aunado a esto, en base al análisis de la línea de investigación y el
programa anteriormente mencionados, se logra entender que la organización
de la información aplicada mediante el proyecto contribuirá a la optimización de
los diversos procesos que involucran a todas las unidades documentales del
Departamento de Comercio y Servicios, para así obtener un paquete de
información único, que se representa, en última instancia, en el producto.
También se puede acotar, con respecto a la vinculación específica del
programa Clasificación Documental con el proyecto, que éste continuará
ejecutándose en la organización mediante todos los procesos de
administración de unidades documentales que se ejecuten desde el producto
final, ya que, precisamente, la vinculación entre éstos radica en que la
clasificación documental es uno de los principales puntos que se busca
trabajar haciendo uso de la base de datos, junto a los demás estándares que
se han establecido en el archivo general del departamento.
28
CAPÍTULO II
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
En esta sección del informe se definen y determinan los aspectos
formales para la ejecución del proyecto, además, se hace el planteamiento
sobre el producto de información que se desarrollará de cara al cumplimiento
del objetivo general y objetivos específicos enunciados anteriormente.
2.1 Beneficiarios del Proyecto
La beneficiaria principal es la organización INCES, específicamente, el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez, además, el grupo de proyecto resulta beneficiario directo,
toda vez que tuvo la oportunidad de ampliar y consolidar conocimientos
relacionados con el área archivística.
2.2 El Producto
La organización de las correspondencias con técnicas archivísticas y el
diseño de una base de datos para el control de las mismas, en el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez, que permita optimizar el manejo de documentos en la
organización.
2.3 Presupuesto
La organización de la serie documental correspondencias se llevará a
cabo en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez, será de índole netamente administrativo,
utilizando solamente el material que se encuentra en el área de trabajo, por
ende, los gastos que supongan el presupuesto del proyecto, se limitarían a solo
gastos logísticos por parte de los investigadores durante el periodo de creación
y desarrollo del mismo.
29
Actividad Costo Aproximado
Transporte Bs. 6.000,00
Papelería Bs.4.000,00
Otros Bs. 5.600,00
TOTAL Bs. 15.000,00
30
Qué Cómo Cuándo Dónde Para Qué Quiénes Con qué
Dia
gn
osti
ca
r
- Visitar el
Departamento de
Comercio y Servicios del
Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo”
Páez.
Primera
semana de
Marzo
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formación
Socialista Jesús
“Gordo” Páez.
- Sacar las primeras
conclusiones para poder
conocer la realidad y
problemáticas que se
presentan en el
Departamento.
La tutora
externa y
el grupo
de
proyecto.
Lápiz, papel y un
guión.
- Aplicar los
instrumentos para la
recolección de datos.
Segunda y
tercera
semana de
Marzo.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formación
Socialista Jesús
“Gordo” Páez.
- Brindar más
efectividad en los datos
obtenidos en la
investigación.
El grupo
de
proyecto.
Lápiz y papel.
Cámara.
- Aplicación de la
entrevista
semiestructurada
mediante un
procedimiento
previamente elaborado
Primera
semana de
Abril.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formación
Socialista Jesús
“Gordo” Páez.
- Conocer de
primera mano, la
situación presentada con
las correspondencias y
las acciones a llevar a
cabo en el aspecto
organizacional del área
de trabajo.
La tutora
externa y
el grupo
de
proyecto.
La entrevista
semiestructurada,
computadora,
impresora, papel,
lápiz.
31
Ap
lic
ar
- Organización de la
serie Documental
Correspondencias,
ejecutando procesos
archivísticos definidos
Primera
semana de
Mayo a
última
semana de
Julio
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formación
Socialista Jesús
“Gordo” Páez.
- Plasmar las
soluciones a implementar
en la serie Documental
correspondencias.
El grupo
de
proyecto.
Hojas, lápiz y
autores referentes
al área documental.
Dis
eñ
ar
- Una base de datos
para el control de
correspondencia.
Utilizando la información
suministrada por la
persona encargada del
archivo
Segunda
semana
Agosto
segunda
semana de
septiembre
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formación
Socialista Jesús
“Gordo” Páez.
- Llevar un control
digital de todas las
solicitudes atendidas por
el departamento de
comercio y servicios.
El grupo
de
proyecto.
Equipos de
computación,
Sistema Open
Office.
Se
nsib
iliz
ar
- Mediante una
charla sobre el
funcionamiento de la
organización de la serie
documental
correspondencias
Última
semana de
octubre
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formación
Socialista Jesús
“Gordo” Páez.
- Informar al
personal administrativo
sobre organización de la
serie documental
correspondencias,
además de la
importancia de los
procesos archivísticos.
El grupo
de
proyecto
Pizarra acrílica,
marcadores, entre
otros
32
Cronograma de actividades
ACTIVIDADES FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV
-Visitar el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez.
Aplicar los instrumentos para la recolección
de datos y entrevista semiestructurada
Diagnosticar los problemas observados en el
Departamento
Organización de la serie Documental
Correspondencias, ejecutando procesos
archivísticos definidos
Diseñar una base de datos para el control de
correspondencia.
Charla sobre el funcionamiento de la
organización de la correspondencias
Presentación del Proyecto
33
CAPÍTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez concluida la fase de ejecución del proyecto en el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez adscripto al INCES, se ofrecen conclusiones y
recomendaciones.
3.1 Conclusiones
1. Con respecto al primer objetivo específico, referido a diagnosticar la
situación actual de las correspondencias en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, se
concluye que es evidente la problemática en cuanto a los procesos
archivísticos, además del descontrol en el manejo de los documentos en la
serie documental correspondencias, siendo necesario dar respuesta a este
problema metodológicamente.
2. Con respecto al segundo objetivo específico, de aplicar las técnicas
archivísticas a la serie correspondencias, se llevó a cabo su cumplimiento,
mediante la realización de los procesos archivísticos, donde se organizó,
clasificó e identificó toda la documentación en cuanto a la serie documental
correspondencias del año 2015.
3. Para el tercer objetivo específico, de diseñar una base de datos para el
control de la correspondencia del Departamento de Comercio y Servicios
del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, se ha concluido
que el control en cuanto a la correspondencia se asegura mediante la
utilización de la base de datos, la cual se ha diseñado y es de muy fácil
manejo y abierta a futuras propuestas de modificación y/o actualizaciones.
4. En cuanto al cuarto objetivo específico correspondiente al servicio
comunitario para sensibilizar al personal mediante una charla sobre la
organización de la serie documental correspondencias para un mejor
desempeño, es importante destacar que se dio cumplimiento a este objetivo
con una charla dirigida al personal del Departamento de Comercio y
34
Servicios del Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez,
capacitándolo en el tema de la organización de la serie documental
correspondencias, además del control de la misma a través de la base de
datos, y fue informado sobre su importancia (ver anexo 3).
3.2 Recomendaciones
1. Mantener la implementación organizativa de la Serie Documental
Correspondencias del Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, ello, con el objeto de
optimizar los procesos relacionados con respuestas oportunas a los
requerimientos y solicitudes que se realizan por la vía de la
correspondencia.
2. Contratar un especialista en el área de Ciencias de la Información con el
fin de llevar un control estricto en las áreas archivísticas de la
organización.
3. Mantener actualizada la base de datos, además de proponer mejoras y
nuevas versiones con el fin de obtener un mejoramiento continuo en este
proceso.
4. Conservar una iluminación en óptimas condiciones en toda la
infraestructura que resguarda los documentos correspondientes al
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación.
5. Realizar un mantenimiento periódico a todos equipos que influyen en la
temperatura del área de trabajo con la finalidad de conservar el buen
estado de los documentos.
6. Distribuir de una forma más eficiente los archivos contenedores de las
unidades documentales a lo largo del espacio disponible para ello en el
departamento.
35
CAPÍTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
El manejo de la correspondencia es vital para esta organización, es
decir, el dar respuesta de una manera rápida y concreta a los
requerimientos solicitados por entidades y comunidades es de suma
importancia, el desarrollar una organización para esta serie documental
correspondencias mejora exponencialmente la calidad de los procesos que
se llevan a cabo en este centro de formación.
4. Propuesta de Productos y Servicios
El objetivo principal de la propuesta es mejorar significativamente el
proceso de recepción, control y respuesta de solicitudes de
correspondencia documental a través de la planificación y puesta en
funcionamiento de un sistema de ordenación documental y una base de
datos para la Serie Documental Correspondencias del Departamento de
Comercio y Servicios.
4.1 Fundamentación Teórica
El organizar la serie documental correspondencias es un principio técnico
para la completa gestión (recepción, asunto, respuesta, ubicación en el archivo)
de la información y solicitudes que se encuentran en la correspondencia
documental dentro de una organización o un departamento
Salinas, J. (2005) “La organización de la Correspondencia, tiene por
objetivo registrar toda la información concerniente a la documentación
entrante, saliente e interna al servicio. Así también registrar las
derivaciones entre las unidades, las asignaciones a los funcionarios,
las relaciones entre estos documentos, controlar las respuestas y
recepciones de las derivaciones.”
Dentro de los procesos archivísticos necesarios para el cumplimiento de
los objetivos se tiene en cuenta el ordenamiento de la serie documental dentro
36
de su ubicación y/o espacio físico pre-establecido tomando en cuenta la teoría
de Monsalve. Y
De acuerdo con Monsalve, (2010), “la ordenación es una operación
archivística “realizada dentro del proceso de organización”, esta
operación “consiste en establecer secuencias naturales
cronológicas, alfabéticas y/o numéricas”, de acuerdo con categorías de
ordenamiento previamente establecidas.
En el caso que nos ocupa, la ordenación documental tiene en los
aspectos cronológicos su principal parámetro organizacional, para Monsalve,
2010, este procedimiento “se basa en una ciega ordenación por fechas”. El
ordenamiento “consiste en ubicar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha”.
Realizar la organización física de la serie documental correspondencia es
de suma importancia, realizando los diversos procesos archivísticos, sin
embargo, se debe tener en cuenta el uso de la tecnología para tener el
completo control de la misma, se sugiere el uso de una base de datos.
Sobre este particular, la actividad informacional se ha visto favorecida
enormemente con el desarrollo de las tecnologías de información, según afirma
Rodríguez, 2001:
“Una base de datos es un conjunto de información estructurada en
registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un
ordenador. Cada registro constituye una unidad autónoma de
información que puede estar a su vez estructurada en diferentes
campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos”
Asimismo Rodríguez, 2001, enfatiza que en las Bases de Datos
Referenciales los “registros no contienen el texto original sino tan sólo la
información fundamental”, esta información posibilita la recuperación de la
fuente original a la que en definitiva el registro representa.
37
4.2 Población beneficiaria
Como beneficiarios directos se señalan todas las personas que laboran
en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez que constituyen un equipo de cinco (5)
personas, debido a que en sus funciones cotidianas se encuentra el manejo de
la serie documental correspondencias.
De manera indirecta, se puede decir que los beneficiarios son las
personas que laboran en el INCES a nivel regional ya que tienen relación con
un gran número de las solicitudes que se atienen en los distintos apartados del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez.
Además los beneficiarios indirectos se conforman, a su vez, de todas las
comunidades, organizaciones y personas en particular que soliciten algún
servicio al Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, y que necesitan
una respuesta rápida y concreta de sus solicitudes o necesidades de
formación.
Aunado a esto, la población beneficiaria de forma directa, es el personal
encargado de la correspondencia documental en cuanto a la administración del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación Socialista
Jesús “Gordo” Páez.
4.3 Objetivos de la propuesta
Organizar la Serie Documental Correspondencias con la utilización de
técnicas archivísticas, esto posibilitará una gestión más eficiente de la
documentación y en consecuencia impactará en la toma de decisiones
inherentes al Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formación
Socialista Jesús “Gordo” Páez. Entre los beneficios que genera esta propuesta
se pueden mencionar:
- La optimización de los tiempos de respuesta a las correspondencias.
- Un control en el seguimiento a las solicitudes interpuestas a través de
correspondencias.
38
- Mejoras en la recuperación o consulta del documento dentro del archivo.
4.4 Metodología
En la realización del producto planteado se consultó autores y trabajos
principalmente de la universidad de Sevilla España, donde se puede referenciar
la metodología para el producto.
Según Dupla, (1997), la organización del archivo conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en dos apartados:
Clasificar los fondos: Consiste en establecer diversas clases o
agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del
autor que los ha creado.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie
documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la
unidad de orden establecida para cada caso.
En lo referido a la clasificación Dupla, (1997), afirma que “consistirá en
agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados”, los
agregados son las clases que se organizan teniendo en cuenta ir de lo general
a lo más específicos, “de acuerdo con los principios de procedencia y orden
original”.
Siguiendo con Dupla, (1997), la ordenación documental puede verse
como una “tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros
de acuerdo con un criterio establecido de antemano”, estas relaciones pueden
ser establecidas de acuerdo a elementos propios del documento como la fecha
“bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se
aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los
expedientes, las series, etc.”
Para la base de datos se tomó en consideración la metodología que
propone García, Chamorro y Molina (2000) donde muestran cuatro etapas
para el diseño de una base de datos
39
“Preanálisis: esta fase incluye una planificación preliminar y un estudio de
viabilidad. La planificación preliminar de un sistema de base de datos
especifico tiene lugar durante el proyecto de planificación estratégica de base
de datos” además sobre esta etapa señalan “También ayuda a identificar los
futuros requisitos del sistema y a apreciar los beneficios”
Se aprecia además la segunda etapa señalada por García, Chamorro y
Molina (2000) “Definición de Requisitos: Involucra la definición del
alcance de la base de datos, la identificación de los requisitos de
información de las áreas funcionales y administrativas y a la
administración de los requisitos del software y el hardware”
Como tercera etapa de acuerdo a García, Chamorro y Molina (2000) se
presenta “Diseño Conceptual: Crea el esquema conceptual de la base de
datos. Se desarrollas especificaciones hasta el punto en que puede comenzar
la implementación. Durante esta etapa se crean modelos detallados de las vista
de los usuarios.”.
De acuerdo con García, Chamorro y Molina (2000) la última etapa se
considera de esta manera “Implementación: Se introducen los datos en la
base de datos, se desarrollan los programas de aplicación y se integran los
usuarios”
Es importante señalar que para la metodología con respecto a la creación
o diseño de una base de datos se deben tener en consideración un análisis
previo del alcance y la importancia de la implementación de la misma además
de la información que va a contener dentro de las tablas y sus relaciones.
Cabe destacar que en este producto de base de datos contara solo con una
tabla para un fácil manejo.
4.5 Plan de acción
Partiendo del objetivo general y objetivos específicos del proyecto, los alumnos
del Universidad Politécnica Territorial Andrés Eloy Blanco expusieron en un
40
plan de acción las distintas actividades que se llevaron a cabo durante la
ejecución del proceso investigativo y posterior elaboración del producto (ver
capítulo II).
4.6 Descripción del producto o Servicio
Producto I: Ordenación de las correspondencias
Ordenamiento de la correspondencia, lo cual significa una gestión
importante dentro de la organización de solicitudes, información o
requerimientos que lleguen al Departamento de Comercio y Servicios del
Centro de Formación Socialista Jesús “Gordo” Páez, donde se organizaron
seiscientos (600) documentos de correspondencia, realizando las técnicas
archivísticas, además, contando con un control digital (base de datos) con
módulos de registro y consulta de información, el sistema cuenta con carpetas
de categorías según el estado dentro de la gestión de la correspondencia.
En cuanto a la Organización de la Serie Correspondencia
Los documentos se ordenan dentro de expedientes según su entidad u
origen de manera cronológica. La documentación, de haber sido enviada, se
colocará con ganchos del lado izquierdo de la carpeta, sin embargo de haber
sido recibida, será colocada con ganchos en la parte derecha de la carpeta.
- Identificación: se procede a identificar dentro del archivo los expedientes
según los detalles anteriormente especificados, mediantes etiquetas
diseñadas especialmente para la organización.
- Clasificación de los expedientes: Se realiza de manera orgánica, es
decir, según las entidades o departamentos que se encuentren dentro de
la organización (ver anexo 4).
- Clasificación de correspondencia: El coordinador del departamento
clasifica la documentación entrante, ubicándola en las siguientes carpetas,
según sus características:
Carpeta Entrada: todos los documentos recibidos.
41
Carpeta en proceso: todos los documentos tramitados internamente,
sobre los cuales se elabora un producto, una respuesta o se obtiene un
resultado, lo cual no se ha culminado para darle salida del área.
Carpeta en espera: todos los documentos cuyo procesamiento
depende de factores o requerimientos internos o externos que imposibilitan su
atención inmediata.
Carpeta de Salida: todos los documentos resultantes del
procesamiento de las entradas: correspondencias de solicitudes,
requerimientos, otros. Estos documentos de salida corresponden a respuestas
a solicitudes, informes, reportes.
Además se jerarquiza según prioridades de la correspondencia para
atender las necesidades más urgentes, esto dentro de la recepción de la
correspondencia (carpeta Entrada). La persona asignada al control de la
correspondencia junto al jefe del área clasificará la correspondencia en
carpetas según prioridades en cuanto a tiempos de respuesta y/o ejecución.
- Carpeta Entrada prioridad A: Correspondencia con la necesidad de
respuesta o culminación más urgente.
- Carpeta Entrada Prioridad B: Correspondencia con una necesidad de
respuesta inferior o intermedia.
Producto II: Diseño de la Base de Datos
En la base de datos se registrará la información de la correspondencia en
los diferentes campos dentro de la misma, creada en el paquete de Open
Office, específicamente en el programa Base. Se detalla el manual del mismo.
Base de datos para la Serie Documental Correspondencia INCES
Tabla Información: esta es la que registra toda la información de la
correspondencia, cabe destacar que es solo una tabla para que su
funcionamiento sea muy sencillo y cualquier persona pueda utilizarla, no solo la
persona encargada de la misma.
En la tabla se cargan los datos en los siguientes campos:
42
- Fecha recepción: Se coloca la fecha de recepción de la correspondencia.
- Asunto: Describe el propósito de la correspondencia.
- Entidad o departamento: Menciona de donde se hizo llegar la
correspondencia.
- Prioridad: Describe la prioridad del documento (A o B).
- Fecha de inicio: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o tentativa en
donde se iniciará la ejecución de la solicitud.
- Fecha de Culminación: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o
tentativa cuando se culminará la ejecución de la solicitud.
- Persona responsable: Asigna a la persona encargada de la respuesta o
ejecución de solicitud.
- Observaciones: En este campo se registra el status o situación
presentada con el procesamiento del documento.
Con este instrumento puede validad la ubicación dentro del archivo de la
correspondencia, además de obtener de manera rápida referencias claves del
documento utilizando las consultas de la base de datos.
Consultas: son apartados del programa donde se puede visualizar de manera
práctica y sencilla, los datos contenidos en el programa.
Tipos de consultas
- Fecha recepción: busca y ordena cronológicamente las fechas de
recepción de la correspondencia.
- Asunto: Busca por cada asunto de la correspondencia.
- Entidad o departamento: busca y ordena de donde se hizo llegar la
correspondencia.
- Prioridad: busca y ordena según prioridad del documento.
- Fecha de inicio: busca y ordena cronológicamente la fecha de inicio (si la
dispone) de la correspondencia.
- Fecha de Culminación: busca y ordena cronológicamente la fecha
definitiva, aproximada o tentativa en donde se culminará la ejecución de la
solicitud.
- Persona responsable: Busca y ordena alfabéticamente la persona
encargada de la respuesta o ejecución de solicitud.
43
- Observaciones: busca los registros de los status o situación presentada
con el procesamiento del documento.
Diseño visual de la Base de Datos
Pantalla 1 de tablas: Se muestra la única tabla donde se carga toda la
información.
Pantalla 2 Consultas: En esta pantalla se muestran las diferentes consultas.
44
Pantalla 3: Control de Documentos (tabla de información).
Pantalla 4. Consulta Ejecutado: muestra lo que se ha ejecutado y lo que no.
Pantalla 5. Consulta Persona responsable: Muestra la persona responsable de
la actividad o solicitud.
45
Manual de Base de Datos
Definiciones
Base de datos: Es un programa que puede albergar gran cantidad de
información de manera ordenada y sistemática, creada principalmente por
tablas referenciadas con consultas.
Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original sino
tan sólo la información fundamental para describir y permitir la localización de
documentos impresos, sonoros, iconográficos, audiovisuales o electrónicos. En
estos sistemas de información sólo se puede obtener referencias sobre
documentos que habrá que localizar posteriormente en otro servicio (archivo,
biblioteca, fototeca, fonoteca,...).
Tabla: se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos
recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general
de un programa de hoja de cálculo.
Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro
contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una
tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.
Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de
tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo
contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono,
un nombre, etc.
46
FUNCIONAMIENTO
La base de datos, para hacerla sencilla y práctica, cuenta sólo con una
tabla de información donde se cargan los documentos, al abrir el programa
office se muestra la siguiente pantalla:
En la pantalla anterior se muestra la tabla (Control de Documentos), esto
ocurre al presionar click en la opción tablas. Al hacer click en la opción consulta
se muestran las diferentes consultas que se pueden hacer en el programa.
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Tabla Control de Documentos: esta es la que registra toda la información de
la correspondencia, cabe destacar que es solo una tabla para que su
funcionamiento sea muy sencillo y cualquier persona pueda utilizarla, no solo la
persona encargada de la misma.
En la tabla se cargan los datos en los siguientes campos:
- Fecha recepción: Se coloca la fecha de recepción de la correspondencia.
- Asunto: Describe el propósito de la correspondencia.
- Entidad o departamento: Menciona de donde se hizo llegar la
correspondencia.
- Prioridad: Describe la prioridad del documento (A o B).
- Fecha de inicio: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o tentativa en
donde se iniciará la ejecución de la solicitud.
- Fecha de Culminación: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o
tentativa en donde se culminará la ejecución de la solicitud.
- Persona responsable: Asigna a la persona encargada de la respuesta o
ejecución de solicitud.
- Observaciones: En este campo se registra el status o situación
presentada con el procesamiento del documento.
Con este instrumento puede validad la ubicación dentro del archivo de la
correspondencia, además de obtener de manera rápida, referencias claves del
documento utilizando las consultas de la base de datos.
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Consultas: son apartados del programa donde se puede visualizar, de
manera práctica y sencilla, los datos contenidos en el programa, para realizar
las consultas que se requiera debe realizar los siguientes pasos.
Ir a la opción de consultas y hacer click en la consulta a abrir para poder revisar
la información.
Después de esto aparecerá una ventana donde se pueda ver el contenido
de la consulta.
En esta pantalla aparece toda la información ordenada según la consulta que
se realizó.
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Tipos de consultas
- Fecha recepción: busca y ordena cronológicamente las fechas de
recepción de la correspondencia.
- Asunto: Busca por cada asunto de la correspondencia.
- Entidad o departamento: busca y ordena de donde se hizo llegar la
correspondencia.
- Prioridad: busca y ordena según prioridad del documento.
- Fecha de inicio: busca y ordena cronológicamente la fecha de inicio (si la
dispone) de la correspondencia.
- Fecha de Culminación: busca y ordena cronológicamente la fecha
definitiva, aproximada o tentativa en donde se culminará la ejecución de la
solicitud.
- Persona responsable: Busca y ordena alfabéticamente la persona
encargada de la respuesta o ejecución de solicitud.
- Observaciones: busca los registros de los status o situación presentada
con el procesamiento del documento.
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Referencias
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53
ANEXOS
54
ANEXO 1
Entrevista Estructurada
Ítem 1. Es usted la responsable del Departamento Comercialización y Servicios
del Centro de Formación Socialista Jesús Gordo Páez del INCES?
R: Si, soy la Jefe de Centro, designada mediante Orden Administrativa N° 014-
2015-02-49, de fecha 10/02/2015, de la Presidencia del INCES.
Ítem 2. Como responsable de este departamento, mantiene el archivo de
documentos actualizado?
R: No, no existen orientaciones para llevar un archivo de documentos
adecuado y mucho menos actualizado.
Ítem 3. Este departamento recibe poca, moderada o mucha correspondencia?
R: Mucha correspondencia, como solicitudes de procesos formativos por parte
de comunidades, particulares, solicitudes de espacios para reuniones y otros
eventos, comunicaciones de otras oficinas del INCES.
Ítem 4. Este departamento genera poca, moderada o mucha correspondencia?
R: Mucha correspondencia, dando respuesta a las solicitudes de procesos
formativos por parte de comunidades, particulares, a las solicitudes de
espacios para reuniones y otros eventos, respondiendo o solicitando
información a otras oficinas del INCES.
Ítem 5. ¿Dónde archiva las correspondencias recibidas y enviadas?
R: Se tienen algunos archivos que contienen información de años anteriores,
de muy vieja data. Los del año 2014 se encuentran en un mueble que tiene dos
puertas y están unas carpetas encima de otras. Las del 2015, en su mayoría
está en las gavetas y encima de los escritorios, existe muy poca archivada en
carpetas y sólo una gaveta de un mueble se utiliza para esas carpetas. Estas
carpetas no tienen un orden específico de archivo, se archivan en forma
general, como recibidas, enviadas y se tiene una carpeta de requerimientos de
materiales y otros insumos para la oficina.
55
Ítem 6. Le permite cumplir cabalmente con sus funciones, como maneja y
archiva actualmente la correspondencia?
R: No, porque una de las principales funciones que tengo, es la de atender
oportunamente toda solicitud recibida y muchas veces, ni siquiera la encuentro
para procesarla y darle respuesta, perdiendo tiempo en la búsqueda, teniendo
que buscar copia en la oficina solicitante, si es interna, si es externa, se nos
complica más la situación, no llevo un orden de distribución de la
correspondencia para cada asesor docente, se entrega y ya, a veces no se da
respuesta y pasan los meses, cuando llega el reclamo, comenzamos a buscar
quien la tiene. Esto hace que las funciones del Departamento se tornen
ineficientes.
Ítem 7. ¿Usted estaría dispuesta a ordenar la correspondencia y mantener un
registro de la que recibe, se procesa y emite?
R: Si, es muy necesario y estoy dispuesta, conjuntamente con el equipo de
trabajo, a recibir el apoyo, las orientaciones necesarias para el ordenamiento
del archivo y a mantener el registro de la correspondencia que entra, se
procesa y sale de la oficina.
Ítem 8. ¿Qué beneficios cree usted le traerá el ordenamiento de la
correspondencia y el registro de la que recibe, se procesa y emite?
R: Conocer su ubicación física, su estatus o estado de procesamiento, sus
dificultades en su procesamiento, además permitirá agilizar la consulta de
documentos y datos al momento de ser requeridos, generando respuestas
oportunas a los usuarios internos y externos, preparar informes, reportes,
demostrar los avances en la gestión de la unidad administrativa fácilmente y en
el momento que sea requerido. Mejorará sustancialmente el funcionamiento del
Departamento.
56
ANEXO 2
Registro fotográfico
Foto 1
Unidades
Documentales
Diversos documentos
que presentan
desorganización en
cuanto a su clasificación.
Foto 2
Archivo
No cuenta con un
espacio muy accesible
para las áreas que
involucra y no tiene
implementado ningún
sistema estandarizado.
Foto 3
Infraestructura
del Departamento
de
Correspondencia
57
ANEXO 3
Registro de asistencia
58
Minuta
59
ANEXO 4
Cuadro de clasificacion