LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE EN LA EMPRESA

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de una empresa, con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa.La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades, base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable.

Desde una actividad económica realmente pequeña y sencilla, hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados

Tanto es así que todo sistema contable, debe estar adaptado a la clasificación de los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que este, se convierta en eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conduzcan a la obtención del máximo rendimiento económico, donde se visualice el futuro de una empresa netamente rentable.

Un sistema de información contable empresarial, sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo-beneficio. En todo sistema contable de cualquier empresa deben ejecutarse ciertos pasos básicos, en donde exista relación con las actividades financieras; en donde todos los datos deben registrarse, clasificarse y resumirme dentro del entorno económico vigente, sin

embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar a la toma de decisiones económicas y el estado por la que pasa la empresa, más el control para el pago de impuestos comerciales.

La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que se proporcionan.

La importancia de la contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o gubernamental, los cuales están plenamente convencidos que para obtener una mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, así como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. Ésta es igualmente esencial para la operación exitosa de todo negocio y toda comunidad. Cada ciudadano debe tener conocimientos elementales de contabilidad, para así poder actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad, ya sea en el pago de impuestos y recuperación óptimo de todo capital que se invierta con el fin de lucro en donde ganen todos con un buen ordenamiento financiero.

Si desea obtener más información con respecto a servicios relacionados con el presente tema, le invitamos a consultar La Guía de Oficina y Comercio, y que visite las siguientes clasificaciones: Consultores de Empresas e Industrias, Consultores Gerenciales,Consultores Industriales y Comerciales, Contabilidad, Servicios de, Contadores Públicos Autorizados, de Páginas Amarillas Cantv.

Universidad Tecnológica Nacional

Facultad Regional

San Francisco

Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la

Empresa

PLANIFICACIÓN CICLO LECTIVO

2010 Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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ÍNDICE

ÍNDICE .............................................................................................................................................. 2

PROFESIONAL DOCENTE A CARGO........................................................................................ 3

UBICACIÓN...................................................................................................................................... 4

OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 5

ORGANIZACIÓN DE CONTENIDOS .......................................................................................... 8

PROGRAMA ANALÍTICO........................................................................................................... 10

CRITERIOS DE EVALUACIÓN.................................................................................................. 12

EVALUACIÓN:................................................................................................................................ 12

AUTOEVALUACIÓN:....................................................................................................................... 12

PLAN DE TRABAJO ..................................................................................................................... 13

METODOLOGÍA ........................................................................................................................... 15

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 18

ARTICULACIÓN ........................................................................................................................... 20

ARTICULACIÓN CON EL ÁREA: ...................................................................................................... 21

TEMAS RELACIONADOS CON MATERIAS DEL ÁREA: ....................................................................... 22

ARTICULACIÓN CON EL NIVEL: ..................................................................................................... 23

TEMAS RELACIONADOS CON MATERIAS DEL NIVEL: ...................................................................... 24

ARTICULACIÓN CON LAS CORRELATIVAS: ..................................................................................... 25

TEMAS RELACIONADOS CON LAS CORRELATIVAS:......................................................................... 26

ORIENTACIÓN.............................................................................................................................. 27

DEL ÁREA: .................................................................................................................................... 27

DE LA ASIGNATURA:..................................................................................................................... 27 Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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PROFESIONAL DOCENTE A CARGO

Docente Categoría Título Profesional

Carla Soledad Folco J.T.P. a Cargo Contadora Pública Tecnicatura Superior en Programación

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UBICACIÓN

Dentro del contexto curricular prescripto se ubica en:

Carrera: Tecnicatura Superior en Programación

Plan: Plan 2003

Orientación: Programación

Área: Contable

Nivel: Segundo Nivel

Carga Horaria Semanal: Seis horas semanales

Régimen: Cuatrimestral

Distribución horaria

Formación

Teórica Práctica

Teoría Práctica Laboratorio

Formación

experimental

Resolución

de

problemas

de

Ingeniería

Proyecto

y

diseño

Práctica

profesional

supervisada

Total

de

horas

36 50 10 0 0 0 0 96 Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Lograr que los alumnos adquieran los conocimientos necesarios que

constituyan la herramienta básica para la contabilización, registración y

organización de sistemas contables de información eficaces, y de esta manera

hallar nuevas soluciones a los problemas tecnológicos y enfrentar con idoneidad

los cambios que se produzcan en su campo profesional.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS

Esta asignatura integra el grupo de materias del área contable, su función

es brindar los conocimientos y capacidades necesarias para obtener una visión

completa, integradora y sistémica de la contabilidad como parte integrante de los

distintos sistemas de información utilizados por las organizaciones.

Se pretende por parte del alumno, el manejo solvente de los elementos

integrativos de un sistema de información contable (recursos, medios, normas y

registros) que, contemplando las diversas funciones organizacionales que dan

origen a los subsistemas informativos interrelacionados, les permita generar

información útil para la toma de decisiones y el control de la gestión en los

distintos niveles de la organización, considerando el contexto actual cambiante e

innovador.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Unidad Nº 1

• Identificar cuando estamos en presencia de un concurso preventivo,

quiebra o acuerdo extrajudicial.

• Saber que los procesos falenciales son juicios de carácter universal,

por ende el bien perseguido es el patrimonio del deudor.

• Conocer la composición del patrimonio de una persona física o

jurídica.

• Reconocer las capacidades legales e incapacidades para poder

ejercer actos de comercio.

• Lograr que el alumno se familiarice con los documentos comerciales.

• Saber identificar y confeccionar distintos documentos comerciales.

• Reconocer la importancia de los documentos comerciales para su

contabilización.

Unidad Nº 2

• Definir los principios fundamentales de la contabilidad.

• Reconocer la importancia de una correcta contabilización en los

correspondientes Libros.

• Comprender el origen y clasificación de cada cuenta contable. Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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• Desarrollen la capacidad de interpretar y analizar los hechos

económicos que surgen de las transacciones realizadas por

empresas, y las que surgen del contexto en el que éstas se

encuentran.

Unidad Nº 3

• Distinguir los libros de comercio.

• Aprender la confección de dichos libros.

• Reconocer la importancia de llevar los libros de comercio en forma

adecuada.

• Identificar las entidades de contralor que podrán exigir la exhibición

de los libros comerciales.

• Comprender a la auditoría como un proceso de control.

• Aplicar la auditoria a los sistemas de información.

Unidad Nº 4

• Definir el concepto de inventario.

• Estudiar y comprender los distintos criterios de valuación.

• Respetar las disposiciones legales.

• Conocer las formas de registración.

Unidad Nº 5

• Definir los distintos tipos de sociedades comerciales.

• Hacer uso de la Ley 19.550.

• Diferenciar asociaciones y sociedades.

• Presentar la actividad de bolsas y mercados.

Unidad Nº 6

• Desarrollar conceptos generales de la matemática financiera.

• Conocer los sistemas de capitalización.

• Conocer los sistemas de actualización.

• Plasmar conceptos en ejercicios prácticos.

• Definir alternativas de inversión.

Unidad Nº 7

• Definir los distintos sistemas de costos.

• Comprender y analizar cada uno de los sistemas de costeo.

• Resolver casos prácticos. Tecnicatura Superior en Programación

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Unidad Nº 8

• Desarrollar la capacidad de lectura e interpretación de los Estados

Contables.

• Definir nuevos conceptos sobre auditoría.

• Reconocer la importancia de la información contable.

• Conocer las normas contables.

• Determinar la situación económica, financiera y patrimonial de una

empresa.

• Comprender el significado de los indicadores utilizados en el análisis

de Estados Contables.

• Poder determinar las necesidades de información patrimonial,

financiera y económica de cualquier tipo de ente, identificando los

datos que el sistema de información contable provee para la

elaboración de informes de uso interno y externo.

Unidad Nº 9

• Establecer la relación que existe entre la computación y la

contabilidad.

• Comprender la importancia de la informática en la actividad contable.

• Reconocer el uso de software como herramienta fundamental del

proceso contable.

• Aplicar el uso de los sistemas a la actividad profesional.

Tecnicatura Superior en Programación

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ORGANIZACIÓN DE CONTENIDOS

Eje Temático Nº 1: EL DERECHO COCURSAL Y LA EMPRESA

Contenidos Conceptuales:

Concepto de: Patrimonio. Bienes. Cosas. Muebles.

Inmuebles. Caracteres de los Concursos. Tipos de

Concursos. Cesación de Pagos. Personas de

Existencia Física e Ideal. Sujetos Comprendidos.

Sujetos No Comprendidos. Síndico. Funciones.

Caracteres Principales del Concurso Preventivo.

Caracteres Principales de Quiebra. Comercio.

Actos de Comercio. Requisitos Legales.

Capacidad. Incapacidad. Inhabilitación.

Obligaciones y Derechos. Registro Público de

Comercio. Matrícula. Documentos Comerciales.

Utilidad. Clasificación. Requisitos. Formas de

Emisión.

Contenidos Procedimentales:

Análisis y resolución de problemas planteados.

Confección de modelos de documentos

comerciales.

Contenidos Actitudinales:

Valorar al derecho concursal como instrumento

jurídico destinado a enfrentar un fenómeno

económico. Tomar conciencia y comprender que

los documentos comerciales son la base de toda

registración contable.

Eje Temático Nº 2: PROCESO CONTABLE

Contenidos Conceptuales:

Concepto de: Contabilidad. Partida Simple y

Doble. Cuentas. Clasificación. Plan de Cuentas.

Variaciones Patrimoniales. Disposiciones Legales.

Libros. Registros. Auditoria. Valuación de

Inventarios. Métodos. Contabilidad de Costos.

Directos. Indirectos. Fijos. Variables.

Predeterminados. Históricos. Sociedades

Comerciales. Clasificación. Ley 19.550. Gestión

Financiera. Interés simple. Interés Compuesto.

Alternativas de Inversión.

Contenidos Procedimentales:

Análisis y resolución de problemas planteados.

Resolución de ejercicios prácticos. Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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Contenidos Actitudinales:

Comprender el proceso contable como punto de

partida de la confección de estados contables.

Predisposición para el trabajo en equipo.

Eje Temático Nº 3: ANALISIS DE ESTADOS CONTABLES

Contenidos Conceptuales:

Confección, Lectura, Interpretación de Balances.

Normas Contables. Determinación de la Situación

Económica, Financiera y Patrimonial de la

Empresa. Uso de Software.

Contenidos Procedimentales:

Análisis y resolución de problemas planteados.

Resolución de ejercicios prácticos.

Contenidos Actitudinales:

Utilizar la terminología técnica adecuada.

Mantener independencia. Desarrollar la habilidad

en el manejo de programas de software, tablas y

gráficos. Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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PROGRAMA ANALÍTICO

Eje Temático Nº 1: EL DERECHO CONCURSAL Y LA EMPRESA

Unidad Nº 1: El Patrimonio y la Empresa

1.1 - Patrimonio. Ecuación Estática. Ecuación Dinámica. Bienes.

Cosas. Muebles. Inmuebles.

1.2 - Caracteres de los Concursos. Tipos de Concursos. Cesación

de Pagos. Personas de Existencia Física e Ideal. Sujetos

Comprendidos. Sujetos No Comprendidos. Síndico. Funciones.

1.3 - Caracteres Principales del Concurso Preventivo. Caracteres

Principales de Quiebra.

1.4 - Comercio. Actos de Comercio. Requisitos Legales.

Capacidad. Incapacidad. Inhabilitación. Obligaciones y Derechos.

Registro Público de Comercio. Matrícula.

1.5 - Documentos Comerciales. Utilidad. Clasificación. Requisitos.

Formas de Emisión. Nota de Pedido. Nota de Venta. Remito.

Facturas. Nota de Débito. Nota de Crédito. Cheques. Pagaré.

Depósitos. Resumen de Cuenta. Conciliación Bancaria.

Eje Temático Nº 2: PROCESO CONTABLE

Unidad Nº 2: Registro de Operaciones Económicas

2.1 – La Contabilidad y sus Funciones. Objeto Básico de la

Contabilidad. Definición de Contabilidad. Contabilidad y Teneduría

de Libros.

2.2 - Registro de Operaciones. Partida Simple. Partida Doble.

Principios fundamentales. Cuentas. Concepto.

2.3 - Clasificación. Movimientos. Análisis.

2.4 – Plan de Cuentas. Manual de Cuentas.

Unidad Nº 3: Libros de Comercio

3.1 - Disposiciones Legales. Libros obligatorios y optativos.

Libros Auxiliares. Libros Específicos o Especiales.

3.2 - Formas de registración en los mismos. Ejercicios sobre

contabilidades comercial e industrial.

3.3 - Auditoría: forma de encarar la misma.

Unidad Nº 4: El Inventario

4.1 - Concepto. Criterio de valuación de existencias.

4.2 - Método PEPS, UEPS, Promedio Ponderado.

4.3 - Disposiciones Legales. Formas de registración. Control de

datos.

Unidad Nº 5: Sociedades Comerciales

5.1 - Asociaciones y Sociedades.

5.2 - Distintos tipos de sociedades comerciales.

5.3 - Ley 19.550.

5.4 - Bolsas y Mercados. Operaciones de bolsa. Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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Unidad Nº 6: Matemáticas Financieras

6.1 - Concepto. Desarrollo. Capitalización simple.

6.2 – Interés Compuesto. Concepto. Determinación del Monto.

6.3 - Actualización. Diagrama de flujos.

6.4 - Ejercicios prácticos.

6.5 - Alternativas de inversión.

Unidad Nº 7: Costos

7.1 - Depreciación: concepto y formas. Criterio de reemplazo de

equipos. Valor de reventa y residual.

7.2 - Costos fijos y variables.

7.3 - Costos directos e indirectos.

7.4 - Costos post determinados y predeterminados.

7.5 - Sistema de costeo.

Eje Temático Nº 3: ANALISIS DE ESTADOS CONTABLES

Unidad Nº 8: Interpretación de Balances

8.1 - Confección, lectura e interpretación de balances.

8.2 - Nuevos conceptos sobre Auditoría. La información contable y

su control.

8.3 - Normas Contables.

8.4 - Determinación de la situación económica, financiera y

patrimonial de la empresa.

8.5 - Números índices.

Unidad Nº 9: La Contabilidad y la Informática

9.1 - Aplicación de la computación a la contabilidad.

9.2 - El uso del software. Tecnicatura Superior en Programación

Organización Contable de la Empresa

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CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Evaluación:

Regularización:

La regularización de la materia se logra, cumplimentando el 80% de

asistencia a clase, con participación activa.

Durante el período lectivo se tomarán dos exámenes escritos parciales, con

posibilidad de un solo recuperatorio. Para regularizar la materia deben aprobarse

ambos con una nota mínima de 4 (cuatro).

Promoción:

Los alumnos que obtengan en ambos parciales escritos, una nota igual o

superior a 7 (siete), con posibilidad de un solo recuperatorio, lograrán la

promoción, quedando exceptuados de la obligación de rendir el examen final.

Autoevaluación:

Será realizada utilizando el instrumento elaborado desde Secretaría

Académica y aprobado por Consejo Académico. Tecnicatura Superior en Programación

III.-REFLEXIONES SOBRE LA CONTABILIDAD: Financiera y de Sociedades

1. LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA

El profesor Requena (REQUENA, 1986) divide la Contabilidad atendiendo a la finalidad de los conocimientos -tal y como hemos tenido oportunidad de expresar anteriormente-, en Contabilidad General y Contabilidad Aplicada. A su vez, la Contabilidad Aplicada queda

discriminada atendiendo a la clase de unidad económica a la que se aplica, en Macrocontabilidad y Microcontabilidad. Al mismo tiempo, y según el fin de la unidad económica en cuestión, divide esta última, en Contabilidad Administrativa y Contabilidad Especulativa, que se ocupa del estudio de la problemática de las unidades microeconómicas con ánimo de lucro, también llamada Contabilidad de la empresa.

Con el objetivo de concretar cuál va a ser la problemática objeto de nuestra atención, creemos conveniente delimitar el estado actual, contenido y límites de la disciplina que nos ocupa, antes de pasar a analizar los aspectos fundamentales de su metodología operativa. En este propósito, tenemos que subrayar que ya ha resultado un tanto impreciso el establecimiento del contenido y los límites de la contabilidad de la empresa, toda vez que no ha existido por parte de la doctrina unanimidad de criterio.

Los profesores Schmalenbach y Schneider, bajo nuestro punto de vista, realizaron las primeras aportaciones de mayor entidad en este sentido. Consideramos que Eugen Schmalembach (1953) en su plan de cuentas, deja entrever, de una manera implícita, que en la empresa existen dos problemáticas distintas que no deben ser tratadas de igual forma. Más tarde, ya explicitamente, en su obra Kostenrechnung und Preispolitik distingue entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de la Empresa, y señala que la función propia de la primera de ellas es la que incumbe a la financiación de la empresa y a las exigencias del Derecho Mercantil, de la autoridad administrativa en materia tributaria, asociaciones técnicas, etc., mientras que a la Contabilidad de la Empresa corresponde lo relativo a las condiciones internas de la explotación.

Erich Schneider (1960) por su parte, en su obra Contabilidad Industrial culmina el criterio de Schmalenbach con la escisión de la problemática objetiva de la empresa en sus aspectos económico-financiero y económico técnico; desvinculando su contenido, de una manera definitiva, de lo que hasta entonces había sido habitual. Al aspecto económico-financiero de la Contabilidad de la Empresa le asigna la fenomenología de financiación, compras y ventas, entendiendo que al económico-técnico corresponden los costes y la producción.

Tal interpretación es la que sin duda, domina en la doctrina y práctica actuales a propósito de la escisión dicotómica en el tratamiento de la problemática que configura la estructura circulatoria de la empresa. Como dice el profesor Fernández Pirla (1983), “en la literatura contable contemporánea, inspirada en los antecedentes suministrados por la economía general y por la economía de la empresa, en particular, se distingue ya con toda precisión la existencia de dos ámbitos completamente definidos en el seno de la unidad económica de producción. Estos dos ámbitos, que tienen características peculiares propias, son: el ámbito interno, en el que tiene lugar el proceso económico de formación de costes en sentido estricto, que está caracterizado porque el elemento subjetivo y discrecional juega en el mismo un papel fundamental, y el ámbito externo o financiero, en el que se desarrolla toda la circulación, también llamada externa, de la empresa, y que se caracteriza porque las magnitudes que lo integran vienen objetivamente determinadas por actos de compra y venta con expresión monetaria cierta o porque han sido antecedentemente elaboradas en el ámbito interno”.

Según el profesor Calafell (1969) tendremos que discurrir por el mismo camino que ha seguido nuestra disciplina, si queremos llegar a la concepción actual respecto de la Contabilidad de la empresa en España.

La denominada Contabilidad General, cuyo contenido venía a ser, aproximadamente, “una explicación más o menos científica de la Teoría de la Contabilidad, aplicada al empresario individual, sin consideración alguna en torno a la problemática interna de la circulación de valores”, fue, en una primera época, objeto de la máxima atención por los tratadistas.

Más tarde, comienza en la doctrina española la escisión entre Contabilidad General y Contabilidad Aplicada, basándose en la obra francesa de León Batardón Tratado de Sociedades

Mercantiles, destacando al respecto los trabajos del tratadista español Emidgio Rodríguez Pita, que precisó, como contenido de esta última, dos aspectos: subjetivo y objetivo.

Un intento de análisis del contenido de la Contabilidad de la empresa, tal como tradicionalmente fue objeto de estudio, nos lleva a considerar su aplicación a los distintos tipos de unidades económicas de producción, tanto desde el punto de vista de la titularidad jurídica de las mismas, como en orden a su objeto social. El primero definiría la denominada Contabilidad subjetiva y el segundo la Contabilidad objetiva, ambas enmarcadas en el subproceso inductivo del proceso metodológico contable integral del profesor Calafell, al que ya hemos hecho referencia.

En este sentido, el profesor Rodrigo Uría afirma: “la doctrina mercantil más reciente al contemplar desde el ángulo jurídico la totalidad del fenómeno empresa como unidad económica orgánica, comenzó a separar el aspecto subjetivo del aspecto objetivo de ese fenómeno unitario; comenzó a distinguir entre la actividad del sujeto organizador y el conjunto de medios instrumentales (reales o personales) por él organizados para el servicio de ese actividad, centrando la idea de la empresa sobre el primer aspecto, y la idea distinta de establecimiento, negocio, hacienda o casa comercial sobre el segundo” (URÍA, 1985).

El profesor Rivero Romero (1995), al analizar la división de la Contabilidad, considera que “la Contabilidad aplicada a la empresa suele dividirse clásicamente en Contabilidad aplicada por razón del sujeto o Contabilidad subjetiva, y en Contabilidad aplicada por razón del objeto, Contabilidad objetiva o por actividades económicas”.

“La contabilidad aplicada en relación con el sujeto capta la problemática económica que se refiere a la configuración jurídica del sujeto, en su constitución, transformación, fusión, cesión, absorción, liquidación, etc”.

“La contabilidad aplicada por razón del objeto se dirige a la captación de la actividad económica que realiza la empresa a la que se proyecta...”.

Por su parte, el profesor Requena (1986) entiende que “la Contabilidad subjetiva se ocupa del estudio de la problemática de las unidades económicas con el sujeto de la misma y referidas a la medida inicial del conjunto de sus bienes y servicios y a la forma en que éstos han sido aportados, así como de las variaciones ordinarias y extraordinarias que los mismos pueden experimentar, sin importarle la forma en que se producen estas variaciones como consecuencia del proceso de gestión a que han sido sometidos, es decir, haciendo abstracción al estudio del proceso productivo. Estudia el aspecto económico-jurídico de la aplicación de resultados, sin adentrarse en la forma en que éste se ha generado y por último se ocupa de los problemas relativos a los cambios de titularidad jurídica de la unidad económica, así como los de liquidación o extinción de la misma y situaciones anormales en que se puedan encontrar”.

Sin embargo, esta escisión parece que ha sido superada. El sentido en que tradicionalmente fue entendida la Contabilidad objetiva carece de entidad. No existen diferencias substanciales entre las empresas por razón de su objeto social, ello junto a la idea de unidad que debe respetar la Contabilidad como disciplina científica, desaconsejan enfatizar la división de la misma desde el punto de vista del objeto social de las unidades económicas de producción, aunque, en algunos casos, por sus peculiaridades o su importancia es interesante adecuar los conocimientos generales contables a algún sector económico específicamente.

Por lo que a la Contabilidad subjetiva se refiere, ciertos problemas de interpretación la han presentado un tanto confusa. Así, por ejemplo, el profesor Mattessich no la incluye en su esquema de división de la Contabilidad. También el profesor Schmalenbach (1953) al separar entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de la Empresa, excluye de esta última a la Contabilidad Subjetiva al asignar a la financiera la problemática propia del Derecho Mercantil, Tributario, etc..

¿La problemática derivada del marco jurídico en que se desenvuelve la empresa -especialmente, la forma jurídica que ostente el sujeto titular de la misma (Contabilidad subjetiva)-, podría configurar una rama independiente dentro de la Contabilidad aplicada?. Esta es la cuestión, y consideramos que ello en el fondo sólo constituye un problema clasificativo y que tan válido puede ser considerar a la Contabilidad subjetiva como una rama independiente como incluirla en el marco de la Contabilidad financiera o de la Contabilidad externa si se adopta esta denominación.

Con el fin de sintetizar un esquema de división de la contabilidad de la empresa, juzgamos preciso acudir a dos instrumentos que, desde nuestro punto de vista, constituyen un soporte esclarecedor y sustancial. De una parte, el esquema general de división de la Contabilidad, a cuyo efecto tomaremos el del profesor Requena, y, de otra, el esquema del proceso metodológico contable integral del profesor Calafell, ambos comentados anteriormente.

La Contabilidad de la empresa quedó configurada dentro de la Contabilidad Aplicada, según el referido esquema general de división, como Microcontabilidad de las unidades económicas de producción, identificándose, consiguientemente, con la Contabilidad Especulativa, que, en palabras del profesor Requena (1986), “vendría definida como la rama de la Microcontabilidad aplicada, que con respecto a una unidad microeconómica lucrativa o de producción, nos permite en todo momento el conocimiento cualitativo y cuantitativo de su realidad microeconómica, con el fin genérico de poner de relieve la situación de dicha microunidad y su evolución en el tiempo”.

No obstante, corresponde a la Contabilidad de la Empresa, en cualquier caso, un contenido más amplio que el derivado estrictamente del subproceso metodológico inductivo, puesto que no sólo se ocupa de fenomenología inherente a la concepción, simbolización, medida, valoración, representación, coordinación y agregación de magnitudes, sino que también ha de atender al análisis e interpretación de la realidad sintetizada en los estados contables, lo que configura el subproceso deductivo, que se concreta en el denominado Análisis Contable.

Por otra parte, ya que la Contabilidad debe suministrar información económico-financiera que se corresponda con la imagen veraz de la empresa, se hace necesario constatar el grado de adecuación al respecto de los diversos estados contables empresariales, comprobando su adaptación a los principios de Contabilidad generalmente aceptados, así como la correcta aplicación de las normas de índole técnico formal y económico contable, lo que constituye objeto de especial atención por parte de la Verificación, Revisión o Auditoría Contable, dentro del subproceso intermedio.

Sin embargo, a menudo, el régimen de participaciones interempresariales determina ciertos grupos de sociedades, jurídicamente independientes unas de otras, pero, desde un punto de vista económico, integradas en un mismo grupo de decisión. Por lo que resulta de interés practicar la oportuna agregación de sus estados económico-financieros, a partir de la metodología propia de la Consolidación Contable, cuyo contenido corresponde, asimismo, al subproceso intermedio. Por último, e independientemente de lo anterior, se necesita una adecuada Organización Contable que permita alcanzar los fines perseguidos por los anteriores subprocesos, lo que, obviamente, constituirá el origen. La conjunción derivada de los mencionados subprocesos junto a la organización contable como origen, mostraría la Contabilidad de la Empresa con el contenido integral que muestra el esquema siguiente (CALAFELL, 1970b). Configurada el área de la Contabilidad de la Empresa, pasamos seguidamente a delimitar el concepto, contenido y fines de la Contabilidad Externa, denominada tradicionalmente como Contabilidad Financiera y de Sociedades.

CONTABILIDAD

DE LA EMPRESA

ORIGEN

SUBPROCESO INDUCTIVO

SUBPROCESO INTERMEDIO

SUBPROCESO DEDUCTIVO

Organización Contable

Contabilidad Externa Contabilidad Interna

Verificación Contable Consolidación Contable

Análisis Contable

Proceso Metodológico Integral del profesor Calafell

 

2. CONTABILIDAD EXTERNA, FINANCIERA O COMERCIAL: CONCEPTO Y CONTENIDO. ESPECIAL REFERENCIA A LA CONTABILIDAD DE SOCIEDADES.

El origen de la escisión entre Contabilidad externa e interna cabe establecerlo en la aportación del profesor Schmalenbach, quien, en su pionera obra sobre planificación contable, Der Kontenrahmen, distingue entre Contabilidad financiera y Contabilidad de la explotación, criterio recogido en el Plan de cuentas alemán de 1937 (GARCÍA, 1972b).

Sin embargo, la base teórica sobre la que se sustenta la concepción dualista de la Contabilidad, es la delimitación establecida por Schneider (1960) al distinguir en su esquema de circulación de valores en la empresa entre ámbito externo y ámbito interno. Asimismo considera que el objeto de la Contabilidad comercial es “registrar diariamente los hechos económicos pertenecientes al ciclo administrativo; es decir, las operaciones de compra y venta, así como sus equivalencias en dinero”.

Así, la Contabilidad externa también se ha definido como “la parte de la Contabilidad dualista que se ocupa del estudio de todas las transacciones que la empresa realiza en relación con el mundo exterior, cuyo estudio lo efectúa de una manera analítica y continua, con el fin de llegar a su conocimiento más exacto posible y determinar el resultado de la empresa” (CALAFELL, 1970b). Por tanto, se añade a la definición de Schneider la importante labor de determinación del resultado.

El profesor Álvarez Melcón (1978a), por su parte, define la Contabilidad Financiera como la “rama de la Contabilidad Microeconómica que analiza las transacciones de la empresa como unidad jurídico-económica frente a terceros, determina el resultado externo y cuantifica su situación patrimonial y financiera”.

En definitiva, la Contabilidad externa se centra en las transacciones derivadas de las relaciones de la unidad económica de producción con el mundo externo. En este sentido, la relación de la empresa con su entorno viene conformada por una pluralidad de flujos o corrientes necesarios para alcanzar su objeto social, de cuya paralización se genera un conjunto de magnitudes fondos o stocks cuya concreción configura la estructura estática de la empresa en ese instante de tiempo, por lo que se diferencian entre:

-unos de naturaleza económica, representativos de las prestaciones de bienes y servicios. Los flujos económicos vienen determinados por los actos de inversión y desinversión que dan lugar a las magnitudes compra y venta, en su consideración física, o gasto e ingreso, respectivamente, en su consideración monetaria. De la paralización de estas corrientes económicas se obtiene el stock de inversiones y desinversiones económicas.

-y otros de naturaleza financiera, los cuales hacen referencia a las entradas y salidas de tesorería, presentes y futuras. Los flujos financieros originan las magnitudes cobro y pago, expectativas de cobro y expectativas de pago. Estas magnitudes financieras pueden derivarse directamente del ciclo de explotación (clientes, proveedores, etc.) o bien no estar vinculadas de manera directa al referido ciclo, aunque sí de forma complementaria (capital social, deudas puras, etc.). De la paralización, estas corrientes financieras -a excepción de cobros y pagos- se deriva el stock de débitos y créditos. Por último, por su carácter homogéneo y como consecuencia de la contraposición de los cobros y pagos, surge la magnitud fondo dinero.

Con independencia de lo anterior, la contraposición cuantitativa de las magnitudes ingreso y gasto, convenientemente periodificadas, implica un flujo de diferencias, del mundo externo a la empresa o viceversa, cuya fijación determina, respectivamente el resultado negativo o positivo de la misma.

En otro sentido, debemos señalar que se viene incluyendo por parte de un sector de la doctrina dentro del ámbito de la Contabilidad financiera o externa, la problemática que tradicionalmente conforma la Contabilidad por razón del sujeto, ya que algunos autores no la consideran con la suficiente entidad propia.

Así, cabe resaltar que el profesor Mattessich no contemple la Contabilidad subjetiva en su esquema de división de la Ciencia de la Contabilidad, y esto “no debe interpretarse que sea por olvido sino deliberadamente, pues no pierde ocasión de resaltar, que su obra va dirigida al estudio científico y no legalista de la Contabilidad y, obviamente, las diferencias contables como consecuencia de las distintas formas jurídicas que pueden adoptar la unidad económica tienen un estrictocarácter legal” (CAÑIBANO, 1973).

El profesor Schmalenbach (1963), por su parte, la considera incluida dentro de la Contabilidad financiera al asignarle a ésta la problemática propia del Derecho Mercantil y Tributario.

Entre los autores españoles cabe destacar, entre otros, la opinión del profesor Cañibano (1973), para quien la Contabilidad subjetiva no implica, desde un punto de vista contable, “formulación, ni de nuevos supuestos, ni de nuevas reglas inferenciales. Es un puro problema de Contabilidad financiera que queda reducido al estrecho marco espacio-temporal en el que las disposiciones reguladoras de la organización jurídica de la actividad empresarial tienen vigencia”.

En la misma línea, se pronuncia el profesor Calafell (1970b) al afirmar que la “problemática de la Contabilidad subjetiva clásica no es más que una parte de la problemática de la realidad económica externa de la empresa”.

Tomando como referencia las opiniones formuladas previamente, y nos inclinamos a estudiar la fenomenología que le es propia a la Contabilidad Subjetiva, dentro del amplio espectro de la Contabilidad Externa o Financiera, de tal forma, que al abordar la metodología de ésta, iremos introduciendo aquélla en las partes del programa donde sea razonablemente conveniente.

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LA CIENCIA CONTABLE:

FUNDAMENTOS CIENTÍFICOS Y METODOLÓGICOS

I.- EL MÉTODO CONTABLE

INTRODUCCIÓN

El término método queda referido al estudio del desarrollo, validación, y si procede, refutación de una teoría científica, aún cuando entendido de forma clásica, cabría entenderlo como aquellos procedimientos utilizados hacia la búsqueda de un verdad.

La Ciencia de la Contabilidad tiene una problemática propia y particular derivada de la consecución de su objetivo último, por lo que al igual que otras ciencias, debe llevar a cabo una serie de funciones específicas que podrían enmarcarse en el denominado método operativo de la misma. El profesor Cañibano (1996) señala al respecto que el método contable, es “un conjunto de postulados y premisas subsidiarias que permite someter a observación la realidad económica, expresar en un lenguaje convenido los aspectos cualitativos y cuantitativos de dicha observación conforme a unas reglas que garantizan un determinado grado de objetividad, y procesar la información resultante siguiendo unos criterios que permitan obtener estados sintéticos que contengan agregados relevantes”.

La Contabilidad desarrolla una metodología específica para obtener y suministrar información del estado y evolución de determinadas realidades económicas; se materializa en las funciones de captación, simbolización, medida, valoración, representación, coordinación, agregación, que junto a las de análisis e interpretación, y sirviéndose inicialmente de un proceso de inducción que posteriormente se torna en deductivo, permite la obtención de la realidad económica revelada, representativa, en términos contables, de una realidad que mediante una simple observación se presentaría inexpresiva y desordenada.

Como a la Contabilidad le corresponde, pues, el conocimiento “lo más exacto posible de una realidad, principalmente económica, necesariamente se habrá de proceder, previo al desenvolvimiento de cualquier otra función tendente a este fin, a su captación, tanto en su aspecto estático como en su aspecto dinámico” (RODRÍGUEZ ARIZA, 1985).

En este proceso metodológico, la Contabilidad también mide, para lo cual, utilizando toda una serie de conceptos fundamentales al respecto, crea un cuerpo de teoría que ordena tal problemática.

En relación con la medición se encuentra la valoración, ya que las magnitudes reales se presentan de una manera heterogénea, y con el fin de homogeneizarlas, se busca un factor de conversión que permita referir todas las magnitudes a una unidad común. Esta operación da lugar a la valoración.

Hasta ahora, las funciones referidas han permitido la homogeneización de los entes que se pretenden captar, pero, sin embargo, no se posee aún el reflejo idóneo para que la información elaborada arroje la utilidad deseada. Es por ello por lo que la Contabilidad ha de representar la fenomenología aprehendida a través de entes representativos o subrogados, fundamentalmente con la cuenta y el balance, que puedan transmitir su imagen con la fidelidad necesaria.

En el proceso de representación de la realidad económica acontece, además, un fenómeno: la interrelación y conexión que se establece entre los distintos elementos que la componen da lugar a una coordinación o conjunción armonizada de la distinta fenomenología captada, que completa al mencionado proceso de representación.

A través de un proceso de sucesivas agregaciones, conocido como agregación contable, se logra una imagen sintética y ordenada de la que poder obtener conclusiones, algo hasta ahora no conseguido.

La interpretación de toda la información que la Contabilidad ha suministrado culmina en el proceso metodológico contable, llegando con ello al conocimiento, no sólo de la realidad económica en un momento dado, sino de su evolución en el tiempo, así como de la bondad de la situación que la misma presente.

Según el profesor Calafell (1971), el proceso anterior, que él mismo denomina Proceso Metodológico Contable Integral, está integrado por dos subprocesos - el primero inductivo y el segundo deductivo - y otro intermedio entre ambos.

El primer subproceso se caracteriza por un razonamiento inductivo que culmina con la obtención del Balance, y dentro de aquel se distinguen dos partes fundamentales:

1) Una de naturaleza científica, en la que se lleva a cabo la captación,

simbolización, medida y valoración de la realidad económica. 2) Otra de naturaleza técnico-formal, que se ocupa de la representación, coordinación e integración de dicha realidad hasta llegar a la formulación del Balance de situación.

“La utilización del método inductivo queda patente en cuanto que la Contabilidad parte de la observación de hechos, fenómenos o realidades particulares, hechos contables susceptibles de ser captados y representados, de tal forma que, aislándolos de otros, los capta, interpreta, mide y valora, a través del análisis precontable. Así, mediante el empleo de entes conceptuales adecuados, resultan susceptibles no sólo de la utilización de los distintos sistemas contables llegándose, por sucesivas agregaciones, a la formulación de diversos estados contables, síntesis de esa realidad económica estudiada y máximos exponentes de esta operatoriainductiva” (RODRÍGUEZ ARIZA, 1992).

El segundo subproceso, por su parte, tiene lugar a partir del Balance y se caracteriza por un razonamiento deductivo que permitirá revelar la realidad económica en todos sus aspectos, constituyendo así el proceso de análisis contable. A su vez, en este subproceso se distinguen dos aspectos fundamentales:

1.-Análisis de la historia económica: se desprende de la Contabilidad, e implícitamente del Balance y documentos anexos. 2.- Análisis prospectivo o de expectativas: sirve de base en la toma de decisiones futuras sobre la gestión a realizar.

Además de ambos subprocesos, existe otro entre ellos que el citado autor denomina subproceso intermedio y que se ocupa de dos importantes problemáticas contables:

1.- La verificación o constatación contable en su doble aspecto técnico-contable y económico. 2.- La consolidación o integración contable de varias situaciones económicas en una sola situación.

Todo lo anterior -señala el profesor Calafell - debe tener como origen o punto de partida una organización contable, en la que se tengan presente todos los fines que pretenden ser alcanzados.

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LA REPRESENTACIÓN Y COORDINACIÓN CONTABLE

La Contabilidad, una vez realizadas las funciones de captación, medición y valoración de las diferentes magnitudes que constituyen la realidad objeto de estudio, procede la representación de la fenomenología captada.

La complejidad de la realidad objeto de la ciencia contable imposibilita o dificulta el conocimiento directo de sus diferentes estados, y por tanto, el análisis prospectivo y retrospectivo de los mismos. Ante tales circunstancias, la Contabilidad se ve obligada a acudir a la utilización de entes representativos con la única finalidad de transmitir su imagen con la fidelidad necesaria.

Además, si partimos de la idea de una aprehensión por observación directa del principal en cuestión, en cuanto dicha percepción hubiera de ser trasladada en el tiempo, la memoria resultaría insuficiente, por lo que se exigiría el uso de subrogados con la exclusiva misión de representar a un principal.

Para el profesor Requena (1988), estos subrogados tienen que poseer dos características:

1.-La identificabilidad. Esta implica necesariamente la posibilidad de percepción, a través del subrogado, de todos y cada uno de los aspectos del principal, sino que se concreta realmente en aquéllos que puedan ofrecer interés (CHAMBERS, 1966b).

2.-La temporalidad. Esta ofrece la posibilidad de manifestarse en un triple aspecto: antecedente, presente y consecuente, según que la representatividad del ente subrogado transmita una imagen pasada, presente o futura del principal a que corresponde.

Por representación, desde un punto de vista general, se entiende los diversos tipos de aprehensión de que puede ser suceptible un objeto o realidad. Sin embargo, en un sentido más restringido, podría concebirse como “figura, imagen, idea o símbolo que sustituye a la realidad, sea esta presente, pasada o futura. Por tanto, la representación requiere de la utilización de algún tipo de símbolo, elemento sensible que se toma como signo figurativo de otro, real o no, por razón de una analogía que el entendimiento percibe entre ellos o de una convención, lo que en nuestra cienciase concreta, fundamentalmente, en la cuenta” (RODRÍGUEZ ARIZA, 1985).

En conclusión, y en cuanto a su definición, la Contabilidad podría entenderse como “un subrogado genérico de primer orden, integrado por un conjunto de subrogados de órdenes inferiores, susceptibles de aplicación en la transmisión de la imagen de principales cuya estructura resulte compatible con los principiosgenerales de su metodología científica” (REQUENA RODRÍGUEZ, 1988).

Las cuentas, por su parte, no son más que subrogados de orden inferior, de que se vale la Contabilidad para la transmisión de esa imagen.

En definitiva, mientras la Contabilidad constituye el subrogado con mayor nivel de agregación, representativo de la realidad misma, las cuentas representan a los diversos grupos homogéneos de elementos económicos que la integran. Queda por ello claro que la cuenta permite llevar a cabo la captación de la fenomenología inherente a dicha realidad, cualitativa y cuantitativamente, en forma antitética, de manera que posibilita también desarrollar una función clasificativa, numérica e histórica.

A fin de que la información obtenida resulte integral y armónica, es preciso, simultáneamente al proceso de representación, otro de conjunción e interrelación, con el objeto de coordinar la fenomenología captada a través de las cuentas.

Sin embargo, la representación no sería un proceso completo ni adecuado si no se llevara a cabo además la coordinación de la fenomenología captada. “En cuanto que cada una de ellas representa una de las clases de equivalencia integradoras de la unidad económica y, por tanto, un aspecto parcial de la misma, se hace necesario un ulterior proceso de coordinación que armonice la dispersa realidad captada, de forma que se obtenga la imagen veraz de la unidad, considerada como un todo. De no ser así sucedería como en un puzzle en el que, aun teniendo todas sus piezas, éstas se hallasen dispersas y sin orden, no formando más que un caos del queno podría obtenerse conclusión alguna” (RODRÍGUEZ ARIZA, 1992).

La Contabilidad cumple esta importante función de representacióncoordinación según diferentes métodos, aunque todos ellos descansan sobre el principio de la dualidad, que, de alguna forma, ya se hallaba implícito en la partida doble de Pacciolo, aunque de modo alguno ha de identificarse con ésta.

Los profesores Carrasco Díaz y García Martín (1986), inciden en la delimitación de la partida doble y la dualidad afirmando que desde el año 1494 hasta nuestros días, “han aparecido, con distintas finalidades, nuevos instrumentos de control y clasificación con una estructura bidimensional o dual, y con aplicación fundamentalmente al campo macroeconómico, que presentan dualidad sin partida doble. De lo que se infiere que todas las técnicas de clasificación dual tienen un substrato común -principio de dualidad-haciéndolas iguales en lo principal, y diferentes en el hecho concreto de su aplicación, como consecuencia de la finalidad perseguida por ellas. La partida doble, pues, es una forma de concreción de los registros contables y desde luego no es el principio de la dualidad, aunque se valga de él”.

El profesor Ijiri (1967), por su parte, y en cuanto a los principios implícitos en la partida doble, nos manifiesta que no puede decirse que hayamos explotado completamente los fundamentos matemáticos, filosóficos y prácticos del sistema de la partida doble. Por ejemplo, no está aún claro si hemos comprendido:

1.- Que hay dos tipos de partida doble, que pueden ser denominadas como partida doble clasificativa y partida doble causal. 2.- Que la partida doble clasificativa puede ser lógicamente extendida a partida múltiple por medio de la incorporación de más de dos clasificaciones.

3.- Que la causalidad entre un incremento y un decremento es lo que hace doble al sistema de doble entrada. 4.-Que el sentido real del sistema de partida doble no está en su propia

perfección, en sí mismo, sino más bien en su impacto sobre nuestro pensamiento al forzarnos a buscar los lazos causales entre los cambios de los elementos.

Por su parte, para el profesor Cañibano (1979) el principio de dualidad “puede considerarse como una conquista del método que se aplica para lograr un conocimiento estructurado y sistemático de la realidad económica”, de tal forma que conlleva el importante principio contable de la coordinación, ya que “proporciona una estructura conceptual para una clasificación bidimensional”. El profesor Mattessich (1964) concreta la esencia del mismo “en una propiedad bidimensional que permite una doble clasificación en un conjunto de clases”.

Entre las diferentes formas en que la Contabilidad puede conseguir sus fines propuestos, exponentes de los referidos métodos de representación, se encuentra la Contabilidad convencional -que engloba a la denominada Contabilidad clásica, a la Contabilidad matricial y a la Contabilidad vectorial-, la Contabilidad funcional y la Contabilidad sagital o por net-work (REQUENA, 1988). Todas éstas, como apunta el profesor García García (1972), son otras tantas versiones, con diversos alcances y riqueza estructural, del mismo modelo contable, constituyendo expresiones que abarcan distintos contenidos, logrando tal tipología un mayor alcance del que se derivaría exclusivamente de su consideración desde el plano de la representación contable.

Por tanto, en conclusión, el referido principio de dualidad se considera como una conquista del método empleado para conseguir un conocimiento estructurado y sistemático de la realidad económica, de forma tal que conlleva el importante principio contable de la coordinación pues proporciona una “estructura conceptual para una clasificación bidimensional” (CAÑIBANO, 1979), cuya concreción registral puede llevar a cabo a través de diversos métodos de representación contable.

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1. LA CAPTACIÓN CONTABLE.

El programa de investigación en que se desenvuelve actualmente nuestra disciplina, eminentemente formal, asigna a la misma la función de captación, o como afirma el profesor Calafell, “captar, considerando a la realidad desde un plano de observación, y por tanto, los estímulos que en dicho plano se perciben, los somete a cómputo y representación contable”.

Para el profesor García Martín (1984) la función de captación es “la primera manifestación que la ciencia contable tiene que efectuar, ya que trata de discriminar sobre los objetos que pretende conocer”.

Nuestra disciplina pretende, pues, el conocimiento de una realidad normalmente económica -como anteriormente expusimos- por lo que necesitará, previo a cualquier otro proceso, captar la fenomenología inherente a la misma para, con posterioridad, proceder a su representación. Por su parte, esta representación puede entenderse en un sentido de dualidad (FERRATER MORA, 1965):

-Bien como captación de un fenómeno presente por parte de un sujeto

cognoscente, haciéndose así posible el conocimiento de aquel. -Bien como reproducción de percepciones no actuales, ya sea en la conciencia de ese sujeto cognoscente, o en otros medios que permitan su retención por un mayor plazo de tiempo, como sucede con la Contabilidad.

La primera de tales interpretaciones corresponde a la función objeto del presente apartado, que el profesor Calafell sitúa al comienzo del subproceso inductivo. La función de captación concebida como la actividad que permite aprehender la realidad -objeto material-cuya imagen se pretende transmitir, requiere, en opinión del profesor Rodríguez Ariza (1992), dos elementos: “un sujeto contable cognoscente que trata de captar, de aprehender, y un determinado objeto contable de conocimiento”.

Según el mencionado profesor, ha de destacarse que la importancia del sujeto cognoscente en el proceso de captación es fundamental, dependiendo dicha captación de su capacidad y limitaciones. Dado que en la captación interviene la conciencia, entra a formar parte de esta función un claro subjetivismo que, obviamente, se trasladará a la Contabilidad, introduciéndose, de este modo, el problema de los juicios de valor desde el estadio inicial del método operativo contable.

Tales juicios de valor, en opinión de Hutchison (1971) “simplemente proponen o defienden criterios científicos y su carácter de inevitables en cualquier actividad científica no invalida las pretensiones de objetividad y neutralidad de valor en las explicaciones o teorías a las que se llega a través de la investigación”.

Por su parte, en la segunda interpretación se identifica la función de captación con la de representación, y, aunque a ésta nos referiremos específicamente en líneas posteriores, se pone de relieve que para la misma, son necesarios los procesos previos de medición y valoración toda vez que “la representación implica medición, de donde se deriva el hecho de que, frecuentemente sea confundida esta última con los problemas de comprensión de fenómenos del mundo real. Sin embargo, el problema de medición es, estrictamente, un problema de representación que surge después de que las relaciones entre los objetos están completamente comprendidas” (REQUENA, 1977).

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l modelo de la contabilidad de gestión como ayuda para la administracion

Enviado por   DOMINGO HERNANDEZ CELIS

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Partes:   1 ,   2

1. Descripción del proyecto 2. Objetivos 3. Formulación de hipótesis 4. Metodología 5. Cronograma 6. Presupuesto 7. Referencias bibliográficas

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOS

Se ha determinado la existencia de los siguientes antecedentes bibliográficos:

Pilarín[1]en su trabajo Evolución Histórica de la Contabilidad de Gestión señala que, para abordar los aspectos relacionados con los orígenes y desarrollo de la Contabilidad de Gestión, es muy importante tener bien delimitado los conceptos de costos y gastos como terminología a seguir.

Asimismo manifiesta que los antecedentes de la Contabilidad de Gestión en el ámbito universal, permitirán comprender la necesidad del surgimiento de los nuevos sistemas de costos y que no se debe ignorar, en el transcurso de esos años, la existencia de tres grandes aportaciones que desafortunadamente pasaron inadvertidas, las propuestas de Church (1915-1920), Clark (1920-1930) y Vatter (1930-1940).

Agrega también que, a partir de 1950, la necesidad de articular una Contabilidad de Gestión apta para la toma de decisiones se convirtió en uno de los principales centros de atención de muchos investigadores y profesionales relacionados con la Contabilidad de Costos.

Además expresa, que se coincide con el concepto de Contabilidad de Gestión de Fernández (1993), cuya esencia plantea que es la parte de la Contabilidad que capta, registra, evalúa, analiza y transmite información financiera y no financiera, cuantitativa y cualitativa, a fin de facilitar la toma de decisiones de los distintos estamentos de la organización, relativa al seguimiento y consecución de los objetivos estratégicos y generales marcados, a la planificación, control y medida de todas las actividades de la organización (internas y externas), en estrecha colaboración con el resto de las áreas funcionales y permitiendo participar a los responsables de su ejecución, junto con la gerencia, en la toma de decisiones.

Por último, manifiesta que, sobre el significado del término Contabilidad de Gestión, existen diferentes enfoques o criterios, los cuales son tratados por

prestigiosos autores*[2]. Sin embargo, existen aspectos comunes, los cuales se muestran en la Esquema 1.

Esquema 1.

Aspectos comunes en el significado del término Contabilidad de Gestión

Fuente: elaboración propia basada en la literatura revisada

Castelló[3]en "Los Nuevos Desafíos de la Contabilidad de Gestión" señala que, el nuevo orden económico pone de manifiesto la necesidad de que las unidades empresariales modifiquen tanto sus estructuras de gestión, como los procesos convencionales de toma de decisiones. Estamos inmersos en una época de "turbulencia" económica, motivada, en gran medida, por el desarrollo de unos mercados altamente competitivos que han desatado un proceso de innovación y de cambio de consecuencias imprevisibles.

Es por ello que estamos asistiendo a una nueva cultura de las organizaciones a través de la cual han de tratar de adaptarse al nuevo entorno con el fin de maximizar sus posibilidades de supervivencia.

Así también que, en la actualidad se debe disponer, más que nunca, de una información actual, precisa y enteramente vinculada a los objetivos estratégicos. En ese sentido, los directivos son cada vez más conscientes que las prácticas que

se han desarrollado hasta la actualidad en el marco de la contabilidad de gestión no son suficientes para responder a las necesidades de los sujetos decisores. Es por ello que los responsables de la contabilidad de gestión deben entender que juegan un importante papel al proporcionar una información que ha de estar dotada de una gran calidad, a fin de que pueda llegar a ser útil a todos los estamentos en el proceso de toma de decisiones.

Finaliza indicando que, somos conscientes que, como filosofía general, la creación de nuevas técnicas de contabilidad de gestión va a ser siempre bienvenida, pero el establecimiento de estas prácticas de una forma estandarizada, así como su aceptación general, va a resultar un proceso complejo, pero que va a ser necesario asumir si se quiere sobrevivir a las características del nuevo y dinámico entorno económico.

Mayor [4]en su escito "La Misión de la Contabilidad de Gestión y Cambios de su Contexto" manifiesta que, la performance puede ser definida como la cadena de eventos que integran la gestión empresarial.

También dice que, la contabilidad tradicional trabajó generalmente con ciclos cronológicos retrospectivos (históricos); la nueva contabilidad debe mirar el futuro, por tanto ser prospectiva; como su futuro es incierto, por los cambios sucesivos y emergentes del contexto, su planteamiento debe ser estratégico, el cual consiste en establecer metas flexibles y adaptables a los cambios.

Finalmente, expresa que los nuevos cambios en el contexto de la misión de la contabilidad y las nuevas necesidades evolutivas de las empresas implican reorientar la misión contable. Los dos grandes ejes de esta evolución son:

Los sistemas de información como base del análisis de las "relaciones causales".

La intervención del contador como miembro participante del equipo de gestión y por tanto en la toma de decisiones.

Ripoll [5]en su artículo "El Nuevo Papel de la Contabilidad de Gestión" manifiesta que, en estos momentos en los que está en el candelero el tema de la competitividad, existe un área que históricamente ha sido descuidada por muchas empresas y que en la mayoría de los casos no aparece relacionada o no se le ha dado la importancia que tiene el contexto de la organización. Nos estamos refiriendo a la contabilidad de gestión, y a un subconjunto de la misma como es la contabilidad de costes. De entre los muchos cambios que debe afrontar la empresa, el de la gestión de costes es quizás de los más importantes, sobre todo porque, al ser uno de los más olvidados, es de los menos desarrollados.

Pontet [6]en su artículo "La Teoría Institucional y el Cambio en Contabilidad de Gestión", indica que, en las últimas décadas, la contabilidad de gestión como fuente para la toma de decisiones ha adquirido mayor relevancia en las organizaciones. Entre otras razones, para adecuarse a la velocidad de los cambios del entorno cada vez más flexible y para gestionar la interacción con los individuos inherentes a su contexto mediato (Merchandt, 1985). Es a su vez, la incertidumbre existente que obliga a tener la mayor información en cantidad y

calidad, buscando el control de las operaciones cotidianas (Kaplan, 1991; Wiesendager, 1994).

Agrega también que con el enfoque de control y el contexto han condicionado los cambios realizados en la Contabilidad de Gestión y que las organizaciones han buscado satisfacer requisitos externos, que luego se transformaron en una necesidad interna de información para la toma de decisiones, es decir, hubo un cambio de pensamiento estratégico en la Dirección.

Quesada[7]en su ensayo "Estudio del marco teórico de la Contabilidad de Gestión" indica que, queda demostrado los acontecimientos más importantes de la Contabilidad de Gestión han influido notablemente en el surgimiento de nuevos sistemas, como el ABC/ABM. Y que a través de los fundamentos doctrinales queda demostrado la lógica del por qué son las actividades y no los productos, las que incurren en los costos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La estructura organizacional que soporte los requerimientos de los clientes de hoy, inmersas en un contexto complejo y dinámico debe ser concebida en función de los principios de delegación motivación y la continúa interacción en equipos altamente capacitados en los cuales la identificación de sus miembros con los fines últimos de la organización a la que pertenecen sea una de los variables determinantes del éxito perseguido.

Los profesionales deben adaptarse a los problemas que atraviesan las medianas y pequeñas empresas, como son el incremento de la presión tributaria, mora en el pago de las obligaciones, dificultades para el acceso al crédito y baja rentabilidad de las empresas que sumado a los anteriores puede llevar a la discontinuidad de la actividad o a la necesidad urgente de replantear su posicionamiento en el mercado.

Las cuatro circunstancias mencionadas han provocado modificaciones en nuestro ejercicio profesional: Presión impositiva: Incremento en la rutina de atención al cliente. Se incorporan a las tareas habituales (liquidación de sueldos, impuestos, etc.) la contestación y el seguimiento del mayor número de intimaciones e inspecciones que existen en la actualidad y la incorporación de nuevas metodología de trabajo.

El entorno en que se desenvuelven la mayoría de organizaciones empresariales obliga a sus dirigentes a incrementar la flexibilidad operativa de su organización y adaptarse con rapidez, a los cambios y paradigmas contables con el propósito de lograr la mayor eficiencia o performance.

Es indudable que el mundo actual ha experimentado grandes y profundos cambios en los últimos años debido, entre otros factores, a la crecienteautomatización de las empresas y a la mayor competencia que enfrentan los productos en el mercado. Esto ha traído consigo efectos en el modo en que las empresas conducen sus negocios, lo que a su vez ha impactado profundamente a la Contabilidad Gerencial.

Lo mismo debe suceder en el papel que juega el contador público dentro de las empresas. El papel que tradicionalmente ha desempeñado como encargado del registro histórico de las operaciones que lleva a cabo una empresa con otros entes económicos y de preparar los estados financieros con el fin de reflejar su situación financiera a una fecha o período determinado.

El contador público gerencial, tiene que pasar a ser un pilar clave en la correcta medición del desempeño empresarial, en la toma de decisiones de la alta gerencia y en el desarrollo de estrategias de la empresa, para que la ayude, no sólo a sobrevivir sino a generar ventajas competitivas, en un mundo de negocios globalizado, cada vez más creciente y hostil.Porque, además de ser una función de extrema importancia, para cualquier organización empresarial, enfrenta tremendos retos, como por ejemplo los cambios tecnológicos y la intensificación de la competencia internacional.

Los dirigentes y ejecutivos empresariales, se encuentran actualmente en el proceso de buscar nuevas maneras de administrar y dirigir sus empresas. Sin embargo, no es solamente la magnitud de los cambios, lo que causa problemas a las organizaciones, sino la velocidad creciente con que éstos están transcurriendo.De hecho los sistemas de Contabilidad Gerencial, surgieron para proveer información, dar apoyo a la dirección y control de las empresas, y para promover la eficiencia en la organización.

Los avances de la contabilidad gerencial, están ligados al movimiento de dirección científica. Para promover el empleo eficiente de la mano de obra ymateriales, se establecieron estándares físicos, como el nivel de mano de obra y materiales, que a su vez son fácilmente convertibles en costos.Dichos costos, junto con una asignación de costos indirectos, se suman para dar un costo total del producto unitario terminado, útil en la determinación deprecios; y no para producir estados financieros externos coherentes.

Los entornos de la Contabilidad Gerencial, no sólo comprenden los costos totales y los resultados financieros, sino principalmente los análisis de la actividad operativa empresarial, tales como la cadena de valores que es el conjunto de actividades interrelacionadas, creadoras de valores y que en los procesos de producción van desde la obtención de las materias primas, hasta el producto terminado a entregarse al consumidor, con lo cual se tiene la opción de reforzar aquellas actividades que produzcan un mayor valor agregado y eliminarse las que no lo dan. En éste contexto, se considera a cada compañía como parte de la cadena de actividades, creadoras de valores.La contabilidad moderna, ya no es sólo una técnica de registro de datos, que luego serán mostrados a los interesados. Hoy, la contabilidad está orientada a facilitar información útil, clasificada y analizada, necesaria y requerida, para la toma de decisiones gerenciales, así como para servir de herramienta de control en el manejo de las operaciones de una empresa gubernamental o privada.Este nuevo concepto de la contabilidad, exige una revisión de sus funciones y un replanteo en sus bases científicas, considerando como sus funciones: la planificación, el control presupuestal y el análisis de los costos.

El control de gestión, es el análisis de la información contable, bajo un enfoque administrativo gerencial, para lo cual será necesario conocer la técnica particular de la actividad gubernamental, privada, de explotación, de extracción, industrial, de servicios, etc.La contabilidad, es tan amplia y diversificada como la vida económica de una empresa, en la que se tendrá que relacionar y estudiar el pasado, el presente y la proyección de resultados a que se pretende llegar, en concordancia con uno de sus principios generales, de la empresa en marcha.

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

PROBLEMA PRINCIPAL:

¿Cómo implementar el modelo de Contabilidad de Gestión como medio de ayuda para la administración de las áreas funcionales de una Entidad Contable?

PROBLEMAS SECUNDARIOS:

¿De qué modo el modelo de Contabilidad de Gestión puede facilitar la eficiencia de una Entidad Contable?

¿De qué forma el modelo de Contabilidad de Gestión puede facilitar la mejora continua de una Entidad Contable?

¿Cómo la evaluación y retroalimentación del modelo de Contabilidad de Gestión puede facilitar la optimización de una Entidad Contable?

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

MODELO DE CONTABILIDAD DE GESTION

En términos generales los conceptos de administración, gerencia y gestión, son sinónimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la práctica se observa que el término management traducido como administración pero también como gerencia. En algunos países la administración está más referida a lo público y la gerencia a lo privado. En los libros clásicos se toman como sinónimos administración y gerencia. En elglosario del CINDA, por ejemplo, aparece gestión como equivalente a administración.

Lo esencial de los conceptos administración, gestión y gerencia está en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" como lo planteara H. Fayol al principio del siglo o Koontz [2].

De otro lado, la contabilidad de gestión en una empresa, se elabora por áreas o centros de responsabilidad, identificándose las diferentes líneas o centros con una función comercial, administrativa, o de producción.

La contabilidad de gestión, evalúa y controla el desarrollo del plan principal o estratégico, con sus variaciones o desviaciones, así como las recomendaciones que conlleven a tomar acción sobre medidas correctivas necesarias, en este sentido la efectiva comunicación entre todos los niveles de la Gerencia, es importante, de tal forma que todas las operaciones puedan ser coordinadas para conseguir los objetivos trazados en el plan operativo y el plan estratégico. Una parte importante de la comunicación son los reportes de contabilidad, que la Gerencia usa en las operaciones de planeamientoy control.

Debemos decir que el concepto de gestión aplicado a la administración de empresas obliga a que la misma cumpla con cuatro funciones fundamentales para el desempeño de la empresa; la primera de esas funciones es la planificación, que se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevosproyectos que puedan resultar redituables para la empresa, en términos más específicos nos referimos a la planificación como la visualización global de toda la empresa y su entorno correspondiente, realizando la toma de decisiones concretas que pueden determinar el camino más directo hacia los objetivos planificados. La segunda función que le corresponde cumplir al concepto de gestión es la organización en donde se agruparan todos los recursos con los que la empresa cuenta, haciendo que trabajen en conjunto, para así obtener un mayor aprovechamiento de los mismos y tener más posibilidades de obtener resultados.

La dirección de la empresa en base al concepto de gestión implica un muy elevado nivel se comunicación por parte de los administradores para con los empleados, y esto nace a partir de tener el objetivo de crear un ambiente adecuado de trabajo y así aumentar la eficacia del trabajo de los empleados aumentando las rentabilidades de la empresa.

EFECTIVIDAD DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA ENTIDAD CONTABLE

Antes de entrar en materia con el tema de las áreas funcionales de la organización, es necesario introducirnos en el tema de la teoría clásica de la administración formulada por Henry Fayol. La teoría clásica de la administración surge en Francia en el año de 1916, la cual se difundió con gran rapidez por toda Europa. Encontramos que Henry Fayol partiendo de un principio en el que afirma que la empresa puede ser dividida en funciones, plantea las siguientes áreas:

I. Funciones Técnicas: las funciones técnicas empresariales están directamente ligados con la producción de bienes.

II. Funciones Comerciales: las funciones comerciales están asociados con las actividades de compra, venta e intercambio de la empresa.

III. Funciones Financieras: las funciones d carácter financiero son aquellas que implican la búsqueda y manejo de capital.

IV. Funciones de Seguridad: las funciones de seguridad son las velan por el bienestar de las personas que laboran en la organización y los muebles y enseres con que cuenta la misma.

V. Funciones Contables: las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventarios, costos,. Registros, balances y las estadísticasempresariales.

Funciones Administrativas: las funciones administrativas son aquellas que regulan y controlan las cinco funciones anteriores. En la actualidad las funciones básicas de la empresa se denominan áreas de administración: las funciones administrativas reciben el nombre de administración general; las funciones técnicas se denominan áreas de producción, manufactura u operaciones; las

funciones comerciales se llaman de ventas o de marketing; las funciones financieras se llaman áreas financieras que incluyen las antiguas funciones contables. Las funciones de seguridad pasaron a conformar un nivel inferior y finalmente surgió el área de recursos humanos.

Dentro de las diferentes escuelas que se encargan del estudio y evaluación de la administración se encuentra la escuela operacional o escuela del pensamiento administrativo, denominada así puesto que considera la administración como un proceso de aplicación de principios y de funciones (planeación, organización, dirección y control) para la obtención de objetivos.

Las funciones administrativas, al ser utilizadas por separado no son más que eso, funciones, pero cuando el administrador recurre a ellas y apoya una sobre otra está cumpliendo a la perfección el proceso administrativo. Dicho proceso al igual que cualquier otro se caracteriza porque siempre está en constante cambio y evolución, en pocas palabras el proceso administrativo no puede ser inmutable, al serlo dejaría de ser proceso.

La función administrativa no es una entidad aislada, por el contrario forma parte de una serie de funciones que se encuentran relacionadas entre sí. La siguiente figura muestra secuencialmente las funciones que debe realizar el administrador:

El desempeño de las funciones administrativas forma el denominado ciclo administrativo, que se presenta de la siguiente manera:

El ciclo administrativo, da lugar a la corrección y el ajuste continuo de posibles problemas, es decir a medida que se va utilizando los errores del ciclo anterior se van superando y ajustando según lo que se necesite. Las funciones del administrador dentro del proceso administrativo guardan una notable interacción unas con otras.

Tipos de contabilidad

El propósito básico de hacer contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y gobierno. En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios, se origina diversas ramas o subsistema. Ahora bien, tomando en cuenta la diferentes necesidades de información de los diversos segmentos de usuarios, la información total que se genera en una entidad económica para diferentes usuarios se ha estructurado en tres subsistema.

Divisiones de los tipos de contabilidad

1ª Subsistema de información financiera: Esta compuesto por una serie de elementos que lo configuran. Entre los principales están normas de registros, criterios de contabilización, formas de presentación etc. A este subsistema de información se le conoce con el nombre de contabilidad financiera. La contabilidad financiera es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que le afecta, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización para su toma de decisiones.

2º Subsistema de información administrativa: Se agrupan en la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.

3º Subsistema de información fiscal: en forma similar de los casos anteriores la contabilidad fiscal en un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especifico: El fisco.

Contabilidad como profesión áreas de especialización

El ejercicio profesional de la contabilidad se divide en tres categorías principales:

1º La contabilidad publica o independiente: Es un área en la cual los contadores prestan sus servicios mas para el publico en general que para una sola organización. En este campo, los servicios básicos que brindan el contador publico son la auditoria de estados financieros, elaboración de declaración de impuesto, ayudan en distintos problemas fiscales y asesoría en servicios administrativos.

2º Contabilidad privada o dependiente: Es un área en la cual los contadores prestan sus servicios a una solo organización. De esta forma, el contador es responsable de supervisar y asegurar la calidad de la información financiera, administrativa y fiscal que se genera en la entidad económica para la cual presta sus servicios, de desarrollar y proponer las políticas contables más adecuadas para la organización y de proporcionar a los funcionarios de la administración superior la información contable necesaria para la toma de decisiones.

El contador, al trabajar en cualquiera de estas áreas, puede especializarse en contabilidad financiera, de costos, impuestos, análisis financiero, presupuestos, planeación elaboración de sistemas de contabilidad y auditoria. Sin embargo, en muchas organizaciones, tanto grandes como pequeñas, pueden ser necesario que el contador tenga amplios conocimientos de varias de estas especialidades.

3º Contabilidad de organizaciones no lucrativas: Es un área en la cual los contadores prestan sus servicios a organizaciones cuyo objetivo no es obtener lucro en sus actividades. Como ejemplo de estas organizaciones se tiene a las entidades gubernamentales tanto a nivel federal, estatal y municipal; hospitales, instituciones de enseñanza y otras más. EL contador que se ubica en este tipo de organizaciones realiza esencialmente todas las funciones de las otras dos áreas.

Contabilidad Centralizada

Nuestra legislación, al referirse al registro de las operaciones económicas comerciales persigue el fin de que la contabilidad y documentación resulta con la mayor claridad los actos realizados por el comerciante y la demostración exacta de su situación patrimonial.

Por ello, y sin perjuicio de llevar obligatoriamente los libros diarios, inventario y balance, nuestro código de comercio prevea en forma general sobre otros que se impongan por la importancia y naturaleza, se repiten con cierta frecuencia subdiarios.

Las anotaciones efectuadas en los subdiarios complementan las realizadas en el libro obligatorio y permiten brindar un mayor análisis y una visión de ellas, pero para que estos se encuentren en nuestras normas legales deberán ser llevados cumpliendo todas las formalidades exigidas para los libros obligatorios ( encuadernados, foliados, rubricados, etc).

El proceso contable que se inicia con la omisión de un documento comercial hasta su registro definitivo, ha seguido las diferentes etapas deacuerdo con las normas de regístración estudiadas

Casos en que se aplica

Las ventajas que presenta la contabilidad centralizada son fácilmente obtenidas en su aplicación a la mediana y gran empresa, por cuanta en ellas resulta de absoluta necesidad recurrir a la división de las tareas administrativas, en función de la gran cantidad de operaciones que originan repetidas anotaciones de un mismo concepto, aunque varíen en cuanto a su monto.

En esa forma el sistema permite separar ese tipo de anotaciones frecuentes llevando registros independientes para ellas a cargo de distintos empleados y con absoluta independencia de la contabilidad central, que solo recibe periódicamente los totales de esos registró.

No obstante lo dicho, las empresas pequeñas pueden servirse aunque sea en forma parcial de los conceptos del sistema centralizador de contabilidad, aunque sea para utilizarlo en algunos sectores debidamente parcializados de su actividad, pero donde se observan movimientos cuya importancia obliga a separarlos o independizarlos de sus libros generales de contabilidad.

Contabilidad Administrativa

Es el sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas de planeación a control así como la toma de decisiones.

Contabilidad Financiera

Es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización.

Estados financieros

Por medio de la contabilidad financiera, los numerosos y heterogéneos eventos que ocurren hasta en los negocios más complicados, se resumen en dos breves estados: el balance general y el estado de resultado, lo cual constituye una ventaja muy importante. Por otra parte, los estados financieros de una empresa en marcha no pueden proporcionar una descripción completa ni enteramente exacta del negocio. Puede ser útil, al llegar a este punto, explorar la verdadera naturaleza y las limitaciones de estos estados financieros. En vista de la variedad de opiniones apoyadas por buenos razonamientos, lo que sigue debe considerarse como un estimulo para la formación de un criterio propio y no como opiniones definitivas.

Contabilidad Financiera y contabilidad Administrativa

Cabe recalcar algunas diferencias entre ambos términos, siendo la más importante la que se refiere al punto de vista. El principio rector de la contabilidad financiera es la rendición de informes a terceros sobre el movimiento de la compañía, mientras que el objeto de la contabilidad administrativa es la utilidad que la propia empresa obtiene de ella. Los terceros tienen el derecho de esperar que la información que reciben se prepare de acuerdo con definiciones y conceptos mutuamente aceptados; De otra manera, esa información seria ininteligible. Los directivos, por el contrario, pueden usar las reglas y definiciones, que crean útiles para satisfacer sus propias necesidades, sin preocuparse de si las mismas se ajustan a reglas que se usen fuera de la compañía.

Los principios de la contabilidad financiera no rigen necesariamente la contabilidad administrativa, aun cuando no hay que perder de vista el hecho de que una parte de la información contable para la administración pueda ser usada para fines financieros y, por lo tanto, deberá tenerse en cuenta. La administración, por ejemplo, puede estar interesada en la información relativa al monto de las órdenes de venta recibidas, la cual no es parte de la contabilidad financiera, puesto que las ordenes no cumplidas no representan un ingreso realizado. Los directivos pueden estar interesados en el numero de horas trabajadas, en el peso de los desperdicios o en otras informaciones que no se refieran a numerario; O también pueden estarlo en costos de reposición o presupuesto para los costos futuros, más que en problema de estadísticas de costos generales, o bien interesarse en información que va mas allá de la estructura de cargos y créditos. Por lo tanto, la cuestión básica en la contabilidad administrativa es”: ¿La información es útil?”, Y no interesa saber si se ajusta a principios generalmente aceptados.

Hay también otras diferencias importantes: la primera es que la contabilidad financiera concierne a la contabilidad del negocio, mientras que la contabilidad administrativa esta más interesada en los detalles. Los estados financieros informan sobre la configuración general y funcionamiento de las empresas; pero la mayoría de los reportes administrativo se refieren a departamentos, productos, tipos de inventarios u otras subdivisiones del negocio. La segunda es que la contabilidad financiera debe llevarse necesariamente mientras que la contabilidad administrativa es opcional. Mucho esfuerzo se hace para obtener informes contables financieros en forma aceptables, pero cada detalle de la información administrativa puede ser justificado solamente si su valor excede al de aquellos esfuerzos. La tercera es que la contabilidad administrativa es mas importante obtener información rápida que en la contabilidad financiera, es decir, los datos al día son una base esencial para el trabajo del administrador. Finalmente, hay menos necesidad de precisión en la contabilidad administrativa; los datos aproximados frecuentemente son tan importantes, o más importantes, que las cifras presentadas hasta la ultima fracción.

Contabilidad administrativa para efectos de control

La contabilidad ofrece información de tipo cuantitativo; de aquí que se tratara primordialmente del uso dicha informaciones para fines de control. La información cuantitativa nunca es el único medio de control de la empresa y a veces es de poca importancia relativa: Los informes contables no pueden sustituir en forma alguna las comunicaciones verbales entre las personas, o la creación o mantenimiento de un buen “ambiente de control”. Aquí no tratamos, por lo tanto, de describir todo el proceso de control.

Contabilidad de costos

El sistema de contabilidad de costos de un negocio tiene que satisfacer las necesidades, tanto de la contabilidad financiera como de la contabilidad administrativa. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el propósito de la contabilidad de costo es determinar la cantidad de costos que se ha asignado a cada unidad de producto, constituyendo este costo la base para la valuación de los inventarios en el balance general y para el costo de los productos vendidos en estados de pérdidas y ganancias. En muchos contratos de venta, debe los convenios de un millar de millones de dólares para el desarrollo y manufacturas de cohetes dirigidos, hasta la pintura de letreros o reparación de un automóvil, el costo más una partida de utilidades es la base para determinar los ingresos por ventas. Desde el punto de vista de la contabilidad administrativa, ya se ha discutido el uso de la información de los costos en el proceso de control.

Los conceptos de costos apropiados para cada uno de estos propósitos son diferentes. Para la contabilidad financiera el objeto es esencialmente asignar a cada unidad de producto una participación razonable del total de costos que se incurre en producirlo. Para efecto de control, el objetivo es asignar costos controlables a los centros de responsabilidad. Para propósito de planeación el objetivo es recolectar información de costos que pueda ayudar a precisar el costo de implicaciones de posibles alternativas de cursos de acción.

Las clases de información de costos que pueden ser útiles para satisfacer estos últimos objetivos son necesariamente indefinidas, puesto que no pueden saber por anticipado todas las alternativas de acción que podrían ser consideradas en el futuro. Más aún, la información de costos puede usarse para una gran diversidad de propósitos especiales, tales como litigios sobre patentes o sobre monopolios o en negociaciones laborales, y estas necesidades usualmente no pueden ser previstas cuando se diseñan el sistema de contabilidad de costos.

Puesto que la contabilidad de costos puede proveer diferentes tipos de información para satisfacer esas diversas, un sistema de contabilidad de costos se estructura de manera que muchas transacciones de costos puedan sumarizarse en varias diferentes formas. Una descripción del sistema de contabilidad de costos será más fácil de seguir si primero consideramos uno de los objetivos mencionados y después examinados las modificaciones necesarias para cumplir con los otros. En consecuencia, consideraremos primero un sistema de contabilidad de costos en el que se asuma que va a recolectarse solamente la información que se necesite para los propósitos de la contabilidad financiera, es decir, la valuación de inventarios, la determinación del costo de las mercancías vendidas y, cuando sea apropiado, la determinación de los ingresos en contratos basados en el precio de costo.

Contabilidad financiera versus contabilidad de costos

Las dos principales áreas de la contabilidad son contabilidad financiera y la contabilidad de costos o contabilidad gerencial. La contabilidad financiera se ocupa principalmente de los estados financieros para uso externos de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener intereses creados en las operaciones financieras de las firmas. Entre los proveedores de fondo se incluyen a los accionistas (los propietarios de la empresa) y los acreedores (aquellos que proporcionan prestamos. Los inversionistas y aquellos que les ayudan a asimilar la información, los analistas financieros, también se interesan en los informes financieros son los “principios contables generalmente aceptados” ( PCGA), según lo estipulado el Financial Accounting Standards Board y su predecesor, él Accounting Principles Board. Aunque exista algún grado de flexibilidad en la contabilidad financiera sobre la decisión del tratamiento de ciertas transacciones, cualquier desviación de los PCGA expone al contador a un pleito potencial. Bajo los PCGA, la elaboración de los informes financieros se basa en datos históricos. La información financiera se limita a las operaciones de la firma como una totalidad con pequeñas referencias a las operaciones de cada una de las líneas de productos y divisiones.

La contabilidad de costos o gerencial se encarga principalmente de la acumulación y del análisis de la información revelante para uso interno de los gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones. En las siguientes dos secciones se presentan algunas definiciones de la contabilidad de costos, de acuerdo con la National Association of Accountants, pero los aspectos clave para recordar es que las medidas financieras generadas pueden adoptar cualquier forma de la gerencia considere revelante para fines internos. Con frecuencia, la información histórica se utiliza en los sistemas de contabilidad de costos, y a menudo también se incluyen estimados de los costos o beneficios futuros. Sin embargo, el nivel de detalle acerca de algunas líneas de productos y divisiones se determina por las actividades de la gerencia.

No puede hacerse demasiado énfasis en que el diseño de un sistema de contabilidad de costos o gerencial se base en las necesidades de la gerencia. Se explicaran los procedimientos empleados por muchas firmas en el desarrollo de sus sistemas, pero recuérdese que si puede desarrollarse uno mejor para la alta contabilidad de costos o gerencial, el contador de costos o gerencial, al contador de costos solo necesita obtener permiso de la alta gerencia para cambiarlo. La firma no requiere la opinión de un auditor externo para que le informe si el nuevo sistema está de acue4rdo con los PCGA. De hecho, la comprensión de las necesidades de los gerentes internos por parte del auditor externo generalmente se encuentra limitada. En la práctica hemos visto que muchos auditores externos sugieren sistemas que no solo tienen poco valor para los propósitos internos, sino que suministran información errónea.

La importancia de adaptar la contabilidad de costo para satisfacer las necesidades de nuevos ambientes comerciales es clara a partir del actual desafío que enfrentan los contadores de costos. En el transcurso de los años ochenta se observaron tres desarrollos orientados a mejorar la posición competitiva de las firmas manufactureras de los E.E.U.U. Con respecto al resto del mundo. Primero, se dio mayor énfasis ala calidad de los productos. En este caso calidad significa el grado hasta el cual el producto cumple sus especificaciones. Calidad en este sentido se conoce comúnmente como calidad de la conformidad y los costos asociados se denominan costo de la calidad. Los sistemas tradicionales de contabilidad de costos no están diseñados para medir el de la calidad; como resultado, poco se conoce acerca de como pueden reducirse estos.

Contabilidad gerencial

La contabilidad gerencial al generar información para el uso interno de los gerentes para le planeación, el control y la toma de decisiones. Más formalmente, los objetivos de la contabilidad gerencial han sido expuestos por la NAA en el SMA.

Suministrar información requerida para las operaciones de planeación, evaluación y control, salvaguardar los activos de la organización y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la empresa.

Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayu8dar a coordinar los efectos en toda organización.

Para lograr los objetivos anteriormente mencionados, los contadores gerenciales deben asumir las siguiente responsabilidades: planeación, evaluación, control y aseguramiento de la contabilización de recursos y de la presentación de informes para uso externo.

Las actividades necesarias para desempeñar las responsabilidades del contador gerencial son: elaboración de informes, interpretación, administración de recursos, desarrollo de sistema de elaboración de información, implementación tecnológica, verificación y administración. Los procesos operacionales necesarios para realizar las actividades requeridas son: identificación, medición, acumulación, análisis, preparación, interpretación y comunicación.

En la figura se reproduce el SMA Statement nº 1 B que presenta una visión general de los objetivos de la contabilidad gerencial. Los estándares de la conducta ética para los contadores gerenciales.

Esta definición de contabilidad gerencial y la lista adjunta de objetivos que se basa en esta, proporcionan una estructura conceptual sobre la cual pueden fundamentarse los conceptos y las aplicaciones del costeo del producto y la evaluación del desempeño y la toma de decisiones gerenciales.

Puesto que los sistemas tradicionales de contabilidad de costos (gerenciales) no se han adaptado a los recientes avances en manufactura, se ha sugerido una nueva estructura conceptual proponiendo un nuevo enfoque para la contabilidad gerencial fundamentado en la información con base en la actividad.

Contaduría Pública

Las empresas dedicadas a la contaduría pública son organizaciones que ofrecen una variedad de servicios de contabilidad al público. Estas empresas varían en tamaño; desde una persona hasta grandes organizaciones internacionales.

El contador público esta certificado para que esta sea su licencia para practicar, conferida por el estado a partir de rigurosos exámenes y evidencia de experiencia práctica. Los servicios básicos que ofrecen las empresas de contadores públicos certificados incluyen.

Auditoría: es la función principal del contador público certificado. Estos se encargan de prestar los estados financieros de una empresa. La auditoria consiste en una investigación completa a través de la cual el contador público estudia los registros contables de la empresa. Otra evidencia con respecto a cada uno de los rubros del estado financiero, loa auditores son profesionales independientes y no empleados de la empresa. Los bancos, inversionistas y otros confían en la in formación proporcionada por los estados financieros de la compañía el otorgar créditos, préstamos y en la compra y venta de valores, confían en el auditor.

Propósito de la contabilidad

El propósito fundamental es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización.

Contabilidad gubernamental

Los contadores que elaboran en el gran conjunto de las oficinas estatales, locales municipales, departamentales, etc.. Están vinculados a la contabilidad gubernamental. En ocasiones el grupo es aun mas amplio ya que incluyen a los contadores que trabajan en colegios, universidades etc.

Trabajo

de

Contabilidad

Sobre tipos de contabilidades

Índice

1 Introducción.

2 Tipos de contabilidades

División de tipos de contabilidades

Contabilidad de profesión, áreas de especialización

Contabilidad publica o dependiente

3 Contabilidad publica

Auditoria

Propósito de contabilidad

Contabilidad gubernamental

Contabilidad privada o dependiente

Contabilidad de instituciones no lucrativas

Contabilidad centralizada

Casos en que se aplica la contabilidad la contabilidad

Centralizada

Contabilidad administrativa

Contabilidad financiera

Estados financieros

Comparación de contabilidad financiera y contabilidad administrativa

Contabilidad administrativa para efectos de control

Contabilidad de costos

10 Contabilidad financiera versus contabilidad de costos

11 Contabilidad gerencial

12 Conclusión

Conclusión

Al Realizar este trabajo nos damos cuenta que la contabilidad es un sola Que se ramifica ya que los contadores se especializan en algún mismo ámbito de esta poniendo el claro los objetivos que tiene cada una. Hemos podido crearlos un criterio mucho mas amplio sobre la contabilidad y nos ha permitido comprender el papel fundamental desempeñado en nuestra sociedad

Introducción

Al comienzo de este trabajo de los tipos de contabilidad nos hemos dado cuenta que son muchas las existentes y a la vez son desconocida para muchos. ( Incluso contadores.

Tenemos que recalcar lo bástate complicado que se nos hizo poder recopilar la diversidad de material requerido, para así poder cumplir y presentar un trabajo completo.

En toda la información que encontramos en diversos libros, la información era bastante breve y a la vez parecida por lo cual nos dimos el trabajo de complementarla.

En el trabajo presentado a continuación existe una gran cantidad de términos que son explicados en el mismo trabajo.

Documentos comerciales

Registro

Asiento

Libro diario

Mayor

Operaciones

Frecuentes

Registro

Compras

Mayor avance de compras

Mayor avance de ventas

Mayor avance de cobros

Mayor avance de pagos

Cuentas de control

Operaciones no frecuentes

Ventas

Cobros

Pagos

Mayor

Diario

Aportes de capital

Ajustes de cuentas

Depuración de cuentas por balance

Operaciones extraordinarias

Asientos resumen

Documentos comerciales

Introducción

La contabilidad es un procedimiento en el cual se registran todas las transacciones de una

empresa. Esta es una herramienta indispensable para la buena administración de una

empresa.

En este trabajo estudiaremos la contabilidad desde un punto de vista gerencial para poder

darnos cuenta de qué tan importante es la contabilidad para la administración de una

empresa.

Aquí detallaremos cómo, por medio de la contabilidad, la gerencia puede identificar, corregir y

prevenir tanto errores como fraudes que pueden sufrir las empresas y que pueden impedir el

buen funcionamiento y crecimiento de las mismas.

1- contabilidad Gerencial

1.1- Visión previa del concepto de Contabilidad.

El concepto de Contabilidad se puede asentar en una serie de aspectos fundamentales:

1 – Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a través de los cauces de la

metodología científica más avanzada.

2 – Conjunto de conocimientos que tiende a la proyección práctica (metodología de aplicación

de los principios científicos): Método de la Partida Doble.

3 – Tanto el conjunto de conocimientos científicos como las técnicas de aplicación de los

mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboración de la información económica.

4 – Esta información económica no se elabora para quedar oculta, sino para ser comunicada a

diferentes destinatarios (propietarios o socios de la empresa, la Administración Pública del

Estado, entidades financieras, etc.)

5 – El campo del conocimiento contable abarca también aquellas técnicas que persiguen la

verificación de la información (auditoria de cuentas), llevada a cabo por profesionales

independientes de la empresa.

6 – La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y técnicas, el análisis e interpretación

de la información que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la documentación contable

que le proporciona el solicitante de un crédito, sino que la interpreta para ver si éste va a ser

capaz de devolverlo llegado el vencimiento.

De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente definición para

la CONTABILIDAD DE EMPRESAS:

Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboración,

comunicación, auditoria y análisis e interpretación de la información relevante acerca de la

situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa, expresada en su

mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas

interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones.

La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la información relevante acerca

de la situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa. Puede

considerarse, por otro lado, como un subsistema del “sistema integrado de información para la

gestión”, es decir, un sistema que conecta todo tipo de informaciones que se producen en la

empresa, tales como estadísticas, previsiones, facturación, nóminas, etc. con la Contabilidad,

en un tratamiento conjunto. En este aspecto, los avances logrados en los últimos años son

espectaculares gracias a los medios informáticos y teleinformáticos hoy en día existentes.

La contabilidad Gerencial (administrativa )involucra el desarrollo o interpretación de la

información contable con el deseo de ayudar específicamente a la administración en la

marcha de los negocios. Los gerentes usan esta información en el marco de las metas totales

de la compañía evaluando la gestión de los departamentos e individuos decidiendo si se

introduce una nueva línea de productos y virtualmente, tomando todo tipo de decisiones

gerenciales.

Gran parte de la información de la “Contabilidad Gerencial” es financiera por naturaleza, pero

ha sido organizada en relación directa con decisiones inmediatas. No obstante, la información

contable financiera a menudo incluye evaluaciones de factores “no financieros” tales como la

política y las consideraciones del medio, la calidad del producto, la satisfacción del cliente y la

productividad del trabajo.

1.2- Puntos de vista Gerencial de la Contabilidad.

La contabilidad debe proporcionar informes y estados contables preparados en diferentes

formas, de acuerdo con muchas reglas distintas. Sin embargo, mientras satisface estas

variadas obligaciones, la contabilidad no puede ignorar la razón principal por la que existe.

Esta razón principal es la ayuda que brinda a la gerencia. La contabilidad debe colaborar con

ella proporcionándole datos que se reflejen en informes y estados contables. Además, debe

proveer la base para interpretaciones financieras que asistan a la gerencia en la preparación

de determinadas decisiones políticas, así como en el control de las operaciones corrientes.

Esta clase de información interna para la gerencia puede requerir la recolección y

presentación de informaciones en forma completamente distinta a la que se sigue para las

informaciones a terceros. Lo necesario en los informes destinados a los accionistas, lo legal

para impuestos o aquello que requieren ciertas agencias gubernamentales, puede ser

información contable incapaz de satisfacer y ayudar a la gerencia para la dirección de una

empresa. Por cambios en el nivel de precios, con el objeto de que se mejore el análisis del

desempeño durante un determinado periodo. También puede ser deseable utilizar el costeo

directo para un mejor análisis de las políticas de precios y la planificación futura. Los ajustes a

los estados contables por nivel de precios y el empleo del costeo directo son considerados no

ortodoxos por muchas personas, pues hasta el momento no han sido reconocidos como

principios contables generalmente aceptados. Sin embargo, la gerencia puede estar

convencida de que semejantes innovaciones son necesarias con el fin de que la contabilidad

maximice su estimación en el momento de la toma de decisiones.

1.3- La contabilidad proporciona Información Económica.

La contabilidad ha sido descrita en forma sucinta y exacta como “la medición y comunicación

de datos financieros y económicos”. El contador es el canal por el cual fluye la información

cuantitativa hasta la administración.

La posición del contador administrativo es única con respecto a la información sobre la

empresa. Aparte de la dirección al mismo nivel, posiblemente nadie mas en toda la

organización llegue a conocer mas a fondo todas las funciones del negocio. El contador

administrativo se encuentra en una situación muy especial con respecto a la información

concerniente a la empresa. Nadie mas dentro de la organización, salvo la alta gerencia, podrá

conocer más acerca de las funciones de un negocio determinado. El contador administrativo

también debe recopilar información de cada función, área y nivel de la empresa. También

debe estar siempre al tanto de lo que sucede fuera de la empresa en el mundo de los

negocios.

Pero, la recopilación de información es solo el primer paso. También debe analizarla. Es decir,

debe desmenuzarla, filtrarla y organizarla en categorías que tengan significado. Debe

evaluarla. Es decir, debe decir en primer lugar, qué cosas son relevantes y cuales irrelevantes,

y hacer a un lado lo intrascendente, para lo cual debe clasificar lo relevante de acuerdo con su

importancia para la administración. Después debe hacer un informe de lo relevante en forma

inteligible, a fin de que pueda servir de foco de luz en las decisiones que tome la

administración responsable, y también las decisiones de personas interesadas fuera de la

empresa. Se deja en claro que esta persona es mucho mas que un “reportero” de información,

es un “editorialista”. En esta forma esta en posición de poder influir en los que toman

decisiones con la esperanza de que se obtengan mejores resultados.

2- La Auditoría

2.1- La Auditoría Profesional y los Informes de Auditoria.

La auditoria profesional es una disciplina intelectual; se basa en la lógica, porque la lógica

tiene como fin el establecimiento de hechos y la evaluación de las conclusiones resultantes,

juzgando si son o no validas.

La auditoría puede definirse como la revisión objetiva de los estados financieros originalmente

elaborados por la administración. En el examen de los estados financieros, el auditor habrá de

aprender de:

a)- Los procedimientos del control interno del cliente.

b)- La revisión de los registros contables y de las transacciones, las cuales descansaran en la

evidencia que les dará el carácter de autenticidad y de validez.

c)- La revisión de otros documentos financieros o no financieros y de sus registros,

amparándose en la evidencia para que sean auténticos y valederos.

d)- La evidencia que se obtenga de fuentes externas tal como la que se obtiene de bancos,

clientes, acreedores, etc.

Con base en las 4 fuentes de información antes mencionadas, se puede discernir que la base

para cualquier decisión en el ramo de auditoría descansa en la evidencia proporcionada por

un cliente o bien obtenida de otras personas.

Resumiendo, podemos decir que la auditoría es una profesión privada que presta un servicio

plenamente publico. La auditoría profesional tiene mayor influencia y eco que cualquier otro

ramo profesional.

La auditoría no es una rama o sub-división de la contabilidad, puesto que la auditoria mide y

evalúa los resultados de las aplicaciones contables en los negocios. Por lo tanto, la auditoria

es independiente de la contabilidad. La auditoria no mide, ni informa acerca de datos

financieros de los negocios; revisa e informa acerca de la corrección o incorrección de las

mediciones y de la comunicación de las operaciones financieras llevadas a cabo por la

administración.

2.2- Objetivos

Los objetivos inmediatos de una auditoria son el asegurarse de la confiabilidad de los estados

financieros y el de rendir una opinión acerca de la razonabilidad en la presentación de dichos

estados. Normalmente los estados financieros auditados son: el Balance de Comprobación, el

Estado de Resultado y el Estado de Cambios en el Capital Neto de Trabajo.

2.3- Los Distintos Enfoques de la Auditoría

Según el objetivo que se persiga o en función de la importancia que se dé a ciertos aspectos

se puede hablar de uno u otro tipo de auditoría, los mas comunes son :

a) Financiera : La auditoría financiera es una revisión de los estados financieros similar a la

auditoría externa. Su objetivo es expresar una opinión sobre si las cifras del balance y la

cuenta de resultados presentan razonablemente la situación actual de la empresa de acuerdo

con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

b) Verifica : El objetivo de la auditoría verifica es la revisión de la ejecución y puesta en

práctica de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos por la dirección.

c) Operativa : Es mas bien una actitud mental del auditor. Se trata del control sobre las

actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la auditoría encaminado a

examinar los datos como medio para mejorar las actividades de la empresa.

d) Especial : La dirección general u órgano competente fija en concreto el objetivo y el alcance

del trabajo de la auditoría.

2.4- Auditoria Externa

Una auditoría externa es aquella que es llevada a cabo por una persona independiente o firma

de contadores públicos. El auditor independiente no es un empleado del cliente. Su relación

con la administración no es otra distinta a una relación profesional.

2.4.1- Objetivos de la Auditoría Externa

Los objetivos inmediatos de una auditoria externa independiente son:

1- Juzgar si lo que presenta la administración en los estados financieros es correcto.

2- Rendir una opinión profesional e independiente respecto a la condición financiera y

resultados de operación en la empresa auditada.

Derivado del trabajo de auditoria realizado para lograr estos objetivos, lógicamente se habrán

de corregir los errores y se habrán de detectar los fraudes. Si bien se señala con insistencia

que la auditoría de estados financieros no persigue el detectar fraudes, la verdad es que en

realidad existen los fraudes. Cuando existe un fraude (con o sin la complicidad de la

administración) el auditor no podría alegar su cumplimiento con su trabajo si no intentara

descubrirlo y revelarlo. Como otro resultado de una auditoria, el auditor independiente esta

capacitado para aconsejar y orientar a su cliente cuando éste solicita servicios de consultoría

administrativa. Los resultados de los servicios de consultoría administrativa

(recomendaciones, procedimientos, conclusiones, etc.) no se incluyen en el informe de

auditoria debido a que los servicios de consultoría administrativa constituyen un trabajo

distinto, debiendo presentarse un informe por separado.

2.5- Auditoria Interna

Una auditoria interna es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma negociación

y dependiendo de la administración de dicha empresa. La auditoria interna es una función

consultiva. El auditor interno crea y evalúa procedimientos financieros y de operación, revisa

los registros financieros y contables y los procedimientos de operación, evalúa el sistema de

control interno existente, sumariza periódicamente los resultados de una investigación

continua, hace recomendaciones para mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia

acerca de los resultados de sus hallazgos (bien sea al presidente o al consejo de directores).

El rendir información financiera y de operación a la administración deberá dar un particular

énfasis a los efectos futuros de los planes y decisiones. El auditor interno no es independiente

de la administración, aun cuando la actitud mental del auditor interno de una compañía deberá

ser la de independencia.

Aún cuando la naturaleza del trabajo del auditor interno difiere en muchos sentidos al trabajo

del auditor externo, en un sentido amplio los objetivos de un auditor interno y de un auditor

externo son similares, o sea el evaluar e informar acerca de los estados financieros y de la

confiabilidad que se puede tener en los datos allí presentados, determinando además la

exactitud e integridad de los registros.

2.5.1- Objetivos de la Auditoría Interna

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, proporcionándole un análisis objetivo, evaluaciones y recomendaciones

pertinentes sobre las operaciones examinada, también hay que decir que la labor del

departamento de auditoría interna facilita y simplifica el trabajo de la auditoría externa. Todo

esto es cumple a través de unos objetivos mas específicos como pueden ser los siguientes:

a) Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y

los procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los puntos siguientes:

1-Averiguar el grado en que se están cumpliendo los planes prefijados.3

2-Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos,

contables y financieros.

3-Determinar si los bienes del activo están registrados y protegidos.

4-Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la

organización.

b) Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.

c) Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse

como resultado de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se

juzguen adecuadas.

d) Vigilar el cumplimiento de la recomendaciones contenidas en los informes emitidos con

anterioridad.

2.5.2- Ventajas de la Auditoría Interna

a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente

los sistemas de organización y de administración.

b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa que generalmente

suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.

c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la

empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.

d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que generalmente se desarrollan

en las grandes empresas.

e) Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

2.5.3- Dependencias y Autoridad

El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningún tipo de autoridad directa sobre otras

personas de la organización.

Por otra parte debe de tener libertad absoluta para revisar y evaluar los métodos, planes y

procedimientos de la empresa.

Finalmente, la auditoría interna debe de ser responsable ante una persona en la organización,

que asegure la consideración y actuación adecuada de acuerdo con las conclusiones o

recomendaciones presentadas.

2.6- Coordinación entre Auditoría Interna y Externa

La coordinación entre la auditoría interna y externa es provechosa ya que por este medio se

obtiene una mayor eficacia tanto en el trabajo del auditor interno como del externo.

Esta coordinación debe de ser cuidadosa para obtener la máxima ventaja en ambos aspectos

y sin que los resultados afecten al carácter independiente que debe de marcar al auditor

externo, para ello es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) El auditor externo debe de asegurarse por medio de las pruebas de observación que

considere necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor interno.

b) El auditor externo no debe comprometerse haciendo saber por adelantado qué cuentas

actividades o informaciones va a revisar ni hasta que punto lo va a hacer.

c) Tanto el auditor interno como el externo deben de conservar su propia identidad, es decir

no deben hacer el uno el trabajo que corresponda al otro.

2.7- Función de la Auditoría dentro de la Empresa

Es difícil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran empresa, por

eso en estas existen varios departamentos y empleados responsables de todas sus

actividades. La dirección de la empresa es la que se encarga de definir las políticas que

seguirá la empresa y los fines que esta quiere alcanzar, también deberá seleccionar a los

directores subordinados a los que delegara las responsabilidades de cada área específica.

La dirección siempre debe de estar segura de que tanto la política como los procedimientos,

los planes y los controles establecidos a seguir son los mas adecuados y se ponen en

práctica.

El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las operaciones

expuestas anteriormente en su detalle y en su raíz; sus análisis y sus recomendaciones deben

de ser una ayuda tanto para los subordinados como para la dirección en su propósito de

alcanzar un control más eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar

sus beneficios.

2.8 Principios generales

Ni en contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la existencia de unos principios de tipo

matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de axiomas

fundamentales de carácter técnico – profesional.

La auditoría externa, en la presentación de los estados financieros los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir en

cuatro:

a) Exposición : Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las

transacciones de la empresa.

b) Uniformidad : la base utilizada en la preparación de los estados financieros de un ejercicio

no debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio precedente.

c) Importancia o materialidad : Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la

importancia económica o materialidad de las partidas.

d) Moderación : De dos o mas posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la

que dé los resultados mas desfavorables.

2.9 Normas de la Auditoría

Las normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los principios y requisitos que

necesariamente tiene que observar el auditor en el desempeño de su función y sobre las que

deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinión técnica responsable.

Las normas de auditoría han sido la desarrolladas en la practica por las opiniones de los

profesionales, estas se suelen resumir en tres grupos:

a) NORMAS GENERALES

Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el

desarrollo de la actividad de auditoría .

1- Realización por una persona competente.

2- Realización por una persona independiente.

3- Cuidado profesional en la realización del trabajo y en la confección del informe.

b) NORMAS DE TRABAJO

Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor, regulan el

conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a los hechos relativos a los

documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su

opinión responsable e independiente.

1- Programación adecuada.

2- Supervisión adecuada.

3- Análisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas.

4- Opinión basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente.

c) NORMAS DEL INFORME

Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del

informe de auditoría estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de

informes, así como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso.

1-Expresión de si los estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad

generalmente aceptados.

2-Expresión de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con respecto

al periodo precedente.

3-Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros.

4-El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en su

conjunto.

2.10- Procedimientos de la Auditoría

Los procedimientos de auditoría son la serie de trabajos que hay que realizar para el

adecuado cumplimiento de los principios y las normas, antes de presentar el informe definitivo.

Se pueden señalar los siguientes procedimientos:

a) Revisión de las actividades en las operaciones.

b) Inspecciones físicas y recuentos.

c) Obtención de pruebas de evidencia.

d) Obtención de pruebas de exactitud.

e) Preparación de reconciliaciones.

3- el control interno

3.1- Origen y Antecedentes.

El desarrollo económico de los pueblos derivado de las conquistas de la ciencia en el campo

industrial, ha permitido el establecimiento de grandes empresas. Esto ha dado por resultado

una gran complejidad en la organización y administración de esas instituciones.

El comerciante antiguo no tenia problemas de esa especie. En muchos casos, atendía

personalmente la compra, guarda y venta de la mercancía, y, si en ocasiones ocupaba algun

ayudante que le hiciera menos pesada su labor, seguía invariablemente vigilando y

atendiendo el negocio en la totalidad de sus operaciones.

El industrial en pequeño trabajaba en forma semejante: el mismo instalaba su escasa

maquinaria; adquiría los materiales y objetos necesarios para la manufactura, y, en muchos

casos, una vez fabricados algunos artículos, salía en persona a realizarlos.

Estas personas no tenían necesidad de controlar sus operaciones, ellos mismos las

efectuaban y si resultaba algun error estaban en condiciones de saber inmediatamente de

donde provenía.

A fines del siglo pasado, cuando se inicio el

desarrollo industrial que ahora estamos palpando, comenzó a observarse la necesidad de

control en los negocios. Por lo general, en esa época las empresas se producían por si

mismas y en cierta forma a merced de las circunstancias. No se hacían estudios previos para

la promoción y organización de las compañías; en realidad, estas nacían por efecto de las

necesidades mas imperiosas.

Como consecuencia, la administración se encontraba en las mismas condiciones y seguía la

misma ruta de incertidumbre. No se conocían los medios mas convenientes para la eficiencia

del trabajo; la contabilidad rudimentaria tenia como única función el registro (la más de las

veces incorrecto) de las operaciones del negocio, y la estadística, desconocida o

menospreciada, no se empleaba y si se empleaba, era en forma deficiente.

A menos que el producto que se fabricara fuera de tal manera necesaria y pudiera realizarse a

un precio tal que absorbería las perdidas causadas por la ineficiencia de la organización, el

fracaso de la empresa era inevitable. El quebranto de capitales, los errores y el fraude eran el

resultado, y en no pocos casos se carecía de los elementos indispensables para descubrir y

comprobar sus alcances y derivaciones.

Como el período del crecimiento rápido de los negocios fue acompañado en gran parte por

utilidades substanciosas, la administración enfoco sus energías a la producción y la

expansión, haciendo caso omiso de la eficiencia de sus operaciones internas. Sin embargo, la

situación en los últimos años ha sido diferente. Hoy, debido a la mayor estabilidad de los

negocios y a la lucha por los mercados, la importancia y trascendencia de la organización y

administración de las empresas están fuera de toda duda. Las utilidades dependen en una

forma mas directa del arreglo científico de las partes componentes de una empresa y de la

buena administración y eficiencia de las operaciones.

El control interno esta íntimamente relacionado con el estudio de la organización y

administración de los negocios, por lo que es necesario asentar, aunque sea en forma breve,

lo que se entiende por estos dos últimos conceptos, a reserva de que, posteriormente, se

aclare lo que significa el control interno.

La organización implica proyectar sobre bases científicas la estructura de una empresa, de

manera que las partes que la integran queden ordenadas lógicamente, a fin de que pueda

realizar los propósitos para los cuales fue creada.

La administración, en cambio, se refiere al trabajo de dirigir, controlar y supervisar las

operaciones de una empresa para alcanzar los objetivos previstos en la organización.

Si bien la asignación de funciones del personal representa una parte del estudio de la

organización y administración de empresas, en los tratados sobre estas materias el problema

se enfoca desde un punto de vista muy impreciso, sin llegar a temas tales como la distribución

adecuada de trabajos entre funcionarios y empleados en el sentido de evitar, o dificultar

cuando menos, los errores y los fraudes y, en general, ejercer un control eficaz sobre las

labores del personal.

Asimismo, la contabilidad, además de tener como funciones el registro y la interpretación de

las transacciones que se realizan, debe ser uno de los instrumentos de control primordiales

con que cuente la administración para el logro de sus objetivos.

Un sistema contable, por bien proyectado que se encuentre, no estará completo si no

garantiza a la administración que los datos que se le presentan el los estados e informes son

correctos, y al mismo tiempo es necesaria la distribución adecuada de las funciones del

personal y el establecimiento de responsabilidades a través de la contabilidad para evitar, en

lo posible, los desperdicios, los errores y los fraudes y, en general, proporcionar los medios

indispensables para el control efectivo del negocio en sus partes vitales. Esta es la función del

control interno.

3.2 Definición.

Un sistema de control interno puede definirse como la coordinación del sistema de

contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera que el trabajo de un empleado

llevando a cabo sus labores delineadas en una forma independiente, compruebe

continuamente el trabajo de otro empleado, hasta un determinado punto en que pueda

erradicar la posibilidad de un fraude.

3.3 Importancia del Control Interno.

La necesidad de establecer sistemas de control interno seguramente no fue sentida mientras

las negociaciones no adquirieron el crecimiento extraordinario que han experimentado en los

últimos 40 o 50 años. como se ha dicho ya, la contabilidad y, después el control interno, han

sido una consecuencia del desarrollo económico de las empresas.

De la misma manera, en los tiempos actuales, cuando un negocio ha ido creciendo desde

pequeño hasta alcanzar un volumen respetable, su propietario o principal dirigente se da

cuenta de que no le es posible atender un sinnúmero de detalles que antes constituían su

labor mas importante. Entonces piensa en la conveniencia de delegar sus atribuciones en

manos de algunos ayudantes, para que la empresa pueda desenvolverse en forma

satisfactoria; así vemos, suponiendo el caso de una industria, que nombra a funcionarios

especialistas para las distintas actividades de la negociación, tales como: un encargado de las

compras de materias primas, un superintendente de la fabrica, un jefe de ventas y un jefe de

contabilidad. Estos funcionarios, a su vez, necesitan de auxiliares para llevar a cabo las

labores relativas a su departamento, implántandose así, la división del trabajo para el logro de

un fin común.

En estas condiciones, el director general o propietario, concreta sus esfuerzos a la

coordinación del trabajo de los funcionarios especialistas, lo cual constituye un verdadero

problema cuya solución se estima como la función mas importante de la administración de una

empresa. Además, para la autoridad central, el conocimiento y control completo de las

actividades que se desarrollan es primordial para lograr los objetivos señalados, entre los

cuales son comunes a todos los negocios el de procurar la integridad del capital invertido y

hacer producir a dicho capital un rendimiento proporcional al riesgo que lleve consigo y al

esfuerzo que requiera.

La función de la contabilidad como instrumento de control administrativo esta unánimemente

reconocida en los países de gran capacidad comercial e industrial. No obstante, un sistema de

contabilidad que no este apoyado en un control interno eficaz, es, hasta cierto punto, inútil,

puesto que no es posible confiar en los datos que arrojen los informes y estados financieros.

Salta a la vista la importancia que tiene no solo para la dirección general, sino para los jefes

de departamento, la seguridad de las informaciones que les proporciona el departamento de

contabilidad; de otra manera, probablemente, podrían formarse juicios equivocados que

redundarían en daños para la empresa.

Todavía en la actualidad, y aunque parezca mentira, existen algunos hombres de negocios

para quienes los métodos de protección de sus intereses no los conmueven. Piensan que

teniendo “empleados de confianza” están a cubierto de los riesgos que se derivan del fraude.

El tener confianza en los subordinados será muy correcto, emotiva o espiritualmente, pero es

necesario admitir que esta fé da lugar a exponerse a toda clase de fraudes. Basta decir que la

totalidad de los manejos indebidos en los negocios se deben a empleados que se

consideraban dignos de confianza. En consecuencia, esta es una razon de peso para insistir y

subrayar el valor que posee el control interno para dificultar el que se cometan malversaciones

o fraudes.

3.4- Objetivos del Control Interno.

En los párrafos que anteceden se han esbozado las finalidades que se persiguen al establecer

sistemas de control interno; no esta por demás precisar detalladamente dichos objetivos, con

el propósito de esclarecer las dudas que pudieran haberse suscitado.

De cualquier modo conviene insistir en la interpretación que debe darse al control interno. La

costumbre ha hecho que uno se refiera al control interno como si tuviera una identidad

separada y única, pero de hecho no sucede así. Constituye simplemente los fragmentos del

sistema de contabilidad juzgados y estimado desde un punto de vista especial, es decir, como

están proyectados y como operan a fin de producir los resultados que se desean.

Los propósitos del control interno que vienen a constituir, de acuerdo con lo dicho

anteriormente, el índice de la eficiencia y la medida del valor de los procedimientos contables,

pueden clasificarse en los siguientes principales:

1. Comprobación de la veracidad de los informes y estados financieros, así como de cualquier

otro dato que proceda de la contabilidad.

2. Prevención de fraudes, y, en caso que sucedan, posibilidad de descubrirlo y determinar su

monto.

3. Localización de errores y desperdicios innecesarios,

Promoviendo al mismo tiempo la uniformidad y la corrección al registrar las operaciones.

4. Estimular la eficiencia del personal mediante la

vigilancia que se ejerce a través de los informes

de contabilidad relativos.

5. En general, para salvaguardar los bienes y obtener un control efectivo sobre todos los

aspecto vitales de un negocio.

El trabajo monótono y rutinario de asentar en los libros y registro de contabilidad las

transacciones, tiene, como fin primordial, periódicamente la situación económica del negocio y

los resultados obtenidos. La exposición de datos a los administradores debe ser de tal manera

que a primera vista pueda formarse un juicio del resultado de su gestión y estar en

condiciones de trazar la política a seguir en el futuro. Del mismo modo, en las empresas que

lo requieren, será necesario que los jefes de los departamentos conozcan las consecuencias

de las labores a su cargo con el de ratificar o rectificar los métodos empleados.

La misión del control interno constituyen, en este sentido, la garantía de que los informes,

estados y datos generales provenientes de la contabilidad sean correctos y estén formulados

de acuerdo con las necesidades del caso particular de que se trate.

En la mayoría de los casos, la ocasión para cometer un fraude surge de la falta de un sistema

de control interno adecuado. Sin embargo, no debe considerarse que un sistema de esta

índole por perfecto que fuera, evite en lo absoluto la coyuntura de los malos manejos. Siempre

existe la posibilidad de la connivencia entre dos o mas empleados.

Por otra parte, en caso de que llegara a cometerse un fraude, el mismo sistema de control

tarde o temprano delatará al autor o autores, mas si se cuenta, como es de desearse, con

revisiones periódicas de la contabilidad, ejecutadas por auditores internos o contadores

públicos.

Otros de los objetivos principales de los métodos de control interno se refiere a que asen

posible, en virtud del mecanismo implantado, la localización de errores involuntarios que

pueden cometerse, y que en algunas ocasiones constituyen perdida de consideración para las

empresas.

En resumen, si en una empresa existen sistemas de control interno debidamente instalados, y,

en consecuencia, la rutina de las operaciones esta encauzada en forma conveniente, es

posible obtener informes exactos y oportunos acerca de la explotación en todas sus fases

importantes; la negociación se encuentra protegida en contra de los fraudes y errores, y,

además, se conoce la eficiencia que rinden cada uno de los departamentos o secciones. Solo

en estas condiciones es factible obtener un control firme y ejercer una dirección completa y

eficaz de ese mecanismo complejo que constituye un negocio moderno.

3.5- Principios Básicos del Control Interno Contable

3.5.1- Elementos Escenciales en el Control Interno.

A) Con Respecto a la Organización

1- Definición de líneas de responsabilidad y autoridad, a ser posible por escrito, a través de

manuales de organización, de organigramas, etc.

2- Segregación de funciones entre los departamentos o personas que llevan a cabo la

autorización, ejecución, contabilización, custodia y cobro o pago de una transacción.

3- El número de empleados bajo la autoridad de un gerente, jefe, supervisor, etc., debe

permitir una efectiva supervisión.

4- Existencia de un departamento de auditoría interna que dependa directamente de la

gerencia y se responsabilice de una continua revisión, evaluación y mejora del control interno.

B)Con respecto a la autorización, ejecución y control de las operaciones:

1- Existencia de normas y procedimientos operativos claramente definidos y a ser posible

reflejados en manuales de procedimientos, flujogramas, etc.

2- Establecer controles para hacer cumplir las normas y los procedimientos.

3- Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases referentes a una operación.

4- Utilización de planes de cuentas normalizados.

5- Implantación de un sistema de formularios que permitan documentar correctamente todas

las operaciones de la compañía.

6- Utilización de archivos apropiados y seguros.

7- Los activos deben encontrarse debidamente protegidos.

8- Preparación de presupuesto e implantación de sistemas de costes fiables.

9- Establecer sistemas de registro, seguros y operativos.

10- Utilización de cuentas de control y aplicación de cualquier otro procedimiento que permita

comprobar la exactitud de la información contable (recuentos físicos, conciliaciones, etc.)

Estos elementos configuran una situación ideal. Se pueden establecer sin dificultades en

grandes compañías, pero resultan más difíciles de aplicar en las medianas y pequeñas debido

al elevado coste de implantación que todo sistema de control interno implica.

Cualquier empresa puede aplicar, como mínimo, los siguientes principios:

1)Supervisión directa y efectiva de la gerencia. Este aspecto tiene una importancia

fundamental en empresas pequeñas, donde la eficacia del sistema pasa a depender de la

supervisión de la gerencia.

2)Establecimiento de unas normas y procedimientos mínimos.

3)Selección de personal de calidad. Toda empresa pequeña requiere contratar personal

responsable y de confianza que permita compensar, en parte, la falta de controles que

objetivamente pudieran implantarse.

3.5.2- Principio General Relacionado con la Evaluación del Control Interno:

El coste de implantación y mantenimiento de un control interno debe ser siempre inferior a los

beneficios que dicho control pueda proporcionar.

Este principio puede resultar de difícil aplicación, dado que no siempre es posible estimar los

beneficios que el control proporcionará en el futuro.

Todo control interno, por muy bueno y eficaz que sea, tiene una serie de limitaciones que son

inherentes al sistema. En el funcionamiento de la mayoría de los procedimientos de control

existen posibilidades de error derivadas de falta de entendimiento de las instrucciones, errores

de juicio, descuidos personales, fatiga, etc.

Un buen sistema de control interno garantiza la información contable dentro de límites

razonables pero no con una exactitud total.

El hecho de que el control interno sea débil o deficiente tampoco significa que la información

contable no sea veraz y exacta.

3.6- Clasificación del Control Interno.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

1- Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas

administrativas impuestas por la gerencia.

2- Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de

contabilidad.

3.7- Caracteristicas

Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características:

1- Organización: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad

relativas a las actividades de la empresa.

2- Autorización y registro operacional: de manera que sea de la atribución del departamento

de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

3- Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos

tres (3) persona para evitar fraude.

3.8- Areas en las que podemos establecer un Control Interno.

-Activos

-Efectivo

-Ventas

-Caja chica

-Inventarios

-Otros.

3.9- Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente,

que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.

Los activos fijos pueden ser Tangibles o Intangibles.

1- Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos

a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

2- Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que

posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del

costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período

estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:

Línea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos:

a) Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.

1) Poseer una relación detallada y actualizada

2) Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.

3) Hacer chequeo periódico de los mismos.

4) Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

3.10- Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de

depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido

por:

- Efectivo en caja

- Cuentas bancarias

- Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

A)Operaciones en el mostrador (ventas)

B)Ingresos ejecutados por cobradores

C)Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las

medidas de control podemos citar:

1) Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de

estos ingresos.

2) La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a

todos los cobradores de manera que:

1) Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.

2) Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes

mencionada.

3) Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o

preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los

reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de

contabilidad. Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco

La caja se divide en dos:

. Caja chica

. Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma

que no requieren uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes

conceptos.

Entre las medidas de control están:

1) Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2) Que estos volantes estén numerados.

3) Manejados por una sola persona.

4) La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue

creada la caja chica.

5) Depositar el dinero de la caja general.

6) Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

3.11- Métodos utilizados por empleados para robar efectivo.

Existen infinidad de métodos empleados para robar efectivo. Unos cuantos de ellos se

mencionan a continuación:

a)El dinero proveniente de las ventas de contado podrá robarse al instante en que se efectúa

la venta. El dinero proveniente de las ventas, que se roba, no se registra en ninguna factura

de las ventas, ni tampoco en una caja registradora. Este tipo de robo puede ser difícil de

descubrirse, puesto que no existen registros. Es posible que solo una parte del precio de

venta se registre en la caja, robándose el resto.

Medidas de Control: Centralice las cajas y utilice cajas registradoras que permitan que el

cliente se de cuenta del importe registrado. Entregue al cliente una copia de la factura o de la

nota de venta, o bien el recibo que arroje la caja registradora. Utilice servicios de vigilancia

policíaca.

Los métodos que a continuación se mencionan involucran manipulación de registros.

b)Se podrá robar efectivo del dinero proveniente de las ventas, o bien de los cobros de las

cuentas por cobrar a clientes. La cantidad correcta de efectivo habrá de cargar a caja y

acreditar a ventas o a cuentas por cobrar. Sin embargo, a la hora de sumar las columnas de

cargos a caja y de créditos a ventas o a cuentas por cobrar en el diario de entradas de

efectivo, se subestiman. Por lo tanto, una vez que se haya llevado a cabo la labor de pase a

las cuentas del mayor general, el saldo de la cuenta de caja y bancos habrá de concordar con

el saldo del estado de cuenta que envía el banco, lo que se vera una vez llevada a cabo la

conciliación bancaria. Si se robasen los cheques, será necesario una falsificación de firma

para poder cobrarlos.

Por ejemplo: Si se recibiera un cheque por $10,000 y fuere posible robarse $1,000, pero el

asiento contable se hiciere cargando a caja por $10,000 y acreditando a ventas por $10,000,

el saldo de la cuenta de bancos en los libros de la empresa seria mayor en $1,000 al saldo

según el estado de cuenta bancario, después de llevada a cabo la conciliación. Sin embargo,

si se sumara de menos en $1,000, tanto en la columna de cargos a bancos, como en la de

créditos a ventas en el diario de entradas de efectivo, el saldo bancario según los libros y

según el estado de cuenta habrían de concordar, una vez que se llevara a cabo la conciliación

bancaria.

Medidas del Control Interno: Separe las funciones de quienes reciban el efectivo y de aquellos

que contabilicen dichas entradas. Verifique las sumas del diario de entradas de efectivo.

Compare los cargos que la empresa haga a la cuenta de bancos, con los créditos que haga el

banco conforme aparezca en el estado de cuenta que envía a la empresa.

c)Es posible que en diario de entradas de efectivo, los descuentos sobre ventas que se

otorguen a los clientes estén aumentados en relación con los descuentos realmente

aprovechados.

Medidas de Control:Separe las funciones de quien reciba el efectivo y de quien lo registre.

Revise los asientos del diario de entradas de efectivo en donde se cargue a la cuenta de

descuento sobre ventas y coteje los descuentos contabilizados con los descuentos que se

otorgan. Aparee los asientos en el diario de caja con el detalle de los depósitos conforme el

estado de cuenta bancario.

d)Es posible que el efectivo recibido de un cliente se cargue a una cuenta de gastos; el

efectivo se habrá de robar, pero la cuenta del cliente se acreditara correctamente.

Medidas de Control: Rastree los créditos a la cuenta de clientes con los correspondientes

cargos a la contracuenta. Una variante al caso mencionado en este inciso es el que se

cancele como incobrable la cuenta de un cliente solvente y cuando se reciban los fondos que

éste remita para la liquidación de su cuenta, apoderarse de dichos fondos.

e)Cuando se efectúa una venta a crédito se podrá cargar a un cliente ficticio. Los cobros que

se hagan al verdadero cliente no podrán registrarse, puesto que no existe una cuenta para él

en los registros. La remesa se habrá de robar. Posteriormente el saldo del cliente ficticio se

carga a cuentas malas.

Medidas de control:Separe las funciones de quien reciba efectivo y de quien lo contabilice.

Conforme los saldos de clientes; las solicitudes de confirmación enviadas a los clientes

ficticios se habrán de regresar a quien las envío. Exija que todas las cuentas de clientes que

se hayan de cancelar como incobrables sean autorizadas por un ejecutivo responsable para

ello. Una variante de este método de fraude es el cargarle una cantidad menor a un cliente en

los registros; cuando el cliente envíe su remesa de fondos, la diferencia entre la cantidad

facturada y la cantidad previamente cargada al cliente en los libros, es robada.

f)Encubrimiento o “jineteo” del efectivo recibido, involucra el retener el efectivo recientemente

recibido sin correr asiento alguno en los libros. Al momento de una entrada de efectivo

subsecuente, se corre el asiento por la primera remesa, omitiéndose el registrar de la

segunda.

Por ejemplo: El cliente A remite $100 para abono a su cuenta, el cajero, que a su vez hace las

funciones de tenedor de libros, retiene los $100 y no corre asiento alguno. Después, el cliente

B remite $160 para abono a su cuenta. Al cliente A se le acredita $100 y al cliente B se le

acredita $60. El faltante continua siendo de $100, pero el faltante en el cliente A ya esta

cubierto. Posteriormente el cliente C remite $120 para abono a su cuenta. Al cliente B se le

acreditara $100 y el cliente C no recibe crédito alguno. El faltante total es de $120. Estas

manipulaciones podrán continuar en forma indefinida.

Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba efectivo de quien contabilice esas

operaciones. Compare las entradas de efectivo individuales con los créditos que se han hecho

a las cuentas de los clientes. Confirme los saldos de cuentas por cobrar. Compare los

depósitos bancarios con el listado detallado de las remesas de los clientes.

g)Es posible que los cheques no reclamados por concepto de dividendos y sueldos sean

robados.

Medidas de Control:No permita que el cajero o el contador tengan acceso a la

correspondencia, evitando que puedan abrir la que es devuelta. No regrese los cheques no

reclamados al departamento de contabilidad. Exija que los empleados firmen al recibir sus

cheques por concepto de nominas. En forma independiente envíe la forma W-2 a los

empleados al finalizar el año calendario o bien cuando concluya la fecha de terminación del

empleo.

h)Se podrá robar dinero de los fondos de caja chica u otros fondos. Esta forma de robo

generalmente ira acompañada de la falsificación de las autorizaciones de los vales de caja

chica (u otros), o bien el alterar la cantidad que aparezca en el vale ya aprobado o bien, el

alterar las fechas en los vales utilizados en un periodo previo de reembolso del fondo de caja

chica.

Medidas de Control:Los vales de caja chica ya utilizados deberán mutilarse para evitar que se

vuelvan a usar; esto también es valedero para vales de otros fondos. Una persona distinta al

encargado del fondo de caja chica deberá controlar los vales de caja no utilizados. Numere en

forma consecutiva todos los vales. Todos los pagos que se hagan del fondo de caja chica

deberán estar amparados por vales debidamente autorizados.

i)Los cheques podrán ser falsificados y cobrados. Estos cheques podrán ser destruidos una

vez que el banco los haya cargado a la empresa y los devuelva (costumbre en los Estados

Unidos de América). Si se destruyen y no se corrieron asientos por dichos desembolsos, los

totales de créditos a la cuenta de bancos en el diario de salidas de efectivo deberán

aumentarse; otra alternativa podrá ser el no contabilizar algunos fondos que se reciban y que

se depositen en el banco.

Medidas de Control:Se deberá llevar un control numérico de los cheques. La persona que

prepara los cheques, o bien, quien los firma, no deberán tener acceso a los cheques ya

pagados por el banco y que los devuelve a la empresa. Se deberán sumar las columnas del

diario de entradas de efectivo, así como del diario de salidas de efectivo, rastreándose los

planes al libro mayor.

j) Es posible que se altere la fecha de una factura de un proveedor, que ya se haya pagado, o

bien de una nota. Se habrá de formular un cheque, robarlo y cobrarlo. Si se corre un asiento

contable, se duplicara un cargo a una cuenta de gastos o a un activo. Si no se corre un

asiento contable, la columna de créditos a la cuenta de bancos en el diario de salidas de

efectivo deberá sumarse de mas, de tal forma que el saldo según los libros coincida con el

saldo, según el estado de cuenta bancario, una vez que se lleve a cabo la conciliación.

Medidas de Control Interno:Las personas que firmen cheques deberán compararlos contra las

facturas de los proveedores y sus respectivas cuentas por pagar. Las facturas deberán ser

selladas con la indicación de pagadas. La fecha de pago deberá anotarse en las facturas y en

la documentación que las acompañe imposible de ser alterada. Los funcionarios encargados

de firmar los cheques deberán conocer los nombres de los proveedores. Deberán examinarse

los endosos extraños, tales como los endosos estampados seguidos por otros endosos, por lo

general los de algun individuo. Los cheques deberán ser enviados al correo por la ultima

persona que los firme y bajo su responsabilidad.

k)El traspaso de los cheques se presenta cuando un cheque girado contra un banco se

deposita en un segundo banco, pero ningún asiento se corre reduciendo el saldo en efectivo

en el primero. Este tipo de transacción se realiza al final de un mes y no se registra

plenamente para poder cubrir un faltante en el segundo banco. Si el cheque librado a cargo

del primer banco no ha sido pagado al final del mes (pasado por la cámara de compensación),

el resultado habrá de ser que el saldo en la cuenta de bancos habrá de estar excedido.

Medidas de Control:Compare los depósitos bancarios según el estado de cuenta bancario con

los cargos a la cuenta de bancos (en forma particular los movimientos de fin de mes). Obtenga

directamente de los bancos con los cuales opere la empresa, estados de cuenta y cheques

pagados, quizá una semana después de la terminación de un mes, si fuere posible (o

espérese hasta que se reciba el siguiente estado de cuenta bancario) y compare los cheques

pagados, devueltos por el banco, con los asientos registrados en el diario de caja. Sume las

columnas del diario de salidas de efectivo y elabore una relación de los diferentes saldos

bancarios.

l)Es posible que se presente una menor cantidad de descuentos sobre compras

aprovechados, o bien podrán subestimarse al sumar el diario de salidas de efectivo en donde

aparecen registrados tales descuentos o inclusive podrán no contabilizarse aun cuando en

verdad sed hayan aprovechado (posesionándose del efectivo del descuento no contabilizado).

Medidas de Control:Compare los términos de las facturas de compras con los asientos en el

diario de salidas de efectivo y con los cheques expedidos. Verifique las sumas.

m)Las nominas podrán manipularse de maneras diferentes:

1- Aumentando el importe de los sueldos realmente ganados por los empleados.

2- Aumentando las sumas de los registros sobre nominas.

3- Añadiendo nombres de empleados ficticios en los registros de nominas.

4- No dando de baja de las nominas y de los registros los nombres de empleados que ya no

trabajan para la empresa.

5- Robándose los sueldos no reclamados.

6- No registrando las deducciones del total de sueldos a los empleados.

El auditor independiente y el auditor interno deberán estar alertas en todo momento para

prevenir o para poner fin a las practicas dañinas. Sin embargo, no puede existir un sistema

contable alguno que no pueda ser manipulado por una persona por si sola o bien confabulado

con otra persona. Tanto al auditor como al patrón les interesa mas prevenir los fraudes que

encontrar la huella de uno ya acontecido.

3.12- Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la

instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las

políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el

cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar

la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:

1- Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago – al contado

o crédito).

2-Nota de despacho o conduce

3-Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficiente para ser distribuidas en los

diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de

divisas ( por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta

de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente

autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y que será

pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma

debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus

mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto

de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

1) Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.

2) Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.

3) Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

3.12- Control Interno de los Inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta.

Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la

venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de

compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de

compras.

3.13.1- Métodos para llevar el Control Interno de los Inventarios

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS

(Primero en Entrar Primero en Salir)y UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de

inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que

se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se

comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

1) Hacer conteos físicos periódicamente.

2) Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

3) Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los

robos.

4) Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

5) Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

6) Hacer verificaciones al azar para comparar con los libro contables.

4- Prevención de Errores e Irregularidades

4.1- Prevención contra el Fraude.

El “fraude” se puede definir como la falsedad deliberada de hechos con la intención de

engañar a alguien. Si el propósito de este engaño es la ganancia personal u ocasionar, daño a

otro el fraude puede ser un acto criminal. Al analizar el papel del control interno en la

prevención de actos fraudulentos es útil distinguir entre errores e “Irregularidades en los

registros contables.

Los contadores utilizan el termino errores para referirse a los errores no intencionales. Las

irregularidades, por otra parte, se refieren a errores intencionales, que ingresan a los registros

o informes contables para algún fin fraudulento. Las irregularidades se pueden sub-dividir aun

mas según se trate de “Fraude de empleados” o de “Fraude de Gerencia”.

4.2- Fraude de Empleados

El fraude de empleados se refiere a actos deshonestos realizados en contra de la compañía

por sus empleados. Algunos ejemplos de fraude de empleados son el robo de activos o el

cobro de precio de venta mas bajos a clientes “Favorecidos” el recibo de “dinero” de los

Proveedores, la sobreestimación de las horas trabajadas. El “Relleno” de cuentas de gastos y

desfalco. (el desfalco es un robo de activos que se esconde mediante la falsificación de los

registros contables).

4.3- Póliza de Fidelidad

Ningún sistema de control interno puede proporcionar protección absoluta contra perdidas

originadas por empleados deshonesto. Por consiguiente muchas compañías exigen que los

empleados que manejan dinero en efectivo u otro activo negociables estén comprometidos

mediante una “Póliza de Fidelidad” es un tipo de seguro en el cual la compañía aseguradora

acepta reembolsar a un empleador hasta cierto limite una cantidad acordada por las perdidas

ocasionadas por fraude o desfalco por parte de los empleados.

4.4- Fraude de Gerencia

El fraude de gerencia se refiere a una falsedad deliberada hecha por la alta gerencia de un

negocio a personas externas a la organización del mismo. Frecuentemente dentro de este tipo

de fraude se incluye la elaboración de estados financieros fraudulentos tendientes a

desorientar a inversionistas y a acreedores.

4.5- Mal uso de los Activos de la Compañía

Otra forma de fraude de Gerencia se relaciona con la mala utilización de los activos de la

compañía para el beneficio personal de la alta gerencia.

4.6- Impacto del Fraude de Gerencia

El fraude de Gerencia difiere del fraude de empleados porque la alta Gerencia es un

participante dispuesto en los actos fraudulentos. Una característica del fraude de gerencia es

que ésta utiliza su posición de confianza y de autoridad para pasar por alto el sistema de

control interno y para enriquecerse a costa de la compañía y/o de personas externas.

Autor: Diego Ferbando Pedraza

7 principios básicos para la salud financiera de la empresa

Sin finanzas sanas, no hay empresa que perdure. ¿Pero sabes en realidad cuáles son los principios que rigen una sana administración? La respuesta podría estar tan sólo a un clic de distancia.

En

Las cuatro patas de la mesa: una parábola de negocios

El ABC de la administración financiera de tu PYME: activos, pasivos y el capital contable

Incrementa tu fuerza de ventas: convierte a tus clientes actuales en tus mejores vendedores

Dominar el negocio: factor clave para el éxito de tu empresa

Plan de Negocios en Internet

el   http://www.ideasparapymes.com/contenidos/pymes-las-cuatro-patas-de-la-mesa-capital-conocimiento-tecnico-administrativo-comercializacion.html"target="pymes_2">artículo anterior, tratamos de manera general los cuatro pilares o “patas” con los cuales todo negocio debe contar para estar sano, creando una analogía entre éste y una mesa. Ahora le toca el turno a la primera pata: el Capital.

Todos estamos de acuerdo en que uno de los requisitos indispensables para el éxito de un negocio es, por supuesto, el correcto manejo del dinero, y eso en realidad no es simplemente llevar bien las cuentas, sino qué tipo de decisiones estamos tomando con respecto al dinero de la empresa.

La intención aquí es dejar a un lado las explicaciones complicadas y compartir algunos principios que, si el dueño o administrador de un negocio logra que se conviertan en hábitos, podrán asegurar que el dinero estará manejado correctamente.

Principio #1: La buena mayordomíaUna empresa es como un árbol que se planta; requiere de tiempo y cuidados antes de poder dar frutos. Si comenzamos a podar el árbol cuando aún está pequeño y en crecimiento, lo convertiremos en un “bonsái” (árbol enano), o peor aún, se secará y morirá. En otras palabras, si el dueño de una empresa “extrae” recursos más allá de la capacidad de ésta, pasará una de dos cosas: se quedará enana o morirá.  

Para que esto no ocurra, el dueño debe verse a sí mismo solamente como el administrador o “mayordomo” de la empresa, o sea, alguien a quien se le encargó su cuidado y que deberá entregar cuentas al verdadero dueño. En mi experiencia, he visto negocios pequeños crecer rápidamente cuando los dueños verdaderamente aplican este principio. ¿Cómo lograr que esta

“relación” sea justa? Asignándosele al “mayordomo” un salario (y limitarse estrictamente a éste) que se considere justo por su trabajo, pero que también la empresa esté en posición de pagar. Por ejemplo, si el sueldo delimitado son $10,000.00 no deberá disponer ni siquiera de un peso más. No se precipite y compre cosas muy lujosas (especialmente automóviles de uso personal), sólo por que “hay que impresionar a los clientes con una buena imagen”, y tampoco se “cure en salud” pensando que al fin y al cabo son deducibles de impuestos, pues salen “a nombre” de la empresa.  

Sea paciente y ya habrá tiempo de hacer esos gastos cuando el negocio lo permita, ya

que si los hace antes de tiempo, estará “podando” su empresa.  

Principio #2: Debe existir equilibrio entre las entradas y las salidas de dinero en una empresaEn términos generales, existen solo dos formas importantes de que entre dinero a la empresa: por una aportación de capital (que puede ser de un inversionista, del apoyo de alguna institución o de un préstamo), o por ingresos derivados de las ventas. Dicho sea de paso, estos últimos son los únicos que verdaderamente la hacen rentable y saludable, pues si no hay ingresos por ventas, cualquier aportación de capital será “echar dinero bueno al malo”.

Por otra parte, las salidas de dinero se catalogan en costos (compra de materias primas o de los productos que la empresa revende, etc.), gastos de operación (salarios, renta, etc.), inversiones (en maquinaria, en mobiliario, o en publicidad), y por último, utilidades (lo que haya quedado después de todas las demás salidas). Es primordial respetar esta jerarquía en cuanto a las salidas de dinero, si “tomamos” utilidades y quedamos a deber costos o gastos de operación, solo nos estamos haciendo tontos, pues en realidad no hay tales “utilidades”. Podemos resumirlo de la siguiente manera: no puede salir nada que no haya entrado primero.

Los problemas comienzan cuando ponemos más atención a las salidas que a las entradas. Es importante cuidar que no se gaste excesivamente, pero es más importante incrementar los ingresos por ventas.

Principio #3: La ley de la siembra y la cosecha¿Ha oído usted hablar de la ley de la siembra y la cosecha? Lo que sembremos es lo que habremos de cosechar. Siembre escasamente y cosechará escasamente, siembre con abundancia y cosechará con abundancia. Éste principio guarda mucha relación con los dos anteriores. Como dueño o administrador usted es ejemplo para sus empleados, proveedores y clientes. Por eso, en la medida de las posibilidades de la empresa, siembre en salarios decorosos; siembre al contratar un empleado más, si la actividad así lo demanda, en vez de “negrear” más al que ya tiene; siembre en uno o dos cursos de capacitación al año; siembre en materias primas de buena calidad y en proveedores confiables (aunque no sean los más baratos), siembre en darle un pequeño extra al cliente, siembre en contratar al menos un poco de publicidad. Siembre en asesorarse por profesionales para tomar decisiones de negocio importantes o mejorar su negocio. No trato de decir que debe reinvertir TODAS las utilidades obtenidas (aunque al inicio

siempre es aconsejable), pero ponga en práctica esto de sembrar en vez de querer todas las ganancias para usted manteniendo “anémica” a su empresa, y verá los resultados.

Principio #4: No adquiera nada que no sepa exactamente cómo lo va a vender o utilizarTristemente me he encontrado con muchas empresas (principalmente aquellas con poco tiempo de haber iniciado), que se echan a cuestas grandes gastos de operación e invierten fuertemente en mobiliario y equipo, pero que no saben todavía cómo o a través de quién van a vender sus productos. Hay quienes primero rentan una oficina “bien ubicada”, se compran un bonito escritorio y una computadora (o red de computadoras) muy potente para llevar la “administración” del negocio, contratan Internet de banda ancha y dos líneas telefónicas (porque estaban de oferta), y tienen un bonito modelo financiero del negocio proyectado a 5 años, pero aún no han tenido ingresos por ventas que signifiquen más de unos cuantos pesos. Entonces, ¿con qué piensan mantener todo eso? Recordemos que los ingresos por ventas son la única forma de que una empresa esté sana.

En un caso extremo es preferible empezar (y no sería usted el primero en hacerlo) trabajando desde casa con un teléfono celular, consultando la cuenta de correo gratis en un café Internet y con una buena (y aterrizada) idea de negocios, pero enfocándose primero en conseguir clientes y cerrar ventas, que enfocarse en comprometer el capital de la empresa antes de conseguir el primer pedido. A menos que sea un negocio abierto al público, unas instalaciones bonitas ayudan, pero por sí mismas no consiguen clientes. Aunque si los ingresos por ventas así se lo permiten, entonces adelante, siembre en su empresa.  

Por favor, evite las “gangas” y ofertas si realmente el negocio no las necesita en este momento. No adquiera cosas innecesarias “sólo” porque son deducibles de impuestos y porque “tenemos IVA a favor”, eso puede que ayude fiscalmente en el corto plazo, pero a la larga es una práctica muy perjudicial.

Una cosa más, evite también el socorrido “hágalo usted mismo” con tal de ahorrar. Recuerde que el objetivo de una empresa es ganar dinero vendiendo sus productos o servicios, no ahorrar en costos y gastos. En teoría, las ventas pueden crecer sin límite, pero también en teoría los gastos no pueden llegar sino hasta cero. Por eso, en vez de perder (usted o su personal) excesivo tiempo tratando de aprender a hacer algo que no sabe hacer y que NO tiene porqué saber hacer, mejor páguele un precio razonable a un experto (quien seguramente lo hará mejor y mucho más rápido), y dedique ese tiempo a atender los asuntos de su negocio.  

Principio #5: O bien vendido o bien podrido

Este es un dicho popular entre los comerciantes de frutas y vegetales, y significa que nunca debe “malbaratar” los productos o servicios de su empresa, sólo por vender “aunque sea algo”. Si usted no cree en el valor de lo que ofrece, sus clientes tampoco lo harán. Recuerde que de su margen de ganancia es de donde sale para pagar los gastos de operación, para las inversiones en el negocio, y en última instancia, para las utilidades.

Principio #6: Nunca fiarUna cosa es dar crédito, y otra muy diferente es fiar. Si tenemos la intención de dar crédito a nuestros clientes, antes debemos ver qué tantas posibilidades hay de que no nos paguen (y si la empresa está en posición de asumir ese riesgo), y además debemos contar con alguien que se encargue de la cobranza, dándole “armas” para hacer su trabajo, como pagarés firmados, acuses de recibo, contratos, etcétera (porque es seguro que van a hacer falta). Si no hacemos todo esto, simplemente estamos fiando, y fiar es lo más parecido a regalar nuestro producto o servicio (que por cierto, a nosotros no nos regalaron), y a la que tendremos que dedicar tiempo y dinero para cobrar (y que tal vez alguien más pudo habérnosla comprado de contado); eso nos distraerá de estar vendiendo o atendiendo el negocio. Es un grave error acabar fiando con tal de “vender”. ¡No lo haga! Usted no ha vendido en realidad su producto o servicio si no ha podido cobrar por él.

Principio #7: Tenga siempre una reserva de efectivoEste es probablemente el principio que requiere de menos explicación: simplemente, los imprevistos ocurren. Aunque esto varía dependiendo del giro y tamaño de la empresa, en general recomiendo que se procure tener COMO MÍNIMO el equivalente a 3 meses de gastos de operación como reserva de efectivo. Y por favor, no los guarde “debajo del colchón”, pregunte a su banco por algún instrumento de inversión acorde a sus necesidades.  

Uno de los beneficios más importantes de aplicar estos siete principios es que están enfocados a proteger el capital de trabajo del negocio, el cual es como “el aceite” que permite al motor de su empresa funcionar bien y generar ingresos por ventas.  

Como vemos, no es tan complicado tomar buenas decisiones sobre el manejo del dinero, siempre y cuando se basen en buenas prácticas de negocios. Ahora, le invito a que, con una visión de negocios a largo plazo, medite sobre los 7 principios, y los tenga en cuenta la próxima vez que deba tomar decisiones de dinero en su empresa.

César Iván Díaz es Ingeniero Industrial y en Sistemas Organizacionales por la ULSA y posee un postgrado en Finanzas por la UNAM. Es consultor y conferencista en temas de estrategia y mejora continua, y socio director en Doxa Soluciones, firma de consultoría especialista en PyMEs.