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Request For Proposal Service Desk e Field Service

OFIT0375

Agendamento Oficina - TOYOTA

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OFIT0375 – Agendamento Oficina - TOYOTA

O programa permite criar um agendamento para um determinado cliente ou

veículo. Poderá ser lançado qualquer tipo de serviço, seja ele uma manutenção periódica ou

de reparos gerais. Após o agendamento, o programa gera uma pré-ordem de serviço.

De início serão informados os dados do cliente. No campo “Cliente”, deverá ser

informado o CNPJ/CPF do cliente. Ao digitar a tecla <ESC> sobre o campo “Cliente” o

programa passa diretamente para os dados do veículo. No campo “Placa”, se for teclado

<CTRL>+E, será possível visualizar todos os veículos deste cliente.

No caso do CNPJ/CPF ter sido informado, é permitida a consulta do veículo sem

digitar a placa, informando o chassi completo ou parte dele, porém se não for informado o

CNPJ/CPF a digitação da placa é obrigatória.

Ao ser informada a quilometragem do veículo, e se esta quilometragem ainda

estiver no período de revisão, o sistema efetua o cálculo da data em que a revisão deverá ser

efetuada, e projeta automaticamente um agendamento para a efetivação desta revisão,

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respeitando a data limite para a revisão ou a data limite (12 meses) caso a quilometragem

mensal seja muito baixa e neste período não seja atingida.

Para o usuário da bandeira Toyota foi criado um novo processo de agendamento

onde será sugerido automaticamente a agenda de boas-vindas quando o veículo for novo,

não possuir agenda maior que dez mil quilômetros e não possuir agenda Toyota Fan. Foi

alterado para a família Toyota – Lexus não sugerir agenda de Boas Vindas.

Se o veículo possuir algum recall registrado no programa OFIC0090 será exibido o

recall que este veículo faz parte e pergunta se o usuário deseja incluir este recall no

agendamento.

Logo após, serão informados os pacotes de serviços que serão utilizados. É

possível inserir quantos itens forem necessários. No caso de não possuirmos uma definição

dos problemas e dos pacotes a serem lançados, tecle um <ENTER> no pacote e partiremos

diretamente para a descrição, em seguida, informaremos a reclamação ou solicitação do

cliente.

O tipo de OS informado deve ser compatível com o tipo de item informado:

“P=Manutenção periódica” ou “C=Manutenção corretiva” ,por exemplo, para um tipo de item

“P” é necessário informar um tipo de OS de revisão.

Para o TOYOTA FAN foi criada também um novo tipo de manutenção:

“I=Manutenção de inspeção”. Ela só poderá ser usada nos seguintes casos: Quando o serviço

escolhido for o INSBOASVIND e o tipo de OS for ISB. Caso não atenda um desses casos será

mostrada a mensagem informando que o tipo de manutenção não pode ser utilizado para

este serviço.

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Após a inclusão dos pacotes que serão utilizados no agendamento, deverá ser

informada a data e hora da recepção do cliente, a data e hora prometida para a entrega do

veículo, e a data e hora do planejamento para o início do serviço. Nestes campos o programa

consiste pela quantidade de consultores e também se o dia agendado é um dia útil ou não. O

programa soma ao tempo de execução do serviço, mais o tempo adicional registrado para

entrega do veículo, parametrizado no programa OFIC0370.

Neste momento, teclando F8 ou clicando com o mouse sobre o botão F8-Detalha

Valores é possível detalhar os valores lançados até o momento.

Após a digitação das datas, e antes de gerar a pré-ordem clicando no botão

“Confirmar”, o usuário pode consultar o Histórico do Veículo, ao clicar no botão “Histórico” o

programa OFIC1200 é acessado, dar manutenção nos dados do cliente clicando no botão

“Cliente”. Na eventualidade da necessidade de se realocar as datas do agendamento, data

prevista, basta clicar no botão “Realocar” para que seja permitida esta alteração.

Uma vez feita à consulta ou a manutenção quando necessária, clicar no botão

“Confirmar” para a geração e impressão da pré-ordem.

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Pré-ordem:

No caso de uma pré-ordem já ter sido confirmada, é possível dar manutenção,

incluindo-se peças, abrindo a OS ou até mesmo a realocação do agendamento. Neste caso ao

executar o programa clicar com o mouse no botão “Pré-Ordem” e informar o número da pré-

ordem que se deseja dar acessar.

Os botões “Histórico”, “Realocar” e “Clientes” possuem as mesmas

funcionalidades já descritas, Também é possível efetuar a reimpressão da pré-ordem

clicando-se no botão “Impressão”. O botão “Pecas Especiais” exibe os pacotes lançados na

pré-ordem, e ao digitar <ENTER> sobre o pacote desejado o programa OFIC1402 é acessado

para efetuar o reserva ou cancelamento das peças existentes no pacote.

Partindo-se da pré-ordem é possível efetuar a abertura da OS, o programa

OFIC1000 é acessado quando o botão “OS” é clicado.

Ao se registrar uma pré-ordem, um orçamento é gerado, portanto quando a pré-

ordem é cancelada o orçamento também deve ser cancelado. Desta forma ao se clicar no

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botão “Cancela”, o programa BALC2000 é acessado, fazendo as devoluções das peças

quando necessário emitindo o romaneio de devolução se necessário e encerrando o

orçamento sem resultado.

Estarão disponíveis os seguintes campos na tela:

Distribuidor: Informe a filial para Agendamento.

Departamento: Sistema informa o departamento para Agendamento.

Consultor: Sistema informa o consultor para Agendamento.

Cliente: deverá ser informado o CNPJ/CPF do cliente. Ao digitar a tecla

<ESC> sobre o campo “Cliente” o programa passa diretamente para os

dados do veículo.

Endereço: Informe o endereço do cliente.

Placa/Chassi: Informe a placa/chassi do veículo que está dando entrada

na oficina. Se for teclado <CTRL>+E, será possível visualizar todos os

veículos deste cliente.

KM/Hr: Informe a quilometragem do veículo que está dando entrada na

oficina.

Preço: Sistema retorna o valor dos pacotes selecionados.

Tempo: Sistema retorna o tempo de troca dos pacotes.

Agendado para: Informe a data e hora do agendamento do veículo.

Prazo prometido p/ Entrega: Informe a data e hora prometido para a

entrega do veículo.

Plano p/ Início Serviço: Informe a data e hora para o início do serviço.

Vai Aguardar: Informe se o cliente vai aguardar o reparo.

Retrabalho: Informe se é retrabalho.

Prioridade Contado: Sistema informa o código da prioridade.

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Observação:

Apenas é possível agendar um veículo que não tenha chassi provisório ou

veículos que não possuam pedidos de venda em aberto.

A imagem do logotipo que aparece foi alterada para exibir a imagem

logo_monitorFF.bmp, onde FF é o número da filial logada.

Somente são considerados os pacotes de serviços que estão ativos.

O formulário de Pré-O.S., a imagem de logotipo que aparece foi renomeada para

“logo_os_99.bmp”, onde 99 é a filial logada. Esta imagem deve estar no

diretório report/visualizador.

Programa permite que seja aberta uma pré-O.S. para clientes ainda não

cadastrados no SISDIA.

Para utilizar tal recurso, basta informar C.P.F. igual a zero e uma janela irá pedir

o nome do cliente, telefone e o modelo do veículo.

Para clientes não cadastrados no SISDIA, deve ser informada apenas a placa do

veículo no momento de abrir a pré-O.S.

Para clientes com bandeira Toyota, o programa busca os pacotes considerando

o modelo padrão “TOYOTA-RECALL”.

O programa passa a imprimir o “Histórico de Serviço” com as OS’s consultadas

no momento da abertura da Pre-OS, através do botão “Histórico” e “Campanha

de Serviço” com as campanhas pendentes no momento da abertura da Pre-OS.

Existem os campos “Retrabalho” (indica se é retrabalho ou não), “Taxi” (indica

se o cliente irá necessitar de táxi ou não) e “Prioridade do Telefone” (define a

prioridade na escolha do número de contato do cliente).

Quando estiver parametrizado o uso do TSM 2010, o programa pede a

prioridade da escolha dos números de contato do cliente.

Após cada item (que se categorize no processo, ou seja, Reparos Gerais de

Cliente, Garantia e Interna) é aberto um script de perguntas que serão feitas

para o cliente, ou seja, serão preenchidas informações adicionais que irão

complementar a interpretação dos itens.

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No menu opções, existe um botão “Script Inf. Adicionais” para consulta dos

scripts informados para cada item:

É permitida a abertura de Pré-Ordem para clientes com cadastro no SISDIA e

chassis sem cadastro. Após o campo chassis, caso o mesmo não tenha cadastro

é aberto uma janela para que seja informado um modelo válido.

Para clientes com bandeira Toyota, somente é permitida a abertura de OS com

os tipos padrões estabelecidos pela TOYOTA, dentre:

Tipos de OS’s paga pelo Cliente: "CFF", "CFS", "CFP", "CAI",

"CAR". "CSR", "CSP", "CSG", "CSS", "CSF" e "CSO";

Tipos de OS’s de Garantia: GF", "GA", "GS" e "GSR";

Tipos de OS’s Interna: "IFN", "IFU", "IFG", "IFA", "IFP", "IFS", "IFD",

"IFR", "IAN", "IAU", "IAG", "IAA", "IAP", "IAS", "IAD", "IAR", "IAC",

"ISN", "ISU", "ISG", "ISA", "ISP", "ISS", "ISD", "ISR" e "ISC".

Na impressão do formulário de pré-ordem TSM 2010 o campo “Pedido Peças

Especiais” não é preenchido automaticamente para que o consultor possa

preenchê-lo manualmente.

No menu lateral, foi adicionado a opção “F9-Hist.Veiculo” (Histórico do

Veículo), tem a mesma funcionalidade do botão “Histórico” exibido após

realizar o agendamento, ou seja, é aberto o programa OFIC1200 sendo possível

consultar todas as OS do veículo. Para acessar essa opção, é necessário que o

chassi informado tenha cadastro no programa VEIC0200.

Inclusão do campo “ME” (Manutenção Expressa) na tela de pacotes do

agendamento. O campo está disponível caso o parâmetro “Usa Manutenção

Expressa (M.E.)” = S OFIC0370 e apenas para bandeira Toyota. O propósito do

campo é identificar se a OS gerada pelo agendamento é de Manutenção

Expressa, onde serão exibidas na planilha carregada pelo programa OFIT0100.

Inclusão do campo “Cliente ME” posicionado entre os campos “Cliente

Aguarda” e “Cliente Retorno” (cabeçalho da Pré-Ordem) para os formulários 2,

3, 4 e 5 (TSM2010).

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O programa utiliza para o cálculo do tempo adicional para entrega também os

parâmetros cadastrados para a família do modelo do chassi OFIC0372.

É possível inserir serviços na pré-ordem sem a necessidade de um pacote. Só é

permitido caso o item for de manutenção periódica (P) e o modelo do veículo

não houver pacotes cadastrados VEIC0130.

Na impressão automática do formulário, é carregado o parâmetro do programa

CADA0970 para definir o tipo de compactação utilizada na impressora da

empresa.

Ao reservar o recurso OFIC4210, na seleção de agentes deverá exibir somente

os agentes da filial logada.

O usuário passa a solicitar na inclusão do agendamento a filial onde o cliente

será atendido.

Ao efetuar o agendamento, quando a concessionária utiliza o processo de

envio de SMS da TWW ISMS1000 é requisitado se deseja enviar SMS ao cliente.

Em caso afirmativo, é registrada a ocorrência para envio de SMS.

O campo “Celular” da tela “OFIC0375” foi aumentado para ficar com tamanho

adequado aos números de celulares da cidade de São Paulo (somente DDD 11),

que a partir de julho passam a ter nove dígitos, ficando no formato 11-

NNNNN.NNNN.

Após a digitação do chassi, é verificado se o veículo possui restrições VEIC0910

e é exibido na tela.

Para clientes com bandeira Toyota: Ao gerar um agendamento com um pacote

de revisão, o programa verifica se existem outros agendamentos de revisão

para a mesma quilometragem. Caso houver, este agendamento é excluído para

evitar que fique em aberto e gere distorção nas rotinas de pós-vendas.

Para clientes com bandeira Toyota, o campo “Necessita Taxi” não será mais

apresentado. A lista com a prioridade na escolha do número de contato do

cliente será apresentada somente se o cliente não possuir esta informação. Foi

adicionado o botão “Prioridade”, localizado após o botão “Pre Ordem”,

permitindo efetuar manutenção na Prioridade. Este botão será apresentado

somente após informado “Cliente” e “End”.

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Através da opção “Pré-Ordem” será possível obter todas as informações sobre a

pré-Ordem de Serviço.

Após informar o número da pré-Ordem de serviço e confirmar a seleção, será

apresentado na tela as seguintes opções “Histórico”, “Realocar”, “Cliente”,

“Peças Especiais”, “Impressão”, OS”, “Cancelar”.

Para reimprimir a pré-Ordem de serviços clique sobre a opção “Impressão”, o

programa acessará o módulo f_impreord na qual exibirá o novo layout de

impressão de Pré-Os da Renault.

Tratamento dos combos “Menu Selling” para a bandeira Toyota, que passarão a

ser apresentados na tela de seleção de serviços/pacotes. Além disso, o

percentual de desconto definido para o combo será aplicado nos serviços na

geração da pré-ordem/orçamento. Lembrando que os combos “Menu Selling”

estarão definidos com o Tipo de Pacote (Tp) igual a “S”.

Serão apresentadas também duas novas opções: “F4-Resumo Pre-OS” e “F6-

Itens Inspecao”. Na primeira, será possível visualizar todos os serviços e peças

que compõem a pré-ordem e suas respectivas totalizações. Na segunda, serão

apresentados os itens de inspeção do pacote/combo, cadastrados através do

programa DIAG0230.

Para a bandeira Toyota, foi realizada novos tratamentos para os combos “Menu

Selling”. Na inclusão de um serviço em uma OS que já possui um combo

“Menu Selling”, se esse serviço pertencer a qualquer combo “Menu Selling” ele

receberá o mesmo desconto concedido para os serviços do combo existente na

OS. Exemplo:

No COMBO1 contém (Alinhamento, oxisanitização e lavagem simples) e o

percentual de desconto é de 5%.

No COMBO2 contém (Alinhamento, oxisanitização e lavagem simples, limpeza

de bico) e o percentual é de 10%.

No COMBO3 contém (Alinhamento, oxisanitização e lavagem simples, limpeza

de bico, balanceamento) e o percentual é de 15%.

O consultor inclui o COMBO1, e também inclui o item limpeza de bico que faz

parte do COMBO2, o percentual de desconto para o COMBO1 será de 5%, e este

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mesmo percentual de desconto deverá levar para o item limpeza de bico, pois

foi um item que faz parte de um combo, e deve assumir o percentual de

desconto do primeiro combo inserido.

Foi adicionada uma confirmação no momento em que o usuário pressiona a

tecla “ESC” no teclado, verificando se ele realmente deseja sair do sistema. Esta

confirmação será acionada ao se pressionar a tecla ESC durante a inclusão de

serviços no OFIT0375 ou durante o preenchimento das informações do cliente

e do veículo.

O campo retrabalho não será mais preenchido automaticamente, o usuário será

obrigado a informar “Sim” ou “Não” para este campo.

Alterada a mensagem do log de gravação exibindo o número do agendamento

e qual operação foi realizada, inclusão, alteração, exclusão. Grava logs no

COPE9000. (Implementação válida para v.5.10/Julho 2015)

Colaboração de Vendas e pós-vendas (“Colaboraton”), exclusivo para bandeira

Toyota, foi incluído na tela o campo Colab.Vendas [S/N], ao escolher “Sim”

indica que o cliente tem interesse em ser atendido por um consultor de vendas

para analisar uma proposta de troca/compra de um veículo novo (colaboration),

o que irá gerar um compromisso na agenda do consultor de vendas que

atendeu pela última vez. Caso o cliente tenha adquirido o veículo em outro

distribuidor ou esteja inativo o compromisso será agendado para o consultor

ativo com menos atendimentos para o dia. Para o cliente que aceitar a pré OS

será identificada com “Cliente colaboração Vendas e Pós-Vendas”. Caso o

cliente altere ou cancele a data do serviço a agenda referente a colaboração de

vendas será ajustada de acordo com essa ação.

Ao imprimir a Pré-Ordem, será gerada uma nova página com os dados

cadastrais do cliente, para que caso necessário, os dados sejam anotados

(corrigidos) pelo consultor.

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Estarão disponíveis nesta tela os seguintes botões, permitindo a navegação:

Concluir: Confirma o processamento/ação.

Interromper: Interrompe o processo.

Documentação: Acesso à documentação do programa.

Valores dos Itens: Atalho para a tela de descrição/valores dos itens.

Histórico Equipamento: Atalho para o programa OFIC1200.

Pré Ordem: Atalho do campo Pré Ordem.

Control-F: Atalho para o comando <Control + F>

Sair: Finaliza as atividades.

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