SECCIÓN FINANCIERAINSTITUCIÓN TECNOLÓGICA

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NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROSCON CORTE DE 31 DE DICIEMBRE DE 2010

NOTAS DE CARÁCTER GENERAL

ENTIDAD REPORTANTE: Colegio Mayor de Bolívar, es un establecimiento publico delorden nacional, creado mediante la Ley 48 de 1945 y reglamentada mediante el articulo 61de la Ley 24 de 1987. -Es una Institución Tecnológica adscrita al Ministerio de Educación Nacional, se rige por loslineamientos de la Ley 30 de 1992 que reglamenta la educación superior.DOMICILIO:El domicilio principal es la ciudad de Cartagena, ubicado en el Centro, Calle de la Factoríano. 34-29

OBJETO SOCIAL:Formar profesionales en las modalidades de educación superior a nivel Tecnológico,promoviendo la integración regional con los demás sectores sociales, culturales, económicosy educativos del orden municipal, departamental y nacional, para que mediante convenios,pueda ofrecer al sector productivo y a la comunidad los recursos humanos que seannecesarios para la satisfacción de las necesidades de este sector.

PRINCIPALES POLlTICAS y PRÁCTICAS CONTABLES

La Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar para el proceso de identificación,registro r , preparación y revelación de sus estados contables, esta aplicando el marcoconceptual de la contabilidad publica y el Plan General de cuentas para ContabilidadPublica, al nivel de documento fuente, Así mismo, las normas y procedimientos establecidospor la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de los libros ypreparación de documentos soportes, alguno de los cuales se resumen a continuación:

a) Sistema Contable.El sistema utilizado por la entidad es el de causación.

•b) Periodo Contable.De conformidad con la norma los periodos contables anuales terminan el 31 de diciembre decada año, significa que va desde EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010.

e) Propiedades, planta y equipo:

:..- lA-e.en ro, Carrera 3 NO.35-95 Calle de la Factoría Tel.:6644060 -6642486 - 6642484 - 6601828 Ext.: 124 Telfax:6600717~ E-mail: colmayorbolivar.edu.co www.colmayorbolivar.edu.co Cartagena de Indias - Colombia

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Se registran por su costo histórico de adquisición más todas las erogaciones necesariashasta colocarlo en condición de cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Y estánreexpresados por los ajustes por inflación de acuerdo a las normas vigentes. (Los ajustespor inflación fueron suspendidos de acuerdo a la Resoluciones 351 del 21 denoviembre/2001 y la 364 del 29 de noviembre/2001) La depreciación se calcula sobre la vidaútil estimada utilizando el método de línea recta, aplicando anualmente los siguientesporcentajes así:

Edificios 2%Equipo de Transporte y tracción 10%Maquinaria y Equipos 6.6%Muebles y Enseres 10%Equipo de Computación y Comunicación 20%.Equipo de Hoteles y Restaurante 10%Equipo Medico Científico 10%Equipo de Restaurante y Cafetería 10%Equipo de tracción y Elevación 20%

Para la valoración de los inventarias se tendrá en cuenta las normas técnicas relativas alreconocimiento, valuación de los activos correspondientes a los conceptos de depreciación,agotamiento, amortización y provisión de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Lacontabilidad Publica y la circular Externa No. 011/96, 016/96, Y 028/98.

d) Activos Diferidos:

Se encuentran compuestos por los Bienes de Arte y cultura (Libros de biblioteca, utilería yvestuarios de teatro, instrumentos musicales etc.) y las Licencias de programas adquiridas,se amortizan mensualmente los que están establecidos en el plan.

e) Obligaciones Laborales:

La acumulación para Prestaciones sociales se hace mensualmente basándose enapropiación porcentual sobre la nomina de cada mes, la Institución ha consolidado lasobligaciones laborales, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Cen ro, Carrera 3 NO.35-95 Calle de la Factoría Tel.:6644060 -6642486 - 6642484 - 6601828 Ex\.: 124 Telfax:6600717 ~ ~~E-mail: colmayorbolivar.edu.co www.colmayorbolivar.edu.co Cartagena de Indias - Colombia \~

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EFECTIVO

Saldo correspondiente a 31 de Diciembre de 2010, en Bancos en cuentas de ahorro ycuenta corriente. Debidamente conciliados, Se discriminan así:

1110- BANCOS 2010Colmena Cta. N° 21500004097 4.658.521.23Banco Superior Cta. N° 704-143882-0 416.547.76Banca fe Gran Banco S.A. - TES 1.805.949.25TOTAL 6.881.018.24

1110- CUENTAS DE AHORRO 2010Colmena Cta. N° 24506791987 Pagad. 42.856.782.87TOTAL 42.856.782.87TOTAL 49.737.801.11

1-I

NOTA N 4:

INVERSIONES

La composición de las inversiones al 31 de Diciembre de 2010 es la siguiente

1201- INVERSIONES TES 2010Títulos de Tesorería TES 175.200.000.00TOTAL 175.200.000.00

1202- INVERSIONES 2010Sociedad de Economía Mixta 21.897.299.00TOTAL 21.897.299.00

La Inversión con FODESEP (Fondo de Desarrollo de la Educación Superior) correspondea 100 salarios mínimos mensuales vigentes, de los cuales se han cancelado en su totalidad

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COLEGIO MAYOR DE BOLÍVAR1121 -• DEUDORES

Corresponde los derechos que tiene la Institución por créditos educativos, convenios, IVApor cobrar otros deudores, discriminados así:

14- DEUDORES 20101407- Servicios educativos 67.848.745.001413- Transferencias por cobrar 46.935.937.40

1420- Avances y anticipas entregados 8.808.888.00

1422 - Anticipó. De Imptos -Sal a favor 11.871.305.00,

TOTAL 135.464.875.00

Los Saldos de impuestos a favor, corresponden a Devolución del Impuesto a las ventas alas Instituciones Estatales u Oficiales de Educación superior por parte de la Dirección deImpuestos Nacionales D.R. 2627/93, el saldo actual corresponde al IVA cancelado por laInstitución, del 5° y 6° Bimestre/2009. Pendiente por reclamar. Un 2% del giro de la Nacióny un anticipo entregado para prestación de servicio.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La integran los bienes tangibles adquiridos, constituidos propiedad de la entidad destinada,para la prestación de servicios. Se discriminan así:

16- PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2010Terrenos 953.229.749.89Edificios Casas 1.427.767.252.86Redes Lineas y Cables 26.231.787.00Maquinaria y Equipo 151.746.573.67Equipo Medico Científico 1.838.635.50Muebles y Enseres Y equipos de Ofic. 414.823.545.00Equipos de Comunico y Computac. 711.847.722.97Equipo de Transporte, Tracción 32.900.000.00Equipo de Comedor y Cocina 2.073.047.30SUBTOTAL 3.722.458.314.49Depreciación acumulada (1.165.324.994.27)TOTAL 2.557.133.320.22

• La depreciación del edificio se realiza en el trimestre con relación a la valorización que dacada año instrumentos públicos para el pago de impuestos motivo por el cual el programacontable SYNERSIS no lo hace, por el tiempo que tiene el edificio, que el haciende a 366

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SECCIÓN FINANCIERA

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años, y la norma estima solo 50 años, lo mismo pasa con el equipo medico y científico, a ladepreciación de equipo de comedor y cocina se le ajusto el valor que tiene en los auxiliaresy en lo que se debe reportar en los informes de la contaduría. En estos momentos se le estarevisando al programa la opción para que no lo siga depreciando, ya que esto genera unadiferencia entre la información del balance y la de los auxiliares que genera synersis(programa contable) por lo que hay que ajustar la diferencia a través de notas dondereflejamos dichos ajustes para lIevarlos a la realidad según la norma contable de línea recta.Dejando claridad de que ya se le informo a la ingeniera de Sistema Sandra Botero para surespectivo ajuste, sugerencia de ella que hay que hacer una reclasificación de los activospara poder precisarle el tiempo que falta por depreciar a cada artículo. Trabajo que estapendiente por hacer hasta tanto las directivas dispongas del personal para elaborar dichosajustes. .

INSTITUCIÓN TECI OLÓGICA

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NOTA N° 8

OTROS ACTIVOS:

•1960-1999 Bienes de Arte, Licencias Nalorizaciones 2010

Libros y Público de Investiga. 59.651.954.60Instrumentos Musicales 725.000.00Licencias 240.091.365.74Software 26.190.594.00Amortizac. Acumulada Intangibles (119.293.351.52)Valorizaciones 11.822.678.000.25TOTAL 12.030.043.563.07

Los cargos diferidos 1910 se incluyeron en la 1975 en un solo registroEl avalúo comercial del Inmueble para el año 2010, fue recibido INSTITUTO GUSTíNCODAZZI. Para dar cumplimiento a lo establecido en la circular externa no. 060 del 19 dediciembre /2005, y se registro en cuenta 1999 contra 3240 la nueva valorización aparece conél avaluó catastral de vigencias 2009. En la cuenta 3208 se trasladaron los saldos de la1965 según la carta circular 072 del 13 de diciembre de 2006. Y que cada año de acuerdo ala factura de pago se reajusta dicho valor.

CUENTAS POR PAGAR

• Corresponde a las obligaciones contraídas por la Entidad para adquisición de bienes,servicios, para uso de su actividad económica.

~/' Centro, Carrera 3 NO.35-95 Calle de la Factoría Tel.:6644060 -6642486 - 6642484 - 6601828 Ex!.: 124 Telfax:660071l

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SECCIÓN FINANCIERA

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2401-2425-2436-2440- Cuentas por pagar 2010Adquisición de Bienes y Servicios 77.739.399.04Acreedores 8.739.054.49Impuesto Contribuciones y tasas 1.544.424.00TOTAL 88.022.877.53

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OBLIGACIONES LABORALES

Las obligaciones laborales se consolidan al fin de cada ejercicio con base en lasdisposiciones vigente para el sector público.

•27- Pasivos Estimados 2010Provisión para litigios y demandas 1.800.872.002715- Provisión para prestacionesPrima de Vacación 27.791.784.00Bonificación 17.121.309.002910- Provisión para prestacionesVenta de Servicios Educativos (Fondo FEM) 41.491.356.00TOTAL Obligaciones 88.205.321.00TOTAL PASIVOS 176.228.198.53

NOTA N° 11

PATRIMONIO

El Colegio Mayor de Bolívar es una entidad Adscrita al Ministerio de Educación Nacional queno tiene autonomía presupuestal y sus recursos provienen de Transferencias de la Nación yRecursos propios.

El inmueble donde funciona la entidad es una donación del Ministerio de Educación Nacionalen cumplimiento del Decreto 758 de 1988 por el cual se organizan los Colegios Mayorescomo establecimientos públicos del orden nacional, en su Articulo 10 Decreta que la Nacióndentro del año siguiente a la vigencia del presente Decreto traspasara a cada uno de losColegios Mayores los bienes inrnuebles de su propiedad, que estos actualmente utilizan ensus actividades académicas.El Inmueble esta radicado con la Matricula Inmobiliaria No. 060-97611 Y su última anotacióncorresponden a la inscripción del Acta S/n del Ministerio de Educación Nacional.•

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SECCIÓN FINANCIERA

El Patrimonio se discrimina así:

1 STITUCIÓN TECNOLÓGICA

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32 PATRIMONIO 2010Capital fiscal 1.811.810.819.31Superávit por donación 1.401.659.360.00Superávit por Valorización 11.822.678.000.25Patrimonio Inst. Incorporado 389.482.017.48Provisión, Depreciación y amortización -689.263.786.33Utilidad del Ejercicio 54.882.249.56TOTAL Patrimonio 14.793.248.660.27TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 14.969.476.858.80

El valor registrado en La cuenta de Patrimonio- Ajuste por Inflación fue reclasificado a laCuenta Capital Fiscal para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 056 de laContaduría General de la Nación. Al igual que la 1665 provisión bienes de arte y cultura setrasladaron los saldos a capital fiscal según la carta circular 72 del 13 de Diciembre de 2006

NOTA N° 12:

INGRESOS:Están constituidos por Recursos provenientes de Transferencias de la Nación y porRecursos propios procedentes de emolumentos tales como Matriculas, Inscripciones,derechos de grado, certificados. Convenios, cursos etc.

4305-4395-4705-4705-INGRESOS 2.010OPERACIONALESServicios Educativos 1.389.665.738.00Dev. Reb. Y Dctos en Vta. Servicios (50.560.766.00)Aportes y Traspaso de Fondos 2.380.481.418.40TOTAL 3.719.586.390.40

4805-4810-INGRESOS NO 2.010OPERACIONALESFinancieros 8.947.692.67Ordinarios 1.870.000.00Extraordinarios 972.035.00TOTAL 11.789.727.67

Centro, Carrera 3 NO.35-95 Calle de la Factoría Tel.:6644060 -6642486 - 6642484 - 6601828 Ext.: 124 Telfax:6600717E-mail: colmayorbolivar.edu.co www.colmayorbolivar.edu.co Cartagena de Indias - Colombia '

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GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACiÓNSu saldo a 31 de Diciembre de 2010 se encontraba compuesto por los siguientes rubros:

51- Gastos de Administración 2.010

Sueldos y salarios 1.455.899.798.00Contribuciones Imputadas 3.800.371.00Contribuciones Efectivas 98.708.765.00Aportes sobre la Nomina 19.191.228.00Generales 403.854.585.77Impuesto contribuciones y tasas 6.396.701.80.. • ITOTAL Adrnlnistración 1.987.851.449.57

5805-5810 OTROS GASTOS FINANCIEROS 2010Comisiones y gastos bancarios 13.979.408.48Gravamen financiero 13.571.514.16Otras Comisiones 304.983.00Ajuste a Gastos de operación 1.770.00TOTAL 27.857.675.64

NOTA N° 14:

COSTOS DE PRODUCCION U OPERACiÓN SERVICIOS EDUCATIVOS

7207 -Costos de Personal y costos 2.010generalesGenerales 74.571.472.30Sueldos y prestaciones 1.154.868.470.00Contribuciones Efectivas 358.730.879.00Aportes sobre la nomina 72.613.922.00

TOTAL 1.660.784.743.00

•Centro, Carrera 3 NO.35-95 Calle de la Factoría Tel.:6644060 -6642486 - 6642484 - 6601828 ExL: 124 TelfaX:6600~717 .

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SANEAMIENTO CONTABLE

En cumplimiento de La ley 716 del 24 de diciembre de 2001, Decreto reglamentario 1282 dejunio de 2002, Circular Externa No. 050 de 2002 de la Contaduría general de la nación, lasentidades Publicas deben adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurarla información contable, de manera que en los Estados Financieros se revele en formafidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial, con base en lo anterior la entidadcreó el Comité Técnico de Saneamiento Contable, mediante Resolución No. 417 del 23 deDiciembre de 2002, el 2 de septiembre de 2003, mediante la Resolución No 383 se adopta elreglamento del Comité de Saneamiento Contable.

A) El comité realizó una reunión en las Cuales se reviso y se dio a conocer laterminación del proceso de saneamiento contable según acta 002 de 04 de julio de2006, donde se informa que de acuerdo al Boletín de prensa emitido por laContaduría General de la Nación fue declarado inexequible él articulo 79De la Ley 998 de 2005 con la cual se esperaba la prorroga de la ley 716De Saneamiento contable, en consecuencias nos informa que lasEntidades publicas deberán seguir depurando los saldos, pero losMovimientos que teníamos en las. cuentas de saneamiento deberán quedar con

saldo cero. Por lo cual se determinan las partidas objetos de depuración así:

B) El saldo de cuentas de provisión de difícil recaudo se trasladaron en la 1475 .• En el segundo trimestre se tomo la decisión de eliminar la cuenta de provisión de difícilrecaudo ya que estaba totalmente provisionado toda la deuda.

Nota 16:En cuentas de orden se registraron las demandas que tiene el Colegio Mayor de Bolívar,cursadas en contra, así: esta se hizo con base en unos valores de causación, esperando laorden del juzgado para poder hacer los respectivos ajustes. Es solo a manera de información

9120-9905 Cuentas de Orden 2010Lucila Hernández de González 1.483.040.00Piedad Eljach Guerra 1.483.040.00Amparo Tuiran 7.118.400.00Osear franco 3.930.555.40

TOTAL 14.015.035.40

Centro, Carrera 3 No.35-95 Calle de la Factoría Tel.:6644060 -6642486 - 6642484 - 6601828 Ext.: 124 Telfax:6600717 ~E-mail: colmayorbolivar.edu.co www.colmayorbolivar.edu.co Cartagena de Indias - Colombia ~