1. NORMA TCNICA COLOMBIANA 3394ELABORACION DE ACTASOBJETIVOEsta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboracin de actasadministrativas.DEFINICIONESPara efectos de esta norma se establecen las siguientes:Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunin.Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas, limitadas, encomandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones especficas de laentidad competente.Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunin.Denominacin del documento: nombre que identifica el acta.Desarrollo: descripcin de los asuntos tratados en la reunin.Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad de un documento.Espacio: distancia horizontal de escritura.Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunin.Incapaz: persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitudlegal para determinado acto jurdico o para contraer obligaciones por s misma.Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln.Naturaleza de la reunin: carcter de ordinaria o de extraordinaria.Nmero: identificacin consecutiva del documento.Orden del da: relacin de temas que se han de tratar en una reunin.Razn social: nombre que identifica una empresa.Rengln: serie de palabras o carcteres escritos en sentido horizontal.Ttulo: denominacin especfica del nombre de la reunin.CLASIFICACINLas actas se clasifican en: registradas y no registradas.REQUISITOS 2. REQUISITOS GENERALESMrgenesSuperior entre 3cm y 4cm.Inferior entre 2cm y 3cm.Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.Lateral derecho entre 2cm y 3cm.Encabezado en las pginas siguientes entre 2cm y 3cm.TtuloToda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune. Adems, se debe aclarar cuando elcarcter de la reunin sea extraordinario.NumeracinLas actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sininterrupcin. En las actas de comits internos, puede iniciarse numeracin cada ao.PresentacinLas actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto.Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso sedistingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeracin continua para cada uno.RedaccinSe redactan en tiempo pasado.Ningn prrafo del acta se inicia con gerundio.El acta no se debe redactar en lenguaje telegrfico; tampoco debe presentar errores tcnicos,ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.Pginas subsiguientesPara las pginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientesrequisitos:Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamao que el de la primera hoja y que no tengaimpresin alguna.El encabezado se sita entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y enmayscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunin y el nmerocorrespondiente separados por guin. En la misma lnea, contra el margen derecho se escribe elnmero de la pgina, sin precederlo del smbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Vese la figura 3) 3. EjemploMargn izquierdo Margen derechoReunin Comit Acadmico-Acta 002 2El primer rengln de texto se inica de dos a tres interlneas del encabezado cuando se elabora amquina.REQUISITOS ESPECFICOSPara la elaboracin del acta se recomienda la distribucin presentada en las figuras 1,2 y 3.Razn socialEn el margen superior de la primera pgina va la razn social, impresa o escrita.TtuloEl nombre de la reunin y su naturaleza, cuando as se requiera, se escriben centrados, enmayscula sostenida, a tres interlneas del logo smbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).EjemplosASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOSCOMT 000010 ELABORACIN Y DIVULGACIN DE DOCUMENTOSREUNIN DE JUNTA DIRECTIVADenominacin del documento y nmeroDespus del ttulo a tres interlneas se ubica la palabra ACTA, en mayscula sostenida, centraday acontinuacin el nmero consecutivo que le corresponda.EjemploACTA 001Nota: Se suprime el smbolo de nmero (#) o la abreviatura (No.)FechaContra el margn izquierdo, a tres interlneas de la denominacin del documento se escribe lapalabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (;). Al frente se anota laciudad donde se ha realizado la reunin y la fecha completa (da, mes, ao), separados porcoma (,).Ejemplos 4. FECHA: Bogot, 15 de mayo de 2008FECHA: Medelln, 02 de febrero de 2009Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican:el lugar, la fecha y la hora de la reunin, adems de la forma de antelacin de la convocatoria(vese el Artculo 431 del Cdigo de Comercio).HoraContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlneas de la fecha se digita la palabra HORA, enmayscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inico y definalizacin de la reunin. Ejemplos:HORA: De las 09:15 a las 10:25 horasHORA: De 14:20 a 16:00 horasLugarContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlneas de la hora se anota las palabra LUGAR, enmayscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunin.Ejemplos:LUGAR: ICONTEC, sala 202LUGAR: Hotel El Barn, Saln DiamanteAsistentesContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES,en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relacin de nombrescon mayscula inicia, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reuninse separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerrquico establecido para lareunin. En caso de igual jerarqua, en orden alfabtico por apellidos.Ejemplo en orden jerrquico:ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, PresidenteArquitecta Teresa Pea B., VicepresidentaNota: El tratamiento es opcional; su uso u omisin se aplica a todos.Ejemplo de igual jerarqua:ASISTENTES: Miembros del Consejo EstudiantilPedro Muoz H., PresidenteSofa Camargo, SecretariaRosario Daz PinznEn reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentesempresas, se seguir un orden alfabtico por entidades. Ejemplo:ASISTENTES: Representantes de EmpresasOscar Javier Solano, ANDES LTDA 5. Jess Alberto Alcazr J., Internacional S.A.Roco Betancur R., Mundial de Vestidos S.A.En comits internos, en los que el cargo en la entidad cuenta pra la reunin, el orden alfabticose aplica por dependencia. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan enorden jerrquico. Ejemplo:ASISTENTES: Jefes de DivisinCarlos Amaya G., AdministrativaMara Campos R., FinancieraNota: En caso de igual jerarqua, se sigue orden alfabtico por apellidos.Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la reunin, sepodrn enunciar con un subttulo comn, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabraASISTENTES, con mayscula inicial y seguido de dos puntos (:).EjemploASISTENTES: Consejeros PrincipalesErnesto Alzate GarcaMartha Bermdez MartnezOscar Cardona VegaRepresentaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva larepresentacin de otra:a) En caso de reuniones de sociedades, que registran sus actas en la entidad competente, seindica el nmero de derechos propios o representados y tratandose de sociedades por acciones,el nmero de acciones, el nmero de acciones suscritas, para efectos de verificacin de qurumlegal o estatutario.b) En reuniones o comits empresariales internos, se aclara cuando una persona asiste porderecho propio y que adems lleva de representacin de otra. Dicha persona se anota dosveces: como asistente y como representante.c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurrena travs de apoderado, debe expresarse el nombre de ste, y si el socio o accionista es unapersona jurdica o un incapaz, se indica en qu calidad acta su representante (vese la circularD-001/91 Supersociedades).Ejemplo:ASISTENTES: Mario Restrepo,SecretarioMario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez, VocalCuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primeranexo en el acta y se especifica as: 6. ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)InvitadosA continuacio de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlneas del ltimo nombre se anota lapalabra INVITADOS, si los hay en mayscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra elmargen izquierdo. Los nombres se escriben con mayscula inicial, a interlineacin sencilla.AusentesContra el margen izquierdo en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota lapalabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlneas del ltimo nombre. Es conveniente indicarsi la ausencia es justificada o no.Ejemplo:AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificacin)Javier Surez Q., Delegado (sin justificacin)Nota: Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabraASISTENTES.Orden del daContra el margen izquierdo, a tres interlneas del ultimo nombre y con mayscula sostenida seescribe la palabra ORDEN DEL DA, seguida de dos puntos (:). de 1,5 a dos interlineas y contrael margen izquierdo, se enumera los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial,identificndo los con nmeros rabigos.Si el tema requiere de dos o ms reglones, el segundo y el subsiguientes se escriben contra elmargen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan 1, 5 a 2 interlneas.DesarrolloContra el margen izquierdo, a 3 interlneas del ltimo tema y con masyscula sostenida seescribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos ( : ). a dos interlneas de esteenunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificndolo con mmerorabigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.A dos interlneas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito ainterliniacin sencilla entre reglones y doble entre prrafosEl primer tema puede ser verificacin del qurum o lectura, discusin y aprobacin del actaanterior. 7. En el tema "lectura, discusin y aprobacin del acta anterior" se indica si fue aprobada, o seanotan las modificaciones que se presenten.ConvocatoriaSi se programa una reunin, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdoy con mayuscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlneas del ultimo rengln del texto. Acontinuacin se anotan la fecha y hora de la proxima reunin .En caso de cambio de sede seindica el lugar.Ejemplo:CONVOCATORIA.La prxima reunin se realizar en la oficina de la sucursal de barraanquilla el17 de abril de 1996, a partir de las 09:00 horas.Firma, Nombre y CargoEl nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o conmayscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la ltima linea del acta. El cargo se anotaa interllineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayorjerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo rengln hacia laderecha. Ejemplo:MANUEL CHACN CORREA JUAN CAMILO VLEZ CANO Presidente SecretarioEn caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlneas uno del otro ,dietibuidos por pares. Si el numero de firmas es impar, la ultima se centra.Fimas responsablesToda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mnimo dos aparecen en la paginadonde finaliza el texto .En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin "Pasanfirmas", seguida de dos puntos (:) sobre el margen inferior y contra el margen derecho.Aspectos GeneralesToda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles intracendentes, Los prrafosdeben ser concisos, claros y que hagan enfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo,por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. 8. Se indica el nombre de la persona que presente una mocin, pero no es necesario anotar elnombre de quienes se adhieren a ella.Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes, se hace con sunombre completo.Cuando haya lugar a votaciones, se indica el numero de votos emitidos a favor, en contra y enblanco. En caso de nombramientos , se registran los resultados y los nombres completos.En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutosdebe presidir la reunin, as como la persona que acta como secretario de la misma.En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside lasesin y de quien acta como secretario.en actas registradas y en las que por seguridad se concider conveniente, el presidente coloca surbrica en la parte inferior izquierd de cada hoja.En actas registradas firman el presidente y el secretario o, en su defecto el revisor fiscal.En actas registradas, despus de las firmas correspondientes, el secretario o en su defecto,representante legal de la compaa, ratifica la constancia de validez del acta as:"La anterio acta es fiel copia tomada de su original, la cul se halla asentada en el libro de actasde la sociedad, debidamente registrado en ..............., el .............., de............., de 19.........., bajoel nmero........ de los folios............"En actas registradas es necesario acreditar ante la entidad competente, por escrito y con lasfirmas respectivas, la aceptacin del nombramiento de los representantes legales, mienbros dejuntas directivas o revisores fiscales.A un rengln del cargo del firmante se anota el nmero del documento de identificacin, en lasactas que as lo requieran.Resumen de compromisos. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen decompromisos, en el cul se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas lmites decumplimiento.Anexo. Cuando en la reunin se presentan documentos que sustentan una infomacin, estos sedetallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlneas de los firmantes, contra elmargen izquierdo se escribe la palabra anexo o anexos seguida de dos puntos, y con maysculainicial a dos espacios la camtidad; de preferencia clarificar el nmero de hojas.Anexos: 5 (veinti cinco hojas)Trascriptor. Si se desea establecer la responsabilidad del trascripor su identificacin se escribecontra margen izquierdo, a dos interlneas de las firmas o del enunciado de anexos si lo hay, seanota el nombre con mayscula inicial.