norma técnica de gestión documental en el departamento
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Norma técnica de gestión documental en el departamento contable del Cuerpo de Bomberos
de Machala.
Autoras: Daniela Solange Fernández Gómez, Génesis Graciela Rodríguez Cuero.
Egresadas de la carrera de Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo del Instituto Superior
Tecnológico “Ismael Pérez Pazmiño”.
RESUMEN
El presente artículo científico, permitió comprobar y resolver el problema evidenciado dentro de
las instalaciones del cuerpo de bomberos del GAD Municipal de Machala, basado en la incorrecta
organización de documentos físicos, así mismo como la informalidad de las técnicas de gestión
documental, generando a su vez como consecuencia un orden no fijo en archivos. Los documentos
que genera el personal que labora en el departamento financiero, son relevantes para la mayor parte
de trámites, por este motivo es importante y recomendable que se mantengan en correcta
organización, con la finalidad de que puedan proporcionar al personal que labora en la misma
entidad como a particulares que requieran de información, la fácil utilización y ahorro de tiempo
al momento de solicitar un documento o archivo. Los instrumentos aplicados para la determinación
del problema fueron la guía de observación que visualiza la organización documental que se
desarrolla, entrevistas realizadas a los respectivos encargados, encuesta a usuarios, y datos
estadísticos que determinan los resultados exactos en relación a la investigación establecida.
Finalmente, las acciones que se realizaron dieron a conocer que se necesita un instrumento que
sirva como herramienta para una correcta organización, clasificación y conservación de
documentos físicos y archivos
PALABRAS CLAVES
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Clasificación, Conservación, Gestión documental, Guía de observación, Organización.
SUMMARY
This scientific article allowed to verify and solve the problem evidenced within the facilities of the
fire department of the Municipal GAD of Machala, based on the incorrect organization of physical
documents, as well as the informality of document management techniques, generating time as a
consequence a non-fixed order in files. The documents generated by the personnel working in the
financial department are relevant for most of the procedures, for this reason it is important and
recommended that they be kept in the correct organization, in order that they can provide the
personnel who work in the same entity as well as individuals who require information, ease of use
and time saving when requesting a document or file. The instruments applied to determine the
problem were the observation guide displayed by the documentary organization that is being
developed, interviews with the respective managers, a user survey, and statistical data that
determine the exact results in relation to the established research. Finally, the actions that were
carried out revealed that an instrument is needed to serve as a tool for the correct organization,
classification and conservation of physical documents and digital files.
KEYWORDS
Classification, Conservation, Document management, Observation guide, Organization.
INTRODUCIÓN
En la provincia de El Oro, cantón Machala, se encuentra ubicada la Estación del Cuerpo de
Bomberos del GAD Municipal de Machala, localizado en las calles, Carrera 6ta Oeste entre Kleber
Franco y Marcel Laniado, cuenta con varios departamentos productores de servicios los cuales
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están designados a atender emergencias causadas por la naturaleza o por el hombre, como también
brindar permisos de funcionamiento.
En el interior de la entidad institucional se logra observar la ausencia de las normas técnicas de
gestión documental y archivo, por lo cual arroja la interrogante de ¿Cómo aplicar la normativa
vigente en la organización de archivo de documentos contables para que contribuya a la eficacia
aplicando ética, profesionalidad y responsabilidad en las labores que se desempeñan en el Cuerpo
de Bomberos del GAD Municipal de la ciudad de Machala 2018? Las situaciones que se pudieron
observar en el transcurso del tiempo traen como consecuencia que el personal que labora no
organice de manera adecuada la documentación existente.
La gestión documental engloba a aquellos conjuntos de normas y técnicas sistemáticas que
permiten mantener el control de los documentos físicos y virtuales que por ende son administrados
por los departamentos de las empresas. Al organizar los documentos en base a la Norma Técnica
de Gestión Documental, servirá para mejorar la conservación de los escritos del departamento
contable, por tal motivo, se establecerán procedimientos para aplicarlos en las diferentes
categorías de investigación científica mediante la ejecución de las actividades.
Al determinar los sistemas de archivos se podrá implementar una correcta organización del fondo
documental y de esta manera llevar el control de cada tipo de documento que elabore el
departamento. Al hacer referencia a la gestión documental se establece como dependencia las
técnicas de archivo ya que estas ayudan a tener una mejor organización y conservación en los
escritos, obteniendo así como resultado un instrumento basado en técnicas de gestión documental
y archivo el cual servirá como soporte de guía al personal que maneja la documentación; además
de que ofrece varios puntos al aplicar para una buena organización de documentos, da a conocer;
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los resultados positivos que se obtienen al aplicar correctamente la gestión documental tanto física
como digital para brindar un buen trato a los escritos cedidos o elaborados del departamento
contable.
Otro factor eludible es la clasificación documental, detallada en la metodología de Norma Técnica
para la gestión documental y archivo, con la finalidad de que al momento de realizar estos procesos
se garantice que los documentos producidos o recibidos sean confiables y accesibles de tal forma
que puedan conservarse durante el ciclo de vida que sea conveniente.
Al analizar la situación del departamento, se puede llegar a la conclusión de que, si se aplica la
Norma Técnica de Gestión documental, se facilitará la utilización y conservación de los
documentos que administra la parte contable del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de
Machala. Así mismo, durante el proceso investigativo se establece que la Norma Técnica de
Gestión Documental y Procesos Archivísticos ayudaran a mejorar la administración de cada uno
de los documentos.
Actualmente, casi todas las empresas tanto públicas como privadas tienen que trabajar con una
gran cantidad de documentación, por esta razón, se les otorga un manual de técnicas de gestión
documental y archivo, que servirá como soporte de guía al personal que maneja la documentación
en el departamento contable.
La caracterización del problema se logró identificarlo mediante la metodología de estudio como
precisión, observación, investigación, y de este modo se estableció un procedimiento estadístico
que nos permitió aludir al ámbito cualitativo y cuantitativo, los cuales son elementos
fundamentales en el proceso para alcanzar resultados específicos en la demostración de un índice
de realidad en el departamento contable. (BARCIA, 2018, p. 1).
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Seleccionar, elaborar y aplicar los métodos e interpretación de resultados en la aplicación de la
normativa vigente en la organización de archivo de documentos contables, permitieron valorar la
situación actual en la aplicación de la gestión documental, basándose en fundamentos teóricos
dentro de la elaboración del manual de técnicas de la gestión documental. A través de estos puntos
expuestos se pudieron determinar la evolución que ha tenido dentro del ámbito laboral.
(Gambitguille, 2014, p. 1).
Todas las organizaciones del país son diferentes; ya sea por lo que producen o emiten, y es por eso
que un sistema de Gestión Documental nunca servirá para un mismo tipo de organización. La
necesidad de este sistema en las empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el
almacenamiento y producción de dichos escritos, esta información necesita implementarla en su
organización para asegurar su conservación.
En la actualidad, existen numerosos y diversos sistemas de gestión documental: desde el registro
simple de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que
manejan la documentación administrativa; además, controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes, captura los documentos desde la base de datos de producción de
contabilidad hasta enlazar el contenido permitiendo realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar.
Con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales se han observado
mejoras en la conservación de los escritos en todas las organizaciones, por medio de este pueden
visualizarse de manera eficaz, al mismo tiempo que permiten optimar la localización y
recuperación de los mismos. El proceso administrativo del departamento se maneja bajo el flujo
continuo y conectado de aquellas actividades que direccionan y controlan los escritos mediante las
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planeaciones establecidas para lograr el aprovechamiento de los recursos técnicos y materiales que
mejoran el desempeño eficaz.
Desde la creación, hasta la destrucción de un documento, este tiene que pasar por varias fases. El
proceso de gestión documental demuestra la ventaja e importancia de la información que contiene
dicho documento, ya sea para la institución o la persona que lo genere. Estos son reunidos por
aquellas personas jurídicas, ya sea que laboren en organizaciones públicas o privadas, donde
reflejan sus actividades o servicio.
Una vez que las ventajas de la gestión documental son reconocidas por quien este ejecutando deben
seguir las normativas de este sistema, la norma técnica pertenece a los conjuntos de técnicas
aprobados por un organismo reconocido, en las cuales se establecen especificaciones de aquellas
técnicas basadas en los resultados con las experiencias en el desarrollo del departamento. Por lo
general, las normas resultan fundamentales para lograr programar los documentos de producción.
La conservación de los documentos por medio de las estrategias y técnicas específicas son relativas
para la protección de todos los materiales tanto impresos como digitales que permanecen
custodiados en los archivos. Tanto estos procedimientos como sus métodos y estructura,
conservan datos en un sistema operativo utilizados para seguir la pista de los archivos en los
almacenamientos utilizados. Estos sistemas informáticos se basan en las partes fundamentales del
procesamiento en el empleo de una buena digitalización que aprovechan y usan dispositivos para
programar y almacenar los datos. Considerando que los archivos y la documentación que encierran
las instituciones son patrimonios del estado, es obligación de cada entidad velar por su
conservación desde su fase activa hasta estar completamente inactiva; así como modernizar y
tecnificar la organización en la administración de los archivos.
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Por medio del ART.1. de la norma técnica de gestión documental- se puede entender que se
constituye “Patrimonio del Estado”, toda documentación básica que actualmente existe o que en
adelante se origine en los archivos de las instituciones de los sectores públicos y privado del país,
así como la de personas particulares (naturales-comerciantes) que sean calificadas como tal
patrimonio, por el comité ejecutivo previsto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para
estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole.
Dicha documentación estará constituida por: escritos, manuscritos, dactilográficos o impresos, ya
sean originales o copias; mapas, planos, croquis y dibujos; reproducciones fotográficas y
cinematográficas, sean negativos, placas, películas y clisés; material sonoro, contenido en
cualquier forma; material cibernético; y, otros materiales no especificados.
Cabe resaltar que el material del “Patrimonio Documental” que sea de propiedad del Estado es
inalienable. Sin embargo, si perteneciera a persona particular o jurídica del sector privado,
tal material podrá enajenarse, y su previa autorización tendrá que ser por medio de la
Inspectoría General de Archivos. Este material del Estado no podrá salir del país sino en forma
temporal, y con la autorización previa del “Comité Ejecutivo de Archivos”.
Para su conservación, organización, protección, y administración del patrimonio documental se
establece que el Sistema Nacional de Archivo que comprende el ámbito nacional del sector público
debe de tener personería jurídica y autonomía jurídica administrativa. Cuidar de la buena
conservación, recuperar o reivindicar el material documental producido y recibido por
instituciones del sector público, que estuviere en poder de entidades privadas o de personas
particulares. Atender las consultas que se hagan sobre los fondos documentales que posee, y
conferir copias de los mismos, de acuerdo con el reglamento de la empresta.
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Por medio del Art. 17. Se puede identificar que los archivos permanentes son aquellos cuya
documentación, por sus características específicas e importancia constituye fuente de estudio e
investigación en cualquier rama, y por tal motivo deberá mantenerse en sus dependencias de origen
o pasar al 2Archivo Nacional” cuando se trate de documentos pertenecientes a instituciones o
dependencias del sector público, salvo las excepciones que son señaladas en la Ley. |Cuando se
habla de las leyes que amparan el resguardo de los documentos también se habla de mantener la
gestión documental para aplicarlos por medio de la tecnología permitirá el procedimiento
adecuado para gestionarlos en su organización.
Después de hacer un estudio en profundidad de los problemas y puntos críticos que restan eficacia
a la organización, se pone en marcha un proyecto en el que se definen estrategias globales para la
gestión de la documentación, y que incluía a las divisiones y el departamento de la empresa, los
documentos en formato papel y electrónico, el más habitual, bases de datos y a cualquier persona
con responsabilidad de crear y mantener documentos. (Amérigo Flores, 2018, p. 67).
La finalidad del proyecto ha sido mejorar el rendimiento de la gestión documental, incrementando
la seguridad de la documentación, por medio del punto fundamental en el departamento contable,
conservando y potenciando por otra parte el desarrollo del capital intelectual de la empresa.
(Amérigo Flores, 2018, p. 68).
El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en
una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es
así como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para la gestión
institucional. (CASTILLO, 2018, p. 4).
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Sin embargo, el manejo documental ha presentado una problemática histórica de planeamiento
conceptual y metodológico desde sus inicios, lo cual ha desencadenado graves consecuencias al
momento de recuperar la información. “El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema:
la identificación, valoración y selección de imponentes masas documentales”, lo anterior dio paso
al nacimiento de la Gestión Documental comenzando con el reconocimiento de la archivística
como una técnica, desde entonces diferentes propuestas y modelos internacionales como el
norteamericano conllevaron a desarrollar estándares y políticas con miras a normalizar el concepto
archivístico. (CASTILLO, 2018, p. 4).
Teniendo en cuenta que en el ámbito profesional y como gestores de la información, el manejo
documental es parte fundamental del trabajo; basándose en esto se realizó un proceso de
investigación en la empresa del sector público Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de
Machala para identificar aquellas necesidades específicas respecto a la gestión de sus documentos
y una vez hecha esta investigación se encontró que es una entidad que requiere adoptar un sistema
de gestión documental para poder gestionar su documentación de acuerdo con la reglamentación
y normatividad que estipula el Sistema Nacional de Archivo (SNA), para este tipo de instituciones.
(CASTILLO, 2018, p. 4).
La Gestión Documental en la optimización de recursos.
La gestión documental cuenta con dos partes fundamentales, física y digital. La parte física que no
solamente se basa en la organización jerárquica de los escritos como fondo, subfondo, sección,
serie o unidad documental, sino que también permite el manejo correcto de documentos, aplicando
las normas, técnicas o sistemas informativos creados para almacenar, administrar y controlar el
flujo de los documentos de la empresa. Gestión documental permite llevar el correcto orden de
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cada uno de los documentos, evitando el daño, deterioro o pérdida de los mismos. (Gámez, 2017,
p. 1).
En cambio, la parte digital hace referencia a un proceso mediante el cual, algo real (físico o
tangible), es pasado a datos digitales para que este pueda ser manejado de manera virtual,
modificándolo y aprovechándolo para distintos propósitos o funciones. Además de que esto nos
ayudará a tener una mejor organización en nuestros documentos. (González, 2017, p. 1).
Cada persona que ejerce sus labores en el departamento de contabilidad, debe tener en cuenta
siempre la gestión documental, a través de la aplicación de técnicas se puede identificar los
documentos, determinar el valor que posee cada uno, su serie, origen y valor histórico. Para que
los documentos no se deterioren o extravíen es bueno optar por utilizar un sistema de digitalización
de documentos, así se podrá resguardar la información de manera segura. (Quiroga, 2016, p. 1).
La gestión documental tanto física como digital, es responsable de un control eficaz y sistemático
de la creación, la recepción en mantenimiento el uso y la disposición de documentos de archivo
este procedimiento y operación técnica se refiere a la producción, digitalización, tramitación, uso,
evaluación y archivo de cada uno de los documentos producidos y recibidos por la institución.
(Neodoc, 2017, p, 1).
Al aplicar la gestión documental se contribuirá al proceso de reducción de papel, optimización de
tiempo en el flujo documental, almacenamiento de búsqueda, recuperación, organización
cronológica, numérica, alfabética y alfanumérica y distribución de documentos físicos y digitales.
(Gómez, 2018, p. 1).
En cambio, la digitalización cuenta con fases que ayudaran a que el proceso sea más rápido,
sencillo y conciso, estas fases son: identificación de la documentación a digitalizar, la clasificación
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de documentos, recogida, transporte y recepción, preparación, digitalización, reconocimiento de
datos, indexación, control de calidad, firma, carga de archivo digital, devolución, archivo o
expurgo. (Gasteiz, 2014, p. 15).
La gestión documental es una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar,
etiquetar y aprobar tareas de manera digital, además de que ayuda a almacenar de forma rápida y
eficiente los documentos, esto podría ser una ventaja para la empresa ya que, es un verdadero
ahorro de tiempo y recursos. (ICA2, 2015, p. 1)
Mientras que la digitalización nos brinda parámetros que se los debe tomar en cuenta a la hora de
digitalizar los documentos, tales como: Identificar la documentación, clasificar la documentación
por un orden numérico, alfabético, cronológico, por fecha o asunto, preparar la documentación
antes de digitalizarla, revisar los documentos no estándar para finalmente proceder a la debida
digitalización.
La gestión según Baratz 2015 afirma que “se entiende por gestión a la acción de realizar de forma
manual o automática la creación distribución y almacenamiento consulta de documentos ya sean
físicos o digitales que ingresan y salen de la empresa” (p 1). Por este motivo mantener una gestión
activa dentro de la entidad permitirá mantener el control de los acervos documentales.
Por esta razón Saroya 2015 afirma que “se debe tener en cuenta el mantenimiento que se le debe
dar a la documentación porque es una medida de seguridad para los mismos” (p1). Y de esta forma
contribuir con el bienestar de la entidad que emite documentación diariamente. En una empresa es
importante aplicar la técnica de gestión documental y la digitalización ya que ayuda a llevar el
correcto control de cada uno de los documentos que ingresan y salen de la institución mejorando
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así el espacio de lugar donde se encuentra la información física y brindar el debido resguardo de
la información de manera digital. (Celis, 2016, p. 1)
Para poner en práctica los conocimientos, se ha elaborado un manual de normas técnicas de gestión
documental para mejorar el trámite que deben llevar los documentos dentro de la institución, por
lo tanto, servirá de mucha ayuda al departamento contable, así se llevara un correcto orden en la
documentación y sobre todo mantendrá su conservación. (Smarterworkspaces, 2017, p. 1)
En el mundo competitivo en el que vivimos, las organizaciones están en la búsqueda de personal
capaz de registrar, almacenar y enviar documentación que transita en la institución. Es por esto
que el personal que labora dentro del departamento contable debe poseer una gestión de
documentos meticulosa, clara y puntual, lo que permitirá a la empresa brindar una comunicación
eficaz y veraz tanto al usuario interno y externo.
La conservación documental es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la
integridad física del soporte y del texto de los documentos a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración, además de ser una estrategia que permite garantizar el
mantenimiento de los escritos. (EcuaRed, 2012, p. 1)
Las pautas establecidas para la debida conservación y preservación de los documentos son las
acciones que están orientadas a evitar que los documentos sufran daños o perdida de información
debido a los factores externos como las plagas, humedad, acidez o limosidad. (Isotools, 2017, p.
1)
Si se aplica y se pone en práctica la técnica de gestión documental está ayudará a eliminar los
archivos que ya no son vigentes y además ayudara a asegurar la conservación de cada uno de los
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documentos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y sobre todo recuperar la
información. (Renuevo, 2016, p. 1)
MATERIALES Y MÉTODOS
Los diferentes métodos y materiales que son utilizados en el transcurso de la investigación,
permiten comprobar los datos que se recogen en la búsqueda de información, conforme a las
necesidades que se encuentran en la indagación realizada a través del tiempo. (eumet.net, 2015, p.
1)
Y por ende, realizar esta investigación en conjunto con estas metodología permitirá que el papel
que desempeña el patrimonio documental de la entidad y los archivos, generen una creciente
demanda de información, pues la función principal de las fuentes documentales es servir como
testigo de las acciones y acontecimientos del presente y del pasado. Los documentos constituyen
el referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales de la racionalidad de
la administración pública. (ARCHIVOS, 2016, p. 2)
Por esta razón, los métodos utilizados en esta indagación fue la investigación cuantitativa para
comparar datos con orientación numérica. Y su rigor científico se fundamentó en la fiabilidad y la
validez de los datos; comprendiendo de esta forma la estadística descriptiva básica y la estadística
multi-variada que beneficiaron en la comprensión de dichos datos. (Zita, 2018, p. 1)
Por ello las encuestas de investigación proporcionaron la descripción cuantitativa de tendencias,
actitudes y opiniones de los servidores públicos. Y es por esta razón que se plantearon preguntas
descriptivas para lograr identificar qué porcentaje de profesionales consigue manejar
correctamente la Gestión Documental dentro de su área de trabajo. (Zita, 2018, p. 1)
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Así mismo, los métodos de investigación cualitativos nos permitieron entender el significado del
fenómeno que involucra la Gestión Documental dentro del Cuerpo de Bomberos del GAD
Municipal de Machala, donde las palabras fueron el dato de interés; y el rigor científico en este
método se basó en la credibilidad, la confiabilidad, la transferibilidad y la consistencia general. Ya
que se recolecto datos en el sitio donde los colaboradores experimentan el problema o la situación
bajo estudio. (Zita, 2018, p. 1)
Se tomaron en cuanta varios procedimientos; primero se realizó una observación cualitativa, es
decir, se tomaron notas de campo sobre el comportamiento y actividades de los colaboradores y
en qué forma utilizan la Gestión Documental en el sitio de investigación. (Zita, 2018, p. 1)
Desde el punto de vista de las metodologías de investigación general, donde interviene la
observación, para la recolección de datos e información, está basado en utilizar los sentidos para
visualizar los hechos y realidades administrativas presentes en la institución y en el personal donde
desarrollan normalmente sus actividades documentales. (Fabbri, 2018, p. 1)
El objetivo de efectuar una observación en el campo donde se ejecuta la investigación realizada
para obtener información sobre un tema-contexto, es para analizar directamente sobre el terreno.
Ya que su uso es especialmente necesario en los estudios de enfoque interaccionista. (Índex, 2016,
p. 128)
En la investigación realizada se utilizaron las técnicas de guía de observación y observación
directa, las cuales permitieron la recolección de los datos del estudio dentro de la situación
particular sin alterar el ambiente en el que se desenvuelven normalmente. (Sarabia, 2016, p. 1)
Cada uno de estos métodos y materiales permite que la gestión de búsqueda de información aporte
calidad a los datos obtenidos, a través de organizarlos, evaluarlos, filtrarlos, interpretarlos,
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resumirlos, sintetizarlos, compararlos, etc., de forma que se conviertan en información de calidad,
veraz, significativa, oportuna y útil, siendo accesible y localizable en el momento pertinente y por
las personas adecuadas. (Cruz, 2017, p. 1)
Garantizar la calidad de conservación del fondo documental, es el principal objetivo de la norma
técnica; ya que, los distintos procesos que atraviesan estos escritos proporcionan la optimización
de los recursos. Teniendo como primera instancia la planeación, que consiste en coordinar los
procesos sistemáticos en el desarrollo e implementación para alcanzar el propósito u objetivos que
se apliquen en los asuntos del departamento contable.
Las técnicas de archivo a aplicar para la correcta conservación y tratamiento de los mismos se las
pueden clasificar según su importancia, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías
que permitan alcanzar niveles más altos de rendimiento de funcionalidad y eficiencia.
Se llevaron a cabo cinco entrevistas realizadas al personal del departamento de contabilidad, con
el fin de facilitar el conocimiento de los procesos referentes a la documentación que utilizan,
igualmente, saber si la persona encargada maneja una correcta gestión documental o posee
habilidades al utilizar los métodos adecuados para salvaguardar los acervos documentales; por lo
tanto, estas entrevistas aplicadas se realizaron con el objetivo de verificar la falta de conocimiento
que poseen en la aplicación de técnicas documentales.
Los materiales de investigación aplicados como modalidades de exploración, por medio de las
encuestas, consagradas en el campo de la investigación, destacan que algunos usuarios desconocen
los beneficios que brindan una correcta gestión documental en la búsqueda de información al
instante de requerirla. Sin embargo, las entrevistas al departamento de contabilidad sirvieron como
base esencial para la elaboración del manual, por ello, las respuestas derivadas fueron negativas,
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debido a que este manual fue guía instructiva para la orientación a los pasos a seguir para el
beneficio del personal. (MACHN, 2011, p. 1)
DISCUSIÓN
La entrevista fue uno de los instrumentos utilizados en la investigación para encontrar el problema
dentro del departamento de contabilidad del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de Machala,
el mismo que por medio de sus preguntas lograron evidenciar las dificultades de no tener un
sistema de gestión documental para la organización de sus documentos.
Al aplicar los métodos estadísticos se calcularon detalladamente las acciones que toma el personal
administrativo dentro de la institución, por ello, al elaborar los cuadros estadísticos con sus
respectivos cuadros interpretativos se evidencio que en la empresa existen factores que alteran la
veracidad de los acervos documentales, y por ende se les dificulta encontrar la información de
forma detalla y en un tiempo preciso.
Al poner en marcha la metodología de observación directa dentro del departamento contable de la
Estación del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de Machala, se obtuvo una recolección de
datos que permitió emplear un sistema eficiente para conocer los acontecimientos ocurridos.
Es por ello que al ir aplicando los métodos investigativos en la caracterización e interpretación de
cada uno de estos datos obtenidos y al darles a conocer los beneficios de utilizar la gestión
documental, permitió demostrarles de forma más práctica que al no usar esta técnica dentro de su
departamento atrasara su nivel de trabajo en la búsqueda de información requerida por los altos
mando de la entidad, o de los usuarios que van continuamente a la empresa.
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Al haber realizado una investigación con ayuda de los materiales y métodos por medio de
encuestas a los usuarios nos percatamos que el 63% de los usuarios dieron a conocer que al visitar
las instalaciones del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de Machala observaron que los
documentos no poseen el orden adecuado que deberían tener; mientras que el 37% de ellos
manifestaron que cada uno de los documentos de la empresa si poseen un correcto orden a su
parecer. Por ello se observó claramente que la mayor parte de clientes encuestados visualizan el
desorden de dichos archivos importantes para la entidad, por esta razón, se sugiere utilizar las
técnicas de gestión documental para una correcta aplicación de norma técnica en el departamento.
En consecuencia de este fenómeno y de acuerdo con la investigación realizada se observa que el
73% de los clientes tiene problemas al instante de acercarse a solicitar permisos de funcionamiento,
es decir la documentación que necesitan para sus negocios. Sin embargo, el 27% de ellos declara
que no tiene problemas ya que afirman que esta documentación si son entregados a tiempo por
parte del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de Machala. A pesar de esto, se evidencia que
la mayor parte de los usuarios tienen problemas al momento de solicitar estos documentos o
permisos de funcionamiento ya que estos archivos no son entregados con el tiempo requeridos por
ellos. Por esta razón se recomienda al personal obtener un sistema de gestión documental para
lograr que la entrega de estos pueda llegar a tiempo, y así evitar problemas o llamados de atención.
CONCLUSIONES
Al mantener la conservación de los documentos ayudaremos a almacenar la vida de cada escrito,
los cuales pueden ser documentos físicos o digitalizados, por tal motivo este instrumento basado
en la norma técnica de gestión documental, evitará futuro inconvenientes en los acervos
documentales del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de Machala 2018.
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Mediante la aplicación de la norma técnica de gestión documental se logró resultados positivos en
la organización de los archivos dentro del Cuerpo de Bomberos del GAD Municipal de Machala,
ya que al ser uso del proceso de digitalización, se pudo resguardar la información de los
documentos físicos sin que esta se dañe, deteriore, extravíe o se traspapele.
Además, al implementar el sistema de archivo digital denominado “Google Drive”, se pudo llegar
a obtener resultados satisfactorios al momento de respaldar la información física a archivos
virtuales, los cuales fueron directamente a la denominada “nube” y pasaron hacer documentos
resguardados electrónicamente.
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