INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO – IUTEPAL”

APLICACIÓN DE CONTEO CÍCLICO

TRABAJO DE COMPLEMENTO DE ÍNDICE ACADÉMICO

Realizado Por:Héctor Alvarado

Cédula: 22.556.155

Valencia, Julio 2012

ÍNDICE

Introducción…………………………………………………………………….. 2

Aplicación de Inventario Cíclicos………………………………………………. 3

Que son los inventarios………………………………………………………….. 3

Administración de inventarios…………………………………………………… 3

Los Conteos Cíclicos…………………………………………………………… 4

Método de Inventario Cíclico………………………………………………….. 5

Procedimiento General………………………………………………………….. 5

Etapas Generales del Inventario Cíclico………………………………………… 6

Ventajas del Inventario Cíclico………………………………………………….. 7

Técnicas………………………………………………………………………….. 7

Conclusión………………………………………………………………………. 11

Referencias……………………………………………………………………… 12

INTRODUCCIÓN

El manejo de inventarios es uno de los temas más recurrentes en las reuniones de

producción y manufactura por la alta importancia que representa el tener los

inventarios lo más exacto posible para poder contar con su disponibilidad al momento

de planear o planificar las estrategias de producción. Por ello se invierte tanto en

tecnología como en recurso humano para poder mantener la exactitud de inventario

en los niveles de clase mundial que no es otro que el 98%+ de exactitud.

Una de las grandes herramientas o técnicas que se han desarrollado para ello son

los inventario o conteo cíclico, los cuales monitorean con cierta periodicidad la

exactitud de los inventarios que puedan ser mas susceptibles a una diferencia bien sea

por su rotación de inventario, por su volumen, costo, o riesgo de extravió y/o robo

según sea el caso.

Por ello el enfoque de este informe es sobre el conteo cíclico y su relevancia para

el buen funcionamiento de la administración de inventario de diversas plantas.

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APLICACIÓN DE INVENTARIOS CÍCLICOS

Que son los inventarios

Inventario, una palabra que no es desconocida del todo, ha alcanzado una

notoriedad muy alta, se ha escuchado que se debe mantener niveles óptimos de

inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuanto inventario se deber mantener? Si se

mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener

problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado"

inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de

la organización. Además, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a

quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse.

Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no

atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones,

reducción de ganancias y perdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los

clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del

mercado.

El manejo de inventarios es un componente fundamental de la productividad. La

empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados

altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y

con niveles de servicios cada vez más altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema

JUST IN TIME (Justo a Tiempo) en la industria automotriz.

Administración de inventarios.

Se entiende por Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al

control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican

métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos

bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos

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productos. En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades

básicas a saber:

Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos

necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los

productos a controlar incluyendo los procesos de:

o Toma física de inventarios

o Auditoria de Existencias

o Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)

o Conteos cíclicos

Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis estadísticos

que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente

determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar

aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad

que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para

lograr este fin son:

Los Conteos Cíclicos

Los conteos cíclicos son una técnica para levantar inventarios físicos en la cual se

cuenta el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año. La clave de un

buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en decidir que artículos

contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo.

En la actualidad casi todos los sistemas de inventarios están computarizados. Se

puede programar la computadora para que genere un aviso de conteo cíclico en los

casos siguientes:

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1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)

2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado acumulado (lo cual indica una discrepancia).

3. Después de un nivel especificado de actividad.

4. Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo (como en el sistema ABC).

El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan

al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral

que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que

acudan a contar el inventario.

Método de inventario cíclico.

El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a

intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del

indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.

El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta

rotación que los artículos obsoletos, por ejemplo.

Procedimiento general

En el registro maestro de materiales (datos de almacén), se marcan todos los

materiales que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador de

inventario cíclico. El indicador de inventario cíclico se utiliza para agrupar los

materiales en diversas categorías de inventario cíclico (por ejemplo, A, B,C y D). En

cada categoría se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales.

Se pueden marcar los materiales del siguiente modo:

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Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacén)

Automáticamente con el análisis ABC

Para realizar un análisis ABC, se debe utilizar alguna utilidad sistemática que

permita contemplar las posibles variables de selección de las políticas ABC que

pueda desarrollar la empresa como son: volumen del producto, costo del producto,

rotación de inventario entre otras. En dicho análisis, el sistema asigna los materiales a

las categorías individuales, según el consumo o las necesidades. También se puede

especificar si en el análisis sólo deben considerarse los materiales con indicador de

inventario cíclico, o bien deben considerarse todos los materiales. El indicador de

inventario cíclico puede actualizarse automáticamente mientras se ejecuta el análisis

ABC.

A través de estas aplicaciones sistemática se podrán emitir los respectivos

reportes que van a realizar la selección de forma automática de los ítem o

componentes a ser evaluados en su exactitud de inventario.

Etapas generales del inventario cíclico

El inventario cíclico de materiales está formado por las siguientes etapas:

Marca de materiales del inventario cíclico: Esta etapa sólo es necesaria si se

realiza un inventario cíclico por primera vez o si se desea actualizar los

indicadores de inventario cíclico. En el registro maestro de materiales (datos

de almacén), se actualiza el indicador de inventario cíclico de todos los

materiales a incluir en el inventario cíclico.

Se puede activar el indicador de uno de los siguientes modos:

Lo más importante de los conteos cíclicos es poder comparar, investigar y

arreglar las causas de variación entre los conteos cíclicos y el Kárdex u información

del sistema de inventarios (si existe).

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Ventajas del Inventario Cíclico

Elimina el cierre y la interrupción de la producción necesaria para los

inventarios físicos anuales.

Elimina los ajustes del inventario anual

Utiliza auditores profesionales para revisar el inventario con precisión

Permite identificar la causa de los errores y toma de decisión para remediarlos

Mantiene los registros de inventarios exactos.

Técnicas

La clave de un buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en

decidir que artículos contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo.

Los conteos cíclicos constituyen una técnica para levantar inventarios físicos en la

cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año..

En la actualidad los sistemas de inventarios están computarizados. Se puede

programar la computadora para que genere un aviso de conteo cíclico en los casos

siguientes:

1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en

existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)

2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado

acumulado ( lo cual indica una discrepancia).

3. Después de un nivel especificado de actividad.

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4. Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo (como en el

sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente:

Uso Anual en Bs. Periodo entre Revisiones

Menos de 2500 180

250 a 3000 90

3000 a 10000 45

3000 o mas 30

El momento más fácil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el

almacén o en la planta de producción. Esto significa los fines de semana o durante el

segundo o tercer turnos, cuando el local está menos activo. De no ser posible lo

anterior, se requerirá asentar y separar los bienes con más cuidado para contar el

inventario mientras la producción está en marcha y hay transacciones en proceso.

Una técnica de conteo es el conteo cíclico, su ventaja es facilitar el trabajo de

aquellos que administran los inventarios disminuyendo la cantidad de ítems a contar

diariamente priorizando por su costo y cantidad.

El principio de Paretto, el principio por el que opera el conteo cíclico el cual, dice

que aproximadamente el 80% de los efectos son causados por el 20% de las causas,

mientras que el 20% de los efectos son causados por el 80% de las causas.

En términos de ítems e inventario, por el principio de Pareto se puede decir que el

80% del valor del inventario, será aportado por el 20% de los ítems, es decir la mayor

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parte de lo que vale el inventario será debido a las cantidades en inventario de pocos

ítems.

El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan

al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral

que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que

acudan a contar el inventario. Otras empresas más usan contadores de tiempo

completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver

las diferencias con los registros. Si bien este último método parecería muy caro,

muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual

del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres

semanas por vacaciones anuales.

Ejemplo.

Se requiere definir, establecer el conteo cíclico basado en la clasificación de los

siguientes ítems. Los ítems en tres categorías: A, B y C, donde los ítems de categoría

A generan aproximadamente el 80% del costo del inventario y los ítems de las

categorías B y C generan el 20% restante. Se entiende por el valor del inventario a la

suma de los valores del inventario de cada ítem.

Este costo del inventario se calculó así.

Costo de Inventario = cantidad de artículos * Costo unitario

En la siguiente tabla se encontró la clasificación de los artículos

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Luego se le asignó el ciclo del conteo por categoría y así se calculó la cantidad de

ítems a contar por día.

Artículos por día = Artículos/(Ciclo en días)

Nivel A Realizar conteo semanal

Nivel B Realizar conteo cada 2 semanas

Nivel C Realizar conteo cada 3 semanas

10 Reglas para llevar a cabo en la administración de inventarios de manera óptima

1. Toda entrada y salida de inventario debe estar debidamente documentada.

2. Todo ítem debe estar debidamente codificado.

3. En cuanto sea posible, todos los ítems deben estar guardados en el mismo

lugar.

4. No recibir comisiones de un proveedor.

5. En cuanto sea posible, el lugar físico donde se realiza la recepción de

materiales debe ser diferente del lugar de las entregas.

6. Los ítems deben ser almacenadas en orden con respecto a su peso: los más

livianos arriba y los más pesados, abajo.

7. Ningún miembro del almacén se puede ir hasta que no se haya hecho un

conteo físico de los ítems que tuvieron movimiento ese día.

8. Cuando se hace el inventario físico debe ser contado por tres auditores

diferentes y se consignan los que tengan 2 lecturas iguales, de lo contrario un

cuarto auditor vuelve a contar delante de los otros tres.

9. En el punto más lejano del almacén debe haber un extintor (20 metros)

10. Los reportes de inventario deben estar como máximo tres días después del

cierre del periodo.

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CONCLUSIÓN

Cuando se refiere a la exactitud de inventarios, en realidad no se está refiriendo a

un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya se conoce, en

algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la

existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por

errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el

manejo físico de los productos, entre otras causas.

Se ha visto que para determinar que tan bien se reflejan los registros la situación

real de las existencias, se utiliza la herramienta del conteo de inventario, llamado por

muchos como conteo cíclico o Inventario cíclico

Para determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de

renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo

cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo,

multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina

“renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que se

denomina “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe

total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también

es aquel que se encuentra en un rango determinado que se denomina tolerancia.

En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en

existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango

es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón.

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REFERENCIAS

Bibliográficas

Hudson, W. (1998), Manual del Ingeniero Industrial – 4ta Edición. McGRAW-HILL.

Impreso en México.

Schonberger, R. (1991), Manufactura de Categoría Mundial – Editorial Ltda.,

Impreso en Colombia.

Páginas Web.

Chiavenato, I. (2002): Gestión del talento humano. Bogotá. Edit. Prentice

Hall.

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