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MANUAL DE ORGANIZACION FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (MOF y MOR) División de Transporte de Personal

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Manual defunciones de TDP en Transportes

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DIVISIN DE CARGA Y ENCOMIENDAS

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADESPg - 1 -

DIVISIN DE TRANSPORTE DE PERSONAL

GERENTE DE PROYECTO

ADMINISTRADORPREVENCIONISTA.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CONDUCTORESPERSONAL TECNICO MANTENIMIENTOPERSONAL SERVICIOS

1. MISIN - VISIN

1.1 MISIN

Brindar un servicio de excelencia en el Transporte de Personal que supere las expectativas de nuestros clientes, sustentado en nuestras polticas de seguridad y adems en un marco de puntualidad, comodidad, seguridad, atencin personalizada, en una infraestructura moderna y segura y sobretodo en personal con alto grado de vocacin de servicio; que garantice un crecimiento sostenido y un alto nivel de productividad en la empresa.

1.1 VISIN

Posicionarnos como la mejor empresa en el Transporte de Personal satisfaciendo las necesidades globales del rubro, brindando un alto estndar de calidad, sustentado en los aos de experiencia de Transportes Lnea y en los niveles ms altos de profesionalismo del medio.

2. LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIN

Lnea de Autoridad

a. La Divisin de Transporte de Personal depende jerrquica y funcionalmente de la Gerencia General.

b. La Divisin de Transporte de Personal ejerce autoridad formal sobre los rganos que la integran.

Lnea de Responsabilidad

La Divisin de Transporte de Personal responde ante la Gerencia General por:

a. Que el servicio brindado cumpla con las especificaciones operativas y normas establecidas, as como las que dictan los Organismos Gubernamentales para el servicio de Transporte de Personal.

b. La existencia, cuidado y utilizacin racional de materiales, equipos, tiles y servicios otorgados para el desarrollo de funciones.

c. Proponer y sustentar proyectos viables que respondan la necesidad de expansin y productividad de la empresa.

d. Establecer sistemas, procesos y/o mtodos de trabajo eficientes que coadyuven al eficaz cumplimiento de su misin, funciones y responsabilidades asignadas.

Lneas de Coordinacin.

a. La Divisin de Transporte de Personal coordina internamente con todas las Gerencias y Jefaturas en aspectos relacionados con el Servicio de Transporte de Personal.

b. La Divisin Transporte de Personal coordina externamente, con los Organismos Gubernamentales que rigen el servicio de Transporte de Personal y con los clientes en la solucin de problemas con respecto al servicio.

3. DESCRIPCIN DE PUESTOS.

3.1. Gerente de ProyectoTtulo del Puesto: GERENTE DE PROYECTOCdigo:

Gerencia:

Divisin: Transporte de Personal

Naturaleza :

Es responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar el eficiente desarrollo de la operacin dentro de la Divisin de Transporte de Personal, en cumplimiento de su misin.

Realiza su trabajo bajo la supervisin del Gerente General, aplicando su iniciativa y juicio independiente, en el rendimiento de las funciones que tiene asignadas.

Relaciones:

Reporta a: Gerente General

Supervisa a: Administrador, Supervisor de Seguridad y Medio Ambiente.

Coordina

Internamente: Con los Gerentes, Jefes de rea, en funciones y responsabilidades que tienen relacin directa con el Servicio de Transporte de Personal.

Externamente: Con los Organismos Gubernamentales que rigen el servicio de Transporte de Personal y con los clientes en la solucin de problemas con respecto al servicio.

Funciones:

1. Dirigir, preparar, ejecutar planes estratgicos de operacin concordantes con los planes de crecimiento y productividad de la Gerencia General.

2. Supervisar el comportamiento de los indicadores de gestin establecidos para el tipo de operacin que se realiza en el rea y reportarlos a la Gerencia General una vez al mes.

3. Evaluar y aprobar Presupuestos anuales de operacin e inversin de su operacin; que incluyan mejoras de procesos, procedimientos y capacitacin del personal de la Divisin, todos ellos en concordancia con los planes estratgicos planteados.

4. Participar en las reuniones del Comit de Gerencia una vez a la semana, para coordinar, evaluar y/o delinear las polticas y estrategias empresariales para las acciones que estn involucradas en el Servicio de Transporte de Personal.

5. Coordinar con la Gerencia Financiera, la asignacin de recursos financieros necesarios para la implementacin de los planes y programas de operacin; con la Gerencia de Operaciones, la sincronizacin de las actividades, con la Administracin General sobre actividades de Servicios Generales y con la Gerencia de Recursos Humanos sobre contratacin, capacitacin y despido de personal en su Divisin.

6. Preparar y establecer propuestas de venta para la participacin de la empresa en licitaciones.

7. Supervisar el eficiente desempeo y cumplimiento de las funciones, de las diversas unidades de apoyo que participan al brindar el Servicio de Transporte de Encomiendas.

8. Supervisar la aplicacin de los factores del xito y de las polticas de seguridad en todos los procesos dentro de la Divisin, evaluando en forma constante el desempeo del personal a su cargo, para luego tomar acciones de correccin o reconocimiento segn sea el caso.

9. Brindar los medios y el ambiente propicio de trabajo que permitan el cumplimiento de funciones y que, a su vez fomenten el compromiso voluntario del personal dentro de la Divisin.

10. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la Gerencia General en las reas bajo su mando.

11. Hacer de conocimiento, cumplir y velar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, as como el Reglamento Interno de seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

12. Realizar otras labores en coherencia con la misin de la Operacin.

Autoridad

El Gerente de proyecto tiene autoridad para dar solucin a los problemas laborales de su Divisin, autorizar permisos y disciplinar al personal bajo su mando segn lo establecido en el RIT y / o poner a disposicin de R.R.H.H. al personal que considere no necesario en la Divisin, siempre en estrecha coordinacin con el rea Legal de la empresa.

3.2 Supervisor SeguridadTtulo del Puesto: PREVENCIONISTA

Cdigo:

Gerencia: Divisin: Transporte de Personal

Naturaleza:Ser ente de apoyo de la Gerencia de Divisin de Transporte de Personal en aspectos relacionados al cumplimiento de estndares, procedimientos, prcticas y reglamentos internos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente; as como en el anlisis e investigacin del comportamiento de los ndices asignados a su operacin, para la elaboracin e instauracin de planes de accin elaborados por su rea.

Relaciones:

Reporta a: Gerencia General y Gerente de ProyectoSupervisa a:

Coordina con: Administrador, Pilotos.

Funciones:

1. Facilitar la labor, planear, organizar, dirigir, ejecutar y controlar el cumplimiento de estndares, procedimientos, prcticas y reglamentos internos y de seguridad.2. Realizar las pruebas de alcohol test diario.3. Paralizar cualquier labor en operacin, que se encuentra con evidentes condiciones sub estndares que atente contra la integridad de las personas, equipos e instalaciones, hasta que se eliminen dichas condiciones.

4. Adquisicin de la mejor informacin disponible acerca del control de riesgos para ayudar al logro de una eficaz gestin. Informarse en forma constante sobre la normatividad vigente con respecto a Seguridad.5. Actuar como coordinador de la seguridad y salud dentro de la organizacin.

6. Administrar toda la informacin relacionada a los asuntos de la seguridad incluyendo causas y estadsticas relativas a las lesiones en el trabajo. Informar peridicamente a toda la organizacin acerca del desempeo logrado en la administracin de la gestin de Seguridad7. Asesorar al administrador acerca de los programas de capacitacin para la seguridad y salud y en las prcticas operativas.8. Efectuar y participar en las inspecciones y auditorias de las labores en las instalaciones para asegurarse el cumplimiento de los reglamentos, as como con el avance del Programa Anual de Seguridad. Tambin asesorar en la investigacin de los incidentes con alto potencial de dao, para tomar las medidas preventivas9. Participacin en la determinacin de las especificaciones tcnicas de las instalaciones a construirse y de los equipos a adquirirse velando por el cumplimiento de las normas de seguridad y salud.10. Llevar un control constante de los indicadores asignados a su operacin, elevando reportes mensuales a la Gerencia de Divisin sobre los resultados obtenidos.

10. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y medio Ambiente y dems procedimientos estipulados por la empresa.

11. Cualquier otra funcin por mandato de su jefe inmediato.

3.3. Administrador de Operacin

Ttulo del Puesto: ADMINISTRADOR DE OPERACION

Cdigo:

Gerencia:

Divisin: Transporte de Personal

Naturaleza :

Planificar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las funciones tanto operativas del rea de Transporte de Personal, as como de las funciones administrativas de la Operacin.

Relaciones:

Reporta a: Gerente de Proyecto, Gerente de OperacionesSupervisa a: Asistente Administrativo, Personal de Servicio, Auxiliar a Bordo, Personal Tcnico de Mantenimiento que estn asignados a la operacin.

Coordina con: Prevencionista, Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones, Gerente de Recursos Humanos, Gerente Financiero, Jefe de Contabilidad, Jefe de Sistemas.

Funciones:

1. Informar a la Gerencia de Proyecto todo lo concerniente a las actividades administrativas de la operacin a su cargo.

Presentar informes mensuales sobre el avance, medido en base a los indicadores asignados a la operacin de Transporte de Personal.

Ser el filtro de la Gerencia General, as como de la Gerencia Operaciones de todo tipo de informacin: quejas, sugerencias de los clientes, etc.2. Coordinar reuniones donde brinde pequeas charlas de motivacin inculcando en su personal valores morales y ticos que coadyuven a lograr la confianza de nuestros clientes.

3. Supervisar que el trabajo integral de las reas bajo su mando sea el establecido por la empresa.

Supervisar que se apliquen los factores claves del xito de la operacin as como las Polticas de Seguridad de Transportes Lnea, en las reas a su cargo.

Velar por la seguridad y limpieza de las reas, todo en beneficio de la atencin a nuestros clientes.

Hacer de conocimiento, cumplir y velar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y dems procedimientos estipulados por la empresa4. Supervisar que todo el personal bajo su mando realice correctamente sus funciones. Supervisar que los conductores, personal tcnico de mantenimiento, personal de servicio, y atencin a bordo realicen sus funciones de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.

Supervisar que todo el personal que tiene contacto con el usuario, brinde una atencin con amabilidad y cortesa, de manera que agregue valor al servicio brindado por la empresa.

5. Supervisin de rutas para observacin de Tareas de Seguridad del servicio y reaccin inmediata para apoyo ante cualquier eventualidad por fallas mecnicas o imprevistos; a fin de mantener los indicadores en el ms alto porcentaje.

6. Verificar que el personal que tiene a su cargo, goce de su descanso, en especial de los das libres y das festivos.

7. Informar a la Gerencia de Proyecto sobre todo lo concerniente a las actividades operativas Ser el filtro de todo tipo de informacin: quejas, sugerencias de los clientes, etc.8. Brindar las herramientas necesarias y el ambiente propicio de trabajo que motive de manera voluntaria el cumplimiento de funciones, el desarrollo personal y laboral del personal dentro de la Operacin

Convocar y presidir reuniones diarias y semanales con su personal donde informe sobre novedades a tener en cuenta para la realizacin del trabajo

Coordinar la programacin de las unidades.

Coordinar el flujo continuo de la operatividad y circuito de las unidades.

Verificar que el personal a su cargo mantenga el equipo y los materiales necesarios para desarrollar sus funciones y coordinar el abastecimiento respectivo en caso de no contar con ellos.

9. Supervisar que el trabajo integral de las reas bajo su mando sea el establecido por la empresa.

Controlar la asistencia y puntualidad del personal a su cargo, elevando un reporte mensual a la Gerencia de Recursos Humanos.

Evaluar en forma constante el desempeo del personal a su cargo, para luego tomar acciones de correccin o reconocimiento segn sea el caso.10. Brindar las herramientas necesarias y el ambiente propicio de trabajo que permita el cumplimiento de funciones, motive el desarrollo personal y laboral, y que fomente el compromiso voluntario del personal dentro de la Operacin.

11. Representar a la empresa en la solucin de problemas relacionados con su accionar diario Dar solucin final a problemas recibidos por el personal a su cargo.

Coordinar con terceros en caso de presentarse problemas que involucren el nombre o el normal funcionamiento de la empresa.

12. Velar y resguardar los intereses de la empresa.

Supervisar, controlar el uso racional y reduccin de gastos en tiles de escritorio, de limpieza y de servicios pblicos de las oficinas a su cargo. Supervisar y controlar el uso correcto de los diferentes comprobantes de pago. Velar por el cuidado y llevar un control constante de los bienes de la empresa asignados a sus oficinas.13. Elevar propuestas de desarrollo o mejoras de la Empresa y/o de su Operacin

Evaluar las coyunturas en que se desarrolla la operacin y proponer sugerencias de mejora en los procedimientos, procesos, imagen y calidad.

Recoger sugerencias y /o comentarios del personal a su cargo. Proponer y desarrollar planes internos de capacitacin constante a llevarse a cabo por l mismo para mantener un nivel de desempeo ptimo en el personal a su cargo14. Cualquier otra funcin por mandato de su Jefe Inmediato.

Autoridad:

El Administrador de Operacin tiene autoridad para dar solucin a los problemas laborales, autorizar permisos, coordinar sanciones y administrarlas en nombre de la Gerencia, al personal bajo su mando segn lo establecido en el RIT. Igualmente firmar rdenes de trabajo y vales de materiales para uso en las operaciones, siempre en concordancia con los presupuestos y planes fijados por la Gerencia. Adems de visar toda salida de material en stock y de efectuar inventarios inopinados.

3.4. Asistente AdministrativoTtulo del Puesto: ASISTENTE ADMINISTRATIVOCdigo:

Gerencia:

Divisin: Transporte de Personal

Naturaleza:

Planificar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar los procedimientos operativos de la Divisin de Transporte de Personal

Lograr la minimizacin de los costos operativos de la empresa, mediante la optimizacin y control de los recursos propios de las unidades de transporte.

Lograr minimizar los costos operacionales asociados al factor de velocidad y minimizar los gastos en Repuestos con el control de rendimientos y la devolucin de repuestos usados producto de los cambios

Relaciones:

Reporta a: Administrador de Operacin, Gerente de Proyecto, Gerente de OperacinCoordina con: Prevencionista, Administrador de Operacin, Personal Tcnico de Mantenimiento, Auxiliar a Bordo, Conductores.

Funciones:

1. Elaboracin de Valorizaciones para la facturacin de los servicios realizados.

Realizar contacto con el cliente para ingresar facturacin con documentos completamente saneados como son: requerimientos, ordenes de compra y estados de pago para que la cancelacin de las facturas sean en su oportunidad2. Elaborar los objetivos de control de costos, nuevas estrategias, proponer mejoras en los procesos, elaborar procedimientos de control y hacer que se cumplan.

3. Elaborar estndares de control de combustibles, neumticos, repuestos y lubricantes, verificando los datos histricos y realizando pruebas de campo.

4. Registrar vales de combustible y verificar: pilotos, buses, fecha, hora, cantidades, precios y sumatoria total en galones y soles con lo facturado.

5. Determinar los rendimientos en Km./gl. de combustible, mediante el cruce de vales con recorridos.

6. Precintar y verificar los tanques de combustible.

7. Elaborar informes de desviaciones de consumo respecto al parmetro establecido.8. Elaborar informes analticos de las variaciones de los costos de combustibles, neumticos, repuestos y lubricantes.

9. Participar en charlas semanales sobre capacitacin de pilotos.

10. Cualquier otra funcin por mandato de su Jefe Inmediato.

11. Coordinar y realizar el cambio semanal de los discos de tacgrafo de todas las unidades.

12. Bajar, procesar y analizar la informacin de las unidades.

13. Elaboracin semanal del desempeo de conduccin de los pilotos, contrastando los discos de tacgrafo con los planes de Viaje.

14. Elaboracin de plan de Viaje

15. Elaborar el registro de control de velocidad de las unidades que cuenten con tacgrafo, a travs de la comparacin de la lectura de discos de tacgrafo con respecto al disco patrn.

16. Detectar problemas, proponer mejoras, evaluar procedimientos y hacer que estos se cumplan.

17. Registro de la programacin diaria.

18. Presentar diariamente los Reportes Diarios

19. Realizar el cruce de informacin de kilometrajes de disco de tacgrafo con los reportes diarios de servicio y kilometrajes de los pilotos, para verificar el rendimiento de pilotos y unidades.

20. Elaborar los reportes de puntualidad de todas las unidades.21. Velar y resguardar los intereses de la empresa. Supervisar, controlar el uso racional y reduccin de gastos en tiles de escritorio, de limpieza y de servicios pblicos de la oficina a su cargo.22. Evaluar situaciones y elevar alternativas de mejora en procesos, procedimientos, imagen y

calidad

Evaluar las coyunturas en las que se desarrollan las funciones del personal de la Operacin y elevar a la Administracin, propuestas de mejora en los aspectos relacionados a procedimientos y procesos operativos, as como de la imagen y aspectos de calidad de servicio dentro de la Divisin de Transporte de Personal. Recoger sugerencias y/o comentarios del personal.23. Cumplir y velar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, y el Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y medio Ambiente. Asegurarse de que el personal a cargo tenga pleno conocimiento del Reglamento Interno de Trabajo en el desarrollo de sus funciones.

Supervisar que el personal a su cargo cumpla con lo contemplado en dichos documentos.

Autoridad

El Asistente de Administrativo tiene autoridad para realizar las llamadas de atencin al personal, cuando ste no cumpla con las funciones y procedimientos establecidos. Adems de realizar inventarios inopinados.Ejerce la supervisin directa de control de costos, adems de realizar auditoras de control de costos y rendimientos en las operaciones de transporte de personal.

Ttulo del Puesto: CONDUCTORES

Cdigo:

Gerencia: Divisin: Transporte de Personal

Naturaleza :

Responsable de realizar el traslado del personal, ofreciendo una atencin amable y corts a los clientes, de acuerdo a los procedimientos establecidos; siendo responsable de la imagen de la empresa y de quienes trabajan en ella.

Relaciones:

Reporta a: Administrador de Operaciones, Prevencionista.

Supervisa a: ------

Coordina con: Atencin a Bordo, Asistente Administrativo, Personal Tcnico de Mantenimiento, Personal de Servicios.

Funciones:

1. Participar de reuniones diarias y semanales de coordinacin acerca de las operaciones a desarrollarse en un turno de trabajo

Donde recibe adems charlas de motivacin y capacitacin

Donde recibe charlas de 5 minutos diarios.

Recibe adems el parte diario para ser llenado al final de su recorrido.

2. Verificar el buen funcionamiento y operatividad de la unidad previa coordinacin con el Administrador, as como verificar la limpieza de la unidad.

Deber llenar correctamente el Check list de la unidad.

Deber firmar conformidad de Check list de inspecciones planificadas.

3. Colaborar de buena manera al momento de pasar por las pruebas toxicolgicas y dems pruebas que se crea conveniente

Prueba de alcohol test

4. Llevar consigo su documentacin requerida (Fotocheck, DNI, etc)

5. Realizar el embarque y desembarque de los usuarios.

Al finalizar el embarque, verificar la cantidad de pasajeros que embarc y firmar el reporte diario y/o Plan de Viaje.

6. Atender reclamos y encaminar hacia la solucin de problemas relacionados con la operacin

Atender y escuchar las quejas y/o reclamos en todo momento en que ste tenga contacto con el cliente.

Dar solucin a problemas menores relacionados con servicio de Transporte de Personal y/o encaminar la solucin de problemas mayores al Administrador de Operaciones.

Informar sobre quejas y /o reclamos de los clientes al Administrador de Operaciones.

3.5. Conductores

Ttulo del Puesto: CONDUCTORESCdigo:

Gerencia: Divisin: Transporte de Personal

7. Conducir con responsabilidad teniendo en cuenta las medidas de seguridad correspondientes como buen uso de EPP, conocer y respetar las seales de trnsito en carretera.8. Entregar la unidad al personal de vigilancia y de limpieza previo inventario de esta.9. Elaborar reporte de su viaje diario y/o plan de viaje. Entregar los reportes, plan de viaje y documentos del informe del estado de la unidad al Asistente Administrativo y resolver problemas observados por el supervisor de Seguridad, dirigindose al personal tcnico de mantenimiento.10. Realizar el relevo de turno informando las novedades

11. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y dems procedimientos estipulados por la empresa.12. Cualquier otra funcin por mandato de su jefe inmediato

3.6. Personal Tcnico de MantenimientoTtulo del Puesto: PERSONAL TECNICO DE MANTENIMIENTO

Cdigo:

Gerencia:

Divisin: Transporte de Personal - Operaciones

Naturaleza:

Realiza todos los programas de mantenimientos Preventivos y Correctivos.

Solicita y vigila los insumos y equipos que se necesiten para el mantenimiento de las unidades que conforman la flota de la empresa, en el momento adecuado

Brindar soluciones a los problemas mecnicos, elctricos (o de cualquier problema tcnico segn la especialidad), que presenten las unidades asignadas a la operacin, de forma eficiente y en los plazos de tiempo establecidos.

Relaciones:

Reporta a: Gerente de Operaciones, Gerente de Transporte de Personal, Administrador de Operacin y Gerente de Mantenimiento.

Coordina con: Administrador de operaciones, Prevencionista, Asistente Administrativo.

Funciones:

1. Cumplir con la programacin de mantenimiento a las unidades en funcin a la disponibilidad y condiciones para los mantenimientos:

Preventivos, cada semana de acuerdo a la programacin.

Correctivos, a diario segn necesidad y prioridad.2. Coordinar con el Administrador la disponibilidad de las unidades para los trabajos diarios y pendientes.

3. Cumplir con el trabajo integral de las unidades.

Aplicar las Polticas de Seguridad de Transportes Lnea.

Velar por la seguridad y limpieza de las reas

Programar mensualmente los horarios de trabajo y llevar el control de su asistencia y puntualidad, elevando un reporte mensual a la Administracin.

Hacer de conocimiento, cumplir y velar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y y dems procedimientos estipulados por la empresa4. Efectuar mantenimiento y reparaciones de las partes principales de la unidad en donde se haya detectado una falla.

5. Recepcionar, evaluar y registrar los insumos y /o equipos que ingresen al almacn.

6. Registrar los datos en el Kardex.

7. Ingresar todo movimiento del Kardex al sistema si es que lo tuviera, registrando las notas de ingreso y salida de repuestos del almacn.

8. Verificar que el rendimiento de los repuestos y trabajos realizados cumplan los estndares establecidos.

9. Verificar y controlar los repuestos usados producto de los cambios en el taller.

10. Recepcionar, seleccionar y registrar los repuestos que ingresen al almacn.11. Realizar cualquier otra funcin por mandato de su Jefe Inmediato.

3.7. Personal de Servicios

Ttulo del Puesto: PERSONAL DE SERVICIOS Cdigo:

Gerencia:

Divisin: Transporte de Personal

Naturaleza:

Brindar una adecuada limpieza a las unidades destinadas a la operacin.

Relaciones:

Reporta a: Administrador de la Operacin.

Supervisa a:

Coordina con: Conductores, Asistente Administrativo.

Funciones:

1. Recepcionar las unidades junto con el conductor y realizar el inventario de cada unidad al momento que retornar al servicio.

2. Realizar una adecuada limpieza de las unidades tanto en al parte exterior como en la interior.3. Utilizar los Epps adecuados a la labor que desarrollan.4. Hacer uso adecuado de los materiales destinados al cumplimiento de su labor.

5. Otras funciones que su jefe directo el encomiende.

MANUAL DE ORGANIZACION FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

(MOF y MOR)

Divisin de Transporte de Personal