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PDE ENGESTIÓN DE PROYECTOS

EJECUCIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

Semana 01

MODULO III

Introducción al MS-Project 2013

¿QUÉ ES MS PROJECT 2013?

• Es una aplicación para planificar y gestionar proyectos• Con Project 2013 puede:

– Crear cronogramas de acuerdo al nivel de detalle adecuado para el proyecto.– Controlar las tareas en forma automática o manual– Gestionar tareas, costos , trabajo y recursos al nivel de detalle apropiado para cada proyecto– Obtener múltiples reportes y vistas con una gran variedad de opciones– Seguir y controlar el proyecto durante todo su ciclo de vida– Colaborar y compartir información eficientemente en la organización– Utilizar grupos de recursos, proyectos consolidados y enlaces entre proyectos para trabajar con

proyectos múltiples– Su uso principal ha sido la planificación y gestión del CRONOGRAMA del proyecto

LA FAMILIA PROJECT 2013

Hay dos versiones disponibles de Project 2013 para equipos de escritorio:• Project Standard: Es la aplicación de entrada para gestionar proyectos• Project Professional: Incluye todas las funcionalidades del Project

Standard más características especiales para organizaciones. Adicionalmente se puede conectar a Project Web App (PWA, la interfase web de Project Server)

LA FAMILIA PROJECT 2013

Adicionalmente a instalarlo en una PC, se puede acceder a Project desde:• Project Pro, Project Online for Office 365: Suscripción online para

aplicaciones Office• Project Online para PPM: Suscripción online a la solución Microsoft

Project and Portfolio Management (PPM) de Project Web App y Project Server.

ESTE CURSO SE ENFOCA EN PROJECT STANDARD Y PROFESSIONAL

LA FAMILIA PROJECT 2013CARACTERÍSTICAS Project St

andard 2013

Project Pro para Office 365

.Project Profesional 2013

.

Iniciar proyectos rápidamente, utilizando diferentes plantillas X X XDetectar por anticipado las rutas de tareas críticas y resolver los posibles problemas de programación. X X XFacilidad para crear y personalizar informes X X XAdministrar recursos, utilizar combinaciones de recursos arrastrar y colocar X XMensajería instantánea y colaboración con la función de uso compartido de archivos y pantalla en tiempo real a través de la integración con Lync X XConectividad con el equipo y proyecto desde cualquier lugar X XAdministración unificada de proyectos y carteras X XFácil actualización del programa XAcceder desde cualquier lugar y transmitir el cliente de escritorio usando Office 365 XFuente: Microsoft (http://office.microsoft.com/es-hn/microsoft-project-2013-comparacion-de-versiones-FX103797367.aspx)

http://office.microsoft.com/es-hn/redir/FX103996174.aspx








NOVEDADES EN PROJECT 2013

Project 2013 incluye nuevas características y mejoras respect a Project 2010, entre las más importantes están:The 2013 version :

• Reportes: Los reportes tabulares han sido reemplazados por reportes completamente personalizables• Rutas de tareas: Para identificar rápidamente los sucesores y predecesores de las tareas seleccionadas en

el diagrama de Gantt• Rediseño del Backstage e intregación con OneDrive Acceso a OneDrive integrado desde el Backstage• Fecha de fin extendida del 31/12/2049 al 31/12/2149• Soporte para touch input: Para uso con tablets o smartphones• Look más limpio compatible con Office 2013• Lync (Sólo Project Professional) Usar Active Directory y Lync para iniciar un chat o usar mensajería entre

recursos

EL ENTORNO DE MS PROJECT

Project 2013, en adelante “MS Project” presenta la siguiente interfaz:

PESTAÑAS

CINTA

ÁREA DE GRÁFICA DE GANTT

ÁREA DE TABLA

BARRA DE ACCESO RÁPIDO

ETIQUETA DE VISTA

BARRA DE ESTADO ATAJOS “ZOOM SLIDER”


Quick Access Tool o Barra de Acceso Rápido• Utilizada para las opciones más comunes como Guardar, Deshacer, Rehacer• Se configura a criterio del usuario (clic derecho / Personalizar barra de herramientas de

acceso rápido)


Backstage View (“Archivo”): Permite acceder a las opciones principales de gestión de archivos (Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, Ver, Ayuda y editar información general del proyecto. Asimismo permite acceder a las Opciones de configuración (para todo Project o un archivo específico)


Backstage Compartir: (Sólo Professional) Permite sincronizar con SharePoint y enviar información vía correo electrónico


Backstage Exportar: Permite exportar el archivo a PDF/XPS o guardarlo en un formato diferente al prestablecido (Project 2010-2013)


Backstage Cuenta: Permite cambiar el tema, iniciar sesión en Office y obtener ayuda o información sobre el programa


Opciones/ General: Permite configurar el tema de colores de Office, las vistas predeterminadas y el formato de fecha:


Opciones/ Mostrar: Permite configurar las opciones de moneda (ejm. el símbolo S/. de Perú), la cantidad de decimales, los indicadores y botones de opciones y la visualización de la barra de entrada:


Opciones/ Programación: Permite configurar las opciones de inicio de semana, las horas laborables por día, el horario laboral, las horas por semana, los días por mes y opciones predeterminadas de tareas, cálculos y acumulación de costos:


Opciones/ Guardar: Permite configurar las opciones de formato predeterminado (por defecto *.mpp de Project 2010-2013), ubicaciones de archivos, autoguardado y ubicación de plantillas:


Opciones/ Avanzado: Permite configurar opciones avanzadas relacionadas a tasas de recursos, edición, duración de tareas, valor acumulado y valor acumulado del proyecto:


Opciones/ Centro de confianza: Permite configurar opciones de privacidad, complementos y opciones de seguridad de macros:

DEMOSTRACIÓN DEL ENTORNO DE MS PROJECT 2013

CREACIÓN DEL PROYECTO

La pantalla nuevo muestra las diferentes alternativas para crear un proyecto (en blanco, desde un proyecto existente, importando datos de Excel, desde una lista de SharePoint o a partir de una plantilla prediseñada:

ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE

La pantalla Abrir permite regresar al trabajo con un archivo existente, el que se puede ubicar en el Equipo o en OneDrive (Disco Duro en nube de Microsoft) También aparece una relación de los últimos archivos abiertos (Proyectos recientes)

DEMOSTRACIÓN

Utilizaremos el asistente de Bienvenida a Project para crear un archivo nuevo

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Ir a menú Archivo /Información/Información del Proyecto/Propiedades Avanzadas


• Ir a la pestaña Resumen• Ingresar el título• Objetivo (asunto)• Gerente de Proyecto (administrador)• Resumen del alcance (comentarios)• De ser necesario, campos personalizados


DEMOSTRACIÓN

INFORMACIÓN DEL PROYECTODefinir cómo se va a construir el proyecto:

Fecha de inicio = Hacia adelanteFecha fin es calculadaSe trabaja con la restricción Lo antes posible

Fecha de fin = Hacia atrásFecha de inicio es calculadaSe trabaja con la restricción Lo más tarde posible

o

Adicionalmente se puede configurar la fecha de estado (seguimiento y control), el calendario del proyecto, la prioridad del proyecto y ver los campos personalizados


DEMOSTRACIÓN

DEFINIR EL CALENDARIO

El Calendario:• Determina los días de trabajo para las tareas y los recursos humanos• Se define horas, días laborables y los días feriados• Es el calendario base para el proyecto• Project sólo puede tener un calendario base para un proyecto


• Para acceder al calendario laboral, ingresar en Proyecto/Cambiar Tiempo de Trabajo

• Se muestra el formulario Cambiar Calendario Laboral:


La semana Predeterminada no se puede eliminar, sólo se puede configurar su horario laboral (que será el horario por defecto del proyecto)


Las excepciones:• Pueden ser para sólo un

año (Semana Santa) o repetitivas (Navidad)

• En el caso de las repetitivas, Project 2013 acepta como fecha máxima el 31 de diciembre de 2149

• Los patrones de repetición son configurables en períodos de días, semanas, meses o años

APLICACIÓN DEL CALENDARIO AL PROYECTO

•Project viene con los calendarios 24 horas, Estándar y Turno noche• Estándar es el calendario por defecto y no contiene ninguna semana laboral ni excepción•Se debe configurar el calendario ANTES de ingresar las tareas•Si no se aplica el calendario creado en esta ventana, Project seguirá utilizando el calendario Estándar

DEMOSTRACIÓN

• Creación de un calendario• Aplicación de un calendario base al proyecto

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