módulo de administración

Módulo de Administración Instructor: Jorge Saad Llinás

2012

II CURSO BÁSICO DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO



Módulo de Administración. Instructor: Jorge Saad Llinás

2012

Introducción.

Presentación del Instructor:

Mi nombre es Jorge Luis Saad Llinás, Administrador de Empresas con más de 12 años en el manejo de la propiedad horizontal, soy propietario de la Empresa SIA LTDA., que actualmente cuenta con más de seis años en el mercado, cuyo objeto social es el manejo integral de la propiedad horizontal. Actualmente tenemos en administración 9 edificios y estamos ejecutando proyectos de pintura, impermeabilización, remodelación y mantenimiento en 10 edificios más. Soy el tesorero de la Asociación Nacional de Propiedad Horizontal ANACIPH., y presto asesoría administrativa a diferentes administradores y consejos administrativos.




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Presentación del programa. • El programa BÁSICO DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL (Programa de

Mejoramiento), tendrá una duración máxima de 200 horas. Este programa de formación complementaria se ha creado por una alianza Electricaribe S.A. E.S.P. – SENA, para cubrir una necesidad formativa que requiere este segmento del mercado, de acuerdo a estudios e investigaciones previas.

• Este modelo de enseñanza implementado desde 1996, está basado en competencias

laborales, lo que permite además de la normalización de la competencia laboral, la oportunidad de certificarse en la labor de administración de propiedad horizontal.

• Una certificación de competencia laboral es un reconocimiento de la capacidad de una

persona para desempeñar una función laboral, con calidad específica de una norma de competencia, independientemente de la forma en que esta competencia haya sido adquirida.




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Temas a tratar

• Reseña histórica de la administración de PH • Definición de Administración de Propiedad Horizontal • Proceso de planeación Tipos de planeación Niveles de planeación Matriz DOFA (Ejercicio en clase) Coeficientes de participación Determinación de coeficientes (Ejercicio en clase) Modificación de coeficientes Presupuesto de ingresos y gastos (Ejercicio en clase) • Proceso de organización Definición de cargos en la PH. (Trabajo) Manual de funciones. (Trabajo) Mantenimiento de equipos Objetivos del mantenimiento Tipos de mantenimiento




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Temas a tratar

• Proceso de dirección Voto Quorum Indicadores de gestión (Ejercicio en clase) Funciones y responsabilidades del administrador • Proceso de control Manejo de cartera (Ver presentación) Recibo de áreas comunes Clases de entregas y recibos Ventajas para el constructor y para el adquiriente Documentos a recibir Solución de conflictos Conserjería Empresas de vigilancia Control de acceso Plan de emergencia y desastres, ley de piscinas. (Exposición en clases) • Mi empresa, mi imagen, mi futuro




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Horario de Clases

En Barranquilla (14 días) Marzo : Miércoles 28

Abril: Miércoles 4, 11, 18 y 25 Mayo: Miércoles 2, 9, 16, 23 y 30

Junio: Miércoles 6, 13, 20 y 27 De 5:00 p.m. - 9:00 p.m.

En Santa Marta (9 días)

Mayo: Viernes 4, 11, 18 y 25 Junio: Viernes 1, 8, 16, 23 30

De 8:00 a.m. – 1:00 p.m.




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Reseña histórica de la administración de propiedad horizontal.

Los estudiosos ubican el nacimiento de la PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA, en los hechos sucedidos el día 9 de abril de 1948, ante la destrucción gran numero de inmuebles, hizo que se convirtiera en una realidad de inaplazable regulación, en nuestro país; ya que había que solucionar, en forma rápida, el problema de vivienda de quienes se habían quedado sin ella, situación que genero el abandono de las zonas rurales y la saturación de las áreas urbanas, estos fueron factores que contribuyeron a generar una gran presión por la tierra urbana, y buscar la manera de que con la menor utilización de la misma, se beneficiara el mayor número de personas. Además, aprovechando la reducción de costos de construcción que se deriva de esta clase de soluciones de vivienda, en comparación con las individuales y aisladas. Los hechos del 9 de abril, pues, dieron como resultado que con la declaración del Estado de Sitio (Decreto 1239 de 10 de abril de 1948), se expidiera el Decreto 1286 de 1948, de fecha 21 de abril de 1948 "sobre el régimen de la propiedad de pisos y departamentos de un mismo edificio."




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Reseña histórica de la administración de propiedad horizontal

Se podría pensar que los administradores consagrados no son normales, tal vez masoquistas, pero no es así, es simplemente que quienes se han dedicado a esta actividad logran un aprecio especial a su labor, al punto que la valoran y aprecian, aun por encima de los problemas y el estrés que se puede generar. Son tan buenos los administradores dedicados, que muchas veces reciben ofertas para administrar otras copropiedades, y esto se convierte en una posibilidad muy atractiva, y llegan a administrar hasta cinco, seis y más copropiedades, pero teniendo en cuenta que como se concibe al administrador de propiedad horizontal en nuestro país, es un “todero” administrativo, que muchas veces tiene que emplear mas del tiempo acordado para administrar, realizando tareas como hacer compras, ir al banco, pagar servicios, hacer reclamos en la alcaldía, responder solicitudes de la comunidad, y en el peor de los casos hacer rifas, bazares, tamaladas, y cuanto actividad conlleve a reducir la cuota de administración. Lo mas curioso es que en la copropiedad preguntan “¿donde esta el administrador?”. Todas estas actividades hacen que aquel administrador que pretendía mejorar sus ingresos administrando varias copropiedades, se vea obligado a entregar algunas administraciones, porque sus muchos compromisos le impiden ser ese administrador efectivo y cumplidor que lo caracteriza.

Lo anterior es la realidad del administrador común de propiedad horizontal, esos héroes que pasan inadvertidos en las copropiedades, a quienes las copropiedades poco agradecen su gestión y reconocen su importancia.




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Definición de Administración de Propiedad Horizontal

Comencemos por la etimología. La palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. Sin embargo, en la actualidad, la palabra administración tiene un significado distinto y mucho más complejo porque incluye (dependiendo de la definición) términos como "proceso", "recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste término se ha vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día, las cuales, varían según la escuela administrativa y el autor. La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo dentro del edificio, conjunto y/o cualquier unidad residencial, comercial o mixta, con el propósito de lograr los objetivos o metas propuestos de manera eficiente y eficaz. En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.



Proceso de planeación en la PH.

Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos del edificio. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.

Tipos de planeación.


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ALCANCE NIVELES TIPO DE

PLANEACION

OBJETO

Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre.

Mediano plazo Intermedio Táctica Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el

nivel departamental.

Corto plazo Operacional Operacional Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes

operacionales para cada tarea.

http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/trabajos37/interpretacion/interpretacion.shtml




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Nivel institucional

En este nivel se realiza la llamada Planeación Estratégica, por que los lineamientos son diseñados y asumidos por los dirigentes o altos mandos de la organización, para toda la organización. Por ello, cumplen con la tarea de enfrentar la incertidumbre que se genera en el ambiente, determinando las amenazas y oportunidades y diseñando estrategias para enfrentar estos dos anteriores. La proyección se debe realizar a largo plazo, y se debe tomar a toda la empresa, diseñando una Misión (Actual), Visión (futuro) y Metas (Proyecciones). Básicamente no solo se preocupa por anticiparse al futuro, sino por visualizar implicaciones futuras en decisiones actuales. Está proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa, y tiene como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. El propósito de la planeación estratégica es entonces determinar la forma de crecimiento de las organizaciones, señalando los productos y servicios a desarrollar para el logro de sus objetivos. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientaran la adquisición y la administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

http://www.monografias.com/trabajos7/gepla/gepla.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml




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Nivel intermedio

Este nivel asimila las presiones e influencias ambientales generadas por la incertidumbre en el nivel institucional. Es una relación entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas. El propósito de las decisiones en este nivel, debe ser limitado, con plazos más cortos, áreas menos amplias. Las decisiones implicadas abarcan partes de la empresa: su amplitud es departamental. Se orienta hacia resultados satisfactorios. En este nivel, la Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles medios en la jerarquía. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa; será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de su publicidad. En conclusión, la 'planeación táctica" es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teopub/teopub.shtml




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Nivel operativo

Los detalles del plan a plazo medio no son suficientes para lograr las operaciones corrientes inmediatas, es necesario detallar aún más este plan; esto es posible a través de los planes a corto plazo. Los planes a corto plazo son usualmente planes a desarrollarse en un año o menos y contienen detalles y calendarios del tipo de presupuesto o plan de financiamiento para su realización. Así, el plan de producción y el plan de distribución incluirán cuotas de venta, presupuesto de distribución y pronóstico estimado de ventas. Se basa en la lógica del sistema cerrado, por la Planeación se orienta hacia la optimización y maximización de los resultados. El grado de libertad es mínimo por que se deben obtener resultados, es por ello que la administración debe tomar decisiones a corto plazo. Su amplitud es sólo hacia una tarea u operación. Por esta última razón el nivel operacional se orienta hacia la eficiencia. La Planeación operacional, esta constituida por numerosos planes operacionales que proliferan en las diversas áreas y funciones de la empresa.

http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/la-libertad/la-libertad.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml






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Matriz DOFA. La matriz D.O.F.A. es una importante herramienta de formulación de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DO, FA y DA. Las letras F, O, D y A representan fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de aprovechar las oportunidades externas. Sería ideal para una empresa poder usar sus fortalezas y así mismo explotar sus oportunidades externas. Ella podría partir de sus fortalezas y mediante el uso de sus recursos aprovecharse del mercado para sus productos y servicios. Por ejemplo, Mercedes Benz, a través de sus conocimientos técnicos y su imagen de calidad (fortalezas internas) podría usar para su beneficio la creciente demanda de carros de lujo (oportunidad externa) ampliando su producción.

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de nuestra empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer. La matriz DOFA nos muestra con claridad cuáles son nuestras debilidades, nuestras oportunidades, nuestras fortalezas y nuestras amenazas, elementos que al tenerlos claros, nos da una visión global e

integral de nuestra verdadera situación.




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Matriz DOFA.

• Si conocemos nuestras debilidades, sabemos de qué somos capaces y de qué no. Nos permite ser objetivos lo que nos evita asumir riesgos que luego no podemos cubrir. Conocer nuestras debilidades nos evita “meternos en camisa de 11 varas”. Adicionalmente, sí conocemos cuales son nuestros puntos débiles, sabremos qué es lo que necesitamos mejorar. Las soluciones a los problemas sólo son posibles cuando hemos identificado los problemas, y eso no los da la matriz DOFA.

• Cuando conocemos nuestras oportunidades, tenemos claro hacia donde encaminar

nuestros recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos aprovechar esas oportunidades antes de que desaparezcan o antes de que alguien más las aproveche. Generalmente un negocio fracasa cuando no es capaz de identificar ninguna oportunidad, y en eso hay empresas y personas expertas, que ven oportunidades donde los demás ven dificultades, problemas, de modo que si somos capaces de identificar nuestras oportunidades y plasmarlas en la matriz DOFA hemos hecho buena parte del trabajo.




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Matriz DOFA. • Al conocer nuestras fortalezas, al saber qué es lo que mejor hacemos, podemos diseñar

objetivos y metas claras y precisas, que bien pueden estar encaminadas para mejorar nuestras debilidades y/o para aprovechar nuestras oportunidades. Cuando tenemos claro qué es lo que sabemos hacer, cuando sabemos en qué nos desempeñamos mejor, estamos en condiciones de ver con mayor facilidad las oportunidades, o podemos sortear con mayor facilidad nuestras debilidades. Se supone que lo primero que una empresa o persona se debe preguntar, es cuáles son sus fortalezas, una vez identificadas, sólo resta explotarlas.

• Por último tenemos las amenazas. Si se quiere sobrevivir, debemos ser capaces de

identificar, de anticipar las amenazas, lo que nos permitirá definir las medidas para enfrentarlas, o para minimizar sus efectos. Si una empresa no anticipa que le llegará una fuerte competencia, cuando esta llegue no habrá forma de reaccionar oportunamente, y sobre todo, no se podrá actuar con efectividad puesto que nunca estuvimos preparados para ello. Si no se conoce una amenaza, mucho menos se sabe cómo reaccionar frente a ella, de allí la importancia de conocer el medio, el camino a que tenemos que enfrentar.

Como se observa, es imprescindible elaborar concienzudamente una matriz DOFA, pues en ella está casi todo lo necesario para tomar las decisiones oportunas y apropiadas a cada situación que se presente, y es probable que muy pocas situaciones nos tomarán por sorpresa.




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Coeficientes de participación. Un problema muy común en las Propiedades Horizontales es cuando los vecinos deben pagar cuotas de administración de diferente o igual valor a pesar de ser muy diferentes las áreas privadas ocupadas o por ampliación de balcones, etc. Obligatoriedad y efectos. Todo reglamento de propiedad horizontal deberá señalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular que integran el conjunto o edificio, los cuales se calcularán de conformidad con lo establecido en la presente ley. Tales coeficientes determinarán: • La proporción de los derechos de cada uno de los propietarios de bienes privados sobre los bienes

comunes del edificio o conjunto. • El porcentaje de participación en la asamblea general de propietarios • El índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir

a las expensas comunes del edifico o conjunto, mediante el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, salvo cuando éstas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución en la forma señalada en el reglamento.




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Determinación de coeficientes.

Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto. Ejercicio en clase.

Modificación de coeficientes.

La asamblea general, con el voto favorable de un número plural de propietarios que represente al menos el setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, podrá autorizar reformas al reglamento de propiedad horizontal relacionadas con modificación de los coeficientes de propiedad horizontal, en los siguientes eventos: • Cuando en su cálculo se incurrió en errores aritméticos o no se tuvieron en cuenta los

parámetros legales para su fijación • Cuando el edificio o conjunto se adicione con nuevos bienes privados, producto de la

desafectación de un bien común o de la adquisición de otros bienes que se anexen al mismo • Cuando se extinga la propiedad horizontal en relación con una parte del edificio o conjunto. • Cuando se cambie la destinación de un bien de dominio particular, si ésta se tuvo en cuenta

para la fijación de los coeficientes de copropiedad




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Presupuestos de ingresos y gastos. Ejercicio en clase.




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Proceso de organización en la PH.

Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones. Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información. Definición de cargos en la PH. Trabajo para desarrollar unido al módulo legal.

Manual de funciones. Trabajo para desarrollar unido al módulo legal.




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Mantenimiento de equipos. El mantenimiento de equipos está relacionado muy estrechamente en la prevención de accidentes, pero sobre todo busca garantizar el optimo funcionamiento de todos los equipos del edificio. Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles, instalaciones. El mantenimiento adecuado, tiende a prolongar la vida útil de los bienes, a obtener un rendimiento aceptable de los mismos durante más tiempo y a reducir el número de fallas. Decimos que algo falla cuando deja de brindarnos el servicio que debía darnos o cuando aparecen efectos indeseables, según las especificaciones de diseño con las que fue construido o instalado el bien en cuestión.

http://www.monografias.com/trabajos12/higie/higie.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/auti/auti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml




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Objetivos del Mantenimiento

Evitar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas sobre los bienes. Disminuir la gravedad de las fallas que no se lleguen a evitar. Evitar detenciones inútiles o para de máquinas. Evitar accidentes. Evitar incidentes y aumentar la seguridad para las personas. Conservar los bienes productivos en condiciones seguras y prestablecidas de operación. Balancear el costo de mantenimiento con el correspondiente al lucro cesante. Alcanzar o prolongar la vida útil de los bienes.

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml




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Tipos de Mantenimiento a. Mantenimiento correctivo Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y el paro súbito de la máquina o instalación. Dentro de este tipo de mantenimiento podríamos contemplar dos tipos de enfoques: Mantenimiento paliativo o de campo (de arreglo). Este se encarga de la reposición del funcionamiento, aunque no quede eliminada la fuente que provoco la falla. Mantenimiento curativo (de reparación). Este se encarga de la reparación propiamente pero eliminando las causas que han producido la falla. b. Mantenimiento Preventivo Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados, si la segunda y tercera no se realizan, la tercera es inevitable.

http://www.monografias.com/trabajos28/causas-paro-y-degeneracion-trabajo/causas-paro-y-degeneracion-trabajo.shtml




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Tipos de Mantenimiento c. Mantenimiento Predictivo Este tipo de mantenimiento se basa en predecir la falla antes de que esta se produzca. Se trata de conseguir adelantarse a la falla o al momento en que el equipo o elemento deja de trabajar en sus condiciones óptimas. Para conseguir esto se utilizan herramientas y técnicas de monitores de parámetros físicos. El mantenimiento de equipos, infraestructuras, herramientas, maquinaria, etc. representa una inversión que a mediano y largo plazo acarreará ganancias no sólo para el edificio a quien esta inversión se le revertirá en mejoras en los servicios prestados por cada equipo, sino también el ahorro que representa tener índices de accidentalidad bajos. El mantenimiento representa un arma importante en seguridad de todos los residentes, ya que un gran porcentaje de accidentes son causados por desperfectos en los equipos que pueden ser prevenidos. También el mantener las áreas comunes y ambientes de trabajo con adecuado orden, limpieza, iluminación, etc. es parte del mantenimiento preventivo de los sitios de trabajo. El mantenimiento no solo debe ser realizado por las empresas encargadas de esto. El trabajador debe ser concientizado a mantener en buenas condiciones los equipos, herramienta, maquinarias, esto permitirá mayor responsabilidad del trabajador y prevención de accidentes.

http://www.monografias.com/trabajos11/contrest/contrest.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos37/monitores/monitores.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/empresario/empresario.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/ahorro-inversion/ahorro-inversion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/ilum/ilum.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/mpt/mpt.shtml






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Proceso de dirección en la PH.

Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración Voto El voto es el acto por el cual un individuo expresa apoyo o preferencia por cierta moción, propuesta, candidato, o selección de candidatos durante una votación, de forma secreta o pública. Es, por tanto, un método de toma de decisiones en el que un grupo, tal como una junta o un electorado, trata de medir su opinión conjunta. Cada voto equivale al coeficiente de copropiedad, excepto cuando no se trate de asuntos económicos en cuyo evento es unitario. (Aplicará para votaciones del Consejo de Administración)




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Quorum Cuando una copropiedad realiza su Asamblea General debe contar con una participación mínima de copropietarios y su respectivo coeficiente de participación, para que se pueda sesionar con legalidad. El no contar con dicha participación mínima (o quórum) puede significar la nulidad de cualquier decisión que se tome. Con excepción de los casos en que la Ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria, se podrá trabajar con las siguientes reglas: • Quórum para deliberar o sesionar: Es el número mínimo de copropietarios con su respectivo

coeficiente de participación que se necesita para que se puede desarrollar la Asamblea. En este caso es más de la mitad de los coeficientes. (Mínimo 50,10%)

• Quórum Decisorio: Es el número mínimo de copropietarios con su respectivo coeficiente de

participación que se necesita para que se pueda tomar decisiones en la Asamblea. En este caso es la mitad mas uno de los coeficientes representados en la Asamblea. (Mínimo 51,00% de los asistentes)

Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes. Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas.




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Indicadores de Gestión

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura. “Los índices de gestión son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia; es decir, la relación entre las metas, objetivos y los resultados”18 Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento determinado, que en conjunto pueden proporcionar una visión del panorama de la situación de un proceso, negocio o de las ventas de una compañía. Los indicadores permiten tener un control adecuado sobre la situación dada, de ahí su importancia al hacer posible el predecir y actuar con base en las tendencias positivas o negativas observadas en su desempeño global. Los indicadores son una forma clave de retroalimentar el proceso, de monitorear el avance o ejecución de un proyecto, planes estratégicos, etc., y son más importantes si su tiempo de respuesta es muy corto, ya que esto permite que las correcciones o ajustes que se necesiten realizar sea en el momento preciso.



Funciones y responsabilidad del administrador La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Como representante debe seguir una serie de normas dispuestas por la ley 675 de 2001.


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Funciones del administrador:

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros. 2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto. 3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere. 4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. 6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.




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7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal. 8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna. 9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica. 10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija. 11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.




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12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas. 13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular. 14. Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.




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Proceso de control en la PH.

Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas. Manejo de cartera. (Ver presentación) Finalmente, es importante que los administradores entiendan que no es la cantidad de procesos jurídicos lo que determina el éxito, en otras palabras no es la cantidad, sino la efectividad. Con esto se quiere decir que poco sirve si un administrador inicia acciones contra 10, 15 o más morosos, si de todos esos casos se ganarán 3 o 4, y lo demás se pierde o se estancan por situaciones típicas como el patrimonio de familia, los procesos de divorcio, embargos de entidades hipotecarias, etc. Es mejor hacer un buen estudio de la cartera morosa, determinar cuales son las cuantías más altas, y más fáciles de cobrar, con mejores garantías (otras propiedades inmobiliarias, vehículos, salarios, etc.), y tomar las 2 mejores posibilidades e iniciar los procesos ejecutivos. Al lograrlo, asegúrese de comunicar sus resultados por todos los medios posibles (un buen aliado es el chismoso de la copropiedad). Esta información verdaderamente intimida a un moroso, y muchas veces logra que el moroso, por miedo, pague. Así el administrador mantiene su prestigio como recuperador de cartera, pues “2 procesos que inició, 2 procesos que ganó”. Una vez lo logre, continúe con otros 2 o 3 y repita el procedimiento una y otra vez,

Recuerde que una cartera sana en propiedad horizontal es garantía de su relección como administrador.




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Recibo de áreas comunes por parte del constructor. El Recibo Jurídico - Técnico de bienes comunes en propiedad Horizontal es la actividad consciente, y responsable, mediante la cual la persona natural o jurídica, propietaria de unidad privada, ya sea directamente o mediante mandato especial a un apoderado, recibe los bienes comunes esenciales que la ley presume se efectúan simultáneamente con la entrega de unidades privada; o la actividad consciente y responsable, previamente autorizada y ejercida por la persona natural o jurídica seleccionada por la reunión de los propietarios de Unidades Privadas, previamente convocadas y reunidas para tal fin, que reciben los bienes comunes generales, conociendo las características jurídicas y especificaciones técnicas propias del proyecto, que le fueron aprobadas por las distintas autoridades urbanísticas y concomitantes, según el caso, junto con sus reformas. Fundamento constitucional y jurisprudencial articulo 51 de la Constitución Nacional. Los ciudadanos del territorio nacional tienen derecho a una « vivienda digna y justa», el desarrollo jurisprudencial menciona: vivienda digna conlleva tres seguridades: Seguridad jurídica, Seguridad financiera y Seguridad técnica.




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Clases de entregas y/o recibos: • Entrega y recibo bienes comunes esenciales: Se presume que

simultáneamente con la entrega de las unidades privadas, se entregan los bienes comunes esenciales.

• Entrega de bienes comunes generales: Enajenado el 50% de los coeficientes

de copropiedad, el propietario inicial o constructor cita a asamblea general especial de propietarios de unidades privadas para hacer entrega de los bienes comunes generales.

• Recibo de la administración. Se puede hacer a una persona Natural o Jurídica.

Conocedora en norma, proyectos y procesos constructivos.




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Ventajas del debido protocolo de entrega y recibo de bienes comunes para el constructor:

• Le permite acreditar su calidad. • Le permite demostrar la concordancia entre lo que entrega y lo que le aprobaron como

proyecto. • Le permite entrega con tranquilidad. • Se blinda contra reclamaciones infundadas.

Ventajas del debido protocolo de entrega y recibo de bienes comunes

para los adquirentes: • Conocen lo que adquirieron. • Tienen la certeza jurídica. • Conocen las especificaciones técnicas para realizar los debidos mantenimientos y conservar

valorización. • Tiene bases probatorias fundamentadas para reclamar. • Aspira a pretensiones aterrizadas. • Facilita la negociación de diferencias.




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Documentos a recibir de administración provisional a administración en propiedad

• Certificado de tradición folio matriz. • Registro de propietarios y residentes. • Registro de unidades privadas no enajenadas o escrituradas. • Reglamento de propiedad horizontal. • Certificación de la alcaldía que acredita la anterior representación legal. • Póliza de seguros de bienes comunes tomada por la constructora. • Libros de contabilidad y actas desde el momento en que se es persona jurídica. • Registro único tributario y numero de identificación tributaria • Juego de planos originales de arquitectónicos, planta tipo, apartamento o casa tipo, eléctricos,

hidrosanitarias, estructurales, fachadas, cubiertas, servicios públicos, tv cable, ductos y otros. • Estudios de suelos y cálculos estructurales. • Garantías de equipos y manuales de uso. • Otros según el proyecto.




2012

Solución de conflictos en la PH.

Dentro de la PH, podemos encontrar estos tipos de conflictos: Entre los propietarios o tenedores del edificio o conjunto. Entre ellos y el administrador, el consejo de administración o cualquier otro órgano de dirección o control de la persona jurídica. Estas son algunas sugerencias para dirimir las discrepancias entre los residentes del conjunto, el administrador y el consejo. Se puede optar por: El comité de convivencia, elegido por la asamblea para un periodo de un año, integrado por un número impar de tres o más personas, cuya participación será adhonorem, es ideal para atender las controversias del día a día en los edificios de uso residencial. La Ley dice que el Comité debe presentar fórmulas de arreglo para dirimir controversias, susceptibles de transacción (posibilidad de arreglar conflictos firmando un acta sin acudir al juez para prevenir un litigio). En ese sentido es vital que las personas elegidas estén al día en sus obligaciones con la copropiedad y la comunidad, y que -obviamente- no sean conflictivas y tengan buena conducta, entre otros aspectos. Personalmente recomiendo a las personas mayores, que además de tener en qué ocuparse se sentirán útiles. Se puede acudir a autoridades externas tales como los centros de conciliación, comisarias, inspecciones de policía y los organismos distritales, según sea el caso.




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Solución de conflictos en la PH.

Entre las autoridades internas se destacan la asamblea de copropietarios; el consejo de administración, cuando esta exista, conformado democráticamente por los copropietarios o moradores que tendrán los derechos previstos en los reglamentos de la unidad inmobiliaria; el administrador, quien podrá solicitar auxilio de la fuerza pública para el desempeño de sus funciones. Los procedimientos de concertación que se emplean en el interior de las copropiedades no constituyen un trámite previo obligatorio para ejercitar las acciones policivas, penales y civiles.




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Conserjería

La conserjería es un servicio que desarrolla labores exclusivamente de aseo, mayordomía y mantenimiento de un lugar determinado, y en ningún momento, están autorizados por la ley para desarrollar labores de vigilancia y seguridad privada. La conserjería es entendida como el desarrollo de funciones de mayordomía y mantenimiento de un lugar determinado, mientras que la vigilancia es entendida como la actividad que desarrollan las personas naturales o jurídicas, tendientes a prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros. Es necesario aclarar que ésta Superintendencia regula los servicios de vigilancia y seguridad privada, basando sus actuaciones en lo establecido por el Decreto 356 de 1994 y demás normas reglamentarias y en ningún momento, tiene injerencia en los contratos de mayordomía o conserjería celebrados por personas naturales o jurídicas, toda vez que éstos son oficios ajenos a la seguridad privada. No hay obligación de contratar vigilancia y seguridad, pero el que la contrate debe respetar todo lo ordenado en el decreto ley 356 de 1994.




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Empresas de Vigilancia

De conformidad con el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada, todas aquellas personas naturales o jurídicas, que deseen obtener los servicios de vigilancia y seguridad privada, deben para ello, contratar empresas que estén autorizados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. En este sentido, el edificio en mención, no puede contratar personas directamente para que presten el servicio de vigilancia, en razón a que la seguridad es una función pública primaria a cargo del Estado y a los particulares se les faculta el ejercicio de dicha actividad, solamente en las condiciones y términos establecidos por la Ley. El Decreto 4950 de 2007, fue expedido con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales del personal de los servicios de vigilancia y seguridad privada.

Por lo tanto, bajo el entendido que esta norma fue establecida con el fin de propender por la idoneidad en la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada se debe dar estricto cumplimiento y evitar que se menoscaben los derechos de los trabajadores.

En consecuencia el contratar el servicio con tarifas inferiores a las legalmente establecidas, además de afectar la idónea prestación del servicio al usuario, genera sanciones para el vigilado, de conformidad

con el numeral 30 del artículo 164 de la resolución 2852 de 2006.




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Empresas de Vigilancia

“Cobrar una tarifa inferior a la prevista en el Decreto 073 de 2002 o en la norma que lo remplace o modifique, para los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada” El Decreto 073 de 2002, señalo las tarifas mínimas aplicadas para los servicios de vigilancia y seguridad privada aplicadas a los servicios de vigilancia y seguridad privada durante 24 horas 30 días al mes, señalando su valor en 8.5 salarios mínimos legales mensuales más el 10% de (Administración y supervisión) para el servicio de vigilancia y el 7% para el servicio de vigilancia sin armas.

Sobre el tema la Superintendencia expidió la Circular 007 de 2003, con el fin de clarificar y determinar algunos parámetros que permiten efectuar el cálculo de la proporcionalidad de acuerdo a los requerimientos en cada caso en particular, de acuerdo al turno solicitado. Es pertinente tener en cuenta, el Impuesto al valor Agregado IVA que corresponde al 1,6%.

Adicionalmente, el decreto establece una diferenciación tarifaría por sectores y por estratos.




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Control de acceso:

La persona de conserjería o vigilancia, debe adoptar procedimientos tendientes al control de acceso de personas y vehículos con el fin de prevenir, minimizar y evitar actos que vayan en contra de la seguridad de bienes y personas a su cargo. Así las cosas, el control de acceso se entiende como el conjunto de medios, normas y acciones que tienen como finalidad restriñir o permitir el ingreso o salida de personas, animales y cosas. Ingreso y salida de visitantes: Toda persona que no pertenece al edificio o conjunto, y que concurre por vez primera, o asiduamente, a visitar a alguno de los residentes, debe ser anunciado y su ingreso autorizado mediante alguna de las siguientes formas: A viva voz, por citófono, telefónicamente, por carta, etc. Se aconseja por lo menos que esta persona quede registrada una vez en la minuta de la portería. Plan de emergencia y desastres, ley de piscinas. (Exposición en clases)




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Mi empresa, Mi imagen, Mi futuro.

¿Cómo es la administración de la propiedad horizontal a nivel mundial? ¿Quiénes administran las granes copropiedades de las principales ciudades del mundo?, pues son diversas multinacionales con capitales gigantescos, con una experiencia extraordinaria y con un portafolio de servicios y garantías que apenas alcanza a imaginar una copropiedad de nuestro país. En Colombia ya han llegado algunas de estas empresas extranjeras, y con el TLC, seguramente llegarán muchas más, pues es claro que Colombia es un mercado supremamente atractivo en materia de propiedad horizontal.

Por otra parte hay que ponerse en el lugar de las copropiedades, pues éstas serán las directas beneficiadas por los diversos servicios que ofrecen estas empresas, que no pueden ofrecer los administradores convencionales, finalmente la competencia genera mejores servicios y tarifas.




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Mi empresa, Mi imagen, Mi futuro.

Pero al ponernos en el lugar de los administradores de propiedad horizontal que por años, con las uñas han sacado adelante las copropiedades, pues seguramente, con el tiempo ellos tendrán que tomar la decisión de abandonar su actividad como administradores, o someterse como empleados de estas multinacionales.

Por el bienestar del mercado, con el fin de que la competencia genere mejor servicio, sin que esto represente la perdida de los administradores actuales, se están realizando encuentros de la propiedad horizontal en las diferentes localidades de la ciudad, con el fin de proponer a los administradores, un sistema que involucra la “asociatividad y las cadenas productivas”, para fortalecer la actividad individual de cada administrador, mejorando el tipo de servicios que se prestan en las copropiedades, así como la calidad, y la disminución considerable del costo de las cuotas de administración de las copropiedades.




2012

Mi empresa, Mi imagen, Mi futuro. Seguramente en el futuro, los administradores tradicionales, comenzarán a ofrecer a las copropiedades una disminución significativa a las expensas comunes ordinarias, mejorando la calidad del servicio prestado, ofreciendo medios tecnológicos de primera, y lo más importante, mayor cantidad y calidad de tiempo dedicado a la copropiedad, con el fin de manejar asuntos de real importancia para las copropiedades. Teniendo en cuenta lo anterior se hace indispensable que nosotros como administradores de propiedad horizontal, también pesemos en nuestra organización interna, tratando de organizarnos como empresa, ya que como bien hemos visto este oficio también ha sido tocado por la apertura económica. Realmente si queremos seguir, debemos buscar la profesionalización de nuestra gestión.

Módulo de Administración Instructor: Jorge Saad Llinás

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FIN.



módulo de administración

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