Mdulo 1: Planificacin del centro de informacinUnidad 2. Lineamientos para la planificacin de un centro de informacinFases de la planificacinContenido Qu es planificacin? Para qu sirve la planificacin? Fase 1. Anlisis de la situacin Fase 2. Definicin de la visin, misin, objetivos y metas Fase 3. Identificacin de actividades y determinacin de recursos necesarios para la puesta en marcha de un centro de informacin virtual Fase 4. Elaboracin del plan de trabajo Fase 5. Evaluacin de los resultadosQu es planificacin?PlanificacinLa planificacin es un proceso continuo que establece los objetivos, las estrategias, las actividades y los recursos necesarios para el logro de los objetivos establecidos por la institucin y/o el centro de informacin.

Para qu sirve la planificacin?La planificacin sirve para: mejorar la toma de decisiones orientadas a un mejor desempeo del centro; dotar a la organizacin de metas que se conviertan en fines; establecer prioridades, concentrndose en las fortalezas de la organizacin y ayudando a tratar los problemas de cambios en el entorno externo e interno; disear estrategias que se concreten en proyectos de actuacin; definir las actividades que deben realizarse, cundo hacerlas, qu medios son necesarios y cules estn disponibles; garantizar y brindar sostenibilidad del centro de informacin.

Al iniciar la planificacin de un centro de informacin, usted se puede encontrar con dos escenarios: Tener que crear un nuevo centro de informacin. Tener que planificar las actividades de uno ya existente.Tenga en cuenta que, en cualquiera de estos escenarios, el centro de informacin es parte de una organizacin (entorno interno) y de una sociedad determinada (entorno externo). A la hora de planificar, debe considerar estos aspectos.SubirFase 1. Anlisis de la situacinEn esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la organizacin que alberga o albergar el centro de informacin. De esta forma, usted podr determinar sus puntos fuertes y dbiles y sus oportunidades y amenazas. Puede hacerlo con un anlisisFODA(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

Fase 2. Definicin de la visin, misin, objetivos y metasVisinLa visin es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: cmo queremos vernos, como institucin, en un futuro definido.La declaracin de la visin debe responder a las siguientes preguntas: Qu tratamos de conseguir? Cules son nuestros valores? Cmo produciremos resultados? Cmo nos enfrentaremos al cambio? Cmo conseguiremos ser competitivos?

MisinLa misin es una declaracin, aprobada por la institucin de la que depende el centro de informacin, en la que se describen los objetivos generales de la organizacin y su oferta de servicios y productos (Norma ISO 11620, "Informacin y documentacin: Indicadores de rendimiento bibliotecario).La misin responde a las siguientes preguntas: Quines somos? Qu nos hace diferentes? Cules son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as? Cul es nuestro para qu?

SubirLos objetivos y las metasLos objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de planificacin del centro de informacin y, posteriormente, nos ayudarn a la evaluacin de sus resultados.A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben: apoyar la misin del centro; responder a las caractersticas e informacin sobre los/as usuarios/as; considerar la cobertura o falta de recursos del centro de informacin.Por qu son importantes los objetivos y las metas?Los objetivos y las metas son importantes porque: guan la toma de decisiones de las personas encargadas de la planificacin; informan a los/as usuarios/as y al personal del centro sobre las actividades que se van a destacar; ayudan al centro a conseguir sus propsitos; proveen una base para el desarrollo de las actividades y tareas.MetaUna meta es un propsito general, amplio y a largo plazo que describe una condicin deseada o futura hacia la cual el centro de informacin avanza durante los prximos tres o cinco aos. Se puede expresar desde el punto de vista del centro o del/de la usuario/a, debe estar en armona con la misin, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.

ObjetivoUn objetivo es un propsito a corto plazo. Describe los resultados que deben conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible, realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo de accin. Cumplir los objetivos ayuda al centro a alcanzar sus metas, roles y misin.

Para que le resulte ms fcil de comprender, puede revisar el ejemplo de visin, misin y objetivos del CRID. Haga clicaqu.SubirFase 3. Identificacin de actividades y determinacin de recursos necesarios para la puesta en marcha de un centro de informacin virtualEn esta etapa usted debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.Revisareste ejemplo de actividades identificadas por el CRIDpuede serle de gran utilidad.

Recursos necesarios para la creacin de un centro de informacinAl crear un centro de informacin, tenga en cuenta cules son los recursos bsicos: recursos de informacin recursos humanos tecnologas de la informacin y de la comunicacin (TIC) recursos virtuales: el sitio web del centro de informacin recursos fsicos recursos financierosRecursos de informacinSon las fuentes de informacin y los materiales que el centro pone a disposicin de los/as usuarios/as. Para saber ms, vea elMdulo 2. Gestin de la informacin.Recursos humanosA continuacin encontrar la conformacin del equipo del centro de informacin. Tome en consideracin que una sola persona puede asumir varios roles.

Es importante saber cules son los requisitos y funciones de cada puesto.Aqulos puede consultar.Si, adems, quiere tener ms informacin sobre la evaluacin de los recursos humanos del centro, vaya a laUnidad 3. La evaluacin del centro de informacin.Recursos de tecnologas de la informacin y de la comunicacin (TIC)Un centro de informacin requiere de una infraestructura tecnolgica con especificaciones mnimas para apoyar el desarrollo de sus funciones. Las puede observar en el siguiente cuadro.

Si desea ms informacin sobre recursos tecnolgicos y otros aspectos relacionados con las tecnologas de la informacin, puede consultar elMdulo 4. Tecnologas de la informacin y de la comunicacin.Recursos virtuales: el sitio web del centro de informacinEl sitio web es el producto ms visible del centro: permite dar a conocer sus productos y servicios; es el punto de encuentro e interaccin con los/as usuarios/as y la imagen de la institucin de la que forma parte el centro.Quiere crear un sitio web para un centro de informacin? Quiere saber cmo hacerlo? Necesita una plantilla? Vaya alMdulo 3. Productos y servicios de informacin.

Recursos fsicos: espacio y mobiliarioUn centro de informacin exige un espacio adecuado a sus necesidades y a los servicios que presta. Se sugiere un espacio fsico mnimo de 60 m2. Esta superficie ir aumentando en funcin del crecimiento del centro. Tambin se puede hacer el clculo sobre la base de 15 m2por persona, cifras que incluyen el espacio para el equipo y la coleccin (Snchez, 1983).En el siguiente cuadro podr revisar cules son las reas mnimas con las que debe contar un centro de informacin:

SubirRecuerde siempre que:El centro deber tener en cuenta ciertas condiciones de seguridad y mantenimiento para garantizar su buen funcionamiento: por ejemplo, el aire acondicionado para el rea de los servidores.Adems, deber contar con normas de seguridad sobre incendios, terremotos y otro tipo de eventos o situaciones de emergencia que puedan ocurrir.Asimismo, contar con medidas de seguridad de prevencin de actos vandlicos.Para ms informacin, puede revisar10 pasos para la continuidad de servicios del centro de informacin durante y despus de una emergencia.

Recursos financierosLos recursos financieros permiten la creacin, funcionamiento y sostenibilidad de un centro de informacin.La institucin que alberga el centro de informacin asigna a este un presupuesto determinado, en funcin de la planificacin realizada. Asimismo, el centro de informacin puede obtener fondos adicionales presentando proyectos y candidaturas a concursos, entre otros. Desea saber cmo? Revise laUnidad 4. Lineamientos para la formulacin de proyectos de informacin.A fin de planificar y controlar los recursos financieros, es necesario preparar un presupuesto.PresupuestoEl presupuesto es un plan de gastos para un perodo determinado de tiempo y permite llevar a cabo las actividades del centro de informacin.Es un instrumento para: La planificacin: porque refleja la distribucin de recursos. El control: porque fija restricciones con respecto a inversiones y gastos.

Al elaborar el presupuesto, es conveniente tener en cuenta diversos aspectos. Puede observarlos en el siguiente cuadro.

Fase 4. Elaboracin del plan de trabajoEl resultado de la planificacin se plasma en el plan de trabajo: refleja las actividades y los recursos necesarios para su ejecucin. Tenga en cuenta que el plan de trabajo debe ir acompaado de un cronograma y un presupuesto.Fase 5. Evaluacin de los resultadosEs la etapa final del ciclo de la planificacin. Durante esta fase se revisa el plan: se han cumplido las metas y objetivos?Recuerde que las metas y objetivos tienen que ir vinculadas a la misin del centro de informacin. El objetivo de la evaluacin es elaborar recomendaciones que puedan ser utilizadas por la persona responsable del centro de informacin y por el resto del personal para mejorar el trabajo del centro.