modelo de memorando de la planeacion

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Unidad II. PLANEACION DE LA AUDITORIA

(Correlación: NAGA. 2a) MODELO DE MEMORANDO DE LA PLANEACIÓN

Introducción

La ejecución de determinada modalidad de auditoría requier la obserevancia de un protocolo convencionalmente aceptado en la profesión contable, cuya denominación mas común es : “Proceso General y Específico de la Auditoria”. Igualmente, la realización de una labor de auditoria con aplicación específica ( Cartera, Compras, Inventarios, etc.) implica observar el mismo proceso pero adaptándolo a las circunstancias propias del cada situación.

En cumplimiento de una de la NAGAS, el auditor debe dejar evidencia válida y suficiente de su

trabajo. En el caso específico de la Planeación, para demostrar su cumplimiento es necesario producir un documento cuya denominación mas común es “Memorando de la Planeación”. Para su preparación se requiere seguir determinado proceso técnico que comprende las siguientes fases : a) Conocimiento integral de la organización y del negocio; b) Preparación de un plan general de trabajo con su correspondiente crongrama de actividades; c) Determinación de ciertas actividades de auditoria a realizar mediante la aplicación de programas específicos.

Con el fin de precisar el contenido e importancia de dicho memorando y facilitar su

elaboración, a continuación se indica un modelo que contiene sus características esenciales. Se espera que el estudiante lo analice a la luz de las instrucciones y desarrollos efectuados en cumplimiento de la Unidad II y lo aplique en la solución de su caso académico. Es de advertir que por tratarse de un caso modelo relacionado con una empresa hipotética, la presentación del memorando se hará solamente en forma parcial, procurando que las características y situaciones expuestas constituyan en la medida de lo posible un reflejo de la realidad.

PC BLA DOCUS AD/LABO 2S.07/MODELO MEMO

---------------------------------------------------------------Nota aclaratoria-------------------------------------------------------------------

El orientador del Laboratorio de Auditoria estima conveniente advertir que el modelo de “Memorando de Planeación” que a continuacion se presenta, constituye tan solo una muestra parcial del mismo. En la práctica, la variedad de asuntos

considerados es mas amplia y por ende la extensión y profundidad en el trtatamiento de los mismos es mayor. El propósito por ahora es que el estudiante pueda conocer y desarrollar un documento que sirva al auditor para evidenciar el cumplimiento de la NAGA 2.a referente a la “adecuada planeacion del trabajo” (Ley 143 de 1990, artículo 7°).

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AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P. AUDITORIA EXTERNA

REFERENCIA : JUNIO30-2008

MEMORANDO DE LA PLANEACION

PREPARADO POR: ASESORES Y CONSULTORES LTDA.

GERMAN GONZALEZ MATERON DIRECTOR DE AUDITORIA

OCTUBRE DE 2008

PC BLA DOCUS AD/LABO 2S.07/MODELO MEMO

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CONTENIDO I. Conocimiento Integral de la Organizacion y del Negocio 1.1 Objeto social 1.2 Estructura organizativa 1.3 Planta de personal y cargos 1.4 Valores filosóficos 1.5 Marco legal y jurídico 1.6 Factores económicos del negocio 1.7 Aspectos financieros 1.8 Aspectos del control interno. 1.9 Otros aspectos de conocimiento. II. Riesgos del negocio, controles asociados y acciones de monitoreo 2.1 Riesgo principal del negocio. 2.2 Riesgos inherentes. 2.3 Riesgos de control. 2.4 Riesgos de detección. 2.5 Controles asociados a los riesgos 2.6 Acciones de monitoréo 2.7 Areas críticas del negocio. III. Aspectos inherentes a la adminstración del trabajo 3.1 Plan general de trabajo 3.2 Cronograma de actividades 3.3 Personal involucrado 3.4 Aspectos procedimentales. 3.5 Aspectos de información. Anexo 1. Organigrama de la empresa. Anexo 2. Modelo de plan general de trabajo Apéndice A . Aspectos esenciales en relación con el riesgo. Apéndice B. Aplicación práctica de la matriz del proceso general y específico de auditoria.

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MEMORANDO DE LA PLANEACION Periodo de Referencia : Junio 30-2007

I. Conocimiento Integral de la Organización y del Negocio 1.1 Objeto Social

De acuerdo con el artículo 3° de la escritura de constitución 3.030 de agosto 10 de 1956, Notaria Primera, Círculo de Palmira, el objeto social previsto originalmente para Aguas del Sur consistía en la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado en el municipio de Palmira y su zona de influencia mas cercana. En octubre 18 de 1990, mediante escritura pública 7.100 de la misma Notaría, hubo modificación del objeto social, ampliándolo hacia otras actividades tales como la producción y comercialización de agua embotellada. En Julio 12 de 1995, atendiendo exigencia de la Superintendencia de Servicios Públicos, mediante escritura 12.680 de la misma Notaría, el objeto social debió ser nuevamente modificado, quedando como estaba en un principio.

1.2 Estructura organizativa

La estructura organizativa de Aguas del Sur (Anexo 1) obedece al esquema “divisional-funcional” y es coherente con la naturaleza jurídica de la empresa y su objeto social. Su última modificación se produjo en el año 2003. Presenta dos situaciones atípicas relacionadas con “Comercial” y “Dirección de Talento Humano”. La primera respecto a su localización, asignación salarial y carencia de funciones en el respectivo manual; la segunda por la atención informal de funciones que no figuran en el manual. Lo anterior dio lugar a la Recomendación No. 1 (Ver informe sobre deficiencias encontradas en el conocimiento integral).

1.3 Planta de personal y cargos

A junio 30 de 2007 la distribución de la planta de personal y cargos era la siguiente :

Nivel Cant % Directivo 6 3.1 Ejecutivo 3 1.6 Operativo 181 95..3

Total 190 100

En cuanto al tipo de vinculación, aproximadamente el 90% del personal tiene contrato a término indefinido y el resto a término fijo como supernumerarios adscritos en su gran mayoría al área técnico-operativa. El promedio mensual de trabajadores por el semestre fue de 205. Febrero fue el mes con mayor vinculación (210) y diciembre con el menor (190). La situación ha sido muy similar en los últimos tres años. 1.4 Valores Filosóficos

Están incluidos en el Plan de Gestión y Resultados del año 98, han sido socializados y su revisión se produjo en abril de 2003 con motivo del proceso de calidad. Un inventario de los mismos figura en PL5.

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1.5 Marco legal y jurídico Aguas del Sur es una sociedad anónima de carácter mixta en donde el estado es accionista con el 95% del capital social. Está regida por la “Ley de los servicios Públicos” (Ley 142 de 1994, artículo 17). Está inscrita en régimen común. Su domicilio principal es Palmira. La duración prevista es 50 años. Los estatutos están contenidos en la escritura de constitución y sus modificaciónes. (Ver PL6).

1.6 Ambito económico del negocio

Composición del mercado y descomposición :

Uso No. suscriptores % Residencial 48.590 93.18 No residencial 3.556 6.82 Total 52.146 100.0

Sector Residencial Sector No Residencial

Clasificación Cantidad % Clasificación Cantidad % Estrato 1 5.232 10.77 Comercial 3.310 93.08 Estrato 2 3.571 7.35 Industrial 165 4.64 Estrato 3 17.625 36.27 Oficial 79 2.22 Estrato 4 18.329 37.72 Especial 2 0.05 Estrato 5 2.652 5.46 Estrato 6 1.181 2.43 Total 48.590 100 Total 3.556 100

Pérdidas comerciales en el servicio de Acueducto

A Junio 2006 A Junio 2007

Concepto M3 % M3 %

Agua producida 11.578.643 100 12.345.678 100

Agua facturada 6.704.034 57.9 6.999.999 56.7

IANC (1) 4.874.609 42.1 5.345.679 43.3

(1) IANC : Índice de Agua no Contabilizada.

La anterior situación obedece a la falta de políticas para disminuir el INAC. En tal sentido se planteó la Recomendación No. 2. (Ver informe sobre deficiencias encontradas en el conocimiento integral). 1.7 Aspectos financieros

Para la determinación de la situación financiera de la empresa se tomaron como referencia los indicadores financieros calculados a partir de los respectivos estados a Junio 30 de 2006 y 2007. Las conclusiones fueron las siguientes : Liquidez : Demuestra que la organización es sólida financieramente y durante el 2006 y 2007 ha mantenido un flujo de caja operacional fluido y armónico; Endeudamiento : Muestra una estructura financiera sólida, que prtege a la empresa de problemas de orden financiero originados en

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pasivos adquiridos de manera no racional; Rentabilidad : Los altos costos de operación -sobre todo los administrativos- están contribuyendo a una baja utilidad operacional y a la destrucción de valor, lo cual podría afectar las perspectivas de la empresa y generar preocupación en los inversionistas. Como conclusión general sobre la situación financiera se determinó que la empresa cuenta con un flujo de caja excelente y no hay problemas de liquidez; no existe riesgo en el endeudamiento por cuanto no supera 38%; la debilidad radica en la rentabilidad, pues los niveles de utilidad operacional y neta muy bajos, lo que da lugar a la Recomendacion No. 3. (Ver informe sobre deficiencias encontradas en el conocimiento integral). II. Riesgos del negocio, controles asociados y acciones de monitoreo

(Nota. A fin de lograr una mejor comprensión de tema, se recomienda efectuar una lectura y análisis de los aspectos conceptuales sobre el Riesgo que se muestra en el Apéndice 1 al presente material).

2.1 Riesgo principal del negocio. En Aguas del Sur, existe la posibilidad de que circunstancias de orden financiero relacionadas con unos ingresos supeditados al régimen tarifario a que está sometida la empresa, no le permitan atender en un futuro sus servicios en las condiciones de cobertura, calidad y continuidad requeridas. 2.2 Riesgos Inherentes. Guardan relación con el riesgo principal y se refieren a aquellas circunstancias que podrían poner en peligro la viabilidad financiera de la empresa en el corto, mediano o largo plazo. En el caso particular de Aguas del Sur se detectaron las siguientes situaciones que podrían constituir riesgos inherentes: - Disminución en los ingresos motivados en:

* Rezago en las tarifas que podría influir en la generación de pérdidas económicas * Riesgo de matrículas de uso residencial dedicadas a actividad comercial o industrial. * Falta de control en el uso del servicio en construcciones nuevas. * Demora en la atención de fugas en la red principal. - Pérdidas económicas debido a :

* Demora en la atención de fugas en la red principal. * Sobrecostos laborales, especialmente en tiempo extra. * Sobrecostos financieros, especialmente en sobregiros bancarios. * Sobrecostos en mantenimiento de equipos técnicos o de cómputo. 2.3 Riesgos de Control. Son aquellos riesgos que podrían presentarse cuando los procedimientos para el desarrollo de operaciones o la información derivada pueden presentar deficiencias no detectadas a pesar de la existencia de adecuados sistemas de contabilidad y de control interno. En Aguas del Sur, los siguientes son algunos de los riesgos de control mas significativos :

- Inexistencia, desactualización o aplicación ineficiente de los manuales de funciones y procedimientos. - Desarrollo de algunas operaciones del área comercial y financiera en forma manual no supervisada. - Falta de comunicación o coordinación entre algunas áreas. - Cambios permanentes en los reglamentos, no comunicados oportunamente. - Debilidades en el funcionamiento de la Auditoria Interna.

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2.4 Riesgos de detección. Significa que a pesar de que el auditor haya determinado con antelación la extensión, profundidad y oportunidad de sus procedimientos, ciertas circunstancias deficientes, como las siguientes, podrían no ser detectadas:

- Que aspectos muy específicos de la normatividad aplicable en la empresa no sean conocidos por el auditor. - Que determinadas técnicas de auditoria puedan ser aplicadas en forma incorrecta. - Que errores de importancia relativa pudieren nos ser detectados en desarrollo de la auditoría. 2.5 Controles asociados a los anteriores riesgos. Tratándose de los riesgos hinherente y de control y con el fin de reducir los riesgos o mitigar su impacto, la empresa debe tener establecidos los siguientes controles de carácter general, sobre los cuales la auditoria efectuará una verificacion :

- Controles tendientes a lograr un mejoramiento en los ingresos. - Controles dirigidos a lograr una disminución en los sobrecostos de diversa índole. - Controles orientados a mejorar la eficiencia en el recaudo de cartera. - Controles para procurar una reduccion en las pédidas fraudulentas. 2.6 Acciones de monitoréo. En relación con las anteriores acciones de control, la empresa tiene previsto ejercer un seguimiento que le permita determinar :

- La aplicación efectiva de políticas para el manejo de la cartera - La existencia de una adecuada depuración de cartera - El cumplimiento de planes encaminados a incrementarlos ingresos. - El cumplimiento de planes orientados a disminuir los costos. 2.7 Areas críticas de riesgos y las acciones previstas.

Desde el punto de vista del nivel de riesgo asociado, Aguas del Sur tiene identificadas ciertas áreas muy particulares. Por tanto, con el propósito de evitar la ocurrencia de riesgos o de la intensidad de su impacto, se han definido ciertas acciones de control y se ha responsabilizado a determinadas dependencias para llevarlas a cabo en las condiciones de tiempo y presupuesto establecidas. Algunas de tales áreas, las dependencias responsables y las acciones previstas, son las siguientes: - Área de Sistemas

Se trata de un área fundamental en el funcionamiento de la organización, pero por su naturaleza está sometida a riesgos de diversa magnitud. Su administración está a cargo de la División de Sistemas y bajo su responsabilidad está el definir las estrategias necesarias para que la empresa pueda contar con información oportuna y de calidad, para lo cual debe estar al tanto de los avances tecnológicos que permitan la incorporación de nuevos procesos y herramientas tecnológicas, además de atender eficientemente los requerimientos de los diversos clientes internos. Para ese propósito la División de Sistemas se tiene previsto llevar a cabo las siguientes acciones:

- Definir un cambio de plataforma tecnológica y de las condiciones para su realización. - Desarrollar aplicaciones “satélites” para facturación y recaudo. - Mejorar la base de datos hacia la implementación de un sistema de informacón gerencial (SIG). - Diseñar y desarrollar campañas para propiciar el uso de software licenciado.

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- Diseñar y desarrollar campañas de capacitación para un mejor manejo de las aplicaciones. - Área Técnico-Operativa

La Dirección Técnico-Operativa, en su condición de responsable de esta área tiene previsto para el periodo 2005-2008 llevar a cabo las siguientes acciones respaldadas en un presupuesto técnico y económico que respalda su cumplimiento:

* Actualización del catastro de redes. * Mejoramiento de las técnicas de laboratorio. * Ampliación de las redes de acueducto y alcantarillado. * Instalación de nuevos macromedidores. * Adecuación del taller de medidores.

III. Aspectos Inherentes a la Administración del Trabajo 3.1 Plan general de trabajo.

A partir de la información obtenida durante la subfase de conocimiento integral, el auditor procede a elaborar un plan general de trabajo que servirá de base para la ejecución de la auditoria. En él deberán considerarse aspectos tales como el personal participante, el cargo o vinculación, la remuneración, el tiempo y costo presupuestado y real. (Nota. En el Anexo 2 se indica un modelo de plan general de trabajo)..

3.2 Cronograma de actividades.

De manera concordante con el plan general de trabajo y mediante la aplicación de alguna de las formas convencionalmente aceptadas, el auditor deberá proceder a elaborar un cronograma de actividades que servirá de base tanto para el control del tiempo como la supervisión del personal participante.

3.3 Personal involucrado.

El siguiente es el personal que por parte de la firma y de la empresa intevenrá de alguna forma en la ejecución de la auditoría : Para el desarrollo de la auditoria se tiene previsto interactuar con los siguientes funcionarios, entre otros, con la participación de las personas de la firma que a continuacion se indica:

Por la empresa Por la firma

Nombre Cargo Nombre Cargo Alvarfo de Franciso Palau Jaime Vargas Calle. Pablo Suárez Rincón. Arvey Noreña Tovar Mery Alcid Plazas Edgar Vanegas Osorio James Torres Vargas

Gerente Director Adm. y Financiero Director Técnico-Operativo Jefe de Contabilidad Jefe de Sistemas Jefe de Control Interno Jefe de Almacén

César Velasco Caicedo Germán González Materón James Viveros Castaño Lorena Cadavid Torres Paola Arango Vidales Norberto Marín Arango Nelly Suescún Rivera

Representantel Legal Director de Auditoria Asistente de Informática Asistente Contab.e Impuestos Auxiliar Auxiliar Secretaria

3.4 Aspectos relativos a los procedimientos de auditoria.

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Para efectos del desarrollo de la auditoria externa en las condiciones de tiempo, cubrimiento e información acordadas, la firma ha dispuesto la siguiente Matriz de Procedimientos en la cual se indica la comformzación de cada partida del activo, pasivo y resultados y el tipo y alcance de las pruebas de auditoria a aplicar. - Rubro : Efectivo

Composición de la partida : El monto del Efectivo a Junio 30 de 2007 es de $ 1.983.469.989 y representa el 33.4% del Activo Corriente ($5.936.022.551), que a su vez constituye el 48.6% del Activo Total ($12.210.337.953). En consecuencia, el Efectivo representa el 16.2% del Activo Total.

El Efectivo está conformado así Caja General $ 1.334.420; Caja Menor $ 1.200.000; Bancos y Corporaciones $ 1.980.935.569 (tres cuentas corrientes y dos de ahorro). Para los recaudos por concepto de servicios funcionan dos (2) cajas en las instalaciones de la empresa y existen convenios con cinco (5) entidades para el mismo fin.

Tipo y alcance de los procedimientos de auditoria

- Práctica de arqueos de fondos a las cajas principales y a las cajas menores. - Revisión detallada de las conciliaciones bancarias y los controles conexos.

- Circularización de saldos con las entidades bancarias. - Prueba de corte de ingresos y confrontación con la prueba de egresos. - Revision del tratamiento contable de los ingresos. - Revisión de procesos de tesorería. - Revisión de las políticas contables aplicables al Efectivo. - Revisión de controles internos sobre el Efectivo.

- Rubro : Deudores

Composición de la partida : El monto de Deudores a Junio 30 de 2007 es de $3.723.045.987, menos una Provisión por $ 210.670 para un saldo neto de $ 3.722.835.317 que equivale al 62.7% del Activo Corriente ($5.936.022.551). Por tanto, Deudores constituye el 30.5% del Activo Total ($12.210.337.953).

La partida está conformada así : Deudores por servicios $3.070.983.421 (Acueducto $2.010.422.560 , Alcantarillado $1.060.560.861); Anticipos y Avances concedidos $641.382.096; Préstamos a Trabajadores $10.680.470. (Nota. La provisión está calculada solamente sobre el valor de la cartera por concepto de servicios). El Area Comercial prepara mensulamente un análisis de cartera que es remitido a la la Dirección Financiera y Gerencia, pero no se toman decisiones al respecto.

Tipo y alcance de los procedimientos de auditoria

- Confrontación de saldos contables con comerciales. - Revisión de la provisión para cuentas de difícil cobro.

- Circularización de saldos por muestreo. - Prueba de corte de ingresos y confrontación con la prueba de egresos. - Revision del tratamiento contable de saldos castigados. - Revisión de procesos de cartera. - Revisión de las políticas contables aplicables a Deudores - Revisión de controles internos sobre la cartera.

(Nota aclaratoria : En la práctica es necesario proceder de igual manera con las demás partidas del balance y y el estado de resultados).

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3.5 Procedimientos de Auditoria en la fase final del trabajo

-Revisar la existencia de pasivos contingentes y su posible comportamiento. -Revisar hechos posteriores al cierre y su incidencia en los estados financieros. - Evaluar el supuesto de empresa en marcha.

3.6 Aspectos relativos a la informes a emitir.

Los siguientes son los informes a emitir en desarrollo de la auditoria :

- Informe sobre deficiencias encontradas en desarrollo de la subfase de conocimiento integral. - Informe sobre elestado del sistema de control interno, conteniendo recomendaciones para su

mejoramiento. - Informe final de auditoría conteniendo el dictamen u opinión profesional en relación con los estados

financieros examinados.

El informe final estará acompañado de los siguientes estados financieros de propósito general, preparados por la administración a partir de los ajustes y reclasificaciones propuestos por la auditoria:

-Balance General. -Estado de Resultados de Operación. -Estado de Cambios en el Patrimonio. -Estado de Cambios en la Situación Financiera. -Estado de Flujos de Efectivo. -Notas Explicativas a los Estados Financieros.

La opinión sobre los estados financieros estará soportada en las conclusiones generales sobre el examen practicado, la cual podrá ser sin salvedades siempre que a criterio profesional los estados examinados reflejen de manera razonable la situación financiera de la empresa.

La opinión podrá ser emitida con salvedades cuando por circunstancias no controlables por la auditoria, existan impedimentos en la ejecución de pruebas apropiadas y necesarias para la expresión del dictamen sobre situaciones o resultados que podrían ser de importancia relativa.

Habría una abstención de opinión u opinión negativa en el evento de que se presenten prácticas contables que vicien materialmente los estados financieros o cuando las condiciones y circunstancias encontradas no permitan la normal realización del trabajo.

Cualquiera que sea el resultado de la auditoria y el tipo de opinión emitida, los estados financieros ajustados y reclasificados de acuerdo con las circunstancias encontradas, serán entregado a la empresa para los fines que estime pertinentes.

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Anexo 2

AGUAS DEL SUR S.A. - E.S.P Auditoría Externa

Referencia: Junio 30-2007 Plan General de Trabajo

ACTIVIDAD GENERAL

PERSONAL PARTICIPANTE

TIEMPO VALOR HORA

RECURSOS Estimado Real Variación Estimado Real Variación

1. Evaluación general del sistema de Riesgos.

Subtotal

Auditor Delegado Asistente (1) Auxiliar (2)

30 30

100 160

$60.000 30.000 10.000

$1.800.000 900.000

1.000.000 3.700.000

2. Evaluación general del sistema de control interno

Subtotal


30 50

150 230

$60.000 30.000 10.000

$1.800.000 1.500.000 1.500.000

4.800.000

3. Ejecución del proceso de Auditoria Financiera.

Subtotal

Auditor Delegado Asistente (1) Auxiliar (3) Consultor Financiero Consultor Tributario Consultor Informática

60 70

200 30 10 20

390

$60.000 30.000 10.000 50.000 50.000 50.000

$3.600.000 2.100.000

2.000.000 1.500.000

500.000 1.000.000

10.700.000

4. Preparación y sustentación del informe preliminar y el definitivo de la auditoria.

Subtotal


25 40 50

115

$60.000 30.000 10.000

$1.500.000 1.200.000 500.000

3.200.000

Total 895 22.400.000 DOCUS AD/LABO AUDI X 2S-06/PLAN TRABAJO

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Asesores y Consultores Ltda. Evaluación del Sistema de Control Interno

Planilla de Evaluación - Componente : Ambiente de Control Empresa: _________________________________________________________________

Indice : PLA-EVA-AMB Preparó _________Fecha:_______ Superv._________Fecha:________

A B C D E F G

Componente Puntos a Enfocar (Aspectos) Optimo Méritos (Factores) Puntaje % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1. Integridad moral y valores éticos. 2. Competencia del personal.

Ambiente 3. Filosofía de la administración. de 4. Asignación de autoridad y responsabilidad.

Control 5. Organización y desarrollo de la gente. 6. Estructura organizacional. 7. Junta directiva y comité de control interno. Total

Interpretación de resultados :

Menor de 50% (< 2.5) .................... Malo..................Ausencia de controles internos y pésima gestión Entre 51 y 70% (2.5 a 3.5)............... Regular .............Niveles de control interno y gestión regulares Entre 71 y 90% (3.5 a 4.5)............... Bueno ...............Niveles de control interno razonables y buena gestión Entre 90 y 100% (4.5 a 5.0) .............. Excelente...........Desempeño excelente y calidad asegurada

Conclusión general sobre el estado del Componente Ambiente de Control: PC BLA DOCUS AD/LABO X 2S-06/PLANILLA 1 AMBIENTE

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Objeto social. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL2 Preparó _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 1. A partir de la revisión de la escritura de constitución y sus posibles modificaciones, determine el objeto social de la empresa y elabore una síntesis del mismo. Comentarios: Constitución: El objeto social previsto originalmente para Aguas del Sur consistía en la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado en el municipio de Palmira y su zona de influencia más cercana. Este se encuentra consignado en el artículo 3° de la escritura de constitución No. 3.030 de agosto 10 de 1956, Notaria Primera, Círculo de Palmira. Primera modificación: En octubre 18 de 1990, mediante escritura pública número 7.100 de la Notaría Primera del Círculo de Palmira, hubo modificación del objeto social, ampliándolo hacia otras actividades tales como la producción y comercialización de agua embotellada. Segunda modificación : En Julio 12 de 1995, mediante escritura No. 12680 de la Notaría Primera del Círculo de Palmira, con el propósito de atemperarse a lo establecido en la Ley 142 de 1994, el objeto social debió ser modificado y quedó similar al de la escritura de constitución. Lo anterior obedeció a exigencia perentoria de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en el sentido de que la empresa no podía ejercer actividad distinta a la de prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades complementarias.

PC BLA DOCUS AD/LABO X-S2-06/PDT-PLA Actualización :Octubre de 2007

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Organigrama. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 2. Efectúe una revisión del organigrama vigente y registre sus comentarios acerca del tipo de estructura, pertinencia, observancia y otros aspectos. Comentario: La estructura organizativa de Aguas del Sur fue diseñada originalmente -y se ha mantenido- bajo el esquema “divisional-funcional”. La última revisión se efectuó en abril de 2003 en desarrollo del proceso de calidad. Un análisis del organigrama adjunto permite conceptuar que corresponde a la naturaleza de la empresa y es adecuado para el cumplimiento de su objeto social. A pesar de lo anterior, llaman la atención las siguientes situaciones : a) Figura un área denominada “Comercial”, bajo la responsabilidad de un funcionario sin personal a cargo, con dependencia directa de la Gerencia. A pesar de que en el organigrama aparece al nivel de jefe de sección, su asignación salarial es similar al la de un director de área. Llama la atención que su perfil, requisitos, funciones y otros aspectos no figuran en el manual de funciones pero si en de procedimientos. b) Figura un área denominada “Dirección de Talento Humano”, bajo la responsabilidad de un funcionario con una sola persona a cargo. Además de atender lo pertinente al recurso humano, tal dependencia es la encargada de lo relacionado con la atención de los recursos físicos tales como servicios generales y suministros, a pesar de que en el manual de funciones tal responsabilidad no aparece asignada. Esto significa que dichas actividades la está desarrollando informalmente, lo cual, desde el punto de vista del control interno no es adecuado. Las anteriores circunstancias dan lugar al planteamiento de la siguiente recomendación: Recomendación Nro. 1. Es necesario replantear la ubicación de la Sección Comercial como dependencia adscrita a Gerencia. En la forma como actualmente opera, la comunicación es muy difícil y debe tomar decisiones autónomas o inconsultas, desvirtuándose así el sentido de autoridad y poniendo en riesgo los controles internos. Se recomienda por tanto asignarla como un área dependiente de la Subgerencia Financiera. Así mismo, es necesario analizar la conveniencia de fusionar el área denominada “Dirección de Talento Humano” con la Dirección Administrativa y Financiera, o en su defecto redefinir su nombre como “Dirección Administrativa”, asignándole la atención de lo relacionado con los recursos humanos y físicos.

{

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Planta de Personal. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 3. A partir de información existente en Recursos Humanos determine el tamaño de la planta de personal y su distribución por niveles y por tipo de vinculación. Registre sus comentarios. Comentario: De acuerdo con información suministrada por la Dirección de Talento Humano, a junio 30 de 2007 la planta de personal estaba compuesta por 190 trabajadores distribuidos así: 6 directivos (gerente, revisor fiscal, jefes oficina de informática, planeación, control interno y jurídica); 3 ejecutivos (director operativo, director administrativo y financiero y director talento humano);181 operativos adscritos a las áreas funcionales así: administrativa y financiera 17, talento humano 4, técnico-operativa 160. En cuanto al tipo de vinculación se encuentra que durante el primer semestre de 2007 aproximadamente el 90% del personal estuvo vinculado mediante contrato a término indefinido y el resto a término fijo actuando en condición de supernumerarios adscritos en su gran mayoría al área técnico-operativa. Es de anotar que el promedio mensual de personas vinculadas a la empresa durante el periodo enero a junio de 2007 fue de 205, en diferentes modalidades. Enero fue el mes con menor número de personas (190) y mayo con el mayor (201). Estadísticamente se estableció que la situación ha sido muy similar durante los últimos tres años.

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Valores Filosóficos. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 4. Determine la existencia de valores filosóficos que caracterizan la organización

y registre sus comentarios al respecto.

Comentario: El Plan de Gestión y Resultados preparado por la Oficina de Planeación de la empresa en agosto de 1998 para dar cumplimiento a la Resolución 012 de 1997 emanada de la Comisión de Agua Potable y Saneamiento Básico-CRA, en la Sección Tercera contiene los principios y valores filosóficos que caracterizan la entidad. Se encuentra que los mismos han sido ampliamente divulgados y que su revisión se produjo en abril de 2003 con motivo del proceso de calidad. A continuación se incluye un inventario de los citados valores.

Visión.- Aguas del Sur S.A. ESP. será una organización que, sustentada en la filosofía de la calidad y mejoramiento continuo, dirigirá todas sus acciones hacia el cubrimiento de las expectativas que los habitantes del Municipio de Palmira tengan frente a la prestación eficiente y eficaz de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

Misión.- Satisfacer de manera oportuna y eficientemente las necesidades básicas de provisión de agua potable y disposición de aguas servidas mediante la prestación directa de tales servicios, garantizando calidad, cantidad y continuidad a la totalidad de la población que lo demande.

Objetivos estratégicos

-Definir y desarrollar un apropiado modelo de prestación de los servicios. -Mejorar la ejecución de los procesos tanto los básicos como los de apoyo. -Estructurar y desarrollar un programa para el uso racional del agua.

Políticas institucionales

- Maximizar y optimizar el uso de los recursos físicos, tecnológicos, económicos y naturales. - Procurar el desarrollo integral y permanente del talento humano. - Proteger los recursos naturales bajo el criterio de desarrollo sostenible. - Propender por la prestación de los servicios con calidad, cobertura y continuidad. Valores institucionales - Respeto. Capacidad de aceptar diferentes criterios y actitudes.

- Etica. Comportamiento regido por principios individuales basados en honestidad, lealtad y transparencia. - Sensibilidad social. Conciencia de solidaridad y servicio frente a los problemas sociales y económicos.

- Compromiso. Actitud positiva y responsable para el logro de los objetivos y metas institucionales.

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Marco legal y jurídico. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 5. A partir de la revisión de la escritura de constitución y sus posibles modificaciones, determine el marco legal y jurídico de la empresa y elabore una síntesis del mismo.

Comentarios: De acuerdo con el Artículo 5° de la escritura de constitución No. 10250 de la Notaría Primera del Círculo de Palmira, Aguas del Sur constituye una sociedad anónima de carácter mixta en donde el estado es accionista con el 95% del capital social. Desde el punto de vista jurídico la sociedad se encuentra sometida a lo que la Constitución Política establece para las empresas de servicios públicos domiciliarios, enmarcada en el artículo 17 de la Ley 14 de 1994, conocida como “Ley de los servicios Públicos”. Desde el punto de vista tributario la sociedad se halla inscrita en el régimen común y está sometida a las exigencias propias de tal naturaleza. El domicilio principal es la ciudad de Palmira, Departamento del Valle, pero puede operar en cualquier lugar del país o desarrollar su objeto social en el exterior. La duración prevista es cincuenta (50) años. Los estatutos se hallan contenidos en la escritura de constitución No. 3030, agosto 10 de 1956, Notaria Primera, Círculo de Palmira y las modificación efectuadas mediante las escrituras públicas No. 10250 (Octubre 10 de 1990) y 12680 (Julio 12 de 1995), de la Notaría Primera del Círculo de Palmira.

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Ambito económico. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 6. En base a la revisión de documentos comerciales y de otra índole determine las

circunstancias actuales de la empresa desde el punto de vista de su ámbito económico.

Comentario: La composición del mercado de Aguas del Sur es como sigue: 48.590 suscriptores pertenecientes al uso residencial, equivalentes al 93.18%; 3.556 adscritos al uso no residencia, que equivalen en 6.82%., para un total de 52.146 usuarios localizados tanto en el área urbana como en la zona de influencia. Un análisis estadístico permite determinar que en los últimos 5 años el nivel de crecimiento ha oscilado alrededor del 5%.

En cuanto a las pérdidas comerciales en el servicio de acueducto, técnicamente conocidas como Indice de Agua no Contabilizada (INAC), estas pasaron del 42.1% en junio del 2006 a 43.3 en junio de 2007, lo que significa un incremento del 1.2%. Tal circunstancia obedece a la carencia de políticas encaminadas a lograr una disminución de dicho y se pudo establecer que para el resto del año no está prevista ninguna acción al respecto. En ese sentido, es conveniente la siguiente recomendación :

Recomendación Nro. 2. Es urgente e importante que la administración de la empresa proceda a diseñar

políticas tendientes a lograr una disminución en el INAC, a partir de las cuales podrían implementarse estrategias tales como propiciar la legalización de consumidores fraudulentos, el cambio de medidores defectuosos o la práctica de una medición mas efectiva de los consumos.

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Aspectos financieros. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 7. Tomando como referencia los estados financieros y demás información complementaria, determine las circunstancias de orden financiero y registre sus comentarios.

Comentario: La determinación del ámbito financiero se hizo a partir de la comparación a Junio 30 de 2006 y 2007, en relación con los indicadores de Liquidez, Endeudamiento y Rentabilidad. Al final se obtuvo una conclusión general acerca de la situación financiera de la empresa.

Liquidez. Los ocho indicadores aplicados para evaluar la liquidez de la empresa, esto es, hacer la medición de su capacidad para obtener el dinero en efectivo para cubrir

sus obligaciones, demuestran que la organización es muy sólida financieramente y durante los años 2006 y 2007 ha mantenido un flujo de caja operacional fluido y

armónico, evitando contratiempos en el desarrollo de sus operaciones diarias. Endeudamiento. Los indicadores de endeudamiento observados de muestran prudencia en la toma

de crédito, situación que muestra una empresa con una estructura financiera sólida, lo cual sin duda la protege de problemas de orden financiero originados en pasivos adquiridos de manera no racional.

Rentabilidad. La sensación de una empresa bien administrada financieramente -demostrada por los indicadores de liquidez aplicados- se desvirtúa al observar los indicadores de rentabilidad, los cuales no revelan una buena situación. Los altos costos de operación, sobre todo los administrativos, están contribuyendo a una baja utilidad operacional y a la destrucción de valor. Lo anterior, además de afectar las perspectivas de la empresa podría generar preocupación por parte de los inversionistas. Conclusión general. Los indicadores de liquidez, demuestran una empresa con un flujo de caja operacional excelente, libre de cualquier problema de liquidez, mientras que los indicadores de endeudamiento, señalan como la empresa es ciertamente propiedad de sus accionistas y no de terceros, pues no está endeudada mas allá del 37.55 % considerados todos los distintos tipos de acreedores. La debilidad de la organización radica en los indicadores de rentabilidad, pues se alcanza niveles de utilidad operacional y neta muy bajos, por lo cual se recomienda hacer un estudio de costos fijos y variables como elementos de la estructura de costos. Solo así se podría definir el camino ha seguir en la búsqueda de mejores márgenes de rentabilidad, que unidos a los ya positivos de liquidez y endeudamiento, permitirían contar con una empresa altamente generadora de valor a favor de sus accionistas y la comunidad en general.

Recomendación Nro. 3. Tomando como referencia el factor Rentabilidad, es indispensable que la Administración, bajo el liderazgo de la Dirección Financiera, proceda a elaborar un profundo diagnóstico y a determinar las medidas que conduzcan a la generación de valor requerida para garantizar el crecimiento y desarrollo de la empresa.

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Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Aspectos de Control Interno. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.


Procedimiento 8. En función del COSO u otro referente válido, practique una revisión general de los Aspectos inherentes al control interno de la empresa y registros sus comentarios.

Comentario: Para el efecto se tomó como referencia el informe sobre la evaluación del sistema de control interno que fuera preparado por la Oficina de Control Interno de la empresa con referencia a Junio de 2006 y Junio de 2007. Un resumen de dicha evaluación es el siguiente :

Año

Junio de 2006

Junio de 2007

No.

Componente

Calif

%

Nivel

Calif

%

Nivel

Variación ( % )

1 Ambiente de Control (400) 241 60.2 Medio 196 49.0 Bajo (11.2) 2 Administración del Riesgo (300) 154 51.5 Bajo 113 37.6 Medio (13.9)

3 Actividades de control (800) 585 73.1 Medio 492 61.5 Medio (11.6) 4 Información y comunic. (300) 217 72.3 Medio 204 68.0 Medio (4.3) 5 Retroalimentación (300) 161 53.5 Medio 180 59.9 Medio 6.4 Total (2100) 1358 64.7 Medio 1185 56.4 Medio (8.3)

Los resultados anteriores indican que para los periodos de referencia el nivel de

desarrollo del sistema de control interno se ubicó en el rango Medio en ambos periodos, pues cuatro de los cinco componentes del sistema se sitúan en ese nivel. Así mismo, entre un periodo y otro el grado de desarrollo del sistema de control interno presenta una disminución del 8.3%. Tal situación es preocupante y amerita en consecuencia la siguiente recomendación :

Recomendación Nro. 4. Es prioritario que la Oficina de Control Interno, en su condición

de estamento coordinador del sistema de control interno y contando con el apoyo decidido de la Gerencia, determine las acciones a seguir a fin de que los resultados de la evaluación al término del año 2007 reflejen un mejoramiento sustancial y no un retroceso como ocurrido entre junio del 2006 y junio del 2007.

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeación Aspecto : Conocimiento Integral

Indice : PL10

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Asunto : Otros Aspectos de Conocimiento. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Preparó _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 9. Si considera necesario, desarrolle otros aspectos que pudieran contribuir al conocimiento integral de la empresa y el negocio que realiza.

Comentario: En razón de su importancia, se considera conveniente incluir los siguientes comentarios en relación con el comportamiento presupuestal de los ingresos y los egresos con referencia a Junio de 2007.

Ejecución presupuestal de los ingresos. El presupuesto de ingresos para el año 2007 es de 18.760 millones y

hasta el mes de junio se han recaudado 12.870 millones. Esto significa un cumplimiento del 68.6%. En tales condiciones y de acuerdo con las proyecciones para el segundo semestre de 2007, se espera que al finalizar el año los ingresos superen el valor presupuestado. Los mayores valores recaudados corresponden en gran medida al rubro Otros Ingresos-Acueducto.

Ejecución presupuestal de los egresos. Para el año 2007 se tienen dispuestos egresos por 18.760 millones, de

los cuales a junio se han ejecutado 15.987 millones que corresponden al 85.2%. Esto significa que solamente queda un 14.8.% para cubrir los egresos por el segundo semestre de 2007, cifra que de acuerdo a las proyecciones se estima insuficiente. Ante tal circunstancia la empresa se verá abocada a acudir al endeudamiento o en su defecto no podrá llevar a cabo la totalidad de las inversiones previstas, especialmente en mantenimiento de redes de acueducto. Es precisamente en ese rubro donde se han producido mayores erogaciones debido al mal estado del sistema. Al efectuar un análisis frente a los años anteriores se encuentra que el comportamiento es muy similar, lo cual significa que existen fallas en la confección del presupuesto de egresos debido a la falta de una metodología apropiada. Tal circunstancia da lugar a la siguiente recomendación:

Recomendación Nro. 6. Es indispensable que la Oficina de Planeación en coordinación con la Dirección

Financiera procedan a adoptar y aplicar una metodología apropiada para el cálculo del presupuesto de egresos a fin de evitar que se sigan presentando desfases entre lo previsto y lo realizado.

2222

Popayán, Octubre 10 de 2007 A & C 057-07 Doctor ALVARO DE FRANCISCO PALAU Gerente AGUAS DEL SUR S.A.E.S.P. Palmira Referencia : Informe sobre situaciones deficientes. Atento saludo. En cumplimiento del Contrato GER-083-2007, nuestra firma se encuentra desarrollando una Auditoría Externa de carácter financiero en dicha empresa. Como resultado de la fase de conocimiento integral de la organización y de las actividades que esta realiza, se evidenciaron algunas situaciones deficientes en determinados ámbitos. Al respecto, en los Anexos 1 y 2 estamos poniendo de presente tales circunstancias, con las correspondientes recomendaciones para su mejoramiento. Cualquier información adicional estaremos gustosos de suministrarla. Atentamente, CESAR VELASCO CAICEDO Representante Legal Asesores y Consultores Ltda. cc. Archivo.

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PC BLA DOCUS AD/LABO 2S-07/INFO DEFICS

Anexo 1 Recomendaciones

Recomendación No. 1. Es necesario replantear la ubicación de la Sección Comercial como dependencia adscrita a Gerencia. En la forma como actualmente opera, la comunicación es muy difícil y debe tomar decisiones autónomas o inconsultas, desvirtuándose así el sentido de autoridad y poniendo en riesgo los controles internos. Se recomienda por tanto asignarla como un área dependiente de la Subgerencia Financiera.

Referencia : Organigrama Prioridad : Mediano plazo (6 meses) Area responsable : Oficina de Planeación Supervisión : Gerencia Observaciones : La determinación del área responsable se acordó con el jefe de la mencionada dependencia.

Recomendación No. 2. Recomendación Nro. 2. Es urgente e importante que la administración de la empresa proceda a diseñar políticas tendientes a lograr una disminución en el INAC, a partir de las cuales podrían implementarse estrategias tales como propiciar la legalización de consumidores fraudulentos, el cambio de medidores defectuosos o la práctica de una medición mas efectiva de los consumos.

Referencia : Ambito Económico. Prioridad : Inmediata Area responsable : Area Comercial y Dirección Técnico-Operativa. Supervisión : Gerencia Observaciones : La determinación de las áreas responsables se acordó con los jefes de las áreas en mención.

Recomendación No. 3. Tomando como referencia el factor Rentabilidad, es indispensable que la Administración, bajo el liderazgo de la Dirección Financiera, proceda a elaborar un profundo diagnóstico y a determinar las medidas que conduzcan al mejoramiento en este aspecto, considerado clave para la generación de valor y el crecimiento y desarrollo de la empresa.

Referencia : Ambito Financiero Prioridad : Mediano plazo (6 meses) Area responsable : Dirección Financiera Supervisión : Gerencia Observaciones : La determinación del área responsable se estableció con el Director Financiero y Administrativo.

Recomendación Nro. 4. Es prioritario que la Oficina de Control Interno, en su condición de estamento coordinador del sistema de control interno y contando con el apoyo decidido de la Gerencia, determine las acciones a seguir a fin de que los resultados de la evaluación al término del año 2007 reflejen un mejoramiento sustancial y no un retroceso como ocurrido entre junio del 2006 y junio del 2007.

Referencia : Controles Internos Prioridad : Mediano plazo (6 meses). Area responsable : Oficina de Control Interno

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Supervisión : Gerencia Observaciones : La responsabilidad directa es de Gerencia, pero el liderato corresponde al Jefe de Control Interno.

Anexo 2 Información de Respaldo a las Recomendaciones

No. Referencia Situación Causa(s) Efecto(s) Solución 1 Organigrama La comunicación

entre el Jefe del Area Comercial y Gerencia no existe o es muy difícil, lo cual le ha obligado a tomar decisiones urgentes sin conocer el concepto de Gerencia

El jefe del Area Comercial considera que obedece quizá a dificultades en la agenda de Gerencia para atender asuntos de su dependencia.

1. Las fallas en la comunicación ponen en riesgo los controles internos. 2. Decisiones inconsultas podrían conducir a detrimento económico.

Replantear la ubicación de Comer cial como dependen cia de la Dirección Financiera, lo cual facilitaría la comuni cación, en especial para la toma de decisiones.

2 Ambito Económico

El Indice de Agua no Contabilizada (INAC) se considera alto, con tendencia al incremento en los últimos 5 años.

En opinión del jefe del Area Comercial, la situación podría obedecer a pérdidas fraudulentas, fallas en la medición u obsolescencia de los medidores.

a) Pérdidas económicas originadas en menores ingresos. b) Sobrecostos que podrían incidir en el valor de los servicios.

Diseñar estrategias y políticas tendientes a disminuir el INAC. Por ejemplo: legalización de fraudulentos, cambio de medidores defectuosos, mejorar el proceso de medción

3 Ambito Financiero

Los indicadores de rentabilidad demuestran que los márgenes de utilidad están siendo afectados por altos costos tanto operacionales como administrativos, en especial de los de personal.

En concepto del Director de Talento Humano, podría estar incidiendo: a) La falta de control presupuestario en algunos ítems, especialmente el de personal. b) Sobrecostos originados en altas pérdidas fraudulentas.

a) Los índices de utilidad neta podrían ser menores a los esperados por los inversionistas. b) Si hacia futuro el nivel de ingresos no puede crecer al ritmo de los egresos, podrían generarse pérdidas.

La Dirección Financiera debe liderar un profundo estudio que conduzca a la adopción de medidas correctivas que permitan mejorar los márgenes de utilidad en el mediano plazo.

4 Ambito del Control Interno

Cuatro de los cinco componentes del sistema de control interno presentan un nivel Medio de desarrollo y uno muestra un nivel bajo.

En concepto del Jefe de la Oficina de Control Interno considera que no existe apoyo efectivo de la Administración para la implementación de medidas de control interno

a) Existen mayores niveles de riesgo en desarrollo de las operaciones. b) Podría presentarse un uso deficiente de los recursos. c) Podrían generarse situaciones fraudulentas.

Se requiere un apoyo decidido de la Administración para que en el mediano plazo los componentes del sistema de control interno muestren un mejor nivel de desarrollo.

modelo de memorando de la planeacion

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