Resumen de las funcionalidades de la Aplicación de Ayudas Individuales No Periódicas (AINP).

Las Ayudas Individuales No Periódicas son un programa de Servicios Sociales del Ajuntament de València que consiste en la entrega de una cantidad de dinero a personas que puntualmente lo necesitan (para pagar un recibo de la luz, un recibo de agua, un alquiler para evitar un desahucio, unas gafas, una prótesis dental etc.). Muy raramente el dinero se entrega al interesado. Lo que se hace es pagar directamente al acreedor potencial del mismo, a Iberdrola, a EMIVASA, al dentista, a Oftalmólogos Solidarios etc.

El programa contempla los trámites de gestión de los expedientes (solicitudes, informes, concesión, seguimiento), así como los trámites de control presupuestario (tramitación del gasto y justificación del mismo) y gestión de tesorería (facturas; pagos por talón; transferencia o metálico; conciliación bancaria; reintegros; cuadre contable de la tesorería).

Esta aplicación informática se compone de tres módulos o circuitos de información, con los consiguientes cuadres y cruces de información entre ellos: 1) Trámite presupuestario con su control y sus justificantes; 2) Tramitación del expediente de solicitud y aprobación de la ayuda y 3) Funciones de tesorería: pagos, cuadre de caja y conciliación bancaria.

Control PresupuestarioLos perceptores de esta clase de ayudas son personas muy diversas y su relación con el Ajuntament es poco duradera, en parte porque cambian frecuentemente de residencia y en parte porque este tipo de ayuda es puntual y no periódica. En estas circunstancias, la Oficina Administrativa de Servicios Sociales no considera operativo iniciar expedientes de gasto presupuestario a nombre de estas personas porque esto significaría aumentar el fichero de Acreedores Municipales innecesariamente. En su lugar se inician expedientes de pago ‘a justificar’ a nombre de un habilitado (un funcionario de Servicios Sociales) e ingresar el pago en una cuenta bancaria operativa. El expediente de gasto es ‘A Justificar’ y, por tanto, después hay que justificarlo con las facturas de Iberdrola, de EMIVASA, del oftalmólogo, del dentista etc.

Así pues, el primer módulo consiste en iniciar expedientes de gasto ‘a justificar’ y agrupar las facturas justificantes de los pagos para llevarlos a Intervención, justificar el dinero recibido (Mandamiento de Pago a Justificar) e iniciar nuevos expedientes de gasto contra la misma u otra partida presupuestaria.

Tramitación del Expediente de la Ayuda Individual No Periódica propiamente dicho.

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Este módulo contempla las funciones de:

1.- Presentación de la Solicitud de Ayuda en el Centro Social correspondiente.2.- Registro de la solicitud en la Oficina Administrativa. 3.- Asignación de un número de expediente (Unidad Técnica) y toma de decisión de proponer la concesión o desestimación de la ayuda, o archivar la solicitud.4.- Tramitación de la aprobación de la ayuda.5.- En caso de que se conceda la ayuda, apertura de un expediente que puede dar lugar a varios pagos, según el tipo de expediente. El tipo de expediente lleva implícito el número de pagos.

Funciones de Tesorería

1.- Se procede al pago o pagos, no se contempla el pago en metálico. Los pagos se efectúan mediante:

a) Talón:En los pagos por talón hay que contemplar la posibilidad de imprimir los talones por impresora.El perceptor del talón ha de firmar un recibo.

b) Transferencia BancariaEn caso de transferencias se ordenan al banco por medio de un fichero en formato norma 34 de la AEB, existiendo dos posibilidades:

Transferencias individuales a acreedores, personas físicas o jurídicas.

Transferencia con los pagos al mismo acreedor (que será EMIVASA, Oftalmólogos solidarios etc.) aunque correspondan a expedientes (y por tanto beneficiarios) diferentes.

c) Tarjeta bancaria prepago:En este caso se remite a la entidad bancaria listado con beneficiarios, referencias e importes para que éste devuelva los soportes físicos (tarjetas) que serán entregados en mano por Servicios Sociales a los beneficiarios, registrando en el sistema esta circunstancia.

2.- Conciliación Bancaria:Hay que conciliar los extractos que vienen del banco con los pagos que se han efectuado por medio de talones y transferencias. Como subproducto de la conciliación ponemos el número de cargo del banco a nuestro registro de pagos efectuados por talón y por transferencia.

Cuadres presupuestarios, contables y justificantes

1.- Cuadre contable de cada expediente:

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En un momento determinado hay que saber de cada expediente si se han efectuado todos los pagos o queda algún pago pendiente por efectuar.

2.- Cuadre contable de cada Mandamiento a Justificar recibido de la Caja Municipal:Hay que imputar a cada mandamiento recibido todos los pagos efectuados con dinero del mandamiento, y enviar la relación a la Intervención Municipal

3.- Reintegros: Es posible que algún talón no se llegue a presentar al banco (y por tanto no vendrá en el extracto del banco y no lo podremos conciliar) y también puede darse el caso que el banco no pueda realizar una orden de transferencia (no existe la cuenta). Periódicamente listamos los pagos por talón efectuados que no tienen número de cargo (no han venido en los extractos bancarios) y enviamos la relación al banco revocando la orden de pago (ya no se van a pagar).Si estos pagos no efectuados ya los habíamos justificado ante Intervención (se han imputado ya al mandamiento a justificar) tendremos que hacer un reintegro. El reintegro es un ingreso de dinero devolución del metálico (transferencia a una Cuenta a nombre del Ajuntament) y, a la vez, tiene el efecto contable de reponer crédito en la partida presupuestaria sobre la que hacemos los expedientes de gasto.

Consideraciones que afectan al sistema de información y a los cuadres

Un beneficiario (solicitante al que se ha concedido la ayuda) puede tener varios expedientes, pero un expediente de A.I.N.P sólo puede tener un beneficiario.

Un expediente de A.I.N.P puede dar lugar a varios pagos individuales (pagos lógicos), la suma de los cuales se corresponde con la totalidad del expediente. En el momento de hacer el pago físico (talón o transferencia), diversos pagos de diversos expedientes de diversos beneficiarios pueden agruparse, para ser librados, mediante un único talón o una única orden de transferencia a un único perceptor, que no es el beneficiario de la Ayuda sino el acreedor potencial (es decir, Iberdrola, Oftalmólogos Solidarios, el dentista, EMIVASA etc.).Para la justificación del Mandamiento del Pago ‘a Justificar’, los elementos de imputación son los pagos físicos, aunque siempre hemos de poder cruzar un pago físico (talón u orden de transferencia) con uno o varios pagos lógicos (correspondientes a cada expediente de ayuda que se ha concedido a un beneficiario).

Un extracto bancario se compone de varios movimientos. Cada uno de los cargos del extracto se corresponde con un pago físico. Esta asociación se realiza mediante la conciliación bancaria.

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Características técnicas de la aplicación AINPLenguaje de Programación: Visual Basic 6.0Gestor Bases de Datos en local: MS AccessGestor Bases de Datos en servidor: OracleSistema Operativo Servidor: NovellComunicaciones locales: TCP/IPHardware Cliente: Ordenadores Personales

Pantallas de captura, gestión e informes de la aplicación AINP

Principales pantallas Aplicación AINPPantalla principal Pantalla Mantenimientos

Pantalla Mantenimiento de expedientes

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Principales pantallas Aplicación AINPPantallas Datos solicitud y pagos

Solicitante

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Principales pantallas Aplicación AINPPerceptores

Listado Pago Usuarios Listado Resúmenes

Listado contabilidad Extracto Cuenta Listado GVA Pobreza Energética

Memoria (menú estadísticas)

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Principales pantallas Aplicación AINP

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