minerva gestión

minerva minerva gestiógestió, , minerva minerva gestiógestió, ,

gestiógestió de la de la comunicaciócomunicació i i

de la de la qualitatqualitat

qui som qui som atheneaathenea solutionssolutions i què fem?i què fem?

minerva gestióminerva gestió

minerva tasquesminerva tasques

índexíndex

minerva indicadorsminerva indicadors

minerva documentsminerva documents

minerva comunicacióminerva comunicació

minerva minerva anàlisianàlisi

qui som athenea solutions i què fem?qui som athenea solutions i què fem?

athenea solutions és la consultoria que ajuda a les organitzacions del sector salut a

QUI SOM?

athenea solutions és la consultoria que ajuda a les organitzacions del sector salut a

aconseguir l’excel�lència, potenciant els seus models de gestió i els seus processos.

3minerva gestió és una aplicació d’athenea solutions

QUÈ ENS DIFERENCIA?

il�lusió en feina que fem

coneixement especialitzat del sector

metodologia i rigor

innovació


QUÈ FEM?

Els serveis que oferim giren al voltant dels següents eixos:

gestió per processos

optimització de processos

models d’excel�lència

intel�ligència de negoci


Podeu consultar les nostres webs, www.atheneasolutions.com i minerva.atheneasolutions.com,

i seguir-nos a través del twitter: @atheneasolution

intel�ligència de negoci

planificació estratègica

minerva gestió




índexíndex






QUÈ ÉS MINERVA GESTIÓ?

minerva gestió és l’aplicació web que facilita la gestió centralitzada de la qualitat d’una

organització i la seva conseqüent millora contínua a través de cinc mòduls: minerva

tasques, minerva indicadors, minerva documents, minerva comunicació i minerva anàlisi.

minerva gestió és una aplicació dissenyada i desenvolupada per athenea solutions

fusionant per un banda els nostres coneixements del món de la Qualitat Total i per l'altre

la nostra experiència com a assessors tecnològics i informàtics.



BENEFICIS QUE APORTA A L’ORGANITZACIÓ

De forma global, la implantació de l’aplicació minerva gestió a una organització aporta

els següents beneficis:

permet estalviar temps, esforços, comunicacions ineficients, documentació i

burocràcia innecessària, ja que permet agilitzar circuits “manuals”. Redueix

sensiblement el volum de paper que comporta un Sistema de Gestió de Qualitat.

s'enfoca a la millora contínua, cobrint el cicle PDCA: es defineixen els circuits de

7

gestió amb processos i procediments (minerva documents), s’executen accions i

objectius (minerva tasques), es controla l’evolució dels indicadors (minerva

indicadors) i es solucionen les incidències necessàries (minerva tasques).

fomenta la participació de tot el personal de l’organització i el treball en equip.

garanteix una bona comunicació interna entre el personal.

facilita la gestió del coneixement en l’organització.

és una eina eficaç per organitzacions que es volen certificar en l'EFQM, l'ISO 9001

o altres sistemes i normes de gestió de la qualitat.

minerva gestió és una aplicació d’athenea solutions


CARACTERÍSTIQUES GENERALS

entorn 100% web: els usuaris poden accedir al minerva des de qualsevol

ordinador que disposi d'un navegador web. No requereix cap instal�lació de

software.

usabilitat: dissenyada per tal que sigui el més senzilla i intuïtiva d'usar possible.

parametritzable i flexible per a adaptar-ho a les necessitats i particularitats de cada

organització.

8

traçabilitat de totes les accions que es duen a terme: queden registrades i es pot

conèixer qui ha fet què i quan ho ha fet.

integració amb el correu electrònic: es reben avisos de les notificacions més

rellevants via email.

monitorització: és possible extreure estadístiques i informes del seu ús (per

exemple, núm. d'incidències d'un determinat tipus i el seu temps de resolució).

exportació de dades a excel: tots els llistats, tant de documents, incidències i

indicadors, són exportables a excel, per si es vol treballar amb ells.





índexíndex






QUÈ ÉS MINERVA TASQUES?

minerva tasques és el mòdul de minerva gestió que permet gestionar les tasques,

incidències, suggeriments i peticions de tots els professionals d’una organització de forma

centralitzada i informatitzada.

Aquesta eina cobreix tot el cicle de vida d’una tasca, des de la seva detecció per part d’un

usuari de l’organització fins a la seva resolució per part del grup de tècnics assignat a la

tipologia de la tasca.




D’aquesta manera s’aconsegueix, entre d’altres:

portar un registre centralitzat de totes les tasques, incidències i millores resoltes i

pendents de l’organització.

definir un workflow estàndard de gestió de les tasques de l’organització.

eficientar els equips de treball encarregats de resoldre tasques, reduint el temps

perdut en trucades telefòniques, circulació de papers innecessaris, etc.

11

perdut en trucades telefòniques, circulació de papers innecessaris, etc.

millorar la comunicació entre els professionals de l’organització i la participació de

totes les àrees en la millora contínua.

La implantació de minerva tasques optimitza molts circuits basats en la sol�licitud

d’un determinat servei per part d’un usuari i la posterior gestió / prestació del

mateix per part d’un grup de tècnics, ja que estalvia moltes hores de gestió i

elimina moltes trucades, fulls de sol�licitud, correus electrònics, etc.




Entre d’altres, alguns exemples dels circuits que minerva tasques pot optimitzar són:

Línies estratègiques, objectius i accions del pla estratègic de l’organització

Incidències informàtiques

Manteniment correctiu i preventiu

Sol�licituds d’obres i reformes

12

Sol�licituds d’obres i reformes

Sol�licituds de compres i inversions

Incidències de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD)

Incidències i millores dels diferents processos, i dels serveis o departaments que

es vulguin certificar en la ISO



COM FUNCIONA MINERVA TASQUES?

crear la

tasca

planificar

assignar-la al tècnic

corresponent

crear tasques

incidència

consulta

suggeriment

objectiu

planificar

resoldre

la tasca

relacionades



FUNCIONALITATS (1/5) – llistat de tasques de l’usuari



FUNCIONALITATS (2/5) – creació d’una nova tasca



FUNCIONALITATS (3/5) – actualització d’una nova tasca



FUNCIONALITATS (4/5) – planificació d’una tasca



FUNCIONALITATS (5/5) – estadístiques i informes



CAS D’ÈXIT D’UN HOSPITAL

Des que es va posar en funcionament el gener del 2007 s’han gestionat un total de

85.782 tasques, dividides en les tipologies:

Documentació Mèdica i Arxiu 18733

Reparació i Conservació 16156

Ordres de Treball 15578

Informàtica 14916

Farmàcia 431

Processos de Suport al Client 400

Procés Atenció Quirúrgica 335

Bloc quirúrgic – recursos 237

19

Informàtica 14916

Manteniment preventiu 9730

Programació de quiròfans 5358

Objectius Hospital Plató 1238

Compres i Inversions 1013

Proveïdor informàtic 839

Bloc quirúrgic – recursos 237

Diagnòstic per imatge 153

Obres, reformes i trasllats 107

Procés Atenció en Hospitalització 59

Protecció de dades (LOPD) 57

Procés Atenció Ambulatòria 53

Hi ha hagut 691 persones de l’Hospital que han creat alguna tasca on-line, i hi ha 170

tècnics encarregats de la seva gestió.





índexíndex






QUÈ ÉS MINERVA INDICADORS?

minerva indicadors és el mòdul de minerva a través del qual es poden gestionar de

manera centralitzada i informatitzada tots els indicadors de l’organització i dels seus

processos.

Aquesta eina cobreix tot el cicle de vida d'un indicador: des de la seva creació per part

d'un responsable, passant per a la validació d'un expert, l'actualització periòdica de les

dades i, finalment, la comunicació dels resultats als diferents subscriptors.



QUÈ ÉS MINERVA INDICADORS?

Les seves principals funcionalitats són:

disseny de l'indicador: permet definir les característiques tècniques del mateix,

com ara el seu objectiu, la seva periodicitat, la seva població, etc.

validació de l'indicador: existeix la figura del validador que certifica que l'indicador

està correctament definit.

actualització dels resultats de l'indicador de forma periòdica, representant-se

22

actualització dels resultats de l'indicador de forma periòdica, representant-se

automàticament de forma gràfica per a facilitar-ne la interpretació.

consulta i cerca de tots els indicadors de forma centralitzada.

consulta d'informes relacionats: un indicador pot tenir vinculats informes per

facilitar a l’usuari l’extracció automàtica de dades.



COM FUNCIONA MINERVA INDICADORS?

crear i definir

l’indicador

validar

l’indicador

toca informar un

nou resultat?

introduir el

nou resultat

comunicar el resultat als

subscriptors i valorar-lo

l’Hospital el

pot consultar



FUNCIONALITATS (1/4) – llistat d’indicadors de l’usuari



FUNCIONALITATS (2/4) - creació d’un nou indicador



FUNCIONALITATS (3/4) – fitxa tècnica d’un indicador



FUNCIONALITATS (4/4) – resultats d’un indicador




Des de que es va posar en funcionament el novembre del 2008 s’han gestionat un total

de 500 indicadors, dividits en les tipologies:

Procés Suport al Client 97

Direcció Àrea Assistencial 95

Suport Àrea Assistencial 62


Procés Atenció en l'Hospitalització 44

Direcció Àrea Econòmica i Patrimonial 25

Serveis Quirúrgics 11


28

Els indicadors són gestionats on-line per 131 persones de l’Hospital: 64 responsables

d’indicadors, 16 validadors i 114 subscriptors.


Direcció General 50

Direcció Recursos Humans 46


Procés Atenció Urgent 4




minervaminerva tasquestasques

índexíndex






QUÈ ÉS MINERVA DOCUMENTS?

minerva documents és el mòdul de minerva a través del qual es pot gestionar de manera

centralitzada i informatitzada tota la documentació d’una organització.

Aquesta eina automatitza tot el cicle de vida d'un document: des de la seva creació per

part d'un responsable, passant per a la validació dels experts, la seva publicació a

l’organització i l’actualització i revisió periòdica del mateix.



QUÈ ÉS MINERVA DOCUMENTS?

Els principals beneficis que aporta són:

controlar mitjançant estats tots els documents de l'organització: esborrany,

pendent de validar, pendent de publicar, publicat, pendent de revisar i arxivat.

disminuir el volum de documentació en paper que origina qualsevol Sistema de

Gestió de la Qualitat.

implantar un workflow estàndard que inclou totes les fases d'un document.

31

implantar un workflow estàndard que inclou totes les fases d'un document.

amenitzar i fer més accessible la creació de documents per part de totes les

persones de l’organització.



COM FUNCIONA MINERVA DOCUMENTS?

crear el

document

editar-lo amb

l’ajuda dels

col�laboradors

validar el

document

l’Hospital el

pot consultar

crear una

nova versió

toca revisar el

document?



FUNCIONALITATS (1/4) – cerca d’un document publicat



FUNCIONALITATS (2/4) – creació d’un nou document



FUNCIONALITATS (3/4) – fitxa tècnica d’un document



FUNCIONALITATS (4/4) – edició d’un document




Des que es va posar en funcionament el maig del 2009 s’han creat un total de 997

documents, repartits entre els següents tipus:

procediment 563

resum reunió 147

contracte 105

consentiment 49

normativa 28

pla 20

manual usuari 11

plantilla 3

37

Els documents són gestionats on-line per 197 persones de l’Hospital: 128 responsables

de documents, 103 validadors i 83 subscriptors.

consentiment 49

procés 38

informació 31

plantilla 3

memòria 1





índexíndex






QUÈ ÉS MINERVA COMUNICACIÓ?

minerva comunicació és el mòdul de minerva gestió a través del qual es poden gestionar

tots els comunicats interns de forma centralitzada, facilitant la comunicació i interacció

entre els professionals de l’organització a tots els nivells.



QUÈ ÉS MINERVA COMUNICACIÓ?

Les seves característiques principals són:

permet visualitzar els continguts de l’organització, comunicats, esdeveniments,

noticies i informació corporativa durant el seu període de publicació.

permet comentar i compartir els continguts fomentant la interacció dels

professionals.

permet crear diferents seccions del portal per agrupar els comunicats segons

40

permet crear diferents seccions del portal per agrupar els comunicats segons

temàtiques, àrees i conjunts, per exemple; Direcció general, RRHH, etc.

mostra un resum de les tasques, indicadors i documents que gestiona l’usuari, i la

llista dels principals indicadors i documents que li són d’interès.

permet incloure widgets amb altra informació d’interès com: cerca d’usuaris,

informació meteorològica, calendari de cursos de formació, selecció d’articles de

premsa, taulell d’anuncis, enquestes, etc.

Les característiques d’aquesta eina fan que minerva gestió sigui un portal web que

integra la gestió i informació de l’organització.



FUNCIONALITATS (1/2) - llistat de comunicats; cerca de treballadors; accés alsmòduls minerva; i, resum de tasques, indicadors i documents



FUNCIONALITATS (2/2) - bloc intern; calendari d'esdeveniments; novesincorporacions; incorporació de widgets externs; etc





índexíndex




minerva anàlisiminerva anàlisi


QUÈ ÉS MINERVA ANÀLISI?

minerva anàlisi és el mòdul de minerva gestió que permet la creació de quadres de

comandament automatitzats per tal que els gestors de l’organització tinguin informació

actualitzada, veraç i disponible en qualsevol moment del que està succeint en les seves

àrees de responsabilitat.


QUÈ ÉS MINERVA ANÀLISI?

Les seves característiques principals són:

permet definir múltiples quadres de comandament en base a la informació

continguda en diferents aplicacions de gestió i diferents i bases de dades, com ara

dades de l’aplicació de gestió eco-fin, de recursos humans o del sistema

d’història clínica.

estructura la informació en nivells; des d’una visió global dels indicadors clau,


45

estructura la informació en nivells; des d’una visió global dels indicadors clau,

fins a una visualització del detall de cadascun dels indicadors.

facilita la visualització i comprensió de la informació mitjançant diferents tipus

de gràfics: conta-quilòmetres, barres, línies, taules, llistes, etc.

utilitza com a motor ETL (extracció, transformació i càrrega de dades) l’aplicació

Kettle de Pentaho (software lliure).


Ignasi Nicolàs AlcónSoci consultor

[email protected]

www.atheneasolutions.com

tel. 609 38 53 59

a t h e n e as lo u t i o n sa t h e n e as lo u t i o n s


Damià Pujol BorràsSoci consultor

[email protected]

www.atheneasolutions.com

tel. 627 43 32 95


minerva gestión

Health & Medicine