Microsoft Office System

Planificando la estructura de su información usando Microsoft SharePoint Portal Server 2003

José Alberca AcostaConsultorjalberca@osmos.comGesfor Osmos Perú

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Agenda

• Principales características de administración de información en SPS 2003

• ¿Por donde empezar?

• Principales áreas de decisión en SPS 2003

– Planificación de búsquedas

– Planificación de alertas

– Planificación de tópicos y áreas

– Planificación de palabras clave

– Planificación de perfiles de usuario

– Planificación de audiencias

– Planificación de sitios personales

– Planificación de sitios colaborativos

– Planificación de la metada

• Conclusiones

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Principales características de administración de la información en SPS 2003

• Búsquedas e indexamiento

• Colaboración en base a documentos

• Palabras clave y mejores apuestas

• Áreas y tópicos

• Sitios personales

• Audiencias

• Perfiles de usuario

• Colecciones de sitios

• Área de directorio de sitios

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¿Por donde empezar?

• ¿Qué información necesita su

organización?

• ¿Dónde se encuentra esa información?

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Planificación de búsquedas (1)

• Componentes de la

funcionalidad de

búsqueda

– Orígenes de

contenido

– Índices de

contenido

– Grupos de

orígenes

– Alcance de las

búsquedas

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Planificación de búsquedas (2)

• Planificación de

índices de contenido

– Índices por

defecto en SPS

2003

• Portal_Content

• Non_Portal_Cont

ent

– Factores a

considerar:

• Número de

documentos

• Seguridad

• Calendarización

• Propagación

• Backup y restore

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Planificación de búsquedas (3)

• Planificación de

alcances de una

búsqueda

– El usuario final

como objetivo

– Aplicación de las

mejores prácticas

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Planificación de búsquedas (4)

• Planificación de orígenes de contenido

– En caso se tenga un portal corporativo

con múltiples portales divisionales

• Un origen de contenido para el portal corporativo

• Un origen de contenido por cada portal divisional

• Un origen de contenido para las personas de la

organización

• Un origen de contenido por cada servidor

divisional de WSS en la organización

• Planificación de deltas entre grupos de origen e

índices de contenido

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Planificación de búsquedas (5)

• Propagación de índices de contenido

– Aplicable solo a una granja

mediana o grande

– Consideraciones

• Actualización de índices de contenido

– Completo

– Incremental

– Incremental (inclusive)

– Adaptativo

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Planificación de alertas

• Las alertas proveen notificaciones cuando

la información que es de interés del

usuario es agregada o actualizada

• Diferencias entre las alertas del WSS y el

SPS

– Manejo de alertas

– Notificación de la alerta

– Ítems sobre los cuales puede ser

notificado el usuario

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Planificación de tópicos y áreas

• Tópicos

– Es un área

especializada, con web

parts y listados

• Áreas

– Plantillas de sites que

muestran información

estática

• En SPS existen siete plantillas

de áreas por defecto:

– TOC

– Topic Category

– News Category

– News Home Category

– Community Category

– Shared Page

– Site Directory

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Planificación de palabras clave

• Las palabras clave marcan un contenido

especifico como relevante para una

palabra en particular

• Al buscar, los contenidos específicos

aparecerán primero en los resultados

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Planificación de perfiles de usuario

• Los perfiles de usuario

importan la información del

AD para explotarla en el

portal, como por ejemplo:

– Búsquedas de

personas

– Sitios personales

– Manejo de

audiencias

• Importación y actualización

de perfiles de usuario

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Planificación de audiencias

• Las audiencias permiten focalizar

contenido a usuarios en base a cualquier

propiedad del AD

• Reglas de las audiencias

• Compilación de las audiencias

• Control de acceso

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Planificación de sitios personales

• La opción de My Site provee a cada

empleado de la organización un site

personal

• Prerrequisitos para los sitios personales

• Web parts en los sitios personales

• Deshabilitación de los sitios personales

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Planificación de sitios colaborativos

• Pensado para equipos de

trabajo y/o colaboración

• Configuración de búsquedas

con SQL Server 2000 en

WSS

• Administración del

almacenamiento de los

sitios

• Propiedad y administración

de los sitios

• Archivado y auto borrado de

los sitios colaborativos

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Planificación de la metadata

• SPS muestra la metadata (o propiedades)

de los ítems que hayan sido indexados

• Según lo requieran las necesidades del

negocio, se puede manejar estas

propiedades

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Conclusiones

• SPS ofrece una amplia variedad de

opciones para administrar la información

– Indexamiento y búsquedas

– Perfiles de usuario

– Audiencias

– Sitios colaborativos y personales

• La calidad de la planificación incidirá

directamente en la implementación, de tal

forma que la experiencia del usuario en el

portal sea positiva

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Mayor Información

• Microsoft Office Online: SharePoint Portal Serverhttp://office.microsoft.com/en-us/FX010909721033.aspx

• SharePoint Products and Technologieshttp://www.microsoft.com/sharepoint/default.mspx

• SharePoint Portal Server 2003http://www.microsoft.com/office/sharepoint/prodinfo/default.mspx

• Windows SharePoint Serviceshttp://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/sharepoint/default.mspx