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MICROSOFT EXCEL 2000

Autores (por orden alfabético):

Fuensanta Bernal Torrecillas

Sergio Antonio García Sánchez

Pedro Luis Rodríguez Clemente

Tomás Sánchez Sandoval

Imprime: Imprenta Regional

Depósito Legal:

Diseño Portadas: Juan Manuel Carbonell Parra

MU-916-2005


PRESENTACIÓN

PRESENTACIÓN DEL MANUAL

Para la Escuela de Administración Pública, es esencial que los alumnos dispongan

de manuales cuyos contenidos respondan a sus necesidades de formación, manuales

cuya organización y estructura se adecue a las condiciones de aprendizaje de las

personas adultas, con una metodología apropiada para este tipo de formación.

El principal objetivo a alcanzar es que estos manuales sean un apoyo esencial en la

adquisición de conocimientos, durante la realización del curso, y que, una vez finalizada

la acción formativa, sirvan de consulta y resolución de dudas en el desarrollo del

trabajo.

Estos manuales son fruto del esfuerzo de distintos equipos de profesionales que

trabajan con la Escuela de Administración Pública en diversas materias, expertos en

adaptar los contenidos al diseño del curso y a la didáctica del mismo.

Nuestra intención es ofrecer materiales con calidad, contenidos que respondan a las

espectativas formativas de la administración regional, materiales que pueden y deben

ser mejorados por quienes de una u otra manera participan en los planes de formación

de la Escuela de Administración Pública.

Deseamos que estos materiales sean el reflejo del trabajo y el buen hacer de todas

las personas que contribuyen a la mejora de la calidad de la formación.

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PRÓLOGO

El objetivo de este manual es ayudarle a conocer y a utilizar la herramienta ofimática Microsoft EXCEL. Se pretende, que una vez finalizada su lectura, pueda elaborar hojas de cálculo para gestionar sus datos, crear gráficos y automatizar diversas tareas de forma sencilla. El texto está destinado a usuarios que necesitan trabajar con esta herramienta desde un primer momento y que no necesariamente tienen unos conocimientos avanzados de ofimática, si bien es bastante aconsejable manejar con soltura el entorno Windows. También está enfocado a aquellos que ya conocen esta herramienta y necesitan una guía de referencia cómoda y manejable en donde repasar o ampliar conocimientos.

La estructura de este manual está organizada de manera que pueda ir aprendiendo progresivamente, de forma que se sea capaz de utilizar la herramienta e ir alcanzado logros desde el inicio de su estudio. Además, es recomendable ir practicando en EXCEL al mismo tiempo que se van adquiriendo los conocimientos.

El manual se divide en once módulos temáticos, los cuales van introducidos por un breve comentario que indica los aspectos básicos y fundamentales del mismo, viniendo a ser el resumen de los objetivos de conocimiento que se pretende. Asimismo, cada módulo incluye diversos ejercicios para practicar los conocimientos adquiridos y una bibliografía que permite profundizar en los conceptos desarrollados. Incluye, además, un índice que posibilita la búsqueda de un tema concreto a consultar y un glosario con algunos de los términos más usados en EXCEL para despejar dudas sobre la terminología empleada.

El módulo 1, “Introducción a las hojas de cálculo”, comienza describiendo los conceptos básicos, características, distintos elementos y operaciones más sencillas a realizar en una hoja de cálculo.

En el módulo 2, “Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas”, aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo en EXCEL, identificando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos.

El módulo 3, “Formato”, describe los distintos tipos de formatos que se pueden aplicar según el tipo de dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo.

En el módulo 4, “Trabajo con fórmulas”, aprenderemos lo que es una fórmula en EXCEL, los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de cálculo fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones que se pueden realizar.

Los módulos 5, 6 y 7, “Funciones (I), (II) y (III)”, describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan, y explican el significado y modo de usar algunas funciones desde las más sencillas hasta las menos usuales o complejas. También muestran cómo trabajar con varias hojas simultáneamente y cómo utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen, como argumentos, valores de distintas hojas de cálculo.

PRÓLOGO

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En el módulo 8, “Impresión y Gráficos”, se estudiarán las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, así como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. También se verá la forma de convertir los datos de una hoja de cálculo en un gráfico para que nos muestre la información de forma visual.

En el módulo 9, “Importación y exportación de datos”, se explica la forma de mover información y establecer vínculos entre diferentes hojas de cálculo EXCEL. Además, trabajaremos con distintos tipos de datos y otra información procedente de diferentes aplicaciones.

En el módulo 10, “Representación tabular”, aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, así como a realizar operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. También aprenderemos a realizar búsquedas, a aplicar filtros y ordenación personalizados.

En el módulo 11, “Macros y otras utilidades”, se estudiarán las macros, para qué sirven, cómo pueden crearse, así como, las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Además conoceremos algunas herramientas de Microsoft Excel 2000 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo.

Por último, el anexo I muestra un listado de las funciones más usadas en EXCEL y el anexo II recoge algunas teclas de acceso rápido.

Esperamos que este libro sirva como manual de aprendizaje y excelente guía práctica para ayudar a conocer y manejar con cierta destreza esta herramienta tan universalmente utilizada.

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Módulo 1. Introduccióna las hojas de cálculo

ÍNDICE MÓDULO 1MÓDULO 1. Introducción a las hojas de cálculo.......................................... 9

1.1. Hoja de cálculo ................................................................................ 131.2. Libro de trabajo ............................................................................... 131.3. Concepto de celda, fila y columna............................................... 141.4. Concepto de Rango........................................................................ 151.5. Descripción del entorno de Excel............................................... 16

1.5.1. La ventana principal de Excel ................................................... 161.5.2. Barra de título.............................................................................. 161.5.3. Barras de herramientas, menús y comandos ........................ 161.5.4. Etiquetas de hojas ....................................................................... 171.5.5. Celda activa .................................................................................. 171.5.6. Barra de fórmulas........................................................................ 18

Cuadro de verificación................................................................................ 18Cuadro de cancelación................................................................................ 181.6. Las barras de herramientas personalizadas ............................... 18

1.6.1. ¿Cómo mostrar una barra de herramientas concreta? ...... 191.6.2. ¿Cómo acoplar una barra de herramientas “flotante”en la pantalla? .......................................................................................... 191.6.3. ¿Cómo prescindir de comandos en una barrade herramientas?.................................................................................... 19

1.7. Movimiento dentro de una hoja de cálculo............................... 201.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginación ................ 201.7.2. Movimiento directo .................................................................... 20

1.8. Movimientos dentro del libro....................................................... 21¿Cómo cambiar de hoja? ............................................................................ 211.9. Otros aspectos interesantes......................................................... 21

1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel ..................................... 211.9.2. Haciendo más fácil nuestra tarea mediante las “Plantillas” 221.9.3. Trabajar con seguridad mediante el“Guardado automático”....................................................................... 23

1.10. Uso de la “Ayuda” de Excel .......................................................... 241.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office ................................... 241.10.2. Ayuda de Microsoft Excel........................................................ 251.10.3. Otras formas de obtener ayuda ............................................ 26

1.11. Mapa conceptual del módulo........................................................ 271.12. Ejercicios ........................................................................................... 28

1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros(guiado) .................................................................................................... 281.12.2. Moverse por el libro (guiado) ................................................ 301.12.3. Personalizar barras de herramientas .................................... 331.12.4. Manejo de la ayuda........................................... 33

El objetivo de este primer módulo es explicar los conceptos básicos, características, distintos elementos y operaciones más sencillas a realizar en una hoja de cálculo.

MÓDULO 1: Introducción a las hojas de cálculo.


1.1. Hoja de cálculo

Una Hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite trabajar con números dispuestos en cuadrículas. Esta disposición permite realizar de forma sencilla e intuitiva cálculos matemáticos mediante fórmulas y funciones y representar los resultados gráficamente.

Excel es una importante Hoja de cálculo que existe en el mercado cuyo fabricante es Microsoft y que incluye en su conocido paquete Office.

1.2. Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará en un libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tales.

Cada libro puede contener una o varias hojas para clasificar la información afín en un único archivo.

No sólo podemos establecer el nombre que queramos para el libro de trabajo, sino también para cada una de sus hojas de forma individualizada.

Figura 1.1. Ventana principal de Excel

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1.3. Concepto de celda, fila y columna

Un libro de trabajo de Excel suele contener hojas de cálculo que nos permiten almacenar multitud de información en forma de números, texto e imágenes. Lo común es que sean números pues ahí es donde Excel se erige como una potente herramienta de cálculo. Sin embargo, no es necesario ser un profesional matemático o informático para que podamos hacer uso de la misma.

En una hoja de cálculo de Excel la información está organizada en forma de cuadrícula.

Cuando hablamos de “hoja de cálculo” nos referimos a uno de los siguientes conceptos: el referido al programa de ordenador que suele ir en mayúscula (por ejemplo “Hoja de cálculo Excel”) o bien, el referido a un tipo de hoja que almacena el libro de trabajo en Excel.

En la figura 1.2 podemos ver un ejemplo de hoja de cálculo en donde se muestra una pequeña porción de la cuadrícula pues en realidad está formada por 256 columnas y 65.536 filas.

Figura 1.2. Partes de una hoja de cálculo

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Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV

Cada fila se numera desde 1 hasta 65.536.

Así pues, una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas.

La intersección de una columna y una fila conforma una celda. Por ejemplo, en la figura 1.2 hemos destacado una celda formada por la intersección de la columna “C” y la fila 10.

Es importante saber qué nombre tiene una celda determinada dentro de la enorme cuadrícula. Para ello es tan sencillo como emplear el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila. Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

1.4. Concepto de Rango

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas adyacentes que Excel trata como una unidad.

Un rango se nombra con el nombre de la celda superior izquierda y el de la celda inferior derecha separados por el carácter de los dos puntos “:”.

Los rangos son vitales en las hojas de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos por su comodidad de uso. Por ejemplo, en la figura 1.2 sólo mostramos de toda la hoja el rango A1:F18 que está compuesto por un total de noventa celdas. Es mucho más cómodo y eficaz emplear el rango que tener que especificar una a una las noventa celdas.

Otros ejemplos de rangos son los siguientes:

Figura 1.3. Rango B1:C4 Figura 1.4. Rango A1:A5

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1.5. Descripción del entorno de Excel

1.5.1. La ventana principal de Excel

Como cualquier programa de Windows, cuando abrimos Excel lo primero que veremos será ventana principal compuesta de las secciones habituales aparte de otras específicas propias de esta herramienta. Veamos en la figura siguiente cada una de las partes de la ventana principal de Excel:

1.5.2. Barra de título

Barra común de las ventanas de Windows en donde se indica el nombre del libro que tenemos abierto en Excel.

1.5.3. Barras de herramientas, menús y comandos

Los menús y barras de herramientas permiten dar instrucciones a Excel sobre lo que se desea hacer. A estas instrucciones se les llama comandos (por ejemplo, el comando “Nuevo” que podemos ver seleccionado en la figura 1.7).

Celda activa

Barra de título

Barra de menús

Barra de fórmulas

Barras de desplazamiento

Barras de herramientas

Etiquetas hojas Barra de estado

Barra de herramientas de Dibujo

Figura 1.5. Esquema de la ventana principal de Excel

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Figura 1.6. Vista de las barras de menú y herramientas estándar y de formato

En Excel tenemos multitud de barras de herramientas pero las más comunes son la barra Estándar y la barra Formato. Otra que usaremos para hacer más atractivo nuestro trabajo es la barra de herramientas Dibujo.

Un menú consiste en una lista de comandos que se despliega al hacer clic con el botón izquierdo sobre el título del menú (ver figura 1.7). Es posible que al lado de algunos de estos comandos aparezca un pequeño icono que sirve para saber rápidamente qué acción realiza el comando.

Las barras de herramientas sólo muestran iconos de comandos. Es posible personalizar

la forma de presentar las barras de herramientas y los comandos que incluyen.

1.5.4. Etiquetas de hojas

En la parte inferior izquierda de la ventana de Excel tenemos una referencia a las etiquetas de las hojas del libro. Desde esta área podemos realizar operaciones con las hojas, tales como insertar, eliminar o cambiar el nombre de las mismas.

1.5.5. Celda activa

En cualquier momento el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque está remarcada (por ejemplo, observar el aspecto de la celda C10 en la figura 1.2 o la celda B8 en la figura 1.5).

Figura 1.7. Algunos comandos del menú Archivo

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1.5.6. Barra de fórmulas

Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constantealmacenado en la celda activa.

Cuadro de verificación

Introduce la fórmula que se muestra en la barra de fórmulas en la celda activa de la hoja de cálculo.

Cuadro de cancelación

Cancela la entrada de la fórmula y regresa a la celda activa.

1.6. Las barras de herramientas personalizadas

Como ya hemos visto, en la ventana de Excel se muestran una serie de barras de herramientas que incluyen comandos. Por el mayor o menor uso de dichos comandos desearemos que estén visibles u ocultos. Con el fin de elegir y personalizar qué comandos queremos tener más a mano, Excel permite personalizar las barras de herramientas de la forma siguiente:

Cuadro de cancelación

Cuadro de verificación

Figura 1.8. Barra de fórmulas

Barra de fórmulas

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Mostrando u ocultando barras de herramientas.

Acoplando o desacoplando barras de herramientas en la ventana principal.

Incluyendo o prescindiendo comandos dentro de cada barra de herramientas.

A continuación veremos cómo efectuar estas operaciones con Excel.

1.6.1. ¿Cómo mostrar una barra de herramientas concreta?

Mediante el menú Ver, opción Barra de Herramientas podemos mostrar u ocultarlas barras de herramientas que deseemos.

1.6.2. ¿Cómo acoplar una barra de herramientas “flotante” en la pantalla?

Las barras de herramientas suelen estar acopladas a la ventana principal de Excel. En ocasiones flotan en la pantalla (como podemos ver en la figura 1.6). Si queremos acoplar una barra de herramientas, tan sólo hemos de arrastrar la barra hacia el borde de la ventana principal de Excel.

1.6.3. ¿Cómo prescindir de comandos en una barra de herramientas?

De nuevo, mediante el menú Ver, opción Barra de Herramientas. En este menú tenemos el comando Personalizar cuya pestaña Comandos nos permitirá añadir o quitar comandos de las barras de herramientas.

Para quitar un comando de una barra de herramientas, arrastrar el icono fuera de la barra de herramientas.

Para incluir un comando en una barra de herramientas, arrastrar el icono desde la pestaña Comandos al lugar deseado (Ver figura 1.9).

Figura 1.9. Personalizar barras de herramientas

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1.7. Movimiento dentro de una hoja de cálculo

1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginación

1.7.2. Movimiento directo

Otra forma rápida de movernos por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición.

Paso a Paso:

1. Seleccionamos el menú Edición.

2. Hacemos clic sobre la opción Ir a... o pulsamos la tecla F5.

3. Escribimos en el recuadro Referencia la dirección de la celda a donde pretendemos desplazarnos.

4. Hacemos clic en Aceptar.

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa

FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

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1.8. Movimientos dentro del libro

Imaginemos un libro con cinco hojas, siendo la hoja activa (donde estamos situados para trabajar) la hoja “Hoja1”. En esta suposición nuestro libro mostrará la barra de etiquetas siguiente:

¿Cómo cambiar de hoja?

Si hacemos clic sobre cualquier pestaña (ver figura 1.10) cambiaremos la hoja activa, es decir, la hoja que se muestra para trabajar.

También podemos cambiar de hoja utilizando los botones de movimiento (ver figura 1.10).

Podemos utilizar el teclado según describe la siguiente tabla:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL. + AVPAG

Hoja Anterior CTRL. + REPAG

1.9. Otros aspectos interesantes

1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel

Según el formato de los datos guardados, el archivo tendrá una determinada extensión:

Libro Excel (.XLS)

Plantilla Excel (.XLT)

Datos separados por comas (.CSV)

Texto (.TXT)

Página Web (.HTM)

Figura 1.10. Barra de etiquetas de hojas en un libro

Botones de movimiento

Pestañas con etiquetas de hojas

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Es posible convertir un archivo entre los formatos mencionados mediante la opción Guardar como tipo en el cuadro de diálogo asociado al comando Guardar como del menú Archivo (ver figura 1.11).

Figura 1.11. Convertir el formato del archivo en Excel

1.9.2. Haciendo más fácil nuestra tarea mediante las “Plantillas”

Las plantillas son libros que podemos emplear de partida para la creación de otros libros y así evitamos realizar trabajos repetitivos. También tenemos plantillas para las hojas de cálculo.

El usuario sólo ha de conformar un libro u hoja a su gusto y guardar su creación con la extensión XLT usando el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 1.11).

Posteriormente, mediante el comando Nuevo del menú Archivo elegiremos la plantilla que queremos usar para nuestro nuevo libro u hoja de cálculo.

Existen plantillas predeterminadas en Excel que son “Libro.xlt” y “Hoja.xlt” para los libros y las hojas respectivamente de las que por defecto se crean cualquier libro u hoja. Asimismo, disponemos de una serie de plantillas prediseñadas que nos ayudan a realizar tareas como elaborar una factura, realizar un informe de gastos, etc. (ver figura 1.12)

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Figura 1.12. Plantillas prediseñadas

1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el “Guardado automático”

Durante nuestro trabajo podemos minimizar el riesgo que supone una pérdida de información debida a cualquier incidente como un corte de corriente eléctrica.

Para ello usaremos la función de Guardado automático:

1. En el menú Herramientas, elegir el comando Autoguardar.

Si este comando no está en el menú, instalaremos el complemento Autoguardardisponible en el menú Herramientas, opción Complementos (ver figura 1.13).

Figura 1.13. Activar el complemento “Guardado automático”

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2. En el cuadro de diálogo Autoguardar (ver figura 1.14), active la casilla de verificación Guardar automáticamente cada.

3. En el cuadro minutos, introduzca la frecuencia con que desea que Microsoft Excel guarde los libros.

Paradójicamente esta función de guardado automático puede provocar pérdida permanente de datos. Si borramos accidentalmente parte de nuestra hoja de cálculo y no lo enmendamos antes del guardado automático, una vez producido éste, será imposible recuperar los datos borrados. Para evitar este fenómeno, se recomienda activar la opción “Preguntar antes de guardar” (ver figura 1.14).

1.10. Uso de la “Ayuda” de Excel

1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office

Es una forma interactiva de solicitar ayuda cuando tengamos dudas acerca de cómo realizar cierta tarea. Por ejemplo, para obtener ayuda sobre cómo crear un gráfico, escribiremos Crear un gráfico en el Ayudante (ver figura 1.15).

Además, de forma automática, el Ayudante proporciona ayuda y sugerencias útiles acerca de las tareas que realizamos. Para percatarnos que el Ayudante quiere proporcionarnos alguna sugerencia, aparece el símbolo de la bombilla encendida en el que haremos clic. Por ejemplo, si queremos imprimir una hoja de cálculo, el Ayudante nos guiará para configurar los aspectos de impresión.

Figura 1.14. Cuadro de diálogo Autoguardar

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Figura 1.15. Pedir ayuda al Ayudante de Office

1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel

La ayuda se obtiene pulsando en cualquier momento la tecla de función F1 que mostrará el cuadro de diálogo que podemos ver en la figura 1.16. Tenemos varias posibilidades:

a) Revisar el contenido de la ayuda haciendo clic en la ficha Contenido.

b) Escribir una pregunta en la ventana de ayuda haciendo clic en la ficha Asistente para Ayuda.

c) Buscar palabras o frases específicas haciendo clic en la ficha Índice.

Figura 1.16. Ayuda de Microsoft Excel

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1.10.3. Otras formas de obtener ayuda

Para ver una sugerencia útil sobre un botón de comando en una barra de herramientas o una opción dentro de un menú cualquiera, haremos clic en ¿Qué es esto? en el menú de ayuda (simbolizado por el cierre de interrogación “ ? ”) y, a continuación, haremos clic en el elemento sobre el que desee obtener información.

La sugerencia útil puede obtenerse presionando la combinación de teclas MAYUS+F1 y luego haciendo clic sobre el botón u opción del que queremos obtener información.

Una forma rápida de obtener ayuda sobre cualquier botón de la barra de herramientas es situar el puntero sobre el botón hasta que aparezca el nombre.

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1.11. Mapa conceptual del módulo

EXCELIntroducción

Entorno

Libro de trabajo: Crear, guardar y

recuperar

Obtener Ayuda en Excel

Plantillas

- Ventana - Barra de título - Barras de herramientas- Menús - Comandos - Etiquetas - Celda activa - Barra de fórmulas

- Celda - Fila - Columna - Rango - Moverse por una hoja de cálculo

Hoja de Cálculo

Moverse en un libro

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1.12. Ejercicios

1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado)

1 Si no está abierto Excel 2000, abrirlo para realizar el ejercicio. De manera automática tenemos un nuevo libro para comenzar a trabajar.

2 Nos situamos en la celda A1 y escribimos Prueba de operaciones con archivos en Excel2000.

3 Escribir El primer método consiste en guardar como en la celda A3.

Supongamos que ahora nos interesa guardar nuestro libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, y asignarle el nombre Pruebas.

4 Seleccionar el menú Archivo.

5 Elegir la opción Guardar como...

Nos aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como...

Observar cómo en el recuadro Guardar en aparece la carpeta Mis documentos,donde se supone que deseamos guardar nuestro libro de trabajo.

En caso de no querer guardar la información en esta carpeta, habría que hacer clic sobre la flecha de la derecha para que aparezca la unidad de disco o la carpeta deseada. Si queremos guardar el libro de trabajo en una carpeta Mis documentos,aparecerá en la parte inferior, y bastará con hacer doble clic sobre ésta para abrirla.

6 Escribir Pruebas en el recuadro Nombre de archivo.

Por defecto Excel le asignará como nombre Libro1, Libro 2,... dependiendo del libro en el que estábamos.

Observar cómo en el recuadro Guardar como tipo pone Libro de Microsoft Excel,esto hace que le asigne automáticamente la extensión XLS al libro.

7 Hacer clic sobre le botón Guardar.

Se guardará nuestro libro en la carpeta Mis documentos, y el nombre de éste aparecerá ahora en la barra de título.

Ahora vamos a seguir trabajando con nuestro libro.

8 Escribir El segundo método consiste en guardar en la celda A5.


10 Elegir la opción Guardar.

Parece que no se haya realizado ninguna operación, pero en realidad se ha guardado el libro de trabajo completo con el mismo nombre que tenía Pruebas, y en la carpeta Mis documentos.

11 Escribir También se puede guardar con el botón de la barra de herramientas en al celda A6.

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12 Hacer clic sobre el botón guardar de la barra de herramientas.

Se ha realizado la misma operación que con la opción Guardar del menú Archivo.

Supongamos que no queremos seguir trabajando con este libro de trabajo, tendremos que cerrarlo.


14 Elegir la opción Cerrar. Si ésta no se encuentra en el menú, situarse sobre el botón último para ampliarlo.

Ahora nuestro documento ya no estará en pantalla.

Vamos a recuperar nuestro trabajo.


16 Elegir la opción Abrir...

Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

17 En el recuadro Buscar en tiene que poner la carpeta donde se encuentra el libro de trabajo a recuperar, por defecto pondrá Mis documentos.

Como a la hora de guardar, si nuestro libro no se encuentra esta carpeta, podremos hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otra unidad de disco u otra carpeta. Si se encuentra en una carpeta que visualizamos en la parte inferior, bastará con hacer doble clic sobre ésta para abrirla.

18 Una vez tengamos abierta la carpeta de nuestro libro, éste deberá aparecer en la parte inferior, seleccionarlo haciendo clic sobre éste, de forma que aparezca en el recuadro Nombre de archivo.

19 Hacer clic sobre el botón Abrir.

Nuestro libro de trabajo aparecerá otra vez en pantalla.

Ahora vamos a volver otra vez a nuestro trabajo, pero sin utilizar el menú.

20 Hacer clic sobre el botón cerrar que se encuentra en la barra de menú.

Volveremos a recuperarlo utilizando la barra de herramientas.

21 Hacer clic sobre el botón abrir de la barra de herramientas.

22 Recuperar el libro Pruebas tal como acabamos de explicarte.

Seguiremos trabajando con el libro.

23 Escribir Estamos terminando con el ejercicio en la celda A8.

24 Cerrar el libro con el botón cerrar de la barra de menús.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo avisándonos de una modificación realizada en el libro que no se ha guardado.

25 Hacer clic sobre el botón Sí para guardar los últimos cambios.

26 Volver a recuperar el libro haciendo clic sobre el botón abrir de la barra de herramientas.

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Observar cómo en la celda A8 aparece el texto introducido.

Supongamos ahora que deseamos empezar un nuevo libro de trabajo.


28 Elegir la opción Nuevo...

Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo.

29 Dejar seleccionada la opción Libro del cuadro, y hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá otro libro vacío en pantalla, si observas el nombre provisional, seguramente pondrá Libro2. No significa que nuestro trabajo anterior se haya borrado, ni que se haya cerrado el libro, sino que sigue abierto por debajo del libro vacío.

30 Cerrar el libro2 con el botón cerrar de la barra de menús.

Observar cómo vuelve a aparecer nuestro trabajo.

Vamos a empezar otro libro utilizando la barra de herramientas.

31 Hacer clic sobre el botón nuevo de la barra de herramientas.

Aparecerá automáticamente el libro vacío, que seguramente se llamará Libro3.

32 Escribir Otra prueba en la celda B2.

33 Cerrar el libro3 con el botón cerrar de la barra de menús.

Como se ha escrito algo y no se ha guardado, aparecerá el cuadro de aviso.

34 Hacer clic sobre el botón No para no guardar los cambios realizados.

Volverá en pantalla nuestro libro Pruebas.

35 Cerrar el libro Pruebas con el botón cerrar de la barra de menús.

Seguramente no aparecerá ningún libro, y la pantalla estará de color gris.

36 En caso de tener algún libro abierto, cerrarlo.

1.12.2. Moverse por el libro (guiado)

1 Si Excel no está abierto, iniciarlo.

Al entrar estaremos situados en la celda A1.

2 Pulsar la tecla FLECHA ABAJO del teclado.

Observar como la celda activa pasa a ser A2, es decir, la FLECHA ABAJO sirve para situarnos en la celda siguiente a la que nos encontramos, dentro de la misma columna.

3 Pulsar la tecla FLECHA ARRIBA del teclado.

Ahora la celda activa volverá a ser A1, ya que la FLECHA ARRIBA nos sitúa en la celda anterior a la que nos encontramos, dentro de la misma columna.

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4 Pulsar la tecla FLECHA DERECHA del teclado.

Nos situaremos en la celda B1, es decir, en la celda que se encuentra a la derecha de la que nos encontramos, dentro de la misma fila.

5 Pulsar la tecla FLECHA IZQUIERDA del teclado.

Volveremos a la celda A1, a la celda que se encuentra a la izquierda de donde nos encontramos, dentro de la misma fila.

6 Pulsar la tecla AV PAG del teclado. ¿En qué celda nos sitúa? _____________

Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia abajo.

7 Pulsar la tecla RE PAG del teclado. ¿En qué celda nos sitúa? ___________

Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia arriba.

8 Hacer clic sobre la celda D5.

Automáticamente pasa a ser ésta la celda activa.

9 Pulsar la tecla INICIO del teclado.

Con esta tecla observar como nos situamos en A5, es decir, la primera celda de la fila donde nos encontramos.

10 Ir a la celda F9 haciendo clic sobre ésta.

11 Pulsar la combinación de teclas CTRL+INICIO (Pulsar la tecla CTRL del teclado y manteniéndola pulsada, pulsar la tecla INICIO, al final puede soltar la dos teclas).

Observar como nos situamos automáticamente en la primera celda de la hoja, es decir, A1.

12 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA ABAJO.

La celda activa pasa a ser la última hacia abajo dentro de la misma columna, es decir, A65536.

13 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA DERECHA.

Nos situamos en la última celda hacia la derecha dentro de la misma fila, es decir, IV65536.

14 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA ARRIBA.

La celda activa pasa a ser IV1, es decir, la última hacia arriba (la primera) dentro de la misma columna.

15 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA IZQUIERDA.

Volvemos a la celda A1, es decir, la última hacia la izquierda (la primera) dentro de la misma fila, como podemos observar este método equivale a pulsar la tecla INICIO.

Ahora vamos a probar utilizar la barra de desplazamiento.

16 Hacer clic varias veces sobre la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento vertical, hasta que se visualice la fila 50.

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Observar como se realiza un desplazamiento vertical de la pantalla, pero cuidar que la celda activa sigue siendo la celda donde nos encontrábamos antes del desplazamiento, es decir, A1.

17 Hacer clic varias veces sobre la flecha hacia derecha de la barra de desplazamiento horizontal, hasta que se visualice la columna Z.

18 Para situarnos en la celda Z50, hacer clic sobre ésta. Ahora ya habrá cambiado la celda activa.

19 Utilizar la flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical y la flecha hacia la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal para situarnos en la celda N20.

Si queremos realizar un desplazamiento lejano dentro de la hoja, este método puede resultar lento, por ello se puede utilizar las barras de desplazamiento para realizar desplazamientos más rápido arrastrando el cuadro que se encuentra en la barra de desplazamiento.

20 Arrastrar el cuadro de la barra de desplazamiento vertical hacia abajo (es decir, pulsar el puntero del ratón sobre éste y manteniéndolo pulsado arrastrar el puntero hacia abajo, sin soltar el botón del ratón).

Observar cómo el desplazamiento es mucho más rápido.

21 Arrastrar el cuadro de la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha.

Observar el resultado.

Si queremos realizar un desplazamiento más preciso dentro de la hoja de cálculo, utilizaremos el comando Ir a….

22 Hacer clic sobre el menú Edición.

23 Si no se encuentra la opción Ir a..., desplegar totalmente el menú.

24 Hacer clic sobre la opción Ir a...

25 Escribir BT500 en el recuadro Referencia.

26 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Observar cómo la celda activa pasa a ser automáticamente BT500.

27 Pulsar la combinación de teclas CTRL+INICIO para volver a la celda A1.

Ejercicios de desplazamiento dentro del libro:

28 Estamos situados en la celda A1 de la Hoja1.

29 Hacer clic sobre la pestaña Hoja2 de nuestro libro de trabajo.

Observar cómo ahora queda remarcada dicha pestaña indicándonos que nos encontramos en esta hoja.

30 Hacer clic sobre la pestaña Hoja1 para volver a la primera hoja.

31 Hacer clic sobre el último botón de la barra de etiquetas.

Pág. 28



Observar cómo ahora nos encontraremos en la Hoja5, es decir, nos hemos desplazado hasta la última hoja.

32 Hacer clic sobre el segundo botón de la barra de etiquetas.

Ahora hemos ido a la Hoja3, es decir, la hoja anterior a la que nos encontrábamos.

33 Hacer clic sobre el primer botón de la barra de etiquetas.

Nos vamos a la Hoja1, es decir, la primera de las hojas del libro de trabajo.

34 Hacer clic sobre el tercer botón de la barra de etiquetas.

Observar cómo nos situamos en la Hoja2, es decir, la hoja siguiente a la que nos encontrábamos.

Ahora vamos a utilizar las teclas del teclado.

35 Pulsar la combinación de teclas CTRL+AV PAG (es decir, pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada, pulsar la tecla AV PAG).

Observar cómo con esta combinación de teclas nos situamos en la siguiente hoja, es decir, Hoja2.

36 Pulsar otra vez CTRL+AV PAG.

Observar el resultado.

37 Ahora pulsar la combinación de teclas CTRL+ RE PAG.

Observar cómo con esta combinación de teclas nos situamos en la hoja anterior.

1.12.3. Personalizar barras de herramientas

a) Personalizar las barras de herramientas Estándar y Formato de manera que compartan la misma fila.

b) Acoplar la barra de herramientas Dibujo en la parte superior de la ventana de Excel junto al resto de barras de herramientas.

c) Cambiar el orden de las barras de herramientas poniendo la barra Dibujoen primer lugar.

1.12.4. Manejo de la ayuda

a) Buscar ayuda sobre cómo convertir archivos Excel a diferentes formatos.

b) Averiguar qué significan los botones de la barra de herramientas Estándar.

Pág. 29

Módulo 2. Introducción de datos en una hojade cálculo. Manejo de celdas, filasy columnas.

ÍNDICE MÓDULO 2

MÓDULO 2. Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejode celdas, filas y columnas................................................................................. 35

2.1. Introducción de datos alfanuméricos, numéricos, de tipofecha y fórmulas............................................................................................ 39

2.1.1. Introducir datos .......................................................................... 392.1.2. Modificar datos existentes ........................................................ 392.1.3. Cancelar la edición de dato ...................................................... 402.1.4. Datos que son valores constantes .......................................... 40

Valores numéricos........................................................................................ 40Fechas y horas............................................................................................... 41Datos alfanuméricos (texto)...................................................................... 42

2.1.5. Datos que son fórmulas..............................................................422.1.6. Alineación de texto y números .................................................43

2.2. Selección simple, múltiple de filas y múltiple de columnas .... 442.2.1. Selección simple de datos ......................................................... 442.2.2. Selección múltiple de datos ...................................................... 442.2.3. Resumen de teclas para la selección de datos ..................... 452.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una selección............... 45

2.3. Selección celdas, filas y columnas no adyacentes ..................... 462.4. Añadiendo, eliminando y borrando filas y columnas ............... 47

2.4.1. Insertar filas/columnas ............................................................... 472.4.2. Eliminar filas/columnas ............................................................... 47

2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar .............................. 482.5.1. Comando Buscar......................................................................... 482.5.2. Comando Reemplazar................................................................ 48


2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numéricos y fechas ............ 512.7.2. Introducir fórmulas..................................................................... 552.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera........... 562.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hojay del libro. Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas............................. 58Copiar celdas .......................................................................................... 58Mover celdas........................................................................................... 582.7.5. Borrar contenido de celdas ...................................................... 592.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados ........................... 592.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas .............. 59

En este módulo aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo en EXCEL, identificando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos.

MÓDULO 2: Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas.


2.1. Introducción de datos alfanuméricos, numéricos, de tipo fecha y fórmulas

2.1.1. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir texto, números o fórmulas.

Figura 2.1. Introducir datos

Paso a paso (ver figura 2.1):

1. Situar el cursor sobre la celda donde vamos a introducir los datos.

2. Teclear los datos. (Aparecerán en la celda activa y en la Barra de fórmulas)

3. Para introducir el valor en la celda hay tres métodos:

TECLA ENTRAR.

TECLAS DE MOVIMIENTO (CURSORES)

CUADRO DE VERIFICACION

2.1.2. Modificar datos existentes

Paso a paso:

1. Hacer clic o desplazarse a la celda que contenga los datos.

2. Activar la edición en la celda pulsando la tecla F2. También podemos editar la celda mediante la Barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

Barra de fórmulas

Celda activa

Pág. 33



3. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

4. En la Barra de fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma.

¿Qué ocurre si queremos modificar datos y no pulsamos F2?

2.1.3. Cancelar la edición de dato

Imaginemos que después de haber modificado los datos de una celda y antes de validarla se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial.

Podemos actuar de dos formas igualmente eficaces:

Pulsar la tecla ESC

Hacer clic sobre el Cuadro de cancelación de la Barra de fórmulas

2.1.4. Datos que son valores constantes

Valor constante (dato cuyo valor no cambia salvo cuando se modifica o elimina directamente), puede ser cualquiera de estos tipos:

Números

Fechas u horas

Texto

Valores numéricos

Un número puede contener sólo los siguientes caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ € % . E e

Los signos “+” a la izquierda de los números se ignoran.

Los números negativos se simbolizan mediante el signo “–“ o los paréntesis. Por ejemplo – 5 y (5) son el mismo número.

El carácter “E” sirve para especificar que usamos notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles. Por ejemplo, 300.000

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe “Pta” o “€”, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la Barra de fórmulasdesaparecerá dicho símbolo.

El símbolo “%” al final de un número expresa un porcentaje.

Pág. 34



Para expresar fracciones, incluiremos un 0 y un espacio delante de la fracción. Por ejemplo, 0 1/4 y 0 6/89, representan las fracciones

4

1 y

89

6

respectivamente.

Si un número no cabe en su celda, Excel lo presenta en notación científica. Por ejemplo, 123456789012345 pasaría a 1,23457E14

La precisión de la que es capaz de trabajar Excel es como máximo 15 dígitos

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fechas y horas

Las fechas se expresan separando el día, mes y año mediante la barra diagonal “/” y el guión “-“. Por ejemplo: 24/04/1973

Las horas se expresan separando horas, minutos y opcionalmente segundos mediante los dos puntos “:”. Por ejemplo: 8:35

Excel considera internamente las fechas y las horas como números.

Está predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha.

El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato aplicado a la celda.

Si Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora se introduce como texto.

Para escribir una fecha y hora en la misma celda, se separan con un espacio.

Excel interpreta la hora basándose en 24 horas. Para expresar horas basadas en 12 horas, detrás de la hora es necesario un espacio seguido de am o pm.

Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos.

Para introducir la fecha del día presente, presione CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).

Para introducir la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+: (dos puntos).

Pág. 35



Datos alfanuméricos (texto)

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda, Excel usa todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo.

Por defecto, el texto está alineado a la izquierda en la celda.

Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT+ENTRAR

Existen unos caracteres que es posible no estén disponibles en el teclado como por ejemplo ¢, £, ¥, ® y otros. Para insertarlos, usaremos el Mapa de caracteres que está disponible a través del botón Inicio de Windows,Programas, Accesorios, Herramientas del Sistema (ver figura 2.2).

Figura 2.2. Mapa de caracteres de Windows

2.1.5. Datos que son fórmulas

A diferencia del valor constante, una fórmula es una expresión de cálculo que hace referencia a celdas, nombres, valores constantes, funciones y operadores cuya combinación produce un resultado en función de los valores que toman los datos referenciados y las operaciones realizadas.

Pág. 36



Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=) y su valor no es constante. Por ejemplo, si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.

Para introducir una fórmula en una celda:

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

2. Escriba un signo igual (=).

3. Escriba la fórmula.

Ejemplos de fórmulas:

=5-6+7

=(5+3*A1)*4

=Suma(A3:B5)

2.1.6. Alineación de texto y números

Por defecto (alineación general):

Números y fechas alineados a la derecha

Texto alineado a la izquierda

Para cambiarlo alineación de modo rápido usar los botones de la barra de herramientas Formato

Alineación izquierda Alineación centrada Alineación derecha

Para aplicar sangría:

Aumentar la sangría izquierda Disminuir la sangría derecha

Pág. 37



2.2. Selección simple, múltiple de filas y múltiple de columnas

2.2.1. Selección simple de datos

Veamos cómo podemos seleccionar los siguientes elementos dentro de una hoja de cálculo: celdas, rangos, filas y columnas.

Para seleccionar ¿Qué debemos hacer?

Una sola celda Hacemos clic sobre la celda o nos desplazamos a ella con las teclas de dirección.

Texto de una celda Editar la celda (tal como vimos en 2.1.2 en la página 39) y seleccionar el texto de la celda en la misma celda o en la Barra de fórmulas.

Un rango de celdas Hacer clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastrar hasta la última celda o bien mantener pulsado MAYUS mientras hacemos clic en la última celda.

Una fila o columna Hacer clic en el título de la fila o de la columna.

2.2.2. Selección múltiple de datos

Filas o columnas adyacentes

Una hoja entera, es decir, todas las celdas de un hoja

Filas y columnas no adyacentes. Distintos rangos simultáneamente


Filas o columnas adyacentes

Arrastrar por encima de los títulos de fila o columna, o seleccionar la primera fila o columna y, a continuación, mantener presionada la tecla MAYÚS mientras seleccionamos la última fila o columna.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Hacer clic en el botón Seleccionar todo (ver figura 2.3 más adelante)

Pág. 38



Figura 2.3. Selección de todas las celdas de la hoja

2.2.3. Resumen de teclas para la selección de datos

Para seleccionar Usar combinación de teclas

Fila actual MAYUS + BARRA ESPACIADORA

Columna Actual CTRL + BARRA ESPACIADORA

Toda la Hoja CTRL + MAYUS + BARRA ESPACIADORA

Rangos F8 (EXTender Selección)

Rangos múltiples MAYUS + F8 (AGRegar selección)

2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una selección

Cuando seleccionamos una celda o varias, es posible establecer un nombre para dicha selección. Nombrar la selección realizada nos permite efectuar sin esfuerzo dicha selección en cualquier momento posterior. Esto supone una ventaja importante ya que permite repetir, de forma instantánea, selecciones que usemos con frecuencia.

Botón de Seleccionar todo

Pág. 39



Para nombrar una selección usaremos el cuadro de nombres de selección al que nos referimos en la figura 2.4. Una vez realizada la selección como hemos visto en los apartados anteriores, haremos clic dentro del cuadro de nombres de selección para escribir el nombre que deseemos.

Para usar la selección posteriormente, elegiremos el nombre desde la lista que podemos desplegar a la derecha del botón del cuadro de nombres de selección, tal como hemos indicado en la figura 2.4.

Figura 2.4. Nombrar una selección

2.3. Selección celdas, filas y columnas no adyacentes

Seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL mientras seleccionamos las demás celdas o rangos (ver figura 2.5).


Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL mientras seleccionamos las demás celdaso rangos (ver figura 2.5).

Cuadro de nombres de selección

Botón de lista de nombres

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Figura 2.5. Selección de celdas y rangos no adyacentes

2.4. Añadiendo, eliminando y borrando filas y columnas

2.4.1. Insertar filas/columnas

Usaremos el menú Insertar, opción Filas u opción Columnas para realizar la inserción de una o varias filas/columnas. Previamente debemos hacer lo que indicamos a continuación según corresponda:

Para insertar una única fila/columna, hacemos clic en cualquier celda de la fila/columna situada inmediatamente debajo/a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva fila/columna.

Para insertar varias filas/columnas, seleccionamos las filas/columnas situadas inmediatamente debajo/a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas. El número de filas/columnas que hayamos seleccionado será justamente el número de filas/columnas que deseemos insertar.

2.4.2. Eliminar filas/columnas

Usaremos el menú Edición, opción Eliminar para eliminar una o varias filas/columnas. Para ello, debemos seleccionar las filas/columnas que deseemos eliminar y seguidamente usar la mencionada opción.

Pág. 41



2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar

2.5.1. Comando Buscar

Usaremos el comando Buscar para localizar rápidamente una determinada información que sea de nuestro interés.

Por ejemplo, una hoja de cálculo que contenga la relación de varios millares de solicitudes de oferta de empleo público, para localizar una solicitud con rapidez, podríamos usar este comando sabiendo el NIF del solicitante.

Para emplear este comando (ver figura 2.6):

1. Usar CTRL+B o el menú Edición opción Buscar tras lo que Excel mostrará un cuadro de diálogo.

2. En el cuadro de diálogo Buscar especificaremos el texto que deseamos buscar.

3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes:

a. La dirección de la búsqueda, es decir, si buscamos fila a fila o columna a columna.

b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras mayúsculas y minúsculas son importantes para localizar la información deseada. Para ello marcaremos la opción “Coincidir mayúsculas y minúsculas”.

c. En términos generales, la búsqueda se realiza en el interior de las celdas. Si queremos localizar celdas cuyo valor sea el buscado, podemos especificar la opción “Buscar sólo celdas completas”

4. Haremos clic en el botón “Buscar siguiente” para localizar la siguiente ocurrencia del patrón de texto especificado, que quedará seleccionada.

Figura 2.6. Cuadro de diálogo Buscar.

2.5.2. Comando Reemplazar

El comando Reemplazar da un paso más con respecto al comando Buscar ya que nos permite no sólo localizar una información, sino que además nos permite alterarla a nuestro criterio de forma eficiente.

Pág. 42



Por ejemplo, si nos percatamos de una errata en una hoja de cálculo que afecta a una multitud de datos, usaremos este comando para enmendar el error de una manera muy eficiente pues sólo escribiremos una vez el texto correcto.

Para emplear este comando (ver figura 2.7):

1. Usar CTRL+L o el menú Edición opción Reemplazar tras lo que Excel mostrará un cuadro de diálogo.

2. En el cuadro de diálogo Reemplazar especificaremos el texto que deseamos cambiar y el texto nuevo con el que se reemplazará.

3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes:

a. La dirección de la búsqueda, es decir, si buscamos fila a fila o columna a columna.

b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras mayúsculas y minúsculas son importantes para localizar la información deseada. Para ello marcaremos la opción “Coincidir mayúsculas y minúsculas”.

c. En términos generales, la búsqueda se realiza en el interior de las celdas. Si queremos localizar celdas cuyo valor sea el buscado, podemos especificar la opción “Buscar sólo celdas completas”

4. Haremos clic en el botón “Reemplazar” para localizar y reemplazar la siguiente ocurrencia del patrón de texto especificado.

5. Alternativamente al paso anterior, podremos usar el botón “Reemplazar todas” para reemplazar todas las ocurrencias del texto buscado en la hoja de cálculo.

Figura 2.7. Cuadro de diálogo Reemplazar.

Pág. 43




HOJA DE CÁLCULO:

Introducción y manejo de

datos

Seleccionar

Introducir y modificar datos

Buscar y Reemplazar

Añadir / Eliminar Filas y Columnas

- Selección simple de datos - Selección múltiple de datos - Nombrar una selección - Seleccionar filas, columnas y celdas no adyacentes

- Alfanuméricos - Numéricos - Fechas y horas - Fórmulas

Tipos

Alinear texto y números

- Izquierda - Derecha - Centrada

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2.7. Ejercicios

2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numéricos y fechas

Empezaremos por trabajar con valores constantes.

1 Si no tienes abierto Excel2000, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Situarse en la celda A1 y escribir 2005

3 Pulsar la tecla ENTRAR

Este es un dato de tipo número, y por defecto Excel lo alinea a la derecha.

4 Situarse en la celda A2 y escribir 2.005 y pulsar la tecla ENTRAR

Los números se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel también lo alinea a la derecha.

5 Situarse en la celda A3 y escribir 2005,12

6 Pulsar FLECHA ABAJO

Excel por defecto admite como símbolo decimal la coma "," y sus reglas corresponden a las de cualquier número entero. Observa también que al pulsar FLECHA ABAJOcomo con la tecla ENTRAR, se introducirá el valor de A3 y automáticamente el cursor se posicionará en la celda inferior.

7 Escribir 12345678901234 en la celda A4


Si el número no cabe en la celda, Excel lo visualizará con formato Exponencial, aparecerá 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*1013.

9 Escribir -3200 en la celda A5

10 Pulsar ENTRAR

Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numérico.

11 Situarse en la celda A6 y escribir (3200)

12 Pulsar ENTRAR

Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y lo modificará por -3200 tanto en la celda como en la Barra de fórmulas.

13 Situarse en la celda A7 y escribir 12%

14 Pulsar ENTRAR

Excel también nos permite introducir un número como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12.

15 Situarse en la celda A8 y escribir 12,7%

Pág. 45



16 Pulsar ENTRAR

Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos dígitos para los decimales.

17 Situarse en la celda A9 y escribir 1200 pta

18 Pulsar ENTRAR

Excel visualizará en la celda el valor tal como se introdujo, añadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de fórmulas el valor será 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de fórmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de fórmulas. El símbolo monetario (pta) deberá escribirse correctamente, sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo alineará a la izquierda.

19 Situarse en la celda A10 y escribir 12/12

20 Pulsar ENTRAR

Queríamos introducir la fracción 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que colocar un 0 y un espacio en blanco delante. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un texto.

Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valor

21 Sin moverse de celda, escribir 0 12/12

22 Pulsar ENTRAR

Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si el resultado de la fracción corresponde a un número entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de fórmulas.

23 Situarse en la celda A11 y escribir 0 1/3

24 Pulsar ENTRAR

Excel escribirá en la celda la fracción (1/3), pero en la Barra de fórmulas aparecerá el resultado final de la fracción (0,333333333333).

25 Situarse en la celda A12 y escribir 0 12/24

26 Pulsar ENTRAR

En caso de poder simplificar la fracción, Excel lo hará automáticamente para visualizarla en la celda, es decir, en la celda colocará la fracción simplificada (1/2) y en la Barra de fórmulas, el resultado de la fracción (0,5).

27 Situarse en la celda B1 y escribir 1/1/1900


Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en la celda se alineará también a la derecha, como los números.

29 Situarse en la celda B2 y escribir 12-12-1900

Pág. 46



30 Pulsar ENTRAR

Verás que al introducirlo en la celda, por defecto le asignará como formato dd/mm/aa, es decir, dos dígitos para el día, dos para el mes y dos para el año, todos ellos separados por la barra inclinada.


32 Pulsar ENTRAR

Parece que Excel no distinga entre los años de siglo distintos con el formato de fechas asignado por defecto, pero más adelante veremos que sí los distingue, es solamente un efecto de visualización, ya que si observas la Barra de fórmulas, verás como el contenido real sigue siendo 1/1/2000.


34 Pulsar ENTRAR

Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la izquierda.

35 Situarse en la celda B5 y escribir 30-02-1994

36 Pulsar ENTRAR

Al ser una fecha errónea, Excel lo introduce también como un texto.

37 Situarse en la celda B6 y escribir 12-MAYO

38 Pulsar ENTRAR

Excel colocará en la celda la fecha introducida pero usando únicamente los tres primeros caracteres del mes. Y en la Barra de fórmulas colocará la fecha con el formato dd-mm-aaaa tomando como año el del sistema del ordenador.

39 Situarse en la celda B7 y escribir 12-mayo-2005

40 Pulsar ENTRAR

En la celda aparecerá la fecha introducida con dos dígitos para el día, los tres primeros caracteres para el mes y dos para el año.

41 Situarse en la celda B8 y escribir mayo-2005

42 Pulsar ENTRAR

En la celda aparecerá los tres primeros caracteres del mes y dos para el año, y en la Barra de fórmulas aparecerá la fecha introducida tomando como día el 1.

43 Situarse en la celda C1 y escribir 0:0

44 Pulsar ENTRAR

Este es un dato de tipo hora. También se alinea automáticamente a la derecha.

45 Situarse en la celda C2 y escribir 12:30:12

46 Pulsar ENTRAR

47 Situarse en la celda C3 y escribir 22:12

Pág. 47



48 Pulsar ENTRAR

49 Situarse en la celda C4 y escribir 10 pm

50 Pulsar ENTRAR

En la celda aparecerá 10 PM, pero en la Barra de fórmulas aparecerá la hora con el formato 22:00:00.

51 Situarse en la celda C5 y escribir 10AM

52 Pulsar ENTRAR

Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el símbolo, Excel lo tomará como un texto.

53 Estando situado en la celda C5, escribir 10 Am

54 Pulsar ENTRAR

55 Situarse en la celda C7 y escribir 1/1/95 1:1

56 Pulsar ENTRAR

Verás como Excel también admite la introducción de una fecha y hora simultáneamente, aunque muchas veces no nos quepa todo en la celda.

57 Situarse en la celda C8 y escribir 12/12/95 12:30

58 Pulsar ENTRAR

59 Situarse en la celda D1 y escribir Casa

60 Pulsar ENTRAR

Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automáticamente a la izquierda.

61 Situarse en la celda D2 y escribir La Hoja de Cálculo Excel

62 Pulsar ENTRAR

Al introducir el texto verás como en la Hoja ocupa más de una celda, la D2 y la E2. Los datos tipo texto pueden ocupar más de una celda en la Hoja mientras no se escriba nada en las celdas que ocupa.

63 Situarse en la celda E2 y escribir Hombre

64 Pulsar ENTRAR

Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en la Barra de fórmulas, veremos como no se ha borrado. Para solucionar dicho problema bastará con ampliar la anchura de la celda D2, pero esto lo veremos más adelante.

65 Situarse en la celda D3 y escribir grande


El cursor se moverá automáticamente a la celda inferior D4.

Pág. 48



67 Escribir La Hoja de Cálculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versión 2000 en la celda D4.


Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el texto realmente permanece en la celda D4.

2.7.2. Introducir fórmulas

Ahora vamos a practicar la introducción de fórmulas.

1 Hacer clic sobre la pestaña de la Hoja2.

2 Situarse sobre la celda A1 y escribir =1200+12, para sumar 12 a 1200.


No olvides empezar siempre una fórmula con el signo "="

Observarás como en la celda aparece el resultado de la fórmula u operación anterior, pero que en la Barra de fórmulas aparece la fórmula introducida.

4 Escribir =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11.

5 Escribir =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2.

6 Escribir =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2.

7 Escribir =10^2 en la celda A5, para realizar la operación 10 elevado a 2.

Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritméticos.

Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma entre el contenido de la celda A1 y A2.

8 Escribir =A1+A2 en la celda B1.

Al introducir la fórmula anterior observarás como en la celda aparece el resultado de la operación anterior, pero en la Barra de fórmulas aparece la fórmula introducida. De esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalculará automáticamente las fórmulas que contengan referencias a las celdas modificadas.

9 Situarse en la celda A1.

10 Escribir 1000

11 Pulsar ENTRAR

Observa como el resultado de la celda B1 se modifica también.

Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto.

8 Escribir La en la celda C1.

9 Escribir casa en la celda C2.

Queremos escribir en la celda C3 la concatenación del contenido de la celda C1 y C2.

10 Escribir =C1&C2 en la celda C3.

Pág. 49



Observa como aparece la concatenación del contenido de las dos celdas mencionadas. Resultaría más real si dejáramos un espacio en blanco entre las dos celdas.

11 Escribir =C1&" "&C2 en la celda C4.

12 Escribir =C1&" gran "&C2 en la celda C5.

También se pueden concatenar con valores numéricos.

13 Escribir =C2&A4 en la celda C7.

14 Escribir =C1&12 en la celda C8.

Pasaremos a estudiar los operadores relacionales.

15 Escribir =10>12 en la celda B3.

Excel nos devolverá el valor VERDADERO si es cierta la operación o el valor FALSO en caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor 12, lo cual es Falso. Éste será el valor que aparecerá en la celda.

15 Escribir =A1>1 en la celda B4.

El resultado será cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda aparecerán el valor Verdadero.

16 Escribir =A1=A4 en la celda B5.

Excel comprobará si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4(12), lo cual es FALSO.

2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera


Ahora supongamos que queremos seleccionar la celda D6:

2 Hacer clic sobre la celda D6, automáticamente el recuadro aparecerá alrededor de dicha celda indicándonos que se encuentra seleccionada.

Si queremos realizar una selección que englobe desde la celda A1 hasta la B6:

3 Situarse sobre la celda A1, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la celda B6, donde ya podremos soltar el botón del ratón.

Al realizar una selección se ha eliminado la anterior.

Observa como las celdas aparecen de color negro excepto la celda activa, pero están todas seleccionadas.

Si lo que queremos es añadir otra celda u otro rango a nuestra selección:

4 Pulsar la tecla CTRL, y manteniéndola pulsada, hacer clic sobre la celda D6.

Observa como ahora la selección anterior no se ha eliminado.

5 Pulsando la tecla CTRL, añadir el rango E1:E5.

6 Hacer clic sobre la celda A1 y así sólo tendremos seleccionada la celda A1.

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Si queremos seleccionar la columna B entera.

7 Situarse sobre el identificativo de la columna B en la parte superior de la hoja de cálculo, y hacer clic.

También podemos seleccionar varias columnas consecutivas, como por ejemplo desde la columna C hasta la E:

8 Situarse sobre el identificativo de la columna C, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta la columna E.

También se pueden seleccionar columnas no consecutivas, por ejemplo si queremos seleccionar la columna A y la D:

9 Seleccionar la columna A.

10 Hacer clic sobre el identificativo de la columna D manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Lo mismo ocurre con las filas

11 Hacer clic sobre el identificativo de la fila 2, para seleccionar esta fila entera.

Si son filas consecutivas como por ejemplo desde la fila 4 hasta la 7:

12 Situarse sobre el identificativo de la fila 2, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la fila 7.

Y si son filas no consecutivas, como la 1 y la 5:

13 Seleccionar la fila 1.

14 Seleccionar la fila 5 manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Si nos interesa seleccionar la hoja entera.

15 Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja, situados entre la columna A y fila 1.

En ocasiones, la selección que queremos realizar es demasiado grande y no caben todas las celdas en pantalla, por ejemplo desde la celda A1 hasta la celda L40.

16 Probar situarse en la celda A1 y arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la celda L40.

Cuando se sobresale de la pantalla, la selección va muy rápida y a lo mejor nos perdemos en la selección. Si no queremos tener este problema, seguir los siguientes pasos:

17 Seleccionar la celda A1.

Ahora queremos ampliar el rango hasta la celda L40, por lo tanto:

18 Desplazarse por la hoja con las barras de desplazamiento hasta que se vea en pantalla la celda donde queremos que termine nuestra selección, en nuestro caso, L40.

Cuidado que no hay que hacer clic sobre ninguna celda al realizar el paso 18.

19 Pulsar la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, hacer clic sobre la celda L40.

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Observa el resultado de la operación.

Este método también sirve para reducir la selección Por ejemplo si nuestra selección debería haber sido hasta la K38 en vez de L40:

19 Pulsar la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, hacer clic sobre la celda K38.

Observa el resultado.

20 Cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios.

2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro. Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas

A continuación veremos cómo realizar paso a paso estas operaciones. El alumno practicará los pasos sobre una hoja de cálculo con datos.

Copiar celdas

Seleccionar la/s celda/s que deseemos copiar.

Hacer clic en el menú Edición, opción Copiar o en el botón

Desplazarnos al lugar donde queremos depositar la/s celda/s copiada/s.

Hacer clic en el menú Edición, opción Pegar o en el botón

Alternativamente, podemos efectuar esta operación arrastrando una copiade las celdas seleccionadas en el paso 1. Para ello, mientras mantenemos pulsado en el teclado la tecla CTRL, haremos clic sobre el marco de la selección y sin soltar el botón izquierdo del ratón, podemos hacer copia en otro lugar sin más que desplazarnos al lugar deseado y soltando el ratón.

Mover celdas

Si sabemos como copiar celdas, casi sabremos mover celdas ya que sólo hemos de cambiar el paso 2. En este caso debemos usar el comando Cortar.Alternativamente, podemos efectuar esta operación arrastrando las celdas seleccionadas en el paso 1. Para ello, haremos clic sobre el marco de la selección y sin soltar el botón izquierdo del ratón, podemos hacer copia en otro lugar sin más que desplazarnos al lugar deseado y soltando el ratón.

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2.7.5. Borrar contenido de celdas

Podemos practicar el borrado del contenido de celdas con una hoja de cálculo.

Para borrar el contenido de la/s celda/s usaremos la tecla SUPR una vez seleccionada/s la/s celda/s.

2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados

El alumno practicará cómo deshacer o rehacer comandos de forma libre en una hoja de cálculo.

En ciertos casos nos ocurre que llevamos a cabo operaciones que producen un efecto no deseado. Por ejemplo, si al usar el comando Reemplazar especificamos incorrectamente qué buscamos, puede que reemplacemos más de la cuenta y eso afecte a gran parte de la hoja de cálculo.

Para paliar esta situación, podemos dar marcha atrás, con el comando Deshacer. Para ello, tenemos varias posibilidades:

Menú Edición, opción Deshacer

Combinación de teclas CTRL + Z

Barra de herramientas Estándar, botón

En caso de querer repetir la misma operación varias veces, es útil usar el comando Repetir:

Menú Edición, opción Repetir

Combinación de teclas CTRL + Y

Barra de herramientas Estándar, botón

2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas


2 Numera las filas del 1 al 10 escribiendo el número que le corresponda en el rango A1:A10.

3 Numera las columnas del 1 al 10 escribiendo el número de cada columna en el rango B1:J1.

4 Inserta 5 filas a continuación de la quinta fila.

5 Inserta 5 columnas a continuación de la quinta columna.

6 Elimina las filas comprendidas en el rango A2:A14 y las columnas en el rango B1:N1

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Módulo 3. Formatos

ÍNDICE MÓDULO 3

MÓDULO 3. Formatos ..................................................................................... 613.1. Formato de celda: número, alineación, fuente, borde, tramay protección................................................................................................... 63

3.1.1. Número......................................................................................... 633.1.2. Alineación...................................................................................... 663.1.3. Fuente ............................................................................................ 663.1.4. Borde ............................................................................................. 683.1.5. Trama.............................................................................................. 683.1.6. Protección..................................................................................... 69

3.2. Formato fila, columna, hoja............................................................ 703.2.1. Ocultar y mostrar ....................................................................... 703.2.2. Dimensiones de filas y columnas ............................................. 713.2.3. Ajuste automático de dimensiones ......................................... 713.2.4. Ancho estándar de las columnas.............................................. 713.2.5. Fondo de hoja .............................................................................. 71

3.3. Estilo y Autoformato ...................................................................... 723.3.1. Menú Formato, opción Estilo.....................................................723.3.2. Menú Formato, opción Autoformato .......................................72

3.4. Formato condicional....................................................................... 743.4.1. Expresar una condición...............................................................743.4.2. Establecer el formato asociado a una condición...................74


3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de cálculo alineandotexto y números, cambiando formatos y asignando diferentestipos de letra y tamaños....................................................................... 773.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas .......... 78

Este módulo describe los distintos tipos de formatos que se pueden aplicar según el tipo de dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo.

MÓDULO 3: FORMATOS.


3.1. Formato de celda: número, alineación, fuente, borde, trama y protección.

3.1.1. Número

Excel trabaja principalmente con números que pueden representarse de muy diversas maneras a las que Excel denomina Categorías.

Para escoger entre las distintas categorías, usaremos el cuadro de diálogo Formato de celdas, accesible desde el menú Formato o bien presionando en el teclado la combinación de teclas CONTROL + 1 y elegiremos la pestaña Número. En la figura 3.1, mostramos este cuadro de diálogo con la lista de categorías.

Cada categoría determina para la(s) celda(s) seleccionada(s) el formato de presentación de la información almacenada en dicha(s) celda(s). Es de gran utilidad observar en la parte derecha la explicación y la muestra de cada categoría para hacernos una idea muy aproximada del aspecto final.

Figura 3.1. Formato de celdas (General)

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Cuando el formato de celda tiene asignada la categoría “Texto”, es posible obtener resultados inesperados cuando contiene números. Excel mostrará en la celda el número, sin embargo no lo tratará como tal si se usa en una operación aritmética (por ejemplo, una operación tan simple como una suma no funcionará). Para solucionar esto, elegiremos siempre una categoría con valor numérico (“General”, “Número”, etc.)

En algunos casos, la categoría elegida implica la configuración de una serie de opciones como son las posiciones decimales, si se usa o no separador de miles o cómo veremos los números negativos. Vea la figura 3.2 en donde se ha elegido la categoría “Número”:

Figura 3.2. Formato de celdas (Número)

Para el caso de las fechas, también podremos personalizar de forma más específica de qué manera queremos que se muestren. La manera de hacerlo es eligiendo la categoría “Fecha”. Por ejemplo, en algunos casos querremos que se muestre sólo el mes y el año, sin que se muestre el día. En la figura 3.3 vemos la lista de posibles formatos de fecha.

Algo similar a las fechas ocurre con las horas. Es posible personalizar la forma en la que las horas se muestran a través de la categoría “Hora”. En la figura 3.4. podremos ver la lista de formatos de hora disponibles, más que suficiente para poder personalizar a nuestro gusto el formato de presentación, incluido el formato AM/PM.

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Figura 3.3. Formato de celdas (Fecha)

Figura 3.4. Formato de celdas (Hora)

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3.1.2. Alineación

En la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas (ver figura 3.5), podremos establecer el lugar que ocupará el texto dentro de la celda y cambiar la orientación habitual por otra personalizada (texto en vertical por ejemplo).

¿Qué ocurre cuando el texto es más grande que la celda que lo contiene?

El texto se extiende ocupando una o más celdas adyacentes por la derecha, es decir, se desborda de su celda. Para evitar este efecto aplicaremos según convenga las opciones Control del texto del cuadro de diálogo Formato de celdas:

Ajustar el texto a su celda (opciones Ajustar texto y Reducir hasta ajustar).

Emplear varias celdas de forma predeterminada (opción Combinar celdas).

Figura 3.5. Formato de celdas (Alineación)

3.1.3. Fuente

En la pestaña “Fuente” podremos establecer las características del tipo de letra, tamaño y color que veremos en el texto que escribamos dentro de la celda. En la siguiente figura podemos ver las distintas opciones disponibles:

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Figura 3.6. Formato de celdas (Fuente)

Para establecer una fuente predeterminada para los nuevos libros, bajo el menú Herramientas, opción Opciones, cambiaremos los campos “Fuente estándar” y “Tamaño” en la pestaña “General”, tal como indicamos en la figura 3.7.

Figura 3.7. Fuente predeterminada para nuevos libros.

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3.1.4. Borde

Es posible personalizar las líneas tanto del contorno como del interior de las celdas, estableciendo su forma, grosor y color. Usaremos la pestaña “Bordes” siguiente:

Figura 3.8. Formato de celdas (Bordes)

3.1.5. Trama

La pestaña “Tramas” del cuadro de diálogo de Formato de celdas permite establecer un sombreado de celdas basado en colores y tramas (ver figura 3.10). Las tramas son sombreados especiales formados por diversos diseños simples (por ejemplo líneas diagonales, puntos, etc.). Por ejemplo, en la figura 3.9, la celda C8 tiene una trama:

Figura 3.9. Ejemplo de trama

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Figura 3.10. Formato de celdas (Tramas)

3.1.6. Protección

El formato de protección de una celda sirve para evitar que dicha celda pueda ser modificada por el usuario (opción Bloqueada) o bien que su fórmula no se muestre al usuario (opción Oculta). En la figura 3.11 podemos ver estas opciones.

Para que la protección sea efectiva es absolutamente necesario que activemos la protección de la hoja a través del menú Herramientas, opción Proteger, subopción Proteger hoja (ver figura 3.12)

Figura 3.11. Formato de celdas (Proteger)

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Figura 3.12. Cuadro de diálogo Proteger hoja

3.2. Formato fila, columna, hoja

El formato de de las filas, columnas y hojas se lleva a cabo mediante el menú Formato.

A continuación veremos las distintas opciones posibles para las filas, columnas y hojas. En el menú Formato, se agrupan las opciones que en algunos casos tienen el mismo nombre, bajo las subopciones “Fila”, “Columna” y “Hoja”.

Figura 3.13. Menú Formato

3.2.1. Ocultar y mostrar

Es posible ocultar y mostrar filas, columnas y hojas enteras. Para efectuar esta operación de ocultar o mostrar, existe la opción Ocultar y la opción Mostrar en el menú Formato.También es posible realizar esta operación usando el ratón sobre la fila o columna, mediante el menú emergente que se obtiene con un clic en el botón derecho. Las hojas sólo pueden ocultarse mediante el menú Formato, Hoja, Ocultar.

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En la figura 3.13, la fila 3 y la columna B están ambas ocultas. Aparte de que no aparezca la etiqueta de la fila oculta o de la columna oculta, la línea es más gruesa en el encabezado de las filas o columnas adyacentes (ver figura 3.13).

3.2.2. Dimensiones de filas y columnas

El alto de las filas y el ancho de las columnas es posible establecerlos mediante el menú Formato, Fila, Alto y Formato, Columna, Ancho respectivamente.

3.2.3. Ajuste automático de dimensiones

Podemos pedir a Excel realice un ajuste automático del alto de las filas como del ancho de las columnas. Para ello, emplearemos el menú Formato, Fila, Autoajustar y Formato,Columna, Autoajustar a la selección respectivamente.

Hay una manera más directa de realizar esta operación de ajuste del ancho o alto. Basta con hacer doble clic en el encabezado de las filas o columnas, sobre la línea de separación.

3.2.4. Ancho estándar de las columnas

Para cambiar el ancho estándar de las columnas de una hoja en un solo paso, emplearemos Formato, Columna, Ancho estándar.

3.2.5. Fondo de hoja

Es posible establecer una imagen de fondo en la hoja de cálculo, mediante el menú Formato, Hoja, Fondo que nos mostrará el cuadro de diálogo Fondo de hoja (ver figura 3.14). La imagen debe estar creada con anterioridad y almacenada en un archivo de imagen que elegiremos para insertar.

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Figura 3.14. Cuadro de diálogo Fondo de hoja



3.3. Estilo y Autoformato

3.3.1. Menú Formato, opción Estilo

Un estilo es una personalización de las distintas opciones de formato de celda (Número, Fuente, Alineación, Bordes, Tramas y Protección). Los estilos nos permiten establecer en un solo paso y de forma agrupada, una serie opciones a nivel de formato de celda, por ejemplo, la figura 3.15 el cuadro de diálogo Estilo muestra el estilo Normal.

Figura 3.15. Cuadro de diálogo Estilo

Dado que tenemos varias opciones de formato, es posible modificar cada opción de manera independiente, así como prescindir totalmente de cualquiera de ellas. Para prescindir de una opción de formato, desmarcaremos la casilla de verificación a la izquierda de la etiqueta de opción.

Es posible incorporar a un libro los estilos que contiene otro libro. Para efectuar esta operación, usaremos el botón Combinar del cuadro de diálogo Estilo, pero sólo funcionará si tenemos abierto el libro de donde queremos copiar los estilos.

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3.3.2. Menú Formato, opción Autoformato

El autoformato es similar al estilo pues también es una agrupación de opciones de formato. Además, al igual que ocurre con los estilos, en los autoformatos podemos elegir qué opciones han de aplicarse y cuáles no.

El uso autoformatos es otra manera de aplicar un formato a las celdas de una hoja. En este caso es preciso seleccionar en primer lugar el rango de celdas. A continuación, debemos escoger uno de los formatos predefinidos mediante el cuadro de diálogo Autoformato (ver figura 3.16). Como puede apreciarse, es una manera muy gráfica de aplicar formatos y nos permite tener una idea previa sobre el resultado final del formato.

Figura 3.16. Cuadro de diálogo Autoformato

Si queremos quitar un formato de un rango de celdas, aplicaremos el autoformato “Ninguno” que está en último lugar en la lista del cuadro de diálogo Autoformato. El resultado es que las celdas se quedan con el estilo “Normal”.

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Otra forma de borrar un formato es mediante el menú Edición -> Borrar -> Formatos.

3.4. Formato condicional

3.4.1. Expresar una condición

Una condición identifica la situación en la que el valor de la celda toma un determinado valor constante. También que el valor de la celda está entre dos valores o es mayor o menor que un valor constante de referencia. Por ejemplo, una condición podría ser que la celda D7 que contiene la suma de las solicitudes de licencia de pesca supere el valor de 100.

Las condiciones se expresan fácilmente a través del cuadro de diálogo Formatocondicional (ver figura 3.17). Primero especificamos el operador de comparación que puede ser uno de los siguientes:

entre el valor está entre los valores de un rango con valor inicial y final

no está entre”: el valor no está incluido entre un valor inicial y otro final

igual a: el valor es exactamente uno concreto que especificamos

no igual a: el valor es distinto a uno concreto que especificamos

mayor que: el valor es superior a uno concreto que especificamos

menor que: el valor es inferior a uno concreto que especificamos

mayor o igual que: el valor es igual o superior a uno concreto que especificamos

menor o igual que”: el valor es igual o inferior a uno concreto que especificamos

Figura 3.17. Cuadro de diálogo Formato condicional

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3.4.2. Establecer el formato asociado a una condición

Asociado a la condición, estableceremos un formato determinado de celda que se aplicará de forma automática cuando dicha condición se cumpla. Asimismo, cuando la condición deje de cumplirse, el formato quedará sin efecto.

El cuadro de diálogo Formato condicional mostrará una vista previa, como se puede apreciar en el cuadro de fondo azul claro en la figura 3.18.

Figura 3.18. Cuadro de diálogo Formato condicional

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FORMATOS

Formato fila, columna y hoja

Formato de celda

FormatoCondicional

Estilo y Autoformato

- Ocultar / Mostrar - Dimensionar filas y columnas - Ajustar autom. las dimensiones - Ancho estándar de las columnas - Poner fondo de hoja

- Número - Alineación - Fuente - Borde - Trama

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3.6. Ejercicios

3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de cálculo alineando texto y números, cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra y tamaños

1 Empezar un nuevo libro de trabajo y crear la hoja que mostramos a continuación:

2 Insertar en la fila 1 y en la 3 una fila en blanco y en la columna A una columna en blanco.

3 Escribir un título que abarque las columnas B:E con fuente Arial 12 y modificar las opciones de formato de celdas para que obtenga un aspecto parecido a:

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4 Modificar el nombre de la hoja Hoja3 por Formato y ocultar Hoja1 y Hoja2

5 Guardar el trabajo con el nombre Formatos-1.xls

3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas

1 Abrir el archivo Formatos-1.xls del ejercicio anterior.

2 Establecer un fondo de hoja de libre elección (por ejemplo “C:\Windows\Plumas.bmp”)

3 Cambiar el color de la fuente a color blanco y establecer un borde y trama de color para el título, tal como mostramos a continuación:

4 Establecer dos formatos condicionales para las cantidades de la columna E. Uno para las cantidades mayores de 50.000 y otro para las cantidades entre 15.000 y 50.000. El formato deberá ser similar al que se muestra en la imagen anterior.

5 Guardar el trabajo con el nombre Formatos-2.xls

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Módulo 4. Trabajo con fórmulas

ÍNDICE MÓDULO 4

MÓDULO 4. Trabajo con fórmulas................................................................. 794.1. Introducción a las fórmulas........................................................... 81

4.1.1. Esquema de una fórmula en Excel........................................... 81El signo “=” .................................................................................................... 81Los operandos .............................................................................................. 81Los operadores............................................................................................. 82El orden de ejecución de las operaciones .............................................. 83Detalle del esquema de una fórmula sencilla......................................... 83

4.1.2. Como introducir fórmulas en Excel ....................................... 844.1.3. La barra de fórmulas................................................................... 844.1.4. Usar referencias a celdas........................................................... 85

Celdas dependientes de una celda ........................................................... 86Celdas precedentes a una celda................................................................ 86

4.1.5. Tipos de Referencias................................................................... 86Referencias relativas .................................................................................... 86Referencias absolutas .................................................................................. 87Referencias mixtas ....................................................................................... 87

4.1.6. ¿Cuándo se calcula el valor? ..................................................... 874.1.7. Cambiar cuándo y cómo se calculan las fórmulas ............... 87

4.2. Expresiones con formulaciones básicas .................................... 884.2.1. Operaciones aritméticas básicas.............................................. 88

Sumar y restar............................................................................................... 88Multiplicar ...................................................................................................... 88Dividir 89Potencias..........................................................................................................89Porcentaje ...................................................................................................... 89

4.2.2. Operaciones de comparación .................................................. 89Comparar dos valores ................................................................................ 894.3. Mover formulas................................................................................ 89

4.3.1. Copiar fórmulas........................................................................... 894.3.2. Mover o cortar y pegar fórmulas. ........................................... 904.3.3. Llenado automático de fórmulas. ............................................ 90


4.5.1. Trabajo con fórmulas paso a paso............................................ 924.5.2. Calculo de áreas. ......................................................................... 944.5.3. Calculo sobre renta ........................................... 95

En este módulo aprenderemos lo que es una fórmula en EXCEL, los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de cálculo fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones que se pueden realizar.

MÓDULO 4: Trabajo con fórmulas


4.1. Introducción a las fórmulas

Podemos definir una fórmula como una ecuación o regla que relaciona objetos matemáticos.

En Excel una fórmula es una ecuación que efectúa operaciones con los valores de la hoja de cálculo. Estas operaciones pueden ser:

Matemáticas como suma, resta, multiplicación, división, …

Comparaciones de valores que devuelven como resultado verdadero o falso.

Manipulación de texto como por ejemplo concatenar dos textos.

A continuación podemos ver unos ejemplos de fórmulas sencillas:

=A1-23*C4

=A1+B2+C3

=(C26-J14)/(1000-A5^2)

4.1.1. Esquema de una fórmula en Excel

Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos con los que se van a realizar los cálculos (los operandos), que están separados por operadores de cálculo.

El signo “=”

Para Excel entienda que lo que estamos introduciendo en la celda activa es una fórmula siempre debemos comenzar la misma escribiendo un signo igual “=”

Los operandos

Son los valores o elementos de la hoja que van participar en las operaciones de la fórmula. Como operandos podemos utilizar:

Valores fijos o también llamados constantes. Por ejemplo:

Números 25, 300,14

Fechas 22/10/2004,

Texto “Hola compañeros”

Referencias a celdas. Por ejemplo B7 o C5

Funciones. ( Hablaremos de ellas más adelante)

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Los operadores

Son símbolos o signos que especifican el tipo de cálculo (como suma, resta o multiplicación) que se va a ejecutar entre los elementos de una fórmula. Los operadores pueden ser:

Operadores matemáticos, que ejecutan operaciones matemáticas básicas.

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Potencia

% Porcentaje

Operadores de comparación (u operadores lógicos) que comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

= Igual a (A1=B1)

> Mayor que (A1>B1)

< Menor que (A1<B1)

>= Mayor o igual que (A1>=B1)

<= Menor o igual que (A1<=B1)

<> Distinto de (A1<>B1)

El operador “& “, que conecta o concatena dos cadenas de texto en un único valor de texto combinado.

=”hola “& “amigos” produciría el resultado de “hola amigos”

Operador de referencia “:”, que genera una referencia a una celda o a un rango de celdas a partir de dos referencias ( A3:B7)

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El orden de ejecución de las operaciones

Cuando en una fórmula hay más de un operador las operaciones que forman parte de una fórmula se ejecutan en un orden específico establecido por el orden de precedencia de operadores definido en Excel, si hay dos operadores con el mismo orden de precedencia se ejecutarán de izquierda a derecha. El orden de precedencia de operadores es el siguiente:

Orden de precedencia

Operador Descripción

1 : (dos puntos) (un solo espacio)

, (coma)

Operadores de referencia

2 - Negación (como en -1)

3 % Porcentaje

4 ^ Exponenciación

5 * y / Multiplicación y división

6 + y - Suma y resta

7 & Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

8 = < > <= >= <> Comparación

Podremos controlar el orden en que se ejecutarán las operaciones de una fórmula utilizando paréntesis. Las operaciones que están entre paréntesis se realizan en primer lugar. La fórmula “=3 + 2*5” dará como resultado 13, sin embargo “=(3+2) *5” dará como resultado 25

Detalle del esquema de una fórmula sencilla

Figura 4.1. Esquema de una fórmula

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4.1.2. Como introducir fórmulas en Excel

Para introducir una fórmula en Excel:

1. Hacer clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

2. Escribir un signo igual =.

3. Introducir la fórmula.

4. Presione ENTRAR

Si la formula es correcta Excel muestra en la celda el resultado de los cálculos.

Si es incorrecta Excel muestra en la celda códigos de error.

Cuando estamos editando una fórmula podemos incluir referencias a celdas haciendo clic sobre la celda que queremos referenciar. Excel escribirá una referencia a esa celda en la fórmula. De igual modo si queremos referenciar un rango, seleccionamos el mismo y Excel colocará una referencia al rango donde estuviera el punto de edición.

4.1.3. La barra de fórmulas

Cuando la celda activa contiene una fórmula Excel nos muestra el resultado de la fórmula en la celda, y la fórmula en la barra de fórmulas.

Observando la figura podemos ver: que la celda activa es B5 (como vemos en la parte izquierda de la barra de fórmulas), que en la celda se muestra el resultado (47) de una fórmula que podemos ver la barra de fórmulas =B3 +E3.

Figura 4.2 Barra de fórmulas

Podemos conseguir que Excel muestre las fórmulas en las celdas activando la opción “Fórmulas” en le menú Herramientas, Opciones, Ver.

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Figura 4.3 Barra de fórmulas

4.1.4. Usar referencias a celdas

Podemos usar una referencia a una celda o un rango de celdas como operando en una fórmula, ésta indicará a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores que se utilizarán para calcular el resultado de la fórmula.

Supongamos que tenemos los siguientes valores en una hoja de cálculo:

Según la hoja de arriba podemos poner las dos fórmulas siguientes y obtener el mismo resultado:

a) =30+70+110

b) =B2+C2+D2

¿Cuál es la diferencia entre ambas?

Marcar esta opción para ver las fórmulas en las celdas

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La primera fórmula utiliza valores constantes y por tanto su resultado siempre será el mismo y no se verá afectado por los cambios que se produzcan en otras celdas de la hoja de cálculo. El resultado no depende de ninguna otra celda.

Sin embargo la segunda fórmula utiliza referencias a celdas (B1, B2, B3) lo que significa que Excel para calcular el resultado de la fórmula debe ir a las celdas referenciadas para encontrar los valores que contienen y con ellos realizar las operaciones de la fórmula. El resultado será dependiente de los valores de otras celdas, las referenciadas en la fórmula (en el ejemplo B1, B2, B3).

Aparecen pues los dos siguientes nuevos conceptos:

Celdas dependientes de una celda

Son las celdas cuyo valor (resultado de la fórmula que contienen) se verá afectado por los cambios que se produzcan dicha celda.

Celdas precedentes a una celda

Son las celdas cuyos valores intervienen en el cálculo del valor de la celda actual.

Excel nos permite ver de modo gráfico las celdas precedentes y dependientes de la celda activa utilizando la barra de herramientas de Auditoría.

Figura 4.4 Barra de herramientas de Auditoría.

4.1.5. Tipos de Referencias

Referencias relativas

Una referencia en una fórmula, escrita como A1 (letra de columna y número de fila), se llama referencia relativa porque por que se basa en en la posición relativa de la celda referenciada respecto a la celda donde se está escribiendo la fórmula.

Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si copiamos la fórmula en otra celda, la referencia se ajusta automáticamente.

Pongamos un ejemplo:

Si en la celda C5 utilizamos una referencia relativa a la celda B6 estaremos haciendo referencia a celda que está 1 columna a la izquierda y 1 fila hacia abajo.

Si copiamos la celda C5 y la pegamos en la celda H20 la referencia relativa se adaptara a su nueva posición y pasará ser G21 (una columna a la izquierda de la H y una fila hacia debajo de la 20).

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Referencias absolutas

Una referencia absoluta a una celda en una fórmula, escrita como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación fija. Si se cambia la posición de la fórmula, la referencia absoluta no cambia.

Una celda se convierte en absoluta añadiendo antes de la letra de la columna, y antes del número de la fila el signo dólar ($).

Referencias mixtas

Una referencia mixta es aquella que tiene una parte absoluta y la otra relativa. Podremos usar referencias de columna absoluta con la forma $A1 y referencias de fila absoluta adopta la forma A$1. Si copiamos la fórmula a otra celda se cambia la parte relativa de la referencia y se mantiene fija la parte absoluta de la fórmula.

Si pulsamos F4 cuando el punto de edición está tras una referencia irá cambiado el tipo de la misma entre los cuatro posibles: Relativa, Absoluta, Columna Absoluta, Fila Absoluta.

4.1.6. ¿Cuándo se calcula el valor?

De manera predeterminada, Excel actualiza automáticamente las fórmulas cuando cambian las celdas de las que dependen.

Excel también calcula los libros cada vez que se abren.

4.1.7. Cambiar cuándo y cómo se calculan las fórmulas

Se puede cambiar el instante en el que realizar los cálculos cambiando las opciones predeterminadas:

En el menú Herramientas, elegir Opciones y, a continuación, hacer clic en la ficha Calcular.

En esta ficha Calcular se puede decidir si se quiere realizar el cálculo de modo “Automático” o “Manual”.

El cambio de esta opción afecta a todos los libros abiertos.

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Figura 4.5 Menú Heramientas Opciones Calcular

Presionando F9 Se calculan las fórmulas que han cambiado desde el último cálculo y las fórmulas que dependen de ellas en todos los libros abiertos.

4.2. Expresiones con formulaciones básicas

4.2.1. Operaciones aritméticas básicas

Sumar y restar

=5+5+6 Suma cinco más cinco más 6. Su resultado será siempre 16

=A1+5-B7 Toma el valor de la celda A1 le suma siete y le resta el valor que haya en la celda B7. Su resultado dependerá de los valores que haya en A1 y B7

Multiplicar

=F15*6 Toma el valor que haya en F15 y lo multiplica por 6.

=C45*H15 Multiplica el valor que haya en C45 por el valor que haya en H15.

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Dividir

=A7/5 Toma el valor que haya en A7 y lo divide por 5

=C45/H15 Divide el valor que haya en C45 por el valor que haya en H15.

Potencias

=C2^2 Eleva al cuadrado el valor que haya en C2.

=C2^3 Eleva al Cubo el valor que haya en C2.

=A7^5 Toma el valor que haya en A7 y lo eleva a la quinta potencia

Porcentaje

Tres fórmulas para calcular el 15 por ciento del valor que haya en la celda A1:

=A1*15/100

=A1*0,15

=A1*15%

4.2.2. Operaciones de comparación

Comparar dos valores

=A1=7 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es 7 de no ser así el resultado es FALSO

=A1=B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es igual al de B1 de no ser así el resultado es FALSO.

=A1>B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es mayor que el de B1 de no ser así el resultado es FALSO.

=A1>=B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es mayor o igual al de B1de no ser así el resultado es FALSO.

=A1<B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es menor que el de B1 de no ser así el resultado es FALSO

4.3. Mover formulas

4.3.1. Copiar fórmulas.

Si copiamos fórmulas y las pegamos en otra celda las referencias relativas cambian para adaptarse a la nueva posición. Las referencias absolutas permanecen idénticas.

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4.3.2. Mover o cortar y pegar fórmulas.

Si movemos (arrastrando con el ratón) o cortamos y pegamos en otra ubicación celdas con referencias no cambia ninguna referencia ni las relativas ni las absolutas.

4.3.3. Llenado automático de fórmulas.

Cundo realizamos llenados automáticos con celdas que contienen referencias las que son relativas cambian para adaptarse a su nueva posición. Las absolutas permanecen fijas.

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FÓRMULAS

Referencias y tipos

Esquema de una fórmula

Mover fórmulas y llenar automát.

Formulas básicas

- Relativas - Absolutas - Mixtas

- El signo “=” - Operandos - Operadores - Orden de ejecución de las operaciones

- Operaciones aritméticas básicas (suma, resta, producto, división potencias, porcentaje)- Operaciones de comparación

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1234567891011

A B C D EPresupuesto del Club deportivo Olimpia

Ingresos GastosCuotas de socios 2500 Inscripcion competiciones 1200Subvencion municipal 1800 Material deportivo 2200Aportacion patrocinador 3000 cutoas federativas 2000Otros ingresos 1500 Otros gastos 3000

TOTAL

4.5. Ejercicios

4.5.1. Trabajo con fórmulas paso a paso

1. Escribe los siguientes datos en una hoja de cálculo:

2. Colocar el cursor en la celda B9

3. Escribir una formula para sumar los ingresos de la forma más intuitiva: =B4+B5+B6+B7

4. Aceptar la formula pulsando INTRO

5. Coloca el cursor en la celda B10

6. Escribir una formula para sumar los ingresos utilizando los valores: =2500+1800+3000+1500

7. Aceptar la formula pulsando INTRO

En ambos casos al aceptar la fórmula se han realizado los cálculos automáticamente y el resultado es el mismo tanto en B9 como en B10.

8. Cambiar el valor de B4 poniendo 8500.

Observaremos que el valor de la celda B9 ha se ha recalculado sin embargo el de B10sigue con el resultado anterior ¿Por qué? Porque en B9 usamos referencias a celdas y en B10 valores fijos. La ventaja de usar referencias es que si posteriormente cambiamos algún dato de las celdas, la fórmula se recalcularía automáticamente y devolverá el resultado real.

9. Volver a dejar B4 con su valor original 2500.

10. Borrar la celda B10

11. Hacer que B9 sea la celda activa y Copiar al portapapeles su contenido. (Edición - Copiar).

12. Colocar el cursor en la celda D9 y pega el contenido copiado previamente ( Edición - Pegar).

En la barra de fórmulas observaremos como la fórmula se ha copiado, pero Excel ha adaptado las referencias de la nueva fórmula a la nueva posición.

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13. Colocar el cursor en la celda A11 y escribir el texto: RESULTADO DEL EJERCICIO:

14. Colocar el cursor en la celda B11 y escribe la siguiente fórmula: =B9-D9

15. Pulsar Intro veremos el resultado.

16. Guardar el libro con el nombre Club_Olimpia.xls

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4.5.2. Calculo de áreas.

Partiendo de una columna con valores para el radio o lado que aumentan de 0,5 m en cada fila y van desde 5 a 20 metros. Crear cuatro columnas más con los valores:

- Longitud del círculo con ese radio: r*2

- Área de la circunferencia con ese radio: 2* r

- Perímetro del cuadrado con ese tamaño de lado: 4*lado

- Área del cuadrado con ese tamaño de lado: lado* lado

Aplicar formato a la hoja a discreción.

Sugerencias:

- Escribir el valor 5 en una celda, en la celda de abajo escribir 5,5 y después utilizar llenado hacia abajo para rellenar.

- Escribir las fórmulas en la primera fila (en la cual “lado o radio” tiene el valor 5) y hacer llenado hacia abajo.

- El aspecto final de la hoja debe ser similar a:

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1234567891011121314151617

A B C D

Porcentaje Importe

SALARIO BRUTO 22.150,00 €SEGURIDAD SOCIAL 6% 1.329,00 €RETENCIONES 15% 3.322,50 €INGRESOS EXENTOS 2% 443,00 €

BASE IMPONIBLE 20.378,00 €

CUOTA INTEGRA 2.302,78 €DEDUCCIONES 350,00 €

CUOTA DIFERENCIAL -1.369,72 €

NETO PERCIBIDO 17.498,50 €

4.5.3. Calculo sobre renta

Un trabajador tiene un SALARIO BRUTO anual de 22.150,21 Euros.

Se le efectúa una retención para el IRPF del 15%.

Su contribución a la Seguridad Social es de un 6% de su salario bruto.

Un 2% de sus ingresos son INGRESOS EXENTOS de tributar.

Con estos datos vamos a preparar una hoja de cálculo en la que mostrar:

- Importes absolutos de:

SEGURIDAD SOCIAL,

RETENCIONES,

INGRESOS EXENTOS

(son porcentajes del SALARIO BRUTO).

- Calcularemos otros valores utilizando las siguientes formulas:

NETO PERCIBIDO = SALARIO BRUTO – SEGURIDAD SOCIAL – RETENCIONES

BASE IMPONIBLE = SALARIO BRUTO - S. SOCIAL – INGRESOS EXENTOS

CUOTA INTEGRA = 28,06% * (BASE IMPONIBLE - INGRESOS INTEGROS) CUOTA DIFERENCIAL = CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES

Poner formato monetario con dos decimales y símbolo del euro a todos los resultados de las fórmulas aplicadas en la hoja.

El resultado final debe ser similar a la imagen:

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Módulo 5. Funciones (I)

ÍNDICE MÓDULO 5

MÓDULO 5. Funciones (I) ............................................................................... 975.1. Concepto de función ................................................................... 101

5.1.1. Definición.................................................................................... 1015.1.2. Estructura ................................................................................... 101

5.2. Parámetros o argumentos........................................................... 1025.2.1. Funciones anidadas ................................................................... 102

5.3. Categorías o tipos de funciones ................................................ 1025.4. Asistente de funciones................................................................. 104

5.4.1. Cómo invocar al asistente para funciones .......................... 1045.4.2. Encontrar la función que queremos usar ............................ 1045.4.3. Elegir el nombre de la función ............................................... 1055.4.4. Asignar valores a los argumentos.......................................... 1055.4.5. Modificar fórmulas que contienen funciones...................... 107

5.5. Algunas funciones básicas............................................................ 1085.5.1. Función SUMA........................................................................... 108

Autosuma..................................................................................................... 1085.5.2. Función PROMEDIO................................................................ 1095.5.3. Función MAX............................................................................. 1105.5.4. Función MIN .............................................................................. 110

5.6. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 1115.7. Ejercicios ......................................................................................... 112

5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso........................................ 1125.7.2. Supuesto práctico ..................................................................... 114

En este módulo se describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan, y se explican el significado y el modo de usar algunas funciones más sencillas.

MÓDULO 5: Funciones (I)


En este módulo se describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan, y se explican el significado y el modo de usar algunas funciones más sencillas.

5.1. Concepto de función

5.1.1. Definición

Las funciones son fórmulas predefinidas internamente en Excel y asociadas a un nombre, que ejecutan cálculos más o menos complejos necesitando para ello algunos datos denominados argumentos, y como toda fórmula tiene un resultado.

De esta definición debemos extraer algunas ideas fundamentales:

Cada función tiene un nombre.

Los cálculos que realiza cada función para obtener su resultado estándefinidos internamente en Excel y no necesitamos conocerlos para poder utilizar la función.

La mayoría de funciones necesitan valores con los que realizar los cálculos y que debemos proporcionar cada vez que usamos una función en la hoja de cálculo. Estos valores se llaman parámetros o argumentos.

Toda función, como cualquier otra fórmula, tiene un resultado que es el que Excel mostrará en la celda donde pongamos esa función, y lo usará para realizar cálculos si forma parte de otras fórmulas.

5.1.2. Estructura

Para que Excel interprete lo que estamos escribiendo como una función debe cumplir una Estructura. La estructura de una función en Excel es la siguiente:

El nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma “;” y un paréntesis de cierre.

Además si la está al principio de una fórmula debe escribirse un signo igual (=)delante del nombre de la función.

La estructura o sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Si la función no tiene argumentos después del nombre de la misma se pondrá el paréntesis de apertura y el de cierre sin nada dentro de ellos. Así pues la sintaxis de una función sin argumentos es:

=nombre_función()

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5.2. Parámetros o argumentos

La mayoría de funciones de Excel necesitan datos para poder realizar con ellos los cálculos que tienen definidos, estos datos se llaman parámetros o argumentos de la función.

Los parámetros de una función cumplen una serie de reglas:

Deben ir entre paréntesis tras el nombre de la función.

Si hay más de un parámetro deben de ir separados por punto y coma.

Si se quiere omitir el valor de un parámetro se pone ; ;

Hay parámetros obligatorios que si se omiten no se puede obtener el resultado de la función y parámetros no obligatorios sin los cuales la función puede ofrecer un resultado.

La definición de cada función se especificará cuantos parámetros necesita, que tipo de dato debe ser cada parámetro, en que orden deben colocarse, cuales de ellos son obligatorios y cuales no lo son.

Los parámetros o argumentos como cualquier dato de la hoja de cálculo pueden ser de cualquiera de los tipos válidos para Excel:

Números o fechas

Texto

Valores lógicos como VERDADERO o FALSO

Matrices o rangos

Además se pueden usar como parámetros referencias de celda, fórmulas y funciones cuyo valor o resultado sea del tipo esperado para ese argumento.

En los tres últimos casos deberán generar un valor válido para el mismo.

5.2.1. Funciones anidadas

Se puede usar una función como un argumento de otra es lo que se llama funciones anidadas. Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de dato que el solicitado para el argumento en cuestión.

Límites: Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas

5.3. Categorías o tipos de funciones

Excel tiene predefinidas unas 200 funciones y las agrupa en categorías de funcionesdependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. A continuación relacionamos las categorías de funciones definidas en Excel citando alguna de las funciones que forman parte de ellas:

Funciones matemáticas y trigonométricas que realizan cálculos numéricos y tienen un resultado numérico como por ejemplo SUMA, PRODUCTO, SENO, COS, ATAN, ABS, ....

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Funciones estadísticas que ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos como por ejemplo CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN, CUARTIL, DESVEST, ...

Funciones financieras que ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo o el valor futuro de una inversión. En esta categoría se incluyen funciones como PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, RENDTO, TASA, TIR, ...

Funciones de texto utilizadas para manipular texto en fórmulas por ejemplo MAYUSC, MINUS, CONCATENAR, EXTRAER, ENCONTRAR, HALLAR, IZQUIERDA, DERECHA,...

Funciones de fecha y hora nos permiten realizar operaciones con la fechas que hayamos introducido en la hoja DIA, HORA, AHORA, HOY, DIASEM, ...

Funciones lógicas para trabajar con condiciones, su resultado suele ser verdadero o falso, funciones de esta categoría son Y, O, NO, SI, VEDADERO, FALSO, ..

Funciones de base de datos permiten realizar operaciones con los elemento de listas o bases de datos definidas dentro de la hoja, todas suelen tener entre sus argumentos un rango que especifica la base BDCONTAR, BDMAX, BDMIN, ...

Funciones de búsqueda y referencia para buscar elementos en la hoja, obtener referencias celdas podemos usar funciones como BUSCAR, BUSCARV, FILA, COLUMNA,...

Funciones de información que se pueden usar para conocer el tipo de datos que contiene una celda: CELDA, ES.PAR, ES.IMPAR, ESNUMERO, ESFECHA, ...

Funciones de ingeniería que realizan análisis de ingeniería. La mayoría de estas funciones son de tres tipos:

Para trabajar con números complejos

Para convertir valores entre diferentes sistemas de numeración, como los sistemas decimal, hexadecimal, octal y binario

Para convertir valores entre diferentes sistemas de medida

En el Anexo I podemos ver una lista con todas las funciones de Excel2000 agrupadas por categorías.

En la ayuda de Excel podremos encontrar la descripción detallada de todas las funciones

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5.4. Asistente de funciones

Como ya hemos comentado antes cada función debe cumplir con una sintaxis y tiene sus propios argumentos, dado el elevado número de funciones disponibles en Excel resulta prácticamente imposible recordarlas todas. Para facilitarnos la tarea Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizar las funciones sin necesidad de conocerlas previamente, nos bastaría con saber su nombre.

5.4.1. Cómo invocar al asistente para funciones

Hay dos modos de invocar al asistente para funciones de Excel:

Desde la barra de menús: menú INSERTAR ->FUNCIÓN

Desde la barra de herramientas haciendo clic sobre el icono

Mediante el teclado pulsando MAYÚS+F3

Después de la llamada aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 5.1 Asistente para funciones: Cuadro de diálogo Pegar función

5.4.2. Encontrar la función que queremos usar

Una vez que nos aparece la pantalla del asistente para funciones debemos encontrar la función que queremos utilizar. Como Excel dispone de tantas funciones para encontrar las que queremos habrá que ir acotando el número de funciones y para ello debemos elegir a qué categoría pertenece nuestra función en el recuadro Categoría de la función.

Además de las categorías de funciones que hemos comentado al principio del módulo el asistente proporciona dos grupos más que resultan bastante útiles:

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Usadas recientemente. En este grupo aparecerán las últimas funciones que hayamos utilizado.

Todas en este grupo tendremos todas las funciones de Excel ordenadas alfabéticamente, lo cual resulta interesante cuando no estamos seguros de la categoría en la que se encuadra una determinada función.

5.4.3. Elegir el nombre de la función

Una vez que en el recuadro Nombre de la función aparece visible la función que vamos a utilizar hay que seleccionarla haciendo clic sobre su nombre.

Observar que una vez que seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.

Si queremos obtener una información detallada sobre la función, sus parámetros y algún ejemplo debemos hacer clic en el botón

Figura 5.2 Ayuda sobre la función ABS.

5.4.4. Asignar valores a los argumentos

Una vez elegida la función pulsaremos el botón ACEPTAR y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el de la figura 5.3 en el cual podremos completar los valores para cada uno de los argumentos que la función necesite.

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Figura 5-3. Asistente para funciones: Cuadro diálogo Argumentos (Paleta de fórmulas)

Este cuadro tendrá tantas cajas de texto como argumentos para rellenar su valor.

Conforme vayamos colocando el cursor sobre cada uno de los argumentos de la función iremos obteniendo en el mismo cuadro información concreta sobre ese argumento.

Si queremos usar como argumento referencias a celdas o rangos de la hoja podemos escribirlas directamente en la caja de texto habilitada para ese argumento, o podemos seleccionar esa referencia usando el ratón. El procedimiento para seleccionar con el ratón es el siguiente:

1. Hacer clic sobre le botón

2. El cuadro se hace más pequeño y podemos ver toda la hoja de cálculo.

3. Seleccionar el rango de celdas deseadas como argumento.

4. Pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

Conforme vamos completando los argumentos la función en la parte baja del cuadro de diálogo podremos ver el resultado que va tomando la fórmula.

En la barra de fórmulas vemos como va quedando escrita la fórmula.

En funciones que puedan tener más argumentos de los que muestra inicialmente el cuadro de dialogo de argumentos, al colocar el cursor en el último argumento visible inmediatamente aparecerá una nueva caja de texto para rellenar un argumento más.

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5.4.5. Modificar fórmulas que contienen funciones

Podemos modificar una fórmula con funciones escrita en una celda editándola en la barra de fórmulas como cualquier dato de la hoja, pero también podemos utilizar la paleta de fórmulas (es igual que la pantalla de argumentos del asistente para funciones).

Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en el botón Modificar fórmula en la barra de fórmulas.

En la paleta aparecerá la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Si queremos modificar otra función de la misma fórmula, tendremos que hacer clic en la barra de fórmulas sobre la función que queramos modificar.

La Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función que se esta modificando, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado de la función editada y el resultado de toda la fórmula.

La función que se está modificando se verá en negrita en la barra de fórmulas.

Figura 5.4 Paleta de fórmulas.

Función que se está modificando

Pág. 101



5.5. Algunas funciones básicas

5.5.1. Función SUMA

Sin duda una de las funciones má utilizadas en Excel es la función Suma, estafunción tiene como resultado es las suma de todos los valores que sean números entre la lista argumentos que haya recibido.

Sintaxis:

SUMA(número1;número2; ...)

Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener

Permite usar como argumento referencias a rangos y celdas

Si un argumento es una referencia, sólo se considerarán los números incluidos en esa referencia. No se tendrán en cuenta celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia..

Sin embargo si se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

Ejemplos:

SUMA(8; 4) es igual a 12

SUMA("8"; 4; VERDADERO) es igual a 13, ya que el valor lógico VERDADERO se traduce como 1.

A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "8" y B1 contiene VERDADERO, entonces:

SUMA(A1; B1; 4) es igual a 12, ya que las referencias a valores no numéricos de las referencias no se traducen.

Si las celdas A1:A5 contienen 50; 1; 100; 20 y 10:

SUMA(A1:C5) es igual a 181

SUMA(A1:A5; 20) es igual a 201

Autosuma

Cuando se trabaja en Excel es muy común el uso de la función suma para sumar los valores de un rango por ello en Excel han preparado en la barra de herramientas estándar una herramienta llamada Autosuma que nos facilita la creación de funciones suma con rangos.

Los pasos para utilizar la herramienta autosuma son los siguientes:

1. Colocar el cursor en la celda en que queremos tener la suma.

2. Hacer clic en la herramienta Autosuma .

Pág. 102



3. La herramienta nos propone un rango para sumar enmarcado por unos bordes de línea discontinua parpadeante, si es el que nos interesa vamos al paso siguiente, si no lo es seleccionamos el rango que queramos sumas.

4. Aceptamos la función propuesta (pulsando INTRO por ejemplo).

Figura 5.5 Uso de Autosuma

5.5.2. Función PROMEDIO

Otra función sencilla similar a la anterior es la función promedio que devuelve como resultado el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis:

PROMEDIO(número1;número2; ...)

Los argumentos deben ser números o referencias que contengan números.

Si un argumento de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0 (cero).

Sugerencia: Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero

Ejemplos:

PROMEDIO(A1:A5)

PROMEDIO(A1:A5; 5)

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5.5.3. Función MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis:

MAX(número1;número2; ...)

Loas Argumentos: Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo.

Podemos especificar los argumentos que sean referencias.

Si un argumento es referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Ejemplos:

MAX(10;30;4;59) devuelve como resultado 59

Figura 5.8

Según la figura 5.8:

MAX(C1:C7) devolverá 10

MAX(B1:B7) devolverá 0

MAX(B1:C7) devolverá 10

5.5.4. Función MIN

Es igual similar a la anterior pero devuelve el valor mínimo.

Ejemplos:

MIN(10;30;4;59) devuelve como resultado 4

Según la figura 5.8:

MIN(C1:C7) devolverá 6

MIN(B1:B7) devolverá 0

MIN(B1:C7) devolverá 6

12345678

A B C DLunes 8Martes 10Miércoles 7Jueves 7Viernes 6Sábado 10Domingo 10

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FUNCIONES(I)

Categorías

Esquema de una fórmula

Funciones básicas

Usar elasistente

- Matemáticas y trigonométricas - Estadísticas - Financieras - De texto - De fecha y hora - Lógicas - De base de datos - De búsqueda y - referencia - De información - De ingeniería

- El signo “=” - Operandos - Operadores - Orden de ejecución de las operaciones

- Operaciones aritméticas básicas (suma, resta, producto, división potencias, porcentaje)- Operaciones de comparación

Pág. 105



5.7. Ejercicios

5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso

1. Crear un libro nuevo en Excel.

2. Introducir en la celda A1 el valor 100




6. Introducir en la celda B1 el valor 500




Queremos tener en celda A5 la suma de los valores de A1, A2, A3 y A4 utilizando la función SUMA.

10 Poner el cursor en la celda A5

11 En el menú Insertar. Elegir la opción Función...

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegar función.

12 Seleccionar en el recuadro Categoría de la función la opción Matemáticas y trigonométricas.

13 Seleccionar en el recuadro Nombre de la función SUMA.

14. Miramos en la parte inferior del cuadro de diálogo una breve descripción de la función y los argumentos que necesita.


16 Hacer clic sobre el botón para que el cuadro Pegar función se haga más pequeño y podamos ver la hoja de cálculo.

17 Seleccionar el rango deseado, es decir, situarse en la celda A1 y manteniendo pulsado el botón del ratón arrastrar hasta la celda A4, donde soltaremos el botón del ratón.

18 Pulsar la tecla INTRO.

Volveremos automáticamente al cuadro de diálogo Pegar función, y el rango seleccionado aparecerá en el recuadro Número1.

19 Hacer clic sobre le botón Aceptar.

Ya tenemos nuestra suma en A5

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20 Nos vamos a la celda A6 para calcular en ella la media de los cuatro valoresA1:A4.

21 Hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas.

22 En el cuadro de dialogo pegar función en Categoría de la función seleccionamos el grupo Estadísticas.

23 Elegir PROMEDIO en el recuadro Nombre de la función.


25 Realizar los pasos 16-18 para indicar que el primer argumento Número1 es A1:A4.

26 Hacer clic sobre le botón Aceptar.

Siguiendo el mismo método:

27 En la celda A7 queremos que muestre el valor máximo del rango A1:A4. Función MAX

28 En la celda A8 queremos que muestre el valor máximo del rango A1:A4. Función MIN

Ahora vamos a realizar las mismas operaciones en la columna B pero sin utilizar el cuadro de diálogo Pegar función.

29 Situarse en la celda B5 y escribir =SUMA(B1:B4)

30 Situarse en la celda B6 y escribir =PROMEDIO(B1:B4)

Ahora vamos a utilizar un método más rápido para la introducción de referencias a celdas dentro de fórmulas. Este método también se hubiera podido utilizar para las funciones anteriores.

31 Situarse en la celda B7 y escribir =MAX(

32 Seleccionar el rango B1:B4, situándose en la celda B1 y manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar hasta la celda B4.

Observa como se está modificando el argumento de la función.

33 Escribir ) para terminar la función.

34 Pulsar INTRO para introducir la función.

35 Utilizando el método anterior, escribir en la celda B9 =MIN(B1:B4)

Utilizar Autosuma para calcular la suma de A1:B4 en la celda D1.

36 Situarse en la celda D1.

37 Hacer clic sobre el botón Autosuma de la barra de herramientas.

Aparecerá directamente la fórmula =SUMA(A1:C1).

38 Como el rango que aparece por defecto no es correcto, seleccionar el rango A1:B4,.

39 Pulsar INTRO para introducir la función. Observa el resultado.

40 Guardar el libro de trabajo .

Pág. 107



5.7.2. Supuesto práctico

La consejería de Economía y Hacienda de la CARM pretende realizar un muestro sobre la cantidad de instancias recogidas en el primer cuatrimestre de 2005 en cuatro de sus Ventanillas Únicas.

Se necesita tener un modelo que muestre los resultados de las ventanillas con sus correspondientes totales por mes y por ventanilla similar al siguiente, teniendo en cuenta que las celdas sombreadas son fórmulas con funciones:

Solución:

Ventanilla Enero Febrero Marzo Abril Total por ventanilla Media por ventanilla

Ventanilla 1 15.200 18.000 19.000 21.600 73.800 18.450

Ventanilla 2 10.000 15.000 17.500 20.000 62.500 15.625

Ventanilla 3 15.300 17.000 20.000 21.500 73.800 18.450

Ventanilla 4 9.500 12.000 11.000 15.000 47.500 11.875

Total Mensual 257.600 62.000 67.500 78.100

Máximo del mes 15.300 18.000 20.000 21.600

Mínimo del mes 9.500 12000 11000 15000

Numero total de instancias en el cuatrimestre 257.600

Consejería de Economía y Hacienda

Instancias recibidas en el primer cuatrimestre de 2005

1

2

3

4

5

6

7

89

10

11

121314

15

A B C D E F G

Ventanilla Enero Febrero Marzo Abril Total por ventanilla Media por ventanilla

Ventanilla 1 15200 18000 19000 21600 =(SUMA(B5:E5)) =(PROMEDIO(B5:E5))




Total Mensual =SUMA(B5:E8) =SUMA(C5:C9) =SUMA(D5:D9) =SUMA(E5:E8)

Máximo del mes =MAX(B5:B8) =MAX(C5:C8) =MAX(D5:D8) =MAX(E5:E8)

Mínimo del mes =MIN(B5:B8) =MIN(C5:C8) =MIN(D5:D8) =MIN(E5:E8)

Numero total de instanc =SUMA(B5:E8)

Consejería de Economía y Hacienda

Instancias recibidas en el primer cuatrimestre de 2005

Pág. 108

Módulo 6. Funciones (II)

ÍNDICE MÓDULO 6

MÓDULO 6. Funciones (II)............................................................................ 1156.1. La función SI ................................................................................... 117Algunos ejemplos de uso de la función SI ............................................ 1176.2. Generación de números aleatorios .......................................... 118Función ALEATORIO ................................................................................ 118Función ALEATORIO.ENTRE.................................................................. 1186.3. Eliminar cifras decimales.............................................................. 119Función REDONDEAR ............................................................................ 119Función TRUNCAR................................................................................... 1206.4. Funciones para contar valores ................................................... 1216.5. Funciones que manejan valores de tipo texto........................ 121Convertir texto a mayúsculas o minúsculas ........................................ 122Comprobar si una celda contiene texto............................................... 122Combinar texto de varias celdas............................................................ 123Combinar texto y números..................................................................... 123Combinar texto con fechas u horas...................................................... 124Comparar el contenido de las celdas.................................................... 1256.6. Funciones que manejan fechas ................................................... 126Insertar la fecha y la hora actuales en una celda................................. 126Aumentar o disminuir días....................................................................... 126Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año.. 126Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año.. 1276.7. Funciones de información ........................................................... 1276.8. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 1296.9. Ejercicios ......................................................................................... 130

6.9.1. Supuesto práctico 1.................................................................. 1306.9.2. Supuesto práctico 2.......................................... 132

Este módulo enseña a escribir algunas fórmulas, que incluyen distintas funciones de EXCEL, para realizar operaciones que probablemente nos resulten menos familiares, hasta ahora, que las típicas operaciones matemáticas.

MÓDULO 6: Funciones (II)


6.1. La función SI

Esta función nos va a permitir elegir el resultado entre dos valores dependiendo de que se cumpla una condición o no.

Su sintaxis es la siguiente:

SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Como podemos ver necesita tres argumentos:

El primer argumento (prueba_lógica) es una expresión lógica la cual será evaluada y como toda expresión lógica devolverá VERDADERO o FALSO.

El segundo argumento (valor_si_verdadero) será el valor que devuelva como resultado de la función si la condición del primer argumento toma el valor VERDADERO.

El tercer argumento (valor_si_falso) será el valor que devuelva como resultado de la función si la condición del primer argumento toma el valor FALSO.

Algunos ejemplos de uso de la función SI

a) Para comparar los valores de dos celdas:

=SI(B2=C2; “Son iguales” ;“Son distintos” )

b) Evitar divisiones por cero, para ello comprobaremos si el divisor es cero, si lo es daremos como resultado texto que avise de ello, y si no es cero dejaremos la división como resultado:

=SI(B2=0; “No puedes dividir por 0” ;A2/B2 )

c) No mostrar valores cero, comparando la fórmula con cero (primer argumento) y si es VERDADERO devolviendo como resultado una celda en blanco (segundo argumento), y si es FALSO el resultado será la fórmula.

=SI(A2-A3=0;"";A2-A3)

d) Evitar losa mensajes de error del tipo #DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y #¡VALOR!

=SI(ESERROR(A2/A3),"-",A2/A3)

Pág. 113



e) Para realizar una operación sólo si una celda toma un valor determinado. En el ejemplo si el valor de la celda C10 es 100 haremos la suma de todos los valores del rango A1:A100, y si no la dejaremos en blanco.

=SI(C10=100; SUMA(A1:A100);’ ’ )

6.2. Generación de números aleatorios

Función ALEATORIO

Devuelve como resultado un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo. No necesita ningún argumento

Su sintaxis es

=ALEATORIO()

Ejemplos:

Generar un número aleatorio mayor o igual que 0 pero menor que 100 con decimales

=ALEATORIO()*100

Función ALEATORIO.ENTRE

Esta función devuelve un nuevo número entero aleatorio entre dos límites, cada vez que se calcula la hoja de cálculo.

Su sintaxis es:

ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)

Necesita dos parámetros:

El primer parámetro (Inferior) es el menor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE puede devolver.

El segundo parámetro (Superior) es el mayor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE puede devolver.

Ejemplos:

Para generar números al azar entre 25 y 150 utilizaríamos la función

=ALEATORIO.ENTRE(25;150)

SI Excel no reconoce la función ALEATORIO.ENTRE es porque necesita activar el

complemento herramientas para el análisis.

Pág. 114



Para activar el complementos de Excel podemos utilizar la opción “complementos”del “menú herramientas”, que nos mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 6.1

Figura 6.1

6.3. Eliminar cifras decimales

Como ya habíamos visto anteriormente utilizando el formato de número podemos fijar el número de decimales que queremos mostrar en la celda pero internamente queda almacenado el número con todos sus decimales y se utilizará en los cálculos que intervenga con todos sus decimales.

Si lo que queremos hacer es eliminar los decimales tanto del valor mostrado como del valor real Excel2000 nos suministra dos funciones para ello:

Función REDONDEAR

Esta función devolverá como resultado un número redondeado al número de decimales que se le indique o sea el número con la cantidad de decimales especificada más cercano. Así pues cuando se redondea si el primer decimal que se desprecia es mayor o igual que 5 el último decimal que quedará se incrementará en 1.

La sintaxis

=REDONDEAR(número; núm_de_decimales)

Argumentos:

El primer argumento (Número) es el número que desea redondear.

El segundo argumento (Núm_de_decimales) especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.

Pág. 115



Comportamiento de la función:

Si el argumento núm_de_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número de lugares decimales especificado.

Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo.

Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal y sustituyendo por tantas posiciones como indique el valor absoluto de núm_de_decimales

Ejemplos

REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2

REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1

REDONDEAR(56,149; -1) es igual a 60

Función TRUNCAR

La función truncar es similar a REDONDEAR pero simplemente desprecia los decimales no deseados. Se quedará con el número de decimales especificado por el segundo argumento y despreciará el resto.

Su sintaxis es

=TRUNCAR(número; núm_de_decimales)

Número es el número que desea truncar.

Núm_de_decimales es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_de_decimales es 0 y pude omitirse.

Ejemplos

TRUNCAR(6,6666;2) es igual a 6,66

TRUNCAR(-7,944;1) es igual a -7,9

TRUNCAR(PI()) es igual a 3

Pág. 116



6.4. Funciones para contar valores

Existen una serie de funciones para contar valores que son de un determinado tipo o que cumplen una serie de condiciones. Esta funciones tienen como mínimo un argumento que es un rango o una lista de valores para contar.

CONTAR(referencia1;referencia2; ...)

Cuenta los números que hay entre los argumentos. Si se usa un rango como argumento entrarán en la cuenta todas las celdas de ese rango.

CONTARA(valor1;valor2; ...)

Cuenta valores y por valores entiende las que no están en blanco. Como en la función anterior se pude usar un rango en los argumentos.

CONTAR.BLANCO(rango)

Cuenta las celdas vacías dentro del rango.

CONTAR.SI(rango;criterio)

Cuenta las celdas de dentro del rango que cumplen determinado criterio

Ejemplos:

Figura 6.2

Según la hoja de la figura 6.2:

=CONTAR(A3:E4) da como resultado 3

=CONTARA(A3:E4) da como resultado 5

=CONTAR.BLANCO(A3:E4) da como resultado 5

=CONTAR.SI(A3:E4;">6") da como resultado 2

6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto

Mediante las funciones de texto podemos manipular cadenas de texto en fórmulas. A continuación vamaos a citar algunas casos en los que necesitaremos usar funciones de texto y veremos como utilizarlas.

Pág. 117



Convertir texto a mayúsculas o minúsculas

Utilizaremos las funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO.

Las tres tienen un único argumento de tipo texto que es el que se convertirá a mayúsculas o minúsculas según la función usada.

Ejemplos:

Suponiendo que tenemos los siguientes datos en una hoja:

Figura 6.3

=MAYUSC(B1) Cambia el texto a todo mayúsculas.

Su resultado PEDRO PEREDA

=MINUSC(B1) Cambia el texto a todo minúsculas.

Su resultado pedro pereda

=NOMPROPIO(B1) Cambia el texto a tipo título.

Su resultado Pedro Pereda

Comprobar si una celda contiene texto

Para este cometido utilizaremos la función ESTEXTO(valor) que devuelve como resultado VERDADERO si valor es un dato de tipo texto y FALSO si no lo es

Figura 6.4

=ESTEXTO(B1) Comprueba si la celda A1 tiene texto.

Su resultado es VERDADERO.

=ESTEXTO(B2) Comprueba si la celda A2 tiene texto, su resultado es FALSO.

12

A B Cpedro pereda

123

A B Cpedro pereda

22/10/2005

Pág. 118



Combinar texto de varias celdas

Para resolver problemas de este estilo utilizaremos el operador & o la función CONCATENAR(texto1; texto2;...)

Ejemplos:

Figura 6.5

=A2&B2 Une los nombres anteriores. Resultado pedropereda

=A2&" "&B2 Une los nombres anteriores, separados por un espacio. Resultado pedro pereda

=B3&", "&A3 Combina los nombres anteriores, separados por una coma. Resultado pedro,pereda

=CONCATENAR(A2;" ";B2) Combina los nombres anteriores, separados por un espacio. Resultado pedro pereda

Combinar texto y números

Para poder combinar texto con números en el resultado de una fórmula Excel tiene que convertir previamente los números a tipo texto, para hacer esto Excel utiliza el valor efectivo sin formato.

Si necesitamos algún formato de número la función TEXTO nos permitirá convertir un valor numérico en texto con un formato de número (o fecha) específico.

Sintaxis:

TEXTO(valor; formato)

Valor es un valor numérico, o una fórmula con resultado numérico o una referencia a una celda que contenga un valor numérico.

Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. El argumento formato no puede contener un asterisco (*) y no puede ser el formato de número General.

Ejemplos:

=TEXTO(3,943; "0,00 €") es igual a "3,94 €"

=TEXTO("15/11/2001", "dd mmmm, aaaa") es igual a "15 noviembre, 2001"

12

A B Cpedro pereda

Pág. 119



Figura 6.6

Según la hoja de la figura 6.6.

=A2&" ha conseguido el "&TEXTO(B2/ B6;"0%")&" del total de puntos." Tiene como resultado: Pedro ha conseguido el 33% del total de puntos.

=CONCATENAR(A3," ha conseguido ";B3;" puntos.")

da el resultado: Juan ha conseguido 25 puntos.

Observamos que al usar la función TEXTO en la fórmula podemos aplicar formato al número a la vez que se concatena.

Combinar texto con fechas u horas

La función TEXTO también nos permite combinar texto con valores tipo fecha u hora en el formato que indiquemos. Para comprender vamos a ver unos ejemplos.

Suponemos que la celda B1 tiene el valor 12/10/2005

="Fecha inicio actividad: "&TEXTO(B1, "dd-mmm-aaaa") dará como resultado 12-oct-2005

Para copiar el código de formato de número utilizado en una celda y usarlo como argumento de la función TEXTO ir al menú Formato elegir Celdas hacer clic en la ficha Número. En el cuadro Categoría, hacer clic en Personalizada y copiar el contenido del cuadro Tipo para el formato deseado. Ver figura:

1234567

A B CPuntos conseguidos

Pedro 30Juan 25Antonio 35

Total puntos 90

Pág. 120



Figura 6.7

Comparar el contenido de las celdas

Para comparar si el contenido de dos celdas con valores texto es el mismo podemos utilizar la función IGUAL que compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL distingue mayúsculas y minúsculas.

Su sintaxis es:

IGUAL(texto1;texto2)

Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas (o una referencia a celda con valor texto).

Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas(o una referencia a celda con valor texto).

Ejemplos:

IGUAL("maravilloso";"maravilloso") da como resultado VERDADERO

IGUAL("Maravilloso";"maravilloso") da como resultado FALSO

IGUAL("m aravilloso";"maravilloso") da como resultado FALSO

Pág. 121



6.6. Funciones que manejan fechas

Insertar la fecha y la hora actuales en una celda

Las funciones AHORA() y HOY() nos proporcionan la hora y fecha actuales. La fecha y la hora las toma del reloj del equipo por lo que no necesitan parámetros.

Sólo cambian cuando se calcula la hoja de cálculo (no cada vez que cambia el reloj del sistema).

Ejemplos:

=HOY()

Si en A2 ponemos el valor 31/12/2010 la fórmula =A2-HOY() tendrá como resultado el número de días desde la fecha actual hasta el fin del año 2010 y como al abrir un libro de trabajo se recalculan las fórmulas cada día que abramos el libro nos mostrará un valor distinto.

Aumentar o disminuir días

Recordemos que Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Teniendo esto en cuenta cuando queramos aumentar una fecha en N días sumaremos N a esa fecha.

Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año

La función FECHA partiendo de tres parámetros de tipo número nos devuelve como resultado un valor de tipo fecha (internamente un número)

Sintaxis:

FECHA(año, mes, día)

Año Especifica el año de la fecha.

Si el año está entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(100,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000 (1900+100).

Si el año está entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como año. Por ejemplo, FECHA(2000,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000.

Si el año es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de error #¡NUM

Pág. 122



Mes es un número que representa el mes del año. Si el mes es superior a 12, el mes agrega ese número de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(1998,14,2) devuelve el número de serie que representa la fecha 2 de febrero de 1999.

Día es un número que representa el día del mes. Si el día es superior al número de días del mes especificado, día agrega ese número de días al primer día del mes. Por ejemplo, FECHA(1998,1,35) devuelve el número de serie que representa la fecha 4 de febrero de 1998.

Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año

Para hacer operación contraria a la anterior disponemos de tres funciones que reciben como argumento un valor tipo fecha y nos dan como resultado la parte que pidamos según la función utilizada:

DIA(valor_fecha)

MES(valor_fecha)

AÑO(valor_fecha)

Ejemplos:

Si en A2 tenemos el valor 10/03/2000

=DIA(A2) da como resultado 10

=MES(A2) da como resultado 3

=AÑO(A2) da como resultado 2000

=FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+5,DIA(A2)) Agrega 5 meses al valor de A2 su resultado será 10/08/2000

=FECHA(AÑO(A2)+2,MES(A2)+2,DIA(A2)+2) Agrega 2 años, 2 meses y 2 días al valor que hay en A2 su resultado será 12/05/2002

6.7. Funciones de información

Solo citar que existen una serie de funciones que nos permiten saber si un valor o el contenido de una celda es de un determinado tipo. Todas tienen un único argumento valor ( si es una referencia a una celda trabajara con el valor que haya en la celda ) Algunas de estas funciones son:

Pág. 123



ESBLANCO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco.

ESLOGICO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico.

ESNOTEXTO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto.

ESNUMERO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un número.

ES.PAR(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par.

ES.IMPAR(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar.

ESTEXTO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto.

Pág. 124




FUNCIONES(II)

Otras funciones

Función SI Función para generación de números aleatorios Funciones redondear y truncarFunciones que manejanvalores de tipo texto Funciones que manejan fechas y horas Funciones de información

Pág. 125



6.9. Ejercicios

6.9.1. Supuesto práctico 1

La Empresa ACME S.A. va a realizar la selección de un Auxiliar Administrativos para ello llevará a cabo tres pruebas y para ser considerado apto necesitará superar la nota para aprobado en las tres pruebas. Debemos preparar una hoja de calculo que simule la evaluación de resultados de estas pruebas similar a la siguiente:

1

234

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

3637

A B C D E

Nota para el aprobado 4

Aspirante Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Resultado

Aspirante 1 8,08 1,83 8,53 No apto

Aspirante 2 6,32 9,42 8,84 8,19

Aspirante 3 8,59 6,83 7,40 7,61






Aspirante 9 4,61 8,57 6,80 6,66


Aspirante 11 9,41 5,17 7,69 7,42



Aspirante 14 9,57 7,00 7,66 8,08



Aspirante 17 0,23 7,50 No apto


Aspirante 19 4,16 4,95 8,43 5,85

Aspirante 20 3,61 0,87 No apto



Nota media de la prueba 4,78 4,89 5,86

Nota máxima de la prueba 9,57 9,42 9,27

Nota minima de la prueba 0,23 0,66 0,03

Numero de aprobados 10 12 13 6

Numero de suspensos 12 10 7 16

No presentados 0 0 2

A C M E S . A .

Resultado de las Pruebas para la selección de un

auxiliar Administrativo

Pág. 126



1. Las notas son valores aleatorios.

2. La columna resultado será la media de las tres pruebas si las 3 notas del aspirante son superiores al valor necesario para aprobar (B2)

3. La fila 30 calcula media de todas las notas de cada examen

4. La fila 31 calcula máxima de cada examen

5. La fila 32 calcula mínima de cada examen

6. La fila 34 calcula número de notas superiores a 5 de cada examen

7. La fila 35 calcula número de notas inferiores a 5 de cada examen

8. La fila 34 calcula número de no presentados de cada examen

Solución al supuesto 1:

5

6

7

8

B C DPrueba 1 Prueba 2 Prueba 3

=REDONDEAR(ALEATORIO()*10;2) =REDONDEAR(ALEATORIO()*10;2) =REDONDEAR(ALEATORIO()*10;2)



5

6

7

8

EResultado

=SI(Y(B6>=$B$2;C6>=$B$2;D6>=$B$2);PROMEDIO(B6:D6);"No apto")



30

31

32

33

34

35

3637

A B C D

Nota media de la prueba =PROMEDIO(B6:B28) =PROMEDIO(C6:C28) =PROMEDIO(D6:D28)

Nota máxima de la prueba =MAX(B6:B28) =MAX(C6:C28) =MAX(D6:D28)

Nota minima de la prueba =MIN(B6:B28) =MIN(C6:C28) =MIN(D6:D28)

Numero de aprobados =CONTAR.SI(B6:B27;">=5") =CONTAR.SI(C6:C27;">=5") =CONTAR.SI(D6:D27;">=5")

Numero de suspensos =CONTAR.SI(B6:B27;"<5") =CONTAR.SI(C6:C27;"<5") =CONTAR.SI(D6:D27;"<5")

No presentados =CONTAR.BLANCO(B6:B27) =CONTAR.BLANCO(C6:C27) =CONTAR.BLANCO(D6:D27)

Pág. 127



6.9.2. Supuesto práctico 2

Confeccionar una hoja de cálculo para hacer un listado de personal de la empresa ACME S.A. similar a la siguiente:

1. En la celda B2 aparecerá la fecha del día actual que se recalculará cada vez que abramos el libro de trabajo.

2. Los valores de Nombre, Fecha de nacimiento y Fecha Ingreso son valores fijos, el resto de columnas están calculados con fórmulas.

3. Las celdas de A1:G1 están combinadas en una única celda que contiene varias líneas de texto con distinto formato de texto en cada una.

4. Mejorar el formato que aparece en la figura a gusto del alumno.

1

2345

6

7

8

9

10

11

1213

A B C D E F G

Fecha 30/05/2005

Nombre Fecha Nacimiento El día que nacío Edad Fecha de Ingreso Dias en la empresa Trienios

Juan Pérez 05/03/1960 SÁBADO 45 10/01/2000 1967 1

Antonio Rodriguez 12/10/1945 VIERNES 59 02/02/1990 5596 5

María Gómez 22/11/1968 VIERNES 36 01/01/1991 5263 4

Pilar Lopez 31/12/1995 DOMINGO 9 01/10/1980 9007 8

Mariano Garcia 19/03/1950 DOMINGO 55 04/03/1989 5931 5

Isabel Hernández 21/08/1970 VIERNES 34 04/12/2002 908 0

A C M E S . A .

Sección de personal

Listado de empleados

Datos personales

Pág. 128



Solución al supuesto 2:

Hemos supuesto 365 por año al calcular la edad y los días por no complicar en exceso las fórmulas.

1

2345

6

7

8

9

10

11

12

A B C D E F G

Fecha =HOY()

Nombre Fecha Nacimiento El día que nacío Edad echa de Ingre Dias en la empresa Trienios

Juan Pérez 21980 =MAYUSC(TEXTO(B7;"DDDD")) =TRUNCAR(($B$2-B7)/365) 36535 =$B$2-E7 =TRUNCAR(F7/365/3)

Antonio Rodriguez 16722 =MAYUSC(TEXTO(B8;"DDDD")) =TRUNCAR(($B$2-B8)/365) 32906 =$B$2-E8 =TRUNCAR(F8/365/3)

María Gómez 25164 =MAYUSC(TEXTO(B9;"DDDD")) =TRUNCAR(($B$2-B9)/365) 33239 =$B$2-E9 =TRUNCAR(F9/365/3)

Pilar Lopez 35064 =MAYUSC(TEXTO(B10;"DDDD")) =TRUNCAR(($B$2-B10)/365) 29495 =$B$2-E10 =TRUNCAR(F10/365/3)

Mariano Garcia 18341 =MAYUSC(TEXTO(B11;"DDDD")) =TRUNCAR(($B$2-B11)/365) 32571 =$B$2-E11 =TRUNCAR(F11/365/3)

Isabel Hernández 25801 =MAYUSC(TEXTO(B12;"DDDD")) =TRUNCAR(($B$2-B12)/365) 37594 =$B$2-E12 =TRUNCAR(F12/365/3)

A C M E S .A .

Sección de personal

Listado de empleados

Datos personales

Pág. 129

Módulo 7. Funciones (III)

ÍNDICE MÓDULO 7

MÓDULO 7. Funciones (III)........................................................................... 1357.1. Formulación avanzada .................................................................. 137

7.1.1. Usar valores de otras hojas en una fórmula....................... 1377.1.2. Usar valores de otros libros................................................... 1387.1.3. Referencias 3D .......................................................................... 138Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven,copian, insertan o eliminan hojas de cálculo ................................. 139

Cómo escribir una referencia 3D utilizando el ratón ....................... 1407.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro .......................... 140

7.2.1. Selección de hojas..................................................................... 1407.2.2. Introducción de datos en hojas agrupadas.......................... 1417.2.3. Desagrupar hojas ...................................................................... 141

7.3. Protección de Celdas y fórmulas............................................... 1427.4. Proteger libro................................................................................. 1437.5. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 1457.6. Ejercicios ......................................................................................... 146

7.6.1. Trabajo con múltiples hojas y referencias entre ellas........ 1467.6.2. Supuesto práctico sobre múltiples Hojas y referenciasentre ellas............................................................ 148

En este módulo veremos cómo trabajar con varias hojas de cálculo simultáneamente y como utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen como argumentos valores de distintas hojas de cálculo. También se explicará cómo proteger las fórmulas en una hoja para que no sean modificadas por error o, incluso, para que nos se puedan ver.

MÓDULO 7: Funciones (III)


7.1. Formulación avanzada

El nivel de las fórmulas que podremos introducir en nuestras hojas de cálculo va a depender directamente del nivel de conocimientos, sobre todo matemáticos, que tengamos y de la complejidad del modelo que pretendamos reflejar en nuestras hojas de cálculo.

Para seguir avanzando con la formulación den Excel 2000 con independencia de nivel matemático de cada alumno (que no es el objeto de este curso) nos centraremos en como usar los valores que tenemos ya en nuestros libros en las fórmulas que vamos a crear. Ya hemos visto como utilizar referencias a valores de la misma hoja, ahora vamos a ver como usar valores de otras hojas e incluso otros libros en nuestras fórmulas.

7.1.1. Usar valores de otras hojas en una fórmula

Excel 2000 nos permite utilizar referencias a celdas de otra hoja. Las referencias a otra hoja tienen el siguiente formato:

Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango

Consta pues de tres partes:

Nombre_de_la_hoja Es la etiqueta de la hoja en la que está el valor

Signo de cerrar admiración ! como separador entre el nombre de la hoja y de la referencia.

Referencia_celda_o_rango La referencia de celda o rango que queremos utilizar

Para utilizar una referencia a celdas de otra hoja podemos hacerlo escribiendo directamente la referencia o también podremos hacerlo utilizando el ratón. Utilizando el ratón debemos hacer lo siguiente:

1. Posicionar el cursor en la posición de la fórmula donde queramos poner la referencia. Seleccionar de hoja donde a la que nos queremos referir.

2. Seleccionar la celda o rango en esa hoja.

3. Continuar la edición de la fórmula o aceptar si hemos acabado

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Ejemplos:

=Hoja2!A1* B7+10

Multiplica el valor de la celda A1 de la Hoja2 por el valor de la celda B7 de la hoja en la cual está la fórmula.

=SUMA(DatosGenerales!A1:B7; B6:C12)

Suma los valores del rango A1:B7 en la hoja DatosGenerales y los del rango B6:C12 de la hoja donde se escribe la fórmula.

7.1.2. Usar valores de otros libros

También podemos utilizar referencias a celdas de otra libro. Las referencias a otro libro tienen el siguiente formato:

[Tablas_multiplicar.xls]Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango

Consta pues de tres partes:

[Tablas_multiplicar.xls] Es el nombre del libro entre corchetes. Si el libro está cerrado la referencia incluirá también la ruta de la carpeta (PATH) donde está guardado el libro.

Nombre_de_la_hoja Es la etiqueta de la hoja en la que está el valor

Signo de cerrar admiración ! como separador entre el nombre de la hoja y de la referencia.

Referencia_celda_o_rango La referencia de celda o rango que queremos utilizar

Ejemplos:

Libro abierto:

=[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1!$D$9 * B15 +23

Libro cerrado

='C:\excel\[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1'!$D$9 + D9

7.1.3. Referencias 3D

Si deseamos utilizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, podemos utilizar una referencia 3D.

Una referencia 3D consta de dos partes: la referencia de celda o de rango,precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo.

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Sintaxis:

HojaInicial:HojaFinal!referencia_celda_o_rango

Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia.

Ejemplo:

=SUMA(Hoja3:Hoja10!C6)

suma todos los valores contenidos en la celda C5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 3 y la Hoja 10, ambas incluidas.

Las referencias 3D a las celdas de otras hojas se pueden utilizar en fórmulas medique contengan las siguientes funciones:

SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.

Hay que dejar claro que una referencia 3D incluye todas las hojas que haya entre las dos hojas que nombramos en la referencia (HojaInicial y HojaFinal), así que cualquier movimiento de hojas dentro del libro podrá afectar a las fórmulas que incluyan referencias 3D.

Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo

En los ejemplos siguientes vemos lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D.

Se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar hojas: Si insertamos o se copiamos hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (HojaInicial y HojaFinal en el ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar hojas: Si eliminamos hojas de las que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores de esas hojas del cálculo.

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Mover hojas: Si movemos hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una posición situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.

Si se mueve la Hoja2 (HojaInicial) o la Hoja6 (HojaFinal) a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que incluya el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Cómo escribir una referencia 3D utilizando el ratón

Además de escribir la referencia 3D utilizando el teclado Excel2000 nos permite utilizar el ratón para utilizar referencias 3D en nuestras fórmulas. El procedimiento es el siguiente:

Situar el cursor en la posición de la fórmula donde queremos utilizar la referencia 3D. Si fuese al principio de la fórmula no debemos olvidar comenzar con el signo igual como toda fórmula.

1. Hacer clic sobre etiqueta HojaInicial

2. Mantener pulsada Mayúsculas y hacer clic sobre la HojaFinal

3. Seleccionar la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia.

4. Completar la fórmula y validar la misma

7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

7.2.1. Selección de hojas

Para seleccionar hojas hay que hacer uso de la barra donde aparecen las etiquetas de las hojas y de los botones de desplazamiento que hay en la misma.

Figura 7.1 Etiquetas de hojas y botones de desplazamiento.

Una sola hoja: Hacer clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o más hojas adyacentes Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantener presionada la tecla MAYÚS y hacer clic en la etiqueta de la última hoja.

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Dos o más hojas NO adyacentes Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro. Hacer clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de alguna hoja y, a continuación, eligir Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Si no vemos la etiqueta de la hoja buscada, hacer clic en los botones de desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Las hojas seleccionadas tendrán su etiqueta de color blanco. En la Figura 7.2 podemos ver que las hojas Hoja1, Hoja3, Hoja4, Hoja6 están seleccionadas.

Figura 7.2. Varias hojas seleccionadas

7.2.2. Introducción de datos en hojas agrupadas

Cuando tenemos más de una hoja seleccionada diremos que esas hojas están agrupadas.

Todas las operaciones de introducción de datos, fórmulas, formato ... que llevemos a cabo en la hoja activa se harán también en el resto de hojas agrupadas.

Cuando tengamos hojas agrupadas hay algunas operaciones que no se pueden realizar como por ejemplo crear gráficos o insertar imágenes.

7.2.3. Desagrupar hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, hacer clic en cualquier hoja no seleccionada.

Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, hacer clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, hacer clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

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7.3. Protección de Celdas y fórmulas

Una vez que ya somos capaces de introducir formulas de todo tipo en Excel, nos puede resultar interesante conocer algún mecanismo para evitar que se modifiquen celdas que contienen fórmulas o incluso la posibilidad de que ni se vea la fórmula en la barra de fórmulas.

Excel2000 nos permite tanto bloquear como ocultar celdas una celda podrá estar:

BLOQUEADA: Evita que la celda sean modificada, desplazada, cambiada de tamaño o eliminada.

OCULTA: Oculta la fórmula que haya en la celda de manera que no aparezca en la barra de fórmulas al seleccionar la celda.

Para poner una celda en uno de los estados anteriores es preciso realizar dos tareas:

1. Seleccionar las celdas de que se trate, aplicar Formato Celdas y en la ficha Proteger especificar cuales son las celdas en las que:

i. Se permitirán cambios. (Desmarcar la opción Bloqueada)

ii. Se ocultará su fórmula. (Marcar la opción Oculta)

Figura 7.3. Formato celdas: Ficha Proteger

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2. Proteger la Hoja. Para ello utilizar el Menú Herramientas elegir Proteger ydespués elegir Proteger Hoja nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo que además opcionalmente nos permitirá poner una contraseña para que sólo pueda desproteger la hoja quien conozca esta contraseña.

Figura 7.4 Herramientas Proteger Hoja

Bloquear y Ocultar no será efectivo a menos que se proteja la hoja.

Para poder hacer modificaciones sobre las celdas bloqueadas habrá que desproteger la hoja:

Menú Herramientas elegir Proteger y después elegir Desproteger Hoja.

(Si habíamos puesto una contraseña nos la pedirá antes de desproteger la hoja)

Por defecto todas las celdas están marcadas como Bloqueadas y por ello una vez que se bloquea la hoja las únicas celdas modificables son aquellas a las que previamente se les desactivó la opción Bloqueada.

7.4. Proteger libro

Excel2000 también nos permite proteger la estructura y las ventanas de un libro.

Al proteger la estructura del libro vamos a evitar que las hojas se puedan eliminar, mover, ocultar, volver a mostrar ni cambiar de nombre, y que tampoco se puedan insertar hojas nuevas.

Proteger las ventanas evita que las ventanas se muevan o se cambien de tamaño.

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Esto se consigue con el Menú Herramientas elegir Proteger y después elegirProteger Libro (cuando el libro activo está protegido, el nombre del comando cambia a Desproteger libro). En el cuadro de diálogo Proteger Libro podremos elegir las opciones de Proteger Estructura y Ventanas según deseemos.

Figura 7.5 Cuadro diálogo Proteger Libro

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FUNCIONES(III)

Trabajar con varias hojas de un mismo libro

Formulación avanzada

Proteger

- Seleccionar hojas - Introducir datos en hojas agrupadas- Desagrupar hojas

- Usar valores de otras hojas - Usar valores de otros libros - Referencias 3D

- Celdas - Fórmulas - Libro

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7.6. Ejercicios

7.6.1. Trabajo con múltiples hojas y referencias entre ellas

Un concesionario de venta de coches dispone de 4 tiendas y pretende realizar un estudio de las ventas de varios de sus modelos durante el año 2004. Para ello piensa utilizar un libro de Excel con las siguientes características:

Debe tener una hoja de cálculo para cada tienda, con el nombre de la misma (Tienda1, Tienda2, Tienda3 y Tienda4).

Debe crear una última Hoja con los datos Totales de todas las tiendas.

Las 5 hojas deben tener un formato común similar al siguiente:

Realizar los siguientes apartados:

Parte 1: Datos, formulas y formato

Para nuestro ejercicio los datos de ventas por modelo y mes de las 4 tiendas deben ser una formula que genere números aleatorios y que la escribiremos en una única celda, y al aceptarla su valor quedará escrito en todo el rango C7:F18 de las 4 hojas de tienda.

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Trabajaremos con todas las hojas de forma simultánea de manera que con diseñar la primera tengamos las 5 iguales.

La hoja de Totales tendrá como datos una fórmula que realizará la suma de esa misma celda en las 4 hojas anteriores. Para ello usaremos referencias 3D.

En la hoja de totales tendremos una celda con una fórmula para calcular el total de unidades vendidas independiente del modelo que sea. Será un formula con referencias a un rango 3D.

Parte 2: Gráficos (completar cuando se vea el tema de gráficos)

Realizar en cada hoja un gráfico de barras para comparar las ventas los distintos modelos mes a mes.

Realizar en cada hoja un gráfico de tarta para comparar el porcentaje total de ventas de cada modelo en todo el año.

Parte 3: Impresión (completar cuando se vea el tema de impresión)

Definir un pie de página en cada hoja que nos ponga, nombre del libro, nombre de la hoja.

Definir un encabezado con el nombre del autor y la fecha de impresión.

Preparar la página para que imprima con orientación apaisada y que quepa tanto datos como gráficos en una única hoja.

Imprimir.

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7.6.2. Supuesto práctico sobre múltiples Hojas y referencias entre ellas

Se pretende crear un libro para registrar las temperaturas máximas del año 2004 agrupadas por meses y realizar el análisis de las mismas.

Para ello se propone:

1.- Crear un libro nuevo y guardar con el nombre Temperaturas2004.

2.- Insertar hojas en el libro hasta 12 hojas y cambiarles el nombre de manera que tengamos una hoja para cada mes del año cuyo nombre sea el del mes Enero,Febrero, …, Diciembre.

3.- Diseñar de una sola vez las 12 hojas (agruparemos las 12 hojas para trabajar simultáneamente en todas) para que tengan:

a.- Una tabla con la fecha y la temperatura máxima para cada uno de los días del mes:

b.- Un análisis de las temperaturas del mes

4.- Insertar otra Hoja más y llamarla ResumenAnual

5.- Colocadla la primera del libro.

6.- Calcular en esta hoja las temperatura MEDIA, MÁXIMA y MINIMA anual usando formulas y funciones con referencias 3D

7.- Aplicar formatos para dar mayor vistosidad a nuestro libro.

8.- Guardar el libro.

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Módulo 8. Impresión y Gráficos

ÍNDICE MÓDULO 8

MÓDULO 8. Impresión y Gráficos .............................................................. 1498.1. Impresión ........................................................................................ 151

8.1.1. Vista preliminar .......................................................................... 1518.1.2. Configurar página...................................................................... 154

Página 155Márgenes...................................................................................................... 155Encabezado y pie de página ..................................................................... 156Hoja 157

8.1.3. Imprimir ...................................................................................... 1598.2. Gráficos ........................................................................................... 160

8.2.1. Crear un gráfico ........................................................................ 160Concepto de gráfico.................................................................................. 160

8.2.2. Asistente para gráficos ............................................................. 160Paso 1: Tipo de Gráfico ...................................................................... 160Paso 2: Datos de origen ..................................................................... 161Paso 3: Opciones de gráfico.............................................................. 163Paso 4: Ubicación del Gráfico ........................................................... 1678.2.3. Modificar un gráfico ya existente .......................................... 1678.2.4. Elementos más esenciales de un gráfico. Formatos. ......... 168


8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de gráficos ................. 1718.4.2. Supuesto práctico sobre Incremento poblacional año2.004.................................................................. 172

En este módulo se estudiarán las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, así como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. También se verá la forma de convertir los datos de una hoja de cálculo en un gráfico para que nos muestre la información de forma visual.

MÓDULO 8: Impresión y Gráficos


8.1. Impresión

Una de las posibilidades más interesantes de Microsoft Excel 2000 es la impresión de tablas y gráficos. Vamos a estudiar las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandarlo a la impresora y por supuesto la operación misma de imprimir los datos.

Microsoft Excel 2000 nos proporciona tres maneras de ver y ajustar el aspecto de la hoja de cálculo ante de ser impresa:

Vista normal. Es la vista predeterminada, la que utilizamos para ver y trabajar en pantalla.

Vista preliminar. Muestra la página impresa y permite ajustar fácilmente las columnas y los márgenes de nuestra hoja.

Vista previa de salto de página. Muestra los datos que van a aparecer en cada página y permite ajustar rápidamente el área de impresión y los saltos de página.

Podemos cambiar la vista para ver los efectos de los cambios realizados en la hoja antes de imprimirla.

8.1.1. Vista preliminar

La vista preliminar es una opción del Menú Archivo que nos permite visualizar nuestra hoja antes de mandarla a la impresora. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboración de la hoja de cálculo.

Una vez seleccionada nos aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 8.1 Vista preliminar.

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Existen dos formas de elegir la vista preliminar: Desde el menú Archivo, elegimos la opción Vista preliminar o bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas, podemos movernos para ver también el aspecto de las demás páginas pulsando los botones Siguiente y Anterior.

Si nuestra hoja sólo tiene una página los botones Siguiente y Anterior estarán

desactivados.

Al situarnos sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón Zoom.

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto en cuanto a orientación del papel (horizontal/vertical), márgenes o encabezado y pie de página, pulsaremos el botón Configurar... .

El botón Márgenes muestra u oculta los controladores de margen que podemos arrastrar para ajustar los márgenes de página, de encabezados y pies de página, así como el ancho de las columnas.

Figura 8.2 Controladores de tamaño.

Figura 8.3 Vista preliminar con márgenes.

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Con el botón Saltos de página cambiamos a la vista previa de salto de página en la que podemos ajustar los saltos de página de la hoja de cálculo activa, así como cambiar el tamaño del área de impresión.

Figura 8.4 Vista preliminar. Saltos de página.

Microsoft Excel 2000 inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes y las opciones de Ajustar páginade la ficha Página en Configurar página, que vamos a ver en el siguiente apartado.

Pueden controlarse los saltos de página, insertándolos manualmente a través del menú Archivo, Insertar salto de página. Excel ajustará de forma automática todos los demás saltos de página del documento. Los saltos de página pueden ser de página horizontal o de página vertical.

Los saltos de página establecidos por el usuario son líneas azules sólidas y los saltos de página que establece automáticamente Microsoft Excel 2000 son las líneas discontinuas.

Figura 8.5 Inserción de varios saltos de página.

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Si la hoja de cálculo ya se encuentra preparada para la impresión, haremos clic sobre el botón Imprimir, para que aparezca el cuadro diálogo de impresión.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón Cerrar para cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo en vista normal después de haberla editado con Vista preliminar, aparecen unas líneas discontinuas que nos indican donde hará Microsoft Excel 2000 los saltos de página. Estas líneas no se imprimen.

8.1.2. Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Microsoft Excel 2000 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas. La configuración de cómo se imprimirán las páginas se realiza desde el menú Archivo, opción Configurarpágina (o bien, como ya vimos antes, a partir de la vista preliminar) en donde se nos muestra un cuadro diálogo como el de la figura 8.6.

En este cuadro encontramos cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y por último Hoja. Desde cada una de ellas es posible acceder a la vista preliminar, y poder ir observando los cambios que vamos realizando, también podemos imprimir directamente la hoja si consideramos que los cambios son los oportunos o bien ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Figura 8.6 Configurar página. Ficha Página.

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Vamos a analizar cada una de las fichas con sus diferentes opciones.

Página

En este caso los elementos configurables son:

Orientación: selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal.

Escala: mediante la opción Ajustar a se aumenta o reduce el tamaño de la hoja el porcentaje que se especifique. También podemos ajustar el área a imprimir a un número específico de páginas de alto por un número específico de páginas de ancho.

Tamaño del papel y Calidad de impresión: las opciones disponibles dependerán de la impresora instalada pudiéndose elegir las dimensiones del papel a utilizar y la calidad de la impresión.

Una página de ancho por una de alto significa que vamos a imprimir en una sola hoja.

Márgenes

Aquí podremos modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto todos están a cero.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe.

También podemos conseguir que las hojas queden centradas en la página tanto horizontal como verticalmente con sólo activar las casillas de verificación Horizontalmente y/o Verticalmente.

El centrado horizontal de la hoja se establece entre los márgenes izquierdo y derecho, mientras que el centrado vertical lo hace entre los márgenes superior e inferior.

Figura 8.7 Configurar página. Ficha Márgenes.

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Encabezado y pie de página

Figura 8.8 Configurar página. Encabezado y pie de página.

Tanto el encabezado como el pie de página se utilizan para incluir información que se desea aparezca en todas las páginas, tal como número de página, fecha, nombre de la hoja, nombre del libro o nombre del autor. Microsoft Excel 2000 ofrece un conjunto de opciones predefinidas tanto para el pie de página como para el encabezado, pero también permite personalizar estos valores.

8.9 Encabezado y pie de página. Introducción de valores predeterminados.

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Sólo se puede disponer de un encabezado y un pie de página personalizados en cada hoja de cálculo. Cuando creamos uno nuevo, en realidad estamos sustituyendo al encabezado o pie de página existente en la hoja.

Para crear un encabezado o pie de página personalizados pulsamos sobre Personalizar encabezado... o Personalizar pie de página... y aparece un cuadro diálogo donde poder introducir el texto en las secciones izquierda, central o derecha.

Sobre estas secciones podemos introducir texto o bien insertar campos ya predefinidos con tan solo hacer clic en los botones. Hay que asegurarse de que el margen deje el suficiente espacio para que quepa el encabezado o pie de página personalizados.

Figura 8.10 Personalización del encabezado

Los encabezados y los pies de página sólo se muestran cuando se aplica una vista previa y cuando se imprimen.

Consejos de uso:

Si queremos incluir en el encabezado “Hotel & Restaurante” debemos escribir Hotel && Restaurante.

Para empezar la numeración de las páginas con un número diferente del 1, podemos sumar o restar al campo página el número deseado. Por ejemplo si queremos que la primera página empiece por 4, utilizaremos &[Página]+3.

No se pueden insertar gráficos o referencias de celda en un encabezado o pie de página.

Hoja

En esta ficha se nos muestran las diferentes opciones correspondientes a la impresión de las celdas. Se pueden distinguir cuatro apartados: área de impresión, imprimir títulos, imprimir y orden de las páginas.

Área de impresión. Aquí podemos especificar uno o más rangos de celdas que pueden imprimirse si no se desea imprimir toda la hoja de cálculo. Se puede indicar mediante teclado (A27:H50) o directamente con el ratón pinchando sobre el botón . El área de impresión también es posible indicarla directamente desde el menú Archivo, submenú Área de impresión, mediante los comandos Establecer área de impresión y Borrar área de impresión.

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Figura 8.11 Configurar página. Hoja.

Imprimir títulos. Esta opción se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las páginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de la hoja de cálculo. Esta información es posible indicarla o bien seleccionando la(s) fila(s)/columna(s) con el ratón directamente sobre la hoja (usando entonces el botón ), o bien indicando un rango absoluto de filas o columnas ($1:$2;$A:$B).

Imprimir. En esta parte disponemos de varias opciones: líneas de división (para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja), blanco y negro (por si tenemos la hoja con colores), calidad de borrador (para realizar una impresión rápida) y títulos de filas y columnas (para imprimir los números de fila y letras de columna en cada página).

Figura 8.12. Ejemplo de impresión con líneas de división y con títulos de filas y columnas.

Orden de las páginas. Indica el orden en que se va a realizar la impresión. Por defecto se realiza primero hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha. La otra opción es imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo.

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8.1.3. Imprimir

Una vez que nuestra hoja de cálculo ya tiene el aspecto deseado, podemos pasar a imprimirla directamente pulsando el botón de la barra de herramientas estándar, pero si previamente queremos seleccionar las opciones de impresión elegiremos la opción Imprimir… del menú Archivo.

Figura 8.13 Comando Imprimir.

En el recuadro impresora aparece el nombre de la impresora predeterminada con la que vamos a imprimir. Si deseamos cambiarla sólo tendremos que desplegar la lista de valores y elegir otra. Otras de las opciones que podemos configurar es si queremos imprimir toda la hoja o bien un rango de páginas, el número de copias que queremos realizar, si las queremos intercaladas y además el rango de impresión (todo el libro, las hojas activas o lo que tengamos seleccionado).

En resumen, antes de mandar nuestra hoja a la impresora, podemos configurar las páginas a imprimir, y hacer una vista preliminar de la hoja para asegurarnos de que el resultado sea el deseado, y una vez que estemos seguros enviarlo directamente a la impresora.

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8.2. Gráficos

8.2.1. Crear un gráfico

Concepto de gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. El gráfico como tal nos ayuda a interpretar mejor los datos de la hoja. Además nos facilita la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos.

Figura 8.14 Ejemplo de gráfico

Antes de hacer el gráfico, hay que seleccionar los datos que se quieren representar. La selección puede ser de datos no adyacentes que se tratan como un rango rectangular sencillo. Una vez seleccionados los datos de origen, éstos quedan vinculados al gráfico de tal manera que el gráfico se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.

Una vez seleccionados los datos, seleccionamos del menú Insertar la opción Gráfico… (o bien pulsando directamente el botón de la barra de herramientas estándar) y nos aparece en pantalla el primer paso del asistente para gráficos.

8.2.2. Asistente para gráficos

A la hora de crear un gráfico, Microsoft Excel 2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste de forma que nos resulte más fácil.

Vamos a analizar cada uno de los pasos de creación de un gráfico.

Paso 1: Tipo de Gráfico

Es el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En él tenemos que decidir que tipo de gráfico queremos utilizar para la representación de los datos. Primero seleccionamos de qué grupo queremos el gráfico y dentro de sus subtipos seleccionamos a la derecha uno en concreto, tal como aparece en la figura 8.15.

Si no tenemos muy claro la diferencia entre los subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

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Además disponemos de la ayuda de Excel con tan solo pulsar el botón

Podemos ver en lugar de los subtítulos una muestra de nuestro gráfico si pulsamos sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantenemos pulsado.

Existe otra ficha, Tipos personalizados, en donde existen más tipos de gráficos.

Figura 8.15 Asistente para gráficos. Tipo de gráfico

Con el botón Finalizar, salimos del asistente creando el gráfico con las opciones por

defecto.

Pulsando el botón Siguiente > iremos al siguiente paso.

Paso 2: Datos de origen

En este paso tenemos que definir los datos que queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.

En la primera ficha aparecerá el rango seleccionado antes de llamar al asistente. Podemos modificarlo al hacer clic sobre el botón de manera que el asistente se convierte en una barra como la de la figura 8.16:

Figura 8.16 Elección del rango de datos para un gráfico

Sobre esta barra introducimos el nuevo rango a representar y hacemos clic sobre el botón para volver al asistente de gráficos.

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Dependiendo de cómo estén introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos, seleccionaremos la opción Filas o Columnas (siempre podemos actuar conforme la muestra de nuestro gráfico).

Figura 8.17 Asistente para gráficos. Datos de origen. Rango de datos.

En la ficha Serie aparece cada una de las series de datos representadas en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,…. Para cambiar el nombre de cada serie, la seleccionamos y en el recuadro Nombre, escribimos directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo es mejor indicar la celda utilizando el botón de del recuadro. De esta forma nos garantizamos que si cambiamos el valor de la celda que contiene el nombre, automáticamente queda reflejada la serie en el gráfico sin necesidad de tener que editar el gráfico para modificarlo.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.

Cuando en la hoja de cálculo tenemos los nombres de las series si las seleccionamos formando parte del rango de datos antes de llamar al asistente de gráficos, éstas ya aparecen establecidas por el asistente sin necesidad de tener que ir definiéndolas una por una.

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Figura 8.18 Asistente para gráficos. Datos de origen. Serie.

Disponemos de los botones Agregar y Quitar para añadir o eliminar alguna serie de datos respectivamente.

El recuadro Rótulos del eje de categorías (X): se utiliza para darle nombre a cada punto de las series de datos. Por defecto se utilizan los valores 1,2,3,... Para asignarles nombre podemos utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Al igual que ocurría con las series, si los rótulos se encuentran en la hoja de cálculo y hacemos que formen parte del rango de datos, el asistente se encarga de ubicarlos dentro del gráfico.

En este momento estamos en condición de ir al siguiente paso pulsando el botón Siguiente >, o en volver hacia el paso anterior pulsando el botón <Atrás.

Paso 3: Opciones de gráfico

Este paso consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

Pasamos a analizar una a una todas las fichas:

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La primera es la ficha Títulos. En ella vamos a poder especificar: el título del gráfico, el título que queremos asignar al eje de categorías (eje X) y el título que queremos asignar al eje de valores (eje Y). Una vez establecidos estos valores, podemos pasar a la ficha siguiente pulsando el botón Siguiente >.

Figura 8.19 Asistente para gráficos. Títulos.

Recuerda que al cambiar la configuración podemos comprobar la vista previa del gráfico y asegurarnos de que obtenemos la presentación deseada.

En la ficha Eje podemos activar las casillas para la visualización del eje de categoríasy del eje de valores. Junto con el eje de categorías podemos especificar la escalautilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas.

Figura 8.19 Asistente para gráficos. Eje.

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La siguiente ficha es sobre las Líneas de división del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Figura 8.20 Asistente para gráficos. Líneas de división.

La ficha destinada a la Leyenda nos permite mostrar u ocultar la leyenda. Por defecto Microsoft Excel 2000 nos muestra la leyenda en la parte derecha del gráfico pero podemos ubicarla en distintas posiciones (Abajo, Esquina, Arriba, Derecha e Izquierda) siempre y cuando tengamos la casilla de mostrar leyenda activada.

Figura 8.21 Asistente para gráficos. Leyenda.

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La ficha siguiente, Rótulos de datos, permite asociar diferentes tipos de rótulos a los marcadores de datos. Si seleccionamos cualquiera de ellos, a excepción de Ninguno, se nos permite activar la casilla Clave de la leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Figura 8.22 Asistente para gráficos. Rótulos de datos.

La última ficha, Tabla de datos, nos permite incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Para incluirla activamos la casilla Mostrar tabla de datos. Si ésta está activada se nos permite activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda para ver o no el color del a serie de datos en la tabla.

Figura 8.23 Asistente para gráficos. Tabla de datos.

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Paso 4: Ubicación del Gráfico

En el cuarto y último paso, se decide el destino del gráfico. Podemos colocar el gráfico en una hoja de cálculo como objeto o en una hoja de cálculo nueva.

Si elegimos en una hoja nueva, tendremos que dar un nombre para la nueva hoja de gráfico (por defecto nos ofrece Gráfico1). Si lo queremos como objeto debemos elegir una hoja de cálculo existente.

En este momento podemos retroceder sobre nuestros pasos para modificar las opciones o bien terminar el gráfico pulsando el botón Finalizar.

Figura 8.24 Asistente para gráficos. Ubicación del gráfico.

Cuando el gráfico ha sido creado como objeto dentro de una hoja de cálculo podemos modificar su posición en la hoja, para ello sólo tenemos que pinchar sobre el gráfico y, sin soltar, arrastramos hasta donde deseemos colocarlo.

Para cambiar su tamaño situamos el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico, como si quisiéramos cambiar de tamaño una ventana.

8.2.3. Modificar un gráfico ya existente

Una vez creado el gráfico, es posible modificarlo. Para ello disponemos del menú de Gráfico a partir del cual podemos ir accediendo de forma directa a cada uno de los diferentes pasos del asistente para gráficos.

Este menú aparece en la barra de herramientas siempre que tengamos seleccionado el gráfico de la hoja de cálculo.

Figura 8.25 Menú gráfico.

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Otra opción disponible en este menú es la de Agregar datos... al gráfico que nos permite añadir una nueva serie.

Figura 8.26 Agregar datos.

También podemos Agregar línea de tendencia... usada para mostrar gráficamente las tendencias de los datos, es decir se utilizan para predecir valores futuros.

8.2.4. Elementos más esenciales de un gráfico. Formatos.

Cuando tenemos seleccionado el gráfico, automáticamente se nos activa la barra de herramientas del gráfico. A través de ella podemos ir dando formato a cada uno de los elementos del gráfico.

Figura 8.27 Barra de herramientas del gráfico.

A cada uno de estos elementos, le podemos ir dando formato si pulsamos el botón . que es el botón de formato. Las opciones de formato disponibles varían dependiendo del elemento de gráfico que tengamos seleccionado.

Figura 8.28 Formato del área del gráfico

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MICROSOFT EXCEL 2000 Pág. 169 de 275

A continuación del botón de formato, disponemos de una serie de botones que me permiten ir configurando el gráfico:

Tipo de gráfico

Leyenda

Tabla de datos

Por filas

Por columnas

Texto en ángulo descendente

Texto en ángulo ascendente




IMPRESIÓN Y GRÁFICOS

Realizar impresión

Representación gráfica

- Vista preliminar - Configurar página (márgenes,encabezado, pie y hoja) - Imprimir (copias, impresora, e intervalo de páginas)

- Crear y modificar un gráfico - Elementos (título, ejes, líneas de división, leyenda, tabla de datos, rótulos y series)

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8.4. Ejercicios

8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de gráficos

Crear una hoja de cálculo que recoja los datos de la siguiente imagen sobre el correo enviado con acuse de recibo automático.

Realizar las actuaciones pertinentes para, con estos datos, generar los siguientes gráficos dentro de la misma hoja de cálculo.

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Figura 8.32 Gráfico tercero, ejercicio 1.

8.4.2. Supuesto práctico sobre Incremento poblacional año 2.004.

Vamos a realizar un estudio sobre el incremento de la población masculina y femenina durante el año 2004.

A la hora de la elaboración de las hojas tener en cuenta que:

Las celdas correspondientes a las columnas Total Hab., %Hombres y %Mujeres de las tres hojas de cálculo, se corresponden con fórmulas.

En la tercera hoja, CRECIMIENTO, las columnas Hombres y Mujeres, son el resultado de restar los hombres y mujeres de las hojas de nacidos y fallecidos.

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Con estos datos vamos a crear tres hojas de gráfico para habitantes nacidos en 2.004, fallecidos en 2.004 e incremento de población en 2.002, conforme las siguientes figuras.

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MICROSOFT EXCEL 2000 Pág. 172

Módulo 9. Importación y exportaciónde datos

ÍNDICE MÓDULO 9

MÓDULO 9. Importación y exportación de datos.................................. 1759.1. Vínculos entre diferentes hojas y entre Excel y otrasaplicaciones.................................................................................................. 177

9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado ................................. 177Objeto vinculado........................................................................................ 177Objeto incrustado...................................................................................... 177

9.1.2. Vincular o incrustar un objeto ............................................... 177Menú Edición............................................................................................... 178Menú Insertar ............................................................................................. 179

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imagen desde archivo . 180Menú Insertar, submenú Imagen, comando Autoformas ................... 180Menú Insertar, submenú Imagen, comando Organigrama ................. 180Menú Insertar, submenú Imagen, comando WordArt ........................ 181Menú Insertar, submenú Imagen, comando Desde escánero cámara....................................................................................................... 181Menú Insertar, comando Objeto ............................................................ 182Menú Insertar, comando Hipervínculo.................................................. 183

9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial..................... 1859.2. Guardar con diferentes formatos ................................................... 189

9.2.1. Menú Archivo, opción “Guardar Como” ............................. 1899.2.2. Formato de texto (*.txt) ......................................................... 1899.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios(*.prn)..................................................................................................... 1919.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv)....................... 1919.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)...................................................... 1929.2.6. Formato Página Web (*.htm y *.html) .................................. 192

9.3. Mapa conceptual del módulo........................................................... 1939.4. Ejercicios............................................................................................... 194

9.4.1. Vinculación de Word con Excel............................. 194

En este módulo se explica la forma de mover información y establecer vínculos entre diferentes hojas de cálculo EXCEL. Además, trabajaremos con distintos tipos de datos y otra información procedente de diferentes aplicaciones.

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imágenes prediseñadas 179

MÓDULO 9: Importación y Exportación de datos


9.1. Vínculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones

9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado

Cuando se copia información entre Microsoft Excel 2000 y otro programa como, por ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la información como un objeto vinculado o como un objeto incrustado.

Para que dos programas puedan compartir información, es necesario que ambos admitan OLE (Tecnología de integración de aplicaciones que puede utilizarse para compartir información entre aplicaciones).

El archivo en el que se inserta un objeto vinculado o incrustado, recibe el nombre de archivo de destino. El archivo que contiene la información utilizada para crear el objeto es el archivo de origen.

Objeto vinculado

La información se actualiza en el archivo de destino cada vez que se cambia en el archivo de origen. En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el archivo de origen, de tal forma que en el archivo de destino sólo habrá una referencia a la ubicación de los datos originales. Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará automáticamente.

El archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la red para que se

mantenga el vínculo con los datos originales.

Objeto incrustado

La información se guarda en el archivo de destino y deja de mantener relación con el archivo de origen. Obviamente, en este caso, el archivo de destino necesitará más espacio en el disco que si se vincula la información.

Para modificar un objeto incrustado, sólo tenemos que hacer doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen (el cuál deberemos tener instalado en nuestro equipo).

Si la información no puede insertarse como objeto incrustado (por ejemplo si se ha copiado desde un programa que no admita OLE), la información se pegará como una imagen estática que no podrá modificarse.

9.1.2. Vincular o incrustar un objeto

Existen varias formas de vincular o incrustar objetos. Podemos utilizar el menú Edición o bien el menú Insertar (imagen, objeto e hipervínculo).

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Menú Edición

A través del menú Edición, si utilizamos el comando Pegado especial y seleccionamos la opción Pegar vínculos, la información se pegará como un objeto vinculado.

Si lo que queremos es que la información se pegue como un objeto incrustado tenemos dos formas. Una a través del menú Edición, comando Pegar. Otra desde el mismo menú Edición, comando Pegado especial, opción Pegar.

Figura 9.1 Comando Pegado especial. Opción Pegar.

Figura 9.2 Comando Pegado especial. Opción Pegar vínculos.

Para que esté activa la opción Pegar vínculos, es necesario que tengamos algún objeto copiado en el portapapeles.

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Menú Insertar

El comando Objeto y la mayoría de los comandos del submenú Imagen del menú Insertar, también insertarán la información como objetos vinculados u objetos incrustados.

Figura 9.3 Menú Insertar.

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imágenes prediseñadas

El comando Imágenes prediseñadas abre la Galería de imágenes de Office, donde podemos seleccionar la imagen que deseemos insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes.

Figura 9.4 Galería de imágenes.

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Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imagen desde archivo

Con Imagen desde archivo podemos insertar una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo. Tanto en el caso anterior como en éste, cuando tenemos la imagen seleccionada, se nos activará la barra de herramientas Imagen, que me permitirá poder cambiar las características de la imagen. Por ejemplo el color, el contraste, el brillo, etc.

Figura 9.5 Barra de herramientas Imagen.

Figura 9.6 Menú Insertar imagen.

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Autoformas

Si elegimos Autoformas, se nos muestra las categorías de Autoforma que podemos insertar en nuestra hoja. Para insertar una de ellas, tenemos que hacer clic en una categoría de Autoforma, elegir la Autoforma que queramos, haciendo nuevamente clic sobre ella. En este momento el cursor pasa a tener forma de cruz. Una vez elegida, nos situamos en la hoja en el punto donde deseemos insertar la Autoforma, hacemos clic y arrastramos para otorgarle el tamaño deseado.

Figura 9.7 Autoformas.

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Organigrama

Con el comando Organigrama, se nos inserta un objeto de Microsoft Organization Chart en nuestra hoja de cálculo. Microsoft Organization Chart es un programa que me permite la creación de organigramas.

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Figura 9.8 Microsoft Organization Chart.

Menú Insertar, submenú Imagen, comando WordArt

A través de WordArt podemos crear efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Microsoft Office.

Figura 9.9 Galería de WordArt.

Las categorías de Autoforma, WordArt e Insertar imagen prediseñada pertenecen a la barra de herramientas de Dibujo.

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Desde escáner o cámara

Con el último comando del submenú Imagen, Desde escáner o cámara, podremos cargar una imagen con un escáner o con una cámara digital y, a continuación, insertar la imagen resultante en nuestra hoja de cálculo.

El resultado de haber insertado todas las opciones anteriores lo podemos visualizar en la figura siguiente:

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Figura 9.10 Ejemplo.

Menú Insertar, comando Objeto

Inserta un objeto en el punto de inserción, por ejemplo, un dibujo, un efecto de texto de WordArt o una ecuación.

Figura 9.11 Insertar Objeto. Crear nuevo.

Disponemos de dos fichas, una para crear un objeto nuevo y otra para crear de un archivo. Cuando creamos un objeto nuevo éste es un objeto incrustado en nuestro archivo. Podemos presentar el objeto en pantalla como un icono, para ello sólo tenemos que activar la casilla de verificación Mostrar como icono. Para que aparezca el objeto sólo tendremos que hacer doble clic sobre el icono.

En el cuadro Tipo de objeto, sólo aparecen los programas instalados en el equipo y que admitan objetos OLE.

En la otra ficha, Crear de un archivo, podemos insertar un objeto vinculado o incrustado de un archivo existente.

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Figura 9.12 Insertar Objeto. Crear de un archivo.

Podemos escribir directamente el nombre del archivo, o bien seleccionarlo de una lista pulsando el botón Examinar.

Si queremos crear un objeto vinculado, activamos la casilla de verificación Vincular.Si ésta permanece desactivada, estaremos creando un objeto incrustado. Igual que antes, podemos asignar un icono al objeto.

Con el comando Objeto no podemos insertar gráficos. Tendremos que usar en el menú Insertar el submenú Imagen, opción Crear desde un archivo.

Menú Insertar, comando Hipervínculo

Un hipervínculo es un texto en color subrayado o un gráfico que representan un vínculo a una ubicación en un archivo de la red, en una unidad de disco local o en Internet. Cuando se hace clic en el hipervínculo, se abre la ubicación especificada.

Figura 9.13 Insertar hipervínculo.

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Si el hipervínculo es a un archivo, la diferencia con Insertar Objeto la podemos observar en la siguiente figura.

Figura 9.14 Diferencia entre insertar un archivo como Objeto o como hipervínculo.

Un hipervínculo se caracteriza por:

la ubicación del archivo al que hace referencia (cuadro Escriba el nombre del archivo o de la página Web).

una sugerencia, que aparece en un recuadro amarillo cuando nos situamos con el ratón por encima del hipervínculo (caso de no especificar ninguna nos aparece la ubicación del archivo).

el texto que aparece en el libro original (cuadro Texto).

Figura 9.15 Insertar hipervínculo.

Pág. 184



Figura 9.16 Resultado.

También puede crear un hipervínculo en una celda escribiendo directamente en ella una dirección de página Web, siempre que comience la dirección con http://, ftp:// o \\servidor\recurso compartido\. La propia dirección pasa a ser el texto del hipervínculo.

9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial

Vamos a ver un ejemplo de vínculo entre Microsoft Word y Microsoft Excel 2000.Creamos en Microsoft Word una tabla de 4 filas por 5 columnas, que recogerá el nombre, los apellidos, el DNI, la fecha de nacimiento y el título de los alumnos según se muestra en la figura 9.17. Lo guardamos y le damos el nombre de TABLA WORD.doc.

Figura 9.17 TABLA WORD.doc.

A continuación seleccionamos la tabla y la copiamos al portapapeles, conforme podemos observar en la siguiente figura:

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Figura 9.18 TABLA WORD.doc. Selección de datos.

Abrimos un nuevo libro en Microsoft Excel 2000 y en una hoja de cálculo copiamos el contenido del portapapeles (Menú Edición-Comando Pegar). Quedando la hoja como se muestra en la figura 9.19.

Figura 9.19 Pegado de TABLA WORD.doc

Nos situamos en una celda debajo de la tabla e intentamos pegar nuevamente el contenido del portapapeles, pero ahora con Pegado Especial, opción Pegar:

Figura 9.20 Pegado Especial de TABLA WORD.doc (Opción Pegar).

Pág. 186



Y por último, volvemos a copiar el contenido del portapapeles con la opción Pegar vínculos de Pegado Especial:

Figura 9.21 Pegado Especial de TABLA WORD.doc (Opción Pegar vínculos).

Observamos que en la primera tabla, el texto se copia realmente en las celdas de la hoja de cálculo como si lo hubiéramos escrito realmente nosotros.

De las otras dos formas, la acción de pegado especial me inserta dos objetos en la hoja, el primero incrustado, y el segundo vinculado.

Para comprobarlo, abrimos el documento Word y modificamos el título de los alumnos según aparece en la figura 9.22:

Figura 9.22 Modificación de TABLA WORD.doc.

Pág. 187



Vamos a nuestra hoja Excel y, para actualizar los vínculos, pulsamos en el menú Edición la opción Vínculos, apareciéndonos la siguiente ventana:

Figura 9.23 Actualización de vínculos

En esta pantalla podemos observar todos los archivos sobre los que tenemos información vinculada (en este caso sólo uno). Si pulsamos Actualizar ahora se actualizarán todos los vínculos que tengamos seleccionados.

Cuando abrimos un libro Excel que contiene vínculos, Microsoft Excel 2000 nos pedirá si queremos que se actualicen todos los vínculos a los que hace referencia el libro que acabamos de abrir. Tenemos la opción de no querer actualizarlos, que es útil, por ejemplo, cuando el vínculo es a un libro en Internet y en ese momento no estamos conectados.

Tras la actualización el resultado obtenido es el siguiente:

Figura 9.24 Resultado de la actualización de vínculos

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9.2. Guardar con diferentes formatos

9.2.1. Menú Archivo, opción “Guardar Como”

Utilizaremos esta opción de menú cuando queramos cambiar el nombre del archivo, su ubicación o su formato de archivo.

Figura 9.25 Resultado de la actualización de vínculos

Si guardamos un libro de Excel con otro formato de archivo, los formatos y las características exclusivos de Microsoft Excel 2000 no se conservarán.

Para guardar un libro con una extensión distinta a la predeterminada (*.xls), deberemos encerrar el nombre del archivo completo entre comillas. Por ejemplo, “Gastos.xxx”. Si no lo hacemos, el archivo se guardará como Gastos.xxx.xls.

Vamos a estudiar algunos de las distintas extensiones que podemos asignar.

9.2.2. Formato de texto (*.txt)

Cabe distinguir dos tipos de formato de archivo Texto: Unicode y delimitado portabulaciones.

Ambos guardan el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa. No obstante, cuando intentamos abrir un archivo en formato texto Unicode utilizando un programa que no soporta Unicode, los datos se perderán.

Con el formato delimitado por tabulaciones, las columnas de datos se separan mediante tabulaciones y cada fila termina en un retorno de carro.

Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se perderán.

Vamos a guardar en formato de texto la siguiente hoja de cálculo:

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Figura 9.26 Libro Excel con tabla y gráfico.

Elegimos en el menú Archivo, opción Guardar como y en la lista desplegable Texto Unicode (*.txt) según aparece en la figura 9.27.

Figura 9.27 Guardar como Texto Unicode.

El archivo visto con la aplicación de Windows Bloc de notas quedaría:

Figura 9.28 Libro1.txt.

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9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn)

También guarda el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa.

Si una fila de celdas contiene más de 240 caracteres, los posteriores al 240 se enviarán a una nueva fila al final del archivo convertido, no a la fila siguiente. Por ejemplo si las filas de la 1 a la 3 contienen más de 240 caracteres, el texto restante de la fila 1 se colocará en la fila 4, el de la fila 2 en la fila 5 y el de la 3 en la 6.

Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se perderán.

Figura 9.28 Libro1.prn.

9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv)

Al igual que los anteriores formatos, guarda el texto y los valores de la hoja pero no el formato, los gráficos y los objetos.

Las columnas de datos se separan mediante comas y cada fila termina en un retorno de carro.

Figura 9.29 Libro1.csv.

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9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)

Este formato de archivo mantiene todos los datos de la hoja de cálculo, formatos, macros, gráficos y otras características disponibles en Microsoft Excel 2000.

9.2.6. Formato Página Web (*.htm y *.html)

Utilizaremos este formato cuando queramos que la hoja pueda ser visualizada desde un navegador:

Figura 9.30 Libro1.htm.

Podemos modificar los datos de nuestra página Web a partir de Microsoft Excel con tan solo pulsar el botón . Una vez efectuados los cambios en la hoja de cálculo, para verlos reflejados en el navegador debemos pulsar F5.

Podemos comprobar que se crea una carpeta llamada Libro1_archivos en la misma ubicación del archivo convertido y que contiene objetos propios de páginas html.

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IMPORTACIÓN Y

EXPORTACIÓN DE DATOS

Vincular hojas y otras aplicaciones

Guardar con diferentes formatos

- Vincular objetos - Incrustar objetos - Pegar especial

- Texto (*.txt) Texto con formato (*.prn) CSV, delimitado por comas Plantilla (*.xlt) Página WEB (*.htm, *.html)

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9.4. Ejercicios

9.4.1. Vinculación de Word con Excel

Vamos a crear un vínculo en Word con una hoja de cálculo Excel.

Introducimos en una hoja de cálculo Excel los siguientes datos correspondientes a las personas asistentes a una conferencia. Una vez introducidos guardamos el libro con el nombre ASISTENTES.xls.

Figura 9.31 Creación de la tabla de asistentes.

Copiamos estos mismos datos en un documento Word al que llamaremos DIAS.doc.

Figura 9.31 DIAS.doc.

Volvemos a Excel y creamos un gráfico como el que aparece a continuación:

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Figura 9.32 DIAS.doc.

Copiamos el gráfico de Excel a Word estableciendo un vínculo entre ambos programas.

Figura 9.33 DIAS.doc con gráfico vinculado.

Comprobar si funciona el vínculo cambiando el valor de la celda B2 en la hoja de cálculo por el número 200.

ASISTENTES A LA BIBLIOTECA

0

50

100

150

200

250

300

350

LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO

DIAS DE LA SEMANA

ADULTOS JOVENES ASISTENTES

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Módulo 10. Representación tabular

ÍNDICE MÓDULO 10

MÓDULO 10. Representación tabular........................................................ 19710.1. ¿Qué es una base de datos en Excel? .......................................... 199

10.1.1. Normas para crear listas....................................................... 19910.1.2. Formato de la lista.................................................................. 200

10.2. Formularios de introducción de datos ........................................ 20110.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulariode datos ................................................................................................. 20110.2.2. Otras operaciones con registros ........................................ 202

Buscar 202Modificar ...................................................................................................... 203Eliminar......................................................................................................... 204

10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato ................................... 20410.3. Ordenar, filtros, subtotales y validación....................................... 205

10.3.1. Ordenar los datos de una lista ............................................ 20510.3.2. Filtros......................................................................................... 206

Autofiltro ..................................................................................................... 206Filtro avanzado............................................................................................ 208

10.3.3. Quitar filtros de una lista...................................................... 20810.3.4. Subtotales ................................................................................. 208

Crear informes y gráficos de resumen.................................................. 20910.3.5. Validación .................................................................................. 210

10.4. Importar datos. Ejemplo de importación de un archivode texto........................................................................................................ 21110.5. Mapa conceptual del módulo......................................................... 21410.6. Ejercicios ............................................................................................ 215

10.6.1. Elaboración de una hoja a partir de un archivo csv..... 215

En este décimo módulo aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, así como a realizar operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. También aprenderemos a realizar búsquedas, a aplicar filtros y ordenación personalizados.

MÓDULO 10: Representación tabular


10.1. ¿Qué es una base de datos en Excel?

Una base de datos es un conjunto de información relacionada entre sí y organizada en filas (también llamados registros) y columnas (también llamados campos). En Microsoft Excel 2000 también se las conoce con el nombre de listas. La primera fila de la lista tiene los rótulos de columna tal como se muestra en la figura 10.1.

Figura 10.1 Ejemplo de lista

10.1.1. Normas para crear listas

Para facilitar el análisis y la administración de los datos de una lista por parte de Microsoft Excel 2000, tenemos que seguir una serie de instrucciones.

Debemos utilizar sólo una lista por hoja de cálculo.

Los elementos de una columna deben ser similares.

Es aconsejable mantener la lista separada de manera que exista, como mínimo, una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo.

No tenemos que tener filas o columnas ocultas cuando introducimos cambios en la lista. Es posible que se eliminen datos por equivocación.

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10.1.2. Formato de la lista

Para facilitar el que Microsoft Excel 2000 reconozca nuestra lista como una base de datos, debemos dar un formato coherente a la lista.

Crearemos rótulos de columna con formato en la primera fila de la lista. Este formato debe ser distinto al formato que asignemos a los datos de la lista.

Microsoft Excel 2000 utiliza los rótulos para generar informes así como para buscar y organizar los datos.

Si queremos destacar los rótulos de datos, es aconsejable utilizar bordes de celda. No podemos utilizar filas en blanco ni guiones para separar los rótulos de los datos.

Evitaremos las filas y columnas en blanco en los datos, ya que ello impide que Microsoft Excel 2000 detecte y seleccione la lista.

No insertar espacios iniciales ni finales ya que estos influyen en las clasificaciones y en las búsquedas.

En lugar de insertar espacios, podemos aplicar sangría al texto dentro de la celda.

Para que los datos de la lista tengan el mismo formato y éste también se mantenga al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, tenemos que tener seleccionada la opción Extender formatos de lista y fórmulas del menú Herramientas, Opciones, ficha Modificar. Para poder ser extendidos, los formatos y las fórmulas deben aparecer al menos en tres de las cinco filas de lista anteriores a la nueva fila.

Figura 10.2 Extender formatos de lista y fórmulas

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10.2. Formularios de introducción de datos

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez. También se pueden usar los formularios para eliminar registros.

Microsoft Excel 2000 los genera automáticamente con tan solo situarse encima de una de las celdas de la lista.

Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez.

10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos

Antes de agregar un registro a la lista, debemos crear los rótulos de datos. Es conveniente agregar una fila de datos para ayudar a Microsoft Excel 2000 a distinguir entre éstos y los rótulos de columna.

Figura 10.3 Ejemplo de introducción de los rótulos de columna y primera fila de datos de una lista

Después, estando sobre una celda de la lista, seleccionamos del menú Datos, el comando Formulario. Nos aparece el formulario de introducción de datos de la lista, tal como se muestra en la figura 10.4.

Figura 10.4 Formulario de introducción de datos de una lista

Podemos observar que el nombre del formulario coincide con el de la hoja de cálculo. Además los campos que contienen fórmulas presentan los resultados como rótulo y no se permite su modificación.

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Para seguir introduciendo datos tenemos que hacer clic en el botón Nuevo. Una vez introducidos los datos, presionamos ENTER para agregar el registro. Cuando ya hayamos introducido todos los registros, haremos clic en Cerrar para agregar el último y cerrar el formulario de introducción de datos. Si se agrega un registro que contenga una fórmula, ésta no se calcula hasta que pulsamos ENTER o bien pulsamos el botón Cerrar.

Figura 10.5 Introducción del registro número 2

De esta forma podemos ir introduciendo todos los registros de la lista de manera que el resultado final sea similar a la figura 10.6.

Figura 10.6 Lista de productos

10.2.2. Otras operaciones con registros

Además de introducir datos podemos realizar otra serie de operaciones en el formulario.

Buscar

Una de las más importantes es la de poder buscar un registro. Para desplazarnos por la lista de registros podemos utilizar o bien las flechas de la barra de desplazamiento, o bien los botones Buscar siguiente (para desplazarnos al registro siguiente) y Buscar anterior (para movernos al registro anterior).

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También podemos definir unas condiciones de búsqueda, o criterios de comparación.

Un criterio de comparación es un conjunto de condiciones de búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparación pueden ser una serie de caracteres que queramos cotejar, como "Televisores"; o una expresión como ">300".

Los criterios de comparación se definen a partir del botón Criterios. En los campos de texto, podemos utilizar caracteres comodín:

?: un único carácter en la misma posición que el signo de interrogación. Por ejemplo, Cop? buscará “Copa” y “Copo”.

*: Cualquier número de caracteres en la misma posición del asterisco. Por ejemplo, Procesa* buscará “Procesar” y “Procesador”.

~ seguida de ?,* o ~: para que el valor del carácter no sea sustituido por lo que representa. Por ejemplo, short~? buscará “short?”.

Cuando evalúa datos Microsoft Excel 2000 no distingue entre mayúscula y

minúscula.

Como ejemplo, podemos buscar en la lista los televisores de coste menor a 1.200 €.

Figura 10.7 Criterios de búsqueda Figura 10.8 Resultado de la búsqueda

Modificar

Otra posibilidad es poder modificar el registro de una lista utilizando el formulario de datos. Una vez que tengamos el registro a modificar editado en el formulario podemos ir cambiando los datos, campo a campo.

Si cambiamos un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que o bien presionemos ENTER o bien pulsemos el botón Cerrar.

Mientras se está cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en el botón Restaurar.

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Eliminar

También podemos eliminar un registro pero teniendo en cuenta que cuando la eliminación es utilizando un formulario de datos, no lo podremos recuperar. El registro quedará eliminado permanentemente.

Si la eliminación es directamente en la hoja, siempre podemos utilizar el comando Deshacer para recuperar el registro.

10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato

Podemos dar formato a la lista mediante el menú Formato, comando Autoformato.

Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 10.9 Autoformato

Y tras pulsar el botón Aceptar el resultado es el de la figura 10.10.

Figura 10.10 Resultado Autoformato

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10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validación

10.3.1. Ordenar los datos de una lista

A partir del menú Datos, comando Ordenar, podemos organizar la información de las listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas.

Al ordenar una lista, Microsoft Excel 2000 organiza las filas en función del contenido de la columna que elijamos: la columna Ordenar por.

Además podemos ordenar las filas en orden ascendente o descendente en función del contenido de una, dos o más columnas.

También podemos establecer opciones de ordenación, como por ejemplo distinguir entre mayúsculas y minúsculas. O bien ordenar de izquierda a derecha para ordenar columnas en función del contenido de filas.

Figura 10.11 Criterios de ordenación

Figura 10.12 Opciones de ordenación

En nuestro caso podemos ordenar por el ARTÍCULO de forma descendente y por el CODIGO de forma ascendente:

Figura 10.13 Criterios de ordenación

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10.3.2. Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel 2000 proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.

Filtro avanzado, para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no deseemos mostrar.

Autofiltro

Es la manera más rápida de seleccionar sólo los elementos que deseamos mostrar de una lista.

Figura 10.14 Autofiltro

Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista con todos los elementos visibles y únicos de la columna. Si seleccionamos un elemento, podemos ocultar inmediatamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

Figura 10.15 Autofiltro aplicado

Microsoft Excel 2000 indica los elementos filtrados. La flecha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul. Los números de las filas filtradas también son azules.

Al elegir la opción Personalizar estamos creando un Autofiltro personalizado. Estos filtros se utilizan para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna. Por ejemplo podemos filtrar los artículos cuyo precio se encuentre entre 600 y 1000 €.

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Figura 10.15 Autofiltro personalizado

Figura 10.16 Resultado de Autofiltro personalizado

Podemos sobre una lista aplicar un filtro directamente utilizando el botón de Autofiltro ……. Con ello conseguimos activar la característica Autofiltro y después aplicar un filtro a la lista para mostrar sólo las filas que cumplen la condición. Por ejemplo si queremos activar un Autofiltro para la marca ELBE:

Figura 10.17 Botón Autofiltro

Figura 10.18 Resultado Botón Autofiltro

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Filtro avanzado

Filtra los datos de una lista para mostrar sólo las filas que cumplen una condiciónespecificada mediante un rango de criterios.

Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, hay que cambiar los valores del rango de criterios y volver a aplicar el filtro a los datos.

Figura 10.18 Filtro avanzado

10.3.3. Quitar filtros de una lista

Para quitar un filtro de una columna de lista, haremos clic en la flecha situada junto a la columna y después en Todos.

Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccionaremos Filtro en el menú Datos y haremos clic en Mostrar todo.

Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccionaremos Filtro en el menú Datosy haremos clic en Autofiltro.

10.3.4. Subtotales

Microsoft Excel 2000 nos permite calcular valores de subtotales y de totales en una lista.

Para usar los subtotales automáticos, la lista debe estar ordenada por las columnas para las que se desee calcular los subtotales.

Para insertar subtotales en una lista, estando situados sobre ella, pulsamos en el menú Datos, el comando Subtotales.

Figura 10.19 Subtotales

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Cuando se insertan subtotales automáticos, la lista se organiza agrupando las filas con detalles con la fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila de total general. En el caso del subtotal elegido en la figura 10.19 el resultado es el siguiente:

Figura 10.20 Resultado Subtotales

Podemos insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes (subtotales anidados). Para ello sólo tenemos que desactivar la casilla Reemplazar subtotales actuales cuando insertemos en la lista el siguiente subtotal.

Siempre que queramos quitar los subtotales de una lista sólo tendremos que pulsar el botón Quitar todos.

Crear informes y gráficos de resumen

Se puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos del esquema para ocultar los detalles y mostrar sólo los subtotales. Y a la vez podemos representar los datos del resumen en un gráfico, tal como se muestra a continuación.

Figura 10.20 Informe resumen

Figura 10.22 Gráfico resumen

UNIDADES

Total ELBE

Total SONY

Total IBM

Total EPSON

Total SONY

Total SABA

Total ROLEX

Total AIRTEL

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10.3.5. Validación

A través del menú de Datos, comando Validación, podemos definir qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas. Este comando restringe la entrada de datos a un tipo concreto, como números enteros, números decimales o texto, y establece límites para las entradas válidas.

Antes de ejecutar el comando es necesario que tengamos seleccionada la celda o rango de celdas sobre las que queramos hacer la validación.

Si lo hacemos sobre sólo una celda, podemos extender la validación a las demás con tan solo seleccionarlas y ejecutar el comando de nuevo. Microsoft Excel 2000 detecta que la selección contiene algunas celdas sin configuración para validación de datos y nos pregunta si queremos extender la validación de datos a esas celdas.

En la ficha Configuración establecemos los criterios de validación.

Figura 10.22 Validación de datos. Configuración

En la ficha Mensaje entrante introduciremos el texto que queramos que aparezca cuando el cursor se sitúe sobre la celda que estamos validando.

Figura 10.23 Validación de datos. Mensaje entrante

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En la ficha Mensaje de error, escribiremos el mensaje de error que queramos que aparezca cuando introduzcamos datos no válidos. Podemos elegir el estilo de mensaje: límite , advertencia o información . La diferencia entre ellos es que con límite no permite la introducción de datos no válido, con advertencia deja que sea el usuario el que decida si lo permite o no y con información sencillamente nos lo advierte sin impedirlo.

Figura 10.24 Validación de datos. Mensaje de error

El resultado de aplicar la validación a la columna de código es el que aparece en la figura 10.25.

Figura 10.25 Validación columna CODIGO

10.4. Importar datos. Ejemplo de importación de un archivo de texto

A partir del menú de Datos, submenú Obtener datos externos, comando Importararchivo de texto, podemos insertar en nuestra hoja datos pertenecientes a cualquier archivo de texto (*.txt, *.csv, *.prn).

Como ejemplo podemos intentar importar uno de los archivos de texto que guardamos como en el módulo anterior.

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Figura 10.26 Importar archivo de texto

Tras elegir el archivo pasamos al primero de tres pasos:

Figura 10.27 Paso 1

En este paso tenemos que seleccionar la opción Delimitados si la separación entre los campos es por comas, tabulaciones u otro carácter. Si los campos están alineados en columnas con espacios entre ellos, seleccionaremos De ancho fijo.

Disponemos de una vista previa del archivo que nos permite ver la alineación y separación entre los campos.

Tras pulsar al botón Siguiente pasamos al segundo paso en donde podremos establecer los separadores contenidos en los datos. En el cuadro separadoresdisponemos de valores fijos para Tabulación, Punto y coma, Coma y Espacio,aunque podemos introducir el carácter del que se trate en el campo Otro.

En este paso también disponemos de una vista previa para ver como cambia el texto según marcamos los separadores

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Figura 10.28 Paso 2

Pulsando el botón Siguiente, pasamos al paso 3. En él se nos permite importar o no la columna y definir el formato de cada columna. Disponemos de tres formatos diferentes: General (deja cada formato como esté, es decir los números los deja como números, las fechas como fechas y todo lo demás como texto), formato Texto y formato Fecha.

Figura 10.28 Paso 3

Figura 10.29 Resultado importación

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REPRESENTACIÓNTABULAR DE

DATOS

Formularios

Bases de datos, listas y formatos

Importar datos

Operaciones con listas

- Agregar registros - Buscar, modificar y eliminar filas - Autoformato

- Conceptos - Normas - Formatos

- Ordenar datos - Poner / quitar filtros - Crear subtotales - Validación de datos

- Obtener datos externos desde archivos de texto (*.txt, *.cvs, *.prn)

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10.6. Ejercicios

10.6.1. Elaboración de una hoja a partir de un archivo csv

Hemos recibido las ventas semanales de nuestra tienda en un fichero separado por comas llamado VentaFruta.csv que contiene los siguientes datos:

Figura 10.30 VentaFruta.csv

Con esos datos tenemos que hacer los siguientes gráficos comparativos:

1.- Gráfico de Reparto del Importe total de las ventas de cada fruta.

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2.- Gráfico comparativo de los valores medio, mínimo y máximo de cada fruta.

Para ello abrimos un nuevo libro de Excel 2000 y realizamos los siguientes pasos:

1.- Importamos el archivo VentaFruta.csv a través del menú Datos, submenú Obtener datos externos, el comando Importar archivo de texto (utilizamos como separador el “;”). Una vez importado lo guardamos como VentaFruta.xls.

Figura 10.31 Importar archivo de texto VentaFruta.csv

2.- Cambiamos el nombre a la hoja por VentaFruta.

Figura 10.32 Cambiar nombre hoja

3.- Ordenamos la lista de datos por fruta.

Figura 10.33 Ordenar por Fruta

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4.- Añadimos una columna Importe total e insertamos una fórmula con el Importe Total de cada día.

Figura 10.34 Fórmula Importe total

5.- Ir a una hoja nueva y crear una tabla como la siguiente con los datos de ventas:

Fruta

Precio

Máximo

Precio

Mínimo

Valor

Medio

Total

Ventas

Cerezas

Manzanas

Naranjas

Plátanos

6.- Rellenar las celdas utilizando subtotales anidados:

Figura 10.35 Cálculo de subtotales anidados

Figura 10.36 Referencia a celdas de otra hoja

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7.- Realizar un gráfico de tarta para el Total Ventas.

Figura 10.37 Gráfico Total Ventas

8.- Realizar un gráfico de barras para el resto de valores.

9.- Modificar el gráfico para cambiar las barras por dibujos de frutas. Para ello, sobre una de las columnas hacemos clic con el botón derecho del ratón, pulsamos Formato de serie datos, seleccionar Efectos de relleno, ficha Imagen, seleccionar de nuestro directorio la imagen nombre_fruta.wmf, pulsamos Insertar, y en Formato Apilar.

Figura 10.38 Gráfico Precios Máximo y Mínimo y Valor Medio

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

Precio Máximo Precio Mínimo Valor Medio

Cerezas

Manzanas

Naranjas

Plátanos

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Módulo 11. Macros y otras utilidades

ÍNDICE MÓDULO 11

MÓDULO 11. Macros y otras utilidades .................................................... 21911.1. Introducción a las macros ........................................................... 221

11.1.1. Creación de una macro......................................................... 221Nombrar una macro .................................................................... 222Asignación a una tecla rápida ..................................................... 222Ubicación ........................................................................................ 223Descripción .................................................................................... 223

11.1.2. Grabar macros y detener grabación .................................. 22311.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro .. 22411.1.4. Edición de macros .................................................................. 22511.1.5. Macros automáticas ............................................................... 225

Asignar una macro a un botón................................................... 225Asignar una macro a un objeto gráfico .................................... 227

11.1.6. Macros y seguridad................................................................. 22811.2. Otras utilidades ............................................................................. 228

11.2.1. Poner comentarios a celdas ................................................. 22811.2.2. Auditoría (referencias circulares) ........................................ 229


11.4.1. Crear las macros “LimpiarHoja” y “PonerSerie” ........ 233

En este módulo se estudiarán las macros, para qué sirven, cómo pueden crearse, así como, las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Además conoceremos algunas herramientas de Microsoft Excel 2000 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo.

MÓDULO 11: Macros y otras utilidades


11.1. Introducción a las macros

En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. En lugar de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Una macro es una sucesión de acciones a las que se asigna un nombre. Podríamos decir que una macro es un pequeño programa que se ejecuta dentro de Excel y que nos permite ahorrar tiempo y trabajo. Se utiliza para automatizar algunas acciones que repetimos asiduamente.

Microsoft Excel 2000 crea, en un lenguaje de programación llamado VBA (Visual Basic para Aplicaciones), las sentencias que ejecutan las macros de forma automática y que en la mayoría de las ocasiones las dejaremos tal y como el programa las crea, pero en otras ocasiones las modificaremos, siempre con mucho cuidado, para que la macro haga exactamente lo que queremos.

Es muy difícil crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero en la mayoría de las ocasiones es muy fácil entender lo que Excel escribe de forma automática y lo que significa cada sentencia, sobre todo si sabemos las operaciones que realiza la macro.

11.1.1. Creación de una macro

Lo primero que tenemos que tener claro es lo que deseamos que realice la macro y cómo debe hacerlo, es decir, tenemos que saber exactamente a dónde queremos llegar y debemos saber cómo llegar de forma manual a nuestro objetivo.

De hecho el proceso de creación de una macro consiste básicamente en hacer todo el proceso que queremos automatizar paso a paso de forma manual.

Para crear una nueva macro desplegaremos el menú Herramientas de la barra de menús, elegiremos la opción Macro del menú y posteriormente la opción Grabarnueva macro del submenú, con lo que nos aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 11.1 Primeras opciones al crear una macro

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En esta pantalla vamos a poder especificar una serie de características de la macro como son: nombre, asignación a una tecla rápida, ubicación y descripción.

Nombrar una macro

Lo primero que debemos hacer es darle nombre a la macro. El nombre de una macro debe comenzar por una letra, y sólo puede contener letras, números y el carácter subrayado (_).

Si introducimos un nombre no válido Microsoft Excel 2000 nos lo dice con un mensaje una vez que hacemos clic en el botón Aceptar.

Figura 11.2 Mensaje de error de nombre de macro no válido

Para separar las palabras del nombre de la macro utilizaremos el carácter subrayado o bien escribiremos la primera letra de cada palabra con mayúsculas y el resto con minúsculas, así son nombres de macro válidos MiPrimeraMacro, o bien mi_primera_macro. Es conveniente que el nombre de la macro sea orientativo de la acción que realiza. Si por ejemplo creamos una macro que establezca el ancho de todas las columnas a 12 puntos y el alto a 15 podríamos darle el nombre PonerAnchoYAltoALasCeldas.

Asignación a una tecla rápida

Lo siguiente que podemos hacer en el cuadro de diálogo que se nos muestra es indicar si queremos que la macro se ejecute pulsando la tecla de CTRL y una letra, para ello debemos escribir dicha letra en la casilla correspondiente.

Ojo, si en esta casilla escribimos una letra que ya tenga una función predeterminada (por ejemplo CTRL + C = copiar) dejará de realizarse la opción predeterminada. Como la mayoría de las letras tienen ya una función predeterminada junto con la tecla CTRL se aconseja no hacer uso de esta posibilidad.

Figura 11.3 Opciones para guardar la macro

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Ubicación

La siguiente opción se nos presenta bajo una lista desplegable, y se utiliza para elegir el lugar en el que queremos que se grabe la macro.

Si deseamos que la macro esté disponible siempre que se utilice Microsoft Excel 2000, almacenaremos la macro en el libro de macros personal en la carpeta de inicio de Microsoft Excel 2000. Este libro es utilizado para guardar macros de uso cotidiano.

Libro nuevo se utiliza para guardar macros que sólo utilizaremos en determinados libros, y que abriremos únicamente cuando sea necesario y por último la opción Este libro se utiliza para macros que son específicas del libro en el que estamos trabajando. En el caso que nos ocupa, como es una macro genérica la grabaremos en el libro de macros personal.

Descripción

Para incluir una descripción de la macro, debemos escribirla en el cuadro Descripción.Una vez hecho esto haremos clic en el botón Aceptar.

11.1.2. Grabar macros y detener grabación

Tras pulsar Aceptar nos aparece una nueva barra de herramientas con un botón cuadrado azul para detener la grabación.

Figura 11.4 Barra de herramientas de grabación

A partir de ahora, y hasta que pulsemos el botón azul (o elijamos la opción detener macro del submenú Herramientas Macro) todo lo que hagamos se grabará en la macro y podrá repetirse de forma automática.

En este momento podemos ir haciendo las acciones que deseemos que realice nuestra macro; en nuestro caso primero seleccionaremos toda la hoja haciendo clic en el cuadrado de la esquina superior izquierda que está encima del número 1 y la izquierda de la letra A. Luego pondremos el alto de las filas a 15 puntos y el ancho de las columnas a 12, nos posicionamos en la celda A1 y haremos clic en el botón cuadrado azul para detener la grabación.

La macro ha quedado grabada en un libro que se llama Personal.xls que está oculto.

Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si lo que queremos es tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, debemos configurar el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabación, hacemos clic en el botón de referencias relativas . De esta forma continuaremos grabando la macro con referencias relativas hasta que termine la sesión con Excel o hasta que hagamos clic otra vez en el botón.

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En una misma macro podemos mezclar las referencias absolutas y las referenciasrelativas con tan sólo ir pulsando el botón en la barra de herramientas Detenergrabación.

11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro

Para modificar o eliminar una macro ya existente desplegaremos el menú Herramientas de la barra de menús, elegiremos la opción Macro del menú y posteriormente la opción Macros... del submenú, con lo que nos aparecerá la siguiente ventana:

Figura 11.5 Modificar opciones o eliminar una macro

Desde esta pantalla podremos eliminar la macro seleccionada (pulsando el botón Eliminar), ejecutarla (pulsando el botón Ejecutar) o bien cambiar las opciones de la macro (pulsando el botón Opciones...):

Figura 11.6 Modificar opciones de la macro

Como podemos apreciar en la figura 11.6 podemos reasignar una tecla de método abreviado a la macro, o bien cambiar su descripción. Pero lo que no podemos hacer es cambiarle el nombre.

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11.1.4. Edición de macros

Si hacemos clic en el botón Modificar podremos ver las sentencias VBA a las que Microsoft Excel 2000 ha convertido las operaciones que hemos ido grabando:

Figura 11.7 Vista del editor de VBA de la macro que acabamos de realizar

Como podemos intuir la primera sentencia se corresponde con la selección de toda la hoja, la segunda con el establecimiento del alto de fila a 15 puntos, la tercera pone el ancho de columna a 12 y la cuarta sitúa la celda A1 como celda activa. Evidentemente podemos modificar cualquiera de estos valores para que el ancho o alto de las celdas sea distinto del que previamente hemos establecido, o bien en el lugar de A1 podemos escribir otra celda para que al finalizar la macro se posicione en ella.

La parte izquierda de la pantalla nos sirve para poder navegar por el resto de macros que hayamos escrito en el resto de los libros que tengamos abiertos y para modificar algunas propiedades de éstos.

11.1.5. Macros automáticas

En la anterior sección estuvimos viendo que a través del menú Herramientas opción Macro, comando Macros... podíamos ejecutar una macro con tan sólo elegirla y pulsar el botón Ejecutar.

También podemos ejecutarla a través de una tecla rápida (CTRL+tecla_asignada),siempre que la hallamos definido con esta propiedad.

Existen otras dos maneras de ejecutar una macro: asignar macro a un botón y asignar macro a un objeto gráfico.

Asignar una macro a un botón

Debemos mostrar la barra de herramientas de Formularios para poder insertar un botón en nuestra hoja de cálculo. Para ello pulsamos en el menú Ver, opción Barra

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de Herramientas, Formularios. Y nos aparecerá en pantalla una barra como la que se muestra a continuación:

Figura 11.8 Barra Formularios.

Insertamos un botón en la hoja de cálculo, y a continuación Microsoft Excel 2000 nos pedirá el nombre de la macro que queremos asignarle.

Figura 11.9 Asignar macro a un botón

Figura 11.10 Botón asignado da una macro

También podemos ejecutar la macro desde un botón que se encuentre ubicado en una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada.

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Asignar una macro a un objeto gráfico

Podemos asignar una macro a un objeto gráfico existente en nuestra hoja de cálculo. El objeto gráfico puede ser una imagen, una autoforma o un objeto WordArt.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Crear un objeto gráfico.

2.- En el menú contextual, hacemos clic en Asignar macro.

Figura 11.11 Menú contextual objeto gráfico

3.- Para asignar una macro al objeto gráfico, escribimos el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, hacemos clic en Aceptar. Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, hacer clic en Grabar.

Figura 11.12 Asignar macro a un objeto gráfico

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11.1.6. Macros y seguridad

Microsoft Excel 2000 incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas. Todo lo relacionado con la seguridad de macros se gestiona a través del menú Herramientas,opción Macro, comando Seguridad tal y como aparece en la figura 11.13.

Figura 11.13 Seguridad

11.2. Otras utilidades

11.2.1. Poner comentarios a celdas

Un comentario es una nota que se adjunta a una celda independientemente de otro contenido. Los comentarios son útiles como avisos propios, por ejemplo, para anotar cómo funciona una fórmula compleja, o para informar a otros usuarios.

Podemos insertar un comentario a una celda de dos maneras. O bien desde el menú Insertar, opción Comentario, estando sobre la celda. O pulsamos con el botón derecho y del menú contextual elegimos Insertar comentario.

Las celdas con comentarios tienen triángulos indicadores de color rojo en la esquina superior derecha. Si situamos el puntero sobre una celda que tiene un indicador, aparecerá su comentario.

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Figura 11.14 Comentarios de celda

También podemos mostrar los comentarios de forma continua, bien individualmente (a través de la opción Mostrar comentarios del menú contextual) o todos los de la hoja de cálculo habilitando la opción del menú Ver, opción Comentarios. Cuando los comentarios aparecen en la hoja, bien sean todos o individualmente, podemos imprimirlos en las posiciones en que aparecen en la hoja.

Para imprimir los comentarios ya sea al final de la hoja, o como en la hoja, debemos especificarlo en el cuadro Comentarios del menú Archivo, opción Configurar página,ficha Hoja.

Figura 11.15 Impresión de los comentarios de celda

11.2.2. Auditoría (referencias circulares)

Microsoft Excel 2000 proporciona herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de problemas en las hojas de cálculo. Los comandos de auditoría reflejan gráficamente, o rastrean, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas de rastreo.

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Al auditar una hoja de cálculo, podemos rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).

Figura 11.16 Rastreo de precedentes y dependientes

Una flecha de rastreo de color azul muestra que las celdas F2 y G2 son precedentes de la celda H2, que contiene la fórmula =F2+G2. Las otras flechas de rastreo azules muestran que la celda B6 es dependiente de las celdas H12,H13 y H14.

Cuando en una fórmula se utiliza un rango, éste se rastrea como grupo, tal como sucede con la figura 11.17:

Figura 11.17 Rastreo de grupos

Si una fórmula muestra un error, como #¡DIV/0!, podemos usar la opción Rastrearerror para buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula (flechas en azul) así como también podemos rastrear el error que provoca la celda que tiene el error sobre otras celdas (flechas en rojo).

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También podemos buscar las celdas que crean una referencia circular. Una referencia circular se produce cuando una celda forma parte, directa o indirectamente, de la fórmula que contiene. Para localizar las celdas con referencia circular debemos utilizar la barra de herramientas Referencia circular. A través de esta barra podemos revisar la referencia pulsando en el cuadro Explorar referencia circular hasta conseguir corregirla (ya no aparecerá en la barra de estado “Circular: A1”).

Figura 11.18 Referencias circulares

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MACROSY

OTRAS UTILIDADES

Trabajar con macrossencillas

Utilidadessencillas

Operaciones

- Poner comentarios a celdas- Auditoría (referencias circulares)

Crear y ejecutar

Grabar y detener

Opciones

Edición y seguridad

Macros automáticas

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11.4. Ejercicios

11.4.1. Crear las macros “LimpiarHoja” y “PonerSerie”

Vamos a crear dos macros una para borrar la hoja de cálculo en la que me encuentro y otra para poner una serie con los días de la semana, que llamaremos respectivamente LimpiarHoja y PonerSerie. Asignaremos la primera a un botón y la segunda a una imagen. Ejecutaremos ambas macros desde menú y desde las imágenes asociadas.

Pasos a seguir.

LimpiarHoja: Seleccionar toda la hoja y pulsar el botón suprimir.

PonerSerie: Situarnos en una celda. Escribir Lunes y arrastrar hacia abajo hasta Domingo. Hay que tener en cuenta que en este caso debemos tener pulsado el botón de referencias relativas para que la serie se rellene a partir de la celda donde estemos situados.

Figura 11.19 Macros LimpiarHoja y PonerSerie

Ahora las asignamos a un botón y a un imagen.

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Figura 11.20 Asignación de botón y de imagen a LimpiarHoja y PonerSerie

Ahora sólo tenemos que situarnos encima de los objetos y pinchar para que se ejecuten o bien hacerlo desde el menú Herramientas, submenú Macro, opción Macros, comando Ejecutar.

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ANEXOS

Anexos 235Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2000....................................... 237

Matemáticas y trigonométricas............................................................... 237Estadísticas................................................................................................... 239Financieras. .................................................................................................. 242De texto....................................................................................................... 244De fecha y hora. ......................................................................................... 245Lógicas. ......................................................................................................... 246De base de datos. ...................................................................................... 246De búsqueda y referencia. ....................................................................... 247De información........................................................................................... 248Ingeniería...................................................................................................... 248

Anexo II: Algunas teclas de método abreviado .......................................... 251Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculoo un libro ..................................................................................................... 251Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo.......................... 252Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas.................. 252Teclas para aplicar formato a los datos................................................. 253Teclas para modificar datos ..................................................................... 254Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección ......................... 255Teclas para moverse dentro de una selección..................................... 255Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas.................................. 256Teclas para ventanas .................................................................................. 257Teclas para cuadros de diálogo ............................................................... 257Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir yGuardar como ............................................................................................ 258Teclas para ver o imprimir un documento........................................... 259Trabajo en vista preliminar....................................................................... 259Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros ........... 259

GLOSARIO DE TÉRMINOS .......................................................................... 261

BIBLIOGRAFÍA.............................................................. 265

Anexos. Anexo I. Funciones disponiblesAnexo II. Algunas teclas de método abreviadoAnexo III. Glosario de TérminosAnexo IV. Bibliografía

ANEXO I


Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2000

Matemáticas y trigonométricas.

ABS Devuelve el valor absoluto de un número

ACOS Devuelve el arco coseno de un número

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número

ASENO Devuelve el arco seno de un número

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número

ATAN Devuelve el arco tangente de un número

ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y

ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número

MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo significativo más próximo

COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos

COS Devuelve el coseno de un número

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número

CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango Que coincida con los criterios especificados

GRADOS Convierte radianes en grados

REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más próximo

EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado

FACT Devuelve el factorial de un número

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número

MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero

M.C.D Devuelve el máximo común divisor

ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo

LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número

LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número

MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz

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ANEXO I


MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices

RESIDUO Devuelve el resto de la división

REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado

MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números

REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo

PI Devuelve el valor de Pi

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia

PRODUCTO Multiplica sus argumentos

COCIENTE Devuelve la parte entera de una división

RADIANES Convierte grados en radianes

ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique

NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto

REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos

REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero

REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero

SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula

SIGNO Devuelve el signo de un número

SENO Devuelve el seno de un ángulo dado

SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número

RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número

RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi)

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos

SUMA Suma sus argumentos

SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio

SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente

SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos

SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices

SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices

Pág. 242

ANEXO I


SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias entre los valores correspondientes en dos matrices

TAN Devuelve la tangente de un número

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número

TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero

Estadísticas.

DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos

PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos

PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

DISTR.BETA Devuelve la función de distribución beta acumulativa

DISTR.BETA.INV Devuelve la inversa de la función de distribución acumulativa para una distribución beta especificada

DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial

DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola

PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una distribución chi cuadrado

PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia

INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población

COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de datos

CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos

CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos

COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas

BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviación binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterio

DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones

DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial

DISTR.F Devuelve la distribución de probabilidad F

DISTR.INV.F Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F

FISHER Devuelve la transformación Fisher

Pág. 243

ANEXO I


PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformación Fisher

PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal

FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical

PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F

DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma

DIST.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la función gamma acumulativa

GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x)

MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica

CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial

MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica

DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución hipergeométrica

INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal

CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos

K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos

ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal

ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial

DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal

DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa

MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos

MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados

MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos

MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

MODA Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos

NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa

DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa

DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa

DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución normal estándar acumulativa

DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa estándar

Pág. 244

ANEXO I


PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del producto Pearson

PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango

RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto

PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número determinado de objetos

POISSON Devuelve la distribución de Poisson

PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites

CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos

JERARQUIA Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números

COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momento del producto Pearson

COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución

PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal

K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos

NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado

DESVEST Calcula la desviación estándar basada en una muestra

DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos

DESVESTP Calcula la desviación estándar de la población total

DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos

ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada x de la regresión

DISTR.T Devuelve la distribución t de Student

DISTR.T.INV Devuelve el inverso de la distribución t de Student

TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal

MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos

PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student

VAR Calcula la varianza de una muestra

VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos

VARP Calcula la varianza en función de toda la población

VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos

Pág. 245

ANEXO I


DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull

PRUEBA.Z Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba Z

Financieras.

INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico

INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento

AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un coeficiente de depreciación

AMORTIZLIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado

CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de liquidación

CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón

CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de liquidación

CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento

CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de liquidación

PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos

PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos

DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo

DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución de saldo u otros métodos que se especifiquen

TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un número decimal

MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio expresado en una fracción

DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos

Pág. 246

ANEXO I


EFECTO Devuelve el tipo de interés anual efectivo

VF Devuelve el valor futuro de una inversión

FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto

TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor bursátil

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado

TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo

INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de 100 $

TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés

TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal

NPER Devuelve el número de períodos de una inversión

VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento

PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período irregular

RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer período irregular

PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período irregular

RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un último período irregular

PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado

PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica

PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento

PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento

VA Devuelve el valor actual de una inversión

Pág. 247

ANEXO I


TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad

CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido

SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado

SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico

LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o parcial utilizando el método de depreciación de saldos decrecientes

TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico

VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico

RENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos

RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)

RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento

De texto.

ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht)

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código

DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir

CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto

CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo

MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales

ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y minúsculas)

DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales

Pág. 248

ANEXO I


JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)

IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

MINUSC Convierte texto en minúsculas

EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, empezando en la posición que especifique

FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto

NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto

REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces

DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto

HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y minúsculas)

SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto

T Convierte los argumentos en texto

TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto

ESPACIOS Elimina espacios del texto

MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas

VALOR Convierte el argumento de un texto en un número

De fecha y hora.

FECHA Devuelve una fecha determinada

FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un número de serie

DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días

FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial

FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial

HORA Convierte un número en la hora correspondiente

MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente

Pág. 249

ANEXO I


MES Convierte un número en el mes correspondiente

DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas

AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales

SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente

NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada

HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un número de serie

HOY Devuelve el número que representa la fecha actual

DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente

NUM.DE.SEMANA Convierte un número en un número que indica dónde cae la semana numéricamente dentro de un año

DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha que es determinado número de días laborables anterior o posterior a la fecha especificada

AÑO Convierte un número en el año correspondiente

FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entre fecha_inicial y fecha_final

Lógicas.

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO

SI Especifica un texto lógico para ejecutar

NO Invierte la lógica de sus argumentos

O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO

De base de datos.

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos

BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados

BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados

BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos

Pág. 250

ANEXO I


BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados

BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos

BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica

De búsqueda y referencia.

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo

AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

ELEGIR Elige un valor en una lista de valores

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet

INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto

BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz

COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada

FILA Devuelve el número de fila de una referencia

FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatización COM

TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda

Pág. 251

ANEXO I


De información.

CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda

CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango

TIPO.DE.ERROR Devuelve un número correspondiente a un tipo de error

INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso

ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco

ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A

ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error

ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par

ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico

ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no disponible)

ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto

ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número

ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar

ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia

ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto

N Devuelve un valor convertido en un número

NOD Devuelve el valor de error #N/A

TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor

Ingeniería

BESSELI Devuelve la función Bessel modificada In(x)

BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x)

BESSELK Devuelve la función Bessel modificada Kn(x)

BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x)

BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal

BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal

BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal

COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número complejo

CONVERTIR Convierte un número de un sistema de medida a otro

DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario

DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal

DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal

Pág. 252

ANEXO I


DELTA Comprueba si dos valores son iguales.

FUN.ERROR Devuelve la función de error

FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementaria

MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que el valor de referencia

HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario

HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal

HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal

IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo

IMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un número complejo

IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes

IM.CONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un número complejo

IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo

IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos

IM.EXP Devuelve el resultado de la función exponencial de un número complejo

IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número complejo

IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo

IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo

IM.POT Devuelve el resultado de un número complejo elevado a una potencia entera

IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos números complejos

IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo

IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo

IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo

IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos

IM.SUM Devuelve la suma de dos números complejos

OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario

OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal

OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal

Pág. 253

ANEXO II


Anexo II: Algunas teclas de método abreviado

Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro

Presione Para

Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha

CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual

INICIO Ir hasta el comienzo de una fila

CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo

CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1

AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo

RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba

ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha

ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda

CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro

CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro

CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana

CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB

Ir al libro o a la ventana anterior

F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido

MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido

CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa

F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a

MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar

MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscarsiguiente)

TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida

Pág. 255

ANEXO II


Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

Presione Para

ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda

CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual

MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección

MAYÚS+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección

ESC Cancelar una entrada de celda

RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la selección

SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección

CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea

Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha

INICIO Ir al comienzo de la línea

F4 o CTRL+Y Repetir la última acción

MAYÚS+F2 Modificar un comentario de celda

CTRL+MAYÚS+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna

CTRL+J Rellenar hacia abajo

CTRL+D Rellenar hacia la derecha

CTRL+F3 Definir un nombre

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Presione Para

RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas

Pág. 256

ANEXO II


ENTRAR Completar una entrada de celda

CTRL+MAYÚS+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricial

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula

CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula

CTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo

ENTRAR (en una celda con hipervínculo)

Activar un hipervínculo

F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea

F3 Pegar un nombre definido en una fórmula

MAYÚS+F3 Pegar una función en una fórmula

F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos

CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo

MAYÚS+F9 Calcular la hoja activa

= (signo igual) Iniciar una fórmula

ALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de Autosuma

CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha

CTRL+MAYÚS+: (dos puntos) Introducir la hora

CTRL+MAYÚS+" (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas

CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas

CTRL+' (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas

ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar

Teclas para aplicar formato a los datos

Presione Para

ALT+' (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo

CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas

Pág. 257

ANEXO II


CTRL+E Aplicar el formato de número General

CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo)

CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales

CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales

CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año

CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.

CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y signo menos (–) para los valores negativos

CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde

CTRL+MAYÚS+_ Quitar los contornos

CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita

CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva

CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado

CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado

CTRL+9 Ocultar filas

CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas

CTRL+0 (cero) Ocultar columnas

CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas

Teclas para modificar datos

Presione Para

F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma

F3 Pegar un nombre definido en una fórmula

ENTRAR Completar una entrada de celda

Pág. 258

ANEXO II


CTRL+MAYÚS+ ENTRAR

Introducir una fórmula como fórmula matricial

CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula

CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula

F7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

Presione Para

CTRL+C Copiar la selección

CTRL+X Cortar la selección

CTRL+V Pegar la selección

SUPR Borrar el contenido de la selección

CTRL+GUIÓN Eliminar celdas

CTRL+Z Deshacer la última acción

CTRL+MAYÚS+ SIGNO MÁS

Insertar celdas vacías

Teclas para moverse dentro de una selección

Presione Para

ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)

MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)

TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo se ha seleccionado una columna

MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arriba si sólo se ha seleccionado una columna

CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la selección

CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes

Pág. 259

ANEXO II


CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

Presione Para

CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna

CTRL+MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa

MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila

CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo

CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha)

CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna

MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la hoja de cálculo

MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas

MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo

MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja

CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos

CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar

F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección

MAYÚS+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de dirección para seleccionar el siguiente rango

BLOQ DESP, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana

Pág. 260

ANEXO II


BLOQ DESP, MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana

Teclas para ventanas

En una ventana, presione Para

ALT+TAB Cambiar al siguiente programa

ALT+MAYÚS+ TAB

Cambiar al programa anterior

CTRL+ESC Mostrar el menú Inicio de Windows

CTRL+W o CTRL+F4 Cerrar la ventana del libro activo

CTRL+F5 Restaurar el tamaño de la ventana del libro activo

F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido

MAYÚS+F6 Mover al panel anterior de un libro que se ha dividido

CTRL+F6 Cambiar a la siguiente ventana del libro

CTRL+MAYÚS+F6 Cambiar a la ventana anterior del libro

CTRL+F7 Ejecutar el comando Mover (menú del icono del libro, barra de menús) o utilizar las teclas de dirección para mover la ventana

CTRL+F8 Ejecutar el comando Tamaño (menú del icono del libro, barra de menús) o utilizar las flechas de dirección para ajustar el tamaño de la ventana

CTRL+F9 Minimizar la ventana del libro hasta convertirla en un icono

CTRL+F10 Maximizar o restaurar la ventana del libro

IMPR PANT Copiar la imagen de la pantalla al Portapapeles

ALT+IMPRIMIR PANTALLA Copiar la imagen de la ventana activa en el Portapapeles

Teclas para cuadros de diálogo

En un cuadro de diálogo, presione Para

TAB Desplazarse a la siguiente opción o grupo de opciones

MAYÚS+TAB Desplazarse a la opción o grupo de opciones anterior

CTRL+TAB o CTRL+AV PÁG Cambiar a la siguiente ficha en un cuadro de diálogo

CTRL+MAYÚS+TAB o CTRL+RE PÁG Cambiar a la ficha anterior en un cuadro de diálogo

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ANEXO II


Teclas de dirección Desplazarse entre opciones en el cuadro de lista desplegable o entre algunas opciones en un grupo de opciones

BARRA ESPACIADORA Ejecutar la acción asignada al botón activo (el botón con el punto subrayado), o activar o desactivar la casilla de verificación activa

Tecla de letra que corresponda a la primera letra en el nombre de opción que desee (si un cuadro de lista desplegable está seleccionado)

Desplazarse a una opción en un cuadro de lista desplegable

ALT+letra, donde letra es la tecla correspondiente a la letra subrayada en el nombre de opción

Seleccionar una opción o activar o desactivar una casilla de verificación

ALT+FLECHA ABAJO Abrir el cuadro de lista desplegable seleccionado

ENTRAR Ejecutar la acción asignada al botón de comando predeterminado en el cuadro de diálogo (el botón en negrita, normalmente el botón Aceptar)

ESC Cancelar el comando y cerrar el cuadro de diálogo

Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como

Presione Para

CTRL+F12 o CTRL+A Mostrar el cuadro de diálogo Abrir

ALT+F2, F12 o CTRL+G Guardar el libro activo

ALT+MAYÚS+F2 o MAYÚS+F12 Mostrar el cuadro de diálogo Guardar como

ALT+1Ir a la carpeta anterior ( )

ALT+2 Abrir la carpeta que se encuentra un nivel por encima de la

carpeta abierta (botón Subir un nivel )

ALT+3 Cerrar el cuadro de diálogo y abrir la página de búsqueda (botón

Buscar en el Web ) del World Wide Web

ALT+4Eliminar la carpeta o archivo seleccionado (botón Eliminar )

ALT+5 Crear una nueva subcarpeta en la carpeta abierta (botón Crear

nueva carpeta )

ALT+6 Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y Vista previa

ALT+7 Mostrar el menú Herramientas (botón Herramientas)

Pág. 262

ANEXO II


Teclas para ver o imprimir un documento

Presione Para

CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir

Trabajo en vista preliminar

Presione Para

Teclas de dirección Desplazarse por la página cuando está ampliada

RE PÁG o AV PÁG Avanzar o retroceder una página cuando está reducida

CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA

Ir a la primera página cuando está reducida

CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la última página cuando está reducida

Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros

Presione Para

MAYÚS+F11 o ALT+MAYÚS+F1 Insertar una nueva hoja de cálculo

F11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actual

ALT+F8 Mostrar el cuadro de diálogo Macro

ALT+F11 Mostrar el Editor de Visual Basic

CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0

CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro

CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro

MAYÚS+CTRL+AV PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro

MAYÚS+CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

A continuación se muestran algunos de los términos más usados en EXCEL:

Alinear Es la operación que permite colocar un dato dentro de una celda a la izquierda, a la derecha, al centro.

Archivo Es un conjunto de información almacenada en el ordenador. Puede contener textos, dibujos, gráficos, sonidos, programas, vídeo, etc. Todo archivo tiene un nombre y una extensión que lo identifica. Así, un libro de Excel es un archivo (p.e. Presupuesto.xls).

Área de impresión Se trata de un bloque de celdas de una hoja de cálculo que seleccionamos para imprimir.

Barra de desplazamiento Permite desplazar el área de visualización de un documento. Existen dos tipos: la barra de desplazamiento vertical y la barra de desplazamiento horizontal.

Barra de estado Muestra información sobre el comando seleccionado o una operación en curso. Está situada en la parte inferior de la pantalla de la aplicación o programa.

Barra de fórmulas Muestra la paleta de fórmulas para facilitar la creación de una fórmula con las funciones de una hoja de cálculo.

Barra de herramientas Contiene botones que realizan alguna acción equivalentes a comandos de menús. Suele estar situada en la parte superior de la ventana de la aplicación.

Barra de menús Contiene a todos los menús disponibles en la aplicación y suele estar situada debajo de la barra de título en la parte superior de la ventana de aplicación.

Barra de título Franja que contiene el nombre de la aplicación y el nombre del archivo en uso y que está situada en la parte superior de una ventana de aplicación.

Base de datos (Listas) Es un conjunto de información relacionada entre sí y organizada en filas (registros) y columnas (campos).

Carpeta (Carpeta) Son contenedores en donde se guardan los archivos u otros subcarpetas (directorios) dentro del disco del PC.

Celda Es la intersección entre una fila y una columna de Excel y contiene información tal como números, texto, fórmulas, funciones, ... Una celda tiene un nombre (p.e. C10, columna C y fila 10)

Celda activa Es la celda en la que está posicionado el cursor para realizar alguna operación sobre ella. Se muestra remarcada.

Comando Se trata de determinados elementos de menú o botones de Excel que permiten realizar acciones al seleccionarlos.

Cuadro de diálogo Es un ventana que se abre sobre la aplicación al pulsar sobre una opción de menú o botón, que nos pide información para realizar una determinada tarea.

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Glosario de términos



Cuadro de texto Es un pequeño marco en donde el usuario puede introducir información tal como un texto, nombre de archivo, etc.

Directorio (directorio) Son contenedores en donde se guardan los archivos u otros subdirectorios (carpetas) dentro del disco del PC.

Estilo Es una personalización de las distintas opciones de formato de celda (número, fuente, alineación, bordes, etc.).

Etiqueta de columna Es el nombre que tiene asignado cada columna de una hoja de cálculo (p. e. A, B, C, AA, AB, etc.).

Etiqueta de fila Es el nombre que tiene asignado cada fila de una hoja de cálculo (p. e. 1, 2, 3, 4, 5, etc.).

Etiqueta de hoja Es el nombre que le asignamos a cada una de las hojas de cálculo que forman un libro de Excel. Está situada en la parte inferior de la ventana. Por defecto, se muestra Hoja1, Hoja2, ...

Excel Es una aplicación o programa de Microsoft que permite trabajar con números dispuestos en cuadrículas. Esta disposición permite realizar de forma sencilla e intuitiva cálculos matemáticos mediante fórmulas y funciones y representar los resultados gráficamente.

Extensión Es la parte última del nombre de un archivo que permite reconocer el tipo archivo de que se trata. (p. e. Un libro de Excel lleva la extensión XLS).

Filtro Es un conjunto de criterios que aplicamos a una lista para que nos muestre un subconjunto de datos de la misma que cumplan dichos criterios.

Formato Es el aspecto (tipo, alineación, fuente, borde, trama, etc.) aplicado a la información que puede contener una o varias celdas.

Formato condicional Forma de presentación de una o varias celdas en función de que se cumplan criterios específicos basados en los valores de estas. (p. e. Aplicar color rojo si el valor obtenido al aplicar una fórmula es negativo).

Fórmula Es una ecuación o regla que relaciona objetos matemáticos (sumas, restas, etc.)

Formulario de datos Es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez. También se pueden usar formularios para eliminar registros.

Función Son fórmulas predefinidas internamente en Excel y asociadas a un nombre, que ejecutan cálculos más o menos complejos necesitando para ello algunos datos denominados argumentos o parámetros, y como toda fórmula tiene un resultado (p. e. SUMA(A1:A4), suma el contenido de las celdas A1, A2, A3 y A4).

Gráfico Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. El gráfico como tal nos ayuda a interpretar mejor los datos de la hoja. Además nos facilita la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Existen diversos tipos de gráficos en Excel tales como barras, circular, líneas, etc.)

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Hoja Es un entramado de filas y columnas que constituyen una hoja de cálculo.

Hoja de Cálculo Es una programa que permite realizar cálculos y obtener gráficos para su análisis.

Importar datos Es la acción que nos permite traer datos externos a una hoja de cálculo desde cualquier archivo de texto.

Libro Es un archivo de Excel formado por una o más hojas de cálculo.

Línea de entrada Es la zona de la hoja en donde se introducen los datos que van a ir a la celda activa. Suele estar situada debajo de la barra de herramientas.

Líneas de división Son las líneas que se entrecruzan formando las celdas en un hoja de cálculo. Excel permite ocultarlas o visualizarlas.

Listas (Base de datos) Es un conjunto de información relacionada entre sí y organizada en filas (registros) y columnas (campos).

Macro Está formada por una serie de comandos de una aplicación dispuestos en un determinado orden para realizar de una sola vez lo que conllevaría ejecutar varios pasos. A toda macro debemos asociarle un nombre.

Menú desplegable Son elementos de una aplicación o programa que al ser pulsados despliegan las opciones que encierran. Estas opciones, a su vez, pueden servir para abrir otros menús desplegables o realizar una determinada tarea.

Operadores Son utilizados para elaborar fórmulas en una hoja de cálculo. Son del tipo “+” suma, “-“ resta, “*” producto, “/” división, “^” potencia, etc.

Platilla Es un documento con una determinada estructura que se utiliza para realizar otros documentos similares o iguales.

Presentación preliminar (vista preliminar) Es la visualización en pantalla de la hoja tal y como se verá una vez impresa.

Rango Es un bloque rectangular de una o mas celdas adyacentes en una hoja de cálculo.

Vínculo entre hojas Es la relación que creamos entre dos hojas de cálculo, de manera que si se cambia un dato en la primera se actualizará automáticamente los datos vinculados en la segunda.

Vista preliminar (presentación preliminar) Es la visualización en pantalla de la hoja tal y como se verá una vez impresa.

Pág. 267

Bibliografía


BIBLIOGRAFÍA

Guía Visual de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Elvira Yebes lópez y otro

En este libro resulta muy útil para iniciados, ya que encontrarán una manera rápida de aprender el funcionamiento de esta herramienta ofimática. Como valor añadido al texto cabe decir que contiene gran cantidad de imágenes y gráficos comentados para aprender a manejarse y desarrollar hojas de cálculo de forma fácil y eficaz.

Guía práctica para usuarios de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Francisco Charte Ojeda y otro

Este libro comienza con nociones básicas para ir profundizando poco en conceptos más avanzados. No es un libro recomendado para hacerse un experto, pero es ideal para conocer el potencial de esta herramienta y aprender muy rápidamente a realizar informes, presupuestos y gráficos permite realizar Excel.

Manual Avanzado de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Lino Floriano y otro

Este libro está dirigido fundamentalmente al usuario con un nivel medio que quiere profundizar en esta herramienta y ampliar sus conocimientos. Explica comandos y opciones que siempre quedan fuera de muchos manuales, además de otros temas como el uso de escenarios, análisis estadísticos, Bases de Datos, VBA, tablas dinámicas y listas y compartir y proteger documentos. Sin duda es un libro muy recomendable para ir aprendiendo con esta potente herramienta. Contiene CD-Rom.

Funciones con Excel 2000, Ed. Prentice Hall , Patrick Blattner

Este libro ofrece la oportunidad de profundizar en el conocimiento de la funciones incorporas en Excel. Contiene gran cantidad de ejemplos e información detallada de las funciones y la forma de usarlas. No se trata de una simple descripción de funciones si no más bien de una explicación eminentemente práctica de todas ellas. Contiene un CD-Rom con información y casos prácticos.

Excel 2000. Herramientas avanzadas, macros y programación VBA, Ed. Fundación Confemetal, Gema Fernández Pascual y otro

Este libro está recomendado para usuarios que ya conocen los procedimientos básicos en Excel, de manera que se centra en desarrollar usos más avanzados del programa con un lenguaje claro. Contiene multitud de ejemplos que hacen de este libro un manual único e indispensable para todos aquellos usuarios que buscan ampliar su formación y conocer todas las posibilidades que brinda Excel. Con el aprenderemos a trabajar con funciones, gráficos, Bases de Datos, Informes de tablas dinámicas, controles, formularios de Visual Basic, objetos de acceso a bases de datos y conexión con otros programas.

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Bibliografía


MS Excel 2000: 37 ejercicios prácticos, Ed. Ra-ma, Fermi Vila

Este libro es diferente a lo que conocemos como manual, pues se trata de un curso práctico en el que “no hay que leer” sino “hacer”. Este propone una serie de hojas de cálculo de muy distinto tipo para ir realizando y asimilando conocimientos.

Ejercicios de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Fernando Borruel Cubero

Aquí encontraremos una interesante colección de ejercicios a realizar en Excel que permitirán adquirir una serie de conocimientos a través de la práctica. Pedagógicamente los ejercicios están muy bien planteados y mantienen una secuencia normal y progresiva de aprendizaje, pasando de lo más básico a lo más complejo. La metodología que emplea es la de explicación teórica – ejercicio práctico – resolución. Se trata de un libro muy recomendable.

También se propone vistar las siguientes páginas Web en donde se puedrán encontrar una gran variedad de cursos gratuitos de Excel y ejercicios de todo tipo:

http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/excel.html

http://www.solocursosgratis.com/cursos_gratis_excel-slckey14419.htm

http://www.google.com EXCEL GRATIS

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microsoft excel 2000 - ffis.es · microsoft excel 2000 en el módulo 8, “impresión y...

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