Manual de Microsoft Excel 2010

Tabla de ContenidoResea Histrica5Usos (Aplicaciones)6Entorno de Microsoft Excel7Empezando a Trabajar con Excel9A.Introduccin de Datos9B.Seleccin de Celdas9Tipos de Datos11A.Valor Constante11B.Frmula12C.Errores en los Datos12Operadores13A.Operadores Aritmticos13B.Operadores Booleanos13C.Operador de Texto14D.Jerarqua de Operadores14Celdas, Filas y Columnas15A.Insertar Filas15B.Insertar Columnas15C.Eliminar Filas y Columnas16D.Ocultar Filas y Columnas16E.Mostrar Filas o Columnas ocultas17F.Copiar Celdas17G.Mover Celdas17H.Autollenado18Referencias18A.Referencias relativas18B.Referencias Absolutas18Formato de Celdas19A.Alineacin de los datos de una celda19B.Tipografa20C.Bordes a las celdas20D.Relleno a las celdas22Funciones23A.Funciones de Fecha y Hora23B.Funciones de Texto24C.Funciones de Bsqueda25D.Funciones Financieras25E.Funciones Extras27Comentarios28A.Asociar un comentario a una celda28B.Modificar un comentario29Hojas de Clculo29A.Cambiar Nombre29B.Mover hoja de clculo30C.Copiar hoja de clculo30D.Insertar una hoja de clculo30E.Eliminar hoja de clculo30Grficos30A.Insertar grfico30B.Modificar grfico31Listas32A.Ordenar listas32B.Filtrar listas (Autofiltro)33Impresin de documento33Bibliografa Web34

Tabla de Ilustraciones

Figura 1 Logo de Excel 20075Figura 2 Logo de Excel 20145Figura 3 Logo de Excel 20105Figura 4 Aplicaciones de Excel6Figura 5 Ventana de Inicio de Excel7Figura 6 Opciones de teclado para Men general8Figura 7 Opciones de teclado para Men REVISAR8Figuran 8 Opciones de teclado para Men ARCHIVO8Figura 9 Ejemplo Introduccin de Datos9Figura 10 Seleccin de celdas por filas9Figura 11 Seleccin de celdas por columnas10Figura 12 Seleccin de celdas por filas y columnas10Figura 13 Seleccin total10Figura 14 Tipos de datos en Excel11Figura 15 Seccin Nmero12Figura 16 Frmula en Excel12Figura 17 Expresin aritmtica en Excel14Figura 18 Insertar Filas15Figura 19 Insertar Columnas15Figura 20 Opcin Eliminar16Figura 21 Ocultar Filas y Columnas16Figura 22 Opciones de Pegado17Figura 23 Ejemplos de Autollenado18Figura 24 Referencia relativa18Figura 25 Referencia absoluta19Figura 26 Opciones para Alinear (general)19Figura 27 Opciones para Alinear (especfico)19Figura 28 Opciones para Fuente (general)20Figura 29 Opciones para Fuente (especfico)20Figura 30 Opciones para Bordes (general)21Figura 31 Opciones para Bordes (especfico)21Figura 32 Opciones para Relleno de celdas (general)22Figura 33 Opciones para Relleno de celdas (especfico)22Figura 34 Biblioteca de Funciones23Figura 35 Ejemplo de Comentario28Figura 36 Opciones para modificar y eliminar comentarios29Figura 37 Men para manipular Hojas de Clculo29Figura 38 Opciones de grficos30Figura 39 Ejemplo para hacer grficos30Figura 40 Resultado del ejemplo31Figura 41 Men para el cambiar tipo de grfico31Figura 42 Ejemplo modificado31Figura 43 Men para etiquetas de grficos32Figura 44 Men para ejes de grficos32Figura 45 Men Ordenar y Filtrar32Figura 46 Ejemplo con Ordenamiento personalizado32Figura 47 Ejemplo con Filtro33Figura 48 Impresin de Hojas de clculo33

Resea Histrica

Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.Figura 1 Logo de Excel 2007

Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo recomputacin inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinacin de correspondenciaLas caractersticas, especificaciones y lmites de Excel han variado considerablemente de versin en versin, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versin 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejor su lmite de columnas ampliando la cantidad mxima de columnas por hoja de clculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el lmite mximo de filas por hoja de clculo de 65.536 a 1.048.576 filas3 por hoja. Otras caractersticas tambin fueron ampliadas, tales como el nmero mximo de hojas de clculo que es posible crear por libro que pas de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creci de 1 GB a 2 GB soportando adems la posibilidad de usar procesadores de varios ncleos.Figura 2 Logo de Excel 2014

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan clculos matemticos mediante frmulas; las cuales pueden usar operadores matemticos como son: + (suma), - (resta), * (multiplicacin), / (divisin) y ^ (potenciacin); adems de poder utilizar elementos denominados funciones (especie de frmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.Figura 3 Logo de Excel 2010

As mismo Excel es til para gestionar Listas o Bases de Datos; es decir agrupar, ordenar y filtrar la informacin. En este sentido cobran importancia las Tablas dinmicas.Este manual est diseado en base a Microsoft Excel 2010.

Usos (Aplicaciones)

Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:

ContabilidadSe pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).Figura 4 Aplicaciones de Excel

Definicin de presupuestosYa sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).

Facturacin y ventasExcel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).

Informes con ExcelSe pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).

Planeacin ExcelEs una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

Entorno de Microsoft Excel

Excel presenta algunas caractersticas importantes como por ejemplo: Cada hoja de clculo presenta 16384 columnas representadas por letras maysculas y 1048576 filas representadas por nmeros.

Figura 5 Ventana de Inicio de Excel La barra de acceso rpido contiene las operaciones que se utilizan con ms frecuencia en Excel. La barra de ttulo contiene el ttulo del documento sobe el que se est trabajando en ese momento. La Banda de opciones o Cinta de opciones es una un men donde se representan las distintas opciones que presenta la pestaa seleccionada. Excel como cualquier paquete de Microsoft Office presenta su respectiva AYUDA situada en la parte superior derecha. Cada celda es representada por un combinacin de celda y columna, y la posicin se referencia en la parte superior izquierda. Al iniciar Excel 2010, se visualiza slo tres hojas de clculo. Al presionar automticamente se guardan todas las hojas de clculo. Si se desea insertar ms hojas de clculo, se debe hacer click en el botn al lado de las etiquetas en la barra de estado o a travs de la siguiente ruta: Inicio Celdas Insertar (flecha) Insertar Hoja. Se recomienda usar la siguiente ruta a modo de tener una mayor rea de trabajo: Vista Vistas de Libro Normal de la cinta Se puede manipular Microsoft Excel 2010 tambin con solo teclado a travs de comandos a travs del botn Alt + la opcin a la que se desea acceder. Al apretar la tecla Alt aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas indicando la letra o nmero que se debe apretar para realizar la accin que requiriere.

Figura 6 Opciones de teclado para Men general

Figura 7 Opciones de teclado para Men REVISAR

Figura 8 Opciones de teclado para Men ARCHIVO Algunas de las acciones ms conocidas en cualquier paquete de Microsoft Office son las siguientes opciones:

ACCINCOMANDO

NuevoCTRL + U

AbrirCTRL + A

GuardarCTRL + G

ImprimirCTRL + P

CopiarCTRL + C

PegarCTRL + V

CortarCTRL + X

Empezando a Trabajar con Excel

Introduccin de Datos

Lo que escriba aparecer dentro de la celda activa, es decir dnde est el cuadro de selecciones, presione Enter. Para mover el cuadro de seleccin, use las teclas de desplazamiento o haga un click donde quiere colocarlo. Para borrar un dato, coloque el cuadro de seleccin sobre dicho dato y presione la tecla Suprimir. Para reemplazar un dato por otro, coloque el cuadro de seleccin sobre dicho dato y escriba el nuevo dato, presione Enter. Para editar un dato, coloque el cuadro de seleccin sobre dicho dato y presiones la tecla F2 o haga doble click en la celda correspondiente o editar en la barra de frmulas. Corrija y presione Enter. Si no est a gusto con los que se est realizando y sigue dentro de la celda, presiones la tecla Esc para cancelar la accin que est realizando. Si desea deshacer la ltima accin hizo, presiones la tecla Ctrl + Z.

Figura 9 Ejemplo Introduccin de DatosSeleccin de Celdas

Para seleccionar una celda, coloque el cuadro de seleccin sobre dicha celda. Para seleccionar una fila entera, haga click en el nmero de la fila. Si desea seleccionar varias filas, arrastre verticalmente.

Figura 10 Seleccin de celdas por filas Para seleccionar una columna entera, haga un click en la letra de la columna. Si desea seleccionar varias columnas, arrastre horizontalmente.

Figura 11 Seleccin de celdas por columnas Para seleccionar un grupo de celdas que se encuentran juntas, arrastre el puntero sobre ellas. Para selecciona un grupo de celdas que se encuentran separadas, primero seleccione el primer grupo; luego presiones Ctrl sin soltar seleccione las dems celdas.

Figura 12 Seleccin de celdas por filas y columnas Si desea seleccionar todas las celdas, haga click en el botn Seleccionar todo el cual se encuentra ubicado en la esquina izquierda entre columna A y celda 1.

Figura 13 Seleccin total

Tipos de Datos

1. Valor Constante

Son aquellos cuyo valor no cambia y pueden ser:Tipo de DatoEjemplos

Nmero3.141516

Fecha12/12/2014

Hora21:45

Moneda$95.03

Porcentaje28%

TextoHello everybody

Para poder apreciar ms ejemplos y muchas ms caractersticas se puede ir a la ventana Formato de Celda y en esa ventana se presentan todos los datos que Excel tiene.

Figura 14 Tipos de datos en ExcelSe accede a travs de la ruta: Inicio Fuente Nmero, tambin a travs de Inicio Alineacin Nmero o de manera ms rpida en la ventana inicio seccin Nmero.

Figura 15 Seccin NmeroFrmula

Son aquellos que pueden cambiar, las frmulas siempre empiezan con el signo igual (=) y pueden contener referencias a celdas, constantes y funciones.

Figura 16 Frmula en ExcelErrores en los Datos

Ocurren cuando se introducen de manera incorrecta los datos. Excel nos avisa cuando algn dato est mal y dependiendo del tipo de error se puede corregir.Los errores ms comunes son:ERROREXPLICACIN

#####Se produce cuando el ancho de la columna es insuficiente.

#NUM!Se produce cuando se ha ingresado un argumento incorrecto, o el valor numrico de una celda no es vlido.

#DIV/0!Se produce cuando existe divisin entre 0

#NOMBRE?Se produce cuando no se reconoce el texto de la frmula escrita.

#N/ASe produce cuando el valor al que se referencia no est disponible para una formula o funcin.

#REF!Se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NULO!Se produce cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan.

Operadores

1. Operadores Aritmticos

OperadorSustentacin

+Suma

-Resta o Negativo si se coloca delante de un nmero

*Multiplicacin

/Divisin

%Porcentaje

^Potencia

EjemploResultado

=7+8-213

=15/5*26

=200*18%36

=2^38

=A9+E9Depende de contenido de las celdas A9 y E9

Operadores Booleanos

OperadorSustentacin

=Igual

>Mayor que

=Mayor o igual que

3VERDADERO

=4=3VERDADERO

=4